Anda di halaman 1dari 25

BAB I

PENDAHULUAN
A. Latar Belakang

Rumah sakit didirikan dan diselenggarakan dengan tujuan memberikan


pelayanan kesehatan dalam bentuk asuhan keperawatan, tindakan medis,
diagnostic, serta upaya rehabilitasi dalam memenuhi kebutuhan pasien.
Rumah sakit menjadi salah satu sarana pelayanan umum yang mudah
ditemukan di kota besar saat ini. Dalam penyelenggaraannya mereka berlomba-
lomba untuk meningkatkan mutu pelayanan guna mendapatkan pasien sesuai
dengan yang telah ditargetkan sebelumnya. Mutu pelayanan yang harus
ditingkatkan dalam hal ini bukan hanya dari aspek pelayan medisnya saja, tetapi
dalam aspek non medis pun mereka berlomba-lomba memberikan yang terbaik
kepada pelanggan (pasien). Aspek non medis yang dimaksud dapat berupa
keramahan petugas, kenyamanan, keamanan, kecepatan, ketepatan, dan
keakurangan pelayanan yang diberikan.
Salah satu faktor yang harus juga diperhatikan dalam meningkatkan mutu
pelayanan adalah bagaimana rumah sakit menyelengarakan Rekam Medis bagi
pasiennya, baik pasien Rawat Jalan maupun pasien Rawat Inap. Dalam
penyelanggaraan rekam medis tersebut hendaknya sesuai dengan standar yang
berlaku, serta harus ditunjang dengan adanya pengelolaan rekam medis yang baik
dan sesuai dengan peraturan menteri kesehatan No. 269/MenKes/Per/III/2008
Tentang Rekam Medis.
Yang termasuk dalam salah satu prosedur rekam medis adalah proses
penerimaan pasien. Dapat dikatakan bahwa penerimaan pasien ini merupakan
pelayanan yang pertama kali diterima oleh seorang pasien saat tiba di rumah sakit,
maka tidaklah berlebihan bila dikatakan bahwa dalam pelayanan rekam medislah
seorang pasien mendapatkan kesan baik ataupun tidak baik dari pelayanan suatu
rumah sakit. Diharapkan dengan adanya system rekam medis yang bermutu,
khususnya pada sistem rekam medis Rawat Jalan dan Rawat Inap persepsi pasien
terhadap rumah sakit menjadi baik, sehingga hubungan harmonis antara pasien
dengan rumah sakit dapat terjalin pula.

1
B. Tujuan dan Manfaat

1. Tujuan
a. Tujuan umum
Untuk mengetahui sistem rekam medis rawat jalan dan rawat inap di

Ruangan Rekam Medis Rumah Sakit Umum Daerah Lamaddukelleng

Sengkang Kabupaten Wajo.

b. Tujuan khusus

1) Mengetahui proses penerimaan ,pemberian nomor rekam medis,

pengolahan rekam medis sampai tahap pengarsipan dokumen rawat

inap dan rawat jalan dan rawat inap Rumah Sakit Umum Daerah

Lamaddukelleng Sengkang Kabupaten Wajo.

2) Sebagai persyaratan yang harus dimiliki oleh petugas di Unit pendaftaran

di UPTD Puskesmas Pammana.

2. Manfaat
a. Bagi Penulis
1) Menambah wawasan dan pengetahuan penulis terhadap pengelolaan
rekam medis di Rumah Sakit Umum Daerah Lamaddukkeleng
Sengkang Kabupaten Wajo.
2) Mendapatkan pengetahuan yang dapat diterapkan di Unit Pendaftaran
di UPTD Puskesmas Pammana
b. Bagi UPTD Puskesmas Pammana
1) Tercapainya persyaratan kompetensi yang harus dimiliki bagi petugas
di Unit Pendaftaran UPTD Puskesmas Pammana

2
C. Waktu dan Tempat Magang

Magang dilakukan selama tiga minggu terhitung mulai tanggal 12 Juni 2017
sampai tanggal 7 Juli 2017 (diluar libur nasional). Penulis masuk kerja selama 5
hari dalam seminggu yang terhitung mulai hari Senin sampai dengan hari Jumat,
sedangkan pada hari Sabtu penulis tidak masuk di Rumah Sakit Umum Daerah
Lamaddukelleng Sengkang Kabupaten Wajo dikarenakan penulis kembali masuk
kerja di UPTD Puskesmas Pammana.
Tempat magang adalah di Rumah Sakit Umum Daerah Lamaddukelleng
Sengkang Kabupaten Wajo. Dalam hal ini, penulis berkesempatan bekerja di
bagian Rekam Medis RSUD Lamaddukelleng Sengkang Kabupaten Wajo.

3
BAB II
KERANGKA TEORI DAN KONSEP

A. Kerangka Teori

1. Sistem
Sistem adalah kumpulan-kumpulan dari elemen-elemen yang menimbulkan
hubungan satu dengan yang lainnya (George H. Bodner, 1999). Kemudian
pengertian sistem menurut Jogianto (1991) adalah suatu jaringan kerja dari
prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk
melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu tujuan tertentu.
Berdasarkan teori-teori yang dikemukakan para ahli dapat diambil
kesimpulan bahwa sistem adalah suatu satuan yang saling berhubungan dan secara
bersamasama bertujuan untuk mencapai tujuan tertentu.
2. Rekam Medis
a. Pengertian Rekam Medis
Menurut Permenkes No. 269/ Menkes/ Per/ III/ 2008 Bab I pasal 1
(1) pengertian dari Rekam Medis adalah suatu berkas yang
berisikan catatan dan dokumen tentang identitas
pasien,pemeriksaan,pengobatan,tindakan dan pelayanan lain
yang telah diberikan kepada pasien.

Menurut Depkes RI (1997), pengertian Rekam Medis adalah


keterangan yang tertulis maupun yang terekam tentang identitas pasien,
anamnese, penentuan fisik, laboratorium, diagnosa, serta segala pelayanan,
Pengobatan dan tindakan medis yang diberikan kepada pasien baik Rawat
Inap, Rawat Jalan, maupun yang mendapatkan Gawat Darurat3.
Sedangkan menurut Edna K. Huffman (1994) dalam buku Health
information management, Rekam Medis merupakan kumpulan dari fakta-
fakta atau bukti keadaan pasien, riwayat penyakit, dan pengobatan masa lalu
serta saat ini yang ditulis oleh profesi kesehatan yang memberikan pelayanan
pada pasien tersebut.

4
Pengertian Rekam Medis tidak hanya saja merupakan kegiatan
pencatatan saja melainkan mempunyai pengertian sebagai suatu system
Penyelenggaraan Rekam Medis. Sedangkan kegiatan pencatatannya sendiri
hanya merupakan salah satu kegiatan dari penyelenggaraan Rekam Medis.
Penyelenggaraan rekam medis merupakan suatu proses kegiatan yang
dimulai pada saat diterimanya pasien masuk Rumah Sakit, diteruskan dengan
kegiatan pencatatan data medis pasien selama pasien itu mendapatkan
pelayanan medis di Rumah Sakit, sampai dengan penanganan berkas Rekam
Medis yang meliputi Penyelenggaraan penyimpanan dan pengeluaran berkas
dari tempat penyimpanan untuk melayani permintaan atau peminjaman.
b. Tujuan Rekam Medis

Tujuan rekam medis itu sendiri adalah untuk menunjang


tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan
kesehatan di rumah sakit. Tanpa didukung sistem pengolahan rekam medis
yang baik dan benar upaya menuju tertib administrasi rumah sakit akan
kurang berhasil sebagaimana yang diharapkan.
c. Kegunaan Rekam Medis

Rekam medis memuat semua informasi secara kronologis, mulai


dari pasien masuk/datang sampai pasien keluar/pulang. Seperti yang diatur
dalam SK Menkes No. 749a/1989 setiap sarana pelayanan kesehatan harus
mengerjakan rekam medis, sebab tanpa diselenggarakan dengan baik maka
tidak akan ada gunanya. Bila diselenggarakan dengan baik maka
kegunaannya akan terlihat sangat banyak. Kegunaan rekam medis itu
sendiri dapat dilihat dari beberapa aspek, yaitu :
a). Aspek Administrasi;
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi karena
isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab
sebagai tenaga medis dan paramedis dalam mencapai tujuan pelayanan
kesehatan.
b), Aspek Medis;

5
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai medik karena catatan
tersebut dipergunakan sebagai dasar untuk merencanakan
pengobatan/perawatan yang harus diberikan kepada seorang pasien.

c). Aspek Hukum;


Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum karena isinya
menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar
keadilan, dalam rangka usaha menegakkan hukum serta penyediaan bahan
tanda bukti untuk menegakkan keadilan.
d). Aspek Keuangan;
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai uang karena isinya
mengandung data/informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek
keuangan.
e). Aspek Penelitian;
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian karena
isinya menyangkut data/informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek
penelitian dan perkembangan ilmu pengetahuan di bidang kesehatan.
f). Aspek Pendidikan;
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan karena
isinya menyangkut data/informasi tentang perkembangan kronologis dan
kegiatan pelayanan medik yang diberikan kepada pasien, informasi
tersebut dapat dipergunakan sebagai bahan/referensi pengajaran di bidang
profesi si pemakai.
g). Aspek Dokumentasi.
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi karena
isinya menyangkut sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan
dipakai sebagai bahan pertanggungjawaban dan laporan rumah sakit.
Berdasarkan beberapa aspek yang telah disebutkan diatas, dapat
diketahui bahwa Rekam Medis memiliki kegunaan yang sangat luas,
karena tidak hanya menyangkut pasien dan pemberi pelayanan saja.
Kegunaan Rekam Medis secara umum adalah sebagai :

6
1) Alat komunikasi antara dokter dan pemegang profesi kesehatan lainnya
dalam melayani serta memberikan perawatan atau pengobatan pada
pasien.
2) Dasar untuk perawatan atau pengobatan yang harus diberikan kepada
pasien sehingga perencanaan tersebut dapat diformulasikan sehingga
terpadu.
3) Sebagai dasar penganalisaan, evaluasi mutu pelayanan kesehatan.
4) Membantu dalam perlindungan kepentingan hukum dokter dan Rumah
Sakit.
5) Berguna dalam memberikan gambaran data klinis yang bermanfaat
dalam riset dan pendidikan.
6) Berguna dalam memberikan informasi bagi pihak ketiga.
7) Berguna bagi aspek perencanaan dalam kesehatan.
8) Secara hukum merupakan alat pelindung dan pengaman bagi pasien
Rumah Sakit serta staff medis dan paramedis lainnya.
d. Isi Rekam Medis
Di Rumah Sakit atau Institusi pelayanan kesehatan ada dua bentuk
Rekam Medis yaitu rekam medis rawat jalan dan Rekam Medis Rawat
Inap.
Pasal 3 dari PerMenKes No269/ Menkes/ per/ III/ 2008 disebutkan bahwa:
Rekam medis untuk Rawat Jalan sekurang-kurangnya berisi tentang
identitas pasien, tanggal dan waktu,anamnesis mencakup sekurang
kurangnya keluhan dan riwayat penyakit,hasil pemeriksaan fisik dan
penunjang medis, diagnosis, rencana penatalaksanaan, tindakan dan/atau
pengobatan,pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien,untuk
pasien kasus gigi dilengkapi dengan odontogram klinik dan persetujuan
tindakan bila perlu.
Sedangkan rekam medis untuk Rawat inap sekurang-kurangnya berisi
tentang identitas pasien, tanggal dan waktu,anamnesis mencakup sekurang
kurangnya keluhan dan riwayat penyakit,hasil pemeriksaan fisik dan
penunjang medis, diagnosis, rencana penatalaksanaan, tindakan dan/atau

7
pengobatan, persetujuan tindakan bila perlu,catatan observasi klinis dan
hasil pengobatan,ringkasan pulang,nama dan tanda tangan dokter,dokter
gigi,atau tenaga kesehatan tertentu yang memberikan pelayanan
kesehatan,pelayanan lain yang dilakukan oleh tenaga kesehatan tertentu
dan untuk pasien kasus gigi dilengkapi dengan ondotogram klinik.
e. Kepemilikan Rekam Medis
Hal yang juga perlu diperhatikan adalah masalah kepemilikan dari
rekam medis itu sendiri. Sebab sangat memungkinkan jika disuatu saat,
kita akan berhadapan dengan pasien yang meminta atau ingin memfoto
copy rekam medis yang dibuat. Dalam pikiran pasien dan keluarganya,
rekam medis yang berisikan tentang diri pasien (baik penyakitnya, hasil
laboratorium, rontgen foto atau scanning dirinya, dll) merupakan kegiatan
yang telah mereka bayar, sehingga mereka merasa memiliki Rekam Medis
tersebut, bahkan mereka merasa berhak untuk memintanya dari institusi
pelayanan kesehatan. Sebaliknya ada pula dokter yang merasa karena
Rekam Medis pasien adalah buatannya, maka sang Dokter merasa bisa
membawanya kapan saja ia mau
Namun yang benar, sesuai dengan standar yang universal, rekam
medis tersebut merupakan milik Institusi pelayanan kesehatan yang
membuatnya, dan berkas tersebut memang sudah seharusnya disimpan
oleh Institusi pelayanan kesehatan yang bersangkutan. Bila dokter atau
pasien ingin mengambil atau mendapatkan data dari rekam medis tersebut,
maka mereka harus memenuhi tata tata cara yang telah dibuat oleh unit
rekam medis yang bersangkutan. Ini berkaitan dengan sifat kerahasiaan
dan aspek hukum (legal) dari Rekam Medis itu sendiri. Lebih luas dari itu,
Rekam Medis dapat pula dianggap sebagai milik masyarakat, karena
dalam hal tertentu, misalnya saja untuk kepentingan pembuktian di sidang
pengadilan atau untuk klaim asuransi jiwa yang bermasalah.
f. Penerimaan Pasien
Tata cara penerimaan pasien yang akan berobat ke Poliklinik
merupakan sebagian dari prosedur pelayanan Rumah Sakit. Dapat

8
dikatakan bahwa disinilah seorang pasien menerima palayanan pertama
kalinya saat tiba Rumah Sakit. Menurut Buku Pedoman Pengelolaan
Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia penerimaan pasien Rawat Jalan
dibagi menjadi penerimaan pasien baru dan penerimaan pasien lama.
Setiap pasien baru di terima di Tempat Penerimaan Pasien Rawat Jalan
dan akan diwawancarai oleh petugas guna mendapatkan data identitas
yang akan diisikan pada formulir Ringkasan Riwayat Klinik. Data pada
ringkasan riwayat klinik diantaranya berisi : Dokter Penanggung Jawab
Poliklinik, Nomor Pasien, Alamat Lengkap, Tempat/Tanggal Lahir, Umur,
Jenis Kelamin, Status Keluarga, Agama, Pekerjaan dan Jaminan
Sedangkan pasien lama datang ke tempat penerimaan pasien yang
telah ditentukan. Pasien ini akan mendapatkan pelayanan di TPP cukup
dengan memperlihatkan kartu berobat dan kemudian petugas mencari
rekam medisnya di ruang penyimpanan rekam medis yang selanjutnya
dikirim ke poliklinik tujuan..
g. Pemberian Nomor Rekam Medis
Menurut buku pedoman pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit di
Indonesia ada tiga sistem pemberian nomor pasien masuk (Addmision
Numbering System), yaitu : pemberian nomor cara seri (Serial Numbering
System), pemberian nomor cara unit (Unit Numbering System), dan
pemberian nomor cara seri unit (Serial Seri Unit Numbering System) yaitu:
1. Pemberian nomor cara seri (Serial Numbering Sistem) adalah setiap
penderita atau pasien akan mendapat nomor baru setiap kunjungan ke
rumah sakit. Jika ia berkunjung lima kali maka ia akan mendapatkan
lima nomor yang berbeda. Semua nomor yang diberi kepada penderita
atau pasien harus dicatat pada kartu indeks utama pasien yang
bersangkutan. Sedang rekam medisnya disimpan diberbagai tempat
sesuai dengan nomor yang telah diperolehnya.
2. Pemberian nomor cara unit (Unit Numbering System) adalah setiap
pasien baik Rawat jalan maupun Rawat Inap hanya diberikan satu unit

9
rekam medis. Sehingga Rekam Medis pasien tersebut hanya tersimpan
di dalam berkas di bawah satu nomor.
3. Sistem pemberian nomor cara seri unit (Serial Seri Unit Numbering
System) merupakan sintesa dari sistem seri dan system unit. Setiap
pasien berkunjung ke Rumah Sakit, kepadanya diberikan satu nomor
baru, tetapi Rekam Medisnya yang terdahulu digabungkan dan
disimpan di bawah nomor yang paling baru. Dengan cara ini
terciptalah satu unit Rekam Medis. Apabila satu Rekam Medis lama
diambil dan dipindahkan tempatnya ke nomor yang baru, ditempatnya
yang lama harus diberi tanda petunjuk (out guide) yang menunjukan
kemana Rekam Medis tersebut dipindahkan. Tanda petunjuknya
diletakkan untuk menggantikan tempat Rekam Medis yang lama. Hal
ini sangat membantu ketertiban sistem penyimpanan Rekam Medis.
h. Pengolahan Rekam Medis
Yang termasuk kedalam pengolahan Rekam Medis adalah
Assembling, koding (coding), indeksing, dan pelaporan dan
korespondensi. Selain itu bagian rekam medis juga bertanggung jawab
terhadap penyelenggaraan rekam medis sesuai dengan Pedoman dan Tata
Laksana Rekam Medis Rumah Sakit Umum Daerah Lamddukelleng
Assembling (perakitan) adalah penyusunan berkas rekam medis
yang sudah dilakukan pengkodingan. Assembling dibagi menjadi 2 (dua)
yaitu, perakitan rekam medis untuk rawat jalan dan rawat inap.
Koding (coding) adalah pemberian penetapan kode dengan
menggunakan huruf atau angka atau kombinasi huruf dalam angka yang
mewakili komponen data. Kegiatan dan tindakan yang ada di dalam
Rekam Medis harus diberi kode dan selanjutnya di indeks agar
memudahkan pelayanan pada penyajian informasi untuk menunjang fungsi
perencanaan, managemen dan riset dalam bidang kesehatan. Kode
klasifikasi penyakit oleh WHO bertujuan untuk meyeragamkan nama dan
golongan penyakit, cidera, gejala, dan faktor yang mempengaruhi
kesehatan. Sebelum koding ditetapkan sebaiknya komunikasikan terlebih

10
dahulu pada dokter yang membuat diagnosis. Setiap pasien selesai
Mendapatkan pelayanan baik Rawat Jalan ataupun Rawat Inap, dokter
harus membuat diagnosis akhir.
Untuk lebih meningkatkan informasi dalam Rekam Medis, petugas
Rekam Medis harus membuat koding sesuai dengan klasifikasi yang tepat.
Disamping kode penyakit berbagai tindakan lain juga harus di koding
sesuai dengan klasifikasi masing-masing. Koding untuk penyakit
menggunakan ICD-10, pembedahan atau tindakan menggunakan
(ICOPIM), dan ada juga koding untuk obat-obatan.
Indeksing adalah membuat tabulasi sesuai dengan kode yang
sudah dibuat kedalam indeks-indeks (dapat menggunakan kartu indeks
atau komputerisasi). Didalam kartu indeks tidak boleh mencantumkan
nama pasien. Jenis indeks yang biasa dibuat adalah indeks pasien, indeks
penyakit (diagnosis) & operasi, indeks dokter, dll.
Indeks pasien adalah satu kartu katalog yang berisi nama semua
pasien yang pernah berobat ke Rumah Sakit. Indeks penyakit dan indeks
operasi adalah satu kartu katalog yang berisi kode penyakit dan kode
operasi yang pernah berobat ke Rumah Sakit. indeks dokter adalah satu
kartu katalog yang berisi nama dokter yang memberi pelayanan medik
kepada pasien.
Pelaporan di rumah sakit merupakan suatu alat organisasi yang
bertujuan untuk dapat menghasilkan laporan secara cepat, tepat dan akurat
. jenis laporan rumah sakit dapat dibedakan menjadi dia yaitu :
a) Laporan Intern Rumah Sakit
Laporan intern rumah sakit disesuaikan dengan kebutuhan rumah sakit.
b) Laporan Ekstern Rumah Sakit
Laporan ekstern rumah sakit ditunjukan kepada departemen kesehatan
RI. Kanwil Dep. Kes. Dinas Kesehatan Dati 1.
Korespondensi yaitu surat menyurat ayang berhubungan dengan rekam
medis.
i. Pengarsipan Rekam Medis

11
Menurut buku pedoman dan pengelolaan Rekam Medis Rumah
Sakit Di Indonesia yang termasuk dalam sistem kearsipan suatu Rumah
Sakit adalah penyimpanan, pengambilan kembali Rekam Medis,
penyusutan & pengahapusan Rekam Medis.
1) Penyimpanan Rekam Medis
Ada dua cara penyimpanan Rekam Medis menurut Buku Petunjuk
Teknis Penyelenggaraan Rekam Medis, yaitu : sentralisasi dan
desentralisasi. Penyimpanan dengan cara sentralisasi adalah penyimpanan
Rekam Medis seorang pasien dalam satu kesatuan baik catatan-catatan
kunjungan Poliklinik maupun catatan-catatan selama seorang pasien
dirawat. Sedangkan penyimpanan dengan cara desentralisasi adalah
adanya pemisahan antara Rekam Medis Poliklinik dengan Rekam Medis
penderita dirawat inap. Rekam Medis Poliklinik disimpan di satu tempat
penyimpanan, sedangkan Rekam Medis Penderita dirawat disimpan di
bagian pencatatan medis.
2) Sistem Penyimpanan Menurut Nomor
Sitem penyimpanan menurut nomor yang sering dipraktekkan
adalah sistem nomor langsung (Straight Numerical), sistem angka akhir
(Terminal Digit), dan sistem angka tengah (Middle Digit).
Sistem nomor langsung (straight numerical) adalah
penyimpanan Rekam Medis dalam rak penyimpanan secara berturut sesuai
dengan urutan nomornya, misalnya saja keempat nomor Rekam Medis
berikut akan disimpan dalan satu rak, yaitu 465023, 465020, 465025,
465026. Dengan demikian sangat mudah untuk sekaligus mengambil 50
buah Rekam Medis dengan nomor berurutan
Sistem angka akhir (terminal digit) menggunakan nomor-nomor
dengan 6 angka. Ke-6 angka tersebut dibagi menjadi tiga kelompok yang
masing-masing terdiri dari 2 angka. Angka pertama adalah kelompok 2
angka yang terletak paling kanan, angka kedua adalah kelompok 2 angka
yang terletak ditengah dan angka ketiga adalah kelompok 2 angka yang
terletak paling kiri.

12
50 93 26
Angka ketiga Angka kedua Angka pertama
(Tertiary Digit) (Secondary Digit) (Primary Digit)

sistem angka tengah (Midle Digit Filling System) diurut dengan


pasangan angka-angka sama halnya dengan sistem angka akhir, namun
angka pertama, angka kedua, dan angka ketiga, berbeda letaknya dengan
sistem angka akhir. Dalam hal ini angka yang terletak di tengah-tengah
menjadi angka pertama, pasangan angka yang terletak paling kiri menjadi
angka kedua, dan pasangan angka paling kanan menjadi angka ketiga
50 93 26
Angka kedua Angka pertama Angka ketiga
(Secondary Digit) (Primary Digit) (Tertiary Digit)
3) Pengambilan kembali Rekam Medis
Permintaan-permintaan rutin terhadap Rekam Medis datang dari
poliklinik harus diajukan ke bagian Rekam Medis setiap hari pada jam
yang ditentukan. Poliklinik yang meminta Rekam Medis untuk melayani
pasien perjanjian yang datang pada hari tertentu bertugas membuat kartu
kartu permintaan. Petugas harus menulis dengan jalas dan benar nama
penderita dan nomor rekam medisnya. Untuk permintaan langsung dari
dokter dan bagian administrasi ataupun permintaaan lewat telapon, surat
permintaannya dapat diisi langsung oleh petugas bagian Rekam Medis.
Petugas dari bagian lain yang meminta harus datang sendiri untuk
mengambil Rekam Medis yang diminta kebagian Rekam Medis. Surat
permintaan biasanya berbentuk formulir yang berisi nama penderita dan
nomor.
Dalam pengambilan kembali Rekam Medis ada beberapa tata cara
yang harus dipenuhi, ketentuan pokok yang harus ditaati adalah : tidak
satu pun rekam medis boleh keluar dari ruang rekam medis, tanpa tanda
keluar/permintaan. Peraturan ini tidak hanya berlaku bagi orang-orang
diluar unit rekam medis, tetapi berlaku juga bagi petugas rekam medis itu

13
sendiri, seseorang yang menerima/meminjam rekam medis berkewajiban
untuk mengembalikan dalam keadaan baik dan tapat waktu. rumah sakit
harus membuat ketentuan berapa lama jangka waktu satu rekam Medis
diperbolehklan tidak ada di rak penyimpanan. Seharusnya Rekam Medis
kembali lagi ke raknya pada setiap akhir kerja, sehingga dalam keadaan
darurat staff Rumah Sakit dapat mencari informasi yang diperlukan
dengan mudah.
4) Penyusutan dan penghapusan Rekam Medis
Penyusutan rekam medis adalah suatu kegiatan pengurangan arsip
dari rak penyimpanan, yaitu memindahkan arsip Rekam Medis dari rak
aktif ke rak in aktif dengan cara memilah pada rak penyimpanan
berdasarkan dengan tahun kunjungan. Sedangkan pemusnahan arsip
Rekam Medis adalah suatu proses kegiatan penghancuran fisik arsip
Rekam Medis yang telah berakhir fungsi dan nilai gunanya. Penghancuran
harus dilakukan secara total dengan cara membakar habis, mendaur ulang
sehingga tidak dapat dikenal lagi isi maupun bentuknya.

14
BAB III
PEMBAHASAN MAGANG

A. Jenis dan kegiatan Magang


Sebelum memulai kegiatan magang di Rumah Sakit Umum Daerah
Lamaddukelleng Sengkang Kabupaten Wajo, Penulis diberikan pengarahan oleh
Kasubag Kepegawaian di bagian Kepegawaian Tata Usaha.Pengarahan yang
diberikan kepada penulis meliputi jadwal kerja, seragam kerja (berpenampilan
menarik dan rapi), penempatan bagian dan pembimbingan penulis serta
menekankan untuk bersikap disiplin baik hal waktu maupun dalam melakukan
segala tugas yang diberikan oleh atasan maupun pegawai yang ada di masing-
masing bagian.
Pelaksanaan magang di Rumah Sakit Umum Daerah Lamaddukelleng
Sengkang Kabupaten Wajo yang bertempat di Jln. Kartika Chandra Kirana No. 9
Sengkang Kabupaten Wajo yang dilaksanakan selama 3 Minggu. Pelaksanaan
Magang dimulai pada tanggal 12 Juni 2017 Sampai dengan Tanggal 7 Juli 2017
pada hari senin sampai jumat dari pukul 08.00 WITA sampai dengan 14.00
WITA. Pada Hari Sabtu penulis tidak masukSelama magang Penulis ditempatkan
pada bagian Rekam Medis.
Jadwal Jam Kerja di Rumah Sakit Umum Daerah Lamaddukelleng Sengkang
Kabupaten Wajo :
1. Senin sampai dengan Jumat
a. Jam Masuk 08.00 sampai dengan 14.00 WIB
b. Jam Istirahat 12.00 sampai dengan 12.30 WIB
B. Prosedur Magang
Berdasarkan jadwal pelaksanaan magang yang telah ditetapkan oleh
RSUD Lamaddukelleng Sengkang Kabupaten Wajo, maka penulis melakukan
praktek magang dimulai dari tanggal 12 Juni 2017 sampai dengan 7 Juli 2017.
Setelah diterima untuk magang, penulis ditempatkan pada bagian Rekam
Medis selama 3 minggu, maka penulis harus dapat beradaptasi dengan lingkungan
kerja dibagian tersebut. Peraturan yang harus dipatuhi oleh peserta magang yaitu :

15
1. Hadir setiap hari Senin sampai dengan Jumat pada pukul 08.00 WIB
2. Istirahat makan siang dan sholat pukul 12.00 12.30 WIB
3. Pulang pada pukul 14.00 WIB pada hari Senin sampai dengan Jumat
4. Apabila ada kepentingan dan harus meninggalkan kantor harus meminta izin
terlebih dahulu.
5. Berpakaian Sopan dengan menggunakan Baju Keki lengkap.

16
BAB IV
PELAKSANAAN MAGANG

A. Minggu Pertama Kerja Magang (12 Juni 2017 sampai dengan 16


Juli 2017)
Pelaksanaan magang yang dilakukan oleh penulis selama melakukan
magang di RSUD Lamaddukelleng Sengkang Kab.Wajo, maka penulis harus
mengikuti peraturan yang ada uraian pekerjaan yang dilakukan penulis sebagai
berikut :
1. Senin, 12 Juni 2017
Penulis ditempatkan di bagian Pendaftaran Pasien rawat Jalan. Kegiatan yang
dilakukan penulis di bagian Pendaftaran pasien rawat jalan adalah sebagai berikut
:
Perkenalan dengan pimpinan beserta staff yang lain dari RSUD
Lamaddukelleng Sengkang Kabupaten Wajo.
Mempelajari cara proses pendaftaran pasien rawat jalan yang diajarkan
oleh bapak Rahim,S.Sos dengan menggunakan SIMRS Rumah Sakit
Menulis identitas pasien pada status pasien rawat jalan yang berobat.
2. Selasa, 13 Juni 2017
Penulis ditempatkan di bagian Pendaftaran Pasien rawat Jalan. Kegiatan
yang dilakukan penulis di bagian Pendaftaran pasien rawat jalan adalah sebagai
berikut:
Bapak Kepala Ruangan Rekam Medis RSUD Lamaddukelleng Sengkang
Kab.Wajo mengajarkan saya tentang jenis lembaran dan cara pengisian
rekam medis untuk pasien rawat jalan.
Setelah itu saya di beri tugas oleh beliau mencoba mengisi rekam medis
tersebut.
3. Rabu 14 Juni 2017
Penulis ditempatkan di bagian Pendaftaran Pasien rawat Jalan. Kegiatan
yang dilakukan penulis di bagian Pendaftaran pasien rawat jalan adalah
sebagai berikut:

17
Melakukan pendaftaran pasien rawat jalan sesuai dengan Poliklinik yang
dituju.
Membantu petugas menyusun lembaran rekam medis pasien rawat jalan ke
dalam map personal folder.

4. Kamis 15 Juni 2017


Penulis ditempatkan di bagian Pendaftaran Pasien rawat Inap. Kegiatan
yang dilakukan penulis di bagian Pendaftaran pasien rawat inap adalah
sebagai berikut:
Petugas pendaftaran pasien rawat inap mengajarkan saya cara
mendaftarkan pasien rawat inap sesuai SOP.
Membantu petugas menyusun lembaran rekam medis pasien rawat inap ke
dalam map personal folder.
5. Jumat, 16 Juni 2017
Penulis ditempatkan di bagian Pendaftaran Pasien rawat Inap. Kegiatan
yang dilakukan penulis di bagian Pendaftaran pasien rawat inap adalah sebagai
berikut:
Menangani pendaftaran pasien rawat inap sesuai SOP yang berlaku
Meminta petugas untuk mengajari saya cara mendaftarkan pasien rawat
inap dengan menggunakan SIMRS Rumah Sakit.
6. Sabtu, 17 Juni 2017
Kembali masuk kerja di Puskesmas Pammana.
B. Minggu Kedua Kerja Magang (19 Juni 2017 sampai dengan 23
Juni 2017)
1. Senin, 19 Juni 2017
Penulis ditempatkan di bagian penyimpanan dan pengambilan rekam medis.
Kegiatan yang dilakukan penulis di bagian penyimpanan dan pengambilan rekam
medis adalah sebagai berikut:
Penulis berkenalan terlebih dahulu dengan petugas yang berada di bagian
penyimpanan rekam medis.

18
Petugas penyimpanan rekam medis menjelaskan cara penyimpanan dan
pengambilan rekam medis sesuai SOP yang berlaku.
2. Selasa, 20 Juni 2017
Penulis ditempatkan di bagian penyimpanan dan pengambilan rekam medis.
Kegiatan yang dilakukan penulis di bagian penyimpanan dan pengambilan rekam
medis adalah sebagai berikut:
Mencari dan mengambil rekam medis pasien rawat jalan dan pasien rawat
inap sesuai nomor yang tertera pada kartu berobat pasien yang sudah di
daftar di ruangan pendaftaran pasien
Setelah rekam medis pasien yang sudah ada terkumpul sebanyak 10 map
,kemudian rekam medis tersebut dibawa ke ruangan BPJS bagi pasien
yang memiliki BPJS/KIS
Sedangkan bagi yang tidak memiliki BPJS atau pasien umum langsung di
bawa ke tiap Ruangan/poliklinik masing-masing.
3. Rabu, 21 Juni 2017
Penulis ditempatkan di bagian penyimpanan dan pengambilan rekam medis.
Kegiatan yang dilakukan penulis di bagian penyimpanan dan pengambilan rekam
medis adalah sebagai berikut:
Mencari dan mengambil rekam medis pasien rawat jalan dan pasien rawat
inap sesuai nomor yang tertera pada kartu berobat pasien yang sudah di
daftar di ruangan pendaftaran pasien
Menyusun kembali rekam medis pasien yang sudah diolah/assembling di
bagian pengolahan data sesuai dengan digit nomor rekam medis pasien.
4. Kamis, 22 Juni 2017
Penulis ditempatkan di bagian penyimpanan dan pengambilan rekam medis.
Kegiatan yang dilakukan penulis di bagian penyimpanan dan pengambilan rekam
medis adalah sebagai berikut :
Mencari dan mengambil rekam medis pasien rawat jalan dan pasien rawat
inap sesuai nomor yang tertera pada kartu berobat pasien yang sudah di
daftar di ruangan pendaftaran pasien

19
Mengantar rekam medis pasien yang sudah ada ke ruangan BPJS
Mendapat Informasi bahwa menjelang Hari Raya Idul Fitri semua pegawai
Rumah Sakit Umum Lamaddukelleng Sengkang Kab. Wajo diliburkan
sesuai keputusan pemerintah daerah Kab. Wajo kecuali petugas yang Shif
tetap masuk dan disesuaikan dengan jadwal shif masing-masing
Kebetulan penulis tidak masuk shif jadi penulis ikut libur sesuai jadwal
yang ditentukan.
Libur terhitung mulai tanggal 23 juni 2017 sampai dengan tanggal 30 Juni
2017
5. Jumat, 23 Juni 2017
Libur Hari Raya Idul Fitri
7. Sabtu, 24 Juni 2017
Libur Hari Raya Idul Fitri
C. Minggu Ketiga Magang (01 Juli 2017 sampai dengan 07 Juli
2017)
1. Sabtu, 01 Juli 2017
Penulis ditempatkan di bagian penyimpanan dan pengambilan rekam
medis. Kegiatan yang dilakukan penulis di bagian penyimpanan dan pengambilan
rekam medis adalah sebagai berikut:
Awal pertama masuk kerja magang di RSUD Lamaddukelleng Sengkang
Kab. Wajo setelah libur Lebaran 1438 H
Salim satu persatu semua petugas yang berada di rekam medis.
Menjalin silaturahim dengan semua petugas rekam medis di RSUD
lamaddukelleng Sengkang Kab. Wajo
Mencari dan mengambil rekam medis pasien rawat jalan dan pasien rawat
inap sesuai nomor yang tertera pada kartu berobat pasien yang sudah di
daftar di ruangan pendaftaran pasien
Menceklis rekam medis yang sudah dikembalikan dari tiap
ruangan/poliklinik

20
2. Senin, 03 Juli 2017
Penulis ditempatkan di ruang Pengolahan data. Kegiatan yang dilakukan
penulis di ruang pengolahan data rekam medis adalah sebagai berikut:
Berkenalan terlebih dahulu dengan petugas yang bertugas di ruang
pegolahan data rekam medis RSUD Lamaddukelleng Sengkang Kab.
Wajo.
Petugas pengolahan data menjelaskan proses pengolahan data rekam medis
sesuai SOP yang berlaku.
Meminta salah satu petugas untuk mengajarkan cara mensortir rekam
medis yang telah diterima dari tiap ruangan.
3. Selasa, 04 Juli 2017
Mengisi buku laporan pengembalian rekam medis dari ruangan Interna
RSUD Lamaddukelleng Sengkang Kab. Wajo dengan cara memberi
ceklist
Mengisi buku laporan pengembalian rekam medis dari ruangan Bedah
RSUD Lamaddukelleng Sengkang Kab. Wajo dengan cara memberi
ceklist
Mengisi buku laporan pengembalian rekam medis dari ruangan Anak
RSUD Lamaddukelleng Sengkang Kab. Wajo dengan cara memberi
ceklist
Ijin kepada kepala ruangan pengolahan data rekam medis bahwa besok
tidak hadir dikarenakan akan datang tim pendamping akreditasi kabupaten
untuk menilai dan membimbing sejauh mana proses persiapan akreditasi di
Puskesmas Pammana.
4. Rabu 05 Juli 2017
Kembali ke Puskesmas Pammana bimbingan akreditasi Puskesmas.
5. Kamis, 06 Juli 2017
Masuk kembali ke RSUD Lamaddukelleng Sengkang Kab. Wajo
Melakukan assembling rekam medis yang sudah terima dari ruangan
ObGin.
Mencatat pada buku laporan pengembalian rekam medis.

21
Membawa rekam medis yang sudah di assembling ke ruangan
penyimpanan rekam medis untuk di simpan kembali.
6. Jumat, 07 Juli 2017
Hari terakhir magang di RSUD Lamaddukelleng Sengkang Kab. Wajo.
Bercakap cakap dengan petugas rekam medis bahwa hari ini proses
magang di RSUD Lamaddukelleng khususnya di ruangan rekam medis
telah berakhir hari ini
Penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar besarnya kepada
seluruh petugas yang bertugas di rekam medis terutama kepada bapak
Kepala Bidang Rekam Medis Bapak Alimin,SKM,M.Kes beserta staff
atas ilmu dan kesempatan yang diberikan selama magang di RSUD
Lamaddukelleng Sengkang Kab. Wajo.
Pamit Pulang
Kembali Ke Puskesmas Pammana.

22
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Dari uraian kegiatan yang dilakukan penulis selama magang di RSUD


Lamaddukelleng Sengkang Kab. Wajo dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :
1. RSUD Lamaddukelleng Sengkang Kab. Wajo merupakan
Institusi Pemerintah Daerah Kabupaten Wajo yang mempunyai tugas
melaksanakan upaya pelayanan kesehatan secara berdaya guna dan berhasil
guna dengan mengutamakan penyembuhan dan pemulihan yang dilaksanakan
secara serasi dan terpadu dengan peningkatan dan pencegahan serta
pelaksanaan upaya rujukan . Rumah sakit juga merupakan pusat pelatihan bagi
tenaga kesehatan dan pusat penelitian medik.
2. Penulis dapat memahami interaksi kerja dengan sinergi kerja yang
sesungguhnya dalam bidang pekerjaan khususnya sebagai Pegawai rekam
medis, dan meningkatkan tingkat kecermatan dalam menginput data dan lain-
lain.
3. Adanya kerjasama yang baik dalam melaksanakan magang, sikap ingin tahu
dan mau belajar, sehingga transformasi ilmu dan arahan pementor dapat
dipahami oleh peserta magang dan tepat sasaran merupakan faktor khusus yang
membantu kegiatan peserta magang.
4. Sikap pementor yang sangat tegas, disiplin serta bersahabat dan cukup
mengayomi peserta magang. Adanya bimbingan dan arahan yang baik dari
pementor dalam pelaksanaan kegiatan magang.

23
B. Saran

Setelah penulis melaksanakan praktek magang selama 3 minggu di

Rumah Sakit Umum Daerah Lamaddukelleng Sengkang Kab. Wajo khusunya di

Ruangan Rekam Medis, Penulis memberikan saran-saran yang mungkin dapat

menjadi bahan masukan bagi RSUD Lamaddukelleng Sengkang Kab. Wajo.

Adapun saran-saran yang dapat Penulis berikan adalah sebagai berikut :

1. RSUD Lamaddukelleng Sengkang Kab. Wajo khususnya Rekam Medis sebagai

Institusi Pemerintah Daerah yang berkompeten dapat meningkatkankan kinerja

pegawai dan staf dalam bekerja.

2. Penulis berharap agar pegawai dan staf di RSUD Lamaddukelleng Sengkang Kab.

Wajo khususnya Rekam Medis ini tetap mempertahankan dan meningkatkan

kedisiplinan dan juga kinerja pegawai dan staf yang telah ada agar sesuai dengan

yang diharapkan.

3. Para pemimpin,Kepala bidang, dan para staff sangat berkerja keras mereka selalu

melakukan yang terbaik demi terciptanya pelayanan yang baik dan professional di

RSUD Lamaddukelleng Sengkang Kab. Wajo khususnya Rekam Medis.

4. Mereka yang sangat bersahabat dan welcome kepada penulis sehingga penulis

mendapat suatu pemikiran bahwa penulis sangat dipercaya untuk memegang

pekerjaan mereka.

5. RSUD Lamaddukelleng Sengkang Kab. Wajo memberikan pelayanan kesehatan

yang bermutu,berkualias dan professional dalam rangka meningkatkan derajat

kesehatan masyarakat khususnya di Kabupaten Wajo.

24
25