SEMANA 5
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NDICE
UNIDAD 5 ...................................................................................................................................... 3
CONTABILIDAD DE LAS REMUNERACIONES Y COMPENSACIONES ............................................... 3
REGISTROS CONTABLES................................................................................................................. 4
Libros y registros ....................................................................................................................... 4
Informes de Remuneraciones ................................................................................................... 7
PROCESO DE CONTABILIZACIONES ............................................................................................... 8
Cuentas que intervienen ........................................................................................................... 8
Anticipos y prstamos de remuneraciones ............................................................................... 9
Liquidaciones de remuneraciones mensuales .......................................................................... 9
Provisiones de vacaciones ....................................................................................................... 12
Provisiones por indemnizaciones por aos de servicio .......................................................... 13
Liquidaciones de finiquitos...................................................................................................... 13
Otros costos de personal......................................................................................................... 14
ANLSIS DE CUENTAS .................................................................................................................. 15
Proceso de anlisis .................................................................................................................. 15
COSTOS DE PERSONAL ................................................................................................................ 16
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UNIDAD 5
Objetivos
Contenidos
Registros contables
Proceso de contabilizaciones
Anlisis de las cuentas
Costos de personal
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REGISTROS CONTABLES
Un aspecto de orden y control en las empresas se refiere al adecuado sistema contable de las
remuneraciones y costos de personal. Ah va quedando registrada la historia de las
remuneraciones, pagos, beneficios y dems costos de los trabajadores. Todo ello es de utilidad
para efectuar anlisis, hacer presupuestos y disponer de un medio de informacin y control
formal, como es la contabilidad.
En algunas empresas las reas de personal o recursos humanos tienen incorporada una unidad
encargada de la contabilidad de las remuneraciones de los trabajadores. En otras
organizaciones es una unidad situada en el departamento de contabilidad; pero, cualquiera
que sea el tipo de organizacin, todas las empresas e instituciones deben disponer de
contabilidad para las remuneraciones y costo del personal, an en aquellos casos en que se
externalizan estas funciones.
LIBROS Y REGISTROS
Los principales libros y registros para la informacin y control de remuneraciones y
compensaciones es el siguiente:
LIBROS Y REGISTROS
Figura N 26
LIBRO DE REMUNERACIONES es exigido por normas del Cdigo del Trabajo y obligatorio para
todas las empresas con ms de cinco trabajadores dependientes. En l se registran las
remuneraciones peridicas (semanales, quincenales, mensuales, bonos, gratificaciones). Su
diseo tiene columnas para el nombre del trabajador, su Rut, los haberes, los descuentos y la
remuneracin lquida. El modelo siguiente presenta las columnas bsicas de una hoja en este
tipo de libro.
Este libro debe ser autorizado con timbres del Servicios de Impuestos Internos y de la
Inspeccin del Trabajo en razn de que es un registro oficial para controlar aspectos legales de
orden laboral, previsional y de impuestos. En la prctica, puede ser un libro convencin en
papel, pero con el uso de tecnologas informticas se ha transformado en un registro
automtico de orden digital.
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LIBRO DE REMUNERACIONES
n.
LIBRO DE RETENCIONES es exigido por leyes tributarias y es obligatorio para toda empresa o
institucin que paga honorarios por servicios tcnicos o profesionales. Tambin debe tener
autorizacin del Servicio de Impuestos Internos, pues es respaldo de las retenciones de
impuestos por honorarios. Un modelo bsico de este libro corresponde al siguiente.
LIBRO DE RETENCIONES
n.
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El asiento consta de cinco elementos:
Un ejemplo de asiento en el Libro Diario por el anticipo de sueldo a un trabajador pagado con
fondos de banco puede ser:
LIBRO DIARIO
02.01.2010 -xx-
Ctas. Ctes. del Personal 100.000
Banco 100.000
Glosa: Anticipo de
remuneraciones, descuento en
2 cuotas Juan Jara
TRASPASO AL MAYOR
Siguiendo la secuencia de registros contables, luego del Asiento en el Libro Diario, las
operaciones se traspasan al Libro Mayor, cuya funcin es agrupar las transacciones de similar
naturaleza en las cuentas correspondientes.
Por ejemplo, siguiendo con el mismo anticipo otorgado al trabajador del recuadro anterior,
Juan Jara, suponga ahora que se le descont en dos cuotas. La cuenta del mayor presentar la
situacin siguiente:
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De esta forma, el Libro Mayor va clasificando las diversas partidas en las cuentas que
corresponde. En este caso, el anlisis de la Cta. Cte. Trabajadores informa del anticipo
realizado, los saldos en cada oportunidad y la forma en que se fue pagando y se hicieron los
descuentos.
INFORMES DE REMUNERACIONES
Contablemente, previo a la emisin de los informes contables, entre ellos el de
remuneraciones, debe efectuarse un balance de comprobacin y saldos para efectuar cuadres,
anlisis de las cuentas, rectificaciones de errores y, finalmente, actualizar las cuentas y sus
saldos.
Los informes contables principales que se preparan al trmino de cada ejercicio contable (ya
sea cada mes, semestre o al menos una vez al ao) son el Balance, el Estado de Resultados, el
Estado de Flujo de Efectivo y el Estado de Cambios en el Patrimonio, ms las notas explicativas
de procedimientos empleados, clculos efectuados y cifras de detalle. Adicionalmente, el
sistema contable provee informacin para cada una de las reas principales de la empresa,
entre ellas el rea de remuneraciones y costos del personal.
Figura N 27
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PROCESO DE CONTABILIZACIONES
El proceso de contabilizacin de las remuneraciones y costos al personal tiene asientos
estndares casi en todas las organizaciones. Las fuentes de datos para los asientos principales
proviene principalmente del propio sistema de clculo de remuneraciones y, en algunos
sistemas, los asientos los entrega el propio sistema de remuneraciones.
CUENTAS DE ACTIVO: para los cargos por anticipos y prstamos, y por abonos por los
descuentos. Por ejemplo: las Ctas. Ctes. del personal, deudas del personal, prstamos
al personal.
CUENTAS DE PASIVO: para reflejar las deudas por los descuentos previsionales, de
impuesto, de retenciones judiciales, de otras retenciones y, muy importante, la
remuneracin por pagar, que corresponde al lquido de la remuneracin.
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ANTICIPOS Y PRSTAMOS DE REMUNERACIONES
Para los anticipos y prstamos el Asiento de Diario es como el ya ejemplificado anteriormente
para Juan Jara, esto es:
LIBRO DIARIO
02.01.2010 -xx-
Ctas. Ctes. del Personal 100.000
Banco 100.000
Glosa: Anticipo de
remuneraciones, descuento en
2 cuotas Juan Jara
Supongamos que los siguientes datos de las remuneraciones de un mes corresponden a los de
la Figura N 29:
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RESUMEN DE LIQUIDACIONES DE LIBRO REMUNERACIONES
MES DE DICIEMBRE 2010, EN M$
Sueldos 850.000
Comisiones 270.000
Asignaciones de movilizacin 50.000
Asignacin de colacin 60.000
Asignacin familiar 0
Figura N 29
Y, adems:
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Con estos datos el Asiento de Diario queda as:
LIBRO DIARIO
Nn -xx-
Sueldos 850.000
Comisiones 270.000
Asignacin de movilizacin 50.000
Asignacin de colacin 60.000
Aporte patronal LAT 12.000
Aporte patronal LSD 13.500
1. Las Cuentas de Cargo son todas cuentas de resultados y en ellas queda reflejado el
costo de remuneraciones por el monto de M$ 1.255.500 del mes. Estas cuentas
pueden resumirse en una sola de nombre genrico como Sueldos y Comisiones o
simplemente Remuneraciones, o sumarse las asignaciones en una, lo que depende del
plan de cuentas de la empresa y sus necesidades de informacin.
El monto de M$ 243.900 que presenta esta cuenta es la suma de las retenciones a los
trabajadores ms los aportes patronales por previsin (218.400+ 25.500).
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3. La Cuenta Impuesto nico es tambin de pasivo, y refleja la deuda de la empresa
por la retencin de impuesto al trabajador.
PROVISIONES DE VACACIONES
Los trabajadores tienen derecho a un descanso remunerado de acuerdo con regulaciones del
Cdigo del Trabajo. El derecho se gana, tcnicamente se devenga en un ejercicio (por ejemplo
en el ao 2010), pero se hace uso del descanso en el perodo estival prximo (enero o febrero
del 2011), es preciso reflejar el gasto en el ao 2010, aunque el pago se produce el 2011.
LIBRO DIARIO
Nn -xx-
Comentarios:
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PROVISIONES POR INDEMNIZACIONES POR AOS DE SERVICIO
Las provisiones por indemnizaciones de aos de servicio (PIAS) tienen un tratamiento contable
similar a las provisiones de vacaciones. Se devengan durante la vida laboral del trabajador en
la empresa, contabilizndose el gasto y el pasivo ao, y se pagan al momento del despido,
retiro o condiciones pactadas.
Aunque su clculo tiene una cierta complejidad (lo que ser desarrollado en la Unidad 7), el
asiento contable para reflejar este costo por el monto que corresponda es el siguiente.
LIBRO DIARIO
Nn -xx-
Comentarios:
LIQUIDACIONES DE FINIQUITOS
El finiquito ocurre por la cesacin de servicios de un trabajador, cualquiera que sea la causa del
trmino del contrato. En tal caso, la Ley Laboral establece pago de los haberes devengados o
indemnizaciones segn fuere la causa. Asimismo, de dichos haberes se deben efectuar los
descuentos legales previsionales, por impuestos, judiciales y las retenciones que procedan.
Aunque las causas de los trminos de contrato dan origen a diversas formas de finiquito, lo
que estudiaremos en la Unidad 8, su contabilidad es ms bien estndar.
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LIBRO DIARIO
Nn -xx-
Sueldos Xx
Asignaciones Xx
Indemnizaciones Xx
Aporte Prev. Patronales xx
xx
Retenc. previsional xx
Impuesto Renta xx
Prstamos al personal xx
Finiquito por pagar
LIBRO DIARIO
Nn -x1-
Equipos de seguridad Xx
Proveedores xx
Nn -x2-
xx
Gastos de Bienestar xx
Banco
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navidad para el personal y
grupo familiar.
Nn -x3-
Arriendo xx
Banco xx
Nn -x3-
Seguros xx
Banco xx
ANLSIS DE CUENTAS
La contabilidad de las remuneraciones y costos del personal del modo descrito mediante los
registros de asientos en el libro Diario da paso a su traspaso al Libro Mayor donde se
conocer el total de cargos en las cuentas de resultado por los costos, el total de abonos en las
cuentas del pasivo por las deudas que generan las retenciones, y los movimientos de cargos y
abonos en las cuentas de activo para reflejar los saldos en las cuentas corrientes de los
trabajadores.
Especial atencin merecen las cuentas corrientes de los trabajadores. Ellas reciben cargos por
prstamos, por anticipos u otras partidas descontables y tambin por abonos por descuentos y
amortizaciones de deudas. Sus saldos reflejan las deudas pendientes de pago del personal por
los conceptos que las generan.
PROCESO DE ANLISIS
El anlisis de cuentas y demostraciones de saldos en el rea de personal es tan necesario y til
como en las dems cuentas de la compaa. Un procedimiento general, aplicable a las cuentas
corrientes del personal, puede emplear la siguiente secuencia:
3. Establecer la composicin del saldo, listando en detalle, uno a uno, los cargos y abonos
que forman parte del saldo.
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4. Verificar que las partidas de cargos y abonos que componen el saldo, correspondan a la
naturaleza de la cuenta objeto de anlisis e identificar aquellas que no corresponden a
la cuenta.
5. Efectuar, con base en estas ltimas, los asientos de ajuste y correcciones para
registrarlos en el Libro Diario y actualizar el Mayor, superando con ello errores y
dejando saldos finales correctos.
Los saldos finales correctos deben coincidir con los saldos del balance de comprobacin y
saldos del periodo, el cual constituye el respaldo a los saldos de cada cuenta.
Este procedimiento es de utilidad tambin en el anlisis de las cuentas del pasivo por
descuentos y deudas previsionales, impuesto nico, las dems retenciones y los sueldos por
pagar.
COSTOS DE PERSONAL
La contabilidad de la empresa informa de los costos de remuneraciones, costos adicionales y
costos de personal totales por agregacin de los saldos de las cuentas contables del rea de
personal.
As como existe en el Plan de Cuentas, dentro de las cuentas de resultado prdidas, un grupo
para las cuentas de Costos de Ventas, Costos de Administracin, Costos Comerciales, Costos
Financieros, existen tambin las de Costos de Personal. La cuenta de mayor Costo de personal
agrupa o incluye todas las subcuentas o cuentas auxiliares que sean necesarias tener abiertas
para el debido control e informacin de la empresa.
El cuadro siguiente muestra una serie de cuentas y saldos, la pregunta es cules son las
cuentas que reflejan el costo empresa y cul es su monto?
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Luego de un anlisis de estas cuentas y sus valores se concluye que son costo para la empresa:
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