Anda di halaman 1dari 11

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

BAB 20 PENGANTAR PENGEMBANGAN SISTEM DAN


ANALISIS SISTEM

Disusun :

Affif Akhrory (1513010103)

Reynaldi Okta E.P (1513010106)

Ni Putu Candrawat (1513010184)

Moviyanto (1513010186)

Faluthia Fitri P. (1513010213)

AKUNTANSI KELAS A / KELOMPOK 3

Universitas Pembangunan Nasional Veteran Jawa Timur


2017
Kata Pengantar

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena berkat Limpahan
rahmat dan karunianya sehingga kami dapat menyusun makalah ini dengan baik dan benar,
serta tepat pada waktunya. Dalam makalah ini kami akan membahas mengenai Pengantar
Pengembangan Sistem dan Analisis Sistem.

Makalah ini telah dibuat dengan bantuan dari berbagai pihak untuk membantu
menyelesaikan tantangan dan hambatan selama mengerjakan makalah ini. Oleh karena itu,
kami mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah
membantu dalam penyusunan makalah ini, termasuk dosen kami.
Kami menyadari bahwa masih banyak kekurangan yang mendasar pada makalah ini.
Oleh karena itu, kami sangat mengharapkan kritik dan saran yang dapat membantu kami.
Kritik dari pembaca sangat kami harapkan untuk penyempurnaan makalah selanjutnya.

Surabaya, 25 Mei 2017


A. PENGEMBANGAN SISTEM
Siklus Hidup Pengembangan Sistem

Lima langkah dalam Siklus Hidup Pengembangan Sistem meliputi :

1. Analisis Sistem
Melakukan investigasi/pemeriksaan awal. Informasi untuk membeli atau mengembangkan
sistem baru akan dikumpulkan. Permintaan atas pengembangan sistem diprioritaskan
untuk memaksimalkan penggunaan sumber daya pengembangan yang terbatas.
Sistem saat ini akan disurvey untuk menetapkan sifat serta lingkup proyek dan untuk
mengidentifikasi kekuatan serta kelemahannya.
Studi mendalam atas sistem yang diajukan untuk menetapkan kelayakannya.
Menetapkan kebutuhan informasi para pemakai dan para manajer akan diidentifikasi serta
didokumentasikan. Hal ini adalah bagian terpenting dalam analisis sistem, karena
kebutuhan-kebutuhan tersebut akan digunakan untuk mengembangkan dan
mendokumentasikan persyaratan sistem.
Untuk meringkas pekerjaan yang telah dilakukan, sebuah laporan dibuat dan diserahkan ke
komite pelaksana sistem informasi.
2. Desain Konseptual
Di dalam desain konseptual, perusahaan memutuskan cara bagaimana memenuhi kebutuhan
para pemakai sistem.
Tugas pertama yaitu mengidentifikasi dan mengevaluasi desain serta alternatif yang tepat,
bisa dengan cara membeli software baru, mengembangkannya sendiri atau outsourcing.
Spesifikasi terinci yang menjelaskan secara umum apa yang harus dicapai oleh sistem
tersebut dan bagaimana sistem tersebut akan dikendalikan, harus dikembangkan.
Terakhir desain konseptual diberitahukan ke komite pelaksana sistem informasi.
3. Desain Fisik
Selama desain fisik, perusahaan mengartikan persyaratan umum yang berorientasi pada
pemakai dari sistem konseptual ke dalam spesifikasi terinci yang digunakan untuk
mengkodekan serta menguji program computer tersebut.
Dokumen input dan output didesain, program computer ditulis, file serta database dibuat,
prosedur dikembangkan, dan pengendalian dibangun untuk dapat terintegrasi ke dalam
sistem baru tersebut. Tahap ini selesai ketika desain fisik sistem yang dihasilkan
diberitahukan kepada komite pelaksana sistem informasi.
4. Implementasi dan Perubahan
Tahap ini merupakan tahap terakhir tempat semua elemen dan aktivitas sistem tersebut
disatukan. Sebagai bagian dari implementasi, hardware dan software baru dipasang dan
diuji. Pegawai baru mungkin perlu dipekerjakan dan dilatih, atau pegawai yang telah ada
direlokasi. Prosedur pemrosesan baru harus diuji dan mungkin diubah. Standar dan
pengendalian untuk sistem baru tersebut harus dibuat, dan dokumentasi sistem diselesaikan.
Organisasi harus berubah dari sistem lama ke sistem yang baru. Setelah sistem terpasang
dan berjalan, penyesuaian diperlukan dan tinjauan pascaimplementasi dilakukan untuk
mendeteksi serta memperbaiki kelemahan desain. Langkah terakhir adalah menyerahkan
sistem operasional ke organisasi. Laporan akhir dibuat dan dikirim ke komite pelaksana
sistem informasi.
5. Operasional dan Pemeliharaan
Sistem baru, yang sekarang berjalan, digunakan sesuai dengan keperluan perusahaan. Sistem
ini secara periodik akan ditinjau. Perubahan dibuat jika timbul masalah atau jika ada
kebutuhan baru, dan selanjutnya organisasi akan menggunakan sistem yang telah diperbaiki.
Kadang perubahan besar atau penggantian sistem diperlukan dan Systems Development Life
Cycle (SDLC) dimulai dari awal kembali.

Para Pelaku

Banyak orang yang harus bekerja sama untuk dapat berhasil mengembangkan serta
mengimplementasikan SIA, diantaranya yaitu:

1. Manajemen
Peran manajemen adalah memberikan dukungan dan dorongan pada proyek pengembangan
serta menyerasikan sistem informasi dengan strategi perusahaan, membuat tujuan serta
sasaran sistem, meninjau kinerja serta kepemimpinan departemen sistem informasi,
membuat pemilihan proyek serta kebijakan struktur organisasi, membantu analisis sistem
dengan perkiraan biaya proyek pengembangan dan mengalokasikan dana yang memadai.
2. Akuntan
Akuntan mempunyai tiga peran pada desain sistem. Pertama, sebagai pemakai SIA akuntan
dapat menetapkan kebutuhan informasi dan persyaratan sistem yang mereka butuhkan,
serta memberitahukannya ke pengembang sistem. Kedua sebagai anggota tim proyek
pengembang atau komite pelaksana sistem akuntan membantu mengelola pengembangan
sistem. Ketiga, akuntan harus mengambil peran aktif dalam mendesain pengendalian sistem
serta secara periodik mengawasi dan menguji sistem tersebut, memastikan sistem tersebut
mudah diaudit. Pengendalian dan kemampuan untuk diaudit, jika ditangani pada saat awal
pengembangan, dapat meminimalisir biaya dan ketidakefesienan.
3. Komite Pelaksana Sistem Informasi
Pengembangan SIA bersifat lintas fungsional dan divisi, organisasi biasanya membuat komite
pelaksana tingkat eksekutif untuk merencanakan dan mengawasi fungsi sistem informasi.
Komite ini berisi orang-orang dari manajemen puncak, seperti kontroler, pihak menajemen
informasi dan departemen pemakai. Komite pelaksana menetapkan kebijakan, menentukan
SIA dan memastikan adanya partisipasi, bimbingan, pengendalian dari manajemen puncak,
serta memfasilitasi barbagai aktivitas sistem informasi untuk meningkatkan kesesuaian
tujuan serta mengurangi konflik tujuan.
4. Tim Pengembang Proyek
Setiap proyek memiliki sebuah tim yang terdiri dari ahli sistem, manajer, akuntan dan
auditor, serta pemakai. Mereka merencanakan setiap proyek, mangawasi untuk memastikan
penyelesaian yang tepat waktu dan sesuai biaya, memastikan bahwa pertimbangan yang
wajar telah diberikan atas elemen manusia, serta mengkomunikasikan status proyek ke
manajemen puncak dan komite pelaksana. Para anggota tim harus sering berkomunikasi
dengan para pemakai untuk mempertimbangkan berbagai ide dan membahas kemajuan agar
tidak ada hal yang menyimpang sebelum penyelesaian proyek. Pendekatan tim biasanya
memberi hasil yang efektif dan memfasilitasi penerimaan para pemakai sistem yang
diimplementasikan.
5. Analis Sistem dan Programer
Analis sistem mempelajari sistem yang ada, mendesain yang baru, dan membuat spesifikasi
yang digunakan oleh programmer. Analisi berhubungan dengan teknologi sistem dan
pegawai untuk menjembatani dengan baik jarak antara pemakai dan teknologi. Analis
bertanggung jawab untuk memastikan sistem dapat memenuhi keinginan pemakai.
Programer menulis program computer dengan menggunakan spesifikasi yang dikembangkan
analis, serta mengubah dan memelihara program computer yang telah ada.
6. Pemain Luar
Banyak orang luar organisasi yang berperan penting dalam pengembangan sistem,
diantaranya pelanggan, vendor, auditor, dan lembaga pemerintah.

B. MERENCANAKAN PENGEMBANGAN SISTEM


Beberapa aktivitas harus dilakukan dalam waktu yang berbeda selama SDLC, salah satunya
perencanaan. Alasan-alasan utama perencanaan sistem adalah:

Konsistensi. Perencanaan memungkinkan sasaran dan tujuan sistem sesuai dengan rencana
stategis keseluruhan perusahaan.
Efesiensi. Sistem akan lebih efesien, subsistem akan lebih terkordinasi, dan terdapat sistem yang
baik untuk memilih aplikasi baru untuk pengembangan.
Terkemuka. Perusahaan akan menjadi pemimpin dalam perubahan TI yang ada.
Pengurangan Biaya. Duplikasi, pengeluaran tenaga yang tidak perlu, dan biaya serta waktu yang
tidak seharusnya dikeluarkan dapat dihindari.
Kemampuan Adaptasi. Manajemen dapat lebih baik bersiap-siap untuk kebutuhan di masa
mendatang, dan pegawai dapat mempersiapkan diri dari berbagai perubahan yang akan terjadi.

Ketika usaha perencanaan tidak direncanakan dengan baik, perusahaan sering harus kembali
ke tahap sebelumnya dan memperbaiki kesalahan serta kekeliruan desain. Proses ini mahal dan
mengakibatkan penundaan, frustasi, serta penurunan moral. Dua jenis rencana pengembangan
sistem dibutuhkan:

1. Rencana pengembangan proyek yang dibuat oleh tim proyek. Rencana pengembangan proyek
berisi analisis biaya/manfaat; persyaratan pengembangan dan operasional yang meliputi sumber
daya manusia, hardware, software, kebutuhan sumber keuangan; serta jadwal aktivitas yang
dibutuhkan untuk mengembangkan dan mengoperasikan aplikasi baru tersebut.
2. Rencana utama yang dikembangkan oleh komite pelaksana informasi. Rencana utama adalah
dokumen jangka panjang yang menyebutkan sistem tersebut akan terdiri dari apa saja,
bagaimana sistem tersebut akan dikembangkan, siapa yang akan mengembangkannya,
bagaimana sumber daya yang dibutuhkan akan diperoleh, dan dimana SIA akan ditempatkan.
Rencana utama juga harus memberikan status proyek dalam proses, memprioritaskan proyek
yang telah direncanakan, menjelaskan kriteria yang digunakan untuk memberikan prioritas, serta
menyediakan jadwal kerja untuk pengembangan.

Teknik-teknik Perencanaan

Dua teknik untuk penjadwalan dan supervisoran aktivitas pengembangan sistem adalah PERT
dan Gannt Charts. Program Evaluation and Review Technique mensyaratkan semua aktivitas dan
hubungan antar aktivitas sebelum serta selanjutnya dapat diidentifikasi. Berbagai aktivitas dan
hubungan tersebut digunakan untuk menggambar diagram PERT, yang terdiri dari sebuah jaringan
panah dan titik yang mewakili berbagai aktivitas proyek yang membutuhkan pengeluaran sumber
daya dan waktu, serta penyelesaian dibuat dan jalur kritis (jalur yang membutuhkan waktu
terbanyak) akan ditetapkan. Apabila aktivitas dalam jalur kritis ditunda mana keseluruhan proyek
ajan tertunda. Jika memungkinkan, sumber daya digeser ke ektivitas jalur kritis untuk mengurangi
waktu penyelesaian proyek.

Gannt Charts adalah grafik batang dengan berbagai aktivitas proyek tercantum disebelah kiri
dan unit waktu disebelah atas. Setiap aktivitas diwakili oleh sebuah batang mulai yang dijadwalkan
hingga tanggal berakhirnya, sehingga dapat menetapkan perkiraan waktu penyelesaiana proyek.
Keuntungan Gannt Charts adalah kemampuan untuk memperlihatkan keseluruhan jadwal untuk
proyek besar atau kompleks, termasuk kemajuan hingga saat terakhir dan status saat ini.

C. ANALISIS KELAYAKAN
Studi kelayakan dibuat selama tahap analisis sistem dan diperbarui sesuai kebutuhan selama
tahap-tahap yang tersisa dalam SDLC. Dalam poin-poin keputusan utama, komite pelaksana
menggunaka studi tersebut untuk memutuskan apakah akan menghentikan sebuah proyek,
melanjutkan tanpa syarat, atau melanjutkan jika masalah tertentu diselesaikan. Selama proyek
dilanjutkan, studi tersebut akan diperbarui dan keberlangsungan proyek akan dinilai kembali.

Lima aspek penting dalam studi kelayakan adalah:

1. Kelayakan teknis. Dapatkan sistem yang direncanakan dikembangkan dan diimplementasikan


dengan menggunakan teknologi yang ada saat ini?
2. Kelayakan Operasional. Apakah organisasi memiliki akses ke orang-orang yang dapat mendesain,
mengimplementasikan, serta mengoperasikan sistem yang diusulkan, dan dapatkah orang-orang
menggunakan sistem tersebut dan akankan mereka menggunakannya?
3. Kelayakan Legal. Apakah sistem tersebut sesuai dengan peraturan yang berlaku?
4. Kelayakan Penjadwalan. Dapatkan sistem tersebut dikembangkan dan diimplementasikan dalam
waktu yang ditetapkan?
5. Kelayakan ekonomis. Akankan menfaat sistem menjustifikasi penggunaan waktu, uang dan
sumber daya lainnya yang dibutuhkan untuk mengimplementasikannya.

Menghitung biaya dan manfaat kelayakan ekonomis

Kerangka kerja dasar untuk analisis kelayakan adalah model penganggaran modal tempat
penghematan biaya dan manfaat lainnya. Manfaat ini dibandingkan dengan perkiraan biaya untuk
menetapkan apakah sistem ini menguntungkan dari segi biaya. Beberapa manfaat yang didapatkann
perusahaan yaitu penghematan biaya, peningkatan layanan pelanggan, produktivitas, pengambilan
keputusan, dan pemrosesan data, pengendalian manajemen yang lebih baik, serta peningkatan
kepuasan bekerja dan moral pegawai.

Penganggaran modal
Teknik pengganggaran modal digunakan untuk mengevaluasi alternatif untuk memenuhi
persyaratan sistem baru yang akan dikembangkan. Tiga Teknik pengganggaran modal:

1. Periode Pengembalian. Angka ini menyajikan jumlah tahun yang dibutuhkan agar
penghematan bersih seimbang dengan biaya awal dari investasi tersebut.
2. Nilai sekarang bersih (net present value/NPV). Bila menggunakan metode NPV, semua arus
kas di masa mendatang didiskontokan kembali hingga ke saat ini. Biaya pengeluaran awal
dikurangi dengan arus kas yang didiskontokan adalah NPV.
3. Internal rate of return (IRR). IRR adalah tariff suku bunga efektif yang menghasilkan NPV nol.
Ketika membandingkan beberapa proyek, proyek dengan IRR tertinggi yang akan diterima.

D. ASPEK-ASPEK PERILAKU ATAS PERUBAHAN


Organisasi harus sensitif dan mempertimbangkan perasaan serta reaksi dari orang-orang
yang terkena dampak perubahan, serta harus menyadari jenis-jenis masalah perilaku yang dapat
berakibat dari perubahan.

Alasan Munculnya Masalah Perilaku

Pandangan seseorang bahwa suatu perubahan baik atau buruk akan tergantung dari
bagaimana dia secara personal terkena dampaknya. Alasan-alasan dari penolakan tersebut antara
lain:

1. Karakteristik dan latar belakang personal. Umumnya, orang yang lebih muda, dan
berpendidikan tinggi serta semakin nyaman seseorang dengan teknologi, lebih mudah
menerima perubahan.
2. Cara perubahan diperkenalkan. Penolakan sering merupakan sebuah reaksi dari metode-
metode yang membentuk perubahan daripada reaksi atas perubahan itu sendiri.
3. Pengalaman dengan perubahan sebelumnya. Pegawai yang mengalami pengalaman buruk
pada perubahan sebelumnya akan lebih segan bekerja sama ketika terjadi perubahan di
masa depan.
4. Dukungan dari pihak manajemen puncak. Para pegawai yang merasa kurangnya dukungan
dari manajemen puncak atas perubahan akan bertanya-tanya mengapa mereka harus
menerima perubahan itu.
5. Bias dan penolakan alami atas perubahan. Orang yang memiliki hubungan emosional atas
tugas mereka atau dengan rekan kerja mungkin tidak ingin berubah jika elemen-elemen
tersebut terkena pengaruh.
6. Sifat merusak proses perubahan. Permintaan atas informasi dan wawancara akan
mengganggu dan memberikan beban tambahan ke orang-orang.
7. Ketakutan. Banyak orang yang merasa takut atas sesuatu yang tidak diketahui dan atas
ketidakpastian yang menyertai perubahan.

Cara Orang Menolak Perubahan SIA

Penolakan awal sering hamper tidak kentara, diwujudkan dalam bentuk kelambanan, kinerja
yang lebih rendah, atau kegagalan dalam memberikan informasi pada pengembang sistem.
Penolakan utama seringkali berupa agresi, ketidakinginan, atau penghindaran.
Agresi.
Agresi adalah perilaku yang biasanya dimaksudkan untuk menghancurkan, membuat cacat,
atau memperlemah efektivitas sistem. Hal tersebut dapat berupa kenaikan tingkat kesalahan,
gangguan, atau sabotase yang disengaja.
Ketidakinginan
Ketidakinginan melibatkan sikap menyalahkan sistem baru atas kejadian yang tidak
menyenangkan.
Penghindaran.
Salah satu cara pegawai untuk berhubungan dengan SIA yang baru adalah menghindari
penggunaannya dengan harapan bahwa sistem tersebut akan tidak dihiraukan dan
dihapuskan.

Mencegah Masalah Perilaku

Reaksi orang atas perubahan dapat diperbaiki dengan mempelajari petunjuk berikut:

Penuhi Kebutuhan Pemakai. Bentuk, isi dan volume output sistem didesain untuk
memuaskan kebutuhan pegawai.
Menjaga Keterbukaan Jaringan Komunikasi. Para manajer dan pemakai harus diberi tahu
perubahan apa yang sedang terjadi dan mengapa, dan harus diperlihatkan bagaimana sistem
yang baru akan memberikan manfaat bagi mereka.
Mempertahankan Situasi yang Aman dan Terbuka. Setiap orang yang terkena dampak
pengembangan sistem harus memiliki sikap saling percaya dan bekerja sama.
Mendapatkan Dukungan dari Pihak Manajemen. Jika mungkin, pemenang yang dapat
memberikan sumber daya untuk sistem dan dapat memotivasi orang lain agar bekerja sama
dalam pengembangan sistem, harus ditunjuk.
Pengurangan Rasa Takut. Organisasi harus memberikan jaminan bahwa tidak ada
penghapusan pekerjaan utama atau pergeseran tanggung jawab.
Minta Partisipasi Pemakai. Partisipasi akan menaikan ego, menantang, dan secara intrinsik
memuaskan.
Beri Tanggapan yang Jujur. Untuk menghindari kesalahpahaman, pemakai harus diberi tahu
saran mana yang digunakan dan bagaimana, saran mana yang tidak digunakan dan mengapa,
serta saran mana yang akan digabungkan kemudian.
Pastikan Para Pemakai Memahami Sistem. Penggunaan atau dukungan yang efektif tidak bisa
didapatkan jika pemakai bingung mengenai sistem atau tidak memahami sistem tersebut.
Manusiakan Sistem. Pegawai seharusnya tidak merasa bahwa computer mengendalikan
mereka atau mengambil alih posisi mereka.
Jelaskan Tantangan dan Peluang Baru yang Ada. Sistem dapat memberikan kepuasan kerja
yang mebih besar dan meningkatkan peluang untuk maju.
Periksa Kembali Evaluasi Kinerja. Apakah standar dan kriteria kinerja memuaskan dalam
perubahan sistem tersebut?
Uji Integritas Sistem. Sistem harus diuji untuk meminimalkan pandangan awal yang buruk.
Hindari Emosionalisme. Isu emosional yang berhubungan dengan perubahan harus dibiarkan
mendingin, ditangani dengan cara yang tidak konfrontatif, atau dengan cara menyingkirkan.
Sajikan Sistem dalam Kontek yang Tepat. Penjelasan yang relevan harus disajikan untuk
menangani kekhawatiran pemakai, bukan untuk manajemen atau pengembang sistem.
Kendalikan Harapan Pemakai. Sebuah sistem harus dipromosikan dengan realistis.
Tetaplah membuat Sistem Sederhana. Hindari sistem rumit yang menyebabkan prubahan
radikal.

E. ANALISIS SISTEM
Ketika sistem baru yang ditingkatkan dibutuhkan, permintaan untuk pengembangan sistem
yang tertulis dibuat. Permintaan tersebut menjelaskan masalah sistem saat ini, alasan perubahan,
sasaran dan tujuan yang diusulkan, serta manfaat dan biaya yang diperkirakan. Tim pengembang
proyek melakukan analisis dalam lima langkah,

1. Investgasi Awal

Orang yang melakukan investigasi awal harus mendapatkan gambaran yang jelas tentang
masalah atau kebutuha yang ada, menetapkan keberlangsungan proyek dan perkiraan biaya serta
pengembaliaannya, mengevaluasi apakah proyek harus dilakukan sesuai usulan, diubah atau tidak
dilakukan.

2. Survey Sistem

Tujuan dari survey sistem adalah:

Mendapatkan pemahaman yang menyeluruh atas operasi, kebijakan, dan prosedur; arus
data dan informasi; kekuatan dan kelemahan SIA; serta hardware, software dan personil yang
ada.
Membuat penilaian awal atas kebutuhan pemrosesan saat ini dan di saat mendatang serta
menetapkan keluasan dan sifat perubahan yang dibutuhkan.
Mengembangkan hubungan kerja dengan para pemakai dan membangun dukungan untuk
SIA.
Mengumpulkan data yang dapat mengidentifikasi kebutuhan pemakai, melakukan analisis
kelayakan, dan membuat rekomendasi ke pihak manajemen.

Wawancara membantu mengumpulkan jawaban dari pertanyaan mengapa. Kuesioner


digunakan ketika jumlah informasi yang dikumpulkan kecil dan dapat ditetapkan dengan baik, tapi
harus didapatkan dari banyak orang atau dari mereka yang secara fisik jauh, atau dari mereka yang
dimaksudkan untuk memverifikasi data dari sumber lainnya. Observasi digunakan untuk
memverifikasi informasi yang dikumpulkan dengan menggunakan pendekatan-pendekatan lain dan
untuk menetapkan bagaimana sebuah sistem benar-benar bekerja, bukan untuk mengetahui
bagaimana seharusnya bekerja. Dokumentasi Sistem menjelaskan bagaimana SIA dimaksudkan untuk
bekerja.

Temuan-temuan dokumen dan pembuatan model sistem yang ada saat ini

Informasi yang dikumpulkan selama tahap analisis harus didokumentasikan agar dapat
digunakan di sepanjang proyek. Dokumentasi terdiri dari salinan kuesioner, catatan wawancara,
memo, dan salinan dokumen. Cara mendokumentasikan sebuah sistem adalah dengan membuat
modelnya. Model Fisik menggambarkan bagaimana sistem berfungsi dengan menjelaskan arus
dokumen, proses komputer yang dilakukan dan orang yang melakukannya, perlengkapan yang
digunakan, dan elemne fisik lainnya. Model Logika menggambarkan apa yang dilakukan tanpa
mempedulikan bagaimana arus tersebut benar-benar diselesaikan.

Analisis sistem yang ada saat ini

Begitu pengumpulan data selesai, tim survey akan mengevaluasi kekuatan dan kelemahan
SIA untuk mengembangkan ide-ide tentang bagaimana cara mendesain serta struktur SIA yang baru.
Jika memungkinkan, kekuatan harus dipertahankan dan kelemahan diperbaiki.

Buat laporan survey sistem

Survey Sistem Diakhiri dengan adanya laporan survey sistem. Laporan ini didukung oleh dokumentasi
seperti memo, catatan hasil wawancara dan observasi, data kuesioner, file dan catatan tata letak
serta deskripsi, penjelasan input dan output, salinan dokumen, bagan alir, dan diagram arus data.

3. Studi Kelayakan

Pada titik dalam analisis sistem ini, analisis kelayakan yang lebih menyeluruh dilakukan untuk
menetapkan keberlangsungan proyek. Hal yang sangat penting adalah kelayakan ekonomis. Analisis
kelayakan secara teratur diperbarui sewaktu proyek berjalan dan biaya serta manfaat menjadi lebih
jelas.

4. Kebutuhan Informasi dan Persyaratan Sistem

Menetapkan kebutuhan informasi dapat menjadi proses yang menantang karena banyaknya
jumlah dan keanekaragaman informasi yang harus dispesifikasi, bahkan untuk SIA yang relatif
sederhana. Mungkin merupakan hal yang sulit bagi para pegawai untuk mengungkapkan kebutuhan
informasi mereka atau sulit mengidentifikasi kebutuhan mereka dengan benar.

Tujuan dan halangan sistem

Banyak organisasi mengambil pendekatan sistem untuk menetapkan kebutuhan informasi


dan prasyarat sistem; berbagai masalah dan alternatif akan dipandang dari titik pandang keseluruhan
organisasi, bukan satu departemen atau kelompok. Tujuan sistem harus ditetapkan agar para analis
dan pemakai fokus pada elemen yang paling penting untuk keberhasilan SIA, tapi sulit bagi sistem
untuk memenuhi setiap tujuan.

Halangan organisasional biasanya membuat tidak mungkin untuk mengembangkan semua


bagian SIA secara simultan. Oleh karena itu, sistem dibagi menjadi subsistem yang lebih kecil, atau
modul, yang dianalisis, dikembangkan, dan dipasang secara independen. Keberhasilan suatu sistem
sering kali tergantung pada kemampuan tim proyek untuk mengatasi halangan tempat sistem harus
beroperasi, diantaranya persyaratan dari lembaga pemerintah, kebijakan dan petunjuk dari
manajemen, kurangnya pegawai yang berkualifikasi, kemampuan dan sikap pemakai sistem,
teknologi yang tersedia, dan keterbatasan sumber daya keuangan.

Strategi untuk Menetapkan persyaratan

1. Tanyakan kepada para pemakai apa yang mereka butuhkan


2. Analisis sistem yang ada saat ini, baik sistem internal maupun eksternal.
3. Pelajari penggunaan sistem yang ada saat ini. Pendekatan ini menetapka apakah suatu
sistem dapat diubah atau diganti.
4. Membuat prototype. Pengembang dapat membangun sistem secara kasar untuk dikritik oleh
para pemakai dan diusulkan perubahan. Proses berulang ini mencari apa yang harus
dikembangkan dan diperbaiki hingga para pemakai sepakat dengan kebutuhan mereka.

Dokumentasi dan persetujuan persyaratan dari pemakai

Persyaratan terinci atas SIA yang baru dapat menjelaskan apa yang harus dibuat dan
didokumentasikan, agar sistem tersebut dapat membuat apa yang harus dihasilkan. Ketika
persyaratan dari pemakai telah ditetapkan dan didokumentasikan, tim proyek akan menemui
pemakai dan menjelaskan persyaratan tersebut, dan mendapatkan kesepakatan dan persetujuan
mereka. Ketika persetujuan dicapai, pihak manajemen pemakai harus menandatangani dokumen
persyaratan sistem yang benar untuk menunjukan persetujuan.

5. Laporan Analisis Sistem

Analisis sistem diakhiri dengan membuat laporan analisis sistem, untuk meringkas dan
mendokumentasikan aktivitas analisis dan berperan sebagai penampung data yang merupakan
sumber gambaran bagi para pendesain sistem. Laporan tersebut menunjukan sasaran dan tujuan
sistem yang baru, lingkup proyek dan sistem yang baru, bagaimana sistem baru tersebut sesuai
dengan rencana perusahaan, persyaratan pemrosesan dan kebutuhan informasi dari para pemakai,
analisis kelayakan, serta rekomendasi untuk sistem yang baru.

Keputusan laksanakan- tidak laksanakan biasanya dibuat tiga kali selama analisis sistem, (1)
selama investigasi awal, untuk menetapkan akan melakukan survey sistem atau tidak, (2) pada akhir
studi kelayakan, untuk menetapkan apakah akan meneruskan tahap pengumpulan informasi, (3)
pada saat selesainya tahap analisis, untuk memutuskan apakah akan meneruskan ke tahap
berikutnya.