La adquisicin de los cdigos fuentes del sistema para poder desarrollar la
interfaz de cajeros automticos, se efectu sin ningn tipo de estudio de la
arquitectura racional que deba disearse en la cooperativa, tampoco existe un portafolio de planes tcticos que puedan justificar la adquisicin del software sealado ni su alineamiento con los procesos actuales y futuros de la cooperativa.
Ni en la documentacin presentada proporcionada por SONDA y que reposa
en los archivos del rea de sistemas, ni en la documentacin de la cooperativa , se ha podido encontrar documento emitidos oficialmente donde se detallen los procedimientos para garantizar la integridad y consistencia de todos los datos almacenados ni en formato electrnico ni en impresos.
La oficina matriz se comunica con las agencias a travs de correo electrnico,
cuando se necesita realizar consultas entres empleados, gerente y directivos para tomar todo tipo de decisiones, desde estratgicas hasta operativas a todo nivel.
Tambin se cuenta con cajeros que estn interconectados con la RED
CONECTA para poder realizar transacciones. Adems maneja una pgina de internet con informacin muy limitada de la cooperativa, ya que en ella se detalle cada una de las agencias con nmeros telefnicos de contactos y direcciones, pero informacin financiera en si no posee. Tambin La CACPE- SIEMPRE AHORANDO cuenta con un departamento de sistemas el cual se encarga de brindar u mantenimiento al sistema, con la finalidad de que su funcionamiento sea el adecuado. El sistema financiero-contable (FINANCIAL) que maneja la cooperativa, ayuda en la continuidad del negocio en la cooperativa, pero al momento se encuentra investigando uno actualizado y mejorado.
La cooperativa maneja el sistema operativo FINANCIAL, el cual sopor las
actividades que realiza, mediante un registro de transacciones, como son: la facturacin con proveedores, manejo de ingreso y gastos, registro de los crditos y sus cobros, adems el sistema cuenta con restricciones a personal no autorizado a manejar cierta informacin lo cual es un medio de seguridad para la entidad. Para la revisin del registro de estas transacciones, a fin de verificar si se est o no cumpliendo con los requerimientos para los objetivos del negocio, no se ha diseado ni aplicado ningn tipo de indicadores; tampoco se han analizado la solidez de las restricciones de acceso al sistema.
La cooperativa, en la actualidad, no dispone de manuales de procedimientos
actualizados que incluya los procedimientos automatizados, para sus sistemas administrativos, operacionales y contables, cuando se debe tomar alguna decisin se consulta con el gerente para poder proceder, tanto en la matriz como desde las agencias. Tampoco se pudo constatar la existencia ni la panificacin, de proceso alguno que pueda garantizar la continuidad del servicio y pueda asegurar el mnimo impacto al negocio en caso de una interrupcin de los servicios de TI, especialmente del software FINANCIAL.
No se ha encontrado ninguna evidencia que los directivos de la cooperativa
hayan efectuado estudio alguno de requerimientos de usuario para, sobre esa base, adquirir el software mencionado.
Para la prestacin de servicios adicionales que brinda la cooperativa (BONO
SOLIDARIO, RISE, SOAT, etc.) se ha desarrollado aplicativos en la misma cooperativa que funcionan de forma independiente al software FINANCIAL.
No se pudieron ubicar respaldos actualizados de los datos magnticos que
genera el sistema, tampoco respaldos del software que se utiliza. Los ltimos datos respaldados son de una fecha anterior a diez meses a la fecha de inicio de la auditoria.
Ninguna persona o rea funcional est encargada oficialmente de montear y
evaluar el control interno para proteger el logro de los objetivos de TI, incluyendo cubrir las leyes y reglamentos relacionados con TI.
La cooperativa tambin cuenta agencias en la ciudad de Cuenca, Macas,
Logroo, Arcangelito Gabriel y Chiguinda.
El sistema informtico que maneja la CACPEC-SIEMPRE AHORRANDO, no
cuenta con todas las aplicaciones necesarias en el proceso de crdito. No puede recalcular intereses cuando los pagos se hacen por anticipado; por lo que los funcionarios de crdito deben de hacerlo de manera manual. Esto ha ocasionado graves molestias en los usuarios, quienes inclusive acusan a la cooperativa de ser perjudicados en el recalculo de intereses.
La CACPEC-SIEMPRE AHORRANDO, en algunas ocasiones carece de una
comunicacin eficiente entre procesos, especialmente entre sus diferentes sucursales, los canales de comunicacin ms utilizados como el telfono o el internet que son de gran utilidad y una herramienta de trabajo muy importante en estos tiempos, no son permanentes ni de buena calidad, debido a la baja calidad de los servicios que dan lo proveedores con los cuales ha contratado la cooperativa.
El sistema automatizado para el proceso de inversiones de la CACPEC-
SIEMPRE AHORRANDO, no cuenta con facilidades de usuario que le permitan cumplir con el reglamento para prevenir el lavado de activos. Esto impide que las operaciones se realicen de manera uniforme y bajo lineamientos claros. Se pudo constatar que no existe ninguna metodologa para evaluar y gestionar riesgos organizacionales, ni aun los requerimientos por las instituciones de control de intermediarias financieras.