INSTITUTO DISTRITAL DE LAS ARTES IDARTES

INVITACIN PARA PARTICIPAR EN EL PROYECTO FESTIVALES AL BARRIO 2017 /

SEGUNDA FASE

1. PRESENTACIN

El Instituto Distrital de las Artes IDARTES, reconoce con orgullo la riqueza cultural de los territorios,
que hace que mltiples expresiones artsticas, con sus creencias y valores, convivan bajo un mismo
cielo, se articulen y fortalezcan el tejido social comunitario. Celebra tambin a travs de esta
convocatoria el entusiasmo de las localidades por preservar o estimular a travs de festivales, las
expresiones de su cultura, haciendo de ellas un lugar para compartir, convivir, aprender, hacerse parte
activa del barrio, la localidad y, de una ciudad que se enriquece con estas expresiones festivas de la
vida, haciendo realidad una Bogot mejor para todos.

Con el proyecto Festivales al Barrio el IDARTES, busca reconocer y potenciar la realizacin de

festivales de artes plsticas, cine, danza, teatro, literatura, y msica (a excepcin de la msica
acadmica, sinfnica y el canto lrico) que tienen origen y lugar en las localidades de Bogot y
generan impacto social en sus territorios, liderados por colectivos de la misma comunidad que no se
encuentran constituidos jurdicamente1. Poniendo tambin a su disposicin un proceso de formacin y
cualificacin de sus capacidades de gestin, as como recursos tcnicos, econmicos y en especie
para la realizacin de sus festivales.

2. MARCO NORMATIVO

CONSTITUCIN POLTICA DE COLOMBIA 1991, Artculo 71. El estado crear incentivos para
personas e instituciones que desarrollen y fomenten la ciencia y la tecnologa y las dems
manifestaciones culturales y ofrecer estmulos especiales a personas e instituciones que ejerzan
estas actividades.

LEY 397 DE 1997: Por la cual se desarrollan los Artculos 70, 71 y 72 y dems artculos
concordantes de la Constitucin Poltica y se dictan normas sobre patrimonio cultural, fomentos y
estmulos a la cultura

ACUERDO 440 de 2010: Por el cual se crea el Instituto Distrital de las Artes IDARTES

ACUERDO 645 de 2016: Plan de Desarrollo Econmico, Social, Ambiental y de Obras pblicas para
Bogot D.C. 2016 2020 BOGOT MEJOR PARA TODOS. Artculo 19 Mejores oportunidades para

1 No se recibirn propuestas de personas jurdicas. De conformidad con lo normado en el artculo 633 del Cdigo Civil, se llama persona
jurdica, a un ente de creacin legal, ficticio, capaz de ejercer derechos, contraer obligaciones y de ser representada judicial y
extrajudicialmente. En este sentido, se entiende como persona jurdica: Las asociaciones o corporaciones y fundaciones de beneficencia
pblica, comits, organizaciones, colegios de abogados, que participan del carcter de corporacin, asociacin y fundacin.

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el desarrollo a travs de la cultura, la recreacin y el deporte del Pilar 1: Igualdad de calidad de vida.

3. INVITACIN DIRIGIDA A:

Colectivos no constituidos jurdicamente, conformados por mnimo cuatro (4) integrantes, que
desarrollen festivales de artes plsticas, cine, danza, teatro, literatura y msica en cualquier gnero (a
excepcin de la msica acadmica, sinfnica y el canto lrico).

Estos festivales deben ser de pequeo formato2, de carcter local, que respondan a dinmicas
culturales del territorio y que impacten positivamente a la comunidad.

Los festivales deben contar con mnimo tres (3) versiones a la fecha de cierre de sta invitacin, las
cuales se deben haber desarrollado en los ltimos cinco aos y medio (5 ), entre enero de 2012 y
junio de 2017).

En todos los casos, los participantes del colectivo debern ser colombianos, mayores de 18 aos,
residentes en Bogot y contar con mnimo dos (2) aos de trayectoria en la realizacin de festivales.

Tenga en cuenta: Los integrantes de los colectivos slo podrn inscribirse con una propuesta a esta
invitacin.

4. INCENTIVOS

El IDARTES otorgar a quince (15) festivales seleccionados entre los inscritos a esta invitacin: Un
PROCESO DE FORMACIN Y ACOMPAAMIENTO y un ESTMULO ECONMICO.

4.1 Proceso de formacin y acompaamiento:

Desarrollo cinco (5) talleres terico-prcticos previos, paralelos y posteriores al desarrollo del festival
para la cualificacin de los equipos de trabajo responsables de la gestin y produccin de los
festivales. Estos talleres abordarn temas como: importancia, sentido e impacto de los festivales en la
comunidad, produccin tcnica y logstica, produccin artstica de los festivales, estrategias de
comunicacin, formulacin de proyectos y fuentes de financiacin.

4.2 Estmulo econmico:

Se entregarn ciento cincuenta millones m/cte ($ 150.000.000) distribuidos en quince (15) estmulos
econmicos de DIEZ MILLONES DE PESOS M/CTE ($ 10.000.000) cada uno, para los festivales
seleccionados; recurso ste, que deber ser invertido nica y exclusivamente en el desarrollo de los
mismos, de acuerdo con la gua de gastos aceptables y no aceptables anexa a esta invitacin. La

2 Corresponde a los eventos que no generan ninguna afectacin en el exterior del evento, con un impacto bajo a las
condiciones de salubridad, seguridad y convivencia y con una baja probabilidad de generarse un riesgo en el interior del
evento. Por lo tanto los organizadores debern contar con los recursos fsicos y humanos mnimos que establezca el Plan
de emergencias y contingencias tipo para baja complejidad, elaborado por el FOPAE. Decreto 599 de diciembre de 2013.

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entrega de este estmulo estar sujeta al cumplimiento de los deberes, requisitos y trmites
solicitados por el IDARTES para tales efectos.

5. INSCRIPCIN:

Los colectivos interesados en inscribir su festival para participar en sta invitacin, debern entregar
un (1) sobre con la siguiente documentacin:

a) Documentos Formales: Los documentos formales relacionados a continuacin, son de

carcter subsanable.

Copia legible de los documentos de identidad de los integrantes del colectivo (en formato
fsico).

Carta de intencin, en la cual el colectivo manifiesta su inters en participar en la invitacin

Festivales al Barrio 2017. La carta debe indicar fecha, ciudad, nombre del colectivo,
nombre del festival, fecha, direccin y localidad propuesta para la realizacin del festival;
debe estar firmada por todos los integrantes del colectivo, indicando nmero de identidad
de cada uno (debern ser mnimo cuatro (4) integrantes). Se debe indicar en la carta:
cul de los integrantes har las veces de representante del colectivo para efectos de
notificaciones y desembolsos en caso de ser seleccionados y certificar bajo
juramento que es el colectivo en mencin el que organiza el festival inscrito y no
una persona jurdica.

b) Contenido de la propuesta: Los documentos, soportes y el contenido de la propuesta NO

son subsanables, por lo que los colectivos debern adjuntar todos y cada uno de los
documentos para la evaluacin, al momento de presentar la propuesta.

Certificaciones u otros soportes3 que den cuenta de la trayectoria del colectivo y de sus
integrantes en la realizacin de festivales o eventos culturales.

Certificaciones que den cuenta de la realizacin de mnimo tres (3) versiones del festival
(entre enero de 2012 y junio de 2017). Pueden ser emitidas por organizaciones
comunitarias, entidades pblicas o privadas de carcter local o distrital (las certificaciones
deben indicar: nombre y fecha del festival, fecha del certificado, nombre y telfono de
quien certifica).

Tres (3) copias idnticas de un (1) CD que contenga dos (2) carpetas digitales con:

3
Como soportes se podrn aportar: Reseas periodsticas, entrevistas, crnicas, artculos, programas de mano, flayers, afiches, videos,
entre otros (estos soportes podrn provenir de medios nacionales, internacionales, locales, alternativos, en lnea y/o impresos). Vnculos
(Links) de las redes sociales y/o plataformas digitales en internet.

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 Carpeta digital 1:

Proyecto (presentado en el formato anexo a esta invitacin, firmado por el representante del
colectivo y en formato PDF).

Carpeta digital 2:

Carpeta digital que contenga los soportes4 de trayectoria del festival con las siguientes
caractersticas:

Adjuntar mnimo seis (6) soportes de trayectoria de mnimo tres (3) versiones del festival que
participa en la Invitacin Pblica, el cual debe haberse realizado durante los ltimos cinco
aos y medio (5 ), entre enero de 2012 y junio de 2017.

Los documentos y soportes con la informacin solicitada, debern entregarse en un sobre

marcado de la siguiente manera:

DESTINATARIO REMITENTE
Nombre del Festival:
IDARTES Nombre del Colectivo:
Arte para la transformacin social Nombre del Representante:
Segunda fase de la Invitacin pblica Festivales al Barrio Direccin:
2017 Localidad:
Carrera 8 No. 15 46 Nmero telefnico:
Bogot D.C. Celular principal:
Celular alternativo:
Correo electrnico:

La documentacin solicitada deber ser entregada, en las fechas estipuladas en el cronograma de

esta invitacin, en el rea de correspondencia del IDARTES, ubicada en la Carrera 8 No. 15 46
(Primer piso), de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. en jornada continua, o enviarse por correo certificado a la
misma direccin.

Nota: Las propuestas que sean enviadas por medio de una empresa transportadora y que sean
radicadas en el IDARTES con posterioridad a la fecha y hora lmite de cierre, sern consideradas
extemporneas, aun cuando el envo haya sido anterior a la fecha y hora de cierre.

No habr revisin de requisitos al momento de radicar la propuesta. No presentarla o

presentarla incompleta implicar que la propuesta no ser habilitada para continuar en el

4
Como soportes se podrn aportar: Reseas periodsticas, entrevistas, crnicas, artculos, programas de mano, flyers, afiches, videos,
entre otros (estos soportes podrn provenir de medios nacionales, internacionales, locales, alternativos, en lnea y/o impresos). Vnculos
(Links) de las redes sociales y/o plataformas digitales en internet.

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proceso.

6. VERIFICACIN DE CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS

Una vez culminado el trmino de recepcin de propuestas, se verificar el cumplimiento de los

requisitos de participacin conforme con los lineamientos establecidos en la presente Invitacin
Pblica.

Una vez concluido el proceso de verificacin, el resultado del mismo ser publicado en el sitio web
www.idartes.gov.co. Es responsabilidad de los concursantes visitar la pgina institucional del Idartes
para revisar esta publicacin.

Las propuestas presentadas por los colectivos, sern clasificadas en los siguientes estados:

- Propuestas habilitadas: Presentan la totalidad de la documentacin requerida (Documentacin

formal y contenido de la propuesta para evaluacin).

- Propuestas con documentos por subsanar: No aportaron en el momento de la inscripcin la

documentacin formal subsanable, y contarn con un plazo de cuatro (4) das calendario, para
presentar el documento formal requerido. Si cumplido el trmino establecido no se lleva a cabo la
subsanacin, se proceder a No habilitar la propuesta.

- Propuestas No habilitadas: No presentan la documentacin requerida dentro del trmino de

subsanacin o no cumplen con lo requerido en el contenido de la propuesta para evaluacin.

7. PROCESO DE SELECCIN

Una vez cerradas las inscripciones y culminado el trmino de subsanacin, se publicar el listado de
los participantes habilitados para continuar en el proceso. A los participantes habilitados, se les citar
a la sustentacin en vivo de sus proyectos.

7.1 Sustentacin:

Los participantes debern asistir a esta actividad en las fechas y horas que el IDARTES determine y
debern disponer de material que facilite la presentacin audiovisual de su proyecto. Las
presentaciones de apoyo a la sustentacin deben estar en formato PDF. Los participantes debern
tener en cuenta que para la sustentacin tendrn mximo 10 minutos.

Nota: El colectivo que no se presente en la fecha indicada a la sustentacin no podr continuar en el

proceso.

Posterior a las jornadas de sustentacin, el comit evaluador determinar mediante acta la seleccin
de las quince (15) propuestas ganadoras de acuerdo con los criterios de evaluacin descritos a
continuacin:

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 8. CRITERIOS DE EVALUACIN

CRITERIO PUNTAJE
Solidez del proyecto (Coherencia entre todas los componentes y actividades del proyecto que
30
presenta)
Trayectoria del colectivo concursante (Se evaluar de acuerdo con los registros y soportes
15
aportados por el participante)
Trayectoria del festival (Se evaluar de acuerdo con los registros y soportes aportados por el
20
participante).
Impacto artstico en el territorio (fomento artstico, apropiacin, generacin de
10
oportunidades).
Impacto social en el territorio (vinculacin y articulacin comunitaria). 10
Sustentacin en vivo (Claridad y desenvolvimiento en la exposicin del proyecto
15
correspondiente al festival)
TOTAL 100

9. SELECCIONADOS

El IDARTES publicar el acta de seleccionados en el sitio web www.idartes.gov.co. Es

responsabilidad de los concursantes visitar la pgina Institucional del IDARTES para revisar esta
publicacin.

9.1 Documentacin requerida para la aceptacin del estmulo

Fotocopia de la cdula de ciudadana amarilla con hologramas, o fotocopia de la contrasea

expedida por la Registradura Nacional del Estado Civil del representante del colectivo, que
debe corresponder a la persona relacionada para el desembolso en la carta de intencin. Se
recomienda que sea ampliada al 150%.
Fotocopia del Certificado del Rgimen nico Tributario (RUT) actualizado del representante
del colectivo, el cual debe estar actualizado y contar con los cdigos de actividad econmica
indicados para la realizacin de eventos de carcter artsticos.
Constancia de que el representante se encuentra afiliado o es beneficiario del sistema de
salud.
Certificacin bancaria a nombre del representante del colectivo, con expedicin no mayor a
treinta (30) das a su presentacin, en donde conste nmero de cuenta, sucursal, tipo de
cuenta y estado de la misma (ACTIVA).
Garanta a favor del IDARTES constituida por el representante del colectivo en una compaa
de seguros legalmente establecida en Colombia que ampare los siguientes riesgos: a)
CUMPLIMIENTO, por el treinta por ciento (30%) del valor total del estmulo que le sea

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 otorgado, con una vigencia igual a la fecha lmite de ejecucin estipulada en el cronograma y
cuatro (4) meses ms, contados a partir de la constitucin de la misma.

PARGRAFO: Durante la ejecucin de la propuesta, el ganador mantendr vigente la pliza

de cumplimiento.

Nota: Estos documentos son indispensables para la entrega del incentivo econmico y deber
presentarlos al IDARTES dentro de los CINCO (5) das hbiles siguientes a la fecha de publicacin
del acta de seleccin.

10. DESEMBOLSO

El incentivo econmico se entregar posterior a la publicacin de los seleccionados, el cual se

efectuar de la siguiente manera:

Un primer desembolso, equivalente al 70% del valor total del incentivo econmico, posterior a la
publicacin del acta de seleccionados, previo cumplimiento a la entrega de la documentacin
requerida en el numeral 5 y adicionalmente:

- Cronograma de ejecucin de actividades ajustado.

- Acta de compromiso de asistencia en las fechas que sean acordadas para el proceso de
formacin y acompaamiento.
- Copia de cartas radicadas ante las entidades administradoras del espacio pblico en el
que se realizar el festival, dando cumplimiento a la normatividad legal vigente para el uso
de espacio pblico en Bogot
- Piezas comunicativas para revisin del rea de comunicaciones siguiendo el manual
de logos de la Alcalda Mayor de Bogot, con la ubicacin de los logos de Festivales
al Barrio y Bogot Mejor para Todos.

Un segundo desembolso, equivalente al 30% del valor total del incentivo econmico, previa entrega
del informe final de ejecucin en el formato que el IDARTES determine para tal fin y, adicionalmente:

- Evidencia fotogrfica de la ubicacin de pendones con imagen de la Alcalda Mayor

de Bogot con los logos revisados y aprobados por el rea de comunicaciones de
Bogot Mejor para Todos, en el marco de cada una de las actividades del festival.
- Contra entrega por parte del colectivo ganador de un informe acompaado con sus
respectivos soportes financieros y/o contables, que sustenten la inversin de los
recursos entregados correspondientes al primer desembolso.

Los desembolsos se harn previa aprobacin de cumplimiento expedida por el IDARTES.

NOTA! Al 100% del valor del incentivo econmico se le aplicar los descuentos y retenciones a que
haya lugar. El desembolso estar sujeto a la programacin del PLAN ANUAL MENSUALIZADO DE
CAJA PAC- y para ello se deber dar estricto cumplimiento a los procesos y procedimientos

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definidos por el IDARTES.

11. DEBERES DE LOS SELECCIONADOS

Informar por escrito y con la debida anticipacin al IDARTES, en caso de renunciar al

incentivo otorgado dentro de los tres (3) das hbiles siguientes a la publicacin de los
seleccionados como ganadores.
Asistir puntualmente al proceso de formacin y acompaamiento, as como a las reuniones y
dems actividades que sean acordadas con el IDARTES.
Entregar toda la documentacin que se le solicite para efectos de trmite de desembolso,
divulgacin, compilacin de memorias, seguimiento y evaluacin, entre otros; en las fechas
sealadas por el IDARTES.
Realizar el trmite respectivo con las entidades pblicas o privadas administradoras del
espacio pblico en el que se desarrollar el festival, dando cumplimiento a los requisitos,
reglamentacin y restricciones indicadas para el desarrollo del mismo cumpliendo con las
normas de aglomeracin de pblico de acuerdo al decreto 599 de diciembre de 2013. .
Destinar la totalidad del incentivo nica y exclusivamente para los costos de ejecucin de la
propuesta. De ser necesario, el ganador deber asumir los costos adicionales.
Participar en las actividades de seguimiento y evaluacin que solicite el IDARTES.
Entregar los informes solicitados y el material requerido para efectos de registro y divulgacin,
en los plazos establecidos por el IDARTES.
Informar oportunamente al IDARTES. en caso de efectuar alguna modificacin por motivos de
fuerza mayor; en este caso, debe ser autorizada por la entidad mediante acta suscrita entre
las partes.
Devolver cualquier suma de dinero que sea otorgada, junto con sus intereses en caso de
incumplimiento de las obligaciones adquiridas o prctica desleal por parte del ganador en
relacin con los trminos de esta invitacin
Incluir el logo de Festivales al Barrio Bogot Mejor para Todos en las piezas de
comunicacin del Festival. El manual ser enviado por el IDARTES.
Contar con el visto bueno del rea de Comunicaciones del IDARTES. cuando se generen
piezas de comunicacin, eventos, entrevistas y dems acciones de divulgacin adelantadas
por el ganador en la ejecucin de la propuesta, con el fin de dar un uso adecuado a la imagen
institucional del Distrito y de la entidad.
Ejecutar ntegramente la propuesta durante el 1 de septiembre y el 15 de diciembre de 2017,
de acuerdo al cronograma establecido, tal como fue presentada y seleccionada.
Entregar un informe final de actividades con registro fotogrfico y/o video del proceso de
ejecucin, de acuerdo con los parmetros definidos con el IDARTES y segn el cronograma y
la fecha mxima de ejecucin.
Los dems que seale el IDARTES.

12. SOBRE LOS EVALUADORES

Un comit designado por el IDARTES, seleccionar a los evaluadores, quienes aplicarn los criterios
de seleccin antes mencionados, para elegir las propuestas a las que se les otorgar el incentivo. Los

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evaluadores tendrn las siguientes facultades:

Evaluar los proyectos y suscribir un acta de seleccin de ganadores.

Determinar proyectos suplentes en caso de haber alguna causal de exclusin, impedimento o
renuncia por parte de alguno de los ganadores.

NOTA: La decisin de los evaluadores es inapelable.

13. CRONOGRAMA

DESCRIPCIN FECHA
Lanzamiento de la Invitacin 12 de julio de 2017
26, 27 y 28 de julio de 2017
Recepcin de propuestas
De 8:00 a.m. a 5:00 p.m. en jornada continua.
Publicacin de propuestas habilitadas, no habilitadas y
4 de Agosto de 2017
con documentos por subsanar
Subsanacin 8 de Agosto de 2017
Publicacin de listado definitivo de propuestas
10 de Agosto de 2017
habilitadas y no habilitadas
Sustentaciones 15 al 18 de agosto de 2017
Publicacin del acta de seleccin y de la resolucin de
25 de agosto de 2017
otorgamiento del estmulo econmico
Ejecucin de las propuestas ganadoras Del 1 de septiembre hasta el 15 de diciembre de 2017.
Devolucin de propuestas no ganadoras 11 al 15 de septiembre de 2017
Destruccin de propuestas no retiradas Entre el 25 y el 29 de septiembre 2017

Notas:

Las fechas, lugares y horas previstas en el cronograma podrn ser modificadas, en cuyo caso se
publicarn los cambios a travs de los portales web www.idartes.gov.co, hasta con tres das hbiles
de antelacin.

Es responsabilidad de los concursantes verificar el estado de la propuesta en el portal web

www.idartes.gov.co.

14. QUINES NO PUEDEN PARTICIPAR

a) Las personas naturales que tengan vnculos de parentesco con las y los servidores pblicos
IDARTES hasta el segundo grado de consanguinidad (abuelos, padres, hermanos, hijos y
nietos), hasta segundo grado de afinidad (suegros, yernos y nueras), primero civil (adoptivos),

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 cnyuge, compaero o compaera permanente.
b) Las personas naturales que directa o indirectamente hayan tenido injerencia en la asesora,
preparacin y elaboracin de los trminos, requisitos y condiciones de esta invitacin.
c) Las personas naturales que tengan vnculos de parentesco con las y los contratistas del
IDARTES, hasta el segundo grado de consanguinidad (abuelos, padres, hermanos, hijos y
nietos), hasta segundo grado de afinidad (suegros, yernos y nueras), primero civil (adoptivos),
cnyuge, compaero o compaera permanente.
d) Las personas que formen parte del grupo de evaluadores de la presente invitacin, su
cnyuge, compaero o compaera permanente, as como sus parientes hasta el segundo
grado de consanguinidad (abuelos, padres, hermanos, hijos y nietos) hasta segundo grado de
afinidad (suegros, yernos y nueras) o primero civil (adoptivos).
e) Los colectivos que se encuentren inscritos para participar en el concurso Beca para el
desarrollo de proyectos de emprendimiento artstico de tipo colaborativo.
f) Los colectivos, comits, organizaciones, asociaciones o corporaciones, y fundaciones
constituidas jurdicamente.
g) Los colectivos ganadores de la Primera fase del proyecto Invitacin Pblica Festivales al
Barrio 2017

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