En la antigedad, y prcticamente hasta el siglo XIX, de todas las funciones a desarrollar sobre

los documentos prevalece la conservacin, manifestada en una celosa guarda a ultranza,

encaminada casi con exclusividad a la utilizacin y beneficio de los propios conservadores.
Incluso en el siglo XIX , que es cuando se formula el principio de procedencia de los
fondos y aparece el trabajo sobre los archivos como una disciplina independiente, es el
documento el que ocupa el centro de atencin de los profesionales, no el archivo. Se prefera la
documentacin medieval, arrinconando en cierta medida la que ofreca informacin
cuantitativa, ya fuera contable o demogrfica. El fin ltimo del quehacer profesional resida en
la catalogacin precisa y minuciosa de documentos reales, nobiliarios y eclesisticos. No
obstante, es en estos momentos cuando nace la denominada entonces archivologa como una
tcnica emprica para el arreglo y conservacin de los archivos y en la mayora de los paises se
crean sistemas de archivo como una rama ms de la administracin, con sus rganos ejecutivos,
consultivos y directivos.
Frente al anterior carcter cerrado, el archivo quedar sometido a un proceso de apertura
bastante antes del reconocimiento constitucional del derecho del ciudadano a la informacin. La
importancia de la conservacin cede el puesto a la difusin, que se convierte en prioritaria, y el
archivo adquiere la categora de servicio.
Tras la segunda guerra mundial, la archivstica alcanz su condicin de tcnica
autnoma ante un acuciante problema: la identificacin, valoracin y seleccin de imponentes
masas documentales, ajenas en principio a la historia, producidas por las administraciones del
siglo XX. Cobrar dimensin un elemento unido de siempre al documento, pero que hasta ahora
no haba resaltado con entidad propia: la informacin. Pero en el caso del archivo, la
informacin estar intimamente unida al llamado documento de archivo. No obstante, esto no
provoca el aislamiento de la archivstica, sino muy al contrario, hace que comparta el objeto y
fines con las llamadas ciencias de la informacin. Es decir, el archivo pasa a ser considerado
como servicio de informacin (como las bibliotecas o los centros de documentacin) que forma
parte del sistema de informacin de un pas o regin.
A pesar de ello, siguen existiendo especificidades que provocaran el desarrollo de
diferentes subsistemas de servicios de informacin. Entre el archivo y la biblioteca la diferencia
puede venir de la contraposicin entre las nociones de fondo de archivo y coleccin. Fondo de
archivo es el conjunto de documentos procedente de la actividad de una persona fsica o moral
o de un organismo, cuya reunin es fruto de un proceso natural en el que el productor genera y
conserva esos fondos, al igual que se forman los sedimentos de las capas geolgicas, progresiva
y constantementei. La coleccin es el resultado de reunir documentos creados como fruto del
saber y destinados a su difusin. La funcin primordial de las bibliotecas y los archivos es la
misma, hacer accesible al pblico en general la informacin. Sin embargo, en los archivos los
documentos, en tanto resultado de una gestin administrativa, tienen un valor probatorio de
carcter jurdico-administrativo, y al menos durante un perodo de su vida no son libremente
consultables.
Los procesos empleados en documentacin para el tratamiento documental, tienden a
reunir todas las informaciones posibles, procedentes de las fuentes mas diversas, sin importar
su soporte, sobre una cuestin determinada. Su finalidad consiste en poder responder rpida y
eficazmente a las demandas informativas, pero al contrario que el archivo, sin intencionalidad
probatoria. En el archivo el documento tiene valor por s mismo.
Otra cuestin fundamental en la evolucin del tratamiento de documentos y archivos ha
sido la dicotoma, siempre latente, entre archivos histricos y archivos administrativos.
 En este siglo, de una dedicacin casi exclusiva por los archivos histricos, se pasa al otro
extremo: los archivos administrativos. De los profesionales norteamericanos surge la idea de
conjuntar ambas vertientes: la denominada records management o gestin de documentos.
Basndose precisamente en la citada teora del ciclo de vida, no consideran el tratamiento de la
documentacin activa y de la documentacin inactiva como algo independiente, sino todo lo
contrario. Se trata de los mismos documentos pero en fases distintas de su vida. El tratamiento
archivstico que se de a los documentos en su fase activa (cuando estan siendo utilizados
administrativamente), determinar lo que ocurra con ellos en su fase inactiva (de disposicin o
histrica). Esto quiere decir que por influencia de la llamada gestin de documentos o records
management se tiende a tratar la documentacin incluso desde el momento mismo de su
produccin. El modelo norteamericano, precisamente, al estar basado en la teora del ciclo de
vida, que como apuntbamos, establece un paralelismo entre la vida de la documentacin y la
vida de un organismo vivo, distingue entre tres fases diferenciadas: la fase de nacimiento
(creacin), la fase de desarrollo (mantenimiento y uso) y la fase de disposicin (eliminacin o
conservacin permanente).
La definicin del trmino gestin de documentos que da el Consejo Internacional de
Archivos, contenida en el Dictionnary of archival terminologyii, confirma el carcter de gestin
administrativa de esta prctica: "rea de gestin administrativa general relativa a conseguir
economa y eficacia en la creacin, mantenimiento, uso y disposicin de los documentos".
Tambien define claramente al profesional que se ocupa del records management -punto en el
que existe un gran debate abierto-. Sin ms remedio, hablar de gestin de documentos es hacerlo
partiendo de la referencia que constituye el modelo norteamericanoiii.
La UNESCO, en su programa RAMPiv (Programa para la Gestin de Documentos y
Archivos), ya mantena en 1979 el carcter administrativo al que aludamos en el prrafo
anterior y defina gestin de documentos como el "dominio de la gestin administrativa general
con vistas a asegurar la economa y la eficacia de las operaciones desde la creacin,
mantenimiento y utilizacin, hasta la afectacin final de los documentos". Esta ltima frase
refleja que la anterior definicin no abandona a su suerte el carcter histrico de la
documentacin de archivo, ya que habla de economa y eficacia aplicados al ciclo de vida
completo. Efectivamente, en el mismo trabajo se afirma que "la nocin de gestin de
documentos abraza todo el ciclo de utilizacin de los documentos, desde su creacin o
recepcin, hasta el momento en que los documentos no son necesarios en la conduccin de los
asuntos corrientes de una organizacin o institucin. La afectacin final dada al documento
depende de la evaluacin que se haga de su valor y de su utilidad potencial, y puede tomar la
forma de una transferencia a un depsito intermedio para su almacenamiento temporal, de su
transferencia directa a un servicio de archivos, de una donacin a un depsito habilitado, de
reproduccin antes de su destruccin o, por ltimo, de destruccin pura y simple".
Los principios a destacar de la gestin de documentos son los principios de economa y
eficacia. Charles M. Dollarv destaca el nfasis que la gestin de documentos tradicional da a los
beneficios econmicos que resultan de hacer frente a la duplicacin innecesaria de los
documentos, del uso de formularios normalizados, de la disposicin rpida de los documentos
de valor temporal, y del bajo coste de almacenamiento de la documentacin valiosa a largo
plazo.
Por su parte, la teora de la gestin sistemtica de los documentos administrativos ha
sido establecida por un archivero canadiense, Michel Robergevi. Este, defiende que la gestin
de documentos administrativos debe satisfacer en primer lugar las necesidades de la
administracin, dando preferencia al cuadro de clasificacin sobre otras herramientas, como son
el calendario de conservacin y el inventario de los documentos o de los expedientes
administrativos. Segn esta aproximacin global -tambien denominada corporativa-, la
preservacin de los documentos con valor permanente es la consecuencia -y no el objetivo- de
un sistema de gestin de documentos administrativos.
Sin embargo, la cuestin no es denostar la impresionante vertiente histrica de los
archivos, sino de integrarla en un modelo que permite potenciar la explotacin de sus valores
para la investigacin y la cultura. Por ejemplo, Henri Bautiervii se situaba en el otro extremo y
afirmaba en 1985: Por nuestra parte creemos que el archivista tiene no solamente el derecho,
sino tambien el deber, de hacer tareas de historiador. Pensamos que no puede cumplir sus tareas
profesionales de modo satisfactorio, si no utiliza los documentos como historiador, pues
solamente as puede mantenerse al tanto de la problemtica histrica, seguir la evolucin y los
progresos de la historia, comprender, en fin, las necesidades y los problemas de los usuarios. En
los archivos regionales y locales el archivista se familiariza as con los distintos aspectos de la
historia de la regin; aparte que no estara capacitado para aconsejar a estudiantes e
investigadores si l mismo no sumara a su experiencia como archivista los conocimientos de
historiador. An ms: ser acaso excesivo insinuar que gozar de mayor peso y prestigio ante
los servicios pblicos y frente a los universitarios, si despus de sus aos de formacin prosigue
con el cultivo de la historia?.
Artel Ricksviii resume estas dos posturas diciendo que existen dos visiones tradicionales
de la gestin de documentos: los historiadores interesados en la organizacin de los fondos para
servicio de sus necesidades de investigacin y aqullos que consideran la gestin de
documentos como una aplicacin de la administracin cientfica al papeleo con fines de
eficiencia y economa pero sin ningn beneficio para los investigadores futuros, sino
simplemente como un subproducto afortunado. Nuestra opinin es que ante estas cuestiones
es necesario adoptar una postura integradora y globalizante obviando la polmica de si la gestin
de documentos corrientes constituye simplemente el primer estadio en un sistema de archivo, o
bien si el archivo -en su funcin de asegurar la preservacin de los documentos de valor
permanente- es nicamente la etapa final en un programa eficaz de records management. En
definitiva, un sistema de archivos debe ser considerado como un todo, en el que en muchas
ocasiones no tiene sentido distinguir entre archivo y documentos. Un todo que debe ser
institucionalizado, mediante su planificacin racional y con el respaldo de una legislacin,
reglamentacin y normalizacin que asegure su funcionamiento eficaz.

i. Bautier, R. H. "Les archives", en L`histoire et ses mthodes. Paris, La Plyade,

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