Gestin de Cambios para gestionar la

documentacin
Muchos Sistemas de Gestin, como el que proponen las normas ISO 9001 o ISO 20000-1,
requieren de una gestin adecuada de la documentacin. Por qu no integrar la gestin
documental (al menos de TI) con la Gestin de Cambios y la CMDB?

Muchas organizaciones tienen implantados Sistemas de Gestin ms o menos formalizados.

Algunas organizaciones utilizan -por ejemplo-, la norma ISO 9001 para implantar un
Sistema de Gestin de Calidad mientras que otras utilizan la norma ISO 20000-1 para
implantar un Sistema de Gestin de Servicios de TI.

Lo que no suele ser algo habitual es que si la organizacin tiene implantado un proceso de
Gestin de Cambios, se utilice ste para sustentar la gestin documental. Recordemos
tambin que un proceso de Gestin de Cambios debe ir acompaado de la CMDB, que
requiere tambin el proceso de Gestin de Activos y Configuracin del Servicio, ya que los
cambios se definirn, de manera informal, como las modificaciones a los CI de la CMDB
(Una base de datos de la gestin de configuracin).

Pensemos por un momento en los requisitos documentales que enumera la norma ISO 9001
en su epgrafe 4.2.3 control de los documentos, donde se exige la existencia de un
procedimiento documentado que defina los controles necesarios para:

a) Aprobar los documentos en cuanto a su adecuacin antes de su emisin. Por qu no

considerar la aprobacin antes de su publicacin como una de las actividades asociadas a los
registros de cambio de tipo documental?

b) Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente.

La Gestin de Cambios lleva pareja la existencia de una CMDB donde se registren como
CI cada elemento susceptible de sufrir un cambio y, el proceso de Gestin de Activos y
Configuracin del Servicio exige la realizacin de auditoras peridicas sobre el contenido
de la CMDB. Por qu no considerar las auditoras sobre la CMDB de forma que cubran las
necesidades de revisin de los CI que representan documentos?

c) Asegurarse de identificar los cambios y el estado de la versin vigente de los

documentos. Si los documentos son CI de la CMDB tendremos que tener claramente
identificados sus cambios y el versionado.

d) Asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran

disponibles en los puntos de uso. Por qu no considerar la publicacin en los lugares de
uso como una de las actividades asociadas a los registros de cambio de tipo documental?
e) Asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fcilmente identificables.
Por qu no considerar la revisin del contenido como una de las actividades asociadas a
los registros de cambio de tipo documental?

f) Asegurarse de que los documentos de origen externo [] se identifican y que se

controla su distribucin. Si estos documentos son CI de la CMDB los podremos tener
claramente identificados.

g) Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos []. Por qu no considerar

la eliminacin de los documentos como una de las actividades asociadas a los registros de
cambio de tipo documental?

Como se puede apreciar, todos los requisitos de gestin documental exigidos por la norma
ISO 9001 pueden satisfacerse si se combina el proceso de Gestin de Cambios y el proceso
de Gestin de Activos y de la Configuracin del Servicio que propone ITIL. Quizs su
organizacin utilice otro modelo para sustentar su Sistema de Gestin, pero estoy seguro de
que no tendr requisitos de gestin documental ms complejos que estos.

Y para terminar: Por qu no imaginar otras posibles ventajas y beneficios de este enfoque,
como la posibilidad de relacionar los CI que representan cada documento con los dems CI
que modelan los servicios prestados por la organizacin. Por ejemplo, un procedimiento de
backup relacionado con el CI que representa el servidor del que describe el backup o, un
acuerdo de nivel de servicio relacionado con los CI que representan el servicio y el cliente.