COLEGIO PRIVADO MIXTO NUEVO AMANECER

PLAN FIN DE SEMANA

DIA DOMINGO

NOMBRE: HECTOR ABILIO GARCIA CANO

AREA: ORGANIZACIN DE EMPRESAS

TEMA:
ORGANIZACIN DE LAS OFICINAS

CLAVE:5

GRADO: SEXTO P.C.

HUEHUETENANGO JULIO DEL 2017

 INTRODUCCION

Es de todo conocido que el xito de nuestras labores depende de la organizacin que

tengamos tanto a nivel individual como dentro de una empresa o grupo de trabajo.

Las personas organizadas se destacan en los grupos humanos, en los negocios y en las
actividades diarias. Estos se consiguen con una gran disciplina y con el conocimiento
de qu hacer, cmo hacerlo y con qu medios.

Adems, es necesario entender cules son nuestras relaciones de trabajo con los
superiores, con los compaeros y dems miembros de la empresa, y cul es la
importancia de nuestro trabajo frente al trabajo de todo el grupo.

Es importante tener la mejor y ms completa informacin sobre cmo hacer nuestras

tareas, ante quin responder y en qu medida, esta es la importancia de lo que
llamamos organizacin del trabajo.
 ORGANIZACIN DE LAS OFICINAS

La cantidad de personal empleado en las oficinas de los negocios ha aumentado

enormemente en las tres ltimas dcadas. Este gran aumento tiene su origen en el uso
de controles ms precisos en la industria, y en las demandas en general de los
gobiernos, tanto municipales, provinciales como nacionales, de informaciones de toda
clase sobre las actividades comerciales.

Los mtodos ms precisos que se estn usando en la planificacin y control de los

negocios requieren informacin que sirva de base para trazar los planes; una vez
trazados stos, deben ser traducidos en procedimientos -tales como procedimientos
de control de produccin-, los cuales en general exigen muchos requisitos y trabajo
oficinesco para ser manejados. Es ms: los negocios modernos controlan las
actividades hasta un grado tal, que hace unas dcadas hubiera resultado increble.
Para controlar el cumplimiento de las tareas, tanto de los individuos como de los de-
partamentos, se exigen informaciones, las que se obtienen de los registros, cuyas
finalidades, entre otras, son la de suministrar esa informacin.

El trabajo de oficina en un negocio podr estar bajo la responsabilidad de los diversos

jefes departamentales. Los jefes de departamentos, interesados como estn en su
propia funcin dentro del negocio, es muy posible que dediquen poco tiempo a la
organizacin y administracin del trabajo en su oficina. En algunas casas y en algunos
negocios se designa a un gerente de oficina, cuyos deberes son aconsejar y ayudar a
los jefes departamentales, para coordinar la implantacin de mejores mtodos dentro
de la oficina. Pronto se revel que muchos de los servicios necesarios para la marcha
de una oficina eran al mismo tiempo comunes a otros departamentos, tales como
servicio de mensajeros, servicio de correo, servicio de telfono ye internet, los cuales
no estaban bajo la responsabilidad especial de nadie dentro de la organizacin, y que
probablemente se llevaran a cabo en forma ms perfecta si alguien se hiciese cargo de
ellos.

En algunos casos, estos servicios fueron agregados a las tareas que ya le haban sido
asignadas al gerente de oficina; ms adelante el estudio revel que ciertos tipos de
trabajos de oficina, tales como dactilografa, estenografa, archivo,etc., eran comunes a
todos los departamentos y podran ser llevados a cabo de una manera ms eficaz si se
los centralizaba. Al centralizar estas actividades, se lograba mayor especializacin, y el
tiempo empleado por estos trabajadores se poda usar en una forma ms efectiva y al
mximo de sus capacidades. Por ejemplo, un jefe poda a veces tener una secretaria
que deba ser una estengrafa experta. Probablemente, ella no iba a dedicar a la
estenografa ms de una hora por da, y durante el resto de l realizara tareas mucho
menos especializadas, tales como archivo, contestar el telfono y trabajo general de
oficina.

Al centralizar estas actividades tambin se pueden establecer niveles bsicos de

rendimiento e implantar un sistema de pagos de estmulo, que permitir al empleado
obtener ganancias adicionales.
Centralizando todos estos servicios y realizando gran parte del trabajo en forma
comn a todos los departamentos, no pas mucho tiempo antes de que todo el trabajo
de oficina fuese centralizado bajo un solo control, aunque el lugar de trabajo del
empleado de la oficina siguiese siendo el mismo.
Esta mayor centralizacin del trabajo de oficina permiti poner ms cuidado al tomar
empleados para que encuadrasen dentro de ciertas especificaciones de tarea y
adoptar una uniformidad de salarios que asegurase a los empleados un pago
equitativo, un adiestramiento mayor y ms flexibilidad en el trabajo. Cuando se llevan
a cabo trabajos de oficina para varios departamentos, stos pueden ser conformados

o ensamblados en forma tal que el trabajo de todos los departamentos se ajuste a un

plan y que los empleados de esa oficina estn permanentemente atareados.

En los ltimos aos ha habido una fuerte tendencia a proveer mejores condiciones de
trabajo para los empleados de oficina. Los niveles medios de iluminacin se han
elevado gracias a 105 adelantos alcanzados en esta materia, que hacen posible un
mayor .uso de iluminacin general, en lugar de iluminacin localizada, y ms
intensidad lumnica. Se ha prestado mucha atencin al control de los ruidos, en la
creencia de que el ruido aumenta la fatiga del trabajo de oficina y disminuye, tanto la
produccin, como la calidad de ese trabajo.
Las oficinas generales ruidosas, tales como el departamento de las mquinas de
imprimir direcciones en los sobres y el departamento de las mquinas tabuladoras,
han sido separadas para alejarlas de la proximidad de oficinas menos ruidosas, o se
las ha aislado en forma tal que el ruido quede confinado a ese solo departamento. En
aquellos casos en que el ruido no es tan grande como en los departamentos
mencionados, se ha puesto cuidado en usar coberturas de pisos, cortinados, mquinas
que produzcan menos ruido, tales como las mquinas de escribir silenciosas, etc. Un
factor al elegir la ubicacin de oficinas es la ausencia de ruidos exteriores.

El mtodo se llama KonMari, una adaptacin del nombre propio de la autora de La

magia del orden, Marie Kondo, a quien la revista Time incluye entre las 100
personas ms influyentes del mundo. Cerca de 4 millones de lectores de 30 pases
se han comprado el libro de la autora japonesa, pas donde las casas tienden a
pequeas y donde se ejercita la prctica oriental del Feng Shui, basado en la ocupacin
consciente y armnica del espacio con el fin de lograr de ste una influencia positiva
sobre las personas que lo ocupan.

Primero desecha y luego organiza

Empiezas por desechar. Luego, organizas tu espacio por completo y de un tirn. Si
adoptas esta estrategia, nunca volvers al desorden, porque el mtodo KonMari no
slo tiene capacidad para transformar espacios sino tambin a las personas que lo
llevan a cabo. No es una simple serie de reglas sobre cmo clasificar, organizar y
desechar cosas. Es una gua para adquirir la mentalidad correcta y as crear orden y
volverse una persona organizada, asegura.

La autora identifica dos causas principales en el desorden: se requiere demasiado

esfuerzo para guardar las cosas o no est claro cul es el lugar que les corresponde.
Erradicar ambos males es lo que se propone el mtodo cuyo seguimiento, para
obtener impacto real, ha de ser al pie de la letra. Estos son los principales pasos.
De una sola vez, no poco a poco.

Es, en opinin de Marie Kondo, la nica forma de evitar el efecto rebote. Para ello
conviene vaciar de golpe todas las estanteras, los cajones, los armarios o cualquier
otro rincn que atesore objetos en el espacio que deseas organizar. Puede que
semejante montn de cosas esparcidas por el suelo te provoque una crisis de ansiedad
pero tendrs que respirar hondo y empezar a desechar, uno a uno, porque no
podremos empezar a ordenar de nuevo hasta no terminar con el proceso de
eliminacin.

El criterio para tirar cosas

Varios son los factores que nos frenan a la hora tirar cosas: el valor fsico, la funcin
que cumplen, la informacin que aportan y el apego emocional. Salvo algn regalo
personal, una planta o foto familiar entendemos que la ltima categora tiene escasa
presencia en la oficina. Problema solucionado porque, segn Marie Kondo, son los ms
difciles de despachar. El consejo general en este caso es quedarse slo con lo que nos
hace felices, previa reflexin sobre cada artculo.

La recomendacin para lo no emocional es empezar por lo que resulta ms fcil. A

veces ser tan obvio que no har falta aplicar criterio alguno. Al revolver en el montn
de cosas encontraremos no slo varias que comparten la misma funcin sino tambin
muchas literalmente repetidas. Ttulos de libros, nmeros de revistas, ratones
desechadosTambin el sentido comn nos ayudar en ocasiones a resolver dudas.
Para qu queremos conservar un manual de la versin Word XP del 2001 si andamos
ya por el Word 16.

Pero no siempre resulta tan sencillo elegir entre lo que conservamos y lo que se
tira. Lasecuencia ms eficiente en la oficina es libros, papeles, objetos varios y
rarezas.

Qu hacer cuando no te decides a desechar algo?

La autora divide el juicio humano en dos tipos generales: intuitivo y racional. El
juicio racional es el que suele causar problemas a la hora de eliminar. La duda ms
frecuente que nos asalta es la posibilidad de que podramos necesitarlo despus o que
tirarlo sera desperdiciarlo. Ante dudas como estas la reflexin que debes hacer es si
ese objeto sigue desempeando la funcin para la que lo adquiriste y calcular la media
del uso que le has dado durante los ltimos aos. Si ya han cumplido con su propsito
y lleva aos acumulando polvo en el cajn, deschala.

Organizar por categoras

Para tirar y seleccionar los libros que conservars -la autora dice no tener ms de 30
volmenes a la vez-, recomienda bajarlos todos al suelo y agruparlos conforme a 4
grandes categoras: generales (que lees por gusto), prcticos, visuales (grficos) y
revistas. Decide los que quieres conservar de cada una de las categoras y deshazte de
los dems, incluidos los que llevan aos esperando a que encuentres el momento
propicio para leerlos.

En cuanto a los papeles la mxima que aplica es tirar todos los que no pertenezca a
una de estas tres categoras: actualmente en uso, requeridos por un periodo limitado
y para conservar indefinidamente. A la hora de archivarlos establece slo dos
categoras: papeles que deben guardarse y papeles de los que hay que encargarse.
Asegrate de conservarlos todos en un mismo espacio. En cuanto a los papeles que
deben guardarse propone una subcatalogacin conforme a la frecuencia de uso:
ocasional y de uso frecuente. En el primer caso estaran las plizas, contratos,
garantas en vigorLa otra subcategora es la ms engaosa y la que tiende a
multiplicarse por lo que conviene guardarlos en subcarpetas de plstico transparente
para identificarlos antes.

Cmo ordenar las cosas

Empieza ahora el segundo gran salto del mtodo KonMari, la organizacin, donde slo
establece dos reglas de oro: "guarda todos los objetos del mismo tipo en el mismo
lugar y no disperses los espacios de almacenamiento". A raz de ellas entiende que,
slo hay dos maneras de clasificar las pertenencias: por tipo de objeto y por
personas.

Para llevarlo a cabo dispone de varias tcnicas. Una es poner las estanteras dentro de
un armario grande, para que todo se vea despejado.

Otra tctica en la que insiste es que cuando de guardar se trata, lo vertical es lo

mejor aunque aqu la explicacin se hace un poco farragosa cuando advierte de que
tan pronto como ponemos un documento encima de otro, el primero se aleja un poco
de nuestra conciencia y, antes de que nos percatemos, tardamos en hacerle caso o
incluso nos olvidamos por completo de que existe. Por estas razones te recomiendo
almacenar verticalmente cualquier cosa que puedas.

El efecto mgico de la organizacin

La ltima parte del libro recoge los beneficios "mgicos" que aporta la organizacin.
No slo disfrutars de un entorno limpio donde encontrar a primera vista lo que
necesitas, sin berrinches ni prdida de tiempo, sino que tambin te beneficiars de la
real recompensa el mtodo, un cambio interno donde tus ideas se aclaran, tu
autoconfianza se acrecienta y donde tu vida, aligerada de peso, se orientar ms al
futuro que al pasado. "La organizacin cambia drsticamente la vida propia. Eso
ocurre en el cien por cien de los que la practican", asegura.
 CONCLUCION

La importancia de esta asignatura radica en que con la formacin proporcionada el

estudiante va a adquirir el conocimiento y desarrollar las habilidades para dirigir y
administrar las principales reas funcionales de la empresa y los aspectos ms
directamente relacionados con el desarrollo de la empresa como organizacin.

Las empresas con los cambios y un mercado competente en importante que tomen
medidas para desarrollarse, la organizacin como parte del proceso administrativo es
de suma importancia, ya que en esta etapa es donde se realiza toda la parte de divisin
del trabajo, la departamentalizacin, la delimitacin de actividades, estos son de suma
importancia porque aqu es cuando se ya se tienen lo objetivos y metas a lograr, es
momento de empezar a trabajar por ellas.

La organizacin tiene sus formas de realizar su funcin, se apoya de sus estructuras y

utiliza sus herramientas y tcnicas sin sobrepasar sus principios. estas herramientas
lo que hacen principalmente es hacer que el trabajo de un empleado sea mas eficiente
y rpido, sin duplicar tareas ni responsabilidades.