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Planificacin de proyectos con Ms Project

BASE TEORICA: DESARROLLO DE UN PROYECTO


En las siguientes pginas aparecen las etapas a desarrollar con el programa MS Project
hasta elaborar un programa tipo de trabajos de diseos de tubera de acuerdo a los
conceptos antes enunciados.

Figura 1 .- Descripcin de la pantalla de MS Project.

Estimar la duracin de cada tarea

Un parmetro clave es la determinacin de la duracin de las tareas. Esta duracin puede


realizarse mediante comparacin con tareas previas referenciadas en bibliografa, mediante
rendimientos tericos o reales evaluados en las condiciones de proyecto o considerando
estimaciones que contemplen los datos dados por suministradores de equipos, etc.

Considerando que el rendimiento de la tarea es un parmetro bsico Project puede calcular


la duracin atendiendo a tres maneras fundamentales:

Autor: Ing. Lino A. Gayoso Santacruz


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Duracin fija.

Unidades de trabajo fijas.

Unidades de recursos fijas.

Considerando la ecuacin de clculo de la duracin: El clculo de la duracin es:

Trabajo (medicin)
Duracin
Unidades de recurso Unidad de tiempo

De esta forma si la duracin es fija si se modifica el aumentan las unidades de trabajo


aumentan los recursos para mantener la relacin.

En el caso de que se elija que las unidades de trabajo son fijas si aumentan las unidades de
recurso y, evidentemente, la duracin de la tarea se reducir.

El ltimo caso es el caso de que se disponga de unidades de recurso fijas el aumento de


trabajo redunda necesariamente en un aumento de la duracin.

Ms Project no precisa de un clculo en el caso de tareas de duracin fija.

Para el caso de asignar varios recursos con rendimientos diferentes el rendimiento a


considerar es menor que ser el que tenga un plazo mayor.

Duracin de tareas: La duracin de las tareas es el tiempo que cuesta realizar una
tarea con la asignacin de recursos indicada. La duracin puede ser indicada de
manera directa o bien puede ser calculada de acuerdo a los recursos empleados. La
duracin terica de una tarea no se corresponde con la cronolgica ya que interviene
el calendario laboral as como, sobre todo en el caso de las etapas de construccin,
los rendimientos de ejecucin.

El clculo de la duracin es:

Ecuacin 1.- Clculo de la


duracin de una tarea.
Trabajo
Duracin
Unidades de recurso

Autor: Ing. Lino A. Gayoso Santacruz


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Ms Project permite el clculo de la duracin a partir de mediciones reales.

En el campo Duracin, escriba la cantidad de tiempo que llevar cada tarea en meses,
semanas, das, horas o minutos, sin contar los perodos no laborables. Puede utilizar las
abreviaturas siguientes: me para meses, s para semanas, d para das, h para horas y m para
minutos.

Vnculos o precedencias (Links): Es la relacin entre dos tareas consecutivas. En


general se ha de evitar la profusin de vnculos entre las tareas para evitar la
complejidad en su anlisis. Estas pueden ser:

FC o FS (Final Comienzo Finsh to Start): la relacin entre tareas es que al


finalizar la primera comienza la segunda.. Son tareas que se dan en serie.

CF SF (Comienzo-Final Start to Finish): La relacin entre tareas es que al


comenzar la primera finaliza la segunda. Son tareas que se dan en serie.

CC SS (Comienzo-comienzo Start to Start): Ambas tareas comienzan al mismo


tiempo. Son tareas que se dan en paralelo.

FF (Final-final Finsh to Finish): Ambas tareas finalizan al mismo tiempo. Son


tareas en paralelo.

Figura 2. Diferentes relaciones o vinculaciones entre dos tareas.

Autor: Ing. Lino A. Gayoso Santacruz


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Camino crtico (Critical path): Corresponde a la secuencia de tareas que marca la


duracin total del proyecto y en las que un retraso significa de manera directa la
ampliacin del plazo del proyecto.

Figura 3.- Relacin entre tareas y camino y tareas crticas (en rojo).

Condicionantes (Constrains): todas aquellos condicionantes para una actividad o


tarea que no proceden de la precedencia de las tareas anteriores. Las limitaciones
temporales ms comunes son:

Debe finalizar

Debe comenzar

No comenzar antes de

No terminar despus de

No comenzar despus de

No terminar antes de.

En caso de no especificarse se considera que las tareas se realizan lo antes posible.

Eventualmente y a diferencia de Primavera Project Planner MS Project permite que las


relaciones entre dos tareas no solo se den de forma temporal en forma de adelantos y

Autor: Ing. Lino A. Gayoso Santacruz


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retrasos sino de forma porcentual. Un ejemplo de cada uno es Ej. 1FC+5d (la tarea
comienza cinco das tras el final de la tarea 1) y 25CC+35% (la tarea comienza retrasada
del comienzo de la tarea 25 un 35% de la duracin total de la tarea 25).

Figura 4. Ejemplo de prelacin de tareas (flechas azules).

Dentro de estas relaciones entre tareas se pueden incluir los condicionantes de los trabajos
que son como se indica en el apartado de definiciones:

Debe finalizar: La tarea ha de acabar en la fecha determinada.

Debe comenzar: La tarea debe comenzar en la fecha indicada.

No comenzar antes de: La tarea no debe comenzar antes de la fecha dada.

No terminar despus de: La tarea no debe dilatarse ms all de la fecha referida.

No comenzar despus de: La tarea no debe iniciarse con posterioridad a la fecha


descrita.

No terminar antes de. La tarea no debe ir ms all de la fecha determinada.

En el caso de las relaciones entre tareas y los condicionantes lleguen a resultar


contradictorias llegarn a un conflicto que el programa indica con un mensaje. En el caso
de relaciones circulares o redundantes el programa dar un mensaje de error.

Autor: Ing. Lino A. Gayoso Santacruz


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De una correcta eleccin de tareas que definan el trabajo a desarrollar y una organizacin y
prelacin de tareas depende de que el programa sea til y aplicable.

Informacin de la Tarea

Al igual que en cualquier otro proyecto, Project tiene la opcin de agregar notas a cada
tarea. Cuando se aade una nota, se puede ver en pantalla e incluirla en el reporte impreso.
Para agregar una nota realizamos lo siguiente:

1. Damos doble click sobre la tarea a la que queremos agregar la nota. Aparece el cuadro de
dialogo de Informacin de tarea.
2. Damos click en la opcin Notas.

3. Escriba la nota que desea en el rea de escritura. Puede utilizar las herramientas que se
encuentran arriba para mejorar el formato de la nota.

4. De click en Aceptar.

Autor: Ing. Lino A. Gayoso Santacruz


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Personalizar el Diagrama de Gantt.

1. Cambiar el calendario o Escala Temporal. Imaginemos que nuestro proyecto es de 1


ao, posiblemente no querramos ver cada una de las semanas, sino que seria mas
util verlo por meses, para cambiarlo solo tenemos que dar doble click sobre las
fechas o en el men Formato > Escala temporal y nos muestra la siguiente ventana

Esta escala posee tres niveles Superior, Intermedio, Inferior, y Perodo no laborable. Los
tres niveles poseen las siguientes opciones.

Unidades: Es la unidad de tiempo de la escala, puede ser semanas, trimestres, aos,


etc.
Etiqueta: Es el formato de fecha para la escala, puede ser D,M,L..,
Semana1,Semana2,...etc.
Contador: Se refiere al intervalo entre las etiquetas de unidad de la escala.
Alineacin: Es la alineacin de la etiqueta en la escala de Tiempo.
Mostrar: Nmero de niveles a mostrar en la escala.
Vista Previa: Aqu se pueden visualizar los cambios.

Autor: Ing. Lino A. Gayoso Santacruz


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PASOS PARA CONTROL Y SEGUIMIENTO:

1.- Actualizar fecha del Proyecto: ejemplo 01/09/2014

2.- Colocar las fechas festivas, das de trabajo, aniversarios u otro que signifique no
laborable, segn su proyeccin. Ejemplo 08 de octubre, 1 de noviembre.

3.- Aplicar Linea base.

Autor: Ing. Lino A. Gayoso Santacruz


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Una lnea base nos permite comparar la informacin con que se planeo el proyecto y la
forma como se est ejecutando.

Al guardar una lnea base se estar almacenando informacin inicial del proyecto en un
momento concreto. La informacin que se almacena es:

Costo
Duracin
Fin
Comienzo
Trabajo

Haga Clic en Proyecto Establecer Lnea de Base Proyecto completo.


Asegrese que la opcin Guardar Lnea de base est activada. Si no se encuentra activada
cierre el men Herramientas y escoja en Ver Diagrama de Gantt

4.- comparando lo antes de Linea Base y despus de lnea base.

ANTES DE LINEA BASE:

Autor: Ing. Lino A. Gayoso Santacruz


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DESPUES DE LINEA BASE:

Cuando se asignan actividades adicionales al proyecto aunque ya haya guardado la lnea de


base puede continuar agregndole tareas. Siga estos pasos:

Autor: Ing. Lino A. Gayoso Santacruz


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En el Diagrama de Gantt seleccione las tareas que desea agregar a la lnea de base.
Haga clic en Proyecto - Establecer Lnea de Base para mostrar el cuadro de dilogo
Lnea de Base. Asegrese de que la opcin Guardar Lnea de Base est activada

En el cuadro Lnea de Base aparee la fecha en que guard por ltima vez la lnea de
base.
Si desea agregar tareas a otras lneas de base, por ejemplo Lnea de Base 1, haga clic en
la Lnea de Base correspondiente en la lista.
En Para, active las tareas seleccionadas.

Autor: Ing. Lino A. Gayoso Santacruz


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De manera predeterminada despus de que se guarda una lnea de base, una tarea de
resumen no se actualiza al modificar, agregar o eliminar una subtarea. Para evitar
esto seleccione la casilla De Subtareas a Tareas de Resumen.
Haga clic en Aceptar y Si para confirmar que desea cambiar la lnea de base
existente

Para ver la lnea de base puede utilizar lo siguiente:

Click en pestaa Tarea, luego haga clic sobre Gantt de Seguimiento. En el grfico que
aparece usted podr comparar la informacin inicial (barras azules y rojas) y la
ingresada durante la ejecucin del proyecto (negra).

Autor: Ing. Lino A. Gayoso Santacruz


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Lo ms comn es que las lneas de base no se modifiquen, por lo tanto cuando tenga que
asignar nuevas tareas al proyecto cree una lnea de base completamente nueva. Para esto se
sigue el procedimiento anterior pero siempre se selecciona la opcin Para: Proyecto
Completo

Revisar la informacin de resumen prevista y real

En el men Proyecto haga clic en Informacin del Proyecto.


En el cuadro de dialogo que aparece seleccione la opcin Estadsticas. Aparecer la
informacin del proyecto en forma comparativa

Autor: Ing. Lino A. Gayoso Santacruz


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Para borrar una lnea de base:

Haga clic en Proyecto Establecer Lnea Base Borrar Lnea de Base

Aparecer el cuadro de dilogo Borrar Lnea de Base. Active Plan Previsto o


Plan Provisional segn el caso y seleccione el nombre de la lnea de base que desea
borrar.
Active la opcin Proyecto Completo o Tareas Seleccionadas
Clic en Aceptar

Autor: Ing. Lino A. Gayoso Santacruz


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Introducir el porcentaje completado, la duracin Real y fechas de comienzo y fin:

Al introducir el porcentaje completado, Project calcula la duracin restante y real.

Para escribir el porcentaje completado a una o ms tareas:

En el Diagrama de Gantt
Ubicar la pestaa Tarea Actualizar segn programacin Actualizar Tareas.

Autor: Ing. Lino A. Gayoso Santacruz


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NOTA: De manera predeterminada Microsoft Project calcular automticamente el trabajo


y el costo real y restante para los recursos asignados al actualizar el porcentaje completado,
la duracin real o la duracin restante de tareas o asignaciones. Si quiere que el programa
no lo haga automticamente sin que usted pueda controlarlos haga clic en Archivo
Opciones Progrmacin y quita la verificacin de las casillas Actualizar el estado de las
tareas actualiza el estado del recurso

ACTUALIZACIN DEL PROGRESO MEDIANTE EL TRABAJO DE RECURSOS

Introducir el porcentaje de trabajo completado

Si ha asignado recursos, puede introducir los informes del porcentaje que han completado
hasta el momento.

Para escribir el porcentaje de trabajo completado para una tarea, siga estos pasos:
En el Diagrama de Gantt y aplique la tabla de Trabajo. Haga clic en Vista Tabla
Trabajo
En el campo % trabajo compl. de la tarea que desea actualizar, escriba el valor del
porcentaje de trabajo completado

Autor: Ing. Lino A. Gayoso Santacruz


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Siga estos pasos para introducir el porcentaje de trabajo completado de una asignacin:
Abra la vista Uso de Tareas
Haga Doble clic en el nombre del recurso situado debajo de la tarea (esto se llama
Asignacin) con el porcentaje de trabajo que desea actualizar.
En el cuadro de dilogo Informacin de la Asignacin, haga clic en la ficha
Seguimiento.
En el cuadro % trabajo completado, escriba el valor.

Autor: Ing. Lino A. Gayoso Santacruz


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Introducir el trabajo real y el trabajo restante completado

Si ha asignado varios recursos a una tarea e introduce el trabajo real completado para la
tarea, la cantidad de trabajo se distribuir uniformemente entre los recursos asignados.

Para introducir la cantidad total de trabajo real completado en una tarea, haga lo
siguiente:
Desde el Diagrama de Gantt, haga clic en Vista Tabla Trabajo
Arrastre la barra divisoria hasta ver la columna Real.
En el campo Real de la tarea que desea actualizar, escriba el valor de trabajo real.

PARA VOLVER A PROGRAMAR EL PROYECTO

Despus de actualizar la informacin del proyecto, se debe volver a programar las tareas
incompletas a la fecha actual. Microsoft Project calcular automticamente estas
actividades hasta la fecha que usted desee.

En este momento es recomendable guardar una nueva lnea de base.

Para volver a programar tareas incompletas, siga estos pasos:

Haga clic en Proyecto Actualizar proyecto

Autor: Ing. Lino A. Gayoso Santacruz


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Active la opcin Reprogramar trabajo restante para que empiece despus de y


asigne la fecha desde la que quiera que se vuelva a programar

Puede utilizar este proceso para reprogramar Todo el proyecto o solo las Tareas
seleccionadas. Para esto active la opcin que mas se acomode a su necesidad.

Autor: Ing. Lino A. Gayoso Santacruz


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IMPORTANTE: Las tareas que tengan restricciones no se reprograman de nuevo

Autor: Ing. Lino A. Gayoso Santacruz