OHSAS18001

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Implantacin de un sistema de
gestin de Prevencin de Riesgos
Laborales
OHSAS 18001
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Implantacin de un sistema de gestin de PRL OHSAS 18001
ndice de Contenidos
Implantacin de un sistema de gestin de prevencin de

riesgos laborales - OHSAS 18001 ............................................4
1 Sistema de gestin de prevencin de riesgos laborales
(SGPRL) ...................................................................................4
1.1 Introduccin ............................................................................................... 4
1.2 Definicin de SGPRL .................................................................................... 7
1.3 Normas de Gestin de Prevencin de Riesgos laborales .............................. 9
1.4 La OHSAS 18000 ........................................................................................ 11
2 La norma OHSAS 18001:2007 ...........................................13
2.1 Introduccin .................................................... Error! Marcador no definido.
2.1.1 El origen de la norma .................................................................................................. 15
2.1.2 Caractersticas ........................................................................................................... 19
2.1.3 Requisitos de la norma ................................................................................................ 22
2.1.4 El ciclo de gestin propuesto por la norma ..................................................................... 27
2.2 Documentacin del Sistema ...................................................................... 28

2.2.1 El Manual de Gestin .................................................................................................. 29
2.2.2 Procedimientos Generales (PG) .................................................................................... 30
2.2.3 Caractersticas de los Procedimientos Generales (PG)...................................................... 32
2.2.4 Etapas en la elaboracin de un PG ................................................................................ 36
2.2.5 Instrucciones tcnicas (IT) .......................................................................................... 37
2.2.6 Formatos................................................................................................................... 40
2.2.7 Registros ................................................................................................................... 41
2.3 Implantacin del SGPRL ............................................................................ 43

2.3.1 Presentacin del Proyecto ............................................................................................ 43
2.3.2 Adaptacin del SGPRL a la unidad organizativa .............................................................. 44
2.4 Difusin, informacin y formacin ............................................................ 54

2.4.1 Comunicacin de responsabilidades .............................................................................. 55
2.4.2 Formacin ................................................................................................................. 56
2.5 Seguimiento ............................................................................................. 58

2.5.1 Seguimiento del inicio de la implantacin de los procedimientos ....................................... 58
2.5.2 Seguimiento de la planificacin: actividades previas ....................................................... 60
2.5.3 Acciones correctoras y preventivas ............................................................................... 62
3 Auditora ...........................................................................63
3.1 Definicin ................................................................................................. 63
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3.2 Objeto de la auditora de los Sistemas de Gestin de la Prevencin ........... 66

3.3 Plan de auditora ...................................................................................... 69
3.4 El checklist (lista de verificacin). .............................................................. 71
3.5 Modelos de checklist. ............................................................................... 73
3.6 Informe de auditora ................................................................................. 75
3.6.1 Estructura del Informe de auditora. ............................................................................. 75
3.6.2 Contenido.................................................................................................................. 77
3.7 Plan de acciones correctoras ..................................................................... 81

3.8 El proceso de Auditora de Certificacin .................................................... 82
3.8.1 Auditora-Fase I: ........................................................................................................ 83
3.8.2 Auditora-Fase II: ....................................................................................................... 84
3.8.3 Mantenimiento del certificado ....................................................................................... 86

Implantacin de un sistema de gestin de

prevencin de riesgos laborales - OHSAS
18001
1 Sistema de gestin de prevencin de riesgos laborales

(SGPRL)
1.1 Introduccin
Los riesgos en el trabajo constituyen actualmente una de las

principales preocupaciones en la vida de las empresas.
Por una parte, la accidentabilidad laboral origina un alto coste, social,

laboral y econmico. Ello supone que, entre otros aspectos, las
actuaciones que deben efectuarse para mantener una proteccin
eficaz de los trabajadores en cuanto a su seguridad y salud en el
trabajo, se acometan desde una perspectiva ms acentuadamente
preventiva y ms centrada en la propia empresa.
Un control adecuado de la accidentabilidad exige al empresario que

conozca y evale los riesgos inherentes a su actividad con el fin de
atenuarlos o eliminarlos mediante la aplicacin de una gestin
preventiva oportuna.

Desde un principio, dada la relacin entre peligro y dao laboral

(accidente o enfermedad profesional), las tcnicas para evitar la
aparicin de peligros se han basado en la eliminacin de stos, la
posibilidad de acceder el trabajador al mismo o el tiempo de
exposicin. Si no existe peligro, no existe riesgo, y, en consecuencia,
no puede producirse ningn tipo de accidente o enfermedad
profesional.
No obstante, incluso en aquellos lugares donde se adoptan de forma

satisfactoria medidas de proteccin tcnica, se siguen produciendo
accidentes. Se plantea la necesidad de analizar el porqu de stos,
observndose, que los accidentes no se deben nicamente a factores
tcnicos, sino que existen otra serie de factores que pueden
generarlos. Por ejemplo, el ambiente de trabajo y los actos inseguros
llevados a cabo por parte de los trabajadores.

Las empresas han gestionado la prevencin creando o utilizando

organizaciones paralelas, poco integradas en su organizacin, y con
una visin a corto plazo que pretende reducir la siniestralidad, para
llegar a cero accidentes. Pero, cmo conseguirlo y cmo
mantenerlo?
En las empresas se ha favorecido una gestin tcnica de la

prevencin, generando sistemas de gestin tecnificada que, en
muchos casos, no va ms all de meras instrucciones de trabajo,
olvidado el diseo e implantacin de procesos de gestin preventiva.
Han utilizado herramientas o sistemas de control de la gestin de la
prevencin basadas en indicadores de siniestralidad clsicos, que dan
informacin incompleta y engaosa, alimentan el pensamiento de la
organizacin a corto plazo y no estudian las tendencias de la
siniestralidad. Y, lo que es ms problemtico, no favorecen una
mejora continua de la prevencin de los riesgos laborales.
Para que el funcionamiento de la empresa mejore continuamente, los

gerentes, los mandos intermedios, los encargados y los empleados
necesitan mtodos y herramientas de gestin y trabajo que les
permitan actuar adecuadamente, no slo sobre los procesos
productivos, sino tambin a travs de la gestin de los procesos
preventivos.
Este planteamiento se ha visto favorecido como consecuencia de la

implantacin de sistemas de calidad y, en la actualidad, genera una
ascendente conviccin en la capacidad de reducir la siniestralidad a

travs de los Sistemas de Gestin de la Prevencin de Riesgos

Laborales.
Figura 1. Evolucin del enfoque de seguridad.
1.2 Definicin de SGPRL
La ltima versin de OHSAS 18001: 2007 define un Sistema de

Gestin de Prevencin de Riesgos Laborales (SGPRL) como
aquella parte del sistema de gestin de una organizacin, empleada
para desarrollar e implementar su poltica de SST y gestionar sus
riesgos para la SST. Y aade dos notas aclaratorias:
Nota 1: Un sistema de gestin es un grupo de elementos

interrelacionados usados para establecer la poltica y los objetivos
y para cumplir estos objetivos.

Nota 2: Un sistema de gestin incluye la estructura de la

organizacin, la planificacin de actividades, las responsabilidades,
las prcticas, los procedimientos, los procesos y los recursos
Fig. 2. Contenido del Sistema de Gestin de Prevencin de Riesgos

laborales
As pues, y de forma genrica, puede definirse un Sistema de Gestin

de Prevencin de Riesgos Laborales como aquella parte del Sistema
de gestin global de la empresa que incluye la estructura
organizativa, la planificacin de actividades, las responsabilidades, las
prcticas, los procedimientos, los procesos y los recursos para
desarrollar, implantar, llevar a efecto, revisar y mantener al da la
poltica de Salud y Seguridad Laboral (SSL) de la organizacin.

1.3 Normas de Gestin de Prevencin de Riesgos laborales
Actualmente, existen diversos esquemas normalizados para el diseo

y elaboracin de SGPRLs, algunos de los cuales son:
Norma UNE de la serie 81900 EX (1996): Es una norma

espaola que fue derogada en el ao 2004, pero que por haber
estado casi diez aos con carcter experimental, y haber estado
basada en el estndar britnico BS8800, es relevante su
conocimiento.
OHSAS 18001 (2007): Especificacin emitida por el Instituto

Britnico de Normalizacin, en cuya elaboracin han participado
varios pases a travs de sus organismos normalizadores (entre
ellos AENOR), as como las principales entidades internacionales
de certificacin. OHSAS 18001 sigue de forma paralela la
concepcin de la ISO 14001, por lo que facilita la integracin.
Este estndar ha sido extendido en el documento OHSAS
18002:2008, gua para la implantacin de OHSAS 18001.

Las normas no pretenden suplantar la obligacin de respetar la

legislacin respecto a la salud y seguridad de los trabajadores, ni
tampoco a los agentes involucrados en la auditora y verificacin de
su cumplimiento sino que, como modelo de gestin que son,
ayudarn a establecer compromisos, metas y metodologas para
hacer que el cumplimiento de la legislacin en esta materia sea parte
integral de los procesos de la organizacin.
Adicionalmente, la Organizacin Internacional del Trabajo ha

publicado las Directrices generales para los Sistemas de Gestin
de Prevencin de Riesgos laborales, siendo stas bsicamente
similares a las contenidas en OHSAS 18001:2007.

1.4 La OHSAS 18000
La OHSAS 18001 es un estndar Britnico para la gestin de sistemas

de Seguridad y Salud en el trabajo. Existe para ayudar a las
empresas y todo tipo de organizaciones a tener un marco de
referencia y gua en la implementacin de este tipo de sistemas. Se
trata del estndar ms aceptado a nivel internacional de su tipo.
Organizaciones en todo el mundo detectaron la necesidad de mejorar

y controlar el rendimiento en seguridad y salud a travs de un
sistema de gestin normalizado. Antes de 1999 proliferaron gran
cantidad de estndares nacionales y de sistemas de certificacin
propietarios entre los que elegir.
Reconociendo este dficit se cre un comit de trabajo para abordar

la creacin de una norma unificada. Este grupo de trabajo tena

representantes de cuerpos nacionales de estandarizacin,

acadmicos, entidades acreditadores y certificadoras, y tena como
base administrativa el BSI (British Standards Insititute).
En 1999 publicaron las series de OHSAS 18000 consistiendo en dos

especificaciones bsicas, la OHSAS 18001 que defina los
requerimientos de un sistema de gestin de la seguridad y salud en el
trabajo y la OHSAS 18002, que proporcionaba guas de
implementacin. En 2005, ms de 16,000 instituciones en ms de 80
pases utilizaban la OHSAS 18001. En 2009, ms de 54,000
certificados OHSAS o equivalentes haban sido emitidos en un total de
ms de 116 pases.
La especificacin 18001 se actualiz en Julio de 2007. Entre otros

cambios, la nueva especificacin tena una mejor alineacin (puntos
comunes) con la estructura de las normas ISO 14001:2004 e ISO
9001:2000, de manera que las organizaciones pudieran adoptar de
manera ms sencilla el estndar 18001 junto a sus actuales sistemas
de gestin de la calidad y medioambiente.

2 La norma OHSAS 18001:2007
Las empresas han gestionado la prevencin creando o utilizando

organizaciones paralelas, poco integradas en su organizacin, y con
una visin a corto plazo que pretende reducir la siniestralidad, para
llegar a niveles de cero accidentes. Pero, cmo conseguirlo y cmo
mantenerlo? En las grandes empresas se ha favorecido una gestin
tcnica de la prevencin, generando sistemas de gestin tecnificada
que, en muchos casos, no va ms all de meras instrucciones de
trabajo, olvidado el diseo e implantacin de procesos de gestin
preventiva. Han utilizado herramientas o sistemas de control de la
gestin de la prevencin basadas en indicadores de siniestralidad
clsicos, que dan informacin incompleta y engaosa, alimentan el
pensamiento de la organizacin a corto plazo y no estudian las
tendencias de la siniestralidad. Y, lo que es ms problemtico, no
favorecen una mejora continua de la prevencin de los riesgos
laborales.

Para que el funcionamiento de la empresa mejore continuamente, los

gerentes, los mandos intermedios, los encargados y los empleados
necesitan mtodos y herramientas de gestin y trabajo que les
permitan actuar adecuadamente, no slo sobre los procesos
productivos sino, tambin, a travs de la gestin de los procesos
preventivos.
Este planteamiento se ha visto favorecido como consecuencia de la

implantacin de sistemas de calidad y, en la actualidad, genera una
ascendente conviccin en la capacidad de reducir la siniestralidad a
travs de los Sistemas de Gestin de la Prevencin de Riesgos
Laborales (SGPRL).
Modelo del sistema de gestin de la SST para este estndar OHSAS

2.1 El origen de la norma
Los modelos disponibles para la empresa con el objetivo de guiarse en

la gestin de la prevencin de riesgos laborales son numerosos. Pero
esta proliferacin de normas, borradores, directrices y modelos
tiene, como era de esperar, sus causas. A partir de la publicacin en
1987 de la norma ISO 9000 y, posteriormente, la norma ISO 14001,
surgi la idea de un modelo estndar de gestin de la prevencin de
riesgos laborales de tipo global y fcilmente integrable con el resto
de las normas de gestin existentes.
Aunque lo lgico hubiera sido que el propio organismo de

normalizacin ISO hubiera publicado una norma al respecto, que
podra haber ser conocida como la ISO 18000 (por analoga con el
estndar que finalmente desarroll la BSI), hay motivos por los que
ni existe ni se ha llegado a publicar, y la perspectiva actual es que
no se publique, por los siguientes argumentos:
Los sistemas de gestin de seguridad y salud laboral abordan

cuestiones internas que no pueden homogenizarse, y que adems
tiene una gran influencia cultural que definen las diferentes
maneras de abordarlos.
Una norma marco general no podra ser lo suficientemente
flexible para poder aplicarse a todo tipo de estructuras y
actividades.
El desarrollo de un sistema externo de auditora de certificacin
podra estar unido a un certificado de complacencia por
mltiples motivos, especialmente comerciales, lo que no

garantizara un nivel suficiente de seguridad y salud en los lugares

de trabajo.
Los sistemas de gestin de prevencin de riesgos laborales, que
han sido desarrollados durante aos en las empresas y que
pueden ser eficaces en muchos casos, no se mejoraran de forma
esencial gracias a una norma ISO.
La norma ISO 18000 creara conflictos con la legislacin de los
diferentes estados del mundo y no podra adaptarse a la
legislacin laboral en vigor de todos los pases (esta argumento
tambin fue utilizado por los detractores de la norma ISO
14001).
Entre las normas internacionales y la reglamentacin legal estatal
se podran originar disposiciones duplicadas.
La norma ISO 18000 podr constituir una barrera tcnica al
libre comercio incompatible con acuerdos como el GATT.
Ante la confusin creada y la proliferacin de sistemas de gestin de

prevencin de riesgos laborales, la BSI se plante reconsiderar su
decisin de que la BS 8800 fuese slo una gua. As, lider un
consorcio de organizaciones entre las que se encuentran AENOR, Det
Norske Veritas, Lloyds, SGS o Bureau Veritas, entre otras, y
desarrolla las especificaciones tcnicas certificables OHSAS
18001/18002 a imagen de la gua BS 8800 y con la intencin de ser
fcilmente integrable y compatible con la ISO 9001:2000 y la ISO
14001:2004.
En el ao 2000 el BSI propuso de nuevo crear un Comit Tcnico

ISO sobre sistemas de gestin de la seguridad y salud, con la
finalidad de desarrollar una norma ISO basada en la especificacin

tcnica OHSAS 18001. Se decidi no crear el Comit como

consecuencia de no haberse alcanzado el apoyo de los dos tercios
necesarios.
La publicacin y desarrollo de esta especificacin tcnica ha sido

liderada por la British Standards Institution, colaborado en su
elaboracin las siguientes organizaciones:
National Standards Authority of Ireland.

South African Bureau of Standards.
British Standards Institution.
Bureau Veritas Quality International
Det Norske Veritas.
Lloyds Register Quality Assurance.
National Quality Assurance.
SFS Certification.
SGS Yarseley International Certification Services.
Asociacin Espaola de Normalizacin y Certificacin.
International Safety Management Organisation Ltd.
Standards and Industry Research Institute of Malaysis Quality
Assurance Services.
International Certification Services.
Durante el proceso de elaboracin, se identific la necesidad de

desarrollar, por lo menos, los tres siguientes documentos:
OHSAS 18001: (Occupational Health and Safety Assessment

Series): Specifications for OH&S Management Systems.
OHSAS 18002: Guidance for OH&S Management Systems.

OHSAS 18003: Criteria for auditors of OH&S Management

Systems.
Finalmente, se aprob el desarrollo de las especificaciones OHSAS

18001 y 18002, pero se decidi no publicar la OHSAS 18003, en
espera de la publicacin de la norma UN-EN ISO 19011 sobre
auditoras de calidad y medio ambiente, norma publicada en octubre
de 2002.
Para el desarrollo de las especificaciones OHSAS 18001/18002 se

utilizaron como referencia las normas publicadas por otros
organismos participantes, aunque la estructura de la Gua BS 8800 en
su redaccin de aproximacin o enfoque a la ISO 14001 queda muy
patente, lo que confirma su intencin de mxima compatibilidad con
esta ltima.
Esta intencin de facilitar la compatibilidad y la integracin de los tres

sistemas se desprende del prlogo de la especificacin OHSAS 18001,
donde se expone que la OHSAS fue desarrollada para ser compatible
con ISO 9001 e ISO 14001 y, as, ofrecer a las organizaciones la
posibilidad de integracin.

2.2 Caractersticas
Tal como hemos comentado, existen distintos esquemas

normalizados para el diseo y elaboracin de Sistemas de Gestin de
la Prevencin de Riesgos Laborales, algunos de los cuales son:
La Norma UNE de la serie 81900 EX (1996): Es una norma

espaola que fue derogada el ao 2004, pero que por haber
estado durante casi diez aos en carcter experimental, y estar
basada en el esquema propuesto por el estndar britnico
BS8800:1996, cobra importancia su conocimiento.
OHSAS 18001:2007 que sustituye a la OHSAS 18001:1999:

Especificacin emitida por el Instituto Britnico de Normalizacin,
en cuya elaboracin han participado varios pases a travs de sus
organismos normalizadores, as como las principales entidades
internacionales de certificacin. OHSAS 18001:2007 sigue de
forma paralela la concepcin de la ISO 14001:2004, por lo que
facilita la integracin. Este estndar est extendido por el
documento OHSAS 18002:2000, Gua para la implantacin de
OHSAS 18001
Directrices de la Organizacin Internacional del Trabajo

(OIT): Que corresponde a un documento no certificable por una
tercera parte y de dominio pblico, que establece criterios para la
definicin y control de SGPRLs en las organizaciones.
Las normas no pretenden suplantar la obligacin de respetar la

legislacin respecto a la salud y seguridad de los trabajadores, ni

tampoco a los agentes involucrados en la auditora y verificacin de

su cumplimiento sino que, como modelo de gestin que son,
ayudarn a establecer compromisos, metas y metodologas para
hacer que el cumplimiento de la legislacin en esta materia sea parte
integral de los procesos de la organizacin.
En la actualidad, se estn certificando SGPRL conforme a OHSAS
18001:2007. Adicionalmente, la Organizacin Internacional del
Trabajo ha publicado las Directrices generales para los Sistemas de
Gestin de Prevencin de Riesgos laborales, siendo stas
bsicamente iguales a las contenidas en OHSAS 18001:2007.
Las Normas OHSAS (Occupational Health and Safety Assessment

Series) son un conjunto de normas y directrices internacionales
elaboradas con la colaboracin de entidades y organizaciones de
diferentes pases, que establecen requisitos para la implantacin de
un sistema de gestin de la seguridad y salud laboral que permita a
las empresas controlar los riesgos laborales y mejorar su actuacin
en ese mbito.
Existen en la actualidad dos normas al respecto:
OHSAS 18001:2007 Especificaciones de los sistemas de gestin

de seguridad y salud en el trabajo.
OHSAS 18002 Directrices para su implantacin de la OHSAS

18001.
La norma OHSAS 18001:1999 sustituida por la OHSAS 18001:2007

surgi, como respuesta a la urgente demanda por parte de las

organizaciones, de la elaboracin de un estndar que les permita

implantar un sistema de gestin de la seguridad y salud laboral que
pueda ser evaluado y certificado por una entidad externa.
Asimismo, se desarroll para ser compatible con las normas ISO

9001:1994 (Calidad) e ISO 14001:1996 (Medio Ambiente), a fin de
facilitar la integracin de los tres sistemas. Ello es observable si se
comparan los ndices de las normas OHSAS 18001:2007 e ISO
14001:1996: en ambos casos los requisitos del sistema de gestin
estn expuestos en sus respectivos captulos 4 y contienen
prcticamente los mismos puntos (salvaguardando que en una se
tratan aspectos medioambientales y en la otra aspectos relativos a la
seguridad y salud laboral). A partir del ndice de la norma se puede
observar que el sistema de gestin propuesto se basa en un ciclo de
cinco elementos (Poltica, Planificacin, Implantacin y
funcionamiento, Comprobacin y accin correctora y Revisin por la
direccin.

2.3 Requisitos de la norma
ndice de la norma OHSAS 18001:2007

1 Objeto y mbito de aplicacin
2 Publicaciones para consulta
3 Trminos y definiciones
4 Requisitos del sistema de gestin OHSAS
4.1 Requisitos generales
4.2 Poltica de SST
4.3 Planificacin
4.3.1 Planificacin para la identificacin, evaluacin de riesgos y
determinacin de controles
4.3.2 Requisitos legales y otros requisitos
4.3.3 Objetivos y programas
4.4 Implementacin y Operacin
4.4.1 Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad
4.4.2 Competencia, formacin y toma de conciencia
4.4.3 Comunicacin, participacin y consulta
4.4.3.1 Comunicacin
4.4.3.2 Participacin y consulta
4.4.4 Documentacin
4.4.5 Control de la documentacin
4.4.6 Control operacional
4.4.7 Preparacin y respuesta ante emergencias
4.5 Verificacin
4.5.1 Medicin y seguimiento del desempeo
4.5.2 Evaluacin del cumplimiento legal
4.5.3 Investigacin de incidentes, no conformidad, accin
correctora y accin preventiva

4.5.3.1 Investigacin de accidentes

4.5.3.2 No conformidad, accin correctiva y accin preventiva
4.5.4 Control de los registros
4.5.5 Auditora Interna
4.6 Revisin por la direccin
Mencionaremos a continuacin algunos de los aspectos bsicos de

cada uno de los elementos del ciclo de gestin que propone la norma.
El ciclo de gestin comienza por la definicin por parte de la direccin
de la organizacin de una poltica de seguridad y salud laboral. La
norma establece algunos requisitos para dicha poltica, entre los que
cabe destacar los siguientes: debe exponer claramente los
objetivos en esa materia, debe incluir un compromiso de mejora
continua y de cumplimiento por lo menos con la legislacin que
le sea aplicable y debe ser comunicada a todos los empleados.

El segundo elemento del sistema es la planificacin. sta la divide

en cuatro apartados:
1. Planificacin para la identificacin, evaluacin y control de riesgos

(especfica a su vez algunos aspectos a tener presentes en la
metodologa de identificacin y evaluacin de riesgos utilizada por
la organizacin).
2. Identificacin y acceso a los requisitos legales que le sean

aplicables (debe elaborarse un procedimiento para tal fin).
3. Documentacin de los objetivos para cada uno de los niveles y

funciones relevantes dentro de la organizacin.
4. Elaboracin de un programa de gestin de seguridad y salud

laboral (incluir la asignacin de responsabilidades y los medios y
calendario para alcanzar los objetivos fijados).
Todo ello debe ser revisado peridicamente y mantenido al da.
El elemento de implantacin y operacin es el ms desarrollado de

toda la norma. Lo divide en siete apartados:
1. Recursos, funciones y responsabilidades: las funciones,

responsabilidades y autoridad del personal deben estar claramente
definidas y documentadas. Asimismo la organizacin debe
nombrar un miembro de la alta direccin responsable del
aseguramiento del funcionamiento del sistema de gestin.

2. Sensibilizacin, formacin y competencia profesional: el personal

debe ser competente para la realizacin de las tareas que tenga
asignadas en trminos de apropiada educacin, formacin y/o
experiencia.
3. Consulta y comunicacin: deben existir procedimientos que

garanticen que la informacin es comunicada correctamente.
Asimismo debe facilitarse a los empleados la consulta y
participacin en los aspectos relativos a la seguridad y salud.
4. Documentacin: los elementos del sistema de gestin deben estar

documentados, ya sea en papel o formato electrnico.
5. Control de la documentacin y los datos: deben existir

procedimientos que garanticen la localizacin, revisin,
disponibilidad, retirada y almacenamiento de la documentacin.
6. Control operacional: la organizacin debe identificar y planificar

aquellas operaciones y actividades que puedan estar asociadas a
riesgos que requieran la aplicacin de medidas de control.
7. Capacidad y respuesta ante emergencias: deben elaborarse,

examinarse y revisarse planes de emergencia y procedimientos de
respuesta frente a incidentes y situaciones de emergencia.

Verificacin. Constituye el elemento bsico para alcanzar la mejora

continua y est dividido en cuatro apartados:
1. Seguimiento y medicin: deben elaborarse procedimientos de

seguimiento y medicin de todas las actividades en las que existan
riesgos laborales, incluidos la calibracin y mantenimiento de los
equipos de medicin.
2. Investigacin de accidentes, no conformidades y acciones

preventivas y correctivas: deben establecerse procedimientos para
el control e investigacin de accidentes, incidentes y no
conformidades, para la realizacin de acciones correctoras y
preventivas y para la evaluacin de la efectividad de stas ltimas.
3. Controla de los registros: deben elaborarse procedimientos para la

identificacin, conservacin y eliminacin de los registros
resultantes de las actividades en materia de seguridad y salud
laboral, de los resultados de las auditoras y de las revisiones de la
direccin. Los registros deben mantenerse al da, de modo que
permitan demostrar la conformidad del sistema con los requisitos
de la norma.
4. Auditora: deben realizarse auditoras peridicas, y siempre que

sea posible sern realizadas por personal ajeno a la actividad que
vaya a ser auditada.
El ltimo elemento del sistema es la revisin por la direccin,

elemento que cierra el ciclo de gestin, el cual se reinicia de nuevo
con la elaboracin/revisin de la poltica. Dicha revisin, debe

realizarla la alta direccin y debe permitirle estudiar la posible

necesidad de cambios en la poltica, los objetivos u otros elementos
del sistema de gestin de seguridad y salud laboral implantados.
2.4 El ciclo de gestin propuesto por la norma
La norma otorga especial importancia al concepto de mejora

continua; es por ello que aparece en numerosas ocasiones a lo largo
de todo su texto. En su captulo 3 la define como proceso de
intensificacin del sistema de gestin de seguridad y salud mejoras
en todas las actuaciones de seguridad y salud laboral, en consonancia
con la poltica de la organizacin en esa materia.

3 Documentacin del Sistema
Si bien la propia Norma OHSAS 18001 recomienda la prctica de

reducir la documentacin en la medida de lo posible, es innegable el
valor de la documentacin en un Sistema de Gestin. As, la
documentacin:
Permite comunicar el propsito de la accin que sustenta.

Contribuye a lograr el cumplimiento de la accin.
Proporciona formacin.
Es una herramienta para garantizar la repetitividad y la
trazabilidad.
La documentacin bsica de un Sistema de Gestin de Prevencin de

Riesgos laborales (SGPRL) se compone fundamentalmente de los
siguientes documentos:

3.1 El Manual de Gestin
Es el documento que describe el SGPRL de una empresa, define la

poltica de prevencin de la organizacin y explica qu debe hacerse
(funciones) y quin lo debe hacer (responsabilidades).
Sirve como referencia durante la implantacin y aplicacin del

sistema.
La estructura del Manual debe ser simple y debe incluir:
Un ndice que establezca la organizacin interna del manual.

Una declaracin de la Direccin de la empresa que contenga:
La Poltica de prevencin de la empresa.
La intencin de la empresa de revisar el SGPRL.
Una presentacin y organizacin de la empresa.
Las responsabilidades y funciones en materia de prevencin.
Cmo afecta a la organizacin cada elemento de la Norma y con
qu alcance.

As, un ndice tipo de un Manual de SGPRL segn podra ser como el

que sigue:
A. Poltica.
B. Captulos del Manual.

Cap. I. Organizacin.
Cap. II. Evaluacin y control de riesgos.
Cap. III. Planificacin de la prevencin: establecimiento de
objetivos y metas.
Cap. IV. Consulta y participacin de los trabajadores.
Cap. V. Control de actuaciones.
Cap. VI. Documentacin.
Cap. VII. Interrelacin con otros Sistemas de Gestin
implantados.
Cap. VIII. Auditoras.
Cap. IX. Revisin del Sistema.
3.2 Procedimientos Generales (PG)
3.2.1 Relacin de PG de un SGPRL segn OHSAS 18001:2007
1. Identificacin de peligros, evaluacin y control de riesgos.

2. Identificacin y acceso a requisitos legales.
3. Establecimiento de objetivos y programa de gestin.
4. Formacin y sensibilizacin.
5. Consulta y comunicacin.

6. Gestin de la documentacin y registros.

7. Control operacional.
8. Gestin de emergencias.
9. Seguimiento y medicin accidentes, incidentes, no conformidades,
acciones correctoras y preventivas.
10. Auditoras.
La Norma OHSAS 18001:2007 requiere que determinados elementos

se documenten, si bien no exige que se realicen procedimientos.
Estos elementos son:
Estructura y responsabilidad. La prctica habitual es

documentarlas en el Manual. Objetivos y programa.
Generalmente, se elabora PG aunque ste no sea exigido por la
Norma.
Revisin por la Direccin, si bien es frecuente que quede

definido en un PG o bien, unido al PG de auditoras.
Adicionalmente, componen el SGPRL otros procedimientos de carcter

especfico, relacionados generalmente con los PG de Control
operacional y Seguimiento. Entre los ms habituales encontramos:
Procedimientos especficos asociados a Control operacional.

Procedimientos especficos asociados a Seguimiento.
Control de contratas y empresas de trabajo temporal.
Vigilancia de la salud.
Compras.
Revisiones/inspecciones de seguridad.

Gestin de Equipos de proteccin individual.

Diseo y modificacin de instalaciones crticas.
Gestin de cambios.
Mantenimiento.
Orden y limpieza.
3.2.2 Caractersticas de los Procedimientos Generales (PG)
Son documentos complementarios al manual.
Describen, con nivel de detalle suficiente, cmo realizar una funcin

contemplada en el manual y qu unidades organizativas se
establecen para ello.
Como cualquier documento, el PG debe contener la informacin
mnima, necesaria y suficiente para cumplir con sus objetivos. El PG
no es un documento didctico o descriptivo de la organizacin, por lo
que no debe recoger ms aspectos que los necesarios.

Es obvio que la implantacin de un procedimiento debe ser hecha por

los que trabajan en el proceso que documenta. Por ello, su
elaboracin debe ser hecha con las mismas personas, de forma que el
documento no les sea ajeno.
Si es posible, debe incluir:
1. Objeto. Indica lo que se pretende con el procedimiento.
2. Alcance. Indica a qu actividades, procesos, personas y reas

de la organizacin afecta.
3. Referencias. Incluye una relacin de todos los documentos

internos de la empresa o externos a la misma con los que se
relaciona el procedimiento, tales como el Manual, normas,
leyes u otros PG, y cuyo conocimiento es imprescindible o

recomendable para el mejor entendimiento del PG en cuestin.
4. Definiciones. Se aclara el significado de los trminos

empleados a lo largo del PG.
5. Realizacin. Representa el cuerpo bsico del documento,

describiendo de la forma ms completa, pero clara posible, la
actividad o proceso que regula.
6. Responsabilidades. Se indican los cargos que se van a ver

implicados en el cumplimiento de lo establecido en el
procedimiento, pero sin indicar nombres propios, nicamente
el puesto de trabajo.
7. Lista de registros. Los registros constituyen la evidencia
objetiva de que las tareas o actividades reguladas por el
procedimiento han sido desarrolladas conforme a las
condiciones establecidas en el mismo. Para cada registro
originado se indica:
Descripcin.
Emisor.
Archivo.
Tiempo de conservacin.
8. Anexos. Se anexa a cada PG los formatos o modelos a utilizar

para la generacin de los registros, as como guas o
documentos necesarios para la realizacin concreta de las
actividades reflejadas en el PG.

Adems, debe identificarse:
Nombre de la empresa.
Ttulo del documento.
Cdigo del documento.
Nmero de edicin y fecha.
Firma de elaboracin y aprobacin (slo en la primera hoja).
En resumen, un PG debe:
Ser simple.
Incluir los requisitos de la norma de referencia (OHSAS
18001:1999, LPRL).
Incluir las actividades crticas del proceso que describe.
Incluir funciones, responsabilidades, informacin referenciada.
Ser elaborado con la participacin de los que llevan a cabo el
proceso.
Ser aplicado en un tiempo breve.
Ser ajustado tras su aplicacin.

3.2.3 Etapas en la elaboracin de un PG
Una de las mejores formas de elaborar un procedimiento es analizar

el proceso que se quiere documentar, conforme a las siguientes
etapas:
Denominacin del proceso y asignacin de responsabilidades:

definir en qu se va a trabajar y quin.
Definir el alcance: establecer la extensin del proceso (dnde
empieza y dnde finaliza, qu incluye).
Documentar el flujo del proceso.
Una vez que el proceso tiene denominacin, se han asignado las
responsabilidades y se encuentran definidos sus lmites, el
prximo paso es identificar el rea organizativa de la empresa
implicada en el proceso. Para ello se realiza un flujograma

completo de los elementos generales del proceso de gestin a

tratar. Si es posible, que quede definido en una nica pgina. En la
documentacin del flujograma son esenciales los siguientes pasos:
documentar el proceso que se est siguiendo en la actualidad, a
nivel de actividad, incluyendo todas las actividades que se
encuentran dentro del alcance del PG, en orden secuencial.
Asignar cada actividad a cada cargo organizativo implicado en el
proceso. Si hay dos cargos implicados, tratar de asignar
nicamente a uno; si el proceso no est bien definido, tratar de
eliminar bucles de actividad.
Eliminar actividades secundarias.
Aadir columna de soporte documental para incluir el cdigo del
PG o Instruccin de trabajo escrita a la altura de la actividad
relacionada.
Aadir columna de registro para indicar el registro que evidencia la
realizacin de la actividad, a la misma altura.
Aprobacin del flujograma.
3.3 Instrucciones tcnicas (IT)
Los PG no deben incluir la descripcin detallada de las actividades,

aunque es cierto que alguna de ellas por su criticidad, complejidad o
grado de impacto sobre los niveles de seguridad y salud, deben ser
descritas de forma detallada. La solucin es establecer documentos
de menor rango que los PG para especificar con el grado de detalle
necesario la actividad en cuestin.

A este tipo de documento se le llama Instruccin de trabajo, si bien

pueden tener otras denominaciones como procedimientos especficos,
Instrucciones tcnicas, procedimientos normalizados de trabajo,
protocolos, etc.
Las instrucciones describen cmo realizar una actividad considerada

crtica para los niveles de seguridad y salud, evitando la aparicin de
errores en su ejecucin.

Como en el caso de los procedimientos, se debe mantener el criterio

de mantener un mnimo nmero de documentos y mxima
simplicidad. Por ello, la IT debe:
Ser sencilla, concisa y clara.

Incluir los medios de proteccin para cada actividad que lo
requiera.
Incluir los formatos para los registros que se prevea realizar.
Estar explicada con ayuda de grficos al mximo nivel que se
pueda.
Incluir los diferentes tipos de actividades que se vayan a realizar
en relacin con la actividad crtica (supervisin, notificacin, etc.).
Lo ms importante es detectar la necesidad de elaborarlas,
conforme a lo establecido en el punto 4.4.6 de OHSAS 18001 y el
PG de Control operacional, ya que las IT se pueden ir elaborando a
medida que sean necesarias.
La estructura tipo de las IT es:
1. Objeto: a qu aplica y para qu.

2. Descripcin: explicacin paso a paso sobre cmo realizar la
actividad, con qu medios de proteccin, cmo registrar los
resultados y a quin hay que entregar los registros.

3.4 Formatos
Los formatos son los modelos utilizados para la generacin de los

registros.
Deben minimizar el nmero de anotaciones a llevar a cabo por los
usuarios y, por supuesto, la necesidad de escribir frases.
Los formatos deben contener los elementos necesarios para poder

relacionar el registro con la actividad o elemento al que corresponde
y se incorporarn al documento que define la actividad origen de los
datos que se registran. Deben incorporar un espacio para la
identificacin de la persona que los realiza y/o aprueba.

3.5 Registros
Los registros del SGPRL constituyen:
La evidencia sobre la adecuacin y eficacia del SGPRL.

La base para tomar decisiones para la mejora.
Los datos van a permitir medir, analizar, mejorar y controlar los

procesos, pero un nmero grande de datos puede originar el
consumo de importantes recursos tanto materiales como humanos,
con el consiguiente deterioro de otros aspectos funcionales.
Es importante que se mantenga la mnima documentacin que

se requiera para ser efectiva y eficaz.

En definitiva, el tipo y nmero de registros a establecer deber

cumplir:
Nmero mnimo.
Que permita evidenciar la eficacia.
Que permita disponer de los datos suficientes para tomar
decisiones correctas.
Siempre que sea posible, tendr soporte informtico.

4 Implantacin del SGPRL
La Implantacin es el proceso mediante el cual una organizacin pone

en funcionamiento los procedimientos del Sistema de Gestin de la
Prevencin de los Riesgos Laborales.
La implantacin de los procedimientos generales es la fase principal y

ms importante en el establecimiento de un SGPRL; por ello, se debe
planificar de forma cuidadosa y obtener el acuerdo de los implicados,
de forma que se vayan cumpliendo los hitos previstos.
Las fases establecidas para la implantacin son:
1. Presentacin del proyecto.

2. Adaptacin del sistema a las necesidades de la unidad organizativa
donde se va a realizar la implantacin.
3. Elaboracin del Plan de Implantacin.
4. Difusin, informacin y formacin.
5. Seguimiento.
6. Auditora.
4.1 Presentacin del Proyecto
Durante la reunin de presentacin se proceder a presentar el

Sistema de Gestin, los distintos documentos que lo componen y las
principales caractersticas del mismo.

As mismo, se proceder a solventar todas aquellas cuestiones o

dudas que puedan plantear los responsables de su implantacin.
4.2 Adaptacin del SGPRL a la unidad organizativa
En ocasiones, existe un SGPRL corporativo, debiendo las distintas

unidades de la organizacin adaptarlo a sus propias caractersticas.
En estos casos, es recomendable seguir los siguientes pasos.

Definicin del equipo de trabajo
Para la revisin, anlisis y adaptacin del Sistema de Gestin, se

proceder a crear un grupo de trabajo ad hoc, con las siguientes
funciones:
Elaborar los procedimientos especficos obligatorios y aquellos

otros documentos que, aun no siendo de carcter obligatorio, se
consideren necesarios para la buena marcha del sistema de
gestin en la unidad organizativa.
Establecer los hitos de implantacin.
Aprobacin de los procedimientos especficos y otros documentos
del SGPRL.
Elaboracin del Plan de Implantacin.

Planificacin
Las tareas de planificacin parten de la consideracin de dos

aspectos:
A. La realizacin de actividades crticas previas a la puesta en

marcha, propiamente dicha, del procedimiento.
En ocasiones, la empresa debe llevar a cabo una serie de

actividades que la preparen para poder realizar la aplicacin del
procedimiento con garantas de xito.
Entre estas actividades pueden estar las siguientes:
Actividades de comunicacin y formacin.

Actividades de elaboracin de documentacin

complementaria.
Actividades de elaboracin de formatos.
Otras actividades: compra de equipos, contratacin de
personal, etc.
B. La realizacin de las actividades descritas en el diagrama de flujo

del procedimiento que se quiere implantar y del propio texto
donde quedan descritas las distintas actividades que se han de
realizar.
Hay que destacar que el documento nunca va a incluir una relacin

de todas las actividades, ni una descripcin exhaustiva de ellas. Al
contrario, el documento relaciona actividades con un cierto grado
de criticidad y describe en forma genrica tales actividades. Si se
considera necesario, para determinadas actividades se establecen
instrucciones que las describan y se referencian en el documento
(documentacin complementaria).
4.3 Elaboracin del Plan de implantacin
La planificacin detallada de la implantacin se lleva a cabo

considerando de forma individualizada cada uno de los
Procedimientos generales y teniendo en cuenta las cargas de trabajo
que supone y la disponibilidad del personal de las reas implicadas.

Se pueden presentar dos situaciones:
Que la implantacin se inicie un vez elaborados todos los

Procedimientos Generales.
Que la implantacin se realice de forma paralela a la elaboracin
de los procedimientos, iniciando la implantacin de stos a medida
que se elaboran.
El mtodo para planificar es el mismo en ambos casos, aunque en el

segundo se complica por no tener una visin de conjunto desde el
principio, lo que puede desembocar en una estimacin errnea de los
recursos necesarios para llevar a cabo la implantacin. Como
consecuencia, puede ser necesario realizar ajustes a la planificacin a
medida que se vayan incorporando procedimientos al proceso.

El grupo de trabajo, proceder a elaborar un plan de implantacin del

SGPRL, el cual incluir los siguientes aspectos:
Plan de difusin, informacin y formacin.

Fecha de entrada en vigor de los procedimientos.
Fecha para su cumplimiento total.
Indicador del grado de cumplimiento.
Responsable de la implantacin de cada procedimiento.
Para la planificacin de la implantacin de cada procedimiento puede

utilizarse un formato de Planificacin de la Implantacin como el
indicado a continuacin. En el caso de que el Procedimiento se vaya a
implantar en distintos centros de la organizacin, habr de
cumplimentarse un formato para cada uno de ellos particularizando a
las personas implicadas del centro de que se trate.
En el formato se reflejar:
Nombre de la empresa
Cdigo y ttulo del Procedimiento a implantar.
Unidad organizativa donde se implantar.
Responsable de la Implantacin.
Fecha de inicio de la implantacin y fecha en que todas las
actividades del proceso deben haberse realizado.
Relacin de documentacin complementaria a elaborar y personas
responsables de elaborarla. Si se considera conveniente se pondr
una fecha lmite.

Relacin de registros de datos a realizar y personas responsables

de hacerlo. Si se considera necesario, se pondr una fecha lmite.
Formacin especfica a llevar a cabo y personas responsables de
impartirla, en caso de formacin interna o entidades, en caso
formacin externa. Es conveniente reflejar la fecha en que esta
formacin se habr llevado a cabo.
Medios extraordinarios. Se explicitarn recursos materiales o
humanos no disponibles de forma habitual en el proceso, que son
necesarios para llevar a cabo la Implantacin de acuerdo con la
planificacin.
Observaciones. Se harn las que se consideren precisas.
Firma del responsable de la implantacin y fecha.
Como resultado de lo anterior, se dispondr de una planificacin

detallada para cada procedimiento correspondiente.
PROGRAMA ESPECFICO DE IMPLANTACIN Hoja de
PROCEDIMIENTO GENERAL/DOCUMENTO
CDIGO:
TTULO:
RESPONSABLE DE LA IMPLANTACIN
PLAZO IMPLANTACIN FECHA FECHA FINALIZACIN
INICIO:
ACTIVIDADES F. Inicio. F. RESP.
Finalizaci.

DOCUMENTACIN F. Inicio. F. RESP.

COMPLEMENTARIA Finalizac.
REGISTROS A REALIZAR F. Inicio. F. RESP.

Finalizac.
NECESIDADES DE FORMACIN:
MEDIOS NECESARIOS:
REQUISITOS ADICIONALES:
Como indicadores de implantacin de los procedimientos del SGPRL

podran considerarse los siguientes:
Procedimiento Indicador de implantacin.

PG de gestin de I=n documentos elaborados conforme al
documentacin y procedimiento/n documentos a elaborar.
registros. I=n documentos difundidos/n documentos a
elaborar.
PG para identificacin I=n puestos evaluados/n puestos a evaluar.
de peligros, evaluacin
y control de riesgos.
PG para la I=n requisitos registrados/n requisitos
identificacin y acceso aplicables.

a requisitos legales. I=n requisitos difundidos/n requisitos

registrados.
PG Objetivos y I=n de reas con propuesta de objetivos/n
programa de gestin reas que tienen que emitir propuesta de
objetivos.
I=n programas de gestin emitidos por las
reas/n programas a emitir.
I=n programas aprobados por la Direccin/n
programas emitidos.
PG. Formacin y I=n perfiles de puesto elaborados/n perfiles a
sensibilizacin. elaborar. I=n propuestas de formacin
emitidas/n propuestas de formacin a emitir.
I=n planes de formacin aprobados/n planes de
formacin emitidos
I=n actividades formativas realizadas/n
actividades formativas incluidas en plan de
formacin.
PG. Consulta y I=n reuniones del Comit de Salud y Seguridad
comunicacin. (CSS) realizadas/n reuniones a realizar.
I=n de trabajadores con documentos
informativos entregados/n trabajadores.
I=n buzones, hojas de comunicacin a
disposicin de los trabajadores/n a disponer.
I=n comunicaciones emitidas por
trabajadores/n trabajadores.
PG. Control I=n de IT elaboradas/n IT a elaborar de listados
operacional. de compras con requisitos de seguridad
elaboradas/n listados a elaborar.
I=n de subcontrataciones realizadas conforme al
procedimiento/n de subcontrataciones realizadas.
I=n de puestos con EPIS gestionados conforme

al procedimiento/n de puestos que requieren

EPIS.
I=n de nuevas instalaciones o modificadas
conforme al procedimiento/n nuevas
instalaciones o modificadas.
PG. Gestin de I =n identificaciones de situaciones de
emergencias. emergencia potenciales/n identificaciones a
realizar.
Plan de emergencia emitido y aprobado.
PG. Seguimiento y I=n de actividades supervisadas/n actividades a
medicin. supervisar.
I=n de puestos de trabajo con reconocimiento
identificado/n puestos de trabajo.
I=n reconocimientos realizados/n
reconocimientos a realizar.
PG. Accidentes, I=n notificaciones de accidente, incidente
incidentes, no realizadas conforme al procedimiento/n
conformidades, accidentes, incidentes ocurridos.
acciones correctivas y I=n informes de investigacin realizados/n
preventivas accidentes acaecidos.
I=n informes de AC/n NC abiertas
PG. Auditoras. I=n auditoras realizadas/n auditoras
planificadas.

4.4 Difusin, informacin y formacin
Para poder dar cumplimiento a los requisitos establecidos en el

Sistema de Gestin de la Prevencin de Riesgos Laborales, es preciso
que todo los miembros de la unidad conozcan cules son los hitos a
cumplir, los pasos a llevar a cabo, los registros a generar, etc.
En particular, se realizarn las siguientes actividades:

4.4.1 Comunicacin de responsabilidades
Las responsabilidades asignadas en la etapa de planificacin deben

ser comunicadas de manera formal a las personas asignadas.
La comunicacin se har en forma escalonada, es decir el responsable
de la implantacin del SGPRL lo comunicar a los responsables de la
implantacin de los procedimientos, stos a los responsables de las
actividades y, estos a las personas a su cargo.
La comunicacin de las responsabilidades supone:
Estipular en detalle todas las tareas que la persona implicada debe

llevar a cabo: operativas, de control, de supervisin, de registro y
de comunicacin.

Entregar la documentacin de referencia: los procedimientos y

otros documentos necesarios: Normas, etc.
Indicar la necesidad de realizar documentacin complementaria:
instrucciones.
Indicar la necesidad de elaborar formatos.
Comunicar la Planificacin detallada de la implantacin del
Procedimiento.
4.4.2 Formacin
Con el fin de adiestrar, informar y formar a todo el personal, se

proceder a establecer un programa de formacin, el cual incluir los
siguientes niveles formativos:
Formacin sobre el sistema para trabajadores.

Formacin para los trabajadores con funciones y responsabilidades
especficas en los procedimientos.
Formacin para los delegados de prevencin.

Las necesidades de formacin se pueden establecer basndose en las

siguientes consideraciones:
Actividades nuevas de cualquier tipo, incluidas en el

procedimiento: operativas, de supervisin, de control, de registro
o informativas.
Actividades modificadas.
Actividades donde habitualmente, haya habido acumulacin de
fallos.
Aunque existirn ocasiones en que se precise realizar cursos de una

cierta amplitud, p.e. sobre auditoras internas, el objetivo de la
planificacin de la formacin es definir seminarios internos con una
amplitud mnima y con carcter eminentemente prctico, siendo

adems perfectamente coherente con las necesidades especificas de

las personas a los que va dirigida.
En definitiva, la formacin planificada para la implantacin de un
procedimiento debera cumplir con los siguientes requisitos:
Ser eminentemente prctica

Tener una duracin mnima
Ser impartida previamente a la implantacin del procedimiento.
Ser definida por los responsables de la implantacin del
procedimiento.
4.5 Seguimiento
4.5.1 Seguimiento del inicio de la implantacin de los

procedimientos
En el inicio de la implantacin de cada Procedimiento debe llevarse a

cabo una continua supervisin por parte de:
El responsable de la implantacin del Procedimiento.

El representante del SGPRL de la Direccin.

La supervisin del inicio de la implantacin del procedimiento se

centrar en:
Realizar las actividades operativas previstas y en el orden

estipulado.
Verificar que para cada actividad se dispone de las entradas
necesarias y se originan las salidas estipuladas.
Verificar que las personas implicadas disponen de los documentos
precisos.
Verificar que se recogen y registran los datos
La supervisin debe realizarse por el responsable del procedimiento

de forma directa y, en caso de procesos muy complicados, puede
delegar parcialmente, en los responsables de actividades.

Dado la importancia de esta etapa, resulta muy conveniente que el

responsable del procedimiento o el responsable del proyecto elabore
un informe peridico en donde resuman los problemas, ventajas,
incidentes, soluciones y resultados que se presenten durante el
proceso de puesta en marcha.
4.5.2 Seguimiento de la planificacin: actividades previas
Resulta conveniente preparar un Programa de Seguimiento de la

Implantacin con las siguientes caractersticas:
Recoger las actividades exactamente tal y como se han definido

en la planificacin de la implantacin.
Si existen diversos centros implicados, pueden incluir a todos o a
parte de ellos.

En caso de que la implantacin se vaya realizando a medida que se

elaboran los procedimientos, habr que actualizar el Programa de
Seguimiento en cada ocasin.
Cada visita del responsable de la implantacin dar lugar a un

Informe de Seguimiento de la Implantacin.
Los resultados de los Informes pueden dar lugar a la revisin del

Programa de Seguimiento de la Implantacin.
INFORME DE SEGUIMIENTO DE LA IMPLANTACIN
EMPRESA Hoja de Fecha visita: Nombre y firma

del supervisor:
PG/PE/IT Actividades Estado de Estado de Comentarios
supervisadas las las
actividades actividades
en relacin
con la
planificacin
I P N A C R

I: implantadas A: avanzadas Observaciones

P: parcialmente implantadas B: cumplen generales:
N: no implantada R: retrasadas
Asistentes:
4.5.3 Acciones correctoras y preventivas
De las actividades de seguimiento citadas anteriormente, pueden

derivarse acciones correctoras o preventivas que eliminen la causas
de estn provocando las desviaciones sobre lo planificado o sobre lo
documentado.
El alcance de dichas acciones puede ser mayor o menor en funcin de
las caractersticas y magnitud de las desviaciones.

5 Auditora
5.1 Definicin
La auditora puede definirse como:
Evaluacin sistemtica, documentada, peridica y objetiva que evala

la eficacia, efectividad y fiabilidad del sistema de gestin para la
prevencin de riesgos laborales, as como si el sistema es adecuado
para alcanzar la poltica y los objetivos de la organizacin en esta
materia.

Pero independientemente de la definicin utilizada podemos extraer

de ellas una serie de conceptos bsicos de la auditora:
No es una inspeccin
La auditora analiza el funcionamiento del sistema, sus puntos

fuertes y dbiles. El anlisis de un sistema nunca puede ser
realizado de forma puntual; no buscamos el acierto o fallo en un
determinado momento, sino que buscamos los posibles aciertos y
fallos a lo largo del tiempo. En la inspeccin realizamos un anlisis
de un proceso, equipo o sistema valorando cmo est funcionando
en ese momento, no antes ni despus. La inspeccin es ms
limitada que la auditora, pero ms fcil de realizar, ya que un
hecho puntual es menos interpretable que el funcionamiento de un
sistema.
Es sistemtica
Los resultados de la auditora no se basan en el azar, son debidos

a un anlisis minucioso, ordenado y planificado por parte del
auditor, que permiten un grado de fiabilidad, en suma de acierto,
muy elevado.
Es independiente
Hemos visto que desde su origen la auditora se ha basado en la

independencia del auditor de los auditados, ya que sera muy difcil
que alguien involucrado en el cumplimiento de la totalidad o parte
del sistema se pueda evaluar a s mismo de forma objetiva.

Analiza resultados
La auditora no es un simple examen de cmo se llevan a cabo las

actividades, analiza los resultados, evaluando basndose en stos
la efectividad de las actuaciones.
Es objetiva
El resultado de la auditora se basa en las denominadas

evidencias objetivas. A travs de las cuales el auditor avala
sus conclusiones, no pudiendo basarlas, en ningn caso, en
apreciaciones. En consecuencia, el auditor tendr, en muchos
casos, que realizar verificaciones de los procesos que le permitan
avalar la informacin o datos incluidos en los registros y
documentos.
Es peridica.
Los sistemas de gestin son implantados en un determinado

momento, para una organizacin y unas necesidades
empresariales. Los cambios en la organizacin, los procesos, las
personas, etc., pueden generar que lo que hoy es adecuado deje
de serlo. Igualmente, los sistemas, aun no existiendo cambios,
pueden degradarse o perder su efectividad consecuencia de la
confianza que la empresa tiene en el buen funcionamiento del
mismo. Las auditoras, al ser peridicas, deben impedir el
desajuste entre el sistema y la realidad.
No busca culpables.
La auditora busca, a travs del anlisis del pasado, soluciones

para el futuro. Analizando los fallos del sistema, no de las

personas que los cometieron, pues si as fue, lo hicieron porque el

sistema se lo permiti.
5.2 Objeto de la auditora de los Sistemas de Gestin de la

Prevencin
Todas las normas de prevencin, calidad, medio ambiente, etc., han

definido la auditora como instrumento de gestin, por lo que
debemos entenderla y utilizarla como tal. Esto hace que el principal
destinatario de la auditora sea el gestor de la empresa, que a travs
de sus resultados podr evaluar la bondad que la gestin, en este
caso de la prevencin, est llevando a cabo.
La auditora permite evaluar la adecuacin del sistema de gestin de

la prevencin, la conformidad de las actuaciones del personal de la
organizacin y la eficacia de las actividades llevadas a cabo para la
consecucin de los objetivos que, en materia de prevencin,
previamente se fij. Todo ello basado en hechos y no en hiptesis.

La auditora debe evaluar la capacidad que la organizacin tiene para

dar cumplimiento a la poltica de la empresa y, en materia de
prevencin la LPRL, obteniendo un adecuado control de los riesgos
para la seguridad y salud de los trabajadores. No verificando si una
actuacin concreta cumple las especificaciones o requisitos
establecidos en una norma o reglamento, esto sera el propsito de
una auditora de prevencin. La evaluacin tiene que establecer si el
sistema har que la generalidad de las actuaciones cumpla con las
especificaciones dadas, y as, evitar que se produzcan riesgos no
controlados para los trabajadores. En este sentido, la valoracin es
una confirmacin de que se estn siguiendo los procedimientos

establecidos por la empresa, las normas y reglamentos. Teniendo en

cuenta que seguir procedimientos no impide que en un determinado
momento los resultados no sean conformes con las especificaciones.
Basndonos en lo establecido por David Hoyle [David Hoyle, Manual

de valoracin de sistema de calidad ISO 9000, (Madrid: Paraninfo,
1998).p.16 ], la valoracin de un sistema de gestin de la prevencin
debera abarcar:
Una auditora de documentacin, para verificar la adecuacin

del sistema con la LPRL y las normas que se utilizaron en su
diseo.
Una auditora de los registros, para comprobar la conformidad
de las actuaciones del personal con referencia a los requisitos de
los planes y programas de prevencin segn lo establecido en la
documentacin.
Una evaluacin del funcionamiento, para valorar la eficacia de
las distintas actividades que constituyen el sistema.
No obstante, teniendo en cuenta que la funcin del sistema de

gestin es fundamentalmente preventiva, debemos hacer hincapi en
la capacidad del sistema para detectar los problemas, conocer la
profundidad de los mismos y descubrir sus causas.

5.3 Plan de auditora
Habitualmente, el plan de auditoras internas de la empresa es

aprobado por la Alta Direccin.
El programa de la auditora debe concretarse en:
Fecha y horario de la auditora.

Elementos del SGPRL a auditar.
reas/departamentos de la empresa a auditar.
Agenda de la auditora. Estipular de la forma ms exacta posible,
cuando se auditar cada rea y quines son los interlocutores que
se necesitaran. Adems, estimar cuando y que duracin tendrn
las reuniones entre los distintos miembros del equipo auditor.

Checklist o lista de verificacin, que ser la lnea directriz a seguir

durante la auditora.
La definicin de las reas/departamentos y la de los elementos del

SGPRL a auditar estn interrelacionadas, de forma que una vez
determinados los primeros quedan fijados los segundos y viceversa.
Plan de auditora
(Nivel gestin)
reas de interlocucin Puntos a tratar
Reunin de Direccin (1 h.) Poltica

Revisin del SGPRL
Director de Fbrica (30min.) Participacin en Comits
Director de Produccin Organizacin de la Prevencin
(30min)
Dpto. Recursos Humanos y Formacin.
Formacin (1h.) Notificacin de accidentes
Informacin.
Aprovisionamiento (1h.) Control operacional:

Control, manipulacin y
transporte de
productos.
Contratacin.
Seleccin de
proveedores.

5.4 El checklist (lista de verificacin).
A travs del anlisis realizado en los puntos anteriores, se obtiene la

informacin necesaria para la preparacin del checklist o lista de
verificacin, documento constituido por una relacin de cuestiones o
referencias ordenadas, que permite llevar a cabo la auditora de una
forma coherente y lgica y que sirve tambin de base para preparar
una agenda previa a la auditora.
En ocasiones las checklists se detallan en mayor grado y se

establecen mtodos cuantificados para evaluar el resultado final de la
auditora. De esta forma se reduce la variabilidad de la auditora,
aunque siempre queda un componente de subjetividad, ya que la
calificacin a cada respuesta tiene que ser dada por el auditor.

A. El objetivo de la checklist es definir una buena directriz que le

permita al auditor seguir un camino lgico y coherente y al auditado
conocer previamente cules sern las lneas maestras de la
auditora.
La checklist no constituye un compromiso de alcance, y por tanto

el auditor puede y tiene el derecho de abordar cualquier cuestin
que considere necesaria, aunque no se encuentre incluida en la
checklist.
B. Los beneficios para el auditor.
Algunos de ellos se mencionan a continuacin. Estos beneficios son

tanto ms evidentes, cuanto menos experto es el auditor.
Sirve como gua bsica para la auditora.

Permite verificar, previamente a la auditora, que todos los
aspectos importantes del sistema sern auditados.
Indica en cada etapa, para cada elemento y
rea/departamento a auditar, las comprobaciones a realizar
(documentos, registros, personas, etc...).
Permite ir anotando, de forma progresiva, los resultados
de la auditora, de manera que no se pierda ningn dato. Es
una ayuda fundamental para realizar el informe final.
C. Los beneficios para el auditado.
Permite al auditado conocer las lneas bsicas por las que

se va a guiar el auditor, facilitando la comunicacin y

haciendo de la auditora lo que debe de ser: una

herramienta de ayuda en la gestin del Sistema de Calidad.
Es una muestra de la objetividad del auditor.
5.5 Modelos de checklist.
No existe un modelo "homologado" de checklist, y cualquiera puede

ser vlido, siempre que cumpla con los parmetros explicados en los
puntos anteriores.

El ms utilizado es el constituido por una lista de preguntas sobre los

distintos elementos del Sistema de Gestin a auditar.
A. Lista de preguntas.
En este caso, el auditor se gua por las preguntas del cuestionario

y, de acuerdo con las evidencias presentadas por el auditado y con
su propio criterio, contesta si, no, no aplicable.
B. Lista de actividades.
El auditor utiliza una lista de actividades que quiere auditar. Para

cada una de ellas verifica si realmente se est realizando y
adems punta, segn una determinada escala, el grado de
adecuacin y efectividad.
C. Diagrama de flujo.
Es, como en el caso anterior, un checklist para realizar una

auditora por actividades o tareas. El auditor dispone de un
diagrama de flujo completo de la actividad, en el que se indican,
para cada uno de los puntos crticos, todos los elementos de la
misma: personas, materiales, equipos e informacin.

5.6 Informe de auditora
Toda auditora de sistema de gestin deriva en un informe final en el

que se consignan las desviaciones del sistema de gestin en cuestin
y se evala su eficacia para la consecucin de los objetivos en
materia de seguridad y salud laboral de la organizacin.
5.6.1 Estructura del Informe de auditora.
El formato utilizado para el desarrollo del informe va a depender del

gusto, costumbre, etc., del propio auditor. Actualmente la utilizacin
de los ordenadores y sus procesadores de texto permiten realizar o
presentar informes con gran calidad grfica. Sin embargo, el auditor

no debe olvidar que la calidad del informe no depende de su diseo

grfico, sino de su contenido. La estructura del informe debe seguir
una serie de pautas:
1. Nmero y referencia del informe.
El informe debe numerarse de forma que quede claramente

identificado. La codificacin y numeracin del informe seguir los
siguientes criterios:
No ser compleja, en muchos casos se pretende transmitir

gran informacin con el cdigo, su complejidad la hace
inoperante.
Indicarn el ao de la auditora, de forma que, auditoras al

mismo departamento o empresa en diferentes aos, tengan
un cdigo similar.
Permitir identificar modificaciones, cuando en casos

excepcionales sea necesario. No dando lugar a error entre el
informe y su modificacin o modificaciones.
2. Identificacin de la empresa auditora cuando el auditor no

acte como auditor independiente.
3. Firma del Auditor Jefe.
4. Firma de los miembros del grupo auditor (no es

imprescindible).

5. Paginado, identificando la pgina y el nmero de pginas

del informe.
6. Declaracin de limitacin de responsabilidad.
Las revisiones realizadas a documentos, registros, etc. durante la

auditora son de carcter muestral, pudiendo existir actuaciones no
conformes, que durante la muestra no han sido detectadas. Con el
fin de transmitir o dejar claro este hecho al auditado es
conveniente incluir en el informe una declaracin de limitacin de
responsabilidad, cuyo texto puede ser:
7. Declaracin de confidencialidad.
Los datos o informacin que la empresa pone a disposicin del

grupo auditor son estrictamente confidenciales. Hemos indicado en
otro captulo que el auditado puede exigir una declaracin de
confidencialidad. Aun habindola entregado, a peticin del auditado
o no, en el informe debe incluirse una declaracin de
confidencialidad.
5.6.2 Contenido
El informe, como cualquier tipo de registro debe contener los trabajos

realizados y los resultados obtenidos, y por lo tanto, estar
relacionado directamente con el objeto y alcance de la auditora. No
siendo una simple trascripcin de las entrevistas, informacin, hechos

observados, etc., pues no se pretende reproducir los trabajos

realizados, sino transmitir a su lector el grado de cumplimiento del
sistema indicando de forma clara los hallazgos detectados.
El informe debe incluir como mnimo los siguientes aspectos:
Objeto
Se indicar el objeto de la auditoria de acuerdo con el incluido en el

plan de auditoria.
Alcance
El alcance debe quedar claramente reflejado en el informe,

incluyndose dentro del mismo los siguientes aspectos:

1. Estndar bajo el cual se ha realizado la auditoria

2. Centros de trabajo auditados.
3. Actividades o unidades organizativas auditadas
Equipo auditor e interlocutores
El equipo de personas que han participado en el desarrollo de la

auditoria debe quedar reflejado en el informe, incluyendo tanto el
equipo auditor como los interlocutores por parte de la empresa.
Indicando entre stos ltimos las personas que se consideren
relevantes para el informe, no siendo necesario indicar todos y cada
uno de los interlocutores de la empresa.
Documentos de referencia
El auditor evala si el sistema implantado cumple con los requisitos

incluidos en un estndar o documento de referencia, debiendo quedar
definido cul ha sido. Tambin son utilizados durante la auditora
determinados documentos propios de la empresa auditada, tales
como la evaluacin de riesgos, memorias anuales, etc.
En ambos casos, el auditor debe reflejar no slo el documento

utilizado, sino tambin la edicin, fecha o referencia que lo defina
claramente.

Realizacin
Este apartado es el contenido bsico del informe, en el se reflejan

todos los trabajos realizados y las conclusiones obtenidas.
Expresando, de una forma estndar, la opinin profesional sobre el
estado de la empresa en materia de prevencin.
Aunque el desarrollo de todo el informe debe ser cuidado por el

auditor, este apartado debe serlo en especial. En l se reflejan los
aspectos bsicos de la auditoria, en contraposicin de aspectos ms
formales reflejados en el resto de los apartados
En este apartado, el auditor reflejar todas las actividades y

requisitos incluidos en el estndar que ha evaluado durante la
auditoria, no limitndose a reflejar las observaciones o
incumplimientos del estndar. Realizando una breve introduccin
sobre el aspecto evaluado, cuando, para mayor claridad, se considere
necesario.
El informe incluir las no conformidades y observaciones encontradas

a lo largo de su realizacin.
Los informes de auditora sern remitidos al Responsable del rea

auditada, a la alta Direccin y al Responsable de Prevencin.

5.7 Plan de acciones correctoras
Las reas afectadas por la auditoria establecern, planificarn y

ejecutarn las acciones correctoras que permitan eliminar las causas
que han originado las no conformidades.
La accin correctora incluir:
Medidas a adoptar.
Plazo de ejecucin.
Responsable de su ejecucin.
Al igual que el Informe de auditora, el Plan de acciones correctoras

ser remitido por el Responsable del rea auditada, a la alta Direccin
y al Responsable de prevencin, siendo prctica frecuente que se
remita a los Representantes de los trabajadores en materia de
prevencin, siendo posteriormente analizado por el Comit de
Seguridad y Salud.

5.8 El proceso de Auditora de Certificacin
Los sistemas de gestin segn la norma OHSAS 18001 pueden ser

certificados por una empresa externa, como los sistemas de gestin
de calidad y ambiental. Mediante esta certificacin, las empresas
pueden demostrar a terceros su compromiso con la gestin de la
seguridad y salud en el trabajo.
A continuacin, y de forma genrica, se adjunta el proceso de

certificacin de un sistema de gestin por parte de una empresa
certificadora.

5.8.1 Auditora-Fase I:
El objetivo de la auditora-fase I es proporcionar un punto de partida

para planificar la auditora-fase II, mediante el entendimiento, por
parte del equipo auditor, del sistema de gestin de seguridad y salud
laboral, y verificacin de que las bases del sistema estn
correctamente establecidas, en el contexto de los riesgos
identificados, de la poltica y los objetivos y, en particular, del grado
de preparacin de la organizacin.
Se presta especial atencin a:
La adecuacin de la poltica para la salud y la seguridad laboral.

El proceso de identificacin y evaluacin de los riesgos para la
salud y la seguridad laboral.
La existencia de documentos requeridos por la legislacin.

Las auditoras internas.
La auditora-fase I se realiza mediante una visita a las instalaciones y

la revisin de la documentacin. Previamente, el equipo auditor habr
enviado un programa de auditora, con suficiente antelacin para que
pueda ser preparada por el cliente.
Al trmino del proceso de la auditora-fase I, se presenta un informe

con los hallazgos y observaciones oportunos, y con las
recomendaciones necesarias relativas a la planificacin de la
auditora-fase II.
5.8.2 Auditora-Fase II:
El objeto de la auditora-fase II es determinar que la organizacin

observa sus propias polticas, objetivos y procedimientos y confirmar
que el sistema de gestin de seguridad y salud laboral es conforme
con todos los requisitos de la norma.
La auditora se realiza en las instalaciones del cliente. La fecha de la

Auditora se acuerda con el cliente y, previamente a la misma, el
equipo auditor enva un programa de auditora.

Al trmino de cada auditora, se mantienen reuniones de cierre para

presentar los resultados de la misma. En caso de detectarse no
conformidades en el transcurso de la auditora-fase II, se
documentan por escrito y se firman por el cliente y el auditor jefe. El
proceso de auditora-fase II finaliza con la presentacin al cliente de
un informe de auditora en el que se indicarn las no conformidades,
si las hubiera, y la recomendacin en cuanto a la certificacin por
parte del equipo auditor.
En el caso de existir no conformidades menores, las acciones

correctoras han de ser notificadas a la empresa auditora por escrito,
antes de 3 meses.
En el caso de no conformidades mayores, no se concede la

certificacin hasta que stas no se hayan corregido y la empresa
auditora haya verificado dicha correccin (mediante una auditora

extraordinaria de verificacin o por otros medios apropiados de

verificacin).
5.8.3 Mantenimiento del certificado
Auditoras peridicas: cada certificado emitido tiene una validez

de tres aos. Al otorgar la certificacin, se establece un programa
de auditoras peridicas para la realizacin de auditoras regulares
durante el perodo de 3 aos. Estas auditoras confirman que
su empresa cumple en todo momento con los requisitos
especficos de la norma, a la vez que se revisa el rendimiento
de las reas de inters. Es obligatoria una auditora por ao,
como mnimo.
Auditora de recertificacin: pasados los 3 aos, se renovar la

certificacin mediante una auditora de recertificacin.

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Copyright 2003. UPCplus - Todos los derechos reservados

Implantacin de un sistema de gestin de prevencin de

2.2 Documentacin del Sistema ...................................................................... 28

2.3 Implantacin del SGPRL ............................................................................ 43

2.4 Difusin, informacin y formacin ............................................................ 54

2.5 Seguimiento ............................................................................................. 58

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3.2 Objeto de la auditora de los Sistemas de Gestin de la Prevencin ........... 66

3.7 Plan de acciones correctoras ..................................................................... 81

UPCPLUS.COM - FUNDACI UNIVERSITAT POLITCNICA DE CATALUNYA 3

Implantacin de un sistema de gestin de

1 Sistema de gestin de prevencin de riesgos laborales

Los riesgos en el trabajo constituyen actualmente una de las

Por una parte, la accidentabilidad laboral origina un alto coste, social,

Un control adecuado de la accidentabilidad exige al empresario que

UPCPLUS.COM - FUNDACI UNIVERSITAT POLITCNICA DE CATALUNYA 4

Desde un principio, dada la relacin entre peligro y dao laboral

No obstante, incluso en aquellos lugares donde se adoptan de forma

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Las empresas han gestionado la prevencin creando o utilizando

En las empresas se ha favorecido una gestin tcnica de la

Para que el funcionamiento de la empresa mejore continuamente, los

Este planteamiento se ha visto favorecido como consecuencia de la

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travs de los Sistemas de Gestin de la Prevencin de Riesgos

Figura 1. Evolucin del enfoque de seguridad.

1.2 Definicin de SGPRL

La ltima versin de OHSAS 18001: 2007 define un Sistema de

Nota 1: Un sistema de gestin es un grupo de elementos

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Nota 2: Un sistema de gestin incluye la estructura de la

Fig. 2. Contenido del Sistema de Gestin de Prevencin de Riesgos

As pues, y de forma genrica, puede definirse un Sistema de Gestin

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1.3 Normas de Gestin de Prevencin de Riesgos laborales

Actualmente, existen diversos esquemas normalizados para el diseo

Norma UNE de la serie 81900 EX (1996): Es una norma

OHSAS 18001 (2007): Especificacin emitida por el Instituto

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Las normas no pretenden suplantar la obligacin de respetar la

Adicionalmente, la Organizacin Internacional del Trabajo ha

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1.4 La OHSAS 18000

La OHSAS 18001 es un estndar Britnico para la gestin de sistemas

Organizaciones en todo el mundo detectaron la necesidad de mejorar

Reconociendo este dficit se cre un comit de trabajo para abordar

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representantes de cuerpos nacionales de estandarizacin,

En 1999 publicaron las series de OHSAS 18000 consistiendo en dos

La especificacin 18001 se actualiz en Julio de 2007. Entre otros

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2 La norma OHSAS 18001:2007

Las empresas han gestionado la prevencin creando o utilizando

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Para que el funcionamiento de la empresa mejore continuamente, los

Este planteamiento se ha visto favorecido como consecuencia de la

Modelo del sistema de gestin de la SST para este estndar OHSAS

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2.1 El origen de la norma

Los modelos disponibles para la empresa con el objetivo de guiarse en

Aunque lo lgico hubiera sido que el propio organismo de

Los sistemas de gestin de seguridad y salud laboral abordan

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