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Gua Prctica N 5

Cmo se formula el requerimiento?

Mg. Ana Teresa Revilla V.


Presidenta Ejecutiva

Abog. Patricia Seminario Z.


Directora Tcnico Normativa

Abog. Carla Flores M.


Subdirectora de Normatividad

Abog. Christian Chocano D.


Supervisor de Mejora de Procesos y Estandarizacin

C.P.C. Iris Pacheco C.


Ing. Karin Snchez S.

Elaborada en junio de 2017


Cmo se formula el requerimiento?

El requerimiento es la solicitud formulada para contratar un bien, servicio u obra que


satisfaga las necesidades de una Entidad. La formulacin del requerimiento da inicio al
proceso de contratacin y determina, en gran medida, el xito del mismo.

1. Qu comprende el requerimiento?

El requerimiento debe contener las Especificaciones Tcnicas en el caso de bienes,


Trminos de Referencia en el caso de servicios o Expediente Tcnico en el caso de obras;
adems, debe incluir los requisitos de calificacin que correspondan segn el objeto de
la contratacin.

1.1 Especificaciones tcnicas, trminos de referencia o Expediente Tcnico

Consiste en la descripcin objetiva y precisa de:

Las caractersticas del bien, servicio y obra a requerir (dimensiones,


material, composicin, entre otros).

Los requisitos funcionales relevantes para cumplir con la finalidad pblica


(resistencia de materiales, potencia, temperatura, humedad relativa,
entre otros, de ser el caso).

Las condiciones en las que debe ejecutarse la contratacin (lugar, plazo,


penalidades, forma de pago, obligaciones, entre otros).

Debe incluir las exigencias previstas en leyes, reglamentos tcnicos, normas


metrolgicas y/o sanitarias, reglamentos y dems normas que regulan el objeto
de la contratacin con carcter obligatorio.

Adems puede incluir disposiciones previstas en normas tcnicas de carcter


voluntario, siempre que (i) sirvan para asegurar el cumplimiento de los requisitos
funcionales o tcnicos, (ii) se verifique que existe en el mercado algn organismo
que pueda acreditar el cumplimiento de dicha norma tcnica y (iii) no
contravengan las normas de carcter obligatorio.
Gua Prctica Cmo se formula el requerimiento?

Recuerda que:

No se debe hacer referencia a fabricacin o procedencia, procedimiento de


fabricacin, marcas, patentes o tipos, origen o produccin determinados, ni
descripcin que oriente la contratacin hacia ellos, salvo que la Entidad haya
aprobado una estandarizacin, conforme a la Directiva N 004-2016-OSCE/CD1

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Tratndose de material bibliogrfico puede incluirse referencias, siempre que se cumplan las
condiciones establecidas en el artculo 8.4 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.

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1.2 Requisitos de calificacin

Buscan determinar que los postores cuentan con las capacidades necesarias para
ejecutar el contrato y deben ser acreditadas documentalmente. Se agrupan en
tres rubros (capacidad legal, capacidad tcnica y profesional, experiencia del
postor). Los requisitos de calificacin se extraen de las especificaciones tcnicas,
trminos de referencia o expediente tcnico, salvo la representacin legal y
experiencia del postor, los cuales se consignen directamente como requisitos de
calificacin.

A la fecha, las Bases Estndar prevn los requisitos de calificacin detallados en


el Anexo N 1 de esta Gua.

Recuerda que:

La Entidad no puede imponer requisitos de calificacin distintos a los sealados en


las Bases Estndar aprobadas por OSCE.

2. Quin formula el requerimiento?

El rea usuaria es responsable de la adecuada formulacin del requerimiento, debiendo


asegurar la calidad tcnica y reducir la necesidad de su reformulacin por errores o
deficiencias tcnicas que repercutan en el proceso de contratacin.

En el caso de obras, la elaboracin del expediente tcnico est a cargo de la


dependencia de la Entidad que, segn las normas de organizacin interna, tiene
asignada dicha funcin o del consultor de obra contratado para el efecto.

Dependencia cuyas necesidades pretenden ser atendidas con determinada


contratacin, o que, dada su especialidad y funciones, canaliza los requerimientos
formulados por otras dependencias, que colabora y participa en la planificacin de las
contrataciones, y realiza la verificacin tcnica de las contrataciones efectuadas a su
requerimiento, previas a su conformidad.

Recuerda que:

Las especificaciones tcnicas, los trminos de referencia as como los requisitos de


calificacin pueden ser formulados por el rgano encargado de las contrataciones,
a solicitud del rea usuaria, cuando por la naturaleza del objeto de la contratacin
dicho rgano tenga conocimiento para ello, debiendo tal formulacin ser aprobada
Gua Prctica Cmo se formula el requerimiento?

por el rea usuaria.

3. Cundo se formula el requerimiento?

Durante el primer trimestre del ao, el rgano encargado de las contrataciones


requerir a las reas usuarias, la remisin de los requerimientos a ser contratados en el
ao fiscal siguiente.

Puede utilizarse la estructura recomendada incluida como Anexos 2 y 3 de esta Gua.

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4. Qu criterios generales deben guiar la formulacin del requerimiento?

4.1 Finalidad pblica

Los requerimientos deben estar orientadas a satisfacer fines de inters pblico,


que se reflejan en las actividades previstas en el Plan Operativo Institucional de
la Entidad, as como las acciones y objetivos estratgicos del Plan Estratgico
Institucional PEI. Por ejemplo:

Plan Estratgico Institucional - Objetivo Estratgico


Reducir la desnutricin crnica en nios de 0 a 3 aos

Plan Estratgico Institucional - Accin Estratgica


Nios < 36 meses con vacuna completa

Plan Operativo Intitucional - Actividad


Vacunar a nios < 36 meses

Cuadro de Necesidades
Vacunas

Requerimiento
EETT y Requisitos de Calificacin para la contratacin de vacunas

4.2 Objetividad

El requerimiento debe formularse de forma objetiva y precisa, proporcionando


acceso en condiciones de igualdad al proceso de contratacin y no tienen por
efecto la creacin de obstculos que perjudiquen la competencia del mercado.

4.3 Razonabilidad

El requerimiento debe sujetarse a criterios razonables y congruentes, debindose


evitar incluir exigencias y formalidades costosas, innecesarias, incongruentes o
desproporcionadas as como adoptar prcticas que limiten o afecten la libre
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competencia de proveedores.

4.4 Oportunidad

Debe asegurarse la oportuna satisfaccin de la necesidad de la Entidad, teniendo


en cuenta los plazos para gestionar la contratacin desde la formulacin del
requerimiento hasta el perfeccionamiento del contrato, en condiciones normales,
de acuerdo al tipo de procedimiento.

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Recuerda que:

Es importante verificar si la prestacin requerida ha sido contratada anteriormente


por la propia Entidad o por otra. As, revisando los antecedentes que obran en la
Entidad o a travs del SEACE se puede obtener informacin relevante para definir
el requerimiento, tales como las caractersticas y condiciones de contratacin,
informacin sobre el mercado y los proveedores, entre otros.

5. Se puede modificar el requerimiento?

El requerimiento puede ser modificado con el estudio de mercado durante los actos
preparatorios con aprobacin del rea usuaria.

Asimismo, durante el procedimiento de seleccin, con ocasin de consultas y


observaciones, siempre que el rea usuaria haya autorizado su modificacin, y cuente
con la aprobacin de la dependencia que aprob el expediente de contratacin.
Gua Prctica Cmo se formula el requerimiento?

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Anexo N 01
Requisitos de Calificacin previstos en las Bases Estndar:
Licitacin Pblica, Concurso Pblico y Adjudicacin Simplificada

Servicios en Consultora en Consultora de Obras


Bienes
Requisitos de Calificacin General General Obras Licitacin Pblica Adjudicacin Simplificada
Obligatorio Facultativo Obligatorio Facultativo Obligatorio Facultativo Obligatorio Facultativo Obligatorio Facultativo Obligatorio Facultativo
Capacidad

Representacin S S S S S S
Legal

De ser el De ser el De ser el De ser el


Habilitacin No aplica
caso caso caso caso
No aplica S S S S S
Capacidad Tcnica y

Equipamiento Estratgico
Profesional

Infraestructura Estratgica No aplica S No aplica No aplica No aplica No aplica

Calificaciones del personal


No aplica S S S S S
o plantel profesional clave

Experiencia del personal o


S 2 S S S S S
plantel profesional clave

Facturacin S S No aplica No aplica No aplica No aplica

No aplica No aplica No aplica S No aplica No aplica


Experiencia del postor

Tiempo de experiencia
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Experiencia en la actividad No aplica No aplica No aplica S No aplica No aplica

Experiencia en la
No aplica No aplica S S No aplica No aplica
especialidad

Experiencia en obras en
No aplica No aplica No aplica No aplica S S
general

Experiencia en obras
No aplica No aplica No aplica No aplica S S
similares

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En caso que el objeto de la convocatoria sea la adquisicin de bienes bajo la modalidad de ejecucin llave en mano, cuando se requiera personal para la instalacin y puesta
en funcionamiento.

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Anexo N 02
Estructura recomendada del requerimiento de Bienes
REQUERIMIENTO N -2017-

I. Especificaciones Tcnicas

1. Denominacin de la contratacin

2. Finalidad pblica

3. Antecedentes

4. Objetivos de la contratacin

5. Caractersticas y condiciones de los bienes a contratar


5.1 Descripcin y cantidad de los bienes
5.2 Caractersticas tcnicas
5.3 Requisitos segn leyes, reglamentos tcnicos, normas metrolgicas y/o sanitarias,
reglamentos y dems normas
5.4 Impacto ambiental
5.5 Condiciones de operacin
5.6 Embalaje y rotulado
5.6.1 Embalaje
5.6.2 Rotulado
5.7 Modalidad de ejecucin
5.8 Transporte
5.9 Seguros
5.10 Garanta comercial
5.11 Disponibilidad de servicios y repuestos
5.12 Prestaciones accesorias a la prestacin principal
5.12.1 Mantenimiento preventivo
5.12.2 Soporte tcnico
5.12.3 Capacitacin y/o entrenamiento
5.13 Lugar y plazo de ejecucin de la prestacin
5.13.1 Lugar
5.13.2 Plazo

6. Requisitos y recursos del proveedor


6.1 Requisitos del proveedor
6.2 Recursos a ser provistos por el proveedor

7. Otras consideraciones para la ejecucin de la prestacin


7.1 Otras obligaciones
7.1.1 Otras obligaciones del contratista
7.1.2 Otras obligaciones de la Entidad
7.2 Adelantos
7.3 Subcontratacin
7.4 Confidencialidad
Gua Prctica Cmo se formula el requerimiento?

7.5 Medidas de control durante la ejecucin contractual


7.6 Conformidad de los bienes
7.6.1 rea que recepcionar y brindar la conformidad
7.6.2 Pruebas o ensayos para la conformidad de los bienes
7.6.3 Pruebas de puesta en funcionamiento para la conformidad de los bienes
7.7 Forma de pago
7.8 Frmula de reajuste
7.9 Otras penalidades aplicables
7.10 Responsabilidad por vicios ocultos

II. Requisitos de Calificacin

Conforme al Anexo N 1 de la presente Gua, segn corresponda al objeto de la contratacin.

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Anexo N 03
Estructura recomendada del requerimiento de Servicios

REQUERIMIENTO N -2017-

I. Trminos de Referencia

1. Denominacin de la contratacin

2. Finalidad pblica

3. Antecedentes

4. Objetivos de la contratacin

5. Caractersticas y condiciones del servicio a contratar


5.1 Descripcin y cantidad del servicio a contratar
5.2 Actividades
5.3 Procedimiento
5.4 Plan de trabajo
5.5 Requisitos segn leyes, reglamentos tcnicos, normas metrolgicas y/o sanitarias,
reglamentos y dems normas
5.6 Impacto ambiental
5.7 Seguros
5.8 Prestaciones accesorias a la prestacin principal
5.8.1 Mantenimiento preventivo
5.8.2 Soporte tcnico
5.8.3 Capacitacin y/o entrenamiento
5.9 Lugar y plazo de prestacin del servicio
5.9.1 Lugar
5.9.2 Plazo
5.10 Resultados esperados

6. Requisitos y recursos del proveedor


6.1 Requisitos del proveedor
6.2 Recursos a ser provistos por el proveedor
6.2.1 Equipamiento
A. Equipamiento estratgico
B. Otro equipamiento
6.2.2 Infraestructura estratgica (solo servicios en general)
6.2.3 Personal
A. Personal clave
a. Personal 1
i. Actividades
ii. Perfil
b. Personal 2
i. Actividades
ii. Perfil
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B. Otro personal

7. Otras consideraciones para la ejecucin de la prestacin


7.1 Otras obligaciones
7.1.1 Otras obligaciones del contratista
7.1.2 Recursos y facilidades a ser provistos por la Entidad
7.1.3 Otras obligaciones de la Entidad
7.2 Adelantos
7.3 Subcontratacin
7.4 Confidencialidad
7.5 Propiedad intelectual
7.6 Medidas de control durante la ejecucin contractual
7.7 Conformidad de la prestacin

7
7.8 Forma de pago
7.9 Frmula de reajuste
7.10 Otras penalidades aplicables
7.11 Responsabilidad por vicios ocultos

II. Requisitos de Calificacin

Conforme al Anexo N 1 de la presente Gua, segn corresponda al objeto de la contratacin.


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