Anda di halaman 1dari 25

PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN RELAWAN


PENANGGULANGAN BENCANA

Disusun dalam rangka memenuhi syarat mengikuti Seminar Laboratorium


Kepemimpinan Proyek Perubahan sebagai peserta Diklatpim Tk. IV Angkatan I
Tahun 2017

Disusun oleh :

Nama : Arief Budiman, SE

NIP : 19860611 200912 1003

Jabatan : Kepala Seksi Peran Organisasi Masyarakat Nasional,


Direktorat Pemberdayaan Masyarakat,
Badan Nasional Penanggulangan Bencana

BALAI BESAR PELATIHAN KESEHATAN (BBPK), JAKARTA

2017
Sistem Informasi ManajemenRelawan Penanggulangan Bencana

KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena atas karunia-Nya
yang berlimpah, Proyek Perubahan yang kami prakarsai di Badan Nasional Penanggulangan
Bencana dengan tema Sistem Informasi Manajemen Relawan Penanggulangan Bencana
telah dapat penulis selesaikan sesuai milestone kami. Penulisan Laporan Proyek Perubahan
ini dimaksudkan untuk memenuhi kewajiban penulis sebagai peserta Pendidikan dan
Pelatihan Kepemimpinan Tingkat IV Angkatan I Tahun 2017. Penulis berharap melalui Proyek
Perubahan ini peran dan kontribusi stakeholder terkait manajemen relawan dapat meningkat
sesuai dengan tugas, fungsi dan urusan kewenangan pusat dan daerah.
Proyek Perubahan ini dapat diselesaikan atas arahan dan bimbingan Ibu Hasnerita,
S.SIT, M.Kes selaku Widya Iswara/Coach dan telah mendapat masukan dan persetujuan dari
Bapak Drs. Sigit Padmono Dewo,M.Si selaku Mentor (Kasubdit Peran Organisasi Sosial
Masyarakat Badan Nasional Penanggulangan Bencana). Dalam kesempatan ini penulis
mengucapkan terimakasih kepada Deputi Bidang Pencegahan dan Kesiapsiagaan, pimpinan
kami Bapak Plt. Direktur Pemberdayaan Masyarakat serta seluruh Pejabat di lingkungan
Kedeputian Bidang Pencegahan dan Kesiapsiagaan BNPB, Bapak dan Ibu seluruh
Widyaiswara, Narasumber, semua rekan-rekan peserta Pendidikan dan Pelatihan
kepemimpinan Tingkat IV Angkatan I Tahun 2017 dan Tim Efektif Badan Nasional
Penanggulangan Bencana serta semua stakeholder internal dan eksternal yang telah
memberikan saran dan masukan sehingga Proyek Perubahan ini dapat selesai dengan baik.

Jakarta, Juli 2017

Arief Budiman, SE

PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN| 2017 1


Sistem Informasi ManajemenRelawan Penanggulangan Bencana

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR .. 1
DAFTAR ISI 2
BAB I RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN. 4
I. LATAR BELAKANG .. 4
II. DESKRIPSI PERUBAHAN .. 6
III. TUJUAN PERUBAHAN 6
IV. MANFAAT PERUBAHAN .. 6
V. RUANG LINGKUP PERUBAHAN .. 7
VI. IDENTITAS PROYEK 8
VII. OUTPUT JANGKA PENDEK 10
VIII. PENTAHAPAN 11
IX. JADWAL KEGIATAN ... 13
X. TATA KELOLA PROYEK .. 14
XI. IDENTIFIKASI STAKEHOLDERS 14
XII. KENDALA DAN HAMBATAN . 17
BAB II PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN 18
I. HASIL CAPAIAN PROGRAM . 18
II. PROSENTASE CAPAIAN PROYEK PERUBAHAN . 21
III. KENDALA . 22
BAB III KESIMPULAN 23
I. KESIMPULAN 23
II. REKOMENDASI 23

PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN| 2017 2


Sistem Informasi ManajemenRelawan Penanggulangan Bencana

LEMBAR PERSETUJUAN
PROYEK PERUBAHAN

SISTEM INFORMASI
MANAJEMEN RELAWAN PENANGGULANGAN
BENCANA

DISUSUN OLEH:
ARIEF BUDIMAN, SE
NIP 19860611 200912 1 003
Diseminarkan di Balai Besar Pelatihan Kesehatan Jakarta

Pada Tanggal, 7 Juli 2017

Mentor, Coach,

Drs. Sigit Padmono Dewo, M.Si Hasnerita,S.SIT,M.Kes

Penguji,

Asep Zaenal Mustofa, SKM, M.Epid

PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN| 2017 3


Sistem Informasi ManajemenRelawan Penanggulangan Bencana

BAB I

RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN

01 LATAR BELAKANG
Indonesia memiliki kondisi geografis, geologis, hidrologis dan demografis yang
memungkinkan terjadinya bencana yang disebabkan oleh faktor alam, non alam maupun
faktor manusia sehingga dapat menyebabkan timbulnya korban manusia, kerusakan
lingkungan, kerugian harta benda, dan dampak psikologis yang dalam keadaan tertentu
kemungkinan dapat menghambat pembangunan nasional dan pengembangan potensi
sumberdayanya untuk meningkatkan kesejahteraan.
Di sisi lain, kejadian bencana membawa simpati dan empati dari banyak pihak lain untuk
memberikan bantuan baik harta dan tenaga yang dikerahkan oleh relawan. Lembaga
pemerintah, organisasi sosial masyarakat, organisasi internasional, kelompok masyarakat,
organisasi politik, dan perusahaan yang memberikan bantuannya baik materi maupun
tenaga kepada masyarakat yang terkena dampak bencana.
Badan Nasional Penanggulangan Bencana (BNPB) dibentuk berdasarkan Undang-Undang
Nomor 24 Tahun 2014 tentang penanggulangan bencana. Adapun visi BNPB adalah
ketangguhan bangsa dalam menghadapi bencana. Sedangkan misinya antara lain
melindungi bangsa dari ancamana bencana melalui pengurangan risiko, membangun
penanggulangan bencana yang handal dan menyelenggarakan penanggulangan bencana
secara terencana, terpadu, terkoordinir dan menyeluruh.
Sebagai turunan dari peraturan tersebut, disusunlah Peraturan Kepala Badan Nasional
Penanggulangan Bencana nomor 1 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan
Nasional Penanggulangan Bencana. Peraturan tersebut diharapkan mampu mendorong
seluruh komponen Badan Nasional Penanggulangan Bencana untuk bekerja secara
professional, efektif dan efisien. Adapun salah satu upaya penanggulangan bencana adalah
peningkatan kesiapsiagaan dan peningkatan kapasitas masyarakat dalam menghadapi
bencana melalui organisasi masyarakat. Upaya tersebut dapat dilakukan menurut
Peraturan Kepala Badan Nasional Penanggulangan Bencana nomor 1 tahun 2008 pada
pasal 93, Direktorat Pemberdayaan Masyarakat mempunyai tugas melaksanakan
pengkoordinasian penyusunan kebijakan umum, hubungan kerja, rencana dan pelaksanaan
serta pemantauan, evaluasi dan analisis pelaporan di bidang pemberdayaan masyarakat.
Dalam melaksanakan tugas, Direktur Pemberdayaan Masyarakat dibantu oleh Subdirektorat
Peran Organisasi Sosial Masyarakat mempunyai tugas melaksanakan penyiapan bahan
koordinasi penyusunan kebijakan umum, hubungan kerja, rencana dan pelaksanaan serta
pemantauan, evaluasi dan analisis pelaporan di bidang peranserta organisasi sosial
masyarakat dalam penanggulangan bencana. Sedangkan Seksi Peran Organisasi Sosial
Masyarakat Nasional mempunyai tugas dijelaskan lebih lanjut dalam peraturan kepala
Badan Nasional Bencana yang sama di pasal 103, Seksi Organisasi Sosial Masyarakat
Nasional memiliki tugas melakukan penyiapan bahan penyusunan rencana dan
pelaksanaan, pemantauan, evaluasi dan pelaporan di bidang peran serta organisasi sosial
masyarakat nasional.

PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN| 2017 4


Sistem Informasi ManajemenRelawan Penanggulangan Bencana

Kedudukan Kepala Seksi Peran Organisasi Masyarakat Nasional


dalam Struktur Organisasi BNPB

Direktorat
Pemberdayaan
Masyarakat

Kasubdit Peran
Kasubdit Peran Kasubdit Peran
Organisasi Sosial
Lembaga Usaha Masyarakat
Masyarakat

Kasie Organisasi
Kasie Organisasi
Masyarakat
Internasional
Nasional

Sumber : Perka Nomor 1. Tahun 2008


Salah satu kegiatan dalam tugas jabatan Seksi Peran Organisasi Masyarakat Nasional
adalah melakukan kegiatan berdasarkan Rencana Operasional Peran Organisasi Sosial
Masyarakat Nasional agar kegiatan dapat berjalan efisien dan efektif.
Selama ini Keterlibatan peran masyarakat dalam penanggulangan bencana melalui peran
organisasi masyarakat nasional telah didata melalui Sistem informasi database relawan
melalui web http://192.168.30.5/db_relawan secara offline melalui jaringan intranet.
Pengisian data dalam system infromasi database tersebut diawali dengan penerimaan
formulir yang disebarkan melalui induk organisasi ke BNPB melalui Direktorat
Pemberdayaan Masyarakat. Setelah itu, kami melakukan input secara manual ke dalam
system infromasi database relawan. Samapai dengan saat ini data relawan yang sudah
masuk sebanyak 45.332.
Seiring berjalannya waktu, muncul permasalahan dalam system infromasi database
relawan tersebut ketika Direktorat Pemberdayaan Masyarakat diminta untuk memberikan
infromasi dan data kepada Kedeputian Penanganan Darurat umumnya dan khususnya
kepada Direktorat Tanggap Darurat yang siap ikut serta dalam operasi tanggap darurat.
Namun kenyataannya data relawan yang sudah masuk tersebut tidak dapat memberikan
informasi secara langsung kepada anggota relawan yang terdekat dengan lokasi bencana,
data sebanyak 45.332 belum dilakukan validasi ulang, system database tersebut hanya
diakses oleh admin dan user internal, system hanya dapat diakses di dalam Kantor
(intranet), dan kegiatan yang dilakukan oleh organisasi sosial masyarakat dalam
penanggulangan bencana tidak terdokumentasikan dengan baik.
Akibat hal tersebut, banyak stakeholder yang tidak dapat dimobilisasi dan jikapun mereka
hadir dilokasi bencana bukanlah relawan yang sesuai dengan keahlian yang dibutuhkan
dilapangan, data relawan yang masuk ke dalam system tidak dapat dioperasionalkan dalam
lapangan, serta bagi relawan juga tidak tercatatnya peran serta mereka dalam

PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN| 2017 5


Sistem Informasi ManajemenRelawan Penanggulangan Bencana

penanggulangan bencana mengakibatkan penghargaan BNPB terhadap individu maupun


organisasi.
Melihat permasalahan di atas perlu dicarikan solusi dengan harapan dapat meningkkatkan
peran serta masyarakat yang efektif dan efisien serta professional dalam penanggulangan
bencana. Ide proyek perubahan yang akan dilakukan adalah menyusun system informasi
manajemen relawan penanggulangan bencana. Proyek ini strategis untuk peningkatan
kapasitas relawan serta pengoperasionalan relawan pada saat tanggap darurat sehingga
upaya penanganan darurat bencana dapat mengurangi jumlah korban baik dari pihak
relawan maupun raga terdampak bencana. System informasi ini juga diharapkan dapat
menerima data relawan secara lengkap dan valid melalui pelibatan organisasi induk dalam
melakukan input data, pengiriman data keahlian relawan terdekat melalui jaringan internet
ke Pos Komando Tanggap Darurat pada saat kejadian bencana untuk memetakan
kebutuhan relawan dengan keahlian tertentu sehingga kehadiran relawan di lokasi bencana
menjadi tepat guna.

02 DESKRIPSI PERUBAHAN
Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan sebelumnya, maka timbul gagasan
untuk membangun system informasi manajemen relawan penanggulangan bencana.
System informasi ini diharapkan mampu mendata, menggerakkan relawan serta
memetakan relawan baik secara lokasi maupun keahlian sehingga mampu memberikan
gambaran serta data secara efektif dan efisien dalam penanggulangan bencana.

03 TUJUAN PERUBAHAN
1. Jangka Pendek :
a. Terbentuknya tim efektif proyek perubahan system informasi manajemen relawan
penanggulangan bencana.
b. Terpilihnya rancang bangun system informasi manajemen relawan PB.
c. Terlaksananya ujicoba system infromasi manajemen relawan penanggulangan
bencana.
2. Jangka Menengah :
a. Terlaksananya sosialisasi kepada stakeholder eksternal.
b. Tersedianya search engine pendukung aplikasi.
c. Terlaksananya monitoring dan evaluasi atas kinerja penggunaan aplikasi.
d. Terlaksananya ujicoba system informasi manajemen relawan penanggulangan
bencana
3. Jangka Panjang :
a. Terlaksananya sosialisasi kepada stakeholder eksternal.
b. Terlaksananya monitoring dan evaluasi atas kinerja penggunaan aplikasi
c. Terlaksananya pengembangan aplikasi.

04 MANFAAT PERUBAHAN
1. Bagi Organisasi Sosial Masyarakat
a. Sebagai sarana peningkatan kompetensi anggota organisasi
b. Sebagai acuan bagi organisasi sosial masyarakat nasional memulai program

PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN| 2017 6


Sistem Informasi ManajemenRelawan Penanggulangan Bencana

pemberdayaan masyarakat, sehingga program pemberdayaan masyarakat


dapat dilakukan secara terarah dan massive

2. Bagi Badan Penanggulangan Bencana Daerah


a. Sebagai bahan informasi untuk membangun kemitraan dengan organisasi
social masyarakat nasional di daerah
b. Sebagai sarana peningkatan kompetensi anggota organisasi BPBD
c. Sebagai sarana pertukaran pengetahuan (knowledge sharing) antara BPBD
dengan Organisasi Sosial Masyarakat Nasional

3. Bagi Biro Hukum dan Kerjasama


a. Sebagai bahan untuk memberikan masukan kepada biro hukum dan
kerjasama BNPB, apabila ada Organisasi Sosial Masyarakat Nasional yang
sudah menyelenggarakan program dalam bidang penanggulangan bencana di
masyarakat namun belum membuat nota kesepahaman dengan BNPB
b. Mempermudah analisis bentuk kerjasama antara BNPB dengan Organisasi
Sosial Masyarakat Nasional

4. Bagi Pusat Data Informasi dan Hubungan Masyarakat


a. Sebagai bahan untuk memberikan input data dalam web aplikasi BNPB
b. Mempercepat penyebaran informasi relawan kepada masyarakat luas

5. Bagi Direktorat Pemberdayaan Masyarakat


a. Sebagai bahan untuk perencanaan, evaluasi dan intervensi program
pemberdayaan masyarakat
b. Meningkatkan kinerja dan pelayanan bagi Direktorat Pemberdayaan
Masyarakat
c. Memudahkan pengerahan dan pembinaan terhadap organisasi social
mayarakat nasional
d. Memotivasi kualitas SDM di Direktorat Pemberdayaan Masyarakat

6. Bagi Kedeputian Bidang Pencegahan dan Kesiapsiagaan


a. Sebagai bahan untuk penyamaan persepsi roadmap kebijakan dan
kedeputian bidang pencegahan dan kesiapsiagaan
b. Merekam semua aktifitas organisasi sosial masyarakat pada kedeputian
bidang pencegahan dan kesiapsiagaan

05 RUANG LINGKUP PERUBAHAN


Pemanfaatan aplikasi berbasis web untuk mendukung kegiatan berdasarkan Rencana
Operasional Peran Organisasi Sosial Masyarakat Nasional agar kegiatan dapat berjalan
efisien dan efektif dengan melakukan pencarian aplikasi web berbiaya rendah,
pembentukan tim efektif system informasi manajemen relawan penanggulangan bencana,
sosialisasi system informasi manajemen relawan penanggulangan bencana yang diikuti
oleh BPBD Provinsi/Kabupaten/Kota di bidang pencegahan dan kesiapsiagaan, simulasi
sistem web aplikasi serta pengembangan web aplikasi apabila sudah berjalan.

PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN| 2017 7


Sistem Informasi ManajemenRelawan Penanggulangan Bencana

06 IDENTITAS PROYEK

JUDUL Sistem Informasi Manajemen Relawan Penanggulangan


Bencana

DESKRIPSI Berdasarkan Peraturan Kepala Badan Nasional


Penanggulangan Bencana nomor 1 Tahun 2008 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Badan Nasional Penanggulangan
Bencana pada pasal 103 ayat 2 tugas dari seksi organisasi
social masyarakat nasional adalah melakukan penyiapan
bahan penyusunan rencana dan pelaksanaan, pemantauan,
evaluasi dan pelaporan di bidang peran serta organisasi sosial
masyarakat nasional
Tugas dan fungsi Seksi Peran Organisasi Masyarakat Nasional
kemudian dijabarkan dalam kegiatan tugas jabatan sebagai
berikut :
1. Melakukan kegiatan berdasarkan rencana operasional
peran organisasi social masyarakat agar kegiatan berjalan
efisien dan efektif.
2. Melakukan penyiapan bahan penyusunan rencana kegiatan
peran serta organisasi social masyarakat nasional sehingga
dapat melaksanakan tugas sesuai dengan ketentuan.
3. Membagi tugas pelaskanaan peran serta organisasi social
masyarakat nasional sesuai dengan tugas dan tanggung
jawab masing-masing agar pelaksanaan tugas selaras
dengan program dan kebijakan yang telah ditetapkan.
4. Melaksanakan pemantauan pelaksanaan kegiatan peran
serta organisasi masyarakat nasional dengan cara
penelaahan dan penelusuran agar kegiatan dapat
dilaksanakan selaras dan serasi.
5. Mengevaluasi dan analisis kegiatan di bidang peran serta
organisasi sosial masyarakat nasional dengan cara
menyesuaikan hassil pelaksanaan tugas dengan peraturan
yang telah ditetapkan untuk dapat mengetahui hambatan
dalam penyelesaian tugas.
6. Menyusun laporan kegiatan peran serta organisasi sosial
massyarakat nasional berdasarkan pengumpulan laporan
kegiatan yang dibuat oleh bawahan agar tercipta tertib
administrasi.
7. Menyiapkan bahan laporan kegiatan supervisi
Pemberdayaan Masyarakat.
Salah satu kegiatan tugas jabatan Seksi Peran Organisasi
Sosial Masyarakat Nasional adalah Melakukan kegiatan
berdasarkan rencana operasional peran organisasi social
masyarakat agar kegiatan berjalan efisien dan efektif.
Pelaksanaan kegiatan berdasarkan rnecana operasional peran

PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN| 2017 8


Sistem Informasi ManajemenRelawan Penanggulangan Bencana

organisasi social masyarakat dilakukan secara manual


(database intranet/hardcopy) sehingga dirasakan masih
kurang cepat, tepat, efisien dan efektif.
Dalam penanganan kejadian bencana skala besar atau
memiliki wilayah terdampak yang luas, pemilahan data
relawan yang sesuai dengan keahlian tertentu kurang
memenuhi kebutuhan pelaksanaan operasi tanggap darurat
yang harus segera digerakkan dalam rangka penangan darurat
bencana.
Oleh sebab itu perlu dilakukan perubahan untuk meningkatkan
kecepatan, ketepatan, efisiensi dan efektifitas kegiatan system
informasi manajemen realwan penanggulangan bencana
melalui penggunaan aplikasi berbasis web.

SPONSOR/MENTOR Drs. Sigit Padmono Dewo, M.Si


Kepala Subdirektorat Peran Organisasi Sosial Masyarakat
Direktorat Pemberdayaan Masyarakat Badan Nasional
Penanggulangan Bencana.

PROJECT LEADER Arief Budiman, SE


Kepala Seksi Peran Organisasi Masyarakat Nasional pada
Subdirektorat Peran Organisasi Sosial Masyarakat - Badan
Nasional Penanggulangan Bencana.

Anggaran Dalam jangka pendek, tidak diperlukan anggaran


SUMBERDAYA khusus.
PROYEK Dalam jangka menengah dan panjang,
pelaksanaan proyek perubahan ini didukung
PERUBAHAN
anggaran DIPA BNPB (Rp. 161.500.000)
SDM Personil di lingkungan Direktorat Pemberdayaan
Masyarakat Badan Nasional Penanggulangan
Bencana

PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN| 2017 9


Sistem Informasi ManajemenRelawan Penanggulangan Bencana

07 OUTPUT JANGKA PENDEK


NAMA URAIAN
Terbentuknya tim Merupakan tahapan awal dalam mendukung penyusunan strategi,
efektif pelaksana sistem pembagian tugas dan peran.
informasi relawan
penanggulangan
bencana
Terpilihnya rancang Merupakan tahapan identifikasi system dan aplikasi yang akan
bangun system digunakan.
informasi manajemen
relawan PB
Terinputnya data Merupakan tahapan input data relawan dalam sistem
relawan
Tersosialisasi kepada Merupakan sosialisasi kepada internal mengenai system informasi ini
internal

Terlaksananya ujicoba Ujicoba sistem ini memudahkan dalam pengembangan aplikasi system
system informasi yang akan digunakan.
manajemen relawan
penanggulangan Dalam ujicoba aplikasi ini, pengguna dapat :
bencana mengisi format isian data, menampilkan informasi dan komunikasi
melalui jaringan intranet.

PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN| 2017 10


Sistem Informasi ManajemenRelawan Penanggulangan Bencana

Jangka Panjang
(>1 Tahun)
Jangka Menengah Implementasi aplikasi
(6 Bulan)
Pengembangan
aplikasi

Sosialisasi eksternal
Jangka Pendek
Implementasi
(2 Bulan) aplikasi
Ujicoba aplikasi Monitoring dan
Sosialisasi eksternal
Evaluasi kinerja
Menginput data
aplikasi
relawan
Implementasi
Monitoring dan
Aplikasi
Evaluasi kinerja
Membentuk tim aplikasi
efektif Pengembangan
Menyusun rancang aplikasi
bangun
Menginput data
relawan
Sosialisasi Internal
Ujicoba Sistem
Informasi Manajemen
Relawan PB

Gambar 1. Milestones Proyek Perubahan

08 PENTAHAPAN (MILESTONES)
NO TAHAP UTAMA OUTPUT STAKEHOLDERS
MA JANGKA PENDEK (60 HARI)
MA-1 Pembentukan tim efektif proyek Notulen rapat + absensi, Kasubdit, Kasi,
Sistem Informasi Manajemen SK Tim Staf
Relawan Penanggulangan
Bencana.
(PL : memimpin rapat)

MA-2 Perancangan rancang bangun Notulen rapat + absensi Stakeholders


Sistem Informasi Manajemen
Relawan Penanggulangan Bencana
(PL : sebagai fasilitator)
MA-3 Penginputan data relawan Foto + dokumen Tim
(PL : sebagai koordinator)
MA-4 Sosialisasi Internal Notulen Rapat +absensi Stakeholder
(PL : sebagai fasilitator)

MA-5 Ujicoba system informasi Laporan Ujicoba Tim


manajemen relawan
penanggulangan bencana.
(PL : memimpin ujicoba)

PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN| 2017 11


Sistem Informasi ManajemenRelawan Penanggulangan Bencana

MB JANGKA MENENGAH (4
BULAN)
MB-1 Perancangan search engine untuk Draft Search engine Tim, Pusdatin, Pokja
mendukung otomatisasi aplikasi ULP, Tim Penerima,
sistem informasi manajemen dan Provider
relawan penanggulangan bencana.
(PL : memimpin rapat)

MB-2 Penyelenggaraan sosialisasi dan Laporan pelaksanaan, foto- Tim


simulasi penggunaan aplikasi foto
kepada para stakeholders internal.
(PL : koordinator)
MB-3 Evaluasi terhadap pemanfaatan Notulen rapat, absensi Tim,
aplikasi
(PL : memimpin rapat)
MB-4 Tindak lanjut hasil evaluasi Laporan Tim
(PL : memimpin rapat)
MB-5 Launching Aplikasi Laporan Tim
(PL. Koordinator)

MB-6 Pemantauan Aplikasi Web Laporan Tim


MC JANGKA PANJANG (>1
TAHUN)
MC-1 Penyelenggaraan sosialisasi dan Laporan pelaksanaan Tim
simulasi eksternal kepada Unit
Kerja lain di BNPB dan calon
pengguna dari BPBD
Prov/Kab/Kota serta Lembaga
lainnya.
(PL : koordinator)

MC-2 Pengembangan lanjutan dari Laporan pelaksanaan Tim


aplikasi untuk menjawab
kebutuhan dari setiap unit kerja
pengguna.
(PL : koordinator)

PL = project leader

PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN| 2017 12


Sistem Informasi ManajemenRelawan Penanggulangan Bencana

09 JADWAL KEGIATAN
No. Uraian Kegiatan Apr Mei Juni Output
IV I II III IV I II III IV
1. Pembentukan Tim Efektif Notulensi Rapat+absensi, ST
tim efektif
2. Penyusunan rancang Notulen Rapat, absensi
bangun sistem
3. Penginputan data Foto, absensi
relawan
4. Sosialisasi internal Notulen Rapat, absensi
5. Ujicoba Sistem Informasi Laporan ujicoba
Manajemen Relawan PB

PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN| 2017 13


Sistem Informasi ManajemenRelawan Penanggulangan Bencana

10 TATA KELOLA PROYEK

STRUKTUR DESKRIPSI

Mentor : Mentor : memberikan dukungan,


Kasubdit Peran Organisasi Sosial bimbingan dan persetujuan proyek
Masyarakat - BNPB perubahan.

Coach: Project Leader : Mengkoordinasikan


Project Leader:
Hasnerita, S.SiT, M.Kes pelaksanaan kegiatan berupa
Kasi Peran Organisasi
pembagian tugas para anggota team
Masyarakat Nasional
dan mendapatkan dukungan
stakeholders internal & eksternal.

Coach : melakukan monitoring,


memberikan masukan, bimbingan dan
Staf Tim Teknis konselor dalam proyek perubahan.

Staf dan Tim Teknis : membantu


pelaksanaan tahapan dan proses yang
diperlukan.

11 IDENTIFIKASI STAKEHOLDERS

NO STAKE HOLDER PERAN

A INTERNAL
1 Direktorat Pemberdayaan Masyarakat Memberikan dukungan, mentor, review dan
monitoring pelaksanaan proyek perubahan.
2 Pusdatin Humas Dukungan penempatan sarana dan prasarana
3 Direktorat Tanggap Darurat Memberikan dukungan review dan monitoring
pelaksanaan proyek perubahan.
4 Direktorat Kesiapsiagan Memberikan dukungan review dan monitoring
pelaksanaan proyek perubahan.
5 Biro Hukum dan Kerjasama Memberikan dukungan review dan monitoring
pelaksanaan proyek perubahan.

PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN| 2017 14


Sistem Informasi ManajemenRelawan Penanggulangan Bencana

B EKSTERNAL
1 Pejabat/Staf Unit Kerja Lain di BNPB Pengguna
2 Pejabat/Staf BPBD Provinsi Pengguna
3 Pejabat/Staf BPBD Kab/Kota Pengguna
4 Pejabat/Staf Lembaga lain Pengguna

Setiap stakeholders dapat dipetakan jenis dan nilainya dalam kuadran sebagai berikut :
Influence

Latent Promotor
Direktorat Kesiapsiagaan Direktorat
Biro Hukum dan Pemberdayaan
Kerjasama Masyarakat
Pejabat/Staf Lembaga Pusdatin Humas
lain Direktorat Tanggap
Darurat

Interest

Defender
Pejabat/staf di
Aphatetics lingkungan BNPB
Pejabat/staf di BPBD
Provinsi
Pejabat/staf di BPBD
Kab/Kota

Gambar 2. Pemetaan stakeholder

PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN| 2017 15


Sistem Informasi ManajemenRelawan Penanggulangan Bencana

Direktorat
Pemberdayaan
Direktorat Masyarakat
Tanggap Darurat Pusdatin
Humas BNPB

Biro Hukum dan


Direktorat
Kerjasama
Kesiapsiagaan

Pejabat/Staf
Pejabat/Staf
Lembaga lain
BPBD Provinsi

Pejabat/Staf
Pejabat/Staf
BNPB lain
BPBD Kab/Kota

Gambar 3. Peta Jaringan

Latents Promoters

a. Direktorat Kesiapsiagaan a. Direktorat Pemberdayaan Masyarakat


b. Biro Hukum dan Kerjasama b. Direktorat Tanggap Darurat
c. Pejabat/Staf Lembaga c. Pusdatin Humas
lain

Apathetics Defenders

a. Pejabat/Staf Unit Kerja Lain di BNPB


b. Pejabat/Staf BPBD Provinsi
c. Pejabat/Staf BPBD Kab/Kota

PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN| 2017 16


Sistem Informasi ManajemenRelawan Penanggulangan Bencana

Dalam melaksanakan proyek perubahan, project leader dibantu oleh para mitra kerja sebagai
berikut :
1. Kepala Seksi Organisasi Internasional 4. Analis Pengembangan Sistem Informasi
2. Pranata Komputer (1 orang) (1 orang)
3. Pengelola Database (1 orang) 5. Analis Kelembagaan (1 orang)

12 KENDALA / HAMBATAN
No. Deskripsi Strategi Penanganan
1 Waktu pelaksanaan proyek perubahan yang Menetapkan target penyelesaian dengan
bersamaan dengan persiapan dan pelaksanaan keleluasaan waktu dan tempat (dapat
kegiatan rutin unit Direktorat Pemberdayaan dilaksanakan dengan online) serta evaluasi
Masyarakat yang sangat padat. capaian secara berkala.
2 Kesibukan anggota tim sangat mempengaruhi
jadwal dan capaian yang akan diperoleh.
3 Belum semua anggota organisasi masyarakat Tetap melakukan sosialisasi aplikasi karena
menggunakan internet. trend pemakaian internet terus meningkat.
4 Kurangnya dukungan stakeholder terhadap Melakukan komunikasi dan sosialisasi
proyek perubahan mengenai tujuan dan manfaat proyek
perubahan kepada stakeholder sehingga
memahami pentingnya proyek perubahan
tersebut.
5 Kurangnya keterampilan staf teknologi informasi Melakukan tukar ide dan gagasan dengan
dalam berkreasi menyusun system informasi ahli teknologi informasi dari unit lain.
manajemen relawan penanggulangan bencana.

PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN| 2017 17


Sistem Informasi ManajemenRelawan Penanggulangan Bencana

BAB II
PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN

I. Hasil Capaian Proyek Perubahan


Hasil capaian proyek perubahan dalam milestone jangka pendek yaitu pelaksanaan
kegiatan selama dua bulan lebih mulai tanggal 20 April s.d 3 Juli 2017. Dalam pelaksanaan
kegiatan proyek perubahan terdapat beberapa kegiatan yang tidak sesuai dengan jadwal yang
telah direncanakan, yaitu mendahului jadwal maupun terlambat pelaksanaannya, namun tetap
diupayakan untuk diselesaikan.
Hasil capaian pelaksanaan proyek perubahan ini adalah terlaksananya ujicoba system
informasi manajemen relawan penanggulangan bencana. Hasil tersebut diuraikan dalam tahap
kegiatan meliputi :
1. kegiatan yang dilaksanakan merupakan tahapan pelaksanaan kegiatan
2. tujuan pelaksanaan kegiatan
3. tempat pelaksanaan kegiatan
4. waktu pelaksanaan terdiri dari waktu rencana pelaksanaan dan waktu realisasi
pelaksanaan kegiatan
5. stakeholder yang terlibat
6. pelaksanaan kegiatan
7. output yang dihasilkan

Target capaian kinerja proyek perubahan diatas dilaksanakan dengan hasil capaian
mencapai 25% dari keseluruhan tahapan sampai jangka panjang. Adapun kegiatan yang
dilaksanakan adalah :

1. pembentukan tim efektif pelaksana system informasi manajemen relawan


penanggulangan bencana
brainstorming proyek perubahan dan konsolidasi internal pada Direktorat
Pemberdayaan Masyarakat
membentuk tim efektif
2. Penyusunan rancang bangun system informasi manajemen relawan penanggulangan
bencana
Perancangan konsep pengelolaan database
Pembuatan rancang bangun system aplikasi
3. Penginputan data relawan
Pelaksanaan input data relawan

PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN| 2017 18


Sistem Informasi ManajemenRelawan Penanggulangan Bencana

4. Sosialisasi internal system informasi manajemen relawan penanggulangan bencana


Pertemuan internal unit Direktorat Pemberdayaan Masyarakat
5. Ujicoba Sistem Informasi Manajemen Relawan PB

Hasil capaian pelaksanaan kegiatan proyek perubahan dalam milestone jangka pendek, yaitu
pelaksanaan kegiatan selama dua bulan diuraikan dalam table sebagai berikut :

Daftar Tabel hasil capaian proyek perubahan

Waktu Pelaksanaan
No. Kegiatan Tujuan Tempat Stake Holder Pelaksanaan Output
Rencana Realisasi
1. Pembentukan Tim Efektif
a. brainstorming - Penjelasan Ruang Pejabat dan Rapat Surat
proyek perubahan proyek Rapat Staf berjalan Undangan,
dan konsolidasi perubahan Direktorat Direktorat lancar, Daftar
internal pada - Pembahasan Pemberday Pemberdaya dipaparkan Hadir,
Direktorat pembentukan aan an rencana Notulen,
Pemberdayaan tim efektif Masyarakat Masyarakat proyek dokumenta
Jumat,
Masyarakat - Pembahasan Kamis, 26 perubahan, si
21 April
jadwal April 2017 pembentuka
2017
kegiatan n tim efektif
dan
disepakati
jadwal
pelaksanan
kegiatan
b. Membentuk tim Tersusunnya Ruang Kamis, 27 Jumat, 28 Direktur Surat Tugas Surat
efektif Surat Tugas tim Rapat April 2017 April 2017 Pemberdaya disusun Tugas
kerja / tim Direktorat an berdasarkan
efektif Pemberday Masyarakat, masukan dari
aan Kasubdit internal
Masyarakat peran
Orsosmas,
Tim efektif

PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN| 2017 19


Sistem Informasi ManajemenRelawan Penanggulangan Bencana

Waktu Pelaksanaan
No. Kegiatan Tujuan Tempat Stake Holder Pelaksanaan Output
Rencana Realisasi
2. Rancang bangun system informasi manajemen relawan penanggulangan bencana
a. Perancangan - Pembagian Ruang Tim Efektif Pertemuan Masukan
konsep tugas tim Kerja proyek tidak jadi dari tim
pengelolaan kerja Direktorat perubahan menggunaka mengenai
database - Pembuatan Pemberday n meotde rancang
jadwal aan 01 s.d 7 05 s.d 12 rapat, tapi bangun
kegiatan Masyarakat Mei Mei lebih kepada system,
rancang satu per satu dokumenta
bangun tim kerja si
system proyek efektif
perubahan
b. Pembuatan - Merancang Ruang kerja Tim Efektif Kegiatan Deskripsi
rancang bangun bangun Direktorat proyek berjalan pekerjaan,
system aplikasi aplikasi Pemberday perubahan lancer, tim dokumenta
aan 08 s.d 15 12 s.d 19 efektif si
Masyarakat Mei Mei bekerja
sesuai
dengan
fungsinya
3. Input Data Relawan
a. Pelaksanaan input - Melakukan Ruang kerja Tim Efektif Proses input Deskripsi
data relawan input data Direktorat proyek data berjalan pekerjaan,
15 Mei 19 Mei s.d
relawan ke Pemberday perubahan lancar dokumenta
s.d 9 Juni 16 Juni
dalam system aan melalui data si
2017 2017
database Masyarakat secara excel
sementara
4. Sosialisasi internal
a. Pertemuan - Koordinasi dan Gedung Tim Efektif Kegiatan Surat
internal unit kolaborasi INA DRTG proyek berjalan undangan,
Direktorat sosialisasi Sentul perubahan lancar dan Daftar
Pemberdayaan proyek 13 Juni 16 Juni menjelaskan hadir dan
Masyarakat perubahan 2017 2017 proses notulensi
proyek
perubahan
serta kendala

PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN| 2017 20


Sistem Informasi ManajemenRelawan Penanggulangan Bencana

yang ada
Waktu Pelaksanaan
No. Kegiatan Tujuan Tempat Stake Holder Pelaksanaan Output
Rencana Realisasi
5. Ujicoba Aplikasi - Penyempurnaan Ruang kerja Pejabat dan Pelaksanaan Program
program yang Direktorat staf berjalan database,
sudah dirancang Pemberdaya
Direktorat lancer dan dokumenta
an 16 Juni 21 Juni
PM semua si,
Masyarakat 2017 2017
peserta masukan
memberikan
masukan

II. Prosentase capaian proyek perubahan


Keberhasilan dari pelaksanaan proyek perubahan system informasi manajemen
relawan penanggulangan bencana di wilayah kerja Direktorat Pemberdayaan Masyarakat yang
telah dilaksanakan selama Breaktrought II yaitu mulai tanggal 20 April hingga 3 Juli 2017
antara lain sebagai berikut :

Daftar Tabel Prosentase Capaian Proyek Perubahan

Target Pelaksanaan
No. Kriteria Keberhasilan Capaian
Rencana Realisasi
1. Pembentukan tim efektif
pelaksana system informasi
21 April 28 April 100 %
manajemen relawan
penanggulangan bencana
2. 01 s.d 15
Penyusunan rancang bangun 05 s.d 19 Mei 100 %
Mei
3. Penginputan data relawan 15 Mei s.d 9 19 Mei s.d 16
100 %
Juni Juni
4. Sosialisasi internal system
informasi manajemen relawan 13 Juni 16 Juni 100 %
penanggulangan bencana
5. Ujicoba Sistem Informasi
16 Juni 21 Juni 100 %
Manajemen Relawan PB

PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN| 2017 21


Sistem Informasi ManajemenRelawan Penanggulangan Bencana

III. Kendala
Tidak semua kegiatan proyek perubahan ini berjalan sesuai rencana. Terdapat
beberapa kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan proyek perubahan ini. Kendala kendala
tersebut antara lain :
No. Kendala Risiko Strategi
1. Dalam hal pembentukan tim efektif, Tertundanya Mengatur jadwal
kendala yang didapat adalah dalam hal pembuatan surat dibarengi dengan
menentukan jadwal pertemuan, karena tugas dan jadwal pertemuan
padatnya aktifitas pelaksanaan kegiatan pembahasan proyek rapat pejabat dan
pada Direktorat Pemberdayaan perubahan staf Direktorat
Masyarakat dan peringatan hari raya Pemberdayaan
idul fitri Masyarakat
2. Dalam hal penyusunan rancang bangun Produk system yang Menyederhanakan
system, kendala yang dialami adalah dibangun masih struktur database
singkatnya waktu pelaksanaan, belum maksimal yang akan digunakan
sehingga produk yang dibangun belum
maksimal
3. Dalam hal ujicoba system secara Proses lancar Proses lancer
internal tidak dapat kendala berarti
4. System informasi manajemen relawan Input database Melakukan
penanggulangan bencana belum bisa secara online pertemuan melalui
diakses secara online dikarenakan terhambat FGD sehingga dapat
proses lelang yang masih berjalan dilakukan sosialisasi
terbatas dan meminta
masukan dari
stakeholder terkait
mengenai system
informasi yang akan
digunakan

PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN| 2017 22


Sistem Informasi ManajemenRelawan Penanggulangan Bencana

BAB III
PENUTUP
I. Kesimpulan
Berdasarkan uraian dari BAB I dan BAB II dalam upaya peningkatan Sistem informasi
manajemen relawan penanggulangan bencana di wilayah kerja Direktorat Pemberdayaan
Masyarakat dapat disimpulkan bahwa denga adanya system pengelolaan database ini, stake
holder terkait kedepannya dapat mengakses informasi mengenai organisasi social masyarakat
nasional umunya dan khususnya anggota relawan dapat diakses lebih mudah. Rutinnya
pertemuan dengan organisasi social masyarakat nasional dapat menyamakan persepsi serta
peningkatan kapasitas anggota relawan.

II. Rekomendasi
Dari hasil kesimpulan tersebut diatas maka untuk rekomendasi pengembangan lebih
lanjut dalam system informasi manajemen relawan penanggulangan bencana di wilayah kerja
Direktorat Pemberdayaan Masyarakat, yaitu :
1. Sosialisasi dan ujicoba system informasi manajemen relawan penanggulangan
bencana secara online
2. Pengembangan system pengelolaan database organisasi social masyarakat nasional
dan relawan secara spasial
3. Pembuatan Perjanjian Kerjasama antara organisasi social masyarakat nasional dengan
Deputi Bidang Pencegahan dan Kesiapsiagaan agar secara hukum mengikat diantara
kedua belah pihak

PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN| 2017 23


Sistem Informasi ManajemenRelawan Penanggulangan Bencana

Daftar Pustaka

Peraturan Peraturan :
Undang Undang Nomor 24 Tahun 2007 tentang Penanggulangan Bencana;
Peraturan Kepala BNPB Nomor 1 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Nasional
Penanggulangan Bencana
Peraturan Kepala LAN No. 13 Tahun 2013 tentang Pedoman Penyelenggaraan Diklatpim Tk. IV
Analisis Jabatan Badan Nasional Penanggulangan Bencana

PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN| 2017 24