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Instituto de Contabilidad y Computacin

Curso de Excel Intermedio

Junio 2017

Profesor: T.P.A. Miguel Angel Cuellar Cervantes


Curso de Excel nivel intermedio Junio 2017.

Contenido
1 Desplegar y dar formato a datos ...................................................................................................... 3
1.1 Dar formato como Tabla. .......................................................................................................... 3
1.3 Estilos de tabla. ......................................................................................................................... 4
1.4 Ordenar una tabla de datos. ..................................................................................................... 4
1.5 Filtrar el contenido de la tabla. ................................................................................................. 5
2 Funciones avanzadas y manejo de frmulas.................................................................................... 5
2.1 Clculo Manual y Automtico. .................................................................................................. 5
2.2 Referencias Relativas, Absolutas y Mixtas. ............................................................................... 6
2.3 Referencias a otras hojas o a otros libros. ................................................................................ 7
2.4 Definicin de nombres de celdas y rangos de celdas. .............................................................. 7
2.5 Crear una Constante.................................................................................................................. 8
3 Funciones Matemticas y Trigonomtricas ..................................................................................... 8
4 Funciones lgicas............................................................................................................................ 13
5 Funciones de Bsqueda y Referencia............................................................................................. 13
6 Funciones de fecha y hora.............................................................................................................. 14
7 Funciones de texto ......................................................................................................................... 15
8.1 Limitaciones ............................................................................................................................ 16
8.2 Manejo de Lista desplegable de datos .................................................................................... 16
8.3 Crear una lista desplegable en Excel 2010 .............................................................................. 16
8.4 Eliminar una lista desplegable................................................................................................. 17
9 Representacin grfica ................................................................................................................... 17
10 Tablas y grficos dinmicos .......................................................................................................... 17
11 Vista del libro de trabajo .............................................................................................................. 18
12 Configuracin de pgina e impresin y manejo de ventanas. ..................................................... 19
13 Seguridad...................................................................................................................................... 20
14 Automatizando Excel.................................................................................................................... 21
15 Macros y el Editor de Visual Basic ................................................................................................ 21

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1 Desplegar y dar formato a datos

1.1 Dar formato como Tabla.


Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la
primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y las
dems filas contienen los datos almacenados. Cada fila es un registro de entrada, por tanto,
podremos componer como mximo una lista con 255 campos y 65535 registros.

Las tablas son muy tiles porque adems de almacenar informacin, incluyen una serie
de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cmoda.

Entre las operaciones ms interesantes que podemos realizar con las listas tenemos:

Ordenar los registros.


Filtrar el contenido de la tabla por algn criterio.
Utilizar frmulas para la lista aadiendo algn tipo de filtrado.
Crear un resumen de los datos.
Aplicar formatos a todos los datos.

1.2 La herramienta Tabla.


Para crear una tabla tenemos que seguir los siguientes pasos:

Seleccionar el rango de celdas (con datos o vacas) que queremos incluir en la lista.

Selecciona Tabla en la pestaa Insertar.

Aparecer a continuacin el cuadro de dilogo Crear tabla.

Si nos hemos saltado el paso de seleccionar previamente las celdas, lo podemos hacer
ahora.

- Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras (recomendado),


activaremos la casilla de verificacin La lista tiene encabezados.

- Al final hacer clic en Aceptar.

Al cerrarse el cuadro de dilogo, podemos ver que en la banda de opciones aparece la


pestaa Diseo, correspondiente a las Herramientas de tabla:

Modificar los datos de la tabla.


Para modificar o introducir nuevos datos en la tabla podemos teclear directamente los
nuevos valores en ella, o bien podemos utilizar un formulario de datos. Esta segunda opcin
viene muy bien sobre todo si la lista es muy grande.

Un formulario de datos es un cuadro de dilogo que permite al usuario escribir o mostrar


con facilidad una fila entera de datos (un registro).

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Modificar la estructura de la tabla.


Pulsando en el icono Cambiar tamao de la tabla, podemos seleccionar un nuevo rango
de datos. Pero si la tabla contiene encabezados, estos deben permanecer en la misma
posicin, as que slo podremos aumentar y disminuir filas.

Podemos modificar directamente el rango de filas y columnas, estirando o encogiendo la


tabla desde su esquina inferior derecha.

Cuando necesitemos aadir una fila al final de la tabla para continuar introduciendo datos,
slo tendremos que pulsar la tecla TAB desde la ltima celda y aparecer una fila nueva.

Si necesitamos insertar filas y columnas entre las filas existentes de la tabla, podemos
hacerlo desde el botn Insertar, en la pestaa de Inicio. Tambin desde el men
contextual de la tabla.

Para eliminar filas o columnas, deberemos posicionarnos sobre una celda, y


elegiremos Filas o Columnas de la tabla en el botn Eliminar, disponible en la pestaa
de Inicio y en el men contextual de la tabla.

Seleccionando una celda, fila o columna, y pulsando la tecla SUPR, eliminamos los datos
seleccionados, pero no la estructura de la tabla.

Para eliminar la tabla completa, seleccionamos toda la tabla y pulsamos SUPR. Si


deseamos eliminar la estructura de la tabla, pero conservar los datos en la hoja, entonces
pulsamos en la pestaa de Diseo de la tabla.

1.3 Estilos de tabla.


Una forma fcil de dar una combinacin de colores a la tabla que resulte elegante, es
escogiendo uno de los estilos predefinidos, disponibles en la pestaa Diseo de la tabla.

En Opciones de estilo de la tabla, podemos marcar o desmarcar otros aspectos, como


que las columnas o filas aparezcan remarcadas con bandas, o se muestre un resaltado
especial en la primera o ltima columna.

Las bandas y resaltados dependern del estilo de la tabla.

Por lo dems, a cada celda se le podrn aplicar los colores de fuente y fondo, fondo
condicional, etc. que a cualquier celda de la hoja de clculo.

1.4 Ordenar una tabla de datos.


Para ordenar los datos de una tabla lo haremos de la misma forma que ordenamos los

datos en celdas sin ninguna estructura: a travs de los botones situados en la

pestaa Datos, o bien desde el botn

La nica diferencia ser que, al estar los datos tan bien delimitados, la ordenacin siempre
se realizar sobre la propia tabla y no sobre columnas completas.
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Pero, adems, si nos fijamos en los encabezados de la propia tabla, vemos que contienen
una pequea flecha en el lateral derecho. Si la pulsamos se despliega un men que nos
proporciona las opciones rpidas de ordenacin, as como la posibilidad de ordenar por
colores.

La ordenacin por colores no incluye los colores predefinidos de la tabla, sino que afecta a
las que han sido coloreadas de forma explcita, para destacarlas por algn motivo.

1.5 Filtrar el contenido de la tabla.


Filtrar una lista se refiere a que, de todos los registros almacenados en la tabla, podemos
seleccionar aquellos que se correspondan con algn criterio fijado por nosotros.

Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista.

o Utilizando el Filtro (autofiltro).

o Utilizando filtros avanzados.

Utilizar el Filtro.

Para utilizar el Filtro nos servimos de las listas desplegables asociadas a las cabeceras
de campos (podemos mostrar u ocultar el autofiltro en la pestaa Datos, marcando o
desmarcando el botn Filtro).
Si pulsamos sobre la flecha del encabezado de algn campo, nos aparece un men
desplegable donde nos ofrece una serie de opciones para realizar el filtro.
Si filtramos por un criterio especfico, Excel filtrar todos los registros que tengan dicho
criterio y las dems filas 'desaparecern' de la lista.
Otra opcin, es usar los Filtros de texto que veremos en ese mismo men, donde se
despliegan una serie de opciones.

Utilizar Filtros avanzados: Si queremos filtrar los registros de la lista por una condicin ms
compleja, utilizaremos el cuadro de dilogo Filtro avanzado. Previamente deberemos tener
en la hoja de clculo, unas filas donde indicaremos los criterios del filtrado.
Para abrir el cuadro de dilogo Filtro avanzado, pulsaremos en en la
seccin Ordenar y filtrar de la pestaa Datos.
Rango de la lista: Aqu especificamos los registros de la lista a los que queremos
aplicar el filtro.
Rango de criterios: Aqu seleccionamos la fila donde se encuentran los criterios de
filtrado (la zona de criterios).
Para volver a visualizar todos los registros de la lista, acceder al men Datos - Filtro -
Mostrar todo.

2 Funciones avanzadas y manejo de frmulas

2.1 Clculo Manual y Automtico.


A la hora de trabajar con frmulas podemos hacerlo de dos formas:

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Automtico
Automtico excepto para tablas de datos
Manual
Volver a calcular libro antes de guardar

Cundo utilizar una u otra?

Automtico: Excel calcula automticamente el resultado de cualquier frmula del libro al


momento exacto en que se cambia cualquier valor que afecta el resultado de una frmula.
Este es el comportamiento predeterminado de Excel.
Es entonces cuando el trabajo en Excel se puede volver difcil porque apenas se modifique
una sola celda, se iniciar el proceso de clculo que podra llevar varios segundos o hasta
minutos. Si ests en esa situacin el clculo Manual resolver el problema.
Automtico excepto para tablas de datos: Se calculan automticamente todas las
frmulas del libro excepto las tablas de datos. Para actualizar una tabla de datos ser
necesario seleccionar las frmulas de la tabla y pulsar la tecla F9.
Manual: Excel no realizar ningn clculo de frmulas hasta que se pulse la tecla F9. Si el
libro de Excel es guardado sin haber pulsado la tecla F9, la siguiente vez que se abra el
libro de Excel las frmulas seguirn desactualizadas y ser necesario pulsar F9 para
actualizar los clculos.
Volver a calcular libro antes de guardar: Esta es una opcin del clculo Manual
que nos permite indicar a Excel que actualice las frmulas justo antes de guardar
el libro (aunque no se pulse la tecla F9).

2.2 Referencias Relativas, Absolutas y Mixtas.


Referencias relativas

Una referencia relativa a una celda o rango es aquella que, al copiar la celda donde est
escrita y pegarla en otra ubicacin o al utilizar "Autorrellenar", se ajusta
automticamente para hacer referencia a otras celdas.

Son las referencias ms utilizadas y las que, en la mayora de las veces, se obtienen por
defecto en Excel al hacer click en una celda para hacer referencia a ella. Son del tipo A1.

Referencias absolutas

Una referencia absoluta a una celda o rango es aquella que, al copiar la celda donde est
escrita y pegarla en otra ubicacin o al utilizar "Autorrellenar", NO se ajusta y queda
bloqueada haciendo referencia siempre a la misma celda.

Para hacer una referencia absoluta a una celda, se deben introducir los smbolos del dlar
$ antes de la letra y antes del nmero de una referencia normal del tipo A1. Es decir, una
referencia absoluta a la celda A1, sera: $A$1

Referencias mixtas

Una vez aprendidos los conceptos de "referencia relativa" y "referencia absoluta", es fcil
entender el concepto de referencia mixta. Una referencia mixta a una celda o rango es
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aquella que, al copiar la celda donde est escrita y pegarla en otra ubicacin o al utilizar
"Autorrellenar", ajusta slo la letra o slo el nmero de la referencia, quedando bloqueado
slo el nmero o slo la letra respectivamente.

2.3 Referencias a otras hojas o a otros libros.


Puede hacer referencia al contenido de las celdas de otro libro mediante la creacin de una
referencia externa. Una referencia externa (tambin denominada vnculo) es una referencia
a una celda o rango en una hoja de clculo en otro libro de Excel o una referencia a un
nombre definido en otro libro.

Las referencias externas son especialmente tiles cuando no resulta prctico mantener
juntos en el mismo libro los modelos de hoja de clculo grandes.

Combinar datos de varios libros Puede vincular libros de varios usuarios o


departamentos e integrar los datos pertinentes en un libro de resumen. De este
modo, cuando se cambian los libros de origen, no tendr que cambiar manualmente
el libro de resumen.
Crear vistas diferentes de los datos Puede introducir todos los datos en uno o
ms libros de origen y, a continuacin, cree un libro de informe que contiene
referencias externas a solo los datos pertinentes.
Simplificar modelos grandes y complejos Al dividir un modelo complicado en una
serie de libros interdependientes, puede trabajar en el modelo sin tener que abrir
todas las hojas relacionadas. Libros de menor tamao estn ms fcil para cambiar,
no necesitan mucha memoria y son ms rpido abrir, guardan y calcular.

2.4 Definicin de nombres de celdas y rangos de celdas.


Si utiliza nombres, sus frmulas sern mucho ms fciles de entender y mantener. Puede
definir un nombre para un rango de celdas, una funcin, una constante o una tabla. Una
vez que haya adoptado la prctica de utilizar nombres en su libro, podr actualizar, auditar
y administrar esos nombres con facilidad.

Un nombre es una abreviacin con significado que facilita la comprensin del propsito de
una referencia de celda, una constante, una frmula o una tabla que pueda ser difcil de
comprender a primera vista. En la siguiente informacin se muestran ejemplos comunes de
nombres y cmo pueden mejorar la claridad y la comprensin.

Puede definir un nombre mediante:

o Cuadro Nombre de la barra de frmulas: Es la mejor forma de crear un nombre


de nivel de libro para un rango seleccionado.
o Crear un nombre a partir de una seleccin: Puede crear nombres cmodamente
partiendo de los rtulos de fila y de columna existentes utilizando una seleccin de
celdas de la hoja de clculo.
o Cuadro de dilogo Nombre nuevo: Es lo mejor que se puede utilizar cuando se
desea ms flexibilidad a la hora de crear nombres, por ejemplo, para especificar
un mbito de nivel de hoja de clculo local o para crear un comentario del nombre.

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2.5 Crear una Constante.


Las frmulas nos permiten utilizar Excel como si fuera una calculadora, solamente debemos
introducir la ecuacin en la Barra de frmulas, pulsar la tecla Entrar y Excel calcular el
resultado. En el siguiente ejemplo puedes observar un ejemplo de frmula que utiliza
solamente nmeros:

Frmula de Excel con constantes

Estos nmeros son constantes, lo que significa que su valor nunca cambiar y la frmula
siempre regresar el mismo resultado mientras tanto y no modifiquemos los nmeros. Sin
embargo, una de las ventajas ms grandes al utilizar frmulas en Excel es que podemos
utilizar referencias de celda dentro de la ecuacin.

Referencias de celda en frmulas

Las referencias de celda nos ofrecern un mayor grado de flexibilidad en nuestras frmulas.

3 Funciones Matemticas y Trigonomtricas

Funcin Descripcin

Funcin ABS Devuelve el valor absoluto de un nmero.

Funcin ACOS Devuelve el arco coseno de un nmero.

Funcin ACOSH Devuelve el coseno hiperblico inverso de un nmero.

Funcin ACOT Devuelve la arco cotangente de un nmero.

Funcin ACOTH Devuelve la cotangente hiperblica inversa de un


nmero.

Funcin AGREGAR Devuelve un agregado en una lista o base de datos.

Funcin NUMERO.ARABE Convierte un nmero romano en arbigo.

Funcin ASENO Devuelve el arcoseno de un nmero.

Funcin ASINH Devuelve el seno hiperblico inverso de un nmero.

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Funcin ATAN Devuelve la arcotangente de un nmero.

Funcin ATAN2 Devuelve la arcotangente de las coordenadas "x" e "y".

Funcin ATANH Devuelve la tangente hiperblica inversa de un nmero.

Funcin BASE Convierte un nmero en una representacin de texto


con la base dada.

Funcin MULTIPLO.SUPERIOR Redondea un nmero al entero ms prximo o al


mltiplo significativo ms cercano.

Funcin CEILING.MATH Redondea un nmero hacia arriba al entero ms


prximo o al mltiplo significativo ms cercano.

Funcin Redondea un nmero hacia el entero o el mltiplo


MULTIPLO.SUPERIOR.EXACTO significativo ms prximo. El nmero se redondea hacia
arriba, independientemente de su signo.

Funcin COMBINAT Devuelve el nmero de combinaciones para un nmero


determinado de objetos.

Funcin COMBINA Devuelve la cantidad de combinaciones con


repeticiones de una cantidad determinada de
elementos.

Funcin COS Devuelve el coseno de un nmero.

Funcin COSH Devuelve el coseno hiperblico de un nmero.

Funcin COT Devuelve la cotangente de un ngulo.

Funcin COTH Devuelve la cotangente hiperblica de un nmero.

Funcin CSC Devuelve la cosecante de un ngulo.

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Funcin CSCH Devuelve la cosecante hiperblica de un ngulo.

Funcin CONV.DECIMAL Convierte una representacin de texto de un nmero


con una base dada en un nmero decimal.

Funcin GRADOS Convierte radianes en grados.

Funcin REDONDEA.PAR Redondea un nmero hasta el entero par ms prximo.

Funcin EXP Devuelve e elevado a la potencia de un nmero dado.

Funcin FACT Devuelve el factorial de un nmero.

Funcin FACT.DOBLE Devuelve el factorial doble de un nmero.

Funcin MULTIPLO.INFERIOR Redondea un nmero hacia abajo, en direccin hacia


cero.

Funcin Redondea un nmero hacia abajo al entero ms


MULTIPLO.INFERIOR.MAT prximo o al mltiplo significativo ms cercano.

Funcin Redondea un nmero hacia abajo hasta el entero o el


MULTIPLO.INFERIOR.EXACTO mltiplo significativo ms cercano. El nmero se
redondea hacia abajo, independientemente de su signo.

Funcin M.C.D Devuelve el mximo comn divisor.

Funcin ENTERO. Redondea un nmero hacia abajo hasta el entero ms


prximo.

Funcin ISO.CEILING Devuelve un nmero que se redondea hacia arriba al


nmero entero ms prximo o al mltiplo significativo
ms cercano.

Funcin M.C.M Devuelve el mnimo comn mltiplo.

Funcin LN Devuelve el logaritmo natural (neperiano) de un nmero.

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Funcin LOG Devuelve el logaritmo de un nmero en una base


especificada.

Funcin LOG10 Devuelve el logaritmo en base 10 de un nmero.

Funcin MDETERM Devuelve el determinante matricial de una matriz.

Funcin MINVERSA Devuelve la matriz inversa de una matriz.

Funcin MMULT Devuelve el producto de matriz de dos matrices.

Funcin RESIDUO Devuelve el resto de la divisin.

Funcin REDOND.MULT Devuelve un nmero redondeado al mltiplo deseado.

Funcin MULTINOMIAL Devuelve el polinomio de un conjunto de nmeros.

Funcin M.UNIDAD Devuelve la matriz de la unidad o la dimensin


especificada.

Funcin REDONDEA.IMPAR Redondea un nmero hacia arriba hasta el entero impar


ms prximo.

Funcin PI Devuelve el valor de pi.

Funcin POTENCIA Devuelve el resultado de elevar un nmero a una


potencia.

Funcin PRODUCTO Multiplica sus argumentos.

Funcin COCIENTE Devuelve la parte entera de una divisin.

Funcin RADIANES Convierte grados en radianes.

Funcin ALEAT. Devuelve un nmero aleatorio entre 0 y 1.

Funcin ALEATORIO.ENTRE Devuelve un nmero aleatorio entre los nmeros que


especifique.

Funcin NUMERO.ROMANO Convierte un nmero arbigo en nmero romano, con


formato de texto.

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Funcin REDOND Redondea un nmero al nmero de dgitos especificado.

Funcin REDONDEAR.MENOS Redondea un nmero hacia abajo, en direccin hacia


cero.

Funcin REDONDEAR.MAS Redondea un nmero hacia arriba, en direccin


contraria a cero.

Funcin SEC Devuelve la secante de un ngulo.

Funcin SECH Devuelve la secante hiperblica de un ngulo.

Funcin SUMA.SERIES Devuelve la suma de una serie de potencias en funcin


de la frmula.

Funcin SIGNO Devuelve el signo de un nmero.

Funcin SENO Devuelve el seno de un ngulo determinado.

Funcin SINH Devuelve el seno hiperblico de un nmero.

Funcin RCUAD Devuelve la raz cuadrada positiva de un nmero.

Funcin RAIZ2PI Devuelve la raz cuadrada de un nmero multiplicado


por PI (nmero * pi).

Funcin SUBTOTALES Devuelve un subtotal en una lista o base de datos.

Funcin SUMA Suma sus argumentos.

Funcin SUMAR.SI Suma las celdas especificadas que cumplen unos


criterios determinados.

Funcin SUMAR.SI.CONJUNTO Suma las celdas de un rango que cumplen varios


criterios.

Funcin SUMAPRODUCTO Devuelve la suma de los productos de los


correspondientes componentes de matriz.

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Funcin SUMA.CUADRADOS Devuelve la suma de los cuadrados de los argumentos.

Funcin SUMAX2MENOSY2 Devuelve la suma de la diferencia de los cuadrados de


los valores correspondientes de dos matrices.

Funcin SUMAX2MASY2 Devuelve la suma de la suma de los cuadrados de los


valores correspondientes de dos matrices.

Funcin SUMAXMENOSY2 Devuelve la suma de los cuadrados de las diferencias


de los valores correspondientes de dos matrices.

Funcin TAN Devuelve la tangente de un nmero.

Funcin TANH Devuelve la tangente hiperblica de un nmero.

Funcin TRUNCAR Trunca un nmero a un entero.

4 Funciones lgicas
Funcin Descripcion
FALSO() Devuelve el valor lgico Falso
VERDADERO Devuelve el valor lgico Verdadero
SI(prueba_logica;valor_si_verdadero;valor_si_falso) Devuelve un valor u otro, segn se
cumpla o no una condicin
NO(valor_lgico) Invierte el valor lgico proporcionado
Y(valor_logico1;valor_logico2;...) Comprueba si todos los valores son
verdaderos
O(valor_logico1;valor_logico2;...) Comprueba si algn valor lgico es
verdadero y devuelve VERDADERO

5 Funciones de Bsqueda y Referencia


Funcin Descripcin
AREAS(ref) Devuelve el nmero de rangos
de celdas contiguas
BUSCAR(...) Busca valores de un rango de
una columna o una fila
BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_fil Busca en la primera fila de la
as;ordenado) tabla o matriz de valores
BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_col Busca un valor en la primera
umnas;ordenado) columna de la izquierda

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COINCIDIR(valor_buscado;matriz_buscar_en;tipo_de_coin Devuelve la posicin relativa
cidencia) de un elemento
COLUMNA(ref) Devuelve el nmero de
columna de una referencia
COLUMNAS(matriz) Devuelve el nmero de
columnas que componen la
matriz
DESREF(ref;filas;columnas;alto;ancho) Devuelve una referencia a un
rango
DIRECCION(fila;columna;abs;a1;hoja) Crea una referencia de celda
en forma de texto
ELEGIR(num_indice;valor1;valor2;...) Elige un valor o una accin de
una lista de valores
FILA(ref) Devuelve el nmero de fila
FILAS(matriz) Devuelve el nmero de filas
HIPERvnculo(ubicacin_del_vnculo;nombre_descriptivo) Crea un acceso directo a un
documento
IMPORTARDATOSDINAMICOS(camp_datos;tablas_dinmi Extrae datos almacenados en
cas;campo1;elemento1;campo2;elemento2...) una tabla dinmica
INDICE(matriz;num_fila;num_columna) Devuelve el valor de una celda
en la interseccin de una fila y
una columna
INDIRECTO(ref;a1) Devuelve una referencia
especificada
TRANSPONER(matriz) Intercambia las filas por las
columnas en una matriz

6 Funciones de fecha y hora

Funcin Descripcin
AHORA() Devuelve la fecha y la hora
actual
AO(nm_de_serie) Devuelve el ao en formato
ao
DIA(nm_de_serie) Devuelve el da del mes
DIAS360(fecha_inicial;fecha_final;mtodo) Calcula el nmero de das
entre las dos fechas
DIASEM(nm_de_serie;tipo) Devuelve un nmero del 1 al 7
FECHA(ao;mes;da) Devuelve la fecha en formato
fecha
FECHANUMERO(texto_de_fecha) Devuelve la fecha en formato
de fecha
HORA(nm_de_serie) Devuelve la hora como un
nmero del 0 al 23
HORANUMERO(texto_de_fecha) Convierte una hora de texto en
un nmero
HOY() Devuelve la fecha actual
MES(nm_de_serie) Devuelve el nmero del mes
en el rango del 1 (enero) al 12
(diciembre)
MINUTO(nm_de_serie) Devuelve el minuto en el
rango de 0 a 59

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NSHORA(hora;minuto;segundo) Convierte horas, minutos y


segundos dados como
nmeros
SEGUNDO(nm_de_serie) Devuelve el segundo en el
rango de 0 a 59

7 Funciones de texto

Funcin Descripcin
CARACTER(nmero) Devuelve el carcter especificado
por el nmero
CODIGO(texto) Devuelve el cdigo ASCII del
primer carcter del texto
CONCATENAR(texto1;texto2;...;textoN) Devuelve una cadena de
caracteres con la unin
DECIMAL(nmero;decimales;no_separar_millares) Redondea un nmero pasado
como parmetro
DERECHA(texto;nm_de_caracteres) Devuelve el nmero de
caracteres especificados
ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto;nm_ini Devuelve la posicin inicial del
cial) texto buscado
ESPACIOS(texto) Devuelve el mismo texto pero sin
espacios
EXTRAE(texto;posicion_inicial;nm_caracteres) Devuelve los caracteres indicados
de una cadena
HALLAR(texto_buscado;dentro_del_texto;nm_inicial) Encuentra una cadena dentro de
un texto
IGUAL(texto1;texto2) Devuelve un valor lgico
(verdadero/falso)
IZQUIERDA(texto;nm_de_caracteres) Devuelve el nmero de
caracteres especificados
LARGO(texto) Devuelve la longitud del texto
LIMPIAR(texto) Limpia el texto de caracteres no
imprimibles
MAYUSC(texto) Convierte a maysculas
MINUSC(texto) Convierte a minsculas
MONEDA(nmero;nm_de_decimales) Convierte a moneda
NOMPROPIO(texto) Convierte a mayscula la primera
letra del texto
REEMPLAZAR(texto_original;num_inicial;nm_de_cara Reemplaza parte de una cadena
cteres;texto_nuevo) de texto por otra
REPETIR(texto;nm_de_veces) Repite el texto
SUSTITUIR(texto;texto_original;texto_nuevo;nm_de_o Reemplaza el texto con texto
currencia) nuevo
T(valor) Comprueba que el valor es texto
TEXTO(valor;formato) Convierte un valor a texto
TEXTOBAHT(nmero) Convierte un nmero a texto
tailands (Baht)
VALOR(texto) Convierte un texto a nmero

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8 Manejo de listas y bases de datos


Una base de datos es una coleccin de informacin agrupada por un tema comn. Para
MS-Excel una base de datos es una Lista que consta de filas con encabezados que
contienen conjuntos de informacin similares. La Lista se considera como una simple base
de datos donde las filas son los registros (conjunto de campos relacionados) y las columnas
los campos (cada uno de los conceptos en que se descompone un conjunto de informacin).
Para MS-Excel existen 2 tipos de bases de datos: Las externas, como Access, dBase,
Paradox, FoxPro, Approach, SQL Server, Oracle y las Internas, bases de datos que residen
en las hojas de trabajo. El presente manual mostrar cmo trabajar con bases de datos
internas.

8.1 Limitaciones
Ms-Excel proporciona importantes facilidades para ingresar, modificar, analizar y manejar
los datos, sin embargo, existen limitaciones inherentes a todos los programas de hojas de
clculo de las que se debe tomar nota antes de seleccionarlos (por ejemplo, Excel) como
el sitio adecuado para almacenar datos:

Una hoja de trabajo est limitada a 256 columnas y 65,536 filas.


Slo un usuario puede tener acceso a una base de datos interna, a la vez.
Lograr la integridad de datos (no permitir texto en columnas numricas) requiere de
macros y cajas de dilogo personalizadas.
Toda la base de datos debe estar en memoria (a menos que se est accesando a
una base de datos externa).
Los datos almacenados en hojas de trabajo tienden a consumir mucho ms espacio
en disco que los almacenados en bases de datos externas (una hoja de trabajo
almacena frmulas, formatos, grficos, etc.) mientras que los manejadores de bases
de datos (DBMS - DataBase Manager System) convencionales almacenan datos
puros.

8.2 Manejo de Lista desplegable de datos


Una lista desplegable en Excel es una coleccin de datos vlidos que se genera a partir de
los valores ubicados en un rango de celdas. Los valores de dicho rango de celdas son los
que dan forma a las opciones de una lista. Las listas desplegables se muestran dentro de
una celda como una flecha que nos permite elegir el valor deseado.

8.3 Crear una lista desplegable en Excel 2010


Para crear una lista desplegable en Excel 2010 a partir de un rango de celdas,
comenzamos por seleccionar la celda que contendr la lista desplegable que en nuestro
ejemplo es la celda A1. Posteriormente vamos a la ficha Datos y pulsamos el
comando Validacin de datos.

Encontrars este comando dentro del grupo Herramientas de datos. Puedes pulsar
directamente el botn o desplegar el men y seleccionar la primera de las opciones tal como
se muestra en la imagen superior. Esto abrir el cuadro de dilogo Validacin de datos.
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8.4 Eliminar una lista desplegable


Si tal vez colocaste la lista desplegable en una celda equivocada o simplemente deseas
eliminarla, debes seguir los siguientes pasos para borrarla. Selecciona la celda que
contiene la lista desplegable y pulsa el botn Validacin de datos y dentro de las opciones
de criterios de validacin selecciona la opcin Cualquier valor.

9 Representacin grfica

Concepto de grfico
Un grfico es una representacin visual de informacin numrica. Est vinculado a los datos
de la hoja de clculo a partir de la que se genera y se actualiza automticamente al cambiar
estos datos. Son visualmente llamativos y facilitan a los usuarios la visualizacin de
comparaciones, tramas y tendencias de los datos.

Creacin de grficos
Para crear un grfico, debemos:
1) Especificar primero los datos a graficar en la hoja de clculo, seleccionando las celdas
que contienen los datos que deseamos representar en el grfico.
2) En la ficha Insertar encontraremos el grupo Grficos donde podremos elegir el tipo de
grfico que resulte ms ilustrativo para nuestro propsito.

10 Tablas y grficos dinmicos


Una tabla dinmica sirve para resumir los datos que hay en una hoja de clculo. Lo mejor
de todo es que puedes cambiarla fcil y rpidamente para ver los datos de una manera
diferente, haciendo de sta una herramienta muy poderosa.

Cmo crear una tabla dinmica?


Partiendo de una hoja de clculo que contiene las estadsticas de ventas para una empresa
ficticia, supongamos que queremos responder a la pregunta: Cunto es el total de ventas
por cada vendedor? Esto puede llevar mucho tiempo porque cada uno de ellos aparece en
varias filas al igual que su venta mensual. Aunque podramos utilizar la funcin Subtotal
todava tendramos un montn de datos por analizar.
Por suerte, una tabla dinmica puede hacer todas las operaciones matemticas al instante
y resumir los datos de una manera que no slo es fcil de leer sino tambin, de manipular.
Para crear una tabla dinmica que responda a la pregunta, sigue estos pasos:
Paso 1:
Selecciona la tabla o celdas (incluyendo los encabezados de columna) que contienen los
datos que vas a utilizar.

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Hacer clic en el comando Tabla dinmica. Seleccionar los datos a analizar


Paso 2:
En la ficha Insertar, haz clic en el comando Tabla dinmica.
Paso 3:
Aparecer el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica. Asegrate de que la configuracin
sea correcta y haz clic en Aceptar.
Paso 4:
Una tabla dinmica en blanco aparecer al lado izquierdo y la lista de campos, al derecho.

11 Vista del libro de trabajo


Hay varias maneras diferentes de ver las hojas de trabajo en Excel. Cada una de ellas lo
ayuda a trabajar en distintas situaciones. Tres se encuentran en el men Ver. Dos estn
en el men Ventana y una ms en el men Archivo. Adems, el Zoom funciona en todas
las vistas para agrandar o achicar lo que se ve en la pantalla.
Opciones de Ver

Normal - la vista por defecto, que muestra una grilla y encabezados para las
columnas y filas.

Vista preliminar de Salto de Pgina - una vista reducida de la hoja con lneas
azules marcando donde se producir el salto y que es lo que se imprimir si se
imprimiera la hoja en ese momento. Las lneas de la grilla y los encabezados todava
se ven. A diferencia de los procesadores de palabras, Excel le permitir bloquear
parte de una hoja de manera que esa parte no se imprima.

Pantalla Completa - esconde todo en la pantalla excepto la hoja misma. No hay


barras de herramientas o men.

Impresin Preliminar - muestra cmo se veran las hojas sobre el papel.


Disponible en el men Archivo y como botn de la barra de herramientas.
Dividir - separa la pantalla en cuatro paneles, de manera que pueda ver al mismo
tiempo las diferentes partes de una hoja de clculo grande. Se encuentra en el
men de Ventana, o usted puede crear dos paneles arrastrando el cuadro Dividir en
una barra de desplazamiento.
Inmovilizar Paneles - dispone partes de la hoja para que queden fijas, mientras que
permite el desplazamiento del resto de la misma. Esto le permite conservar los
encabezados de las columnas y filas a la vista.

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12 Configuracin de pgina e impresin y manejo de ventanas.

Configuracin de pagina
Antes de imprimir una hoja de clculo, es conveniente que configuremos la pgina, para
modificar factores que afectan a la presentacin de las pginas impresas, como la
orientacin, encabezados y pies de pgina, tamao del papel, ...
Para ello, nos situaremos en la pestaa Diseo de pgina.
Botn configurar pgina en la seccin Configurar pgina encontraremos botones rpidos a
muchas de las opciones: para configurar mrgenes, la orientacin del papel, el tamao, etc.
Pero si lo que queremos es acceder a todas las opciones de configuracin, deberemos
pulsar el pequeo botn de la esquina inferior derecha. Como siempre, se abrir una nueva
ventana. El cuadro de dilogo Configurar pgina est organizado en varias pestaas: La
primera de las fichas se denomina Pgina y permite indicar caractersticas como la
orientacin del papel, el tamao del papel que utilizamos y otros parmetros.

Impresin
Si hemos pulsado Imprimir o Vista previa desde la ventana anterior, o bien si seleccionamos
la opcin Imprimir del men Archivo, veremos la siguiente ventana:
Vista preliminar
Tambin podemos utilizar la combinacin de teclas Ctrl + P para acceder a ella.
En la zona izquierda dispondremos de una serie de opciones de configuracin de la
impresin, que nos permitirn:
Elegir cuntas copias imprimir del documento. Escoger qu impresora queremos utilizar en
la impresin del documento, en caso de que no queramos utilizar la predeterminada que
viene seleccionada por defecto. Tambin podremos modificar las Propiedades de impresora
seleccionada.
Opciones de Configuracin como:
- Qu hojas imprimir: Las hojas activas, todo el libro, o bien la seleccin realizada.
- La intercalacin. Cuando imprimimos varias copias sin intercalacin se imprime X veces
cada pgina, por ejemplo: 1,1,1 2,2,2 3,3,3 4,4,4 sera la impresin de tres copias de
un libro que ocupa cuatro pginas. En cambio, si utilizamos el intercalado, se imprime el
trabajo completo, una vez tras otra. El mismo ejemplo sera: 1,2,3,4 1,2,3,4 1,2,3,4
- La orientacin y el tamao del papel.
- Modificar los mrgenes.
- Ajustar la escala de impresin.
- Acceder a la Configuracin de pgina.
En la zona de la derecha vemos la vista previa de la pgina. caso de tener ms de una
pgina, podremos cambiar la pgina a visualizar utilizando los botones inferiores o
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escribiendo el nmero de la pgina a visualizar Botones recorrer pginas. Si nuestra hoja


slo tiene 1 pgina stos botones estarn inactivos.
Tambin en la zona inferior derecha, encontramos dos botones para personalizar la vista
previa, pudiendo mostrar/ocultar los mrgenes y elegir si visualizar la pgina completa.
Cuando est todo listo para la impresin y quede como deseas, podrs pulsar el botn
imprimir de la zona superior.

13 Seguridad
Excel le ofrece la capacidad para proteger su trabajo, ya sea para impedir que alguien abra
un libro sin una contrasea, conceder acceso de slo lectura a un libro o incluso slo
proteger una hoja de clculo para que no lo elimine accidentalmente todas las frmulas. En
este tema se explica las distintas maneras de utilizar las principales opciones para proteger
y distribuir los archivos de Excel.
ADVERTENCIA:
Si olvida o pierde su contrasea, Microsoft no puede recuperar automticamente.
No debe suponer que slo porque se protege un libro o una hoja de clculo con una
contrasea que sea seguro - siempre debe pensar dos veces antes de distribuir libros de
Excel que puedan contener informacin personal confidencial, como identificacin de
empleado, nmero de seguridad Social, los nmeros de tarjeta de crdito, por nombrar
algunos.
A continuacin, estn las distintas opciones disponibles para proteger los datos de Excel:
Nivel de archivos: Esto se refiere a la capacidad de bloquear el archivo de Excel mediante
la especificacin de una contrasea para que los usuarios no pueden abrir o modificar.
Tiene dos opciones:
Cifrado de archivos: cuando se elige esta opcin, especifique una contrasea y bloquear
el archivo de Excel. Esto impide que otros usuarios abran el archivo. Para obtener ms
informacin, vea proteger un archivo de Excel.
Establecer una contrasea para abrir o modificar un archivo: especificar una
contrasea para abrir o modificar un archivo. Utilice esta opcin cuando necesite dar de
slo lectura o modificar el acceso a distintos usuarios. Para obtener ms informacin, vea
proteger un archivo de Excel.
Marcar como Final: Utilice esta opcin si desea marcar el archivo como la versin final de
Excel y desea evitar que otros usuarios ms cambios. Para obtener ms informacin, vea
Agregar o quitar la proteccin del documento, libro o presentacin.
Restringir el acceso: si su organizacin tiene permisos configurados mediante Information
Rights Management (IRM), puede aplicar cualquiera de los permisos de IRM disponibles
para el documento. Para obtener ms informacin, vea Agregar o quitar la proteccin del
documento, libro o presentacin.
Firma digital: puede agregar firmas digitales a su archivo de Excel. Para obtener ms
informacin, vea Agregar o quitar una firma digital en archivos de Office.

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NOTA: Para agregar una firma digital, debe obtener un certificado vlido de una entidad
emisora de certificados (CA).
Nivel de libro: puede bloquear la estructura del libro especificando una contrasea. La
estructura del libro el bloqueo impide que otros usuarios agregar, mover, eliminar, ocultar y
cambiar el nombre de las hojas de clculo. Para obtener ms informacin sobre la
proteccin de libros, vea proteger un libro.
Hoja de clculo: con la proteccin de la hoja, puede controlar cmo un usuario puede
trabajar en hojas de clculo. Puede especificar qu exactamente un usuario puede hacer
dentro de una hoja, as asegurndose de que ninguno de los datos importantes en la hoja
de clculo se ven afectado. Por ejemplo, podra desea que un usuario slo agregar filas y
columnas o slo ordenar y utilizar Autofiltro. Una vez habilitada la proteccin de hoja, puede
proteger otros elementos, como celdas, rangos, frmulas y ActiveX o controles de
formulario. Para obtener ms informacin sobre la proteccin de las hojas de clculo, vea
proteger una hoja de clculo.

Nivel de proteccin que debo utilizar?


Para controlar el nivel de acceso que los usuarios deben tener un archivo de Excel,
utilice proteccin de nivel de archivo.
Si no desea que otros usuarios puedan abrir el archivo:
Si desea habilitar el acceso de slo lectura o edicin a distintos usuarios:
Para controlar cmo los usuarios deben trabajar con hojas de clculo dentro de una
estructura del libro, la proteccin de nivel de libro uso.
Para controlar cmo los usuarios deben funcionar dentro de una hoja individual,
utilice proteccin de nivel de hoja de clculo.
Puede utilizar uno o varios niveles de proteccin para los datos de Excel en funcin
de las necesidades de su organizacin.

14 Automatizando Excel
Para automatizar tareas repetitivas, puede grabar una macro con la grabadora de macros de
Microsoft Excel. Imagine que tenga fechas en formatos aleatorios y desea aplicar un formato nico
a todos ellos. Una macro puede hacerlo por usted. Puede grabar una macro al aplicar el formato
que desee y, a continuacin, volver a reproducir la macro cada vez que sea necesario.

15 Macros y el Editor de Visual Basic


Ahora que ya conoce en parte cmo Microsoft Excel 2010 expone su modelo de objetos,
puede intentar llamar a los mtodos de un objeto y establecer las propiedades del objeto.
Para hacerlo, debe escribir el cdigo en un lugar y de una manera que Office pueda
comprender; generalmente, mediante el uso del Editor de Visual Basic. Aunque se instala
de forma predeterminada, muchos usuarios ni siquiera saben que est disponible hasta que
no se habilita en la cinta de opciones.

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Ficha Programador
Todas las aplicaciones de Office 2010 usan la cinta de opciones. La ficha Programador es
una de las fichas incluidas en la cinta de opciones, donde se puede tener acceso al Editor
de Visual Basic y a otras herramientas de programador. Debido a que Office 2010 no
muestra la ficha Programador de manera predeterminada, debe habilitarla mediante el
siguiente procedimiento:

Para habilitar la ficha Programador


En la ficha Archivo, elija Opciones para abrir el cuadro de dilogo Opciones de Excel.
Haga clic en Personalizar cinta de opciones en el lado izquierdo del cuadro de dilogo.
En Comandos disponibles en el lado izquierdo del cuadro de dilogo, seleccione Comandos
ms utilizados.
En Personalice esta cinta de opciones, en el lado derecho del cuadro de dilogo, seleccione
Fichas principales y, a continuacin, active la casilla de verificacin Programador.

Antes de grabar una macro


Compruebe que se muestra la pestaa Programador en la cinta de opciones. Dado que la
pestaa Programador no se muestra de manera predeterminada, haga lo siguiente:
Haga clic en la pestaa Archivo, elija Opciones y despus haga clic en la categora
Personalizar cinta de opciones. En Personalizar la Cinta, en la lista Pestaas principales,
haga clic en Programador y despus haga clic en Aceptar.

Grabar una macro


En el grupo Cdigo en la pestaa Programador, haga clic en Grabar macro. De manera
opcional, escriba un nombre para la macro en el cuadro Nombre de la macro, especifique
una tecla de mtodo abreviado en el cuadro Tecla de mtodo abreviado, y una descripcin
en el cuadro Descripcin. A continuacin, haga clic en Aceptar para comenzar a grabar.
Comando Grabar macro en el grupo Cdigo de la pestaa Programador Realice las
acciones que desee automatizar, como escribir texto repetitivo o completar hacia abajo una
columna de datos.
En el grupo Cdigo en la pestaa Programador, haga clic en Detener grabacin. Comando
Detener grabacin en el grupo Cdigo de la pestaa Programador
Examine la macro y prubela.

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