Anda di halaman 1dari 35

MATERI PELATIHAN

FASILITATOR GUGUS KENDALI MUTU ( GKM )

PDCA
TULTA

KONIMEX, MARET 2010


GUGUS KENDALI MUTU ( GKM )

PENGERTIAN MUTU

Mutu menjadi sesuatu yang sangat penting dalam hubungan produsen dengan
konsumen. Pada saat produsen masih sangat sedikit, atau hanya satu / tunggal, peran
produsen akan sangat kuat sekali serta menjurus monopoli dan peran konsumen sangat
lemah. Semua mutu yang menentukan adalah produsen, konsumen mau tidak mau harus
pakai produk tersebut. Tetapi pada saat ini produsen semakin banyak, sehingga muncul
persaingan antar produsen untuk mempengaruhi pasar, pada saat seperti ini peran
konsumen menjadi sangat kuat. Keputusan membeli produk berada ditangan konsumen
sepenuhnya.

Konsumen hanya akan membeli produk yang memuaskan dirinya. Untuk memuaskan
konsumen, mau tidak mau produsen harus berlomba-lomba untuk menciptakan produk yang
bermutu dalam arti yang luas. Jadi mutu memegang peran kunci dalam persaingan antar
produsen dan memuaskan konsumennya.

Pengendalian mutu suatu produk bukan hanya tugas para operator dan jajaran Quality
Control saja, tetapi harus melibatkan semua karyawan dalam perusahaan yang terkait dalam
proses produksi produk, mulai dari bahan baku datang sampai distribusi produk dipasaran
diterima oleh konsumen.

Pedoman dalam pengendalian mutu adalah :


1. Usaha berkesinambungan dan menggunakan prinsip PDCA
2. Berorientasi bahwa mutu dibentuk dalam proses
3. Dimulai dengan sasaran kuantitatif yg jelas. Sasaran ini akan terukur, mempermudah
Monitoring & pengendalian, serta akan lebih memotivasi karyawan dalam bekerja.
4. Tidak menyalahkan orang lain
5. Berbicara dengan data / fakta. Dengan demikian akan mengurangi opini, mencegah
manipulasi dan salah interprestasi, serta mempermudah analisa dan pengambilan
keputusan.
6. Diarahkan pada kepuasan pelanggan
7. Prosedur tertulis. Dengan prosedur tertulis akan membuat keseragaman penerapan
proses dan mengurangi salah pengertian
8. Tindakan diarahkan ke pencegahan dan penanggulangan
9. Skala Prioritas
10. Proses berikut adalah pelanggan

PENGERTIAN GKM

Gugus Kendali Mutu ( GKM ) adalah Kelompok karyawan dari unit kerja yang sama
atau mempunyai pekerjaan sejenis, yang bertemu secara berkala untuk memecahkan
masalah-masalah pekerjaan dalam rangka meningkatkan mutu. Mutu yang dimaksud adalah
sesuatu barang / jasa yang memenuhi kriteria Quality ( Q ), Cost ( C ), Delivery ( D ), Safety
( S ), Morale ( M ).

Asas umum GKM adalah :


1. Formalitas ( restu pimpinan )
2. Sukarela
3. Keterlibatan total
4. Belajar bersama
5. Keterbukaan
6. Loyalitas pada Organisasi
7. Kegunaan

Asas Pokok GKM :


1. Pembangunan Manusia
2. Kerjasama Kelompok

Sasaran umum GKM :


1. Meningkatkan keterlibatan karyawan
2. Menggalang Team Work
3. Meningkatkan kemampuan Pemecahan Masalah
4. Pengembangan pribadi dan kepemimpinan
5. Menggugah kesadaran tentang pencegahan masalah, K3, mengurangi kesalahan dan
peningkatan mutu
6. Motivasi Karyawan

Struktur Organisasi GKM :

Fasilitator

Ketua
Sekretaris

Anggota Anggota Anggota

Di Konimex karyawan dengan jabatan level Supervisor, diarahkan untuk menjadi


seorang Fasilitator, orang yang menfasilitasi GKM yang ada di seksi atau bagiannya. Peran
yang harus dijalankan selama menjadi fasilitator adalah :
1. Sebagai Pembina. Jadi seorang fasilitator harus menguasai teknis pengendalian mutu
dan mampu menjadi motivasi kelompoknya dalam membina kelompoknya.
2. Sebagai Penggerak GKM. Menggerakkan kelompok untuk bekerja sesuai program
kegiatan yang telah dibuat kelompok dan penggerak dalam peningkatan produktivitas
dan mutu kerja kelompoknya.

Adapun tugas seorang fasilitator adalah :


1. Melatih Ketua dan Anggota
2. Menghadiri pertemuan untuk mengarahkan dan memberi dorongan moral
3. Meluruskan langkah yang keliru
4. Menjembatani GKM dengan manajemen

Kemampuan yang harus dimiliki oleh seorang fasilitator adalah :


1. Pengetahuan tentang GKM
2. Pengetahuan tentang TULTA
3. Komunikasi

Kemampuan fasilitator tersebut sangat diperlukan dalam fase pertumbuhan


GKM, sebab fase pertumbuhan GKM tidak langsung naik, tetapi ada beberapa fase seperti :
1. Pengenalan. Di tahap ini fasilitator mengenalkan apa itu GKM kepada kelompoknya.
2. Pelatihan. Memberikan pelatihan mengenai langkah dan alat dalam GKM.
3. Pengembangan. Mengembangkan pengetahuan kelompok dengan membentuk gugus.
4. Penguasaan. Sampai akhirnya seluruh anggota kelompok menguasai teknik GKM.
5. Kejenuhan. Titik dimana anggota kelompok mulai jenuh. Disini diperlukan peran
fasilitator sebagai motivator kelompoknya.

Langkah-langkah dalam pembentukan GKM :


1. Memilih personil
2. Penjelasan tentang GKM
3. Pemilihan pengurus dan nama GKM
4. Melakukan TULTA

Hambatan dalam ber-GKM :


1. Kurang Gairah
2. Kurang Dukungan Atasan
3. Kurang menguasai konsep TULTA
4. OC/ SC tidak berfungsi
5. Waktu pertemuan sulit
6. Fasilitator kurang mampu

Dalam GKM dikenal istilah TULTA , kependekan dari Delapan Langkah Tujuh
Alat. Delapan langkah adalah Suatu urutan langkah - langkah yg harus dilakukan oleh GKM
dalam usaha memecahkan permasalahan. Sedangkan tujuh alat adalah Serangkaian alat -
alat yang dapat digunakan untuk mendukung delapan langkah pemecahan masalah oleh
GKM.
Didalam memecahkan masalah dengan GKM, sangat diperlukan data yang
relevan dan valid. Pengertian data adalah Catatan Kejadian dalam jangka waktu tertentu.
Tetapi seringkali data yang dipakai salah, sehingga pemecahan masalahnya tidak efektif.
Beberapa kekeliruan yang terkait dengan kesalahan data diantaranya adalah Salah
Pengukuran, Salah Dalam Metode Pengumpulan Data, Salah Catat dan Salah Proses. Cara
menghindari kekeliruan tersebut adalah dengan cara menetapkan tujuan pengumpulan dan
jenis data.

Ada istilah berbicara dengan data, jadi data sangat diperlukan dalam
berkomunikasi dengan orang. Demikian juga dalam GKM, data bermanfaat untuk :
1. Memahami situasi yang sebenarnya
2. Analisa Persoalan
3. Pengendalian Proses / Pekerjaan
4. Pengambilan keputusan
5. Membuat rencana / perbaikan

Cara menghitung data ada dua cara yaitu :


1. Menghitung langsung. Hal ini dapat dilakukan bila datanya sudah tertentu, dan satuan
yang dipakai adalah standar internasional, misal jumlah karyawan = orang laki-laki &
orang perempuan, waktu kerja = menit, detik, dsb
2. Menghitung tidak langsung. Apabila hasil yang didapat masih diperlukan alat bantu
yang lebih komplek untuk menghitung, misal, banyak debu di kantor = ...., motivasi
karyawan = ...., dsb

Data akan sangat efektif kalau mudah dibaca, ada cara untuk memudahkan
dalam penyajian data, yaitu dibuat dalam bentuk grafik. Pengertian grafik adalah Data yg
dinyatakan dalam bentuk gambar. Tujuan dari penyajian bentuk grafik adalah Lebih cepat,
mudah, jelas & enak dilihat, dapat melihat hubungan antar data terlihat sekaligus, dan
Perbandingan data terlihat sekaligus. Bentuk grafik bermacam-macam, misal grafik batang,
grafik garis, grafik lingkaran, dsb. Pemilihan bentuk grafik disesuaikan dari tujuan
penyajiannya.

LATAR BELAKANG METODE TULTA

Sejak awal tahun 80-an, teknik pemecahan masalah dengan pendekatan proses Plan,
Do, Cek dan Action ( PDCA ) sudah mulai dikenal oleh berbagai kelompok peningkatan mutu
di perusahaan / organisasi / instansi di Indonesia, terutama yang menjalin hubungan kerja
sama dengan perusahaan Jepang.

Pada mulanya Jepang memperkenalkan teknik pemecahan masalah bagi kalangan


karyawan pelaksana dengan proses 8 langkah PDCA yaitu proses kegiatan continuous
improvement yang dilakukan oleh Gugus Kendali Mutu ( GKM ), yang terkenal dengan
DELTA. Proses ini merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari sistem manajemen Total
Quality Control ( TQC ). Tetapi dalam perkembangan selanjutnya terjadi perubahan konsep
berpikir para pakar manajemen mutu, menyebabkan TQC harus mengalami transformasi
lebih lanjut.

Perubahan tersebut dimaksudkan agar sistem manajemen mutu lebih luwes dalam
menghadapi kecepatan perubahan dunia usaha yang sangat tinggi, sebagai dampak dari
meningkatnya tuntutan pelanggan akan mutu yang mendekati sempurna dan paripurna.

Seiring dengan perubahan tersebut, diperkenalkan teknik pemecahan masalah dengan


proses yang lebih praktis, yaitu Panduan Pelaksanaan dan Penulisan Risalah PDCA 7
Langkah. Sehingga dengan ini diharapkan akan mempermudah kelompok-kelompok
peningkatan mutu untuk memutar roda kegiatan continuous improvement

PROSES KERJA YANG BERULANG

Seperti halnya teknik pemecahan masalah 8 langkah, maka teknik 7 langkah PDCA
inipun sangat bermanfaat untuk perbaikan-perbaikan pada proses / hasil yang
berkesinambungan, yakni proses dimana persoalan yang sama berulang. Contohnya : jenis
pekerjaan operator mesin, pembuatan laporan keuangan bulanan, kesekretariatan, operator
telepon, dan lain-lain.

Bila kemungkinan berulangnya persoalan yang sama sangat kecil, atau persoalan
tersebut hanya bersifat insidental, maka teknik ini tidak akan memberikan manfaat yang
optimal, meskipun mungkin saja persoalan dapat diselesaikan. Disamping itu kendala utama
yang dihadapi, bila teknik ini diterapkan pada proses kerja yang tidak berkesinambungan
adalah kesulitan untuk mengumpulkan data yang akurat. Itulah sebabnya untuk pemecahan
masalah pada proses kerja yang bersifat proyek, dianjurkan untuk menggunakan teknik yang
disebut dengan Proactive Improvment, agar memungkinkan untuk memprediksi resiko yang
akan dihadapi di masa yang akan datang.

BAGAIMANA MENJALANKAN 7 LANGKAH PDCA

Perubahan yang mendasar dari 8 langkah PDCA menjadi 7 langkah PDCA terletak
pada langkah Penyusunan Rencana dan Pelaksanaan Perbaikan yang semula merupakan
dua langkah yang terpisah, menjadi satu langkah yang terpadu.

Perubahan ini didasari oleh kenyataan bahwa proses kegiatan menyusun rencana
tidak bisa dipisahkan dari kegiatan Uji Coba , sebagai upaya mendapatkan alternatif
perbaikan yang paling tepat dan maksimal, sehingga target yang ditetapkan dapat realistis
dan mempunyai landasan yang kuat.

Sejalan dengan perubahan itu, maka proses dilangkah 1, yakni dalam menentukan
tema dan judul, perlu melakukan analisa yang lebih dalam, agar dapat diperoleh perkiraan
Sasaran ( Target ) yang ingin dicapai di akhir kegiatan ini. Untuk jelasnya di bawah ini akan
diuraikan langkah demi langkah seluruh proses 7 langkah PDCA.
TUJUH ALAT DALAM PENYUSUNAN RISALAH PDCA - TULTA

Tujuh alat didalam GKM, tidak harus dipakai semua, tetapi tidak disalahkan kalau dipakai
semua, asalkan pemilihan alatnya memang sesuai. Tujuh alat tersebut adalah :

1. LEMBAR PERIKSA
Adalah Lembar catatan kegiatan / kejadian dalam waktu tertentu untuk
mempermudah pengambilan data. Pada saat membuat lembar periksa perlu diperhatikan
beberapa hal berikut ini :
Jumlah halaman seminim mungkin
Ukuran lembar standar
Cara pengisian sederhana
Ada Sistematika pengisian
Ada ruang untuk keterangan (kejadian khusus), waktu isi, pengisi

Contoh :
LEMBAR PERIKSA STRIP KONIDIN
Seksi : Strip tablet kecil Periode : Jan Feb 2010
Mesin : HS 40 Nama Pengumpul data : Mul
Produk : Konidin GKM : STW:

No Masalah Jumlah Keterangan


1 Rework strip 1 kg 1 kg = + 1800 strip
2 Waste roll strip 0.7 kg
3 Waste tablet 0.1 kg

2. STRATIFIKASI
Kadangkala informasi yang kita dapatkan masih sangat komplek, atau tercampur
dengan informasi lain. Untuk itu diperlukan alat stratifikasi, yaitu alat untuk mengurai /
Mengklasifikasikan Data / Persoalan. Manfaat dari stratifikasi adalah Mempercepat informasi /
spesifik sehingga keputusan lebih tepat dan mampu membuat Prioritas

Contoh :
STRATIFIKASI REWORK STRIP
Seksi : Strip tablet kecil Periode : Jan Feb 2010
Mesin : HS 40 Nama Pengumpul data : Mul
Produk : Konidin GKM : STW:

No Masalah Jumlah Keterangan


1 Strip kosong / isinya tidak lengkap 0.8 kg 1 kg = + 1800 strip
2 Strip bocor 0.15 kg
3 Strip potongan tidak simetris 0.05 kg

3. DIAGRAM PARETO
Diagram Pareto sering disebut diagram 20 / 80, yaitu Grafik Balok ditambah garis
kumulatif untuk menunjukkan apabila terdapat sedikit masalah / hal potensial dari banyak
masalah yang tidak / kurang potensial. Langkah-langkah untuk membuat diagram pareto
adalah :
Stratifikasi data
Urutkan dari freq tinggi ke rendah
Hitung freq kumulatif
Hitung % freq
Hitung % freq kumulatif
Buat grafik balok freq
Buat titik freq kumulatif
Hubungkan titik-titik tersebut

Contoh :

TABEL PERSIAPAN DIAGRAM PARETO


Seksi : Strip tablet kecil Periode : JanFeb10
Mesin : HS 40 Nama Pengumpul data : Mul
Produk : Konidin GKM : STW:

No Masalah Jumlah ( strip ) Kumulatif Persentase Kumulatif


1 Strip kosong / isinya tidak 1440 1440 80 80
lengkap
2 Strip bocor 270 1710 15 95
3 Strip potongan tidak 90 1800 5 100
simetris
Total 1800 100
4. DIAGRAM TULANG IKAN
Diagram tulang ikan digunakan untuk mencari sebab-sebab yang mungkin. Dibuat
diagram yang mirip dengan kepala ikan dan durinya. Langkah-langkah pembuatan diagram
tulang ikan yang terpenting adalah sumbang saran, hal ini dilakukan agar dapat Menggali ide
dari anggota kelompok. Hasil dari sumbang saran dapat dipakai untuk Pengumpulan
masalah, mencari sebab dan membuat rencana penanggulangan

Contoh :
Flow chart proses kerja yang bermasalah dan titik kritisnya
Mengambil bahan kemasan / Setting mesin dan pasang Mengambil bahan
roll alufoil roll alufoil olahan / tablet dan tuang
ke hopper mesin strip

Kirim ke seksi verpak Timbang hasil strip Running proses strip /


kemas primer
Flow chart running proses strip
( area yang bermasalah )

Beri label sesuai Sortir yang tidak Bongkar isi Adjusment posisi
Item & bacth Sesuai spec strip roll

Tampung hasil Cek fisik secara Proses strip Check fisik strip
Strip Berkala oleh operator jalan oleh operator
Faktor dan sebabnya
Faktor Manusia Faktor Mesin Faktor Material Faktor Metode
Tidak rutin Sebelum feeding Tablet rapuh / Setting getaran hopper
melakukan check cute tidak ada mudah pecah terlalu tinggi
aliran feeding cute penyaring untuk
tablet pecah
Sering berada diluar Feeding cute banyak Pecahan tablet Tuang tablet ke hopper
ruang mesin saat serpihan tablet masuk feeding cute terlalu cepat
running time
Getaran / vibrator Pecahan tablet di
hopper terlalu tinggi feeding cute miring

Diagram Tulang ikan


Mesin Manusia
Feeding cute banyak Tidak rutin melakukan
serpihan tablet check aliran feeding cute

Getaran / vibrator 8
hopper terlalu tinggi Sering berada diluar
ruang mesin saat running
Sblm feeding cute tdk 7 time 1 jumlah tablet kecil
ada penyaring tbl pecah Konidin yang macet
6 di feeding cute mesin
Pecahan tablet di strip tinggi
feeding cute miring

Pecahan tablet 5 Tuang tablet ke 2


masuk feeding cute hopper terlalu cepat

Tablet rapuh / 4 Setting getaran 3


mudah pecah hopper terlalu tinggi

Material Metode

5. HISTOGRAM
Adalah grafik balok yang disusun untuk melihat penyebaran data yang dikumpulkan.
Untuk membuat grafik ini diperlukan data spesifikasi minimal dan maksimalnya.
6. DIAGRAM TEBAR
Adalah grafik yang disusun untuk melihat hubungan antara dua data yang sedang
dikumpulkan. Cara membuatnya :
Kumpulkan data yg ingin diteliti hubungannya
Buat salib sumbu X Y
Plotkan datanya
Dari bentuk diagram tebar dapat dilihat korelasi antara keduanya

Contoh :
Mesin : HS 40 Collector : Tri
Produk : Konidin Wind
Tanggal pengumpulan data
5 jan 6 jan 7 jan 8 jan 9 jan 10 jan 12 ja
Tablet 20 35 25 30 30 25 25
pecah
Strip 10 25 15 20 17 22 20
kosong

diagram scatter
hubungan jumlah tablet pecah dengan strip kosong Hitung rumus pakai calc --->
40 =correl(data1;data2)
35
dari data diatas didapatkan hasil = 0.75
30
jumlah tablet pecah

25
Atau pakai program SPSS correlations
20
15
10
5
0
8 10 12 14 16 18 20 22 24 26
jumlah strip kosong

7. PETA KENDALI
Grafik garis dengan garis pembatas / kendali:
Garis kendali atas (UCL)
Garis Kendali Tengah (CL)
Garis Kendali Bawah (LCL)

Peta Kendali memberikan informasi kualitas proses secara kronologis / per waktu, apakah
terkendali/tidak. Dapat digunakan dalam langkah mencari masalah (GKM).
Contoh Grafik peta kendali / Peta kontrol

Grafik lainnya yang kemungkinan juga akan dipakai dalam pembuatan risalah GKM adalah :
Grafik Batang 9
0
8
0
7
0
6
0
5
0 T
imur
4
0 B
ara
t
3
0 U
ta
ra
2
0
1
0
0
S
eko
lah P
abr
ik K
anto
r P
anti

Grafik Garis 4
0
3
5
3
0
2
5
2
0 C
ura
nmo
r
1
5
1
0
5
0
1
997 1
998 1
999 2
000 2
001

Grafik Lingkaran / grafik pai

S
epeda
S
pd m oto
r
Mobil
Ge
ro bak
LANGKAH LANGKAH PENYUSUNAN RISALAH PDCA - TULTA
A. PENDAHULUAN

Khusus bagian Pendahuluan ini, disusun setelah keseluruhan Proses PDCA


selesai

Format pendahuluan ini berisi identitas GKM dan kegiatannya, sehingga memudahkan
siapa saja untuk mengenali GKM, asal usulnya, latar belakang kegiatannya dan proses
PDCA perbaikan yang dilakukannya.

Bagian ini berisi susunan sebagai berikut :

1. Dituliskan dibagian paling atas Judul Risalah, yaitu Judul Perbaikan yang dikerjakan
oleh GKM. Kemudian tuliskan dibawahnya nama GKM, perusahaan, dan alamat
perusahaan.
Contoh :

MENGURANGI JUMLAH REWORK STRIP YANG ISINYA TIDAK LENGKAP /


KOSONG 50% DALAM WAKTU 3 BULAN
GKM STW, PT.Konimex, Sanggrahan Cemani Grogol Sukoharjo

2. Dibawah Judul Risalah susunlah data seputar GKM, seperti nama fasilitator &
anggota, usia rata-rata, dsb.
Contoh :
Produk yang dihasilkan perusahaan : Strip Konidin, Strip Napacin
Bagian / Seksi tempat GKM berada : Farmasi II / Strip tablet
Nama Fasilitator GKM : Wijayanti Waktu Pembentukan GKM : 24 Maret '08
Nama Ketua GKM : E Sri Sumarni Jumlah Pertemuan : 12 kali
Nama Anggota : Rini, Mul, Tri, Wid Lama Pertemuan :@ 1 jam
Usia Rata2 Anggota : 35 tahun Rata2 Kehadiran : 100%
Pendidikan Rata2 Anggota : SLTA Periode Kegiatan : April-Juni '10
Masalah ke :3

Tahun Jumlah Rsalah Tema Prestasi


2008 1 Mengurangi Waste Roll Alufoil seksi strip Juara 1 Konvensi PP
15 Konimex
2009 1 Meningkatkan produktivitas mesin strip Juara 2 Konvensi PP
tablet 16 Konimex

3. Tuliskan Jadwal Kegiatan, baik rencana maupun realisasi, sebaiknya dalam hitungan
minggu / bulan, berurutan sejak langkah 1 sampai dengan langkah 7
contoh :
Langkah Kegiatan Tahun 2010 Jumlah
Pertemuan
April Mei Juni Renc Real
14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26
Plan 1 Menentukan tema dan 2 1
judul
2 Menganalisa penyebab 2 3
3 Menguji & menentukan 3 1
penyebab dominan
Do 4 Membuat rencana 3 5
perbaikan & melakukan
perbaikan
Check 5 Meneliti hasil 1 1
Action 6 Membuat standar baru 1 1
7 Mengumpulkan data 1 1
baru & rencana
berikutnya
KET. = RENCANA = REALISASI TOTAL MINGGU 13 13

Peringatan !!!
Hal yang perlu diperhatikan oleh gugus adalah jadual pelaksanaan PDCA harus konsisten
dengan pelaksanaan yang sesungguhnya. Jangan mengabaikan penulisan yang akurat
didalam jadual yang dituangkan dalam risalah, karena bagian ini merupakan awal dari ciri
khas gugus yang sadar dokumentasi selain dari pada sadar kegiatan

Sebagai contoh : bila kegiatan langkah ke 4 berlangsung pada minggu ke 2 bulan mei sampai
minggu ke 3 bulan juni, maka cantumkanlah dalam jadual pelaksanaan persis sama dengan
skala waktu kegiatan PDCA tersebut.

Perhatian !!! ketidak sesuaian jadual pelaksanaan dengan kegiatan yang sesungguhnya
akan berpengaruh terhadap penilaian GKM.

4. Cantumkan alasan perbaikan yang dilakukan, yang berisikan :


Sasaran / tujuan yang ingin dicapai. Lihat tema pada langkah 1
Hal-hal yang merugikan bila tidak diperbaiki.
Contoh :
Alasan Perbaikan :
Productivity Mengakibatkan kehilangan kesempatan untuk Lihat lampiran
menghasilkan output baik
Delivery Memungkinkan terjadinya keterlambatan Lihat lampiran
pengiriman ke proses berikutnya
Cost Mengakibatkan bertambahnya biaya produksi Lihat lampiran
Morality Memungkinkan penurunan semangat kerja Lihat lampiran
karyawan
5. Gambarkan job flow atau alur kerja yang bisa menggambarkan siklus : input proses
output dilokasi kerja GKM yang bersangkutan.
Contoh
Flow chart proses strip tablet kecil produksi Farmasi II
Mengambil bahan kemasan / Setting mesin dan pasang Mengambil bahan
roll alufoil roll alufoil olahan / tablet dan tuang
ke hopper mesin strip

Kirim ke seksi verpak Timbang hasil strip Running proses strip /


kemas primer
Flow chart running proses strip
( area yang bermasalah )

Beri label sesuai Sortir yang tidak Bongkar isi Adjusment posisi
Item & bacth Sesuai spec strip roll

Tampung hasil Cek fisik secara Proses strip Check fisik strip
Strip Berkala oleh operator jalan oleh operator

B. TUJUH LANGKAH PDCA


PLAN = LANGKAH 1, 2 dan 3.
1. MENENTUKAN TEMA DAN JUDUL
Langkah 1 ibarat pintu gerbang yang sangat menentukan apakah GKM akan melewati
benar atau malah sesat jalan
Dengan demikian, berbagai faktor penentu keberhasilan suatu proses PDCA sangat
besar ketergantungannya pada efetivitas penyelesaian dilangkah ini. Itulah sebabnya
beberapa catatan penting dibawah ini perlu menjadi perhatian GKM dalam
menjalankannya.

a. Penentuan Tema
Proses penentuan tema perbaikan selalu diawali dengan terlebih dahulu
menelusuri latar belakang permasalahan yang timbul dalam pekerjaan, melalui
pengamatan terhadap :
Pelaksanaan SOP yang telah ditetapkan sebelumnya.
Pencapaian sasaran seksi / bagian
Keluhan pelanggan
Kelanjutan dari kegiatan perbaikan sebelumnya

Sudah barang tentu permasalahan tersebut haruslah yang berada dalam


jangkauan kendali GKM yang bersangkutan.
Agar penelusuran tersebut memenuhi sasaran, maka fokus perhatian pada ke 4
hal tersebut di atas adalah pada situasi atau kondisi penyimpangannya atau bisa
disebut weakness orientation.

Contoh :
1. Dalam pengamatan terhadap pelaksanaan SOP, maka unsur penyimpangannya
adalah seberapa jauh perbedaan antara standar dan hasil, misalnya rework strip
yang diijinkan maksimal 2%, tetapi hasilnya 2,5%, maka penyimpangannya /
persoalannya adalah 2,5% - 2% = 0,5%.
2. Dalam pencapaian sasaran seksi / bagian, misalnya target pencapaian
produktivitas strip adalah 90%, namun ternyata hasilnya hanya menunjukkan 80%,
maka penyimpangannya / persoalannya adalah 10%

Tahapan penentuan tema sebagai berikut :


1. Kumpulkan dan tuliskan data yang berhubungan dengan latar belakang persoalan /
penyimpangan yang terjadi, meliputi :
Keterangan Pelanggan yang menerima hasil produksi ( keluhan, komplain, dsb )
Standar operasi yang saat ini sedang diberlakukan ( bila ada )
Hasil perbaikan ( PDCA ) sebelumnya ( bila merupakan tema kedua dst )
Penyimpangan terhadap penjabaran Quality Objektives bagian / seksi

Cantumkan masalah mutu yang telah diperoleh melalui sumbang saran seluruh
anggota GKM, sebaiknya masalah mutu tersebut sudah dipilih terlebih dahulu.

2. Lakukan analisa terhadap data yang telah dikumpulkan, dengan menggunakan alat
bantu yang tepat dan cara pembandingan yang berimbang. sehingga dapat
diperoleh Prioritas Masalah yang harus segera diselesaikan.

Sekurang-kurangnya ada 3 (tiga) sumber untuk menelusuri prioritas masalah :


a) Menginventarisir penyimpangan-penyimpangan atau masalah-masalah mutu
yang terdeteksi melalui : data laporan operasional, keluhan pelanggan (proses
berikutnya) dsb.
b) Mendapatkan instruksi dari atasan, karena timbulnya suatu masalah mutu yang
harus segera diatasi, untuk menekan kerugian lebih jauh ( Force major). Hal ini
memungkinkan GKM untuk mengerjakan TEMA TUNGGAL, tentunya dengan
dokumen-dokumen yang mendukung.
c) Belum tercapainya standar mutu sesuai dengan Quality Objective yang
ditetapkan pada bagian / departemen di tempat kerja.

Gugus hanya perlu memilih salah satu dari ketiga sumber tersebut, tetapi
yang sangat penting untuk diperhatikan adalah cara manapun yang menjadi dasar
menentukan Prioritas Masalah, ada hal yang harus menjadi dasar / landasan
yaitu :
Adanya Standar mutu yang menjadi penentu,---bahwa masalah yang dipilih
untuk diatasi itu memang betul-betul sebuah penyimpangan yang relevan.
Sedangkan bila prioritas masalah yang diambil berdasarkan pada sumber di butir
(a) atau (c) tersebut diatas,--- maka FAKTA dan DATA yang dianalisa dengan
menggunakan alat Bantu yang sesuai, misalnya pareto diagram, pie diagram,
sehingga dapat menunjukan prioritas masalah. Meskipun saat menginventarisir
masalah dilakukan dengan brainstorming, namun menentukan prioritas masalah
tetap saja harus berlandaskan analisa FAKTA dan DATA agar realible.

Menentukan prioritas masalah dengan cara yang benar sejak awal adalah kunci
keberhasilan dalam melaksanakan keseluruhan pemecahan masalah dengan
PDCA approach.

Catatan : Supaya dapat berimbang pada saat membandingkan harus dapat


dikuantitatifkan yang sama, misal rupiah, ukuran-ukuran lain yang kuantitatif, baru
kalau bisa ditambahkan kualitas. Kalau terpaksa data-data yang dibandingkan tidak
bisa dikuantitaskan yang sama, dapat dipakai :
Perhitungan dari perbandingan Gawat ( serius / tidak ), Mendesak ( waktu
lama / segera ) dan Perkembangan ( trend naik / turun ) dengan memakai
ukuran tinggi, sedang dan rendah.
Metode Nominal Group Technique

Berdasarkan data tersebut di atas, lakukan analisa dengan menggunakan alat


bantu yang sesuai, antara lain sebagai berikut :
Control chart untuk menandai penyimpangan / persoalan mutu pada suatu
proses yang berjalan kontinyu
Histogram / Diagram Pareto / Grafik untuk menemukan prioritas masalah yang
akan diatasi

3. Berikan alasan yang menggambarkan alasan pemilihan prioritas masalah tersebut.


Sebagai pedoman dibawah ini adalah hal-hal yang mempengaruhi penentuan
prioritas masalah, antara lain :
Tingkat kesulitan untuk penanggulangan
Berhubungan dengan target / rencana perusahaan
Waktu penyelesaian
Hasil yang diharapkan
Tingkat pemahaman dan pengetahuan
Kebijakan baru manajemen perusahaan

4. Bila prioritas masalah sudah diperoleh, maka tema perbaikan sudah dapat
ditentukan. Tema perbaikan ini biasanya berupa pernyataan yang menunjuk pada
tujuan akhir yang ingin dicapai. Oleh sebab itu, tema biasanya diawali dengan kata
kerja, Me... lebih baik pakai kalimat aktif.

TEMA adalah sebuah sasaran yang disampaikan / diimpikan untuk memperbaiki


PRIORITAS MASALAH yang ada saat ini, itulah sebabnya bila masalah adalah
sesuatu keadaan yang berkonotasi negatif, maka tema adalah niat baik yang
berkonotasi positif terhadap masalah tersebut.
Contoh :
Prioritas masalahnya adalah pengiriman barang ke gudang terlambat.
temanya : Menurunkan keterlambatan pengiriman barang ke gudang
b. Penentuan Judul
JUDUL adalah turunan dari Tema yang secara spesifik akan diselesaikan
oleh gugus dalam putaran PDCA kali ini. Bila mengambil contoh tema tersebut
diatas, maka judul yang mungkin diambil adalah : menurunkan keterlambatan
pengiriman barang ke gudang A di Bekasi, sekurang-kurangnya 80%, dalam kurun
waktu 4 bulan.

Ini yang dalam PDCA TULTA disebut sebagai INITIAL GOAL dan dalam
membuat formulasinya, gugus dapat memilih salah satu dari sumber dibawah ini :
a) Berasal dari sumber internal yaitu penentuan oleh gugus, berupa probabilitas
yang didasarkan pada prediksi penyelesain yang dapat dicapai gugus untuk
keseluruhan PDCA. Biasanya untuk hasil yang ingin dicapai dicantumkan dalam
bentuk prosentase.
b) Berasal dari eksternal yaitu berdasarkan pada hasil terbaik yang dicapai oleh
pihak lain.

Membuat turunan TEMA menjadi JUDUL (initial goal) berarti haruslah


Membuat stratifiaksi dari contoh keterlambatan pengiriman barang tersebut
diatas, dalam hal ini yang menjadi dasar stratifikasi adalah tujuan dari barang
yang dikirim yaitu ada gudang A di bekasi, gudang B di Pulogadung, gudang C di
Bogor dsb.
Berlandaskan pada data yaitu diketahui bahwa frekuensi tertinggi pengiriman
barang yang sering terlambat ternyata gudang A, dalam hal ini data dapat
disajikan dalam bentuk diagram pareto yang memperlihatkan factor prioritas.

Perlu menjadi catatan gugus bahwa membuat stratifikasi untuk JUDUL dapat
didasarkan pada tinjauan dari berbagai segi : frekuensi, volume, waktu, ukuran,
biaya dll semakin banyak tinjauan yang dilakukan semakin besar kemungkinan
menemukan factor prioritas sesungguhnya.

Pada umumnya sebuah Tema perbaikan mempunyai cakupan yang cukup


luas sehingga agak sulit untuk diambil tindakan perbaikan lebih lanjut terhadap
masalah yang prioritas tersebut. Contohnya : tema yang berbunyi menurunkan
rework produk farmasi II . Bagaimana akan mengambil tindakan, bila kita tidak
tahu produk apa yang reworknya akan diturunkan ? Mesin apa yang menghasilkan
rework tersebut ? Siapa yang mengoperasikan mesin yang reworknya banyak ?

Oleh sebab itu diperlukan pemilahan lebih lanjut dari prioritas masalah
tersebut agar diperoleh yang spesifik yang harus diperbaiki, inilah yang kita
namakan prinsip Vital Few atau azas prioritas. Melalui pemilahan terhadap
prioritas masalah inilah akan ditemukan persoalan spesifik yang benar-benar harus
ditangani segera dengan suatu sasaran / target dan inilah yang disebut dengan
Judul, yakni kalimat yang mengungkapkan upaya untuk mengurangi / menekan /
meniadakan penyimpangan atau deviasi.

Oleh sebab itu judul haruslah mangandung 2 unsur pokok yang akan
menentukan arah perbaikan, yakni : hasil yang direncanakan untuk dicapai ( target
hasil kuatitatif ) dan batas waktu yang diperlukan untuk keseluruhan proses
perbaikan ( target waktu penyelesaian ).

Catatan : Judul dapat disebut sebagai sub tema. Target dalam judul bisa dibuat dari
besarnya masalah atau target sementara hasil perbaikannya, dan disebut
sebagai target masalah.

Contoh perbedaan tema dan judul


Tema Judul
Menurunkan jumlah keluhan Menekan waktu keterlambatan pengiriman barang ke
distributor distributor sebesar 50% dalam jangka waktu 4 bulan
Menurunkan jumlah waste Mengurangi jumlah capping pada tablet paramex 50%
tablet paramex dalam waktu 3 bulan

Langkah-langkah dalam penentuan judul :


Buatlah stratifikasi terhadap masalah utama yang telah dipilih tersebut diatas
berdasarkan faktor-faktor yang berpengaruh dan berhubungan langsung
Kumpulkan data ( bila belum tersedia ) dan analisa untuk memilih faktor utama dan
untuk penyajiannya bisa digunakan alat bantu check sheet, diagram pareto dan
grafik.
Tetapkan judul ( sub tema ) dan tuliskan dalam kalimat yang senada dengan tema ,
dan jangan lupa untuk mencantumkan target hasil ( presentase ) dan waktu yang
diperkirakan untuk menyelesaikan persolan tersebut.

Prioritas masalah, tema, judul yang berkesinambungan adalah syarat mutlak


untuk langkah satu pada PDCA TULTA, oleh karenanya bila gugus tidak
mengerjakan salah satu dari ketiga unsur ini, sudah pasti menyimpang dari
standar minimal pemecahan masalah PDCA TULTA
Contoh Langkah 1 : penentuan Tema & Judul 3.00%

Analisa Masalah 2.50%

Besar rework strip tablet kecil pada bulan Januari 2.00%

February 2010 mencapai 2,8%, jumlah ini melebihi 1.50%

target maksimal yang ditetapkan bagian yaitu 1.00%

maksimal 2%.. Data penunjang tampilkan pada 0.50%

lampiran. 0.00%
target rew ork strip

80
Dari data stratifikasi rework strip tablet kecil 70

ditemukan fakta bahwa jumlah rework strip tablet 60

50

kecil yang tinggi adalah strip tablet Konidin mencapai 40

80%.. Data penunjang tampilkan pada lampiran. 30

20

10

0
konidin napacin inzana

Dari data diatas maka GKM STW sepakat menentukan topik bahasan yaitu :
Rework strip tablet kecil konidin tinggi.
90

Menentukan tema perbaikan 80

70

Tingginya rework strip tablet kecil konidin disebabkan 60

50

banyaknya strip yang isinya tidak lengkap atau 40

30
kosong sebanyak 85%. Data penunjang tampilkan 20

pada lampiran. 10

0
kosong melet bocor

Berdasarkan fakta diatas maka GKM STW sepakat menentukan tema :


Menurunkan jumlah rework strip tablet kecil konidin yang isinya tidak lengkap
/ kosong

Dari stratifikasi mesin strip yang mengerjakan tablet


90
kecil konidin selama bulan Januari Februari 2010 80

70
disimpulkan bahwa penyebab strip isinya tidak lengkap / 60

kosong adalah adanya tablet yang macet di feeding cute 50

40

sebanyak 90%. ( 1800 strip ). Data penunjang tampilkan 30

20

pada lampiran. 10

0
macet di f eeding c ute tablet terlambat

Kerugian-kerugian yang ditimbulkan : 1000000.00


900000.00

800000.00

Kerugian kesempatan untuk menghasilkan output 1800 700000.00

600000.00

strip = Rp 1.000.000. Data penunjang tampilkan pada 500000.00

400000.00

lampiran 300000.00

200000.00
100000.00

0.00
macet di feeding cute tablet terlambat
100000.00

Kerugian biaya untuk proses ulang dan pemusnahan 90000.00


80000.00

waste roll tinggi ( 1800 strip ) Rp. 100.000 Data 70000.00


60000.00
penunjang tampilkan pada lampiran 50000.00

40000.00
30000.00

20000.00
10000.00

0.00
macet di f eeding cute tablet terlambat

Berdasarkan data selama tahun 2009 didapatkan bahwa rework strip kosong
karena tablet macet di feeding cute terbesar 1500 strip/ batch dan terendah sebesar
500 strip/batch. Berdasarkan hal tersebut GKM STW sepakat untuk menurunkan
rework strip yang isinya tidak lengkap / kosong dari 1800 strip menjadi 500 strip per
batch atau menentukan Initial Goal sebesar 72.22 %. Data penunjang tampilkan
pada lampiran.

Berdasarkan fakta dan analisa yang sudah dilakukan GKM STW sepakat
menentukan judul :
Menurunkan jumlah tablet kecil konidin yang macet di feeding cute mesin
strip sebesar 72.22% dalam waktu 3 bulan

c. Meminta komentar dan persetujuan ke atasan / manager bagian.


Sebagai bukti persetujuan di bawah judul buat kolom sebagai berikut dan beri
tanda tangan sesuai nama dan jabatan di kolom tersebut.

Komentar Managemen :

Persetujuan Managemen
Diajukan Mengetahui Menyetujui

Ketua GKM ..... Fasilitator Koordinator GKM Manager Bagian

2. MENGANALISA PENYEBAB
Berisi penelusuran faktor-faktor yang menyebabkan terjadinya penyimpangan
( faktor utama ) yang dituangkan dalam diagram tulang ikan ( fishbone ). dalam kasus
tertentu bila hubungan sebab akibat sudah sangat kompleks, penggunaan diagram
hubungan dapat dilakukan.

Proses menganalisa penyebab :


a) Pengumpulan ide dari seluruh anggota gugus, yang mencerminkan bagaimana
kegiatan ini melibatkan seluruh anggota tanpa kecuali, merupakan salah satu faktor
yang dijadikan tolok ukur penilaian gugus dilangkah ini
b) Lakukan pengumpulan ide yang melibatkan seluruh anggota GKM, menggunakan
pendekatan teknik Brainstorming atau Nominal Group Technique. ini dimaksudkan
untuk memudahkan gugus dalam membuat kesimpulan akhir dari langkah ini.
c) Kumpulkan ide sebanyak-banyaknya untuk mendapatkan hasil analisa yang tajam.
jangan membuat fishbone sebelum mengumpulkan ide terlebih dahulu, karena
sudah pasti ketajaman analisa akan berkurang.
d) Ketajaman analisa sangat penting, oleh karena itu setiap ditemukan satu penyebab
harus digali lagi untuk menemukan turunannya (cabang duri) yang lebih spesifik
( biasakan dengan kata Tanya : mengapa? Untuk menggali penyebab)
e) Buatlah stratifikasi dan kelompokkan faktor-faktor yang sejenis, secara benar dan
terinci
f) Perhatikan kebenaran dan keeratan korelasi antara sebab dan akibat
g) Usahakan untuk mendapatkan penyebab yang paling nyata ( konkrit ) agar bisa
diatasi.
h) Gambarkan diagram tulang ikan, dengan menyusun ide-ide yang telah terkumpul
ke dalam masing-masing faktor penyebab
i) Pilihlah penyebab-penyebab yang dianggap dominan dengan pendekatan voting,
kemudian lingkari pilihan tersebut.
j) Voting hanya dilakukan terhadap penyebab yang berada pada cabang duri terkecil.
Dalam hal ini pahamilah dengan baik, tata cara voting yang benar, mengingat hasil
voting adalah dasar untuk pengujian penyebab dilangkah berikutnya.
k) Langkah II harus berakhir dengan suatu kesimpulan yang menyebutkan bahwa :
berdasarkan hasil voting, GKM memutuskan bahwa penyebab-penyebab yang
dianggap dominan adalah !
Syarat minimal yang harus terdokumentasi pada risalah GKM adalah
1. Sekumpulan ide yang sudah di stratifikasi berdasarkan masing-masing faktor ( 5M
)
2. Diagram fishbone yang lengkap dengan penandaan yang dipilih
3. Ringkasan hasil voting
4. Kesimpulan akhir yang berdasarkan hasil voting

Contoh Langkah 2 : menganalisa penyebab :


Rekap Stratifikasi penyebab yang diperoleh dari sumbang saran anggota. Data
lengkapnya ( sebelum dianulir, hasil sumbang saran yang selengkapnya ) ditampilkan
di lampiran.

Faktor Manusia Faktor Mesin Faktor Material Faktor Metode


Tidak rutin Sebelum feeding Tablet rapuh / Setting getaran hopper
melakukan check cute tidak ada mudah pecah terlalu tinggi
aliran feeding cute penyaring untuk
tablet pecah
Sering berada diluar Feeding cute banyak Pecahan tablet Tuang tablet ke hopper
ruang mesin saat serpihan tablet masuk feeding cute terlalu cepat
running time
Getaran / vibrator Pecahan tablet di
hopper terlalu tinggi feeding cute miring

Diagram Tulang Ikan


Mesin Manusia
Feeding cute banyak Tidak rutin melakukan
serpihan tablet check aliran feeding cute

Getaran / vibrator 8
hopper terlalu tinggi Sering berada diluar
ruang mesin saat running
Sblm feeding cute tdk 7 time 1 jumlah tablet kecil
ada penyaring tbl pecah Konidin yang macet
6 di feeding cute mesin
Pecahan tablet di strip tinggi
feeding cute miring

Pecahan tablet 5 Tuang tablet ke 2


masuk feeding cute hopper terlalu cepat

Tablet rapuh / 4 Setting getaran 3


mudah pecah hopper terlalu tinggi

Material Metode
Penetapan penyebab yang diduga dominan dengan uji NGT

Angg 1 Angg 2 Angg 3 Angg 4 Angg 5 Jumlah nilai Urutan Dominan


Sebab 1 4 4 4 4 4 20 4
Sebab 2 8 5 6 7 8 34 8
Sebab 3 7 8 5 6 7 33 7
Sebab 4 6 7 8 5 6 32 6
Sebab 5 3 2 3 2 3 13 3
Sebab 6 5 6 7 8 5 31 5
Sebab 7 1 1 1 1 1 5 1
Sebab 8 2 3 2 3 2 12 2

Perhitungan NGT :
rumus : ( jumlah anggota x jumlah faktor ) / 2 + 1 ---> ( 5 x 8 ) / 2 + 1 = 21
Jadi untuk jumlah nilai < 21 adalah dominan.

Berdasarkan uji NGT faktor penyebab yang diduga dominan adalah :


1. Sebelum feeding cute tidak ada penyaring untuk tablet pecah
2. Getaran / vibrator hopper terlalu tinggi
3. Pecahan tablet masuk feeding cute
4. Sering berada diluar ruang mesin saat running time
Mesin Manusia
Feeding cute banyak Tidak rutin melakukan
serpihan tablet check aliran feeding cute

Getaran / vibrator 8
hopper terlalu tinggi Sering berada diluar
ruang mesin saat running
Sblm feeding cute tdk 7 time 1 jumlah tablet kecil
ada penyaring tbl pecah Konidin yang macet
6 di feeding cute mesin
Pecahan tablet di strip tinggi
feeding cute miring

Pecahan tablet 5 Tuang tablet ke 2


masuk feeding cute hopper terlalu cepat

Tablet rapuh / 4 Setting getaran 3


mudah pecah hopper terlalu tinggi

Material Metode

= Penyebab dominan
3. MENGUJI DAN MENENTUKAN PENYEBAB DOMINAN
Dibawah ini adalah hal-hal yang harus dijadikan perhatian :
1. Yang dimaksud menguji pada langkah ini adalah UJI HOPTESA, bukan UJI COBA.
Oleh karenanya gugus tidak dibenarkan mengotak atik proses kerjanya untuk mencari
data. Melainkan cukup dengan mengamati proses, kemudian mengumpulkan data
untuk menguji keeratan hubungan antara penyebab dan akibat melalui diagram
pencar.
2. Penyebab-penyebab yang diuji adalah penyebab-penyebab yang tercantum pada
kesimpulan akhir dari langkah sebelumnya (langkah2)
3. Suatu penyebab dikatakan dominan bila nilai koefisien korelasi (r) minimal sebesar
0,714. berarti hal ini menunjukan keeratan hubungan yang signifikan ( r 2 = 0,51)
4. Sehubungan dengan butir 2 tersebut, maka penyebab-penyebab dengan nilai minimal
r = 0,714 atau lebih, yang bergabung didalam pie chart, sedangkan penyebab lainnya
dengan nilai lebih rendah (< 0,714) , tidak ditindaklanjuti dalam proses PDCA ini.
5. Membuat diagram pencar bukanlah hal yang sulit, karena computer pun dapat
melakukannya hanya dalam hitungan detik. Tetapi kesulitan yang sesungguhnya
dihadapi gugus adalah : bagaimana cara paling efektif untuk mentransfer (mengubah)
data kuatitatif (penyebab) pada langkah ke-2, menjadi data kuantitatif di langkah ke 3.
Akhir dari langkah ke3 adalah penggambaran factor-faktor penyebab yang telah teruji
sebagai FAKTOR-FAKTOR PENYEBAB yang dominan.

Langkah 3 adalah langkah yang menentukan bagi keberhasilan proses


berikutnya. Dan faktor penentunya adalah efefktivitas data korelasi

Langkah 3 berisi Pengujian Hipotesa terhadap faktor-faktor penyebab yang dianggap


dominan, dengan tujuan untuk memastikan bahwa :
a. Faktor-faktor tersebut memang benar berkorelasi terhadap akibat.
b. Perbandingan faktor-faktor berpengaruh terlihat secara nyata, strata prioritasnya

Pengujian Hipotesa dilakukan dengan memanfaatkan diagram korelasi ( Scatter


Diagram ) bersama-sama dengan grafik Pai ( Pie Chart ).

Proses pembuatan langkah 3 :


a. Diagram Korelasi ( Scatter Diagram )
Siapkan Checksheet untuk pembuatan diagram korelasi ( multi faktor )
Tetapkan waktu ( periode ) pengambilan data
Amati proses dan kumpulkan data-data yang sesuai dengan checksheet
Masukan ( Plot ) data yang sudah terkumpul ke dalam diagram korelasi
Analisa hasilnya dan simpulkan.
b. Grafik Pai ( Pie Chart )
Kumpulkan data ( frekuensi ) tiap-tiap faktor pada lembar data untuk grafik pai
Gambarkan grafik pai, lengkap dengan keterangannya
Buatlah kesimpulannya.

Contoh Langkah 3 : menguji dan menentukan penyebab dominan


Penelitian / pengujian calon penyebab yang diduga penyebab dominan
Periode penelitian : Minggu 1 Mei 2010
Sumber data : data pengujian faktor dominan di mesin strip yang bermasalah
Peneliti / penguji : semua anggota GKM STW.

faktor penyebab 1 faktor penyebab 2


korelasi tidak ayakan dengan yang masuk feeding cute korelasi getaran hopper dengan tablet pecah
70 70

60 60

50
50
40
pecah

speed
40 masuk f eed-
jumlah

ing cute 30
30
20
20
10
10
0
0 0.5 1 1.5 2 2.5 3 3.5 4 4.5 5 5.5
0.5 1 1.5 2 2.5 3 3.5 4 4.5 5 5.5 jumlah
hari

misal 1 3 terdapat korelasi positif yang kuat ( r = 0,91 r> 0.714 )


faktor penyebab 3 faktor penyebab 4
korelasi jumlah pecah dengan masuk ke feeding cute korelasi berada diluar ruang dengan jumlah stirp yang kosong
70 45
60 40
35
masuk feeding cute

50
30
pecahan
40 masuk f eed- 25

jumlah
msk feeding
ing cute cute
30 20
15
20
10
10 5

0 0
0.5 1 1.5 2 2.5 3 3.5 4 4.5 5 5.5
20 25 30 35 40 45 50 55 60 65
hari
pecah

Kesimpulan Hasil pengujian


pie Chart Penyebab Dominan

Dari hasil uji korelasi dan pie chart GKM STW


20 20% 20 20%
tidak ada
ayakan
menyimpulkan bahwa penyebab dominannya
getaran
hopper
adalah :
tablet pecah
sering be-
1. Tidak ada penyaring sbl feeding cute
30 30% 30 30%
rada diluar
2. Getaran / vibrator hopper terlalu tinggi
3. Tablet pecah masuk ke feeding cute

Perhitungan korelasi dan data ditampilkan dilampiran

DO = LANGKAH 4
4. MEMBUAT RENCANA DAN MELAKSANAKAN PERBAIKAN

Faktor penting pada proses ini meliputi :


1. Rencana perbaikan hanya dilakukan terhadap penyebab-penyebab yang termasuk
dalam pie diagram di langkah sebelumnya (L3)
2. Penyusunan rencana perbaikan dengan metode 5W 2 H :
a. Menyusun urutan faktor penyebab diawali dari penyebab yang mempunyai nilai
koefisien korelasi yang terbesar
b. Menyusun kolom isian dengan urutan yang benar adalah Why, What, Where,
When, Who, How dan How much ?
c. Dalam membuat intermediate target (pada kolom how much), hal-hal yang
perlu dipahami oleh gugus adalah :
Pada dasarnya tidak ada rumus atau panduan kuantitatif dalam menetapkan
target, karena langkah DO pada siklus PDCA TULTA sifatnya tidak
kuantitatif.
Bahwa secara logika, semua faktyor penyebab dominan harus diselesaikan
artinya besarnya how mauch = 100 %
Pada dasarnya besaran r atau koefisien korelasi tidak digunakan untuk
menentukan besaran intermediate target, namun demikian nilai r
bermanfaat sebagai panduan psikologis artinya semakin besar nilai r maka
seyogyanya semakin besar pula harapan keberhasilan.
Setelah target ditetapkan (100%) pada tiap factor, perlu menelusuri aliran
5W dan 2H guna mendiskusikan apakah terdapat hambatan atau kendala
dalam pelaksanaan nantinya, misalnya kolom Who melibatkan pihak lain
atau kolom How membutuhkan keputusan manajemen seperti anggaran,
maka gugus dapat memakai hukum PARETO, yakni menetapkan target
sebesar minimal 80%.
Selama besaran target pada factor penyebab paling dominan (nilai r
terbesar) adalah 100%, maka besarnya intermediate target untuk
keseluruhan factor sekurang-kurangnya akan sebesar initial goal, bahkan
bisa terjadi melebihi besaran initial goal.

3. Proses pelaksanaan perbaikan :


Selama proses pelaksanaan berlangsung, GKM perlu membuat pencatatan
monitoring, yang menggambarkan perubahan yang terjadi dan hasil yang dicapai.
Menuangkan proses ini dalam risalah GKM dalam bentuk catatan yang terdiri dari 4
kolom, yaitu :
a kolom factor penyebab,
b.kolom hasil uji coba,
c. kolom monitoring,
d. keputusan GKM atas hasil yang dicapai.

4. Revisi rencana perbaikan


Dalam hal keputusan yang diambil oleh gugus adalah revisi rencana perbaikan, maka
buatlah catatan dalam bentuk :
Kolom 1 : berisi factor penyebab yang direncanakannya direvisi
Kolom 2 : adalah how dari revisi rencana.

Catatan penting :
Intermediate target tidak perlu menggunakan perhitungan matematis yang
rumit, apalagi kalau tidak logis dalam membuat perhitungannya
Paling penting adalah bagaimana dengan rencana perbaikan per faktor itu
judul dapat terselesaikan, dan kotribusi terhadap tema dapat dipenuhi.
Pendokumentasian yang lengkap dalam risalah GKM, agar dapat
menunjukan proses trial and error sungguh berjalan.

Langkah 4 berisi :
a. Perincian rencana perbaikan dan intermediate target yang ingin dicapai. Khusus
untuk menguraikan rencana perbaikan dimanfaatkan alat bantu 5W 1H.
b. Rincian proses pelaksanaan perbaikan, hasil uji coba dan monitoring

Penyusunan rencana perbaikan :


1. Siapkan daftar isian berkolom ( minimal 7 kolom ) yang terdiri dari :
Kolom pertama diisi dengan : faktor yang akan diperbaiki
Kolom berikutnya berisi : Why, What, Where, When, Who, How, dan How Much
dari seluruh rencana perbaikan
2. Isilah kolom-kolom tersebut dengan menjawab pertanyaan di bawah ini :
Why : Mengapa faktor tersebut perlu diperbaiki ?
What : Apa wujud perbaikannya ?
Where : Dimana mau dicoba ?
When : Berapa lama waktu untuk perbaikan ?
Who : Siapa saja yang akan terlibat ?
How : Bagaimana caranya ?
How Much : Berapa ( persen ) target yang ingin dicapai ?

Menetapkan intermediate target : buatlah pengukuran seberapa besar / banyak :


Penyebab utama bisa dikurangi . Ditekan ?
Initial goals ?
Tema ( masalah mutu ) dapat diselesaikan / ditingkatkan ?
Tuangkan dalam bentuk satuan tertentu atau persentase target yang ingin dicapai.

Proses pelaksanaan perbaikan.


Bagian ini merupakan pelaksanaan dan pencatatan hasil uji coba dan
monitoring dari masing-masing cara perbaikan yang dirinci dalam kolom How pada
5W1H rencana perbaikan. Prosedur pencatatan dilakukan sebagai berikut :
Siapkan catatan yang terdiri dari kolom-kolom :
Kolom 1 : berisi faktor penyebab.
Kolom 2 : Berisi hasil uji coba dari rencana, yang berupa proses
pelaksanaan perbaikan yang sesungguhnya dilakukan.
Cantumkan gambar teknis yang memperlihatkan gambaran
proses uji coba, dan buatlah catatan-catatan, terutama bila
ada penyimpangan dari rencana pada praktek uji coba, jangan
lupa untuk dicantumkan.
Kolom 3 : Berisi catatan monitoring terhadap kegiatan pelaksanaan, yang
disajikan dalam bentuk grafik garis atau run chart dsb
Kolom 4 : Berisi keputusan bersama anggota GKM, atas hasil uji coba
tersebut. Keputusan ini yang akan menentukan, apakah perlu
meninjau kembali rencana, bila ternyata hasil uji coba ternyata
tidak memuaskan, atau bisakah hasil uji coba ini dinyatakan
berhasil dan terus dilanjutkan ke langkah berikutnya ( langkah
5 ). Semua ini harus benar-benar diputuskan bersama oleh
seluruh anggota GKM dan dicatat secara lengkap pada kolom ini

Revisi Rencana Perbaikan


Bila ternyata diambil keputusan yang mengharuskan adanya revisi pada
rencana perbaikan, maka perlu dibuatkan daftar pencatatan yang terdiri dari kolom-
kolom sebagai berikut :
Kolom 1 : berisi faktor penyebab yang rencana perbaikannya direvisi
Kolom 2 : berisi How rencana perbaikan yang baru

Demikian seterusnya, dilakukan uji coba terhadap rencana baru tersebut, kemudian
dilakukan monitoring dan bila sudah cukup memuaskan dapat dilanjutkan pada
langkah berikutnya ( langkah 5 ). Setelah selesai rencana perbaikan minta persetujuan
atasan.

Contoh Langkah 4 : membuat rencana dan pelaksanaan perbaikan


No Faktor Why What Where, How How
Dominan When, Who Much
1 Tidak ada Agar tablet Membuat Mesin strip Membuat 100%
penyaring pecah dapat lobang HS 40 lobang dengan
sebelum tersaring saringan diameter 4 mm
feeding cute sehingga tidak dijalur 5 Maret 2010 pada jalur
masuk ke sebelum sebelum tablet
feeding cute feeding cute Sumarni, masuk feeding
Mul, Rini cute
2 Getaran / Agar benturan Memperlam- Mesin strip Menetapkan 100%
vibrator antar tablet bat getaran HS 40 setting speed
Hopper tidak besar hopper pada vibrator
terlalu tinggi sehingga 6 Maret 2010 hopper pada
mengurangi skala 2 3
resiko tablet Tri Wid sebelumnya
pecah adalah 4 5.
3 Tablet pecah Agar feeding Idem no 1, Mesin strip Membuat 100%
masuk ke cute bersih dari sebab faktor HS 40 lobangdengan
feeding cute tablet pecah ini otomatis diameter 4 mm
sehingga akan diatasi 5 Maret 2010 pada jalur
mengurangi dengan sebelum tablet
resiko tablet perbaikan dari Sumarni, masuk feeding
macet faktor no 1 Mul, Rini cute

Penetapan intermediate target :


GKM STW sepakat untuk menentukan intermediate target sebesar 100% dari faktor
dominan, dengan pertimbangan :
1. Gugus mampu untuk menyelesaikan 3 penyebab dominan tsb.
2. Cara perbaikan tsb mudah dilaksanakan tidak memperlukan ketrampilan khusus
1800

1600 Masalah strip isinya tidak lengkap 1800 strip / batch


1400

1200
Initial goals sebesar 72,22% dari masalah.
1000 Intermediate target sebesar 80% dari masalah.
800

600

400

200

0
initial goals
masalah intermediate target

Komentar Management :

Persetujuan Management
Diajukan Mengetahui Menyetujui

Ketua GKM ..... Fasilitator Koordinator GKM Manager Bagian

Melaksanakan perbaikan
No What Sebelum Sesudah Monitoring Kesimpulan
1 Membuat Plat sebelum Plat sebelum Pembuatan
monitoring faktor 1
lobang feeding cute feeding cute 1
0.9
lobang tgl 4
saringan dijalur polos, rata tidak dibuat 0.8
0.7 Maret, diuji
jum lah

0.6
pecahan

sebelum ada lubang saringan 0.5


0.4
0.3
msk f eeding
cute coba tgl 5
feeding cute dengan 0.2
0.1
Maret, dan
0

diamater 0.5 1 1.5 2 2.5 3 3.5 4 4.5 5 5.5


jam hasilnya tablet
lubang 4 mm pecah dapat
dicegah / tidak
masuk
feeding cute
2 Memperlemah Setting Adjuster Setting 1
monitoring faktor 2
Terlaksana tgl
getaran hopper Speed 4 5 Adjuster 0.9
0.8
0.7
5 Maret
skala Speed 2 3 0.6
bersamaan
jumlah

pecahan
0.5 msk f eeding
0.4 cute

skala 0.3
0.2
coba saringan
0.1
0
0.5 1 1.5 2 2.5 3 3.5 4 4.5 5 5.5
sebelum
jam
feeding cute
3 Idem no 1, Tidak bisa Menyaring monitoring faktor 3
Terlaksana tgl
sebab faktor ini menyaring tablet tablet pecah 1
0.9
5 Maret
otomatis akan pecah sebelum sebelum 0.8
0.7 bersamaan
0.6
diatasi dengan masuk feeding masuk feeding coba saringan
jumlah

pecahan
0.5 msk f eeding
0.4 cute

perbaikan dari cute shg tablet cute, sehingga 0.3


0.2
sebelum
faktor no 1 ---> pecah masuk feeding cute 0.1
0
feeding cute
0.5 1 1.5 2 2.5 3 3.5 4 4.5 5 5.5

mencegah feeding cute bersih dari jam

tablet pecah pecahan tablet


agar tidak Jumlah tablet pecah
masuk feeding yang masuk ke
cute feeding cute

Data masing-masing grafik ditampilkan di lampiran.

CHECK = LANGKAH 5
5. MENELITI HASIL
Pada intinya langkah ini baru dapat dilakukan bila kondisi perbaikan yang
dilakukan sudah stabil, sehingga gugus bisa melakukan perbandingan antara sebelum
perbaikan dan setelah dilakukan upaya perbaikan. Dengan demikian, meneliti hasil
harus meliputi keseluruhan penacapaian yaitu :
1. Teliti keberhasilan perbaikan terhadap target masing-masing penyebab
2. Teliti keberhasilan perbaikan terhadap judul (initial goal) apakah tercapai
3. Teliti juga keberhasilan perbaikan terhadap tema, seberapa besar (persen) tema
dapat diselesaikan.

Hal hal dibawah ini jangan sampai diabaikan :


1. Dalam membuat perbandingan, gugus hendaknya berhati-hati memilih alat Bantu
yang digunakan untuk mendokumentasikan penelitian hasil perbaikan. Contoh bila
penelitian ditunjukan pada perbaikan proses, maka pemilihan alat bantu peta
kendali (Control Chart) menggambarkan dengan baik perubahan proses yang
terjadi.
2. Jangan lupa untuk menjaga konsistensi pengukuran data, baik sebelum maupun
sesudah perbaikan. Bila cara pengukuran berbeda, sudah pasti tidak relevan untuk
diperbandingkan. Contoh : sebelum perbaikan ukuran data adalah waktu, sesudah
perbaikan yang diukur adalah frekuensi. Bagaimana mungkin membandingkan
frekuensi dengan waktu.
3. Setiap dampak yang timbul dari perbaikan harus ditindaklanjuti, terlebih bila
dampak tersebut bersifat negative, upayakan cara untuk mengeliminasi.

Catatan :
GKM harus mendokumnetasikan secara lengkap dalam risalah :
- semua bentuk perbandingan (factor, intial goal da ntema)dengan metode dan
penggunaan alat Bantu yang konsisten dan efektif
- dampak yang timbul karena perbaikan

Langkah ini berisi :


Catatan analisa perbandingan kondisi sebelum dan sesudah perbaikan, dengan
alat bantu yang biasa digunakan adalah diagram pareto, diagram balok, histogram
dan control chart.
Manfaat penerapan GKM terutama dalam hubungan kerja. Pengembangan sumber
daya manusia dan kesadaran terhadap mutu ( menfaat ekonomi kalau ada )

Proses pelaksanaan langkah 5 :


1. Lakukan pemantauan hasil perbaikan dan buatlah catatan dengan memanfaatkan
checksheet, untuk mengumpulkan data perbaikan
2. Siapkan gambar diagram pareto atau grapik pai yang memperlihatkan kondisi
sebelum perbaikan ( data diambil dari langkah 1 dan 3 )
3. Siapkan lembar data untuk diagram pareto atau grafik pai untuk menganalisa
kondisi sesudah perbaikan dan gambarkan
4. Sajikan gambaran kedua kondisi tersebut berdampingan agar dapat terlihat
perbandingannya
5. Buatlah kesimpulan tentang perolehan perbaikannya secara kuantitatif ( bisa dalam
persen ) bila ada dampak sampingan baik positif maupun negatif jangan lupa untuk
dituliskan
6. Tuliskan manfaat lain yang diperoleh GKM selama menjalankan kegiatannya

Contoh Langkah 5 : meneliti hasil


Evaluasi Tema dan judul.
Adanya penurunan jumlah strip yang isinya tidak lengkap / kosong sejak adanya
perbaikan yang dilakukan selama periode minggu 2 Mei minggu 2 Juni. Data lihat
lampiran. Dengan demikian tema perbaikan yaitu menurunkan jumlah rework strip
kecil konidin yang isinya tidak lengkap / kosong sudah tercapai.

Perbaikan yang dilakukan selama periode minggu 2 Mei minggu 2 Juni adalah
memperbaikan speed vibrator hopper dan membuat saringan sebelum masuk feeding
cute, hasilnya tablet yang pecah tidak masuk ke feeding cute dan tidak menyebabkan
tablet macet di feeding cute. Data lihat lampiran. Dengan demikian judul perbaikan
yaitu menurunkan jumlah tablet kecil konidin yang macet di feeding cute mesin
strip sebesar 72.22% dalam waktu 3 bulan sudah tercapai.

Evaluasi target
1800
Jumlah penurunan strip tablet kecil konidin yang
1600 isinya tidak lengkap / kosong mencpai 99,44% dari
1400 1800 strip menjadi sekitar 10 strip, yang berarti
72.22%
1200 melampaui target initial goal sebesar 72,77 ataupun
1000
intermediate target 80%.
800 80%
600 99.44%
400 Dengan fakta tersebut maka GKM STW mengambil
200 kesimpulan bahwa perbaikan yang dilakukan telah
0
initial goals tercapai
berhasil karena target dapat tercapai. Data lihat
masalah intermediate target
dilampiran.

Analisa dampak perbaikan


Dampak positif :
Productivity : menurunkan jumlah strip kosong, berarti meningkatkan produktivitas
karyawan. Data lihat lampiran.
Quality : Meningkatkan hasil strip yang baik, sedikit rework
Cost : Menurunkan biaya reproses dari segi biaya energi dan biaya bahan
kemasan tambahan untuk reproses.
Delivery : Mempercepat waktu proses sehingga mempercepat waktu
pengiriman ke verpak
Morale : Meningkatkan perasaan senang karyawan saat proses strip.
Dampak negatif :
bedampak pada bertambahnya biaya pembuatan saringan di jalur sebelum feeding
cute, tetapi dari perhitungan biaya yang dilakukan ( biaya vs penghematan ) masih
menunjukkan adanya penghematan biaya. Data lihat lampiran.

ACTION = LANGKAH 6 dan 7


6. MEMBUAT STANDAR BARU
Kegiatan pada langkah ini dapat dikatakan administrative, karena yang dilakukan
adalah
1. Menyusun dengan bahasa yang baik dan benar, standar baru yang dihasilkan pada
PDCA ini
2. Jangan lupa, bahwa standar yang berupa prosedur adalah suatu instruksi kerja,
sehingga digunakan kalimat perintah dalam susunannya.
3. Sementara untuk standar hasil, karena berupa sebuah patokan hasil kerja yang
harus dicapai, maka harus ada sebuah ukuran yang jelas, apakah dalam bentuk
jumlah jam, persentase, frekuensi, volume, berat dsb.
4. Dokumentasikan dan ajukan pengesahan kepada pihak yang berwenang.

Catatan :
Pengertian dokumentasi pada langkah ini adalah
1. Bagi gugus yang perusahaannya telah menerapkan ISO, pengesahan standar,
dilakukan dengan : penomoran pada work Instruction (WI) atau Intruksi kerja (IK)
2. Bagi gugus yang perusahaannya belum menerapkan ISO, maka pengesahan
standar, dilakukan dengan melaporkan ke bidang standarisasi BP-PMT untuk
mendapatkan penomoran stnadar baru.

Pada langkah ini berisi :


Standar prosedur, yaitu instruksi kerja yang baru
Standar hasil, yaitu hasil yang dicapai

Proses pelaksanaan langkah 6 :


1. Susunlah prosedur baru sesuai hasil perbaikan, dengan mengacu pad langkah 4
dan 5
2. Tuangkan prosedur atau instruksi kerja tersebut dalam bentuk kalimat perintah,
misalnya : Lakukan ..... , pastikan posisi saringan tepat pada .. dst.
3. Susunlah instruksi kerja tersebut berurutan dan terakhir cantumkan ( bila ada )
spesifikasi khusus, baik teknis maupun administrasi
4. Diputuskan bersama ( bila mungkin dibimbing fasilitator atau nara sumber ) standar
hasil kerja yang akan dicantumkan, dengan memperhatikan penggunaan kata-
kata :
Maksimum .......... ( untuk faktor cacat, kerusakan dll )
Minimum ............. ( untuk faktor yield, kapasitas, tingkat mutu, dll )
5. Usahakan mendapatkan pengesahan dari Manager lini atau Pimpinan bidang yang
menangani bidang standar-standar kerja.

Contoh Langkah 6 : membuat standar baru


Tujuan : mengurangi tablet pecah masuk ke feeding cute mesin strip
Standar prosedur :
Pasang plat saringan pecahan tablet pada saluran masuk ke feeding cute tepat
pada posisinya ( rapat dengan piringan tablet )
Pasang feeding cute pada posisinya dan rapat dengan plat saringan pecahan
tablet.
Setting adjuster speed vibrator hopper pada skala 2 3.
Jalankan mesin sesuai SOP pengoperasian mesin strip tablet kecil

Standar hasil :
Tablet yang pecah tidak ada yang masuk ke area feeding cute sehingga
kemacetan pada feeding cute dan strip isinya tidak lengkap / kosong tidak terjadi
pada proses strip mulai bulan Juli 2010.

Manfaat penerapan standar :


Proses strip menjadi lebih lancar, tidak sering berhenti untuk membersihkan jalur
feeding cute dari tablet pecah yang menyebabkan macet.
Meningkatkan produktivitas proses strip tablet kecil

Komentar Management :

Persetujuan Management
Diajukan Mengetahui Menyetujui

Ketua GKM ..... Fasilitator Koordinator GKM Manager Bagian

7. MENGUMPULKAN DATA BARU DAN MENENTUKAN RENCANA BERIKUTNYA


Kiat-kiat penyelesaian langkah ini adalah
1. Dimulai dengan monitoring hasil perbaikan baru saja diperoleh (sejak langkah 5),
apakah masih ada penyimpangan?
2. Bila ternyata hasil perbaikan sudah sempurna, segera saja kumpulkan data baru
dari berbagai sumber.
3. Tentukan tema dan susun jadual rencana perbaikan berikutnya yang akan
dilakukan

CATATAN :
Akhir dari langkah 7 adalah :
TEMA dan JADUAL RENCANA PERBAIKAN
Yang ditanda tangani fasililtator GKM

Perlu diingat bahwa GKM menambahkan sampai ditemukan JUDUL atau


penandatangan oleh kepala bagian, direktur, dsb, sebenarnya hanya pekerjaan
sia-sia yang tidak memberi nilai tambah
Pada langkah ini berisi :
Penyajian kondisi kerja yang baru, dan persoalan-persoalan yang masih harus
diselesaikan pada PDCA Cycle berikutnya, serta prioritas yang harus
ditanggulangi.
Tujuan baru yang ingin dicapai, yaitu tema untuk PDCA berikutnya
Jadwal rencana kegiatan

Proses pelaksanaan langkah 7 :


1. Cantumkan kondisi kerja dengan grafik / diagram seperti langkah 5
2. Lakukan brainstorming dan lakukan pengamatan baru dan kumpulkan data
3. Laporkan hasil analisa kepada atasan / fasilitator dan tentukan langkah
selanjutnya, sesuai hasil diskusi dengan atasan ( manajemen )
4. Susun rencana jadwal perbaikan ( 7 langkah PDCA ) yang akan dilakukan.

Contoh Langkah 7 : mengumpulkan data baru dan menentukan rencana


berikutnya
Menentukan tema :
losses dalam operating time
OEE mesin cetak Paramex rendah hanya sebesar
80.00%
56%. Data lihat lampiran. 70.00%
Setelah dilakukan stratifikasi data diketahui bahwa 60.00%

faktor losses dalam operating time yang paling besar 50.00%

besaran
40.00%
adalah reduced speed mesin cetak Paramex sangat
30.00%
tinggi sekitar 75%. Data lihat lampiran. 20.00%

10.00%

GKM STW sepakat menentukan tema berikutnya 0.00%


idle minor stop reduced speed
adalah : mengurangi reduced speed mesin cetak jenis
Paramex di produksi farmasi I.

Rencana Kkerja GKM STW berikutnya :

Langkah Kegiatan Tahun 2010 Jumlah


Pertemuan
Juli Agustus September Renc Real
27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39
Plan 1 Menentukan tema dan 2
judul
2 Menganalisa penyebab 2
3 Menguji & menentukan 3
penyebab dominan
Do 4 Membuat rencana 3
perbaikan & melakukan
perbaikan
Check 5 Meneliti hasil 1
Action 6 Membuat standar baru 1
7 Mengumpulkan data 1
baru & rencana
berikutnya
KET. = RENCANA = REALISASI TOTAL MINGGU 13 0

ttd ttd

Ketua GKM STW Fasilitator GKM STW

Catatan :
1. Setiap rekap data / grafik / diagram yang ditampilkan pada setiap langkah, harus
dilampirkan data mentah / data yang diolah dalam lampiran.
2. Setiap data dalam lampiran harus sesuai informasinya ( tanggal, jumlah data,
perhitungannya, dsb ) dengan rekap data / grafik / diagram yang ditampilkan pada
setiap langkah.

C. LAMPIRAN YANG PENTING DAN HARUS ADA

1. Daftar Hadir setiap pertemuan


2. Notulen setiap pertemuan
3. Data mentah yang mendukung alat / tema / judul, dsb
4. Konsep dasar yang menguatkan masalah & rencana perbaikan
5. Data monitoring
6. Data perbaikan setelah monitoring
7. Langkah-langkah kerja pelaksanaan : tgl, hari, kegiatan, keterangan, dsb
8. Kolom persetujuan manajemen

Daftar Pustaka :
1. Teknik Pemecahan Masalah Tujuh Langkah PDCA dari Balai Pengembangan
Produktivitas Tenaga Kerja ( BPPTK ) Dinakertransduk, Prod. Jateng.
2.