PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN

No. Kod :

Terbitan :

SOP No. Revisi :

Tgl.Mulai Berlaku :

Halaman :

1. Pengertian Dokumen yang dimaksud dalam prosedur ini adalah semua

dokumen yang terkait dengan sistem manajemen ukm yang
digunakan sebagai acuan dalam kegiatan pengendalian ukm
1. Pengendalian Dokumen
Adalah kegiatan pengelolaan dan pengendalian dokumen-
dokumen sistem manajemen UKM yang mencakup pembuatan,
distribusi, penggunaan, perubahan dengan mengikuti
ketentuan/metode yang diatur dalam prosedur ini.
2. Dokumen Dikendalikan
Dokumen dengan status DIKENDALIKAN adalah bahwa
dokumen acuan kerja tersebut di-up-date/diperbarui secara
berkala sesuai perubahan-perubahan yang terjadi selama
pemakaiannya.
3. Dokumen Tidak Dikendalikan
Dokumen dengan status TIDAK DIKENDALIKAN adalah
bahwa dokumen tersebut sejak diterbitkan tidak di-up-
date/diperbarui dan karenanya tidak diperuntukan sebagai acuan
kerja.
4. Dokumen Tidak Berlaku
Dokumen dengan status KADALUARSA artinya adalah bahwa
dokumen tersebut sudah tidak berlaku lagi dan selanjutnya
diperlakukan sebagai arsip.
5. Prosedur Kerja
Prosedur Kerja adalah dokumen sistem manajemen UKM yang
mengatur/mengkoordinasikan kegiatan/proses secara lintas
fungsi agar dicapai sasaran dan persyaratan yang telah
ditetapkan

6. Program Pendukung
Program pendukung termasuk dokumen sistem mutu dalam
bentuk jadwal kegiatan yang memuat rencana aktivitas untuk
 mendukung pelaksanaan sistem manajemen mutu.
2. Tujuan Prosedur Pengendalian Dokumen ini dibuat untuk memastikan
semua dokumen yang terkait dengan Sistem Manajemen UKM dapat
dikelola dan dikendalikan secara efektif.

3. Kebijakan
4. Referensi
5. Alat dan Bahan ATK, Formulir
6. Prosedur / Langkah-langkah Bagan Alir
1. MENETAPKAN JENIS DOKUMEN DAN
Menetapkan Membuat
REKAMAN Jenis Dokumen Dokumen

Kepala Puskesmas/MR/Pemegang
Program/Koordinator Unit/ Menetapkan jenis Memberikan Mengesahkan
dokumen dan rekaman terkendali, meliputi : Manual Identitas isi dokumen

Mutu, Prosedur Kerja/SOP dan Formulir

Memberikan Menerbitkan &
Penomoran Mendistribusi
2. MEMBUAT DOKUMEN DAN REKAMAN
MR/ Wakil Manajemen menetapkan sistematika
pembuatan dokumen sebagai berikut : Menerbitkan Merevisi
Ulang Dokumen
Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja terdiri dari
:Pengertian, Tujuan, Kebijakan, Prosedur, Diagram
Melakukan Melakukan
Alir (jika diperlukan), Unit Terkait, Referensi, Penarikan & Peninjauan
Dokumen terkait, Catatan revisi/ Perubahan Pemusnahan Ulang

3. MENGESAHAN ISI DOKUMEN& REKAMAN Melakukan

Setiap dokumen terkendali harus mendapat bukti Pengendalian
Dokumen
persetujuan dan pengesahan dari Kepala Puskesmas eksternal

4. MEMBERIKAN IDENTITAS DOKUMEN

Setiap dokumen terkendali memiliki bagian header
yang merupakan identitas dokumen yang berisi :
Judul dokumen, Nomor kode dokumen, Terbitan (
duadigit ), Revisi ( duadigit ), Tanggalmulaiberlaku,
Halaman, Penanggungjawab ( disiapkan, diperiksa,
disahkan )

5. MEMBERI PENOMORAN DOKUMEN

Setelah disahkan, sekretariat ISO memberi nomor
dokumen yang terdiri dari 4 bagian:
 a. Penomoran Manual mutu, prosedur kerja dan
instruksi kerja
Bagian I menunjukkan jenis dokumen
MM untuk manual mutu
PK untuk prosedur kerja
FORM untuk Formulir yang digunakan

Bagian II
menunjukkan unit yang membuat dokumen
menunjukkan nomor urut penerbitan dokumen,
dengan 3 digit menunjukkan tahun penerbitan
dengan 2 digit
Contoh penomoran dokumen: PK/ BPG/001/ 15
Artinya :
PK: Jenis dokumen Prosedur Kerja
BPG: BP Gigi
001 nomor urut dokumen
15 tahun 2015
b. Penomoran formulir
Contoh : FORM /BPG/ 001/ 15
Form menunjukkan jenis dokumen dan rekaman
Artinya : Jenis dokumen Formulir
BPG : BP Gigi
001 nomor urut dokumen
15 tahun 2015

6. MENERBITKAN DAN MENDISTRIBUSI

DOKUMEN
a. Suatu dokumen dapat diterbitkan bila sudah
mendapat persetujuan dan pengesahan dari
Kepala Puskesmas
b. Dokumen diperbanyak dan didistribusikan oleh
Sekretariat ISO dan MR kepada semua pihak yang
berkepentingan dengan mengisi Formulir Bukti
Penerimaan Dokumen.
c. Sekretariat bertanggung jawab menyimpan
dokumen sah memelihara Daftar Induk Prosedur
Kerja, Instruksi Kerja dan Formulir yang ada pada
 Bagian,Sub Bag, Bidang atau Seksi
d. Untuk menunjukkan Salinan dokumen tersebut
terkendali diberi cap TERKENDALI dengan
persetujuan MR.

7. MEREVISI DOKUMEN
Suatudokumendapatdirevisidengan tata cara:
a. Pemohon revisi mengisi formulir usulan revisi
kepada Kepala Puskesmas
b. Permintaan revisi disetujui pejabat yang
berwenang
c. Revisidicatatdalamrekamanhistorisperubahan pada
tiapdokumen

8. MENERBITKAN ULANG DOKUMEN

Suatu dokumen dapat diterbitkan ulang jika:
a. Terjadi perubahan sistem mutu
b. Ada perubahan struktur organisasi yang
mempengaruhi isi dokumen
c. Instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan urutan
pelaksanaan tugas
d. Bila terjadi penerbitan ulang, dokumen lama
ditarik

9. MELAKUKAN PENARIKAN DAN PEMUSNAHAN

DOKUMEN EKSTERNAL
a. MR menarik salinan dokumen yang sudah tidak
berlaku dari peredaran dengan menggunakan
formulir bukti penarikan dokumen
b. Salinan dokumenyang sudah ditarik, dimusnahkan
dengan cara dibakar dan dicatat dalam formulir
berita acara pemusnahan dokumen
c. Dokumen dan rekaman asli dari dokumen yang
sudah ditarik diberi cap TAK TERKENDALI ,
dan disimpan MR sebagai arsip
d. Formulir berita acara pemusnahan dokumen
disimpan oleh MR.
 10. MELAKUKAN PENINJAUAN ULANG
DOKUMEN
Setiap dokumen ditinjau ulang setiap satu tahun sekali

11. MELAKUKAN PENGENDALIAN DOKUMEN

EKSTERNAL

Koordinator Unit/Pemegang program

mengidentifikasi dan mengendalikan distribusi
dokumen eksternal dengan formulir daftar dokumen
eksternal. Bila suatu dokumen eksternal sudah tidak
digunakan, MR menarik dokumen eksternal tersebut
dan dicatat dalam formulir daftar dokumen eksternal

7. Hal-hal yang perlu
diperhatikan
8. Unit Terkait
9. Dokumen Terkait
Catatan Revisi perubahan, Bukti Penerimaan dokumen, Usulan
revisi, Bukti penarikan dokumen, Berita acara pemusnahan dokumen
Formulir Bukti Penerimaan dokumen
Formulir Daftar Induk Dokumen
Formulir Daftar Induk Formulir
Formulir Usulan Revisi
Formulir Bukti Penarikan Dokumen
Formulir Berita Acara Pemusnahan Dokumen
Formulir Daftar induk dokumen eksternal