PANDUAN MENJALIN KOMUNIKASI DENGAN MASYARAKAT

I. PENGERTIAN
Komunikasi dengan masyarakat adalah komunikasi timbal balik
yang dilakukan oleh puskesmas dengan masyarakat baik untuk
menyampaikan informasi kepada masyarakat maupun untuk
mendapatkan umpan balik ataupun keluhan dari masyarakat.

II. RUANG LINGKUP

Ruang lingkup komunikasi dengan masyarakat:
a. Penyampaian informasi tentang visi, misi, tupoksi, dan
kegiatan puskesmas, dan informasi lain yang dibutuhkan baik
secara lisan maupun tertulis.
b. Menerima informasi dari masyarakat untuk memperoleh
umpan balik maupun keluhan baik secara lisan maupun tertulis
c. Penyampaian tindak lanjut terhadap keluhan yang
disampaikan oleh masyarakat.

III. TATA LAKSANA

a. Penyampaian informasi kepada masyarakat secara
tertulis dilakukan dengan cara penyampaian melalui
1. Papan pengumuman
a) Kepala puskesmas bersama penanggungjawab
pelayanan menentukan informasi yang harus
disampaikan lewat papan pengumuman.
b) Petugas menuliskan informasi yang harus
disampaikan pada papan pengumuman.
c) Petugas memasang papan pengumuman pada
tempat yang telah ditentukan.
2. Leaflet/Brosur
a) Kepala puskesmas bersama penanggung jawab
menetapkan informasi apasaja yang perlu
dicantumkan dalam leaflet/brosur.
b) Petugas merancang leaflet/brosur.
c) Kepala puskesmas menyetujui leaflet/brosur.
d) Petugas melakukan order pencetakan
leaflet/brosur.
e) Petugas mendistribusikan leaflet/brosur ke
pendaftaran, ruang tunggu dan lintas sektor.
3. Poster
a) Kepala puskesmas bersama penanggung jawab
menetapkan informasi apasaja yang perlu
dicantumkan dalam .
b) Petugas merancang leaflet/brosur.
c) Kepala puskesmas menyetujui leaflet/brosur.
 d) Petugas melakukan order pencetakan
leaflet/bosur.
e) Petugas mendistribusikan leaflet/brosur ke
pendaftaran, ruang tunggu dan lintas sektor.
4. Standing banner
a) Kepala puskesmas bersama penanggung jawab
menetapkan informasi apasaja yang perlu
dicantumkan dalam standing banner.
b) Petugas merancang standing banner.
c) Kepala puskesmas menyetujui standing banner.
d) Petugas melakukan order pencetakan standing
banner.
e) Petugas memasang standing banner di tempat
yang sudah ditentukan.
b. Penyampaian informasi kepada masyarakat secara lisan
dilakukan dengan tatap muka melalui :
1. Penyuluhan
a) Petugas promosi kesehatan membuat
kesepakatan jadwal kegiatan dengan sasaran
penyuluhan.
b) Petugas promosi kesehatan menentukan materi
yang akan disampaikan.
c) Petugas promosi kesehatan memastikan jadual
kegiatan, bila terjadi perubahan maka dilakukan
kesepakatan ulang.
d) Petugas promosi kesehatan memberikan
penyuluhan kesehatan.
e) Petugas promosi kesehatan menyusun laporan.
2. Pertemuan
3. Lokakarya mini tiga bulanan
a) Petugas melakukan koordinasi, komunikasi dan
meminta camat untuk dapat memimpin lokakarya mini
tiga bulanan
b) Petugas menyampaikan informasi kepada semua
sektor yang terkait.
c) Petugas membuat materi yang akan digunakan
dalam lokakarya mini dalam bentuk yang mudah
dipahami
d) Petugas membuat surat undangan lokakarya mini
untuk ditandatangani oleh Camat.
e) Petugas membagikan surat undangan kepada
semua sektor yang terkait.
f) Petugas menjadi pemateri saat lokakarya mini tiga
bulanan.
g) Petugas melaksanakan lokakarya mini sesuai
jadwal.
h) Petugas membuat notulen lokakarya mini ti bulanan.
 i) Petugas melaporkan hasil lokakarya kepada Kepala
Puskesmas.
j) Kepala Puskesmas bersama Tim manajemen mutu
membuat rencana tindak lanjut dan tindak lanjut dari
hasil lokakarya mini.
c. Menerima informasi dari masyarakat (umpan balik)
dilakukan cara
1. Kotak saran
a) Petugas membuka kotak saran seminggu sekali
(setiap hari sabtu)
b) Petugas mencatat isi dari kotak saran yang
disertai identitas dan nomer telepon
c) Petugas merekap isi dari kotak saran
d) Petugas melakukan konfirmasi dengan penulis
kotak saran.
e) Petugas melaporkan kepada kepala puskesmas
f) Kepala puskesmas mengadakan rapat koordinasi
untuk membahas isi dari kotak saran (umpan balik)
g) Petugas mencatat tanggapan terhadap umpan
balik
h) Petugas menghubungi penulis kotak saran untuk
memberikan tanggapan.
2. SMS
a) Petugas menerima sms umpan balik
b) Petugas mencatat isi umpan balik
c) Petugas merekap isi umpan balik
d) Petugas melaporkan kepada kepala puskesmas
e) Kepala puskesmas mengadakan rapat koordinasi
untuk membahas umpan balik
f) Petugas mencatat tanggapan terhadap umpan
balik
g) Petugas menghubungi pengirim sms
menyampaikan bahwa masalah sudah diselesaikan
oleh puskesmas
3. Survey
a) Petugas menyusun instrumen survey
b) Kepala puskesmas menyetujui instrumen
c) Petugas melakukan survey
d) Petugas mengumpulkan hasil survey
e) Petugas mengolah data hasil survey
f) Petugas menganalisa hasil survey
g) Petugas menyampaikan hasil analisa survey
kepada kepala puskesmas
h) Kepala puskesmas mengadakan rapat koordinasi
untuk membahas hasil survey dan rencana tindak
lanjutnya
i) Petugas mencatat hasil rapat
j) Petugas menyampaikan hasil survey di papan
pengumuman
TANDA ARAH YANG JELAS (SOP)

IV. DOKUMENTASI:
Tata laksana dalam menjalin komunikasi dengan masyarakat diatur
dalam SOP.
Hasil-hasil komunikasi dengan masyarakat didokumentasikan
dalam notulen dan instrumen survey.