PENGELOLAAN REKAM MEDIS DAN INFORMATIKA KESEHATAN DI

UPT PUSKESMAS GAMBIRSARI KOTA SURAKARTA

Tinjauan Terhadap Sistem Rekam Medis dan Ergonomi

LAPORAN PRAKTIK LAPANGAN

SEMESTER IV TAHUN AKADEMIK 2016 / 2017

Disusun Oleh :

1. Khusnul Afidah Taufiqi 2015118

2. Krisma Wulansari 2015119
3. Kutsyahhana Pratiwi 2015120
4. Chrisna Nur Refeliyana 2015285
5. Dimas Wahyu Gemilang 2015286
6. Putu Gede Nadya Yadnya Nugraha 2015300

AKADEMI PEREKAM MEDIK DAN INFORMATIKA KESEHATAN

APIKES CITRA MEDIKA SURAKARTA

2017

i
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan atas kehadirat Allah SWT atas segala rahmat

dan hidayah yang telah dilimpahkan-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan

penyusunan laporan praktik lapangan semester IV di UPT Puskesmas Gambirsari

Kota Surakarta. Pada kesempatan ini kami mengucapkan terimakasih kepada :

1. Ibu Ida Angklaita, S.KM, M.Si selaku Kepala Bidang Kesehatan

Masyarakat Kota Surakarta.

2. drg. Erwin Windrawati selaku Kepala UPT Puskesmas Gambirsari Kota

Surakarta.
3. Bapak Tominanto, S.Kom.,M.Cs selaku direktur APIKES Citra Medika

Surakarta.
4. Bapak Agus Siswanto, S.KM selaku pembimbing praktik lapangan UPT

Puskesmas Gambirsari Kota Surakarta.

5. Ibu Linda Widyaningrum, M.PH selaku dosen pembimbing akademik

APIKES Citra Medika Surakarta.

6. Seluruh staff dan karyawan di UPT Puskesmas Gambirsari Kota Surakarta

yang telah membantu kami selama praktik lapangan.

7. Rekan-rekan mahasiswa dan mahasiswi Apikes Citra Medika Surakarta

yang ikut serta dalam praktik lapangan yang sangat bermanfaat ini.
8. Kedua orang tua yang telah memberikan dukungan sehingga penulis dapat

menyelesaikan laporan ini.

9. Selain itu juga pihak-pihak lain yang tidak dapat penulis sebutkan satu

persatu.
Penulis menyadari bahwa laporan ini masih jauh dari sempurna.

Oleh karena itu, penulis mengharap kritik dan saran yang membangun

demi kesempurnaan penyusunan laporan di kemudian hari. Semoga

laporan ini dapat bermanfaat bagi penulis pada khususnya dan pembaca

pada umumnya.

ii
 Surakarta, Mei 2017

Penulis

DAFTAR ISI

JUDUL.................................................................................................... i

LEMBAR PENGESAHAN..................................................................... ii

KATA PENGANTAR.............................................................................. iii

DAFTAR ISI........................................................................................... v

iii
DAFTAR TABEL.................................................................................... viii

DAFTAR GAMBAR............................................................................... ix

DAFTAR LAMPIRAN........................................................................... x

DAFTAR SINGKATAN.......................................................................... xi

BAB I PENDAHULUAN....................................................................... 1
A. Latar Belakang............................................................................. 1
B. Rumusan Masalah....................................................................... 2
C. Tujuan.......................................................................................... 3
D. Manfaat........................................................................................ 3
E. Ruang lingkup............................................................................. 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA............................................................. 5
A. Sejarah dan Tujuan Rekam Medis............................................... 5
B. Sistem dan Sub Sistem Rekam Medis......................................... 5
C. Prosedur Pelayanan dan Pengelolaan Rekam Medis
di Puskesmas............................................................................... 19
D. Sistem Informasu Manajemen Puskesmas (SIMPUS) dan
Sistem Informasi P-Care............................................................. 23
E. Ergonomi Desain Ruang Kerja.................................................... 25
BAB III Hasi Pengamatan....................................................................... 37
A. Gambaran Umum UPT Puskesmas Gambirsari Kota Surakarta. 37
B. Sistem dan Sub Sistem Rekam Medis UPT Puskesmas
Gambirsari Kota Surakarta.......................................................... 40
C. Prosedur Pelayanan dan Pengelolaan Rekam Medis di UPT
Puskesmas Gambirsari Kota Surakarta....................................... 47
D. Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS) dan
Sistem Informasi P-Care di UPT Puskesmas Gambirsari Kota
Surakarta...................................................................................... 56
E. Analisis dan Desain Tempat Pendaftaran Pasien di
UPT Puskesmas Gambirsari Kota Surakarta............................... 71
BAB IV PEMBAHASAN....................................................................... 74

iv
 A. Sistem dan Sub Sistem Rekam Medis di UPT Puskesmas

Gambirsari Kota Surakarta.......................................................... 74

B. Prosedur Pelayanan dan Pengelolaan Rekam Medis di UPT

Puskesmas Gambirsari Kota Surakarta....................................... 76

C. Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS) dan

Sistem Informasi P-Care di UPT Puskesmas Gambirsari Kota
Surakarta...................................................................................... 76
D. Analisis dan Desain Ulang Tempat Pendaftaran Pasien di
UPT Puskesmas Gambirsari Kota Surakarta............................... 78

BAB V PENUTUP.................................................................................. 82

A. Kesimpulan.................................................................................. 82

B. Saran............................................................................................ 83

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Pemilihan Sikap Kerja Terhadap Jenis Pekerjaan yang

Berbeda-beda .............................................................................. 30

Tabel 3.1 Upaya Kesehatan Perorangan di UPT Puskesmas Gambirsari . . . 38

Tabel 3.2 Sistem Penomoran di UPT Puskesmas Gambirsari ..................... 41

v
Tabel 3.3 Penggunaan Nomor Indeks Berdasarkan Kode Wilayah di

UPT Puskesmas Gambirsari ....................................................... 42

Tabel 3.4 Penggunaan Nomor Indeks Berdasarkan Status Keluarga di

UPT Puskesmas Gambirsari ....................................................... 42

Tabel 3.5 Warna Map Family Folder .......................................................... 55

Tabel 3.6 Warna Tracer ............................................................................... 55

Tabel 3.7 Ukuran Area Kerja Tempat Pendaftaran di UPT Puskesmas

Gambirsari .................................................................................. 73

Tabel 4.1 Hasil Perhitungan Luas Area Kerja di Tempat Pendaftaran Pasien

di UPT Puskesmas Gambirsari ................................................... 79

vi
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.1 Tampilan Awal SIK UPT Puskesmas Gambirsari.................... 45

Gambar 3.2 Alur Pendaftaran Pasien Rawat Jalan di UPT Puskesmas
Gambirsari ............................................................................... 48
Gambar 3.3 Alur Pendaftaran Pasien Gawat Darurat di UPT Puskesmas
Gambirsari ............................................................................. 53

Gambar 3.4 Tampilan Menu Home pada SIMPUS UPT Puskesmas

Gambirsari ............................................................................. 57

Gambar 3.5 Tampilan Menu File pada SIMPUS UPT Puskesmas

Gambirsari ............................................................................. 58

Gambar 3.6 Tampilan Menu Input Data pada SIMPUS UPT Puskesmas

Gambirsari ............................................................................. 59

Gambar 3.7 Tampilan Menu Query atau tampilan datapada SIMPUS UPT
Puskesmas Gambirsari ........................................................... 60

Gambar 3.8 Tampilan Menu Rekapitulasipada SIMPUS UPT Puskesmas

Gambirsari ............................................................................. 61

Gambar 3.9 Tampilan Menu Pelaporanpada SIMPUS UPT Puskesmas

Gambirsari ............................................................................. 62

Gambar 3.10 Tampilan Menu Grafikpada SIMPUS UPT Puskesmas

Gambirsari ............................................................................. 63

Gambar 3.11 Tampilan Menu Pemetaanpada SIMPUS UPT Puskesmas

Gambirsari ............................................................................. 64

Gambar 3.12 Form Registrasi Pasien .......................................................... 66

vii
Gambar 3.13 Tampilan Format Pengisian Hasil Pemeriksaan Pasien Pada

SIMPUS UPT Puskesmas Gambirsari ................................... 67

Gambar 3.14 Tampilan Menu Entry Data pada Primary Care UPT Puskesmas

Gambirsari ............................................................................ 69

Gambar 3.15 Tampilan Menu Lihat Datapada Primary Care UPT Puskesmas

Gambirsari ............................................................................ 70

Gambar 3.16 Tampilan Menu Tools pada Primary Care UPT Puskesmas

Gambirsari ............................................................................ 71

Gambar 3.17 Tempat Pendaftaran Pasien UPT Puskesmas Gambirsari ..... 72

Gambar 4.1 Desain Ulang Tempat Pendaftaran Pasien di UPT Puskesmas

Gambirsari ............................................................................. 81

viii
DAFTAR LAMPIRAN

ix
 DAFTAR SINGKATAN

1. ASKES :Asuransi Kesehatan.

2. BPJS : Badan Penyelenggara Jaminan Sosial.
3. DEPKES : Departemen Kesehatan.
4. DRM : Dokumen Rekam Medis.
5. FNS :Family Numbering System.
6. ICD : International Statistical Classification of Diseases and
Related Health Problems.
7. IGD : Instalasi Gawat Darurat.
8. JAMKESMAS : Jaminan Kesehatan Masyarakat.
9. KIB : Kartu Identitas Berobat.
10. KIUP : Kartu Indeks Utama Pasien.
11. KTB : Kartu Tanda Berobat.
12. KTPK : Kartu Tanda Pengenal Keluarga.
13. KTP : Kartu Tanda Penduduk.
14. LB : Laporan Bulanan.
15. LT : Laporan Tahunan.
16. MDF : Middle Digit Filing.
17. PERMENKES : Peraturan Menteri Kesehatan.
18. Puskesmas : Pusat Kesehatan Masyarakat.
19. SUNS : Serial Unit numbering System.
20. SNF : Straight Numerical Filing.
21. SIK : Sistem Informasi Kesehatan.
22. SIM : Sistem Informasi Manajemen Puskesmas.
23. SIMPUSTU : Sistem Informasi Manajemen Puskesmas Pembantu.
24. SSNS : Social Security Numbering System.
25. SNS : Serial Numbering System.
26. TDF : Terminal Digit Filing.
27. TPPRJ : Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan.
28. TPPGD : Tempat Pendaftaran Pasien Gawat Darurat.
29. UNS : Unit Numbering System.
30. P-Care : Primary Care.

x
xi
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Puskesmas adalah suatu kesatuan organisasi kesehatan yang merupakan

pusat pembangunan kesehatan masyarakat yang juga memberikan pelayanan

secara menyeluruh dan terpadu kepada masyarakat di wilayah kerjanya dalam

bentuk kegiatan pokok. Secara administrasi puskesmas merupakan perangkat

pada tingkat II dan bertanggungjawab secara teknis dan administrative kepada

Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota, sedangkan secara hierarki

pelayanan pada tingkat I fasilitas kesehatan (Primary Health Care). Puskesmas

merupakan sarana pelayanan kesehatan tingkat pertama yang mempunyai

peranan penting karena puskesmas dijadikan tempat pertolongan pertama bagi

masyarakat menengah ke bawah.

Menurut Permenkes No.269/Menkes/Per/III/2008, rekam medis adalah

berkas yang berisi catatan dan dokumen antara lain identitas pasien, hasil

pemeriksaan, pengobatan yang telah diberikan, serta tindakan dan pelayanan

lain yang telah diberikan kepada pasien. Rekam medis harus dibuat secara

tertulis, lengkap dan jelas, atau secara elektronik.

Pengelolaan rekam medis di puskesmas tidak kalah penting dengan

pengelolaan rekam medis di rumah sakit. Pengelolaan rekam medis tersebut

akan menghasilkan sebuah informasi yang penting untuk keperluan manajemen

dalam pengambilan kebijaksanaan dan untuk meningkatkan mutu pelayanan

yang ada di puskesmas, oleh karena itu diperlukan sebuah alur dan prosedur

1
 2

rekam medis guna terkumpulnya data dan memudahkan dalam pengelolaan

data yang ada, sehingga dapat menghasilkan informasi yang tepat dan akurat.

Dalam pelaksanaan pekerjaan di unit rekam medis, seorang perekam medis

harus mengetahui hal hal yang berkaitan dengan tata letak, ukuran peralatan

kerja, pencahayaan dan kebutuhan peralatan pekerjaan di unit rekam medis,

atau dikenal dengan istilah ergonomi. Tujuan seorang perekam medis

mengetahui tentang ergonomi dimaksud agar tercapai efisiensi, keamanan,

kenyamanan dan keselamatan dalam bekerja. Berdasarkan hal tersebut maka

dapat dikembangkan kesesuaian desain atau rancangan ruangan dan

perlengkapan, work flow dan work space, serta kenyamanan lingkungan yang

ada di unit rekam medis.

Berdasarkan keterangan diatas, penulis membuat laporan dengan judul

Pengelolaan Rekam Medis dan Informatika Kesehatan di UPT Puskesmas

Gambirsari Kota Surakarta Tinjauan Terhadap Sistem Rekam Medis dan

Ergonomi .

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang diatas, dirumuskan sebuah permasalahan

yaitu Bagaimana pengelolaan rekam medis dan informatika kesehatan

ditinjau dari sistem rekam medis dan ergonomi di UPT Puskesmas Gambirsari

Kota Surakarta?
 3

C. Tujuan

Tujuan penyusunan laporan ini adalah sebagai berikut :

1. Tujuan Umum
Mahasiswa dapat mengetahui pengelolaan rekam medis dan informatika

kesehatan ditinjau dari aspek alur prosedur dan ergonomi desain loket

pendaftaran di UPT Puskesmas Gambirsari Kota Surakarta.

2. Tujuan Khusus
a. Mengetahui sejarah dan tujuan rekam medis di UPT Puskesmas

Gambirsari Kota Surakarta.

b. Mengetahui sistem dan subsistem rekam medis di UPT Puskesmas

Gambirsari Kota Surakarta.

c. Mengetahui alur dan prosedur rekam medis di UPT Puskesmas

Gambirsari Kota Surakarta.

d. Mengetahui pengelolaan data rekam medis melalui Sistem Manajemen

Informasi Puskesmas (SIMPUS) dan Sistem Informasi P-Care di UPT

Puskesmas Gambirsari Kota Surakarta.

e. Menganalisis dan mendesain ulang desain ruang pendaftaran yang ada di

UPT Puskesmas Gambirsari Kota Surakarta.

D. Manfaat

Manfaat penyusunan laporan ini adalah sebagai berikut :

1. Bagi UPT Puskesmas Gambirsari Kota Surakarta

a. Sebagai masukan dan pertimbangan dalam meningkatkan pelayanan

kesehatan di UPT Puskesmas Gambirsari Kota Surakarta.

b. Meningkatkan kerjasama yang baik antara UPT Puskesmas Gambirsari

Kota Surakarta dengan APIKES Citra Medika Surakarta.

2. Bagi Akademik
a. Sebagai bahan referensi bagi perpustakaan dan menambah koleksi buku-

buku perpustakaan.
b. Sebagai pertimbangan bagi akademik dalam merancang hal yang lebih

baik untuk kedepannya.

 4

3. Bagi Mahasiswa
a. Mengaplikasikan teori yang diperoleh selama kuliah dengan praktik

lapangan.
b. Meningkatkan keterampilan dan pengetahuan mahasiswa dalam hal

mengatasi permasalahan yang timbul di lapangan.

c. Sebagai acuan belajar agar dapat lebih baik kedepannya.

E. Ruang Lingkup

Ruang lingkup rekam medis dapat penulis uraikan sebagai berikut :

1. Lingkup Keilmuan : Rekam Medis dan Informatika Kesehatan.

2. Lingkup Materi : Pengelolaan sistem rekam medis kesehatan
terhadap tinjauan alur prosedur dan desain ruang

pendaftaran.
3. Lingkup Lokasi : UPT Puskesmas Gambirsari Kota Surakarta.
4. Lingkup Metode : Observasi dan Wawancara.
5. Lingkup Waktu : 8 Mei 2017 3 Juni 2017.
 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Sejarah dan Tujuan Rekam Medis

1. Sejarah Rekam Medis di Puskesmas

Menurut Permenkes No. 269/Menkes/Per/III/2008, rekam medis adalah

berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien,

pemeriksaan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada

pasien. Rekam medis sebagai catatan dan ingatan tentang praktik kedokteran

yang telah ditemukan kurang lebih 25.000 tahun sebelum masehi. Kemudian

Ibnu Sina (980-1037) mengembangkan ilmu kedokteran sebagai catatan

pada jaman hippocrates. Pada jaman pertengahan, rumah sakit di

Barholomeus, London, Inggis mulai menyimpan catatan pengelolaan pasien.

Pada abad 17-18 mulai dikenal ilmu statistik sehingga peranan data rekam

medis semakin diperlukan.

Perkembangan rekam medis yang sangat pesat, sudah mulai masuk ke

unit pelayanan kesehatan tingkat pertama seperti di puskesmas. Puskesmas

merupakan unit terpadu dan menyeluruh yang melaksanakan pelayanan

kesehatan di tingkat kecamatan. Alur pasien atau rekam medis yang ada di

puskesmas masih sangat sederhana dilakukan secara manual. Sejak tahun

1900an, sudah dikenal pula kartu berobat yang sekarang dinamakan Kartu

Tanda Pengenal Keluarga (KTPK). Puskesmas juga mengenal sistem family

folder yang digunakan sebagai acuan dalam penyimpanan.

5
 6

Rekam medis di sarana pelayanan kesehatan primer seperti di puskesmas

merupakan salah satu sumber data penting yang nantinya akan diolah

menjadi informasi. Pada jangka waktu tertentu informasi tersebut akan

dikirimkan ke Dinas Kesehatan Kota (DKK) untuk dijadikan bahan

pertimbangan pengambilan keputusan. Untuk menunjang pelaksanaan

rekam medis yang lebih baik, di puskemas menggunakan berbagai macam

formulir rekam medis. Jenis kartu atau formulir rekam medis yang

digunakan di puskesmas sangat bervariasi, tergantung sasarannya. Formulir

yang digunakan di puskesmas adalah formulir yang didesain sangat

sederhana dan masih digunakan sampai sekarang.

2. Tujuan Rekam Medis
Tujuan rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib administrasi

dalam rangka upaya peningkatan pelayanan. Tanpa didukung suatu sistem

pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, maka tertib administrasi

tidak akan berhasil. Adapun kegunaan Rekam Medis menurut Depkes, 2006

adalah sebagai berikut :

a. Aspek Administrasi
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi, karena isinya

menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab

sebagai tenaga medis dan paramedis dalam mencapai tujuan pelayanan

kesehatan.

b. Aspek Medis
Suatu rekam medis mempunyai nilai medik, karena catatan tersebut

dipergunakan sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan atau

perawatan yang harus diberikan kepada seorang pasien.

c. Aspek Hukum
 7

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum, karena isinya

menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar

keadilan, dalam rangka usaha menegakkan hukum serta penyediaan

bahan tanda bukti untuk menegakkan keadilan.

d. Aspek Keuangan
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai uang, karena isinya

mengandung data atau informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek

keuangan.
e. Aspek Penelitian
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian karena isinya

menyangkut data atau informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek

penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan dibidang kesehatan.

f. Aspek Pendidikan
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan, karena isinya

menyangkut data atau informasi tentang perkembangan kronologi dan

kegiatan pelayanan medik yang diberikan kepada pasien. Informasi

tersebut dapat dipergunakan sebagai bahan atau referensi pengajaran

dibidang profesi si pengguna.

g. Aspek Dokumentasi
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi, karena isinya

menyangkat sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan dapat

dipakai sebagai bahan pertanggungjawaban.

B. Sistem dan Sub Sistem Rekam Medis

Sistem adalah gabungan dari elemen-elemen yang saling dihubungkan oleh

suatu proses atau struktur dan berfungsi dan berfungsi sebagai satu kesatuan

organisasi dalam rangka upaya menghasilkan sesuatu yang telah ditetapkan.

Sistem dan sub sistem rekam medis meliputi : sistem penamaan, sistem
 8

penomoran, sistem penyimpanan, sistem penjajaran, assembling, coding,

indexing, retensi dan pemusnahan serta analizing dan reporting (Shofari,

2002).
1. Sistem Penamaan
Tata cara penulisan nama seseorang bertujuan untuk membedakan satu

pasien dengan pasien lainnya dan untuk memudahkan dalam pengindeksan

KTPK. Prinsip utama yang ditaati oleh petugas pendaftaran di puskesmas

adalah nama pasien harus lengkap, minimal dua suku kata. Dalam sistem

penamaan rekam medis, diharapkan nama ditulis dengan huruf cetak dan

mengikuti ejaan yang disempurnakan (Shofari, 2002).

a. Nama Tunggal

Nama orang dapat terdiri dari satu kata atau lebih. Nama orang yang
terdiri dari satu kata, diindeks sebagaimana nama itu ditulis.
Contoh : Nama dalam indeks ditulis

Dewi Dewi

b. Nama Majemuk
Nama orang Indonesia yangmajemuk dan ditulis menjadi satu, ditulis

sebagaimana nama itu ditulis.

Contoh : Nama dalam indeks ditulis
Siti Aminah Siti Aminah
c. Nama Keluarga
Nama orang Indonesia yang menggunakan nama keluarga,

diutamakan nama keluarganya.

Contoh : Nama dalam indeks ditulis
Joko Santoso Santoso, Joko
2. Sistem Penomoran
Sistem penomoran rekam medis sangat berperan penting dalam

memudahkan pencarian berkas apabila pasien datang kembali berobat

disarana pelayanan kesehatan khususnya puskesmas. Untuk menjaga

informasi medis agar tetap berkesinambungan maka di puskesmas

 9

menggunakan sistem penomoran. Nomor rekam medis memiliki berbagai

kegunaan atau tujuan yaitu sebagai petunjuk pemilik dokumen rekam medis

pasien yang bersangkutan, untuk pedoman dalam tata cara penyimpanan

(penjajaran) dokumen rekam medis dan sebagai petunjuk dalam pencarian

dokumen rekam medis yang telah tersimpan di filing.

Nomor rekam medis terdiri dari 8 angka (digit) yang terbagi menjadi 3

kelompok, masing-masing kelompok terdiri dari dua angka. Dengan

demikian maka dijumpai kelompok angka awal, angka tengah, angka akhir.

Ada tiga sistem pemberian nomor pasien masuk yaitu :

a. Pemberian Nomor Seri (Serial Numbering System)

Pada sistem ini, KIB barcode/KTB tidak diperlukan karena seorang

pasien dapat memiliki lebih dari KIB barcode/KTB. Bila pasien datang

berobat untuk kunjungan berikutnya petunjuk yang digunakan yaitu buku

register dengan cara menanyakan nama dan tanggal terakhir berobat.

Meskipun dengan cara ini akan menggunakan banyak formulir rekam

medis. Hal ini dikarenakan setiap kali pasien datang bertambah juga

dokumen rekam medis. Selain itu akan mempercepat penuhnya rak

penyimpanan dokumen rekam medis, karena setiap pasien datang akan

memiliki dokumen rekam medis baru untuk disimpan pada rak yang

sesuai dengan metode penyimpanan.

b. Pemberian Nomor Secara Unit (Unit Numbering System)

Pada sistem ini setiap pasien yang berkunjung ke fasilitas pelayanan

kesehatan akan mendapatkan satu nomor rekam medis (dokumen rekam

medis) ketika pasien tersebut pertama kali datang dan tercatat sebagai
 10

pasien di puskesmas tersebut. Nomor (dokumen) rekam medis ini dapat

dipergunakan untuk semua pelayanan kesehatan yang ada di puskesmas

yang bersangkutan, tanpa membedakan pelayanan rawat jalan/rawat

darurat.

Ada dua sistem penomoran secara Unit yaitu :

a) Social Security Numbering System yaitu pemberian satu nomor

rekam medis kepada satu pasien dan nomor rekam medis tersebut

digunakan untuk kunjungan berikutnya.

b) Family Numbering System yaitu pemberian satu nomor rekam

medis yang digunakan untuk seluruh anggota keluarga dan nomor

rekam medis tersebut digunakan untuk kunjungan berikutnya.

Contoh :
20 = kode wilayah
8439 = nomor rekam medis keluarga
00 = status dalam keluarga
Kelebihan pada Unit Numbering System adalah informasi klinis dapat

berkesinambungan karena semua data dan informasi mengenai pasien

dan pelayanan yang diberikan berada dalam satu folder. Dengan

demikian setiap pasien hanya mempunyai satu kartu berobat yang

digunakan oleh seluruh keluarga pada sarana pelayanan kesehatan atau

puskesmas.
Kekurangannya adalah pelayanan pasien lama akan lebih lama

dibanding dengan sistem penomoran seri. Hal ini karena pada pasien

lama akan dicarikan dokumen rekam medisnya yang lama, setelah

ketemu baru pasien akan mendapatkan pelayanannya.

 11

c. Pemberian Nomor Cara Seri Unit (Serial Unit Numbering System)

Sistem ini merupakan perpaduan antara sistem seri dan unit yaitu

dengan memberikan nomor baru (dokumen rekam medis baru) kepada

seluruh pasien yang berkunjung tetapi kemudian untuk pasien lama akan

dicarikan dokumen rekam medisnya. Pada sistem ini dokumen rekam

medis lama akan digabung dengan dokumen rekam medis baru dan

selanjutnya digabung dengan menggunakan nomor (dokumen) baru. Pada

tempat dokumen lama diberikan petunjuk penggabungan ke tempat

dokumen yang baru. Kelebihan dari sistem ini yaitu pelayanan menjadi

lebih cepat karena tidak memilah antara pasien baru atau lama semua

pasien yang datang seolah-olah dianggap sebagai pasien baru untuk

dibuatkan dokumen baru. Kekurangannya yaitu petugas akan mencari

dokumen pasien lama dan menggabungkan dengan dokumen yang baru,

informasi klinis pada saat pelayanan tidak disertakan, sehingga petugas

pelayanan tidak dapat melihat pelayanan yang telah diberikan kepada

pasien pada kunjungan sebelumnya. (Budi, 2011)

3. Sistem Penjajaran
Dokumen rekam medis yang disimpan di dalam rak penyimpanan

disusun berdiri sejajar satu dengan yang lainnya. (Shofari, 2002). Ada 3

penjajaran dokumen rekam medis yaitu :

a. Straight Numerical Filing

 12

Sistem penyimpanan dokumen rekam medis dengan menjajarkan

berdasarkan angka belakang, disebut penyimpanan langsung.

Contoh : 26 90 89
26 90 90
26 90 91
Kelebihan :
1) Memudahkan dalam melatih petugas yang harus melaksanakan

pekerjaan penyimpanan dokumen rekam medis.

2) Mudah mencari dokumen rekam medis dalam jumlah banyak

dengan berurutan.
Kekurangan :
1) Pengawasan kerapian penyimpanan sangat sukar dilakukan karena

tidak mungkin memberikan tugas bagi seorang staf untuk

bertaggungjawab pada rak-rak penyimpanan tertentu.

2) Terjadinya konsentrasi dokumen rekam medis pada rak

penyimpanan untuk nomor besar.

b. Terminal Digit Filing
Sistem penjajaran dengan sistem angka akhir yaitu suatu sistem

penyimpanan data rekam medis dengan menjajarkan folder data rekam

medis berdasarkan urutan nomor rekam medis pada dua angka kelompok

akhir.

Contoh : 20 21 22
21 21 22
22 21 22
Kelebihan :
1) Penambahan dokumen rekam medis selalu tersebar secara merata

keseratus kelompok (section) di dalam rak penyimpanan.

2) Petugas filing tidak berdesak-desakkan di satu tempat dimana

dokumen rekam medis tersebut disimpan.

3) Jumlah rekam medis untuk setiap section terkontrol dan bisa

terhindar dari timbulnya rak-rak kosong.

Kekurangan :
 13

1) Latihan dan bimbingan bagi petugas penyimpanan dalam sistem

angka akhir mungkin lebih lama dibandingkan latihan

menggunakan sistem nomor langsung.

2) Membutuhkan biaya awal yang besar karena harus menyiapkan rak

penyimpanan terlebih dahulu.

c. Middle Digit Filing
Sistem penjajaran dengan sistem angka terakhir yang sistem

penyimpanan data rekam medisnya dengan menjajarkan folder data

rekam medis berdasarkan urutan nomorrekam medis pada dua angka

kelompok tengah.

Contoh : 22 23 24
22 23 25
22 23 26
Kelebihan :
1) Memudahkan pengambilan seratus dokumen rekam medis yang

nomornya berurutan.
2) Penggantian dari sistem nomor langsung ke sistem angka tengah

lebih mudah daripada penggantian sistem nomor langsung ke

sistem nomor akhir.

3) Kelompok seratus dokumen rekam medis yang nomornya

berurutan pada sistem nomor langsung adalah sama persis dengan

kelompok seratus dokumen rekam medis untuk sistem angka

tengah.
Kekurangan :
1) Memerlukan latihan dan bimbingan yang cukup lama.
2) Terjadi rak-rak kosong pada beberapa section apabila rekam medis

dialihkan ketempat penyimpanan inaktif.

4. Sistem Penyimpanan
Dokumen rekam medis termasuk arsip seperti pada ketentuan yang

ditinjau dalam UU No 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok

 14

kearsipan, maka dokumen rekam medis harus dikelola dan dilindungi

sehingga aman dan terjaga kerahasiaannya. Penyimpanan dokumen rekam

medis mempunyai arti penting karena berhubungan dengan riwayat penyakit

pasien dan kerahasiaan yang terkandung di dalamnya. Untuk menjaga

kerahasiaan ditempat penyimpanan hanya petugas yang berkepentingan

yang boleh didalam ruangan tersebut.

Syarat dokumen rekam medis yang dapat disimpan yaitu apabila

pengisian data hasil pelayanan pada lembar fomulir rekam medis telah terisi

dengan lengkap dan telah dirakit sedemikian rupa sehingga riwayat penyakit

seorang pasien urut secara kronologis. Ada dua cara penyimpanan dokumen

didalam penyelenggaraan rekam medis (Depkes, 2006) :

a. Sentralisasi
Penyimpanan dokumen rekam medis seorang pasien dalam satu

kesatuan dokumen rekam medis rawat jalan dan rawat inap menjadi satu

dalam satu folder (map).

Kelebihan :
1) Mengurangi terjadinya duplikasi data dalam penyimpanan dan

pemeliharaan rekam medis.

2) Mengurangi jumlah biaya yang dipegunakan untuk peralatan dan

ruangan.
3) Tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan medis mulai

distandarisasi.
4) Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas penyimpanan.

Kekurangannya yaitu tempat penerimaan pasien harus bertugas

selama 24 jam.

b. Desentralisasi
 15

Rekam medis pelayanan kesehatan disimpan di satu tempat

penyimpanan, sedangkan penyimpanan rekam medis pasien rawat inap

disimpan di bagian catatan medis.

Kelebihan :
1) Beban kerja petugas lebih ringan.
2) Efisien waktu, sehingga pasien mendapat pelayanan lebih cepat.
Kekurangan :
1) Biaya yang diperlukan untuk peralatan dan ruangan lebih banyak.
2) Terjadi duplikasi data dalam pembuatan dokumen rekam medis.
5. Sistem Pelaporan
Sistem pelaporan berfungsi sebagai pengumpul data pengolahan data

rekam medis sehingga dapat menghasilkan untuk keputusan managemen.

Berikut jenis dan perode laporan sebagai berikut (Depkes RI, 2006) .
Jenis jenis pelaporan yang ada di puskesmas menurut Depkes RI

(2006):
a. Laporan bulanan yang harus dilakukan oleh puskesmas :
1) LB 1 (Data Kesakitan, berasal dari kartu atau status rekam medis

pasien).
2) LB 2 (Data Obat-obatan)
3) LB 3 (Data Kesehatan Ibu dan Anak, Gizi, Imunisasi, P2M)
4) LB 4 (Data Kegiatan Puskesmas)

b. Laporan Bulanan Sentinel (SST)

Laporan triwulan meliputi laporan kegiatan puskesmas antara lain :
1) LBIS adalah data penyakit dapat dicegah dengan imunisasi, ispa, dan

diare. Untuk puskesmas sentinel (dirujuk).

2) LBIS2 adalah data KIA, gizi, tetanus, PAK, khusus untuk puskesmas

dengan tetanus taksoid.

c. Laporan Tahunan
Laporan tahunan meliputi :
1) LT1 (Data dasar Puskesmas).
2) LT2 (Data Kepegawaian).
3) LT3 (Data Peralatan).
Laporan ini dibuat paling lambat tanggal 10 Januari tahun berikutnya dan

dilakukan satu kali saja.

6. Sistem Pemusnahan dan Retensi
 16

Retensi adalah pemisahan antara dokumen aktif dan dokumen in aktif.

Retensi dokumen rekam medis dibedakan menjadi dua berdasarkan nilai

gunanya, yaitu:
a. Dokumen yang diabadikan, antara lain:

1) Ringkasan masuk dan Ringkasan keluar

2) Resume Penyakit

3) Lembar Operasi

4) Lembar identifikasi bayi lahir hidup

5) Lembar persetujuan

6) Lembar kematian

7) Indeks. Indeks dibagi menjadi indeks penyakit, indeks pasien, indeks

operasi, indeks kematian dan indeks dokter.

8) Buku register

b. Dokumen yang dimusnahkan

Dokumen yang dimusnahkan adalah dokumen yang rusak dan tidak

bisa dibaca, serta disebabkan karena alam, dimakan rayap, kelembaban

suhu yang menimbulkan jamur.

C. Prosedur Pelayanan dan Pengelolaan Rekam Medis di Puskesmas

1. Prosedur pendaftaran pasien

a. Secara Manual
1) Tempat pendaftaran pasien harus memastikan terlebih dahulu apakah

pasien atau keluarga pasien tersebut sudah pernah berobat ke

puskesmas tersebut atau belum,

2) Bila sudah berobat, maka pasien tersebut di minta menunjukan KTPK

(Kartu Tanda Pengenal Keluarga), kemudian dicatat nomer rekam

 17

medis (no indek) pasien pada buku register pendaftaran, kemudian di

carikan dokumen atau berkas rekam medisnya,

3) Apabila pasien sudah pernah berobat dan tidak membawa KTPK,

maka ditanyakan nama, alamat, identitas pendukung lainnya,

kemudian dicarikan data pasien pada kartu index utama pasien

(KIUP). Apabila sudah ditemukan maka di carikan dokumen atau

berkas rekam medis pasien tersebut,

4) Bila pasien atau keluarga pasien tersebut belum pernah berobat maka

di buatkan KTPK dan kartu index utama pasien baru dan di catat di

dokumen rekam medis dengan lengkap, jelas dan benar di catat pula

pada buku register pendaftaran,

5) KTPK dan resep di jadikan satu dengan status rawat jalan pasien

untuk di distribusikan ke poli yg di tuju,

6) Setelah mengetahui poli yang dituju pasien di persilahkan membayar

sesuai dengan ketentuan yang berlaku (khusus untuk pasien umum

atau pasien yang tidak memiliki ASKES),

7) Mendistribusikan dokumen atau berkas rekam medis pasien sesuai

dengan tujuan pengobatan pasien dengan menggunakan buku

ekspedisi (contoh buku ekspedisi terlampir),

8) Melaksanakan pencocokan jumlah pasien sesuai dengan jenis jenis

pasien,
9) Membuat rekapitulasi harian pasien (mencocokkan jumlah pasien

sesuai dengan jenis pasien yang datang di puskesmas).

b. Secara Komputerisasi
1) Tempat pendaftaran pasien harus memastikan terlebih dahulu apakah

pasien atau keluarga pasien tersebut sudah pernah berobat ke

puskesmas tersebut atau belum,

 18

2) Bila sudah berobat, maka pasien tersebut diminta menunjukan KTPK.

Kemudian di catat nomer rekam medis pasien pada resep sesuai

dengan jenis pasiennya (UMUM, BPJS JKN PBI dan Non PBI,

ASKES, gratis, lain-lain) untuk kemudian dicatat pada register

pendaftaran di komputer,
3) Apabila pasien sudah pernah berobat dan tidak membawa KTPK,

maka ditanyakan nama, alamat, dan identitas pendukung lainnya,

kemudian dicarikan data pasien pada komputer sesuai dengan data

pendukung yang ada, bila sudah ditemukan nomer index pasien

tersebut maka segera dicatat di resep untuk kemudian dicarikan berkas

rekam medisnya,
4) Bila pasien atau keluarga pasien tersebut belum pernah berobat maka

dibuatkan KTPK dan Kartu Indeks Utama Pasien baru dan dicatat di

dokumen rekam medis dengan lengkap, jelas dan benar dicatat pula

pada buku register pendaftaran,

5) KTPK dan resep dijadikan satu dengan status rawat jalan pasien untuk

didistribusikan ke poliklinik yang dituju,

6) Setelah mengetahui poliklinik yang dituju pasien dipersilahkan

membayar sesuai dengan ketentuan yang berlaku (khusus untuk pasien

umum atau pasien yang tidak memiliki jaminan) dikasir dan

menunggu panggilan dari poliklinik yang bersangkutan,

7) Mendistribusikan dokumen atau berkas rekam medis pasien sesuai

dengan tujuan pengobatan pasien dengan menggunakan buku

ekspedisi (contoh buku ekspedisi terlampir),

8) Melaksanakan pencocokan jumlah pasien sesuai dengan jenis- jenis

pasien,
 19

9) Membuat rekapitulasi harian pasien (pencocokan jumlah pasien sesuai

dengan jenis pasien yang datang di puskesmas).

2. Prosedur pengelolaan rekam medis di Puskesmas
a. Assembling
Assembling adalah salah satu bagian unit rekam medis yang

mempunyai fungsi sebagai peneliti kelengkapan isi an merakit dokumen

rekam medis sebelum disimpan. Formulir yang digunakan di Assembling

yaitu kertu kendali yang merupakan formulir berwujud kartu dan

digunakan untuk mengendalikan dokumen rekam medis yang belum

lengkap.
b. Coding dan Indexing
Coding dan indexing adalah salah satu bagian dalam unit rekam

medis yang mempunyai tugas pokok mencatat dan meneliti kode

penyakit serta diagnosis yang ditulis dokter.

c. Analizing dan Reporting
Analizing dan Reporting adalah salah satu bagian dalam rekam medis

yang tugasnya mengumpulkan data kegiatan dari unit pelayanan

kesehatan. Berfungsi untuk menganalisa semua data rekam medis yang

masuk ke unit rekam medis untuk diolah menjadi sebuah informasi yang

disajikan dalam bentuk laporan guna mengambil keputusan manajemen.

d. Filling
Filling di dalam rekam medis bertanggungjawab terhadap

penyimpanan, retensi dan pemusnahan dokumen rekam medis. Formulir

yang digunakan di filling adalah tracer yaitu kartu yang menunjukkan kemana

pindahnya dokumen tersebut. Isi dari tracer meliputi nomor rekam medis, nama

pasien, tanggal peminjaman, nama dan unit pengguna, tujuan pengambilan dan

tanggal pengambilan. Sedangkan kegunaan dari tracer adalah untuk

 20

memudahkan pengambilan dokumen rekam medis dan mencatat apabila

dokumen rekam medis itu hilang. (Shofari, 2002)

D. Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS) dan Sistem Informasi

P-Care.

1. Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS)

SIMPUS adalah suatu tatanan manusia atau peralatan yang menyediakan

informasi untuk membantu proses manajemen puskesmas dalam mencapai

sasaran kegiatannya. Adapun alurnya :

a. Pasien lama yang membawa KTPK
1) Pasien datang menuju loket pendaftaran lalu menyerahkan KTPK,
2) Petugas mengambilkan berkas rekam medis pasien,
3) Petugas menuliskan karcis pelayanan berdasarkan jenis pasien,
4) Petugas menginputkan data sosial pasien dan poli yang dituju

berdasarkan nomer rekam medis ke poli yang ada di KTPK,

5) Mengantar dokumen rekam medis ke unit pelayanan medis yang

dituju.

b. Pasien yang punya KTPK tetapi lupa tidak membawa KTPK

1) Pasien menuju bagian pendaftaran,
2) Petugas menanyakan identitas sosial pasien lalu nomor rekam

medisnya dicarikan di SIMPUS J-Care ,

3) Setelah menemukan nomor rekam medisnya, petugas mengambil

dokumen, lalu membuatkankarcis pelayanan berdasarkan jenis pasien,

4) Petugas menginputkan data pasien ke dalam SIMPUS J-Care,
5) Mengantar dokumen ke unit pelayanan medis yang dituju.
c. Pasien baru yang keluarganya yang sudah memiliki KTPK
1) Pasien datang ke bagian pendaftaran,
2) Petugas bertanya apa sebelumnya sudah pernah berobat, apabila

belum pernah tetapi keluarganya ada yang sudah pernah berobat,

petugas mencari data keluarga pasien tersebut di SIMPUS J-Care,

 21

3) Setelah menemukan nomor rekam medis, diambilkan dokumen rekam

medis keluarganya dan dibuatkan formulir rekam medis untuk pasien

baru tersebut,
4) Membuat karcis pelayanan berdasarkan jenis pasien,
5) Menginputkan data pasien baru ke SIMPUS J-Care,
6) Mengantar dokumen ke unit pelayanan medis yang dituju.
d. Pasien baru yang keluarganya belum mempunyai KTPK
1) Pasien datang ke bagian pendaftaran,
2) Petugas bertanya apakah sebelumnya pasien atau keluarga pasien ada

yang pernah berobat atau belum?, bila belum pernah berobat

dibuatkan formulir rekam medis pasien baru, lalu dimasukkan ke map

family folder serta dibuatkan KTPK untuk pasien baru,

3) Dibuatkan karcis pelayanan berdasarkan jenis pasien,
4) Mengantar dokumen rekam medis ke unit pelayanan medis yang

dituju.
2. Sistem Informasi P-Care
P-Care (Primary Care) adalah sistem informasi pelayanan pasien yang

ditujukan untuk pasien yang berstatus BPJS (Badan Penyelenggara Jaminan

Sosial) berbasis komputer maupun online yang ditujukan bagi pelayanan

primer (puskesmas) dan didalamnya melakukan pengolahan data mulai dari

pendaftaran, bagian penegakan diagnosa, pemberian terapi, hingga

pemeriksaan laboratorium. Berikut menu fungsi pada P-Care :

a. Pendaftaran Pasien, dalam hal ini entry data dilaksanakan oleh petugas

pendaftaran,
b. Pelayanan Pasien, dalam hal ini entry data dilakukan oleh dokter atau

petugas balai pengobatan, terdapat fitur pembuatan rujukan, dimana

datanya dapat langsung terbaca di fasilitas kesehatan rujukan.

Selain kedua fungsi tersebut terdapat fitur tambahan seperti preview data

kunjungan, jumlah peserta BPJS yang terdaftar di suatu fasilitas kesehatan

primer, dan pengolahan data tenaga medis serta fitur penggantian password.
 22

E. Ergonomi Desain Ruang Kerja

1. Pengertian Ergonomi
Salah satu definisi ergonomi yang menitikberatkan pada penyesuaian

desain terhadap manusia adalah dikemukakan oleh Annis & McConville

(1996) dan Manuaba (1999). Mereka menyatakan bahwa ergonomi adalah

kemampuan untuk menerapkan informasi menurut karakter manusia,

kapasitas dan keterbatasannya terhadap desain pekerjaan, mesin dan

sistemnya, ruangan kerja dan lingkungan sehingga manusia dapat hidup dan

bekerja secara sehat, aman, nyaman dan efisien. Sedangkan Pulat (1992)

menawarkan konsep desain produk untuk mendukung efisiensi dan

keselamatan dalam penggunaan desain produk. Konsep tersebut adalah

desain untuk reliabilitas, kenyamanan, lamanya waktu pemakaian,

kemudahan dalam pemakaian, dan efisien dalam pemakaian. Selanjutnya

agar setiap desain produk dapat memenuhi keinginan pemakainya maka

harus dilakukan melalui beberapa pendekatan sebagai berikut:

a. Mengetahui kebutuhan pemakai. Kebutuhan pemakai dapat didefinisikan

berdasarkan kebutuhan dan orientasi pasar, wawancara langsung dengan

pemakai produk yang potensial dan menggunakan pengalaman pribadi.

b. Fungsi produk secara detail. Fungsi spesifik produk yang dapat

memuaskan pemakai harus dijelaskan secara detail melalui daftar item

masing-masing fungsi produk.

c. Melakukan analisis pada tugas-tugas desain produk.
d. Mengembangkan produk.
e. Melakukan uji terhadap pemakai produk.
 23

Lebih lanjut, suatu desain produk disebut ergonomis apabila secara

antropometris, faal, biomekanik dan psikologis kompatibel dengan

manusiapemakainya. Di dalam mendesain suatu produk maka harus

berorientasi pada production friendly, distribution friendly, installation

friendly, operation friendly dan maintenance friendly. Di samping hal-hal

tersebut di atas di dalam mendesain suatu produk yang sangat penting untuk

diperhatikan adalah suatu desain yang berpusat.

a. Desain Stasiun Kerja dan Sikap Kerja Berdiri

Selain posisi kerja duduk, posisi berdiri juga banyak ditemukan di

perusahaan. Seperti halnya posisi duduk, posisi kerja berdiri juga

mempunyai Kelebihan maupun Kekurangan. Menurut Sutalaksana

(2000), bahwa sikap berdiri merupakan sikap siaga baik fisik maupun

mental, sehingga aktivitas kerja yang dilakukan lebih cepat, kuat dan

teliti. Namun demikian mengubah posisi duduk ke berdiri dengan masih

menggunakan alat kerja yang sama akan melelahkan. Pada dasarnya

berdiri itu sendiri lebih melelahkan daripada duduk dan energi yang

dikeluarkan untuk berdiri lebih banyak 10 -15% dibandingkan dengan

duduk.
Pada desain stasiun kerja berdiri, apabila tenaga kerja harus bekerja

untuk periode yang lama, maka faktor kelelahan menjadi utama. Untuk

meminimalkan pengaruh kelelahan dan keluhan subjektif maka pekerjaan

harus didesain agar tidak terlalu banyak menjangkau, membungkuk, atau

melakukan gerakan dengan posisi kepala yang tidak alamiah. Untuk

maksud tersebut Pulat (1992) dan Clark (1996) memberikan

 24

pertimbangan tentang pekerjaan yang paling baik dilakukan dengan

posisi berdiri adalah sebagai berikut:

1) Tidak tersedia tempat untuk kaki dan lutut
2) Harus memegang objek yang berat (lebih dari 4,5 kg)
3) Sering menjangkau ke atas, ke bawah, dan ke samping
4) Sering dilakukan pekerjaan dengan menekan ke bawah dan diperlukan

mobilitas tinggi.

Dalam mendesain ketinggian landasan kerja untuk posisi berdiri,

secara prinsip hampir sama dengan desain ketinggian landasan kerja

posisi duduk. Manuaba (1986); Sanders & McCormick (1987);

Grandjean (1993) memberikan rekomendasi ergonomis tentang

ketinggian landasan kerja posisi berdiri didasarkan pada ketinggian siku

berdiri sebagai tersebut berikut ini.

1) Untuk pekerjaan memerlukan ketelitian dengan maksud untuk

mengurangi pembebanan statis pada otot bagian belakang, tinggi

landasan kerja adalah 5-10 cm di atas tinggi siku berdiri.

2) Selama kerja manual, di mana pekerja sering memerlukan ruangan

untuk peralatan; material dan kontainer dengan berbagai jenis, tinggi

landasan kerja adalah 10-15 cm di bawah tinggi siku berdiri.

3) Untuk pekerjaan yang memerlukan penekanan dengan kuat, tinggi

landasan kerja adalah 15-40 cm di bawah tinggi siku berdiri.

b. Desain Stasiun Kerja dan Sikap Kerja Dinamis

Desain stasiun kerja sangat ditentukan oleh jenis dan sifat pekerjaan

yang dilakukan. Baik desain stasiun kerja untuk posisi duduk maupun

berdiri ke duanya mempunyai Kelebihan dan Kekurangan. Clark (1996)

memcoba mengambil Kelebihan dari ke dua posisi tersebut dan

 25

mengkombinasikan desain stasiun kerja untuk posisi duduk dan berdiri

menjadi satu desain dengan batasan sebagai berikut:

1) pekerjaan dilakukan dengan duduk pada suatu saat dan pada saat

lainnya dilakukan dengan berdiri saling bergantian

2) perlu menjangkau sesuatu lebih dari 40 cm ke depan dan atau 15 cm

di atas landasan kerja; dan

3) tinggi landasan kerja dengan kisaran antara 90-120 cm, merupakan

Ketinggian yang paling tepat baik untuk posisi duduk maupun berdiri.

Sedangkan Das (1991) dan Pulat (1992) menyatakan bahwa posisi

duduk-berdiri merupakan posisi terbaik dan lebih dikehendaki daripada

hanya posisi duduk saja atau berdiri saja. Hal tersebut disebabkan karena

memungkinkan pekerja berganti posisi kerja untuk mengurangi kelelahan

otot karena sikap paksa dalam satu posisi kerja.

Helander (1995) dan Tarwaka (1995), memberikan batasan ukuran

ketinggian landasan kerja untuk pekerjaan yang memerlukan sedikit

penekanan yaitu 15 cm di bawah tinggi siku untuk ke dua posisi kerja.

Selanjutnya dibuat kursi tinggi yang menyesuaikan ketinggian landasan

kerja posisi berdiri dengan dilengkapi sandaran kaki agar posisi kaki

tidak menggantung. Mengingat dimensi ukuran tubuh manusia berbeda-

beda, maka desain stasiun kerja harus selalu mempertimbangkan

antropometri pemakainya (user oriented). Sedangkan pemilihan posisi

kerja harus sesuai dengan jenis pekerjaan yang dilakukan, seperti pada

tabel di bawah.

Tabel 2.1 Pemilihan Sikap Kerja terhadap Jenis Pekerjaan yang Berbeda- beda
 26

Sikap Kerja yang Dipilih

Pilihan Pilihan
Jenis Pekerjaan
Pertama Kedua
1. Mengangkat >5 kg Berdiri Duduk berdiri
2. Bekerja dibawah tinggi siku
3. Menjangkau horizontal di luar daerah Berdiri Duduk berdiri

jangkauan optimum Berdiri Duduk berdiri

4. Pekerjaan ringan dengan pergerakan

berulang
5. Pekerjaan perlu ketelitian Duduk Duduk berdiri
6. Inspeksi dan monitoring
7. Sering berpindah-pindah

Duduk Duduk berdiri

Duduk Duduk berdiri

Duduk Berdiri

berdiri

Sumber: Helander (1995:60). A Guide to the Ergonomics of Manufacturing.

Masih menurut Helander (1995), Posisi duduk-berdiri yang telah banyak

dicobakan di industri, ternyata mempunyai Kelebihan secara biomekanis di

mana tekanan pada tulang belakang dan pinggang 30% lebih rendah di

bandingkan dengan posisi duduk maupun berdiri terus menerus. Hal tersebut

tentunya dapat dipakai sebagai pertimbangan dalam intervensi ergonomi,

sehingga penerapan posisi kerja duduk-berdiri dapat memberikan Kelebihan-

Kelebihan bagi sebagian besar tenaga kerja.

Dari uraian tersebut di atas dapat ditarik suatu kesimpulan, bahwa

suatu desain produk harus berpusat pada pemakainya (human centered).

Standar keadaan fisik dan lingkungan rumah sakit diatur dalam

 27

Kepmenkes No. 1204 Tahun 2004 tentang Persyaratan Kesehatan

Lingkungan Rumah Sakit.

2. Ruang Lingkup Rekam Medis

a. Pengelolaan Rekam Medis

Lokasi ruangan rekam medis harus dapat memberi pelayanan yang

cepat kepada seluruh pasien, mudah dicapai dari segala penjuru dan

mudah menunjang pelayanan administrasi. Alat penyimpanan yang baik,

penerangan yang baik, pengaturan suhu ruangan, pemeliharaan ruangan,

perhatian terhadap faktor keselamatan petugas, bagi suatu ruangan

penyimpanan rekam medis sangat membantu memelihara dan mendorong

kegairahan kerja dan produktivitas pegawai. Penerangan atau lampu yang

baik, menghindari kelelahan penglihatan petugas. Perlu diperhatikan

pengaturan suhu ruangan, kelembaban, pencegahan debu dan pencegahan

bahaya kebakaran.

b. Ruang Penyimpanan Rekam Medis

Ruang penyimpanan rekam medis harus dapat memberi pelayanan

yang cepat kepada seluru pasien, mudah dicapai dari segala tempat dan

mudah menunjang administrasi. Ruang penyimpanan yang baik,

pengaturan suhu ruangan, pemeliharaan ruangan, perhatian terhadap

keselamatan petugas. Ruang penyimpanan rekam medis sangat

membantu dalam memelihara dan mendorong kegairahan kerja dan

 28

produktivitas pegawai yang ada di ruang penyimpanan rekam medis.

Ruang penyimpanan harus memperhatikan hal hal sebagai berikut :

1) Suhu udara di ruang penyimpanan rekam medis berkisar antara 18-

28C sedangkan kelembaban 50 % 65 %, karena Indonesia negara

tropis. Pemasangan air condition (AC) juga bisa mengurangi

banyaknya debu.
2) Menurut Kepmenkes No.1405 tahun 2012 tentang pencahayaan,

pencahayaan adalah jumlah penyinaran pada suatu bidang kerja yang

diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efektif. Intensitas

cahaya diruang kerja minimal 100 lux. Agar pencahayaan alami di

ruang penyimpanan memenuhi persyaratan kesehatan perlu dilakukan

suatu tindakan sebagai berikut :

a) Pencahayaan alam maupun buatan diupayakan agar tidak

menimbulkan kesilauan dan memiliki intensitas sesuai dengan

kebutuhannya.
b) Kontras sesuai kebutuhan, hindarkan terjadinya kesilauan atau

bayangan.
c) Penempatan lampu dapat menghasilkan penyinaran yang optimum

dan lampu sering dibersihkan.

d) Bola lampu yang mulai tidak berfungsi dengan baik untuk segera

diganti.
e) Ruangan hendaknya terhindar dari serangan hama, perusak atau

pemakan kertas arsip, antara lain jamur, rayap, ngengat.

f) Ruangan penyimpanan arsip sebaiknya terpisah dari ruangan kantor

lain untuk menjaga keamanan arsip-arsip tersebut mengingat

bahwa arsip tersebut sifatnya rahasia, mengurangi lalu lintas

 29

pegawai lainnya, dan menghindari pegawai lain memasuki ruangan

sehingga pencurian arsip dapat dihindari. (Wursanto, 1991 : 221).

g) Alat penyimpanan rekam medis yang umum dipakai adalah rak

terbuka (open self file unit), lemari lima laci (five-drawer file

cabinet), dan roll opack. Alat ini hanya mampu dimiliki oleh

rumah sakit tertentu karena harganya yang sangat mahal. Rak

terbuka dianjurkan
h) Karena harganya lebih murah, petugas dapat mengambil dan

menyimpan rekam medis lebih cepat, dan menghemat ruangan

dengan menampung lebih banyak rekam medis dan tidak terlalu

makan tempat. Harus tersedia rak-rak penyimpanan yang dapat

diangkat dengan mudah atau rak-rak beroda .

i) Jarak antara dua buah rak untuk lalu lalang, dianjurkan selebar 90

cm. Jika menggunakan lemari lima laci dijejer satu baris, ruangan

lowong didepannya harus 90 cm, jika diletakkan saling berhadapan

harus disediakan ruang lowong paling tidak 150 cm, untuk

memungkinkan membuka laci-laci tersebut. Lemari lima laci

memang tampak lebih rapi dan rekam medis terlindung dari debu
dan kotoran dari luar. Pemeliharaan kebersihan yang baik, akan memelihara

rekam medis tetap rapi dalam hal penggunaan rak-rak terbuka. Faktor-faktor

keselamatan harus diutamakan pada bagian penyimpanan rekam medis.

(DepKes, 1991 : 24).

3. Luas Ruangan Penyimpanan Rekam Medis

Kebanyakan di Indonesia untuk beberapa rumah sakit, didalam ruang

penyimpanan berkas rekam medis masih banyak memanfaatkan ruangan

bekas atau bangunan lama, sehingga luas tempat ruangan penyimpanan

 30

tidak diperhitungkan, untuk beberapa rak atau almari yang nantinya akan

digunakan didalam ruang penyimpanan berkas rekam medis.

Luas ruang penyimpanan harus memadai (baik untuk rak berkas rekam

medis aktif dan in-aktif). Ruangan penyimpanan berkas rekam medis aktif

dan in-aktif sebaiknya dipisahkan, karena hal ini akan lebih memudahkan

petugas di dalam pengambilan rekam medis yang masih aktif dan akan lebih

memudahkan di dalam melaksanakan pemusnahan berkas rekam medis.(Ery

Rustiyanto,Warih Ambar)

Persyaratan ruangan khusus dibagian penyimpanan rekam medis yaitu :

a. Struktur bangunan harus kuat, terpelihara, bersih, dan tidak

memungkinkan terjadinya gangguan kesehatan dan kecelakaan bagi

petugas di ruang penyimpanan.

b. Lantai terbuat dari bahan yang kuat, kedap air, permukaan rata, tidak

licin dan bersih.

c. Setiap petugas diruang penyimpanan mendapatkan ruang udara minimal /

petugas.

d. Dinding bersih dan berwarna terang, langit-langit kuat, bersih, berwarna

terang, ketinggian minimal 2,5 sampai 3 meter dari lantai.

e. Atap kuat dan tidak bocor.

f. Luas jendela, kisi-kisi atau dinding gelas kaca untuk masuknya cahaya

minimal 1/6 kali luas lantai.

5. Konsep Tata Ruang dan Ergonomi

 31

a. Teori Tata Ruang

Menurut George Terry Tata Ruang adalah penentuan mengenai

kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaannya secara rinci dari

ruang tersebut untuk menyiapkan suatu susunan praktis dari faktor

faktor fisik yang di anggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran

dengan biaya yang layak.

Menurut Sedarmayanti (1996:92) Tata ruang adalah pengaturan dan

penyusunan seluruh mesin,alat perlengkapan kantor,serta perabotan

kantor pada tempat yang tepat sehingga petugas dapat bekerja dengan

baik,nyaman,leluasa dan bebas untuk bergerak guna mencapai efisiensi

kerja.

b. Tujuan Tata Ruang

Menurut Sedarmayanti (1996 : 2) Pengaturan tata ruang yang baik

akan mengakibatkan pelaksanaan pekerjaan kantor dapat di atur secara

tertib dan lancar. Dengan demikian komunikasi kerja pegawai akan

semakin lancar, sehingga koordinasi dan pengawasan semakin mudah,

akhirnya dapat mencapai efisiensi kerja.

Apabila dirinci, maka tujuan tata ruang kantor antara lain, adalah :

1) Mencegah penghamburan tenaga dan waktu pegawai karena prosedur

kerja dapat dipersingkat.

2) Menjamin kelancaran proses pekerjaan.
3) Memungkinkan pemakaian ruang kerja agar lebih efisien.
4) Mencegah pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan

menemui bagian tertentu, atau mencegah terganggu oleh suara bising

lainnya.
 32

5) Menciptakan kenyamanan kerja pegawai.

6) Memberi kesan yang baik terhadap para pengunjung kantor.
7) Mengusahakan adanya keleluasaan bagi :Gerak pegawai yang sedang

bekerja
8) Kemungkinan untuk pegawai memanfaatkan ruangan bagi keperluan

lain pada waktu tertentu.

9) Perkembangan dan perluasan kegiatan kantor di kemudian hari.
 BAB III

HASIL PENGAMATAN

A. Gambaran Umum UPT Puskesmas Gambirsari Kota Surakarta

1. Sejarah UPT Puskesmas Gambirsari Kota Surakarta

Puskesmas Gambirsari adalah Unit Pelaksana Teknis (UPT) dari Dinas

Kesehatan Kota Surakarta yang merupakan puskesmas rawat jalan sejak

tahun 2009, dan telah bersertifikat ISO 9001-2008. Wilayah kerja

puskesmas adalah Kelurahan Kadipiro. Tenaga kesehatan yang bekerja

meliputi Dokter Umum, Dokter Gigi, Perawat, Perawat Gigi, Bidan, Asisten

Apoteker, Tenaga Laboratorium, Perekam Medis dan Kesehatan

Masyarakat.
Pada mulanya UPT Puskesmas Gambirsari merupakan Puskesmas

Pembantu (Pustu) Banyuanyar sehingga UPT Puskesmas Gambirsari

merupakan puskesmas binaan dari UPT Puskesmas Banyuanyar. Karena

kepadatan penduduk kelurahan Kadipiro meningkat, maka sejak tanggal 1

Januari 2009 Puskesmas Pembantu Gambirsari ditetapkan sebagai

puskesmas induk dengan wilayah binaan kelurahan Kadipiro dan dibantu

oleh 2 puskesmas pembantu yaitu Puskesmas Pembantu Clolo dan

Puskesmas Pembantu Krembyongan. Sekarang UPT Puskesmas Gambirsari

beserta kedua pustunya dipimpin oleh drg. Erwin Windrawati.

Dalam meningkatkan upaya pemerataan pelayanan kesehatan di wilayah

binaan, UPT Puskesmas Gambirsari dibantu oleh 2 pustu dimana pustu

37
 38

tersebut bertugas membantu kegiatan pelayanan kesehatan pada

masyarakat yang wilayahnya jauh dari UPT Puskesmas Gambirsari.

Kegiatan lain yang terdapat di UPT Puskesmas Gambirsari adalah kegiatan

Puskesmas Keliling (Pusling) yang dilaksanakan 8 kali dalam sebulan.

Jenis Pelayanan yang ada di UPT Puskesmas Gambirsari yaitu :

a. Upaya kesehatan perorangan
Tabel 3.1 Upaya Kesehatan Perorangan di UPT Puskesmas Gambirsari
UPAYA KESEHATAN PERORANGAN
No Jenis Pelayanan I* K* C*
1 Pemeriksaan Umum
2 Pemeriksaan Gigi dan Mulut
3 Pemeriksaan Kesehatan Ibu dan Anak
4 Konsultasi Keluarga Berencana
5 IVA Test
6 Imunisasi
7 Klinik Sanitasi
8 Konsultasi Gizi
9 Konsultasi Tuberkulosis
10 Konsultasi HIV/AIDS
11 Pelayanan Kesehatan Peduli Remaja
12 Pemeriksaan Kesehatan Haji
13 KIR Dokter / Calon Pengantin
14 Visum Kematian
15 Laboratorium
16 Farmasi
Senin 08.00-10.00 RW 21
17 Puskesmas Keliling
Kamis 08.00-10.00 RW 24
b. Upaya kesehatan masyarakat
1) Kesehatan Ibu Anak dan Keluarga Berencana
a) Pemantauan Wilayah Setempat
b) Kelas Hamil
c) Deteksi Dini Tumbuh Kembang Anak
d) Dan lain-lain
2) Promosi Kesehatan
a) Penyuluhan Kesehatan
b) Pendataan dan Pembinaan UKBM
c) Pendataan PHBS Rumah Tangga dan Institusi Pendidikan
d) Dan lain-lain.
3) Program Gizi Masyarakat
 39

a) Pemantauan Status Gizi Masyarakat

b) Pemberian Makanan Tambahan
c) Kelompok Pendukung Ibu
d) Dan lain-lain.
4) Program Pencegahan Penyakit
a) P2, Demam Berdarah, ISPA, Diare, Dll
b) Penyakit Tidak Menular (PTM)
c) Penyelidikan Epidemilogi
d) Dan lain-lain.
5) Penyehatan Lingkungan
a) Pengawasan sarana air minum, jamban keluarga. SPAL
b) Pembinaan penyehatan lingkungan dan pemukiman
c) STBM
d) Dan lain-lain.

2. Visi dan Misi UPT Puskesmas Gambirsari Kota Surakarta

a. Visi UPT Puskesmas Gambirsari
Waras Sebagai Gaya Hidup
b. Misi UPT Puskesmas Gambirsari
1) Memberikan pelayanan kesehatan secara professional.
2) Mendorong terwujudnya masyarakat berparadigma sehat.
3) Aktif berinovasi melindungi kesehatan masyarakat.
3. Struktur Organisasi UPT Puskesmas Gambirsari Kota Surakarta
Demi terciptanya kerjasama yang baik antara petugas kesehatan di

puskesmas, UPT Gambirsari memiliki struktur organisasi yang dapat

mendukung pelaksanaan kegiatan. Struktur organisasi di UPT Gambirsari

sebagaimana terlampir.

B. Sistem dan Sub Sistem Rekam Medis UPT Puskesmas Gambirsari Kota

Surakarta

1. Sistem Pengelolaan Rekam Medis UPT Puskesmas Gambirsari

a. Sistem Penamaan
Sistem penamaan berkas rekam medis di UPT Puskesmas

Gambirsari menggunakan sistem penamaan sesuai dengan identitas

pasien yang berobat dan perbedaan status sudah diterapkan dengan baik

di UPT Puskesmas Gambirsari. Depan/belakang nama ditulis Bp

 40

(Bapak), Ny (Nyonya), An (Anak), Nn (Nona) dan Sdr (Saudara),

sedangkan untuk gelar atau title tidak di tulis. Penulisan identitas pasien

disetiap formulir harus jelas karena menyangkut data dasar pasien (data

sosial).
Contoh :
Tabel 3.2 Sistem Penamaan di UPT Puskesmas Gambirsari

Nama Ditulis
Sartono Sartono, Bp
Mujiyati Mujiyati, Ny
Andreas Andreas, An

b. Sistem Penomoran
Sistem Penomoran di UPT Puskesmas Gambirsari menggunakan

Unit Numbering System (UNS), yaitu setiap pasien yang berkunjung ke

puskesmas mendapatkan satu nomor indeks digunakan untuk selamanya.

Dalam hal ini, satu nomor indeks digunakan untuk satu keluarga atau

sering juga disebut dengan Family Numbering.

Sistem penomoran di UPT Puskesmas Gambirsari disesuaikan

dengan cakupan masing-masing daerah atau sesuai dengan kode wilayah.

Di UPT Puskesmas Gambirsari nomor indeks pasien terdiri dari 8 digit.

Dua digit awal menunjukan kode wilayah, empat digit berikutnya

menunjukan nomor urut registrasi, dan dua digit terakhir menunjukkan

status dalam keluarga.

Contoh :
20 0001 00 Status Keluarga
Nomor Indeks Pasien
Kode Wilayah
Tabel 3.3 Penggunaan nomor indeks berdasarkan kode wilayah di UPT Puskesmas
Gambirsari
Puskesmas Dalam Wilayah Luar Wilayah Luar Kota
 41

Puskesmas Gambirsari 200001-210000 900001-910000 X00001-X10000

Pustu Krembyongan 210001-220000 910001-920000 X10001-X20000

Pustu Clolo 220001-230000 920001-930000 X20001-X30000
Pusling RW 21 310001-320000 940001-950000 X30001-X40000
Pusling RW 24 320001-330000 950001-960000 X40001-X50000

Tabel 3.4 Penggunaan nomor indeks berdasarkan status keluarga di

UPT Puskesmas Gambirsari
Indeks
Kepala Keluarga .00
Istri .... 01
Anak .02 10
Keluarga yang tidak ada hubungan kandung .80 dst

c. Sistem Penjajaran
Sistem penjajaran berkas rekam medis di UPT Puskesmas

Gambirsari menggunakan Straight Numerical Filing (SNF) dimana

penjajaran berkas rekam medis dalam rak penyimpanan secara berturut-

turut sesuai urutan nomornya dan sesuai dengan wilayah masing-masing.

Contoh :
202030 210001 220009
202031 210002 220010
202032 210003 220011
d. Sistem Penyimpanan
Sistem Penyimpanan di UPT Puskesmas Gambirsari menggunakan

sistem sentralisasi, yaitu map family folder yang disimpan jadi satu

tempat penyimpanan. Dokumen rekam medis pasien dalam satu keluarga

disimpan dalam satu map family folder, baik itu dokumen dari pelayanan

kesehatan Umum, pelayanan kesehatan Gigi, pelayanan KIA, dan

pelayanan KB. Ruang filing berada satu ruang dengan pendaftaran.

e. Sistem Penyusutan dan Pemusnahan
 42

UPT Puskesmas Gambirsari sudah melakukan retensi pada tahun

2016 yaitu pemisahan antara DRM aktif dan in aktif. Dokumen yang in

aktif adalah dokumen milik pasien yang sudah tidak berkunjung lagi ke

UPT Puskesmas Gambirsari selama 2 tahun setelah kunjungan terakhir.

Meskipun dokumen rekam medis pasien telah di retensi tetapi UPT

Puskesmas Gambirsari belum pernah melakukan pemusnahan.

f. Sistem Pencatatan dan Pelaporan
Sistem pencatatan dan pelaporan di UPT Puskesmas Gambirsari

pada awalnya berupa SP2TP/SP3 (Sistem Pencatatan dan Pelaporan

Terpadu Puskesmas), namun dengan adanya perkembangan teknologi

laporan yang digunakan adalah SIK (Sistem Informasi Kesehatan) dan

SIMPUS (Sistem Informasi Manajemen Puskesmas).

Sistem pencatatan dan pelaporan UPT Puskesmas Gambirsari

dimulai sejak tahun 2009 sedangkan pada bulan februari 2015 ada

perubahan aplikasi software SIMPUS, dari software SIMPUS milik CV

Matkomindo Solusi Integra beralih ke software SIMPUS Web dan kira-

kira pada akhir tahun 2015 aplikasi software SIMPUS Web dibrigding

dengan aplikasi software P-care.

Khusus unit SIK terdiri dari : data gizi, Unit Kesehatan Sekolah

(UKS), kesakitan, kematian, kesehatan lingkungan, penakit tidak

menular, pemberantasan penyakit menular, Penyuluhan Kesehatan

Masyarakat (PKM), Peran Serta Masyarakat (PSM), serta Lembar

Pemakian dan Lembar Permintaan Obat (LPLPO).Data diperoleh dari

Puskemas Pembantu (PUSTU), Puskesmas Keliling (PUSLING) dan Pos

Pelayanan Terpadu (POSYANDU) yang semuanya akan diserahkan

 43

kepada penanggung jawab dari masing-masing kepala bagian

pengelolaan dan pelaporan. Data dijnput ke dalam aplikasi software

SIK. Untuk laporan bulanan UPT Puskesmas Gambirsari biasa

melaporkan ke DKK Surakarta sebelum tanggal 10 bulan berikutnya.

Gambar 3.1 Tampilan Awal SIK UPT Puskesmas Gambirsari

Frekuensi pelaporan di UPT Puskesmas Gambirsari, meliputi :

1) Laporan Bulanan, Formulir yang digunakan meliputi :
a) Laporan Gigi
b) Laporan UKS
c) Laporan Kesakitan
d) Laporan Kematian
e) Laporan Kesehatan Gigi
f) Laporan Kesehatan Lingkungan
g) Laporan Kegiatan Puskesmas
h) Laporan KIA dan KB
i) Laporan Penyakit Menular
j) Laporan Penyakit tidak menular

1) Laporan Triwulan meliputi

a) Laporan PSM ( Peran Serta Masyarakat )
b) Laporan PKM ( Penyuluhan Kesehatan Masyarakat )
 44

Laporan triwulan tersebut dilaporkan ke DKK Surakarta paling

lambat tanggal 7 bulan berikutnya dari bulan terakhir triwulan.

2) Laporan Tahunan

Laporan tahunan di buat dalam bentuk buku yang pada awalnya

bernama POA (Plan of Action) dan pada saat ini menjadi RTP (Rencana

Tahunan Puskesmas). Laporan tersebut berisi rekapan dari semua

kegiatan yang ada di UPT Puskesmas Gambirsari selama satu tahun.

3) Laporan KLB atau Wabah

Selain format laporan diatas, juga terdapat laporan Kejadian Luar

Biasa (KLB) atau Wabah Laporan KLB diantaranya adalah sebagai

berikut:

a) Laporan Harian
Laporan dilaporkan dalam waktu 24 jam , dengan menggunakan

formulir WI, Laporan tersebut dibuat apabila terdapat kejadian luar

biasa, seperti keracunan dan bencanan alam.

b) Laporan Mingguan
Laporan mingguan dibuat untuk melaporkan penyakit yang

berpotensi wabah, seperti demam berdarah, diare dan polio. Laporan

tersebut dilaporkan dengan menggunakan formulir W2.

Alur pelaporan di UPT Puskesmas Gambirsari Surakarta adalah sebagai

berikut:

a. Laporan dari 2 Puskesmas Pembantu (Krembyongan dan Clolo)

diserahkan ke Puskesmas Induk di Gambirsari yaitu di bagian pengelola

pencatatan dan pelaporan / pemegang program.

 45

b. Laporan dari tiap-tiap program puskesmas baik dalam gedung maupun

luar gedung juga diserahkan ke bagian pencatatan dan pelaporan /

pemegang program.
c. Bagian Pengelola dan pencatatan laporan di Puskesmas Gambirsari

menyusun data yang bersumber dari register-register maupun sensus

harian.
d. Hasil dari olahan data tersebut di masukkan dalam formulir laporan

sesuai dengan format Sistem Informasi Kesehatan (SIK). Untuk

MULAI
mengirimkan laporan ke Dinas Kesehatan Kota (DKK) Surakarta melalui

flashdisk atau lewat format web yang telah ditentukan dari DKK.
Pendaftaran
C. Prosedur Pelayanan dan Pengelolaan Rekam Medis di UPT Puskesmas

Kasir Gambirsari Kota Surakarta

Menunggu Verifikasi Di Pendaftaran

1. Prosedur Pelayanan Pendaftaran Pasien.

Pelayanan pendaftaran yang dilaksanakan di UPT Puskesmas Gambirsari
Menuju Ruang Pelayanan Kesehatan

sudah menggunakan Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS)

yang secara otomatis telahPanggilan

Menunggu dibridging dengan P-care BPJS. Pelayanan
Pemeriksaan

pendaftaran yang diberikan meliputi : pendaftaran pasien dengan jenis

Jaminan Kesehatan Nasional (PBIDi

Pemeriksaan/Tindakan dan NonPelayanan
Ruang PBI) dan Umum
a. Alur dan Prosedur Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ)
Kesehatan

Pemeriksaan
Laboratorium
Menerima Resep

Menuju Pelayanan Obat

Menyerahkan Resep
Rujukan
Rujukan Eksternal
Internal
Menerima Obat

SELESAI
 46

Gambar 3.2 Alur Pendaftaran Pasien Rawat Jalan di UPT Puskesmas

Gambirsari
1) Pasien Baru

a) Pasien menuju mesin APM (Antrian Pasien Mandiri) untuk

memilih jenis pelayanan dan mengambil print out nomor antrian

(rangkap dua).
b) Pasien menunggu panggilan pendaftaran.
c) Petugas memanggil pasien sesuai nomor antrian (bagi pasien

teridentifikasi berusia >= 60 tahun diutamakan pelayanannya.

d) Petugas menanyakan apakah pasien/ salah satu anggota keluarga

sudah ada yang pernah datang berobat dan verifikasi tujuan unit

pelayanan kesehatan (meminta nomor antrian).

e) Petugas menanyakan apakah punya kartu Jaminan Kesehatan

Nasional (JKN)/ kartu identitas sosial lainnya. Apabila punya kartu

Jaminan Kesehatan/ kartu identitas sosial lainnya, petugas

meminjam kartu tersebut dan mengecek data pasien/ salah satu

anggota keluarga di aplikasi SIMPUS J-Care untuk dicarikan

nomor rekam medisnya.

f) Apabila datanya tidak ditemukan di SIMPUS J-Care, petugas

memberikan formulir rekam medis kosong kepada pasien untuk

diisi data sosialnya.

g) Petugas mencatat identitas sosial pasien sesuai dengan kartu

Jaminan Kesehatan/ kartu identitas sosial lainnya di buku alokasi

 47

nomor rekam medis & penggunaan nomor rekam medis pasien

baru.
h) Petugas meminta rekam medis yang telah diisi oleh pasien untuk

diisi nomor rekam medis, jenis pasien, stempel tanggalnya,

membuatkan karcis pelayanan, menempelkan nomor antrian pada

karcis pelayanan .
i) Petugas menyediakan blanko keterangan sehat bagi yang

menginginkan surat keterangan sehat.

j) Petugas meng-entry data rekam medis pasien di aplikasi SIMPUS

J-Care.
k) Petugas memberikan KTB/ KIB barcode/ kartu JKN yang telah

diberi label nomor rekam medis (menginformasikan penggunaan

kartu tersebut kepada pasien) dan meminta uang retribusi (bagi

jenis pasien umum dan KIR).

l) Petugas mempersilahkan pasien menuju ke ruang tunggu unit

pelayanan kesehatan tujuan.

m)Petugas mendistribusikan rekam medis ke unit terkait.
n) Pasien dipanggil menuju ke ruang pelayanan kesehatan untuk

dilakukan pemeriksaan/tindakan.
o) Setelah pelayanan kesehatan selesai, pasien menerima resep.

Apabila pasien perlu dilakukan rujukan internal maka pasien akan

dirujuk ke ruang pelayanan kesehatan lainnya seperti ruang

konsultasi gizi dan laboratorium, apabila pasien perlu dilakukan

rujukan eksternal maka pasien aka dirujuk ke rumah sakit.

p) Pasien menuju pelayanan obat dan menyerahkan resep.
q) Setelah menerima obat pasien dipersilahkan pulang.
2) Pasien Lama
 48

a) Pasien menuju mesin APM (Antrian Pasien Mandiri) untuk men-

scan KIB barcode (bagi yang sudah punya), memilih jenis

pelayanan dan mengambil print out nomor antrian (rangkap dua).

b) Pasien menunggu panggilan pendaftaran.
c) Petugas memanggil pasien sesuai nomor antrian (Bagi pasien

teridentifikasi dengan KIB barcode kriteria umur >= 60 tahun

diutamakan pelayanannya).
d) Pasien menunjukkan KTB/ KIB barcode/ Kartu JKN/ Kartu

identitas sosial lain dan petugas memverifikasi tujuan unit

pelayanan kesehatan (meminta nomor antrian).

e) Petugas membuatkan karcis pelayanan, menempelkan nomor

antrian pada karcis tersebut dan meng-entry data rekam medisnya

ke SIMPUS J-Care.
f) Petugas mengambilkan rekam medis ke rak penyimpanan, mencari

RM sesuai dengan identitasnya, dan memberinya stempel.

g) Petugas memberikan KTB/ KIB barcode/ kartu JKN dan meminta

uang retribusi (bagi jenis pasien umum dan KIR)

h) Petugas mempersilahkan pasien menuju ke ruang tunggu unit

pelayanan kesehatan tujuan.

i) Petugas mendistribusikan rekam medis ke unit terkait.
j) Pasien dipanggil menuju ke ruang pelayanan kesehatan untuk

dilakukan pemeriksaan/tindakan.
k) Setelah pelayanan kesehatan selesai pasien menerima resep.

Apabila pasien perlu dilakukan rujukan internal maka pasien akan

dirujuk ke ruang pelayanan kesehatan lainnya seperti ruang

konsultasi gizi dan laboratorium, apabila pasien perlu dilakukan

rujukan eksternal maka pasien akan dirujuk ke rumah sakit.

l) Pasien menuju pelayanan obat dan menyerahkan resep.
m)Setelah menerima obat pasien dipersilahkan pulang.
 49

b. Alur dan Prosedur Pendaftaran Gawat Darurat (TPPGD)

MULAI

PEMERIKSAAN &/
PENDAFTARA TINDAKAN DI UGD
N

MENUNGGU
VERIFIKASI DI
PENDAFTARAN

KASIR

PEMERIKSAAN
LABORATORIUM

Gambar 3.3 Alur Pendaftaran Pasien Gawat Darurat di UPT Puskesmas

Gambirsari RUJUKAN
INTERNAL RUJUKAN
EKSTERNAL
MENERIMA
RESEP
UPT Puskesmas Gambirsari menerima pelayanan pasien gawat darurat.

Pasien yang kondisinya parah atau memerlukan penanganan segera, maka

MENUJU
PELAYANAN OBAT
pasien langsung dibawa ke pelayanan kesehatan umum untuk dilakukan

MENERIMA OBAT

SELESAI
 50

pemeriksaan dan tindakan oleh dokter dan perawat. Apabila pasien

memerlukan penanganan lebih lanjut maka dokter akan memberikan surat

rujukan agar pasien bisa dirujuk ke rumah sakit. Apabila tidak memerlukan

perawatan lebih lanjut maka dokter hanya memberikan resep obat kemudian

pasien menuju apotik untuk mengambil obat dan pulang.

2. Prosedur Pengolahan Rekam Medis
a. Coding.
Coding di UPT Puskesmas Gambirsari dilakukan oleh dokter, perawat

atau bidan yang ada di pelayanan kesehatan Umum, Gigi, KB dan KIA.

Pengkodean dilakukan secara komputerisasi oleh petugas atau perawat di

ruang pemeriksaan yang bersangkutan.

b. Filing.
Filing di UPT Puskesmas Gambirsari terdapat pada satu tempat

dengan bagian loket pendaftaran. Dokumen rekam medis pasien

tersimpan dalam map Family Folder dimana satu folder digunakan untuk

menyimpan dokumen rekam medis pasien dalam satu keluarga. Adapun

perbedaan warna family folder yang digunakan di UPT Puskesmas

Gambirsari sebagai berikut :

Tabel 3.5 Warna Map Family Folder

Family Folder

Wilayah Warna
Dalam Wilayah Puskesmas Hijau
Luar Wilayah Puskesmas Kuning
Luar Kota Surakarta Merah Muda

Dalam memudahkan pengambilan dan pengembalian map family

folder di UPT Puskesmas Gambirsari menggunakan tracer, dimana tracer

 51

digunakan untuk menandai map family folder keluar dari rak

penyimpanan.

Adanya tracer yang digunakan di UPT Puskesmas Gambirsari

sebagai berikut :

Tabel 3.6 Warna Tracer

Tracer
Pelayanan Kesehatan Warna
Umum Hijau
KIA Merah
KB Kuning
Gigi Biru Muda

Alur filing di UPT Puskesmas Gambirsari sebagai berikut :

1) Petugas mencari dokumen rekam medis di rak penyimpanan sesuai

dengan nomor rekam medisnya.

2) Petugas mencari Lembar Rekam Medis sesuai dengan identitas sosial

pasien pada family folder.

3) Petugas mendistribusikan Lembar Rekam Medis ke unit terkait.
4) Setelah selesai pelayanan kesehatan petugas mengambil dokumen

rekam medis ke masing-masing unit pelayanan kesehatan, petugas

menyimpan dokumen rekam medis ke rak penyimpanan.

D. Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS) dan Sistem Informasi

P-Care di UPT Puskesmas Gambirsari Kota Surakarta.

1. SIMPUS

SIMPUS adalah suatu tatanan tenaga atau peralatan komputer yang

menyediakan informasi untuk membantu proses manajemen puskesmas

mencapai sasaran kegiatan.

SIMPUS di UPT Puskesmas Gambirsari sudah bridging dengan aplikasi

primary care artinya dengan adanya aplikasi SIMPUS yang sudah bridging
 52

tersebut dapat memudahkan petugas dalam memasukkan data pasien

sehingga dengan satu kali memasukkan data di SIMPUS data pasien

tersebut sudah masuk di aplikasi P-care.

Puskesmas Pembantu Clolo dan Krembyongan tidak memasukan data

pasien pada SIMPUSTU melainkan pada SIMPUS di UPT Puskesmas

Gambirsari.

a. Daftar menu yang ada di dalam SIMPUS UPT Puskesmas Gambirsari.

1) Home
Halaman utama SIMPUS menampilkan profil UPT Puskesmas

Gambirsari yang berisi : kode Puskesmas, nama Puskesmas dan

kepala Puskesmas. Pada bagian bawah profil Puskesmas menampilkan

jumlah pasien terdaftar saat ini atau pada hari itu.

 53

Gambar 3.4 Tampilan Menu Home pada SIMPUS UPT Puskesmas

Gambirsari

2) File
Gambar 3.5 Tampilan Menu File pada SIMPUS UPT Puskesmas

Gambirsari

Menu file terdiri dari :

a) Data Dasar Puskesmas, meliputi: Nama Petugas Medis, Data

Desa, Data Dusun, Variable Pasien (Pekerjaan, Jenis Pasien,

Tidak Lanjut, Pengirim, Unit Pelayanan, Poli Rujukan, Rumah

Sakit Rujukan), Kelompok Tarif, Kelompok Penyakit, Penyakit,

Data STP, Kelompok Laboratorium, Item Laboratorium.

b) Data Indeks Pasien
c) Data Obat
d) Backup / Restore Harian Puskesmas

3) Input Data
 54

Gambar 3.6 Tampilan Menu Input Data pada SIMPUS UPT Puskesmas
Gambirsari

Menu Input Data Meliputi :

a) Registrasi Pasien .
b) Data Kunjungan Pasien .
c) Pelayanan Medis Rawat Jalan.
d) Pelayanan Medis Rawat Inap.
e) Pemeriksaan Laboratorium Rawat Jalan.
f) Pemeriksaan Laboratorium Rawat Inap.
g) Kasir .
h) Resep Obat.
i) Penerimaan Obat.
j) Distribusi Obat.
k) Import dari SIMPUSTU.
l) Sinkronisasi Pengiriman Data.
m)Sinkronisasi Pengiriman Data Simkes.
4) Query atau Tampilan Data
 55

Gambar 3.7 Tampilan Menu Query atau Tampilan Data pada

SIMPUS UPT Puskesmas Gambirsari

Menu Query meliputi :

a) Registrasi Pasien.
b) Diagnosa
c) Arus Obat.
d) Tindakan atau Biaya.
e) Laboratorium.
5) Rekapitulasi
Gambar 3.8 Tampilan Menu Rekapitulasi pada SIMPUS UPT
Puskesmas Gambirsari
 56

Menu Rekapitulasi menampilkan:

a) Kunjungan harian
b) Kunjungan bulanan
c) Cakupan pasien (harian jenis pasien, bulanan jenis pasien, per

kelompok umur, per jenis pasien, per variable lain)

d) Data kesakitan, kelompok diagnosis
e) Diagnosis, 20 besar penyakit/ diagnosis, rincian biaya pasien
f) Rincian tagihan pasien gratis, rekap pendapatan atau tindakan
g) Rekap bulanan pendapatan
h) Obat (rekap pemakaian obat, tabel harian obat)
i) Penerimaan/ distribusi obat)
j) Pasien gakin (data kunjungan, rekap bulanan, rekap kunjungan,

tindakan)
k) Rekap pasien aktif.
6) Pelaporan
Gambar 3.9 Tampilan Menu Pelaporan pada SIMPUS UPT Puskesmas
Gambirsari

Menu Pelaporan meliputi :

a) LB 1 : kelompok umur / kunjungan kasus, kelompok umur/ jenis

kelamin, kelompok umur / kunjungan kasus / jenis.

b) Penyakit Menular.
c) Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat (LPLPO).
d) Data STP (Surveylans Terpadu Penyakit).
e) Pelaporan ASKES.
 57

f) Pelaporan ke Flashdisk.

7) Grafik

SIMPUS Web-
Gambar 3.
GGambar 3.10 Tampilan Menu Grafik pada SIMPUS UPT Puskesmas
Gambirsari

Based menyertakan fasilitas grafik untuk memudahkan pengguna

dalam menganalisa data untuk proses pengambilan keputusan. Di

halaman grafik digunakan untuk menampilkan :

a) Grafik harian.
b) Grafik bulanan.
c) Variable.
d) Grafik kunjungan pasien.
e) Epidemiologi.
 58

8) Pemetaan
Gambar 3.11 Tampilan Menu Pemetaan pada SIMPUS UPT

Puskesmas Gambirsari

Menu pemetaan menampilkan :

a) Epidemiologi wilayah
b) Penyebaran penyakit
c) Kunjungan pasien gakin.
9) Lain-lain, meliputi : Ganti password
10) Keluar
b. Cara pengisian register pasien baru pada SIMPUS di UPT Puskesmas

Gambirsari adalah :
1) Ketik alamat website SIMPUS UPT Puskesmas Gambirsari.
2) Masukan username dan password.
3) Pilih menu operator Input Data dan kemudian akan muncul beberapa

pilihan, pilih menu yang bertuliskan Registrasi pasien

4) Masuk pada Form Registrasi Pasien
5) Isilah kolom yang tersedia pada form register pasien baru, antara lain:
a) Tanggal pelayanan
b) Petugas loket
c) Loket pemeriksaan
d) Unit Pelayanan yang terdiri dari Umum, Gigi, KIA, KB, Laborat,

Gizi dan terakhir Imunisasi.

e) No Index atau RM
f) NIK (Nomor Induk Kependudukan)
g) No KS/JPS atau nomor jaminan pasien yang digunakan
 59

h) Identitas pasien sesuai pilihan yang tersedia antara lain : Nama KK,

Nama Pasien, Tanggal Lahir, Jenis Kunjungan, Jenis Kelamin,

Pendidikan, Pekerjaan dan alamat baik desa dan dusun.

i) Jenis Pasien sesuai pilihan yang tersedia antara lain : Umum, JKN

PBI, JKN Non PBI.

j) Simpan data dengan mengklik tombol simpan yang sudah tersedia.
c. Cara pengisian register pasien lama pada SIMPUS di UPT Puskesmas

Gambirsari adalah :
1) Ketik alamat website SIMPUS UPT Puskesmas Gambirsari.
2) Masukan username dan password
3) Pilih menu operator Input Data dan kemudian akan muncul beberapa

pilihan, pilih menu yang bertuliskan Registrasi pasien

4) Masuk pada Form Registrasi Pasien
5) Isilah kolom Unit Pelayanan sesuai unit yang dituju
6) Isi kolom no index/ RM kemudian klik tombol cari, maka akan

muncul nama pasien sesuai nomor RM yang dimasukkan

7) Isi kolom No KS/JPS atau nomor jaminan pasien yang digunakan,

kemudian klik tombol cari maka secara otomatis identitas pasien akan

terisi.
8) Teliti kembali, pastikan kolom jenis pasien sudah sesuai dengan

jaminan yang digunakan.

9) Simpan data dengan mengklik tombol simpan yang sudah tersedia.
 60

Pada SIMPUS di UPTD Puskesmas Gambirsari dalam mendaftar pasien

lama maupun pasien baru menggunakan format pendaftaran yang sama.

Berikut format untuk mendaftar pasien baru maupun lama :

Gambar 3.12 Form Registrasi Pasien

d. Cara pengisian hasil pemeriksaan pasien pada SIMPUS UPT Puskesmas

Gambirsari
 61

Gambar 3.13 Tampilan Format Pengisian Hasil Pemeriksaan Pasien pada

SIMPUS UPT Puskesmas Gambirsari

1) Ketik alamat website SIMPUS UPT Puskesmas Gambirsari.

2) Masukan username dan password.
3) Pilih menu operator Input Data dan kemudian akan muncul

beberapa pilihan, pilih menu yang bertuliskan Pelayanan Medis

Rawat Jalan
4) Pilih tanggal kunjungan pasien.
5) Klik nama pasien dan cocokan nomor rekam medisnya sesuai

lembar resep hasil pemeriksaan pasien yang diberikan dari Apotik.

6) Isi kolom Informasi Data Medis, antara lain :
a) Petugas medis.
b) Perawat / Bidan.
c) Tindak lanjut.
d) Rumah Sakit Rujukan.
7) Isi kolom Catatan Anamnesis, antara lain :
a) Riwayat penyakit.
b) Alergi obat.
c) Golongan darah
8) Isi kolom Data Anamnesis, antara lain :
a) Petugas.
b) Tindakan / EXG.
c) Systole.
d) Diastole.
e) Denyut jantung.
f) Suhu badan.
g) Respiration rata.
h) Tinggi.
i) Berat.
9) Isi kolom Keluhan
10) Isi kolom Pemeriksaan Fisik
11) Isi kolom Diagnosis
12) Isi kolom Obat.
13) Teliti kembali, pastikan semua kolom sudah terisi sesuai lembar

resep pasien.
14) Simpan data dengan mengklik tombol simpan yang sudah tersedia.
2. Primary Care (P-Care)
P-care yaitu sistem informasi pelayanan pasien yang ditunjukan untuk

pasien berstatus BPJS (Badan Penyelenggara Jaminan Sosial) berbasis

 62

komputer dan online melalui internet. Pengolahan data pasien BPJS

Kesehatan melalui P-care di UPT Puskesmas Gambirsari sudah terbridging

dengan SIMPUS. Petugas hanya memasukan data ke dalam satu sistem dan

data tersebut dapat masuk ke dua sistem yaitu SIMPUS dan P-care dalam

waktu yang sama. Pada dasarnya P-care mempunyai 2 fungsi yaitu

pendaftaran pasien dan pelayanan pasien.

a. Daftar menu yang ada di Primary Care UPT Puskesmas Gambirsari
1) Entry Data
Gambar 3.14 Tampilan Menu Entry Data pada Primary Care di UPT
Puskesmas Gambirsari

Menu Entry Data meliputi :

a) Pendaftaran Pasien
b) Pelayanan Pasien
c) Kegiatan Kelompok
 63

2) Lihat Data
Gambar 3.15 Tampilan Menu Lihat Data pada Primary Care di UPT

Puskesmas Gambirsari

Menu Lihat Data meliputi :

a) Jumlah Peserta Terdaftar
b) Data Kunjungan Peserta Sakit
c) Data Kunjungan Peserta Sehat
d) Data 10 Diagnosa Terbanyak
e) Data Kegiatan Kelompok
f) Tagihan Non Kaptasi

3) Tools
 64

Gambar 3.16 Tampilan Menu Tools pada Primary Care di UPT

Puskesmas Gambirsari

Menu Tools meliputi :

a) Ganti Password
b) Eksternal Akses LUPIS - BPJS
c) Data Tenaga Medis
4) Log Out

E. Analisis dan Desain Tempat Pendaftaran Pasien UPT Puskesmas

Gambirsari Kota Surakarta.

Dalam sebuah tata ruang kerja diperlukan pengukuran sarana dan prasarana

yang tepat agar dapat mencapai efisiensi kerja dan menghindari kecelakaan
3,00 m
kerja, sehingga diperlukan sebuah desain ruang yang ergonomi.
Tempat pendaftaran pasien di UPT Puskesmas Gambirsari menjadi satu

tempat dengan bagian filing, informasi dan kasir. Berikut layout tempat

pendaftaran pasien di UPT Puskesmas Gambirsari Kota Surakarta :

2,07 m

K
60 cm 6
1 K

1,21 m
5,56 m

2 K

K T
3
3,94 m
5
U S
Gambar 3.17 Tempat Pendaftaran Pasien di UPT Puskesmas Gambirsari

Keterangan : B

76 cm

1,79 m
 65

2. Mesin nomor antrian

3. Meja pendaftaran pasien
4. Rak filing besi
5. Rak filing kayu
6. Filing kabinet
7. Meja informasi dan Kasir

Ukuran area kerja di tempat pendaftaran pasien UPT Puskesmas Gambirsari :

Tabel 3.7 Ukuran Area Kerja Tempat Pendaftaran Pasien di UPT Puskesmas Gambirsari
Area Kerja Luas Area
Mesin Nomor Antrian 0,14 m2
Meja Pendaftaran Pasien 1,04 m2
Rak Filing Besi 0,74 m2
Rak Filing Kayu 0,72 m2
Filing kabinet 0,17 m2
Meja Informasi dan Kasir 1,38 m2
Kursi 1,48 m2
 BAB IV

PEMBAHASAN

A. Sistem Dan Subsistem Rekam Medis Di UPT Puskesmas Gambirsari

Kota Surakarta.

1. Sistem Penamaan

Sistem penamaan di UPT Puskesmas Gambirsari dalam pemberian

gelar keluarga seperti bp (bapak), ny (nyonya), an (anak), nn (nona) dan

sdr (saudara) sudah sesuai teori yaitu ditulis di depan/belakang nama

pasien, namun terkadang masih ditemukan penulisan nama pasien tidak

menyertakan gelar keluarga. Untuk itu, perlu adanya prosedur tetap dalam

penulisan nama pasien, sehingga semua petugas bisa sama atau seragam

dalam menuliskan nama pasien.

Pemberian gelar atau pangkat belum diterapkan di UPT Puskesmas

Gambirsari dan penulisan berkas pasien belum menggunakan huruf cetak /

kapital.

2. Sistem Penomoran

Sistem penomoran yang digunakan di UPT Puskesmas Gambirsari

sesuai teori yang ada dengan menggunakan unit numbering system dan

mengacu pada family numbering system. Nomor yang ditulis pada map

family folder hanya 6 digit angka yaitu nomor kode wilayah dan nomor

indeks pasien sedangkan nomor kode keluarga tertulis pada lembar rekam

medis pasien dan pada simpus.

74
 75

3. Sistem Penyimpanan

Sistem penyimpanan yang digunakan di UPT Puskesmas Gambirsari

sudah sesuai teori yang ada. Dokumen rekam medis disimpan dengan

sistem sentralisasi, dimana setiap dokumen milik satu keluarga disimpan

dalam satu folder menggunakan satu nomor yang sama sebagai

identifikasi. Dokumen rekam medis disimpan dalam rak yang sudah di

sediakan berdasarkan kode wilayah kerja, luar wilayah kerja dan luar kota

untuk mempermudah penyimpanan dan pengambilan.

4. Sistem Penjajaran

Sistem penjajaran yang digunakan di UPT Puskesmas Gambirsari sudah

sesuai dengan teori yang ada. Penjajaran menggunakan straight numerical

filing dimana map family folder dijajarkan berdasarkan urutan 6 digit

angka nomer rekam medis yaitu 2 angka pertama merupakan kode wilayah

dan 4 angka selanjutnya adalah nomor indeks pasien.

5. Sistem Penyusutan Dan Pemusnahan

UPT Puskesmas Gambirsari sudah melakukan satu kali retensi pada

dokumen rekam medis pasien yang disimpan minimal 2 tahun setelah

kunjungan terakhir. Sedangkan untuk pemusnahan dokumen rekam medis

di UPT Puskesmas Gambirsari belum pernah melakukan, dikarenakan

beban kerja petugas yang tinggi dan kurangnya sdm serta proses

pemusnahan yang memerlukan waktu yang lama.

 76

6. Sistem Pencatatan Dan Pelaporan

Sistem pencatatan dan pelaporan yang digunakan di upt puskesmas

gambirsari sudah baik karena sudah menggunakan sistem komputerisasi.

Dalam pencatatan dan pelaporan sudah menggunakan program yang

bernama simpus j-care dan sik yang langsung di kirim ke pusat yaitu dkk

surakarta berdasarkan periode pelaporan.

B. Prosedur Pelayanan dan Pengelolaan Rekam Medis di UPT Puskesmas

Gambirsari Kota Surakarta

1. Prosedur Pelayanan Pendaftaran Pasien

a. Alur dan Prosedur Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ)
Alur dan prosedur pasien rawat jalan di UPT Puskesmas Gambirsari

sudah sesuai dengan SOP yang telah ditentukan oleh Dinas Kesehatan

Kota Surakarta yaitu pasien harus mendaftar dan tercatat dalam

SIMPUS terlebih dahulu sebelum mendapat pelayanan kesehatan di

UPT Puskesmas Gambirsari, tetapi pada Puskesmas Pembantu Clolo

dan Krembyongan penginputan data pasien dilakukan di SIMPUS UPT

Puskesmas Gambirsari setelah pasien mendapatkan pelayanan

kesehatan karena petugas pendaftaran di Puskesmas Pembantu Clolo

memiliki beban kerja yang merangkap dengan pelayanan obat,

sedangkan di Puskesmas Pembantu Krembyongan tidak terkoneksi

internet.
UPT Puskesmas Gambirsari tidak menggunakan KTPK (Kartu Tanda

Pengenal Keluarga) atau KIB (Kartu Identistas Berobat) melainkan

menggunakan KTB (Kartu Tanda Berobat) tetapi memiliki fungsi yang

sama.
 77

b. Alur dan Prosedur Pendaftaran Pasien Gawat Darurat (TPPGD)

UPT Puskesmas Gambirsari merupakan puskesmas rawat jalan tetapi

juga menerima pasien gawat darurat. Alur dan Prosedur pendaftaran

pasien gawat darurat sudah sesuai teori yaitu mengutamakan pasien

gawat darurat atau pasien yang harus segera mendapatkan penanganan.

Selain mengutamakan pasien gawat darurat, di UPT Puskesmas

Gambirsari juga mengutamakan pasien lansia.

2. Prosedur Pengelolaan Rekam Medis
a. Coding.
Pengkodean berkas rekam medis di UPT Puskesmas Gambirsari

Kota Surakarta belum sesuai dengan teori karena pengkodean penyakit

dan tindakan dilakukan oleh dokter, bidan dan perawat yang bertugas,

sebaiknya dilakukan oleh lulusan D3 Perekam Medis. Pengkodean di

UPT Puskesmas Gambirsari menggunakan buku pintar yaitu buku yang

berisi kode-kode penyakit dan tindakan yang sering ditemukan di UPT

Puskesmas Gambirsari, sebaiknya pengkodean penyakit menggunakan

ICD-10 dan pengkodean tindakan menggunakan ICD-9 CM.

b. Filing.
Filing adalah suatu ruang penyimpanan dokumen rekam medis.

Kegiatan pokok filing di UPT Puskesmas Gambirsari sudah sesuai

dengan teori tetapi terdapat kekurangan sebagai berikut :

1) Ruang filing kurang luas sehingga petugas berdesakan saat

mengambil atau mengembalikan dokumen rekam medis pasien.

2) Penjajaran kurang sesuai section. Misal nomor rekam medis 200501

terdapat pada section 200551-201000 sebaiknya terdapat pada

section 200000-200550.
 78

C. Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS) dan Sistem

Informasi P-Care di UPT Puskesmas Gambirsari Kota Surakarta.

1. SIMPUS
Pengolahan data di UPT Puskesmas Gambirsari Surakarta yaitu

dilakukan secara komputerisasi dengan menggunakan software program

Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS) secara multy user.

2. P-Care
Sistem informasi di UPT Puskesmas Gambirsari menggunakan P-

Care yang digunakan untuk mengecek aktif atau tidaknya kartu BPJS

pasien, membuat kunjungan sehat pasien dan melihat daftar 10 diagnosa

terbanyak jenis pasien BPJS yang ada di puskesmas.

D. Analisis dan Desain Ulang Tempat Pendafaran Pasien UPT Puskesmas

Gambirsari Kota Surakarta.

Luas daerah tempat pendaftaran pasien di UPT Puskesmas Gambirsari

adalah 13,2 m2. Adapun perhitungan space ruang tempat pendaftaran pasien :

Tabel 4.1 Hasil Perhitungan Luas Area Kerja di Tempat Pendaftaran Pasien UPT
Puskesmas Gambirsari
Area Kerja Luas Area
Mesin Nomor Antrian 0,14 m2
Meja Pendaftaran Pasien 1,04 m2
Rak Filing Besi 0,74 m2
Rak Filing Kayu 0,72 m2
Lemari 0,17 m2
Meja Informasi dan Kasir 1,38 m2
Kursi 1,48 m2
Jumlah 3,40 m2

Dari perhitungan tersebut diperoleh luas ruang kerja yaitu 13,2 m 2 +

3,4 m2 = 16,8 m2. Hal ini berarti bahwa luas ruang pendaftaran di UPT

Puskesmas Gambirsari belum ergonomis, karena ruang pendaftaran

 79

tersebut sempit, sehingga petugas kurang nyaman dalam bekerja. Pintu

masuk ke tempat pendaftaran selebar 60 cm, jarak antara meja pendaftaran

dengan rak filing sebesar 87 cm, jarak antar rak filing dengan lemari

sebesar 76 cm, rak filing 1 dengan rak filing 2 sebesar 92 cm. Jarak

antara 2 benda direkomendasikan minimal 90 cm, maka dari itu ada jarak

yang belum ergonomi sehingga hal tersebut akan mengganggu akses

petugas dalam melaksanakan tugasnya.

Dari permasalahan diatas penulis mendesain ulang tempat pendaftaran

pasien dengan memindahkan pintu masuk tempat pendaftaran pasien yang

awalnya berada di sebelah timur menjadi di sebelah selatan dengan lebar

pintu yaitu 90 cm, memindahkan filing kabinet yang awalnya berada di

sebelah barat rak filing kayu menjadi di sebelah utara meja informasi,

menambah panjang meja informasi karena meja kasir digunakan sebagai

pintu masuk, menggeser rak filing kayu ke pojok barat. Dari desain ulang

tersebut lebar pintu masuk tempat pendaftaran menjadi lebih besar yaitu 90

cm, jarak antara rak filing kayu dengan rak filing besi menjadi lebih besar

yaitu 111 cm dan jarak dibelakang meja pendaftaran menjadi lebih besar

yaitu sebesar 118 cm sehingga meningkatkan efisiensi kerja petugas,

memberi kenyamanan petugas saat bekerja, mengurangi resiko kecelakaan

kerja dan penyakit akibat kerja.

 80

Berikut hasil desain ulang tempat pendaftaran pasien di UPT

Puskesmas Gambirsari :
3,60 m

6
5 1,17 m

K K
1 90
cm

1,21 m
5,56 m K
118 cm
2

3,94 m

4 T
3
U S
111 cm
B

1,79 m

Gambar 4.1 Desain Ulang Tempat Pendaftaran Pasien di UPT Puskesmas

Gambirsari
 81

BAB V

PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan pengamatan dan hasil praktik lapangan siklus 3 di UPT

Puskesmas Gambirsari Surakarta, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai

berikut :

1. Pada awal mulanya, UPT Puskesmas Gambirsari merupakan bagian dari

UPTD Pustu Puskesmas Banyuanyar, karena penduduk diwilayah kerjanya

sangat padat, maka pada awal 2009 pustu Gambirsari berubah menjadi

Puskesmas induk yang membawahi 2 pustu yaitu Clolo dan Krembyongan.

2. Sistem dan Subsistem di UPT Puskesmas Gambirsari Surakarta sudah sesuai

dengan prosedur yang ada dimana sistem penamaan ditulis sesuai dengan

nama, hanya memerlukan keseragaman dalam penulisan status pasien.

Sistem penomoran menggunakan Unit Numbering System mengacu pada

family Numbering System, sistem penjajaran menggunakan straight

numerical filing, sistem penyimpanan menggunakan sistem sentralisasi,

retensi sudah dilakukan tetapi belum melakukan pemusnahan dan sistem

pelaporan menggunakan SIMPUS dan SIK yang dikirim online ke DKK

Surakarta sesuai periode yang telah ditetapkan.

3. Alur dan prosedur yang ada di UPT Puskesmas Gambirsari Surakarta sudah

berjalan dengan baik. Adanya sistem informasi manajemen puskesmas

 82

(SIMPUS J-Care) dan sistem informasi P-Care dapat memberikan

pelayanan yang lebih cepat dan mudah.

 83

4. Desain awal tempat pendaftaran pasien di UPT Puskesmas Gambirsari

belum ergonomis disebabkan kurangnya luas tempat pendaftaran pasien.

B. Saran

Saran yang dapat penulis sampaikan berdasarkan kesimpulan yang telah diuraikan

adalah sebagai berikut :

1. Sistem penamaan sebaiknya diseragamkan antara penamaan di SIMPUS

dengan penamaan di dokumen rekam medis maupun di karcis pelayanan,

sehingga mempermudah petugas dalam pencarian identitas apabila pasien

datang berobat tidak membawa KTB.

2. Sebaiknya di Puskemas Pembantu dipasang jaringan internet yang bisa

menghubungkan SIMPUS J-Care dengan P-Care seperti di UPT Puskesmes

Gambirsari.
3. Dalam pengkodean penyakit dan tindakan sebaiknya dilakukan oleh petugas

coder agar keakuratan kode terjaga.

4. Sebaiknya desain ulang yang dibuat penulis diterapkan agar meningkatkan

efisiensi kerja petugas, memberi kenyamanan petugas saat bekerja,

mengurangi resiko kecelakaan kerja dan penyakit akibat kerja.

 DAFTAR PUSTAKA

Budi, Savitri Citra. 2011. Manajemen Unit Kerja Rekam Medis. Jakarta :

Quantum Sinergi Medis.

Departemen Kesehatan RI, 2006. Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah

Sakit Revisi II, Jakarta.

Kementrian Kesehatan Republik Indonesia, 2008, Permenkes Nomor 269 Tahun

2008 tentang Rekam Medis. Kementerian Kesehatan Republik Indonesia.

Permenkes RI Nomor 269 MENKES/PER/III/2008. Tentang Rekam Medis.

Shofari, Bambang. 2002. Modul Pengelolaan Sistem Rekam Medis Kesehatan.

Semarang.