Penerapan Material Requisition Modul

Pada dasarnya pengeluaran barang / material dari gudang adalah suatu transaksi pelayanan
terhadap permintaan akan kebutuhan barang / material untuk kegiatan pemeliharaan atau untuk
kegiatan pendukung operasional maupun kegiatan lainnya.

Secara umum pengeluaran barang / material dari gudang dapat dibedakan menjadi:

a. pengeluaran untuk pemakaian dalam satu unit (Operating Unit)

b. pengeluaran untuk mutasi / transfer antar gudang (Sub Inventory)
Penerapan modul material requisition terbatas pada pengeluaran barang / material untuk
pemakaian dalam 1 unit (operating unit). Penerapan modul material requisition diperlukan untuk
mengakomodir proses pengeluaran barang gudang tanpa work order. Semua transaksi
pengeluaran barang / material dari gudang harus melalui ERP (Enterprise Resource Planning).

Definisi User (Peminta Barang / Material) yang dapat menggunakan modul material requisition
adalah User (Peminta Barang / Material) Bidang Non HAR yaitu:

a. Bidang Operasi
b. Bidang Kimia
c. Bidang K3 dan Lingkungan
d. Bidang Umum

Approval Permintaan Barang melalui modul Material Requisition terdapat pada fungsi
Perencanaan Inventory Pengadaan (PIP). Perlu diperhatikan bahwa dalam kataloging PT Indonesia
Power, dan FPM ERP maka tidak diperlukan untuk melakukan stock / persediaan atas item item
dengan nomor kategori:
1. 62 ALAT TULIS KANTOR
2. 63 PERLENGKAPAN DAN PERALATAN GEDUNG
3. 64 LINGKUNGAN

Namun dalam rangka menghabiskan persediaan tahun sebelumnya, maka Bidang Mum yang
terdapat dalam persediaan existing unit dapat mengambil persediaan tipe tersebut.
Pengeluaran Barang / Material dengan Material Requisition :

b. Tindakan Peminta Barang / Material (User)

1. Melakukan review stock / jumlah persediaan melalui ERP pada TUKG 7 atau On
hand Analysis, apakah barang / material yang dibutuhkan tersedia di gudang dan
review status barang di ERP.
2. Apabila barang / material yang dibutuhkan tersedia di gudang, maka bersama
sama dengan petugas gudang memastikan bahwa barang / material tersebut
dalam keadaan baik dan dapat digunakan.
3. Setelah dipastikan bahwa barang / material yang dibutuhkan tersebut dapat
digunakan, maka dibuatkan Issue Requisition melalui material requisition modul di
ERP. Secara detail mekanisme pembuatan Material Requisition telah diatur dalam
Material Guide Material Requisition.
4. Autorisasi oleh atasan peminta barang (user) atau pejabat yang berwenang.
5. Menerima barang / material yang diminta dan menandatangani penerimaan pada
form yang telah ditentukan.

c. Tindakan Petugas Gudang

1. Picking slip yang telah dibuat oleh peminta barang/material (user) akan muncul di
gudang, selanjutnya petugas gudang akan mengambil dan mencari
barang/material yang diminta oleh peminta barang/material (user).
2. Menandatangani picking slip.
3. Menyiapkan barang/material sesuai yang tercantum dalam permintaan.
4. Mencatat pengurangan saldo barang/material yang diminta pada kartu gantung.
5. Membawa barang/material yang telah disiapkan sesuai butir 3 tersebut ke ruang
pengeluaran (export area).
6. menyerahkan barang/material yang diminta kepada peminta barang (user);
7. melakukan pencatatan pengeluaran barang/material dan merangkumnya untuk
dibuatkan laporan pergerakan (mutasi barang).
INV-03 PERMINTAAN PEMAKAIAN BARANG/MATERIAL REQUISITION
Future Process Flow
User Peminta Barang (Operasi, Kimia,

Start Finish

INV-03-03a
INV-03-01 Info ke Bag. BU/
Barang INV-03-11
K3&L, Mum)

Identifikasi Tidak
Tersedia? BIC untuk Menerima (TUG9)
Permintaan pembuatan PR
Pemakaian Barang

Ya

IBM MAXIMO
IBM MAXIMO IBM MAXIMO
INV-03-02
INV-03-03b INV-03-04
Pengecekan
Membuat Material Cetak Bon
Ketersediaan
Requisition Permintaan
Barang

INV-03-05
Interface/transfer to Data Otomatis dari MR
Bagian Gudang

Oracle
Transaksi WO Actual

INV-03-07 INV-03-09
INV-03-06 INV-03-08
Permintaan Cetak Bon INV-03-10
Menerima Bon Transact Move
Pemakaian Barang Pemakaian Barang Interface/transfer to
Permintaan (Move Order) Order
(TUG9) MAXIMO

TUG9
Akuntansi
Bagian

GL Journal
 Kode Nama Proses Penjelasan
Proses
INV-03 Permintaan Pemakaian Barang/Material Requisition
INV-03-01 Identifikasi Permintaan Pemakaian Barang Niaga, Operasi, Kimia & K3 Lingkungan mengidentifikasikan barang barang apa
saja yang akan diminta
INV-03-02 Pengecekan Ketersediaan Barang Niaga, Operasi, Kimia & K3 Lingkungan melakukan pengecekan ketersediaan
barang atas permintaan pengeluaran barang pada aplikasi maximo
INV-03-03a Info ke Bag. BU/ BIC untuk pembuatan PR BU/ BIC membuat transaksi permintaan barang sesuai dengan kebutuhan
barang
INV-03-03b Membuat Material Requisition Niaga, Operasi, Kimia & K3 Lingkungan membuat permintaan pemakaian barang
atau material requisition pada aplikasi maximo
INV-03-04 Cetak Bon Permintaan Niaga, Operasi, Kimia & K3 Lingkungan mencetak bon permintaan barang dan
diserahkan kepada bagian gudang
INV-03-05 Interface/transfer to Oracle Setelah membuat material requisition pada aplikasi maximo maka data
kebutuhan transaksi pada aplikasi oracle sudah siap untuk di ambil oleh proses
interface
INV-03-06 Menerima Bon Permintaan Bagian Gudang menerima bon permintaan barang
INV-03-07 Permintaan Pemakaian Barang (Move Order) Bagian Gudang melakukan pengecekan permintaan pemakaian barang pada
aplikasi inventory oracle
INV-03-08 Transact Move Order Bagian Gudang melakukan transact move order untuk proses pemakaian barang
dari gudang
INV-03-09 Cetak Bon Pemakaian Barang (TUG9) Bagian Gudang mencetak laporan bon pemakaian barang (TU9)
INV-03-10 Interface/transfer to maximo Setelah melakukan transact move order maka data untuk kebutuhan sinkronisasi
dengan aplikasi maximo sudah siap untuk di ambil oleh proses interface
INV-03-11 Menerima (TUG9) Niaga, Operasi, Kimia & K3 Lingkungan Menerima laporan bon pemakaian
barang (TUG9)
GL Journal
Pada saat proses transact move order maka akan terbentuk journal yang akan di
posting ke GL
Ekspense/COGS Debet
Inventory Credit
INV-04 PERMINTAAN PEMAKAIAN BARANG DENGAN WORK ORDER BARANG
Future Process Flow

Start Finish

INV-04-01 INV-04-04a
Identifikasi Barang Info ke Bag.
Tidak INV-04-10
Permintaan Work Tersedia? BU/ BIC untuk
Bagian Pemeliharaan

Menerima (TUG9)
Order pembuatan PR

Ya
IBM MAXIMO
IBM MAXIMO
INV-04-03
INV-04-02 IBM MAXIMO
Pengecekan
Membuat WO INV-04-04b
Ketersediaan
Plan barang Cetak Bon
Barang
Permintaan

Data diinterface/transfer
apabila WO status
INV-04-05 WOAPP Transaksi WO Actual
Interface/transfer to
Oracle

INV-04-06 INV-04-08
Permintaan Cetak Bon
INV-04-09
Data Otomatis dari WO Pemakaian Barang Pemakaian Barang
Bagian Gudang

Interface/transfer to
Plan (Move Order) (TUG9)
MAXIMO

TUG9

INV-04-07
Pengeluaran Barang
(Transact MO)
Akuntansi
Bagian

GL Journal
 Kode Nama Proses Penjelasan
Proses
INV-04 Permintaan Pemakaian Barang dengan Work Order Barang
INV-04-01 Identifikasi Permintaan Work Order Bagian Pemeliharaan mengidentifikasikan permintaan work order
INV-04-02 Membuat Work Order Plan Barang Bagian Pemeliharaan membuat work order
INV-04-03 Pengecekan Ketersediaan Barang Bagian Pemeliharaan melakukan pengecekan ketersediaan barang atas
permintaan pemakaian barang pada aplikasi maximo
INV-04-04a Info ke Bag. BU/ BIC untuk pembuatan PR BU/ BIC membuat transaksi permintaan barang sesuai dengan kebutuhan
barang
INV-04-04b Cetak Bon Permintaan Bagian Pemeliharaan mencetak bon permintaan barang dan diserahkan kepada
bagian gudang
INV-04-05 Interface/transfer to Oracle Setelah membuat work order pada aplikasi maximo maka data kebutuhan
transaksi pada aplikasi oracle sudah siap untuk di ambil oleh proses interface
INV-04-06 Permintaan Pemakaian Barang (Move Order) Bagian Gudang melakukan pengecekan permintaan pemakaian barang pada
aplikasi inventory oracle
INV-04-07 Pengeluaran Barang (Transact MO) Bagian Gudang melakukan transact move order untuk proses pengeluaran
barang dari gudang
INV-04-08 Cetak Cetak Bon Pemakaian Barang (TUG9) Bagian Gudang mencetak laporan bon pemakaian barang (TU9)
INV-04-09 Interface/transfer to maximo Setelah melakukan transact move order maka data untuk kebutuhan sinkronisasi
dengan aplikasi maximo sudah siap untuk di ambil oleh proses interface
INV-04-10 Menerima Bukti Keluar Barang (TUG9) Bagian Pemeliharaan menerima laporan bon pemakaian barang (TUG9)
GL Journal
Pada saat proses transact move order maka akan terbentuk journal yang akan di
posting ke GL.
Ekspense/COGS Debet
Inventory Credit