PENGENDALIAN DOKUMEN DAN

REKAMAN

No Dokumen :
No Revisi : Kepala Puskesmas
Tanggal Terbit :
SOP
Puskesmas Rawat Halaman :
Inap Tumbang dr. Ria Fransiska Harianja
Lahung Nip. 19750917200903 2 002
1. Pengertian Dokumen yang dimaksud dalam prosedur ini adalah semua dokumen yang terkait
dengan sistem manajemen mutu yang digunakan sebagai acuan dalam kegiatan
pengendalian mutu.
1. Pengendalian Dokumen
Adalah kegiatan pengelolaan dan pengendalian dokumen-dokumen sistem
manajemen mutu yang mencakup pembuatan, distribusi, penggunaan, perubahan
dengan mengikuti ketentuan/metode yang diatur dalam prosedur ini.
2. Dokumen Dikendalikan
Dokumen dengan status DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen acuan kerja
tersebut di-up-date/diperbarui secara berkala sesuai perubahan-perubahan yang
terjadi selama pemakaiannya.
3. Dokumen Tidak Dikendalikan
Dokumen dengan status TIDAK DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen tersebut
sejak diterbitkan tidak di-up-date/diperbarui dan karenanya tidak diperuntukan
sebagai acuan kerja.
4. Dokumen Tidak Berlaku
Dokumen dengan status KADALUARSA artinya adalah bahwa dokumen tersebut
sudah tidak berlaku lagi dan selanjutnya diperlakukan sebagai arsip.
5. Pedoman Mutu
Manual Mutu adalah dokumen sistem manajemen mutu yang memuat ketentuan-
ketentuan / persyaratan-persyaratan / kebijakan-kebijakan yang digunakan
sebagai acuan umum dalam menjalankan semua kegiatan operasional organisasi.
6. Prosedur Kerja
Prosedur Kerja adalah dokumen sistem manajemen mutu yang
mengatur/mengkoordinasikan kegiatan/proses secara lintas fungsi agar dicapai
sasaran dan persyaratan yang telah ditetapkan
7. Program Pendukung
Program pendukung termasuk dokumen sistem mutu dalam bentuk jadwal
kegiatan yang memuat rencana aktivitas untuk mendukung pelaksanaan sistem
manajemen mutu.
2. Tujuan Prosedur Pengendalian Dokumen ini dibuat untuk memastikan semua dokumen yang
 terkait dengan Sistem Manajemen Mutu ISO-9001:2008 dapat dikelola dan
dikendalikan secara efektif sehingga memenuhi persyaratan standard Internasional
ISO-9001:2008 .

3. Kebijakan SK Kepala Puskesmas No : Tentang Pengendalian Dokumen dan

Rekaman
4. Referensi www.scribd.com diakses hari jumat tanggal 29 Juli tahun 2017 Jam 11.30 wib.
5. Alat dan Bahan ATK, Formulir
6. Prosedur / Langkah-langkah Bagan Alir
1. MENETAPKAN JENIS DOKUMEN DAN
Menetapkan Membuat
REKAMAN
Jenis Dokumen Dokumen
Kepala Puskesmas / MR / Pemegang Program /
Koordinator Unit / Menetapkan jenis dokumen
dan rekaman terkendali, meliputi : Manual
Memberikan Mengesahkan
Mutu, Prosedur Kerja / SOP dan Formulir Identitas isi dokumen

2. MEMBUAT DOKUMEN DAN REKAMAN

MR / Wakil Manajemen menetapkan Memberikan Menerbitkan &
sistematika pembuatan dokumen sebagai Penomoran Mendistribusi
berikut :
Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja terdiri dari :
Pengertian, Tujuan, Kebijakan, Prosedur, Menerbitkan Merevisi
Diagram Alir (jika diperlukan), Unit Terkait, Ulang Dokumen

Referensi, Dokumen terkait, Catatan revisi/

Perubahan
Melakukan Melakukan
Penarikan & Peninjauan
3. MENGESAHAN ISI DOKUMEN & REKAMAN Pemusnahan Ulang
Setiap dokumen terkendali harus mendapat
bukti persetujuan dan pengesahan dari Kepala
Puskesmas
Melakukan
Pengendalian
4. MEMBERIKAN IDENTITAS DOKUMEN Dokumen
Setiap dokumen terkendali memiliki bagian eksternal
header yang merupakan identitas dokumen
yang berisi : Judul dokumen, Nomor kode
dokumen, Terbitan ( dua digit ), Revisi ( dua
digit ), Tanggal mulai berlaku, Halaman,
Penanggungjawab ( disiapkan, diperiksa,
disahkan )

5. MEMBERI PENOMORAN DOKUMEN

Setelah disahkan, sekretariat ISO memberi
 nomor dokumen yang terdiri dari 4 bagian:
a. Penomoran Manual mutu, prosedur kerja
dan instruksi kerja
Bagian I menunjukkan jenis dokumen
MM untuk manual mutu
PK untuk prosedur kerja
FORM untuk Formulir yang digunakan

Bagian II
menunjukkan unit yang membuat
dokumen menunjukkan nomor urut
penerbitan dokumen, dengan 3 digit
menunjukkan tahun penerbitan dengan 2
digit
Contoh penomoran dokumen: PK/
BPG/001/ 15
Artinya :
PK: Jenis dokumen Prosedur Kerja
BPG: BP Gigi
001 nomor urut dokumen
15 tahun 2015
b. Penomoran formulir
Contoh : FORM /BPG/ 001/ 15
Form menunjukkan jenis dokumen dan
rekaman Artinya : Jenis dokumen
Formulir
BPG : BP Gigi
001 nomor urut dokumen
15 tahun 2015

6. MENERBITKAN DAN MENDISTRIBUSI

DOKUMEN DAN REKAMAN
a. Suatu dokumen dapat diterbitkan bila
sudah mendapat persetujuan dan
pengesahan dari Kepala Puskesmas
b. Dokumen diperbanyak dan didistribusikan
oleh Sekretariat ISO dan MR kepada
semua pihak yang berkepentingan dengan
mengisi Formulir Bukti Penerimaan
Dokumen.
c. Sekretariat bertanggung jawab menyimpan
dokumen sah memelihara Daftar Induk
 Prosedur Kerja, Instruksi Kerja dan
Formulir yang ada pada Bagian,Sub Bag,
Bidang atau Seksi
d. Untuk menunjukkan Salinan dokumen
tersebut terkendali diberi cap
TERKENDALI dengan persetujuan MR.

7. MEREVISI DOKUMEN DAN REKAMAN

Suatu dokumen dapat direvisi dengan tata
cara:
a. Pemohon revisi mengisi formulir usulan
revisi kepada Kepala Puskesmas
b. Permintaan revisi disetujui pejabat yang
berwenang
c. Revisi dicatat dalam rekaman historis
perubahan pada tiap dokumen

8. MENERBITKAN ULANG DOKUMEN DAN

REKAMAN
Suatu dokumen dapat diterbitkan ulang jika:
a. Terjadi perubahan sistem mutu
b. Ada perubahan struktur organisasi yang
mempengaruhi isi dokumen
c. Instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan
urutan pelaksanaan tugas
d. Bila terjadi penerbitan ulang, dokumen
lama ditarik

9. MELAKUKAN PENARIKAN DAN PEMUSNAHAN

DOKUMEN DAN REKAMAN
a. MR menarik salinan dokumen dan rekaman
yang sudah tidak berlaku dari peredaran
dengan menggunakan formulir bukti
penarikan dokumen
b. Salinan dokumen dan rekaman yang sudah
ditarik, dimusnahkan dengan cara dibakar
dan dicatat dalam formulir berita acara
pemusnahan dokumen
c. Dokumen dan rekaman asli dari dokumen
yang sudah ditarik diberi cap TAK
TERKENDALI , dan disimpan MR sebagai
arsip
 d. Formulir berita acara pemusnahan
dokumen disimpan oleh MR.

10. MELAKUKAN PENINJAUAN ULANG DOKUMEN

Setiap dokumen ditinjau ulang setiap satu
tahun sekali

11. MELAKUKAN PENGENDALIAN DOKUMEN

EKSTERNAL

Koordinator Unit/Pemegang program

mengidentifikasi dan mengendalikan distribusi
dokumen eksternal dengan formulir daftar
dokumen eksternal. Bila suatu dokumen
eksternal sudah tidak digunakan, MR menarik
dokumen eksternal tersebut dan dicatat dalam
formulir daftar dokumen eksternal

7. Hal-hal yang Catatan Revisi perubahan, Bukti Penerimaan dokumen, Usulan revisi, Bukti penarikan
perlu dokumen, Berita acara pemusnahan dokumen
diperhatikan
8. Unit Terkait
9. Dokumen Terkait Formulir Bukti Penerimaan dokumen
Formulir Daftar Induk Dokumen
Formulir Daftar Induk Formulir
Formulir Usulan Revisi
Formulir Bukti Penarikan Dokumen
Formulir Berita Acara Pemusnahan Dokumen
Formulir Daftar induk dokumen eksternal