BAB II

TINJAUAN UMUM BIRO PERENCANA

A. Tinjauan Umum Proyek

Proyek adalah unit terkecil dari aktifitas investasi dengan kegiatan-
kegiatan yang saling berkaitan untuk mencapai tujuan akhir yang telah
ditentukan.
Metode pelaksanaan suatu proyek merupakan bagian yang
terpenting dalam Manajemen Konstruksi, karena hal ini merupakan salah
satu faktor yang menentukan keberhasilan projek. Untuk menentukan
keberhasilan proyek harus didasari dengan ide yang berasal dari metoda
serta latar belakang yang telah disusun. Ide dasar yang dimaksud
mencakup 3 aspek penting, antara lain:
a. Hubungan antara pemilik proyek dengan para pelaksana (koordinator)
b. Jenis-jenis dan dokumen kontrak.
c. Kriteria pemilihan kontraktor yang sebelumnya dilakukan proses
pelelangan (tender).
d. Pelaksanaan pembangunan.

Dalam mengerjakan suatu proyek, terlebih dahulu kita harus

mengetahui mengenai pengertian proyek, berikut diuraikan mengenai
pengertian projek dari dua narasumber, antara lain:
1. Hira Nahuja adalah, suatu pekerjaan yang unik untuk membangun
(konstruksi atau diluar konstruksi) dengan satu tujuan penting yang
dibatasi oleh bidang, kualitas, waktu dan biaya.
2. Imam Soeharto, suatu kegiatan sementara yang berlangsung dalam
jangka waktu terbatas, dengan alokasi sumber daya tertentu dan
dimaksudkan untuk melaksanakan tugas yang sasarannya telah
digariskan dengan jelas.

5
B. Macam-Macam Proyek
Menurut R.D. Achibald (1976) macam proyek adalah sebagai beikut :
1. Proyek Kapital (Modal)
Meliputi : Pembebasan tanah, pembelian material dan peralatan dan
konstruksi.
2. Proyek Pengembangan adalah proyek dimana perencana hanya
mengembangkan proyek yang telah ada.
3. Proyek Pengembangan dan penelitian.
4. Proyek Sistem Informasi.
5. Proyek yang berkaitan dengan manajemen perusahan

C. Sumber Proyek
Ditinjau dari asal proyek, terdapat dua sumber proyek yang berbeda
keadaanya, antara lain:
1) Proyek Pemerintah:
Syarat resmi untuk menangani projek pemerintah adalah harus
berbadan hukum. Hal ini dimaksudkan untuk mengatur agar kontraktor
selalu mematuhi segala peraturan yang ditetapkan.

Kontraktor yang telah mendaftarkan dirinya ke Departemen Pekerjaan

Umum (DPU) berhak mendapatkan projek dari pemerintah maupun
dari pihak swasta. Dalam melaksanakan projek pemerintah, kontraktor
mendapatkan pengawasan dari dinas jawatan gedung-gedung,
konsultan ahli, dan owner. Untuk melaksanakan sebuah projek, harus
diawasi oleh BPK (Badan Pengawas Keuangan). Badan ini akan
mengadakan proses pemeriksaan guna mengatur keuangan yang
berhubungan dengan uang pemerintah.

6
 SUMBER
PROYEK

PEMERINTA SWASTA
H

PENUNJUK TENDER PENUNJUK TENDER

AN AN

Diagram 2.1
Perolehan sumber proyek

2) Proyek Swasta
Bila owner berbentuk perusahaan pada umumnya direktur perusahaan
mengangkat seorang pemimpin projek tidak jarang perusahaan swasta
menggunakan jasa konsultan untuk mengawasi pekerjaan proyek.

D. Cara Mendapatkan Proyek

Secara umum konsultan perencana untuk mendapatkan pekerjaan
dari Bouwer (pemilik proyek), antara lain :
a. Berdasarkan Pada Petunjuk Langsung
Konsultan perencana diundang langsung oleh pemilik proyek (bouwer)
dalam hal ini ada beberapa pertimbangan yang mendorong pemilik
proyek yang mengadakan kerjasama yaitu berdasarkan pada
pengalaman kerja yang telah dilakukan oleh kedua belah pihak,
prestasi kerja, atau atas referensi dan masukkan dari pihak lain tentang
konsultan yang bersangkutan. Selanjutnya perencana menerima
Kerangka Acuan Kerja (TOR) dari pemberi tugas sebagai acuan dan
pedoman untuk pekerjaan perencanaan. Setelah menerima TOR, maka
konsultan perencana membuat usulan Pra Rencana sesuai dengan
waktu yang telah ditentukan. Pra Rencana ini meliputi :

7
1. Konsep perencanaan.
2. Design awal (denah, tampak).
3. Usulan penawaran biaya (fee) perencanaan.

Kemudian usulan design dipresentasikan kepada pemberi tugas, di

mana dalam tahap ini konsultan perencana akan mendapatkan koreksi
atau langsung disetujui. Apabila belum disetujui, maka konsultan
harus mengadakan revisi terhadap pra rencana yang diusulkan. Setelah
usulan pra rencana disetujui, maka pemberi tugas memberikan surat
perintah (SPK) sebagai dasar konsultan perencana untuk melakukan
kerja sepenuhnya.

b. Berdasarkan Lelang Terbuka

Proyek yang akan ke konsultan perencana oleh pemilik proyek
diumumkan baik itu melalui media massa maupun dengan cara-cara
lain yang lazim dilakukan untuk memberitahukan kepada semua
konsultan perencana. Dalam hal ini semua konsultan yang sesuai
klasifikasinya dan sudah memenuhi syarat sebagai rekanan pemilik
proyek mengirimkan dokumen sebagai peserta lelang. Pemilik proyek
kemudian mengundang konsultan yang mendaftar dan memenuhi
syarat untuk mengambil lelang dan TOR. Kemudian peserta lelang
dalam batas waktu tertentu membuat usulan pra rancangan dan
penawaran fee perencanaan. Bouwer akan meyeleksi dan memanggil
konsultan yang dianggap mengajukan usulan terbaik dalam hal ini
design maupun harga fee perencanaan. Bila semua sudah disetujui
maka pemberi tugas akan menerbitkan surat perintah kerja (SPK) yang
berarti konsultan perencana berhak untuk melakukan perencanaan dan
wajib tunduk terhadap segala ketentuan pada SPK.

8
 c. Berdasarkan Pada Lelang Terbatas
Pada prinsipnya hampir sama dengan lelang terbuka hanya saja di
undang beberapa konsultan perencana saja. Hal ini bertujuan untuk
memudahkan proses penentuan konsultan dengan catatan rekanan yang
diundang sudah diketahui reputasinya.

E. Tata Cara Penangan Proyek

Sebuah proyek arsitektur selalu memerlukan keputusan tentang
tatacara serah terima hasil pekerjaan. Uraian mengenai penyerahan hasil
pekerjaan (project delivery) tidak dapat dipisahkan dengan keputusan awal
tentang bagaimana perancangan proyek akan diselenggarakan. tetapi
sebelum menguraikan lebih lanjut mengenai project delivery, ada baiknya
dijelaskan sedikit mengenai beberapa istilah proyek untuk menyamakan
persepsi.

1. Design as Building
Istilah Design and Build merupakan pengertian tentang tatacara
penyelenggaraan proyek dimana proses perencanaan dan proses
pelaksanaan konstruksi proyek dilakukan oleh satu pihak tertentu dan
diikat secara hukum melalui kontrak dengan Pemberi Tugas. Secara
umum, untuk proyek-proyek yang dilaksanakan dengan pola Design
and Build, terdapat 2 (pihak) yang mengikatkan diri dengan kontrak
kerja yaitu Pihak Pemberi Tugas dan Pihak Pelaksana Pekerjaan.
Walaupun demikian, kadangkala diperlukan keahlian lain yaitu
Konsultan Pengawas/Manajemen Proyek/Manajemen Konstruksi yang
bekerja untuk dan diikat kontrak dengan Pihak Pemberi Tugas.
Tugasnya adalah melakukan dan melaporkan hasil pengawasan
pekerjaan kepada Pemberi Tugas. Sementara itu, pembiayaan
pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan berdasarkan prestasi pekerjaan
(dengan tahapan pembayaran), atau dibayarkan setelah pekerjaan
selesai 100% dan disetujui oleh Pemberi Tugas (turn-key project).

9
2. Turn Key Project.

Proyek yang dilakukan dengan pola Turn-key Project adalah pola

pekerjaan dimana masing-masing pihak yang terlibat mengikatkan diri
dengan kontrak kerja, tetapi Pihak Pemberi Tugas akan melakukan
pembayaran pekerjaan setelah prestasi pekerjaan selesai 100% dan
telah disetujui oleh Pemberi Tugas. Dengan kata lain, Pelaksana
Pekerjaan (Konsultan Perencana, Konsultan Pengawas/Manajemen
Konstruksi dan Kontraktor, baik sendiri-sendiri, sekaligus maupun
kombinasi dari pihak-pihak tersebut) membiayai dirinya sendiri sampai
pekerjaannya selesai 100% dan disetujui oleh Pemberi Tugas. Pada
cara ini sangat penting pada saat awal untuk menyepakati hal-hal
mengenai kualitas bangunan, perkiraan nilai pekerjaan, tatacara
pembiayaan dan pembayaran total pada akhir pekerjaan.

3. Fast Track

Sesuai dengan namanya, secara bebas istilah fast track dapat

dibaca sebagai jalur cepat, yaitu melaksanakan tahapan-tahapan
pekerjaan secara bersamaan agar diperoleh solusi dengan lebih cepat
tanpa mengorbankan kualitas hasil pekerjaan. Sebagai contoh
pekerjaan fast track ini adalah, tahapan pekerjaan pelaksanaan
konstruksi di lapangan sudah dimulai tanpa menunggu tahapan
pekerjaan perancangan selesai 100%. Umumnya pada pekerjaan
dengan cara fast track adalah pentingnya kesepakatan mengenai hal-
hal pokok yang tidak boleh berubah lagi pada tahap pekerjaan
selanjutnya.

Pilihan project delivery.

Project delivery merupakan tata cara penyelenggaraan proyek

yang meliputi tahapan pekerjaan perencanaan sampai dengan
pelaksanaan konstruksi lapangan dan serah terima proyek dari

10
Kontraktor kepada Pemberi Tugas. Secara umum dikenal adanya 3
(tiga) cara penyelenggaraan proyek, yaitu:

a. Tradisional.

Proses perancangan diselesaikan tuntas baru diadakan lelang

pekerjaan untuk Kontraktor. Dalam proses ini juga lazim bahwa
shop drawings (gambar detail pekerjaan khusus, misalnya detail
profil alumunium) disiapkan oleh Kontraktor pelaksana pekerjaan
dan atau pemasok terpilih.

b. Design and Build.

Kontrak kerja dilakukan terlebih dahulu antara Pemberi Tugas

dengan Kontraktor design and build, dan kemudian seluruh
perancangan, termasuk gambar kerja, dilakukan oleh Kontraktor
tersebut.

c. Bridging

Kombinasi antara kedua cara tersebut diatas. Seorang arsitek

(kontrak ataupun in-house) menyiapkan konsep rancangan dan
atau pra-rancangan untuk dilelangkan kepada Kontraktor atau
Kontraktor design and build. Selanjutnya dokumen pengembangan
rancangan sampai dokumen pelaksanaan diselesaikan oleh
Kontraktor tersebut. Dalam cara ini diperlukan 2 (dua) fungsi
arsitek yang berbeda, yaitu pada tahap awal perancangan, sebagai
arsitek perancang, dan pada tahap penyelesaian dokumen
perancangan, sebagai architect of record. Walaupun demikian,
lazim juga ditemui arsitek kedua menyelesaikan seluruh dokumen
perancangan sebelum dilelangkan kepada Kontraktor. Contoh
proyek seperti ini adalah, misalnya, Pemberi Tugas memilih
arsitek asing untuk mengerjakan pra-rancangan dan kemudian

11
 menunjuk arsitek lokal untuk meneruskan pekerjaan perancangan
sampai selesai.

Ketiga cara tersebut diatas dapat dilakukan dengan proses fast

track. Demikian pula halnya dengan tatacara pembayaran; bila
disepakati untuk dilakukan dengan turn-key maka pembayaran
dilakukan setelah pekerjaan dinyatakan selesai 100%, disetujui
Pemberi Tugas dan dilakukan serah terima proyek.

Saat ini sejalan dengan makin kompleksnya tata cara membangun

dan bertambah rumitnya pola pembiayaan proyek, prinsip-prinsip
dasar tersebut diatas menimbulkan variasi-variasi baru.

F. Konsultan Perencanan

Secara umum pengertian Konsultan Perencana dapat diuraikan

sebagai berikut

1. Konsultan Perencana adalah suatu perusahaan yang memenuhi

persyaratan untuk melaksanakan tugas konsultansi dalam bidang
perencanaan dan perancangan suatu bangunan. (Sumber : Dirjen Cipta
Karya; Tentang Pedoman Operasional Pengisian Pelaksanaan Dip.)
2. Konsultan Perencana dalam kegiatannya merupakan suatu badan
usaha yang dengan mempergunakan keahliannya dan berdasarkan
suatu pemberian tugas mengerjakan perencanaan, perancangan dan
atau pengawasan pembangunan di bidang teknik bangunan. (Sumber :
Buku IAI ; Pedoman Hubungan Kerja Antara Arsitek dan Pemberi
Tugas).

12
G. Klasifikasi Konsultan Perencana

Klasifikasi konsultan perencana dapat dijabarkan berdasarkan

status atau pelayanannya. Berdasarkan statusnya, konsultan perencana
dapat diklasifikasikan sebagai berikut :

1. Konsultan swasta

Badan usaha ini didirikan oleh seseorang atau sekelompok orang

dengan modal sendiri. Atas keuntungan perusahaan tersebut maka
dikenakan pajak oleh pemerintah. Pendiri badan tersebut tidaklah mesti
seorang ahli teknik melainkan dapat juga seorang awam yang memiliki
modal. Dalam hal demikian ini ia menjalin kerja sama dengan
beberapa ahli teknik.

2. Konsultan pemerintah

Konsultan Pemerintah Adalah konsultan perencana milik pemerintah

yang di dalamnya bergabung beberapa arsitek dan ahli teknik lainnya
yang ditunjuk oleh pemerintah. Berdasarkan atas pelayanannya, maka
konsultan perencana dibedakan atas 2 macam, yaitu :

a. Konsultan perencana murni

Konsultan yang demikian disebut murni karena kegiatannya hanya

terbatas pada perencanaan dan perancangan semata. Adapun
pelaksanaannya diserahkan kepada pihak yang lain.

b. Konsultan perencana campuran

Konsultan jenis ini melakukan tugas dwi fungsi yaitu sebagai

perencana dan sebagai pelaksana. Atau paling tidak terlibat dalam
proses pelaksanaannya

13
 H. Tahapan Perancangan

Dalam membangun suatu proyek sebelumnya harus di adakan

terlebih dahulu proses merancang, dan tahapan tersebut antaralain :

1. Tahap Persiapan, yaitu :

a. Tahap Konseptual

Kegiatan utama dalam tahap konseptual adalah melakukan studi

kelayakan terhadap analisis pendahuluan dari gagasan yang telah
disusun atau dirumuskan dan dapat digambarkan sebagai berikut :

Memantau Peluang 3. Pengkajian Pendahuluan 4. Kerangka Acuan 5. Studi Kelayakan

Pasar Formulasi Pasar
Teknis gagasan Teknik
Ekonomi Lingkup Kerja Jadwal dan biaya
Financial Financial Ekonomi
AMDAL

Melihat keperluan

b. tahap definisi atau Tahap Perencanaan dan pemantapan (PP)

Pada tahap ini dilakukan pengkajian yang lebih mendalam
mengenai keterkaitan antara gagasan dan peluang yang tersedia
agar dapat ditarik kesimpulan yang mantap untuk menanamkan
investasi atau melaksanakan proyek. Kegiatan utama dalam tahap
ini adalah :
1) Melanjutkan analisis terhap hasil hasil kegiatan tahap
konseptual dalam arti lebih mendalam dan terperinci sehingga
kesimpulanya cukup mantap untuk dipakai sebagai dasar
pengambilan keputusan perihal kelangsungan investasi atau
proyek.
2) Menyiapkan perangkat seperti data kriteria dan spesifikasi
teknik engineering dan komersial yang selanjutnya dipakai
untuk menyiapkan dokumen tender dan kontrak.

14
 3) Menyusun perencanaan dan membuat keputusan strategis,
yaitu berkaitan dengan garis besar penyelenggaraan proyek
seperti jenis kontrak, filosofi desain, komposisi pendanaan, dan
lain lain.
4) Memilih peserta proyek yang terdiri dari para kontraktor calon
peserta tender.

Hasil yang diperoleh dari tahap Definisi (PP) adalah dokumen

kontrak tender yang terdiri dari :
a) Gambar gambar rencana dan detail arsitektural dan struktur.
b) Spesifikasi teknis dan administrasi.
c) Waktu pelaksanaan.
d) Daftar volume pekerjaan (bill of quality).
e) Rencana anggran biaya (RAB).

2. Tahap Implementasi
Komponen kegiatan utama dalam tahap ini berbeda beda untuk setiap
macam proyek, tetapi secara umum kegiatan utama dalam tahap ini
dapat dibagi sebagai berikut :
a. Mengkaji lingkup kerja proyek dan membuat program
implementasi
b. Melaksanakan pekerjaan desain engineering terinci ( tahap
drawing), pengadaan material dan peralatan, pabrikasi, instalasi
(konstruksi).
c. Melakukan perencanaan dan pengendalian biaya, waktu dan
mutu.
d. Menutup proyek, termasuk kegiatan inspeksi akhir, uji coba,
starat up dan praoperasi.
e. Menyerahkan hasil proyek kepada pemilik.
f. Menyelesaikan masalah asuransi, klaim dan keuntungan proyek.

15
3. Tahap Operasi
Tahap operasi atau utilitas yang dilaksanakan setelah tahap
implementasi tidak termasuk dalam tahap siklus proyek, karena dalam
tahap ini ornasasi / owner mulai memakai, memproduksi dan
memelihara produk hasil akhir proyek. Atau dengan perkataan lain
tahap ini tidak termasuk dalam siklus proyek karena sudah merupakan
kegiatan operasional.

Untuk menghasilkan suatu perencanaan dan perancangan yang

optimal, maka prosesnya dilakukan melalui tahap tahap tertentu.
Tahapan tersebut secara terperinci sangat bergantung dari besar kecilnya
suatu proyek. Tetapi secara umum, tahap tahap perencanaan proyek tadi
tidak terlepas dari langkah langkah berikut :
a. Pemberi tugas (owner), menyampaikan maksudnya kepada konsultan
perencana.
b. Konsultan perencana menerima maksud tersebut, menyusun program
kebutuhan owner, melakukan studi literatur, survey lapangan dan
menganalisanya.
c. Bertitik tolak dari hasil analisa tersebut, kemudian diajukan usulan
gambar gambar skematik (denah, tampak dan potongan) atau studi
maket serta taksiran biaya secara global.
d. Setelah mendapat persetujuan owner dengan segala penambahan dan
pengurangan, barulah gambar-gambar tersebut dikembangkan menjadi
gambar-gambar pelaksanaan.
Pada tahap ini, juga dibuat rencana kerja dan syarat-syaratnya serta
rincian rencana anggaran biaya proyek tersebut. Adapun rangkaian
proses perencanaannya secara detail, tersusun sebagai berikut :
1) Studi pendahuluan
Kegiatan yang dilakukan pada langkah pertama ini adalah
menetapkan apa yang menjadi tujuan, seberapa besar biaya yang
tersedia, studi awal pada lokasi / tapak yang akan direncanakan,

16
 menentukan program kebutuhan ruang serta alokasi waktu
perencanaan.
2) Studi pendekatan
Langkah selanjutnya adalah melakukan pendekatan masalah
untuk melahirkan beberapa alternatif pemecahan tentang standar
ruang, pengelolaan ruang, organisasi ruang, konsep dasar tapak,
konsep dasar bentuk bangunan dan estimasi biaya.
3) Desain skematik
Berdasarkan kegiatan sebelumnya, kemudian arsitek
mengevaluasikan hasil analisa ke dalam bentuk gambar. Yang
menjadi output pada tahap ini adalah denah, tampak, potongan
dengan atau tanpa perspektif. Usulan gambar -gambar skematik
ini disampaikan kepada owner untuk dimintai persetujuannya dan
kemudian dimasukkan ke Dinas Tata Bangunan untuk
mendapatkan izin membangun.
4) Pengembangan desain
Desain yang sudah disetujui tersebut kemudian dikembangkan
lagi sampai ke gambar yang lebih detail. Pada tahap ini pula,
gambar gambar tersebut dilengkapi dengan uraian syarat dan
kualitas bahan bangunan yang dipakai yang terhimpun dalam
suatu rencana kerja dan syarta - syarat serta taksiran biaya (RAB).
Keluaran dari tahap ini gambar - gambar kerja dengan semua
syarat syaratnya yang siap untuk dilaksanakan ( bestek en voor
waarden ).
5) Pelelangan
Dengan selesainya gambar - gambar kerja tersebut, oleh pemberi
tugas kemudian dijual kepada kontraktor untuk dilaksanakan
pembangunannya. Untuk menghadapi proses pelelangan ini,
konsultan perencana wajib menyiapkan dokumen pelelangan
sebanyak jumlah kontraktor yang mengikuti pelelangan.

17
 Kemudian diberikan kepada kontraktor beberapa hari sebelum
lelang dimulai.
Dokumen pelelangan yang harus dibuat tersebut, mencakup :
a) Gambar - gambar perencanaan,
b) Rencana kerja dan syarat syarat,
c) Alokasi waktu pelaksanaan,
d) Volume pekerjaan (bill of quantity),
e) Formulir penawaran dan aturan-aturan tentang pemasukannya,
f) Aturan main lainnya yang dibutuhkan untuk mengikuti
pelelangan,

Hasil akhir dari tahap ini adalah ditetapkannya kontraktor yang

akan melaksanakan pekerjaan pembangunan proyek tersebut.
6) Pelaksanaan dan pengawasan
Kedua langkah ini berjalan bersamaan. Pelaksanaan
pembangunan dilakukan oleh kontraktor sedangkan pengawasan
dilakukan oleh konsultan yang merencanakan proyek tersebut
atau konsultan lain yang ditunjuk oleh pemberi tugas.
Direksi lapangan selaku pengawas mempunyai beberapa
tugas, yakni :
a) Mengawasi jalannya pembangunan agar sesuai dengan
gambar kerja dan syarat syarat yang telah ditentukan.
b) Membuat berita acara tiap tahap pekerjaan.
c) Membuat laporan harian, mingguan dan bulanan untuk
memeriksa kemajuan pekerjaan untuk dibandingkan dengan
time schedule yang ada.
d) Mencatat kejadian - kejadian di lapangan.
e) Memberi peringatan bila kontraktor menyimpang.
f) Mengusulkan perubahan-perubahan jika memang perlu.

18
7) Penyerahan
Akhir dari semua proses perencanaan adalah penyerahan proyek
oleh kontraktor pelaksana kepada pemberi tugas. Penyerahan
pertama dilakukan setelah pekerjaan telah rampung 100%,
sedangkan penyerahan kedua dilakukan dalam kurun waktu
tertentu setelah masa pemeliharaan selesai.
Pada umumnya setelah penyerahan pertama, pembayaran termin
disisakan 5 % hingga saat penyerahan kedua.

19