Tugas Resume

Manajemen Proyek Perangkat Lunak

Project Risk & Communication Management

Oleh :

I Gst. Pt. Ngr. Ananta Kusuma (1515323013)

Kelas : 4A MI

Tahun Ajaran

2016/2017
 Project Risk & Communication Management

Pengertian Risiko

Ada banyak definisi tentang risiko, risiko dapat kita tafsirkan sebagai bentuk keadaan
ketidakpastian tentang suatu keadaan yang akan terjadi nantinya (future) dengan keputusan yang diambil
berdasarkan berbagai pertimbangan pada saat ini.

Manajemen Risiko

Manajemen risiko adalah proses pengukuran atau penilaian risiko serta pengembangan strategi
pengelolaannya. Strategi yang dapat diambil antara lain adalah memindahkan risiko kepada pihak lain,
menghindari risiko, mengurangi efek negatif risiko, dan menampung sebagian atau semua konsekuensi
risiko tertentu. Manajemen risiko adalah rangkaian langkah-langkah yang membantu suatu perangkat lunak
untuk memahami dan mengatur ketidak pastian (Roger S. Pressman).

Tujuan Dari Rencana Manajemen Risiko Yaitu :

1. Untuk menentukan strategi dalam mengelola risiko yang terkait dengan proyek tersebut sehingga
menimbulkan dampak yang minimal terhadap biaya dan jadwal, serta kinerja operasional.
2. Untuk membangun pendekatan dalam memantau, mengevaluasi, dan mengelola risiko sepanjang
siklus proyek.

Perencanaan Manajemen Risiko

Merupakan proses penentuan dalam melakukan kegiatan terhadap risiko dari suatu proyek,
Perecanaan ini sangat penting untuk mengalokasikan sumberdaya serta efisiensinya untuk menetapkan
dasar dalam mengevaluasi risiko.

Terdapat 6 kegiatan utama dalam perencanaan Manajemen Risiko, diantaranya adalah :

1. Risk Management Planning Menentukan cara pendekatan dan rencana kegiatan manajemen
risiko untuk proyek tersebut.
2. Risk Identification Upaya terus menerus untuk mengidentifikasi dan menentukan risiko risiko
yang dapat mempengaruhi proyek serta pendokumentasian karakteristiknya.
3. Qualitative Risk Analysis Memprioritaskan risiko berdasarkan probabilitas dan dampak dari
kejadian.
4. Quantitative Risk Analysis Memperkirakan dampak risiko pada tujuan proyek.
5. Risk Response Planning Mengambil langkah-langkah untuk meningkatkan kesempatan dan
mengurangi ancaman terhadap tujuan pertemuan proyek.
6. Risk Monitoring & Control Keberhasilan pelaksanaan proyek tergantung pada kemampuan tim
untuk membuat keputusan yang cepat dan tepat serta memiliki pemahaman yang jelas. Setelah
risiko telah diidentifikasi maka selanjutnya adalah memastikan bahwa risiko benar dinilai, dilacak,
diselesaikan, dan dapat dimonitoring serta dikendalikan

Kategori Risiko Terdiri Dari 4 Bagian, Yaitu :

1. Organisasi (Organizational)
Terkait dengan kebutuhan dari internal seperti bisnis, strategi perusahaan, sumber daya manusia,
kultur perusahaan, structural organisasi, aktivitas bisnis secara rutin, rencana proses, ruang lingkup,
sumber daya dan peningkatan bisnis.
2. Proyek (Project)
Terkait dengan manajemen metodologi, kualitas dan tim proyek dalam rangka manajemen proyek,
bagaimana operasional proyek, proses development dan kebutuhan eksternal dari proyek.
3. Teknologi (Technological)
Terkait impelementasi, manajemen, pemeliharaan dan upgrade dari teknologi yang digunakan
dalam proyek.
4. Sumber Daya (Resource)
Terkait dengan kebutuhan untuk mendukung bisnis dan penggunaan untuk operasional rutin,
pemeliharaan dan peningkatan bisnis dari organisasi.
Skala Biaya Waktu Kualitas Probabilitas Dampak
Sangat Dana Agak Kualitas Agak Hampir Dampak Kecil
Rendah Mencukupi Menyimpang Dari Berkurang Tidak
Target Namun Masih Mungkin
Dapat Terjadi
Digunakan
Rendah Membutuhkan Agak Gagal Untuk Kadang Dampak Kecil Pada
Dana Menyimpang Dari Memenuhi Janji Terjadi Biaya, Waktu Dan
Tambahan Target Pada Stakeholder Kualitas
Sedang Membutuhkan Penundaan Beberapa Fungsi Mungkin Dampak Sedang Pada
Dana Berdampak Pada Tidak Dapat Tidak Biaya, Waktu Dan
Tambahan Stakeholder Dimanfaatkan Terjadi Kualitas
Tinggi Membutuhkan Gagal Memenuhi Gagal Untuk Sangat Dampak Substansial
Dana Deadline Memenuhi Mungkin Pada Biaya, Waktu Dan
Tambahan Kebutuhan Terjadi Kualitas
Yang Banyak
Signifikan Stakeholder
Sangat Membutuhkan Penundaan Proyek Tidak Hampir Pasti Mengancam
Tinggi Dana Merusak Proyek Efektif Dan Terjadi Kesuksesan Proyek
Tambahan Tidak Berguna
Yang
Substansial
Pengertian Manajemen Komunikasi Proyek

Manajemen Komunikasi proyek adalah kompetensi yang harus dimiliki manajer proyek dengan
tujuan utama adalah agar adanya jaminan bahwa semua informasi mengenai proyek akan sampai tepat pada
waktunya, dibuat dengan tepat, dikumpulkan, dibagikan, disimpan dan diatur dengan tepat pula. Orang-
orang teknologi informasi terkenal dengan memiliki kemampuan komunikasi yang rendah. Manajemen
komunikasi proyek dibutuhkan untuk mensosialisasikan kebijakan kebijakan pengembangan proyek,
hasil hasil kerja proyek, dan melakukan koordinasi dan komunikasi dengan seluruh pemangku
kepentingan. Manajemen Komunikasi Proyek menjelaskan proses proses yang dibutuhkan untuk dapat
dipastikan agar informasi proyek dapat dikumpulkan, disusun, disebar, dan disimpan yang terdiri dari
perencanaan komunikasi, distribusi informasi, pelaporan kinerja, dan penyelesaian administratif.

Tahapan Manajemen Komunikasi

1. Perencanaan Komunikasi (Communication Planning)

Proses ini biasanya terjadi sebagai bagian dari Grup Proses Perencanaan. Perencanaan
komunikasi merupakan proses yang sangat penting dalam proyek, mengingat seringnya
kegagalan proyek yang terkait dengan kegagalan komunikasi. Perencanaan Komunikasi atau
Communication Planning ini dibagi menjadi dua yaitu secara internal dan eksternal. Untuk
komunikasi eksternal dilakukan kepada stakeholder pada proyek ini antara lain komunikasi
kepada owner, subkontraktor, supplier, serta pihak terkait lainnya seperti penduduk sekitar
lokasi proyek. Bentuk komunikasi eksternal yang digunakan antara lain adalah rapat, laporan,
memo, dan lain-lain. Untuk komunikasi internal dilakukan kepada anggota yang terdapat dalam
organisasi proyek. Bentuk komunikasi internal dibagi menjadi tiga, yang pertama adalah
formal atau tidak formalnya komunikasi. Untuk komunikasi formal dilakukan melalui rapat
dan laporan, sedangkan untuk komunikasi yang tidak formal dilakukan dengan memo serta
media telekomunikasi elektronik seperti handphone (telepon genggam) dan email (surat
elektronik). Bentuk komunikasi internal yang kedua adalah tertulis atau tidak tertulisnya
komunikasi. Untuk komunikasi tertulis dapat berupa memo atau surat pemberitahuan,
sedangkan untuk komunikasi tidak tertulis adalah bentuk komunikasi yang langsung dilakukan
kepada pihak terkait (tatap muka) tanpa pemberitahuan sebelumnya. Dan bentuk komunikasi
internal yang ketiga adalah komunikasi dilakukan secara vertikal atau horizontal. Untuk
komunikasi vertikal merupakan instruksi seperti komunikasi Project Manager (PM) kepada
Site Manager (SM), sedangkan untuk komunikasi horizontal merupakan koordinasi seperti
komunikasi Quality Control (QC) dengan Safety Officer. Rencana manajemen komunikasi
adalah dokumen yang berisi arahan atau tuntunan cara berkomunikasi dalam suatu proyek.
 Informasi yang terkandung dalam Rencana Manajemen Komunikasi (Communication
Management Plan), antara lain :
Kebutuhan kebutuhan komunikasi Stakeholders.
Informasi yang akan di komunikasikan, termasuk formatnya, isinya dan level
detailnya.
Orang yang bertanggung jawab untuk memberikan informasi yang dimaksud.
Orang yang harus menerima informasi yang dimaksud.
Jadwal untuk menghasilkan informasi, misalkan mingguan, tiap tanggal 1, dst.
Metoda untuk mendapatkan informasi, seperti memo, email, telepon, dsb.
Metoda untuk memperbaharui rencana manajemen komunikasi sejalan dengan
kemajuan dan pembangunan proyek.
Metoda untuk menyelesaikan masalah yang tidak dapat diselesaikan di level bawah.
2. Distribusi Informasi (Information Distribution)
Proses yang dilakukan untuk menjamin terpenuhinya kebutuhan informasi pada waktu
yang tepat bagi setiap stakeholder. Proses ini terjadi di seluruh Grup Proses Pelaksana.
Distribusi informasi dilakukan mengingat pentingnya mendapatkan informasi proyek bagi
orang yang tepat, pada waktu yang tepat dengan format yang padat informasi. Manajer proyek
dan tim proyek harus dapat memutuskan cara terbaik untuk mendistribusikan informasi proyek.
Setelah melakukan perencanaan komunikasi, hasil yang diperoleh adalah rencana manajemen
komunikasi. Langkah selanjutnya adalah pendistribusian informasi. Dalam melakukan
pendistribusian informasi dibutuhkan input berupa perencanaan manajemen komunikasi
dengan menggunakan alat dan teknik berupa kemampuan komunikasi, metode distribusi
informasi, proses pembelajaran, serta sistem informasi. Hasil dari proses distribusi informasi
ini adalah proses atau alur komunikasi dari organisasi proyek dan perubahan permintaan.
Bentuk distribusi komunikasi pada proyek ada beberapa macam antara lain :
Rapat rapat (Meetings)
Distribusi dokumen berupa hardcopy.
Distribusi data melalui media elektronik seperti electronic mail atau E-mail, mesin fax,
dll.
3. Pelaporan Kinerja (Performance Reporting)
Proses mengumpulkan dan menyebarkan informasi kinerja proyek, termasuk di dalamnya
Status Reports (Pelaporan Status), Progress Measurements (Pengukuran Kemajuan) dan
Peramalan. Informasi yang terkandung di dalamnya, antara lain :
 Status Reports Berisi tentang sejauh mana proyek sudah berjalan dalam kerangka
ruang lingkup, waktu dan biaya. (Sudah berapa biaya yang digunakan, berapa lama
waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah aktivitas, apakah pekerjaan sudah
dilaksana sesuai rencana, dsb.)
Progres Reports Menggambarkan sejauh mana tim proyek sudah menyelesaikan
pekerjaannya. Biasanya berupa laporan rutin.
Peramalan Berisi tentang gambaran kecenderungan proyek akan berhasil atau tidak
berdasarkan apa yang sudah dikerjakan sampai titik tertentu ketika proyek sudah
berjalan.
4. Mengelola Stakeholders (Manage Stakeholders)
Proses berkomunikasi dan bekerja sama dengan pemangku kepentingan untuk memenuhi
kebutuhan mereka dan mengatasi masalah yang terjadi. Mengelola Stakeholder terjadi dalam
Monitoring dan Pengendalian Proses Grup. Mengelola Stakeholder berkaitan dengan
memuaskan kebutuhan para Stakeholder proyek dan menyelesaikan setiap masalah yang
diangkat oleh stakeholder proyek. Ini adalah ide yang baik untuk mengingat bahwa kegiatan
dan tanggung jawab dalam proses di atas akan tergantung pada proyek di tangan. Sebuah
proyek yang lebih kecil jelas tidak akan memiliki standar komunikasi yang sama sebagai
proyek yang lebih besar. Titik penting adalah bahwa semua komunikasi harus efektif, akurat,
dan perhatian dari persyaratan proyek. Proses proyek komunikasi menyediakan metodologi
untuk berhasil menerapkan strategi komunikasi proyek kita.