BHAYANGKARI

DAERAH JAWA TIMUR

PENGURUS CABANG MAGETAN

PELATIHAN
ADMINISTRASI SEKRETARIS
BHAYANGKARI

Magetan, 27 September 2014

SEKRETRIS :
NY.JAMIQ AFANDY NO HP. 081359089886
WAKIL SEKRETARIS :
NY. AYU LEO NO HP. 085649737010
URUSAN TATA USAHA:
NY.YULIA ERIK NO HP
URUSAN DALAM :
NY. AINI SUHARNO NO HP 03517636703
 BHAYANGKARI
DAERAH JAWA TIMUR
PENGURUS CABANG MAGETAN

TUGAS DAN KEWAJIBAN SEKRETARIS

1. Menyiapkan dan melaksanakan bahan bahan yang diperlukan guna menukung
kebijaksanaan Pemimpin.

2. Menyiapkan sarana penunjang yang mendukung kegiatan Pembinaan

administrasi Umum dan rumah tangga.

3. Menyiapkan kelengkapan administrasi yang berkaitan dengan tugas Pengurus

dan kerjasama dengan pihak lain.

4. Menyiapkan dan mengkoordinasikan penyelenggaraan rapat baik intern maupan

dengan pihak terkait.

5. Melaksanakan kegitan hubungan masyarakat.

6. Pengadaan dan penghapusan sarana dan prasarana fisik dengan persetujuan

Ketua.

7. Penyimpanan,pendistribusin,pemeliharaan dan pendataan.

8. Mengatur dan menyalukan anggaran untuk gaji karyawan.

9. Dalam penyelenggaraan kepengurusan dapat ditambah unit pelayanan

dibawahnya.

10. Melakukan tugas lain yang diberikan oleh Ketua.

11. Bertanggung jawab atas pelaksanaan tugasnya kepada Ketua

 BHAYANGKARI
DAERAH JAWA TIMUR
PENGURUS CABANG MAGETAN

PELATIHAN ADMINISTRASI SEKRETARIS

1. Buku kegiatan Ketua : Buku yang digunakan untuk mencatat semua kegiatan
Ketua baik keluar maupun kegiatan dalam organisasi Bhayangkari.

2. Buku kegiatan harian Sekretaris : Buku yang digunakan untuk mencatat semua
kejadian atau masalah yang dihadapi pada hari itu beserta tindakan
penyelesainnya.
( missal : menerima surat,menerima pembayaran,menerima tamu dll )
Lihat jukminu hal : 31

3. Buku Agenda : Untuk mencatat semua surat masuk kecuali surat masuk masuk
yang bersifat pribadi.
Setelah surat masuk di catat dalam buku agenda diteruskan dengan lembar
disposisi kepada pemimpin.
Jukminu hal 52.

4. Buku Verbal : Untuk mencatat semua surat keluar.

Arsip surat keluar tidak dibubuhi cap,tetapi harus dibubuhi tanda tangan dan
paraf asli.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan sebelum surat terkirim :
a. Apakah surat tersebut sudah diberi nomor verbal dan tanggal surat.
b. Apakah sudah ada tanda tangan pejabat dan cap organisasi.
c. Kalau ada lampiran,harus dilampirkan dan apabila ada alamat tembusan
harus dikirim.

5. Buku Konsep surat : Pembuatan surat keluar yang dikonsep terlebih dahulu
dibuku konsep setelah disetujui oleh Ketua baru diketik dan pada buku konsep
hanya di paraf dan tidak usah dibubuhi stempel.

6. Surat Pengantar : Tulisan organisasi yang berbentuk daftar digunakan untuk

mengatar sesuai yang ditujukan kepada tingkat kepengurusan dibawahnya.
Penandatangan oleg Sekretaris atas namanya sendiri dan apabila
berhalangan,surat dapat ditanda tangani oleh wakil Sekretaris dengan atas nama
( A.N ).
Jukminu hal 23

7. Buku Risalah rapat : Tulisan organisasi yang memuat hasil rapat.

Wewenang pembuatan oleh Sekretaris disemua tingkat kepengurusan.

8. Buku Penomeran PPPA : Untuk penomeran PPPA semua Seksi di catat oleh
Sekretaris
 2

9. Buku Notulen : Tulisan organisasi yang memuat hasil rapat / setiap rapat.
Jukminu hal 28

10. Buku Expedisi : Merupakan buku yang berguna sebagai tanda terima surat
kepada pihak lain.
Jukminu hal 54 contoh lampiran.

11. Laporan : Tulisan organisasi yang memuat pertanggung jawaban atau

pemberitahuan tentang pelaksanaan kegiatan,kejadian secara berurutan waktu.
Bentuk Laporan ada 3 macam :

a. Laporan Tahunan : Laporan pertanggung jawaban pelaksanaan program

kerja yang dibuat oleh semua tingkat kepengurusan dalam waktu satu
tahun, 1 Januari s/d 31 Desember.
b. Laporan Umum : Pertanggung jawaban tentang seluruh kegiatan yang
dilakukan dalam janka waktu tertentu.
Dibuat dalam rangka :
- Serah terima jabatan
- Perubahan tingkat kepengurusan
c. Laporan khusus : Pertanggung jawaban tentang pelaksanaan tugas yang
bersifat insidentil dan dibuat menurut kebutuhan.
Laporan Khusus dibuat untuk :
- Memenuhi permintaan
- Melaporkan pelaksanaan kegiatan misalnya HKGB, Seminar.
- Melaporkan pelaksanaan serah terima jabatan Ketua.
- Kunjungan Kerja
- Melaporkan pelaksanaan perubahan tingkat kepengurusan.

12. Pedoman pengurusan dan pemusnahan Arsip.

Tata cara pemeliharaan dan pemusnahan arsip lihat Jukminu hal 55
 3

13. Tata cara pengurusan surat ijin di dalam dan luar negeri

a. Dharmawisata
1) Mengajukan permohonan surat ijin pribadi / rombongan yang
dilampiri surat pernyataan pemberian ijin dari suami kepada Ketua
Bhayangkari setempat.
(kecuali dalam negeri).
2) Surat ijin tersebut akan diteruskan kepada pengurus satu tingkat
diatasnya
secara berjenjang, yang dilampiri surat ijin dari Pembina
Bhayangkari setempat,untuk Rombongan dilampiri daftar bama
peserta Dharmawisata.
3) Surat ijin sudah harus diterima oleh tingkat kepengurusan yang
Bersangkutan satu minggu sebelum keberangkatan.
4) Pemohon tidak diperkenankan berangkat sebelum mendapat ijin
dari Ketua tingkat kepengurusan diatasnya.
b. Berobat,ibadah dan mengunjungi keluarga :
1) Mengajukan surat pemberitahuan dengan dilampiri surat pernyataan
Pemberian ijin dari suami kepada Ketua Bhayangkari setempat.
2) Surat pemberitahuan akan diteruskan secara berjenjang
3) Pemohon tidak perlu menunggu jawaban dari Ketua pengurus
diatasnya,karena surat tersebut hanya bersifat pemberitahuan saja.
4) Khusus kepada anggota Bhayangkari yang menderita sakit dan
harus segera berobat,dapat memberitahukan melauliu telepon terlebih
dahulu, surat pemberitahuan menyusul.
5) Apabila ijin kurang dari tiga hari ( dalam negeri ), cukup dengan
pemberitahuan melalui telpon.

c. Melaksanakan tugas/bekerja
1) Mengajukan surat ijin pribadi yang dilampiri dengan surat
pernyataan pemberian ijin dari suami, surat penugasan dari
instansi terkait,dan surat
pernyataan selaku anggota Bhayangkari kepada Ketua Bhayangkari
setempat.
2) Surat ijin tersebut akan diteruskan kepada pengurus satu tingkat
diatasnya secara berjenjang.
Catatan :
Apabila dalam keadaan mendesak, dapat memberitahukan
melalui telepon terlebih dahulu, surat ijin menyusul.
Contoh lampiran jukminu hal 190.191
Magetan, 27 September 2014
SEKRETARIS

NY. JAMIQ AFANDY

 BHAYANGKARI
DAERAH JAWA TIMUR
PENGURUS CABANG MAGETAN

DAFTAR BUKU
SEKRETARIS
P.C BHAYANGKARI MAGETAN

1. BUKU EXPEDISI
2. BUKU TAMU
3. BUKU PIKET
4. BUKU AGENDA RDG
5. BUKU AGENDA SURAT KEPUTUSAN
6. BUKU VERBAL
7. BUKU AGENDA
8. BUKU KONSEP SURAT
9. BUKU PROJA DAN PA
10. BUKU DAFTAR INVENTARIS
11. BUKU RISALAH RAPAT
12. BUKU HARIAN
13. BUKU ABSENSI
14. BUKU KONSEP P.P.P.A
15. BUKU NOMOR P.P.P.A
16. BUKU KONSEP SURAT IJIN
17. BUKU KONSEP RADIOGRAM
18. BUKU LAPORAN KEPADA KETUA HASIL KOREKSI DALAM KUNKER
19. BUKU EVALUASI
20. BUKU KONSEP SALINAN SURAT KEPUTUSAN
21. BUKU KONSEP LAPORAN UMUM
22. BUKU KONSEP LAPORAN TAHUNAN PELAKSANAAN PROGRAN KERJA
23. BUKU KONSEP LAPORAN KHUSUS
24. BUKU JADWAL PELAKSANAAN PROJA
 BUKU KEGIATAN KETUA

HARI TANGGAL KEJADIAN KETERANGAN

1 2 3 4
Kamis 8 Mei 2014 - Menghadiri upacara korp raport kenaikan pangkat Tempat : Lantai dua loby
pengahargaan Gedung
Tribarata Mapolda Jatim
- Menghadiri undangan Rapat Koordinasi pelaksanaan Tempat : Ruang rapat Bed
Bansos ke 2 dalam rangka Hari Bhayangkari ke 68 Dokkes
tahun 2014 Polda Jatim

Selasa 13 Mei 2014 - Menghadiri uacara sertijab Dir Lantas Polda Jatim Tempat : Rupatama Gedung
Tribata
Mapolda Jawa timur

- Menghadiri Sertijab Pengurus di Lingkungan PD Tempat : Gedung

Bhayangkari Jatim Bhayangkari Daerah
Jawa Timur.
 BUKU HARIAN

HARI/TGL NOMOR KEJADIAN TINDAKAN TANDA TANGAN

URUT
1 2 3 4 5

Senin 412 Menerima surat dari : Diagendakan dan diberi lembar

disposisi dan diajukan ke Ketua
14- 07- 1. PC. Bhay. Lunajang
2014
2. PC. Bhay. Jombang
3. PC.Bhay. Pasuruan

Rabu 413 Menerima surat dari :

16-07-2014 1. PC.Bhay. Blitar Kota
2. PC.Bhay. Lamongan

Senin
21-07-2-14 414 Menerima surat dari :
1. PC.Bhay. Pacitan
2. PC.Bhay. Malang Kota

Menerima bingkisan dari : Dibagikan ke PD. Bhay Jatim

Para Ketua Bhay. Cab se
Daerah
Jatim,bingkisan lebaran
untuk PD . Bhay. Jatim
 BHAYANGKARI
DAERAH JAWA TIMUR
PENGURUS CABANG MAGETAN

BUKU AGENDA

TANGGAL NOMOR URUT NO. DAN LAMPIRAN ALAMAT PERIHAL KETERANGAN

AGENDA TANGGAL SURAT PENGIRIM
MASUK
14- 07- B/584/VII/2014 B/46/VII/2014/Bud Satu berkas PC. Bhay. Pengiriman
2014 05-09-2014 Pamekasan Laporan
penanaman
pohon

Catatan : Penomoran buku agenda dimulai dari bulan Januari s.d Desember tahun yang sama
 BUKU VERBAL

TANGGAL NOMOR LAMPIRAN KEPADA PERIHAL KETERANGAN

SURAT

11-07-2014 B/66/VII/`14/Bud Satu lembar Yth - Permohonan bantuan

dana
1. Ketua Bhay. Cab.
Tabes Surabaya
2. Ketua Bhay. Cab.
Sidoarjo
3. Ketua Bhay. Cab. A.R
Lantas

10-07-2014 B/67/VII/`14/Sos 18 lembar Yth

Ketua Umum - Pengajuan Bea
Bhayangkari di Jakarta Siswa tingkat P.T
 CONTOH SURAT KELUAR YANG DIKIRIM
KE TINGKAT KEPENGURUSAN DI ATASNYA

BHAYANGKARI
DAERAH JAWA TIMUR
JL. AYANI WONOCOLO NO.116TLP 8280880
SURABAYA 60231

Nomor : B/68/VII/ 2014/ Org Surabaya, 14 Juni 2014

Kalsifikasi : BIASA
Lampiran : Empat lembar
Perihal : Pengiriman Permasalahan, Usulan
Dan Saran.

Kepada
Yth. Ketua Umum Bhayangkari
Jl. Sanjaya I/1 Kebayaoran baru
Jakarta Selatan.

Dengan hormat,

Berdasarkan Radiogram dari Pengurus Pusat Bhayangkari Nomor : RDG / 01 /

IV / 2014 tanggal 28 April tentang pengiriman permasalahan,usulan atau saran dalam
rangka Musyawarah Bhayangkari tahun 2015.

Sehubungan dengan hal tersebut diatas,bersama ini kami kirimkan

permasalahan,usulan dan saran Pengurus daerah Bhayangkari jawa Timur,sebagaimana
terlampir.

Atas perhatian Ibu,kami ucapkan terima kasih.

KETUA

Tembusan : NY. YUNI UNGGUNG CAHYONO

Pembina Bhayangkari Daerah Jawa Timur.
 CONTOH SURAT KELUAR YANG DIKIRIM
TINGKAT KEPENGURUSAN DI BAWAHNYA

BHAYANGKARI
DAERAH JAWA TIMUR
JL. AYANI WONOCOLO NO.116TLP 8280880
SURABAYA 231

Nomor : B/53/V/ 2014/ Sos Surabaya, 30 Mei 2014

Kalsifikasi : BIASA
Lampiran : 1 ( satu ) lembar
Perihal : Bea siswa prestasi

Kepada
Yth. Para Ketua Bhayangkari Cabang se Daerah
Jawa Timur
Di-
Tempat.

Dengan hormat,

Berdasarkan kegiatan rutin Seksi Sosial PD. Bhayngkari Jwa Timur dalam
rangka memperingati Hari Gerak Bhayangkari ke 62 Tahun2014.

Bersama ini kami mohon kepada ibu untuk mengirikan Data calon Penerima
Bea siswa prestasi,selambat lambatnya sampai di Pengurus Daerah Bhayangkari Jawa
Timur tanggal 30 Juni 2014, dengan persyaratan pada Juklak yang berlaku ( HTCK )
dan sebelum dikirim ke PD Bhayangkari jawa Timur agar diseleksi terlebih dahulu di
tingkat kepengurusan cabang.

Atas perhatian Ibu,kami ucapkan terima kasih.

A.N. K E T U A

Tembusan : NY. WIDYA IMAM SAYUTI

Ketua Bhayangkari Daerah Jawa Timur.
 CONTOH LEMBAR DISPOSISI & PENGISIANNYA

BHAYANGKARI
PENGURUS DAERAH JAWA TIMUR

LEMBAR DISPOSISI
Nomor Agenda : 390 / V/ 2014
KEPADA YTH : KETUA BHAYANGKARI DAERAH JAWA TIMUR DISPOSISI

Sekum/set

DITERIMA TANGGAL : 23 November 2014

DARI : PC. Bhay. Mojokerto Kota

DERAJAT : Biasa

PERIHAL : Permasalahan

DITERUSKAN DITERIMA

KEPADA TGL PARAF DARI TGL PARAF

CATATAN SEKRETARIAT :

Setelah selesai ditandatangani, mohon dikembalikan ke secretariat.

 BUKU EKSPEDISI

NO TGL NO SURAT KEPADA PERIHAL TTD

URUT PENGIRIMAN
1 2 3 4 5 6
1. 2-6-2014 B/08/VI/2014 Ketua Bhay. Permohonan
Anak ranting Sat Konsumsi
Pol air Surabaya

2. 6-6-2014 Skep/06/VI/2014 Ketua Bhay. Cab Petikan Skep

Banyuwangi 06/VI/2014
 BUKU PENOMERAN PPPA

URUSAN URUSAN YANG

NO TANGGAL NOMOR PPPA SEKSI JUMLAH DIPERTANTANGGUNG
ANGGARAN JAWABKAN
1 2 3 4 5 6 7 8

1 09/01/2014 PPPA/01/I/2014/SET SEKRETARIS SET. URDAL Rp. Rp. 8.196.605,-

Rp. Rp. 7.677.000,-
1.313.500,- 6.123.500,-

2. 11/01/2014 PPPA/02/I/2014/BUD KEBUDAYAAN BUDAYA PEM Rp.

Rp. 300.000,-
300.000,-
MENTAL
 CONTOH SURAT PENGANTAR

BHAYANGKARI
DAERAH JAWA TIMUR
JL. AYANI WONOCOLO NO.116TLP 8280880
SURABAYA 231

Nomor : Speng/01/II/ 2014/ Set Surabaya, 3 Februari 2014

Kalsifikasi : BIASA
Lampiran : 1 ( satu ) lembar
Perihal : Bea siswa prestasi

Kepada
Yth. Ketua Bhayangkari Cabang se Daerah
Jawa Timur
Di-
Tempat.

Nomor Jenis yang dikirim Banyaknya Keterangan

1 2 3 4

1 Program Kerja Pengurus Daerah Satu buku Disampaikan dengan

Bhayangkari jawa Timur Tahun 2014 hormat,guna seperlunya

SEKRETARIS

NY. ENNI RISYAPUDIN NURSI

 CONTOH LAMBANG DIGUNAKAN UNTUK CAVER LAPORAN TAHUNAN
( DISESUAIKAN DENGAN BESAR KECILNYA BUKU LAPORAN )

CONTOH LAMBANG DIGUNAKAN UNTUK TULISAN YANG BERSIFAT MENGATUR

LAMBANG TERLETAK DITENGAH KERTAS BERJAEAR 4 CM DARI TEPI ATAS KERTAS

DENGAN UKURAN
LEBAR LAMBANG : 2,5 CM
TINGGI LAMBANG : 3 CM

CONTOH LAMBANG DIGUNAKAN UNTUK KOP SURAT

LAMBANG TERLETAK DISUDUT KIRI ATAS,DIATAS KEPALA SURAT

DENGAN UKURAN
LEBAR LAMBANG : 1,5 CM
TINGGI LAMBANG : 2 CM
CAP TINGKAT KEPENGURUSAN

DENGAN UKURAN :
- GARIS TENGAH HORIZONTAL LINGKUNGAN PERTAMA 4,7 CM GARIS TENGAH
VERTIKAL LINGKARAN PERTAMA 3 CM.
- GARIS TENGAH HORIZONTAL LINGKARAN KEDUA, 4,5 CM GARIS TENGAH
VERTIKAL LINGKARAN KEDUA 2,8 CM
- GARIS TENGAH HORIZONTAL LINGKARAN KETIGA 3,5 CM GARIS TENGAH
VERTIKAL LINGKARAN KETIGA 1,8 CM

CAP UNTUK KARTU TANDA ANGGOTA

DENGAN UKURAN :
- GARIS TENGAH HORIZONTAL LINGKARAN PERTAMA 3,5 CM ,GARIS TENGAH
VERTIKAL LINGKARAN PERTAMA 2 CM
- GARIS TENGAH HORIZONTAL LINGKARAN KEDUA 2,7 CM,GARIS TENGAH
VERTIKAL LINGKARAN KEDUA 1,2 CM

Nb. Sertijab
Pengiriman Laporan khusus dan Laporan Umum pertanggung jawaban di kirim bersamaan
dalam 1 surat.

Laporan tahunan tidak pakai pencapaian.