Anda di halaman 1dari 5

BAB 6 - DESAIN DAN EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN

MANAJEMEN

Proses mendesain dan meningkatkan SPM perlu memerhatikan dua pertanyaan dasar:
Apa yang diinginkan? Dan Apa yang mungkin terjadi? Jika apa yang mungkin terjadi berbeda
dengan apa yang diinginkan, manajer kemudian harus memerhatikan dua pertanyaan desain
SPM berikut: Pengendalian apa yang seharusnya digunakan? Dan seberapa ketat
pengendalian harus diaplikasikan?

APA YANG DIINGINKAN? DAN APA YANG MUNGKIN TERJADI?


SPM tidak dapat didesain atau dievaluasi tanpa pemahaman mengenai keinginan
perusahaan yang harus dilakukan oleh karyawan. Tujuan dan, yang lebih penting, strategi
yang berasal dari pemahaman yang tepat mengenai tujuan perusahaan sering kali
memberikan petunjuk penting mengenai tindakan-tindakan yang diharapkan. Pemahaman
yang lebih abik mengenai tujuan dan strategi menghasilkan seperangkat alternatif
pengendalian yang lebih besar, memberikan kesempatan yang lebih baik untuk dapat
mengaplikasikan setiap alternatif secara ketat (apabila diperlukan), dan memperkecil
kesempatan timbulnya masalah perubahan perilaku.
Perusahaan tidak hanya diharuskan menentukan apa yang diinginkan, tetapi juga perlu
berusaha menilai apa yang mungkin akan terjadi. Hal ini pada dasarnya sama dengan menilai
kemungkinan bahwa masing-masing permasalahan pengendalian telah ada atau akan terjadi:
kurangnya pengarahan, masalah motivasi, atau keterbatasan personal. Dengan kata lain,
perusahaan seharusnya bertanya apakah karyawannya memahami apa yang harus mereka
lakukan (tindakan penting) atau selesaikan (hasil penting), apakah mereka termotivasi
sebagaimana mestinya, dan apakah mereka dapat emmenuhi tugas yang diharuskan.
Jika tindakan atau hasil yang mungkin terjadi berbeda dengan tindakan atau hasil
yang diinginkan, maka diperlukan lebih banyak SPM atau SPM yang berbeda, tergantung
sulitnya permasalahan dan biaya SPM yang digunakan untuk menyelesaikan permasalahan
tersebut. Dalam hal ini, manajer seharusnya mempertimbangkan SPM apa yang digunakan
dan seberapa ketat pengaplikasiannya.

PILIHAN PENGENDALIAN
Pengendalian personel/kultural sebagai sebuah pertimbangan awal
Dalam memutuskan antara berbagai alternatif pengendalian manajemen, manajemen
seharusnya memulainya dengan mempertimbangkan apakah pengendalian personel atau
kultur akan memadai. Pengendalian personel/kultur layak menjadi pertimbangan pertama
karena secara relatif pengendalian tersebut memiliki sedikit akibat yang merugikan dan
secara relatif memiliki biaya out-of-pocket yang rendah. Dalam beberapa kasus, misalnya
perusahaan yang kecil, pengendalian personel/kultur mungkin menetapkan sendiri
pengendalian manajemen yang efektif.
Bahkan, dalam keadaan pengendalian personel/kulturnya tidak cukup reliabel, sangat
berguna dengan lebih fokus pada pengendalian tersebut terlebih dulu karena pasti akan
diandalkan sampai tingkat tertentu tanpa memedulikan apa bentuk pengendalian manajemen
lain yang digunakan. Mempertimbangkan pengendalian personel/kultur terlebih dahulu akan
membuat perusahaan mempertimbangkan seberapa reliabel bentuk pengendalian manajemen
ini dan menilai tingkatan yang seharusnya merek pertimbangakan dengan menggunakan
bentuk pengendalian lainnya.
Pengendalian personel/kultur hanya akan memenuhi syarat jika karyawan memahami
apa yang diperlukan dalam peran utama mereka, mampu bekerja dengan baik, didukung oleh
struktur dan sistem keorganisasian, dan termotivasi untuk bekerja dengan baik tanpa
penguatan tambahan dari perusahaan. Sangat jarang keempat kondisi tersebut sepenuhnya
memuaskan, sehingga manajer dapat menyimpulkan bahwa pengendalian personel/kultur
sendiri cukup reliabel. Dengan kata lain, sangat jarang perusahaan semata-mata
mengandalkan karyawan yang sangat tertarik pada tugasnya; antusias akan apa yang akan
terjadi berikutnya; bersemangat mencari solusi yang lebih baik dan inisiatif yang baru,
sehingga mereka dapat mengesampingkan penggunaan tipe pengendalian yang lain,
meskipun beberapa perusahaan sebisa mungkin berusaha mencapai idealisme ini.
Secara keseluruhan, jarang sekali pengendalian personel/kultur mencukupi. Seperti
yang dikatakan oleh seorang pengarang, Jika tidak ada orang yang mencuri mobil, tidak ada
mobil yang harus dikunci. Namun, jika tidak ada mobil yang terkunci, seseorang akan mulai
mencurinya. Ketika sebagian besar karyawan mungkin selalu jujur, pasti akan selalu ada
orang yang kurang jujur. Meskipun karyawan yang jujur mungkin terdorong pada perilaku
yang tidak diinginkan ketika mereka berada pada sistem pengendalian yang sangat lemah,
maka kemungkinan mereka akan tertangkap adalah nol. Kejahatan akan terjadi jika ada
kesempatan. Oleh karena itu, perusahaan mungkin seharusnya tidak benar-benar
mengandalkan sepenuhnya pada kebenaran atau kepercayaan karyawan mereka. Oleh karena
itu, pada umunya perlu ditambahkan pengendalain tindakan, hasil, atau keduanya pada
pengendalain personel.
Keunggulan dan kelemahan pengendalian tindakan
Mungkin keunggulan pengendalian tindakan yang paling signifikan adalah bahwa
pengendalian tersebut merupakan bentuk pengendalian yang paling tepat. Jika keunggulan
tersebut benar-benar penting, sehingga suatu tindakan dilakukan dengan tepat terlebih dahulu
(seperti keputusan investasi yang penting), mungkin karena keputusan tidak mudah
dibatalkan begitu saja, pengendalian tindakan merupakan pilihan yang terbaik karena
pengendalian-tindakan berhubungan secara langsung. Selanjutnya, jika pengendalain
tindakan sendiri dinilai sudah mencukupi, tidak perlu lagi memantau hasil.
Pengendalian tindakan, khususnya dalam bentuk kebijakan dan prosedur, merupakan
cara yang efisien untuk membantu koordinasi perusahaan. Pengendalian tersebut
meningkatkan kemampuan diprediksinya suatu tindakan dan mengurangi jumlah aliran
informasi antarperusahaan yang dibutuhkan untuk mencapai usaha yang terkoordinasi.
Pengendalian tindakan memiliki sejumlah kelemahan yang signifikan. Pertama,
adanya pembatasan kemungkinan yang sangat tegas. Kedua, sebagian besar pengendalian
tindakan juga sering kali mematahkan kreativitas, inovasi, dan adaptasi. Karyawan sering kali
bereaksi terhadap pengendalian tindakan dengan bersikap pasif. Mereka mengembangkan
kebiasaan kerja berdasarkan peraturan kerja yang diberikan kepada mereka. Ketiga,
akuntabilitas tindakan khusunya, dapat menyebabkan kecerobohan. Karyawan yang terbiasa
bekerja dengan seperangkat peraturan kerja yang stabil cenderung berhemat. Keempat,
pengendalian tindakan sering kali menimbulkan pengaruh negatif. Beberapa, atau bahkan
sebagian besar orang tidak suka bekerja di bawah pengendalian tersebut. Beberapa orang,
khususnya orang-orang yang lebih mandiri dan kreatif mungkin keluar untuk mencari
pekerjaan lain yang memberikan kesempatan yang lebih besar untuk meraih prestasi atau
aktualisasi diri. Terakhir, beberapa pengendalian tindakan, khususnya yang memerlukan
kajian pratindakan, biayanya mahal. Kajian tersebut biasanya harus dilkaukan oleh orang-
orang yang sama kualifikasinya atau lebih berkualifikasi daripada orang-orang yang
melakukan tindakan.

Keunggulan dan kelemahan pengendalian hasil


Pengendalian hasil juga memiliki beberapa keunggulan dan kelemahan. Salah satu
keunggulan yang umum adalah feasibility. Pengendalian hasil dapat menjadi pengendalian
yang efektif bahkan ketika kurangnya pengetahuan mengenai tindakan yang diinginkan.
Keunggulan lain pengendalian hasil adalah bahwa perilaku karyawan dapat dipengaruhi
bahkan ketika karyawan memperoleh otonomi yang signifikan. Ini sangat diinginkan ketika
diperlukannya kreativitas karena otonomi memberi ruang pada cara berpikir yang baru dan
inovatif. Bahkan, ketika kreativitas menjadi tidak penting, pemberian otonomi memiliki
beberapa keunggulan. Pemberian otonomi biasanya menghasilkan komitmen dan motivasi
karyawan yang lebih besar karena kebutuhan personal yang semakin tinggi juga terpengaruh.
Keunggulan pengendalian hasil yang terakhir adalah, dibandingkan dengan beberapa
bentuk pengendalian tindakan, biayanya relatif murah. Namun, pengendalian hasil memiliki
beberapa kelemahan atau keterbatasan. Pertama, hasil pengukuran biasanya memberikan
indikasi yang kurang sempurna atau apakah tindakan yang diambil sudah tepat ketika
pengukuran gagal untuk memenuhi satu kualitas pengukuran yang baik atau lebih:
kesesuaian, ketepatan, objektivitas, ketepatan waktu, atau saling pengertian. Kedua, ketika
hasil dipengaruhi oleh apa pun selain keterampilan dan usaha karyawan itu sendiri, seperti
yang hampir selalu terjadi, pengendalian hasil membebankan risiko pada karyawan. Ketiga,
biasanya tidak mungkin mengoptimalkan sejumlah target kinerja sebagai bagian dari sistem
pengendalian hasil (seperti target anggaran). Terakhir, tidak semua karyawan suka
diperintahkan untuk memberikan hasil yang mereka anggap sesuai.

PEMILIHAN KETATNYA PENGENDALIAN


Keputusan mengenai apakah pengendalian harus diaplikasikan lebih ketat atau kurang
ketat pada beberapa perusahaan tertentu, atau dalam bagian tertentu dalam perusahaan,
tergantung pada jawaban dari tiga pertanyaan berikut: (1) Apakah manfaat potensial dari
pengendalian ketat? (2) berapa biayanya?; dan (3) Mungkinkah adanya efek samping yang
merugikan?
Dalam perusahaan manapun, ketatnya pengendalian merupakan hal yang paling
menguntungkan untuk bagian yang terpenting bagi keberhasilan perusahaan. Faktor penting
keberhasilan sangat beragam pada seluruh perusahaan. Misalnya, pengendalian persediaan
sangat penting bagi toko pengecer besar karena menjual persediaan tanpa pengndalian yang
ketat tentu saja menyebabkan kebangkrutan. Ketatnya pengendalian persediaan dapat
diimplementasikan dengan memfokuskan pada hasil kunci jika karyawan dapat dipercaya
untuk menentukan bagaimana menjaga persediaan dan peraturan keputusan yang detail.

BERADAPTASI TERHADAP PERUBAHAN


Banyak perusahaan menekankan pada satu bentuk pengendalian manajemen pada satu
waktu tertentu, tetapi mereka sering kali mengubah penekan mereka dari satu bentuk ke
bentuk lain karena kebutuhan, kemampuan, dan lingkungan mereka berubah. Perusahaan
kecil sering kali dapat cukup terkendali melalui kemampuan pengawasan pemimpin mereka
yang mengembangkan para karyawan yang loyal, yang detail, mengenai anggaran belanja
dan pengeluaran. Namun, seiring berkembangnya perusahaan, bentuk pengendalian
personel/kultur dan tindakan mungkin harus diganti atau ditambah dengan bentuk
pengendalian yang lain.

TETAP FOKUS PADA PERILAKU


Perbedaan perilaku yang signifikan ada di antara orang-orang di negara yang berbeda, di
bagian yang berbeda pada suatu negara, pada perusahaan yang berbeda, demikian juga dalam
bagian yang berbeda pada sebuah perusahaan, dan manajer harus menyadari perbedaan
tersebut karena efektivitas pengendalain manajemen yang digunakan akan beragam,
tergantung pada reaksi karyawan yang terlibat. Dalam hal yang sama, beberapa karyawan
tampaknya akan relatif lebih tertarik pada dan termotivasi oleh uang sebagai imbalan,
sedangkan yang lain lebih tertarik pada menstimulus pekerjaan, otonomi dan tantangan.

MEMPERTAHANKAN PENGENDALIAN YANG BAIK


Penyebab masalah yang dihadapi oleh perusahaan sering kali beragam. Salah satu
penyebabnya adalah pemahaman yang tidak sempurna mengenai penentuan dan/atau
pengaruh pengendalain manajemen dalam penentuan tersebut. Pemahaman yang tidak
sempurna mengenai situasi tersebut sering kali dikaitkan dengan pertumbuhan yang cepat
dan/atau perubahan transformasional pada pasar mereka. Pertumbuhan yang cepat dan
perubahan transformasional seringkali menimbulkan masalah pengendalian karena hal ini
menyebabkan faktor kunci yang perlu dikendalikan dengan ketat berubah.
Penyebab lain adalah kecenderungan manajemen untuk mengendalikan implementasi
pengendalian manajemen kepada kecenderungan bisnis lain yang sering kali lebih menekan.
Kecenderungan ini juga sering kali terjadi pada perkembangan dan keadaan yang berubah,
yang menyebabkan manajer menunda pengembangan SPM yang memenuhi syarat, biasanya
ketika mereka memilih untuk menekan pemasaran.
Kritik pada SPM harus dibuat dengan kewaspadaan. Pengendalain yang tampaknya
longgar mungkin memiliki manfaat yang tersembunyi, seperti kreativitas yang tinggi,
semangat kerja sama, atau biaya yang rendah.meskipun pengaruh buruk dikarenakan adanya
satu masalah pengendalain atau lebih, itu tidak menunjukkan aanya SPM yang buruk. SPM
hanya mengurangi kemungkinan kinerja yang buruk, tetapi tidak menghilangkannya.