Copia No Controlada Instructivo de Configuración Maestro de Artículos

COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
INSTRUCTIVO DE CONFIGURACIN MAESTRO DE
VIGENTE 2016- ARTCULOS
DESDE: 01-28
VP F&A-DIRECCIN DE Gestin de
VERSIN: 4 Productividad
PRODUCTIVIDAD Maestros
NDICE
1 Objetivo
2 Alcance
3 Instrucciones
4 Documentos Relacionados
5 Anexos
6 Definicin de Trminos
CONTENIDO
1 Objetivo
Definir las actividades o pasos de configuracin secuenciales que se requieren en el

Maestro de Artculos, con el fin de asegurar su correcta funcionalidad y disponibilidad
en los procesos transaccionales de los sistemas de informacin involucrados en la
organizacin que utilizan este maestro.
2 Alcance
Este Instructivo comprende desde la identificacin de las variables/campos de

configuracin del maestro de Artculos, el entendimiento de la secuencia lgica hasta el
proceso detallado de la configuracin que se debe seguir en este maestro.
3 Instrucciones
3.1 Generales:
En este instructivo se encuentra la informacin detallada para crear, actualizar o
inactivar los diferentes tipos de productos requeridos por las reas solicitantes.
Es importante tener en cuenta la informacin que se detalla a continuacin, previo al
proceso de configuracin en el Sistema:
El documento de configuracin se encuentra estructurado segn los tipos de

Artculos que se pueden configurar con este Maestro:
ARTICULOS TIPO COMERCIAL

A. Productos Terminados
TODOS LOS DERECHOS RESERVADOS. Este documento es propiedad de la Sociedad Alpina Corporativo
S.A, Alpina Productos Alimenticios S.A. y/o sus subordinadas. Est prohibido divulgar esta informacin
a personas externas, reproducir total o parcialmente este documento y usarlo para propsitos ajenos o
diferentes a los que establezca la Sociedad Alpina Corporativo S.A, Alpina Productos Alimenticios S.A.
y/o sus subordinadas.
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B. Productos Tipo Exportacin

C. Productos Tipo Multiempaques de Lnea
D. Productos Tipo Promocin, Multiempaques y accesorios
E. Productos tipo Cabaa
ARTICULOS TIPO MANUFACTURA
F. Productos Tipo Ensayos
G. Productos Tipo Procesos
H. Productos Tipo MIX (Microingredientes)
I. Productos Tipo Cultivos
J. Productos Tipo Lavados
K. Productos Tipo Semiterminados
ARTICULOS TIPO COMPRAS
L. Productos Tipo Material De Empaque
M. Productos Tipo Materias Primas
N. Productos Tipo Insumos Industriales
a) Habilitar Artculos Como Facturables
ARTICULOS TIPO MANTENIMIENTO
O. Productos Tipo Repuestos
P. Productos Tipo Actividad De Activo (AA)
Q. Productos Tipo Procesamiento Externo (OP)
R. Productos Tipo Artculo Externo Automotriz (OP)
S. Productos Tipo Reacondicionables
T. Productos Tipo Grupo De Activos
ARTICULOS CATALOGADOS, DOTACIONES, MISCELANEOS Y VETERINARIOS
U. Productos Tipo Catalogados
V. Productos Tipo Dotaciones
W. Productos Tipo Miscelneos
X. Productos Tipo Veterinarios
ARTICULOS TIPO FINANCIEROS
Y. Productos Tipo Notas por Valor.
INFORMACIN DE PLANEACIN
Master File Recibe la solicitud por medio de un Caso en la respectiva

Herramienta, con el Formato correspondiente para cada caso:
o Productos Terminados, Multiempaques de lnea, Productos Tipo Cabaa,
Promocin, Accesorios Cdigo 39-R007
o Productos Tipo exportacin 39-R019
o Productos Tipo EAM, Catalogados y Dotaciones, Miscelneos,
Veterinarios y Vehculos 39-R010
o Productos tipo notas de valor 39-R022
o Productos Tipo manufactura y compras (materia prima, material de
empaque e insumos de higiene) 39-R009
ARTICULOS TIPO COMERCIAL

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A. CONFIGURACIN PRODUCTOS TERMINADOS:

PASO 1.Ingresar a la Aplicacin Oracle y ubicarse en la pantalla de la Maestra de
Artculos. La ruta es ALP: ALP_CO_10_AAA_MASTER_FILE/ Artculos/Principal de
Artculos.
Pantalla 1. Pgina Inicial de Oracle
1.1. Ingresar a la organizacin ALP_MAESTRA ALPINA
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Pantalla 2. Pgina Inicial de Oracle
Pantalla 3. Maestra de Artculos
PASO 2. Para crear el producto terminado, se debe primero asignar un cdigo, por lo
cual se debe ingresar a:
Matriz_Asignacion_Codigos_Linea_Multiempaques_Promociones, que se encuentra en
la ruta: K:\Administracin de Maestros\3. Productos y Servicios\3.1. Artculos\03
Matriz Check_Asignaciones, en donde al lado del cdigo que se va a asignar, se ingresa
la informacin del artculo que el cliente envo en el formato de solicitud.
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Pantalla 4. Matriz de Asignacin Artculos
Notas:
*La descripcin no deber exceder los 24 caracteres, para que la aplicacin de Captura
Electrnica no tenga inconvenientes en la visualizacin del artculo.
* En la principal de artculos de Oracle, siempre verificar que el cdigo que se asign
en la matriz no se encuentre creado.
* Para productos de peso variable (como quesos cuya unidad de medida es kilo o libra,
adicionalmente a la asignacin del cdigo de 4 o 5 dgitos, en el mismo archivo, en la
hoja llamada Asig_Cod_PesoVariable, en una de las filas disponibles, se registra el
cdigo interno de 4 o 5 dgitos, para asignarle adicionalmente un cdigo de dos dgitos
para poder calcular el cdigo de barras as:
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Pantalla. Asignacin de cdigo de dos dgitos para asignacin de cdigo de barras para
productos de peso variable
Con la informacin de la primera columna donde hay dos dgitos, se calcula el dgito de
verificacin del cdigo de barras, para esto ir a la pgina:
http://www.gs1co.org/Serviciosysoluciones/C%C3%A1lculodeld%C3%ADgitodecontrol.
aspx e ingresar los primeros 12 dgitos del cdigo de barras: 29534XX00000, donde:
29534 corresponde al prefijo de peso variable para Alpina
XX son los dos dgitos que se asignaron en la hoja Asig_Cod_PesoVariable
00000 nmeros que van fijos dentro del cdigo de barras
Con estos 12 dgitos la pgina calcula el dgito de verificacin:
PASO 3. La Asignacin del Cdigo de Barras (EAN 13) se hace, en la misma matriz de
asignacin del cdigo anterior, para esto, ubicarse en la hoja del pas donde el cliente
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confirm se comercializar el producto (Colombia y Ecuador comparten la misma

pgina). En los espacios en blanco, ingresar los dgitos del cdigo asignado (Ej. 2167)
Pantalla 5. Asignacin Cdigo de Barras
Nota: Tener en cuenta la nota para asignacin de cdigo de barras para artculos de
peso variable que se dio en el paso anterior.
PASO 4. Con el formato que enva el cliente, se diligencia la plantilla de cargue (se
diligencian los espacios que se encuentran en color amarillo):
K:\Administracin de Maestros\3. Productos y Servicios\3.1. Artculos\02 Plantillas de
Cargue\Plantillas\ Ao en curso \Creaciones
4.1. Se hace una hoja para la organizacin maestra ALP y las organizaciones donde se
va a asociar.
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La informacin que se carga en la plantilla, tener en cuenta la siguiente informacin:

UDM (Columna S de la plantilla): Es una variable que no permite ser modificada una
vez se d la opcin de Guardar. Validar formato vs cargue.
Embalaje (Columna J de la plantilla): No olvidar el tipo de embalaje (Ej.: Cubeta,
Caja, segn se solicite en formato).
Descripcin (Columna D de la plantilla):
o Para los PT de VEN la descripcin del artculo deber siempre ir en Minsculas en las
organizaciones CDNS y CDRS
o Para los dems pases la descripcin va en maysculas. Para Colombia es
indispensable que la descripcin no exceda de 30 caracteres para que la aplicacin de
captura electrnica los pueda visualizar correctamente. Nota: La descripcin deber
seguir los lineamientos establecidos por la compaa.
Flexfield Globalizado (Columnas V, W, X de la plantilla): Identifica el impuesto del
producto. Slo aplica para las organizaciones de Colombia. Para las organizaciones de
los dems pases, se debe diligenciar esta informacin as no lo utilicen, ya que es un
flexfield clave obligatorio en la configuracin.
o IMPORTANTE: Lo siguiente es necesario para configurar el flexfield globalizado:
Productos como jugos, algunos lcteos como el yogurt, arequipe, etcse configuran
con el 16%.
Productos como las leches son EXENTOS de IVA, por ello levan 0%.
Quesos frescos son exentos de IVA.
Quesos maduros si llevan 16% de IVA.
Todos los Alpinitos son exentos de IVA, menos los Bebibles.
Cdigo de Impuesto (Columna CW de la plantilla): Solo se diligencia para las
organizaciones transacciones de Ecuador y Venezuela.
Vencimiento Lote (Columnas Z, AA, AB, AG): Los das de permanencia en Estante
van para las organizaciones de validacin: ALP, COL, ECU, VEN, USA, ZN0, ZN1, para
las organizaciones de Plantas y organizaciones de Costos. Esta informacin debe
quedar como Definido para Usuario para las organizaciones CDNS y CDRS. El campo
Das de Retencin es el nico que siempre deber ir 0.
Campos de Control Localizador; Check de Restringir Subinv; Check de Restringir
Localiza (columnas AJ, AK, AL,AM), se diligencian as segn el tiempo de organizacin:
o Prespecificado y Si en los checks slo para los CDNS, 102,105 y 111 y para todos
los CDRS
o Prespecificado y Sin los checks marcados para las organizaciones 115, 121, 125
o Sin Control y Sin los checks marcados en la organizacin 101 en la maestra ALP.
Atributos Fsicos:
o Peso (Columna AV de la plantilla):
En la organizacin maestra ALP va el Peso Neto
En las organizaciones transaccionales (plantas, CDNs y CDRS), va el Peso Bruto
Operativo.
En las organizaciones de validacin (COL, ECU, USA, VEN): va el Peso del Embalaje.
En las organizaciones de costo y en la ZN0 y ZN1 (organizaciones no
transaccionales), no se requiere poner informacin del peso.
o Peso Variable: Cuando se configure un queso de peso variable (es decir que su
Unidad de Medida (UDM) sea LB KG se debe quitar el Check de OM Indivisible para
las organizaciones de CDRS y CDNS.
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o Volumen (Columna AX del formato): El volumen operativo va en las organizaciones

transaccionales (CDNS y CDRS)
o Dimensiones (Columnas AZ, BA, BB): Poner la informacin de Largo, Alto, Ancho.
INVENTARIO: Vencimiento Lote : Control (Columna Y de la plantilla)

Multiempaques de Lnea en las organizaciones 101- 102 Cendis Sopo y CDRs de
Colombia
Producto Terminado y Multiempaques de Lnea en las organizaciones de Estados
Unidos,
o El campo Control de Lote debe ir como Definido por Usuario. Cuando se realiza el
cargue del artculo, la informacin para este campo para los tipos de artculo
mencionados queda por defecto como Das de Permanencia en Estante.
B. Artculos de Exportaciones:
o Slo se asignan a todas las organizaciones de CDNS y no a los CDRS
o El tipo de Artculo en todas las organizaciones donde se asocia es Exportacin.
o Informacin de planeacin (Columna BE y BF): En la columna BE poner la
informacin de planeador y en la columna BF, poner la informacin de Hacer (en las
organizaciones donde se va a fabricar el producto) y Comprar en las dems
organizaciones.
o Nota: En la plantilla los artculos que se exportan y cuya descripcin de ser en ingles
se desde registrar en la (Columna E). La descripcin la podr validar en el Manual de
Marcas.
Nota: aparte de las organizaciones transaccionales, se debe asociar a las
organizaciones de validacin (Ej.: COL; ECU; VEN; USA) para que el producto sea
visible en el pas donde se vaya a comercializar y las organizaciones de costos
correspondientes para los artculos puedan ser costeables.
Una vez diligenciada la plantilla (tomando como base los lineamientos anteriores y la
informacin suministrada en el formato), la hoja de Excel en la que se diligencio para
la organizacin ALP y la que se diligenci con la informacin que debe ir para las
organizaciones (de validacin, costos y transaccionales), se copia en un archivo nuevo,
y se guarda con extensin .csv:
Dar click en guardar. Nota: El archivo debe quedar en la ruta K:\Administracin de
Maestros\3.Productos y Servicios\3.1. Artculos\02 Plantillas de Cargue\Cargues
(dentro del ao y mes correspondiente). Si al guardar o cerrar el archivo sale un
mensaje de incompatibilidad, dar click en SI.
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Nota: Es importante que el archivo de cargue quede cerrado.
4.2. Para iniciar el cargue, ir a Filezilla (es una aplicacin que permite hacer cargue de
archivos a Oracle)
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En Conexin, escoger Seguro, y en tipo de transferencia, escoger ASCII.
4.3. Al lado izquierdo, buscar el archivo que se va a cargar.

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Al lado derecho, buscar la ruta de Oracle donde se va a cargar el archivo

(/PAPA3I/Master/Artculos).
Con esto, se sealan los archivos del lado izquierdo, y se halan al lado derecho. Se
verifica por fecha, que al lado derecho queden los archivos que se van a cargar.
Ingresar a Oracle, a la responsabilidad: ALP_CO_AAA_MASTER_FILE
En esta, ejecutar el concurrente XXALP Creacin - Actualizacin de Artculos y
Categoras INV
El concurrente se ejecuta de la siguiente forma:
4.4. Click en Ejecutar una nueva solicitud:
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4.5. Seleccionar solicitud nica, y click en Aceptar:
4.6. Este concurrente se ejecuta con los siguientes parmetros:

Validacin de los parmetros a Configurar
4.7. Aceptar y Ejecutar. Cuando termine, la ejecucin, la segunda vez los parmetros
son:
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4.8. Cuando terminen los concurrentes, hacer click en Visualizar Output, para
confirmar los datos precargados en Oracle:
Nota:
Para Artculos de peso variable (Ej., Quesos cuyo peso es en kilos o libras), una vez
cargado el artculo, se debe buscar en la maestra de artculos, ir al tab (pestaa) de
Atributos Fsicos y se debe verificar que NO este marcardo el Check de OM Indivisible:
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Este paso se debe repetir a nivel de organizaciones a las cuales se encuentre asociado
el artculo.
PASO 5. CARGAR CATEGORAS (Costos, Contable, Planeacin, Impuestos):
5.1. Ir a la carpeta compartida de Administracin de Maestros en la ruta:

K:\Administracin de Maestros\3. Productos y Servicios\3.1. Artculos\02 Plantillas de
Cargue\Plantillas\ Ao en curso \Creaciones. Abrir el archivo Plantilla CATEGORIAS
Def.xlsx, En el archivo ir a la Hoja correspondiente a Productos Terminados las
categoras que se cargan para productos terminados son:
Categora Contable Hoja (PT_ML_Cab_Acce_Exp 090415 para todos los pases): En
el archivo, tomar una hoja existente que ya tenga informacin de esta categora y
copiarla en una hoja nueva dentro del mismo archivo, la informacin que se debe
diligenciar es la que est en las columnas resaltadas en Amarillo:
o Artculo (Columna A de la plantilla): Se debe poner el cdigo del artculo creado, este
se registra tantas veces como organizaciones se hayan puesto en la columna B del
archivo
o Organizacin (Columna B de la plantilla): se debe poner las organizaciones en las
cuales se cre el artculo.
o Juego de categora: Poner el nombre de la categora (ALP_AA_CAT_CONTABLE),
tantas veces como organizaciones se hayan puesto en la columna A del archivo.
o Segmento de la categora (Columna D de la plantilla): Se registra el valor que se
debe cargar en esta categora. Los criterios de esta informacin se encuentran en la
ruta K:\Administracin de Maestros\2. Documentacin Estndar rea\2.3.Matrices con
Criterios de Informacin. Archivo Matrices_Categorias_Articulos_Juegos_Valores, hoja
Categoria_Contable_Costos_
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Categora de costos (ALP_AA_CAT_COSTOS para todos los pases): En el archivo,

tomar una hoja existente que ya tenga informacin de esta categora y copiarla en la
hoja nueva dentro del mismo archivo, la informacin que se debe diligenciar es la que
est en las columnas resaltadas en Amarillo:
archivo
o Juego de categora: Poner el nombre de la categora (ALP_AA_CAT_COSTOS), tantas
veces como organizaciones se hayan puesto en la columna B del archivo.
o Segmento de la categora (Columna D de la plantilla): Se registra el valor que se
debe cargar en esta categora. Segmento de la categora (Columna D de la plantilla):
Se registra el valor que se debe cargar en esta categora. Los criterios de esta
informacin se encuentran en la ruta K:\Administracin de Maestros\2. Documentacin
Estndar rea\2.3.Matrices con Criterios de Informacin. Archivo
Matrices_Categorias_Articulos_Juegos_Valores, hoja Categoria_Contable_Costos_
Nota 1: El valor de esta categora debe ir en ingls para Alpina Foobds, de acuerdo
como se menciona en dicha matriz, ya que de aqu se toma la informacin de costos
para Estados Unidos.
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Categora de impuestos (FISCAL_CLASSIFICATION para Colombia;

ALP_EC_CATEG_IMPTO para Ecuador; ALP_VE_CATEG_IMPTO para Venezuela): En
el archivo, tomar una hoja existente que ya tenga informacin de esta categora y
copiarla en la hoja nueva dentro del mismo archivo, la informacin que se debe
archivo
o Juego de categora: Poner el nombre de la categora (FISCAL_CLASSIFICATION
para Colombia; ALP_EC_CATEG_IMPTO para Ecuador; ALP_VE_CATEG_IMPTO para
Venezuela), tantas veces como organizaciones se hayan puesto en la columna A del
archivo.
o Segmento de la categora (Columna D de la plantilla):
- Para Colombia: El valor de esta categora en Colombia debe ser igual al valor de IVA
que se carg en el flexfield globalizado, para evitar diferencias de IVA en el momento
de la facturacin de los artculos
- Para Ecuador: Los valores disponibles para esta categora son: EC_EXCLUIDO;
EC_EXENTO; EC_IVA_GENERAL
- Para Venezuela: Los valores disponibles para esta categora son: VE_EXENTO;
VE_IVA_GENERAL; VE_NO_GRAVADO
Categora de Planeacin (ALP_AA_CAT_PLANEACION): En el archivo, tomar una hoja

existente que ya tenga informacin de esta categora y copiarla en la hoja nueva
dentro del mismo archivo, la informacin que se debe diligenciar es la que est en las
columnas resaltadas en Amarillo:
archivo
o Organizacin (Columna B de la plantilla): se debe poner slo en la organizacin
maestra y en las organizaciones transaccionales.
o Segmentos de la categora (Columnas D, E y F de la plantilla): Los valores de esta
categora se encuentran en la ruta K:\Administracin de Maestros\2. Documentacin
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Estndar rea\2.3.Matrices con Criterios de Informacin. Archivo

Matrices_Categorias_Articulos_Juegos_Valores, hoja Categoria_Planeacion
Nota:
Los siguientes tipos de artculos, llevarn en todas las organizaciones a las cuales se
encuentren asociados, la siguiente categora por defecto:
VALOR DESCRIPCIN
CB Exclusivo Cabaa
CU Cultivo
EX Exportacin
LV Lavado
ME Multiempaque
MI Microingrediente
MC Multiempaques promocionales
Ejemplo:
o Cabaa: CB.NO_APLICA.NO_APLICA.
o Cultivo: CU.NO_APLICA.NO_APLICA.
o Lavado: LV.NO_APLICA.NO_APLICA.
o Multiempaque (tanto de lnea como Promocional): ME.NO_APLICA.NO_APLICA.
o Microingrediente: MI.NO_APLICA.NO_APLICA.
Para los artculos tipo Insumos de Higiene y Materiales, se debe tener en cuenta dos
opciones:
o Para los Tipo Industrial (Empaques, Foil, tapas, Materias Primas, Insumos), se debe
colocar la categora MT.NO_APLICA.NO_APLICA por defecto para todas las
organizaciones.
o Si no se reciben en la organizacin Materiales y se trata de un Lcteo (Leche
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comprada, Suero, Crema) se configura teniendo en cuenta la organizacin donde se

fabrique:
o Ejemplo: Leche se recibe en Sopo (ASL) y Faca (BSL), por lo tanto para las
organizaciones de Sopo (A) ira MT.ASL.NO_APLICA y para las organizaciones Faca (B)
ira MT.BSL.NO_APLICA. El resto de las organizaciones llevara la categora por defecto
MT.NO_APLICA.NO_APLICA.
Para los tipos Semiterminados, se configuran de dos formas:
o Tipo Fruta: Salsas, Mermeladas ST.FRUTA.NO_APLICA para todas las organizaciones.
o Tipo Lcteo: Suero, leche, crema ST.LACTEO.NO_APLICA para todas las
organizaciones.
Para los Tipo Proceso, se debe tener en cuenta la Regla de Validez, es decir donde se
fabrique y se configura por planta.
o Ejemplo: SOKA se fabrica en la organizacin DPR de Caloto, por lo tanto para todas
las organizaciones de Caloto deber ir PR.DPR.NO_APLICA (siempre se colocar la
principal para todas las organizaciones donde aplique) y el resto de organizaciones se
debe colocar la categora por defecto PR.NO_APLICA.NO_APLICA.
Para los tipo Multiempaques de Lnea, se tiene en cuenta sus componentes, ya que
estos terminan convirtindose en tipo Proceso:
o Ejemplo: 9050 Yogurt por 4 UND, el artculo como tal es un multiempaque de lnea,
por lo tanto para el 9050 en todas las organizaciones va ME.NO_APLICA.NO_APLICA.
Pero sus componentes como el 4201 se debe configurar en la organizacin donde se
arma, es decir 101_SOPO se debe ubicar la categora PR.APF.NO_APLICA, ya que APF
es la organizacin donde se fabrica el 4201.
o Ejemplo2: 3664 AREQUIPE 250 GR BARQUILLOS, en el artculo del multiempaque
para todas sus organizaciones debe ir ME.NO_APLICA.NO_APLICA. Sus componentes
como el 8209 se configura como un tipo proceso, es decir PR.BPE.NO_APLICA en las
organizaciones donde se vaya a empacar, ya que BPE es la organizacin donde se
fabrica el 8209
Para los tipos Productos Terminados, en todas las organizaciones se configura por
defecto TE.NO_APLICA.NO_APLICA. Tenga en cuenta que cambiaran si son
componentes de algn multiempaque de lnea.
Categora Exportacin: Aplica solo para productos de EXPORTACIN A VENEZUELA,

en la organizacin VEN. (ALP_AA_UOM_EXPORT)
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5.2. Una vez se diligencie la informacin de las 4 categoras, copiar la informacin de

cada categora de dejarla en un solo archivo:
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5.3. Guardar este archivo con extensin .csv:
5.4. Dar click en guardar. Nota: El archivo debe quedar en la ruta K:\Administracin
de Maestros\3.Productos y Servicios\3.1. Artculos\02 Plantillas de Cargue\Cargues
Nota: Es importante que el archivo de cargue quede cerrado.
5.5. Para iniciar el cargue de las categoras, ir a Filezilla (es una aplicacin que permite
hacer cargue de archivos a Oracle):
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5.5. Al lado izquierdo, buscar el archivo que se va a cargar.

(/PAPA3I/Master/Artculos).
Ingresar a Oracle, a la responsabilidad: ALP_CO_AAA_MASTER_FILE
En esta, ejecutar el concurrente XXALP Creacin - Actualizacin de Artculos y
Categoras INV
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5.8. Este concurrente se ejecuta con los siguientes parmetros:

Validacin de los parmetros a Configurar
Nota: Este concurrente se ejecuta 2 veces con los siguientes parmetros:
5.9. Aceptar y Ejecutar. Cuando termine, la primera ejecucin, la segunda vez los
parmetros son:
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5.10. Cuando terminen los concurrentes, hacer click en Visualizar Output, para
confirmar los datos precargados en Oracle:
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5.6. Reemplazar valores de una categora ya cargada a un artculo:

Si se requiere cambiar el valor de una categora (Ej. Categora de costos cambia el
valor de PROD TERMINADO a FINISHED PRODUCT).
Se debe Validar el numeral 5, una vez finalizado el proceso, los valores de las
categoras cambiarn.
PASO 6. Agregar categora de ventas y mercadeo:
Una vez cargado el artculo, y las categoras anteriormente mencionadas, se debe
configurar la categora de ventas y mercadeo de la siguiente forma:
6.1 En la responsabilidad: ALP_CO_10_AAA_MASTER_FILE, en el men: Artculos /
Principales de Artculos.
6.2 Click en F11, en el campo Artculo poner el cdigo del artculo y hacer click en Ctrl
+ F11:
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6.3 Luego ir por Herramientas / Categoras:
6.4 Ubicarse sobre la lnea de la categora ALP_AA_VENTAS_MERCADEO
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6.5. Luego en la columna categora, hacer click en el botn de los 3 puntos () para
diligenciar la informacin que viene de esta categora en el formato de solicitud:
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6.6. Dar click en aceptar y grabar. Recuerde que en los segmentos de presentacin y
volumen va el peso de lo que realmente se est cobrando (aplica para multiempaques
promocionales)
Nota:
CASO 1. Cuando se requiera configurar una nueva informacin en alguno de los
segmentos de esta categora:
- Ingresar por la siguiente ruta ALP_CO_10_AAA_MASTER_FILE
/Flexfields/Clave/Valores:
- En el campo segmento, buscar el que requiere informacin nueva (usualmente son:

PRESENTACION, VOLUMEN, SABORES. Los nuevos valores en los segmentos de
Negocio, Categora, Marca y Familia deben ser solicitados por Mercadeo):
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- Hacer click en encontrar y Ubicarse sobre una lnea y en la parte superior hacer click
en el botn Nuevo:
- Con la lnea habilitada para ingresar valores, ingrese la informacin que requiera en
las columnas Valor, Valor traducido, Descripcin y Fecha Desde (Recuerde que debe
ingresar los valores en maysculas):
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- Grabar los cambios. Cuando se cierre la ventana aparecer el siguiente mensaje, en

el cual se debe hacer click en Aceptar.
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CASO 2. Con el nuevo valor creado, se debe crear la combinacin de todos los
segmentos para que se pueda grabar correctamente cuando se vaya a asignar a un
artculo.
1. Ingresar por ALP_CO_10_AAA_MASTER_FILE /Config Artculos / Categoras /
Cdigos de Categoras.
2. En el campo Nombre Estructura, entre el signo % (porcentaje) poner %Venta% y

hacer click en la tecla tab:
3. Ubicarse sobre una lnea y en la parte superior hacer click en el botn Nuevo:
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4. Con la lnea habilitada para ingresar informacin:
En la columna Nombre de Estructura, poner Categoras de Ventas

En la columna Categora, poner el primer segmento que debe ir en la Categora de
Ventas y luego hacer click en la tecla TAB para terminar de diligenciar al informacin
de los dems segmentos:
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28
5. Hacer click en Aceptar. En el flexfield [] que se encuentra al final la lnea,

diligenciarlo con la informacin de CABASNET (Categora que requieren los artculos
para que pueda ser leda su categora en el Buzn del Pricat):
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28
6. En el campo CAT_FABRICANTE: hacer click en el botn con 3 puntos () y buscar la

informacin acorde con el tipo de artculo, escoger la opcin ms apropiada y hacer
click en Aceptar. Ej.
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28
7. Luego, en el campo Categora GS1 Cabasnet: hacer click en el botn con 3 puntos
() y buscar la informacin acorde con el tipo de artculo, escoger la opcin ms
apropiada y hacer click en Aceptar. Ej.
8. Con estos dos campos diligenciados en el flexfield, dar click en Aceptar
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28
9. Grabar los cambios.
PASO 7. Referencias Cruzadas
7.1. En la responsabilidad: ALP_CO_10_AAA_MASTER_FILE, en el men: Artculos /

Principales de Artculos hacer Click en F11, en el campo Artculo poner el cdigo del
artculo y hacer click en Ctrl + F11:
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28
7.2. Luego ir por Herramientas / Referencias Cruzadas:
7.3. En la primera lnea seleccionar el valor EAN 13 y en el campo valor poner el

cdigo de barras del artculo que debe ser de 13 dgitos. Para Estados Unidos el cdigo
de barras es de 12 dgitos
Nota: En caso que se requiera configurar el Campo ITF14, se debe adicionar de la
misma forma que se configuro el Valor EAN 13.
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28
7.4. En la segunda lnea, seleccionar el valor REGISTRO_SANITARIO, en el campo

Valor, poner la informacin del Registro Sanitario. En el flexfield que se encuentra al
final de la lnea hacer click y luego hacer click en el botn de los 3 puntos () donde
dice Valor de Contexto:
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28
7.5. Con esto, en el campo valor de contexto queda una informacin por defecto, en el
campo fecha de caducidad, diligenciar la informacin de fecha de vencimiento del
registro sanitario:
7.6. Dar click en Aceptar y Grabar.

7.7. Cuando se requiera agregar un nuevo tipo de referencia cruzada, seguir los pasos
a continuacin
- Ingresar por la responsabilidad de ALP_CO_10_AAA_MASTER_FILE
- Ir por la ruta Artculos> Referencias Cruzadas (Si sale una ventana que pide
seleccionar una organizacin, escoja ALP y de click en Aceptar)
- En la ventana Tipos Referencia Cruzada, de click en el botn que tiene el signo Ms
(+) en color verde para agregar una nueva lnea.
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28
- En la nueva lnea, en la columna Tipo, digite cmo se llamar la nueva referencia

cruzada y luego en la columna Descripcin, digite la descripcin del nuevo tipo de
Referencia Cruzada
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28
- Hacer click en Grabar
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28
PASO 8. Conversiones: Las conversiones son las equivalencias de peso y embalaje del
producto. Estas conversiones se tienen en cuenta para realizar partidas de produccin.
Para configurar las conversiones:
8.1. En la responsabilidad: ALP_CO_10_AAA_MASTER_FILE, en el men: Unidades de

Medida / Conversiones.
8.2. Ir al tab Interclase. En este tab se configura la conversin interclase que se define
como el nmero de unidades que equivalen a un kilogramo (1 kilogramo es igual a
1000 gramos). Ej. Si el artculo pesa 200 gramos, la conversin interclase se calcula
as: 1000 gramos / 200 gramos es igual a 5, luego 5 (unidades) es la conversin
interclase que debe llevar el artculo
8.3. Para agregar esta conversin: Una vez en la pantalla de conversiones, ir al tab
Interclase. Ubicarse en cualquier lnea y agregar una lnea nueva haciendo click en
botn que se encuentra en la parte superior izquierda con el smbolo + en color verde:
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28
8.4. En la nueva lnea, ingresar el cdigo del artculo en la columna artculo y hacer
click en la tecla tab del teclado:
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28
8.5. En la siguiente casilla seleccionar la unidad de medida destino (como el tem

ejemplo tiene como unidad de medida Unidad, la unidad destino es Kilogramo) y
hacer click en la tecla TAB:
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28
8.6. En la columna conversin, se registra el resultado de la conversin (1000 gramos

/ 250 gramos = 4):
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28
8.7. Cuando se de click en Grabar, se borran los ceros (0) que se encuentren al lado
izquierdo del separador de decimales.
PASO 9. Para configurar la conversin Intraclase (cuantas unidades caben en un
embalaje: Ej. cuantas unidades van en una caja o cubeta). Para el caso del ejemplo, el
tem 2796 van 120 unidades en una cubeta grande.
Para hacer la configuracin, en la misma pantalla, ubicarse en el Pestaa Intraclase:
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28
9.1. Ubicarse en cualquier lnea y agregar una lnea nueva haciendo click en botn que
se encuentra en la parte superior izquierda con el smbolo + en color verde:
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28
9.4. En la siguiente casilla seleccionar la unidad de medida origen (corresponde al

embalaje que para este caso es CUBETA GRANDE) y hacer click en la tecla TAB:
9.5. En la columna Conversin: poner en nmero de unidades que van por embalaje.
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28
Nota: Si el embalaje es Cubeta Grande, Mediana o Pequea y el artculo se va a

comercializar en la organizacin 101 o 102, adicionalmente se debe configurar una
lnea donde el embalaje se llame CUBETA con las mismas unidades que se
configuraron anteriormente:
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28
9.6. Dar click en Grabar.
PASO 10. Realizar el cierre del caso:
10.1 Tomar los cdigos que fueron ya asignados
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28
10.1 Insertar los cdigos que fueron asignados para el producto y que tomamos del
paso ltimo, y poner estos en el formato que fue enviada por el Cliente.
10.1 Ya con el formato listo, proceder a guardarlo en el pc para ser despus enviado
hacia el cliente.
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28
10.1 Una vez el archivo finalizado, adjuntarlo a la herramienta de gestin para que el
cliente lo reciba, completamos la informacin necesaria para el cierre del caso (Check
Lista de Calidad de las Configuraciones, Ejecucin de la Configuracin, Script)
guardamos y cerramos caso.
B. ARTCULOS DE EXPORTACIONES
Son artculos que se venden exclusivamente en exterior. Respecto a los productos
terminados, para estos artculos se deben tener en cuenta las siguientes precisiones:
Generalidades:
Slo se asignan a todas las organizaciones de CDNS y no a los CDRS
Para los artculos que se Exportan desde Colombia a Ecuador, Venezuela y Estados
Unidos, el tipo de artculo es Exportaciones
En la plantilla para cargar estos artculos Plantilla Artculos Comerciales .xlsx, tener
en cuenta que en las columnas H y CZ, la plantilla es 20.EXPORTACIONES. En la
plantilla, solo debe diligenciar las columnas resaltadas en Amarillo (ver hoja donde se
hayan creado exportaciones.
Informacin de planeacin (Columna BE y BF de la plantilla): En la columna BE poner
la informacin de planeador y en la columna BF, poner la informacin de Hacer (en las
organizaciones donde se va a fabricar el producto) y Comprar en las dems
organizaciones.
El resto de los pasos como cargue de artculos, informacin de categoras, categoras,
referencias cruzadas y conversiones se hacen de la misma forma que para producto
terminado.
C. CONFIGURACIN MULTIEMPAQUES DE LNEA:

Corresponde a Productos Terminados, solo que van en algn tipo de multiempaque y
as salen de una planta de produccin. Los pasos de configuracin son los mismos de
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28
un producto terminado. Solo se debe tener en cuenta las siguientes precisiones:

En la parte de la plantilla (Plantilla Artculos Comerciales.xlsx): tener en cuenta que
en las columnas H y CZ, la plantilla sea: 23.MULTIEMPAQUES LINEA. Solo diligenciar
las columnas resaltadas en Amarillo.
El cargue se hace igual a nivel de maestra ALP y organizaciones a donde deba ir
asociado el producto.
Las categoras son las mismas que debe llevar un producto terminado
Estos artculos tambin llevan informacin de referencias cruzadas, conversiones.
D. CONFIGURACIN MULTIEMPAQUES PROMOCIONALES:

Corresponde a multiempaques promocionales solicitados por Trade Marketing. Estos
son armados en los CDRs. Respecto a los productos terminados, los pasos de
configuracin son los mismos, solo se deben tener en cuenta las siguientes
precisiones:
En la parte de la plantilla (Plantilla Artculos Comerciales.xlsx): tener en cuenta que
en las columnas H y CZ, la plantilla sea: 15.MULTIEMPAQUES. Solo diligenciar las
columnas resaltadas en Amarillo.
El cargue se hace igual a nivel de maestra ALP y organizaciones a donde deba ir
asociado el producto. En esta parte el peso del multiempaque corresponde al 100% de
los productos que lo conforman (incluido los productos que se obsequian)
Las categoras son las mismas que debe llevar un producto terminado. En la
categora de ventas:
o En el segmento de Presentacin y volumen, va el peso slo de los productos que se
cobran (no incluye los que se obsequian)
Estos artculos tambin llevan informacin de referencias cruzadas, conversiones.
D. CONFIGURACIN DE ACCESORIOS:
Son artculos que se compran y hacen parte de obsequios que se dan en
multiempaques promocionales.
Respecto a los productos terminados, para estos artculos se deben tener en cuenta las
siguientes precisiones:
D.1. En la asignacin del cdigo:

En la Matriz_Asignacion_Codigos_Linea_ Multiempaques_Promociones que se
encuentra en la ruta K:\Administracin de Maestros\3. Productos y Servicios\3.1.
Artculos\03 Matriz Check_Asignaciones, ir la hoja Asig_Cods_PL_M_PRO estos
Artculos inician con la numeracin 15XXX. All, buscar un cdigo de los disponibles
para dejar el registro de su asignacin al artculo de accesorio que se va a crear:
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28
D.2. En la plantilla de cargue (Plantilla Artculos Comerciales.xlsx): en el mismo

archivo de la plantilla de productos terminados, buscar una hoja donde se hayan
configurado Accesorios:
En la columna AI Control Estado Material: Estado Lote Activado, el valor que va
para todas las organizaciones es NO (debido a que la informacin de Lote no se
controla para los accesorios.
Los dems campos de la plantilla se diligencian con la informacin que llevan los
Accesorios (ver columnas resaltadas en amarillo).
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28
En las columnas H y CZ, el nombre de la plantilla es 11.ACCESORIOS.

Las categoras son las mismas que debe llevar un producto terminado. Tener en
cuenta las matrices que se mencionan para obtener los valores de las categoras de
costos y de contable.
o En la categora de ventas, los primeros 5 segmentos va el valor NO LINEA, y en los
ltimos 5 segmentos el valor es NO APLICA
Este tipo de artculos no es planeable y no lleva informacin de referencias cruzadas
ni conversiones.
E. CONFIGURACIN DE ARTCULOS TIPO CABAA

Son artculos que se venden exclusivamente en las organizaciones de Retail (Cabaas,
Alpina Market) y no son fabricados por Alpina. Respecto a los productos terminados,
para estos artculos se deben tener en cuenta las siguientes precisiones:
E.1. En la asignacin del cdigo:
En la Matriz_Asignacion_Codigos_Linea_Multiempaques_Promociones que se
Artculos\03 Matriz Check_Asignaciones, ir la hoja Asig_Cods PL_MU_PRO. All,
buscar un cdigo de los disponibles para dejar el registro de su asignacin al artculo
que se va a crear.
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28
E.2. En la plantilla de cargue (Plantilla Artculos Comerciales.xlsx): en el mismo

archivo de la plantilla de productos terminados, buscar una hoja donde se hayan
configurado artculos de Cabaa:
En las columnas H y CZ, el nombre de la plantilla es 21.CABAA.
Los dems campos de la plantilla se diligencian con la informacin que llevan los
artculos de Cabaa (ver columnas resaltadas en amarillo)
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28
Las categoras son las mismas que debe llevar un producto terminado. Tener en
cuenta las matrices que se mencionan para obtener los valores de las Categoras De
Costos Y De Contable.
o En la categora de ventas, los primeros 5 segmentos va el valor NO LINEA, y en los
ltimos 5 segmentos el valor es NO APLICA
Este tipo de artculos no es planeable y no lleva conversiones.
En la informacin de referencias cruzadas, solo lleva la informacin del cdigo de
barras EAN 13
SUBINVENTARIO Y LOCALIZADOR
Como paso final para este tipo de artculos se requiere configurar el Subinventario y
localizador
Ir a la carpeta compartida de Administracin de Maestros en la ruta: K:\Administracin
de Maestros\3. Productos y Servicios\3.1. Artculos\02 Plantillas de Cargue\Plantillas\
Ao en curso \Creaciones. Abrir el archivo Plantilla CATEGORIAS Def.xlsx, En el archivo
ir a la Hoja SUBINVENTARIO +LOCAL Cabaa.
En el archivo, tomar una hoja existente que ya tenga informacin de esta categora y
copiarla en la hoja nueva dentro del mismo archivo, la informacin que se debe
Para este tipo de artculos el Subinventario debe Ser PICMIXTO y el Localizador es

.PM1.0.0.0, Como esta en la plantilla.
Una vez diligenciada la plantilla, la hoja de Excel en la que se diligencio para el tipo
de artculo y la que se diligenci con la informacin que debe ir para las organizaciones
(de validacin, costos y transaccionales), se copia en un archivo nuevo, y se guarda
con extensin .csv:
Dar click en guardar. Nota: El archivo debe quedar en la ruta K:\Administracin de

Maestros\3.Productos y Servicios\3.1. Artculos\02 Plantillas de Cargue\Cargues
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28
Para iniciar el cargue, ir a Filezilla (es una aplicacin que permite hacer cargue de
archivos a Oracle)
Al lado izquierdo, buscar el archivo que se va a cargar.

(/PAPA3I/CONV_DATA_R12).
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28
Ingresar a Oracle, a la responsabilidad: CONVERSION_CO_DATOS_R12
En esta, ejecutar el concurrente XXALP Programa de cargue de Datos de

Localizadores a Artculos por SubInventarioINV
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28
Este concurrente se ejecuta con los siguientes parmetros: Validacin de los

parmetros a Configurar
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28
En el primer cargue de datos se debe ejecutar este concurrente en C= Carga, Luego

V= Validar, y Por Ultimo I= Importar
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28
Aceptar y Ejecutar. Cuando termine.

Cuando terminen los concurrentes, hacer click en Visualizar Output, para confirmar
los datos precargados y Cargados en Oracle:
ARTICULOS TIPO MANUFACTURA

F. ENSAYOS
Son artculos de manejo exclusivo de Desarrollo Tecnolgico y son ellos quienes
administran los cdigos que se asignan a cada ensayo.
Comparados los productos terminados, para estos tems se debe tener en cuenta lo
siguiente:
La plantilla de estos artculos se llama: Plantilla Artculos Manufactura -
Compras_DT.xlsx y se encuentra ubicada en la ruta K:\Administracin de Maestros\3.
Productos y Servicios\3.1. Artculos\02 Plantillas de Cargue\Plantillas\(dentro del ao
correspondiente)
Buscar una hoja donde se hayan configurado Ensayos y diligenciar la informacin de
las columnas resaltadas en Amarillo:
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28
En las columnas H y CZ, la informacin de la plantilla es 16.ENSAYOS

Posterior a las plantillas, al igual que para productos terminados, las dos hojas se
copian en archivos nuevos que se deben guardar con extensin .csv., el cargue el
filezilla, los concurrentes que se ejecutan en Oracle y la importacin de artculos se
hace de la misma forma.
Una vez el artculo se encuentre cargado en Oracle, se agregan las categoras, para
estos artculos slo se agrega la Categora Contable Y De Costos.
Si en el formato de solicitud indican que el tem lleva conversiones, solo se configura
la conversin Interclase tal como se explic en la parte de producto terminado.
G. PROCESOS
Son artculos que son utilizados en la fabricacin de productos terminados. Respecto a
los productos terminados, para estos artculos se deben tener en cuenta las siguientes
precisiones:
G.1. En la asignacin del cdigo:
En la Matriz_Asignacion_Codigos_BasesDulcesSalsasMix que se encuentra en la ruta
K:\Administracin de Maestros\3. Productos y Servicios\3.1. Artculos\03 Matriz
Check_Asignaciones, ir a la hoja Bases y Mix (1). All, buscar un cdigo de los
disponibles para dejar el registro de su asignacin al artculo que se va a crear (tener
en cuenta que el cdigo debe empezar por 201XXXX):
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28

correspondiente)
Buscar una hoja donde se hayan configurado PROCESOS y diligenciar la informacin
de las columnas resaltadas en Amarillo:
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28
En las columnas H y CZ, la informacin de la plantilla es 8.PROCESOS

estos artculos slo se agrega la Categora Contable Y De Costos. Solo se agrega la
Categora De Planeacin si se debe cargar informacin de planeacin.
H. MIX (Microingredientes)
Son artculos que son utilizados en la fabricacin de productos terminados.
Comparados los ensayos, para estos tems se debe tener en cuenta lo siguiente:
H.1. En la asignacin del cdigo:
Check_Asignaciones, ir a la hoja DulceSalsaConcenMix-SEMITERMINA All, buscar un
cdigo de los disponibles para dejar el registro de su asignacin al artculo que se va a
crear (tener en cuenta que el cdigo debe empezar por 27XXXXX):
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28
La plantilla de estos artculos se llama: "Plantilla Artculos Manufactura -

Compras_DT.xlsx" y se encuentra ubicada en la ruta K:\Administracin de Maestros\3.
correspondiente)
Buscar una hoja donde se hayan configurado procesos y diligenciar la informacin de
En las columnas H y CZ, la informacin de la plantilla es 6.MICROINGREDIENTES

COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28
estos artculos slo se agrega la categora contable y de costos. Solo se agrega la
categora de planeacin si se debe cargar informacin de planeacin.
Si en el formato de solicitud indican que el tem lleva Conversiones, solo se configura
I. CULTIVOS
Son artculos que hacen parte del proceso de fabricacin, la mayora en su descripcin,
tiene la palabra Cultivo
I.1. En la asignacin del cdigo:
En la Matriz_Asignacion_Codigos_MP_ME_InsumosAseo_FrutaEntera que se
Artculos\03 Matriz Check_Asignaciones, ir a la hoja MP_CultivHarinaGelat All, buscar
un cdigo de los disponibles para dejar el registro de su asignacin al artculo que se
va a crear (tener en cuenta que el cdigo debe empezar por 25XXXXX, igual que los
artculos de MIX - Microingredientes):
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28

correspondiente).
Buscar una hoja donde se hayan configurado Cultivos y diligenciar la informacin de
las columnas resaltadas en Amarillo (para estos artculos no es necesario que lleven la
informacin de peso):
En las columnas H y CZ, la informacin de la plantilla es 5.CULTIVOS

estos artculos slo se agrega la Categora Contable Y De Costos. Solo se agrega la
Categora De Planeacin si se debe cargar informacin de planeacin. Algunos cultivos
son comprados, por lo cual en el formato de solicitud debern indicar a master file cual
es la informacin de los 3 segmentos de la categora de compras.
J. LAVADOS
Son artculos usados para limpieza de lneas de produccin, por lo cual normalmente
se crean cuando hay nuevas lneas de produccin. Para Estados Unidos el cdigo del
artculo empieza por AHS_cdigo de 3 dgitos de la planta o lnea de produccin, para
los dems pases, el cdigo de este artculo empieza por HD HYD. Estos cdigos son
suministrados por el solicitante de este tipo de artculos.
correspondiente)
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28
Buscar una hoja donde se hayan configurado Lavados y diligenciar la informacin de

las columnas resaltadas en Amarillo (para estos artculos no es necesario que lleven la
informacin de peso):
En las columnas H y CZ, la informacin de la plantilla es 4.LAVADOS

estos artculos slo se agrega la Categora Contable Y De Costos.
Estos artculos no llevan referencias cruzadas, en las conversiones, solo llevan en la
Interclase la siguiente informacin:
UNIDAD DE MEDIDA CONVERSION

INTERCLASE
Unidad (UND) 1 (Kilogramo)
K. SEMITERMINADOS
Son artculos que tienen algo pendiente por ensamblar (Ej. Una sobrecopa) o solo les
falta un proceso adicional en la lnea de produccin para que queden al final como
productos terminados. En los Semiterminados, tambin se encuentran los Dulces, las
Salsas, los Concentrados, los Jugos (Simples / Concentrados).
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28
K.1. En la asignacin del cdigo:

Check_Asignaciones, ir a la hoja DulceSalsaConcenMix(2). All, buscar un cdigo de
los disponibles para dejar el registro de su asignacin al artculo que se va a crear
(tener en cuenta que el cdigo debe empezar por 38XXXXX):

correspondiente)
Buscar una hoja donde se hayan configurado Semiterminados y diligenciar la
informacin de las columnas resaltadas en Amarillo:
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28
En las columnas H y CZ, la informacin de la plantilla es 7.SEMITERMINADOS

estos artculos slo se agrega la Categora Contable, De Costos Y De Planeacin.
Estos artculos no llevan referencias cruzadas, en las conversiones, solo llevan la
Interclase
ARTICULOS TIPO COMPRAS

L. MATERIAL DE EMPAQUE
Son artculos solicitados por compras y son artculos que sern embalajes de algunos
productos (Ej. Envases, etiquetas, tapas, foil, etc.). Estos son comprados y utilizados
en los procesos de fabricacin.
L.1. En la asignacin del cdigo:
En la Matriz_Asignacion_Codigos_MP_ME_InsumosAseo_FrutaEntera que se
Artculos\03 Matriz Check_Asignaciones, ir la hoja MaterialEmpaque. All, buscar un
cdigo de los disponibles para dejar el registro de su asignacin al artculo que se va a
crear:
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28

correspondiente)
Buscar una hoja donde se hayan configurado Materiales de Empaque y diligenciar la
En las columnas H y CZ, la informacin de la plantilla es 3.MATERIALES DE EMPAQUE

COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28

estos artculos slo se agrega la Categora Contable, De Costos, De Compras y De
Planeacin.
Estos artculos NO llevan informacin de Referencias Cruzadas Ni Conversiones.
M. MATERIAS PRIMAS
Son artculos solicitados por compras y son artculos que son utilizados en los procesos
de fabricacin (estos tambin son comprados.
M.1. En la asignacin del cdigo:
Si la materia prima corresponde a Harinas para Gelatina, Cereales: En la
Matriz_Asignacion_Codigos_MP_ME_InsumosAseo_FrutaEntera que se encuentra en la
ruta K:\Administracin de Maestros\3. Productos y Servicios\3.1. Artculos\03 Matriz
Check_Asignaciones, ir la hoja MP_CultivHarinaGelat. All, buscar un cdigo de los
Si la materia prima corresponde a Harinas para Esencias, Colorantes, Sabores: En la

Check_Asignaciones, ir la hoja MP_EsenciaColoranteSabores. All, buscar un cdigo
de los disponibles para dejar el registro de su asignacin al artculo que se va a crear
(tener en cuenta que el cdigo debe empezar por 30XXXX):
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28

correspondiente).
Buscar una hoja donde se hayan configurado Materias Primas y diligenciar la
En las columnas H y CZ, la informacin de la plantilla es 2.MATERIAS PRIMAS

COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28

estos artculos slo se agrega la Categora Contable, De Costos, De Compras Y De
Planeacin.
Estos artculos no llevan informacin de Referencias Cruzadas Ni Conversiones.
N. INSUMOS (DE HIGIENE Y DESINFECCIN / FRUTA ENTERA / OTROS)
Son artculos solicitados por compras y son artculos que son utilizados en las plantas /
lneas de produccin para su limpieza y desinfeccin. La fruta entera lleva en proceso
especial para ser utilizada en el proceso productivo.
N.1. En la asignacin del cdigo:
Si el insumo es de Higiene y Desinfeccin: En la
Check_Asignaciones, ir la hoja InsumosAseoyDesinf. All, buscar un cdigo de los
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28
Si el insumo es Fruta Entera u otros (distintos a Higiene y Desinfeccin): En la

Check_Asignaciones, ir la hoja Otros_Fruta. All, buscar un cdigo de los disponibles
para dejar el registro de su asignacin al artculo que se va a crear (tener en cuenta
que el cdigo debe empezar por 45XXXX):

Productos y Servicios\3.1. Artculos\02 Plantillas de Cargue\Plantillas\2014.
Buscar una hoja donde se hayan configurado Insumos y diligenciar la informacin de
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28
En las columnas H y CZ, la informacin de la plantilla para Insumos de Higiene y

Desinfeccin es: 14.INSUMOS DE HIGIENE; para Fruta Entera y Otros, la informacin
de la plantilla es 2.MATERIAS PRIMAS.
estos artculos slo se agrega la Categora Contable, De Costos, De Compras Y De
Planeacin.
Estos artculos no llevan informacin de referencias cruzadas ni conversiones.
a) HABILITAR ARTICULOS COMO FACTURABLE
Cuando un artculo de compras se requiera habilitar como facturable (usualmente
aplica para materias primas y material de empaque):
Habilitar la siguiente informacin en las organizaciones ALP, COL y en la transaccional
donde va a facturar y en la de costos que le corresponde a esta organizacin:
Ir a la principal de artculos, Pestaa , en el flexfield , se debe configurar
los campos, Valor de Contexto, Aplicacin de Articulo de Inventario, Cdigo de
Clasificacin fiscal y Clase de Condicin de Transacciones.
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28
Ir a la principal de artculos, Pestaa y marcar los

siguientes checks:
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28
En el pestaa , marcar los siguientes checks:

Artculo Facturable
Factura Activada
Si el artculo va a estar facturable en organizaciones de Ecuador o Venezuela, en esta
misma Pantalla se debe, diligenciar el campo Cdigo de impuesto, con el valor de IVA
que llevar este artculo para la venta (la informacin la debe suministrar el solicitante
de esta configuracin). Para las organizaciones Colombia este campo no se requiere
diligenciar, como tampoco para las organizaciones de validacin como ECU y VEN, ya
que puede generar conflicto en causacin de IVA para cuentas por pagar.
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28
En la pestaa , desmarcar el Check de OM Indivisible, Si la

unidad de medida del artculo es Kilogramos, Gramos, Litros, con el fin que no generar
conflicto en el momento de la toma del pedido y proceso de facturacin:
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28
1 Configuracin de Categoras
En la opcin Herramientas, Categoras, agregar la categora de impuestos que le
corresponde al pas:
Colombia: FISCAL_CLASSIFICATION
Venezuela: ALP_VE_CATEG_IMPTO
Ecuador: ALP_EC_CATEG_IMPTO
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28
Recuerde que esta categora no va en las organizaciones de validacin como ECU y

validacin como ECU y VEN, ya que puede generar conflicto en causacin de IVA para
cuentas por pagar.
2. Conversiones: Las conversiones son las equivalencias de peso y embalaje del
producto. Estas conversiones se tienen en cuenta para realizar partidas de produccin.
Para configurar las conversiones:
2.1. En la responsabilidad: ALP_CO_10_AAA_MASTER_FILE, en el men: Unidades de
Medida / Conversiones.
2.2. Ir al tab Interclase. En este tab se configura la conversin interclase que se define
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28
como el nmero de unidades que equivalen a un kilogramo (1 kilogramo es igual a

1000 gramos). Ej. Si el artculo pesa 200 gramos, la conversin interclase se calcula
as: 1000 gramos / 200 gramos es igual a 5, luego 5 (unidades) es la conversin
interclase que debe llevar el artculo
2.3. Para agregar esta conversin: Una vez en la pantalla de conversiones, ir al tab
Interclase. Ubicarse en cualquier lnea y agregar una lnea nueva haciendo click en
botn que se encuentra en la parte superior izquierda con el smbolo + en color verde:
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28
2.5. En la siguiente casilla seleccionar la unidad de medida destino (como el tem

ejemplo tiene como unidad de medida Unidad, la unidad destino es Kilogramo) y
hacer click en la tecla TAB:
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28
2.6. En la columna conversin, se registra el resultado de la conversin (1000 gramos

/ 250 gramos = 4):
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28
2.7. Cuando se de click en Grabar, se borran los ceros (0) que se encuentren al lado
izquierdo del separador de decimales.
3 Para configurar la conversin Intraclase (cuantas unidades caben en un embalaje:
Ej. cuantas unidades van en una caja o cubeta). Para el caso del ejemplo, el tem 2796
van 120 unidades en una cubeta grande.
Para hacer la configuracin, en la misma pantalla, ubicarse en el Pestaa Intraclase:
3.1. Ubicarse en cualquier lnea y agregar una lnea nueva haciendo click en botn que
se encuentra en la parte superior izquierda con el smbolo + en color verde:
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28
3.4. En la siguiente casilla seleccionar la unidad de medida origen (corresponde al

embalaje que para este caso es CUBETA GRANDE) y hacer click en la tecla TAB:
3.5. En la columna Conversin: poner en nmero de unidades que van por embalaje.
Nota: Si el embalaje es Cubeta Grande, Mediana o Pequea y el artculo se va a

comercializar en la organizacin 101 o 102, adicionalmente se debe configurar una
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28
lnea donde el embalaje se llame CUBETA con las mismas unidades que se
configuraron anteriormente:
3.6. Dar click en Grabar.
Grabar los cambios y con esta configuracin transferir el caso al Maestro de Precios
para habilitar el precio de este artculo en la lista correspondiente al cliente al cual se
le va a facturar.
ARTICULOS TIPO MANTENIMIENTO
O. REPUESTOS
Son artculos que se utilizan para reparaciones y mantenimientos de mquinas
industriales o transporte.
O.1. En la asignacin del cdigo:
En la Matriz_Codigos_EAM_Repuestos_ProcExterno que se encuentra en la ruta
Check_Asignaciones, ir la hoja MATRIZ CODS. All, buscar un cdigo de los
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28
La plantilla de estos artculos se llama: Plantilla Artculos Mtto -

Rep_PE_ActividadActivo.xlsx y se encuentra ubicada en la ruta K:\Administracin de
Maestros\3. Productos y Servicios\3.1. Artculos\02 Plantillas de
Cargue\Plantillas\(dentro del ao correspondiente)
Buscar una hoja donde se hayan configurado Repuestos y diligenciar la informacin
En las columnas H y CZ, la informacin de la plantilla es 19.REPUESTOS MRP.
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28
estos artculos slo se agrega la Categora De Compras.
P. ACTIVIDAD DE ACTIVO (AA)
Son artculos que se utilizan en el aplicativo EAM, para controlar las actividades que se
deben realizar en los mantenimientos que se realizan las mquinas industriales o
vehculos de transporte.
P.1. En la asignacin del cdigo:
Check_Asignaciones, ir la hoja ACT_ACTIVO_ACC_ACA.All, buscar un cdigo de los
disponibles para dejar el registro de su asignacin al artculo que se va a crear.
Para Actividad De Activo De Mantenimiento Industrial, el cdigo inicia por ACI, y para
Actividad De Activo De Mantenimiento Automotriz debe iniciar por ACA, para tener
claro el cdigo a asignar, el cliente debe indicar que tipo de procesamiento requiere
crear, si es industrial o automotriz.
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28

Buscar una hoja donde se hayan configurado Actividades y diligenciar la informacin
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28
En las columnas H y CZ, la informacin de la plantilla es 60.ACTIVIDAD.

estos artculos slo se agregan las Categoras De Costos Y Contable.
Q. PROCESAMIENTO EXTERNO (OP)
Son artculos que se utilizan para controlar los servicios pblicos (agua, luz, gas) o
contratados a terceros que se utilizan en los mantenimientos que se realizan las
mquinas industriales o vehculos de transporte.
Q.1. En la asignacin del cdigo:
Check_Asignaciones, ir la hoja PROCESA_EXTERNO. , buscar un cdigo de los
Para Procesamientos Externos De Mantenimiento Industrial, el cdigo inicia por PEI,
y para Procesamientos Externos De Mantenimiento Automotriz debe iniciar por PEA,
para tener claro el cdigo a asignar, el cliente debe indicar que tipo de procesamiento
requiere crear, si es industrial o automotriz.
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28

Buscar una hoja donde se hayan configurado Repuestos y diligenciar la informacin
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28
En las columnas H y CZ, la informacin de la plantilla es 50.PROCESAMIENTO

EXTERNO.
estos artculos slo se agregan las Categoras De Costos, Contable Y Compras.
R. ARTCULO EXTERNO AUTOMOTRIZ (OP)
Son artculos que utilizan los terceros, para controlar los repuestos que se deben
emplear en los mantenimientos que se realizan en los vehculos de transporte.
R.1. En la asignacin del cdigo:
Check_Asignaciones, ir la hoja Artculo Externo Automotriz. , buscar un cdigo de los

Buscar una hoja donde se hayan configurado Artculo Externo Automotriz y
diligenciar la informacin de las columnas resaltadas en Amarillo:
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28
En las columnas H y CZ, la informacin de la plantilla es 50.PROCESAMIENTO

EXTERNO.
S. REACONDICIONABLES
Son artculos que se utilizan para reparaciones y mantenimientos vehculos de
transporte (llantas).
R.1. En la asignacin del cdigo:
Check_Asignaciones, ir la hoja REACONDICIONABLE. All, buscar un cdigo de los
en cuenta que el cdigo debe empezar por LXXXXX):
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28

Cargue\Plantillas\(dentro del ao correspondiente).
Buscar una hoja donde se hayan configurado Reacondicionables y diligenciar la
En las columnas H y CZ, la informacin de la plantilla es 30.REACONDICIONABLE.

COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28

T. GRUPO DE ACTIVOS
Son artculos que se utilizan para controlar los activos de una planta. Por lo general se
configuran cuando hay una nueva planta.
T.1. En la asignacin del cdigo:
Check_Asignaciones, ir la hoja ACT_ACTIVO_ACC_ACA. All, buscar un cdigo de los
en cuenta que el cdigo debe empezar por IAGXXXX):

Rep_PE_ActividadActivo.xlsx y se encuentra ubicada en la ruta El archivo debe quedar
en la ruta K:\Administracin de Maestros\3.Productos y Servicios\3.1. Artculos\02
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28
Plantillas de Cargue\Cargues (dentro del ao y mes correspondiente)

Buscar una hoja donde se hayan configurado Grupo de activos y diligenciar la
En las columnas H y CZ, la informacin de la plantilla es 70.GRUPO DE ACTIVOS.

estos artculos slo se agrega la Categora De Compras (si aplica).
ARTICULOS CATALOGADOS, DOTACIONES, MISCELANEOS Y VETERINARIOS

U. CATALOGADOS
Son artculos que se incluyen en los catlogos de compras en Oracle, en el mdulo de
I-Procurement
U.1. En la asignacin del cdigo:
En la Matriz Dotaciones_Catalogados que se encuentra en la ruta K:\Administracin
de Maestros\3. Productos y Servicios\3.1. Artculos\03 Matriz Check_Asignaciones, ir la
hoja que corresponda al pas para el cual se requiere el artculo catalogado. All, buscar
un cdigo de los disponibles para dejar el registro de su asignacin al artculo que se
va a crear:
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28
La plantilla de estos artculos se llama: Plantilla Artculos Catalogados-Dotaciones-

Misc-Vet.xlsx y se encuentra ubicada en la ruta K:\Administracin de Maestros\3.
correspondiente).
Buscar una hoja donde se hayan configurado Catalogados y diligenciar la informacin
En las columnas H y CZ, la informacin de la plantilla es 17.CATALOGADOS.

COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28
V. DOTACIONES
Son artculos para solicitar la compra de dotaciones (para los colaboradores) en las
sedes donde aplica.
U.1. En la asignacin del cdigo:
En la Matriz Dotaciones_Catalogados que se encuentra en la ruta K:\Administracin
de Maestros\3. Productos y Servicios\3.1. Artculos\03 Matriz Check_Asignaciones, ir la
hoja que corresponda al pas para el cual se requiere el artculo de dotacin. All,
buscar un cdigo de los disponibles para dejar el registro de su asignacin al artculo
que se va a crear (el cdigo del artculo est en la misma secuencia que para
catalogados):

Misc y se encuentra ubicada en la ruta K:\Administracin de Maestros\3. Productos y
Servicios\3.1. Artculos\02 Plantillas de Cargue\Plantillas\(dentro del ao
correspondiente)
Buscar una hoja donde se hayan configurado Dotaciones y diligenciar la informacin
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28
En las columnas H y CZ, la informacin de la plantilla es 18.DOTACIONES.

W. MISCELANEOS
Son artculos que Alpina decide vender y que no son fabricados por la compaa, estos
generan un ingreso no operacional.
W.1. En la asignacin del cdigo:
En la Copia de Matriz_Asignacion_Codigos_Linea_Multiempaques_Promociones que
se encuentra en la ruta K:\Administracin de Maestros\3. Productos y Servicios\3.1.
Artculos\03 Matriz Check_Asignaciones, ir la hoja Asig_Cods_Accesorios y Miscelan.
All, buscar un cdigo de los disponibles para dejar el registro de su asignacin al
artculo que se va a crear (El cdigo del artculo est en la misma secuencia que para
accesorios):
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28

correspondiente)
Buscar una hoja donde se hayan configurado Miscelneos y diligenciar la informacin
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28
En las columnas H y CZ, la informacin de la plantilla es 12.INGRESOS_NO

_OPERACIONALES.
Posterior a las plantillas, al igual que para Productos Terminados, las dos hojas se
X. VETERINARIOS
Son artculos que Alpina vende a los ganaderos para apoyo a este gremio.
X.1. En la asignacin del cdigo:
En la Copia de Matriz Notas x Valor_Veterinarios que se encuentra en la ruta
Check_Asignaciones, ir la hoja VETERINARIOS. All, buscar un cdigo de los
disponibles para dejar el registro de su asignacin al artculo que se va a crear:

correspondiente)
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28
Buscar una hoja donde se hayan configurado Veterinarios y diligenciar la informacin

En las columnas H y CZ, la informacin de la plantilla es 25.PRODUCTOS

VETERINARIOS.
ARTICULOS TIPO FINANCIEROS
Y. NOTAS POR VALOR
Son artculos que se utilizan para los conceptos de las notas por valor (notas dbito o
notas crdito)
Y.1. En la asignacin del cdigo:
En la Copia de Matriz Notas x Valor_Veterinarios que se encuentra en la ruta
Check_Asignaciones, ir la hoja NOTAS X VALOR. All, buscar un cdigo de los
disponibles para dejar el registro de su asignacin al artculo que se va a crear (para
las notas dbito, el consecutivo empieza por NDXXX y para las notas crdito, el
consecutivo empieza por NCXXX):
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28
La plantilla de estos artculos se llama: Plantilla Artculos Notas por Valor.xlsx y se

encuentra ubicada en la ruta K:\Administracin de Maestros\3. Productos y
Servicios\3.1. Artculos\02 Plantillas de Cargue\Plantillas\(dentro del ao
correspondiente)
Buscar una hoja donde se hayan configurado Notas Por Valor y diligenciar la
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28
En las columnas H y CZ, la informacin de la plantilla es 22.NOTAS POR VALOR.

Se debe realizar la configuracin Manual de las cuentas de Facturacin, Gastos y
Costos.
estos artculos slo se agregan las Categoras De Costos Y Contable.
INFORMACION DE PLANEACION:
Existe un mdulo anexo a Oracle llamado ASCP, el cual es utilizado por el rea de
Planeacin de la compaa, en este mdulo se realiza la planeacin avanzada de las
Compras y de la Produccin.
PASO 1: Una vez creados los siguientes tipos de artculo, es necesario agregar la
informacin de planeacin para que el mdulo de ASCP funcione correctamente:
Productos terminados
Multiempaques de Lnea
Multiempaques Promocionales
Manufactura: Ensayos, Procesos, Semiterminados (en el formato de solicitud el
solicitante indica para que artculos aplica exactamente agregar esta informacin)
Compras: Materia Prima, Material de Empaque e Insumos (algunos insumos no
requieren informacin de planeacin, por lo cual es lo aclaran en el formato de
solicitud)
Para llenar esta plantilla es necesario tener en cuenta la siguiente informacin:
GRUPO DE CAMPOS DEL NOMBRE DE LA COLUMNA EN LA

INFORMACION DE FORMATO DE PLANTILLA DE ACTUALIZACIN
PLANEACION SOLICITUD* DE ARTCULOS
Cantidad Mnima CANTIDAD_PEDIDO_MINIMO
(Columna AM)
Cantidad Mxima CANTIDAD_PEDIDO_MAXIMO
CANTIDAD DE PEDIDO
(Columna AN)
Multiplicador de MODIF_PEDID_MULTIPL_LOT_FIJ
Lote (Columna AT)
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28
Das de Bloque STOCK_SEGURI_DIAS_BLOQUE

(Columna AP)
STOCK DE SEGURIDAD
Porcentaje STOCK_SEGURI_DIAS_PORCENT
(Columna AQ)
Das de Duracin PLAN_MPSMRP_DUR_MAX_DI_PLANIF
Mxima de (Columna BD)
PLANIFICACION Planificacin
MPS/MRP Das de Duracin PLAN_MPSMRP_DUR_MAX_DI_DEMA
Mxima de (Columna BF)
Demanda
Procesamiento PROCESAMIENTO_PREVIO (Columna
Previo BP)
Procesamiento PROCESAMIENTO (Columna BQ)
MARGENES DE TIEMPO Procesamiento PROCESAMIENTO_POSTERIOR
Posterior (Columna BR)
Procesamiento Fijo FIJO (Columna BS)
o Fijo
*Los campos del formato de solicitud varan segn el tipo de artculo (algunos tienen
todos los que se mencionaron, otros tienen menos).
Otros Columnas Adicionales que desde Master File se deben diligenciar en la plantilla
son:
NOMBRE DE LA COLUMNA EN
GRUPO DE VALOR QUE DEBE IR
LA PLANTILLA DE
INFORMACION DE EN ESA COLUMNA DE
ACTUALIZACIN DE
PLANEACION LA PLANTILLA
ARTCULOS
STOCK_SEGURI_METODO % Planificado MRP
STOCK DE SEGURIDAD
(Columna AO)
PLAN_MPSMRP_MET_PLANIF MRP/MPP Planificado
(Columna AU)
CONTROL_PRONOSTICO Consumir y derivar
PLANIFICACION (Columna AV)
MPS/MRP PEGGIN (Columna AW) Producto Final / Pegging
Flexfible
PLAN_MPSMRP_DURAC_MAXIMA Definido por Usuario
(Columna BC)*
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28
DURAC_MAXIMA_DEMANDA Definido por Usuario

(Columna BE)**
En la plantilla, para la organizacin Maestra solo se diligencia la siguiente informacin:
NOMBRE DE LA COLUMNA EN
GRUPO DE VALOR QUE DEBE IR
LA PLANTILLA DE
INFORMACION DE EN ESA COLUMNA DE
ACTUALIZACIN DE
PLANEACION LA PLANTILLA
ARTCULOS
PLAN_MPSMRP_MET_PLANIF MRP/MPP Planificado
(Columna AU)
PLANIFICACION CONTROL_PRONOSTICO Consumir y derivar
MPS/MRP (Columna AV)
PEGGIN (Columna AW) Producto Final / Pegging
Flexfible
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28
Para los artculos de Multiempaques Promocionales, la informacin de planeacin no

viene en el formato de solicitud, por lo cual se carga la siguiente informacin por
defecto (esta ya se encuentra predefinida por el equipo de planeacin):
VALOR QUE DEBE

GRUPO DE NOMBRE DE LA COLUMNA EN LA
IR EN ESA
INFORMACION DE PLANTILLA DE ACTUALIZACIN DE
COLUMNA DE LA
PLANEACION ARTCULOS
PLANTILLA
STOCK_SEGURI_METODO (Columna % Planificado MRP
AO)
STOCK DE STOCK_SEGURI_DIAS_BLOQUE 2
SEGURIDAD (Columna AP)
STOCK_SEGURI_DIAS_PORCENT 200
(Columna AQ)
PLAN_MPSMRP_MET_PLANIF (Columna MRP/MPP Planificado
AU)
CONTROL_PRONOSTICO (Columna AV) Consumir y derivar
PEGGIN (Columna AW) Producto Final /
Pegging Flexfible
PLAN_MPSMRP_DURAC_MAXIMA Definido por Usuario
PLANIFICACION
(Columna BC)
MPS/MRP
PLAN_MPSMRP_DUR_MAX_DI_PLANIF 7
(Columna BD)
DURAC_MAXIMA_DEMANDA (Columna Definido por Usuario
BE)
PLAN_MPSMRP_DUR_MAX_DI_DEMA 2
(Columna BF)
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28
Nota Final: La informacin de subinventarios y localizadores: Esta informacin es

agregada a los artculos por las personas encargadas del inventario de cada sede
4 Documentos Relacionados
Los documentos que intervienen en el procedimiento son los siguientes:
CDIGO NOMBRE
32-083 Procedimiento de Configuracin de Maestros
GIM-R024 Matriz de Atribuciones de las Configuraciones. (anexo)
Matriz de Consulta y Validacin de Categoras, Cuentas y
GIM-R006
Juegos de Valores de Master File
GIM-R007 Matriz de Asignacin de cdigos para Artculos en proceso
Matriz de Asignacin de cdigos (prod terminados,
GIM-R008
multiempaques, promociones y accesorios)
GIM-R012 Matriz de Asignacin de cdigos (tipo mantenimiento)
Matriz de Asignacin de cdigos (materias primas-
GIM-R018
material de empaque e insumos de aseo y desinfeccin)
GIM-R027 Matriz de Asignacin de cdigos (catalogados)
GIM-R029 Matriz de asignacin de cdigos (notas valor, veterinarios)
Formato solicitud de configuracin Maestro de
39-R004
Categoras Nuevos Valores para Categoras
Formato solicitud de Configuracin Maestro de
39-R005
Artculos Inactivacin de Artculos
Formato solicitud de Configuracin Maestro de Artculos
39-R006
Catalogados de Manufactura
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28

39-R007 de (promociones -multiempaques de cdrs y armados
cabaa) y listas alternas.
de Compra (INSUMOS, MATERIAS PRIMAS, MATERIAL DE
39-R009 EMPAQUE) y Artculos Manufactura (PRODUCTOS EN
PROCESO, MICROINGREDIENTES, CULTIVOS, LAVADOS,
SEMIELABORADOS)
Mantenimiento Industrial (Repuestos, Actividad de
39-R010 Activos, Procesamiento Externo); Artculos Miscelneos;
Artculos Vehculos; Catalogados y Dotaciones y
Veterinarios.
39-R019
Catalogados Comerciales (exportaciones)
Formato solicitud Configuracin Artculos Financiero-
39-R022
Notas de Valor
GIM-R040 Formato de Solicitud de Cambio de Estado de Calidad
34-R057 Formato de Solicitud de Modificacin de Vida til
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28
5 Anexos
1.Plantillas Estandar: Este tipo de plantillas son las que se usan para realizar la
respectiva configuracin basica, para los diferentes tipos de Articulos.
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28
2. Configuracin de Segmentos No Existentes:
1) Para configurar el flexfield de cabecera, y crear los Juegos de Valores, por favor siga
la siguiente ruta en la EBS:
ALP_CO_10_AAA_INV_SUPERUSUARIO/Configuracin/Flexfields/Descriptivos/Segment
os.
2) Posteriormente, se crean los valores de los Juegos de Valores.
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28
147
3) Luego de definir los valores, guarde y salga de la pantalla, pues este paso ejecutar
un concurrente que compilar los valores al Juego.
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28
Tenga en cuenta lo siguiente para configurar el flexfield globalizado:

Productos como jugos, algunos lcteos como el yogurt, arequipe, etcse configuran
con el 16%.
Productos como las leches son EXENTOS de iva, por ello levan 0%.
Quesos frescos son exentos de IVA.
Quesos maduros si llevan 16% de IVA.
Todos los Alpinitos son exentos de IVA, menos los Bebible.
Nota: Si tiene alguna duda, sobre todo en las anchetas, productos exclusivos de
cabaa o algn otro artculo, deber solicitar informacin a Control Financiero con el
equipo de impuestos. Asimismo, la configuracin de los valores del flexfield Additional
Information for Colombia, es responsabilidad del rea de Impuestos.
6 Definicin de Trminos
Se definen los siguientes trminos de apoyo:

Maestro de Artculos: Es el conjunto de atributos para el manejo de los tems de la
organizacin.
Organizacin: Bodega transaccional que permite manejo y control de inventarios.
Existen algunas que no son transaccionales como la maestra, la de validacin, las de
costos.
Categora: Combinacin de segmentos que permite la asignacin del artculo al
respectivo proceso.
COPIA NO CONTROLADA
CODIGO: 32-112
DESDE: 01-28
Cdigo ITF-14: Es un cdigo que identifica el artculo mostrando la variable logstica,

las unidades por embalaje, y el cdigo respectivo del pas destino.
Cdigo De Articulo: Nombre que identifica el tipo de Articulo a crear.
Descripcin de Articulo: Nombre que identifica el tipo de Artculo a crear.
Unidad de Medida Primaria: Hace referencia a la unidad de masa del artculo.
Tipo de Articulo: Nombre que identifica el tipo de Artculo a crear.
Flexfield Globalizado: Es un campo de la base de datos que tiene la flexibilidad de
guardar informacin para definir estructuras de reportes que son relevantes.
Control en Vencimiento de Lote: Campo que describe la permanencia de los artculos
en los estantes, por medio del manejo de las fechas de vencimiento.
Control de Localizador/Restringido por Subinventario/Restringido por Localizador:
Campo que describe si los artculos sern controlados por subinventario y localizador.
Estado de Lote: Campo que describe el estado en que se encuentra el artculo.
Cuenta de Costos de Ventas: Es un cdigo contable (Flexfield contable) donde se
registra el costo de la mercanca que se vendi.
Control de Cantidad recibo con exceso/Accin: Campo que describe las tolerancias de
recepcin.
Peso Unitario: Campo que describe el peso neto/bruto de los artculos.
OMS Indivisible: Casilla de verificacin que permite fraccionar una unidad.
Hacer/Comprar: Campo que describe la organizacin donde se produce un artculo
Cuenta de Ventas: Es un cdigo contable (Flexfield) donde se registra la venta de los
artculos.
Cdigo de Clasificacin Impuesto Egresos: Campo que identifica el impuesto aplicado
a los artculos
Derivacion_Cost_Management: Campo que describe la cuenta al cual pertenecen los
tipos de repuestos.
Tipo de Referencia Cruzada: Es un campo de la base de datos que tiene la flexibilidad
de guardar informacin para definir atributos que permiten identificar a los artculos,
generalmente son los cdigos de barras (EAN13) o registro Sanitario.
Origen/Unidad y Clase: Campo donde se registra la unidad de embalaje donde se
despachara el artculo.

Copia No Controlada Instructivo de Configuración Maestro de Artículos

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COPIA NO CONTROLADA

Definir las actividades o pasos de configuracin secuenciales que se requieren en el

Este Instructivo comprende desde la identificacin de las variables/campos de

El documento de configuracin se encuentra estructurado segn los tipos de

ARTICULOS TIPO COMERCIAL

B. Productos Tipo Exportacin

Master File Recibe la solicitud por medio de un Caso en la respectiva

ARTICULOS TIPO COMERCIAL

A. CONFIGURACIN PRODUCTOS TERMINADOS:

Pantalla 1. Pgina Inicial de Oracle

1.1. Ingresar a la organizacin ALP_MAESTRA ALPINA

Pantalla 2. Pgina Inicial de Oracle

Pantalla 3. Maestra de Artculos

Pantalla 4. Matriz de Asignacin Artculos

confirm se comercializar el producto (Colombia y Ecuador comparten la misma

Pantalla 5. Asignacin Cdigo de Barras

La informacin que se carga en la plantilla, tener en cuenta la siguiente informacin:

o Volumen (Columna AX del formato): El volumen operativo va en las organizaciones

INVENTARIO: Vencimiento Lote : Control (Columna Y de la plantilla)

Nota: Es importante que el archivo de cargue quede cerrado.

En Conexin, escoger Seguro, y en tipo de transferencia, escoger ASCII.

4.3. Al lado izquierdo, buscar el archivo que se va a cargar.

Al lado derecho, buscar la ruta de Oracle donde se va a cargar el archivo

4.4. Click en Ejecutar una nueva solicitud:

4.5. Seleccionar solicitud nica, y click en Aceptar:

4.6. Este concurrente se ejecuta con los siguientes parmetros:

PASO 5. CARGAR CATEGORAS (Costos, Contable, Planeacin, Impuestos):

5.1. Ir a la carpeta compartida de Administracin de Maestros en la ruta:

Categora de costos (ALP_AA_CAT_COSTOS para todos los pases): En el archivo,

Categora de impuestos (FISCAL_CLASSIFICATION para Colombia;

Categora de Planeacin (ALP_AA_CAT_PLANEACION): En el archivo, tomar una hoja

Estndar rea\2.3.Matrices con Criterios de Informacin. Archivo

comprada, Suero, Crema) se configura teniendo en cuenta la organizacin donde se

Categora Exportacin: Aplica solo para productos de EXPORTACIN A VENEZUELA,

5.2. Una vez se diligencie la informacin de las 4 categoras, copiar la informacin de

5.3. Guardar este archivo con extensin .csv:

5.5. Al lado izquierdo, buscar el archivo que se va a cargar.

5.6. Click en Ejecutar una nueva solicitud:

5.7. Seleccionar solicitud nica, y click en Aceptar:

5.8. Este concurrente se ejecuta con los siguientes parmetros:

5.6. Reemplazar valores de una categora ya cargada a un artculo:

6.3 Luego ir por Herramientas / Categoras:

6.4 Ubicarse sobre la lnea de la categora ALP_AA_VENTAS_MERCADEO

- En el campo segmento, buscar el que requiere informacin nueva (usualmente son:

- Grabar los cambios. Cuando se cierre la ventana aparecer el siguiente mensaje, en

2. En el campo Nombre Estructura, entre el signo % (porcentaje) poner %Venta% y

4. Con la lnea habilitada para ingresar informacin:

En la columna Nombre de Estructura, poner Categoras de Ventas

5. Hacer click en Aceptar. En el flexfield [] que se encuentra al final la lnea,

6. En el campo CAT_FABRICANTE: hacer click en el botn con 3 puntos () y buscar la

8. Con estos dos campos diligenciados en el flexfield, dar click en Aceptar

9. Grabar los cambios.

PASO 7. Referencias Cruzadas

7.1. En la responsabilidad: ALP_CO_10_AAA_MASTER_FILE, en el men: Artculos /

7.2. Luego ir por Herramientas / Referencias Cruzadas:

7.3. En la primera lnea seleccionar el valor EAN 13 y en el campo valor poner el

7.4. En la segunda lnea, seleccionar el valor REGISTRO_SANITARIO, en el campo

7.6. Dar click en Aceptar y Grabar.

- En la nueva lnea, en la columna Tipo, digite cmo se llamar la nueva referencia

- Hacer click en Grabar

8.1. En la responsabilidad: ALP_CO_10_AAA_MASTER_FILE, en el men: Unidades de

8.5. En la siguiente casilla seleccionar la unidad de medida destino (como el tem

8.6. En la columna conversin, se registra el resultado de la conversin (1000 gramos

9.4. En la siguiente casilla seleccionar la unidad de medida origen (corresponde al