El tiempo es el recurso ms importante; quien no lo sabe administrar no sabe

administrar nada.

Administracin del Tiempo

 UNIVERSIDAD NACIONAL DE JAN
CARRERA PROFESIONAL DE INGENIERA MECNICA Y ELCTRICA

Curso :
Administracion de empresas

Informe REALIZADO POR:

Asesor :

JAN PER
2017
 INTRODUCCIN

Hoy en da el aprovechamiento del tiempo adquiere una alta importancia, en tanto las
personas se sienten invadidas por hechos y acontecimientos que se suceden con una
velocidad vertiginosa. Este mundo cambiante, marcado por el continuo fluir del tiempo,
lleva consigo la necesidad de tomar decisiones rpidas y certeras, as como,
determinar qu se debe o no hacer frente a cualquier circunstancia. Ante tal situacin,
surge la necesidad que cada persona, organice y administre responsablemente su
tiempo (laboral y hogareo) para realizar todas las tareas que respondan a sus
principales objetivos personales y profesionales.

Cualquier estrategia de desarrollo personal, aprendizaje o meta que el individuo se

proponga, va a estar compuesta por ciertas operaciones que se encuentran
organizadas en el tiempo, constituyendo la estructuracin y planificacin temporal un
requisito indispensable para el logro del xito personal en cualquier esfera del
desenvolvimiento humano.

El tiempo es un componente de la vida, el cual nunca podr separarse de ella. Todos

los seres humanos, a pesar de ser diferentes unos a otros en forma de pensar, actuar y
amar, viven bajo la influencia de un mismo denominador comn: EL TIEMPO. Este
denominador no slo tiene que ver con el tiempo cronolgico que marca el desarrollo
de la vida, que a cada paso demuestra que se vive una era, un da, un minuto, tambin
se asocia al tiempo, que se necesita para realizar actividades y tareas tanto personales
como sociales. Muchos han sido los que se han interesado por el estudio del tiempo, y
han dedicado sus esfuerzos al conocimiento de este tema, por lo paradjico y
enigmtico que resulta. A diferencia de los dems recursos, este no puede comprarse

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ni venderse, mendigarse o robarse, almacenarse o ahorrarse, fabricarse, multiplicarse
o modificarse. Slo puede usarse, y si uno no lo usa, no por eso deja de pasar.

Haciendo referencia a las diversas concepciones y definiciones que a lo largo de la

historia se han dado acerca del tiempo sera interesante comenzar con aquellas que
tuvieron origen en la antigedad. Los hindes consideraban la existencia de la
reencarnacin y el eterno retorno; estaban convencidos de que todo vuelve a empezar
y que, por consiguiente, el tiempo era una ilusin. Lo mismo dicen los budistas pero,
como son personas ms prcticas, agregan que en este mundo dominado por la ilusin
es importante hacer cada cosa a su tiempo.

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La Administracin del Tiempo

En el devenir histrico del hombre, hubo un tiempo en que no exista ningn medio a
travs del cual se pudiera medir el paso del mismo, lo que hizo que las personas
sintieran la necesidad de dividir y medir este recurso. En un inicio lo hacan a travs de
lmparas, libros, relojes de agua, arena y otros instrumentos, que de una forma u otra
marcaban el desarrollo tecnolgico y personal que iba alcanzando el hombre a travs
de su historia. Esta problemtica ha ido alcanzando cada vez mayor importancia con el
devenir de nuevos hechos, acontecimientos y surgimiento de nuevas unidades de
medicin.

Antes, los sucesos de la vida tenan una cadencia armoniosa. En el siglo XIV la hora
tom gran importancia cuando se montaron en Europa relojes mecnicos que sonaban
24 veces al da. Con el desarrollo de las sociedades, la revolucin industrial y el
surgimiento del mercado, esta unidad de medida pareca una eternidad, por lo que se
fue demandando de una nueva unidad de tiempo que pudiera medir exactamente este
preciado componente, en momentos de cambios perpetuos, innovaciones materiales,
violenta industrializacin, cosmopolitismo; y es por eso que el minuto pas a
convertirse en la principal unidad de tiempo. En el mundo moderno, es el segundo,
milisegundo y el microsegundo los que rigen como unidades de medicin de este
recurso.

Teniendo en cuenta lo anterior, el tema del tiempo adquiere una dramtica actualidad,
en tanto la sociedad ha estado invadida de hechos y acontecimientos que se suceden
con un frenes vertiginoso. Los ritmos de vida se han acrecentado y son muchas las
personas que se sienten presionadas y tensionadas por lograr las metas en el tiempo
previsto. Esto est dado por el desarrollo del ciclo de vida, ms bien visto desde un
ngulo personal, y porque el aprovechamiento del mismo cada vez se hace ms
importante y necesario en el mbito social. La unidad de tiempo de la era clsica ha

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volado en pedazos, los lapsos de tiempo son cada vez ms breves y esta
segmentacin ejerce una influencia decisiva en el comportamiento de las personas.
Esto trae como consecuencia que muchos creen no tener el tiempo suficiente para
realizar cada una de las diversas actividades de su vida de manera armoniosa, es
decir, logrando un equilibrio exitoso entre todas. En esta situacin, evidencia una de las
paradojas del tiempo, pues se percibe que no se posee el tiempo suficiente y sin
embargo tienen todo el tiempo que existe, y buena parte de l no tiene costo alguno.
La paradoja del tiempo es que son muy pocos los que consideran que tienen suficiente
cuando en realidad cada uno dispone de l en su totalidad.

Existen personas que a cada instante se quejan porque su tiempo no les alcanza, como
existen muchas otras, principalmente las que organizan y planifican la realizacin de
las tareas en funcin de los objetivos y metas a cumplir, que no manifiestan cansancio
ni culpan al tiempo cuando este no les alcanza para darle fin a las mismas. De hecho,
lo anterior expresa que la percepcin de este recurso es subjetiva, es decir, cada
persona percibe su tiempo a su forma y conveniencia, teniendo presente sus objetivos.
El tiempo se subjetiviza a travs del sentido que ha adquirido este para el individuo,
aun cuando da a da todos gozamos de la misma cantidad.

El dilema del tiempo no es slo del dirigente, es tambin un problema del profesional, la
ama de casa, el carpintero o el estudiante. Lo ms terrible es que el tiempo no parece
tener siempre la misma magnitud, ni tocarle igual a todo el mundo. Ese es el valor
subjetivo del tiempo. Todo hombre, mujer, blanco, negro, desarrollado,
subdesarrollado, dirigente o subordinado, tiene derecho a una cuota idntica de tiempo,
cada hora, cada da, cada mes, cada ao, mientras est vivo. Pero la dificultad estriba
en que esa cuota no se puede ahorrar, ni acumular ni pedir prestado, ni posponer, ni
adelantar, o lo usa bien o lo pierde. No hay arreglo. He aqu la segunda paradoja de
este recurso, si no se usa, desaparece de todas formas. Para su buen uso es que toma
vital importancia la planificacin del mismo. La organizacin temporal constituye una
condicin indispensable para el logro de las metas y proyectos de vida, por tanto, para

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el crecimiento y desarrollo de la personalidad. A partir de un dominio mediano del
tiempo, las posibilidades de realizacin de nuestros proyectos aumentan
cualitativamente. Qu es, pues, dominar el tiempo, sino saber introducirse, moverse,
apoyarse, protegerse, aprovecharlo y obtener satisfacciones de l? l no cambia, se
habita y se moldea con decisiones y actuaciones. En este mundo cambiante, marcado
por el continuo fluir del tiempo, que lleva consigo la necesidad de tomar decisiones, de
determinar qu hacer y qu no, exigen de cada persona una organizacin y
administracin responsable del mismo que le facilite la realizacin de todas las tareas y
actividades que respondan al cumplimiento de sus principales objetivos, y a su vez
satisfagan las exigencias y demandas del medio en que se vive. Por todas estas
exigencias, la mayora de las personas no saben emplearlo correctamente, lo dejan
pasar sin percatarse de su importancia, sin darse cuenta de lo que han perdido.
Desperdiciar el tiempo, significa desperdiciar la vida. (Taylor H). Aquel que no sea
capaz de aprovecharlo, no est aprovechando su vida, vive cada vez menos su tiempo
de vida sin dejar huellas ni experiencias, a cada instante van quedando sus
posibilidades de realizacin por debajo de su tiempo humano. El aprovechamiento de
este recurso no slo tiene efectos positivos en el logro de xitos as como en el
cumplimiento de actividades, sino tambin permite el ahorro de energa, que a su vez
facilita reducir el estrs que algunas de estas personas padecen, y que de una forma u
otra influyen en la salud de la mismas. He aqu un aspecto importante: la salud, donde
vale destacar que en la medida en que el hombre sea capaz de organizar su tiempo y
aprovecharlo de forma tal que le permita sentirse libre de presiones y exigencias ser
ms sano y tendr mejor calidad de vida. Aquellas personas que posean una mente sin
planificar, es decir, que se sientan indiferentes con respecto a este proceso, les ser
difcil alcanzar el xito. Jacques de Chalander es otro de los autores que se refiere a la
necesidad e importancia de la planificacin del tiempo, tanto a nivel social como
individual. En una serie de investigaciones analiz como el tiempo adquiere para el
hombre actual valores cualitativamente diferentes, y alerta sobre la necesidad de tomar
conciencia sobre este tema. De este modo refiere: El aumento de la productividad, la
automatizacin, las tcnicas modernas, etc., pueden ayudamos, pero es tambin

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necesario un proceso a nivel de conciencia, un mayor respeto del tiempo de los dems
y del nuestro. (Chalender, J).

La adecuada administracin del tiempo, no solo influye en el bienestar fsico y espiritual

del individuo, tambin favorece el desarrollo econmico propio y de las organizaciones
donde labore. Un adecuado manejo de este recurso va mucho ms all del trabajo,
pues facilita una mejor atencin a la familia y a los asuntos ms personales. En el
mbito empresarial, se le concede alta relevancia, adems, en tanto un minuto perdido
puede repercutir en prdidas millonarias. Entindase pues, que si no se trabaja con
eficacia y se aprovecha al mximo la jornada, entonces las empresas estn pagando
un dinero en trminos de salario que se va a un saco vaco, por lo tanto, el tiempo mal
empleado es dinero mal gastado. El valor que toma ste para la generalidad de los
empresarios, se manifiesta a travs de la analoga que establecen con el dinero y el
oro, sin darse cuenta que el tiempo es ms que eso. En este sentido se precisa aclarar
que si bien es en la dimensin tiempo dnde se crea y se utiliza el dinero, sta es
mucho ms que eso, es la propia vida. Nada hay que iguale el valor del tiempo. El
dinero mismo no puede comparrsele, pues ste vuelve y aquel no; en una vida se
pueden rehacer diez fortunas, pero con diez fortunas no se puede recompensar una
vida. Partiendo de estas consideraciones, se manifiesta la necesaria educacin de
todas las generaciones en una cultura del tiempo que permita emplearlo de modo
creativo y enriquecedor y no quede solamente en los marcos de la planificacin.
Existen personas que lo viven como si no ocurriese nada, sin el menor asomo de
cambio ni de mudanza, transcurriendo montono, idntico a s mismo en su tranquila
presencia objetiva, sin variar el horizonte, siempre homogneo de sus vidas. Sin
embargo, este tiempo diario, cotidiano, debe vivirse de una forma activa en
correspondencia con los objetivos y metas que se plantean los hombres en su devenir
cotidiano.

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En el rea de administracin y planificacin del tiempo, cada generacin construye en
los cimientos de la anterior; existen de cuatro generaciones diferentes; cada una de
ellas con sus caractersticas:

Primera, podra estar caracterizada por las notas y los checklist o listas de chequeo,
con el fin de organizar en cierta medida las muchas demandas puestas en funcin del
tiempo. Los representantes de sta se orientaban por una lgica de corto plazo,
generando as comportamientos cortoplacistas.

La Segunda, se caracterizaba por el uso de calendarios y libros de citas, lo que refleja

un intento de mirar adelante para programar eventos y actividades futuras.

La tercera, adiciona a las generaciones precedentes aspectos importantes como:

priorizar, planteamientos de objetivos a corto, mediano y largo plazo, as como la
planificacin diaria de hacer un plan especfico para cumplir aquellos objetivos y
actividades de mayor valor.

Existe una cuarta generacin, la cual se diferencia de la tercera en tipo, es decir, tocan
los mismos aspectos, pero consideran que la administracin del tiempo es un trmino
inapropiado, pues el reto no es administrar el tiempo sino administrarse uno mismo.
Disponemos de todo el tiempo disponible. Es imperturbable e inmodificable, lo nico
que podernos cambiar es la actitud frente a l, usarlo bien o mal. De ah se deriva una
conclusin importante: dominar el tiempo es dominarse uno mismo. Aspecto importante
a destacar es que dicha generacin, la actual por dems, considera que los dos
factores que definen una actividad son: lo urgente y lo importante. Estos trminos se
tratarn ms adelante.

Lo cierto es, que cada cual debe encontrar la frmula que mejor se adecue a sus
caractersticas personales y a las funciones que desempea, suponiendo siempre que
tiene el propsito de hacer el empleo ms efectivo posible del tiempo disponible. Son

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 numerosas las tcnicas que se han propuesto para una mejor
planificacin y aprovechamiento del tiempo. Algunas han llegado a
sistematizarse de forma tal que en diversos lugares del mundo se
estructuran cursos para entrenar a los ejecutivos en este aspecto. En
dichos cursos los dirigentes aprenden a manejar agendas y listas,
realizar reuniones de forma eficiente, agilizar las conversaciones
telefnicas, entre otros aspectos importantes sobre el tema.

Anlisis conceptual del tiempo como recurso

En el intento de comprenderse a s mismo, al mundo que lo rodea y al origen de
ambos, el hombre ha creado mitos cosmognicos donde el tiempo, representado
por eronos/Saturno, juega un papel transcendental con la guadaa, que simboliza
la muerte y la necesaria evolucin de las cosas, por el hambre devoradora de la
vida. La mitologa griega y romana ha asignado al tiempo el papel de dirigir y
regular el orden de la naturaleza, para lo cual insaciablemente devora todo, sin
ninguna piedad, sin apegarse al pasado, construyendo constantemente el futuro y
siendo vencido solamente por la memoria, en un intil esfuerzo por preservar el
pasado en forma de recuerdos. A lo largo de la historia el tiempo ha sido analizado
desde diferentes puntos de vista:

para Aristteles: es la base del devenir de la naturaleza

para San Agustn: es la realidad interna donde se despliega el

alma, en correspondencia finita al Dios infinito

para Newton: es el marco absoluto donde los fenmenos se suceden

para Leibniz: es la relacin de la sucesin de los fenmenos

para Kant: es la forma a priori que toma la sensibilidad interna

para Einstein: es la contraparte del espacio.

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Desde el punto de vista de la sabidura popular se han acuado distintas
frases sobre el tiempo, que revelan las distintas maneras de percibirlo:

dar tiempo: no apurar las cosas o a las personas

dar tiempo al tiempo: esperar la ocasin para algo

dejar algo al tiempo: despreocuparse de algo, esperando que se

resuelva al cambiar las circunstancias

ganar tiempo: lograr que el tiempo transcurrido afecte favorablemente

ciertos intereses

hacer tiempo: entretenerse mientras llega el momento de hacer algo

matar el tiempo: dedicarse a algo, de modo que el tiempo se pase ms

rpido

pasar el tiempo: distraerse realizando cosas de poca importancia

perder el tiempo: dejarlo transcurrir sin hacer algo til

tiempo muerto: cuando no sucede nada, mientras sucede algo que sigue a
continuacin

tiempo perdido: el que transcurre sin avanzar hacia lo que se persigue

tomarse tiempo: no hacer algo ahora, sino dejarlo para despus

y si no, al tiempo: esperar que los acontecimientos futuros confirmen algo.

Frases que reflejan de una u otra manera que para los seres humanos el
tiempo es un recurso limitado y que "en todo caso se impone el hecho de que ni
siquiera el hombre ms libre dispone del todo de su tiempo, que siempre tiene ms
o menos medido, aunque slo sea por las necesidades vitales y los determinantes
que caracterizan la naturaleza misma del tiempo"

Adems de ello como ser social que es, el ser humano se desenvuelve en
conjunto con otras personas, las cuales nos imponen limitaciones en el uso de nuestro
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tiempo, que de esa man~ra debe repartirse en un tiempo para nosotros y un tempo fuera
de nosotros.
Lo anterior por cuanto los seres humanos nos hemos organizado para vivir en sociedad y
esa sociedad nos produce, lo querramos o no, una organizacin social del tiempo, el cual
debe ser repartido entre nuestra vida privada y nuestra vida en relacin con los otros.
Esta ltima parte de nuestra vida est ntimamente relacionada con el aspect laboral,
dado que en las sociedades modernas el trabajo es un deber casi obligatorio, si se quiere
funcionar adecuadamente dentro de las mismas y as lograr satisfacer nuestras
necesidades vitales y de cualquier otra naturaleza superior. De ese modo "la jornada
cotidiana de trabajo generalmente se define en relacin con las necesidades de la
produccin y de la competencia, as como por la consideracin de las posibilidades
fsicas, de los recursos afectivos y de las capacidades intelectuales del trabajador"

Esa jornada de trabajo est condicionada por factores polticos, econmicos,

tecnolgicos, sociales y administrativos, que de diferentes maneras limitan y ordenan el
uso del tiempo; obligando a las personas involucradas, independientemente del nivel
jerrquico que ocupen al interior de la estructura organizativa, a hacer el uso ms racional
posible del mismo.

Dentro del campo administrativo Peter Drucker ha sido uno de los primeros tratadistas en
analizar el tiempo como otro de los recursos de la empresa y la administracin del mismo
como un talento especial que debe poseer cualquier ejecutivo. que desee desarrollar
efectivamente su labor.

Diucker analiza el tiempo en trminos de conceptualizarlo como un recurso singular, el

cual no puede ser alquilado, arrendado, obtenido o comprado, con provisin inelstica, sin
precio, sin capacidad de almacenamiento, perecedero, escaso, irreemplazable y presente
en cualquier situacin.

Para l, el ejecutivo eficaz es aquel que "no comienza a actuar, antes de verificar su
tiempo y no planifica antes de aclarar el sentido real de ste. Luego intenta manejarlo y
elimina toda demanda improductiva de su tiempo. Por ltimo, consolida su tiempo
discrecional mediante la ms grande cadena posible de unidades consecutives.

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Ese proceso constituye la base para un ejecutivo eficiente y consta de tres etapas:

1. Diagnosis del tiempo: consiste en llevar un registro del uso real del tiempo; identificando
las actividades no productivas que deben ser eliminadas, transfiriendo a otros las que
pueden ser delegadas y no haciendo aquellas que quitan el tiempo a otras personas

2. Identificacin de las causas de prdida de tiempo: crisis por la carencia de un sistema o

previsin; exceso de personal; reuniones numerosas por la mala organizacin e
informacin deficiente o errnea.
3. Consolidacin del tiempo discrecional: contar con el tiempo libre para llevar a cabo las
tareas fundamentales, mantenindolo bajo su control en una forma continua.

A raz de este aporte inicial, se despierta una creciente conciencia administrativa acerca
de la importancia del tiempo como recurso, el cual pasa a convertirse en objeto de estudio
de otros tratadistas administrativos, quienes lo enfocan desde diferentes posiciones, todas
tendientes a lograr un uso racional del mismo, por parte de las personas que trabajan
juntas en una actividad organizada.
Tal es el caso de James Mc Cay: El manejo del tiempo; Jack Ferner: Administracin del
tiempo como recurso; Robert Rutherford:
Aprovechamiento del tiempo; Ross Webber: Una gua para la administracin del tiempo y
Sunny Schlenger/Roberta Roesch: Cmo organizar productivamente su tiempo y su lugar
de trabajo.

2. Actitudes personales ante el tiempo

El uso personal del tiempo tambin se ve afectado por la personalidad de cada uno, la
cual se manifiesta en diferentes estilos organizacionales, que satisfacen diferentes
necesidades personales, corresponden a maneras caractersticas de actuar y devienen de
la naturaleza propia de cada cual.
Desde el punto de vista de la psicologa se han identificado cinco estilos organizacionales
en relacin con el uso personal del tiempo: el saltn, el ultra perfeccionista, el alrgico a
los detalles, el indeciso y el desidioso.
Al saltn "le gusta tener muchos asuntos entre manos y trabajar en varias tareas
simultneamente, pero constantemente salta de una cosa a otra y nunca termina ninguna"
(Schlenger y Roesch 1992: 4).
Las razones para actuar de ese modo obedecen al hecho de que se distrae con facilidad,
le gusta la variedad y el cambio de ritmo, prefiere la satisfaccin inmediata y le agrada
sentir que est ocupado.
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Ese estilo se presenta cuando la persona est aburrida, se siente frustrada se encuentra
angustiada o acepta muchas interrupciones no necesarias, ya sean llamadas telefnicas o
visitas no programadas.

El ultra perfeccionista "cree que todo lo puede hacer, pero se complica tanto tratando de
hacerlo todo bien, que no puede terminar a tiempo los proyectos. Aun cuando completa
una tarea, no est contento con los resultados" (Schlenger y Roesch 1992: 4).

Sus razones para actuar como lo hace son de que no distingue entre normas altas y
expectativas sobrehumanas, pretende dar satisfaccin a alguien de su pasado y se cree-
capaz no slo de hacer todo por s mismo, sino de hacerlo bien.

Ese estilo se muestra cuando la persona evita las tareas importantes porque no confa en
el resultado que va a obtener y se pierde en una multitud de detalles insignificantes,
dejando de lado el objetivo principal.

Por su parte el alrgico a los detalles "prefiere formular planes a llevarlos a la prctica; de
modo que una vez que comienza un proyecto, se muestra flojo en su seguimiento"
(Schlenger y Roesch 1992: 5).

Actan de esa manera porque les gusta hacerse cargo del problema global, no tienen
paciencia par dar el seguimiento necesario, prefieren el movimiento rpido y no les gustan
las labores rutinarias.

Las circunstancias favorables para que se presente este estilo suceden cuando la
persona es responsable de muchos aspectos de su trabajo y tiene que abarcar mucho
campo en muy poco tiempo.

En el caso del indeciso se caracteriza por la razn de que "todo lo deja al azar porque no
es capaz de tomar decisiones y le preocupa que pueda equivocarse" (Schlenger y Roesch
1992: 5).
Se comportan as aquellas personas que en verdad no saben lo que quieren, les da miedo
que su eleccin sea incorrecta, no tienen idea de cmo empezar a actuar y sienten temor
por lo desconocido.

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Dicho estilo se ve favorecido de manifestarse cuando la persona no tiene confianza de
disponer de toda la informacin necesaria o cuenta con muchas opciones para
seleccionar alguna.

Por ltimo, el desidioso es aquel que "todo 10 deja para ltima hora, como si gozara con
la angustia, y por lo general necesita presin de fuera para terminar una tarea" (Schlenger
y Roesch 1992: 5).

En el caso del desidioso acta as porque no sabe como calcular el tiempo, la tensin se
convierte en una estmulo y cree que es necesaria para poder llevar a cabo lo que se
propone.

Cualquiera que sea el estilo de cada uno, lo importante es recordar que est basado en
hbitos naturales, susceptibles de ser modificados si las circunstancias as lo exigen, en
aras de mantenerse organizado adecuadamente, de modo que se logre tener un
desarrollo de la vida satisfactorio, tanto en el plano personal como en el plano laboral.

Al igual que ocurre con cualquier otro concepto, el tiempo no posee el mismo significado
para todas las personas; por ejemplo, es necesario distinguir el tiempo objetivo del tiempo
subjetivo, donde el primero es aquel medido por los relojes a intervalos iscronos,
mientras que el segundo se refiere a la vivencia personal del tiempo, al valor vital que
cada uno le concede al tiempo que le toca vivir.

La imagen que se posee del tiempo est en funcin de muchas variables, especialmente
del lugar del que se proceda y de la cultura que predomine en l, al igual que de las
condiciones histricas de tiempo y de espacio que le corresponda vivir a cada uno; todo lo
cual va a influenciar conjuntamente sobre la actitud que se posea ante el mismo.

Para el campo administrativo, la actitud que las personas posean ante el tiempo reviste
particular importancia en aras de que su uso diferente puede tener consecuencias, tanto
favorables como desfavorables, sobre el desarrollo a largo plazo de cualquier empresa.

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Con el propsito de conocer la relacin existente entre la actitud ante el tiempo y el
manejo del mismo, se procede a pasar un breve cuestionario (Anexo No. 1) entre un
grupo de cincuenta personas, dedicadas profesionalmente a labors en el campo
administrativo.

La primera parte del mismo pretende identificar las perspectivas que tienen ante el tiempo
dichas personas y si esas perspectivas tienen algo que ver con el manejo eficiente o
deficiente del tiempo.

En relacin con la nocin del tiempo el 70% de ellas seala la imagen del mismo como un
Jinete a galope, describindolo en trminos de "activo" un 66% y "tenso" un 10%; lo cual
concuerda, pues ambas reflejan una percepcin del tiempo en funcin de movimiento y
direccin.

Con respecto a los sucesos acaecidos en aos anteriores, para la mayora de los
cincuenta casos se observa que casi todas las personas tienden a subestimar el tiempo
transcurrido, recordando como cercanos sucesos que no son tan recientes.

Unicamente una de las cincuenta personas entrevistadas acert completamente toda:; las
fechas solicitadas, lo cual coincide con su actitud ante el tiempo, .ya que es una de las
pocas que escoge la imagen del tiempo como un ocano silencioso y calmado,
describindolo en trminos de "profundo".

Ms de la mitad de las personas anda con su reloj adelantado de uno a trece Minutos, lo
que evidencia una especie de auto-engao tendiente a crear la ilusin de tener ms
tiempo disponible y sacarle provecho. Solamente el 10% de los entrevistados anda con su
reloj igual a la hora oficial y son aquellos mismos que tienen una nocin del tiempo como
un ocano silencioso y calmado.
Los resultados de la estimacin de la duracin de la prueba no son concluyentes pues la
mitad subestima su duracin, mientras que un 40% la sobrestima y apenas un 10%
acierta en la misma.
La parte del manejo del tiempo rev.ela que el 56% de las personas manejan su tiempo en
forma bastante eficiente, un 38% lo hacen deficientemente y apenas un 6% necesita
reestructurarlo por completo.
Si se relacionan estos resultados con la primera parte, se encuentra que aquellos que
manejan su tiempo eficientemente, tienden a considerarlo como un jinete a galope y a
16
relacionarlo con la palabra activo

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Tcnicas para optimizar el tiempo

1. Urgente e importante
Si se tiene en cuenta lo planteado desde el inicio, de que todos cuentan con una cuota
limitada de tiempo, resulta imposible realizar todo lo que se quiera. Es necesario
entonces establecer prioridades para lograr as estructurar las tareas en el tiempo en
torno a los objetivos y proyectos ms significativos. Este hecho, adquiere mayor
relevancia en los dirigentes, quienes casi siempre estn rodeados de numerosos
problemas que requieren de una rpida atencin. En la funcin de direccin si
organizarse es la clave principal en el aprovechamiento del tiempo, trabajar con
prioridades es el requisito principal para lograr organizarse. Se destaca que al valorar
las tareas, no todas tienen el mismo grado de significacin; de modo que esto debe
tenerse en cuenta al establecer un orden de prioridades. Uno de los mtodos que
responde a esta problemtica es el uso de listas, las cuales varan mucho.

Hay quien prefiere hacer una gran relacin semanal o mensual, otros la hacen diaria,
algunos slo cuando estn muy presionados. R. A. Weber, propone la elaboracin de
listas que permiten manejar el tiempo en forma ms operativa. La escritura de estas
listas se realiza en las noches ofrecindole un orden prioritario a las tareas ms
importantes del da siguiente. Al otro da se comenzara a trabajar por la tarea No. 1,
luego la No. 2 y as sucesivamente. Lo ms atractivo de este mtodo es que al final del
da, se destruye la lista aunque falten tareas por realizar. Resulta interesante exponer
18
una ancdota relacionada con la elaboracin de las listas, protagonizada por el famoso
consultor gerencial Ivy Ledbetter Lee, considerado el padre de las relaciones pblicas,
quien fue contratado por Charles M. Schwab, de la compaa Bethlehem Steel una de
las ms grandes productoras de acero en esa poca. En un almuerzo de trabajo este
seor le propuso al consultor que le mostrara una forma de lograr hacer ms cosas con
su tiempo, y l le pagara los honorarios que este quisiera. Lee, muy confiado le
extendi una hoja en blanco y le dijo: Escriba cada noche las cosas que tenga que

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hacer maana, y numrelas por orden de importancia. Por la maana, lo primero que
debe hacer es empezar a trabajar en el nmero 1 de su lista y continuar hasta que lo
haya terminado. Luego inicie con el nmero 2..., el 3..., etc. Al trmino del da deseche
su lista y elabore una nueva. No se preocupe si no logra terminar todas las actividades
de su lista. Si no puede con este mtodo, no podr hacerlo con ningn otro. Prubelo
por unos das y luego pgueme lo que crea que vale este consejo. Pocos das
despus el empresario le envi a Lee un cheque por valor de $25 000 USD, con una
nota donde deca que era la leccin ms rentable que haba recibido en su carrera
empresarial. Una experiencia para considerar y tener siempre presente. La lista a
veces tendr una mezcla de cuestiones importantes y no importantes y que podrn ser
urgentes o no; de modo que no todas merecen la misma atencin ni el mismo espacio
en su plan de distribucin del tiempo.

Resulta entonces la polmica entre lo urgente y lo importante. En investigaciones

realizadas se ha confirmado que las personas tienden a realizar con mayor frecuencia
aquello que le es ms urgente y no lo importante, lo cual conduce a un ineficiente
aprovechamiento del tiempo ya que las cosas importantes quedaran por hacer o
simplemente, incompletas. El mayor peligro es permitir que las cosas urgentes
desplacen a las importantes. Relacionado con esta problemtica se realiz una
investigacin dirigida por el conferencista Joseph Juran, el cual utiliz por vez primera
en el estudio de administracin del tiempo el Principio de Pareto. Este principio fue
denominado as, en honor al economista y socilogo italiano Wilfredo Pareto. El mismo
establece que los asuntos significativos implicados en un grupo dado constituyen
normalmente una porcin relativamente pequea del total de asuntos del grupo. Al
poner en prctica este principio, utiliz los trminos "vitales en escaso nmero" y
"triviales en gran nmero". Obtuvo como resultado que el 80% del tiempo de estas
personas es abarcado por un gran nmero de situaciones o problemas triviales, y de
ellos el 20% de las mismas eran resueltos. Ahora bien, el 20% del tiempo de las
mismas se dedican a problemas y situaciones vitales, los cuales constituyen el menor
nmero de las tareas a resolver, y sin embargo el 80% de las mismas se resuelven.

20
 Figura 2: Esquema del principio de Pareto aplicado al tiempo.

Si se tratara de una cuestin de rendimientos marginales decrecientes, es decir, de que

inevitablemente nuestras primeras acciones estuvieran destinadas a producir mucho y
las ltimas a producir poco, se entendera, pero la realidad es que si las cosas son as
es porque comnmente no sabemos administrar nuestro tiempo. Para una eficiente
administracin del tiempo la clave es trabajar con una orientacin permanente hacia los
resultados. Debemos rendirnos cuentas a nosotros mismos en trminos no de procesos
sino de productos y debemos pedir a la gente que trabaja con nosotros que haga lo
propio. Se concluye entonces que para obtener un mayor nmero de resultados se
hace necesario planificar la realizacin de las tareas estableciendo prioridades en
funcin de la importancia y urgencia para el cumplimiento de los objetivos trazados.

Teniendo en cuenta lo anterior, se hace referencia a la Matriz de Administracin

diseada por Atan Lakein, un clsico mundial en materia de organizacin del tiempo, la

21
cual ha sido retomada una y otra vez por los especialistas que le han seguido. Desde
el punto de vista horizontal, la tabla No. 1, est dividida en 2 grupos, las actividades
importantes y las que no lo son. Por supuesto, el concepto de importante no es igual
para todas las personas, pues depender del valor subjetivo de los objetivos tanto
profesionales como personales. En trminos verticales, la tabla se divide en 2 grupos
tambin, las tareas urgentes y las que no lo son. Al integrarse ambas divisiones en una
tabla se producen cuatro celdas, cada una de las cuales corresponde a una categora
del problema.

Urgente No urgente
Importante Cuadrante 1 Cuadrante 2
Actividades que de no realizarse y Actividades crticas que son
ser atendidas, se pone en peligro la importantes pero no demandan de
existencia de la empresa. Toda inmediatez. Estn ms alejadas en
actividad, problema, crisis que el tiempo su solucin, pero
presione y requiera solucin representa el desarrollo de las
inmediata. capacidades de respuesta a los
desafos futuros.
No Cuadrante 3 Cuadrante 4
Importante Interrupciones, reuniones no Actividades triviales, ocio no
planificadas, tareas que no se planificado.
delegaron y demandan de rpida
atencin.
Tabla No.1: Matriz de Administracin del tiempo.

La tabla anterior permite concluir que para un mejor aprovechamiento del tiempo es
imprescindible hacer la distincin entre lo urgente y lo importante, pues en ocasiones lo
urgente no es importante y viceversa. En este sentido se debe analizar cada una de las
tareas a desarrollar y en consecuencia, efectuarlas correctamente. Si bien la urgencia
es un factor importante e incluso determinante en el ordenamiento jerrquico de los
problemas a resolver, no puede verse de forma absoluta, ya que una tarea puede ser
muy urgente, y sin embargo, no ser tan importante. Tomando en cuenta lo anterior vale
destacar que lo urgente se manifiesta por las tareas y actividades que exijan y
demanden atencin inmediata; se define como toda tarea o actividad en la que

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ejecutamos nuestra capacidad de respuesta actual a los desafos que se presentan.
Lo importante por su parte, se conceptualiza como las actividades que le dan sentido a
la existencia y perduracin a largo plazo de lo que se hace. En el marco empresarial,
es lo que permite cumplir con la razn de ser y la Misin de la entidad; es lo que
permite trascender nuestra realidad actual proyectndonos hacia el futuro. Si se
concibe la administracin del tiempo como una balanza, entonces el equilibrio de sta
radicara en el punto donde se lograr atender lo urgente y lo importante. Sera idneo
entonces contar con capacidad para saber discernir en todo momento entre estas dos
categoras. Lo cierto es que existen factores que tratan de impedir que se alcance este
equilibrio, sobre ellos se comentar a continuacin.

2. Ladrones del tiempo o desperdiciadores

Uno de lo temas ms preocupantes en lo referidos a la administracin del tiempo
resultan ser los bien llamados ladrones o desperdiciadores de tiempo, los cuales se
definen como cualquier cosa, situacin o persona, que impida la realizacin de las
tareas planificadas en el tiempo previsto. Existen desperdiciadores externos e internos.
Dentro de los externos los ms comunes suelen ser las continuas llamadas telefnicas,
reuniones imprevistas, visitas inesperadas, excesivo flujo de papeles, dificultades con
la comunicacin entre otros. Si se detallan los anteriores ejemplos, se obtiene que la
causa de muchos de ellos se encuentre en la propia persona. Son los llamados en la
literatura especializada en el tema, como ladrones internos, tales como: no definicin
de objetivos claros y medibles, dejar tareas inconclusas por querer hacer varias
actividades a la vez, incapacidad para decir NO a los imprevistos de poca importancia
y urgencia, as como pocos conocimientos y no tener habilidad para planificar teniendo
en cuenta prioridades. Sin duda las personas cualesquiera que sea su formacin u
ocupacin confrontan cada da con dichos entorpecedores. Algunos de ellos realmente
los provocan factores ajenos a la propia persona, pero en realidad son ellas quienes
provocan desperdiciar su propio tiempo. Para combatir estos desperdiciadores, se debe
iniciar con gestionar eficazmente el propio tiempo y en segundo lugar identificar a estos
enemigos, distinguir cuanto de su tiempo consumen as como diferenciar que aportes y

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contribucin le pueden hacer. Las interrupciones no podemos eliminarlas, muchas de
ellas son exigencias. No obstante se debe planear con miras a minimizar la cantidad de
interrupciones indeseables. Una hora de trabajo concentrado brinda ms resultado que
cuatro horas fragmentadas debido a llamadas o visitas inesperadas.

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Bibliografa:
1. ACKOFF, Russel L. (2000). Planificacin de la Empresa Del Futuro. Mxico,
Editorial Limusa.
2. BLANCHARD, Kennet. (1989). El Ejecutivo al Minuto y La Administracin del
Tiempo, Editorial Grijalbo; ISBN: 84-253-2217-0
3. Corts A. (2003). Administracin del tiempo. En sitio web: www.gestiopolis.com
4. CORDINA Jimnez, A. Qu hacen los directivos y que habilidades necesitan
para un trabajo efectivo? Material de estudio del mdulo opcional Habilidades
directivas, de la Maestra en Desarrollo Social, Facultad Latinoamericana de
Ciencias Sociales, Programa Cuba.
5. STEPHEN R, Covey. Los 7 Hbitos de la Gente Altamente Efectiva, Editorial
Piados; Mxico; 1 edicin

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