Gestin de
documentos y
aplicaciones
I JORNADAS VALENCIANAS DE
DOCUMENTACIN
UNE ISO 30301. SISTEMA DE GESTIN PARA LOS DOCUMENTOS CTN50/SC1-
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CMO LO IMPLANTAMOS EN UNA EMPRESA? documentos y
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2007: Voluntad de cambio: 1 nica sistemtica que siga las buenas prcticas en
gestin documental reconocidas internacionalmente en la ISO 15489. Responsable:
Documentalista (Responsable de la Gestin de Documentos, RGD).
1r proyecto (2007-2010): El RGD y el Departamento de Calidad intentan
alinear los procesos documentales segn ISO 15489. Se identifican los
documentos asociados a los procesos de trabajo; y se define un cuadro de
clasificacin, unas reglas de acceso bsicas, y un calendario de conservacin.
El rea de Tecnologa instala la solucin Sharepoint con la intencin que no se
distribuyan ni archiven documentos en papel en la empresa. El Departamento
de Calidad es el responsable funcional del mismo y redacta los manuales y
procedimientos para su implantacin. Se realiza formacin a nivel Direccin de
rea y Administrativos y personal que gestiona documentos (total=90personas).
2 proyecto (2011): Implantacin de un Sistema de Gestin de Documentos
segn ISO 30301.
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Tres motivos:
1: Consolidacin del SGD.
SGD = Direccin segn ISO 30301 | Operativa segn ISO 15489
3: Innovacin.
1 empresa certificada en Espaa
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Una estrategia:
- Alcance sin riesgo y escalable:
- Sin riesgo> Alcance del SGC segn ISO 9001 (desde 2007: eliminacin de
No Conformidades -NC- en el mbito de control de documentos).
- Escalable> A medida que se incorporan procesos en el SGC, tambin se
incorporan en el SGD.
- Inversin mnima:
- Empresa consultora externa: Auditora + Cumplir los requisitos no cubiertos
(clculo 30%; trabajo realizado en 3 meses).
- Les Xufes: Direccin | RGD | Departamento de Calidad.
- Empresa de certificacin.
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PRINCIPIOS
-Compromiso con la calidad
-Internacionalizacin
-Respeto a la tradicin en los procesos de fabricacin
-Innovacin
-Eficacia y eficiencia en los procesos administrativos
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+
BENEFICIOS
INVERSIN
1%
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2. Consultara I (2 meses):
Objetivo: Eliminar las No Conformidades - NC.
Metodologa: Realizacin de las acciones necesarias.
Resultado: Sistema implantado listo para la auditora externa.
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MEJORA NC = No existe. El sistema de mejora del SGC segn la norma ISO 9001 puede
Punto 10 aplicarse perfectamente.
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PRODUCTOS OBTENIDOS
CONTEXTO
ORGANIZACIN
Procesos Trabajo
Documentos
Identificacin
Manual de Procedimientos
Captura
LIDERAZGO
Instrucciones de Trabajo
Registro Metadatos
Workflow
Uso y accesibilidad
Informe Valoracin
Clasificacin
Conservacin
SGD
PLANIFICACIN MEJORA
Roles /Funciones
Comunicacin
SOPORTE EVALUACIN
Formacin
Indicadores rendimiento
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1: Entidad acreditada?
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2. Realizacin de la auditora:
Reunin de apertura (participan DG y RGD).
Anlisis de la documentacin (participa RGD).
Preparacin de las conclusiones.
Reunin de cierre y entrega del Informe de auditora (participan DG y RGD).
Resumen global. Informar sobre lo observado, positivo y negativo.
Discusin sobre las No Conformidades -NC, y acuerdo sobre las acciones correctivas y
plazos.
Sobre el certificado: alcance, validez (recertificacin), auditoras internas, uso del logo, etc.
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Conformidad
Buenas
Prcticas / Oportunidades
Puntos Hallazgos
de Mejora
fuertes
Puntos
Riesgos
dbiles
No
Conformidad
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Extracto del informe de auditora. Las acciones correctivas son propuestas por la empresa para eliminar las no conformidades.
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Les Xufes
Primera empresa
espaola certificada en
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MUCHAS GRACIAS!
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