o USO DE PROGRAMA C'

ANEXO 4
UFRGS-Biblio"
Tftulo
Sistema de documentao Tele brs
Annale-
Ar'

Resumo - Este trabalho apresenta urna experincia na rea de Gerncia da

Informao, sendo realizada por um grupo de profissionais de formao he-
terognea.
1 O papel da Telebrs

A TELEBRS, empresa vinculada ao Ministrio das Comunicaes, foi

criada em novembro de 1972, para ser a empresa "holding" do setor de te-
lecomunicaes.

Organizao Nacional das Telecomunicaes

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EJMINISTRO
INISTERIO DAS
COMUNICA'ES
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SECRETARIA I

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EMPRESA
BRASILEIRA
DE CORREIOS
E TELEGRAI'OS

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I EMPRESAS
ESTADUAIS
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I CONTROLADAS
l. _I

R..Bibliotecon.Braslia, 18(2):291 -300,jul./dez. 1990

291
 SISTEMA DE DOCUMENTAO TELEBRS
SISTEMA DE DOCUMENTAO TELEBRS

Atua como controladora e coordenadora do Sistema Nacional d 2 Incio da normatizao na Telebrs

Telecomunicaes, integrado de empresas controladas que, basicamente e .
executam seu papel a nvel estadual (TELESP, TELERJ, etc.), tendo '
EMBRATEL a responsabilidade de interligao de longa distncia (intere:
tadual e internacional).
Em 1977, a TELEBRS instituiu um sistema, normativo para implantao
em todas as Empresas do Sistema TELEBRAS, denominado "Sistema de
Prticas TELEBRS" (SPT), com os seguintes objetivos principais:

a) Assegurar a eficiente divulgao das polticas e objetivos estabele-

cidos para as Empresas do Sistema TELEBRS;
b) Assegurar a uniformizao de materiais, mtodos, procedimentos e
EMPRESAS DO SISTEMA TELEBRAS
terminologia a serem empregados no trabalho corrente das Empre-
sas;
c) Consolidar todos os conhecimentos necessrios ao desempenho de
todas as atividades nas Empresas;
d) Facilitar o acesso s informaes de interesse atravs de uma elas,
sificao lgica e sistemtica dos tipos de equipamentos, catego-
rias de informa9es e grupos de atividades desenvolvidas no Sis-
tema TELEBRAS;
e) Prover um canal eficiente de transferncia de conhecimentos den-
tro do Sistema TELEBRS.

A Prtica era definida como um instrumento formal que fornecia in-

formaes sobre materiais e equipamentos ou descrevia mtodos e procedi-
mentos que deveriam ser empregados no trabalho corrente das Empresas do
Sistema TELEBRS.

Em virtude do vasto campo de assuntos e atividades, e com o objetivo

de classificar ordenadamente as Prticas por assunto, tipo de atividade, de
equipamento, etc., foi estabelecido um plano de numerao das Prticas,
abrangendo as seguintes reas:

ADMINISTRAO
ENGENHARIA
ECONOMIA E FINANAS
COMERCIALIMARKETING
PLANTA
TRFEGO
RECURSOS HUMANOS

3 Evoluo

As Empresas do Sistema TELEBRS, e a prpria TELEBRS, passaram a

utilizar-se da Prtica como seu instrumento formal de padronizao de ma-
teriais, de normatizao de mtodos e procedimentos e, hoje, existem mais
de 9.000 Prticas editadas em todo o Sistema TELEBRS.

R.Bibliotecon.Brnslia,18(2):291-300,jul.ldez.1990 293
 SISTEMA DE DOCUMENTAO TELEBRS SISTEMA DE DOCUMENTAO TELEBRS

I --
LEGENDA
cionados direta ou indiretamente com o setor das Telecomunicaes.

__~U~OR
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I~D~
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~-~~~~~-~
____
Il[LIICIONIIM[NTOSTB
INTERNO A CADA EM"RESA

IsULEG-
I
composto por: Leis, decretos-lei, decretos, Portarias, etc.

o Banco de Dados do SDT contm, hoje, os dados sobre os seguintes

instrumentos:

Polticas (34)
Diretrizes (142)
I - F o N T, E I I .J

Prticas (cerca de 9.(00)
I r 'Nslfii}MrrJ1"c)s ~:
u fOIlMlIlS ;~;-;-;;~~-;~I
(;;l Decises (cerca de 300)
,,L,
INl
EMf'HESA
ER. LI
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Resolues (350)

{_[~~~UTO __ J ~~~~:~Ao] ri Ir-------':

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CARTA h
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Portarias Nonnativas do MlNICOM (cerca de 350)
Atas de Reunio de Diretoria (500)
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[_.~~i~~~_~) Estes documentos podem ser pesquisados "on-line" por:
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Nmero
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11 RELATOR'OS
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-] Palavra-chave

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~ MANUAIS
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Podem, ainda, ser emitidos relatrios sobre:

L ~RA~~~-_J
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I~ BIBlIOGRArIA
,
'L
r-------,I
J'
h ~:M:~~J instrumentos emitidos por empresa;
--~U~ROS } instrumentos emitidos por perodo de edio;
~ OUTIlOS ~
L .J instrumentos emitidos por rea de atividade; etc.

a) SUNOR - Subsistema de Documentao Nonnativa - composto As informaes contidas no Banco de Dados, para cada instrumento,
por documentos que definem a constituio da sociedade e de suas so:
unidades organizacionais, que orientam a conduo das atividades
empresariais e que estabelecem procedimentos em todas as Empre- Nmero
sas do Sistema TELEBRS. Empresa emitente
composto por: Estatuto, Regimento da Sociedade, Regimento In- Data de emisso
terno, Poltica, Diretriz e Prtica. Quantidade de pginas
b) SUDEC - Subsistema de Documentao Decisria - composto Ttulo
pelos documentos destinados a configurar, no tempo, as intenes Sinopse
empresariais, as aes a serem implementadas, os recursos ne- Referncias bibliogrficas
cessrios implementao dessas aes, bem como as necessrias Palavras-chave (7)
ao acompanhamento da execuo do planejado. Atualizaes
composto por: Resoluo e Deciso. Nome do redator/rgo responsvel
c) SUCAD - Subsistema de Comunicaes Administrativas e de Su- Nmero da emisso
porte - composto por documentos utilizados nas comunicaes
formais inter ou intra-Empresas. 6 Tesauro
composto por: carta, memorando, atas, etc.
d) SULEG - Subsistema de Documentao Legislativa e Bibliogrfica Quando, em 1985, se decidiu acrescentar ao Banco de Dados as palavras-
- composto pelos documentos gerados pelo Meio Ambiente Externo, rela- chave para cada documento, surgiu a dvida de como se fazer a seleo dos

296 R.Bibliotecon.Braslia,18(2):291-300,julJdez.1990 R..Bibliotecon.Braslia,18(2):291-300,juLldez.1990 297

 SISTEMA DE DOCUMENTAO TELEBRS SISTEMA DE DOCUMENTAO TELEBRS

descritores para cada um deles, uma vez que a equipe responsvel pela Co-
ordenao do SDT no possua, como no possui at hoje, especialistas nas TG - "Estrutura
diversas reas abrangidas pelas Prticas, e no se conseguiu a colaborao Funcional"
de bibliotecrias, que seriam, teoricamente, os profissionais mais indicados
para a realizao do trabalho. ENGENHARIA
ENGENHARIA REDE EXTERNA
Na impossibilidade de se obter ajuda das reas tcnicas para esse tra- MATERIAL USO GERAL
balho inicial, partiu-se para uma anlise do contedo dos documentos (prin-
cipalmente do ttulo, sumrio e sinopse) e a seleo dos termos mais signi- TG - "Plano de
ficativos. Para esse trabalho foi utilizado, principalmente, o bom senso e os Numerao" I
conhecimentos gerais dos indexadores. t
ALICATE PRENDEDOR
Devido grande quantidade de Prticas j catalogadas na ocasio ALICATE
C (cerca de 7.0(0) o trabalho foi realizado por diversas pessoas (na base do
..) esforo conjunto) e cada Empresa definiu as palavras-chave para suas res- Termos especficos
.U
I.. pectivas Prticas. Esse trabalho descentralizado resultou em um vocabulrio
Estabelecemos, tambm, para facilitar a busca, que as palavras-chave
-O..
;.".1'
extenso, repleto de sinnimos e de relacionamentos semnticos.
sero sempre no singular, sem preposies ou artigos (palavras vazias) e

-
ll1
co
Mais uma vez, nos colocando no lugar do usurio, tivemos que "fil-
trar" os sinnimos e escolher dois descritores que melhor identificassem o
sem sinais grficos. Algumas excees: Telecomunicaes, culos, dados.

documento a ser pesquisado.

Alm dos dois descritores, sentiu-se a necessidade da definio de pa-
lavras-chave com conotao mais ampla que "abrissem" mais o leque da
pesquisa e possibilitassem a emisso de relatrios sobre documentos exis-
tentes por atividade, funo, etc.
Iniciamos, ento, a construo de um TESAURO prprio, prevendo
sete palavras-chave para cada documento e estruturado da seguinte forma:
dois termos genricos extrados da "Estrutura Funcional" da TE-
LEBRS, que contm as reas de atividade do Sistema TELE-
BRS (a nvel macro);
trs termos genricos extrados do "Plano de Numerao" das Pr-
ticas, j difundido em todo o Sistema TELEBRS;
dois termos especficos.
Exemplo das palavras-chave definidas para a Prtica "Especificao
de Alicates Prendedores":
PALA VRAS-CHA VE
EXPLORAO SISTEMA TELECOMUNICAES
PROJETO OPERACIONAL
7 Banco de Dados
Criamos, dentre outros, dois arquivos no Banco de Dados:
um arquivo contendo os dados que caracterizam cada documento,
como nmero, empresa emitente, data de emisso, data de apro-
vao, ttulo, sinopse, referncias bibliogrficas, alteraes, nome
do redator;
um arquivo contendo as palavras-chave, numeradas, com um
seqncial que faz a ligao com o outro arquivo.
Estamos atualmente definindo os termos no-descritores, para incluso
noTESAURO.
O Banco de Dados est sediado na CPU da TELEBRS em Braslia e
as Empresas do Sistema TELEBRS acessam o SDT atravs do TRANS-
DATA da EMBRATEL.
Cada Empresa do Sistema possui uma Coordenao Central do SDT,
responsvel, dentre outras coisas, pela incluso e atualizao dos dados re-
ferentes aos documentos por elas editados. As alteraes do TESAURO so
realizadas unicamente pela Coordenao Geral na TELEBRS.

298 R.Bibliotecon.Brasflia, 18(2):291- 300,jul.ldez.1990 R.Bibliotecon.Braslia,18(2):291-300,jul.ldez.1990

299
 SISTEMA DE DOCUMENTAO TELEBRAs

8 Composio da Coordenao Geral do SDT

1 Assistente Tcnico com formao superior em Comunicao Social"

1 Assistente Administrativo com formao superior em Administra~;
1 Assistente Administrativo com formao superior em Hist6ria;
1 Assistente Administrativo cursando Estudos Sociais;
2 Analistas de Sistemas
2 Programadores
1 Agente Administrativo

sem dedicao exclusiva

R.Bibliotecon.Brasnia,18(2):291_300jul.ldez.1990

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