Anda di halaman 1dari 21

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah Yang Maha Esa, yang selalu
memberikan kemudahan bagi penulis, sehingga dapat menyelesaikan tugas
IDENTIFIKASI MASALAH LOGISTIK FARMASI DI RUMAH SAKIT
PROKLAMASI KARAWANG tahun 2011 pada Program Pasca Sarjana
Universitas Respati Indonesia.
Tidak lupa penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada pihak-pihak
yang telah memberikan bantuan secara langsung maupun tidak langsung,
sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah ini.
Ucapan tersebut ditujukan kepada yang terhormat :
Ketua Program Studi Pascasarjana Manajemen Administrasi Rumah Sakit
Universitas Respati Indonesia.
Ibu Agusdini Banun Saptaningsih, Pharm, MHA , selaku Dosen
Mata Kuliah Manajemen Logistik Farmasi.
Sahabat dan teman-teman di Rumah Sakit Umum Proklamasi Karawang dan
teman-teman Program Pascasarjana Magister Administrasi Rumah Sakit
Universitas Respati Indonesia, yang telah membantu sehingga
terselesaikannya makalah ini.
Akhir kata semoga makalah ini dapat memenuhi syarat sebagai salah
satu tugas tengah semester serta bermanfaat khususnya bagi penulis dan bagi
pembaca sekalian. Penulis akan berterima kasih apabila ada saran dan kritik
yang sifat membangun sehingga akan memperbaiki kualitas makalah ini.
Jakarta, Oktober
2011

Penulis

DAFTAR ISI

HALAMAN
KATA
PENGANTAR
. 1
DAFTAR ISI.....
.. 2
DASAR-DASAR KESEHATAN DAN KESELAMATAN KERJA
RUMAH SAKIT (K3 RS)..
. 3
RISIKO BAHAYA POTENSIAL DI RUMAH
SAKIT.. 6
PENGENDALIAN PENYAKIT DAN KECELAKAAN AKIBAT KERJA DI
RS/SARANA
KESEHATAN.. 11
DASAR HUKUM MANAJEMEN HYPERKES DAN KESELAMATAN
KERJA DI RUMAH
SAKIT.. 12
BAB I
PENDAHULUAN
LATAR BELAKANG
Biaya yang di serap untuk penyediaan obat merupakan komponen
terbesar dari pengeluaran rumah sakit. Di banyak Negara berkembang, belanja
obat di rumah sakit dapat menyerap sekitar 40-50% dari biaya keseluruhan
rumah sakit. Belanja perbekalan farmasi yang demikian besar tentunya harus
dikelola dengan efektif dan efisien, hal ini diperlukan mengingat dana
kebutuhan obat di rumah sakit tidak selalu sesuai dengan kebutuhan.
Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) adalah bagian dari rumah sakit yang
bertugas meyelenggarakan, mengkoordinasikan, mengatur dan mengawasi
seluruh kegiatan pelayanan farmasi serta melaksanakan pembinaan teknis
kefarmasian di Rumah Sakit, sedangkan Komite Farmasi dan Terapi adalah
bagian yang bertanggung jawab dalam penetapan formularium. Agar
pengelolaan perbekalan farmasi dan penyusunan formularium di rumah sakit
dapat sesuai dengan aturan yang berlaku, maka di perlukan adanya tenaga
yang profesional di bidang tersebut.
Pekerjaan kefarmasian berada dalam lingkup dunia kesehatan yang
berkaitan erat dengan produk dan pelayanan produk farmasi untuk kesehatan.
Instalasi farmasi rumah sakit merupakan salah satu tempat di mana pekerjaan
kefarmasian tersebut di terapkan sebgai bentuk tanggung jawab farmasi
secara langsung kepada masyarakat.
Manajemen logisitik farmasi merupakan suatu kegiatan yang berorientasi pada
produk atau perbekalan farmasi yang juga merupakan awal dari kegiatan
pelayanan farmasi di RS.Proklamasi Rengasdengklok Karawang. Berhasil atau
tidaknya pelayanan farmasi sangat tergantung dari baik tidak nya kegiatan
manajemen logistik farmasi. Kegiatan ini meliputi pemilihan, perencanaan,
pengadaan, penyimpanan, pendistribusian, pengendalian perbekalan farmasi
dan administrasi serta pelaporan dan evaluasi.
Pada saat ini paradigma palayanan kefarmasian telah bergeser dari pelayanan
obat (drug oriented) manjadi pelayan pasien (patient oriented) dengan
mengacu kepada konsep Pharmaceutical care seiring dengan peningkatan
kesadaran masyarakat akan pentingnya kesehatan.
Pelayanan kefarmasian di Rumah Sakit berbasis konsep Pharmaceutical care,
menuntut adanya system yang dapat menjamin pelayanan farmasi yang
bermutu dan memiliki tingkat keberaturan yang tinggi salah satunya dengan
terlaksananya manajemen logistik yang profesional di Rumah Sakit.

TUJUAN
TUJUAN UMUM
Untuk mengetahui gambaran Pengelolaan Logistik farmasi di Rumah Sakit
Proklamasi.
Untuk mengetahui permasalahan yang ada di Instalasi Farmasi Rumah Sakit
Proklamasi
Untuk memberikan solusi dan alternatif pemecahan masalah yang ada di
Instalasi Farmasi Rumah Sakit Proklamasi.

TUJUAN KHUSUS
Sebagai tugas mandiri Tugas Mandiri Mata Kuliah Manajemen logistic dan
Kefarmasian dengan judul Analisa Pengelolaan dan Permasalah Logistik
Farmasi Di Rumah Sakit Proklamasi Tahun 2011 Program Studi MARS
Univeritas Respati Indonesia.
Sebagai aplikasi penerapan ilmu Mata Kuliah Manajemen Logistik dan
Kefarmasian khususnya dalam permasalahan Logistik Farmasi Rumah
Sakit Proklamasi tahun 2011.
BAB II
PERMASALAHAN
PENGELOLAAN PERBEKALAN FARMASI
DI RUMAH SAKIT PROKLAMASI

A. PERENCANAAN
Perencanaan perbekalan farmasi adalah salah satu fungsi yang menentukan
dalam proses pengadaan perbekalan farmasi Rumah Sakit.
Di rumah sakit Proklamasi perencanaan kebutuhan perbekalan farmasi di
ajukan ke PT.Bumi Proklamasi bersamaan dengan pengajuan anggaran satu
tahun. Kebutuhan perbekalan farmasi menggunakan perhitungan kebutuhan
dengan metode konsumsi didasarkan pada data riel konsumsi perbekalan
farmasi periode yang lalu, dengan berbagai penyesuaian dan koreksi, biasanya
data penggunaan obat tiga bulan sebelumnya. Jumlah persediaan farmasi yang
di rencanakan meliputi rata-rata penggunaan obat tiga bulan yang lalu
ditambah jumlah barang pengaman (buffer stok), untuk mengantisipasi
kekosongon barang seperti keterlambatan datangnya barang atau kelangkaan
barang di distributor ataupun ada keterlambatan pembayaran dari rumah sakit
yang menyebabkan barang di pending pengirimannya oleh distributor.
Perencanaan pemesanan di lakukan setiap satu minggu berdasarkan daftar
obat yang sudah masuk limit order. Tekhnik evaluasi yang dilakukan di rumah
sakit proklamasi dengan cara analisa kombinasi ABC dan VEN untuk
menetapkan prioritas untuk pengadaan obat karena anggaran yang di siapkan
selama satu tahun dan pengelolaan obat di lakukan langsung oleh IFRS.

B. PENGADAAN
Pengadaaan merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah
di rencanakan dan di setujui oleh bagian keuangan, bagian pelayan medik dan
panitia pengadaan di RS.Proklamasi.
Kegiatan pengadaan dilakukan melalui pembelian. Kegiatan pengadaan melalui
pembelian meliputi :
Pembelian langsung dari distributor/ PBF/ Rumah sakit lain yang dilakukan
untuk pengadaan barang yang sudah masuk limit order.
Pembelian dengan kas kecil
Pembelian dengan kas kecil dilakukan hanya di peruntukkan membeli
obat-obat yang sifatnya CITO.
C. PENERIMAAN
Proses penerimaan dilakukan setelah kegiatan pengadaan. Kegiatan ini
dilakukan oleh tim penerimaan barang.
Kegiatan pemeriksaan dan penerimaan barang dilakukan di gudang farmasi.
Adapun pedoman dalam penerimaan perbekalan farmasi adalah :
Pabrik harus mempunyai sertifikat analisa dan CPOB (cara pembuatan obat
yang baik)
Barang harus bersumber dari distribusi utama atau sub distribusi yang
ditunjuk.
Expired date minimal dua tahun kecuali pada kondisi khusus.
Selain itu, dilakukan pemeriksaan terhadap kualitas fisik barang yang
meliputi :
Kemasan tidak robek, tidak bocor, belum dibuka atau masih segel.
Warna kemasan tidak pudar, tulisan terbaca dan jelas.
Warna sediaan tidak tidak boleh berubah dari aslinya.
Barang diperiksa harus sesuai dengan surat pesanan dan faktur pembelian /
surat jalan yaitu sesuai jumlah dan jenisnya.
Tanggal kadarluasa tidak kurang dari satu tahun terhitung dari tanggal
penerimaan barang
Kondisi penyimpanan pada saat pengiriman.

D. PENYIMPANAN
Penyimpanan perbekalan farmasi dilakukan oleh gudang farmasi dan sumber
daya manusia.
Proses penyimpanan yang dilakukan di Instalasi farmasi RS.Proklamasi, antara
lain :
Berdasarkan kestabilan dari sediaan, seperti kestabilan terhadap suhu dan
cahaya.
Berdasarkan keamanan dari sediaan, seperti penyimpanan sediaan atau bahan
yang mudah terbakar.
Berdasarkan aturan hukum, seperti penyimpanan narkotik dan psikotropik.
Bentuk sediaan
Alphabets
FIFO (First In First Out) dan FEFO (First Expired Out)

Gudang terminal farmasi terdiri dari gudang obat, alat-alat kesehatan, infuse
dan cairan, serta bahan mudah terbakar.

E. PENDISTRIBUSIAN
Kegiatan pendistribusian perbekalan farmasi di Rumah Sakit Proklamasi
merupakan kegiatan mendistibusikan perbekalan farmasi di rumah sakit untuk
pelayanan individu dalam proses terapi bagi pasien rawat inap dan rawat jalan
serta untuk menunjang pelayanan medis. Kegiatan penggunaan obat dimulai
dari penulisan resep oleh dokter (prescribiding), peracikan oleh farmasi
(dispensing), pemberian obat kepada penderita (administrator), penggunaan
obat oleh penderita (consumsing) dan pemantauan khasiat dan keamanan obat
oleh dokter, perawat, farmasi dan penderita.
F. PENGHAPUSAN
Pada proses penghapusan perbekalan di RS.Proklamasi sebelumnya di buatkan
berita acara penghapusan. Sebelum di hapuskan, perbekalan farmasi yang
sudah mau masuk ke dalam masa expired date biasanya 3 bulan sebelumnya
masih bisa di kembalikan atau di retur (tukar) ke PBF dengan yang masa
expired nya masih panjang. Di RS.Proklamsi, apabila perbekalan farmasi sudah
mendekati masa expired, di buat surat edaran resmi ke dokter jaga dan dokter
spesialis untuk mempergunakan obat yang sudah mendekati masa expired.
Apabila perbekalan farmasi sudah lewat masa expired maka dilakukan
pembakaran. Permasalahannya dalam proses penghapusan Rs.Proklamasi
belum mempunyai incenerator khusus untuk membakar obat-obat yang sudah
kadaluarsa. Jadi proses pembakaran masih bergabung dengan limbah
berbahaya lainnya yang ada di rumah sakit.
G. PENCATATAN DAN PELAPORAN
Pencatatan di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Proklamasi di lakukan dengan
menggunakan kartu stok.

H. MONITORING DAN EVALUASI


Monitoring dan evaluasi ditujukan untuk meningkatkan produktivitas para
pengelola perbekalan farmasi di rumah sakit agar dapat di tingkatkan secara
optimum. Monitoring di IFRS Proklamasi dilakukan secara periodic. Untuk
perbekalan farmasi kategori A dilakukan satu minggu sekali, untuk perbekalan
farmasi kategori B dilakukan monev dua minggu sekali, sedangkan untuk
perbekalan farmasi kategori C dilakukan monev setiap satu bulan sekali.

BAB III
PENGELOLAAN PERBEKALAN FARMASI
Pengelolaan perbekalan farmasi atau system manajemen perbekalan farmasi
merupakan suatu siklus kegiatan yang di mulai dari perenxcanaan sampai
evaluasi yang saling terkait antara satu dengan yang lain. Kegiatannya
mencakup perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan,
pendistribusian, pengendalian, pencatatan dan pelaporan, penghapusan,
monitoring dan evaluasi.
PERENCANAAN
Perencanaan perbekalan farmasi adalah salah satu fungsi yang menentukan
dalam proses pengadaan perbekalan farmasi di rumah sakit. Tujuan
perencanaan perbekalan farmasi adalah untuk menetapkan jenis dan jumlah
perbekalan farmasi sesuai dengan pola penyakit dan kebutuhan pelayanan
kesehatan di rumah sakit.
Tahapan perencanaan kebutuhan perbekalan farmasi meliputi :
Pemilihan
Fungsi pemilihan adalah untuk menentukan apakah perbekalan
farmasi benar-benar diperlukan sesuai dengan jumlah
pasien/kunjungan dan pola penyakit di rumah sakit, untuk
mendapatkan pengadaan yang baik, sebaiknya diawali dengan dasar-
dasar pemilihan kebutuhan obat yaitu meliputi :
Jenis obat yang dipilih seminimal mungkin dengan cara menghindari kesamaan
jenis.
Hindari penggunaan obat kombinasi, kecuali jika obat kombinasi mempunyai
efek yang lebih baik dibanding obat tunggal.
Apabila jenis obat banyak, maka kita memilih berdasarkan obat pilihan (drug of
choice) dari penyakit yang prevalensinya tinggi.
Pemilihan obat di rumah sakit merujuk kepada Daftar Obat Esansial
nasional (DOEN) sesuai dengan kelas rumah sakit masing-masing,
formularium RS, Formularium Jaminan Kesehatan bagi Masyarakat
Miskin, Daftar Plafon harga Obat (DPHO) Askes dan Jaminan Sosial
Tenaga Kerja (JAMSOSTEK). Sedangkan pemilihan alat kesehatan di
rumah sakit dapat berdasarkan dari data pemakaian, standar ISO,
daftar harga alat, daftar alat kesehatan yang dikeluarkan oleh Ditjen
Binfar dan Alkes, serta spesifikasi yang ditetapkan oleh rumah sakit.
Kompilasi Penggunaan
Kompilasi penggunaan perbekalan farmasi berfungsi untuk
mengetahui penggunaan bulanan masing-masing jenis perbekalan
farmasi di unit pelayanan selama satahun dan sebagai data
pembanding bagi stok optimum. Informasi yang didapat dari kompilasi
penggunaan perbekalan farmasi adalah
Jumlah penggunaan tiap jenis perbekalan farmasi pada masing-masing unit
pelayanan.
Persentase penggunaan tiap jenis perbekalan farmasi terhadap total
penggunaan setahun seluruh unit pelayanan.
Penggunaan rata-rata untuk setiap jenis perbekalan farmasi.

Perhitungan kebutuhan
Menentukan kebutuhan perbekalan farmasi merupakan tantangan
yang berat yang harus dihadapi oleh tenaga farmasi yang bekerja di
rumah sakit. Masalah kekosongan atau kelebihan perbekalan farmasi
dapat terjadi, apabila informasi yang digunakan semata-mata hanya
berdasarkan kebutuhan teoritis saja. Dengan koordinasi dan proses
perencanaan untuk pengadaan perbekalan farmasi secara terpadu
serta melalui tahapan seperti di atas, maka diharapkan perbekalan
farmasi yang direncanakan dapat tepat jenis, tepat jumlah, tepat
waktu dan tersedia pada saat dibutuhkan. Adapun pendekatan
perencanaan kebutuhan dapat dilakukan melalui beberapa metoda :

Metode konsumsi
Perhitungan kebutuhan dengan metode konsumsi didasarkan pada
data riel konsumsi perbekalan farmasi periode yang lalu, dengan
berbagai penyesuaian dan koreksi. Beberapa hal yang harus
diperhatikan dalam rangka menghitung jumlah perbekalan farmasi
yang dibutuhkan adalah :
Pengumpulan dan pengolahan data.
Analisa data untuk informasi dan evaluasi.
Perhitungan perkiraan kebutuhan perbekaln farmasi
Penyesuaian jumlah kebutuhan perbekalan farmasi dengan alokasi dana.
Contoh perhitungan :
Total pengadaan amoxicillin kaplet Januari-Desember 2011
sebanyak 2.500.000 kaplet (ternyata habus dipakai selama 10
bulan, jadi ada kekosongan 2 bulan). Sisa stok per 31 Desember
2011 sebanyak = 0 tablet.
Pemakaian rata-rata perbulan 2.500.000 tab / 10 = 250.000 kaplet
Kebutuhan pemakaian 12 bulan = 250.000 x 12 = 3.000.000 kaplet
Stok pengaman (10-20%) = 20% x 3.000.000 kaplet = 600.000 kaplet
Lead time (waktu tunggu) 3 bulan = 3 x 250.000 = 750.000 kaplet.
Kebutuhan amoxicillin kaplet tahun 2012 adalah b + c + d yaitu (3.000.000 +
600.000 + 750.000) kaplet = 4.350.000 kaplet
Jadi pengadaan tahun 2012 adalah hasil perhitungan e sisa stok yaitu
(4.350.000 0 ) kaplet = 4.350.000 kaplet atau sama dengan 4350
kaleng @ 1000 kaplet.

Metoda morbiditas / epidemiologi


Perhitungan jumlah kebutuhan perbekalan farmasi yang
berdasarkan beban kesakitan (morbidity load) yang harus dilayani.
Metoda morbiditas adalah perhitungan kebutuhan perbekalan
farmasi berdasarkan pola penyakit, perkiraan kenaikan kunjungan
dan waktu tunggu (lead time).
Langkah-langkah dalam metoda ini adalah :
Menentukan jumlah pasien yang akan dilayanai.
Menentukan jumlah kunjungan kasus berdasarkan prevalensi penyakit.
Menyediakan formularium / standar / pedoman perbekalan farmasi.
Menghitung perkiraan kebutuhan perbekalan farmasi.
Penyesuaian dengan alokasi dana yang tersedia.
Contoh perhitungan :
Menghitung masing-masing obat yang diperlukan perpenyakit :
Berdasarkan Pedoman Diagnosa dan Terapi (PDT) penyakit diare
akut, maka sebagai contoh perhitungan sbb :
Contoh untuk anak :
Satu siklus pengobatan diare diperlukan 15 bungkus oralitr @
200 ml. Jumlah kasus 18.000 kasus.
Jumlah oralit yang di perlukan adalah :
= 18.000 kasus x 15 bungkus = 270.000 bungkus @ 200ml.
Contoh untuk dewasa :
Satu siklus pengobatan diare diperlukan 6 bungkus oralit @ 1
liter.
Jumlah kasus 10.800 kasus.
Jumlah oralit yang diperlukan adalah :
= 10.800 kasus x 6 bungkus = 64.800 bungkus @ 1000ml/1
liter.
Selain perhitungan diatas, kebutuhan obat yang akan datang harus
memperhitungkan : perkiraan peningkatan kunjungan, lead time dan stok
pengaman.
Kombinasi metode konsumsi dan metode morbiditas disesuaikan dengan
anggaran yang tersedia.
Acuan yang digunakan yaitu :
DOEN, Formularium Rumah sakit, Standar Terapi Rumah sakit (standard
Treatment Guidelines/ STG) dan kebijakan setempat yang berlaku.
Data catatan medik/rekam medik
Anggaran yang tersedia
Penetapan prioritas
Pola penyakit
Sisa persediaan
Data penggunaan periode yang lalyu
Rencana pengembangan.

Evaluasi Perencanaan
Stelah dilakukan perhitungan kebutuhan perbekalabn farmasi untuk
tahun yang akan datang, biasanya akan diperoleh jumlah kebutuhan,
dan idealnya diikuti dengan evaluasi.
Cara/tehnik evaluasi yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut :
Analisa nilai ABC, untuk evaluasi aspek ekonomi.
Pertimbangan/ kriteria VEN, untuk evaluasi aspek medic/terapi.
Kombinasi ABC dan VEN
Revisi daftar perbekalan farmasi.

Analisa ABC
Alokasi anggaran ternyata didominasi hanya oleh sebagian kecil
atau beberapa jenis perbekalan farmasi saja. Suatu jenis
perbekalan farmasi dapat memakan anggaran besar karena
penggunaannya banyak, atau harganya mahal. Dengan analisis
ABC, jenis-jenis perbekalan farmasi ini dapat diidentifikasi, untuk
kemudian dilakukan evaluasi lebih lanjut. Evaluasi ini misalnya
dengan mengoreksi kembali apakah penggunaannya memang
banyak atau apakah ada alternative sediaan lain yang lebih
efisien biaya (mis merek dagang lain, bentuk sediaan lain, dsb).
Evaluasi terhadap jenis-jenis perbekalan farmasi yang menyerap
biaya terbanyak juga lebih efektif dibandingkan evaluasi
terhadap perbekalan farmasi yang relatif memerlukan
angggaran sedikit. ABC bukan singkatan melainkan suatu
penamaan yang menunjukkan peringkat/rangking di mana
urutan dimulai dari yang terbaik/terbanyak.

Prosedur :
Prinsip utama adalah dengan menempatkan jenis-jenis
perbekalan farmasi kedalam suatu urutan, dimulai dengan jenis
yang memakan anggaran /rupiah terbanyak. Urutan langkah sbb
:
Kumpulkan kebutuhan perbekalan farmasi yang diperoleh dari salah satu
metode perencanaan, daftar harga perbekalan farmasi, dan biaya yang
diperlukan untuk tiap nama dagang. Kelompokkan kedalam jenis-
jenis/kategori. Dan jumlahkan biaya perjenis/kategori perbekalan farmasi.
Jumlahkan anggaran total, hitung masing-masing persentase jenis perbekalan
farmasi terhadap anggaran total.
Urutkan kembali jenis-jenis perbekalan farmasi diatas, mulai dari jenis yang
memakan prosentase biaya terbanyak.
Hitung prosentase kumulatif, dimulai dengan urutan 1 dan seterusnya.
Identifikasi jenis perbekalan farmasi apa yang menyerap kuranmg lebih 70%
anggaran total (biasanya di dominasi oleh beberapa jenis perbekalan
farmasi saja).
Perbekalan farmasi kategori A menyerap anggaran 70 %
Perbekalan farmasi kategori B menyerap anggaran 20 %
Perbekalan farmasi kategori C menyerap anggaran 10 %

Contoh :
Hitung jumlah dana yang dibutuhkan untuk masing-masing obat dengan cara
mengalikan jumlah obat dengan harga obat.
Tentukan rangkingnya mulai dari yang terbesar sampai yang terkecil.
Hitung persentasenya terhadap total dana yang dibutuhkan
Hitung kumulasi persennya.
Perbekalan farmasi kategori A termasuk dalam kumulasi 70%
Perbekalan farmasi kategori B termasuk dalam kumulasi 71-90%
Perbekalan farmasi kategori C termasuk dalam kumulasi 90-100%

Analisa VEN
Berbeda dengan istilah ABC yang menunjukkan urutan, VEN
adalah singkatan dari V= vital, E= esensial dan N = nonesensial.
Jadi melakukan analisa VEN artinyamenentukan prioritas
kebutuhan suatu perbekalan farmasi. Dengan kata lain,
menentukkan apakah suatu jenis perbekalan farmasi termasuk
vital (harus tersedia), esensial ( perlu tersedia), atau non-
esensial (tidak prioritas untuk disediakan).

Kriteria VEN
Kriteria yang umum adalah perbekalan farmasi dikelompokkan
sebagai berikut :
Vital ( V ) bila perbekalan farmasi tersebut diperlukan untuk menyelamatkan
kehidupan (live safing drugs), dan bila tidak tersedia akan meningkatkan
resiko kematian.
Esensial ( E ) bila perbekalan farmasi tersebut terbukti efektif untuk
menyembuhkan penyakit, atau mengurangi penderitaan pasien.
Non-esensial ( N ) meliputi aneka ragam perbekalan farmasi yang digunakan
untuk penyakit yang sembuh sendiri (self-limiting desaease), perbekalan
farmasi yang diragukan manfaatnya, perbekalan farmasi yang mahal
namun tidak mempunyai kelebihan manfaat disbanding perbekalan
farmasi sejenis lainnya.
Analisa kombinasi ABC dan VEN
Jenis perbekalan farmasi yang termasuk kategori A dari analisis
ABC adalah benar-benar jenis perbekalan farmasi yang
diperlukan untuk penanggulangan penyakit terbanyak. Dengan
kata lain, statusnya harus E dan sebagian V dari VEN.
Sebaliknya, jenis perbekalan farmasi dengan status N harusnya
masuk kategori C.
Digunakan untuk menetapkan prioritas untuk pengadaan obat
dimana anggaran yang ada tidak sesuai dengan kebutuhan.
Metode gabungan ini digunakan untuk melakukan pengurangan
obat. Mekanismenya adalah :
Obat yang masuk kategori NC menjadi prioritas pertama untuk dikurangi atau
dihilangkan dari rencana kebutuhan, bila dana masih kurang, maka obat
kategori NB menjadi prioritas selanjutnya dan obat yang masuk kategori
NA menjadi prioritas berikutnya. Jika setelah dilakukan dengan
pendekatan ini dana yang tersedia masih juga kurang lakukan langkah
selanjutnya.
Pendekatannya sama dengan pada saat pengurangan obat pada kriteria NC,
NB, NA dimulai dengan pengurangan obat kategori EC, EB dan EA.
Revisi daftar perbekalan farmasi
Bila langkah-langkah dalam analisis ABC maupun VEN terlalu
sulit dilakukan atau diperlukan tindakan cepat untuk
mengevaluasi daftar perencanaan, sabagai langkah awal dapat
dilakukan suatu evaluasi cepat (rapid evaluation), misalnya
dengan melakukan revisi daftar perencanaan perbekalan
farmasi. Namun sebelumnya, perlu dikembangkan dahulu
kriterianya, perbekalan farmasi atau nama dagang apa yang
dapat dikeluarkan dari daftar. Manfaatnya tidak hanya dari
aspek ekonomi dan medik, tetapi juga dapat berdampak positif
pada beban penanganan stok.

PENGADAAN
Pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah
direncanakan dan di setujui, malalui :
Pembelian
Produksi/pembuatan sediaan farmasi
Sumbangan/droping/hibah
Pembelian dengan penawaran yang kompetitif (tender) merupakan suatu
metode penting untuk mencapai keseimbangan yang tepat antara mutu
dan harga, apabila ada dua atau lebih pemasok, apoteker harus
mendasarkan pada kriteria berikut : mutu, produk, reputasi produsen,
harga, berbagai syarat, ketepatan waktu pengiriman, mutu pelayanan
pemasok, dapat dipercaya, kebijakan tentang barang yang dikembalikan
dan pengemasan.
Tujuan pengadaan adalah mendapatkan perbekalan farmasi dengan
harga layak, dengan mutu yang baik, pengirirman barang terjamin dan
tepat waktu, proses berjalan lancar dan tidak memerlukan tenaga serta
waktu berlebihan.
Pada proses pengadaan ada 3 elemen penting yang harus diperhatikan :
Pengadaan yang dipilih, bila tidak teliti dapat menjadi biaya tinggi
Penyusunan dan persyaratan kontrak kerja (harga kontrak=visible cost +
hidden cost), sangan penting untuk menjaga agar pelaksanaan
pengadaan terjamin mutu (misalnya persyaratan masa kadaluarsa,
sertifikat analisa / standar mutu, harus mempunyai Material Safety Data
Sheet (MSDS), untukbahan berbahaya, khusus untuk alat kesehatan
harus mempunyai certificate of origin, waktu dan kelancaran bagi semua
pihak dan lain-lain.
Order pemesanan agar barang dapat sesuai macam, waktu dan tempat.
Beberapa jenis obat, bahan aktif yang mempunyai masa kadaluarsa
relative pendek harus diperhatikan waktu pengadaannya. Untuk itu harus
dihindari pengadaan dalam jumlah besar.
Guna menjamin tata kelola perbeklan farmasi yang baik, dalam proses
pengadaan harus diperhatikan adnya :
Prosedur yang transparan dalam proses pengadaan
Mekanisme penyanggahan bagi peserta tender yang ditolak penawarannya.
Prosedur tetap untuk pemeriksaan rutin consignment (pengiriman)
Pedoman tertulis mengenai metoda pengadaan bagi panitia pengadaan.
Pernyataan dari anggota panitia pengadaan bahwa yang bersangkutan tidak
mempunyai konflik kepentingan.
SOP dalam pengadaan
Kerangka acuan bagi panityia pengadaan selama masa tugasnya.
Pembatasan masa kerja anggota panitia pengadaan misalkan maksimal 3
tahun
Standar kompetensi bagi anggota tim pengadaan, panitia hartus mempunyai
sertifikat pengadaan barang dan jasa.
Kriteria tertentu untuk menjadi anggota panitia pengadaan terutama :
integritas, kredibilitas, rekam jejak yang baik.
Sistem manajemen informasi yang digunakan untuk melaporkan produk
perbekalan farmasi yang bermasalah.
System yang efisien untuk memonitor post tender dan pelaporan kinerja
pemasok kepada panitia pengadaan.
Audit secara rutin pada proses pengadaan.

PEMBELIAN
Pembelian adalah rangkaian proses pengadaan untuk mendapatkan
perbekaln farmasi. Hal ini sesuai dengan Peraturan Presiden RI No 94
tahun 2007 tentang Pengendalian dan pengawasanatas pengadaan
dan penyaluran bahan obat, obat spesifik dan alak kesehatan yang
berfungsi sebagai obat dan Peraturan Presiden RI No.95 tahun 2007
tentang Perubahan Ketujuh atas Keputusan presiden nomor 80 tahun
2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah. Proses pembelian mempunyai beberapa langkah yang
baku dan merupakan siklus yang berjalan terus menerus sesuai
dengan kegiatan rumah sakit. Langkah proses pengadaan dimulai
dengan mereview daftar perbekalan farmasi yang akan diadakan,
menentukan jumlah masing-masing item yang akan dibeli,
menyesuaikan dengan situasi keuangan, memilih metode pengadaan,
memilih rekanan, membuat syarat kontrak kerja, memonitor
pengiriman barang, menerima barang, melakukan pembayaran serta
menyimpan kemudian menditribusikan.
Ada 4 metode pada proses pembelian :
Tender terbuka, berlaku untuk semua rekanan yang terdaftar, dan sesuai
dengan kriteria yang telah ditentukan. Pada penentuan harga, metode ini
lebih menguntungkan. Untuk pelaksanaannya memerlukan staf yang
kuat, waktu yang lama serta perhatian penuh.
Tender terbatas, sering disebutkan lelang tertutup. Hanya dilakukan pada
rekanan tertentu yang sudah terdaftar dan memiliki riwayat yang baik.
Harga masih dapat dikendalikan, tenaga dan beban kerja lebih ringan bila
dibandingkan dengan lelang terbuka.
Pembelian dengan tawar menawar, dilakukan bila item tidak penting, tidak
banyak dan biasanya dilakukan pendekatan langsung untuk item
tertentu.
Pembelian langsung, pembelian jumlah kecil, perlu segera tersedia. Harga
tertentu, relative agak lebih mahal.

PRODUKSI
Produksi perbekalan farmasi di rumah sakit merupakan kegiatan
membuat, merubah bentuk, dan pengemasan kembali sediaan
farmasi steril atau nonsteril untuk memenuhi kebutuhan pelayanan
kesehatan di rumah sakit.

Kriteria perbekalan farmasi yang diproduksi :


Sediaan farmasi dengan formula khusus
Sediaan farmasi dengan mutu sesuai standar dengan harga lebih murah
Sediaan farmasi yang memerlukan pengemasan kembali
Sediaan farmasi yang tidak tersedia dipasaran
Sediaan farmasi untuk penelitian
Sediaan nutrisi parenteral
Rekonstruksi sediaan perbekalan farmasi sitostatika
Sediaan farmasi yang harus selalu dibuat baru.

Jenis sediaan farmasi yang diproduksi :


Produksi steril
Sediaan steril
Total parenteral nutrisi
Pencampuran obat suntik/sediaan intravena
Rekonstruksi sediaan sitostatika
Pengemasan kembali

Produksi nonsteril terdiri dari :


Pembuatan puyer
Pembuatan sirup
Pembuatan salep
Pengemasan kembali
Pengenceran

Persyaratan teknis produksi

Produk steril
Persyaratan teknis/untuk produksi steril :
Ruangan aseptis
Peralatan : laminar air flow (horizontal dan vertical), autoclave, oven,
cytoguard, alat pelindung diri, dan lain-lain
SDM : petugas terlatih

Pembuatan sediaan steril


Contoh : pembuatan methylen blue, triple dye, paten blue, aqua
steril
Total parenteral nutrisi (nutrisi parenteral lengkap) TPN adalah nutrisi dasar
yang diperlukan bagi penderita secara intravena yang kebutuhan
nutrisinya tidak dapat terpenuhi secara enteral.
Contoh :
Campuran sediaan karbohidrat, protein, lipid, vitamin, mineral untuk kebutuhan
perorangan
Mengemas kedalaman kantong khusus untuk nutrisi.
Pencampuran obat suntik/sediaan intravena (IV-admixture). Penyiapan produk
steril (pencampuran sediaan intravena dan irigasi) adalah suatu bagian
pentingdari system pengendalian perbekalan farmasi. Prosesnya yaitu
pencampuran sediaan steril ke dalam larutan intravena steril untuk
menghasilkan suatu sediaan steril yang bertujuan untuk penggunaan
intravena. Prosesnya menggunakan tehnik aseptic.
Produk intravena yang digunakan dalam rumah sakit harus
memenuhi persyaratan umum sbb :
Sesuai secara terapeutik dan farmasetik (misalnya bebas dari obat yang tidak
tercampur)
Bebas dari kontaminan mikroba dan pirogen
Bebas dari partikulat pada tingkat yang dapat diterima dan kontaminan toksis
lainnya.
Contoh :
Mencampur sediaan intravena kedalam cairan infuse
Melarutkan sediaan intravena dalam bentuk serbuk dengan pelarut yang sesuai
Mengemas menjadi sediaan siap pakai.
Keuntungan pelayanan pencampuran obat suntik :
Terjaminnya sterilitas produk obat suntik
Terkontrolnya kompatibilitas perbekalan farmasi
Terjaminnya kondisi penyimpanan yang optimum sebelum dan sesudah
pencampuran
Efisiensi
Mencegah terjadinya kesalahan perhitungan pencampuran perbekalan farmasi
Terjaminnya mutu produk
Terjaminnya keamanan petugas terhadap keterpaparan dan kontaminasi
produk.
Produk non-steril
Persyaratan tehnis produksi non-steril :
Ruangan khusus untuk pembuatan
Peralatan : peracikan, pengemasan
SDM : petugas terlatih
Contoh produk non-steril :
Pembuatan sirup
Sirup yang umum dibuat di rumah sakit : OBH, inadryl loco,
kloralhidrat.
Pembuatan salep
Salep sulfadiazine, salep AAV, salep 2-4
Pengemasan kembali
Alcohol, H2O2,povidon iodine, washbensin
Pengenceran
Antiseptic dan desinfektan

Sediaan farmasi yang diproduksi oleh IFRS harus akurat


dalam identitas, kekuatan, kemurnia, dan mutu. Oleh karena
itu, harus ada pengendalian proses dan produk untuk semua
sediaan yang diproduki atau pembuatan sediaan ruah dan
pengemasan yang memenuhi syarat. Formula induk dan
batch harus terdokumentasi dengan baik (termasuk hasil
pengujian produk). Semua tenaga teknis harus di bawah
pengawasan dan terlatih.

SUMBANGAN/HIBAH/DROPING
Pada prinsipnya pengelolaan perbekalan farmasi kaidah umum
pengelolaan perbekalan farmasi regular. Perbekalan farmasi yang
tersisa dapat di pakai untuk menunjang pelayanan kesehatan disaat
situasi normal.

C. PENERIMAAN
Penerimaan adalah kegiatan untuk menerima perbekalan farmasi yang telah
diadakan sesuai dengan aturan kefarmasian, melalui pembelian langsung,
tender, konsinyasi atau sumbangan.
Penerimaan perbekalan farmasi harus dilakukan oleh petugas yang
bertanggung jawab. Petugas yang dilibatkan dalam penerimaan harus terlatih
baik dalam tanggung jawab dan tugas mereka, serta harus mengerti sifat
penting dari perbekalan farmasi. Dalam tim penerimaan harus ada tenaga
farmasi.
Tujuan penerimaan adalah untuk menjamin perbekalan farmasi yang diterima
sesuai kontrak baik spesifik mutu, jumlah maupun waktu kedatangan. Semua
perbekalan farmasi yang diterima harus diperiksa dan disesuaikan dengan
spesifikasi pada order pembelian rumah sakit. Semua perbekalan farmasi harus
segera disimpan di dalam lemari besi atau tempat lain yang aman. Perbekalan
farmasi yang diterima harus sesuai dengan spesifikasi kontrak yang telah
ditetapkan.
Hal lain yang perlu diperhatikan dalam penerimaan :
Harus mempunyai material safety data sheet (MSDS), untuk bahan berbahaya.
Khusus untuk alat kesehatan harus mempunyai certificate of origin.
Sertifikat analisa produk.
D. PENYIMPANAN
Penyimpanan adalah suatu kegiatan menyimpan dan memelihara dengan cara
menempatkan perbekalan farmasi yang diterima pada tempat yang dinilai
aman dari pencurian serta gangguan fisik yang dapat merusak mutu obat.
Tujuan penyimpanan adalah :
Memelihara mutu sediaan farmasi
Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab
Menjaga ketersediaan
Memudahkan pencarian dan pengawasan.
Metoda penyimpanan dapat dilakukan berdasarkan kelas terapi, menurut
bentuk sediaan dan alfabetis, dengan menerapkan prinsip FEFO dan FIFO, dan
disertai system informasi yang selalu menjamin ketersediaan perbekalan
farmasi sesuai kebutuhan. Penyimpanan sebaiknya dilakukan dengan
memperpendek jarak gudang dan pemakai dengan cara ini maka secara tidak
langsung terjadi efisiensi.
PENGATURAN TATA RUANG
Untuk mendapatkan kemudahan dalam penyimpanan, penyusunan, pencarian,
dan pengawasan perbekalan farmasi, diperlukan pengaturan tata ruang
gudang dengan baik. Faktor-faktor yang diperlukan dipertimbangkan dalam
merancang bangunan gudang adalah sbb :
Kemudahan bergerak
Untuk kemudahan bergerak, gudang perlu ditata sebagai berikut :
Gudang menggunakan system satu lantai, jangan menggunakan sekat-sekat
karena akan membatasi pengaturan ruangan. Jika digunakan sekat,
perhatikan posisi dinding dan pintu untuk mempermudah gerakan.
Berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaran perbekalan farmasi, ruang
gudang dapat ditata berdasarkan system arus garis lurus, arus U atau
arus L.
Sirkulasi udara yang baik
Salah satu faktor penting dalam merancang bangunan gudang adalah adanya
sirkulasi udara yang cukup didalam ruangan gudang. Sirkulasi yang baik akan
memaksimalkan umur hidup dari perbekalan farmasi sekaligus bermanfaat
dalam memperpanjang dan memperbaiki kondisi kerja. Idealnya dalam gudang
terdapat AC, namun biayanya akan menjadi mahal untuk ruang gudang yang
luas. Alternative lain adalah menggunakan kipas angin, apabila kipas angin
belum cukup maka perlu ventilasi melalui atap.

Rak dan Pallet


Penempatan rak yang tepat dan penggunaan pallet akan dapat meningkatkan
sirkulasi udara dan perputaran stok perbekalan farmasi.
Keuntungan penggunaan pallet :
Sirkulasi udara dari bawah dan perlindungan terhadap banjir
Peningkatan efisiensi penanganan stok.
Dapat menampung perbekalan farmasi lebih banyak
Pallet lebih murah dari pada rak.
Kondisi penyimpanan khusus
Vaksin memerlukan cold chain khusu dan harus dilindungi dari kemungkinan
putusnya aliran listrik
Narkotika dan bahan berbahaya harus disimpan dalam lemari khusus dan
selalu terkunci
Bahan-bahan mudah terbakar seperti alcohol dan eter harus disimpan dalam
ruangan khusus, sebaiknya disimpan di bangunan khusus terpisah dari
gudang induk.
Pencagahan kebakaran
Perlu dihindari adanya penumpukan bahan-bahan yang mudah terbakar seperti
dus, karton dan lain-lain. Alat pemadam kebakaran harus dipasang pada
tempat yang mudah terjangkau dan dalam jumlah yang cukup. Tabung
pemadam kebakaran agar diperiksa secara berkala, untuk memastikan masih
berfungsi atau tidak.

PENYUSUNAN STOK PERBEKALAN FARMASI


Perbekalan farmasi di susun menurut bentuk sediaan dan alfabetis. Untuk
memudahkan pengendalian stok maka dilakukan langkah-langkah sebagai
berikut :
Gunakan prinsip FEFO (First Expired First Out) dan FIFO (first In first Out) dalam
penyusunan perbekalan farmasi yaitu perbekaln farmasi yang masa
kadarluarsanya lebih awal atau diterima lebih awal harus digunakan lebih
awal sebab umumnya perbekalan farmasi yang datang lebih awal
biasanya juga diproduksi lebih awal dan umurnya relative lebih tua dan
masa kadarluarsanya lebih awal.
Susun perbekalan farmasi dalam kemasan besar di atas pallet secara rapih dan
teratur.
Gunakan lemari khusus untuk menyimpan narkotika
Simpan perbekalan farmasi yang dapat dipengaruhi oleh temperature, udara,
cahaya dan kontaminasi bakteri pada tempat yang sesuai.
Simpan perbekalan farmasi dalam rak dan berikan nomor kode, pisahkan
perbekalan farmasi dalam dengan perbekaln farmasi untuk penggunaan
luar.
Cantumkan nama masing-masing perbekalan farmasi pada rak dengan rapi
Apabila persediaan perbekalan farmasi cukup banyak, maka biarkan
perbekalan farmasi tetap dalam boks masing-masing.
Perbekalan farmasi yang mempunyai batas waktu penggunaan perlu dilakukan
rotasi stok agar perbekalan farmasi tersebut tidak selalu berada
dibelakang sehingga dapat di manfaatkan sebelum masa kadaluwarsa
habis.
Item perbekalan farmasi yang sama ditempatkan pada satu lokasi walaupun
dari sumber anggaran yang berbeda.

E. PENDISTRIBUSIAN
Distribusi adalah kegiatan mendistribusikan perbekalan farmasi di rumah sakit
untuk pelayanan individu dalam proses terapi bagi pasien rawat inap dan rawat
jalan serta untuk menunjang pelayanan medis. Tujuan pendistribusian adalah
tersedianya perbekalan farmasi di unit-unit pelayanan secara tepat waktu
tepat jenis dan jumlah. Buat alur barang dan proses yang terjadi pada setiap
titik monitor.
Jenis sistem distribusi
Ada beberapa metoda yang dapat digunakan oleh IFRS dalam mendistribusikan
perbekalan farmasi dilingkungannya. Adapun metoda yang dimaksud antara
lain :
RESEP PERORANGAN
Resep perorangan adalah order/resep yang ditulis dokter untuk tiap pasien.
Dalam system ini perbekalan farmasi disiapkan dan distribusikan oleh IFRS
sesuai yang tertulis resep.
SISTEM DISTRIBUSI PERSEDIAAN LENGKAP DI RUANG
Definisi sitem distribusi persediaan lengkap di ruang adalah tatanan kegiatan
pengantaran sediaan perbekalan farmasi sesuai dengan yang ditulis dokter
pada order perbekalan farmasi, yang disiapkan dari persediaan di ruang oleh
perawat dengan mengambil dosisi/unit perbekalan farmasi dari wadah
persediaan yang langsung diberikan kepada pasien di ruang tersebut.
Dalam system persediaan lengkap di ruangan, semua perbekalan farmasi yang
dibutuhkan pasien tersedia dalam ruang penyimpanan perbekalan farmasi,
kecuali perbekalan farmasi yang jarang digunakan.
System distribusi persediaan lengkap ini hanya digunakan untuk kebutuhan
gawat darurat dan bahan habis pakai.

SISTEM DISTRIBUSI DOSIS UNIT (unit Dose Dispensing=UDD)


Definisi perbekalan farmasi dosis unit adalah perbekalan farmasi yang di order
oleh dokter untuk pasien, terdiri atas satu atau beberapa jenis perbekalan
farmasi yang masing-masing dalam kemasan dosis unit tunggal dalam jumlah
persdiaan yang cukup untuk suatu waktu tertentu.
Istilah dosisi unit sebagaimana digunakan rumah sakit, berhubungan dengan
jenis kemasan dan juga system untuk mendistribusikan kemasan itu. Pasien
membayar hanya perbekalan farmasi yang dikonsumsi saja.
SISTEM DISTRIBUSI KOMBINASI
Definisi nya adalah system distribusi yang menerapkan system distribusi
resp/order individual sentralisasi, juga menerapkan distribusi persediaan di
ruangan yang terbatas. Perbekalan farmasi yang disediakan di ruangan adalah
perbekalan farmasi yang diperlukan oleh banyak penderita, setiap hari
diperlukan dan biasanya adalah perbekalan farmasi yang harganya murah
mencakup perbekalan farmasi berupa resep atau perbekalan farmasi bebas.
F. PENGENDALIAN
Definisi pengendalian persediaan adalah suatu kegiatan untuk memastikan
tercapainya sasaran yang diinginkan sesuai dengan strategi dan program yang
telah ditetapkan sehingga tidak terjadi kelebihan dan kekurangan/kekosongan
obat di unit-unit pelayanan.
Tujuan pengendalian adalah agar tidak terjadi kelebihan dan kekosongan
perbekalan farmasi di unit-unit pelayanan.
Kegiatan pengendalian mencakup :
Memperkirakan/menghitung pemakaian rata-rata periode tertentu. Jumlah stok
ini disebut stok kerja.
Menentukan :
Stok optimum adalah stok obat yang diserahkan kepada unit pelayanan agar
tidak mengalami kekurangan/kekosongan.
Stok pengamanan adalah jumlah stok yang disediakan untuk mencegah
terjadinya sesuatu hal yang tidak terduga, misalnya karena
keterlambatan pengiriman.
Menentukan waktu tunggu (leadtime) adalah waktu yang diperlukan dari mulai
pemesanan sampai obat diterima.
Selain itu, beberapa pengendalian yang perlu diperhatikan dalam pelayanan
kefarmasian adalah sbb :
Rekaman pemberian obat
Rekaman/catatan pemberian obat adalah formulir yang digunakan perawat
untuk menyiapkan obat sebelum pemberian. Pada formulir ini perawat
memeriksa obat yang akan diberikan sewaktu perawat berpindah dari pasien
satu ke pasien lain dengan kereta obat. Dengan formulir ini perawat dapat
langsung merekam/mencatat waktu pemberian dan aturan yang sebenarnya
sesuai petunjuk.
Pengembalian obat yang tidak digunakan
Semua perbekalan farmasi yang belum diberikan kepada pasien rawat tinggal
harus tetap berada dalam kereta dorong atau alat bantu angkut apapun. Hanya
perbekalan farmasi dalam kemasan tersegel yang dapat dikembalikan ke IFRS.
Perbekalan farmasi yang dikembalikan pasien rawat jalan tidak boleh
digunakan kembali. Prosedur tentang pengembalian perbekalan farmasi ini
perlu dibuat oleh KFT bersama IFRS, perawat dan administrasi rumah sakit.

Pengendalian obat dalam ruang bedah dan ruang pemulihan


System pengendalian obat rumah sakit harus sampai ke bagian bedah,
apoteker harus memastikan bahwa semua obat yang digunakan dalam bagian
ini tepat order, disimpin, disiapkan dan dipertangung jawabkan sehingga
pencatatan perlu dilakukan seperti pencatatan di IFRS.
G. PENGHAPUSAN
Penghapusan merupakan kegiatan penyelesaian terhadap perbekalan farmasi
yang tidak terpakai karena kadarluarsa, rusak, mutu tidak memenuhi standar
dengan cara membuat usulan penghapusan perbekalan farmasi kepada pihak
terkait sesuai dengan prosedur yang berlaku. Tujuan penghapusan adalah
menjamin perbekalan farmasi yang sudah tidak memenuhi syarat dikelola
sesuai dengan standar yang berlaku. Adanya penghapusan akan mengurangi
beban penyimpanan maupun mengurangi resiko terjadi penggunaan obat yang
sub standar.
Sediaan perbekalan farmasi yang rusak
IFRS harus membuat prosedur terdokumentasi untuk mendeteksi kerusakan
dan kadaluarsa perbekalan farmasi serta penanganannya. IFRS harus diberi
tahu setiap ada produk perbekalan farmasi yang rusak, yang ditemukan oleh
perawat dan staf medic.
Penanganannya sebagai berikut :
Catatan dari manufacktur seperti nama dan nomer batch sediaan perbekalan
farmasi harus tertera pada rresep pasien rawat jalan, order/P-3 pasien
rawat tinggal, rekaman pengendalian kemasan dan pada daftar
persediaan dan etiket yang bersangkutan.
Dokumen tersebut no 1 (resep, order perbekalan farmasi, dan sewbagainya)
dikaji untuk menetapkan penerimaan (pasien dan unit perawat) no batch
perbekalan farmasi yang ditarik.

Dalam hal penarikan produk yang signifikan secara klinik, harus disampaikan
kepada penerima bahwa mereka mempunyai produk perbekalan farmasi
yang akan ditarik itu. Untuk pasien rawat jalan, peringatan harus
dilakukan sedemikian agar tidak menyebabkan hal-hal yang tidak
diinginkan. Tetapi pasien harus dijamin mendaoat penggantian
perbekalan farmasi yang ditarik. Pimpinan rumah sakit, perawat, dan staf
medic harus diberi tahu setiap penarikan perbekalan farmasi.beberapa
penjelasan juga harus diberitahukan kepada pasien yang menerima
perbekalan farmasi yang ditarik.
Memeriksa semua catatan pengeluaran, kepada pasien mana perbekalan
farmasi diberikan guna mengetahui keberadaan sediaan farmasi yang
ditarik.
Mengkarantina semua produk yang ditarik, diberi tanda :jangan gunakan
sampai produk perbekalan farmasi tersebut diambil oleh atau
dikembalikan ke pabrik/produsennya.
Rancangan panitia penghapusan barang milik Negara dan kekayaan Negara
di rumah sakit umum daerah dapat menyesuaikan dengan rancangan pada
rumah sakit umum pusat.

H. PENCATATAN DAN PELAPORAN


1. PENCATATAN
Pencatatan merupakan suatu kegiatan yang bertujuan untuk memonitor
transaksi perbekalan farmasi yang keluar dan masuk di lingkungan IFRS.
Adanya pencatatan akan memudahkan petugas untuk melakukan penelusuran
bila terjadi adanya mutu obat yang sub standard an harus ditarik dari
peredaran. Pencatatan dapat dilakukan dengan menggunakan bentuk digital
maupun manual. Kartu yang umum digunakan untuk melakukan pencatatan
adalah kartu stok dan kartu stok induk.
Fungsi :
Kartu stok digunakan untuk mencatat mutasi perbekalan farmasi (penerimaan,
pengeluaran, hilang, rusak atau kadaluarsa)
Tiap lembar stok hanya diperuntukkan mencatat data mutasi 1 (satu) jenis
perbekalan farmasi yang berasal dari 1 (satu) sumber anggran.
Data pada kartu stok digunkan untuk menyusun laporan, perencanaan,
pengadaan distribusi dan sebagai pembanding terhadap keadaan fisik
perbekaln farmasi dalam tempat penyimpanannya.
KARTU STOK INDUK
Fungsinya :
Kartu stok induk digunakan untuk mencatat miutasi perbekalan farmasi
(penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak atau kadaluarsa)
Tiap lembar kartu stok induk hanya diperuntukkan mencatat data mutasi 1
(satu) jenis perbekalan farmasi yang berasal dari semua sumber
anggaran.
Tiap baris data hanya diperuntukkan mencatat 1 (satu) kejadian mutasi
perbekalan farmasi.

Data pada kartu stok induk digunakan sebagai :


Alat kendali bagi kepala IFRS terhadap keadaan fisik perbekalan farmasi dalam
tempat penyimpanan.
Alat bantu untuk menyusun laporan, perencanaan pengadaan dan distribusi
serta pengendalian persediaan.
2. PELAPORAN
Pelaporan adalah kumpulan catatan dan pendataan kegiatan administrasi
perbekaln farmasi, tenaga dan perlengkapan kesehatan yang disajikan kepada
pihak yang berkepentingan.
Tujuan :
Tersedianya data yang akurat sebagai bahan evaluasi
Tersedianya informasi yang akurat
Tersedianya arsip yang memudahkan penelusuran surat dan laporan
Mendapat data yang lengkap untuk membuat perencanaan.

I. MONITORING DAN EVALUASI


Salah satu upaya untuk mempertahankan mutu pengelolaan perbekalan
farmasi di rumah sakit adalah dengan melakukan kegiatan monitoring dan
evaluasi (MONEV). Kegiatan ini juga bermanfaat sebagai masukan guna
penyusunan perencanaan dan pengambilan keputusan. Pelaksanaan monev
dapat di lakukan secara periodik dan berjenjang. Keberhasilan monev
ditentukkan oleh supervisor maupun alat yang digunakannya.
Tujuannya adalah untuk meningkatkan produktivitas para pengelola perbekalan
farmasi di rumah sakit agar dapat di tingkatkan secara optimum.

BAB IV

KESIMPULAN

Hasil analis pengelolaan logistik farmasi di rumah sakit Proklamasi tahun 2011,
didapatkan antara lain perencanaan kebutuhan perbekalan farmasi
menggunakan perhitungan kebutuhan dengan metode konsumsi didasarkan
pada data riel konsumsi perbekalan farmasi periode yang lalu, dengan
berbagai penyesuaian dan koreksi, biasanya data penggunaan obat tiga bulan
sebelumnya.
Tekhnik evaluasi yang dilakukan di rumah sakit proklamasi dengan cara analisa
kombinasi ABC dan VEN untuk menetapkan prioritas untuk pengadaan obat
karena anggaran yang di siapkan selama satu tahun dan pengelolaan obat di
lakukan langsung oleh IFRS. Pembelian secara langsung merupakan metode
yang diterapkan di IFRS Proklamasi. Keterlambatan pembayaran ke PBF kerap
terjadi di Rs.Proklamasi sehingga menyebabkan keterlambatan pula
pengiriman perbekalan farmasi. Penyimpanan perbekalan farmasi dilakukan
oleh gudang farmasi. Kegiatan pendistribusian perbekalan farmasi di Rumah
Sakit Proklamasi merupakan kegiatan mendistibusikan perbekalan farmasi di
rumah sakit untuk pelayanan resep perorangan. Monitoring dan evaluasi juga
di lakukan di Rs.Proklamasi.
Dari keseluruhan proses perencanaan sampai dengan monitoring dan evaluasi
perbekalan farmasi di Rs.Proklamasi berjalan dengan cukup baik. Namum
kendala sering terjadinya keterlambatan pembayaran ini yang masih sulit
ditemukan solusi terbaiknya. Untuk formularium di Rs.proklamasi dilakukan
setahun sekali dengan melakukan evaluasi enam bulan sekali, apabila obat
yang sudah terdapat di dalam formularium di berjalan maka pada evaluasi
enam bulan akan diganti dengan farmasi yang lainnya.