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Aprendiz

JHON JAIRO PULGARIN CANO

LUIS MIGUEL ANGARITA BUENAVENTURA


Tutor Virtual
Centro de Industria y la Construccin
SENA Regional Tolima

Anlisis caso elaboracin de presupuestos


Solucin al caso planteado sobre la elaboracin de los presupuestos para
las diferentes unidades de la organizacin y diligenciamiento del aplicativo
de proyecciones asociado
Presupuesto:
El presupuesto de una empresa es un plan para distribuir los recursos
financieros en instalaciones, materias primas, personal, transporte, publicidad,
etc. Un buen plan de negocio, adems de ser un buen presupuesto, es un
anlisis detallado de lo sucedido en el pasado y de las variaciones predecibles
que puedan presentarse. Este debe contemplar la importancia de las
oportunidades del presente y los riesgos del mercado (futuro), convirtindose
en una estrategia slida y flexible para enfrentar el futuro a travs de
estrategias de contingencia.

Objetivo: Un objetivo es la meta que se fija y se trata de conseguir. En este


sentido, Wolfe (1993) cita a Browning para afirmar que las metas de un
hombre deben ir ms all de lo que pueda alcanzar, pues las grandes compaas
han crecido Corriendo grandes riesgos. Por ejemplo, una empresa puede tener
un presupuesto de ventas por un valor de 90 millones, pero fijar un objetivo de
100 millones. Es importante poner el mayor empeo y tratar de lograr el
objetivo, teniendo en cuenta los beneficios que puede traer este excedente. Sin
embargo, si el objetivo no se alcanza,
Pero se logra lo presupuestado, esto debe reconocerse como un logro y no
como algo negativo.

Proyeccin: La proyeccin o extrapolacin es un trmino matemtico que


significa continuacin de la tendencia actual. Es una herramienta muy til
para las previsiones porque ayuda a comprender cmo llegamos a la posicin
actual, hacia dnde nos encaminamos y hasta donde podemos llegar si
continan las tendencias actuales. La proyeccin se puede reflejar en un grfico
en donde se ingresan los datos histricos, los del presente y se proyecta el
comportamiento a futuro por medio de frmulas. En la siguiente figura a lo
mejor se exagera el problema, pero tanto el exponencial ascendente, la curva de
madurez, la curva descendiente del ciclo de vida o la curva cclica son
extensiones legtimas de la lnea original.
Prediccin: Se puede definir la palabra prediccin como una opinin personal
respecto a cmo transcurrir un hecho en el futuro. El futuro de una empresa
depender en parte de una serie de sucesos de los que ni tenemos datos
histricos que proyectar ni pruebas fehacientes que evaluar, y, por lo tanto, no
se tiene ms remedio que hacer una prediccin para poder planificar. Por
ejemplo, es posible que nuestro principal competidor produzca una nueva lnea
de productos este ao o puede que no, y este hecho cambiara demasiado
nuestras ventas o nuestro marketing como para no tenerlo en cuenta. Sin
embargo, podemos predecirlo basndonos en lo que sabemos de sus
circunstancias y sus polticas. Podemos equivocarnos o acertar, pero no
podemos hacer otra cosa que hacer explcita la prediccin, asignarle una
probabilidad y, si hay una gran posibilidad de que suceda
Lo que estamos considerando, analizar las consecuencias y proyectar una
estrategia de contrataque.

Previsin: Segn la Real Academia Espaola prever significa Ver con


anticipacin, conocer o conjeturar por algunas seales o indicios lo que ha de
suceder. En el contexto empresarial, se trata de un anlisis objetivo de los
riesgos inherentes al futuro, y de su gestin con el fin de obtener los mayores
beneficios para la organizacin. Al igual que las proyecciones, las predicciones
no son previsiones en s mismas (o al menos son previsiones muy poco
adecuadas), pero muchas veces forman parte de los elementos necesarios para
realizar una previsin. Las previsiones deben tener, adems de una prediccin,
un sustento terico que las acompae para que el equipo de direccin desarrolle
una estrategia.

Importancia de la estrategia de las previsiones:

La previsin en ventas exige la mejor informacin posible. Una vez establecido


un nivel realizable de ingresos por ventas, debe elaborarse un presupuesto para
distribuir los costos de tal manera que se puedan conseguir los beneficios
deseados. Los objetivos y presupuestos se pueden alcanzar de diversas formas:
se puede tratar de vender un mayor volumen con un menor margen de utilidad
o un menor volumen con un mayor margen. Pero, Cul es la opcin ms
factible o menos arriesgada? Es necesario manejar todas las alternativas
posibles y proyectar los costos de manera que se obtenga el beneficio
requerido. Si estos anlisis no se realizan de manera cuidadosa, es factible que
la empresa salga del mercado tarde o temprano.
En muchas ocasiones se pueden disear planes de marketing que haran
aumentar considerablemente las ventas y los beneficios, pero basados siempre
en mercados ideales. Sin embargo, en un mercado competitivo, cualquier
aumento de ventas debe hacerse a expensas de otros proveedores, pues estos
van a generar estrategias contundentes cuando se sientan perjudicados. Estas
situaciones, en general, pueden terminar en una guerra de precios que no
beneficia a los competidores ni a los clientes. Si la competencia lanza un
producto similar no podemos esperar vender tanto. Si bajamos los precios
planificados o reducimos la publicidad, esto har subir o bajar nuestras ventas
pero se puede afectar el margen de rentabilidad. En este sentido, es casi seguro
que para hacer una previsin necesitaremos hacer proyecciones de las ventas
anteriores, y modificarlas atenindonos a opiniones de personas bien
informadas o a a posibilidad de cambios en la situacin futura. Tambin puede
ser necesario hacer algunas predicciones (por ejemplo, sobre los impuestos en
el futuro o sobre los planes de la competencia.

Nociones generales sobre presupuestos

El punto de partida del proceso de planeacin de utilidades es el diagnostico de


los factores externos e internos que pueden afectar negativamente o
positivamente las estrategias, los programas, los proyectos de inversin y las
polticas que se vayan a establecer en cada rea funcional.
El diagnostico externo: se basa en precisar los factores del entorno que
pueden incidir sobre el futuro de la organizacin, entre los cuales se puede
destacar las polticas gubernamentales en los campos monetarios, salarial,
fiscal y de comercio exterior.
Otros factores que pueden incidir son: las tendencias de los fenmenos
econmicos (inflacin, devaluacin y costo del dinero).
Las actitudes de la competencia.
Las polticas de comercializacin implantadas por los proveedores.
El diagnstico: permitir conocer los aspectos favorables que conviene
aprovechar y los aspectos desfavorables que hay que contrarrestar.
El diagnostico interno: determina las debilidades y las fortalezas que tiene la
empresa para competir y estudiar variables como:
Precio,
Calidad de sus productos o servicios.
Naturaleza de servicio al cliente.
Grado de actualizacin tecnolgica.
Posicionamiento mercantil.
Situacin financiera.
Opinin de los inversionistas e instituciones financieras con las
que podra manejar posibles operaciones de endeudamiento.
Como los planes no son de modo algunos inflexibles y se exige la
comparacin permanente de los pronsticos y las realizaciones, una vez
se ponga en marcha el proceso del planeamiento debe complementarse
con una auditoria.
Esta auditoria conllevara a concluir que:
La planeacin y el control financiero como parte de la planeacin
estratgica se materializan por medio de un presupuesto.
El presupuesto es un completo plan financiero diseado para orientar al
empresario hacia la consecucin de las metas propuestas.
Ubicacin del presupuesto en el tiempo

Los datos histricos son trascendentales para la elaboracin del


presupuesto, ya que, por ejemplo, la evolucin de las ventas, dada en
valores absolutos o porcentuales puede constituir un parmetro que se
debe considerar en la proyeccin de las ventas para periodos futuros.

El presupuesto implica materializar los planes empresariales en


informacin cuantitativa y monetaria, es igualmente el cimiento de los
estados financieros proyectados y representa la base para la toma de
decisiones, por cuanto permite prever las condiciones econmicas de la
empresa.

Condiciones econmicas:

Endeudamiento.
Liquidez.
Rotacin Fondos invertidos,
Naturaleza transacciones financieras.

En la elaboracin del plan presupuestal siempre debemos ubicarnos


en tres momentos en el tiempo:

1) El pasado (Informacin Histrica)

2) El Presente (analizar y evaluar lo pasado)

3) Futuro (Presupuesto, es decir se establecen metas y objetivos a cumplir.

Definicin: En la actualidad los beneficios de utilizar un plan presupuestal son


muy evidentes, debido a que suministra informacin concerniente a la liquidez
y solvencia de la empresa, ayuda a detectar problemas relacionados con el
manejo de los recursos monetarios y a la formulacin de polticas relacionadas
con los mismos.

La palabra presupuesto: est conformada por el prefijo pre, que significa


antes de, y del sufijo supuesto, que significa hecho. Por lo tanto,
presupuesto literalmente significara antes de hecho

Un presupuesto es la estimacin programada, en forma sistemtica; de las


condiciones de operacin y de los resultados a obtener por una organizacin,
en un periodo determinado (Cristbal del Ro).
Un presupuesto es un mtodo sistemtico y formalizado para lograr las
responsabilidades directivas de planificacin, coordinacin y control (Glenn
Welsch).

Importancia de los presupuestos:

La existencia del presupuesto tiende a convertirse en un fin y no en un


medio que facilite la gestin administrativa. Ya que toda la empresa se
vuelca hacia la preparacin del presupuesto y se olvidan de las labores
primordiales. Ms grave an, es cuando la administracin se convierte en
un esclavo del presupuesto.
En cualquier tipo de empresa, la eficiencia y productividad de la
administracin se deben manifestar en las utilidades y en la creacin de
valor en el negocio; esto es posible en la medida que en la empresa se
reduzcan los inventarios, se creen nuevos negocios, se reduzcan los
desperdicios, haya una mayor rotacin de la cartera y se eliminen los
activos improductivos.
Lo anterior se puede lograr en la medida que se desarrolle un buen
proceso de planeacin y control, y uno de los recursos que se puede
disponer es el presupuesto, ya que solamente mediante su implantacin
en una empresa se puede pensar sobre una base slida en lograr:
Retornar a los socios un rendimiento que justifique el costo del capital
que est sometido a riesgo. Interrelacionar las funciones de venta,
produccin, compras y finanzas en procura de la consecucin de los
objetivos
Empresariales. Fijar polticas y estrategias para el cumplimiento de las
mismas y controlar que se cumplan.

Ventajas presupustales

Permite determinar si la empresa dispone de los recursos requeridos para


el desarrollo de las actividades planeadas, y en caso de no ser as,
permite visionar posibles alternativas para la consecucin de los mismos.
Suministra informacin financiera que permite adoptar las decisiones
que potencialmente lleven a la empresa a obtener mejores resultados.
Facilita la actividad de control que se debe desarrollar en la empresa.
Permite ejercer un mejor control de los estndares de materiales, mano
de obra y costos indirectos de fabricacin, debido a que estos sirven
como base para la elaboracin del presupuesto.
Permite ponderar el valor de las diferentes actividades que se desarrollan
en la empresa y que se relacionan con la actividad presupuestal.
Permite trabajar con costos promedios.
Permite tener claridad en cuanto a las metas sobre ingresos, costos y
gastos que debe cumplir cada departamento de la empresa.
Permite realizar una adecuada planeacin y control de los costos de
produccin y de los gastos operativos de la empresa.
Permite analizar las variaciones que se presenten entre los costos
presupuestados y los costos realmente incurridos en un determinado
periodo, con la finalidad de hacer los ajustes requeridos en el plan
presupuestal.
Desventajas presupustales:
Los presupuestos tienen un alto grado de subjetividad, debido a
que siempre se preparan de acuerdo con la visin que los
encargados de prepararlos tengan sobre las diferentes variables del
entorno que intervienen o que tienen injerencia en el mismo.
Su implantacin es costosa y requiere tiempo, por lo cual los
resultados que se deriven del mismo no son inmediatos.
Requiere del compromiso de todos los estamentos de la empresa
para que pueda funcionar, lo cual no siempre es posible.
Algunos administradores los ven como una camisa de fuerza y se
empean en cumplir las metas presupuestadas con exactitud; esta
inflexibilidad no les permite explorar nuevas alternativas
financieras u operacionales.

Los presupuestos y su relacin con las funciones administrativas

A) Planeacin: El presupuesto por si solo es un plan cuantitativo que


anticipa las acciones que deben desarrollarse, aunque los resultados que
se obtengan dependern de la calidad de la informacin histrica, tanto
financiera como estadstica, ya que a partir de estos resultados pasados
proyectar los resultados futuros. Es importante recalcar que las acciones
que se emprendan deben estar acordes con los objetivos corporativos.
B) Organizacin: Despus de haber establecido los objetivos generales de
la empresa, se deben formular los objetivos de cada rea funcional. Lo
anterior facilita determinar el desarrollo de las actividades para cada rea
y el alcance de los objetivos particulares. Adems permite un verdadero
engranaje entre todas las funciones, como consecuencia de la
interdependencia entre las diferentes reas de la compaa.
C) Coordinacin: Contribuye a lograr el equilibrio en la elaboracin de los
presupuestos, ya que para elaborar el presupuesto de un rea es necesario
tomar informacin de las otras reas, en virtud de la interdependencia.
D) Direccin: El presupuesto es una herramienta importante en la toma de
decisiones y cumplimiento de polticas y visionar las actividades de la
empresa.
E) Control: La accin controladora de los presupuestos es innegable, es el
mecanismo que permite comparar lo presupuestado con lo ejecutado, y
da pie al anlisis de las variaciones que se hayan presentado con la
finalidad de adoptar las medidas correctivas. El presupuesto permite
adoptar soluciones a tiempo, es decir antes que sean irreversibles para la
empresa.

Introduccin a la planeacin estratgica

La planeacin estratgica: ha sido considerada como uno de los


descubrimientos ms importantes de la Administracin de Empresas en
los ltimos aos.
Aos atrs la planeacin estratgica no era tan necesaria como lo es
actualmente, dado que los cambios que le plantea el entorno a las
empresas es tan rpido, que estas no tienen tiempo de adaptarse a un
cambio cuando nuevamente se deben implantar cambios en la
organizacin.
La investigacin y el desarrollo son el pilar de la planeacin estratgica y
aseguran el futuro de la organizacin, orientndola hacia unas metas
preestablecidas, es decir, planeadas.

La Planeacin Estratgica es un proceso para fijar estrategias generales


de accin que permitan alcanzar en el futuro las metas y objetivos que
una organizacin se fija en el presente.

Ventajas planeacin estratgica


Mejora el funcionamiento de la organizacin debido a que la gua
ms directamente al cumplimiento de su misin.
Permite preparar a la organizacin para que enfrente con xito un
entorno cambiante y con menos costos futuros.
Permite a los administradores reconocer las oportunidades seguras
y riesgosas, y por consiguiente reduce los mrgenes de error.
Un proceso de planeacin debe tener las siguientes caractersticas:
Sencillo
Adaptable a todas las reas
Estandarizado
Comprensible
Adaptable para el corto, mediano y largo plazo
Cuantificado
Adaptable a las dimensiones estratgicas y operativas.

Propsitos de la planeacin

Planeacin de la misin: Define cuales valores morales, ticos y econmicos


pretende alcanzar la organizacin, que filosofa seguir y cual representa el
ltimo y ms alto objetivo de la misma con relacin a sus mercados y
productos.

Planeacin de objetivos materiales: Se refiere al tipo de bienes y servicios


que se quieren producir, as como los volmenes que se desean alcanzar.

Planeacin de objetivos formales: Hace relacin al equilibrio entre los


insumos y los resultados, es decir, si la empresa planea alcanzar mayores
utilidades o si solamente desea cubrir sus costos.

Planeacin de la estructura: Para asegurar los objetivos anteriores, la


planeacin debe proponer una estructura adecuada: Dnde va a producir, con
qu recursos y con qu estructura tecnolgica?

Planeacin del proceso fsico: Debe definirse el proceso material/fsico. Esto


se refiere a la coordinacin existente entre el aprovisionamiento de los
suministros, la transformacin y venta de los bienes y servicios, para asegurar
el financiamiento de los procesos.
Componentes del proceso de planeacin estratgica

MISIN

ANLISIS ANLISIS DEL DISEO ANLISIS


Y EXPECTATIVAS
EXTERNO INTERNO

AGENDA ESTRATEGICA
OBJETIVOS Y PROGRAMAS
DE ACCION AMPLIOS

PLANES DE EJECUCIN

CONTROL DE LA
EJECUCIN
Componentes del proceso de planeacin estratgica

Misin: Es la imagen actual que enfoca los esfuerzos que realiza la


organizacin para conseguir los propsitos fundamentales, indica de manera
concreta donde radica el xito de la empresa.

Anlisis del desempeo y expectativas: Es el medio por el cual la empresa


realiza un reconocimiento de su realidad interna, y comprende un anlisis del
desempeo de la misma en los ltimos aos en todas sus reas, ventas,
produccin, finanzas, etc.

Anlisis Externo: Es la identificacin de los grupos estratgicos y el anlisis


de la competencia, la imagen de los productos y servicios de la empresa frente
a los competidores. Se analizan las oportunidades y amenazas de la
organizacin.

Anlisis Interno: Consiste en el anlisis de la cadena de valor de la empresa


en comparacin con la de la competencia ms relevante. Se identifican
Fortalezas y debilidades.

La agenda estratgica: Comprende la formulacin de los planes de accin y


los objetivos que respondan a las oportunidades, amenazas, fortalezas y
debilidades identificadas en la empresa.

Planes de Ejecucin: Hace referencia a la asignacin de responsabilidades por


la elaboracin detallada de los proyectos estratgicos.

Control de la Ejecucin: Comprende las actividades de seguimiento del plan


estratgico, las correcciones a la ejecucin, los ajustes a los planes de accin y
administracin por consecuencias.

Clasificacin de los presupuestos

Los presupuestos pueden clasificarse desde diferentes puntos de vista; el orden


de prioridades que se les de pender de las necesidades de los usuarios de los
mismos:

Presupuestos segn la flexibilidad.


Presupuestos segn el periodo que cubran.
Presupuestos Operativos.
Presupuestos Financieros,
Presupuestos del Sector Publico.
Presupuestos del Sector Privado.

Clasificacin de los presupuestos


PRESUPUESTOS RGIDOS, ESTTICOS O FIJOS
Estos presupuestos por lo general se hacen para un nivel nico de
actividad. Este tipo de presupuesto no permite realizar ajustes de acuerdo
con las variaciones que se hayan presupuestados. Prcticamente al
utilizarlos se est realizando un control por anticipado, desconociendo el
entorno en que se mueve la empresa.

PRESUPUESTOS SEGN FLEXIBILIDAD

PRESUPUESTOS FLEXIBLES O VARIABLES


Se elaboran para diferentes niveles de actividad y son fcilmente
adaptables a las condiciones econmicas que se presenten. Permiten
mostrar los ingresos costos y gastos acordes con el volumen de actividad
de la Empresa.

Reduzca el tiempo del ciclo de elaboracin de presupuestos


Minimice el esfuerzo para la elaboracin de presupuestos
Mejore la asertividad del presupuesto.
Mida el impacto financiero de cambios en el presupuesto en
tiempo real.
Agilice y facilite en la organizacin el proceso de elaboracin y
aprobacin de presupuestos.
PRESUPUESTOS CORTO PLAZO
Son los que abarcan las operaciones de la empresa por un periodo de un
ao o menos.

PRESUPUESTOS SEGN EL PERIODO QUE CUBREN

PRESUPUESTOS A LARGO PLAZO


Por lo general cubren periodos entre dos a cinco aos. Serecurren a este
tipo de presupuestos cuando se planean proyectos de inversin para
actualizacin de la tecnologa ampliacin de la capacidad instalada,
expansin de mercados.

CLASIFICACION DE LOS PRESUPUESTOS

Presupuesto de Ventas

Presupuesto de produccin
PRESUPUESTOS
OPERATIVOS

Presupuesto de materiales

Presupuesto de mano de obra

Presupuesto de CIF (costos indirectos de fabricacin)

Presupuesto de gastos
Presupuestos de caja

PRESUPUESTOS FINANCIEROS
Se construyen a partir de los ingresos pronosticados por concepto
de ventas al contado, recaudo de ventas acredito y otros valores
de fcil realizacin. Consolida las Entradas y salidas de fondos
monetarios.
Presupuestos de erogaciones capitalizables
Controla las inversiones capitalizables relacionadas con activos
Fijos. Este presupuesto debe relacionar las inversiones destinadas
a adquisicin de planta y equipo, e igualmente esde gran utilidad
al evaluar las diferentes alternativas de inversin y el
requerimiento y disponibilidad de fondos monetarios en el
tiempo.

Presupuestos del Sector Publico: Son los que preparan las entidades del
Estado para cuantificar los recursos necesarios para el desarrollo normal de sus
actividades. Estos presupuestos deben incluir los salarios de los funcionarios
del sector pblico, la inversin, la amortizacin de la deuda pblica, gastos de
funcionamiento y los desembolsos relacionados con obras de beneficio social.

Presupuestos del sector privado: Son los que utilizan las empresas
particulares para el planeamiento de todas las actividades de la empresa.

Etapas en la elaboracin del presupuesto:

Para elaborar un presupuesto consistente con los objetivos de la empresa es


conveniente seguir las siguientes etapas en la elaboracin del plan
presupuestal:

Preiniciacin: (diagnsticos interno y externo, objetivos, estrategias y


polticas)

Elaboracin del presupuesto


Ejecucin
Control
Evaluacin.