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Unidad 2.

Planificacin y Preparacin de Auditoras

Actividad: Planificacin y preparacin de auditoras

Ahora es importante que usted como responsable del proceso de mejora continua
determine y desarrolle el programa y plan de auditora que contribuya a la
determinacin de la efectividad del Sistema de Gestin de la Calidad de su empresa.

Para ello, revise el material de estudio de la unidad y lo dispuesto en la normatividad


ISO 19011:2011 y desarrolle los siguientes puntos:

1. Diseo del programa de auditoras 1: el programa de auditora que disee debe


contener lo siguiente:

a. Objetivos y alcance del programa de auditora.


b. Cronograma de las auditoras a realizar en el ao.
c. Criterios de auditora.
d. Auditores seleccionados por procesos.
e. Recursos necesarios.
f. Identificar y evaluar los riesgos del programa de auditora.

OBJETIVO
Proporcionar metodologa para realizer lasauditoras internas con el fin de verificar
si el sistema de gestin institucional y el sistema de gestin de la calidad se est
ejecutando adecuadamente, si se mantiene actualizado y est acorde con las
polticas administrativas y legales, para asegurar el control del cumplimiento de las
actividades de la alcalda de piendamo ,realizando recomendaciones imparciales
sobre la base de las evidencias y el grado de cumplimiento de los objetivos, planes,
programas, proyectos y procesos, como tambin oportunidades de mejora a la
operacin de las actividades;apoyando a la alta direccin en la toma de decisiones
para corregir las desviaciones presentadas.

ALCANCE

Contempla desde la planificacin, programacin, ejecucin y documentacin, as


como el seguimiento a las acciones correctivasy preventivas que resulten de las
auditoras internas del cumplimiento de la gestin y Sistema de gestin de la calidad
en la alcalda de Piendamo en el periodo fiscal vigente.
b. Cronograma de las auditoras a realizar en el ao.

c. Criterios de auditora.
d. Auditores seleccionados por procesos.
e. Recursos necesarios.

RECURSOSHUMANOS: Profesionales de la oficina de control interno Auditores


de calidad de la entidad FINANCIEROS Viticos Papelera y tiles.

TECNOLOGICOS HARDWARE: equipos de cmputo e impresoras


SOFTWARE: internet, aplicativos, office

INFRAEXTRUCTURA: Instalaciones locativas apropiadas para desarrollar el


trabajo de los auditores en la oficina de control interno.

f. Identificar y evaluar los riesgos del programa de auditora.


2. Diseo del plan de auditora: el plan de auditora que disee debe contener lo
siguiente:

a. Objetivos y alcance de la auditora.

Ejercer el control de gestin sobre la informacin de la gestin disciplinarian de


la Procuradura Regional del cauca.

ALCANCE: Ejecucin presupuestal correspondiente a la vigencia 2015 por el


concepto de gastos generales, del nivel central.

b. procesos a ser auditados.

Procesos estratgicos:

Planeacion estrategica
Desarrollo del plan estrategico
Desarrollo de planes operativos anuales

procesos Misionales

Proceso preventive
Proceso de intervencion
Proceso diciplinario

Proceso de apoyo conexos

Proceso de relatoria
Proceso centro de atencion al public
Proceso registro de sanciones e inhabilidades
Tramites de acciones juridicas

procesos de apoyo

Proceso estrategico
Proceso de contratacion
Proceso financier
Proceso de gestion humana
Proceso de seleccion y carrera
Proceso administrative
Procesos tecnologicos
Meci
Sistema de gestion de calidad

c. Criterios de auditora y documentacin de referencia.

a) Elaborar el plan de visita de auditoria

i. Precisar los detalles de la auditoria tales como:

Determinacion del tipo de auditoria


Determinacion de equipos y medio de almacenamiento electronico
a utilizar .
Asignacion de tareas al equipo auditor
Determinacion de recursos necesarios.

ii. Definir .

Objetivos
Alcance
Antecedentes.

b. Someter el plan de visitas de auditoria a aprobacion del jefe de la oficina de


control interno.

c. Generar comunicaciones necesarias.

d. Ubicacin, fechas, tiempo esperado y duracin de las actividades de auditora.

Cronograma Se define la secuencia de etapas a realizar para el desarrollo de la


auditoria. Siguiendo la Norma Tcnica Colombiana NTC-19011: 2002 Directrices
para la Auditora de los Sistemas de Gestin de la Calidad, as como por las
buenas prcticas institucionales se considera que la secuencia adecuada sera
la siguiente:
Preparacin del Plan de Auditora
Asignacin de las tareas al equipo auditor
Preparacin de los documentos de trabajo
Realizacin de la reunin de apertura.Fecha prevista para su celebracin.
Recopilacin y verificacin de la informacin Generacin de hallazgos de
la auditoria
Preparacin de las conclusiones de la auditora
Realizacin de la reunin de cierre. Fecha prevista para su celebracin.
Preparacin del informe de auditoria
Aprobacin y distribucin del informe de auditora

e. Mtodos de auditora a utilizar.

Para aplicar el mtodo deductivo a la auditora se necesita:


Formulacin de objetivos generales o especficos del examen a realizar
Una declaracin de las normas de auditoria generalmente aceptadas y
principios de contabilidad de general aceptacin.
Un conjunto de procedimientos para guiar el proceso del examen
Aplicacin de normas generales a situaciones especficas
Formulacin de un juicio sobre el sistema examinado tomado en conjunto

f. Roles y responsabilidades de los miembros del equipo auditor.

Elaborar la planificacin anual de la auditora de acuerdo con el mbito


asignado, en coordinacin con las unidades administrativas
correspondientes.
Organizar equipos de auditora para realizar los exmenes programados,
tomando en cuenta para su integracin, entre otros aspectos, las
condiciones tcnicas, conocimiento, experiencia, habilidades y relaciones
interpersonales.
Programar las auditoras a base de los criterios y estndares mnimos, tales
como el objetivo general, el alcance, el tiempo para su ejecucin, nmero de
auditores por equipo y las instrucciones especficas, entre otros.
Apoyar e incentivar la participacin activa de los auditores, con el propsito
de lograr el objetivo general propuesto para la auditora especfica.
Prestar a los supervisores y auditores asignados para la ejecucin del
trabajo, la asistencia tcnica necesaria para que stos cumplan
eficientemente con sus obligaciones.
Conocer y aprobar el informe sobre la planificacin preliminar y la
planificacin especfica previa a la ejecucin del trabajo y examen de reas
crticas.

3. Finalmente, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de
esta actividad.
En el desarrollo de las auditoras es fundamental establecer una
excelente comunicacin entre el auditor lder, la alta gerencia y el
personal auditado, manteniendo un buen clima en el desarrollo de la misma
y logrando la mxima cooperacin de ambas partes, sin que con ello se
deteriore la calidad de la misma.

Dentro del plan de auditoria de Calidad, se debe incluir no solo los


requisitos internos de la empresa, sino tambin los requisitos externos y su
interiorizacin en la organizacin, tales como normas ambientales,
regulacin de empaques, normas fitosanitarias. El no tener estos requisitos
actualizados dentro de la empresa puede llevarla a perder lo ganado o no
tener acceso a nuevos mercados. Por lo tanto una auditora sera y
eficiente debera ir ms all de lo interno a la organizacin.

El mejoramiento continuo ha de ser una filosofa dentro de la organizacin y


no una imposicin de reglamentos, normas regulatorias o requisitos de
contratacin.

1
Programa de auditoras: Conjunto de una o ms auditoras planificadas para un periodo de tiempo determinado
y dirigidas hacia un propsito especfico.
Enve un archivo de texto con la actividad resuelta al instructor a travs de la
plataforma, en el enlace Actividades / Actividades unidad 2 / Actividad Planificacin
y preparacin de auditoras.

No olvide realizar la actividad interactiva, el aporte al foro temtico y la evaluacin


de la unidad en los enlaces disponibles en el botn Actividades / Actividades unidad
2.

Nota: recuerde revisar la gua de aprendizaje de esta unidad con el fin de verificar
que ha realizado todas las actividades propuestas, saber cmo desarrollarlas y
entregarlas correctamente.

Criterios de evaluacin
Disea un programa de auditora teniendo en cuenta la empresa en la que se aplica
y los criterios para su desarrollo.
Establece un plan de auditora teniendo en cuenta los criterios necesarios para su
elaboracin y su aplicabilidad en la empresa.
Reflexiona sobre la actividad realizada exponiendo su punto de vista con respecto
al aprendizaje adquirido.
Entrega a tiempo: enva la actividad en la fecha indicada por el instructor.

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