FUNGSI ANALISA PEKERJAAN

DALAM PENGELOLAAN
ORGANISASI

Dr. Hardani Widhiastuti, MM., psi

Perpustakaan Nasional : Katalog dalam Terbitan (KDT)
ISBN : 978-602-9019-08-7

Hak cipta dilindungi oleh Undang-undang

Dilarang mengutip atau memperbanyak sebagian atau seluruh isi buku
tanpa izin tertulis dari penulis atau penerbit.

FUNGSI ANALISA PEKERJAAN DALAM PENGELOLAAN

ORGANISASI
88 halaman + vi

Dr. Hardani Widhiastuti, MM, PSi.

Tata Letak : Saiful Hadi

Desain sampul : Priyono

Cetakan I tahun 2013

Penerbit
Semarang University Press
Jl. Soekarno Hatta, Semarang

ii
 KATA PENGANTAR

Organisasi merupakan suatu kelompok aktivitas manusia yang

mempunyai tujuan tertentu sesuai dengan yang telah disepakati.
Akan tetapi apabila membahas organisasi, maka mau tidak mau
selalu berhubungan dengan pemimpin dan kepemimpinan, walau
tidah demikian tereksploitasi. Hal ini disebabkan karena
kepemimpinan pada dasarnya adalah mengenai penciptaan cara
bagi orang untuk ikut berkontribusi dalam mewujudkan sesuatu
yang luar biasa. Secara vulgar, kepemimpinan masa kini dan masa
datang,adalah demi suat perubahan (Kouzes,dkk., 1985). Dengan
menciptakan suatu sistem yang berlaku dalam organisasi yang telah
dibentuk yang memungkinkan adanya banyak hal yang terkait, dan
dengan penuh kesadaran pula adanya suatu resiko dengan penuh
keyakinan untuk gagal atau berhasil (Davis, dkk., 1985).
Organisasi dan kepentingan pembuatan analisa pekerjaan
merupakan sisi lain dari langkah pendirian suatu organisasi,
mengingat tujuan akhir organisasi tersebut harus benar-benar
terakomodasi oleh struktur organisasi yang benar-benar dapat
menggambarkan bagaimana organisasi sampai pada tujuan yang
harus ditempuh. Oleh sebab itu dengan analisa pekerjaan, semua
untsur penunjang organisasi yang dalam hal ini sumber daya
manusia yang terseleksi harus sesuai dengan bidang pekerjaan yang
ada. Pembuatan analisa pekerjaan juga erat kaitannya dengan
kepentingan seleksi, penilaian kinerja, pengembangan SDM,
evaluasi pekerjaan, perencanaan karir, manfaat, cara
mendeskripsikan pekerjaan, membuat spesifikasi jabatan,
hubungannya dengan info dan metode analisa pekerjaan, membuat
proses penyususnan analisa pekerjaan, membuat langkah-

iii
langkahnya, serta membuat metode koleksi data dalam rangka
menyusun analisa pekerjaan tersebut.
Analisa pekerjaan memberi pemahaman kita mengenai manfaat
dan cara mengumpulkan informasi dalam rangka penyusunannya.
Fungsi operasional manajemen sumber daya manusia. Tujuan
khususnya adalah:
1. Dapat menjelaskan perncanaan sumber daya manusia
2. Dapat menjelaskan pengembangan sumber daya manusia
3. Dapat menjelaskan penilaian prestasi kerja
4. Dapat menjelaskan tentang kompensasi.
5. Dapat menjelaskan tentang pemeliharaan sumber daya manusia
Bidang kepegawaian atau sekarang yang lebih dikenal dengan
nama sumber daya manusia, ada beberapa aktifitas yang perlu
diperhatikan, mulai dari perencanaan sumber daya manusia,
pengembangan, penilaian prestasi kerja karyawan, pemberian
kompensasi dan pemeliharaan karyawan. Dengan terbitnya buku
ini, diharapkan lebih mempermudah para pengguna khususnya
yang bergelut pengembangan organisasi, untuk memahamkan
bagaimana pentingnya analisa pekerjaan dalam suatu organisasi.
Karena dengan memahami keterkaitan antara organisasi dan analisa
pekerjaan, maka semua unsur penunjang organisasi dapat terpantau
dan lebih dinamis.
Bisa dibayangkan apabila suatu organisasi tidak ada analisa
pekerjaan, atau ada analisa pekerjaan akan tetapi tidak berjalan
dengan baik dan bahkan over lap. Maka yang terjadi adalah kinerja
organisasi tidak terpenuhi karena evaluasi pekerjaan tidak jalan,
yang akibatnya tujuan organisasi tidak tercapai karena kontrol tidak
ada.

iv
 DAFTAR ISI

Halaman Judul .......................................................................... i

Halaman Hak Cipta .................................................................. ii
Kata Pengantar .......................................................................... iii
Daftar Isi .................................................................................. v

BAB I ORGANISASI KAITANNYA DENGAN

ANALISA PEKERJAAN ...................................... 1
A. Alasan Dilakukan Analisa Pekerjaan ............... 8
B. Empat Langkah Dalam Proses Analisa
Terhadap Tugas ................................................ 15

BAB II HUBUNGAN ANTAR BAGIAN DALAM

ANALISA PEKERJAAN ...................................... 17
A. Deskripsi Pekerjaan .......................................... 17
B. Spesifikasi Pekerjaan ........................................ 25
C. Desain Pekerjaan .............................................. 30
D. Evaluasi Pekerjaan ........................................... 37

BAB III KAITAN DENGAN ASPEK LAIN ..................... 52

A. Kaitan Dengan Stres Kerja ............................... 56
B. Gejala Stres Kerja ............................................. 59
C. Faktor-Faktor yang Memengaruhi Stres Kerja 64

BAB IV KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI ............ 74

A. Jenis Komunikasi dalam Organisasi ................. 77
B. Komunikasi Hirarkhi ........................................ 80

BAB VI PERMASALAHAN YANG SERING MUNCUL 83

DAFTAR PUSTAKA ............................................................. 85

v
vi
 Bab Organisasi Kaitannya
Dengan Analisa
IPekerjaan

Teori Psikologi, dipahami bahwa manusia merupakan makhluk

sosial, sehingga dalam hidupnya cenderung berkelompok dan
bahkan dampak dari kecenderungannya tersebut, maka manusia
membuat suatu kelompok-kelompok yang terdiri dari orang-orang
yang memiliki kepentingan dan tujuan yang sama. Kelompok
tersebut akhirnya dinamakan organisasi yang termasuk di dalamnya
adalah bentuk usaha tertentu atau perusahaan.
Perubahan jaman dari jaman evolusi hingga sekarang,
masyarakat kita beralih pada kelompok-kelompok formal maupun
informal, akan tetapi mereka memiliki tujuan yang sama.
Kelompok dan organisasi merupakan bagian dari kehidupan
manusia. Kelompok informal berkembang spontan segera setelah
anggota kelompok tersebut mempunyai kepentingan yang sama.
Sedangkan kelompok formal biasanya merupakan organisasi kerja,
beraktivitas sesuai dengan keminatan masing-masing anggota
organisasi yang saling terjalin dalam kehidupan sehari-hari.

1
 Organisasi sangat berkaitan dengan manajemen, memberikan
banyak peluang untuk organisasi yang akan dikaji salah satunya
adalah dengan metode ilmiah, karena organisasi tersebut makin
lama makin kompleks. Unsur esensial dalam tren saat ini adalah
adanya spesialisasi yang memungkinkan organisasi membagi
pekerjaan dalam melaksanakan masing-masing tugas sub bagian
secara lebih efektif dan efisien. Dalam tren tersebut juga terlihat
adanya peningkatan spesialisasi membutuhkan metode koordinasi
dan integrasi yang semakin canggih. Kecenderungan kearah
kerjasama maupun konflik antar anggota organisasi tetap nampak,
karena ini salah satunya adalah karena adanya faktor
individualisme dimana setiap orang pasti memiliki tujuan,
kebutuhan dan keinginan yang relatif berbeda satu sama lain.
Organisasi, merupakan sekumpulan orang atau karyawan yang
berada dalam suatu kelompok tertentu yang bersepakat untuk
melakukan suatu aktivitas dalam rangka mencapai tujuan bersama.
Oleh sebab itu, dalam melakukan suatu aktivitas, setiap orang
memiliki komunitas atau kelompok yang sesuai dengan minat,
karena sangat bersinggungan dengan tujuan masing-masing orang.
Sebagai contoh, ada beberapa definisi berkaitan dengan apa yang
ditemukan oleh tokoh antara lain Organisasi Menurut Stoner,
Organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui
mana orang-orang di bawah pengarahan manajer mengejar tujuan
bersama. James D. Mooney (Gibson, dkk, 1996), Organisasi adalah

2
bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan
bersama. Sedangkan Organisasi Menurut Chester I. Bernard,
Organisasi merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang
dilakukan oleh dua orang atau ebih.
Organisasi merupakan struktur hubungan, kekuasaan-
kekuasaan, tujuan-tujuan, peranan-peranan, kegiatan-kegiatan,
komunikasi dan factor-faktor lain apabila orang bekerja sama.
Teori Organisasi klasik sepenuhnya menguraikan anatomi
organisasi formal. Empat unsur pokok yang selalu muncul dalam
organisasi formal:
1. sistem kegiatan yang terkoordinasi;
2. kelompok orang;
3. kerjasama; dan
4. kekuasaan dan kepemimpinan.
Sedangkan menurut penganut Teori Klasik (Winardi, 2006)
suatu organisasi tergantung pada empat kondisi pokok, antara lain :
Kekuasaan, Saling melayani, Doktrin, Disiplin, sedangkan yang
dijadikan tiang dasar penting dalam organisasi formal adalah:
1. pembagian kerja (untuk koordinasi);
2. proses skalar dan fungsional (proses pertumbuhan vertikal dan
horisontal);
3. struktur (hubungan antar kegiatan); dan
4. rentang kendali (berapa banyak atasan bisa mengendalikan
bawahan).

3
 Setiap pergerakan organisasi terus berkembang, baik menuju
perubahan maupun malah terpuruk. Berikut adalah bagan yang
mencoba mewakili perkembangan organisasi menuju proses
tumbuh. Dapat dianalogikan menjadi sebuah life cycle dari
organisasi.

Gambar 1. Organization Life Cycle

Secara umum, ada 5 tahap krisis yang dialamai organisasi, yang

ujung-ujungnya setelah ditelaah lebih lanjut semuanya bukan
merupakan proses yang secara utuh harus ada dan berurutan, akan
tetapi bisa berulang dan berkurang tergantung pada pengalaman
yang dialami masing-masing organisasi, juga tergantung pada jenis
organisasi yang terbentuk. Apabila dicermati, maka bagan di atas
yang berkaitan dengan perkembangan organisasi sampai saat ini
masih cukup relevan.

4
 Pengaturan organisasi yang sering disebut dengan Struktur
Organisasi, dalam terapannya dibutuhkan suatu analisa pekerjaan
yang fungsinya ada beberapa, antara lain adalah sebagai sumber
informasi mengenai suatu pekerjaan yang dilakukan oleh seorang
pekerja yang dilaksanakan dengan cara mengamati atau
mengadakan interview terhadap pekerja dengan bukti-bukti yang
benar dari supervisor. Selain itu juga berfungsi untuk bahan
informasi mengenai uraian pekerjaan berupa pernyataan tertulis
mengenai kewajiban pekerja yang juga mencakup standar
kualifikasi, tingkat pendidikan, pengalaman minimal yang
diperlukan serta karakter pekerjaan itu sendiri.
Apabila dicermati beberapa teori dari para peneliti yang
mengupas masalah analisa pekerjaan, maka dapat disimpulkan
bahwa dalam analisa pekerjaan ternyata ada 12 yang termasuk
dalam analisisnya yang dapat menghasilkan antara lain :
1. job description
2. job classification
3. job evaluation
4. job design restructuring
5. personnel requirement
6. performance appraisal
7. worker training
8. worker mobility
9. efficiency

5
10. safety
11. human resource planning, dan
12. legal requirements

Pada umumnya analisa pekerjaan mempunyai beberapa

pengertian, antara lain mengemukakan bahwa analisa pekerjaan
lebih pada proses pengumpulan dan pemeriksaan atas aktivitas-
aktivitas kerja pokok di dalam sebuah posisi serta kualitas
(keahlian, pengetahuan, kemampuan, serta sifat-sifat individu
lainnya) yang diperlukan untuk melaksanakan aktivitas-aktivitas
tersebut. Ada juga yang menyebutkan bahwa analisa pekerjaan
merupakan informasi tertulis mengenai pekerjaan apa saja yang
harus dikerjakan dalam suatu perusahaan agar tujuan perusahaan
dapat tercapai.
Manfaat yang sering muncul dan dapat disimpulkan dari
beberapa pendapat, bahwa sebenarnya analisa pekerjaan akan lebih
bermanfaat dalam rangka memberikan informasi mengenai
aktivitas pekerjaan, standar pekerjaan, konsep pekerjaan, serta lebih
jauh lagi, analisa pekerjaan juga dapat bermanfaat sebagai salah
satu persyaratan personalia kaitannya dengan proses penarikan
karyawan. Oleh sebab itu, analisa pekerjaan sebenarnya perlu ada
dan perlu dilakukan agar suatu organisasi dapat menetapkan uraian
pekerjaan, spesifikasi dan evaluasi pekerjaan. Analisa pekerjaan
dilakukan dengan jalan menganalisa dan mendesain pekerjaan apa

6
saja yang harus dikerakan, bagaimana mengerjakan, dan mengapa
pekerjaan harus dikerjakan. Analisa pekerjaan mempunyai sebutan
lain yang sering dijumpai pada jenis pekerjaan yang berbeda, antara
lain analisis jabatan, analisis aktivitas, analisis tugas, atau dengan
sebutan penelitian kerja.
Dengan demikian, analisa pekerjaan memiliki arti yang lebih
mendalam dan spesifik yaitu merupakan penemuan tentang
pelaksanaan pekerjaan dengan baik sesuai aturan dan prosedur
yang telah ditetapkan dengan diawali oleh adanya diskripsi
pekerjaan yang jelas dan spesifik, yang mendasari pekerjaan dan
perilaku individu sebagai pelaku kerja.
Menurut Milkovich & Newman (1999) analisis pekerjaan
adalah proses pengumpulan informasi secara sistematik terhadap
berbagai informasi terpercaya dan relevan, berhubungan dengan
pekerjaan, dan asal-usul dari suatu pekerjaan tertentu (job analisis
is the systematic process of collecting relevant, work-related
information related to the nature of a specific job). Hal senada
juga dikemukan oleh Bernardin & Russel: Job analisis is the
process of gathering information about a job (Bernardin &
Russel,1993). Dari beberapa definisi di atas dapat disimpulkan
bahwa analisis jabatan merupakan suatu proses pengumpulan dan
pencatatan informasi terpercaya dan sahih dengan suatu prosedur
tertentu terhadap suatu jabatan tertentu dan persyaratan-persyaratan

7
yang harus dimiliki oleh si pemegang pekerjaan. Termasuk disini
semua tugas, kegiatan dan tanggung jawab.
Pengetahuan, kemampuan, keterampilan dan karakter-karakter
lain yang dibutuhkan oleh si pemegang pekerjaan sangat perlu
mendapat perhatian yang khusus, agar dapat bekerja dengan efektif
sesuai dengan kemampuan dan kompetensi. Dengan adanya analisa
pekerjaan, maka setiap pekerjaan berbeda karakteristiknya dan
berbeda pula prosedurnya dari pekerjaan yang lain. Dengan
standard kerja atau target yang dapat dijadikan dasar untuk
mengukur kinerja, itu pun juga dianalisa, sehingga lebih terprogram
dan dapat menjadi patokan tugas dan persyaratan bagi masing-
masing bagian dalam analisa pekerjaan.

A. Alasan dilakukan analisa pekerjaan

Analisa pekerjaan seperti yang telah dikemukakan di depan
bahwa analisa pekerjaan sangat penting dalam rangka memberikan
informasi mengenai uraian pekerjaan atau diskripsi pekerjaan,
spesifikasi serta evaluasi pekerjaan. Bahkan lebih jauh lagi analisa
pekerjaan dapat memperkirakan keluasan suatu pekerjaan pada
masa yang akan datang. Oleh sebab itu perlu diketahui faktor-
faktor apa saja yang berkaitan dengan analisa pekerjaan.
Faktor-faktor yang menyangkut analisa pekerjaan antara lain
meliputi :

8
1. Elemen (element)
adalah unit praktis terkecil dalam setiap aktivitas pekerjaan
yang dapat dibagi-bagi lagi.
2. Tugas (task)
adalah suatu unit teridentifikasi dari aktivitas kerja yang
dihasilkan melalui aplikasi gabungan metode-metode, prosedur-
prosedur, dan teknik-teknik.
3. Kewajiban-kewajiban (duty)
adalah beberapa tugas yang berlainan yang dilaksanakan oleh
individu untuk menyelesaikan suatu aktivitas kerja , yang harus
dipertanggungjawabkan.
4. Posisi (position)
adalah kombinasi kewajiban-kewajiban yang dibutuhkan oleh
seseorang dalam menunaikan sebuah pekerjaan.
5. Pekerjaan (job)
adalah sekelompok posisi yang agak serupa elemen-elemen
pekerjaan, tugas-tugas, dan tanggung jawabnya yang tercakup
dalam deskripsi pekerjaan yang sama.
Dalam beberapa kasus hanya satu posisi yang mungkin terlibat
karena tidak ada posisi lain yang serupa. Misalnya dalam
perusahaan tertentu, posisi manajer SDM juga merupakan
pekerjaan karena hanya ada satu manajer SDM dalam
organisasi tersebut.

9
6. Jabatan (occupation)
adalah kategori pekerjaan yang dijumpai dalam setiap
pekerjaan. Seseorang yang memegang suatu jabatan, posisi atau
pekerjaan secara bersamaan. Seseorang dapat memiliki posis
dan pekerjaan, tetapi mungkin tidak dalam jenis pekerjaan yang
ditemukan seluruhnya dalam sebuah industri, sehingga tidak
memiliki jabatan.
7. Deskripsi pekerjaan (job description)
adalah pernyataan factual dan terorganisasi tentang kewajiban
dan tanggung jawab pekerjaan tertentu. Dengan demikian
deskripsi pekerjaan menyatakan apa yang dikerjakan,
bagaimana cara melaksanakannya dan mengapa dikerjakan.
8. Spesifikasi pekerjaan (job specification)
merupakan standar SDM yang harus dipenuhi dan kualitas yang
harus disyaratkan bagi pelaksanaan yang dapat diterima.
Spesifikasi pekerjaan menetapkan kualifikasi-kualifikasi
minimal yang dapat diterima yang harus dimiliki oleh pelaku
pekerjaan untuk melaksanakan pekerjaan dengan baik.
Spesifikasi pekerjaan mengidentifikasi pengetahuan, keahlian-
keahlian, pendidikan, pengalaman, sertifikasi, dan kemampuan-
kemampuan yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan
secara efektif.

10
9. Evaluasi pekerjaan (job evaluation)
adalah proses yang sistematis dan berurutan untuk menetukan
nilai suatu pekerjaan dalam kaitannya dengan pekerjaan lain.
Tujuan proses ini adalah untuk menentukan tingkat penggajian
yang sesuai.

Selain itu analisa pekerjaan juga berkaitan dengan dimensi

pekerjaan, dan dari dimensi-dimensi pekerjaan tersebut dapat
diketahui dan diprediksi kaitan masing-masing karyawan secara
individu dengan pekerjaan itu sendiri walaupun secara tidak
langsung juga berkaitan dengan segala sesuatu yang berada pada
lingkup pekerjaan itu sendiri dan tentu saja tidak bisa lepas dari
siapa yang bertindak atas pekerjaan tersebut. Dimensi-dimensi
pekerjaan tersebut dapat dilihat dalam gambar 2 berikut.

Gambar 2. Model lima dimensi kerja yang mempengaruhi setiap

karyawan

11
Keterangan gambar :
1. Dimensi fisik
yaitu kecepatan gerak, langkah-langkah pekerja dalam
melaksanakan pekerjaan. Pekerjaan dapat diorganisasikan
dalam cara-cara yang memungkinkan setiap langkah yang
dilakukan berulang-ulang dalam cara yang sama. Kajian-kajian
gerak dan waktu dapat menetapkan dimensi fisik pekerjaan
dalam suatu cara agar produktivitas maksimal tercapai.
2. Dimensi psikologi
Pekerjaan mempunyai potensi besar dalam memenuhi
kebutuhan-kebutuhan psikologis dasar terhadap pertumbuhan,
pengetahuan dan pengembangan, apabila diorganisasi dan
dikelola secara benar. Dimensi psikologis ini membantu atau
menghambat kinerja tergantung pada tingkat akan otonomi
pekerja dan penggunaan bermacam keahlian.
3. Dimensi sosial
Seseorang bekerja untuk memenuhi kebutuhan sosial dengan
yang lain dalam hubungannya dengan pekerjaan. Mereka saling
berinteraksi dalam kelompok kerja baik yang memiliki
pengaruh basar maupun kecil. Pekerjaan memberi kontribusi
bagi kesejahteraan ekonomi suatu masyarakat, wilayah, atau
secara keseluruhan.

12
4. Dimensi kultural
Pekerjaan memberikan keberadaan ekonomi dalam bentuk gaji
dan juga memberikan kontribusi dalam kedudukan sosial dan
kualitas kehidupan karyawan. Pekerjaan merupakan bagian dari
kehidupan seseorang, oleh sebab itu kewajiban-kewajiban yang
sedang dilaksanakan hendaknya dapat memuaskan kebutuhan-
kebutuhan yang ingin dipenuhi oleh karyawan.
5. Dimensi Kekuasaan
Kekuasaan mempunyai dampak nyata terhadap kepuasan kerja
maupun produktivitas karyawan. Pemenuhan peran menuntut
disiplin manajer dalam kaitannya dengan pekerjaan. Manajer
memastikan bahwa suatu pekerjaan dilakukan sesuai rencana,
tetapi juga melakukan hal yang sama dalam membangun
komitmen.

Hal perlu diperhatikan adalah mengenai alasan untuk membuat

suatu analisa pekerjaan, sebenarnya lebih pada standar minimal
yang harus dilakukan oleh suatu organisasi, kaitannya dalam
rangka penilaian kinerja atas tugas-tugas dari suatu pekerjaan yang
harus dilakukan serta bagaimana hasil yang didapatkan. Oleh sebab
itu marilah kita perhatikan kembali atas hal-hal kaitannya dengan
pembentukan atau pembuatan analisa pekerjaan tersebut.
Ada beberapa manfaat yang sebenarnya manfaat tersebut lebuh
banyak dibandingkan ketidakmanfaatnya. Sebab Analisa Pekerjaan

13
memberikan tuntunan kepada semua anggota organisasi untuk
melakukan baik tugas maupun kewajibannya sesuai dengan yang
diharapkan oleh pihak manajemen. Selain itu kalau diperhatikan
dari simpulan beberapa teori, menjadi suatu yang sebenarnya harus
dan mutlak untuk memperhatikan. Sehingga Analisa pekerjaan
dapat dilaksanakan dalam tiga kesempatan, yaitu:
1. pada saat organisasi pertama kali dibentuk dan program analisis
pekerjaan dimulai untuk pertama kalinya;
2. pada saat dibuat pekerjaan yang baru; dan
3. pada saat pekerjaan berubah secara signifikan sebagai akibat
metode baru, prosedur baru, dan teknologi baru. Secara umum
analisa pekerjaan dilaksanakan karena perubahan bentuk-
bentuk pekerjaan.
Dalam kaitannya dengan pelaksanaan analisa pekerjaan, ada
beberapa langkah yang perlu diperhatikan, sehingga langkah-
langkah tersebut dapat membantu tersusunnya informasi dasar
dalam rangka pengumpulan bahan-bahan mengenai pekerjaan
tertentu yang akan dianalisa.
Proses menganalisa pekerjaan melalui langkah langkah sebagai
berikut :
1. hasil informasi ditetapkan dalam rangka mengerjakan analisa
atas pekerjaan;
2. mencari sumber latar belakang yang mendukung;

14
3. memberi wewenang kepada bagian atau individu yang
bertanggung jawab atas pengerjaan analisa pakerjaan;
4. pengumpulan informasi yang mendukung analisa pekerjaan;
5. menekankan kembali pada bagisn atau pihak-pihak mana yang
saling terkait dengan pekerjaan yang akan dianalisa;
6. menyusun berdasarkan informasi yang didapat, suatu uraian
pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan; dan
7. memberikan gambaran terhadap perkembangan suatu pekerjaan
di masa yang akan datang.

Penyusunan analisa pekerjaan tidak begitu sulit, akan tetapi

perlu diakui bersama bahwa pada pelaksanaan penyusunan
diperlukan kecermatan dalam hal penentuan alur tugas dan
tanggung jawab. Selain itu kesesuaian antara tujuan perusahaan
dengan penyelesaian suatu tugas juga perlu diperhatikan. Beberapa
cara dan langkah yang penting untuk menjadi perhatian bagi
penyusun atau yang bertugas menyusun analisa pekerjaan, dengan
masing-masing kelemahan dan kelebihan.

B. Empat langkah dalam Proses Analisa terhadap Tugas

antara lain :
Dalam melakukan analisa pekerjaan, perlu memperhatikan
langkah-langkah yang merupakan proses analisa pekerjaan, antara
lain :

15
1. Memilih pekerjaan yang akan dianalisa.
2. Membuat daftar pendahuluan tentang tugas yang dilakukan
dalam suatu pekerjaan dengan cara :
Melakukan wawancara dan observasi terhadap karyawan
yang ahli dan manajer mereka.
Berdiskusi dengan mereka yang telah melakukan tugas.
3. Melakukan validasi atau konfirmasi tentang daftar tugas yang
telah dibuat. Proses ini melibatkan berbagai pakar termasuk
pelaksana tugas dan manajer.
4. Setelah mengidentifikasi tugas, selanjutnya dilakukan
identifikasi tentang pengetahuan, keterampilan, dan
kemampuan pendukung yang dibutuhkan untuk melakukan
masing-masing tugas.

16
 Bab Hubungan Antar Bagian
Dalam Analisa
II Pekerjaan

A. Deskripasi Pekerjaan
Deskripsi pekerjaan merupakan hasil dari analisis pekerjaan
sudah tidak efektif lagi (Mondy, 2008). Ada juga yang berpendapat
bahwa job description sebagai hasil dari analisis pekerjaan
membuat karyawan menjadi tidak fleksibel dalam bekerja
(Widhiastuti, 2007). Pendapat yang berbeda mengatakan bahwa
suatu pekerjaan tetap perlu diungkap sedemikian rupa sehingga
pekerjaan itu perlu dideskripsikan terlebih dahulu sebagai sebuah
job description, sebagai salah satu informasi analisis pekerjaan
(Widhiastuti, 2007). Karyawan yang tidak memiliki job description
yang jelas atau tidak memiliki job description yang lengkap aspek-
aspeknya akan mengalami stres kerja karena pekerjaannya menjadi
terlalu banyak, tidak punya waktu untuk menyelesaikan tugas, dan
harus mengerjakan beberapa tugas sekaligus (Robbins dan Judge,
2008). Job description yang merupakan produk utama dari analisis

17
pekerjaan (Widhiastuti, 2007) merupakan informasi tertulis tentang
pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan dalam suatu organisasi
perusahaan supaya tujuan organisasi itu tercapai (Hasibuan, 2009).
Pekerjaan yang job description-nya tidak jelas akan menyebabkan
stres kerja (Farhati dan Rosyid, 1996), sehingga sebenarnya tidak
semata-mata hanya stres kerja saja yang berhubungan dengan
deskripsi pekerjaan, namun lingkungan menjadi hal dan alasan
utama penyebab stres kerja. Kejelasan wewenang yang merupakan
aspek dalam job description juga mempengaruhi stres kerja.
Job description adalah suatu pernyataan tertulis yang berisi
uraian atau gambaran tentang apa saja yang harus dilakukan oleh
pemegang jabatan (job holder/incumbent), bagaimana suatu
pekerjaan dilakukan, dan alasan-alasan mengapa pekerjaan tersebut
dilakukan (Widhiastuti, 2007 : 48). Uraian tersebut berisi tentang
hubungan antara suatu posisi tertentu dan posisi lainnya di dalam
dan di luar organisasi dan ruang lingkup pekerjaan di mana
pemegang jabatan diharapkan dapat memberikan kontribusi dalam
mencapai tujuan yang ditetapkan oleh divisi atau unit kerja atau
tujuan organisasi secara keseluruhan.
Job description merincikan apa yang harus dilakukan oleh
pemegang jabatan dan kompetensi yang dibutuhkan untuk jabatan
tersebut (Jackson dkk, 2010). Job description merupakan bagian
dari kontrak tertulis yang mengatur hubungan pekerjaan. Job
description menerangkan kewajiban atau fungsi pekerjaan yang

18
utama, menjelaskan kondisi di mana pekerjaan tersebut dilakukan,
dan menetapkan persyaratan pelatihan atau sertifikasi tertentu
untuk pekerjaan tersebut.
Job description adalah rekaman tertulis mengenai tanggung
jawab dari pekerjaan tertentu (Pophal, 2006). Job description
menunjukkan kualifikasi yang dibutuhkan untuk jabatan tersebut,
dan menguraikan bagaimana pekerjaan tersebut berhubungan
dengan bagian lain. Job description adalah suatu uraian tertulis dari
apa yang diperlukan oleh suatu pekerjaan, suatu keseluruhan kajian
ringkas informasi pekerjaan dan syarat-syarat pelaksanaannya,
yang tidak membahas masalah karyawan tetapi masalah ruang
lingkup kegiatan, fungsi dasar atau tugas pokok, nama pekerjaan,
wewenang dan kewajiban, tanggung jawab, serta kriteria penilaian
hasil kerja (Rivai dan Sagala, 2009). Job description berisi
informasi pengidentifikasian pekerjaan, riwayat pekerjaan,
kewajiban-kewajiban, pertanggungjawaban, dan spesifikasi atau
informasi mengenai standar pekerjaan (Gomes, 2003). Job
descriotion adalah informasi tertulis yang menguraikan tugas dan
tanggung jawab, kondisi, hubungan, dan aspek-aspek pekerjaan
pada suatu jabatan tertentu pada organisasi (Hasibuan, 2009).
Job description adalah pernyataan tertulis tentang apa yang
harus dilakukan oleh karyawan, bagaimana karyawan itu
melakukannya, dan bagaimana kondisi kerjanya (Mardianto, 2009).
Job description adalah pedoman bagi karyawan dan perusahaan,

19
yang merupakan dokumen tertulis mengenai tanggung jawab dari
pekerjaan tertentu (Sembiring, 2010).
Job description adalah suatu keterangan singkat yang ditulis
secara cermat mengenai tugas, kewajiban, tanggung jawab, dan
wewenang dalam suatu jabatan tertentu (Sofyandi, 2008).
Uraian tersebut membawa pada simpulan bahwa job
description adalah dokumen yang berisi tugas, kewajiban,
tanggung jawab yang menggambarkan apa saja yang harus
dilakukan oleh pemegang pekerjaan tersebut.

Aspek Job Description

Aspek deskripsi pekerjaan yang dimunculkan oleh pakar ilmu
Sumber Daya Manusia, memiliki keragaman. Dari keragaman teori
tentang aspek, pada dasarnya dapat disimpulkan menjadi suatu
pendapat mengenai Aspek-aspek Job Description menurut
Widhiastuti (2007) adalah:
1. Tugas;
2. Keahlian; dan
3. kondisi, yang terdiri dari tiga bagian aspek antara lain :
a. tuntutan fisik;
b. tuntutan intelektual; dan
c. tuntutan emosional
Apabila dicermati sekali lagi, maka ke tiga aspek tersebut
terdapat atau terangkum dalam :

20
1. identifikasi pekerjaan;
2. ringkasan pekerjaan; dan
3. kewajiban dan tanggung jawab.

Namun, ada tokoh lain yaitu Mondy (2008) yang memberi

wawasan bahwa ada sisi lain dalam Job Description , yaitu harus
relevan dan akurat, yaitu berisi hal-hal berikut ini :
1. tugas-tugas utama yang dikerjakan;
2. persentase waktu yang dialokasikan untuk setiap tugas;
3. standar-standar kinerja yang harus dicapai;
4. kondisi-kondisi kerja dan bahaya yang mungkin terjadi;
5. jumlah karyawan yang menjalankan pekerjaan dan kepada
siapa mereka melapor; dan
6. mesin-mesin dan peralatan yang digunakan dalam pekerjaan.

Hasibuan (2009) menjawab tantangan dari peneliti lain, karena

hasil temuannya tentang aspek Job Description menjadi lebih
mendalam lagi, yaitu :
1. Identifikasi pekerjaan atau jabatan, yaitu nama jabatan tersebut.
2. Hubungan tugas dan tanggung jawab, yaitu rincian tugas dan
tanggung jawab yang secara nyata diuraikan secara terpisah
agar diketahui dengan jelas. Rumusan hubungan harus
menunjukkan hubungan antara karyawan tersebut dengan orang
lain di dalam maupun di luar organisasi.

21
3. Standar wewenang dan pekerjaan, yaitu kewenangan dan
prestasi yang harus dicapai oleh karyawan tersebut.
4. Syarat kerja yang harus diuraikan dengan jelas, seperti alat-alat,
mesin-mesin, dan bahan baku yang digunakan untuk melakukan
pekerjaan tersebut.
5. Ringkasan pekerjaan atau jabatan, yang menguraikan bentuk
umum pekerjaan dengan mencantumkan fungsi-fungsi dan
aktivitas utamanya.
6. Penjelasan tentang jabatan di bawah dan di atasnya, yang
menjelaskan jabatan dari mana karyawan dipromosikan dan ke
jabatan mana karyawan akan dipromosikan.

Demikian juga teori tentang aspek Job Description yang

disusun dengan baik oleh Jackson (2010), menjadi lebih detail dan
tidak saja fokus pada job description saja, akan tetapi lebih
kompleks dan rinci seperti berikut ini :
1. Nama Jabatan, yang menjelaskan posisi-posisi yang bisa
digantikan (sama) berdasarkan kewajiban-kewajiban utamanya
2. Departemen atau divisi, yang menunjukkan letak pekerjaan
dalam perusahaan
3. Tanggal analisis pekerjaan, yang menunjukkan kapan deskripsi
tersebut disiapkan, dan apakah deskripsi tersebut harus sudah
diperbarui. Job Description yang didasarkan pada analisis

22
 pekerjaan yang dilakukan sebelum perubahan besar dalam
pekerjaan tersebut adalah kurang berguna.
4. Ringkasan pekerjaan, merupakan ikhtisar pekerjaan yang sering
digunakan dalam proses rekrutmen untuk membuat
pengumuman jabatan/pekerjaan dan untuk menetapkan tingkat
gaji.
5. Pengawasan, yang mengidentifikasi hubungan. Apabila ada
pengawasan maka kewajiban terkait pengawasan itu harus
dituliskan pada pekerjaan yang dilakukan.
6. Pekerjaan yang dilakukan, yang mengidentifikasi kewajiban
dan tugas yang mendasari suatu pekerjaan. Tugas adalah
sesuatu yang dilakukan karyawan atau tindakan yang diambil
karyawan untuk menghasilkan produk atau layanan. Kewajiban
adalah sebuah kumpulan tugas terkait yang terulang. Kewajiban
harus ditempatkan berdasarkan waktu yang dihabiskan serta
kepentingannya. Kewajiban-kewajiban yang ditetapkan
digunakan untuk menentukan apakah akomodasi pekerjaan
untuk karyawan diperlukan, apakah pekerjaan itu bebas dari
ketentuan lembur, dan apakah dua pekerjaan dengan nama yang
berbeda harus dianggap sama.
7. Konteks pekerjaan, yang menjelaskan lingkungan fisik di
sekitar pekerjaan (misalnya di luar ruangan, di tempat terpencil,
di tempat bersuhu tinggi atau rendah, dihadapkan pada kondisi
berbahaya seperti uap dan penyakit), serta lingkungan sosial di

23
 mana pekerjaan tersebut dilakukan (misalnya kerja sama tim,
fleksibilitas, dan pembelajaran). Selanjutnya, tingkat perubahan
dan ketidakpastian terkait dengan pekerjaan, budaya
perusahaan, dan elemen-elemen misi perusahaan atau
pernyataan visi juga ditetapkan.

Job Description tidak hanya harus menguraikan tanggung

jawab yang berada di dalamnya, namun juga kepentingan yang
terkait dengan tanggung jawab tersebut (Pophal, 2006), yang
meliputi:
1. batas kewenangan yang diberikan pada jabatan ini;
2. tingkat kompleksitas tugas yang dikerjakan;
3. banyaknya kontak internal maupun eksternal yang harus
dilakukan;
4. banyaknya akses menuju informasi rahasia;
5. besarnya penilaian independen yang diperlukan;
6. besarnya tekanan yang terlibat dalam pekerjaan;
7. jenis mesin atau peralatan yang digunakan;
8. kondisi kerja; dan
9. syarat-syarat ketenagakerjaan.

Berdasarkan paparan pendapat para tokoh penemu uraian

tersebut di atas membawa pada simpulan bahwa aspek-aspek job
description meliputi aspek identifikasi pekerjaan, aspek sifat

24
pekerjaan, dan aspek kualifikasi pekerjaan. Aspek tersebut
merupakan aspek inti yang harus dipenuhi oleh organisasi apapun,
apabila organisasi tersebut ingin menerapkan aturan yang pas harus
diikuti oleh suatu organisasi. Tidak serta merta hal ini membuat
pemilik organisasi dengan seenaknya sendiri tanpa memper-
hitungkan apa yang harus dilakukan.
Walaupun banyak pertimbangan, akan tetapi pertimbangan
tersebut harus benar-benar diputuskan agar dapat berjalan lancar
sesuai dengan tanggung jawab masing-masing jabatan atau
pekerjaan.

B. Spesifikasi Pekerjaan
Spesifikasi pekerjaan adalah sebuah daftar pengetahuan,
keahlian, kemampuan, dan karakteristik lainnya yang harus
dimiliki oleh individu untuk melaksanakan sebuah pekerjaan.
Pengetahuan diatas menginformasikan prosedural dan faktual yang
diperlukan bagi pelaksanaan sebuah tugas secara berhasil. Keahlian
diatas adalah tingkat kecakapan individu dalam menunaikan tugas
tertentu.
Kemampuan diatas adalah merujuk ke kapabilitas umum yang
dimiliki oleh individu.karakteristik lainnya dapat berupa tindak
tanduk kepribadian seperti motivasi pencapaian atau ketekunan.
(Robbins & Judge, 2011)

25
 Dibandingkan dengan pengembangan suatu deskripsi kerja,
menyusun suatu spesifikasi pekerjaan merupakan tugas yang sulit.
Satu masalahnya adalah bahwa terdapat kisaran yang sangat luas
dalam derajad terhadap karyawan-karyawan yang sama-sama
memuaskan memperagakan suatu kualitas tertentu. Masalah itu
dirumitkan oleh fakta bahwa kisaran ini tidak dapat diketahui
karena kebijakan organisasi (peluang) telah membatasi kisaran
yang sebenarnya dalam suatu cara.
Alternatif terhadap pendekatan pertimbangan ke spesifikasi
pekerjaan adalah suatu pendekatan empiris. Data dari sumber-
sumber semacam itu bila skor tes yang tersedia mengenai
karakteristik-karakteristik yang diyakini sebagai yang diperlukan
untuk sukses pekerjaan, data biografi, pemeringkatan wawancara
dibandingkan dengan evaluasi kinerja. Sekali telah dikumpulkan
cukup banyak data, kisaran skor tes dan karakteristik pribadi yang
dikaitkan dengan sukses pekerjaan dapatlah ditentukan dengan
lebih tepat (akurat) daripada mungkin seperti biasanya oleh metode
pertimbangan. Proses ini mempunyai sekurangnya empat manfaat
jangka panjang:
1. Sumber-sumber yang mungkin dari karyawan yang baik kurang
mungkin terlewati dalam merekrut jika spesifikasi yang
sebenarnya untuk suatu pekerjaan diketahui secara rinci.

26
2. Kriteria seleksi tradisional yang ternyata tidak penting untuk
suksesnya pekerjaan dapatlah disingkirkan, jadi menghemat
sumberdaya organisasi.
3. Penafsiran dan seleksi yang lebih efektif yang akhirnya muncul
dari dalam proses ini seharusnya menghasilkan kinerja yang
lebih baik pada pihak personil organisasi sebagai suatu
keseluruhan.
4. Di Amerika Serikat, proses pensahihan ini bersifat central bagi
pendokumen praktik kekaryaan yang adil. Seperti dalam bidang
pengambilan keputusan personalia, perlulah untuk suatu
organisasi untuk menunjukkan bahwa kualitas-kualitas yang
dicarinya dalam diri karyawan dikaitkan dengan pekerjaan yang
akan mereka lakukan.

Spesifikasi pekerjaan berkisar pada kualitas yang dicari oleh

perusahaan dalam diri karyawannya. Aspek paling penting dari
spesifikasi ini adalah agar spesifikasi ini spesifik mungkin. Sejauh
mungkin spesifikasi pekerjaan itu juga harus bersifat perilaku
dalam sifat dasarnya. Aspek ini mudah di lewatkan bila diambil
pendekatan pertimbangan dalam mengembangkan spesifikasi
pekerjaan. (Jewell & Siegall, 1998)

27
Pengertian Spesifikasi pekerjaan
Berbagai pendapat mengenai pengertian dan pemahaman
terhadap spesifikasi pekerjaan, ada beberapa pengertian, karena
memang pada kenyatannya spesifikasi pekerjaan memberikan
gambaran yang sepadan dengan kemanfaatan fungsi, antara lain :
1. spesifikasi pekerjaan menggambarkan tuntutan pekerjaan atas
karyawan yang melakukanpekerjaan tersebut, sesuai syarat;
2. spesifikasi pekerjaan hanya mencakup kualifikasi yang jelas
berhubungan dengan kinerja pekerjaan;
3. spesifikasi dan deskripsi pekerjaan terpusat pada pekerjaan,
maka keduanya sering disatukan dalam satu dokumen; dan
4. tujuan spesifikasi pekerjaan untuk menentukan karakteristik
personalia (latar belakang pendidkan pendidikan, pengalaman
atau pelatihan kejuruan).

Persyaratan-persyaratan Spesifikasi Pekerjaan antara lain:

Beberapa persyaratan dalam membuat atau menyusun
spesifikasi pekerjaan adalah sebagai berikut :
1. persyaratan kualifikasi umum seperti pengalaman dan
pelatihan;
2. persyaratan pendidikan, termasuk pendidikan menengah,
universitas, atau pendidikan kejuruan; dan
3. pengetahuan, keahlian-keahlian, dan kemampuan.

28
Standar Kinerja Pekerjaan
Mengingat deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan
berkaitan erat dengan kinerja pekerjaan, maka perlu ada beberapa
persyaratan yang harus dipenuhi standar kinerja pekerjaan, sebagai
berikut :
1. standar kinerja harus relevan dengan individu dan organisasi;
2. standar kinerja harus stabil dan dapat diandalkan;
3. standar kinerja harus dapat membedakan antara pelaksanaan
pekerjaan yang baik, sedang dan buruk;
4. standar kinerja harus dinyatakan dalam angka;
5. standar kinerja harus mudah diukur;
6. standar kinerja harus dipahami oleh karyawan dan penyelia;
dan
7. standar kinerja harus memberikan penefsiran yang tidak
mendua.

Prosedur Pembuatan Standar Kinerja Pekerjaan

Standar kinerja suatu organisasi akan berbeda dengan
organisasi satu dan lainnya, semua sangat tergantung dengan
spesifikasi atau karakteristik masing-masing perusahaan, seperti
jenis usaha, besar kecilnya usaha, segmen usaha, dan masih banyak
lagi. Kriteria harus dibangun dulu dalam suatu standar yang
biasanya disebut Manajemen Penilaian Kinerja. Standar kinerja
merupakan embrio dan hal pokok dalam upaya penilaian kinerja

29
karyawan, antara lain :
1. penyelia menjalin kerjasama dengan para bawahan dan
menyusun standar kinerja dan prosedur yang perlu diikuti;
2. setiap bawahan menulis standar-standar tentative bagi setiap
aspek pekerjaan dan memberikan usulan pendahuluan kepada
penyelia;
3. setiap bawahan menemui penyelia guna membahas standar-
standar tentative dan mencapai kesepakatan atas dokumen
akhir; dan
4. standar yang digunakan karyawan untuk menelusuri seberapa
baik pekerjaannnya dan untuk menilai kinerja karyawan.

C. Desain Pekerjaan
Perlu diingat bahwa Desain Pekerjaan juga tidak dapat
dilepaskan dari rangkaian Analisa Pekerjaan. Apabila dicermati
bersama, maka sebenarnya Desain Pekerjaan serupa dengan
Deskripsi pekerjaan. Tugas-tugas yang dilakukan perlu penjabaran
agar suatu tugas dapat dilakukan dengan rinci. Sehingga Desain
Pekerjaan lebih menyerupai proses suatu tugas dilakukan.
Pengertian Desain pekerjaan dapat dirinci, yaitu :
1. desain pekerjaan menentukan bagaimana pekerjaan dilakukan
dan sangat dipengaruhi perasaan karyawan terhadap sebuah
pekerjaan;

30
2. desain pekerjaan berisi seberapa besar pengambilan keputusan
yang dibuat oleh karyawan terhadap sebuah pekerjaan;
3. desain pekerjaan berisi seberapa besar pengambilan keputusan
yang dibuat pada pekerjaan dan seberapa banyak tugas yang
harus diselesaikan oleh karyawan; dan
4. desain pekerjaan merupakan gambaran proses suatu pekerjaan
dilakukan.
Dengan adanya pengertian yang tersebut di atas, maka Desain
Pekerjaan menjadi lebih memiliki tugas yang penting, karena dari
Desain Pekerjaan suatu tugas dapat mencerminkan keberhasilan
tugas dapat tercapai.

Fungsi desain pekerjaan meliputi :

Desain pekerjaan merupakan suatu metode kerja yang
digunakan sebagai bahan untuk koordinasi suatu pekerjaan, sarana
untuk mempertanggungjawabkan suatu pekerjaan, sebagai arus
informasi suatu pekerjaan dan sangat terkait dengan otoritas
pekerjaan.

Fokus Desain Pekerjaan

Desain pekerjaan, memiliki konsentrasi atau lebih dikenal
dengan fokus suatu tugas atau pekerjaan, yaitu :
1. Pekerjaan individu dapat diperkaya dengan mengelompokkan
tugas-tugas dalam unit kerja.

31
2. Pendekatan yang berkaitan adalah mengkombinasikan beberapa
tugas dalam pekerjaan.
3. Memperkaya pekerjaan dengan membuat hubungan langsung
dengan pelanggan.
4. Umpan balik yang cepat dan khusus harus dimasukkan ke
dalam system yang pas.
5. Pekerjaan individu dapat diperkaya melalui muatan kerja
vertical, untuk meningkatkan tanggung jawab individu pada
perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian pekerjaan.

Faktor-faktor yang Mempengaruhi Desain Pekerjaan

Ada beberapa unsur yang berkaitan dengan Desain Pekerjaan
yang merupakan faktor yang ikut mempengaruhi Desain pekerjaan,
yaitu :
1. Masing-masing karyawan memiliki kebutuhan yang berbeda.
Kebutuhan-kebutuhan tersebut akan dipenuhi oleh masing-
masing individu berdasarkan kemampuannya.
2. Teknologi
Perubahan global ini menentukan perubahan segala sesuatu
dengan cepat termasuk teknologi. Kemajuan teknologi dapat
diikuti trendnya secara bertahap. Misalnya komputer atau
peralatan kantor lain seperti fotocopy dll.

32
3. Biaya restrukturisasi pekerjaan
Biaya restrukturisasi pekerjaan menyesuaikan jenis pekerjaan
serta persyaratan pekerjaan yang mengikutinya. Dengan
pelatihan-pelatihan yang harus diikuti dalam rangka memenuhi
persyaratan tersebut, maka kebutuhan dana perlu diperhatikan.
4. Struktur organisasi
Struktur organisasi berguna untuk melihat dan menentukan
tugas dan kewajiban serta tanggung jawab suatu pekerjaan
kaitannya dengan pekerjaan itu sendiri.
5. Iklim internal.
Iklim internal sangat menunjang kinerja karyawan.

Faktor yang berkaitan dengan Desain Pekerjaan

Selain faktor-faktor yang mempengaruhi desain suatu
pekerjaan, terdapat pula faktor yang berkaitan dengan desain suatu
pekerjaan tersebut, antara lain :
1. faktor lingkungan :
- sistem politik;
- ekspektasi-ekspektasi sosial.
2. faktor Organisasi
- otomasi;
- teknologi;
- integrasi fungsional silang.

33
3. faktor keperilakuan
- bauran keahlian kumpulan tenaga kerja;
- perancangan pekerjaan yang sesuai dengan kebutuhan
karyawan dan teknologi.

Teknik-teknik desain pekerjaan

Cara atau teknik yang digunakan untuk mendesain pekerjaan
harus benar-benar diperhitungkan, karena salah teknik saja
menyebabkan hal-hal yang tidak diinginkan, seperti sasaran
pekerjaan yang salah, tanggung jawab pekerjaan yang tidak sesuai,
dan sebagainya. Ada beberapa teknik yang dapat dipergunakan
untuk membuat Desain Pekerjaan, antara lain :
1. Simplifikasi Pekerjaan
Pekerjaan dapat dibagi-bagi dalam tugas dan memaksimalkan
efisiensi.
2. Rotasi Pekerjaan
Perpindahan dari satu posisi ke posisi lain dalam organisasi.
Tujuan :
a. menghindari monotasi pekerjaan;
b. mengurangi efisiensi;
c. menjadi ajang pelatihan.
3. Pemekaran Pekerjaan
Memekarkan jumlah tugas yang berkaitan dalam sebuah
pekerjaan.

34
4. Pemerkayaan Pekerjaan
a. berusaha mengurangi kebosanan;
b. menambah kepuasan karyawan;
c. meningkatkan tanggung jawab, otonomi dan kendali;
d. berupaya menambah lebih tanggung jawab, perencanaan
dan pengendalian; dan
e. ditandai dengan pemuatan kerja vertikal karena ada
penambahan :
- tanggung jawab;
- faktor intrinsik.

Desain pekerjaan adalah hasil analisis pekerjaan. Dalam desain

pekerjaan dikhususkan tiga ciri pekerjaan yaitu, cakupan,
kedalaman dan hubungan.
Cakupan
Cakupan pekerjaan bervariasi dari sedikit berbagai tugas yang
berbeda. Pekerjaan dengan tugas yang relatif sedikit, lebih
khusus dari pekerjaan dengan banyak tugas.
Cakupan pekerjaan mengacu pada jumlah tugas yang dilakukan
delapan tugas untuk menyelasaikan sebuah pekerjaan,
mempunyai cakupan kerja lebih luas dari pada orang yang
melakukan empat tugas. Dalam banyak contoh, semakin besar
jumlah tugas yang dilakukan, semakin lama waktu yang
diperlukan untuk menyelesaikannya.

35
 Kedalaman
Kedalaman yaitu jumlah kebijaksanaan yang dipunyai individu
untuk menentukan aktivitas dan hasil kerja.
Hubungan kerja
Hubungan kerja ditentukan oleh kepuasan para manajer
berdasarkan departementalisasi dan rentang kendali. Manajer
bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan kelompok-
kelompok yang dibentuk sesuai dengan tujuan organisasi.
Keputusan yang berdasarkan departementalisasi dan rentan
kendali itu menentukan sifat dan luas hubungan antar pribadi
para pemegang pekerjaan, baik secara individual maupun
organisasi.

Desain pekerjaan menguraikan tujuan khas pekerjaan. Hal itu di

lakukan melalui teknik analisis kerja semacam APF dan KAJ,
dimana para manajer dapat menguraikan pekerjaan sesuai dengan
aktivitas yang dituntut agar membuahkan hasil khusus. Akan tetapi,
sebelum kita dapat memahami hubungan antara pekerjaan dan
prestasi, kita harus memperhatikan satu factor lagi yakni isi
pekerjaan.(Gibson, dkk : 1996)
Kalau membicarakan masalah Desain Pekerjaan, memang tidak
dapat dilepaskan dengan bagaimana suatu tugas atau pekerjaan
menjadi suatu bagian dari analisa pekerjaan. Mengapa ini terjadi?
Suatu pekerjaan atau tugas tidak dapat diselesaikan secara mandiri

36
tanpa terkait dengan pekerjaan atau bagian lain. Oleh sebab itu,
perlu dirinci kaitannya dengan bagian lain tersebut. Pengaitan
dengan tugas atau pekerjaan yang lain dapat menciptakan
pengayaan suatu pekerjaan atau tugas.

Ada 6 cara dalam rangka memperkaya pekerjaan :

1. Akuntabilitas (tanggung jawab atas kinerja mereka).
2. Pencapaian (karyawan meyakini bahwa mereka melakukan
sesuatu yang berharga.
3. Umpan balik (karyawan menerima informasi yang jernih dan
langsung tentang kinerja mereka.
4. Kecepatan kerja.
5. Kendali atas sumber-sumber daya.
6. Pertumbuhan dan perkembangan pribadi.

D. Evaluasi Pekerjaan
Evaluasi pekerjaan (Job Evaluation) adalah proses yang
sistematis dan berurutan untuk menentukan nilai suatu pekerjaan
dalam kaitannya dengan tujuan untuk menentukan tingkat
penggajian (Widhiastuti, 2007). Evaluasi pekerjaan juga dapat
diartikan sebagai pengukuran nilai pekerjaan secara internal dengan
menggunakan prosedur administratif (Noe dkk., 2011b ). Sistem ini
tersusun dari compensable factor dan skema pembobotan
berdasarkan kepentingan compensable factor ini di dalam

37
organisasi perusahaan. Rivai dan Sagala (2010) mengatakan bahwa
evaluasi pekerjaan merupakan prosedur sistematis untuk
menentukan nilai relatif dari pekerjaan. Evaluasi pekerjaan akan
menentukan pekerjaan mana yang memiliki nilai lebih tinggi
daripada pekerjaan yang lainnya. Evaluasi pekerjaan harus
dilakukan secara khusus oleh sumber daya manusia yang terlatih,
yang terdiri dari sekelompok manajer atau spesialis, yang disebut
Komite Evaluasi Pekerjaan.
Penulis lain yaitu Noe dkk. (2010) mengatakan bahwa evaluasi
pekerjaan adalah penilaian nilai uang relatif dari setiap pekerjaan
bagi organisasi, supaya organisasi dapat mengatur struktur gaji
yang adil secara internal perusahaan. Supaya dapat meletakkan
nilai-nilai uang pada berbagai pekerjaan, perlu didapatkan
informasi tentang pekerjaan-pekerjaan yang berbeda untuk
menentukan pekerjaan yang layak dibayar lebih tinggi dari yang
lain.
Pendapat yang lain dikemukakan oleh Hasibuan (2009 : 35).
Evaluasi pekerjaan didefinisikan sebagai penilaian berat atau
ringannya pekerjaan, mudah atau sukarnya pekerjaan, dan besar
atau kecilnya risiko pekerjaan. Setelah penilaian itu selesai
dilakukan, kemudian diberi nama, ranking atau peringkat, serta
harga atau gaji suatu pekerjaan. Pekerjaan yang berat, sukar, dan
berisiko besar akan mendapatkan ranking pekerjaan yang tinggi,
dan harga atau gajinya pun besar. Demikian pula untuk pekerjaan

38
yang mudah, ringan, dan risikonya kecil, maka ranking pekerjaan
itu rendah, dan harga atau gajinya pun kecil. Lebih lanjut juga
dikatakan bahwa pemberian nama pekerjaan yang tepat akan
memberikan kebanggaan atau status bagi karyawan yang
bersangkutan. Karyawan akan lebih senang disebut manajer
daripada kepala bagian, walaupun ranking pekerjaannya sama.
Uraian tersebut di atas membawa pada simpulan bahwa
evaluasi pekerjaan adalah proses sistematis dan berurutan yang
dilakukan untuk menentukan nilai suatu pekerjaan dalam kaitannya
dengan tingkat penggajian dalam suatu organisasi, dengan
memberikan pembobotan pada compensable factor berdasarkan
tingkat kepentingan compensable factor ini di dalam organisasi
tersebut.

Aspek Evaluasi Pekerjaan

Evaluasi pekerjaan memberikan suatu bentukan yang disebut
dengan aspek. Aspek-aspek evaluasi pekerjaan menurut Rivai dan
Sagala (2010) meliputi :
1. tugas;
2. tanggung jawab; dan
3. syarat-syarat pekerjaan.
Ada pendapat lain yang dikemukakan oleh Noe dkk. (2011b)
disebut dengan compensable factor. Compensable factor dalam
evaluasi pekerjaan meliputi :

39
1. kompleksitas pekerjaan;
2. kondisi pekerjaan;
3. pendidikan yang diperlukan;
4. pengalaman yang diperlukan; dan
5. tanggung jawab.

Berbeda dengan pendapat yang dikemukakan oleh Mondy

(2008 : 97), di mana evaluasi pekerjaan meliputi aspek-aspek
sebagai berikut :
1. Pengetahuan yang dibutuhkan untuk melakukan suatu
pekerjaan.
2. Keterampilan yang dibutuhkan untuk melakukan suatu
pekerjaan.
3. Kemampuan yang dibutuhkan untuk melakukan suatu
pekerjaan.

Apabila melihat pendapat Gomes (2003) mengenai aspek

evaluasi pekerjaan, lebih pada penekanan yang bersifat reality di
lapangan, antara lain meliputi :
1. Skill atau kecakapan, bisa berupa kecakapan profesional
maupun teknis
2. Working Conditions berupa tingkat risiko dan menyenangkan
atau tidaknya suatu pekerjaan
3. Responsibility atau tanggung jawab.

40
 Uraian tersebut di atas membawa pada simpulan bahwa aspek-
aspek evaluasi pekerjaan meliputi aspek working conditions
(kondisi pekerjaan dan kompleksitas pekerjaan), aspek
responsibility (tanggung jawab), dan aspek skill (kecakapan)
termasuk syarat-syarat pekerjaan yang harus dipenuhi (pendidikan,
pengalaman, pengetahuan).
Evaluasi Pekerjaan adalah proses penilaian suatu pekerjaan
baik berat, ringan, mudah atau sukar, besar atau kecil resiko
pekerjaan dan memberikan nama, peringkat, serta harga atau gaji
suatu jabatan. Evaluasi pekerjaan sangat berkaitan erat dengan
penilaian atas tugas atau pekerjaan seorang karyawan, mengingat
penilaian tersebut sebenarnya merupakan bagian penting dalam
proses pengelolaan sumber daya manusia. Oleh sebab itu sistem
penilaian dari suatu evaluasi pekerjaan sangat dimungkinkan untuk
dibudayakan yang diterapkan dan disesuaikan dengan budaya
organisasi yang berkembang, sehingga dapat memotivasi
karyawan.
Dengan demikian dapat ditarik suatu harapan dalam rangka
membangun kemampuan bersaing secara global melalui sumber
daya manusia sebagai keunggulan kompetitifnya, maka sistem
evaluasi pekerjaan perlu diperhatikan dan bahkan mendapat
perhatian khusus. Pedoman menyusun kriteria evaluasi pekerjaan
memiliki beberapa cara yang perlu mendapat perhatian, antara lain:

41
1. perlu memilih kriteria yang disesuaikan dengan pekerjaan;
2. jangan menganggap bahwa pekerjaan tidak dapat diukur;
3. memperhatikan pengetahuan pribadi dan keahlian- keahlian
serta kriteria;
4. memperhatikan perilaku dan hasil kriteria;
5. mempertimbangkan setiap aspek pekerjaan;
6. mengkombinasikan kriteria yang kurang penting, tetapi
berhubungan ke dalam suatu kriteria tunggal;
7. menyimpan data mengenai keandalan dan kesahihan kriteria;
8. meninjau dan menyususun kriteria atas basis yang
berkelanjutan;
9. menggunakan kriteria dalam program-program sumber daya
manusia lainnya; dan
10. menyeleksi kriteria yang dapat diamati dan dapat diukur.

Kriteria evaluasi pekerjaan pun memiliki karakteristik yang

diharapkan dapat menyempurnakan penyusunan evaluasi
pekerjaan. Karakteristik kriteria yang baik meliputi :
1. harus mampu diukur dengan cara yang dapat dipercaya;
2. harus mampu membedakan individu-individu yang sesuai
dengan kinerja mereka;
3. harus sensitif terhadap masukan dan tindakan-tindakan dari
pemegang jabatan/pekerjaan; dan

42
4. harus dapat diterima oleh individu yang mengetahui kinerja
yang sedang dinilai.

Proses untuk menentukan performance behaviours yang

diperlukan untuk merancang suatu sistem penilaian adalah melalui
analisa pekerjaan. Menganalisa pekerjaan dapat mengurangi bias
dalam sistem penilaian nantinya. Analisa pekerjaan memecahkan
setiap pekerjaan kedalam ciri-ciri dan kompetensi yang diperlukan
untuk kinerja yang optimal. Behaviour dan kompetensi dapat
ditentukan berdasarkan kepentingan dalam proses kerja atau
frekuensi penggunaannya. Ada banyak cara untuk melakukan
analisa pekerjaan, namun pada dasarnya melibatkan wawancara
dengan pemegang jabatan dan atasan mereka untuk menentukan
ciri-ciri yang memberikan kinerja yang optimal maupun ciri-ciri
destruktif yang menghasilkan kinerja rendah. Dengan cara ini akan
terbentuk batas-batas performance dari yang paling rendah sampai
tinggi yang dapat digunakan untuk mengkomunikasikan standar
kinerja yang diharapkan dari para karyawan.
Telah dikemukakan bahwa evaluasi pekerjaan berkaitan erat
dengan penilaian kinerja atas tugas atau pekerjaan. Dalam
melakukan penilaian kinerja ada beberapa format yang berkaitan
dengan desain penilaian itu sendiri. Format penilaian, menyangkut
3 desain yang umum adalah :

43
1. Siapa yang akan melaksanakan penilaian.
Penentuan tanggung jawab sebagai penilai ; penyelia langsung,
penyelia lebih tinggi, rekan sejawat, bawahan, klien yang
dilayani, dan pelanggan (untuk perusahaan jasa layanan).
2. Kapan penilaian dilakukan.
Tergantung kepentingan 1 minggu, 1 bulan, 3 bulan dst.
3. Instrumen yang digunakan.

Kaitan dengan keakurasian instrument penilai, perlu lebih

memperhatikan faktor-faktor, antara lain validitas instrumen,
keandalan instrumen, kemampubedaan instrumen, sehingga dapat
membedakan antara kinerja yang baik dan jelek.
Penilaian atas prestasi penyelesaian suatu pekerjaan adalah
dalam rangka organisasi membedakan mana karyawan yang
berprestasi dan mana yang tidak, dan mana karyawan yang
potensial dan mana yang tidak. Walaupun efek dari penilaian tidak
selalu bersifat baik atau buruk, akan tetapi penilaian tersebut
menjadi suatu bagian dari evaluasi pekerjaan dan dengan demikian
dapat menjadi bagian dari kegiatan strategis organisasi.. Selain itu
penilaian atas pekerjaan memiliki fungsi lain yang cukup
bermanfaat, yaitu :
1. penyediaan informasi bagi keputusan promosi dan gaji;
2. penyediaan kesempatan untuk meninjau perilaku bawahan;

44
3. memungkinkan untuk menyusun rencana untuk memperbaiki
setiap defisiensi yang diketahui.

Seperti awal pemaparan disampaikan bahwa analisa pekerjaan

mau tidak mau akan selalu berdampingan dengan evaluasi atas
suatu tugas atau pekerjaan. Hal ini disebabkan karena analisa
pekerjaan perlu adanya informasi mengenai hasil atau capaian dari
suatu tugas atau pekerjaan tertentu dengan suatu kondisi maupun
target pekerjaan yang telah disepakati bersama. Oleh sebabitu,
dalam pelaksanaan perlu adanya langkah-langkah penilaian terlebih
dahulu dalam rangka mengevaluasi suatu tugas atau pekerjaan.
Langkah-langkah Penilaian tersebut adalah :
1. Pendefinisian pekerjaan.
Standar pekerjaan yang digunakan untuk menilai prestasi.
2. Penilaian prestasi.
Membandingkan antara prestasi ackual bawahan dengan
standar yang ditetapkan.
3. Adanya pertemuan balikan.
Membahas prestasi dan kemajuan bawahan.

Cara Mendefinisikan Pekerjaan Kaitannya dengan Penilaian

Prestasi
Untuk memperjelas prestasi yang diharapkan, dapat dilakukan
dengan melihat atau menyesuaikan uraian pekerjaan, namun tetap

45
perlu untuk menyusun standar setiap aktivitas. Sebelum menilai
suatu prestasi atas pekerjaan tertentu, ada beberapa langkah dapat
membantu menilai prestasi karyawan. Pertama kali adalah dengan
memahami cara menilai prestasi :
1. Teknik skala pengharkatan grafik.
Skala ini mencantumkan sejumlah faktor seperti kualitas dan
kuantitas serta jajaran prestasi.
2. Metode pemeringkatan berselang-seling.
Semua pegawai diselang-seling dari yang prestasi naik dan
turun.
3. Metode perbandingan berpasangan.
Setiap bawahan dibandingkan satu sama lain secara
berpasangan dalam tiap faktor.
4. Metode distribusi paksa.
Pemberian nilai dengan kurva:
Mis : 15% pegawai berprestasi tinggi
20% pegawai berprestasi rata-rata tinggi
30% pegawai berprestasi rata-rata
20% pegawai berprestasi rata-rata rendah
15% pegawai berprestasi rendah
5. Metode insiden kritis (pelengkap).
Supervisor menyimpan contoh (insiden) pelaksanaan tugas
yang baik dan tidak.

46
6. Skala pengharkatan perilaku
Bertujuan untuk mengkombinasikan manfaat yang diperoleh
dari insiden kritis naratif. Penyusunan skala pengharkatan
perilaku terdiri dari 5 langkah :
a. menghimpun insiden kritis;
b. menyusun dimensi prestasi;
c. merelokasi insiden;
d. menyusun skala insiden;
e. menyusun instrument akhir.
7. Masalah-masalah pokok yang dapat merusak teknik penilaian
saperti skala pengharkatan grafik :
a. tidak jelas standarnya;
b. efek hallo;
c. kecondongan memusat;
d. masalah kemurahatian atau kekuatan;
e. masalah bias.

Apabila sulit untuk membayangkan bagaimana bentuk dan cara

evaluasi pekerjaan tersebut, maka berikut disampaikan beberapa
contoh evaluasi pekerjaan :

47
 Tabel 2.1. Evaluasi kinerja Bagian Penjualan PT Wira-Wiri
31 Desember 2006

Uraian Pekerjaan Nilai Nilai

No Saran-Saran
yang Dinilai Huruf Angka
1 Loyalitas B 75 Cukup baik
2 Pencapaian Target B 80 Baik
3 Perilaku Kerja C 65 Butuh bimbingan
dan pantauan
supervisor
4 Kerjasama C 65 Perlu mengikuti
pelatihan
5 Tanggung jawab C 65 idem
6 Pengambilan Baik
B 80
Keputusan
7 Inovasi B 80 Baik

Hasil penilaian :
Target penjualan produk elektronik yang telah ditentukan masing-
masing kriteria adalah :
Kurang dari jumlah minimal penjualan 30 point/3 bulan,
nilainya E
Penjualan 30-40 point/3 bulan, nilainya D
Penjualan 40-50 point/3 bulan, nilainya C
Penjualan 50-60 point/3 bulan, nilainya B
Penjualan lebih dari 60 point/3 bulan, nilainya A

48
 Prestasi kerja yang bersangkutan, sudah melebihi batas minimal
karena target capaian terpenuhi (batas minimal target atau
outcomes yang harus dipenuhi setiap karyawan bagian penjualan
masing-masing karyawan) , pengambilan keputusan juga baik saat
terjadi masalah di lapangan dan dapat mengantisipasi kesulitan
yang dialami oleh pelanggan, karena yang bersangkutan
memanfaatkan kemampuan melakukan inovasi. Namun dari sisi
kinerja antara lain perilaku, tanggung jawab dan kerjasama, ybs
masih perlu banyak bimbingan. Oleh sebab itu ybs perlu mengikuti
pelatihan-pelatihan mengenai perilaku, kerjasama, dan tanggung
jawab.
Konsep atau contoh penilaian pekerjaan tersebut merupakan
evaluasi pekerjaan si karyawan dengan mengedepankan mekanisme
dan aturan yang telah ditentukan dan disepakati bersama antara
pihak karyawan dan perusahaan. Akan mustahil apabila sebuat
aturan maupun penilaian pekerjaan tidak atau belum
disosialisasikan kepada karyawan, akan tetapi diterapkan begitu
saja oleh pihak perusahaan, karena bisa dipastikan apabila hal itu
terjadi, maka perusahaan akan mendapat penentangan maupun
protes dari para karyawannya. Komunikasi dua arah harus
mendapat porsi yang utama dalam setiap langkah yang berkaitan
dengan tugas dan tanggung jawab karyawan. Apalagi kaitannya
dengan evaluasi pekerjaan.

49
 Merancang dan memelihara sistem pengukur kinerja yang
efektif dan efisien sangat kritis untuk pengembangan SDM dan
pencapaian kinerja tinggi atau kepiawaian organisasi. Organisasi
yang memiliki sistem pengukur kinerja yang handal, dapat tetap
menjaga, mengembangkan dan mempromosikan karyawannya yang
handal. Karyawan yang berkinerja rendah dapat juga teridentifikasi
untuk pengembangan lebih lanjut atau pemindahan ke pekerjaan-
pekerjaan yang lebih sesuai dengan keterampilan dan bakat
karyawan tersebut.
Sistem pengukur kinerja selain menyediakan informasi yang
membantu membandingkan kinerja setiap karyawan, memberikan
feedback mengenai pengembangan dan motivasi karyawan
sekaligus memberikan dasar yang kuat untuk pengambilan
keputusan mengenai karyawan tersebut. Kualitas sistem ini
memiliki dampak yang sangat tinggi terhadap pengembangan
human capital karena sistem pengukur kinerja adalah pondasi dari
proses SDM yang lainnya. Proses-proses seperti manajemen karir,
perencanaan suksesi, sistem kompensasi, sangat tergantung pada
informasi dari sistem ini.
Karena ketergantungan proses SDM pada sistem pengukuran
kinerja ini, maka sistem ini selalu menjadi fokus pada setiap litigasi
yang terkait dengan kasus promosi (kenaikan pangkat), demosi
(penurunan pangkat) dan kompensasi. Berdasarkan riset terhadap
ratusan jenis sistem pengukur kinerja yang disampaikan sebagai

50
bahan bukti dalam kasus litigasi tersebut, dapat dilihat sistem yang
dapat memberikan proteksi kepada organisasi memiliki ciri-ciri
sebagai berikut:
1. Dasarkan standar kinerja untuk setiap posisi pada hasil analisa
pekerjaan.
2. Berikan karyawan salinan dari standar kinerja pekerjaannya.
3. Evaluasi karyawan berdasarkan dimensi pekerjaan, tidak hanya
secara umum.
4. Penilaian berdasarkan tuntutan/perilaku kerja yang perlu
diperlihatkan tidak berdasarkan ciri-ciri umum karyawan
tersebut.
5. Berikan manajer dan para penilai instruksi tertulis yang rinci
mengenai cara penggunaan sistem penilaian.
6. Pastikan para manajer dan penilai menyelesaikan pelatihan
mengenai cara penggunaan sistem penilaian.
7. Gunakan beberapa penilai untuk setiap karyawan.
8. Siapkan proses naik banding bila terjadi dispute atau
perselisihan.
9. Siapkan dokumentasi mengenai keputusan ketenagakerjaan
yang berkait dengan setiap karyawan.
Membangun sistem penilaian berbasis behaviour memang tidak
mudah, namun mengingat nilai tambah yang dihasilkan melalui
integrasi dengan proses SDM yang lainnya seperti seleksi
karyawan, kompensasi, dll, maka upayanya cukup bermanfaat.

51
 Bab Kaitan dengan Aspek
III Lain

Proses penyusunan analisa pekerjaan tidak sekedar merancang

dan kemudian menorehkan pada selembar atau berlembar-lember
kertas, akan tetapi harus benar-benar dicermati apa dan bagaimana
kaitan antar bagian, karena mau tidak mau berkaitan dengan unsur
lain sesuai dengan tujuan organisasi yang telah dijabarkan dalam
visi dan misi organisasi, maupun bagian lain sesuai dengan lini atau
tingkatan dalam struktur organisasi. Sehingga dalam penetapan
penyelenggaraan analisa pekerjaan dapat sangat berkaitan dengan
beberapa hal, antara lain tergantung pada :
1. lokasi dan kompleksitas pekerjaan yang dianalisis;
2. seberapa jauh kesediaan pejabat menjadi analis eksternal;
3. tujuan akhir yang diinginkan; dan
4. harus memahami manajemen sumber daya manusia dan
visi/misi organisasi.

52
 Suatu analisa pekerjaan, perlu diperhatikan kaitannya dengan
metode-metode dan prosedur-prosedur terbaik yang tersedia untuk
melakukan analisis pekerjaan. Tinjauannya adalah pada gambaran
dan keselurahan system departemen-departemen, unit-unit, dan
pekerjaan-pekerjaan. Dalam menggambarkan hubungan-hubungan
diantara fungsi-fungsi dan aktivitas organisasi dengan
memperlihatkan individu-individu, kelompok-kelompok, atau
departemen-departemen yang bertanggung jawab atas pelaksanaan
fungsi-fungsi tersebut. Fungsi lini (individu yang melaksanakan
tugas) dan fungsi staf (pemberi saran) ada pada bagan. Bagan
berikut menggambarkan jenjang vertical dalam organisasi dan
beraneka macam departemen. Bagan organisasi memberikan
gambaran kepada analisa pekerjaan tentang departemen-
departemen dan jaringan-jaringan komunikasi formal dan hirarkhi
apa saja yang ada dalam organisasi. Contoh Struktur Organisasi
adalah sebagai berikut :

53
54
 Dengan Bagan proses atau struktur organisasi yang memadai,
akan memberi dampak yang positif dalam hal sumbangan terhadap
sistem suatu organisasi, khususnya pada pengelolaan sumber daya
manusia sesuai dengan fungsi terapan analisa pekerjaan pada
umumnya. Perlu dipikirkan kembali dalam analisa pekerjaan
mengenai kaitan yang langsung berkaitan dengan Organisasi dan
Analisa pekerjaan, yaitu selain komunikasi yang harus
tergambarkan lewat alur-alur tadi, juga adanya muatan lingkup
analisa pekerjaan yang terjadi, antara lain adalah mengenai Standar
Pekerjaan atau disebut juga dengan Spesifikasi Pekerjaan, Evaluasi
Pekerjaan, dan Perencanaan Karir.
Standar Pekerjaan tidak dapat dilepaskan dengan standar
kinerja yang ditetapkan, karena standar kinerja memiliki batas-
batas minimal maupun maksimal dalam kaitannya antara standar
pekerjaan yang disyaratkan dengan standar kinerja dan hasil atau
produktivitas. Adapun persyaratan Standar Pekerjaan yang harus
dipenuhi antara lain :
1. Standar kinerja harus relevan dengan individu dan organisasi.
2. Standar kinerja harus stabil dan dapat diandalkan.
3. Standar kinerja harus membedakan antara pelaksanaan
pekerjaan yang baik, sedang dan buruk.
4. Standar kinerja harus dinyatakan dalam angka.
5. Standar kinerja harus mudah diukur.
6. Standar kinerja harus dipahami oleh karyawan dan penyelia.

55
7. Standar kinerja harus memberikan penafsiran yang tidak
mendua.

Standar pekerjaan selain berkaitan dengan standar kinerja, juga

memiliki fungsi-fungsi yang secara tidak langsung dapat membantu
mencari kriteria pengukuran suatu pekerjaan. Dua fungsi standar
kinerja suatu pekerjaan antara lain, menjadi tujuan atau sasaran dari
suatu usaha karyawan dan yang ke dua, Standar kinerja merupakan
kriteria pengukuran kesuksesan sebuah pekerjaan.
Seperti yang kita pahami bersama-sama, kepiawaian (mastery)
suatu organisasi dalam menjalankan core capability-nya akan
sangat menentukan keberhasilan maupun kegagalan perusahaan
tersebut. Skala pengukur kepiawaian dalam core capability dapat
dirancang dan akan membantu perusahaan menentukan keputusan
investasi sumber dayanya. Skala kepiawaian sekaligus dapat
membantu membandingkan taraf maturity dan kompleksitas dari
organisasi tersebut dibanding organisasi lainnya. Rentang mastery
yang dapat dimiliki suatu organisasi terdiri dari taraf kepiawaian
dasar yang merupakan batas minimal agar organisasi tetap dapat
menjaga daya saingnya.

A. Kaitan Dengan Stres Kerja

Stres adalah respon terhadap berbagai kondisi lingkungan dan
didefinisikan berdasarkan kriteria yang sangat beragam seperti

56
penderitaan emosional, deteriorasi kinerja, atau berbagai perubahan
sosiologis (Davison, dkk, 2006 ). Istilah stres diperkenalkan oleh
Canadian Selye setelah Perang Dunia II dan digunakan dalam ilmu
kedokteran, dengan pengertian reaksi organism terhadap situasi
yang mengancam (Grandjean dalam Winarsunu, 2008). Stres
adalah respon psikologis dan fisiologis terhadap perubahan-
perubahan yang terlalu berat yang menimbulkan kecemasan,
depresi, dan rangsangan fisiologis yang meningkat (Semiun, 2006).
Stres adalah situasi kehidupan yang membutuhkan usaha adaptasi
(Gunarsa, 2009).
Konsep stres kerja dapat ditinjau dari beberapa sudut, yaitu
stres kerja sebagai hasil dari keadaan tempat kerja, yang mana hal
ini akan mengurangi motivasi karyawan, dan stres kerja yang
merupakan hasil dari dua faktor organisasi yaitu keterlibatan dalam
tugas dan lingkungan organisai. Stres kerja juga dapat terjadi
karena workload dan kemampuan melakukan tugas, karena waktu
kerja yang berlebihan, karena tanggung jawab kerja, dan karena
tantangan yang muncul dalam tugas (Wijono, 2010) Pendapat
tentang stres kerja juga diungkapkan oleh Heilriegel dan Slocum
(Wijono, 2010) yang mengatakan bahwa stres kerja merupakan
umpan balik atas diri karyawan secara fisiologis maupun psikologis
terhadap keinginan atau permintaan organisasi. Stres kerja dengan
demikian member tekanan terhadap produktivitas dan dapat meng-
ganggu individu tersebut. Stres kerja yang dapat meningkatkan

57
motivasi karyawan disebut stres yang positif (eustress), sedangkan
yang mengakibatkan hancurnya produktivitas kerja karyawan
disebut stres negatif (distress).
Stres bersumber dari frustrasi dan konflik yang dialami individu
yang dapat berasal dari berbagai bidang kehidupan manusia
(Ardani, Rahayu, Sholichatun, 2007). Salah satu ciri yang paling
jelas tentang stres adalah kuatnya pengaruh faktor psikologis
(Bandiyah, 2008). Ada tiga sumber stres, yaitu frustrasi, konflik,
dan tekanan (pressure) (Coleman dkk dalam Wiramihardja, 2007).
Waktu yang tidak cukup untuk menyelesaikan pekerjaan, arah dan
tujuan yang kurang jelas, instruksi yang kurang jelas, tidak adanya
pengakuan dan ganjaran, kurangnya kesempatan untuk partisipasi,
tanggung jawab tanpa wewenang, prasangka dan kefanatikan,
miskinnya interaksi yang menyebabkan perbedaan tujuan dan nilai-
nilai, kondisi kerja yang berbahaya dan tidak menyenangkan,
kontrol kerja yang rendah dan pekerjaan yang berbahaya
merupakan hal-hal yang memberikan kontribusi pada stres kerja
(Winarsunu, 2008).
Stres adalah hasil dari tidak atau kurang adanya kecocokan
antara orang dan lingkungannya yang mengakibatkan ketidak-
mampuan untuk menghadapi berbagai tuntutan terhadap dirinya
secara efektif (Fincham dan Rhodes dalam Munandar, 2001). Stres
kerja adalah respon individu untuk bekerja terkait dengan stressor
lingkungan kerja, berupa reaksi fisiologis, psikologis, maupun

58
perilaku (Selye dalam Umam, 2010). Konsep workplace stressors
dikemukakan oleh Jewell dan Lawton untuk menggambarkan suatu
situasi atau kondisi dari sebuah pekerjaan beserta lingkungannya
yang oleh individu dipersepsikan sebagai sesuatu yang meng-
ancam. Ahli lain yaitu Spector dan Miner menggunakan istilah lain
untuk menyatakan pengertian yang sama, yaitu job stressors, yang
artinya sumber-sumber stres yang berasal dari pekerjaan. Grandean
dalam Winarsunu (2008) menggunakan istilah occupational
stressor untuk menerangkan sumber stres yang berasal dari situasi
pekerjaan yang memiliki tntutan yang tidak sesuai dengan
kemampuan individu. Stresor berpengaruh pada individu melalui
persepsi individu terhadap stressor yang ada di tempat kerja
(Winarsunu, 2008).
Uraian tersebut di atas membawa pada simpulan bahwa
pengertian stres kerja adalah reaksi individu yang berupa reaksi
fisiologis, psikologis, maupun perilaku yang disebabkan oleh
stressor di lingkungan kerja.

B. Gejala Stres Kerja

Ada beberapa pendapat mengenai gejala Stres kerja. Gejala
stres kerja menurut Beehr dan Newman dalam Umam (2010)
meliputi :
1. Gejala psikologis
a. Kecemasan, ketegangan, bingung, dan mudah tersinggung

59
 b. Perasaan frustrasi, rasa marah dan dendam (kebencian)
c. Sensitif dan reaksi berlebihan
d. Memendam perasaan, penarikan diri, dan depresi
e. Komunikasi yang tidak efektif
f. Perasaan terkucil dan terasing
g. Kebosanan dan ketidakpuasan kerja
h. Kelelahan mental, penurunan fungsi intelektual, dan
kehilangan konsentrasi
i. Kehilangan spontanitas dan kreativitas
j. Menurunnya rasa percaya diri

2. Gejala fisiologis
a. Meningkatnya denyut jantung, tekanan darah, dan
kecenderungan mengalami penyakit kardiovaskular
b. Meningkatnya sekresi dari hormone stres
c. Gangguan gastrointestinal / gangguan lambung
d. Meningkatnya frekuensi luka fisik / kecelakaan
e. Kelelahan secara fisik dan kemungkinan mengalami
sindrom kelelahan yang kronis
f. Gangguan pernafasan
g. Gangguan pada kulit
h. Sakit kepala, sakit pada punggung bagian bawah,
ketegangan otot
i. Gangguan tidur

60
 j. Rusaknya fungsi imun tubuh termasuk risiko tinggi terkena
kanker

3. Gejala perilaku
a. Menunda, menghindari pekerjaan, absen dari pekerjaan
b. Menurunnya prestasi dan produktivitas
c. Meningkatnya penggunaan minuman keras dan obat-obatan
d. Perilaku sabotase dalam pekerjaan
e. Perilaku makan yang tidak normal (kebanyakan makan)
sebagai pelampiasan, mengarah ke obesitas
f. Perilaku makan yang tidak normal (kekurangan) sebagai
bentuk penarikan diri yang berakibat pada kehilangan berat
badan secara tiba-tiba
g. Meningkatnya kecenderungan berperilaku risiko tinggi
sepeti menyetir dengan tidak hati-hati dan berjudi
h. Meningkatnya agresivitas, vandalisme, dan kriminalitas
i. Menurunnya kualitas hubungan interpersonal dengan
keluarga dan teman
j. Kecenderungan untuk melakukan bunuh diri.

Munandar (2001) mengatakan bahwa gejala-gejala stres kerja

karena beban berlebihan dalam bekerja adalah mudah tersinggung,
kelelahan fisik dan mental, ketidaktegasan, hilangnya objektivitas,
kecenderungan berbuat salah, kekhilafan dalam ingatan, dan

61
hubungan interpersonal yang tegang. Untuk kebanyakan orang,
stres tidak cepat menyebabkan sakit keras. Stres diungkapkan
melalui gejala-gejala umum seperti tidak dapat tidur, merokok
berat, peminum minuman keras, khawatir, mudah tersinggung,
gelisah, sulit berkonsentrasi dalam pengambilan keputusan, dan
masa-masa lelah yang panjang. Stres menyebabkan tekanan darah
meningkat, ketegangan otot, dan produksi asam lambung
berlebihan (Holmes, 1991). Individu yang sebelumnya sehat dapat
mengalami gangguan kepribadian yang bersifat sementara ketika
menghadapi keadaan yang menimbulkan stres berat
(Supratiknya,1995).
Gejala-gejala stres menurut Everly dan Girdano (dalam
Munandar, 2001) meliputi :
1. Gejala terkait dengan suasana hati
a. menjadi overexited;
b. cemas;
c. merasa tidak pasti;
d. sulit tidur pada malam hari;
e. menjadi mudah bingung dan lupa;
f. menjadi sangat tidak enak hati dan gelisah; dan
g. menjadi gugup;
2. Gejala terkait dengan otot kerangka
a. jari-jari dan tangan gemetar;
b. tidak dapat duduk diam atau berdiri di tempat;

62
 c. mengembangkan gerakan tidak sengaja;
d. kepala mulai sakit;
e. merasa otot menjadi tegang atau kaku;
f. menggagap jika bicara; dan
g. leher menjadi kaku.
3. Gejala terkait dengan organ-organ dalam badan
a. perut terganggu;
b. merasa jantung berdebar;
c. banyak berkeringat;
d. tangan berkeringat;
e. merasa kepala ringan atau akan pingsan;
f. mengalami kedinginan;
g. wajah menjadi panas;
h. mulut menjadi kering;
i. mendengar bunyi berdering dalam telinga; dan
j. mengalami rasa akan tenggelam dalam perut.

Berbeda dengan pendapat Gitosudarmo dalam Ardana, Mujiati,

Sriathi (2008). Gitosudarmo berpendapat tentang Gejala Stres
meliputi :
1. Gejala terkait fisik
a. meningkatnya tekanan darah;
b. meningkatnya kolesterol; dan
c. penyakit jantung koroner.

63
2. Gejala terkait psikologis
a. ketidakpuasan kerja;
b. murung;
c. rendahnya kepercayaan; dan
d. mudah marah.
3. Gejala terkait organisasi
a. ketidakhadiran;
b. keterlambatan;
c. prestasi kerja menurun;
d. kecelakaan kerja meningkat; dan
e. sabotase.

Uraian tersebut di atas membawa pada simpulan bahwa gejala-

gejala stres kerja meliputi gejala psikologis, gejala fisiologis, dan
gejala perilaku.

C. Faktor-Faktor yang Memengaruhi Stres Kerja

Faktor-faktor yang memengaruhi stres kerja meliputi kondisi
dan situasi pekerjaan, pekerjaan itu sendiri, status dan karir yang
tidak jelas, dan hubungan interpersonal (Soewondo dalam Umam,
2010). Bahkan, Wahjono (2010) mengatakan bahwa faktor yang
memengaruhi stres kerja adalah faktor lingkungan, faktor
organisasi, dan faktor individu.

64
 Job description sebagai faktor yang memengaruhi stres kerja
dikemukakan oleh Suwarto (2010 ). Job description merupakan
faktor yang memengaruhi stres kerja yang sifatnya berupa stresor
keorganisasian, yaitu jabatan yang tidak jelas. Stres kerja juga
dipengaruhi oleh faktor job description yang tidak dirancang
dengan baik (Siagian,2010). Karyawan yang tidak memiliki job
description akan mengalami stres kerja karena beban tugasnya
terlalu berat, sangat terdesak oleh waktu, tidak mendapatkan
penyeliaan dengan baik, tidak memiliki keseimbangan antara
wewenang dan tanggung jawab, dan tidak jelas peranannya dalam
kegiatan organisasi. Stres kerja dalam kaitannya dengan job
description juga dipengaruhi oleh bagaimana persepsi karyawan
mengenai kesesuaian antara job description-nya dengan
perkembangan bisnis yang terjadi di perusahaan itu (Robbins dan
Judge, 2008).
Job description sebagai faktor yang memengaruhi stres kerja
juga dikemukakan oleh Robbins dan Judge (2008). Karyawan yang
tidak memiliki job description akan mengalami stres kerja karena
pekerjaannya menjadi terlalu banyak, tidak punya waktu untuk
menyelesaikan tugas, dan harus mengerjakan beberapa tugas
sekaligus. Job description sebagai faktor yang memengaruhi stres
kerja dilihat oleh Sopiah (2008) dari segi peran atau tugas seorang
karyawan. Karyawan yang tidak memiliki job description akan
mengalami stres kerja karena peran atau tugasnya tidak jelas,

65
peran/tugas yang harus dilakukannya terlalu berat, atau
menjalankan beberapa peran/tugas jabatan sekaligus. Lebih lanjut
Sopiah (2008) juga mengatakan bahwa job description sebagai
faktor yang memengaruhi stres kerja muncul ketika terdapat peran
mendua/ambiguitas. Hal ini membuat karyawan menjadi bimbang
tentang tugas-tugasnya dan tidak memiliki kepastian dalam harapan
kinerja. Job description sebagai faktor yang memengaruhi stres
kerja juga terlihat dari ketidakjelasan tingkat kewenangan dalam
melakukan pekerjaan pada suatu jabatan.
Tuntutan tugas yang tercantum dalam job description
merupakan faktor yang juga memengaruhi stres kerja (Wahjono,
2010). French dan Caplan dalam Munandar (2001) melihat job
description sebagai faktor yang memengaruhi stres kerja dari segi
peran yang harus dijalankan oleh karyawan pada suatu jabatan
pekerjaan.
Job description menjadi faktor yang memengaruhi stres kerja
terjadi ketika karyawan ingin melakukan tugas yang berbeda
dengan job description-nya (Miles dan Perreault dalam Munandar,
2001). Job description juga menjadi faktor yang memengaruhi
stres kerja ketika karyawan menerima penugasan tanpa disertai
tenaga kerja yang cukup untuk menyelesaikan tugas sesuai job
description-nya. Job description juga menjadi faktor yang
memengaruhi stres kerja manakala karyawan memiliki job

66
description yang berisi penugasan kerja yang terlalu banyak
sehingga tidak dapat ditangani secara efektif.
Job description sebagai faktor yang memengaruhi stres kerja
juga dapat dilihat dari apa yang harus dikerjakan pada suatu jabatan
pekerjaan dan bagaimana peran jabatan tersebut dalam organisasi
(Hurrell dkk dalam Munandar, 2001). Job description sebagai
faktor yang memengaruhi stres kerja diungkapkan oleh Cooper
dalam Umam (2010), yang mengatakan bahwa beban kerja yang
berlebihan secara kuantitatif dan beban kerja yang berlebihan
secara kualitatif menyebabkan stres kerja. Job description sebagai
faktor yang memengaruhi stres kerja juga dikatikan dengan tujuan
atau sasaran kerja yang tidak jelas dan tanggung jawab yang tidak
jelas (Everly dan Girdano dalam Munandar,2001). Job description
sebagai faktor yang memengaruhi stres kerja erat kaitannya dengan
kejelasan tugas pada suatu pekerjaan (Ardana dkk,2008).
Evaluasi pekerjaan merupakan bagian dari kebijakan
organisasi, yang menurut Umam (2010) merupakan faktor yang
memengaruhi stres kerja, dalam hal ini termasuk dalam
organizational stressors. Tidak adanya evaluasi pekerjaan akan
berakibat pada beban kerja yang sulit dan berlebihan, dan balas jasa
yang terlalu rendah. Hal ini menurut Hasibuan (2009) merupakan
faktor yang memengaruhi stres kerja.
Evaluasi pekerjaan sebagai faktor yang memengaruhi stres
kerja juga dikemukakan oleh Ardana dkk. (2008). Peranan dalam

67
organisasi sebagai hasil dari evaluasi pekerjaan merupakan salah
satu sumber stres kerja. Wahjono (2010) mengatakan bahwa
evaluasi pekerjaan yang menentukan nilai pekerjaan dalam
kaitannya dengan finansial karyawan merupakan salah satu faktor
yang memengaruhi stres kerja. Evaluasi pekerjaan juga
menentukan beban kerja berbagai pekerjaan dalam organisasi, di
mana beban kerja yang berlebihan merupakan faktor yang
menyebabkan stres kerja menurut Robbins dan Judge (2008).
Penulis lain, yaitu Sopiah (2008) mendukung pendapat tersebut,
dengan mengatakan bahwa Evaluasi Pekerjaan mempengaruhi
beban kerja karyawan yang akan menjadi faktor penyebab stres
kerja karena karyawan merasa beban kerjanya terlalu banyak.

Contoh Kasus-kasus
Beberapa temuan yang didapat dari hasil-hasil penelitian,
memberi gambaran kepada kita untuk dapat menelaah bagaimana
kaitan antara analisa pekerjaan termasuk kaitannya dengan unsur
analisa pekerjaan seperti penelitian mengenai Hubungan antara
Persepsi terhadap Deskripsi Pekerjaan dan Evaluasi Pekerjaan
dengan Stres Kerja, yang dilakukan oleh Constatinus (2007) di
BPR Restu Artha Makmur Semarang.
Jumlah subyek penelitian adalah 60 orang karyawan dengan
pendidikan Diploma-3 dan Sarjana. Karyawan terdiri dari 15 orang
wanita dan 45 orang pria. Semua karyawan wanita bekerja di

68
kantor, yaitu di bagian administrasi front office maupun back office.
Ada 43 orang karyawan pria, 43 bekerja sebagai account officer, 1
orang bekerja di bagian information technology, dan 1 orang
bekerja di bagian administrasi back office.
Berdasarkan hasil analisis data menggunakan multiple
correlation, diketahui bahwa ada hubungan antara stres kerja
dengan persepsi terhadap job description dan persepsi terhadap
evaluasi pekerjaan dengan nilai R12.y sebesar 0,894. Persamaan
regresi linier hubungan stres kerja dengan persepsi terhadap job
description dan persepsi terhadap evaluasi pekerjaan adalah Y =
323,625 1,668 X1 0,231 X2, di mana Y adalah Stres Kerja, X1
adalah Persepsi terhadap Job Description, dan X2 adalah Persepsi
terhadap Evaluasi Pekerjaan. Koefisien determinasi R2 persamaan
ini adalah 0,792. Ini berarti bahwa 79,2% stres kerja pada model ini
dipengaruhi oleh persepsi terhadap job description dan persepsi
terhadap evaluasi pekerjaan. Sumbangan Efektif (SE) persepsi
terhadap job description pada stres kerja dengan model ini adalah
sebesar 73,97%, sedangkan Sumbangan Efektif (SE) persepsi
terhadap evaluasi pekerjaan pada stres kerja pada model ini adalah
sebesar 5,23%.
Berdasarkan analisis data, diketahui bahwa ada hubungan
negatif yang signifikan antara persepsi terhadap job description
dengan stres kerja, dengan nilai rxy = - 0,893 dan p < 0,01 sehingga
hipotesis minor pertama dalam penelitian ini diterima. Selain itu

69
dari hasil analisis data, juga diketahui ada hubungan negatif yang
signifikan antara persepsi terhadap evaluasi pekerjaan dengan stres
kerja, dengan nilai rxy = - 0,811 dan p < 0,01 sehingga hipotesis
minor kedua dalam penelitian ini diterima.
Dilihat dari analisis tersebut di atas, dapat diuraikan lebih lanjut
bahwa stres kerja akan menjadi tinggi secara signifikan dengan
semakin rendahnya persepsi terhadap job description dan persepsi
terhadap evaluasi pekerjaan, demikian pula sebaliknya. Stres kerja
juga akan menjadi tinggi secara signifikan dengan semakin
rendahnya persepsi terhadap evaluasi pekerjaan, demikian pula
sebaliknya.
Stres adalah hasil dari tidak atau kurang adanya kecocokan
antara orang dan lingkungannya yang mengakibakan ketidak-
mampuan untuk menghadapi berbagai tuntutan terhadap dirinya
secara efektif (Fincham dan Rhodes dalam Munandar). Stres kerja
adalah respon individu untuk bekerja terkait dengan stressor
lingkungan kerja, berupa reaksi fisiologis, psikologis, maupun
perilaku (Selye dalam Umam, 2010). Stresor berpengaruh pada
individu melalui persepsi individu terhadap stressor yang ada di
tempat kerja (Winarsunu).
Karyawan yang tidak memiliki job description akan mengalami
stres kerja karena beban tugasnya terlalu berat, sangat terdesak oleh
waktu, tidak mendapatkan penyeliaan dengan baik, tidak memiliki
keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab, dan tidak

70
jelas peranannya dalam kegiatan organisasi. Stres kerja dalam
kaitannya dengan job description juga dipengaruhi oleh bagaimana
persepsi karyawan mengenai kesesuaian antara job description-nya
dengan perkembangan bisnis yang terjadi di perusahaan itu
(Robbins dan Judge, 2008).
Peranan dalam organisasi sebagai hasil dari evaluasi pekerjaan
merupakan salah satu sumber stres kerja. Wahjono (2010)
mengatakan bahwa evaluasi pekerjaan yang menentukan nilai
pekerjaan dalam kaitannya dengan finansial karyawan merupakan
salah satu faktor yang memengaruhi stres kerja. Evaluasi pekerjaan
juga menentukan beban kerja berbagai pekerjaan dalam organisasi,
di mana beban kerja yang berlebihan merupakan faktor yang
menyebabkan stres kerja menurut Robbins dan Judge (2008)
Penelitian lain yang dilakukan oleh Hanidinarti (2009) yang
mengupas penelitian tentang Pengaruh Karakteristik Pekerjaan
terhadap Komitmen Organisasi. Secara teoretik karakteristik
pekerjaan berpengaruh terhadap komitmen organisasi. Menurut
Hackman dan Oldham (dalam Munandar, 2001: 358), lima dimensi
inti dalam karakteristik pekerjaan (keragaman, identitas tugas,
signifikansi tugas, otonomi, umpan balik) merupakan model
karakteristik kerja dari motivasi kerja. Asumsinya adalah bahwa
ciri-ciri pekerjaan di atas menimbulkan tiga kritikal psychological
states, yaitu: (1) Experioenced meaningfulness of the work; (2)
Experienced responsibility for outcomes of the work; dan (3)

71
knowledge of the actual results of the work activities. Ketiga
kondisi psikologik yang kritikal ini menghasilkan empat macam
personal and work outcomes (keluaran pribadi dan kerja), yaitu: (1)
Motivasi kerja internal yang tinggi; (2) Unjuk kerja yang bermutu
tinggi; (3) Kepuasan kerja yang tinggi dengan pekerjaan; (4) Angka
kemangkiran dan keluar pegawai yang rendah. Selain itu, Aldag,
Barr and Brief (1981) dalam penelitiannya membuktikan bahwa
karakteristik pekerjaan berpengaruh terhadap motivasi kerja,
kepuasan kerja, kinerja, absensi, harapan terhadap pekerjaan,
keterlibatan kerja, dan stres. Dari dua penelitian tersebut tampak
bahwa karakteristik pekerjaan berpengaruh terhadap angka
kemangkiran (absensi) dan keterlibatan kerja yang kesemuanya itu
merefleksikan komitmen organisasi.
Penelitian lain yang dilakukan oleh Anggraini (2010),
temuannya adalah bahwa engumpulan data waktu dilakukan
dengan metode Stopwatch Time Study, Work Sampling dan
wawancara, sedangkan data untuk frekuensi untuk pekerjaan yang
tidak bersifat periodik, diperoleh dari data sekunder dari
perusahaan. Setelah beban kerja setiap tim diketahui, dilakukan
analisa untuk menentukan jumlah karyawan yang optimal pada
setiap tim yang akan diusulkan pada pihak perusahaan. Setelah
diketahui jumlah karyawan optimal masing-masing tim, dilakukan
Job Analysis untuk mengalokasikan karyawan pada pekerjaan

72
berdasarkan kemampuannya jumlah keseluruhan karyawan di CV.
Players.Com sudah optimal yaitu 33 orang. Akan Tetapi jumlah
karyawan pada tiap tim masih belum optimal dan beban kerja
kurang merata.

CV. Players.Com merupakan suatu perusahaan dagang yang

menjual telepon seluler (ponsel) kartu seluler, aksesoris, dan jasa
servis (reparasi). Saat ini CV.Players.Com memiliki satu counter
pusat, yaitu Player POZ dan empat counter cabang, yaitu Player I,
Player II, Player III, dan Player V. Player V terdiri dari dua bagian,
yaitu Bagian Penjualan dan Bagian Servis. Player POZ dibagi
menjadi tiga, yaitu Tim Perdana, Tim Voucher, dan Tim Elektrik.
Dalam penelitian ini akan dilakukan perhitungan beban kerja pada
setiap karyawan dan setiap tim di CV. Players.Com dengan
pendekatan workload Analysis.
Dari hasil penelitian Anggraini tersebut dapat ditarik suatu
kesimpulan bahwa peran Analisa Pekerjaan sangat diperhitungkan
dan merupakan syarat yang mau tidak mau harus dipenuhi.
Keterkaitan dengan pencapaian tujuan suatu organisasi ataupun
perusahaan jelas nampak, karena beban kerja menjadi alasan
utama, karena berkaitan dengan pengalokasian suatu tugas atau
pekerjaan. Secara langsung maupun tidak langsung juga akan
berpengaruh kepada analisa pekerjaan secara keseluruhan.

73
 Bab Komunikasi Dalam
IV Organisasi

Kesuksesan manajerial dan organisasi ditentukan oleh

komunikasi yang efektif. Komunikasi didefinisikan sebagai
pertukaran informasi antara pengirim dan penerima, dan
pemahaman (persepsi) makna antara individu-individu yang
terlibat. Analisis pertukaran ini menyatakan bahwa komunikasi
adalah proses dua arah yang berisi elemen-elemen yang
dihubungkan berurutan dalam proses komunikasi dalam organisasi.
Model komunikasi tradisional menggambarkan komunikasi
seperti saluran dimana informasi dan makna ditransfer dari orang
ke orang lain. Model ini mengasumsikan bahwa penerima mengerti
dengan sebenar-benarnya apa yang disampaikan oleh pengirim,
sehingga tidak realistis. Padahal penerima mengartikan suatu pesan
dengan cara memproses informasi tersebut secara kognitif. Dasar
ini dikembangkan model komunikasi perceptual yang menyatakan
bahwa komunikasi adalah proses dimana penerima menciptakan
makna sendiri dalam benak mereka.

74
 Dalam model komunikasi perceptual terdapat beberapa elemen
yakni:
1. pengirim dan penerima;
2. pengkodean;
3. pesan;
4. memilih media;
5. penguraian kode;
6. menciptakan magna;
7. umpan balik; dan
8. gangguan.

Pada model komunikasi perceptual, penerima melakukan

penguraian kode (decoding) dan menciptakan makna terhadap
pesan yang diterima dari pengirim. Interpretasi penerima terhadap
pesan seringkali berbeda dengan apa yang diharapkan oleh
penerima, sehingga terjadi salah komunikasi.
Pemilihan media adalah komponen kunci dari komunikasi yang
efektif. Pemilihan media dilandasi oleh interaksi antara kekayaan
informasi sebuah media dengan tingkat kerumitan masalah atau
situasi yang ada. Kekayaan informasi disefinisikan sebagai pem-
bawa informasi potensial yang berisi data. Definisi ini menyiratkan
bahwa media alternatif memiliki tingkat kekayaan informasi yang
bervariasi mulai dari tinggi hingga rendah. Dalam organisasi,
tingkatan tersebut identik dengan susunan berdasarkan struktur

75
organisasi. Komunikasi yang terbentuk dengan adanya struktur
organisasi tersebut akan berdampak pada efektivitas komunikasi
dalam organisasi. Tugas-maupun pekerjaan akan lancar atau tidak
lancar, berhasil atau tidak berhasil, ditentukan oleh mekanisme
sebagai dampak adanya analisa pekerjaan yang telah tersusun.
Kekayaan informasi dalam organisasi merupakan sebuah fungsi
dari 4 faktor, antara lain :
1. Kecepatan respon balik (berkisar mulai dari yang langsung
hingga yang sangat lambat.
2. Karakteristik saluran (berkisar mulai dari gabungan visual dan
audio hingga visual yang terbatas.
3. Tipe komunikasi (personal vs impersonal).
4. Sumber bahasa (badan, alami, atau numerik).

Tabel 4.1. Fungsi Informasi Organisasi

Kekayaan Umpan Tipe Sumber

Media Saluran
Informasi Balik Komunikasi Basa
Tinggi Tatap Segera Visual Pribadi Tubuh
muka audio alami
langsung
Telepon Cepat Audio Pribadi Alami
Tertulis Lambat Visual Pribadi Alami
perorangan terbatas
Tertulis Sangat Audio Impersonal Alami
formal lamban terbatas
Rendah Numerik Sangat Audio Impersonal Numerik
Formal Lamban Terbatas
Sumber : Kinicki, 2000

76
 Komunikasi yang efektif akan mengakibatkan kekayaan media
sesuai tingkat kompleksitas masalah atau situasi. Media
kekayaannya rendah-numerik formal lebih sesuai untuk masalah
yang sederhana, sedangkan media lain yang lebih cocok untuk
komunikasi yang leih kompleks. Komunikasi yangtidak efektif
terjadi baik pada saat kekayaan dari media terlalu tinggi atau terlalu
rendah terhadap kompleksitas masalah atau situasi yang ada.

A. Jenis Komunikasi dalam Organisasi

Organisasi adalah suatu kelompok manusia yang bersepakat
untuk melakukan sesuatu dalam rangka mencapai tujuan bersama.
Sehingga dengan demikian ada beberapa kesepakatan yang
tertuang dengan perantara komunikasi. Selain itu jenis komunikasi
serta orang-orang yang terlibat juga bias perempuan dan laki-laki.
Berbagai jenis inilah yang mencetuskan suatu jenis komunikasi
yang bermacam-macam dengan fungsi yang bermacam pula.
Kita mengengal adanya komunikasi verbal dan non verbal.
Komunikasi verbal kita sudah memahami lebih detil karena
dilakukan oleh semua manusia, yaitu komunikasi yang langsung
muncul dalam bentuk ucapan atau suara dari pengirim ke penerima,
atau sebaliknya dengan digambarkan dalam umpan balik
komunikasi. Bagaimana dengan komunikasi non verbal?
Komunikasi non verbal adalah segala pesan yang dikirim
maupun diterima yang tergantung pada apa yang dikehendaki, atau

77
dengan kata lain komunikasi non verbal adalah komunikasi tanpa
menggunakan atau memakai kata-kata atau tulisan. Namun
demikian peran dari komunikasi non verbal ini bertanggung jawab
atas lebih dari 60% pesan yang telah disampaikan. Oleh karena itu
sangat penting bagi individu, kelompok dalam organisasi dan tidak
tergantung pada jabatan atau posisi apa yang ditempati, mutlak
harus memahami komunikasi tersebut. Terlebih lagi sebagai posisi
manajer dalam organisasi multinasional.
Organisasi selain memanfaatkan komunikasi verbal juga non
verbal dalam pengelolaan. Hal ini sebagai upaya mengakomodasi
semua aspek yang terkandung dalam organisasi sebagai
pengejawantahan suatu sistem organisasi yang capable.
Komunikasi non verbal dalam organisasi jenisnya antara lain :
1. laporan harian, mingguan, atau berkala;
2. surat tugas;
3. surat teguran;
4. surat keputusan;
5. konsep surat resmi;
6. surat pengantar;
7. surat konsultasi;
8. surat cuti, dll.

78
 Karena komunikasi jenis ini tidak menggunakan media udara
atau alat komunikasi oral maupun kata-kata (non verbal), namun
selain menggunakan media tulisan, juga menggunakan gerakan-
gerakan anggota badan (body gesture) termasuk ekspresi wajah
(roman muka). Jenis komunikasi non verbal yang berlaku umum
di masyarakat terdapat beberapa jenis, selain yang berupa tertulis,
yaitu :
1. Gerakan badan dan tangan
Gerakan badan, tangan dan anggota tubuh lainnya dapat
memberikan peningkatan maupun mengurangi proses
komunikasi. Antara gerakan dan sikap dapat diartikan berbeda
bahkan sangat kontradiktif pada budaya yang berbeda.
2. Sentuhan
Sentuhan merupakan kekuatan yang menakjubkan dalam
komunikasi non verbal. Cara memaknai sentuhan dpegangan
juga berbeda antara budaya dan antara Negara.
3. Ekspresi wajah
Wajah dapat menyampaikan informasi dengan baik. Senyum
biasanya mewakili kehangatan, kegembiraan, persahabatan atau
bias sebaliknya, seperti muka masam menandakan
ketidakpuasan, marah dan rasa permusuhan.
4. Kontak mata
Menurut Holmes & Rahe (1967) Kontak mata merupakan
elemen yang sangat penting dalam komunikasi non verbal.

79
 Kontak mata dapat menyampaikan empat fungsi komunikasi,
antara lain ;
a. kontak mata mengatur alur komunikasi sebagai syarat
mengawali dan mengakhiri komunikasi. Namun demikian
kecenderungan banyak orang menghindari kontak mata
ketika orang sedang berbicara dan melakukan kontak mata
bila orang tersebut telah berbicara.
b. Kontak mata berfungsi sebagai pemberi dan pengontrol
respon yang mengisyaratkan ketertarikan dan perhatian.
c. Kontak mata dapat menyampaikan pesan emosi
d. Kontak mata berfungsi sebagai tatapan mata yang berkaitan
dengan tipe hubungan diantara komunikator.

B. Komunikasi Hirarkhi
Komunikasi hirarkhi dapat didefinisikan sebagai pertukaran
informasi dan pengaruh di antara anggota organisasi, salah satunya
memiliki kekuasaan formal seperti yang didefinisikan oleh sumber
resmi organisasi, dalam rangka untuk keperluan memimpin
danmengevaluasi anggota organisasi lain.
Pola komunikasi ini melibatkan pertukaran informasi kearah
bawah dari manajer ke karyawan dan dari karyawan ke manajer
atau pimpinan. Manajer menyediakan lima tipe informasi dalam
komunikasi ke arah bawah, antara lain :

80
1. instruksi kerja;
2. rasional kerja;
3. prosedur dan pelatihan organisasi;
4. respon mengenai kinerja; dan
5. indoktrinasi tujuan perusahaan.
Sebaliknya, para karyawan mengkomunikasikan informasi ke
atas mengenai diri mereka sendiri, rekan kerja dan masalah mereka,
praktik kebijakan organisasi, dan apa yang peril dikerjakan dan
bagaimana mengerjakan (Kreitner & Kinicki, 2000).
Pada intinya, bagaimana pimpinan organisasi berusaha
mengendalikan dan secara efektif menyelesaikan masalah secara
terbuka dengan informasi yang relevan bersama-sama dengan
bawahannya. Sebagai contoh, pimpinan dapat meningkatkan
jumlah komunikasi dengan tetap berhubungan denga seseorang
penghubung dan memastikan bahwa informasi sampai pada orang
yang dituju.
Distorsi komunikasi antara atasan dan bawahan merupakan
masalah yang terkait dengan modifikasi isi komunikasi dari sebuah
pesan, yang menyebabkan penurunan akurasi komunikasi antara
atasan dan bawahan. Bawahan mendistorsi pesan jika supervisor-
nya memiliki kekuatan yang dominan terhadap karyawan atau
bawahan. Dengan kata lain, distorsi komunikasi antara bawahan
dengan atasannya sangat dipengaruhi oleh gaya kepemimpinan
atasan langsung atau supervisor. Jika terlalu kuat, maka akan

81
menyebabkan bawahan kurang leluasa dalam menyampaikan pesan
(berkomunikasi). Distorsi akan meningkat apabila karyawan
berkeinginan untuk maju, dan bila mereka tidak mempercayai
atasannya.

82
 Bab Permasalahan yang
V Sering Muncul

Pengelolaan suatu organisasi, sangat dipengaruhi oleh adanya

unsur-unsur penunjang yang melatarbelakangi berdirinya
organisasi tersebut. Sehingga sering rancu hasil dari pengaruh
tersebut, dalam arti unsur-unsur tersebut menjadi suatu tantangan
yang harus dihadapi, karena lama kelamaan dapat menjadi suatu
hambatan. Tantangan yang dihadapi para pemimpin organisasi
sehingga menyebabkan beberapa kegagalan organisasi yang
muncul adalah :
1. kompetisi global (30,43%);
2. kompetisi lokal (28,26%);
3. budaya kerja (13,04%);
4. ekspansi bisnis (36,96%);
5. susteining business growth (56,52%);
6. develop leader (56,52%);
7. SDM dan kompetensi managing people (45,65%);
8. transformasi bisnis (39,13%);

83
9. managing change (67,39%);
10. peraturan pemerintah dan ketidakpastian hukum (10,87%).

Data ini adalah data hasil penelitian yang telah termuat pada
majalah SWA tahun 2000. Walau saat ini mungkin telah bergeser,
akan tetapi mau tidak mau mengingatkan bahwa sebegitu besar
peran unsur organisasi tersebut.
Saat kita melihat daftar organisasi/perusahaan yang mengalami
kegagalan adalah banyaknya kasus atau permasalahan mengenai
kepemimpinan yang muncul. Sebagai contoh adalah mengenai
masalah koordinasi pimpinan.
Koordinasi pimpinan yang termasuk didalamnya adalah dalam
pengendalian program kerja hingga pertanggungjawaban tugas
pekerjaan. Banyak kejadian para penangung jawab tidak dengan
jelas mengetahui batasan-batasan pekerjaan dan bahkan tumpang
tindih. Parahnya lagi kemungkinan adanya komunikasi yang sesuai
harapan baik itu komunikasi verbal kaitannya dengan pekerjaan
maupun komunikasi berupa surat-menyurat maupun keputusan-
keputusan yang tidak proporsional. Analisa pekerjaan yang
berkaitan dengan desain pekerjaan, berdampak tidak adanya
kejelasan, sehingga terjadi ketidakaturan dalam penyelesaian suatu
tugas.

84
 DAFTAR PUSTAKA
Amabile, T.M. (1998). How to kill creativity? Harvard Business
Review, September-October: 77-87.

Amabile, T.M., Conti, R., Coon, H., Lazenby, J., & Herron, M.
(1996). Assessing the work environment for creativity.
Academy of Management Journal, 39:1154-1184.

Anggraini, Yanti, 2010, Workload Analysis and Job Analysis To

Determine Optimum Number Of Employees and Alocate
Employee to Job Based On Characteristic and Capability
(Case Study In CV. Players.Com), Undergraduate
Theses. http://digilib.its.ac.id/ITS-Undergraduate-
3100006027830/7227, Teknik Industri, ITS.

Barney, J.B. (1991). Firm-resources and sustained competitive

advantage. Journal of Management, 77: 99-120

Barney, J.B., & Wright, P.M. (1998). On becoming a strategic

partner: the role of human resources in gaining
competitive advantage. Human Reosurces Management,
37: 31-46.

Baron, A.R. & Greenberg, J., 2000, Behavior in Organization :

Understanding & Managing The Human Side of Work,
Prentice Hall International Inc. , Canada.

Becker, B.E., Husselid, M.A., & Ulrich, D. (2001). The HR

Scorecard: linking people, strategy, and performance.
Harvard Business School Press. Boston, Massachusetts.

Coff, R.W. (1997). Human assests and management dilemmas:

coping with hazards on the road to resource-based theory.
Academy of Management Review, 22: 374-402.

85
Constatinus. 2012. Hubungan Persepsi Terhadap Job Description
dan Persepsi Terhadap Evaluasi Pekerjaan dengan Stres
Kerja Pada Karyawan. Skripsi. Fakultas psikologi
Universitas Semarang (USM) , Semarang

D, Ratna Wilis. 1996. Teori-Teori Belajar. Jakarta: Penerbit

Erlangga.

Davis, Keith & Newstrom, John W, 1985, Human Behavior at

Work, Orgaizationa : Organizational Behavior,
penerjemah : McGraww Hill, Inc.

Falino, David. 2000.ManajemenKaryawan, PT. SukaBuku, Jakarta

Farhati, Fery dan Haryanto F. Rosyid. 1996. Karakteristik

Pekerjaan, Dukungan Sosial, dan Tingkat Burn out pada
Non Human Service Corporation. Jurnal Psikologi.
Fakultas Psikologi UGM, tahun XXIII, No 1. Agustus
1996, Halaman 1-12.

Gatewood, R.D, & Field, H.S., 2000, Human Resource Selection,

The Dryden Press, Harcourt Brace College Publisher.

Gibson, C.B. (2001). From knowledge accumulation to

accomodation: cycles of collective cognition in work
groups. Journal of Organizational Behavior, 22: 121-
134.

Gibson, Ivancevich, dan Donnelly. 1996. Organisasi.

GeloraAksaraPratama. Jakarta

Handoko, H.T., 1995, Manajemen Personalia dan Sumber Daya

Manusia, BPFE, Yogyakarta.

86
Hanidinarti, L. 2009. Analisis Pengaruh Karakteristik Pekerjaan
danKepuasan Kerja Terhadap Komitmen Organisasi
Pegawai Kantor Imigrasi Klas I. Thesis. PascaSarjana
Fisip UI. Jakarta

Hasibuan, 2000, Manajemen Sumber Daya Manusia, Bumi Aksara,

Jakarta.

Hasibuan, H.Malayu S.P. 2009. Manajemen Sumber daya Manusia.

Jakarta:Bumi Aksara.

Holmes & Rahe.,The Social Redjustment Rating Scale, Journal of

Psychometric Research,

Horton, Paul B. dan Chester L. Hunt. 1984. Sociology. Edisi

keenam. International Student Edition. Tokyo: Mc.Graw-
Hill Book Company Inc

Jewell & Siegall. 1998. Psikologi Industri/Organisasi

Modern.Arcan. Jakarta

Keith Davis, Human Relations at Work, (New York, San

Francisco, Toronto, London: 1962). Singarimbun, Masri
dan Sofyan Efendi. 1976. Understanding Practice and
Analysis. New York: Random House.

Kouzes, James M. & Posner, Barry Z., 2004, THE LEADERSHIP

CHALLENGE, Alih bahasa : Revyani Sjahrial., Penerbit
Erlangga, Jakarta.

Mondy, R. Wayne. 2008. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jilid

1. Jakarta : Erlangga.

Robbins, Judge, 2011. Perilaku Organisasi. EmpatSalemba.

Jakarta

87
Simamora, H., 1997, Manajemen Sumber Daya Manusia, STIE
YKPN, Yogyakarta.

Stephen P.Robbins. Teori Organisasi Struktur, Desain, dan

Aplikasi, (Jakarta: Arcan: 1994),

Swansburg, A.C. (1996). Management and Leadership for Nurse

Managers. Jones and Bartlett Publishers International,
London England.

Vincenti, M, (1972). Administering Nursing Service. Little,

Brown and Company Boston, USA.

Widhiastuti, Hardani. 2007. Terapan dan Fungsi Analisa Pekerjaan.

Semarang : Semarang University Press.

Winardi, J. 2006. Teori Organisasi dan Pengorganisasian. Jakarta:

Rajawali Press

WS, Winkel. 1997. Psikologi Pendidikan dan Evaluasi Belajar.

Jakarta : Gramedia.

88