Anda di halaman 1dari 22

PANDUAN RCA

2016 (ROOT CAUSE


ANALYSIS)
TIM KESELAMATAN PASIEN RSUD SEKAYU
BAB I
DEFINISI

Root cause Analysis (RCA) adalah proses mengenal faktor-faktor yang


mendasari atau menjadi terjadinya variasi kinerja yang tidak diharapkan atau
yang tidak diinginkan, termasuk terjadinya kejadian sentinel yang berakibat
kematian atau kecacatan fisik dan atau psikologis yang serius atau resiko yang
dapat berakibat kematian atau kecacatan serius, untuk mencegah terulangnya
insiden yang sama.
Tidak seluruh insiden atau masalah yang terjadi dilakukan prosedur
lengkap RCA. Masalah harus dilakukan klasifikasi dan prioritas. Tujuannya agar
terjadi efisiensi dalam pekerjaan. Hal ini karena prosedur lengkap RCA
memerlukan sumber daya yang khusus, jumlahnya terbatas di organisasi, dan
memakan waktu yang tidak sebentar. Sehingga organisasi perlu menetapkan
suatu metode klasifikasi dan prioritas masalah. Hanya masalah yang masuk
kriteria saja yang dilanjutkan ke prosedur RCA. Sementara masalah lain yang
tidak masuk kriteria, tetap dilakukan analisa menggunakan prinsip-prinsip RCA
tetapi tidak seluruh urutan prosedur lengkap RCA dilakukan. Prosedur lengkap
RCA adalah seluruh tahapan prosedur dilakukan.

PANDUAN RCA TKPRS RSUD SEKAYU Page 1


BAB 2
RUANG LINGKUP

RCA dapat diarahkan kepada banyak tujuan yang spesifik. Para praktisi
continuous improvement merumuskan lima pendekatan dasar yang dapat
dilakukan dengan RCA, antara lain:
1. RCA satefy-based: merupakan usaha identifikasi permasalahan yang
berkaitan dengan keselamatan. RCA dilakukan dengan analisa
kecelakaan yang pernah terjadi dan penyebab-penyebabnya, untuk
meningkatkan kesehatan dan keselamatan pekerja.
2. RCA production-based: berasal dari konsep quality control untuk
manufaktur, RCA produksi fokus kepada analisa penyebab cacat dan
masalah yang terjadi pada proses produksi mencakup mesin, operator,
dan peralatan.
3. RCA process-based: pada dasarnya merupakan perluasan dari
konsep RCA production-based, namun dengan ruang lingkup yang lebih
luas, termasuk analisa penyebab masalah yang terjadi pada business
process.
4. RCA failure-based: berasal dari praktek failure analysis yang dilakukan
pada proses engineering dan maintenance, bertujuan untuk mengetahui
akar masalah yang menjadi penyebab masalah pada kedua proses
tersebut.
5. RCA systems-based: ini adalah pendekatan gabungan yang
merangkul pendekatan-pendekatan RCA yang lain, dengan konsep-
konsep yang diadaptasi dari berbagai sudut pandang, seperti change
management, risk management dan systems analysis.

RCA memiliki banyak variasi pendekatan, namun pada dasarnya


prinsipnya tetap sama, yaitu menelaah sedalam-dalamnya hingga ditemukan
akar dari suatu masalah yang terjadi. RCA dapat dilakukan dengan
menggunakan berbagai tools, seperti analisa 5 Whys, Fishbone (Ishikawa)
diagram, diagram sebab-akibat, pareto chart, dan sebagainya

PANDUAN RCA TKPRS RSUD SEKAYU Page 2


BAB 3
TATA LAKSANA

3.1 Komponen RCA


Root Cause Analysis merupakan tool yang efektif untuk menyelesaikan
masalah hingga akarnya. Salah satu alat yang dapat dipakai untuk melakukan
klasifikasi dan prioritas masalah adalah membuat peringkat masalah
berdasarkan dampak klinis (Consequence) dan frekuensi (Likelihood).
Consequence adalah seberapa berat dampak dari masalah itu. Likelihood
adalah seberapa sering masalah itu terjadi. Consequence dan Likelihood
diperingkat menggunakan angka dari 1 sampai 5. Makin tinggi angka berarti
makin berat atau makin sering. Setelah angka nilai Consequence (C) dan
Likelihood (L) didapat, kedua angka tersebut dilakukan perkalian. Angka hasil
perkalian itulah yang menentukan peringkatnya. Makin tinggi angkanya, makin
tinggi peringkatnya. Kita dapat menggolongkan peringkat menjadi empat
golongan, yaitu:
Ekstrim (1525)
Tinggi (812)
Sedang (46)
Kecil (13).

SKP dapat membuat kebijakan bahwa hanya masalah yang mempunyai


peringkat ekstrim (1525) saja yang dilakukan prosedur RCA.

PANDUAN RCA TKPRS RSUD SEKAYU Page 3


Consequence (C) dan Likelihood (L)

PANDUAN RCA TKPRS RSUD SEKAYU Page 4


PANDUAN RCA TKPRS RSUD SEKAYU Page 5
PANDUAN RCA TKPRS RSUD SEKAYU Page 6
PANDUAN RCA TKPRS RSUD SEKAYU Page 7
1. Langkah langkah pelaksanaan RCA:

Penjabaran Kegiatan:
1. Identifikasi Insiden: Root cause analysis digunakan untuk menganalisa
dan mengevaluasi IKP pada derajat kuning dan merah.
2. Tentukan tim investigator yang mewakili berbagai komponen:
a) Subkomite keselamatan pasien
b) Subkomite mutu dan manajemen risiko
c) Bidang keperawatan dan perwakilan kepala ruang
d) Perwakilan kepala instalasi/bagian
e) Perwakilan klinisi
f) Personil lain yang dinilai perlu (misal dari komponen K3, PPI,
administrasi keuangan kepegawaian, farmasi, logistik dll sesuai
IKP yang terjadi)

PANDUAN RCA TKPRS RSUD SEKAYU Page 8


Dalam hal insiden sentinel maka tim investigator harus terdiri dari:
1. Expert insiden dan analis expert external (misal yang tidak berlatar
belakang medis)
2. Senior management expert (misal direktur medis)
3. Senior clinical expert (misal konsultan senior)
4. Orang yang mengetahui unit kerja/bagian terkait dengan baik namun tidak
terlibat langsung dalam insiden tersebut

Tim ini dibentuk oleh Komite Mutu dan Keselamatan Pasien yang akan
bertanggung jawab kepada Direktur RSU Dr. H. Koesnadi Bondowoso. Tim diberi
tenggang waktu kerja sesuai grading untuk memberikan laporan kepada ketua
Komite Mutu dan Keselamatan Pasien.

3. Pengumpulan data dan informasi dilakukan di lapangan dengan berbagai


cara:
a) Observasi
Observasi langsung kepada praktek di lapangan dan tempat
kejadian
b) Telaah Dokumentasi
Meliputi penelusuran kepada rekam medik pasien dan seluruh
pedoman/panduan/SPO terkait dengan insiden untuk korelasi
keduanya

PANDUAN RCA TKPRS RSUD SEKAYU Page 9


c) Wawancara
Dilakukan dalam sesi tertutup kepada setiap personil terkait secara
terpisah termasuk kepada pihak yang dirugikan/pasien dalam
insiden tersebut.

Tujuan pengumpulan informasi pada tahap ini:


1. Mengamankan informasi untuk memastikan dapat digunakan selama
investigasi dan jika kasus disidangkan ke pengadilan
2. Identifikasi kebijakan dan prosedur yang relevan
3. Menggambarkan insiden secara akurat
4. Mengorganisasi informasi
5. Memberikan petunjuk kepada tim investigasi

Dokumentasi semua bukti yang berkaitan dengan insiden harus


dikumpulkan sesegera mungkin:
1. Semua catatan medis dan catatan keperawatan
2. Semua hasil pemeriksaan yang berhubungan dan penunjang diagnostic
3. Incident report (laporan keselamatan pasien)
4. Kebijakan dan prosedur
5. Integrated care pathway yang berhubungan
6. Pernyataan-pernyataan dan hasil observasi
7. Bukti fisik
8. Daftar staf yang terlibat
9. Lakukan interview dengan semua orang yang terlibat
10. Informasi mengenai kondisi yang dapat mempengaruhi terjadinya
insiden (misal pergantian jaga, ketersediaan petugas terlatih,
kecukupan tenaga, dll)

4. Pemetaan kronologi kejadian dilakukan dengan cara:


a) Kronologi naratif: berguna pada laporan akhir insiden
b) Timeline: menelusuri rantai insiden secara kronologis dan berguna
untuk menemukan bagian dalan proses dimana insiden terjadi
c) Tubular Timeline: seperti timeline tapi lebih detail terutama dalam
hal good practice & CMP (care management problem), berguna
untuk kejadian yang berlangsung lama

PANDUAN RCA TKPRS RSUD SEKAYU Page 10


d) Time-Person Grid: untuk mengetahui pergerakan dan keberadaan
seseorang sebelum, selama, dan sesudah kejadian. Berguna pada
kejadian yang melibatkan banyak orang namun dalam periode
waktu pendek.

Contoh Tubular timeline:

5. CMP (Care Management Problem) Adverse event yang berkaitan dengan


penyimpangan dari standar pelayanan yang telah ditetapkan dan
berdampak langsung atau tidak langsung kepada pasien.
Contoh:

6. Analisa Informasi

PANDUAN RCA TKPRS RSUD SEKAYU Page 11


1) Teknik 5 Why (atau teknik why why)
Bertanya secara berlapis dengan tujuan menemukan akar
penyebab masalah, dengan mengidentifikasi gejala, penyebab
langsung, faktor kontributor, dan akhirnya akar masalah. Dengan
tehnik ini, investigator tidak boleh berhenti bertanya walaupun
sudah menemukan penyebab langsung sebelum menemukan akar
penyebab masalah.
Contoh:

2) Analisis perubahan
Digunakan bila dicurigai adanya perubahan praktek daripada
prosedur yang seharusnya.
Contoh: Kasus salah area operasi

PANDUAN RCA TKPRS RSUD SEKAYU Page 12


3) Analisis Barrier
Contoh dari kasus di atas:

4) Analisis Fish Bone

PANDUAN RCA TKPRS RSUD SEKAYU Page 13


URUTAN AKTIFITAS PENYUSUNAN Bahan dan cara
LAPORAN RCA
Identifikasi insiden dan ruang Laporan insiden, risk grading
lingkupnya
Tentukan tim penelaah SK tim RCA, Top Management
Rumuskan masalah Laporan insiden
Kumpulkan ionformasi Obsevasi, dokumen, wawancara
Pilah dan petakan informasi Time line, time person grid
Identifikasi CMP / critical event Brain storming, time line chart
Identifikasi akar masalah Apollo, 5 why, fish bone
Identifikasi solusi dan rekomendasi Barier analysis, change analysis
LAPORAN HASIL RCA

Langkah Deskripsi Persiapan (alat)

1 Bentuk Tim (Organize a Inisiasi dan rumuskan masalah.


team) a. SK tim, anggota kurang dari 10
(lebih baik ganjil)
2 Rumuskan masalah
b. melibatkan top management
(Define the problem)
c. dilakukan dengan brainstorming,
3 Pelajari Masalah (Study multivoting, FMEA, flowchart,
the problem) pareto, scatter, affinity diagram.

4 Tentukan apa yang terjadi Tetapkan peristiwa sentinel


(Determine what happen) Menetapkan 5 W, timeline,
storytelling.
5 Identifikasi faktor
penyebab (Identify
contributing factors)

6 Identifikasi faktor-faktor
lain yang ikut mendorong
terjadinya insiden (Identify
other contributing factors)

PANDUAN RCA TKPRS RSUD SEKAYU Page 14


7 Ukur, kumpulkan dan nilai Tetapkan critical event/ care
data berdasar penyebab management problem
utama dan terdekat. Timeline, change analysis
(Measure, collect and
assess data on proximate
and underlying causes)

8 Desain dan
implementasikan
perubahan sementara
(Design and implement
interim changes)

9 Identifikasi sistem mana Tetapkan akar masalah


yang terlibat (akar Flow chart, cause effect diag, FMEA,
penyebab)(Identify which tree analysis (analisis pohon), fish
systems are involved (the bone diagram.
root causes))

10 Pendekkan/kurangi daftar
akar penyebab (Prune the
list of root causes)

11 Pastikan/konfirmasikan
akar penyebab (Confirm
root causes)

12 Cari dan identifikasi Tetapkan upaya penanggulangan


strategi pengurangan risiko resiko
(Explore & identify risk- Hazard, barrier, target analysis
reduction strategies)

13 Formulasikan tindakan
perbaikan (Formulate
improvement actions)

14 Evaluasi tindakan
perbaikan yang diajukan

PANDUAN RCA TKPRS RSUD SEKAYU Page 15


(Evaluate Proposes
Improvement Actions)

15 Desain perbaikan (Design Uji coba upaya penanggulangan


improvements) resiko
memilih upaya yang paling tepat dan
16 Pastikan rencana diterima
mampu dilaksanakan untuk
(Ensure acceptability of the
menanggulangi resiko
action plan)

17 Terapkan rencana Implementasi upaya


perbaikan (Implement the penanggulangan resiko
Improvement Plan) a. Penerapan hasil uji coba lapangan
b. Monitor dan evaluasi
18 Kembangkan cara
pengukuran efektiftifitas
dan pastikan
keberhasilannya (Develop
measures of effectiveness
and ensure their success)

19 Evaluasi penerapan
rencana perbaikan
(Evaluate implementation
of improvement plan)

20 Lakukan tindakan
tambahan (Take additional
action)

21 Komunikasikan hasilnya
(Communicate the results)

2. Menyusun Rekomendasi Penyelesaian Masalah


Menyusun rekomendasi merupakan hal yang paling penting dari
aktifitas RCA ini. Karena tanpa rekomendasi, masalah tidak dapat
diselesaikan dan terus membebani organisasi. Ibarat berobat ke dokter,

PANDUAN RCA TKPRS RSUD SEKAYU Page 16


pasien tidak cukup diberi tahu tentang diagnosanya, tapi jauh lebih penting
adalah diberi pengobatan yang tepat.
Menyusun rekomendasi memerlukan pengetahuan dan
pemahaman yang memadai tentang masalah yang sedang
dihadapi. Disinilah arti penting dari anggota tim. Anggota tim RCA harus
memiliki kompetensi dan kapasitas yang memadai untuk melakukan hal
itu. Referensi yang dikumpulkan pada tahap mengumpulkan data di atas
dapat dipakai untuk membantu proses ini.
Ada satu alat yang sangat berguna untuk menyusun penyelesaian
masalah ini. Alat itu disebut analisa penghalang (barrier analysis). Namun,
sebelum masuk ke dalam analisa penghalang, kita perlu memahami dahulu
pengertian penghalang dihubungkan dengan kemampuannya mencegah
terjadinya insiden. Ilustrasi tentang penghalang dihubungkan dengan
kemampuannya mencegah terjadinya insiden adalah sebagai berikut:

Dari ilustrasi di atas, jelas terlihat bahwa tebal lapisan penghalang


tidaklah sama. Yang paling kuat adalah adanya alat, sedangkan yang paling
lemah adalah kebijakan/prosedur.

Contoh: Aktifitas berenang: Memakai pelampung (alat) jauh lebih efektif


dalam mencegah insiden tenggelam dibandingkan berenang dengan
prosedur yang benar (kebijakan/prosedur).

PANDUAN RCA TKPRS RSUD SEKAYU Page 17


Ilustrasi di atas memberikan penjelasan kepada kita, bahwa jika
kita ingin mencari solusi atas suatu masalah, utamakan solusinya adalah
berupa alat/disain. Jika alat tidak ada, barulah cari solusi lain.
Berdasarkan analisa penghalang di atas, kita dapat membuat
rekomendasi penyelesaian masalah. Rekomendasi penyelesaian masalah
yang baik harus juga mencantumkan ukuran keberhasilan, penanggung
jawab, dan batas waktu penyelesaian. Tujuan dari itu adalah agar
rekomendasi yang kita berikan dapat diukur keberhasilan pelaksanaannya,
jelas siapa penanggung jawabnya, serta ada batas waktu yang jelas kapan
rekomendasi itu harus terlaksana.

PANDUAN RCA TKPRS RSUD SEKAYU Page 18


BAB 4
DOKUMENTASI

Metode Root Cause Analysis digunakan untuk mengidentifikasi


kekurangan yang mendasari dalam sistem manajemen keselamatan yang ada di
lingkunagn kerja atau tempat kerja. Sedangkan RCA adalah proses sistematis
yang menggunakan fakta-fakta dan hasil dari teknik analisa inti dari suatu
kejadian kecelakaan untuk menentukan alasan yang paling penting untuk
penyebab terjadinya kecelakaan secara menagemennya (prosedurnya).
Laporan RCA berisi rincian seluruh kegiatan pelaksanaan RCA mulai dari
awal sampai rekomendasi yang diberikan. Laporan ini kemudian disampaikan
kepada pemimpin organisasi untuk disetujui. Proses persetujuan ini sangat
penting. Karena tanpa persetujuan, rekomendasi tak dapat dieksekusi dan
dilaksanakan.

4.1 Tehnik pelaporan RCA

TEKNIK PELAPORAN RCA

A. FORMAT LAPORAN RCA


B. RINGKASAN EKSEKUTIF
C. LAPORAN:
I. KEJADIAN DAN AKIBATNYA
II. KAJIAN RISIKO (RISK GRADING)
III. LATAR BELAKANG KEJADIAN
IV. TIM RCA
V. KRONOLOGIS KEJADIAN
VI. ROOT CAUSE ANALYSIS
VII. REKOMENDASI
VIII. RENCANA AKSI

PANDUAN RCA TKPRS RSUD SEKAYU Page 19


LAMPIRAN:
Deskripsi Faktor yang Rekomendasi Rencana Tindak Waktu
kejadian berkontribusi/akar Lanjut selesai
masalah

UNIT KERJA:
1. Laporan kejadian
JUDUL LAPORAN
NOMOR KEJADIAN:
SISTEMATIKA
A. PENDAHULUAN
B. RINGKASAN KEJADIAN
C. METODA
D. GRADING KEJADIAN
E. KRONOLOGI
F. PEMBAHASAN
G. FAKTOR YANG BERKONTRIBUSI
H. AKAR MASALAH
I. REKOMENDASI DAN RENCANA TINDAK LANJUT
J. PEMBELAJARAN YANG DAPAT DIPETIK
K. DAFTAR PUSTAKA
L. LAMPIRAN

2. Bentuk laporan
I. PENDAHULUAN
1.1. Laporan ini merupakan laporan investigasi kejadian (no:..)
yang terjadi pada tanggal di . Dengan
kategori
II. RINGKASAN KEJADIAN
III. METODA
Metoda RCA digunakan dalam menganalisis kejadian,
meliputi:.

PANDUAN RCA TKPRS RSUD SEKAYU Page 20


Dokumen yang dianalisis meliputi
Karyawan yang diwawancara meliputi.
Pasien/keluarga pasien yang diwawancara meliputi.
Dst
IV. GRADING KEJADIAN
V. KRONOLOGI KEJADIAN
VI. PEMBAHASAN
VII. FAKTOR-FAKTOR YANG BERKONTRIBUSI
VIII. AKAR MASALAH
IX. RKOMENDASI DAN RENCANA TINDAK LANJUT
X. PEMBELAJARAN YANG DAPAT DIPETIK
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN

PANDUAN RCA TKPRS RSUD SEKAYU Page 21