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eBook gratuito

GERENCIANDO
CUSTOS EM UM
PROJETO
SUMRIO
1 Introduo .......................................................................................................................................................... 4
2 A importncia da gesto de custos .......................................................................................................... 5
3 Como fazer o planejamento oramentrio em projetos? ................................................................. 9
4 4 ferramentas para a gesto de custos .................................................................................................... 11
5 A estimativa de custos ................................................................................................................................... 13
6 Determinao de oramentos ..................................................................................................................... 15
7 Controle de custos ........................................................................................................................................... 18
8 Concluso .......................................................................................................................................................... 20
9 Sobre a Project Builder ................................................................................................................................... 21
Ficha Tcnica

Realizao: Project Builder


Superviso: Raphael Ferreira
Produo e Direo Editorial: Tarso Magno
Reviso: Thiago Madureira
Design, diagramao e ilustraes: Thiago Madureira

Agosto 2016
1.INTRODUO

Empresrios e gestores admitem que o sucesso dos negcios depende muito de


uma gesto competente e estruturada. E para ser verdadeiramente eficiente, essa
gesto deve cuidar de temas importantes, como o gerenciamento de custos, a
racionalizao de recursos, a mitigao de riscos, a otimizao de processos e tambm,
a adoo de prticas relacionadas ao capital humano tudo isso por meio da viso
estratgica e do conhecimento tcnico e gerencial de lderes devidamente capacitados.

Nesse e-book, vamos tratar do gerenciamento de custos e de todas suas etapas, como a
preparao de estimativas, o planejamento oramentrio e a implantao de controles efetivos
durante o projeto.

Boa Leitura!

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2. A IMPORTNCIA DA
GESTO DE CUSTOS

Uma gesto de custos eficiente cria condies


favorveis para que empresa possa definir novos
oramentos, investimentos, estratgias internas e
metas de curto, mdio e longo prazos por meio
de uma anlise detalhada da situao financeira atual.
As informaes geradas por essa gesto devem
embasar as tomadas de deciso. Afinal, indicadores de
desempenho e cronogramas precisam ser monitorados
constantemente, j que evidenciam gargalos, desvios,
atrasos, ameaas e tendncias.

Conceitualmente, o gerenciamento de custos em


projetos abrange as rotinas necessrias para a definio
de oramentos crveis e executveis. Dessa forma,
existem processos bsicos que devem ser aplicados. O

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planejamento do gerenciamento de custos o primeiro deles. Nesta fase, preciso descrever
como ser realizada a estimativa de custos, a confeco do oramento e o controle geral
das despesas estipulando ferramentas e tcnicas, alm de normas e polticas a serem
observadas.

Na sequncia, vem a estimativa de custos, que compreende a previso de despesas que


envolvem o projeto. Neste momento, importante atentar para todas as fases e atividades
programadas, bem como para as reservas de contingncia suficientes. Depois disso, tem incio
a definio do oramento, que antecipa tambm custos agregados, simulaes e adequaes
exigidas.

Por fim, h o controle de custos, que visa acompanhar a execuo oramentria atravs de
indicadores e da implementao de aes corretivas ou preventivas, sempre que necessrio,
visando a manuteno dos gastos presumidos.

Deste modo, fcil perceber a importncia da gesto de custos, para a viabilidade do projeto
e tambm para a competitividade da empresa. E para evitar transtornos, essencial seguir
algumas dicas adicionais:

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Aprove o oramento-base
Antes de qualquer outra iniciativa, preciso aprovar o oramento-base e garantir que as
verbas sejam liberadas e alocadas no projeto.

Elabore um oramento mensal


Considerando o cronograma e a expectativa de custos, possvel elaborar um oramento
mensal o que facilita o controle.

Defina responsabilidades
Tambm fundamental definir responsabilidades de forma clara e equilibrada. Neste
quesito, esto as aprovaes de despesas, a validao da planilha de horas trabalhadas,
compras de materiais, modificaes no escopo original e pagamentos diversos.

Confirme os custos reais


importante confirmar os custos reais do projeto junto ao departamento financeiro.
Assim, mais fcil identificar falhas no controle e at mesmo fraudes que contam com a
participao de colaboradores ou fornecedores mal-intencionados.

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Atualize as revises
Atualize as previses mensalmente para atender a todas as mudanas exigidas. Essas
mudanas costumam acontecer por erros no planejamento inicial, acontecimentos
inesperados ou pela identificao de oportunidades de economia.

Comunique
A gesto de custos deve ser transparente tanto para a alta diretoria da empresa, quanto para
a equipe. Por isso, mtricas, indicadores e relatrios devem ser compartilhados, evidenciando
o andamento do projeto. Lembrando que, sempre que algum problema for percebido,
imprescindvel trat-lo com urgncia analisando e discutindo possibilidades com os
demais executivos, gestores e colaboradores. Nesse ponto, a criatividade, a inventividade e a
experincia so competncias bastante requisitadas.

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3.
COMO FAZER O
PLANEJAMENTO
ORAMENTRIO EM
PROJETOS?
Diante de um mercado cada vez mais dinmico, o
planejamento oramentrio torna-se um mecanismo
imprescindvel para uma gesto de custos eficiente.
Ele deve estar prximo da realidade, para que os
resultados almejados possam ser alcanados dentro
dos prazos e com a qualidade prevista.

A correta elaborao desse planejamento possibilita


aos gestores e equipe, um panorama abrangente
do projeto, incluindo exigncias, oportunidades e
limitaes encontradas no mbito da prpria empresa
ou impostas pelo cliente. Dessa maneira, mais fcil
compreender todas as premissas e, assim, atuar de
forma coerente e alinhada aos objetivos corporativos.

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A etapa de planejamento oramentrio pode ser entendida como a projeo das despesas de
maneira estratgica, de modo que a empresa consiga enxergar lucros ou prejuzos em cada perodo.
Desse modo, possvel verificar se as metas previamente definidas so realmente factveis. Por
meio dessa anlise, os gestores tambm podem reavaliar as condies iniciais, prazos e gastos.

O planejamento oramentrio deve estar suportado por uma base de dados confivel,
incluindo informaes de projetos anteriores, alm de anlises sobre a disponibilidade
de mo de obra capacitada, a necessidade de aquisio de equipamentos, a
possibilidade de terceirizao de etapas da operao e tambm das variveis externas
como flutuao cambial, regras para importao ou exportao, incidncia de
impostos e capacidade de atendimento de fornecedores e parceiros do negcio.

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4. 4 FERRAMENTAS
PARA A GESTO DE
CUSTOS
Existem algumas ferramentas destinadas gesto de
custos que podem facilitar o cotidiano dos gestores.
Conhea as principais:

Planilhas Oramentrias
As planilhas so importantes para registrar dados,
elaborar cronogramas e acompanhar pendncias.
Porm, exigem mais ateno, pois so alimentadas
manualmente e, por isso, so mais suscetveis a
erros tanto na construo de frmulas e rotinas
de clculos como nos inputs diretos.

Fluxo de Caixa
O fluxo de caixa outra ferramenta interessante em
que o gestor deve distribuir os gastos na linha do
tempo, indicando claramente as principais sadas
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do projeto. Dessa maneira, mais fcil identificar despesas suprfluas.

Organizao de Custos
A organizao de custos tambm necessria e deve estar baseada em indicadores e
controles. Alis, os custos precisam ser classificados, para simplificar a gesto. Alm da
separao em fixos e variveis, importante criar centros de custo para recursos humanos,
infraestrutura e insumos, por exemplo.

Softwares de Gesto
Considerando todos os avanos da tecnologia, preciso aproveitar todas as funcionalidades
dos softwares de gesto. Esses sistemas so desenvolvidos exatamente para reunir e processar
informaes, alm de gerar estatsticas, grficos e controlar KPIs (Key Performance Indicators).
E ainda possuem regras de verificao, que eliminam as inconsistncias dos dados, garantindo
mais segurana.

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5. A ESTIMATIVA DE
CUSTOS
A estimativa de custos mais uma etapa importante
para a gesto de projetos. E para conseguir
estimativas realistas, preciso considerar todos os
recursos necessrios, como materiais, dispositivos
e profissionais qualificados. Grandes empresas
costumam contar com equipes destinadas a
compras e aquisies, sendo responsveis tambm
pelo levantamento de valores junto a fornecedores
e ao mercado. Mas possvel utilizar propostas
anteriores, aferies semelhantes, lies aprendidas,
parametrizao, benchmarking e outras tcnicas
destinadas a obter previses para cada item ou
grupo de itens, exigidos pelo projeto.

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As estimativas tambm podem ser influenciadas seja pela opinio de um especialista ou
guiada por histricos. Essas impresses enriquecem o levantamento, trazendo informaes
sobre as condies e peculiaridades de projetos similares. As tcnicas de estimativas anlogas,
paramtricas, bottom-up e a estimativa de trs pontos so ferramentas que garantem mais
preciso na avaliao de custo. E quando so aplicadas de forma recorrente e complementar,
possvel estabelecer uma linha de base bastante prxima da realidade.

Assim, o gestor consegue evitar anlises incompletas, que podem provocar complicaes
durante a execuo, inclusive, tornando o projeto invivel financeiramente. Estimativas
no podem antecipar o futuro, mas devem servir para nortear as expectativas de gastos e,
consequentemente, de retorno para a empresa.

importante que o gestor assegure um nvel de confiabilidade destas estimativas por meio
de uma documentao slida. Deste modo, no h chances para interpretaes equivocadas.
Uma documentao consistente incentiva a realizao de avaliaes progressivas, enquanto
o projeto evolui. Uma projeo de custos assertiva e coerente um dos maiores desafios
de um gestor, que precisa considerar diversas possibilidades nem sempre previsveis ou
controlveis que podem influenciar diretamente no resultado final.

E por existirem tantas fontes de dados e tcnicas a serem aplicadas, o levantamento dessas
estimativas pode ser um processo demorado. Mas somente com todos os preos apurados
possvel realizar a oramentao.

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6. DETERMINAO DE
ORAMENTOS

A determinao de oramentos consiste na consolidao


dos custos de todos os recursos mandatrios para a
concretizao projeto. Neste processo tambm esto
inclusas as simulaes, envolvendo riscos e incertezas,
com a inteno de estimar as reservas contingenciais e
gerenciais necessrias.

E para a determinao do oramento, preciso


seguir alguns passos importantes, tais como:

Agregao de Custos
Consiste em agregar as estimativas de custos, de todos
os pacotes de trabalho, s contas a serem controladas
durante o projeto.

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Anlise de Reservas

As reservas gerenciais tambm devem ser includas no oramento final, junto com a linha de
base do escopo que j contempla as reservas contingenciais e as estimativas de custos
anteriores.

Acompanhamento Especializado

Neste caso, o acompanhamento dos custos e do oramento deve ser realizado por stakeholders,
que tenham domnio sobre determinados pontos do oramento.

Uso de Parmetros e Histricos

O uso de parmetros e histricos para avaliar a credibilidade do oramento tambm bastante


recomendvel.

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Reconciliao dos Limites de Recursos Financeiros

Tambm preciso nivelar os recursos financeiros da empresa, com as demandas de cada


projeto, visando evitar prejuzos, imobilizao exagerada de capital e endividamento.

Vale lembrar ainda que a comparao entre o cronograma e o oramento permite uma anlise
apurada do fluxo de caixa e dos desembolsos. Assim, possvel perceber a necessidade de
antecipar ou postergar aquisies, iniciar aes complementares e promover alteraes nos
prazos preestabelecidos.

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7. CONTROLE DE
CUSTOS
A gesto de custos tem por objetivo principal suportar
a administrao da empresa, fornecendo informaes
importantes para a tomada de decises estratgicas.
Alm disso, a gesto de custos permite:

elaborar estimativas e oramentos realistas;


definir provises oramentrias;
estabelecer cronogramas viveis para projetos
futuros;
visualizar o fluxo de caixa e as contas a pagar;
identificar despesas desnecessrias e gastos
ocultos;
realizar projees para diferentes perodos;
planejar a captao de recursos externos;
calcular o ROI (taxa interna de retorno) para
projetos internos;
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precificar corretamente a prestao de servios a clientes;
confirmar o desempenho financeiro da empresa;
desenvolver propostas de reorganizao do modelo de negcio.

Desse modo, possvel ter um entendimento muito mais aprofundado da empresa e de todos
os projetos em andamento ou em planejamento. Assim, possvel minimizar as ameaas e os
improvisos. A gesto de custos tambm possibilita diagnsticos que asseguram o aumento
da lucratividade, a criao e o monitoramento de mtricas e indicadores, alm de anlises
sobre incrementos de produtividade.

Entretanto, preciso compreender a diferena entre corte de custos e controle de custos. O


corte realizado, muitas vezes, sem uma avaliao minuciosa do mercado e da empresa, e
por isso pode colocar em risco a competitividade do negcio em mdio prazo.

J o controle de custos est baseado em anlises completas e na racionalizao dos recursos


por meio do acompanhamento dos gastos, para identificao de oportunidades de otimizao
e conteno, alm da eliminao de desperdcios. Por isso, o controle de custos muito mais
eficiente, j que se trata de um gerenciamento inteligente e enxuto dos recursos financeiros.

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CONCLUSO

O gerenciamento de custos deve ser sempre uma prioridade para empresas de todos os
portes e no pode ser negligenciado, especialmente em tempos de crise ou turbulncia nos
mercados. O planejamento e o monitoramento permitem a visualizao do projeto, a previso
de gastos e a correo de desvios evitando prejuzos, atrasos e maiores danos, inclusive
para a imagem corporativa perante os atuais e potenciais clientes.

Para garantir um gerenciamento efetivo, importante adotar tcnicas, ferramentas e solues


tecnolgicas que podem simplificar a gesto e contribuir significativamente para o sucesso
do projeto. Alm, claro, de contar com profissionais e lderes capacitados e verdadeiramente
engajados aos objetivos da empresa.

Esperamos que este material faa a diferena na sua empresa.

Project Builder

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SOBRE A PROJECT BUILDER

H mais de 15 anos no mercado, a Project Builder tem como objetivo ajudar empresas de
diversos portes a entender e aproveitar os benefcios da Gesto de Projetos, conseguindo assim
atingir a alta performance em seus negcios. Para isto, trabalhamos trs formas principais:
Nossa soluo, o Project Builder, foi testado e aprovado por milhares de gerentes de projetos e,
por isso, se tornou uma plataforma indispensvel para o ganho de eficincia e alta performance
em projetos.

Temos uma metodologia passo a passo de implementao da Gesto de Projetos. Oferecemos


pacotes de consultoria para ajudar a sua empresa a ganhar mais produtividade, aumentar seu
faturamento e reduzir custos.

Produzimos muito contedo educativo na rea de Gesto de Projetos, estratgia e


desenvolvimento de produto. Eles so disponibilizados como posts no blog, eBooks, webinars
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