16 Gestion Calidad Riesgos Auditoria

Gestin de Calidad, Riesgos y Auditora| Unidad 16
GESTIN DE CALIDAD, RIESGOS Y AUDITORA (ISO

9001-2015; ISO 31000/31010:2009; ISO19011:2011)
Instituto Profesional IACC | 2016 1

Unidad 16: Proceso de auditora
NDICE
OBJETIVOS ESPECFICOS ...................................................................................................................... 3

INTRODUCCIN ................................................................................................................................... 4
1 PROCESO DE AUDITORA ............................................................................................................. 5
1.1 PLANIFICACIN.................................................................................................................... 5
1.1.1 PROGRAMA DE AUDITORA......................................................................................... 5
1.1.2 PLAN DE AUDITORA.................................................................................................... 6
1.1.3 PREPARACIN DE LOS DOCUMENTOS DE AUDITORA ............................................... 7
1.2 ASIGNACIN DE AUDITORES ............................................................................................... 9
1.2.1 ATRIBUTOS PROFESIONALES DE LOS AUDITORES ....................................................... 9
1.2.2 COMPORTAMIENTO Y HABILIDADES......................................................................... 10
1.3 REALIZACIN DE LA AUDITORA ........................................................................................ 11
1.3.1 REUNIN DE APERTURA ............................................................................................ 12
1.3.2 REVISIN DOCUMENTAL ........................................................................................... 13
1.3.3 RECOLECCIN Y VERIFICACIN DE INFORMACIN................................................... 14
1.3.4 GENERALIZACIN DE HALLAZGOS DE AUDITORA .................................................... 17
1.3.5 PREPARACIN DE CONCLUSIONES DE LA AUDITORA .............................................. 18
1.3.6 REALIZACIN DE LA REUNIN DE CIERRE ................................................................. 19
1.4 RESULTADOS DE AUDITORA E INFORME DE AUDITORA INTERNA.................................. 20
1.5 SEGUIMIENTO DE AUDITORA ........................................................................................... 22
1.5.1 REVISIN DOCUMENTAL COMO ACTIVIDAD DE SEGUIMIENTO ............................... 22
1.5.2 LEVANTAMIENTO DE NO CONFORMIDADES IN SITU ................................................ 22
COMENTARIO FINAL.......................................................................................................................... 25
REFERENCIAS ..................................................................................................................................... 26

OBJETIVOS ESPECIFICOS
Diferenciar los distintos procesos de una auditora.

Determinar las caractersticas que posee un auditor.

INTRODUCCIN
El proceso de auditora es el punto clmine Si bien es cierto la certificacin de auditor

del trabajo de la organizacin en la entregada por la Internacional Register of
implementacin y mantencin del sistema de Certificated Auditors (IRCA) es la piedra
angular, no todos los auditores pueden
gestin, entendiendo que a travs de este
auditar a todas las organizaciones. Existen
proceso se puede, en forma interna, realizar algunos niveles de especializacin de uno o
mejoras del sistema que est naciendo o, en ms auditores o algunos recursos adicionales
forma externa, obtener o mantener la para cumplir con esta labor como son los
certificacin del sistema. asesores de equipos. Tambin se detalla la
forma de redactar las no conformidades y
Las funciones del auditor, sus principios y observaciones con el fin de apoyar la
habilidades deben quedar de manifiesto en generacin del informe final y de las
este proceso. El auditor debe utilizar las recomendaciones de lo que debe incluirse en
l para dar trmino al proceso de manera
tcnicas necesarias para la obtencin de la
adecuada.
informacin que se requiere para realizar un
diagnstico del sistema. As como un mdico La mejora continua es crucial tanto para las
diagnostica un paciente, el auditor debe personas como para las organizaciones,
realizar la misma labor con la organizacin porque nada en esta vida es permanente. La
para poder dar con los problemas que pueda naturaleza nos muestra con claridad que solo
si ests creciendo ests vivo, si no, ests
presentar y que esta tome los resguardos
murindote, ests muerto
necesarios para enfrentarlos de mejor
manera y realizar las mejoras pertinentes.
James Hunter,
Adems de las habilidades ya mencionadas, abogado estadounidense
el auditor debe tener la capacidad de
generar informes detallados de los hallazgos
y redactar de forma clara cada observacin o
no conformidad detectada. Si el nivel de
detalles es ptimo, para la organizacin o el
auditado ser ms fcil el poder generar las
acciones necesarias para reducir o eliminar el
riesgo de ocurrencia de algn evento que
merme la capacidad del sistema de gestin.
A travs de este contenido, se analizarn

algunas habilidades de carcter profesional
asociadas al auditor, como tambin las
caractersticas que debe poseer su equipo
para realizar una auditora.

1 PROCESO DE AUDITORA
1.1 PLANIFICACIN
El proceso de auditora es un conjunto de actividades, que opera como un sistema independiente
para que los procesos y sistemas de gestin instaurados funcionen de forma ptima.
1.1.1 PROGRAMA DE AUDITORA
La planeacin del trabajo de auditora ayuda a asegurar que se preste la atencin adecuada a las
reas importantes de la auditora, a que los problemas potenciales sean identificados y a que el
trabajo sea llevado a cabo de la forma correcta.
En otras palabras, el programa de auditora es el que determina el tipo de auditora, la frecuencia y

el alcance de esta y las reas a auditar, adems permite identificar y facilitar los recursos
necesarios para llevar a cabo la auditora asociando a cada una de las auditoras presentes en el
programa anual. Debe existir un plan de auditora que contenga el detalle de la planificacin y el
mtodo para su realizacin.
El siguiente diagrama muestra los elementos que debe tener presente un programa de auditora:
Criterios
de
auditora
Objetivos
Plan de
de la
auditora
auditora Programa
de
auditora
Alcances
Equipo
de la
auditor
auditora
Figura 1. Programa de auditora y elementos relacionados

reas de la Jun. Jul. Ago. Sept. Oct. Nov. Dic. Ene. Feb. Mar. Abr. May.
empresa
Gerencia Calidad Ambiente Sy Aud. Int Aud. Int. Aud.

S.O Calidad Ambiente Int. S
y S.O
Administracin Calidad Ambiente Sy Aud. Int Aud. Int. Aud.
y S.O
Planificacin y Calidad Ambiente Sy Aud. Int Aud. Int. Aud.
Control S.O Calidad Ambiente Int. S
y S.O
RR. HH. Calidad Ambiente Sy Aud. Int Aud. Int. Aud.
y S.O
Produccin Calidad Ambiente Sy Aud. Int Aud. Int. Aud.
y S.O
Departamento Calidad Ambiente Sy Aud. Int Aud. Int. Aud.
Calidad S.O Calidad Ambiente Int. S
y S.O
Ambiental S.O Calidad Ambiente Int. S
y S.O
Seguridad S.O Calidad Ambiente Int. S
Industrial y S.O
Ventas Calidad Ambiente Sy Aud. Int Aud. Int. Aud.
y S.O
Despacho Calidad Ambiente Sy Aud. Int Aud. Int. Aud.
y S.O
Figura 2. Ejemplo de programa de auditora

Fuente: material elaborado para este curso
1.1.2 PLAN DE AUDITORA
Una organizacin que necesita llevar a cabo una auditora, debe establecer un programa que
contribuya a la determinacin de la efectividad del sistema de gestin auditado. El programa de
auditora puede incluir auditoras que tengan en cuenta una o ms normas de sistemas de gestin
y pueden ser llevadas a cabo de forma conjunta o por separado, dependiendo de cmo la
organizacin establezca el proceso.
La alta gerencia debe asegurar que se hayan establecido los objetivos del programa de auditora,
de manera tal que sirvan para dirigir la planeacin de las auditoras.
Asimismo, se deben establecer los objetivos del programa de auditora, los que deben ser
consistentes con la poltica y del sistema a auditar.
Los objetivos del programa de auditora deben considerar las siguientes variables:

Prioridades de la gerencia .
Intenciones comerciales y las de otros negocios.
Caractersticas de procesos, productos y proyectos, y cualquier cambio en estos.
Requisitos del sistema de gestin.
Requisitos legales y contractuales y otros requisitos a los que la organizacin est

comprometida.
Necesidad de evaluacin del proveedor.
Necesidades y expectativas de las partes interesadas, incluyendo los clientes.
Nivel de desempeo del auditado, reflejado en la ocurrencia de fallas o incidentes o quejas

de clientes.
Riesgos del auditado.
Resultados de auditoras para lograr efecto comparativo.
Nivel de madurez del sistema de gestin auditado.
Figura 3. Elementos a considerar en los objetivos del plan de auditora

Fuente: ISO 19011:2011 (p. 16)
1.1.3 PREPARACIN DE LOS DOCUMENTOS DE AUDITORA
El plan de auditora es el documento final de la fase de planeamiento, en el cual se resumen las

decisiones ms importantes relativas a la estrategia para el desarrollo de la auditora de gestin.
El plan de auditora es la descripcin de las actividades y los detalles acordados de una

auditora.
Fuente: ISO 9000:2015 Sistema de gestin de Calidad: Requisitos (p. 11)
El plan de auditora presenta en detalle sus alcances y los puntos de la organizacin a auditar,
tambin dentro de sus tems estn incluidas las referencias y normativas a auditar, al igual que los
responsables del proceso, los objetivos de la auditora y todo lo relevante que estime la
organizacin para lograr que el proceso sea eficaz.
A continuacin, se muestra un ejemplo de plan de auditora.

PLAN DE AUDITORA
Objetivo Verificar conformidad del proceso productivo respecto a las normas ISO
9001:2015; normas ISO 14001:2015 y norma OSHAS 18001:2007
Alcance rea de produccin
Criterios Numerales con dgito de inicio 8 pertenecientes a la norma ISO 9001:2015 y
Norma ISO 14001:2015 y Numerales 4,1, 4,2 y 4,3 pertenecientes a la Oshas
18001:2007
Auditor lder Luis Figueroa Equipo auditor Ral Prez - Fernanda
Gmez
Reunin de 23-05-2016 12:00 horas Reunin de cierre 25-05-2016 12:30 horas
apertura
Fecha Hora Actividad Observaciones Auditado Auditor
Observaciones Auditores deben ser expertos dentro de los sistemas asociados

Elaborado por Gastn Aprobado Carlos Zurita Fecha 10-01-
Jofr R. por 2014
Figura 4. Ejemplo de plan de auditora
La diferencia entre el programa de auditora y el plan est determinada en la ISO 19011:2011,

donde se especifica que el programa de auditora es el conjunto de una o ms auditoras
planificadas para un perodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito especfico.
El plan de auditora es la descripcin de las actividades a realizar dentro de una auditora, donde se
especifica lugar, objetivo y alcances, adems de los tems asociados a lo que se busca lograr, y es
donde adems se identifica a los auditores ms indicados para realizar la tarea.
En pocas palabras, el programa se realiza para determinar, por ejemplo:
Qu se va a auditar? (alcance, procesos, reas, clusulas aplicables, etc.)

Cundo se va a auditar?
Cunto durar la auditora?
Por qu/con qu objetivo se va a auditar?
Quines sern los auditores?
En otras palabras, el programa es la planificacin anual de todas las actividades de auditoras

asociadas a todos los sistemas de gestin presentes en la organizacin, y el plan de auditora es la

planificacin de las actividades de una auditora que puede ser individual o multisistmica, la cual
es programada de acuerdo a lo planificado en el programa, siendo este el que determina qu
sistemas y dnde se ejecuta el plan de auditora.
1.2 ASIGNACIN DE AUDITORES

La asignacin de los auditores se realiza acorde a sus particularidades profesionales. En este paso
se da por cumplido lo mencionado en relacin a sus atributos y caractersticas, y pasa a ser
primordial la experiencia en el plano profesional del auditor.
1.2.1 ATRIBUTOS PROFESIONALES DE LOS AUDITORES
Para la asignacin de auditores en la organizacin se debe considerar las condiciones profesionales

y su experiencia en distintas organizaciones, independiente de sus conocimientos en las normas
del sistema de gestin a auditar.
En este sentido, se considera que al menos uno de los auditores tiene que tener conocimiento del
rubro de la empresa a la cual se le realizar la auditora, aun as, si no se pudiera cumplir con esta
condicin, se deber contar con un asesor que apoye al equipo auditor en el proceso.
Auditor
(Experiencia en
fundiciones)
Auditor lder Auditor

(Experiencia en (Experiencia en
logstica) industria
farmacutica)
Empresa
logstica
Figura 5. Asignacin por atributos del auditor
En el ejemplo, el auditor lder cumple con la condicin de conocer el proceso al cual se audita. Por
lo anterior, se cumple la condicin de realizar la auditora independiente de que los otros
auditores no posean la experiencia dentro del rea productiva. Cuando se da esta condicin, el

auditor que posee la experiencia debe ser solidario y apoyar a su equipo en lo que sea necesario
para llevar a cabo el proceso.
Auditor
(Experiencia en
fundiciones)
Auditor lder Auditor

(Experiencia en (Experiencia en Asesor con
hotelera) industria
farmacutica) experiencia en
agroindustria
Empresa
agroindustrial
Figura 6. Asignacin por atributos del auditor con conexin de asesor
En este ltimo caso ninguno de los tres auditores posee los conocimientos necesarios para
desarrollar la auditora a la empresa de agroindustria. Los tres pueden ser expertos en el sistema
de gestin al cual se le realizar la auditora, pero en este caso particular es necesario contar con
un asesor con experiencia en el rea.
Ambos casos corresponderan a auditoras de tercera parte (las realizadas por casas
certificadoras), en cambio las auditoras internas se manejan de distinta manera, ya que quienes
realizan el proceso conocen los procedimientos internos y poseen experiencia en el rea de
aplicacin.
Tanto en la auditora externa e interna, la importancia de la experiencia profesional y el desarrollo

de la misma en el rea de trabajo es vital asociarla a los principios y caractersticas del auditor (que
ya han sido presentados en este curso).
1.2.2 COMPORTAMIENTO Y HABILIDADES
Dentro del comportamiento y habilidades de un auditor, ya sea interno o externo, este tiene que
tener un nivel tico extremadamente correcto, considerando las siguientes recomendaciones,

algunas directrices de comportamiento tico son presentes en las normas establecidas por el IRCA
como cdigo de conducta, alguna de las cuales son:
El auditor siempre debe moverse en un entorno de respeto al auditado.

El auditor no debe por ningn motivo recibir obsequios, regalos u algn otro
elemento que pueda sesgar su juicio, respecto de la organizacin a la cual presta el
servicio de auditora.
Si el auditor posee alguna objecin de conciencia para realizar la auditora, debe
comunicarlo con antelacin a la realizacin de la misma. Por ejemplo, si en un
perodo anterior fue empleado de una empresa a la cual va a auditar, debe
comunicarlo a su equipo y ver si esto no sesga su juicio frente al proceso.
Toda informacin recibida por el auditor o todos los procesos que ha visualizado
deben mantenerse en la ms estricta confidencialidad.
Dentro del comportamiento del auditor, estas cuatro normas de conducta son las principales y
estn enfocadas a mantener la imparcialidad y secreto profesional del proceso que se est
llevando a cabo. En cuanto a las habilidades del auditor, estas se definen en torno a cuatro
elementos principales:
Debe obtener la informacin de forma directa o indirectamente, ya sea a travs de

aplicacin de tcnicas de interrogatorio, conversacin o por observacin directa de
algn elemento fuera de lo comn dentro del proceso. Para esto es esencial
estudiar los procesos que auditar con antelacin.
Debe ser emptico. Sin esta habilidad se hace complejo el aplicar el aspecto
anterior.
Debe poseer capacidad de observacin. El auditor no solo audita al entrevistar,
tambin lo hace en sus traslados entre un punto y otro dentro de la organizacin. Si
el auditor encuentra una no conformidad flagrante en un traslado, esta la puede
consignar en el informe independientemente de si el plan de auditora considera esa
rea, previa consulta al procedimiento asociado a la supuesta no conformidad,
aplicndose el concepto de mejora continua, que predomina por sobre el plan.
Debe poseer criterio en la consignacin de las no conformidades u observaciones. La
auditora va ms all de solo examinar documentos, se debe verificar el proceso.
1.3 REALIZACIN DE LA AUDITORA

El proceso de auditora comienza mucho antes de la reunin de apertura, previamente se debe
hacer entrega de los procedimientos de las reas a auditar al equipo auditor por parte de la
organizacin, asimismo el equipo auditor debe enviar el plan de auditora con la definicin de da,

hora, y auditor asignado a cada rea, como tambin la conformacin del equipo auditor
identificando quin ejecuta la labor de lder.
Esto es vital ya que la organizacin queda informada sobre el proceso y quienes forman parte del
equipo auditor quedan en conocimiento de los procesos a los cuales se aplicar la revisin.
1.3.1 REUNIN DE APERTURA
Al iniciar la reunin de apertura se deben realizar las siguientes actividades:
Confirmar el acuerdo de todas las partes (auditado, equipo auditor) sobre el plan de
auditora.
Presentar al equipo auditor.
Asegurarse de que se pueden realizar todas las actividades de auditora planificadas.
Confirmar los canales de comunicacin con la organizacin.
Debe realizarse la reunin de apertura con la direccin del auditado, y cuando sea apropiado, con
aquellos responsables de las funciones o de los procesos que se van a auditar. Durante la reunin,
se debe proporcionar la oportunidad de realizar preguntas para aclarar las dudas respecto al
proceso.
El grado de detalle debe ser coherente con la familiaridad del auditado con el proceso de
auditora. En muchos casos, por ejemplo, en auditoras internas en una organizacin pequea, la
reunin de apertura puede consistir simplemente en comunicar que se est realizando una
auditora y explicar la naturaleza de esta, entendiendo por naturaleza la norma que rige la
auditora a ejecutar.
Para otras situaciones de auditora, esta reunin debe ser de carcter formal y se debe mantener
registro de los asistentes. El lder del equipo auditor deber presidir la reunin y debern
considerarse los siguientes puntos, cuando sea apropiado:

Presentacin de los participantes, incluyendo los observadores y los guas, y una descripcin general
de sus funciones.
Confirmacin de los objetivos y alcances y criterios de la auditora.
Confirmacin del plan de auditora y de otras disposiciones pertenecientes al auditado, como la fecha
y la hora de la reunin de cierre, cualquier reunin intermedia entre el equipo auditor y la direccin
del auditado, y cualquier cambio de ltima hora.
Presentacin de los mtodos que se van a utilizar para realizar la auditora, incluyendo la aclaracin al
auditado de que la evidencia de la auditora se basar en una muestra de la informacin disponible.
Presentacin de los mtodos para gestionar los riesgos para la organizacin que pueden resultar de la
presencia de los miembros del equipo auditor.
Confirmacin de los canales de comunicacin formal entre el equipo auditor y el auditado.
Confirmacin del idioma que se va a utilizar durante la auditora.
Confirmacin de que, durante la auditora, el auditado ser informado del avance de la auditora,
adems de la confirmacin de los recursos e instalaciones que necesita el equipo auditor.
Confirmacin de los temas relacionados a la confidencialidad y la seguridad de la informacin.
Confirmacin de los procedimientos pertinentes para el equipo auditor relativos a salud y proteccin,
emergencia y seguridad.
Informacin de las razones por las cuales puede darse por terminada la auditora (caso de fuerza
mayor, terremotos, incendios, etc.).
Informacin de cmo tratar los hallazgos durante la auditora.
Figura 7. tems asociados a la reunin de apertura

1.3.2 REVISIN DOCUMENTAL
La documentacin pertinente al auditado debe revisarse para:
Determinar la conformidad del sistema con los criterios de auditora, con base en la
documentacin disponible.
Reunir informacin para apoyar las actividades de auditora.
La revisin puede combinarse con otras actividades de la auditora y continuar a lo largo del
mismo, siempre que no perjudique su eficacia.
Si no pudiera proporcionarse la documentacin adecuada dentro del perodo de tiempo

determinado en el plan de auditora, el lder del equipo auditor debe informar tanto al
responsable de la gestin del programa de auditora como al auditado. Dependiendo de los

objetivos y el alcance de la auditora, debera tomarse una decisin para continuar o suspenderla
hasta que se resuelvan los problemas relativos a la documentacin.
Por otro lado, los auditores deben considerar los siguientes aspectos en relacin a la
documentacin e informacin:
La informacin contenida en los documentos proporcionados debe ser:

o Completa (todo el contenido esperado est en el documento).
o Correcta (el contenido es conforme a otras fuentes fiables,
tales como normas y reglamentos).
o Coherente (el documento es coherente consigo mismo y con
documentos relacionados).
o Actual.
Los documentos que estn siendo revisados deben cubrir el alcance de la auditora y
proporcionar informacin suficiente para apoyar los objetivos esta.
El uso de tecnologas de la informacin y las comunicaciones, dependiendo de los
mtodos de auditora, promueve la realizacin eficiente de la auditora. Se necesita
un cuidado especfico para la seguridad de la informacin debido a los reglamentos
aplicables sobre la proteccin de datos (en particular para la informacin que queda
fuera del alcance de la auditora pero que tambin est contenida en el
documento).
1.3.3 RECOLECCIN Y VERIFICACIN DE INFORMACIN
Para la recoleccin de datos existen distintos mtodos de muestreos y tcnicas de interrogacin

asociados a los procesos de auditora. Tambin existe el muestreo de auditora que tiene lugar
cuando no se puede realizar en forma prctica o no es rentable examinar toda la informacin
disponible durante la auditora, por ejemplo, cuando los registros son demasiado numerosos o
estn dispersos geogrficamente como para justificar el examen de cada elemento de la
poblacin.
El objetivo del muestreo de la auditora es proporcionar informacin para que el auditor tenga
confianza en que los objetivos de esta puedan alcanzarse.
El riesgo asociado al muestreo es que las auditoras puedan no ser representativas de la poblacin
seleccionada, y por tanto la conclusin del auditor puede estar sesgada y ser diferente de la que se
alcanzara si se examinara toda la poblacin. Puede haber otros riesgos dependiendo de la
variabilidad dentro de la poblacin en la que se va a realizar el muestreo y del mtodo elegido.

Grado de Ubicacin del auditor

interaccin entre
el auditor y el In situ A distancia
auditado
Interaccin Realizar entrevistas A travs de medios de comunicacin

humana interactivos:
Completar listas de verificacin y
cuestionarios con la participacin del * Realizar entrevistas
auditado
* Completar listas de verificacin y
Revisar los documentos con la cuestionamientos
participacin del auditado
* Revisar los documentos con la
Muestrear participacin del auditado
Sin interaccin Revisar los documentos (por ejemplo, Revisar los documentos (por ejemplo,
humana registros, anlisis de datos) registros, anlisis de datos)
Observar el trabajo desempeado Observar el trabajo desempeado a travs

de medios de vigilancia, considerando los
Realizar visitas al sitio requisitos sociales y legales
Completar listas de verificacin Analizar datos
Muestrear (p. ej., productos)
Las actividades de auditora in situ se realizan en las instalaciones del auditado. Las actividades de auditora a
distancia se realizan en cualquier otro lugar distinto de las instalaciones del auditado, sin tener en cuenta la
distancia.
Figura 8. Mtodos de auditoras aplicables

Fuente: ISO 19011:2011 (p. 48)
Una vez identificada la forma en que se aplicar la auditora, el equipo debe considerar las
siguientes preguntas para la preparacin de cada uno de los documentos:
Qu registro de auditora se crear utilizando este documento de trabajo?

A qu actividad de la auditora afecta este documento de trabajo en particular?
Quin ser el usuario de este documento de trabajo?
Qu informacin se necesita para preparar este documento de trabajo?
La aplicacin cambia si se habla de las auditoras combinadas, estas deben desarrollarse bajo la
gua de documentos de trabajo, para evitar la duplicacin de actividades de auditora mediante:
La agrupacin de requisitos similares provenientes de criterios diferentes.

La coordinacin del contenido de listas de verificacin y cuestionarios relacionados.

Los documentos de trabajo deberan ser adecuados para tratar todos aquellos elementos del
sistema de gestin dentro del alcance de la auditora. Adems, deben facilitarse por cualquier
medio.
Una vez preparada la documentacin, el paso siguiente es la seleccin de las fuentes de

informacin. Estas pueden variar de acuerdo con el alcance y la complejidad de la auditora. Las
fuentes pueden incluir lo siguiente:
Seleccin de fuentes de informacin

Entrevistas con empleados y con otras personas.
Observacin de actividades y el ambiente de trabajo y condiciones circundantes.
Documentos, tales como politicas, objetivos, planes, procedimientos, normas, instrucciones, licencias y permisos,
especificaciones, planos, contratos y pedidos.
Registros, tales como registros de inspeccin, actas de reuniones, informes de auditora, registros de programa de
seguimiento y resultado de mediciones.
Resmenes de datos, anlisis e indicadores de desempeo.
Informacin sobre los programas de muestreo del auditado y sobre los procedimientos para el control de los procesos
de muestreo y medicin.
Informes de otras fuentes, por ejemplo, retroalimentacin del cliente, encuestas y mediciones externas, otra
informacin pertinente de partes externas y la calificacin de los proveedores.
Base de datos y sitios en internet.
Simulaciones y modelizaciones.
Figura 9. Mtodos de auditoras aplicables

Fuente: ISO 19011:2011 Directrices para Auditoria de sistema de gestin (p. 49)
El proceso de la entrevista, que es el aspecto fundamental de la auditora, consiste en recopilar

informacin y debe llevarse a cabo de un modo en que se adapte a la situacin y a la persona
entrevistada. El auditor debe considerar lo siguiente:

Las entrevistas deben mantenerse con personas de los niveles y funciones apropiados y
que desempeen actividades o tareas dentro del alcance de la auditora.
Las entrevistas normalmente deben llevarse a cabo durante la jornada normal de trabajo y,
cuando sea posible, en el lugar de trabajo normal de la persona entrevistada.
El auditor siempre debe intentar que la persona entrevistada est a gusto con la entrevista
antes, durante y despus de la realizacin de esta.
El auditor debe explicar la razn de la entrevista y cualquier toma de notas.
Las entrevistas pueden iniciarse pidindole a las personas que describan su trabajo.
Se debe seleccionar cuidadosamente el tipo de pregunta utilizando, por ejemplo,

preguntas abiertas, cerradas e inductivas.
Los resultados de las entrevistas deben resumirse y revisarse con la persona entrevistada.
Siempre se debe agradecer a las personas entrevistadas por su participacin y

cooperacin.
Figura 10. Mtodos de aplicacin de la entrevista

La entrevista siempre est planificada a travs del plan de auditora, con esto se minimizan las
posibilidades de evitar cualquier interrupcin dentro del proceso y se asegura que el equipo
auditor est utilizando el equipo de proteccin individual correctamente dentro de las actividades
in situ.
1.3.4 GENERALIZACIN DE HALLAZGOS DE AUDITORA
Posterior al proceso de auditora, cada auditor debe detallar los hallazgos identificados para ser
presentados en la reunin de cierre y en la preparacin de las conclusiones. Al determinar los
hallazgos de la auditora, debe considerar lo siguiente:
El seguimiento de los registros y las conclusiones de auditoras previas.
Los requisitos del cliente de la auditora.
Los hallazgos que excedan la prctica normal, o las oportunidades de

mejora.
El tamao muestral.
La categorizacin, si es que la hubiera, de los hallazgos de la auditora.
Figura11. Registros de hallazgos

Entendiendo la forma para determinar los hallazgos, el auditor debe dejar registro de
conformidades teniendo en cuenta siempre la identificacin de los criterios de la auditora
respecto a la muestra de conformidad, registrando la evidencia de esta para respaldar la
conformidad y la declaracin de conformidad si esta fuese aplicable. Estos pasos generalmente
solo se realizan en el informe final como una nota destacada asociada al cumplimiento.
1.3.5 PREPARACIN DE CONCLUSIONES DE LA AUDITORA
El equipo auditor debe reunirse antes de la reunin de cierre para:
Revisar las conclusiones de la auditora y cualquier otra informacin apropiada

recopilada durante la auditora frente a los objetivos de la misma.
Acordar las conclusiones de la auditora, teniendo en cuenta la incertidumbre
inherente al proceso de auditora.
Comentar el seguimiento de la auditora, cuando sea aplicable.
Adems, las conclusiones de la auditora pueden tratar aspectos tales como los siguientes:
El grado de conformidad y el reconocimiento de la fortaleza del sistema

de gestin con los criterios de auditora, incluyendo la eficacia del sistema
de gestin para cumplir los objetivos establecidos.
La implementacin, el mantenimiento y la mejora eficaz del sistema de

gestin.
La capacidad del proceso de revisin por la direccin para asegurar la

mejora continua idnea, eficacia y mejora del sistema de gestin.
El logro de los objetivos de la auditora, cobertura del alcance de la

auditora y cumplimiento de los criterios de esta.
Las causas raz de los hallazgos, si se incluyeran en el plan de auditora, y

el detalle de los hallazgos similares encontrados en distintas reas que se
auditaron con el propsito de identificar tendencia.
Figura 12. Elementos presentes en las conclusiones de la auditora
Si se especifica en el plan de auditora, las conclusiones pueden llevar a recomendaciones para la

mejora o futuras actividades de esta, aunque los equipos auditores evitan el realizar
recomendaciones, ya que si no son aplicadas de la forma adecuada pueden llevar a mantener la

observacin, lo que puede generar una contradiccin en la siguiente auditora, entendiendo que la
organizacin puede objetar la observacin con la frase el auditor me dijo que lo realizara as, por
tanto no se recomienda usar esta facultad del equipo auditor.
1.3.6 REALIZACIN DE LA REUNIN DE CIERRE
La reunin de cierre, facilitada por el lder del equipo auditor, debera realizarse para presentar los
hallazgos y las conclusiones de la auditora. Entre los participantes en la reunin de cierre deberan
incluirse a personas representantes de la organizacin y, cuando sea necesario, a aquellos
responsables de las funciones o procesos que se han auditado. Tambin puede incluirse al cliente
de la auditora y otras partes.
Si es aplicable, el lder del equipo auditor debe prevenir al auditado de las situaciones encontradas
durante la auditora que pueden disminuir la confianza en las conclusiones de esta, si est definido
en el sistema de gestin o por acuerdo con el cliente de la auditora. Los participantes deberan
acordar el perodo de tiempo para un plan de accin que trate los hallazgos de la auditora.
El grado de detalle debe ser coherente con la familiaridad del auditado y el proceso de auditora.
Para algunas situaciones de auditora, la reunin puede ser formal y las actas, incluyendo los
registros de asistencia, deben conservarse. En otras situaciones, por ejemplo, en auditoras
internas, la reunin de cierre es menos formal y puede consistir solo en comunicar los hallazgos de
la auditora y las conclusiones de la misma.
Cuando sea apropiado, en la reunin de cierre debe explicarse al auditado lo siguiente:
Aclarar que la evidencia de la auditora recopilada se bas en una muestra de la

informacin disponible.
El mtodo de presentacin de la informacin.
El proceso de tratamiento de los hallazgos de la auditora y sus posibles
consecuencias.
La presentacin de los hallazgos y conclusiones de la auditora de tal manera que se
comprendan.
Todas las actividades posteriores a la auditora relacionadas, por ejemplo, con la
implementacin de acciones correctivas, el tratamiento de quejas de la auditora si
las hubiere y el proceso de apelacin si corresponde.
Cualquier opinin divergente relativa a los hallazgos de la auditora o las conclusiones entre el
equipo auditor y el auditado debera discutirse, y si es posible resolverse. Si este ltimo aspecto no
fuese posible, debe registrarse todas las opiniones dentro del informe.

Si lo especifican los objetivos de la auditora, pueden presentarse recomendaciones, pero estas

deben dejar en claro que no son vinculantes, es decir, estas son responsabilidad del auditado, por
lo tanto, l decide si las utiliza o no.
1.4 RESULTADOS DE AUDITORA E INFORME DE AUDITORA

INTERNA
Posterior a esto se genera el informe de auditora. El jefe del equipo auditor debe informar los
resultados de la misma de acuerdo a los procedimientos del programa.
El informe de auditora debe proporcionar un registro completo, preciso, conciso y claro de la

auditora. Tambin deber incluir o hacer referencia a lo siguiente:
Objetivos de la auditora
El alcance de la auditora, particularmente la identifiacin de la organizacin y de las

unidades funcionales o procesos auditados
La identificacin del cliente de la auditora
La identificacin del equipo auditor y de los participantes de la auditora
Las fechas y ubicaciones donde se realizan las actividades de auditora
Los criterios de auditora
Los hallazgos de la auditora y las evidencias relacionadas
Las conclusiones de la auditora
La declaracin del grado de cumplimiento de los criterios de la auditora
Figura 13. Elementos bsicos presentes en el informe de auditora

Entendiendo que estos son los elementos bsicos del informe de la auditora, existen elementos
que completan y dan mayor consistencia al informe final. Adems, es bueno aclarar que el informe
final puede realizarse paso a paso, anterior a la reunin de cierre, dependiendo del nivel del
informe y de la disciplina del equipo auditor. Tambin depender del alcance de la auditora y del
tamao de la organizacin.
De todas formas, el equipo auditor puede entregar el informe final posterior a la reunin de cierre,
pero no debe demorar ms de 15 das en la entrega del mismo, atendiendo a que los hallazgos y

las observaciones deben ser certeros, no dejando pasar tiempo pues esta condicin podra
perderse.
Ahora, para generar el informe de manera ms detallada los elementos que pueden ser incluidos
dentro de este son:
El plan de auditora
Un resumen del proceso de auditora, incluyendo cualquier obstculo encontrado que pueda
disminuir la confianza en las conclusiones de la auditora
La confirmacin de que se han cumplido los objetivos de la auditora dentro del alcance de esta,
de acuerdo con el plan de auditora
Cualquier rea dentro del alcance de la auditora no cubierta
Un resumen cubriendo las conclusiones de la auditora y los principales hallazgos de la misma

que las apoyan
Las opiniones divergentes sin resolver entre el equipo auditor y el auditado
Las oportunidades para la mejora, si se especifica en el plan de auditora
Las buenas prcticas identificadas
Los planes de accin del seguimiento acordados, si los hubiera
Declaracin sobre la naturaleza confidencial de los contenidos
Cualquier implicacin para el programa de auditora o las auditoras posteriores
La lista de distribucin del informe de la auditora
Figura 14. Elementos necesarios para complementar informe final de auditora

La organizacin, en trminos generales, es difcil que pueda perder su certificacin a menos que
los elementos identificados dentro de esta sean extremadamente graves. Se habla de que si una
organizacin presenta ms de dos no conformidades mayores, la auditora se debe repetir en un
lapso de a lo menos 30 a 60 das para dar el tiempo de subsanar los problemas. Si posee menos de
eso, la auditora se puede aprobar y depender del equipo auditor el recomendar la certificacin
por un nuevo perodo y en la siguiente auditora verificar si las no conformidades detectadas u
observaciones fueron subsanadas.

1.5 SEGUIMIENTO DE AUDITORA
A continuacin, se revisarn los aspectos relacionados con el seguimiento de la auditora y sus

implicancias.
1.5.1 REVISIN DOCUMENTAL COMO ACTIVIDAD DE SEGUIMIENTO
La revisin de documentos por parte de los auditores es una necesidad, pero tambin puede traer
consecuencias negativas si un auditor se dedica exclusivamente a revisar documentos, ya que
posiblemente deje pasar muchsimas observaciones relativas al proceso, si solo se asegura de que
el documento sea el que est en vigencia pero no de si este se lleva a cabo como debiera. Lo
anterior es un error que suele ser cometido por auditores con poca experiencia.
De todas maneras, siempre es necesario realizar la revisin de documentos, ya que es el eje del
funcionamiento de los procesos dentro de los sistemas de gestin. Algunos de los principales y
ms comunes dentro de las organizaciones son:
Documentacin acerca del sistema de gestin y manuales.

Documentacin acerca de la aplicacin del sistema de gestin.
Documentos que establecen requisitos y especificaciones.
Documentos que establecen recomendaciones o sugerencias.
Guas.
Documentacin acerca de cmo desempear las actividades o procesos.
Procedimientos, instrucciones, planos.
Documentacin que proporciona evidencia objetiva de las actividades realizadas o
de los resultados logrados. Registros.
La documentacin da luces respecto al nivel de mantenimiento de los sistemas de gestin, aunque

no reemplaza la capacidad de observacin del auditor.
1.5.2 LEVANTAMIENTO DE NO CONFORMIDADES IN SITU
Las no conformidades tienen diferentes formas de ser tratadas, estas se dividen en distintos
grupos, los cuales son:
Observacin o riesgo: da cuenta de evidencia encontrada que puede generar una no

conformidad futura.
No conformidad: incumplimiento grave o reiterado de un punto de las normas de
referencia del sistema de gestin.

o No conformidad menor: es una trasgresin que no afecta en forma

directa al elemento principal del sistema de gestin auditado.
o No conformidad mayor: es una transgresin que afecta en forma
directa al elemento principal del sistema de gestin auditado.
Si, el equipo auditor al comparar las auditoras anteriores detecta

que una observacin realizada con anterioridad sigue presente, esta
ser catalogada como una no conformidad mayor por la reincidencia
y la omisin en la gestin de los riesgos asociados a dicha
observacin.
Respecto de las no conformidades, tambin se pueden catalogar de la siguiente manera:
Categora 1: ausencia total de un requisito de la norma o estndar de referencia,

que determina incumplimiento de un principio de las normas de referencia.
Categora 2: no cumplimiento parcial, pero sistemtico, es decir, se repite en el
tiempo.
Observacin (riesgo): declaracin de una situacin que potencialmente podra
generar una no conformidad.
Para generar los registros de las no conformidades, debe considerarse lo siguiente:
La descripcin de los criterios de auditora o referencias que no se estn

cumpliendo.
La declaracin de no conformidad.
La evidencia de la auditora.
Los hallazgos de la auditora relacionados, si fuera aplicable.
Para generar un informe de auditora destacando las no conformidades, se debe realizar lo

siguiente:

Estado Requisito Explicacin del hallazgo / evidencia objetiva

ISO ISO OSHAS
9001:2015 14001:2015 18001:2008
NC (m) 5.1 4.2 4.2 Se observa un dominio muy bsico de la poltica y
objetivos integrados del SIG Evidencia:
entrevistas con personal de faena
Se detalla con nomenclatura Explicacin del evento detallando

de la mejor forma posible y con el
En esta columna se
NC: no conformidad (puede agregarse mximo de detalle; cul es el
destaca el requisito
m (menor) o M (mayor) para identificar evento que no est cumpliendo el
que se est
el tipo de no conformidad. requisito.
incumpliendo.
Obs.: observacin
Figura 15. Registros de no conformidades


COMENTARIO FINAL
El proceso de auditora resulta en primera instancia complejo, pero si se realiza de la forma

correcta, con profesionalismo y con el apoyo del equipo audito es sencillo. La actividad tiene como
fin la mejora continua, por lo mismo es imprescindible desarrollarla siempre apegada al plan y
realizar el registro de los hallazgos dentro de la organizacin de forma certera.
Las organizaciones modernas y que poseen sistemas de gestin entienden que el concepto no es
preparar la auditora, sino que mantener el sistema de gestin en el tiempo siempre de manera
funcional. Este tipo de organizaciones poseen un nivel de auditora interna, cuya finalidad es la de
autocontrolarse.
Asimismo, las nuevas normas ISO para los sistemas de calidad (ISO 9001:2015), ambiente (ISO
14001:2015) y seguridad (ISO 45001:2016) indican el uso del sistema de gestin de los riesgos para
disminuir dentro de las organizaciones la ocurrencia de eventos que generen no conformidades.
Estas normas buscan trabajar de forma asociativa para establecer un nuevo sistema de gestin de
excelencia donde la gestin, el control y la mejora sean el centro del sistema para la organizacin.

REFERENCIAS
Goleman, D. (1999). La prctica de la inteligencia emocional. Barcelona: Kairs.
Naciones Unidas (2007). Orientacin sobre buenas prcticas para la presentacin de informacin
sobre la gobernanza de las empresas. Nueva York; Ginebra: Naciones Unidas.
Organizacin Internacional de Normalizacin (2015) Norma internacional ISO 9001:2015
sistema de gestin de la calidad. Ginebra, Suiza. ISO.
Organizacin Internacional de Normalizacin (2011). ISO 19011:2011, Directrices para la auditora
de los sistemas de gestin. Ginebra, Suiza. ISO.
Spencer Pickett, K. H. (2007). Manual bsico de auditora interna. Barcelona, Espaa: Ediciones
Gestin 2000.
PARA REFERENCIAR ESTE DOCUMENTO, CONSIDERE:
IACC (2016). Proceso de auditora. Gestin de Calidad, Riesgos y Auditora. Unidad 16.


16 Gestion Calidad Riesgos Auditoria

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

16 Gestion Calidad Riesgos Auditoria

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Gestin de Calidad, Riesgos y Auditora| Unidad 16

GESTIN DE CALIDAD, RIESGOS Y AUDITORA (ISO

Instituto Profesional IACC | 2016 1

OBJETIVOS ESPECFICOS ...................................................................................................................... 3

Instituto Profesional IACC | 2016 2

Diferenciar los distintos procesos de una auditora.

Instituto Profesional IACC | 2016 3

El proceso de auditora es el punto clmine Si bien es cierto la certificacin de auditor

A travs de este contenido, se analizarn

Instituto Profesional IACC | 2016 4

1.1.1 PROGRAMA DE AUDITORA

En otras palabras, el programa de auditora es el que determina el tipo de auditora, la frecuencia y

Figura 1. Programa de auditora y elementos relacionados

Instituto Profesional IACC | 2016 5

Gerencia Calidad Ambiente Sy Aud. Int Aud. Int. Aud.

Figura 2. Ejemplo de programa de auditora

1.1.2 PLAN DE AUDITORA

Instituto Profesional IACC | 2016 6

Intenciones comerciales y las de otros negocios.

Caractersticas de procesos, productos y proyectos, y cualquier cambio en estos.

Requisitos del sistema de gestin.

Requisitos legales y contractuales y otros requisitos a los que la organizacin est

Necesidades y expectativas de las partes interesadas, incluyendo los clientes.

Nivel de desempeo del auditado, reflejado en la ocurrencia de fallas o incidentes o quejas

Resultados de auditoras para lograr efecto comparativo.

Nivel de madurez del sistema de gestin auditado.

Figura 3. Elementos a considerar en los objetivos del plan de auditora

1.1.3 PREPARACIN DE LOS DOCUMENTOS DE AUDITORA

El plan de auditora es el documento final de la fase de planeamiento, en el cual se resumen las

El plan de auditora es la descripcin de las actividades y los detalles acordados de una

Fuente: ISO 9000:2015 Sistema de gestin de Calidad: Requisitos (p. 11)

A continuacin, se muestra un ejemplo de plan de auditora.

Instituto Profesional IACC | 2016 7

Observaciones Auditores deben ser expertos dentro de los sistemas asociados

La diferencia entre el programa de auditora y el plan est determinada en la ISO 19011:2011,

En pocas palabras, el programa se realiza para determinar, por ejemplo:

Qu se va a auditar? (alcance, procesos, reas, clusulas aplicables, etc.)

En otras palabras, el programa es la planificacin anual de todas las actividades de auditoras

Instituto Profesional IACC | 2016 8

1.2 ASIGNACIN DE AUDITORES

1.2.1 ATRIBUTOS PROFESIONALES DE LOS AUDITORES

Para la asignacin de auditores en la organizacin se debe considerar las condiciones profesionales

Auditor lder Auditor

Figura 5. Asignacin por atributos del auditor

Instituto Profesional IACC | 2016 9

Auditor lder Auditor

Figura 6. Asignacin por atributos del auditor con conexin de asesor

Tanto en la auditora externa e interna, la importancia de la experiencia profesional y el desarrollo

1.2.2 COMPORTAMIENTO Y HABILIDADES

Instituto Profesional IACC | 2016 10

El auditor siempre debe moverse en un entorno de respeto al auditado.

Debe obtener la informacin de forma directa o indirectamente, ya sea a travs de

1.3 REALIZACIN DE LA AUDITORA

Instituto Profesional IACC | 2016 11

1.3.1 REUNIN DE APERTURA

Al iniciar la reunin de apertura se deben realizar las siguientes actividades:

Instituto Profesional IACC | 2016 12

Confirmacin de los objetivos y alcances y criterios de la auditora.

Confirmacin de los canales de comunicacin formal entre el equipo auditor y el auditado.

Confirmacin del idioma que se va a utilizar durante la auditora.

Confirmacin de los temas relacionados a la confidencialidad y la seguridad de la informacin.

Informacin de cmo tratar los hallazgos durante la auditora.

Figura 7. tems asociados a la reunin de apertura

1.3.2 REVISIN DOCUMENTAL