KEMAHIRAN BACA TULIS DALAM EMAIL, FAX DAN SURAT

A.
KEMAHIRAN BACA TULIS

1. Kemahiran baca tulis dalam e-mail, Faksimile dan korespondensi
Sarana E-mail, faksimile dan korespondensi mempunyai satu
kesamaan, yaitu merupakan sarana surat-menyurat. Kemahiran membaca
yang diperlukan dalam membaca surat yang masuk baik melalui E-mail,
faksimile, ataupun korespondensi adalah teknik membaca lengkap dan
teknik membaca detail. Karena ketiga saran itu, dapat menyajikan surat
dalam bentuk kertas lembar yang dapat dipegang tangan dalam waktu
yang lama. E-mail dapat keluar dicetak melalui printer, faksimile sudah
keluar dalam bentuk lembar kertas dan korespondensi sudah pasti dalam
bentuk lembar kertas.
Mula-mula diperlukan teknik membaca lengkap, membaca surat
dari awal sampai dengan selesai, untuk mengetahui keseluruhan isi surat.
Sesudah itu, bila perlu dapat dilakukan dengan teknik membaca detail
terhadap bagian surat yang dianggap perlu, supaya dapat diketahui secara
lebih mendalam tentang informasi yang hendak dikerjakan. Setelah
membaca surat masuk dengan lengkap dan membaca dengan detail,
langkah selanjutnya adalah menulis surat jawaban yang diperlukan.
MEMBUAT CATATAN DIKTE UNTUK 10

MENGHASILAKN DOKUMEN |
Bagan-bagan surat masuk sampai dengan surat keluar:
Membaca Siap
Detail Balas
E-Mail Kerangk
Surat Faksimile a Tulis
Masuk Korespondensi
Membaca Menulis
Lengkap
Surat
Jawaban
Surat
Keluar
Pada waktu akan menulis jawaban, perlu dibuat terlebih dahulu kerangka
suratnya. Kerangka surat yang digunakan untuk menjawab surat tersebut
terdiri dari empat tahapan pemikiran sebagai berikut:
a. Pikirkan jawaban apa yang akan ditulis. Jawaban secara garis besar terhadap
isi surat masuk yang sudah selesai dibaca.
b. Pikirkan tema dan subtema dari jawaban tersebut. Yang menjadi inti dari
jawaban itu adalah tema, dan tambahan lain yang menyangkut tema itu
adalah subtema.

c. Pikirkan jumlah paragraf berikut urutannya. Perlu dirancang
terlebih dahulu berapa paragraf yang dibutuhkan untuk seluruh isi jawaban,
kemudian dipikirkan urutannya sesuai dikaitan dengan penempatan tema
dan subtema pada paragraf-paragraf itu.
d. Menulis. Setelah selesai menulis, berarti surat jawaban sudah jadi maka
surat tinggal dikirim. Surat jawaban dikirim dengan menggunakan E-mail
melalui perantara atau media computer, dikirim dengan faksimile dengan
menggunakan pesawat telpon-faksimile, dikirim melalui kantor pos atau
jasa titipan kilat, atau memakai kurir sendiri setelah melalui prose situ kini
surat jawaban itu menjadi sebuah surat keluar.
2. Dalam SMS Ponsel
Kemahiran membaca yang diperlukan dalam membaca SMS ponsel yang
masuk adalah:
1. Teknik membaca cepat,
2. Teknik membaca lengkap, dan
3. Teknik membaca detail, karena SMS ponsel tidak bias menyajikan
pesan dalam bentuk lembaran kertas yang dapat dipegang tangan dalam
waktu yang lama.
SMS ponsel menampilkan isi pesan dari pengirim dalam bentuk layar kecil
pada pesawat ponsel yang hanya dapat dibaca dalam waktu yang singkat.
Oleh sebab itu, cepat dibutuhkan. Sesudah itu, diperlukan teknik membaca
lengkap dan membaca detail untuk mengetahui dengan jelas isi pesan
secara akurat. Setelah mengetahui secara jelas, jawabannya perlu
dipikirkan atau dirancang. SMS jawaban perlu dirancang dengan teknik
pemakaian bahasa tertulis yang bernilai komunikatif. Teknik pemakaian
bahasa tertulis yang dimaksud adalah sebagai berikut:
a. Memakai kata singkatan yang sudah baku di masyarakat. Midsalnya:
Depdiknas, AD, AL, AU, menlu, pantura, patas, satgas dll.
b. Menciptakan dan menggunakan kata singkatan dengan cara yang umum
dipakai oleh kebanyakan orang. Misalnya: kpd (kepada), utk (untuk),
trims (terimakasih), bsk (besok) dll.

c. Menciptakan dan memakai bahasa pendek yang masih
memenuhi kaidah gramatikal. Misalnya: Ak bsk pk 10 pagi (Aku besok
pulang pukul sepuluh pagi).
Alur SMS masuk sampai dengan SMS keluar adalah sebagai berikut:
Membac Rancangan
detail jawaban
Memakai kata
singkatan yang
Membaca
ada memakai
lengkap
singkatan yang
umum
Memakai
Membac
bahasa
a cepat
yang
pendek
dan jelas
SMS jawaban-
SMS
SMS keluar
masuk
3. Ejakan yang disempurnakan (EYD)

Ejaan yang disempurnakan atau yang lebih dikenal lagi dengan
singkatan EYD adalah ejaan yang mulai resmi dipakai dan digunakan di
Indonesia tanggal 16 agustus 1972. Ejaan ini menggantikan ejaan
sebelumnya, Ejaan republik atau Ejaan Soewandi. Pada tanggal 23 mei
1972 sebelum pernyataan bersama telah ditandatangani oleh menteri

pelajaran Malaisya pada masa itu, Thun Hussien Onn dan
Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia, Mashuri.
Pernyataan bersama tersebut mengandung persetujuan bersama untuk
melaksanakan asa yang telah disepakati oleh para ahli dari kedua Negara
tentang Ejaan Baru dan Ejaan yang Disempurnakan. Pada tanggal 16
agustus 1972, berdasarkan Keputusan Presiden No. 57, Tahun 1972
berlakulah sistem Ejaan Latin (dalam istilah bahasa melayu adalah rumi).
Ejaan baru ini dimalaysia dirujuk sebagai Ejaan Rumi Bersama (ERB).
Selanjutnya Departemen Pendidikan dan keduanya
menyebarluaskan buku panduan pemakaian berjudul Pedoman Ejaan
Bahasa Indonesia yang Disempurnakan. Pada tanggal 12 Oktober 1972,
Panitia Pengembangan Bahasa Indonesia, Departemen Pendidikan dan
Kebudayaan menerbitkan buku Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia
yang Disempurnakan dengan penjelasan kaidah penggunaan yang lebih
luas. Setelah itu, Menteri Kebudayaan dan pendidikan mengeluarkan surat
keputusannya No. 0196/1975 memberlakukan Pedoman Umum Ejaan
Bahasa Indonesia yang Disempurnakan dan Pedoman Umum
Pembentukan Istilah.
Perbedaan-perbedaan antara EYD dan ejaan sebelumnya adalah:
a. tj menjadi c
b. dj menjadi j
c. oe menjadi u
d. j menjadi y
e. nj menjadi ny
f. sj menjadi sy
g. ch menjadi kh
h. Awalan di- dan kata depan di dibedakan penulisannya.
Ejaan ini masih tetap digunakan hingga saat ini. EYD adalah rangkaian
aturan wajib digunakan dan ditaati dalam tulisan Bahasa Indonesia resmi.
EYD mencangkup penggunaan dalam 12 hal, yaitu penggunaan huruf
besar (kapital), tanda koma, tanda titik, tanda seru, tanda hubung, tanda

titik koma, tanda Tanya, tanda petik, tanda titik dua, tanda
kurung, tanda ellipsis, tanda garis miring. Salah satu yang sering ditemui
dalam penulisan sehari-hari adalah huruf besar atau huruf capital.
Beberapa Pengguna Huruf Besar atau Huruf capital diantaranya adalah:
a. Huruf pertama kata ganti Anda.
b. Huruf pertama pada awal kalimat.
c. Huruf pertama unsur nama orang.
d. Huruf pertama untuk penamaan geografi.
e. Huruf pertama petikan langsung (diawali tanda petik).
f. Huruf pertama nama jabatan yang diikuti nama orang atau organisasi.
g. Huruf pertama pada nama Negara, pemerintah, Lembaga Negara, juga
nama atau jenis Dokumen kecuali kata dan.
h. Huruf pertama masing-masing kata pada sebuah judul (kecuali kata
depan dan kata sambung).
i. Huruf pertama pada nama agama, kitap suci dan hari besar.

B. KEMAHIRAN MENULIS DALAM MEMBUAT
NOTULA DAN LAPORAN
1. Notula
Notula adalah risalah rapat, risalah rapat adalah catatan singkat tentang
suatu hasil pembicaraan di dalam rapat. Notula rapat ditulis oleh anggota rapat
yang ditunjuk dan disahkan oleh ketua rapat, kemudian hasilnya diarsipkan
untuk bahan pertimbangan lebih lanjut. Catatan rapat yang anda buat selama
rapat berlangsung segera disusun dengan rapi, segera meminta tandatangan
kepada pimpinan rapat. Setelah itu notulis ikut menandatangani dan segera
memperbanyak dan segera mendisribusikan kepada para peserta rapat.
Cara penulisan Notula:
a. Notula harus ditulis secara ringkas tetapi jelas dan tegas.
b. Isi notula hanya memuat pokok-pokok isi pembicaraan.
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam membuat notula:
a. Mengetahui tema dan tujuan rapat
b. Berkonsentrasi pada pembicara yang sedang berlangsung, agar
tidak ada yang terlewatkan jika ada hal-hal yang penting.
2. Laporan
Laporan adalah suatu bentuk penyampaian informasi atau hasil
pemikiran atau hasil kerja secara tertulis (ada juga yang secara lisan tetapi
tidak dipermasalahkan disini) dari seorang bawahan kepada seorang atasan
sesuai dengan hubungan wewenang dan tanggung jawab dari pihak yang satu
kepada pihak yang lain yang merupakan akibat dari pelaksanaan pekerjaan.
Pengertian laporan menurut para ahli yaitu sebagai berikut:
a. Prof.Dr. Prayudi Atmosudirdjo menyatakan bahwa laporan adalah
setiap tulisan yang berisikan hasil pengolahan data dan informasi.
b. J.C. Denyern berpendapat bahwa laporan adalah suatu alat
komunikasi tempat penulis membuat beberapa kesimpulan atau
keadaan yang telah diselidiki.

Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa laporan adalah
suatu bahan informasi yang diperoleh dari hasil proses pengolahan data
sebagai hasil dari suatu penelitian atau riset terhadap suatu masalah yang
biasa.
a. Fungsi laporan
Bagi suatu instansi/perusahaan laporan sangat besar manfaatnya, sebab
laporan tersebut berfungsi sebagai:
1. Alat untuk menyampaikan infirnasi,
2. Alat pertanggung jawaban kepada pemberi tugas,
3. Bahan penentu kebijakan,
4. Alat untuk membina kerjasama, dan
5. Alat untuk memperluas ide atau tukar-menukar pengalaman.
b. Jenis laporan
Laporan sangat beraneka ragam corak dan bentuknya, tergantung dari sisi
mana kita melihatnya. Dibawah ini akan dibahas laporan sederhana dan
terbatas pada taraf yang sifatnya sangat sederhana.
1. Jenis laporan ditrinjau dari segi isi dan maksudnya:
a) Laporan infornatif, yaitu laporan yang sesuai dengan
kenyataan.
b) Laporan analisis, yaitu laporan yang berupa masukan dalam
bentuk: ide, pendapat dan saran yang isinya matang dan
mendalam.
c) Laporan rekomendasi, yaitu laporan yang berisi penilaian
sekilas tanpa analisis mendalam.
d) Laporan pertanggungjawaban, yaitu laporan yang berupa
pertanggung jawaban yang dapat dikerjakan dengan
berpedoman 2 hal:
1) Apabila proyeknya sudah selesai
2) Jika pekerjaan bertahap/laporan kemajuaan
e) Laporan kelayakan, yaitu laporan yang bertujuan untuk
menentukan mana yang terbaik setelah menganalisa suatu

masalah secara mendalam untuk menuju
penilaiaan yang bersifat pilihan layak atau tidak.
2. Jenis laporan ditinjau dari segi bentuknya:
a) Laporan berbentuk memo, yaitu laporan yang dapat digunakan
untuk keperluan intern organisasi/kantor dan isinya hanya
memuat pokok-pokok saja.
b) Laporan berbentuk surat, yaitu laporan yang dibuat dalam
bentuk surat biasa, isinya kurang lebih satu sampai dengan tiga
lembar dan paling banyak lima halaman saja.
c) Laporan berbentuk naskah, yaitu laporan berbentuk naskah
dapat pendek atau panjang penyampaiannya memerlukan
memo aatu surat pengantar.
3. Jenis laporan ditinjau dari segi sifatnya:
a) Laporan biasa
b) Laporan penting (rahasia)
4. Jenis laporan ditinjau dari segi penyampaiannya:
a) Laporan lisan
b) Laporan tulisan
c) Laporan visual
5. Jenis laporan ditinjau dari segi waktu dan pereodisasinya:
a) Laporan rutin
b) Laporan berkala
c. Pengumpulan data
Pengumpulan data dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:
1. Observasi, pengumpulan data dengan cara observasi bias diperoleh
dengan mengadakan kegiatan penelitian ke lapangan yang memiliki
data terkait dengan masalah yang didinginkan.
2. Angket, pengumpulan data berupa angket dapat diperoleh dengan
mengedarkan pertanyaan/quisioner kepada responden.
3. Wawancara, pengunpulan data yang bersifat wawancara bias diperoleh
dengan melaksanakan wawancara atau interview.

4. Lokasi, pengumpulan data jenis ini, dapat diperoleh
dari dokumen-dokumen yang dikumpulkan, dari majlah, buku-buku,
surat kabar, arsip dan lain-lain.
d. Penyusunan laporan
Laporan harus disusun dengan sempurna dan komplit, tidak bolek ada hal-
hal yang diabaikan bila hal-hal itu diperlukan untuk memperkuat
kesimpulan. Laporan yang baik, tidak boleh memasukkan hal-hal yang
menyimpang, laporan harus disajikan secara menarik.
Cara penulisan laporan:
1. Laporan harus ditulis secara benar sesuai dengan kenyataan yang
ada.tidak boleh ada kebohongan yang timbuldari diri sendiri yang tidak
disertai dasarnya.
2. Laporan harus ditulis secara jelas, tegas, dan cermat mengenai
permasalahan yang dilaporkan. Di dalam laporan tidak diperbolehkan
ada hal-hal yang tidak jelas.
3. Laporan harus ditulis secara lengkap mengenai objek permasalahan
yang ada, dan tidak diperbolehkan ditulis hanya sebagian saja.
Kemahiran menulis yang diperlukan pada penulisan notula dan laporan
adalah sebagai berikut:
a) Pemakaian kata-kata yang umum dipahami oleh banyak orang,
penggunaan kata-kata khusus, apalagi bersifat perorangan, dan
kata-kata asing,serta kata-kata bahasa daerah sebaiknya dihindari
dan dikurangi.
b) Pemakaian tata bahasa yang baku, tata bahasa yang digunakan
adalah tata bahasa baku bahasa Indonesia sebagai bahasa Nasional
seluruh Nusantara.
c) Pemakaian gaya byang umum, gaya bahasa atau ragam bahasa atau
ekspresi bahasa (cara penuturan yang dapat dipahami orang) yang
digunakan seharusnya yang bersifat umum.
Garis besar cara menulis notula dan laporan adalah sebagai berikut:
Notula

Ringkas, jelas, tegas
Pokok-pokok pikiran dirapat
Kesimpulan di rapat
Laporan
Benar dan objektif
Sesuai kenyataan
Jelas, tegas, cermat
Tidak mengandung kebohongan
Tidak ada kepalsuan
Lengkap
C. Kemahiran Dengar dan Tulis dalam Mencatat Dikte

dengan Steno
Steno adalah system mencatat secara cepat dan dikte adalah suatu cara
penyampaiannya secara lisan berupa informasi. Sedangkan kemahiran bahasa
yang berfungsi pada steno adalah kemahiran menulis sedangkan kemahiran
dalam dikte adalah kemahiran mendengarkan. Stenografi adalah tulisan
pendek dan singkat untuk memepersingkat dan mempercepat pekerjaan yang
berhubungan dengan tulis menulia. Stenografi berasal dari bahasa Yunani
yaitu kata stenos artinya singkat dan grahein artinya menulis.
Perkembangan menurut para ahli senogarfi dapat diuraikan secara singka,
yaitu adalah sebagai berikut:
1. Stenografi yang dikarang oleh Timithey Bright pada tahun 1588, John
Willis pada tahun 1602 dari Inggris.
2. F.X. Gabelsbelger pada tahun 1820 dari Jerman.
3. I. Pitman pada tahun 1837 dari Inggris.
4. A.W. Groote pada tahun 1899 dari Belanda
5. Pada tahun 1925 diIndonesia terdapat pengarang Karundeng
menciptakan steno nasional Karundeng.

Berdasarkan surat keputusan secara resmi pemerintah
dikeluarkannya surat keputusannya No.051/1968 tanggal 1 Januari 1968,
telah ditetapkan sistem karundeng sebagai sistem stenografi stendar mata
pelajaran dimasukkn kedalam kurukulum SMK. Oleh karena itu, stenografi
sistem karundeng merupakan sistem nasioanl.
Manfaat Stenografi secara khusus:
1. Untuk mencatat atau menerima dikte
2. Untuk mencatat notulen saat rapat
3. Untuk membuat catatan yang bersifat rahasia
Manfaat Stenografi secara umum:
1. Untuk membuat hasil atau persediaan risalah lengka.
2. Hasil siding notulis siding atau panitia siding pengadilan.
3. Untuk mencatat berita atau pesan melalui pesawat telpon atau berupa
sandi-sandi.
4. Untuk mencatat dikte.
5. Untuk mahasiswa dan mahasisiwi yang pekerjaan setiap harinya
menulis.
6. Bagi wartawan yang bidang pekerjaannya mencari berita, menulis
berita, mewawancarai orang.
7. Untuk menurjemahkan hasil siding atu rapat karena steno dapat
diterjemahkan dengan cepat.
8. Untuk mencatat dan membuat cataatan bersifat rahasia.

Ukuran Huruf Steno
1. Huruf 1 ruang
Terdiri dari abjad : a, h, l, m, dan n.

Kemahiran bahasa yang berfungsi pada dikte adalah kemahiran
mendengarkan aktif. Mendengarkan aktif adalah kemahiran mendengarkan
sesuatu yang mengandung informasi secara aktif dari dalam diri sendiri
sehingga ada usaha dari mendengar untuk memahami apa yang diucapkan
lawan. Mendengar aktif seperti ini sangat dibutuhkan untuk mendengarkan
dikte. Pada waktu pendengaran aktif, pendengaran harus berkonsentrasi
sungguh-sungguh mendengarkan dan menangkap apa yang diucapkan
lawan didalam dikte. Sesudah menangkap secara tepat, hasil penyimakan
ini yang harus dicatat. Misalkan dalam pendengaran cara penangkapan
materinya tidak tepat maka pada gilirannya pencatatan steno pun hasilnya
akan tidak tepat pula. Agar hail dari mendengarkan aktif dapat sesuai

dengan harapan, ada beberapa hal yang harus diperhatikan
dalam penyampaian target yang diinginkan.
Lima hal pelatihan yang ikut dipraktikkan pada saat melaksanakan
mendengarkan aktif, adalah sebagai berikut:
1. Berhenti berbicara, waktu mendengarkan dilarang berbicara kepada
siapapun.
2. Menunjukkan adanya perhatian untuk mendengarkan, menunjukkan sikap
yang serius atau sungguh-sungguh.
3. Jauhkan diri dari gangguan, harus menolak dengan menggunakan isyarat
atu memberi tanda.
4. Bersabar mendengarkan, jarus bias mengontrol sikap sampai dikte selesai.
5. Ajukan pertanyaan pada saat yang tepat, dikatakan waktu yang tepat
apabila setelah dikte usai baru mengajukan pertannyaan atau pada saat
ditengah-tengah dikte pada waktu ada sela waktu.
Waktu pelaksanaan mendengarkan aktif, kemampuan indera harus
ditingkatkan, antara lain mampu menangkap pengucapan yang mirip akan
tetapi beda makna. Misalnya:
a. lalu dan rabu
b. telor,tolol dan terror
c. memerah dan memeras
d. sunter dan sentul, dll
jika kemahiran mendengarkan aktif dapat membuahkan hasil dengan baik, kini
giliran kemahiran menulis yang harus membuahkan hasil baik pula.
Kemahiran menulis ini dilakukan secara bersamaan dengan ketrampilan
stenografi. Pada saat melaksanakan pencatatan dikte, kemahiran menulis yang
sungguh-sungguh tidak dapat difungsikan sebagaimana mestinya. Yang dapat
dipastikan adalah kemahiran menulis: Mencatat dengan mengikuti apa yang
diucapkan oleh si pendikte . kemahiran menulis ini bercirikan kosakata, tata
bahasa ataupun gaya bahasa semuanya mengikuti apa yang dibicarakan oleh
pendikte. Stenografi adalah ketrampilan lain yang tidak termasuk dalam
kemahiran menulis bahasa.

Pelajaran stenografi adalah pelajaran skill atau ketrampilan
yang kegiatanya berkisar pada kegiatan membaca dan menulis. Oleh karena
itu kegiatan-kegiatan menulis dan membaca tersebut harus sering dilakukan.
Karena tidaklah mungkin apabila belajar stenografi itu hanya dilihat dan
dihafal saja. Siapa yang rajin membaca dan menulis maka akan terampil
mempraktekan pelajaran steno.

LATIHAN SOAL
I. Berilah tanda silang (x) pada jawaban yang paling tepat dan benar!
1. Pengumpulan data suatu laporan dapat dilakukan melalui hal-hal dibawah
ini, kecuali
a. Angket
b. Observasi
c. Wawancara
d. Pencurian data
e. Lokasi
2. Isi notula rapat yang baik adalah
a. Menulis rinci setiap kata yang diucapkan dalam rapat
b. Menyertakan angka dan dibicarakan
c. Menyertakan grafik serta gambar
d. Hanya memuat pokok-pokok isi pembahasan
e. Hanya memuat kesimpulan rapat
3. Profesi yang tidak membutuhkan ketrampilan menulis isi steno adalah
a. Dokter
b. Panitia pengadilan
c. Mahasiswa
d. Wartawan
e. Sekertaris
4. Kata STENO dalam stenografi berarti
a. Inti d. Huruf
b. Tulisan e. Rahasia
c. Singkatan
5. Kemahiran bahasa yang digunakan dalam dikte adalah
a. Kemahiran mengarang
b. Kemahiran mendengar
c. Kemahiran membaca
d. Kemahiran berbicara
e. Kemahiran membuat ilustrasi gambar

6.
20
Sama artinya dengan

a. 20
b. 20.000
c. 2.000.000
d. 20.000.000
e. 20.000.000.000
7. System steno karendung yang menjadi standart di Indonesia diciptakan
tahun
a. 1968 d. 1946
b. 1925 e. 1837
c. 1999
8. Stenografi paling tepat di pelajari dengan
a. Berlatih menulis dan membaca
b. Membaca
c. Menulis
d. Menghafal huruf
e. Menghafal dan melihat
9. Huruf steni yang menempati 3 ruang adalah huruf
a. L
b. A
c. H
d. F
e. B

10. laporan biasanya disampaikan oleh dan pihak-pihak di bawah ini
kecuali
a. Bawahan kepada atasan
b. Pelaksana proyek kepada klien
c. Staf kepada coordinator
d. Direktur kepada owner
e. Manager kepada koordinator staf
II. Isilah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini dengan singkat dan

jelas!
1. Apa yang harus dilakukan notulen setelah rapat selasai?
Jawaban: .................................................................................................................
.................................................................................................................................
2. Bagaimana cara penulisan notula yang baik?
Jawaban: .................................................................................................................
.................................................................................................................................
3. Sebutkan 3 tujuan dibuatnya notula rapat?
Jawaban: .................................................................................................................
.................................................................................................................................
4. Sebutkan jenis-jenis laporan ditinjau dari isi dan maksudnya?
Jawaban: .................................................................................................................
.................................................................................................................................
5. Apa yang dimadsud dengan laporan kelayakan dalam kantor?
Jawaban: .................................................................................................................
.................................................................................................................................
6. Sebutkan tiga bentuk sambungan yang ada dalam penulisan stenografi?
Jawaban: .................................................................................................................
.................................................................................................................................
7. Apa yang kamu ketahui tentang steno dan stenografi?
Jawaban: .................................................................................................................
.................................................................................................................................
8. Bagaimana pemulisan laporan yang baik?
Mengidentifikasi kebutuhan dokumen 34

Jawaban: .................................................................................................................
.................................................................................................................................
9. Sebutkan dan tuliskan huruf-huruf dalam steno yang mempunyai ukuran

penulisannya 1 dan dua ruang?
Jawaban: .................................................................................................................
.................................................................................................................................
10. Tuliskan identitas kalian dalam bentuk steno serta huruf latinnya?
Jawaban: .................................................................................................................
.................................................................................................................................
AKTIVITAS SISWA
1. Tugas Individu
Buatlah catatan sekolah saat guru menerangkan, setelah sesuai, buat dalam
bentuk notulen serta tulis dalam bentuk stenografi.
2. Tugas Kelompok
Carilah hasil rapat dalm suatu organisasi berjumlah 5macam, setelah itu
tulis dalam stenografinya.

1. Pengertian Dokumen
Sebagaimana telah disampaikan pada materi sebelumnya, bahwa surat

merupakan dokumen penting dari sebuah instansi, tetapi dokumen sebuah
instansi bukan hanya terbatas pada surat saja tetapi juga pada hal-hal lain yang
sama pentingnya dalam organisasi tersebut. Menurut kamus buku Besar Bahasa
Indonesia dokumen adalah sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat
dipergunakan sebagai buku keterangan untuk lebih jelasnya, pelajarilah hal-hal
yang berkaitan dengan dokumen berikut ini.
a. Macam-macam dokumen
Telah disinggung sebelumnya bahwa dokumen terdiri dari beberapa
bentuk, tidak hanya terbatas pada surat saja, berikut ini akan dijelaskan
macam-macam dokumen yang lazin ada dalam sebuah instansi atau kantor:
1) Surat
Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi dari satu
pihak kepada pihak lain. Surat terbagi menjadi 3 (tiga) kelompok besar,
yaitu: surat dinas, surat niaga dan surat pribadi.
a) Surat dinas
Surat dinas adalah surat yang dibuat untuk kaitan kedinasan kerja
atau yang lebih sering disebut juga sebagai surat kesekretariatan,
disebut demikian karena surat-surat tersebut dibuat oleh unit
kesekretariatan atau oleh seorang selretaris.

Surat dinas dapat dipecah menjadi dua yaitu surat dinas
kesekretariatan (khusus) dan surat niaga. Perbedaan yang signifikan
pada surat dinas yang membedakan dari surat lainnya adalah:
(1) Tidak memiliki kalimat pembuka dan penutup surat,
(2) Tidak tertera salam pembuka,
(3) Dibuat atas nama organisasi,
(4) Menggunakan kata ganti KAMI, dan
(5) Tidak tertera penulis dan mengonsep surat.
Contoh surat dinas kesekretariatan, diantaranya adalah:

(1) Surat tugas, (4) Surat perjalanan dinas, dan
(2) Surat pemerintah, (5) Surat pengantar.
(3) Surat keputusan.
Sedangkan surat kesekretariatan lainnya yang bersifat umum dan
bukan tergolong surat dinas antara lain adalah:
(1) Surat pengumuman, (4) Telegram, dan
(2) Surat keterangan, (5) Proposal.
(3) Email,
b) Surat niaga/dagang
Surat niaga yaitu surat yang berkaitan erat dengan proses
perdagangan barang/jasa yang bertujuan untuk memperlancar
perusahaan unruk mencari laba. Adapun contoh surat niaga adalah:
(1) Sirat perkenalan, (5) Surat pengantar barang,
(2) Surat penawaran, (6) Surat penagihan, dan
(3) Surat konfirmasi pesanan, (7) Surat konfirmasi pembayaran.
(4) Surat jalan,
Sedangkan surat dinas yang berhubungan dengan perniagaan/ bisnis
dapat dibedalan menjadi:
(1) Surat perjalanan dinas untuk bernegosiasi,
(2) Surat perintah mengikuti tender,

(3) Surat perintah pemngiriman barang, dan
(4) Surat perintah penarikan barang.
Pada dasarnya secara akademik ridak ada pembagian teori atas surat
dinas diaga, namun dalam prakriknya tersirat makna bahwa cukup
seoring surat dinas yang diberikan dari atasan kepada bawahan adalah
pemberian tugas yang mengemban misi bisnis perniagaan seperti
contoh di atas.
Contoh dokumen-dokumen niaga lainnya, diantaranya adalah:
(1) Wesel (bill of axchange),
(2) Cek,
(3) Promes/askep
(4) Wesel pos,
(5) Obligasi
(6) Saham,
(7) Konosemen (bill of lading),
(8) Surat gudang,
(9) Surat pengiriman barang pesanan (delivery order) atau
(consignment),
(10) Surat perjanjian jual beli, kontrak atau kerja sama, dan
(11) Faktur (invoice).
c) Surat pribadi
Surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh perorangan kepada pihak
lain untuk tujuan pribadi. Contohnya adalah:
(1) Surat lamaran kerja,
(2) Surat perkenalan pertemanan,
(3) Surat kepada/dari sahabat/keluarga,
(4) Surat pernyataan, dan
(5) Surat cinta.
2) Laporan
Laporan adalah junis surat yang berisi uraian tertulis dan bersifat formal
tentang gambaran pelaksanaan tugas kedinasan. Contoh macam-macam
laporan antara lain adalah:

a) Laporan berita acara,
b) Laporan keuangan (kas/cash flow, neraca, income statement),
c) Surat Setoran Pajak (SSP),
d) Laporan rekaman rapat (notulen dan risalah),
e) Kartu stock, dan
f) Laporan berkala (harian, bulanan, triwulan, semester, tahunan).
3) Formulir
Formulir adalah jenis surat yang memiliki desain khusus
(berkolom/berlajur) yang membuat sejumlah data untuk tujuan tertentu.
Contoh macam-macam formulir.
a) Formulir penerimaan mahasiswa baru,
b) Formulir keanggotaan,
c) Formulir aplikasi bank, dan
d) Aplikasi lamaran kerja.
4) Dokumen berbasis hukum
Dokumen berbasis hukum adlah jenis surat yang bentuknya berisi
peraturan-peraturan yang mengikat antara satu pihak dengan pihak
lainnya dan wajib dilaksanakanm jika tidak, maka akan mendapat sanksi.
Macam-macam dokumen hukum antara lain adalah:
a) Surat perjanjian, e) Surat kuasa,
b) Surat kontrak, f) Surat legalisasi notaris, dan
c) Surat akta jual beli, g) Surat warisan.
d) Akta hibah,
5) Dokumen berdasarkan teknologi yang berkembang
Dokumen berdasarkan teknlologi adalah jenis surat yang dihasiljan oleh
proses transformasi teknologi canggih. Proses transformasi dokumen ini
sangat cepat penerimaannya dan dapat diandalkan sebagai salah satu
sumber informasi yang akurat.
Adapun cotoh dari dokumen-dokumen berteknologi adalah:
a) Telegram, d) e-mail, dan
b) Teleks, e) sms,
c) Faksimile,
2
. entifikasi
Mengid kebutuhan dokumen 39
Sistem Dokumen
Dokumen dalam sebuah kantor tentu sangat banyak sekali jumlahnya, dan
pasti setiap dokumen itu berbeda-beda isi dan tujuannya, oleh sebab itu setiap
kantor atau bagian administrasi harus bisa membuat pengelompokan-
pengelompokan dari dokumen sehingga jika suatu saat dibutuhkan akan mudah
untuk dicari dan digunakan.
Sistem dokumen merupakap langkah pemecahan masalah dalam membuat
pengarsipan semua dokumen, sistem dokumen mernbagi dokumen-dokumen
menjadi beberapa kriteria dan juga pernberian kode atau nomor dokumen yang
disesuaikan dengan peruntukan dokumen itu spndiri. Untuk lebih jelasnya
pelajarilah materi berikut ini.
a. Sistem Indeks .
Sistem indeks adalah cara'penyimpanan surat-surat penting yang
disesuaikan dengan jenis dan bentuk surat. Penyimpanannya disusun
berdasarkan tanda pengenal yang mudah diingat supaya surat tersebut mudah
ditemukan sewaktu diperlukan, sistem indeks juga memberikan kemudahan
penataan lokasi surat atau dokumen sesuai dengan bagian clan tujuan atau isi
dari surat atau dokumen itu sendiri.
1) Pengertian filing (arsip).
Filing atau arsip adalah penempatan sebuah dokumen pada tempat yang
sudah ditantukan sebelumnya dengan menggunakan berbagai persyaratan
tertentu. Kearsipan adalah kegiatan yang meliputi penciptaan arsip;
penyimpanan arsip (filing), penemuan kembali arsip (finding), clan
penyusunan arsip (pengamanan, pemeliharaan, dan pem,usnahan). Sebagai
bagian dari Ecegiatan kearsipan, filing mempunyai peranan yang sangat
penting. Berikut adalah beberapa pendapat atas pengertian filing.
a) Menu rut Arsip Nasional (Buku Pedoman Tata Kearsipan dinamis), filing
atau mem-file adalah. cara mengatur dan menata berkas dalam susunan
yang sistematis.
b) Menurut GR. Terry, filingadalah penempatan kertas-kertas dalam
terrmpat-tempat penyimpanan yang balk menurut aturan yang telah

ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas (surat)
blla dlperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat.
c) Menurut ensiklopedi administrasi, filing adalah satu bentuk pekerjaan
tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis
sehingga bilamana diperlukari lagi, warkat-warkat ltu dapat
diketemukankembali secara cepat.
Berdasarkan pengertian di atas, filing adalah cara penyimpanan warkat-
warkat secara sistematis sehingga bila dibutuhkan dapat diketemukan
kembali dengan mudah dan cepat. Secara lebih sederhana filing sering
diartikan sebagai penyimpanan warkat.
2) Tujuan pemakaian sistern filing
Tujuan pemakaian suatu sistem filing atau sistem penyimpanan arsip antara
lain:
a) Meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja sumber daya manusia,
b) Mendukung tercapainya tujuan kearsipan,
c) Mendorong semua pihak untuk berperan aktif dalam tugas kearsipan,
d) Menciptakan suatu pedoman yang dapat dipakai sebagai acuan bagi
pihak-pihak yang berhubungan dengan kearsipan.
3) Istilah-istilah yang berkaitan dengan sistern filing
a) Klasifikasi arsip
Klasifikasi arsip adalah pengelompokan arsip menurut urutan/
masalahnya secara logis dan sistematis berdasarkan fungsi dan kegiatan
instansi yang menciptakan atau menghimpunnya.
b) Indeks
Indeks adalah tanda pengenal arsip untuk memudahkan penemuan
kembali.
c) Kode arsip '
Kode arsip adalah tanda pengenal urusan/masalah dari klasifikasi arsip.
Kode dapat berupa abjad, angka, atau gabungan abjad dan angka.
4) Ciri-ciri sistern filing yang balk
Suatu sistern filing dikatakan balk apabila sistem itu cocok diterapkan'untuk
suatu unit pengolah/ organisasi pemakainya yang antara lain sesuai jenis

kegiatan dan besar kecilnya organisasi, fleksibel, mudah diterapkan,
ekonomis, dan mendukung penemuan kembali.
a) Sesuai jenis kegiatan clan besar kecilnya organisasi
Sistem tersebut sesuai dengan jenis keglatan/pekerjaan dari suatu unit
pengolah atau organisasi pemakainya. Contohnya, untuk surat yang
mencantumkan nama orang dengan sistern abjad , misalnya rumah sakit.
b) Fleksibel '
Sistem yang dipilih harus memberikan kemudahan dalam mengantisipasi
perkembangan organisasi.
c) Mudah diterapkan
Sistem tersebut harus sudah diterapkan dan dilaksanakan oleh sumber
daya manusia yang ada. Jadi, jangan memilih sistem yang justru
merepotkan petugas.
d) Ekonomis
Sistem yang dipliih hendaknya tidak membutuhkan waktu terlalu banyak
peralatan clan ruangan.
e) Mendukung penemuan kembali
Sistem yang balk adalah sistem penyimpanan yang mendukung kegiatan
penemuan kembali derigan mudah clan tidak berele-tele.
b. Macam-macam Sistem Filing
Pengarsipan atau fillng memlilki beberapa bentuk clan cara membuat arsip, hal
ini bertujuan untuk memberikan kemudahan-kemudahan dalam menemukan
kembali berbagai dokumen yang sudah disimpan. Bentuk sistern filing dl
antaranya adalah: ,
1) Filing sistem abjad (alphabetlc)
Sistem ini merupakan yang paling umum digunakan di kantor-kantor negeri
maupun swasta. Sistem ini tepat sekali untuk menyusun warkat berdasarkan
nama orang/nama perusahaan.
a) Sistem ini memiliki kelebihan-kelebihan yaitu:
(1) Dapat diterapkan pada semua jenis kegiatan usaha baik yang
berskala besar maupun kecil karena tiap surat pasti mencantumkan
nama orang/perusahaan,

(2) Fleksibel,
(3) Mudah diterapkan,
(4) Tidak terlalu rumit,
(5) Orang mudah mengingat nama orang/badan.
Tetapi, sistern ini memiliki sejumlah kekurangan:
(1) Jika surat/dokumen tidak mencantumkan nama orang/nama
perusahaan, misalnya faktor penjualan yang hanya mencantumkan
jenis barang, tanggal pembelian, dan kode barang.
(2) Jika ada nama baru yang diterima bagian kearsipan maka daftar
klasifikasi harus disesuaikan dengan dan diberi kode tertentu apabila
ada nama orang atau nama perusahaan yang sama.
b) Cara pelaksanaan sistem abjad itu sendiri adalah:
(1) Menentukan folder (map), tiap folder menunjukkan name
korespondennya dan disusun berdasarkan peraturan mengabjad
nama-nama, yaitu abjad pertama dari unit pertama (judul/ caption)
merupakan abjad yang dijadikan dasar dalam sistem ini.
(2) Menentukan unit, yaitu suatu bagian terkecil dari suatu narna atau
judul (Filing Caption). Contoh:
Nama U U U
Anton Sutardi A S M
ni ni ni
Mulyono nt ut ul
t t t
o
(3) Menentukan indeks, yaitu sarana untuk menemukan ar y
kembali surat
1 2 3
dengan cara mengindektifikasikan surat n di
tersebut o
melalui
penunjukkan suatu tanda pengenal yang dapat membedakan suratn
o
yang satu dengan yang lainnya. Tanda pengenal ini diklasifikasikan
sehingga merupakan penunjuk langsung atau arsipnya.
(4) Menentukan kode dengan menetapkan abjad dari indeks yang
digunakan sebagai tanda pengenal dari narna orang atau badan.
Biasanya kode dlambil dari gabungan huruf pertama dltulls dengan
huruf besar sedang huruf kedua ditulis dengan huruf kecil.
Langkah-langkah penyimpanan arsip
c) Langkah-langkah penyimpenan arsip adalah:

(1) Menerima eurat yang sudgh terdapat pada release mark (tanda
palepas, dep, arsip, atau file),
(2) Memisahkan benda-benda non arsip, seperti amplop,
(3) Meneliti kelengkapan arsip, seperti lampiran lengkap atau tidak,
bila tidak maka dibuhuhkan cap/dituliskan LAMPIRAN TIDAK
LENGKAP.
(4) Membaca surat tersebut untuk menetapkan indeks berdasarkan
narna pengirim untuk surat masuk dan nama yang dituju untuk
surat keluar,
(5) Menetapkan kodenya yang disesuaikan dengan daftar klasifikasi
yang sudah ada, bila narna tersebut belum dicatat pada daftar
klasifikasi maka harus datambahkan pada daftar yang sudah ada,
(6) Mencatat pada kartu klapernya atau dibuatkan kartu indeksnya,
(7) Menuliskan dengan pensil kode tersebut pada lembaran arsipnya,
untuk arsip yang akan disimpan secara vertikal diletakkan di ujung
bawah sebelah kanan dan untuk penyusunan horiozontal dan lateral
di ujung atas sebelah kanan, kode yang ditulis disesuaikan dengan
nomor kode yang ada pada kartu kiaper atau kartu indeks.
Contoh penulisan kode: ' '
Vertikal Horizontal dan Lateral

d) Langkah-langkah menemukan kembali arsip
Langkah-langkah penemuan kembali arsip dalam sistem abjad adalah
sebagai berikut:
(1) Peminjam mengisi blangko/bon pinjam arsip sesuai dengan arsip
yang. akan dipinjam, dibuat rangkap tiga.
(2) Petugas meneliti bon pinjam tersebut untuk mengetahui nama
pengirim atau nama yang dituju/alamat suratnya.
(3) Petugas menetapkan indeks dan kodenya.

(4) Berdasarkan kode tersebut, petugas mengambil kartu klaper atau
kartu indeks. Dari kartu klaper/kartu indeks ini akan diketahui hal-
hal yang berkaitan dengan arsip tersebut, seperti kode
penyimpanan, tanggal surat, dan perihal surat sehingga petugas
akan dapat mencocokkannya dengan data-data yang diberikan oleh
peminjam sekaligus mengetahui tempat penyimpanan arsip dengan
mudah dan cepat.
(5) Arsip yang bersangkutan diambil dan diserahkan kepada pminjam.
(6) Peminjam membubuhkan paraf sebagai bukti peminjaman pada
bon pinjam arsip.
(7) Petugas rrreletakkan lembar pertama bon pinjam pada folder
sebagai gantinya arsip yang dipinjam (out slip), lembar kedua
diserahkan kepada peminjam dan lembar ketiga disimpan di dalam
tickler file.
2) Filing sistem pokok masalah (subject)
Ada beberapa pendapat mengenai filing sistem pokok masalah (perihal/
subject) menurut para ahli.
a) Menurut Moekijat
Penggolongan menurut pokok soal adalah penggolongan dimana
dokumen-dokumen disusun menurut ookok soal, bukan menurut
nama-nama perusahaan, koresponden-koresponden, dan sebagainya.
b) Menurut Anhar
Dalam perihal yang dijadikan kode penyimpanan dan penemuan
kembali surat-surat ialah pokok isi atau perihal surat.
c) Menurut R. Soebroto
Pada sistem ini misalnya surat-surat milik instansi atau organisasi lain
yang jumlahnya tidak terlalu banyak baik surat masuk maupun surat
keluar mengenai hal yang sama disimpan ke dalam satu berkas.
d) Menurut The Liang Gie
Warkat-warkat dapat pula disimpan menurut urusan yang dimuat
dalam tiap-tiap warkat.

Berdasarkan pendapat-pendapat di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa
filing sistem pokok masalah adalah sistem penyimpanan dan penemuan
kembali arsip berdasarkan pokok masalah/perihal/ subject isi surat.
Surat-surat yang memiliki permasalahan/perihal yang sama dihimpun
dalam satu berkas yang sama. Selanjutnya judul permasalahan itu
dijadikan indeks untuk bisa menentukan kode arsipnya. '
a) Peralatan dan perlengkapan sistem pokok masalah
Peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan dalam pelaksanan sistem
ini adalah almari arsip, guide, folder, kartu indeks, rak sortir.
(1) Almariarsip/filingcabinet
Untuk organisasi besar dengan volume surat yang diurus banyak
jumiah ragamnya, diusahakan untuk setiap masalah utama
disediakan satu laci filing cabinet, namun bila volume surat
sedikit dan jenis permasalahan juga tidak terlalu banyak maka
satu laci dapat digunakan untuk dua atau tiga masalah utama.
(2) Guide
Guide posisi pertama dibutuhkan sebanyak masalah utama, dan
guide posisi kedua diautuhkan sebanyak masalah, demikian pula
guide posisi ketiga dibutuhkan untuk sub-sub masalah.
(3) Folder
Folder dibutuhkan sebanyak pembagian terkecil dari klasifikasi
yang ada.
(4) Kartu indeks
Keberadaan kartu indeks pada sistem ini mutlak karena kartu ini
sebagai jembatan untuk membantu menemukan arsip apabila
peminjam tidak dapat menyebutkan pokok permasalahan arsip
yang akan dipinjamnya.
(5) Rak sortir
Rak ini dibutuhkan dengan beberapa kotak sesuai dengan
kebutuhan.
b) Langkah-langkah penyimpanan arsip dan penemuan kembali arsip

Langkah untuk hal ini sama dengan langkah-langkah dalam sistem
abjad dengan catatan bila peminjam tidak dapat menyebutkan pokok
permasalahan (perihal/subject) maka peminjam dapat menyebutkan
nama orang/badan pengirim, tujuan surat sehingga petugas dapat
menentukan indeks nama untuk menemukan kartu indeks berdasarkan
kartu indeks tersebut petugas dapat mengetahui data lengkap arsip dan
dimana disimpannya.
Selain itu, perlu diketahui pula kelebihan dan kekurangan filing sistem
pokok masalah. Kelebihan filing sistem pokok masalah adalah:
(1) Pokok masalah/peritial surat/arsip mudah diingat,
(2) Fleksibel,
(3) Dapat diterapkan untuk segala jenis organisasi/instansi dan setiap
unit kerja, dan
(4) Bila pemimpin lupa menyebutkan pokok masalah, dapat
menyebutkan nama asal/tujuan surat/arsip.
Sedangkan kekurangan filing sistem pokok masalah adalah dibutuhkan
SDM yang berpengetahuan tinggi dalam menentukan pokok
permasalahan surat/arsip.
3) Filing sistem tanggal kronologis
Filing sistem tanggal juga disebut sebagai sistem waktu. Ada beberapa
pemikiran berkaitan dengan, filing sistem tanggal ini.
a) Menurut Moekijat, penggolongan menurut waktu adalah penggolongan
dimana dokumendokumen disimpan menurut urutan tanggalnya.
b) Menurut The Liang Gie,.penggolongan menurut waktu adalah menurut
urut-urutan tanggal yang tertera pada tiap-tiap warkat itu.
c) Menurut Anhar, sistem kronologis adalah suatu sistem kearsipan
dengan menyimpan surat atau dokumen berdasarkan hari, tanggal,
bulan atau tahun. Tanggal yang dijadikan Paode surat , adalah tanggal
pembuatan surat atau tanggal penerimaan surat.
Berdasarkan pendapat-pendapat tersebut di atas maka dapat ditarik
kesimpulan bahwa yang dimaksud dengan filing sistem tanggal
(chronological filing system) adalah suatu sistem penyimpanan dan

penemuan kembali arsip yang didasarkan pada hari ke, bulan, dan tahun
(tanggal) yang tertera pada warkatnya. Apabila suatu warkat tidak terdapat
tanggal pembuatannya maka kode penyimparian warkat tersebut denggan
mendasarkan tanggal penyimpanannya. Dalam penerapannya, sistem
biasanya dibuat dengan sistem abjad agar mudah menyusun urutan arsip di
dalam foldernya.
a) Kelebihan sisltem filing tanggal
Ada beberapa kelebihan dan kekurangan filing sistem tanggal ini.
Kelebihannya antara lain adalah: .
(1) Sangat cocok untuk unit pengolah yang kegiatannya berkaitan
dengan tanggal jatuh tempo,
(2) Sangat mudah diterapkan karena tanpa klasifikasi,
(3) Sederhana.
b) Kekurangan sistem tanggal:
(1) Akan terjadi kesulitan dalam penemuan kembali arsip apabila
peminjam menyebutkan masalah/periha( arsip tersebut,
(2) Orang sering lupa dengan tanggal surat terutama tanggal
penyimpanan,
(3) Tidak semua unit pengolah dalam organisasi itu cocok menerapkan
sistem ini,
(4) Agar mudah mengatur letak arsip dalam folder maka pembuatan
kode tidak dapat murni 100%, teapi harus ditambahkan dengan
kode abjad.
c) Mengindeks dan mengkode
Mengindeks pada sistem ini adalah menetapkan tanggal yang tertera
pada warkat atau tanggal penyimpanan surat yang memiliki tanggal.
Tanggal diuraikan atas urutan hari, bulan, dan tahun. Selanjutnya, hasil
indeks tersebut diambil sebagai dasar pembuatan kode. Kode ini berupa
tulisan tanggal dengan menggunakan angka baik untuk hari, bulan, dan
tahun.
d) Peralatan dan perlengkapan
(1) Almari arsip (filing cabinet)

Untuk setiap masalah utama/tahun dibutuhkan 1 laci filing cabinet,
dan setiap tahun berganti berarti dibutuhkan satu laci lagi, dan
seterusnya sampai nanti isi laci tersE;but harus disusutkan.
(2) Guide
Dalam sistem ini minimal dibutuhkan 12 guide untuk memberi
sekat antara masalah yang satu dengan lainnya (bulan dengan bulan
ainnya), setiap tab pada guide dituli;skan nama bulan dari Januari
sampai dengan Desember,
(3) Folder
Dalam satu tahunnya dibutuhkan folder sebanyak 365 buah, hal ini
sama dengan jumlah hari dalam satu tahun, setiap tab pada masing-
masing folder dituliskan kode tanggal.
(4) Rak sortir
Dibutuhkan rak dengan kotak sortir sesuai dengan kebutuhan.
(5) Kartu indeks
Sebagai alat untuk membantu menemukan kembali arsip.
4) Filing sistem nomor (numeric)
Ada beberapa pemikiran megenai filing sistem nomor ini.
a) Menurut Moekijat, penggolongan nomor adalah penggolongan dimana
tiap dokumen atau map diberi nomor dan disimpan menurut urutan
nomor,
b) Menurut Anhar, dalam sistem ini, tiap surat atau folder diberi nomor
arsip yang sudah ditentukan dan disimpan berdasarkan ketentuan nomor
yang telah ditetapkan.
c) Menurut R. Soebroto, dalam sistem, benda arsip yang mempunyai
nomor urut misalnya, kartu mahasiswa, ka.rtu pegawai, nomor bukti
pen geluaranb/pemasukan uang, faktur toko, nomor pofisi asuransi, dan
sebagainya disimpan menurut urutan nomor 1 terus meningkat sampai
dengan bilangan yang terbesar.
d) Menurut The Liang Gie, dalam sistem ini warkat mempunyai nomor
disimpan menurut uruturutan angka dari 1 terus meningkat hingga

bilangan yang lebih besar, misalnya faktur-faktur yang dibuat oleh
sebuah perusahaan.
Jadi, filing sistem nomor adalah sistem penyimpanan dan
penemuan kembali arsip berdasarkan kode arsip yang berupa angka-angka
atau nomor-nomor yang dibuat oleh sebuah perusahaan.
a) Langkah-langkah menyimpan dan menemukan kembali arsip
Pada prinsipnya langkah-langkah penyimpanan arsip pada sistem ini
sama seperti pada filing sistem pokok masalah. Namun, pada saat
menyusun arsip di dalam folder, bukan diurutkan berdasarkan tanggal
tetapi berdasarkan urutan penerimaan surat untuk disimpan. Surat
pertama kali disimpan pada folder tersebut diberi nomor 0, kedua 1, dan
seterusnys hingga 25 (maksimal 25 surat). Misalnya, surat tentang
pesanan kacang hijau yang ke-10 maka kodenya adalah 527.9.
Sedangkan surat ke 15 tentang permasalahan yang sama diberi kode
527.14. Selanjutnya surat berkode 0 diletakkan paling belakang dan
surat yang terakhir disimpan berada paling depan pada folder yang
bersangkutan. .
b) Langkah-langkah penemuan kembali arsip dalam sistem ini sama
seperti pada sistem pokok masalah. Untuk mengetahui tempat
penyimpanan arsip setelah mengetahui kodenya maka dapat digunakan
petunjuk berikut.
Misalnya diketahui kode surat adalah 356.12 maka dapat diuraikan
menjadi berikut.
- Laci No. 300
- Guide No. 56
- Folder No. 6
- Urutan surat No. 12
5) Filing sistem terminal digit
Filing sistem terminal digit adalah sistem nomor dimana kode diberikan
secara urut terhadap setiap arsip yang diterima bagian kearsipan. Nomor
kode pada sistem ini akan diberikan berdasarkan urutan warkat yang
datang ke bagian kearsipan untuk diproses atau disimpan. Warkat yang

pertama kali masuk akan diberi nomor 0000, 0001, 0002, dan seterusnya
sehingga pada sistem ini tidak diperlukan daftar klasifikasi.
a) Kelebihan sistem terminal digit antara lain:
(1) Tidak rnambutuhkan daftar klasifikasi,
(2) Sangat fleksibel,
(3) Cocok untuk unit pengolah yang melayani masyarakat banyak,
(4) Tidak ada arsip yang memiliki kode yang sama.
b) Sedangkan, kekurangannya adalah tidak ekonomis dan sulit mencari
arsip bila tidak ingat kode nomornya.
c. Penyimpanan Arsip
Menyimpan arsip juga memerlukan tata cara tersendiri, hal ini juga bertujuan
untuk memudahkan pengelolaan dokumen yang sudah dikelompokkan dalam
beberapa arsip dokumen
1) Langkah-langkah menyimpan arsip adalah:
a) Petugas arsip menerima surat yang sudah terdapat tanda release mark
(tanda pelepas, dep, arsip, file), memisahkan benda-benda non arsip,
dan menbliti kelengkapan arsip.
b) Petugas memberikan nomor urut penyimpanan arsip.
c) Setiap surat dicatat pada kartu indeks dengan kolom kode diisi nomor
urut penyimpanannya.
d) Kode arsip/nomor penyimpanan ditulis dengan pensil pada lembaran
arsipnya.
e) Memasukkan arsip ke dalam folder yang memiliki tab sesuai dengan
kode arsip.
Arsip bernomor 0000 dimasukkan pada laci pertama di belakang guide
kedua pada folder pertama. Tata cara pengaturan arsip di dalam folder
sebagai berikut:
No. Laci Guide Folder Surat
Arsip
0000 00-09 00 00/0 0 (ka-1)
0001 00-09 01 01/0 0 (ke-1)
0002 00-09 02 02/0 0 (ke-1)
1234 30-39 34 34/2 1 (ke-2)

7890 90-99 90 90/8 7 (ke-8)
Jadi, bila ada seribu arsip maka akan disimpan ke dalam 1.000 folder yang
tersedia (masingmsing). Bila ada 2.000-arsip yaitu nomor 1.999 maka
setiap folder berisi 2 buah arsip dengan pembagian sebagai berikut.
Folder No. 00/0 diisi arsip No. 0000 dan 1.000
Untuk lebih jelasnya, perhatikan uraian berikut.
Arsip nomor 2.235.
- Laci No. 30 - 39
- Guide No. 35
- Folder No. 2
- Surat No. 2
Untuk memudahkan
Contoh: No. 2 / 2 /35
Guide/Laci
Folder
Nomor surat
Keterangan:
Dua angka dari belakang menunjukkan nomor Guide dan Laci (35)
Satu angka berikutnya menunjukkan nomor Folder (2)
Sisa angka berikutnya menunjukkan nomor surat, beberapa angka saja
boleh lebih dari satu (2)
Contoh lain: No. Surat 234 354
Laci : 50 - 59
Guide : 54
Folder :3
No. Surat : 234
2) Langkah-langkah menemukan kembali arsip adalah:

a) Peminjam mengisi blangko/bon pinjam arsip sesuai debfab arsip yang
akan dipinjam, dibuat rangkap tiga.
b) Petugas meneliti bon pinjam tersebut untuk mengetahui nomor arsip
yang dikehendaki.
c) Berdasarkan nomor tersebut, petugas dapat mengambil arsip pada
penyimpanannya selanjutnya diserahkan kepada peminjam. ,
d) Peminjam membubuhkan paraf sebagai bukti peminjaman pada bon
pinjam arsip.
e) Petugas meletakkan lembar pertama bon pinjam tersebut pada folder
sebagai arsip yang dipinjam (out slip), lembar kedua diserahkan kepada
peminjam, dan lembar ketiga disimpan di dalam tickler file.
Catatan:
Bila peminjam tidak dapat menyebutkan nomor arsipnya maka peminjam
dapat menyebutkan nama' orang/badan pengirim/tujuan surat sehingga
petugas dapat menentukan indeks nama untuk menemukan kartu indeks.
Berdasarkan kartu indeks tersebut petugas dapat mengetahui data lengkap
arsip dimana disimpannya.
3. Mengurus Dokumen-dokumen Kantor
Sebagaimana telah kita ketahui bahwa dokumen yang ada dalam sebuah
kantor atau instansi sangat banyak sekali jumlahnya dan dalam bentuk yang
bermacam-macam ada yang berbentuk lembaran-lembaran surat, buku-buku
administrasi dokumen dalam bentuk kepingan CD, dalam bentuk pita kaset, dan
dalam bentuk softcopy dalam sebuah komputer. Karena banyaknya dokumen yang
dimiliki tersebut maka diperlukan staff administrasi yang terampil dan memahami
berbagai hal tentang administrasi. Pengelolaan dokumen yang asal-asalan akan
mengakibatkan kerugian di waktu yang akan datang, hal ini terkait dengan
penemuan kembali dokumen yang dibutuhkan secara mendadak tidak dapat
dilaksanakan. Pada materi berikut ini akan Anda pelajari bagaimana mengurus
berbagai dokumen tersebut secara baik dan benar.
a. Proses Penanganan Dokumen Kantor

Penanganan berbagai dokumen harus dilakukan dengah bijak karena dokumen
merupakan bukti fisik untuk sebuah keterangan. Agar dokumen betul-betul
dapat rnemenuhi-fungsinya sebagai bukti fisik maka perlu adanya suatu proses
untuk menangani dan menyimpan dokumen dengan baik dan benar. Berikut ini
adalah berbagai hal yang perlu dilakukan dalam menangani pengelolaan
dokumen tersebut.
Arus Prosedur Surat Masuk
Keterangan:
Penanganan surat-surat masuk sebagai berikut.
a) Bagian penerimaan
(1) Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk.
(2) Meneliti ketepatan alamat si pengirim surat.
(3) Menggolong-golongkan surat sesusi dengan urgensi penyelesaian surat.
(4) Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahNia surat telah
diterima.

b) Bagian penyortiran
(1) Memisahkan surat-surat untuk pimpinan, sekretaris, karyawan, dan surat
dinas lainnya.
(2) Menggolong-golongkan surat dinas ke dalam tiga kelompok yaitu surat
dinas rutin, surat dinas penting; dan surat dinas rahasia.
c) Bagian pencatatan
(1) Membuka amplop, membaca dan meneliti isi surat agar pimpinan dapat
cepat menangkap inti maksud isi surat dengan cara menggarisbawahi
kata-kata atau kalimat yang dianggap penting.
(2) Memberi catatan penting yang harus ditangani pimpinan atau unit yang
dituju.
(3) Memeriksa lampiran-lampiran.
(4) Membubuhkan cap yang merupakan stempel agenda pada ruang yang
kosong'di bagian bawah atas halaman surat.
d) Bagian pengarahan dan penerusan
(1) Melampiri surat masuk dengan lembar disposisi kemudian disampaikan
kepada pirripinan atau kepala.bagian untuk memperoleh tanggapan atas
isi surat yang dapat berupa informasi atau instruksi.
(2) Menyampaikan kembali surat yang sudah mendapat tanggapan dari
pimpinan kepada sekretaris atau kepala tata usaha, dan oleh sekretaris
surat berikut lembar disposisi disampaikan kepada unit pengolah.
e) Bagian pendistribusian surat
(1) Surat sudah berdisposisi dicatat terlebih dahulu si buku ekspedisi intrn.
(2) Surat didistribusikari menggunakan buku ekspedisi intern kepada unit
pangolah (alamat disposisi). ,
(3) Penerima surat membubuhkan paraf pada buku ekspedisi intern sebagai
bukti surat telah diterima.
(4) Surat diproses

f) Bagan penyimpanan
Apabila surat telah selesai diproses maka surat tersebut harus disimpan
(sepanjang masih punya nilai guna) dengan menggunakan sistem kearsipan
yang dipergunakan oleh kantor yang bersangkutan.
Arus Penanganan Dokumen selain Naskah Surat
Pencatatan
Naskah Selain
Surat
Pengumpulan
dan
Penyusunan
Naskah Penyajian
Penyimpanan
Penanganan dokumen berupa naskah-naskah bukan surat adalah:

a) Naskah-naskah dicatat,
b) Naskah dikumpulkan dan disusun secara sistematis,
c) Supaya tidak tercecer, lembaran naskah yang memiliki kesamaan masalah atau
merupakan kesatuan dikumpuikan kemudian dijilid, '
d) Sebelum diarsipkan, naskah diberi kode sesuai dengan sistem kearsipan yang
dipergunakan setelah itu baru diarsipkan.
Dokumen kantor merupakan bukti fisik yang besar sekali peranannya dalam
menunjang kelancaran kegiatan suatu instansi/lembaga/perusahaan sehingga
perlu adanya suatu proses penanganan dokumen yang efektif dan efisien.
1) Pengambilan atau peminjaman dan pehgempalian arsip dokumen
Mengambil kemiaali dokumen yang sudati adaaebelumny6'dalaRi r~'K
penyimpanarl arsip dokumen tidak boleh dilakukan secara sembarangari; hai
ini kareria jika dokumen-dokumen yang ada dalam rak arsip diambil oleh orang

yang bukan pada bagiart arsip.akan berpengaruh kepada sistem arsip dokumen,
hal ini karena pengambilan.arsip dokumen yang sudah disimpan sebelumnya
perlu beberapa langkah yang harus ditempuh demi menjaga sistem pengarsipan
tetap terjaga kerapian dan kejelasan alur dokumen, berikut ini akan dibahas
mengenai bagaimana langkah pengambilan arsip dokumen yang sudah
disimpan.
a) Penemuan dan peminjaman arsip dokumen
Dalam peminjaman arsip dokumen yang sudah disimpan maupun yang
belum disimpan atau masih baru harus memenuhi dan melalui berbagai hal
dibawah ini; hal ini berkaitan dengan keteraturan pengarsipan dan
pelacakan dokumen yang masuk dan keluar, alur admintyirasi peminjaman
arsip dokumen adalah: '
(1) Peminjam mengisi blangko/bon pinjam arsip sesuai dengan arsip yang
akan dipinjam, dibuat rangkap tiga.
(2) Petugas meneliti bon pinjam tersebut untuk mengetahui nama
pengirim atau nama yang dituju/alamat suratnya.
(3) Petugas menetapkan indeks dan kodenya.
(4) Berdasarkan kode tersebut, petugas mengambil arsip dokumen yang
dikehendaki dengan melihat hal-hal yang berkaitan dengan arsip
tersebut; seperti kode penyimpanan, tanggal surat, dan perihal surat
sehingga petugas akan dapat mencocokkannya dengan data-data yang
diberikan oleh peminjam sekaligus mengetahui tempat penyimpanan
arsip dengan mudah dan cepat.
(5) Arsip yang bersangkutan diambil dan diserahkan kepada peminjam.
(6) Peminjam membubuhkan paraf sebagai bukti peminjaman pada bon
pinjam arsip.
(7) Petugas meletakkan lembar pertama bon pinjam pada folder sebagai
gantinya arsip yang dipinjam (out slip), lembar kedua diserahkan
kepada peminjam, dan lembar ketiga disimpan di dalam tickler file.
b) Pengembalian arsip dokumen yang telah dipinjam '
Sebagaimana dalam peminjaman arsip dokumen, pengembalian dokumen
juga melalui beberapa alur administrasi pengembalian, alur tersebut adalah:

(1) Peminjam menunjukkan blangko peminjaman dan arsip.dokumen yang
telah dipinjam kepada petugas arsip
(2) Petugas meneliti blangko peminjaman dan mencocokkan dengan arsip
yang diserahkar. tersebut, apakah sesual atau tidak, setelah diketahui
sesuai dengan isian blangko, baru arsip tersebut diterima
(3) Petugas mengisi kolom blangko pengembalian yang ada dalam blangko
peminjaman yang dibawa peminjam, bahwa arsip dokumen yang
dipinjam telah dikembalikan dalarn keadaan utuh dan sesuai dengan
waktu yang disepakati.
(4) Petugas mengembalikan arsip dokumen tersebut pada tempatnya dan
mengambil blangko salinan peminjaman (out slip) pada rak arsip
(5) Petugas menandai kolom arsip daftar dokumen yang disimpan dengan
keterangan ADA atau sudah kembali.

LATIHAN SOAL
I. Berilah tanda silang (x) pada jawaban yang paling benar dan
tepat!
1. Cara penyimpanan dokumen-dokumen penting yang disesuaikan
dengan bentuk dan jenisnya dan disusun berdasarkan tanda
pengenalnya adalah
a. System kearsipan c. System indeks
b. System filling d. System abjad
e. System nomor dokumen
2. Tugas penanganan arsip ditangani oleh..
a. Inventaris d. Agendaris
b. Notulis e. Arsiparis
c. Sekretaris
3. Proposal adalah salah satu contoh
a. Surat niaga d. Laporan
b. Surat dinas e. Formulir
c. Surat pribadi
f.
4. Kelebihan dari system tanggal pada pengarsipan adalah
a. Sangat mudah diterapkan karena unit pengolah kegiatannya
berkaitan dengan jatuh tempo
b. Mudah untuk menemukan kembali berdasarkan tanggal
c. Tidak sederhana
d. Sulit diterapkan dalam penemuan kembali
e. Cocok untuk diterapkan pada semua organisasi
5. Peralatan yang dibutuhkan dalam filling system abjad
adalah.
a. Filling cabinet d. Kartu kredit
b. Guide e. A,b,c benar
c. Folder
6. Kegiatan atau proses pengumpulan dan pengolahan dokumen secara
sistematik serta menyebarluaskan kepada pemakai
disebut.

a. Pengumpulan d. Penggandaan
dokumen dokumen
b. Dokumentasi e. Pengolahan
c. Kearsipan dokumen
7. Berikut ini yang merupakan kegiatan utama yang menjadi
kebutuhan dalam dokumen adalah..
a. Pengarsipan dokumen
b. Penggandaan dokumen
c. Pembuatan dokumen
d. A,b benar
e. Benar semua
8. Berikut ini yang termasuk proses penanganan adalah..
a. Penerimaan
b. Penyortiran
c. Pencatatan
d. Pengarahan dan penerusan
e. Semua benar
9. 1) Menentukan folder
2) Menentukan kode
3) Menentukan indeks
4) Menentukan unit
Cara pelaksanaan system filling abjad yang benar adalah
a. 1,2,3,4 d. 1,3,4,2
b. 2,3,4,1 e. 2,1,4,2
c. 1.4.3.2
10. Kelebihan system filling abjad adalah..
a. Mudah diterapkan
b. Tidak terlalu rumit
c. Dapat diterapkan pada semua jenis kegiatan usaha
d. Ekonomis
e. Fleksibel

II. ESAY
1. Sebutkan contoh-contoh dari surat pribadi!
Jawab:
.
..
2. Sebutkan langkah-langkah menemukan kembali arsip yang sudah
disimpan!
Jawab:
.
.
3. Apa yang dimaksud dengan dokumen berbasis hukum!
Jawab :

4. Apakah arti dokumentasi!
Jawab :

..
5. Sebutkan peralatan kantor yang sangat dibutuhkan dalam kaitannya
dengan dokumen!
Jawab:

MEMBUAT DOKUMEN KANTOR 6

2
AKTIVITAS SISWA
1. TUGAS PRIBADI
a. Lakukanlah peminjaman buku atau dokumen lain di
perpustakaan sekolah, catatlah hal-hal atau prosedur
dalam melakukan peminjaman tersebut! Lalu
lakukanlah di perpustakaan lain!
b. Adakah perbedaan jalur administrasi,jelaskan!
2. TUGAS KELOMPOK
Identifikasikanlah kebutuhan dokumen secara umum
dan berilah penjelasan!
1. Proses Dokumentasi
3
Proses dokumentasi berari segala kegiatan yang dilakukan oleh
karyawan atau staff dalam membuat atau menyusun berbagai dokumen-
dokumen kecil yang ada dalam perusahaan tersebut menjadi satu kesatuan
dokumen yang tersusun dengan struktur susunan tertentu.
Pada materi ini akan dibahas mengenai tata persuratan dokumen
kantor dan tata bahasa yang seharusnya digunakan. Untuk lebih jelasnya,
pelajarilah materi berikut dengan baik.
1. Tata Cara Surat Menyurat
Surat atau naskah dokumen atau bukti hitam di atas putih
merupakan bukti otentik dari suatu kegiatan yang telah dilakukan. Surat
ini dapat menunjukkan hal-hal yang terjadi pada waktu tertentu sesuai
dengan waktu yang tercantum dalam dokumen atau surat atau naskah yang
dibuat tersebut.
a. Pengertian Surat
Surat memiliki beberapa definisi, tetapi pada umumnya surat adalah
tulisan yang dibubuhkan dalam kertas untuk tujuan tertentu, sebagaimana
yang disampaikan oleh beberapa ahli berikut ini.
1) W.J.S Poerwardaminta, dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia,
menjelaskan bahwa surat adalah kertas yang bertuliskan atau alat untuk
menyampaikan suatu maksud secara tertulis.
2) Drs. Engelbertus Martono menyatakan surat hanyalah secarik kertas
yang bertuliskan berita, namun berperan sebagai piranti (sarana)
komunikasi individuatau kelompok.
3) Drs. H. Suhanda Panji menyatakan surat adalah sehelai kertas atau
lebih yang membuat suatu bahan komunikasi yang disampaikan oleh
seseorang kepada orang lain baik atas nama pribadi maupun
kedudukan dalam organisasi atau kantor.

4
b. Jenis-jenis Surat
atau Naskah
Jenis-jenis surat sangat banyak sekali dalam aktivitas manusia, oleh
karena itu perlu adanya penggolongan surat berdasarkan karakteristik atau
ciri-ciri yang ada dalam surat-surat tersebut. Berikut ini akan dijelaskan
beberapa pengelompokan surat berdasarkan karakteristik yang ada dalam
surat tersbut.
1) Surat berdasarkan jenis dan karakter isinya
Jika dilihat dari karakter ini sebuah surat, maka surat-surat yang ada
akan dapat dikelompokkan menjai beberapa kelompok surat, yaitu :
a) Surat pribadi
Surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya
menyangkut kepentingan pribadi. Untuk saat ini, surat pribadi tidak
hanya berbentuk teks atau tulisan dalam kertas, seiring dengan
kemajuan teknologi yang ada, bentuk surat pribadi dapat dibuat
dengan berbagai alat teknologi maju, misalkan menggunakan HP,
Email, Faximile atau menggunakan perangkat tekniologi maju
lainnya. Surat pribadi memiliki karakteristik pada umumnya
sebagai berikut.
(1) Bentuknya tidak ada batasan atau bebas.
(2) Tidak ada aturan naku yang mengikat bentuk dan tata cara
penulisan.
(3) Penggunaan bahasa surat bebas sesuai dengan keinginan
penulisnya.
(4) Masih memerlukan etika bahasa yang baik.
Tujuan penulisan surat pribadi ini lebih banyak untuk kerabat dekat
atau sahabat dan teman atau juga orang-orang yang memiliki ikatan
atau hubungan tertentu. Misalkan keluarga, sahabat, teman dan
lainnya.

5
Perbedaan antara surat pribadi dengan surat dinas atau formal
adalah:
(1) Surat pribadi menggunakan kata ganti orang pertama saya
karena penulisan tidak mewakili organisasi. Surat ninas atau
formal tidak menggunakan kata ganti orang pertama karena
mewakili sebuah institusi atau organisasi.
(2) Surat pribadi tidak memakai kepala surat, nomor surat, jabatan,
atau simbol-simbol organisasi. Surat dinas atau formal
menggunakan kepala surat, nomor surat, jabatan, atau simbol-
simbol organisasi sebagai identitas organisasi.
(3) Surat pribadi berisi masalah pribadi sehingga bisa dibuat secara
panjang lebar. Surat dinas atau formal memiliki karakteristik isi
yang padat jelas dan singkat tan[a ada basa-basi.
(4) Bentuk surat pribadi tidak mempunyai aturan khusus, jadi
bentuknya bebas. Surat dinas atau formal memiliki bentuk
standar tertentu dan bersifat tetap.
b) Surat dinas
Surat dinas atau formal merupakan bentuk surat yang digunakan
untuk keperluan yang berkaitan antara istitusi atau organisasi
dengan isnstitusi atau organisasi lain dan juga antara institusi atau
organisasi dengan pribadi-pribadi ataupun sebaliknya. Berikut ini
akan dijelaskan beberapa surat dinas yang ada, dimana format
penulisan yang ada memiliki bentuk tetap.
Macam-macam surat dinas:
(1) Surat dinas pribadi
Surat dinas pribadi disebut juga surat setengah resmi, yaitu
surat-surat yang dikirimkan dari sesorang atau pribadi kepada
suatu instansi atau perusahaan. Contohnya: surat lamaran kerja,
surat permohonan tidak masuk kerja, surat komplain, surat
saran dan kritik, dan lain-lain. Berikut ini isi standar Surat

6
Lamaran Pekerjaan dan tata cara penulisannya.
Isi pokok dari surat lamaran pekerjaan adalah:
(a) Sumber informasi lowongan pekerjaan serta posisi dan
jabatan yang diinginkan,
(b) Data pribadi, dan
(c) Lampiran-lampiran atau bukti-bukti pendukung.
Sedangkan tata cara penulisan surat lamaran pekerjaan adalah:
(a) Surat lamaran ditulis dengan tangan di kertas double folio
bisa juga diketik.
(b) Surat sebaiknya ditulis tanpa coretan ataupun hapusan.
(c) Bagian-bagian surat yang ditulis adalah tanggal surat,
alamat dalam, salam pembuka, isi surat salam penutup, dan
penulis surat.
(d) Surat berisi hal-hal yang positif dari diri pelamar.
(e) Surat lamaran sebaiknya diberi lampiran daftar riwayat
hidup (Curriculum Vitae).
(2) Surat izin
Surat izin adalah surat pribadi yang bersifat kedinasan karena
menyangkut urusan perseorangan dalam kaitannya dengan
suatu instansu atau lembaga. Pada prinsipnya surat izin berisi
tentang permohonan izin tudak masuk kerja, nama pegawai
yang tidak masuk kerja, dan sebab-sebab ketidakhadiran
dengan dilampiri bukti-bukti lain sebagai pendukung untuk
menjelaskan alasan tudak masuk kerja pegawai, seperti surat
keterangan sakit dari dokter dansurat keterangan lain yang
berhubungan dengan alasan tidak masuk kerja.
(3) Surat dinas swasta
Surat dinas swasta termasuk surat resmi. Surat dinas swasta
adalah surat yang dibuat oleh instansi-instansi swasta dengan
tujuan kepada karyawannya atau relasi atau pelanggannya
ataupun instansi lain yang terkait. Contohnya adalah surat
undangan rapat untuk karyawan, surat undangan pertemuan

7
untuk para relasi, dan surat undangan rapat tahunan
para pemegang saham atau surat kerja sama.
(4) Surat niaga
Surat niaga adalah surat mengenai masalah perdagangan yang
dibuat oleh perusahaan untuk dikirim pada langganannya atau
juga kolega dan dinas terkait. Contohnya adalah surat
perkenalan barang, surat penawaran barang, dan surat pesanan
barang, eksoir impor dan surat pabean.
(5) Surat dinas pemerintah
Surat dinas pemerintah adalah surat-surat berisi masalah-
masalah administrasi pemerintahan yang dibuat oleh instansi
pemerintah. Contohnya adalah surat keputusan dan surat
instruksi.
2. Tata Bahasa Surat Menyurat
Dalam kegiatan surat menyurat salah satu hal terpenting yang
harus diperhatikan adalah penggunaan tata bahasa di dalam surat, hal
ini karena surat merupakan salah satu bukti otentik atau dokumen
penting sebagai tanda bukti yang sah dalam sebuah perusahaan atau
organisasi.
Penggunaan tata bahasa dalam surat adalah menggunakan bahasa
yang sudah baku, sebuah surat dikatakan berkualitas dan baik bila
memiliki karakteristik sebagai berikut:
1. Surat harus mempunyai maksud dan tujuan yang jelas sehingga
mudah dimengerti oleh si penerima.
2. Surat ditulis dalam bentuk yang menarik, khususnya untuk surat
pribadi dan untuk surat dinas harus mengikuti aturan pembuatan
surat yang baku
3. Surat menggunakan bahasa yang mudah dimengerti, artinya
haruslah memakai bahasa yang baik dan benar serta dalam susunan
kalimatnya harus runtut.
4. Surat menggunakan kemampuan bahasa yang sesuai dengan
kemampuan pihak yang menerima.

8
5. Surat harus mencerminkan pengertian terhadap masalah-
masalah yang dihadapi oleh orang yang dituju.
6. Menghindari penggunaan kata dan kalimat yang dipandang tidak
perlu dan dirasa dapat membingungkan pihak penerima.
7. Surat hendaknya menunujukkan budi bahasa serta kewibawaan.
8. Surat mengikuti peraturan pembuatan surat yang umum atau sesuai
dengan peraturan yang ada pada instansi.
9. Surat menggunakan tinta hitam dalam penulisannya.
10. Memakai sampul surat yang sesuai dengan keperluannya.
Secara umum bahasa yang digunakan dalam penulisan surat

mempunyai syarat-syarat yaitu :
1. Surat ditulis dalam bentuk yang menarik.
2. Setiap kalimat dalam surat harus bermakna dan berguna.
3. Hindarkan dari singkatan yang tidak perlu terutama singkatan
sendiri.
4. Nada surat harus sopan dan bijaksana.
5. Surat jangan terlalu panjang.
2. Alat-alat Kantor
Setiap kantor dari sebuah perusahaan atau instansi tentu memiliki

bermacam-macam peralatan yang berguna untuk menunjang kegiatan yang
ada terutama sangat menunjang dalam pembuatan dokumen. Tetapi pada
umumnya peralatan kantor itu memiliki keseragaman antara kantor satu
dengan kantor yang lain. Untuk lebih jelasnya pelajarilah materi berikut
ini.
1. Jenis dan Fungsi Alat kantor
Setiap perusahaan atau kantor dari perusahaan atau instansi baik

pemerintahan atau swasta tentu memiliki berbagai alat pendukung

9
kegiatan perkantoran, dimana setiap alat memiliki fungsi dan
kegunaan sendiri, akan tetapi setiap alat tersebut saling melengkapi.
Berikut ini beberapa alat yang ada dalam sebuah kantor.
a. Alat komunikasi Kantor
Alat komunikasi adalah seluruh alat yang digunakan untuk keperluan
komunikasi, alat ini bermacam-macam bentuknya dan berbeda-beda
kegunaannya, di antaranya adalah:
1) Telepon
Telepon adalah alat komunikasi jarak jauh dan bersifat dua arah,
alat ini merupakan media yang paling banyak digunakan dalam
kegiatan kantor. Dalam penggunaannya ada aturan tertentu yang
harus ditaati sebagai bentuk prinsip ergonomic alat kantor.
a) Tata krama dalam bertelepon
(1) Dalam berbicara harus sopan dan tidak kasar.
(2) Berbicara dengan singkat padat dan jelas.
(3) Pada waktu bertelepon tidak menempelkan mulut pada
gagang telepon, agar suara yang didengar jelas dan
tidak terganggu suara napas yang keluar.
b) Prinsip yang harus diperhatikan dalam bertelepon
(1) Angkatlah segera telepon jika berdering.
(2) Jangan biarkan telepon berdering lebih dari tiga kali.
(3) Berikan salam dan identitas yang jelas.
(4) Hindari penggunaan kata Hallo.
(5) Sediakanlah catatan dan alat tulis didekat telepon jika
sewaktu-waktu butuh untuk mencata pesan.
(6) Menutup telepon setelah penelepon menutup telepon.
2) Telegram
Telegram adalah sebuah alat komunikasi yang berbentuk tulisan
yang dibuat dengan menggunakan sandi-sandi morse tertentu oleh
orang-orang tertentu, karena tidak setiap orang tahu akan sandi
morse yang digunakan. Fungsinya sama dengan telepon tetapi lebih
sulit penggunaannya dari pada telepon.

0
3) Teleks dan teleteks
Kedua jenis alat ini hampir sama dengan telegram, akan tetapi
lebih maju, karena yang dikirim langsung dalam bentuk tulisan
yang dibuat dari tombol huruf seperti mesin tik dan memiliki
salinan rekaman yang bisa dibaca oleh setiap orang.
4) Faksimil (fax)
Faksimil atau lebih dikenal dengan sebuah Fax adalah bentuk alat
yang berfungsi mengirimkan surat melalui jaringan telep[on,
dokumen yang dikirimkan melalui mesin fax adalah salinan dari
dokumen asli yang digunakan oleh pengirim.
5) Email
Email adalah surat elektronik yang dibuat dalam jaringan komputer
yang terhubung dalam jaringan internet, email ini merupakan
media pengiriman surat yang lebihmaju dari media yang
sebelumnya, dimana dalam pengiriman surat dapat dilampiri atau
ditambahkan beberapa dokumen yang disertakan dan berupa
dsokumen elektronik.
6) Web
Web atau lebih dikenal sebagai portal internet adalah media
komunikasi massal dalam jaringan internet, melalui media ini
setiap orang dapat berkomunikasi dengan pihak-pihak yang
memiliki alamat web tersebut dan dalam alamat web akan
disampaikan informasi umum mengenai institusi yang memiliki
dan informasi lain.
b. Mesin Perkantoran
1) Komputer
Komputer adalah mesin kantor yang sekarang ini banyak digunakn
oleh setiap kantor, dan merupakan kebutuhan dari setiap kantor
untuk mengolah berbagai dokumen yang ada untuk diubah dalam
bentuk mikro.
2) Printer
Printer adalah mesin kantor yang berfungsi untuk mencetak

1
berbagai bentuk dokumen dalam bentuk kertas, printer
merupakan mesin cetak yang paling kecil.
3) Mesin tik
Mesin tik adalah mesin cetak sederhana yang terbatas dalam
bentuk tulisan saja, walaupun mesin ini tergolong sudah
ketinggalan zaman tetapi masih banyak digunakan oleh instansi
perkantoran, terutema untuk daerah yang belum terjangkau listrik.
4) Mesin Fotokopi
Mesin fotokopi adalah mesin penggandaan dokumen yang efisien
jika digunakan dalam jumlah kecil penggandaan, prinsipnya sama
dengan printer, tetapi hanya untuk penggandaan bukan untuk
mencetak dokumen.
5) Mesin Risograf
Mesin risograf adalah mesin cetak multi fungsi yang fungsinya
hampir sama dengan mesin fotokopi, tetapi dalam
pengoperasiannya lebih cepat dan lebih murah dari mesin fotokopi
apalagi jika penggandaan dalam jumlah banyak.
c. Peralatan Presentasi
1) OHP
OHP (over head proyektor) adalah mesin presentasi pertama yang
dikenal yang funsinya untuk menampilkan dokumen atau naskah
presentasi dalam bentuk lebih besar dari asalnya dengan
menggunakan media kaca pembesar untuk kemudian ditampilkan
dalam layar tertentu atau tembok, sehingga tulisan dari naskah
yang dibuat dapat dilihat oleh orang banyak.
2) LCD proyektor
LCD proyektor adalah mesin atau alat presentasi yang lebih maju
dari OHP dimana fungsinya sama dengan OHP tetapi berbeda
sumber inputnya dan dokumen yang ditampilkan, melalui LCD
proyektor ini tampilan yang dihasilkan bukan hanya berbentuk

2
tulisan tetapi juga berbentuk gambar bergerak.
3) Microphone
Microphone adalah alat untuk merubah volume suara menjadi lebih
keras melalui media penguat suara.
4) Laptop
Laptop adalah bentuk lain dari komputer, pada prinsipnya sama
dengan komputer, tetapi laptop lebih mudah untuk dibawa kemana-
mana karena bentuknya lebih kecil dan lebih rinan dengan
kemampuan yang sama.
2. Perabot Standar Minimal Kantor
Perabot standar minimal kantor adalah perlengkapan yang memang

harus ada dalam sebuah kantor, misalkan meja, kursi, almari dan rak arsip.
Bila dikaitkan dengan pembuatan dokumen perabot-perabot ini dapat
menunjang dan membantu dalam pengelolaan dokumen. Untuk lebih
jelasnya pelajarilah materi berikut ini:
1. Meja
Meja salah satu perabot utama yang harus ada untuk melakukan
segenap kegiatan kantor terutama dalam kegiatan tata usaha.
2. Kursi
Meja salah satu perabot utama yang harus ada untuk melakukan
segenap kegiatan kantor yang member kenyamanan bagi pelaku
organisasi.
3. Alamri
Alat pendukung pekerjaan kantor, yang fungsinya sebagai tempat
penyimpanan berbagai dokumen atau peralatan kantor yang kecil.
4. Rak arsip
Rak arsip adalah bentuk almari yang berfungsi khusus untuk
kemudahan menemukan kembali banyaknya surat masuk dan keluar
dengan cepat, dan diperlukan adanya kegiatan pengarsipan dari setiap
dokumen.

3
I. Berilah tanda silang (x) huruf a,b,c,d atau e pada jawaban
yang paling tepat!
1. Perbedaan antara surat pribadi dan surat dinas adalah
a. Surat pribadi menggunakan orang kedua
b. Surat pribadi menggunakan kepala surat
c. Surat pribadi berisi masalah pribadi
d. Bentuk surat pribadi tudak mempunyai aturan
e. Surat pribadi berisi masalah bersama
2. Setiap pekerjaan selalu membutuhkan kerja sama dengan pihak lain untuk
mencapai tujuannya, karena itu kegiatan surat menyurat sangat diperlukan
dan perlu persiapan yang meliputi.
a. Pendiktean, pengetikan, pengiriman, pengarsipan dan pemakaian
tenaga manusia.
b. Pendiktean, penulisan, pengiriman dan pemakaian tenaga manusia.
c. Pendiktean, penulisan, pengarsipan dan pengantaran.
d. Penulisan, pengiriman, pengarsipan,dan pemakaian tenaga manusia
e. penulisan, pengetikan, pengiriman dan pengarsipan
3. Alat yang digunakan untuk mengarsip adalah.
a. Rak surat c. Arsip
b. Tempat surat

4
d. Box file
e. Lemari surat
4. Untuk memudahkan menemukan kembali surat masuk dan surat keluar

dengan cepat, diperlukan adanya
a. Kegiatan penyimpanan d. Pencatatan
b. Kegiatan dokumen e. Kegiatan pengarsipan
c. Laporan pengiriman
berkala
5. Berdasarkan keamanannya surat digolongkan menjadi.
a. Satu criteria d. Empat criteria
b. Dua criteria e. Lima criteria
c. Tiga criteria
6. Surat- surat yang dikirimkan kepada alamat tertentu dan isinya tidak boleh
diketahui orang lain adalah..
a. Surat pribadi d. Surat tertutup
b. Surat biasa e. Surat terbuka
c. Surat dinas
7. Suatu alat komunikasi yang berupa surat dalam lingkungan dinas yang
penyampaiannya tidak resmi adalah..
a. Nota d. Memorandum
b. Niaga e. Memoran
c. Konfiden
8. Alat pengiriman dokumen yang sama dengan aslinya baik tulisan atau
gambar dalam waktu singkat disebut
a. Ponsel d. Facsimile
b. Telepon e. handphone
c. Airphone
9. Orang yang melakukan surat menyurat disebut.

5
a. Korespondensi d. Konseptor
b. Filling e. Koresponden
c. Mail handing
10. Surat pribadi umumnya bersifat..

a. Perseorangan
b. Kebersamaan
c. Pribadi
d. Kekeluargan

6
e. Umum
II. Jawablah pertanyaan di

bawah ini dengan benar dan
tepat!
1. Sebutkan yang termasuk ke dalam mesin dan peralatan kantor!
Jawab :
.
2. Apakah yang dimaksud dengan proses dokumentasi?
Jawab :

3. Seberapa pentingkah peranan alat-alat kantor dalam membantu pembuatan dokumen!
Jawab : .
..
4. Bagaimana tata bahasa yang baik dalam menulis surat!
Jawab :.

5. Sebutkan perabot minimal kantor yang harus ada dan jelaskan alasannya!
Jawab : ..
..
AKTIVITAS SISWA
Evaluasi 108
1. Tugas pribadi
Mengidentifikasi jenis-jenis dan fungsi
peralatan kantor sebuah perusahaan yang
membantu dalam peoses dokumentasi . Beri
penjelasan !
2. Tugas kelompok
a. Sebutkan beberapa media atau alat perkantoran yang ada di sekolah anda!
b. Jelaskan bagaimana penggunaanya!
c. Sebutkan beberapa dokumen-dokumen yang ada di sekolah anda!
d. Kumpulkan hasil pekerjaan anda kepada Guru untuk dinilai!
Evaluasi 109
A. Pengertian Dokumentasi
Dokumen merupakan salah satu hal penting

untuk dipelajari, sebab di era globalisasi yang serba
canggih ini kita tidak dapat menghindari dari masalah
dokumen yang merupakan sumber informasi yang
sangat penting dan diperlukan oleh suatu instansi, organisasi, atau negara. Tugas dokurnentasi
adalah menyediakan informasi, baik berupa ilmu pengetahuan maupun teknologi yang sangat
berharga.
Kata dokumen menurut bahasa Inggris berasal dari kata document. Menurut
Kamus Umum Bahasa Indonesia, dokumen adalah sesuatu yang tertulis atau tercetak
yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan. Sedangkan menurut kamus
kepegawaian pcngertian dokumen adalah sebagai berikut.
Semua catatan tertulis, baik tercetak maupun tidak tercetak.
Segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan dipilih untuk
dikumpulkan, disusun, disediakan atau untuk disebarkan. Dokumen dapat membuktikan
dengan keterangan, melengkapi keterangan dengan fakta-fakta. Dokumen melengkapi
keabsahan keterangan, seperti surat keterangan, pernyataan, lampiran-lampiran, seperti
untuk rnelengkapi sebuah buku atau tesis.Menurut ensiklopedia, dokumen berarti surat
akta, piagam, surat resmi, dan bahan rekaman atau tercetak yang dapat memberikan
keterangan untuk penyelidikan ilmiah dalam arti luas.
Jika kita simak dari pengertian-pengertian di atas, ternyata pengertian dokumen
itu sangat luas. Dokumen mencakup segala macam benda yang dapat memberikan
keterangan yang sangat penting,bagi kegiatan organisasi/instansi dalam rnelaksanakan
tugasnya.
B. Jenis-jenis Dokumen dan Penggolongannya
Dokumen merupakan objek yang menyajikan informasi. Dokumen-dokumen yang

kita temukan itu ada yang langsung dapat dimanfaatkan, ada pula yang memerlukan
paralatan secara khusus untuk pemanfaatannya. Kegunaan dokumen adalah sebagai alat
pembuktian suatu informasi dokumen dalam suatu penelitian bagi ilmu pengetahuan. Kita
Evaluasi 110
harus memahami, bahwa dokumentasi adalah
sumber informasi dokurnen. Oleh sebab itu,
penggolongan dokumen sangat luas jangkauannya.
Dokumen dapat digolongkan rnenjadi beberapa
macam yaitu:
1. Menurut Jenisnya
a. Dokumen fisik
Dokumen fisik adalah dokurnen yang menyangkut materi ukuran, berat, tata
letak, sarana patasatana, dan sebagainya. Dengan kata lain dokumen jenis ini berupa
berkas surat-surat.
b. Dokumen intelektual
Dokumen intefektual adalah dokumen yang mengacu kepada tujuan, isi
subjek, sumber, metode penyebaran, cara memperoleh, keaslian dokumen dan
sebagainya.
2. Menurut Sifatnya
a. Dokumen tekstual
Dokumen tekstual adalah dokumen yang menyajikan informasi dalam
bentuk tertulis. Misalnya, majalah, buku, katalog, surat kabar, dan sejenisnya.
b. Dokumen nontekstual
Dokumen nontekstual adalah dokumen yang berisi beberapa teks.
Misalnya, peta, grafik, gambar, rekaman, monumen, dan sejenisnya.
3. Menurut Literaturnya
a. Dokumen korporll
Dokumen korporil adalah dokumen yang mencakup mated tercetak, tidak
tercetak, prasasti, manuskrip, dan benda seni yang disimpan di musium dan
perpustakaan.
b. Dokumen literatur
Dokumen literatur adalah setiap bahan cetak dan noncetak yang
mengandung informasi atau keterangan tertentu yang berguna.
4. Menurut Kepentingan dan Kekhususannya
Evaluasi 111
Dokumen ini ruang lingkupnya sangat
luas. Dalam pembahasannya kita batasi pada
dokumen yang dianggap penting saja.
Menurut kepentingannya dokumen dapat
dibedakan menjadi:
a. Dokumen pribadi
Dokumen pribadi adalah dokumen yang dikumpulkan oleh perseorangan dan
merupakan koleksi dokumen pribadi. Misalnya koleksi keramik atau barang
antik.
b. Dokumen ekonomi
Dokumen ekonomi adalah dokumen yang berisi informasi tentang perkembangan
perekonornian suatu bangsa dan negara. Informasi dokumen ekonomi
berhubungan dengan kebutuhan dan kemakmuran manusia. Misalnya, penemuan
produk baru, devaluasi, inflasi, deregulasi, ekspor-impor, neraca perdagangan,
dan sebagainya.
c. Dokumen sejarah
Dokumen sejarah adalah dokumen yang berisi informasi sejarah peradaban dan
kebudayaan suatu bangsa. Contohnya, fosil-fosil manusia purba, naskah-naskah
kuno, Piagam Jakarta, Piagam Proklamasi, dan sebagainya.
d. Dokumen kedokferan
Dokumen kedokteran adalah dokumen yang berisi informasi tentang
perkembangan ilmu kedokteran. Misalnya, dokumen ilmu bedah, dokumen obat-
obatan, dokumen macam-macam penyakit dan cara penyembuhannya, dan
sebagainya.
e. Dokumen pemerintah
Dokumen pemerintah adalah dokumen yang berisi informasi tentang
ketatanegaraan auatu pemerintahan. Misalnya: peraturan-peraturan, perundang-
undangan, Keppres, Ketetapan-ketetapan dan sebagainya.
5. Menurut Dakumentasi
Evaluasi 112
a. Dokumen primer
Dokumen primer adalah dokumen yang
berisi informasi tentang hasil-hasil
penelitian asli atau langsung dari
sumbernya. Contoh: paten penelitian,
laporan, disertai, kertas kerja, dan lain-lain.
b. Dokumen sekunder
Dokumen sekunder adalah dokumen yang memberikan informasi tentang literatur
primer. Pada umumnya dokumen sekunder disebut dokumen bibliografi.
c. Dokurnen fersier
Dokumen tersier adalah dokumen yang memberikan informasi tentang literatur
sekunder. Misalnya buku, teks panduan fiteratur, dan bibliografi.
C. Memilih Alat yang Sesuai
Dalam memproduksi dokunen terdapat 2 kegiatan utama yaitu penggandaan

dan pengumpulan dokumen. Pada kegiatan tersebut pemilihan alat-alat atau mesin-mesing
yang sesuai sangat diperlukan agar kegiatan memproduksi dokumen bisa berjalan dengan
lancar. Mesin-mesin tau alat-alat yang pada umumnya sering digunakan yaitu, mesin stensil,
mesin perekan sheet/ scanner, mesin fotokopi dan mesin penjilid. Adapun keterangan lebih
;anjut akan diuraikan dalam pembahasan berikut ini.
1. Penggunaan Mesin Stensil
Mesin stensil merupakan salah ssatu mesin pengganda dokumen yang sampai
sekarang masih banyak digunakan di setiap kantor. Berdasarkan cara kerjanya, mesin
stensil dapat dibedakan atas:
a. Mesin stensil manual
b. Mesin stensil listrik
Mesin stensil manual, yaitu mesin stensil yang
cara kerjanya digerakkan dengan menggukana
tangan (engkol).
Evaluasi 113
Secara umum mesin stensil manual
memiliki ciri-ciri antara lain:
1) Digerakkan dengan tangan manusia,
2) Komponen dan cara kerja mesinnya mekanis,
3) Tinta yang digunakan adalah tinta stensil berwarna hitam,
4) Sheet yang digunakan bisa sheet stensil, sheet scanner atau stensil cutter
sebagai sheet master,
5) Ukuran kertas maksimum adalah folio (8,5 inci x 13 inci).
Komponen-komponen mesin stensil manual, yaitu:
1) Baki kertas, gunanya untuk menyimpankertas yang akan diputar. Bagian-
bagian yang terdapat pada baki kertas terdiri dari:
a) Ukuran kertas/skala berfungsi untuk mengukur posisi kertas stensil yang
akan diputar.
b) Pengepres kertas, yang berada disebelah kiri dan kanan bagi kertas yang
berfungsi agar posisi kertas yang ada pada baki kertas ridak mudah
menggeser ke kiri dan ke kanan.
c) Kunci pengepres tinta, dengan cara menarik ke atas apabila kunci ini ma
dibuka, untuk mengarur posisi kertas.
2) Rol pendorong kertas, letaknya di dalam dan fungsinya uuntuk menekan kertas
yang ada di baki keras dan untuk mendorong kertas masuk ke dalam rol atau
gulungan mesin stensil.
3) Rol atau silinder atau gulungan stensil, yang terdiri dari:
a) Gulungan besar yang berada di sebelah atas,
b) Gulungan kecul yang berada di bawah gulungan besar,
c) Gulungan pembantu yang berfungsi untuk mengeluarkan kertas yang telah
di cetak ke dalam baki penadah.
4) Pembungkus silinder atau pembungkus gulungan, yang membungkus
gulungan besar dan gulungan kecil.
Evaluasi 114
5) Kunci setelan, yang berfungsi untuk
mengarur beberapa jumlah salunan
yang akan dihasilkan atau yang akan
dibutuhkan.
6) Baki penadah kertas, fungsinya untuk
menampung hasil dari stensil.
Bagian-bagian yang terdapat pada baki penadah:
a) Kunci oengarur lebar kertas.
b) Kunci pengtur panjang kertas.
7) Kunci dengan tanda ON, funsi kunci tersebut ditekan apabila penyetensilan
akan segera dimulai.
8) Kunci dengan tanda OFF, fungsi kunci tersebut ditekan apabila penyetensilan
akan berhenti.
9) Kunci dengan tanda terdapat pada satu tuts.
a) Kunci dengan tanda berfungsi untuk membangunkan lidah mesin stentsil
apabila akan meratakan ujung kertas yang terletak di sebelah dalam
(caranya ditekan).
b) Kunci dengan tanda berfungsi untuk menidurkan kembali lidah mesin
stensl (caranya ditekan).
10) Lidah mesin stensil, berfungsi untuk meratakan ujung kertas yang ada di
bagian dalam mesin stensil.
11) Engkol, berfungsi untuk menggerakkan mesin stensil, dengan cara menarik
atau mendorong engkol searah jarum jam atau kearah depan.
Pemakaian stensil sheet dalam penggandaan naskah
Evaluasi 115
Langkah-langkah pemakaian stensil sheet
dalam penggandaan naskah adalah sebagai
berikut :
1) Menyiapkan kertas stensil dan
diusahakan kertas stensil jangan yang
lembab, karena kertas stencil yang
lembab akan menghasilkan stensilan yang kurang baik.
2) Bukalah penutup mesin stensil yang terdapat pada bagian depan dan belakang
mesin,
3) Bersihkan dahulu semua kotoran tinta yang melekat pada badan mesin, yaitu
pada baki kertas dan baki penadah.
4) Pasang sheet stensil pada rol atau gulungan mesin stensil, sehingga sheet akan
menempel pada pembungkus rol.
Langkah-langkah dalam pemasangan sheet stensil adalah sebagai berikut.
a) Putar engkol searah jarum jam, sehingga posisi penjepit sheet stensil
terletak di bagian atas.
b) Selanjutnya bukalah penjepit sheet stensil tersebut.
c) Masukkan bagian sheet yang terlubang ke dalam penjepit sheet. Ujung
sheet bagian bawah diusahakan terurai ke bawah dan jangan sampai
melekat pada pembungkus rol.
d) Selanjutnya kunci/ penjepit sheet ditutup kembali.
e) Tangan kiri memegang engkol, dan tangan kanan memegang ujung bawah
sheet stensil:
f) Putar engkol secara perlahan-lahan, sambil ratakan sheet stensil menempel
pada pembungkus rol.
5) Putarlah engkel berulang-ulang sampai tinta stensil rata di permukaan sheet
stensil.
6) Masukkan kertas stensil ke dalam baki kertas, dan usahakan posisi kertas ada di
tengah tengah dengan cara menggunakan skala yang ada di ujung depan baki
kertas.
7) Geser kunci pengepres kertas yang ada di kanan kiri baki kertas, sampai kedua-
duanya menghimpit.
Evaluasi 116
8) Stel kunci setelan pada posisi angka,
sesuai yang kita kehendaki (jumlah hasil
gandaan yang diminta) dan angka,
berjalan menunjukkan (00000) bila hasil
gandaan yang dikehendaki telah dicapai.
9) Tekan kunci ON, apabila kunci ini
ditekan, maka rol pendorong ke atas secara otomatis akan turun dan menekan
kertas stensil yang ada di dalam baki kertas.
10) Siapkan baki penadah dengan mengatur.
a) kunci pengatur lebar, dan
b) kunci pengatur panjang kertas, sesuai dengan ukuran kertas yang
dipergunakan.
11) Futar engkol sampai selesai.
12) Apabila ternyata posisi kertas belum benar sesuai dengan posisi yang
dikehendaki, pemutaran engkol berhenti. Betulkan posisi kertas, dengan
menekan kunci OFF terlebih dahulu.
b. Mesin Stensil Listrik

Berfungsi sama seperti mesin stensil manual, yaitu
untuk menggandakan warkat dengan sheet stensil.
Penggunaan mesin stensil listrik memiliki beberapa keuntungan antara lain :

1) Hasil penggandaan tampak lebih bagus.
2) Pengoperasian mesin lebih mudah.
3) Tinta yang digunakan lebih irit.
4) Tenaga yang dibutuhkan lebih ringan.
Evaluasi 117
Secara garis besar (sampai scat ini) ditinjau
dari penggunaan komponen dan cara kerja
mesinnya, mesin stensil ada 3 macam yaitu:
1) Mesin stensil manual (komponen
mekanis dan tenaga penggeraknya
manual).
2) Mesin stensil listrik (komponen mekanis dan tenaga penggeraknya tenaga
listrik).
3) Mesin stensil elektronik (komponen mekanis dan tenaga penggeraknya tenaga
listrik serta dilengkapi dengan panel board yang bekerja secara otomatis dan
sistem operasinya adalah sistem elektronis.
Mesin stensil listrik dengan sistem elektronik memiliki beberapa kelebihan
(dibanding dengan mesin stensi! listrik biasa) antara lain:
1) Penggandaan dapat menggunakan kertas doubel folio/doubel kuarto.
2) Dilengkapi dengan lampu-lampu penunjuk operator, hingga memudahkan
dalam pengoperasiannya (merk Gestetner 4170).
3) Panel board yang menyatu hingga memudahkan operator.
4) Sheet stensil bekas pakai secara otomatis akan masuk ke dalam.
5) Memasang dan melepaskan sheet stensil secara otomatis, hingga tangan
operator tidak kotor.
Pada mesin stensil listrik dengan sistem elektrik (khususnya merk Gestetner
4170 dan 4130), komponen-komponennya terdiri dari:
1) Mesin
a) Rol penekan (press roll)
Berfungsi untuk menempelkan kertas pada sheet hingga didapat hasil
gandaan.
b) Rol tinta (ink roll)
Berfungsi untuk meratakan tinta pada permukaan layar tinta (ink
screen).
c) Layar tinta (ink screen)
Berfungsi untuk meletakkan sheet stensil, menyaring dan sekaligus
meratakan tinta.
Evaluasi 118
d) Plat baja (steel band)
Berfungsi untuk mengaitkan
penyaring tinta.
2) Kerangka mesin
a) Penutup atas (top cover)
Berfungsi untuk menutup sheet
stensil sesudah dipasang.
b) Tempat tinta (ink room)
Dilengkapi dengan tube tinta yang letaknya melintang.
c) (handle)
Berfungsi untuk menggandakan secara manual.
d) Tombol (on-off switch)
Berfungsi untuk menghidupkan dan mematikan mesin.
e) Rol penarik kertas
Berfungsi untuk menarik kertas dari papan kertas
f) Pengatur posisi cetakan (copy positioning)
Berfungsi untuk mengatur tinggi rendahnya hasil cetakan.
g) Pengatur tekanan cetakan
Berfungsi untuk mengatur tekanan sesuai dengan berat ringannya jenis
kertas yang digunakan (kertas ringan 55-76 gr, normal 77-99 gr dan
berat di atas 100gr).
3) Penutup mesin
a) Papan kertas (paperboard)
Berfungsi untuk menempatkan kertas yang akan digandakan dan
sebagai penutup mesin bagian belakang.
b) Papan penerima (receving board)
Berfungsi untuk menampung hasil gandaan dan sebagai penutup mesin
bagian depan.
4) Papan tombol (panel board)
Evaluasi 119
Gambar 3.2. Papan tombol Gestetner 4130 Gambar 3.3.
Papan tombol Gestetner 4130
a) Tombol start dan stop

Berfungsi untuk memulai dan
menghentikan penggandaan.
b) Penghitung (counter)
Berfungsi untuk mengatur banyaknya hasil gandaan.
c) Penyetop pemasukan kertas
Berfungsi untuk. menghentikan rol penarik kertas, sehingga pemasukan
kertas terhenti.
d) Pengatur kecepatan cetakan
Berfungsi untuk menambah kecepatan (tombol (+)) dan untuk
mengurangi kecepatan (tombol (-)).
e) Pengatur jalur tinta

Berfungsi untuk penyaluran tinta ke tiap bagian (sisi dan tengah).
f) Pengatur pengeluaran tinta
Berfungsi untuk mengatur pengeluaran tinta.
g) Tombol pemberi tinta
Berfungsi untuk mengeluarkan tinta (tombol digeser ke kanan).
Evaluasi 120
2. Penggunaan Mesin Perekam Sheet/Scanner
Mesin scanner adalah sejenis mesin pengganda yang dapat menyalin ulang kembali
berbagai proses, kondisi atau keadaan fisik melalui
pembuatan master sheet dengan cara merekam.
Mesin scanner ini seperti fotokopi yang dapat
menyalin, tetapi hasil dari kopinya bukan di bawah
melainkan disamping dokumen aslinya.
Keterangan:
1) Rol pemasang sheet
2) no, pemasang warkat yang akan disalin
3) Jarum scanner atau jarum percekin api
4) Tempat memasang jarum
5) Tombol untuk menghidupkan mesin (ON)
6) Tombol untuk mematikan mesin (OFF)
Evaluasi 121
7) Tombol pengatur panasnya sinar.
8) Tombol pengatur ketajaman hasil tulisan,
yang terdiri dari angka 0-5. bila diputar
ke angka yang lebih besar (5) tulisan akan
semakin kabur, sedangkan bila digeser ke
angka yang lebih kecil (1 atau 2), tulisan
akan semakin jelas,
9) Tombol pengatur rol pemutar warkat, yang terdiri dari
a) Apabila diputar ke angka 600, rol berputar secara lambat,
b) Apabila diputar ke angka 400, rol berputar secara sedang.
c) Apabila diputar ke angka 200, rol berputar secara cepat.
a. Bagian-bagian mesin scanner
Terdapat berbagai macam model atau tipe resin scanner, tetapi bagian-bagian atau
komponen-komponennya sama, hanya kode dan susunan yang berbeda. Di bawah ini
merupakan bagian-bagian mesin scanner dengan merk GESTETNER tipe 455, yaitu
:
1) Rol pemasang sheet.
2) Rol pemasang warkat yang akan disalin.
3) Jarum scanner atau jarum percekin api.
4) Tempat mernasang jarum.
5) Tombol untuk menghidupkan mesin (ON).
6) Tombol untuk mematikan mesin (OFF).
7) Tombol pengatur panasnya sinar.
8) Tombol pengatur ketajaman hasil tulisan, yang terdiri dari angka 0-5. Bila diputar
ke angka yang lebih besar (5) tulisan akan semakin kabur, sedangkan bila digeser
ke angka yang lebih kecil (1 atau 2), tulisan akan semakin jelas.
9) Tombol pengatur rol pemutar warkat, yang terdiri dari:
a) Apabila diputar ke angka 600, rol berputar secara lambat.
b) Apabila diputar ke angka 400, rol berputar secara sedang.
c) Apabila diputar ke angka 200, rol berputar secara cepat.
b. Cara kerja mesin scanner
Evaluasi 122
Bahan gandaan yang asli dan gandakan
induk (stensil) dipasang pada silinder mesin
scanner, yang asli di sebelah kiri dan
stensilnya di sebelah kanan. Warkat berputar
dan disoroti dengan sinar listrik yang terus
tembus pada lembaran induk. Alat peraba di
sebelah kiri meraba bahan gandaan sebelah kanan dan scat yang sama pula sebuah
stylus (jarumnya) memindahkan gandaran pada lembaran induk stensil berupa
lubang-lubang yang sama dengan huruf dan tanda pada naskah asli. Huruf-huruf
pada warkat itu lebih banyak menyerap pana.3 dan akan menimbulkan salinan-
salinan sesuai dengan tulisan aslinya .
c. Langkah-langkah pengoperasiannya
Ada beberapa langkah, dalam pengoperasian mesin scanner, yaitu:
1) Siapkan naskah yang akan digandakan baik hasil ketikan, tulisan tangan, atau
berupa gambar-gambar.
2) Masukkan ke dalam silinder untuk tempat original dengan cara mendorong
kedua klip ke arah belakang mesin untuk membebaskan copy holder dari
silinder, kemudian letakkan original bagian muka menghadap ke atas di antara
guide sheet dan copy holder.
3) Masukan ke dalam silinder untuk tempat stensil, dengan cars mendorong knop
ke kanan untuk membuka master clamp, kemudian masukkan ujung atas sheet
dan ujung bawah sheet pada celah yang terbuka.
4) Tempatkan jarum scanner sesuai dengan format warkat yang akan digandakan
agar pemindahan original sheet sesuai dengan yang diinginkan.
5) Perhatikan posisi silinder, jarum harus menghadap pada sheet mulai dari awal
sampai akhir gerakan scanning carriage.
6) Atur tombol ketajaman hasil (tulisan), yaitu dengan membuka penutup control
panel dan mengontrol auto I, auto II dan auto III.
7) Atur tombol kecepatan perputaran rol.
8) Tekan tombol ON, untuk menjalankan mesin, sehingga rol (warkat dan sheet)
berputar. Jarum scanner atau jarum percikan berjalan ke kanan dan membakar
kertas yang terdapat tulisan.
Evaluasi 123
9) Setelah selesai tekan tombol OFF untuk
menghentian mesin.
10) Keluarkan sheet dengan membuka
penutup atas dan mendorong knop ke
kanan untuk mengambil master.
11) Untuk mengetahui hasilnya, letakkan
sheet pada mesin stensil dan cetak apakah sudah baik atau belum.
3. Penggunaan Mesin Fotokopi
Mesin fotokopi merupakan suatu alat
penggandaan secara praktis, karena slap setiap saat
bisa diperlukan dapat dilakukan dengan mudah,
digandakan menjadi sejumlah yang diinginkan
dalam waktu yang relatif singkat sesuai dengan
kebutuhan, tanpa merusak bahan aslinya. Dengan
kata lain fotokopi merupakan bagian dalam bidang
penyalinan. Kegiatan penyalinan ini dapat dilakukan dengan cara pemotretan, melalui
proses kimiawi atau dengan mempergunakan tenaga jasmani. Oleh karena itu,
kegiatan penyalinan atau copying berbeda dengan kegiatan penggandaan atau
duplicating. Penyalinan tidak memerlukan lembaran induk (master) copy dan dalam
jumlah yang tidak terlalu banyak.
Fotokopi berarti suatu proses penyalinan warkat dengan sistem pemotretan.
Warkat yang akan disalin dibuat film negatif terlebih dahulu dengan cara pemotretan.
Kemudian film negatif dicetak dan hasil cetakan itu merupakan salinan yang sama
seperti aslinya. Hasil salinan disebut dengan istilah "fotokopi", sedangkan alat yang
digunakan dalam proses penyalinan dengan sistem fotokopi disebut "mesin
fotokopi:'".
Mesin fotokopi merupakan mesin cetak yang mempunyai kemampuan yang
sangat menakjubkan, karena dalam mesin fotokopi ini terdapat sistem zoom, sistem
reduction, sistem full size, dan sistem document feeder,
a. Sistem zoom atau enlargement adalah mesin fotokopi yang dapat memperbesar
hasil. kopi dari aslinya.
Evaluasi 124
b. Sistem reduction adalah sistem fotokopi
yang dapat memperkecil hasil fotokopi dari
aslinya.
c. Sistem fullsize adalah sistem fotokopi yang
sesuai/sama dengan aslinya.
Sistem automatic document feeder,
yaitu sistem fotokopi yang dapat menyortir dan mengelompokkan dokumen hasil
fotokopi dari dokumen yang berbeda berdasarkan nomor urut halaman.
a. Bagian-bagian mesin fotokopi
Seperti halnya mesin-mesin kantor lainnya, mesin fotokopi terdapat berbagai
macam merk, tipe, dan model. Berbagai macam merk mesin fotokopi, antara lain,
Merk SLEX, XEROX, RICOH, SHARP, U-BIX, MINOLTA, TOSHIBA,, dan
lain-lain.
Gambar 3.7. Mesin fotokopi merk Minolta
Di bawah ini kita pergunakan mesin fotokopi merk MINOLTA type EP 300-RE
dengan bagian-bagian mesinnya adalah sebagai berikut.
1) Baki kertas, gunanya untuk menaruh kertas fotokopi.
2) Baki penadah, gunanya untuk menampung hasil fotokopi.
3) Tombol ON dan OFF, gunanya untuk menghidupkan dan mematikan mesin.
4) Tombol start, gunanya untuk menjalankan mesin apabila sudah slap
beroperasi.
Evaluasi 125
5) Tombol untuk memperlancar salinan
(enlargement).
6) Tombol untuk memperkecil salinan
(reduction).
7) Tombol untuk membuat salinan biasa
(full size).
8) Tombol untuk menentukan jumlah salinan.
9) Tombol isyarat terdiri dari:
a) Paper out, untuk mengetahui kertas habis, maka tombol ini akan menyala.
b) Tone out, untuk mengetahui tinta habis, tombol ini akan menyala.
c) Exessuseste tones, untuk mengetahui kerusakan mesin, tombol menyala.
10) Tombol open, untuk membuka mesin, apabila di dalam mesin terdapat
kerusakan yang perlu diperbaiki.
11) Tabung tinta, untuk menaruh tinta.
12) Kunci kertas, berfungsi untuk:
a) Menjepit kertas, bila ditarik ke atas.
b) Menetralkan kertas, bila ditarik ke bawah.
13) Tabung oli; untuk menempatkan oli mesin.
14) Tombol exposure confrof lever, yaitu untuk mengatur ketajaman tinta (hitam,
putih).
15) Copy number indicator, yaitu indikator (tombol) yang menunjukkan jumlah
pengopian.
16) Clear key, berfungsi untuk membersihkan input key (number indicator).
17) Input key strip, tombol untuk memasukkan number atau jumlah yang akan
dikopi.
18) Copy stop key, tombol untuk menghentikan pengopian.
19) Copy start key, tombol untuk memulai pengopian.
20) Interupt key, tombol untuk menghentikan fotokopi yang sifatnya sementara
(interupsi).
21) Ready indicator, lampu (tombol) yang menunjukkan kesiapan dari fotokopi
untuk dioperasikan.
b. Cara mengoperasikan mesin fotokopi
Evaluasi 126
Cara pengoperasian mesin fotokopi adalah
sebagai berikut.
1) Hidupkan mesin dengan cara menekan
tombol ON.
2) Tunggu sejenak sampai mesin panas
dan memberi tanda boleh memulai
pekerjaan
3) Pasang kertas secukupnya pada baki kertas.
4) Persiapkan dokumen yang akan dikopi.
5) Periksalah kepekatan tinta.
6) Aturlah posisi pengopian, apakah akan diperbesar, diperkecil atau ukuran biasa
(100%)
7) Tekan tombol untuk pengatur jumlah salinan yang diperlukan tombol ini
terdiri dpi 0 sampai dengan 9. Bila kita hendak mengkopi sebanyak 98, kita
tinggal menekan angka 9 dan 8.
8) Bila kita mengkopi dalam jumlah yang banyak, perhatian selalu hasil kopi,
karena bila terlalu banyak dan terus-menerus mesin akan panas dan membawa
dampak terhadap hasil, yaitu akan kehitam-hitaman. Karena itu simpanlah
mesin kopi pada tempat yang sejuk atau ber-AC.
9) Kalau sudah slap, mulailah pengkopijn dengan menekan tombol start.
10) Jika hasil fotokopi kurang balk, mungkin disebabkan oleh hal-hal berikut.
a) Kaca untuk meletakkan dokumen kemungkinan kotor atau slide
penutupnya kotor.
b) Tinta kurang atau habis.
c) Kemungkinan flaiyernya kotor.
d) Kemungkinan mesin macet karena kertas menggulung di dalamnya.
Dengan menggunakan mesin fotokopi, maka akan mendapat keuntungan, di
antaranya:
a) Dapat memperbanyak bahan sampai jumlah yang tak terbatas
b) Hasil fotokopi yang diinginkan dapat diatur dalam 3 tahap, yaitu:
(1) Sama kehitaman tulisannya dengan bahan aslinya.
(2) Lebih gelap/hitam tulisannya dibandingkan dengan bahan aslinya.
Evaluasi 127
(3) Lebih terang/agak putih tulisannya
dibandingkan dengan bahan
aslinya.
c) Dapat dimanfaatkan untuk memperbesar
dan memperkecil naskah.
d) Dapat memperbanyak naskah pada dua
muka halaman, sehingga menghemat

e) Dapat disewa atau dibeli.
4. Penggunaan Mesin Penjilid
Mesin penjilid (binding machines) adalah
mesin kantor tang digunakan untuk
menjilid buku-buku, warkat yang sejenis
atau dokumen-dokumen, dan sebagainya.
Menjilid adalah suatu kegiatan
menghimpun dan menyatukan warkat-
warkat atau lembaran-lembaran kertas yang
sejenis dalam suatu bentuk buku, sehingga memudahkan penggunaannya dan
menyimpannya.
Dalam buku ini yang akan dibicarakan adalah cara menjilid dengan menggunakan
ring binding. Mesin yang dipergunakan adalah GBC (General Binding Corporation)
Combo.
a. Bagian-bagian mesin GBC Combo
1) Kepala binding (binding head) terdapat jari-jari penahan berdiri tegak (vertikal
holding fingers), dan jari-jari pembentang (spreading finger).
2) Engkol, atau lengan mesin (mastercontrol arm) berfungsi untuk menarikjari
pembentang dan untuk menekan jarum-jarum pelubang kertas.
3) Set pins, berfungsi untuk mengaturjarum pelubang.
Evaluasi 128
4) Knob penunjuk bagian belakang (back
guide control knob), berfungsi untuk
mengatur jarak antara pinggir kertas
yang akan dilubangi dengan lubang.
5) Side guide (petunjuk samping) untuk
mengatur kertas yang akan dilengkapi.
6) Pemutar skrup (thumb screw) untuk mengatur penunjuk.
7) Skala pengatur pembuat lubang (punch alignment scale) berfungsi untuk
mengatur lubang pada kertas.
8) Knop pengatur binder (adjustable binder control knob) untuk mengatur
panjang pendeknya rentangan daripada jari-jari perentang.
9) Jari-jari pembentang (spreading fingers), untuk membentangkan atau untuk
membuka ring binder.
10) Vertical holding fingers (jari-jari pemegang vertikal), untuk menahan ring
binder waktu akan membuka ring binder.
b. Cara mengoperasikan mesin GBC Combo
Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut.
1) Melubangi kertas
Tata caranya yaitu:
a) Menyetel pemutar skrup (thumb scew), lalu geser pengumpil penunjuk
samping pada posisi yang tepat dengan menggunakan skala pembuat
lubang.
b) Mengatur jarak antara pinggir kertas yang akan dilubangi dengan lubang
pinggir (lubang kertas), dengan cara memutar, back guide control knob.
c) Tarik ke depan susuk-susuk (set pins) yang tidak diperlukan.
2) Membuka ring hinder.
Tata caranya, yaitu:
a) Putar knop pengatur dengan cara menekan ke dalam sambil memutar
knop, pada posisi yang memungkinkan ring binder dapat terbuka selebar-
lebarnya.
b) Kemudian letakkan ring binder di atas kepala mesin penjilid, di belakang
jari-jari vertikal,
Evaluasi 129
c) Langkah berikutnya mendorong
lengan mesin ke belakang sampai
ring binder terbuka lebar-lebar.
3) Memasukkan kertas pada ring binder.

Caranya yaitu:
a) Apabila ring binder telah terbuka lebar, masukkan kertas yang dilubangi
pada jari ring binder melalui lubang tadi. Adapun care menyusunnya
adalah sebagai berikut.
(1) Sampul bagian bawah.
(2) Kertas-kertas yang dijilid.
(3) Sampul bagian atas.
b) Kembalikan ring bender pada posisi tertutup dengan cara menarik lengan
mesin pada posisi semula.
c) Angkat buku yang telah dijilid
D. Membagikan Dokumen
1. Cara Pembagian Dokumen

Dokumen itu tidak selamanya dibutuhkan, kalau dokumen yang abadi maka dokumen
tersebut harus disimpan selama-lamanya dalam arti tidak dapat dihapus/dimusnahkan
yang penyimpanannya sesuai dengan refensi, maka apabila waktunya pemakainya
sudah habis maka dokumen itu harus dihapuskan. Lain halnya dengan dokumen yang
sekali guna, yaitu dokumen hanya berguna pada waktu itu saja, setelah itu tidak berguna
dan dapat dengan mesin penghancur dokumen.
2. Klasifikasi dan Pengkodean Dokumen
Pengkodean adalah proses memberi tanda kata tangkap yang sudah dipilih dalam
kegiatan pengindeksan. Terdapat tiga cara yang umum di dalam pengkodean surat
sistem abjad:
a. Nama yang terpiiih sebagai kata tangkap digaris bawahi, biasanya dengan pensil
yang berwarna.
Evaluasi 130
b. Bilamana nama atau kata tangkap tidak
dapat digarisbawahi karena tidak terdapat
pada dokumen bersangkutan, maka kata
tangkap ditambahkan dengan
menuliskannya dengan pensil berwarna
pada pojok kanan atas dokumen
c. Apabila dokumen dibuatkan juga petunjuk silangannya, nama yang menjadi
penunjuk silang juga digarisbawahi atau ditambahkan dengan tulisan bilamana
tidak ada.
Sebagai tambahan sebuah tanda "M" ditempatkan pada ujung nama yang ditulis. Untuk
menunjukkan bahwa itu adalah penunjuk silang dan bukan kata tangkap asli.
Kode tidak hanya untuk menunjukkan kata tangkap kepada petugas juga waktu pertama
dia memfile, tetapi kode membantunya juga di dalam menempatkan kembaii dokumen
yaitu dipinjam.
E. Mesin Penghancur Dokumen
Dalam rangka menjaga kebersihan clan kerapian ruangan kantor

agar tidak dipenuhi berkas yangng sudah tidak mempunyai kegunaan lagi
dan untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan maka sebaiknya
berkas-berkas itu harus dimusnahkan sehingga tidak dapat dimanfaatkan oleh seorang
yang tidak bertanggung jawab. Selain satu cara untuk memusnahkan dokumen/berkas
adalah dengan menggunakan mesin penghancur dokumen (paper schreder machine)
Mesin penghbncur dokumen adalah mesin yang dapat memusnahkan atau
menghancurkan dokumen/berkas-berkas secara aman. Mesin ini dapat menghancurkan
berbagai macam ukuran kertas menjadi bentuk serpihan kecil-kecil secara otomatis.
Cara mengoperasikan yaitu:
1. Kertas yang akan dihancurkan/dimusnahkan didorong perlahanahan ke arah
pemotong kertas.
2. Ukuran lebar pemotong kertas antara 220 mm - 450 mm. (sesuai dengan yang
dikehendaki).
Evaluasi 131
Gambar 3.9 Mesin penghancur dokumen
A. Penggunaan Pisau Potong (Paper Cutter Machine)

Mesin pemotong adalah rnesn yang digunakan untuk memotong kertas menjadi
berbagai rnacam ukuran yang akan diiilid agar bagian pinggir kertas sama rata. Fungsi
mesin pemotong kertas yaitu: Untuk meratakan bagian pinggir kertas agar berbentuk
rapi.
Untuk memotong kertas menjadi berbagai macam ukuran sesuai dengan kebutuhan.
Untuk memadatkan kertas yang akan dijilid sehingga hasil penjilidan kuat.
1. Bagian-Bagian Mesin Pemotong Kertas
Mesin pemotong kertas ada berbagai macam merk, tipe, dan model. Adapun mesin
pemotong kertas yang akan kita pelajari adalah mesin pemotong kertas buatan dalam
negeri yaitu buatan Klaten (product mesin Handpress Dunia baru, Cor Klaten
Indonesia), Bagian-bagian mesinnya adalah sebagai berikut.
a. Pemutar press, beriungsi untuk menggerakkan besi pengepres atau besi penekan
kertas.
b. Besi pengepres, berfungsi untuk menekan kertas yang akan dipotong tidak mudah
bergeser.
Evaluasi 132
c. Pisau pemotong kertas, untuk memotong
himpunan kertas yang sudah ditekan oleh
besi penekan kertas.
d. Tangan pisau, yaitu ternpat pisau
pemotong kertas dipasang.
e. Lengan mesin, digunakan untuk
menggerakkan pisau pemotong.
2. Cara mengoperasikan
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam mengoperasikan/ menggunakan
mesin pemotong yaitu:
a. Susun kertas yang akan dipotong dengan rapi
b. Buka mulut rnesin dengan cara memutar alat pemutar press ke kanan.
c. Masukkan kertas ke mulut mesin.
d. Tekan kertas dengan besi penekan dengan cara memutar pemutar besi penekan
ke kiri.
e. Pasang besi penyiku sesuai dengan ukuran kertas yang diinginkan.
f. Dorong lengan mesin ke depan sampai kertas yang ada di mulut rnesin terpotong
semua.
F. Sistem Penyimpanan Kearsipan
Dokumen merupakan bagian dari arsip, maka perlu suatu upaya penyimpanan yang
tepat. Sistem penyimpanan arsip adalah suatu rangkaian kerja yang teratur yang dapat
dijadikan pedoman untuk menyimpan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut
cepat dan tepat ditemukan
1. Tujuan Filing Sistem
a. Menghemat waktu
b. Menghemat tenaga.
c. Menghemat tempat.
2. Keuntungan Sistem Penyimpanan yang Baik
a. Surat menyurat, dokumen, arsip dapat diselenggarakan.
b. Dengan sistematis.
c. Melengkapi bukti.
Evaluasi 133
d. Memberikan keterangan.
e. Dapat memberitahukan kegiatan-kegiatan
yang bersaing.
f. Membantu perumusan kebijaksanaan.
g. Pengambilan keputusan yang dapat
didasarkan atas sistem kearsipan yang
baik.
3. Ciri-ciri Sistom Penyimpanan yang Baik
a. Tidak memakan tempat. g. Fleksibel.
b. Mudah dicapai. h. Mudah dilaksanakan.
c. Sederhana. i. Klasifikasi.
d. Ekonomis. j. Lembaran petunjuk
e. Disesuaikan dengan tujuan. k. silang.
Referensi.
f. Menyimpan surat. l. Out ship.

4. Jenis Peralatan dan Pertengkapan Sistem Penyimpanan yang baik
a. Filing cabinet (lemari arsip).
b. Map arsip (folder).
c. Guide card (tanda batas/sekat petunjuk).
d. Rak penggaris.
e. Kartu indeks.
5. Prosedur Penyimpanan
a. Memeriksa tanda pelepas.
b. Membaca warkat untuk menetapkan judul surat.
c. Pemberian kode.
d. Pembuatan lembaran penunjuk silang.
e. Pembuatan follow up slip.
f. Pembukuan follow up slip.
g. Counting ship
h. Penggolongan warkat.
i. Penyimpanan warkat.
6. Macarn-Macam Sistem Penyimpanan
Evaluasi 134
a. Sistern abjad
Penyimpanan dan penemuan kembali arsip
berdasarkan abjad. Dalam sistem ini arsip/
dokumen diatur berdasarkan abjad nama
orang, organisasi, dan kantor,
b. Sistem masalah
Sistem penyimpanan clan penemuan kembali arsip/ dokumen berdasarkan
masalah/pokok isi surat.
c. Sistem tanggal
Sistern penyimpanan dan penemuan kembali arsip/dokumen berdasarkan hari, tanggal,
bulan dan tahun.
d. Sistem wilayah
Sistem penyimparian dan penemuan kemhali arsip/dokumen berdasarkan wilayah di
mana arsip itu berasal/dibuat.
e. Sistern nomor -
Sistern penyimpanan dan penemuan kembali arsip/dokumen berdasarkan nomor atau
kode angka.
Latihan-latihan soal
Evaluasi 135
III. Berilah tanda silang (x) pada jawaban
yang paling tepat dan benar!
1. Berikut ini keuntungan penggunaan mesin stensil
listrik, kecuali ....
a. Hasil penggandaan tampat lebih bagus
b. Pengoperasian mesin lebih mudah
c. Tinta yang dogunakan lebih irit
d. Tenaga yang dibutuhkan lebih ringan
e. Menggunakan lebih banyak tenaga listrik
2. Rol tinta pada mesin stensil listrik berfungsi untuk ....
a. Menempelkan kertas pada sheet
b. Meratakan tinta pada permukaan layar tinta
c. Mengaitkan penyaring tinta
d. Menutup stensil sesudah dipasang
e. Mematikan mesin
3. Pengatur keluaran tinta berfungsi untuk ....
a. Pengatur banyaknya hasil gandaan
b. Mengatur pengeluaran tinta
c. Mengeluarkan tinta
d. Memulai penggandaan
e. Menghentikan rol penarik kertas
4. Jika tombol pengatur rol pemutar warkat pada mesin scanner di putar ke angka 400,
maka rol berputar secara ....
a. Lambat d. Sangat lambat
b. Sedang e. Sangat cepat
c. Cepat
5. Set pins pada mesin penjilid berfungsi untuk ....
a. Mencarik jari pembentang
b. Mengatur jarum pelubang
c. Mengatur kertas yang akan dilengkapi
d. Mengatur lubang pada kertas
e. Membuka ring binder
6. Pengertian dokumen menurut kamus Bahasa Inggris Webster adalah ....
a. Dokumen dapat dibuktikan dengan keterangan dan tidak melengkapi keterangan
dengan fakta-fakta
b. Dokumen dapat membuktikan keterangan, melengkapi keterangan dengan fakta,
melengkapi keabsahan keteranganm pernyataan, lampiran-lampiran.
Evaluasi 136
c. Dokumen tidak dapat membuktikan
keterangan dengan fakta, keabsahan
keterangan, lampiran-lampiran surat berharga.
d. Dokumen dapat memberikan keterangan yang
tidak sah.
e. Dikumen dapat memberikan keterangan-
keterangan mengenai gaji pegawai
7. Dokumen berarti surat akta piagam, surat resmim dan bahan rekaman tertulis atau
tercetak yang dapat memberikan keterangan untuk penyelidikan ilmiah dalam arti luas,
pengertian ini menurut ....
a. Kamus Umum Bahasa Indonesia
b. George R. Terry
c. Henry Fayol
d. Ensiklopedia
e. Nider
8. Dokumen yang mengacu kepada tujuan, isi subjek, sumber metode penyebaran adalah
dokumen ....
a. Intelektual
b. Primer
c. Sejarah
d. Sekunder
e. pemerintah
9. Mesin stensi yang cara kerjanya digerakkan dengan menggunakan engkol dinamakan ....
c. Mesin tik manual
d. Mesin tik listrik
e. Semuanya salah
10. Mesin stensil listrik memiliki beberapa keuntungan dibandingkan dengan mesin manual
....
a. Hasil penggandaan tampak lebih bagus
c. Tinta yang digunakan lebih irit
d. Tenaga yang diperlukan lebih ringan
e. Semuanya benar
Evaluasi 137
IV. Isilah pertanyaan-pertanyaan di
bawah ini dengan singkat dan jelas!
1. Sebut dan jelaskan macam-macam
dokumen!
Jawab:
.
.
2. Jelaskan langkah-langkah penngunaan mesin stensil!

jawab: ..

3. Dalam memproduksi sebuah dokumen alat atau mesin apakah yang harus
digunakan untuk mempermudah proses produksi tersebut!
Jawab :
..
4. Apakah yang dimaksud dengan pembagian dokumen?
Jawab :

5. Seberapa pentingkah pemanfaatan mesin penghancur dokumen!
Jawab :..
..
Evaluasi 138
Aktivitas Siswa
3. Tugas Individu
Buatlah kliping mengenai alat-alat yang sesuai untuk
memproduksi dokumen! Sertakan gambar dan penjelasan
fungsinya!
4. Tugas Kelompok
Datalah berbagai mesin-mesin kantor yang ada di sekolah dan
di luar sekolah (instansi) yang kamu ketahui! Dan berilah
penjelasan mengenai penggunaan dan pemanfaatannya!
Evaluasi 139
EVALUASI
A. UJI KOMPETENSI TEORI
I. Pilihan ganda
1. Proses dokumentasi berarti segala kegiatan yang dilakukan oleh karyawan
atau staff bagian administrasi dalam
kegiatan
a. Membuat atau menyusun berbagai dokumen kecil menjadi kesatuan
dokumen yang tersrtuktur.
b. Menyimpan dokumen dalam struktur yang rapi
c. Menggandakan dokumen dalam jumlah tertentu
d. A,b dan c benar
e. Benar semua
2. Berikut ini merupakan karakteristik dari surat pribadi
adalah.
a. Bentuknya bebas
b. Tidak ada aturan baku dalam penulisan
c. Penggunaan bahasa resmi/formal dan sopan
d. A dan b benar
e. Tidak memerlukan etika bahasa yang baik
3. Surat niaga adalah salah satu jenis surat yang mengenai
masalah
a. Perdagangan c. Pengarsipan
b. Perizinan masa d. Pemegang saham
kerja e. Rapat tahunan
4. Alat komunikasi kantor disamping berfungsi

sebagai.
a. Mengirimkan surat melalui jaringan telepon
Evaluasi 140
b. Komunikasi dua arah dalam bentuk lisan
c. Mencetak dokumen dari computer
d. Mengetik dokumen
e. Semua benar
5. Berikut ini yang merupakan perabot standar minimal kantor
a.
b.
c.
d. A,b dan c bena
e.
Evaluasi 141
6. Transfer charger atau collect adalah biaya percakapan telepon
yang harus dibayar
oleh..
a. Penunggu c. Jaringan
telepon telepon
b. Penerima d. Kedua belah
telepon pihak
e. Penelpon
7. Alat yang digunakan mengarsip surat disebut

a. Rak surat d. Box file
b. Tempat surat e. Lemari surat
c. Ampolp
8. Dokumen yang berisi informasi dalam bentuk tertulis
disebut.
a. Dokumen d. Dokumen
tekstual nontekstual
b. Dokumen fisik e. Dokumen
c. Dokumen literer
intelektual
9. Dokumentasi primer adalah dokumen yang berisi informasi
tentang..
a. Hasil-hasil penelitian
b. Literature primer
c. Literature sekunder
d. Objek penelitian
e. Keterangan penelitian 142
Evaluasi
10. Dokumen pemerintah adalah dokumen yang berisi informasi
ketatanegaraan suatu pemerintah. Salah satu contohnya
adalah.
a. Peraturan dan c. Ekspor dan
perundangan impor
b. Piagam d. Devaluasi
proklamasi e. Naskah-
naskah kuno
11. Kegunaan dokumentasi
adalah.
a. Memberikan d. Menjamin isi
informasi dokumen
b. Mengubah e. Menyimpan
dokumen alat bukti
c. Memusnahka
n dokumen
12. Dokumen yang berisi tentang perkembangan prekonomian
bangsa adalah
a. Dokumen pribadi d. Dokumen
b. Dokumen sejarah pemerintah
c. Dokumen e. Dokumen
perekonomian perdagangan
13. Mesin penghancur kertas ditujukan untuk perusahaan-perusahaan
yang banyak melakukan penghancuran dokumen dalam jumlah
besar seperti
Evaluasi 143
a. Kantor
pemerintah
b. Perusahaan
percetakan
c. Perbankan
d. Asuransi
e. Benar semua
14. Berikut ini yang termasuk dokumen berbasis hukum

adalah
a. Surat c. Surat akta
perjanjian jual beli
b. Surat kontrak d. Surat kuasa
e. Benar semua
15. Bagian penyortiran dalam penanganan surat masuk bertugas
untuk.
a. Mengumpulkan dan menghitung surat/dokumen yang
masuk
b. Memisahkan surat-surat dan menggolongkan kedalam
kelompok tertentu
c. Memeriksa lampiran
d. Memberi catatan penting yang harus ditandatangani
16. Semua jawaban salahlaporan biasanya disampaikan oleh dan
pihak-pihak di bawah ini kecuali
a. Bawahan kepada atasan
b. Pelaksana proyek kepada klien
c. Staf kepada coordinator
d. Direktur kepada owner
e. Manager kepada koordinator staf
17. Stenografi paling tepat di pelajari dengan
Evaluasi 144
a. Berlatih menulis dan
membaca
b. Membaca
c. Menulis
d. Menghafal huruf
e. Menghafal dan melihat
18. Isi notula rapat yang baik adalah

a. Menulis rinci setiap kata yang diucapkan dalam rapat
b. Menyertakan angka dan dibicarakan
c. Menyertakan grafik serta gambar
d. Hanya memuat pokok-pokok isi pembahasan
e. Hanya memuat kesimpulan rapat
19. Kemahiran bahasa yang digunakan dalam dikte adalah
a. Kemahiran mengarang
b. Kemahiran mendengar
c. Kemahiran membaca
d. Kemahiran berbicara
20. 1) Menentukan folder
2) Menentukan kode
3)Menentukan indeks
4) Menentukan unit
Cara pelaksanaan system filling abjad yang benar
adalah
a. 1,2,3,4 b. 2,3,4,1
Evaluasi 145
c. 1.4.3.2
d. 1,3,4,2
e. 2,1,4,2
21. Berikut ini yang merupakan
kegiatan utama yang menjadi
kebutuhan dalam dokumen adalah..
a. Pengarsipan e. Benar semua
dokumen
b. Penggandaan
dokumen
c. Pembuatan
dokumen
d. A,b benar
22. Berikut ini yang termasuk proses penanganan adalah..
a. Penerimaan
b. Penyortiran
c. Pencatatan
d. Pengarahan dan
penerusan
e. Semua benar
23. Kelebihan system filling abjad adalah..
a. Mudah diterapkan
b. Tidak terlalu rumit
c. Dapat diterapkan pada semua jenis kegiatan usaha
d. Ekonomis
e. Fleksibel
24. Orang yang melakukan surat menyurat disebut.
a. Koresponden c. Mail handing
si d. Konseptor
b. Filling e. Koresponden
Evaluasi 146
25. Cara penyimpanan dokumen-
dokumen penting yang
disesuaikan dengan bentuk dan
jenisnya dan disusun
berdasarkan tanda
pengenalnya adalah
a. System c. System
kearsipan indeks
b. System filling d. System abjad
e. System angka
26. Kegiatan atau proses pengumpulan dan pengolahan dokumen

secara sistematik serta menyebarluaskan kepada pemakai
disebut.
a. Pengumpulan dokumen
b. Dokumentasi
c. Kearsipan
d. Penggandaan dokumen
e. Pengolahan dokumen
27. Berikut ini keuntungan penggunaan mesin stensil listrik,
kecuali ....
a. Hasil penggandaan tampat lebih bagus
c. Tinta yang dogunakan lebih irit
d. Tenaga yang dibutuhkan lebih ringan
Evaluasi 147
e. Menggunakan lebih banyak
tenaga listrik
28. Rol tinta pada mesin stensil
listrik berfungsi untuk ....
a. Menempelkan kertas pada
sheet
b. Meratakan tinta pada permukaan layar tinta
c. Mengaitkan penyaring tinta
d. Menutup stensil sesudah dipasang
e. Mematikan mesin
29. Pengatur keluaran tinta berfungsi untuk ....

a. Pengatur banyaknya hasil gandaan
b. Mengatur pengeluaran tinta
c. Mengeluarkan tinta
d. Memulai penggandaan
e. Menghentikan rol penarik kertas
30. Jika tombol pengatur rol pemutar warkat pada mesin scanner di
putar ke angka 400, maka rol berputar secara ....
a. Lambat c. Sangat
b. Sangat cepat lambat
d. Sedang
Evaluasi 148
e. Cepat
31. Set pins pada mesin penjilid
berfungsi untuk ....
a. Mencarik jari pembentang
b. Mengatur jarum pelubang
c. Mengatur kertas yang akan dilengkapi
d. Mengatur lubang pada kertas
e. Membuka ring binder
32. Pengertian dokumen menurut kamus Bahasa Inggris Webster
adalah ....
a. Dokumen dapat dibuktikan dengan keterangan dan tidak
melengkapi keterangan dengan fakta-fakta
b. Dokumen dapat membuktikan keterangan, melengkapi
keterangan dengan fakta, melengkapi keabsahan
keteranganm pernyataan, lampiran-lampiran.
c. Dokumen tidak dapat membuktikan keterangan dengan

fakta, keabsahan keterangan, lampiran-lampiran surat
berharga.
d. Dokumen dapat memberikan keterangan yang tidak sah.
e. Dikumen dapat memberikan keterangan-keterangan
mengenai gaji pegawai
33. Dokumen berarti surat akta piagam, surat resmim dan bahan
rekaman tertulis atau tercetak yang dapat memberikan
keterangan untuk penyelidikan ilmiah dalam arti luas,
pengertian ini menurut ....
Evaluasi 149
a. Kamus Umum Bahasa
Indonesia
b. George R. Terry
c. Henry Fayol
d. Ensiklopedia
e. Nider
34. Dokumen yang mengacu kepada tujuan, isi subjek, sumber

metode penyebaran adalah dokumen ....
a. Intelektual d. Sekunder
b. Primer e. pemerintah
c. Sejarah
35. Mesin stensi yang cara kerjanya digerakkan dengan
menggunakan engkol dinamakan ....
c. Mesin tik manual
d. Mesin tik listrik

e. Semuanya salah
36. Pengiriman purch order yang paling cepat dan efektik adalah
menggunakan sarana
a. E-mail d. Kurir
b. Pos e. SMS
c. Fakimile
37. Huruf j dalam ejaan lama pada EYD diubah menjadi
a. C b. Y
Evaluasi 150
c. D
d. Z
e. U
38. Notula rapat ditandatangani
oleh
a. Para peserta rapat
b. Notulis
c. Pimpinan rapat
d. Peserta dan pemimpin rapat
e. Pimpinan rapat dan notulis
39. Laporan yang berbentuk grafik termasuk laporan
a. Tulisan d. Rekomendasi
b. Gambar e. Lisan
c. Animasi
40. Penulisan laporan seharusnya memiliki sifat di bawah ini
kecuali
a. Fakta
b. Pendapat
c. Objektif
d. Apa adanya
e. Terbuka
41. Agar penulisan surat menjadi lebih baik terarah dan efektif
maka sebaiknya sebelum menulis perlu membuat
a. Judul
b. Alur cerita
c. Penokohan
Evaluasi 151
d. Kerangka tulis
e. Konflik
42. Stenografi selain digunakan
untuk menulis cepat sering juga
digunakan untuk
a. Menulis surat keluar
b. Menulis makalah
c. Menulis proposal
d. Menulis pesan rahasia
e. Menulis respon dokter
43. Mesin-mesin yang digunakan pekerja kantor kecuali
a. Mesin scan
b. Mesin jahit
c. Mesin fotokopi
d. Mesin tik
e. Mesin fak
44. Stenoggrafi y tertulis berapa ruang

a. 1
b. 3
c. 2
d. 0
e. 4
Evaluasi 152
45. Arsip yang tersimpan dan
tertanda dengan baik dapat
digunakan untuk pembuatan
laporan berdasarkan data
a. Angket
b. Wawancara
c. Observasi
d. Interview
e. Dokumen dari lokasi
Evaluasi 153
II. Esay
1. Jelaskan apakah yang dimaksud dengan system dokumen kantor!

2. Alat-alat kantor apakah yang sesuai digunakan dalam memproduksi
sebuah dokumen? Jelaskan!
3. Bagaimana tata bahasa yang baik dalam pembuatan dokumen yang
bebentuk surat? Jelaskan!
4. Apakah perbedaan pengarsipan dengan dokumentasi? Jelaskan dengan
bahasa kalian sendiri!
5. Sebut dan jelaskan macam-macam dokumen!
6. Jelaskan langkah-langkah penngunaan mesin scanner!
7. Dalam memproduksi sebuah dokumen alat atau mesin apakah yang harus
digunakan untuk mempermudah proses produksi tersebut!
8. Apakah yang dimaksud dengan pembagian dokumen?
9. Seberapa pentingkah pemanfaatan mesin penghancur dokumen!
10. Jelaskan cara penggunaan dari mesin dibawah ini!
Evaluasi 154
B. UJI KOMPETENSI KETERAMPILAN
1. Tugas individu
a. Carilah syair lagu yang kalian suka minimal 150 kata, dan salinlah ke
dalam tulisan stenografi yang sudah di ajarkan oleh guru!
b. Buatlah kliping tentang alat-alat dan mesin-mesin kantor yang
berhubungan dengan dokumen. Sertakan gambar dan penjelasan
singkat
mengenai fungsinya!
2. Tugas kelompok
a. Fortofolio catatan mulai dari kompetensi dasar 1 sampai dengan

kompetensi dasar 4 .
b. Mintakan tandatangan kepada wali kelas serta guru pengajar dan
tandatangan pembuat (sisiwa).
c. Fortofolio dikumpulkan paling lambat 1 bulan dihitung mulai dari
sekarang.
Evaluasi 155
DAFTAR PUSTAKA
Handayani Sri. 2009. Administrasi Perkantoran: Solo: Mediatama.
Hermawan Andika, dkk. 2009. Modul Mengelola Dokumen-dokumen Kantor: Solo: CV

Haka Mj.
Karyasari Dian. 2009. Modul Mencatat Dikte untuk Mempersiapkan Naskah: Solo: CV
Haka Mj.
Tjandra Sheddy Nagara, dkk. 2008. Kesekretarisan Jilid 2 Untuk SMK: Jakarta:
Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan.
Evaluasi 156
INDEKS
A
Alat alat kantor 66
Arsip 39
M
B Macam-macam dokumen 34
Bill of lading 36
N
D Notula 16
Dokumen 37
Dokumentasi 61 P
Perabot standar minimal kantor 70
E
Email 16 S
System dokumen 37
F Surat 34
Faksimile 16 Stenografi 20
Filing 38
Formulir 36 T
Tata bahasa surat 65
L Tata cara surat menyurat 61
Laporan 36
Evaluasi 157

KEMAHIRAN BACA TULIS DALAM EMAIL, FAX DAN SURAT

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi Asli:

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

KEMAHIRAN BACA TULIS DALAM EMAIL, FAX DAN SURAT

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

A.

KEMAHIRAN BACA TULIS

MEMBUAT CATATAN DIKTE UNTUK 10

MEMBUAT CATATAN DIKTE UNTUK 11

MEMBUAT CATATAN DIKTE UNTUK 12

3. Ejakan yang disempurnakan (EYD)

MEMBUAT CATATAN DIKTE UNTUK 13

MEMBUAT CATATAN DIKTE UNTUK 14

MEMBUAT CATATAN DIKTE UNTUK 15

MEMBUAT CATATAN DIKTE UNTUK 16

MEMBUAT CATATAN DIKTE UNTUK 17

MEMBUAT CATATAN DIKTE UNTUK 18

MEMBUAT CATATAN DIKTE UNTUK 19

C. Kemahiran Dengar dan Tulis dalam Mencatat Dikte

MEMBUAT CATATAN DIKTE UNTUK 20

MEMBUAT CATATAN DIKTE UNTUK 21

MEMBUAT CATATAN DIKTE UNTUK 22

MEMBUAT CATATAN DIKTE UNTUK 27

MEMBUAT CATATAN DIKTE UNTUK 28

MEMBUAT CATATAN DIKTE UNTUK 29

MEMBUAT CATATAN DIKTE UNTUK 30

Sama artinya dengan

MEMBUAT CATATAN DIKTE UNTUK 31

II. Isilah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini dengan singkat dan

Mengidentifikasi kebutuhan dokumen 34

9. Sebutkan dan tuliskan huruf-huruf dalam steno yang mempunyai ukuran

Mengidentifikasi kebutuhan dokumen 35

Sebagaimana telah disampaikan pada materi sebelumnya, bahwa surat

Mengidentifikasi kebutuhan dokumen 36

Contoh surat dinas kesekretariatan, diantaranya adalah:

Mengidentifikasi kebutuhan dokumen 37

Mengidentifikasi kebutuhan dokumen 38

Mengidentifikasi kebutuhan dokumen 40

Mengidentifikasi kebutuhan dokumen 41

Mengidentifikasi kebutuhan dokumen 42

Mengidentifikasi kebutuhan dokumen 43

Vertikal Horizontal dan Lateral

Mengidentifikasi kebutuhan dokumen 44

Mengidentifikasi kebutuhan dokumen 45

Mengidentifikasi kebutuhan dokumen 46

Mengidentifikasi kebutuhan dokumen 47

Mengidentifikasi kebutuhan dokumen 48

Mengidentifikasi kebutuhan dokumen 49

Mengidentifikasi kebutuhan dokumen 50

Mengidentifikasi kebutuhan dokumen 51

Mengidentifikasi kebutuhan dokumen 52

3. Mengurus Dokumen-dokumen Kantor

Mengidentifikasi kebutuhan dokumen 53

Arus Prosedur Surat Masuk

Mengidentifikasi kebutuhan dokumen 54

Mengidentifikasi kebutuhan dokumen 55

Arus Penanganan Dokumen selain Naskah Surat

Penanganan dokumen berupa naskah-naskah bukan surat adalah:

Mengidentifikasi kebutuhan dokumen 56

Mengidentifikasi kebutuhan dokumen 57

Mengidentifikasi kebutuhan dokumen 58

Mengidentifikasi kebutuhan dokumen 59

Mengidentifikasi kebutuhan dokumen 60

MEMBUAT DOKUMEN KANTOR 6

MEMBUAT DOKUMEN KANTOR 6

MEMBUAT DOKUMEN KANTOR 6

MEMBUAT DOKUMEN KANTOR 6