MATRIKS-WAKTU BAGI CEO Oleh: DR. A. Riawan Amin* TAHUKAH Anda apa itu Manajemen Waktu (Time Management — T-M)? Keterampilan praktis yang sering diajarkan di sekolah maupun kursus-kursus manajemen sejak dulu? Pada prinsipnya, T-M mengajarkan betapa berharganya waktu sebagai sumberdaya yang terbatas dan tak terbaharui kita semua miliki, serta bagaimana cara untuk memanfaatkannya seoptimal mungkin. Belum lagi jika kita kaitkan dengan tingkat harapan-hidup rata-rata manusia modem (65 atau 70 tahun?), maka andaikan usia kita saat ini sekitar 50-an, sesungguhnya kita tinggal punya beberapa tahun lagi yang tersisa. Sehingga jumlah lilin di kue Ulang Tahun kita bukannya harus ditambah dari tahun ke tahun, melainkan justru perlu dikurangi (misalnya 10, 9, 8 dan seterusnya) sampai umur kita habis saat meninggal dunia kelak. Di lain pihak, ada anggapan umum menjadikan usia Nabi Muhammad (tokoh paling berpengaruh di dunia, pilihan Michael Heart) yang 63 tahun sebagai patokan. Artinya, jika sudah memasuki usia 64 tahun, maka Anda beruntung (sudah mendapat bonus dati Tuhan). Dan jangan lupa, setiap hari kita cuma punya 24 jam (dikurangi waktu tidur), bukan? Karena itu, pilihannya terpulang kepada diri kita masing-masing, mau memanfuatkan, menyalahgunakan atau (membiarkan orang, lain) merampas waktu kita yang berharga! Seperti kita ketahui, sedikitnya ada tiga wilayah-waktu di dalam kehidupan manusia modern umumnya: pribadi, profesi dan sosial, Dan meskipun prinsip-prinsip T-M bisa diterapkan ke semuanya, tampaknya hanya di wilayah-waktu profesi-lah T-M dapat diaplikasikan secara penuh, Bahkan di wilayah ini pun, khususnya bagi mereka yang bekerja di perusahaan atau organisasi, masih ada perbedaan aplikasi T-M tergantung jenis dan peringkat jabatan mereka. T-M bagi para pekerja “kerah biru” di pabrik, umpamanya, tentu berbeda dengan rekan-rekannya yang “berkerah putih” di Kantor, Demikian pula antara penyelia, manajer sampai dengan Direktur Utama atau Chief Executive Officers (CEO) Meskipun tampaknya mirip dengan profesi lain (seperti: wirausaha, pekerja-mandiri atau seniman), tulisan ini diperutukkan terutama bagi para CEO (atau orang-orang yang bercita-cita mencapainya), yang menduduki puncak piramida organisasi. Mereka yang umumnya memiliki wewenang dan tanggungjawab serta dukungan fasilitas yang signifikan dibanding kebanyakkan orang. Dengan kata lain, para CEO sesungguhnya mampu menerapkan T-M secara penuh, dan membuat diri mereka jauh lebih produktif jika memang menginginkannya. Atau, mereka bisa juga memanfaatkan tambahan ‘waktu yang “tercipta’ atau dihemat untuk memperkaya kehidupan pribadi, sosial (maupun spiritual) mereka. Antllectal Property of, Rawan Amin 2/122013 6:17:28Efisien-Efektif Pasangan istilah tersebut di atas, efisiensi (daya guna) dan e/ektivitas (hasil guna) adalah dua konsep yang paling sering dipakai dalam berbagai teori T-M - meskipun peran para pakar efisiensi kini boleh dikata sudah ketinggalan zaman, digantikan oleh orientasi pada efektivitas - konsep yang lebih besar manfuatnya. Seperti diketahui, efisiensi mempersoalkan cara terbaik mengerjakan suatu tugas, sedangkan efektivitas justru hendak memanfaatkan waktu sebaik-baiknya — yang bisa saja bahkan berarti tidak mengerjakan tugas yang bersangkutan sama sekali. Manajemen modern memilih mengutamakan efektivitas dulu, baru kemudian efisiensi, Dengan kata lain, mengerjakan hal-hal yang benar, meskipun caranya mungkin keliru, lebih penting ketimbang, mengerjakan seswatu yang keliru dengan benar. Genting-Penting Di lain pihak, ada pasangan istilah lain yang juga sering digunakan orang dalam T- M: Genting dan Penting. Keduanya telah dijelaskan secara populer lewat bentuk matriks 4-kotak: Pemting-dan-Genting, Pemting-tapi-tidak-Genting, Genting-tapi-tak-Penting dan Tidak Genting-dan-Tidak-Penting, Untuk menjadi efektif, teori tersebut menganjurkan kita semua untuk memusatkan perhatian dan energi mengerjakan tugas-tugas yang, tergolong kuadran I (Penting-tapi-tidak-Genting), seperti: membuat _reneana, meningkatkan kapasitas diri, berlatih mendelegasikan tugas, dan lain sebagainya. Dengan memakai pendekatan serupa, tulisan ini hendak menjelaskan konsep Matriks-Waktu yang Jain lagi ~ yakni yang lebih diperuntukkan terutama bagi para CEO masa ki Prinsip Pareto Masih schubungan dengan efektivitas dan produktivitas, ada seorang ekonom Italia abad ke-19, Vilvredo Pareto, yang mengamati bahwa temyata hanya 20 persen dari penduduk Italia yang menghasilkan dan menguasai 80 persen kekayaan yang terkumpul. Dari sinilah lalu lahir prinsip produktivitas yang terkenal sebagai Prinsip Pareto atau 80/20, yang aneh-tapi-nyata temyata berlaku pula di banyak bidang kehidupan lain, Sebagai contoh, 80 persen dari produktivitas kita berasal dari 20 persen kegiatan yang, kita kerjakan, 80 persen pendapatan perusahaan datang dari 20 persen produk dan pelanggan kita, 80% perolehan dari pasar modal didapat dari 20% investor, demikian seterusnya, Dengan kata lain, sebagian kecil dari apa yang kita kerjakan, akan membuahkan sebagian besar hasil yang kita perolah. Karenanya, alangkah baiknya jika kita berfokus pada hal-hal penting yang sedikit itu serta mengabaikan aktivitas-aktivitas Jain yang toh bakal kecil manfaatnya. Dengan menerapkan prinsip ini, secara profesional, seorang CEO dapat ‘menciptakan’ atau menghemat banyak waktu. Setelah mencoba menerapkan berbagai pertimbangan dan prinsip di atas ke dalam konteks kerja seorang CEO, saya menjadi terithami oleh sebuah pendekatan Manajemen Waktu baru, saya sebut “Marriks Waktu Bagi CEO”, yang hendak saya perkenalkan bersama ini (lihat diagram berikut). Antllectal Property of, Rawan Amin 2/122013 6:17:28MATRIKS-WAKTU CEO Matriks-Waktu Bagi CEO terdiri dari 4 Kuadran atau alokasi waktu. A/B (Lakukan Sekarang/Tunda), C (Cadangkan), D (Delegasikan) dan X (eXtinguish) atau Abaikan Berikut adalah penjelasan dari masing-masing CEO TIME MATRIX 80% 20% Relevant 20% Important A (det now = Lakukan Sekarang) = Hal-hal yang harus kita laksanakan saat ini juga, jangan ditunda, B (Booked time = Boleh Ditunda) = Hal-hal yang akan kita lakukan segera di dalam waktu dekat ke depan. Pada kenyataannya, hal-hal termaksud bisa atau mungkin saja menjadi tidak perlu kita lakukan, Tetapi setidaknya mereka kita daftar dulu ke dalam “Daftar Hal yg Harus Dilaksanakan”, Sehinga A/B, mewakili pilihan antara: Lakukan Sekarang atau Lakukan Nanti (sesuai rencana) € (Contingency = Cadangkan) = Sebagaimana tersirat dari istilah yang dipakai, artinya hal-hal yang bisa kita cadangkan - untuk dikerjakan manakala memang diperlukan nanti Sebenarnya, apa-apa yang kita masukkan ke dalam kuadran ini tidak ingin kita kerjakan, namun lebih baik punya cadangan, yang belum tentu terpakai, ketimbang tidak sama sekali, bukan? D (Delegasikan) = Apakah kepada staf-bawahan Anda di kantor atau dialih-dayakan ke pihak luar.yang layanan profesionalnya Anda sewa. Yang penting: hal-hal di dalamnya Antllectal Property of, Rawan Amin 2/122013 6:17:28tidak Anda kerjakan sendiri, Coba Anda renungkan, mana lebih baik: mengerjakan tugas itu sendiri tapi tidak selesai pada waktunya, atau tuntas berkat didelegasikan ke orang lain? E (Eliminate = Buang) = Hal-hal yang jangan Anda lakukan, bahkan lebih baik buang, dari pikiran Anda, Akan halnya cara-cara melakukannya, ada berbagai metoda yang bisa dipakai, termasuk bagaimana menghindari “Pembuang Waktu” (Vime Wasters) pada umumnya, seperti: Aneka interupsi, rapat-rapat yang mubazir, banjir Info, surat-surat (termasuk e-mail) “sampah”, dan lain ssebagainya. Penting & Relevan = Bebeda dengan perbedaan klasik antara Genting dan Penting, Matriks-Waktu bagi CEO menggolongkan semua rangsang untuk “Berbuat Sesuatu” (To- Do Stimulus) yang masuk menjadi PENTING (sesuai dengan Tujuan) dan RELEVAN (sesuai dengan Peran) — keduanya memiliki kuadran Tinggi (High) dan Rendah (Low) masing-masing Tujuan = Hal-hal yang kita pilih untuk dicapai. Ia bisa untuk jangka pendek, menengah maupun panjang, yang bersifat lahir atau bathin, Tujuan juga bisa yang pribadi, tim atau organisasi — yang sejauh mana pencapaiannya akan mengukur dan menentukan keberhasilan hidup kita, Jadi segala yang selaras dengan Tujuan adalah hal-hal Pensing bagi kita. Masih sehubungan dengan Tujuan ini, mungkin ada baiknya kita renungkan bersama do’a terkenal berikut: “Tuhan, berikanlah kepadaku keikhlasan unduk menerina hal-hal yang tidak dapat kuubah, keberanian untuk mengubah apa-apa yang dapat Auubah, dan kearifan untuk membedakan keduanya ". (St. Francis) Peran = Posisi yang kita pegang di antara orang lain berikut berbagai Hak dan Tanggungjawab yang menyertainya. Ia bisa dikarenakan faktor Kelahiran (sebagai anak, suami atau ayah, misalnya) atau ditentukan oleh Pilihan seperti halnya jenjang karier yang kita jalani (sebagai CEO). Dan segala yang selaras dengan Peran adalah hal-hal yang Relevan bagi kita Implementasi MATRIKS-WAKTU CEO Secara umum, separuh dari hal-hal yang masuk ke wilayah perhatian kita bisa kita buang (E) tanpa pertimbangan serius, kemungkinannya 50:50, jadi nyaris tanpa risiko. Lalu mengikuti Hukum Pareto, 80% di antaranya sisanya pun tergolong tidak bernilai tinggi, sehingga bisa kita cadangkan (C) 30%-nya. Sehingga hal-hal nyata yang kita hadapi tinggal 20%-nya. Kemudian, tunduk pada Hukum Pareto lagi, 80% dari yang 20% itu (ataul6%-nya) tidak perlu kita kerjakan sendiri, karena dapat didelegasikan (D), tinggal sisanya yang 4% harus kita kerjakan — itu pun ada yang bisa ditunda (B). Alhasil, yang benar-benar memerlukan aksi kita segera adalah yang (A) saja, Dengan menyimak besamya (96%) hal yang mungkin kita sisihkan tersebut, bisa kita bayangkan betapa banyak waktu yang secara potensial dapat kita hemat atau tambahkan, apabila Matriks- Waktu ini kita terapkan secara konsisten, Anda setuju? Antllectal Property of, Rawan Amin 2/122013 6:17:28Tentu saja, di dalam kehidupan nyata, aplikasi Matriks-Waktu CEO ini akan tergantung pada tiap individu, apa yang kita anggap penting, sesuai dengan Tujuan dan Peran yang ada. Fungsinya lebih pada semacam kerangka-pikir untuk menyedethanakan hal-hai demi mengelola waktu kita dengan lebih efektif Diperkirakan, bahwa selaku CEO kita dapat menghasilkan 25 kali lebih banyak dengan menerapkan pendekatan Manajemen Waktu ini, Mudah-mudahan usul baru ini dapat memberi manfaat nyata bagi kita semua, Selamat menghargai waktu Anda! @ a *) Dr. A. Riawan Amin adalah "CEO Terbaik Tahun 2008” (versi Harian Bisnis Indonesa) yang kini adalah salah seorang Direktur Non-Eksckutif Bank CIMB-Islamic - Malaysia. TERJEMAHAN Lakukan Sekarang, akukan Kemudian (Boleh Ditunda) ‘adangkan D=Delegasikan E= Buang High = Tinggi Penting = Selaras dengan Tujuan Relevan = Selaras dengan Peran Antllectal Property of, Rawan Amin 2/122013 6:17:28