Mengelola Operasi Internal

Dalam mengelola operasi internal, manager dapat melakukan strategi sebagai berikut:

1. Menentukan sumber daya yang dibutuhkan.

Dalam melaksanakan pengaturan internal, manager harus menentukan sumber daya

dan anggaran yang dibutuhkan. Terlalu sedikit dana yang dialokasikan akan

memperlambat pelaksanaan pengaturan internal dan apabila terlalu banyak dana yang

dialokasikan akan terjadi pemborosan.

Dalam melaksanakan pengaturan internal, organisasi selalu membutuhkan pergeseran

alokasi sumber daya, untuk itu menetapkan komitmen menjadi suatu hal yang paling

penting agar implementasinya dapat berjalan sesuai rencana.

Sumber Daya Manusia sangat menentukan keberhasilan pelaksanaan kegiatan

perusahaan. Untuk itu, dalam mencapai tujuan perusahaan dibutuhkan kompetensi

Sumber Daya Manusia yang memadai dalam mendorong kinerja pegawai.

Contoh Kasus:

Microsoft telah membuat praktek secara teratur mengenai pergeseran ratusan

Programmer untuk membuat ide baru pemrograman prioritas tinggi dalam hitungan

minggu atau bahkan hari.

2. Membuat kebijakan dan prosedur.

Adanya kebijakan dan prosedur yang dikeluarkan oleh manajemen dalam perusahaan

dapat membantu pelaksanaan pengaturan internal.

Peran kebijakan dan prosedur dalam pelaksanaan pengaturan internal yaitu sebagai

berikut:
 a. Dapat menahan kecenderungan beberapa orang yang menolak perubahan yang

diterapkan;

b. Strategi yang diterapkan dapat berjalan konsisten;

c. Kebijakan dan prosedur dikandung mendorong terciptanya iklim kerja yang baik

guna mendukung implementasi strategi.

Contoh Kasus:

Dalam upaya untuk mengarahkan pekerja berkualitas kuat dan pola pelayanan terhadap

pelanggan, McDonnald membuat kebijakan manual yang menjelaskan prosedur rinci

bahwa personil di setiap unit McD diharapkan untuk mengamati instruksi atau

peringatan dari pihak McD misalnya Koki harus memutar, tidak boleh membalik

hamburger; Jika tidak dibeli, Big Mac harus dibuang dalam 10 menit setelah matang

dan kentang goreng dalam 7 menit; Kasir harus melakukan kontak mata dan tersenyum

pada setiap pelanggan.

3. Menggunakan praktik terbaik dan berusaha untuk terus melakukan peningkatan.

Praktek terbaik adalah suatu metode atau teknik yang secara konsisten menunjukkan

hasil yang lebih baik dibandingkan dengan cara lain. Praktek terbaik dapat berkembang

menjadi lebih baik karena ditemukannya perbaikan. Praktik terbaik dianggap oleh

sebagian orang sebagai kata kunci bisnis, digunakan untuk menggambarkan proses

pengembangan.

Dalam melakukan usaha peningkatan, dapat menggunakan tiga hal sebagai berikut:
a. Merestrukturisasi organisasi

Restrukturisasi organisasi merupakan salah satu program strategis untuk penataan

dan pembenahan organisasi agar selaras dengan visi, misi, tujuan, dan sasaran

organisasi serta responsif terhadap lingkungan strategis dan dinamika masyarakat.

Tujuan restrukturisasi organisasi antara lain:

(i) Menyusun format kelembagaan untuk mencapai tingkat kompetensi yang

unggul sesuai dengan visi, misi, tujuan, sasaran dan indikator sasaran

organisasi.

(ii) Menata ulang struktur dan tata kerja unit-unit organisasi untuk mencapai

postur organisasi yang right sizing dalam rangka mewujudkan organisasi

birokrasi yang profesional, efektif, dan efisien dalam melaksanakan fungsi

dan tugas pokoknya.

(iii) Mewujudkan kelembagaan yang mampu merespon dinamika kebutuhan

masyarakat.

b. Program Total Quality Management (Perencanaan, Pengorganisasian,

Pelaksanaan, dan Pengendalian)

TQM dapat diartikan sebagai pengelolaan kualitas semua komponen (stakehorder)

yang berkepentingan dengan visi dan misi organisasi dalam rangka memperbaiki

mutu dari produk dan pelayanan yang dihasilkan oleh suatu organisasi.

Agar sukses dalam menerapkan TQM, suatu organisasi harus berkonsentrasi pada

8 elemen kunci berikut:

 (i) Etika

(ii) Integritas / Kejujuran

(iii) Kepercayaan

(iv) Pelatihan

(v) Kerja Tim

(vi) Kepemimpinan

(vii) Penghargaan

(viii) Komunikasi

Contoh Kasus:

Tercatat sejumlah perusahaan AS yang telah berhasil menerapkan TQM, antara lain:

(i) A.T. Cross

Setiap karyawan produksi diberi kebebasan untuk menolak setiap komponen yang

tidak sempurna selama proses produksi.

Setelah produk selesai, perusahaan memberi jaminan pada umur produk.

(ii) AT & T Network Group

Setiap karyawan dan para direktur melakukan peninjauan kembali terhadap tuntutan

Pelanggan yang telah terpecahi dan melakukan pertemuan dengan para pelanggan

untuk mengetahui apakah pelanggan tersebut benar-benar puas dengan pemecahan

yang telah dilakukan.

Tidak semua solusi memuaskan pelanggan. Ada sejumlah pelanggan mengatakan

bahwa karyawan AT & T kurang perhatian terhadap proses dan sistem yang tidak baik.

Temuan-temuan ini merupakan langkah dasar untuk melakukan perbaikan.

(iii) ITT Defense

Dalam usahanya melaksanakan TQM, ITT Defense mengadakan pertemuan dengan

para pelanggannya untuk mengetahui apa yang dibutuhkan oleh para pelanggan.

Tujuan akhir dari pelaksanaan TQM di ITT Defence adalah melaksanakan filsafat dasar

dari prinsip-prinsip perbaikan yang berkesinambungan yang akan menjadi suatu

pendekatan bisnis yang lazim di ITT Defense.

(iv) Motorola

Perusahaan ini merupakan salah satu penerima Malcolm Baldrige Award pertama,

suatu penghargaan yang diberikan Departemen Perdagangan AS untuk perusahaan-

perusahaan yang bermutu tinggi.

Program formalnya yaitu Enam Sigma (Six Sigma) dimana target cacat (defect) tidak

lebih dari 3.4 cacat per satu juta produk.

Program ini dikemudian hari menjadi model bagi banyak perusahaan di Amerika

Serikat.

(v) Texas Instruments

Perusahaan ini melakukan investasi untuk teknik-teknik perbaikan.

Salah satu diantaranya dalam metoda Statistical Process Control (SPC), suatu metoda

pengukuran dan pengendalian perbedaan pada proses-proses operasi/produksi.

Selain itu juga dalam metoda Quality Function Deployment (QFD) yaitu sebuah teknik

untuk mengidentifikasikan kebutuhan pelanggan.

(vi) Westinghouses Commercial Nuclear Fuel Division

Perusahaan ini mendapat penghargaan untuk kerjanya yang ke-10 dalam industri

nuklir. Produknya sebesar 99.995% tanpa cacat, CNFD adalah termasuk penerima

Malcolm Baldrige Award pertama.

CNFD mempunyai lembaga pusat mutu dan produktivitas tinggi di Westinghouse,

yang didirikan pada tahun 1979. Lembaga ini merupakan hasil kerjasama sponsor

pertama untuk peningkatan mutu dengan 130 perencana mutu, insinyur mutu, dan

konsultan mutu sebagai karyawannya. Pada tahun 1990, ketua dewannya yaitu John

Marcus menginstruksikan agar semua divisi yang berjumlah 90 divisi untuk bersaing

dalam memperebutkan George Westinghouse Total Quality Award, sebuah

penghargaan internal setelah Malcolm Baldrige Award. Unit terbaik dan unit yang

paling meningkat masing-masing akan menerima US$ 200.000 untuk membiayai

semua kegiatannya selama hal itu tidak melanggar aturan susila dan hukum.

Adapun menurut Marcus, mutu adalah:

- Suatu hal mengenai kelangsungan hidup

- Memerlukan perubahan budaya

- Memerlukan waktu

- Menuntut perhatian manajemen puncak

- Membutuhkan penilaian

- Harus melibatkan semua orang

c. Six Sigma Process (define opportunity / menentukan peluang, measure performance

/mengukur kinerja, analyse opportunity / analisis peluang, improve performance /

 meningkatkan kinerja, control performance / kontrol kinerja, dan transfer best

practice / transfer praktek terbaik untuk menyebarkan pembelajaran ke area lain

dari organisasi)

Six Sigma adalah suatu alat manajemen baru yang digunakan untuk mengganti

Total Quality Management (TQM), sangat terfokus terhadap pengendalian kualitas

dengan mendalami sistem produksi perusahaan secara keseluruhan.

Memiliki tujuan untuk menghilangkan cacat produksi, memangkas waktu

pembuatan produk, dan mehilangkan biaya.

Contoh Kasus :

(i) Icing Diatas Kue

Masalah:

Suatu perusahaan retailer makanan melakukan riset terhadap 300 outletnya dan

menemukan 96% kue yang dibuat di toko telah dibuat dengan icing berlebihan.

Kelebihan tersebut bervariasi antara 1 hingga 32 ons icing ekstra.

Analisa Six Sigma:

Alasan yang paling signifikan untuk icing yang berlebihan adalah bahwa si penghias

kue tidak pernah menimbang kuenya. Untuk menuntaskan masalah, perusahaan

tersebut memfasilitasi setiap bakery departement dengan beberapa timbangan digital.

Hal ini mengurangi pemborosan icing sebanyak lebih dari 80%.

(ii) Susu Yang Tumpah

Masalah:

Sebuah perusahaan produk peternakan mengalami kehilangan volume susu yang cukup

besar di 300 tokonya.

Analisa Six Sigma:

Masalah yang ada ternyata berakar pada kualitas tutup galon susu yang buruk. Tutup

galon yang cacat tersebut menyebabkan susu sering tumpah ketika menjalani proses

transportasi dari pabrik ke gudang, serta dari gudang ke toko. Perusahaan tersebut

bekerjasama dengan perusahaan pembotolan susu untuk mengatasi masalah tersebut,

dan mereka berhasil mengurangi tumpahnya susu sebanyak 55%.

(iii) Jumlah Pemakaian Kantung Plastik yang Sangat Besar

Masalah:

Suatu retailer memutuskan untuk mengurangi pemakaian kantung plastik yang selama

ini berlebihan.

Analisa Six Sigma:

Isu ini dipicu oleh personel toko yang tidak memakai tipe kantung yang tepat

berdasarkan produk yang dibeli dan tidak memasukkan jumlah produk yang maksimal

ke dalam satu kantung plastik. Untuk mengurangi konsumsi yang berlebihan,

perusahaan mengimplementasikan program pelatihan (penggunaan kantung plastik

yang sehat dan benar). Sebagai hasilnya, jumlah total penggunaan kantung plastik

berkurang sebanyak 8%, atau lebih dari 14 juta kantung plastik pertahun.

Total Keuntungan Pertahun: US$ 230.000

 (iv) Biaya Tenaga Kerja Yang Sangat Besar

Masalah:

Biaya upah tenaga kerja di perusahaan retail ternyata jauh lebih besar dibandingkan

dengan jumlah terantisipasi.

Analisa Six Sigma:

Akar masalahnya terletak kepada kebiasaan pekerja memulai dan mengakhiri shift 10-

15 menit sebelum dan sesudah waktu terjadwal. Akibatnya, perusahaan memutuskan

perubahan sistem penjadwalan untuk menyesuaikan dengan jam masuk dan keluar

lebih dari 3 menit sebelum dan sesudah waktu shift terjadwal. Perbaikan ini

menghasilkan penurunan biaya upah tenaga kerja sebanyak 5%.

Total Keuntungan Pertahun: US$ 21 juta.

4. Menginstall Sistem Informasi.

Dengan sistem informasi dapat melindungi data seperti customer data, operations data,

employee data, supplier / partner / collaborative data, dan financial performance data.

Sistem Informasi adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang

menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen. Dalam arti yang

sangat luas, istilah sistem informasi yang sering digunakan merujuk kepada interaksi

antara orang, proses algoritmik, data, dan teknologi. Dalam pengertian ini, istilah ini

digunakan untuk merujuk tidak hanya pada penggunaan organisasi teknologi informasi

dan komunikasi (TIK), tetapi juga untuk cara di mana orang berinteraksi dengan

teknologi ini dalam mendukung proses bisnis.

Fungsi Sistem Informasi :

a. Mengumpulkan dan menyimpan data dari semua aktivitas dan transaksi

perusahaan.

b. Memproses data menjadi informasi yang berguna pihak manajemen.

c. Memanajemen data-data yang ada kedalam kelompok-kelompok yang sudah

ditetapkan oleh perusahaan.

d. Mengendalikan kontrol data yang cukup sehingga aset dari suatu organisasi atau

perusahaan terjaga.

e. Penghasil informasi yang menyediakan informasi yang cukup bagi pihak

manajemen untuk melakukan perencanaan, mengeksekusi perencanaan dan

mengkontrol aktivitas.

Contoh Kasus :

(i) Internet Commerce

Internet commerce adalah penggunaan internet yang berbasis teknologi informasi dan

komunikasi untuk perdagangan.

Kegiatan komersial ini seperti iklan dalam penjualan produk dan jasa. Transaksi yang

dapat dilakukan di internet antara lain pemesanan / pembelian barang dimana barang

akan dikirim melalui pos atau sarana lain setelah uang ditransfer ke rekening penjual.

Penggunaan internet sebagai media pemasaran dan saluran penjualan terbukti

mempunyai keuntungan antara lain untuk beberapa produk tertentu lebih sesuai

ditawarkan melalui internet; harga lebih murah mengingat membuat situs di internet

lebih murah biayanya dibandingkan dengan membuka outlet retail di berbagai tempat;
 internet merupakan media promosi perusahaan dan produk yang paling tepat dengan

harga yang relatif lebih murah; serta pembelian melalui internet akan diikuti dengan

layanan pengantaran barang sampai di tempat pemesan.

(ii) Kontrak melalui e-mail

Kontrak melalui e-mail adalah salah satu kontrak on-line yang sangat populer karena

pengguna e-mail saat ini sangat banyak dan mendunia dengan biaya yang sangat

murah dan waktu yang efisien. Untuk memperoleh alamat e-mail dapat dilakukan

dengan cara mendaftarkan diri kepada penyedia layanan e-mail gratis atau dengan

mendaftarkan diri sebagai subscriber pada server atau ISP tertentu. Kontrak e-mail

dapat berupa penawaran yang dikirimkan kepada seseorang atau

kepada banyak orang yang tergabung dalam sebuah mailing list, serta penerimaan dan

pemberitahuan penerimaan yang seluruhnya dikirimkan melalui e-mail.

Di samping itu kontrak e-mail dapat dilakukan dengan penawaran barangnya

diberikan melalui situs web yang memposting penawarannya, sedangkan

penerimaannya dilakukan melalui e-mail.

5. Memberikan penghargaan dan insentif

Insentif adalah suatu bentuk motivasi yang dinyatakan dalam bentuk uang atas dasar

kinerja yang tinggi dan juga merupakan rasa pengakuan dari pihak organisasi terhadap

kinerja karyawan dan kontribusi terhadap organisasi (perusahaan). Insentif merupakan

imbalan langsung yang dibayarkan kepada karyawan karena prestasi melebihi standar

yang ditentukan. Dengan mengasumsikan bahwa uang dapat mendorong karyawan

bekerja lebih giat lagi, maka mereka yang produktif lebih menyukai gajinya dibayarkan
berdasarkan hasil kerja. Insentif juga merupakan perangsang yang ditawarkan kepada

para karyawan untuk melaksanakan kerja sesuai atau lebih tinggi dari standar-standar

yang telah ditetapkan.

Jenis-jenis Insentif

Jenis-jenis insentif dalam suatu perusahaan / instansi, harus dituangkan secara

jelas sehingga dapat diketahui oleh pegawai dan oleh perusahaan tersebut dapat

dijadikan kontribusi yang baik untuk dapat menambah gairah kerja bagi pegawai yang

bersangkutan.

Jenis-jenis insentif tersebut adalah:

a. Piece work

Piece work adalah teknik yang digunakan untuk mendorong kinerja kerja pegawai

berdasarkan hasil pekerjaan pegawai yang dinyatakan dalam jumlah unit produksi.

b. Bonus

Bonus adalah Insentif yang diberikan kepada pegawai yang mampu bekerja sedemikian

rupa sehingga tingkat produksi yang baku terlampaui.

c. Komisi

Komisi adalah bonus yang diterima karena berhasil melaksanakan tugas dan sering

diterapkan oleh tenaga-tenaga penjualan.

d. Insentif bagi eksekutif

Insentif bagi eksekutif ini adalah insentif yang diberikan kepada pegawai khususnya

manajer atau pegawai yang memiliki kedudukan tinggi dalam suatu perusahaan,
misalnya untuk membayar cicilan rumah, kendaraan bermotor atau biaya pendidikan

anak.

e. Kurva Kematangan

Adalah diberikan kepada tenaga kerja yang karena masa kerja dan golongan pangkat

serta gaji tidak bisa mencapai pangkat dan penghasilan yang lebih tinggi lagi, misalnya

dalam bentuk penelitian ilmiah atau dalam bentuk beban mengajar yang lebih besar

dan sebagainya.

f. Rencana Insentif Kelompok

Rencana insentif kelompok adalah kenyataan bahwa dalam banyak organisasi, kinerja

bukan karena keberhasilan individual melainkan karena keberhasilan kelompok kerja

yang mampu bekerja sebagai suatu tim.

Tujuan pemberian insentif adalah untuk memenuhi kepentingan berbagai pihak, yaitu:

a. Bagi perusahaan:

(i) Mempertahankan tenaga kerja yang terampil dan cakap agar loyalitasnya tinggi

terhadap perusahaan.

(ii) Mempertahankan dan meningkatkan moral kerja pegawai yang ditunjukkan akan

menurunnya tingkat perputaran tenaga kerja dan absensi.

(iii) Meningkatkan produktivitas perusahaan yang berarti hasil produksi bertambah

untuk setiap unit per satuan waktu dan penjualan yang meningkat.

b. Bagi pegawai:

(i) Meningkatkan standar kehidupannya dengan diterimanya pembayaran di luar

gaji pokok.
(ii) Meningkatkan semangat kerja pegawai sehingga mendorong mereka untuk

berprestasi lebih baik.