Gestão de eventos universitários

GESTO DE EVENTOS: ORIENTAES BSICAS PARA O
CONTEXTO DAS UNIVERSIDADES
DOI: 105902/0102830814527
Data de submisso: 26/06/2014 Data de aceite: 02/12/2014
Andressa Aita Ivo

Universidade Federal de Santa Maria
dessaaita@gmail.com
Elizara Carolina Marin

elizaracarol@yahoo.com.br
Lucas Machado De Souza

lucasdesouza515@hotmail.com
RESUMO: O tema deste trabalho Gesto de Eventos, e objetiva sinalizar orientaes
bsicas para realizao de eventos na esfera das Instituies de Ensino Superior, a partir
do contexto da Universidade Federal de Santa Maria (UFSM), visando auxiliar os gestores
e comisses organizadoras nas diferentes fases de realizao, os setores responsveis,
respeitando as peculiaridades de cada Centro/Unidade e objetivos do evento. Sabemos
que um guia de orientaes bsicas no suficiente para garantir o xito do evento, mas
pode ser uma ferramenta para auxiliar os gestores e comisses a diminuir dificuldades e
percalos, dada a complexidade que evolve a gesto de eventos.
Palavras-chave: Evento. Gesto. orientaes
Revista Kinesis, ed. 32 vol 2, jul-dez de 2014, Santa Maria.

Ivo, Marin e Souza 101
Introduo
A gesto de eventos apresenta-se como uma rea emergente no entanto, em mbito
nacional, a produo acadmica ainda incipiente, o que reala a importncia de investigar
como se d o processo de gesto de um evento. Nunes (2006, p.5) reconhece que no
existe um conceito geral utilizvel para todos os processos da Gesto de um evento, mas
entende que "deve apresentar um conjunto de tarefas que procuram garantir a realizao
eficaz de todos os recursos disponibilizados pela organizao, a fim de serem atingidos
os objetivos pr-determinados". Nessa direo, este estudo objetiva propor orientaes
bsicas para a gesto de eventos na esfera das Universidades, a partir do contexto da
Universidade Federal de Santa Maria (UFSM).
Cabe destacar que, geralmente, os eventos se baseiam em um caderno de encargos
com os requisitos a serem cumpridos pela instituio promotora. O caderno de encargos
um material elaborado pela comisso principal que visa organizao e descreve os passos
a serem seguidos pelo rgo que realizar o evento, de maneira que no haja alteraes
durante sua realizao e, simultaneamente, garanta que o evento seja desenvolvido
conforme os passos preestabelecidos. A opo pela proposta de orientaes bsicas1 deriva
da possibilidade de as Unidades que compem as Universidades realizarem adequaes
conforme as necessidades e particularidades do evento. Trata-se de um instrumento para
facilitar a operacionalizao de eventos no mbito das universidades.
Poucas Instituies de Ensino Superior possuem um guia ou manual de orientaes
para gesto de eventos em suas dependncias; cabe destacar o caso da Rede Federal
de Educao Profissional e Tecnolgica, que elaborou, em 2010, um Guia de Eventos,
Cerimonial e Protocolo, que tem por finalidade contribuir para a padronizao dos eventos
que acontecem nas instituies que compem a Rede. Contudo, o Guia prioriza eventos
solenes, tais como: colao de grau, solenidades de formaturas, aula magna, aula inaugural,
solenidades de posse, inauguraes e outorga de ttulos honorficos, sem maiores
especificaes para demais eventos. As Universidades quea presentam guias ou manuais
tambm priorizam os eventos solenes, e no h referncia quanto organizao de outros
1
As orientaes bsicas foram elaboradas tendo como referncia o Centro de Educao Fsica e Desportos
(CEFD).

Gesto de Eventos 102
eventos, bem como sobre os trmites burocrticos e quais setores devem ser contatados.
No caso especfico da UFSM, no h referncia sobre normativas para a organizao
de eventos, apenas a normativa n. 01/2012/PROGRAD, que complementa a Resoluo
012011, sobre as cerimnias de formatura da UFSM.
Entendemos a Universidade como instituio social, centrada na formao e
democratizao, via princpio da indissociabilidade entre ensino, pesquisa e extenso, entre
teoria e prtica social, na busca pela interpretao da realidade e promoo da emancipao
humana. Como no est descolada da estrutura e do funcionamento da sociedade como
um todo, vivencia permanentemente conflito entre posies e projetos (CHAUI, 2003).
Em funo de a Universidade congregar diferentes cursos de graduao, a pesquisa,
a ps-graduao, e a extenso, h promoo anual de inmeros eventos de natureza
diversa. Normalmente, as Universidades no possuem um setor especializado de Gesto
de eventos, ficando a organizao desses a cargo de docentes e discentes de cada Unidade
Universitria, que, muitas vezes, recorrem a empresas privadas2 especializadas nesse
setor. O que refora a necessidade de elaborao de orientaes bsicas, respeitando a
autonomia da Unidade Universitria e as especificidades da tipologia e objetivo de cada
evento.
Para a consecuo deste estudo, lanamos mo de anlise documental e de pesquisa
de campo. Conforme Cellard (2010),a anlise documental possibilita o alcance de fatos
que enriquecem o que contado pelos sujeitos. Serviram como suporte as informaes do
Portal da UFSM, sobretudo, os links: da Pr-Reitoriade Infraestrutura e da Pr-Reitoria de
Planejamento, por serem as que esto diretamente envolvidas com a organizao da parte
fsica do evento; dos rgos Suplementares (que envolvem os meios de comunicao/
divulgao e de alimentao) da UFSM, tais como TV Campus, Rdio Universidade,
Multiweb; e das Unidades Universitrias (que englobam o CEFD e demais Centros que
podero colaborar com a gesto e realizao do evento).
Para complementar e detalhar elementos e informaes, realizamos pesquisa de campo
que, para Minayo (2007, p.61),permite a aproximao do pesquisador da realidade sobre
a qual formulou uma pergunta, mas tambm estabelecer uma interao entre os atores
Tal tema merecedor de estudos e aprofundamentos.

que conformam a realidade (...). Essa etapa compreendeu a visita em diversos setores da
UFSM, necessrios para a realizao de eventos, tais como: Pr-Reitorias; Departamento
de Material e Patrimnio (DEMAPA); e o Centro de Educao Fsica e Desportos, para
elementos referentes a registro (Gabinete de Projetos/GAP) e aprovaes (Colegiado do
Departamento e Conselho de Centro) do projeto.
Eventos

Os eventos assumem papel importante na promoo do conhecimento, da instituio,
do lazer, da cidade, do turismo, ou seja, na promoo social, cultural, poltica e econmica.
Inmeros so os tipos de eventos e suas formas de organizao pelo mundo, por isso
no h como compreend-los de forma esttica e fechada. Na acepo de Britto e Fontes
(2002, p. 20), evento a soma de esforos e aes planejadas com o objetivo de alcanar
resultados definidos junto ao seu pblico-alvo. Consiste numa atuao profissional que
envolve pesquisa, planejamento, organizao, coordenao, controle e implantao de um
projeto, visando atingir o seu pblico-alvo com medidas concretas e resultados projetados.
Cada evento tem caractersticas prprias, o que inviabiliza um modelo padro a ser
seguido. O planejamento prvio depende do que se quer alcanar e dos recursos financeiros
disponveis, o que requer ao ponderada, realista e criativa. Alguns eventos propem-se a
contribuir com legados para a comunidade/cidade/instituio em que foi realizado o evento.
Normalmente, a gesto de um evento composta por fases, com um passo a passo que
norteia a comisso organizadora antes, durante e aps o evento. Martin (2003) considera
que, independentemente do evento, desde sua abrangncia at suas classificaes e
tipologias, todos contemplam trs fases diferentes: Pr-evento, Evento e Ps-evento. O
Pr-evento a fase que compreende a ideia inicial do projeto e seu planejamento prvio,
incluindo todas as atividades a serem desenvolvidas, profissionais a serem contratados, os
gastos e as despesas. Realiza-se a partir da definio dos objetivos gerais e especficos.
Se bem estruturada esta fase , o evento tem potencial de ser realizado sem muitos
percalos. O Evento a fase que compreende: a execuo do planejado no Pr-evento; a
montagem da estrutura necessria para sua realizao; e execuo do trabalho das partes
contratadas no pr-evento. O Ps-evento contempla: prestao de contas; desmontagem

da estrutura realizada na fase anterior; devoluo do material; acerto de honorrios dos
fornecedores e parceiros do evento. de extrema importncia a avaliao geral do evento,
apontando os erros e os acertos para garantir melhoria das aes, dos resultados e da
qualidade de outros eventos.
H na bibliografia diferentes formas de classificao para eventos. Martin (2003), em
seus estudos, descreve nove formas: por abrangncia; para competio; para demonstrao
ou exposio; por data ou frequncia; por categoria e funo estratgica; por sua dimenso;
por objetivo ou rea de interesse; pelo perfil dos participantes; e por tipo de adeso.
Quanto tipologia, existem inmeros tipos de eventos capazes de atender s
necessidades e aos objetivos especficos de qualquer natureza.
No mbito das universidades, as tipologias mais recorrentes de eventos institucionais
so: programas de visitas; exposio; jornada; feira; conferncia; videoconferncia; palestra;
simpsio; painel; mesa redonda; conveno; congresso; seminrio; frum; debate; semana;
workshop; e oficina.
Os passos que seguem a classificao e a tipologia do evento so: definir as comisses
organizadoras do evento com as referidas funes e a construo do checklist do material
necessrio para a efetivao do evento.
Gesto de Eventos
Fazendo-se referncia ao latim, o termo Gesto tem sua origem na palavra gestione,
que se refere prtica de gerir, gerenciar, administrar. Entendemos, a partir de Chiavenato

(2000, p. 6-7), que administrao significa:
Interpretar os objetivos propostos pela organizao e transform-los em ao

organizacional por meio do planejamento, organizao, direo e controle de todos
os esforos realizados em todas as reas e em todos os nveis da organizao, a
fim de alcanar tais objetivos da maneira mais adequada situao.
O gestor assume papel fundamental na Gesto de eventos, sendo responsvel por
todo o processo que envolve a sua construo, levando em conta uma srie de fatores
(tipologia do evento, estrutura, equipe de trabalho, ambiente, tarefas etc.) que pode
determinar o sucesso ou o fracasso de um evento. Maximiano (2002, p.182) afirma que
a responsabilidade do gestor assegurar a realizao do projeto dentro dos padres de

desempenho da misso, prazo e custo, o que exige a administrao de comunicao,
recursos humanos, contratos, materiais e riscos.
Categoricamente, afirma-se que no h um sistema de regras universais para o
desenvolvimento de um determinado evento, pois se deve levar em conta que cada evento
tem um formato prprio e uma tipologia que varia de acordo com a necessidade dos grupos
sociais.
Para evitar futuros percalos, o Gestor necessita planejar os passos a serem realizados
antes, durante e aps o evento. Invariavelmente, o planejamento de eventos possui relao
direta com os objetivos que se deseja alcanar com a sua realizao. Portanto, necessrio
defini-los, com preciso, a fim de que os resultados obtidos sejam os previstos.
Planejar um evento leva tempo e dedicao, porm, todo tempo investido refletir
no prprio evento, reduzindo riscos de desacordo com o esperado. Poit (2006) refora
que quanto mais detalhado o planejamento, maiores so as chances de obter sucesso
e alcanar os objetivos. O autor prope um modelo de planejamento bsico que aponta
questes-chave para a realizao de um evento, tais como: qu?; quem?; quando?; onde?;
por qu?;como?; quanto? (custo) e quanto? (quantidade de pessoas). Na elaborao de
um planejamento criterioso, esses questionamentos podem se traduzir nos seguintes
elementos: objetivos; pblicos; estratgias; recursos; implantao; fatores condicionantes;
avaliao e oramento.
Nessa etapa, outro aspecto fundamental a se considerar, o nome do evento, visto que
esse deve exprimir seus objetivos e ser de fcil assimilao pelo pblico-alvo. Geralmente,
a denominao do evento contempla, inicialmente, o nmero de srie, a metodologia de
trabalho e a abrangncia (BRASIL, 2012).
Toda gesto envolve no s um Gestor, mas tambm uma equipe preparada para
executar funes, bem como para dar o feedback daquilo que est sendo feito. Todavia, para
constituir a equipe, devemos considerar a motivao e a responsabilidade dos integrantes,
pois, assim como suas funes, ela passa a ser parte do todo (no somente cumpridora de
ordens) e repercute diretamente no andamento e resultado do evento.
Um gestor precisa ter a habilidade de antecipar possveis falhas na estrutura final de um
evento, ou seja, a capacidade de prever situaes, tais como: condies climticas, atrasos,

questes de segurana, iluminao, entre outros. De modo geral, o Gestor apresenta
caractersticas de liderana nos desafios que se apresentam durante a promoo de um
determinado evento, consoante aos atributos como determinao, motivao, carisma,
poder de criao, inovao, que facultam o sucesso do evento alm de habilidade para
gerenciar os recursos, pois nenhum tipo de evento possvel de se realizar sozinho. Tais
elementos sinalizam que gerenciar um evento no tarefa fcil.
Orientaes Bsicas
Vale lembrar que a definio de data e local do evento uma das aes mais difceis, no
entanto, das mais importantes a serem realizadas e, em grande medida, determina o xito e
a qualidade do evento. Nesse sentido, alguns elementos devem ser observados, para definir
a data, tais como: a disponibilidade do local e da equipe responsvel pela organizao
e execuo, observando os prazos necessrios para montagem e desmontagem da
infraestrutura; a agenda dos palestrantes, conferencistas e demais pessoas que integram
as atividades previstas na programao; a adequao da data e horrio s caractersticas
do pblico-alvo; se h eventos concorrentes ou feriados na mesma data ou em datas muito
prximas. E, para definir o local, considerar: a estimativa do nmero de participantes;
infraestrutura de hospedagem e alimentao; a facilidade de acesso ao local do evento
(transporte, estradas e rodovias, estacionamento); a acessibilidade para pessoas com

dificuldade de locomoo; as condies tcnicas e operacionais para utilizao de recursos
audiovisuais (BRASIL, 2013).

Tendo em vista os aspectos j mencionados para a definio do local do evento, uma
visita tcnica contribui para conhecer as facilidades, as limitaes do espao, para identificar
as melhorias necessrias e o que ser, de fato, vivel realizar.
A realizao de um evento requer o engajamento de profissionais com diferentes
habilidades e perfis e de um grande coletivo de pessoas pensando e executando as aes
de modo mais intenso nos dois meses que antecedem ao evento, durante e, no mnimo, uma
semana posterior a sua realizao. O coletivo envolvido dividido por comisses consoante
com o evento pretendido, isto , cada evento apresenta caractersticas particulares, e
isso ter reflexo nas comisses a serem definidas. Para tal, as providncias so: definir

o coordenador do evento (ou a equipe coordenadora) e congregar os profissionais de
apoio, para, de acordo com a formao, habilidades e disponibilidade, subdividi-los entre
as comisses, bem como atribuir as responsabilidades e definiras metas. Todas as aes
demandam sistematizao e definio de prazos, permitindo s comisses monitorar o
andamento, as pendncias, as dificuldades, adotar solues e, fundamentalmente, ter uma
noo mais abrangente da construo do evento.
No processo de organizao de eventos h desafios e imprevistos, o que requer dos
envolvidos dedicao, criatividade, coeso e uma viso estratgica. essencial que cada
integrante tenha cincia de suas atribuies e dos prazos a cumprir.
A composio da equipe de trabalho varia de acordo com as especificidades do evento,
e todos os envolvidos devem estar capacitados para as tarefas que forem demandadas. Na
sequncia, apontamos algumas comisses centrais com base em Poit (2006) , com suas
respectivas funes e infraestrutura material para dar conta da execuo:
Comisso central organizadora: responsvel pela organizao geral do evento e
onde precisa(m) estar situado(s) o(s) Coordenador(es)3 do evento. A Comisso Central
responsvel por dar suporte a todas as outras comisses e ter efetivo suficiente para que
possa ser facilmente contatada. Essa comisso dever criar uma sede de atuao para a
organizao do evento, em outras palavras, uma secretaria que contemple recepcionista

e/ou tcnicos-administrativos e os materiais de expediente de um evento que possam vir
a ser solicitados pelas demais comisses. Trata-se de um espao de circulao e trocas
de informaes entre as comisses, bem como de compreenso e viabilizao das aes.

Comisso de infraestrutura: responsvel pela tramitao burocrtica dentro da
universidade, quanto s autorizaes, liberaes e reservas referentes aos espaos e
materiais do evento; elaborao dos mapas e placas de sinalizao; organizao e montagem
do espao de realizao do evento; e providncia de itens como pirmide, fechamento
em lona, tablado, palco com escada de acesso, servios de limpeza, mesas e cadeiras,
sonorizao, servio de jardinagem, contratao audiovisual, praa de alimentao e
estacionamento, entre outros.

3
Para eventos de pequeno porte, um profissional costuma ser suficiente para responder pela coordenao.
J para iniciativas com maior grau de complexidade, preciso destacar um grupo de profissionais para
coordenar as atividades (BRASIL, 2013).

Comisso de informtica: responsvel pela manuteno e atualizao da pgina do
evento; criao de e-mail para o evento e aes referentes este; divulgao na pgina da
Universidade, da Unidade Universitria proponente e em demais meios de comunicao
(blogs, pginas em redes sociais etc.).
Comisso de recepo, solenidades e credenciamento: responsvel por elaborar a lista
de convidados, de participantes e de confirmaes; pela recepo dos convidados (com
nome, horrio de chegada, nmero de vo, hotel a serem hospedados, telefone de contato
etc.); por organizar e executar o cerimonial de abertura e encerramento do evento, com a
listagem das autoridades; por contratar o mestre de cerimonias e elaborar o roteiro cerimonial;
por organizar mastros e bandeiras; pelo processo de credenciamento dos participantes j
inscritos, inscries no ato e a entrega de material individualizado (pastas, caneta, blocos
de anotaes etc.); alm de ser ponto de referncia para informaes durante o evento.
Comisso de segurana e hospitalar: responsvel por entrar em contato com os rgos
pblicos para garantir tanto segurana (tais como bombeiros, polcia militar) quanto pronto
atendimento e bem-estar (a exemplo de agentes de sade, ambulncia, isolamento da
rea, estudos de impacto sonoro). Cabe a essa comisso providenciar tambm: gerador de
energia, materiais de primeiros socorros e rdio de comunicao.
Comisso de relaes pblicas e marketing: responsvel pela identidade visual
do evento; pelo envio de convites e contato com os participantes e com a mdia; pela
divulgao do evento; pelo contrato do fotgrafo e de equipe de filmagens e de informtica;
pela elaborao do material grfico etc. de responsabilidade dessa comisso a confeco

dos seguintes itens: convites, cartazes, banners de divulgao, flayers, outdoor, ficha de
inscrio, crachs, certificados, ficha de avaliao, camisetas, pastas e blocos de anotaes.
Essa comisso pode ser assessorada, no caso da UFSM, pela "Agncia FACOS"4.
Comisso de hospedagem e alimentao: responsvel pela hospedagem dos
participantes, pelo coffee break e refeies dos participantes.
Comisso de finanas: responsvel pelo oramento geral do evento, pelas fontes de
recursos e pelo relatrio de prestao de contas.

4
A Agncia oportuniza a prtica publicitria orientada a partir da criao de campanhas de divulgao para
aes e eventos que aconteam no mbito ou com participao da UFSM, compreendendo Pr-Reitorias,
rgos Executivos, Suplementares e Unidades Universitrias, alm de entidades sem fins lucrativos ou de
interesse dos cursos de Comunicao Social da Instituio, a partir de atividades curriculares ou projetos.
Para maiores informaes, acessar <http://w3.ufsm.br/facos/?page_id=122)>.

Comisso de transporte: responsvel pelo translado dos participantes, contato com
as agncias de viagem e compra de passagens areas e terrestres, e pela listagem de
passageiros, entre outros.
Comisso cultural: responsvel pelo contato e contrato de grupos artsticos e oficinas,
por organizar os horrios das apresentaes, conforme o cronograma do evento.
As comisses so nicas sobre as suas responsabilidades; todavia fundamental a
comunicao entre elas durante todo o processo de organizao e realizao do evento.
Atualmente, os eventos de grande e menor proporo podem contar com sistemas de
comunicao avanados (pagers, walktalk, rdios de comunicao, sistemas de painis
digitais, entre outros) que facilitam o desenvolvimento das aes.
A seguir, destacamos os setores e Unidades da UFSM a serem contatados para a
gesto do evento.
Setores e Unidades da UFSM
Para melhor visualizao, os quadros esto organizados de modo a especificar o setor
responsvel (Pr-Reitoria, Unidade Universitria ou rgos Suplementares, conforme
organizao exposta no Portal da UFSM) e a comisso responsvel pelos contatos, a fim
de garantir o servio prestado pelos setores e Unidades.
A Unidade Universitria ter papel fundamental na realizao do evento. Para que
este ocorra, exige-se: registro no Gabinete de Projetos (GAP); aprovao no Colegiado do
Departamento do professor coordenador do projeto; e aprovao pela Unidade Universitria.
Tudo realizado com antecedncia, no intuito de garantir recursos e espaos necessrios
para a sua consecuo.
De modo geral, cabe s Unidades Universitrias a liberao dos espaos fsicos e
a limpeza interna (banheiros, hall de entrada, caladas etc.) do local. Em determinados
casos, h necessidade de alocar o evento no calendrio acadmico do Centro, mas isso s
ser consolidado aps concluso das devidas aprovaes.

A Reitoria da UFSM est organizada e subdividida em Pr-Reitorias. A Pr-Reitoria de
Infraestrutura a responsvel por todas as questes de infraestrutura necessrias para a
realizao de qualquer tipo de evento.
As comisses responsveis pelos servios de infraestrutura devero entrar em contato
com a PROINFRA e realizar os devidos procedimentos para que os itens definidos sejam
garantidos para a realizao do evento.
Todo evento necessita de sistemas de internet, comunicao e mdia. No caso da UFSM,
as comisses devem procurar para dar suporte e assistncia antes, durante e aps o
evento os seguintes rgos suplementares: MULTIWEB5,Centro de Processamento de
Dados/CPD; Rdio Universidade; TV Campus.

Acerca deste trabalho, a Comisso de Informtica ter a incumbncia de contat-los
e apresentar a proposta do evento para que haja divulgao massiva do evento, visando
alcanar o maior nmero de pessoas por meio de blogs e sites (do Centro promotor do
evento, da UFSM e demais canais de divulgao); lembrando que a divulgao do evento
deve acontecer com antecedncia, promovendo expectativa e curiosidade na populao.
5
Trata-se de um setor junto UFSM, que desenvolve diversos servios para a realizao de eventos, tais
como: criao de site, transmisso digital via internet ao vivo, filmagens e fotografia, videoconferncia etc.
Para outras informaes, acessar <http://www.multiweb.ufsm.br/>.

Conforme Nakamura (2009), o rdio indicado como um meio principal ou complementar
em uma campanha, pois alcana uma grande quantidade de receptores, incluindo ambientes
domsticos, profissionais, carros e dispositivos mveis (rdios portteis, celulares e outros
aparatos). Nessa direo, a Rdio Universidade6 pode assumir a responsabilidade de
divulgar e realizar a cobertura do evento; a Comisso de RP ter como funo especfica
passar o material do evento aos responsveis da Rdio, para que ele seja divulgado
comunidade acadmica e demais ouvintes.
Alm das divulgaes nas redes de internet e na Rdio Universidade, outro rgo da
UFSM leva destaque no assunto: a TV Campus7. Classificada como rgo suplementar
da Universidade, a TV Campus tem sua programao voltada divulgao do ensino,
pesquisa e extenso da instituio, alm de servir como instrumento para compartilhar
conhecimentos entre professores, alunos, servidores e comunidade em geral.
Caber Comisso de Relaes Pblicas e Marketing o contato com os responsveis
pelo setor, a fim de divulgar em sua programao o Evento proposto, como tambm fazer
sua cobertura durante a sua realizao.
6
Informaes obtidas em <http://coral.ufsm.br/radio/>.
7
Informaes obtidas em <http://w3.ufsm.br/tvcampus/apresentacao.php>.

Em virtude de o evento ser realizado no interior de uma universidade pblica, todo
material e servios prestados que provierem de entidades externas UFSM devem passar
pelos chamados processos licitatrios. Trata-se de uma espcie de competio entre
empresas que concorrem por meio de modelos de licitaes previamente estabelecidos,
em que o preo de seus produtos so elementos fundamentais para a aquisio do servio
por parte da administrao pblica. O Departamento de Material e Patrimnio (DEMAPA)8,
na UFSM, o rgo responsvel pelos processos de licitao. Assim, para orientaes
sobre procedimentos na contratao de outros servios, as comisses devem entrar em
contato como esse rgo.
As orientaes bsicas aqui propostas trazem os principais passos a serem seguidos para
a gesto de um evento no contexto da UFSM. Contudo, de acordo com as especificidades do
evento, poder surgir a necessidade de contatar outros setores e unidades da Universidade.
Consideraes Finais
A realizao de eventos de diferentes naturezas recorrente no contexto das
Universidades. Contudo, poucas Instituies de Ensino contemplam Guias ou Manuais
para sua operacionalizao. Quando h, so especficos para atos solenes, sem meno
organizao de outros tipos de eventos.
Tendo em vista a dinmica multifacetada dos eventos e a complexidade que envolve a
sua gesto, na maioria das vezes, os gestores no mbito das Universidades no possuem
formao e conhecimentos especficos para tal. O que, em geral, tem resultado na
contratao de empresas privadas, especializadas na rea de produo de eventos.
Sabemos que orientaes bsicas no so suficientes para garantir o xito do evento,
mas pode ser uma ferramenta para auxiliar os gestores e as comisses a minimizarem
8
Trata-se de um rgo executivo da Administrao Superior, na rea de material e Patrimnio, subordinado
Pr-Reitoria de Administrao. Tem por finalidade coordenar, dirigir e executar as atividades relativas a
licitaes destinadas aquisio de material, contrataes de servios e importaes, controle patrimonial
de bens mveis e imveis, manuteno de estoques de material de consumo e sua distribuio a todas as
subunidades, de acordo com a legislao vigente (Disponvel em: <http://sucuri.ufsm.br/portalweb/conteudo/
depto_map_pat.php>).

dificuldades e percalos, dada a complexidade que evolve a idealizao, organizao,
execuo e avaliao de eventos. E, em ltima instncia, um recurso para garantir a
autonomia da Universidade.

Referncias
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27/11/2013.
______.Pr-Reitoriade Infraestrutura. Disponvel em: <http://jararaca.ufsm.br/websites/
prefeitura/d6d7381b7f53e5ec8b00fc539d642060.htm>. Acesso em: 27/11/2013.
______.Pr-Reitoria de Planejamento. Disponvel em: <http://w3.ufsm.br/proplan/>.
Acesso em: 27/11/2013.
______.Rdio Universidade. Disponvel em: <http://coral.ufsm.br/radio/>. Acesso em:
27/11/2013
______. TV CAMPUS. Disponvel em: <http://w3.ufsm.br/tvcampus/apresentacao.php>.
Acesso em: 27/11/2013.
______.Universidade Federal de Santa Maria. Disponvel em: <http://www.ufsm.br/>.
Acesso em: 27/11/2013.

GESTIN DE EVENTOS: DIRECTRICES BSICAS PARA EL

CONTEXTO DE LAS UNIVERSIDADES
RESUMEN: El tema de este trabajo es de Gestin de Eventos y tiene como objetivo
sealar directrices bsicas para la realizacin de eventos en el mbito de las instituciones
de educacin superior, a partir del contexto, de la Universidad Federal de Santa Maria
(UFSM), para ayudar a los administradores y los comits organizadores en las diferentes
fases de logro, los sectores responsables, respetando las peculiaridades de cada centro /
unidad y los objetivos del evento. Somos conscientes de que las directrices bsicas no es
suficiente para garantizar el xito del evento, pero puede ser una herramienta para ayudar
a los administradores y los comits de disminuir las dificultades y contra tiempos debido a
la complejidad que se desarrolla organizacin de eventos.
Palabras clave: Evento. Gestin. directrices bsicas.
EVENT MANAGEMENT: BASIC GUIDELINES FOR THE CONTEXT OF

UNIVERSITIES
ABSTRACT: The theme of this work is Event Management and it objectives to signalize
basic orientations for the realization of events in the sphere of Higher Education Institutions,
from the context of the Federal University of Santa Maria (UFSM), to assist managers and
organizing committees in the different phases of achievement, the responsible sectors,
respecting the peculiarities of each Centre / Unit and objectives of the event. We know that
a guide of basic orientations isn't sufficient to ensure the success of the event, but it can be
a tool to assist managers and committees to decrease difficulties and mishaps due to the
complexity involved in event management.
Palavras chaves: Event; Management; Guidelines

Gestão de eventos universitários

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GESTO DE EVENTOS: ORIENTAES BSICAS PARA O

CONTEXTO DAS UNIVERSIDADES

Andressa Aita Ivo

Elizara Carolina Marin

Lucas Machado De Souza

RESUMO: O tema deste trabalho Gesto de Eventos, e objetiva sinalizar orientaes

e comisses organizadoras nas diferentes fases de realizao, os setores responsveis,

respeitando as peculiaridades de cada Centro/Unidade e objetivos do evento. Sabemos

percalos, dada a complexidade que evolve a gesto de eventos.

Palavras-chave: Evento. Gesto. orientaes

Revista Kinesis, ed. 32 vol 2, jul-dez de 2014, Santa Maria.

A gesto de eventos apresenta-se como uma rea emergente no entanto, em mbito

nacional, a produo acadmica ainda incipiente, o que reala a importncia de investigar

como se d o processo de gesto de um evento. Nunes (2006, p.5) reconhece que no

eficaz de todos os recursos disponibilizados pela organizao, a fim de serem atingidos

os objetivos pr-determinados". Nessa direo, este estudo objetiva propor orientaes

bsicas para a gesto de eventos na esfera das Universidades, a partir do contexto da

Universidade Federal de Santa Maria (UFSM).

Cabe destacar que, geralmente, os eventos se baseiam em um caderno de encargos

com os requisitos a serem cumpridos pela instituio promotora. O caderno de encargos

durante sua realizao e, simultaneamente, garanta que o evento seja desenvolvido

conforme os passos preestabelecidos. A opo pela proposta de orientaes bsicas1 deriva

da possibilidade de as Unidades que compem as Universidades realizarem adequaes

conforme as necessidades e particularidades do evento. Trata-se de um instrumento para

facilitar a operacionalizao de eventos no mbito das universidades.

Poucas Instituies de Ensino Superior possuem um guia ou manual de orientaes

de Educao Profissional e Tecnolgica, que elaborou, em 2010, um Guia de Eventos,

solenidades de posse, inauguraes e outorga de ttulos honorficos, sem maiores

especificaes para demais eventos. As Universidades quea presentam guias ou manuais

tambm priorizam os eventos solenes, e no h referncia quanto organizao de outros

Revista Kinesis, ed. 32 vol 2, jul-dez de 2014, Santa Maria.

No caso especfico da UFSM, no h referncia sobre normativas para a organizao

de eventos, apenas a normativa n. 01/2012/PROGRAD, que complementa a Resoluo

012011, sobre as cerimnias de formatura da UFSM.

Entendemos a Universidade como instituio social, centrada na formao e

democratizao, via princpio da indissociabilidade entre ensino, pesquisa e extenso, entre

teoria e prtica social, na busca pela interpretao da realidade e promoo da emancipao

humana. Como no est descolada da estrutura e do funcionamento da sociedade como

um todo, vivencia permanentemente conflito entre posies e projetos (CHAUI, 2003).

Em funo de a Universidade congregar diferentes cursos de graduao, a pesquisa,

a ps-graduao, e a extenso, h promoo anual de inmeros eventos de natureza

diversa. Normalmente, as Universidades no possuem um setor especializado de Gesto

de eventos, ficando a organizao desses a cargo de docentes e discentes de cada Unidade

Universitria, que, muitas vezes, recorrem a empresas privadas2 especializadas nesse

setor. O que refora a necessidade de elaborao de orientaes bsicas, respeitando a

autonomia da Unidade Universitria e as especificidades da tipologia e objetivo de cada

Para a consecuo deste estudo, lanamos mo de anlise documental e de pesquisa

de campo. Conforme Cellard (2010),a anlise documental possibilita o alcance de fatos

Portal da UFSM, sobretudo, os links: da Pr-Reitoriade Infraestrutura e da Pr-Reitoria de

fsica do evento; dos rgos Suplementares (que envolvem os meios de comunicao/

divulgao e de alimentao) da UFSM, tais como TV Campus, Rdio Universidade,

podero colaborar com a gesto e realizao do evento).

Para complementar e detalhar elementos e informaes, realizamos pesquisa de campo

que, para Minayo (2007, p.61),permite a aproximao do pesquisador da realidade sobre

Tal tema merecedor de estudos e aprofundamentos.

Revista Kinesis, ed. 32 vol 2, jul-dez de 2014, Santa Maria.

UFSM, necessrios para a realizao de eventos, tais como: Pr-Reitorias; Departamento

de Material e Patrimnio (DEMAPA); e o Centro de Educao Fsica e Desportos, para

elementos referentes a registro (Gabinete de Projetos/GAP) e aprovaes (Colegiado do

Departamento e Conselho de Centro) do projeto.

Os eventos assumem papel importante na promoo do conhecimento, da instituio,

do lazer, da cidade, do turismo, ou seja, na promoo social, cultural, poltica e econmica.