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BUENAS PRCTICAS DE MERCADEO Y Cdigo: BPMM

MANUFACTURAS Versin: 02-2012


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REQUISITOS
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REQUISITOS

INDICE

1. OBJETIVO Y ALCANCE 4

2. REFERENCIAS NORMATIVAS 4

3. TRMINOS Y DEFINICIONES 4

4. REQUISITOS DE LAS BUENAS PRCTICAS DE MERCADEO Y MANUFACTURAS 5

4.1. ORGANIZACIN 5

4.2. INSTALACIONES 6

4.2.1. ALMACN DE MATERIAS PRIMAS E INSUMOS, PRODUCTOS EN

PROCESO Y PRODUCTOS TERMINADOS 6

4.2.2. PLANTA DE PRODUCCIN 6

4.3. CONTROL DE LOS DOCUMENTOS 7

4.4. PERSONAL 7

4.5. ACTIVIDADES DE MERCADEO INTERNACIONAL Y FINANZAS 7

4.5.1. PLANIFICACIN PARA EXPORTAR 8

4.5.2. ANLISIS FINANCIERO Y COSTOS 7

4.5.3. LOGSTICA EXPORTADORA 8

4.6. PLANEAMIENTO Y CONTROL 8

4.6.1. VENTAS 8

4.6.2. COMPRAS 8

4.6.3. PRODUCCIN 8

4.7. INSPECCIN Y PRODUCTO CONFORME 9

4.7.1. INSPECCIN 9

4.7.2. PRODUCTO NO CONFORME 9

4.8. MANTENIMIENTO 10

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4.9. HIGIENE Y SEGURIDAD 10

4.10. AUDITORAS INTERNAS 10

4.11. ANLISIS Y MEJORA 11

4.11.1. ANLISIS 11

4.11.2. MEJORA 11

ANEXOS

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REQUISITOS

EXPORTA PER

REQUISITOS DE BUENAS PRCTICAS DE MERCADEO Y MANUFACTURAS (BPMM)

1. OBJETIVO Y ALCANCE

Este documento presenta los once requisitos en los cuales se fundamentan las BUENAS PRCTICAS DE
MERCADEO Y DE MANUFACTURAS - BPMM. Estos requisitos se orientan hacia el logro de una forma o
estilo de trabajo en la organizacin y que deben ser conocidos, compartidos y practicados por todos, ms
all de los niveles de responsabilidad y de calificacin tcnica.
Con la adopcin de las BPMM se busca la obtencin de una mayor competitividad y por ende la mejora de la
gestin empresarial, que permita un mejor aprovechamiento de las oportunidades del mercado y la
satisfaccin del cliente.

Estos requisitos constituyen el punto de partida para la implementacin de otros sistemas de gestin de
calidad, como los relacionados con las normas ISO.

Los requisitos para las BPMM se aplican al sector manufacturero, en especial textil, confecciones, calzado,
accesorios, metalmecnica y madera. Para un mejor entendimiento, su descripcin se presenta de forma
genrica. En caso que, algn requisito de las BPMM no sea aplicable a la organizacin, ste podr ser
excluido, siempre y cuando se demuestre objetivamente las condiciones de su no aplicabilidad. Sin
embargo, la organizacin deber contar con el sustento documentario para su utilizacin en situaciones
futuras.

2. REFERENCIAS NORMATIVAS

Este documento ha considerado las experiencias internacionales de implementacin de las buenas prcticas
de manufactura; cdigos de conducta aplicados por empresas manufactureras y comerciales de Estados
Unidos y Europa, as como experiencias nacionales en la implementacin de la norma para sistemas de
gestin de la calidad ISO 9001.

3. TRMINOS Y DEFINICIONES

Para los fines del presente documento son aplicables los trminos y definiciones que corresponden al
Glosario de Trminos BPMM. Algunos de ellos son:

3.1. Accin correctiva: Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra
situacin no deseable.

3.2. Accin preventiva: Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra
situacin potencial no deseable.

3.3. Auditora: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditora
y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de
auditora.

3.4. Cliente: Organizacin o persona que recibe un producto.

3.5. Competencia: Aptitud demostrada para aplicar los conocimientos y habilidades.

3.6. Especificacin: Documento que establece requisitos.

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3.7. Ensayo: Determinacin de una o ms caractersticas de acuerdo con un procedimiento.

3.8. Inspeccin: Evaluacin de la conformidad por medio de observacin y dictamen, acompaada cuando
sea apropiado por medicin, ensayo/ prueba o comparacin con patrones.

3.9. No conformidad: Incumplimiento de un requisito.

3.10. Organizacin: Conjunto de personas e instalaciones con una disposicin de responsabilidades,


autoridades y relaciones.

3.11. Proveedor: Organizacin o persona que proporciona un producto.

3.12. Producto: Resultado de un proceso. Puede ser un bien o un servicio.

3.13. Validacin: Confirmacin mediante la aportacin de evidencia objetiva de que se han cumplido los
requisitos para una utilizacin o aplicacin especfica prevista.

3.14. Verificacin: Confirmacin mediante la aportacin de evidencia objetiva que se han cumplido con los
requisitos especificados.

3.15. Manual : Documento que especifica el sistema de las BPMM de una organizacin

3.16. Procedimiento: Forma especificada para llevar acabo una actividad o un proceso.

3.17. Grficos: Forma didctica de presentar una actividad, proceso o su interrelacin.

3.18. Registros: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
desempeadas.

3.19. Instruccin: Documento que describe un mtodo de trabajo en particular.

3.20. Plan de calidad: Documento que especfica que procedimientos y recursos asociados deben
aplicarse, quin debe aplicarlos y cundo deben aplicarse a un proyecto, producto, proceso o contrato
especfico.

4. REQUISITOS DE LAS BUENAS PRCTICAS DE MERCADEO Y MANUFACTURAS


Mediante las BPMM, la organizacin debe establecer, documentar, implementar y mantener un sistema
de gestin de la calidad y mejorar continuamente su eficacia.

4.1. ORGANIZACIN

a) La empresa debe estar legalmente constituida y contar con una organizacin definida,
representada en un organigrama, actualizada, conocida y practicada por todos.
b) Aplicar un enfoque basado en procesos. La empresa debe determinar los procesos necesarios
para el sistema de gestin de la calidad, la interaccin de estos procesos y el orden en que esto
debe darse. Ver anexos 1 y 2.
c) En caso que la organizacin requiera contratar externamente algn proceso que afecte a la
conformidad del producto con los requisitos, dicho proceso debe ser controlado. Es decir, dentro
del sistema de gestin de la calidad, debe estar definido su forma de control.
d) Las responsabilidades individuales deben estar claramente definidas, documentadas, y deben
ser difundidas y cumplidas por todos.

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e) La alta direccin debe contar con una misin, una visin clara de futuro y con objetivos
estratgicos que contribuyan a su alcance. Estos objetivos deben ser medibles y encontrarse
desagregados en los diferentes niveles de la organizacin. Todos los trabajadores deben
conocer la forma en que participan en el logro de los mismos.
f) Debe existir un liderazgo claramente definido, comprometido y ejercido por la alta direccin de la
organizacin, reconocido por todos y que influye para que el personal se esfuerce en el
cumplimiento de los requisitos de las BPMM.
g) Debe existir en la organizacin un equipo de trabajo, dirigido por miembros de la direccin de la
organizacin, que controle el desempeo de las BPMM y que cuente con los recursos
necesarios, facilitados por la alta direccin.
h) Se debe contar con una declaracin de la Poltica de la Calidad adecuada para la organizacin
en la que se incluya el compromiso de cumplir con los requisitos del sistema de gestin de la
calidad y de mejorar continuamente su eficacia. sta debe ser publicada, entendida y practicada
por todos.
i) Se debe tener definido por parte de la Direccin, los perodos de revisin y evaluacin de las
BPMM.
j) La gestin de los recursos debe ser adecuada, para implementar, mantener y mejorar el sistema
de gestin de la calidad, as como para aumentar la satisfaccin del cliente.

4.2. INSTALACIONES

4.2.1 ALMACN DE MATERIAS PRIMAS E INSUMOS, PRODUCTOS EN PROCESO Y


PRODUCTOS TERMINADOS

a) Se debe contar con la distribucin del rea de almacenamiento por sectores o categoras, por
producto, nivel de uso, facilidad de acceso y con la suficiente capacidad para mantener en
buenas condiciones la materia prima, insumo, producto final, material de embalaje, etc.
b) Las reas de almacenamiento deben mantenerse ordenadas y limpias, garantizando la
preservacin del producto. Se debe contar con instrucciones de identificacin, almacenamiento,
manipulacin y embalaje de los productos crticos (materia prima o insumo), y en proceso. Para
el caso del producto final, adems se debe considerar la forma de entrega. Tales instrucciones
deben asegurar la conformidad con los requisitos del producto.
c) Para el caso de bienes del cliente, se debe contar con mecanismos que aseguren su control y
uso. Cualquier irregularidad con los bienes, debe comunicarse al cliente y mantener los registros
del caso.

4.2.2 PLANTA DE PRODUCCIN

a) Sus instalaciones deben ser adecuadas y funcionales para el volumen de produccin que
manifieste.
La distribucin de la planta debe presentar un ordenamiento lgico, de acuerdo a la secuencia
de operaciones del proceso productivo, evitando contraflujos y equivocaciones. Adems sta,
debe minimizar los riesgos que afecten a la conformidad del producto, a las herramientas, a los
equipos y a las maquinarias.
b) Los puestos de trabajo deben contar con condiciones adecuadas de iluminacin, temperatura,
humedad, ventilacin y ruidos, que no afecten adversamente directa o indirectamente al
personal, la conformidad con los requisitos del producto, equipos y maquinarias. Cada elemento
de trabajo debe contar con un lugar adecuado para su almacenamiento temporal, esto tambin
se aplica para los elementos de limpieza.
c) Las reas de trabajo, si lo requieren, deben contar con elementos para el almacenamiento
conveniente de desechos slidos hasta que los mismos se retiren de planta. Se debe tener en

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funcionamiento un programa de manejo de residuos slidos acorde con las necesidades de


higiene de la instalacin y del entorno.

4.3. CONTROL DE LOS DOCUMENTOS

a) La organizacin debe contar con un manual de las BPMM, donde se incluya o referencie, la
visin, poltica de la calidad, objetivos de la calidad, procedimientos, instrucciones, registros,
planes de calidad y dems documentos necesarios, para asegurar la eficaz aplicacin de las
BPMM.
b) Se debe establecer un procedimiento documentado para controlar todos los documentos
(internos y externos aplicables) relacionados con los requisitos de las BPMM, en el cual se
detalle claramente las actividades de aprobacin, revisin (versin vigente), actualizacin,
identificacin de cambios, retiro, y las acciones para la prevencin del uso no intencionado de
documentos obsoletos.
c) Para el caso de los registros, adicionalmente se debe establecer el periodo de almacenamiento,
proteccin, recuperacin, tiempo de conservacin y disposicin final al cumplirse el citado
tiempo.
d) Tanto los documentos como los registros deben permanecer legibles.

4.4. PERSONAL

a) Los perfiles de competencia para los puestos que afecten directa o indirectamente a la
conformidad con los requisitos del producto, deben estar claramente definidos y cumplidos por
los trabajadores.
b) Se deben aplicar prcticas de entrenamiento inicial y establecer un programa de capacitacin
continuo. Considerar la evaluacin de la eficacia de la capacitacin brindada.
c) Se debe contar con mecanismos de evaluacin del desempeo del personal.
d) Se deben mantener registros de identificacin, de competencias (educacin, formacin,
habilidades y experiencia) necesarias, entrenamiento y evaluacin del personal.

4.5. ACTIVIDADES DE MERCADEO INTERNACIONAL Y FINANZAS

4.5.1 PLANIFACIN PARA EXPORTAR

a) La organizacin debe manejar informacin de la evolucin del entorno en el cual opera y de su


situacin frente a ste (oportunidades y amenazas); as como, su situacin interna en trminos
de fortalezas y debilidades; de manera que pueda tener claramente definido el mercado al cual
se va a dirigir, segn el anlisis de las caractersticas de consumidores, competidores,
posibilidades internas, ventajas competitivas y comparativas.
b) La organizacin debe evidenciar el manejo de la clasificacin arancelaria en la cual estn
comprendidos sus productos.
c) La organizacin debe evidenciar una adecuada planificacin para la participacin en actividades
comerciales o actividades que involucren el desarrollo de su imagen corporativa, el mismo que
deber establecerse en un procedimiento.

4.5.2 ANLISIS FINANCIERO Y COSTOS

a) Deben existir evidencias de prcticas adecuadas en cuanto a registros de informacin, control y


medicin de los resultados de la actividad de la organizacin como: estructura de costos de
produccin y exportacin, de ser el caso, existencia de estados financieros e indicadores
financieros, que evidencian una efectiva gestin empresarial.

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b) La organizacin debe realizar una proyeccin de los gastos econmicos-financieros cuando


planea ingresar a un nuevo mercado o mercados definidos previamente.

4.5.3 LOGSTICA EXPORTADORA

a) La empresa debe identificar las operaciones de exportacin a los principales mercados a los
cuales se dirige o tiene como objetivo exportar. Estas operaciones incluyen elementos como: los
trmites y documentos de cotizaciones, de entrega, cobranza, certificado de origen, informacin
acerca de regmenes especiales, las barreras de diversa ndole para el acceso al mercado, el
sistema de clasificacin de productos, los trmites aduaneros en los pases de destino, los
acuerdos comerciales de nuestro pas con otros pases y grupos de pases, empaque y
embalaje, as como de rutas, medios y modalidades de transporte de carga adecuados.
b) La empresa debe establecer un procedimiento documentado para el desarrollo del proceso de
exportacin.
c) Se debe tener evidencia que el personal cuya funcin es atender la logstica exportadora, cuenta
con las competencias para esta labor.

4.6. PLANEAMIENTO Y CONTROL

4.6.1 VENTAS

a) Las proyecciones de venta deben estar claramente definidas y conocidas por los directamente
afectados, las mismas que deben ser revisadas y ajustadas segn su desempeo prctico.
b) Se debe establecer y documentar procedimientos para la revisin de los contratos y todas las
coordinaciones necesarias para esta actividad, incluyendo las actividades de modificacin del
contrato.
Se debe contar con registros que contengan los requisitos solicitados por el cliente, acuerdos
para la entrega, requisitos legales aplicables, requisitos no especificados pero necesarios y
acuerdos para cumplir despus de la entrega, si fuera necesario.
c) Se debe contar con medios de retroalimentacin del cliente, con relacin al desempeo de la
organizacin. Esto incluye la atencin de sus quejas.

4.6.2 COMPRAS

a) La organizacin debe definir claramente las actividades para asegurar que los productos crticos
(materia prima e insumo) sean adquiridos segn los requisitos especificados. Estas actividades
deben estar documentadas en un procedimiento.
b) Los registros para la ejecucin de las compras deben incluir la descripcin del producto a
comprar (tipo, clase o cualquier otra identificacin precisa), requisitos de aprobacin,
instrucciones de inspeccin de ser necesario, y cualquier otro dato tcnico importante.
c) La organizacin debe contar con un registro de sus proveedores evaluados, seleccionados y
aprobados por producto crtico. Tambin se deben considerar evaluaciones de desempeo. En
caso de ser necesario, se comunicarn los resultados al proveedor, como una de las acciones
que se pueden tomar a partir de los resultados de las evaluaciones de desempeo.

4.6.3 PRODUCCIN

a) La organizacin debe planificar y controlar el diseo y desarrollo del producto, determinando sus
etapas de revisin, verificacin y validacin, mediante un procedimiento documentado. La
informacin generada para ser utilizada en la produccin del producto puede incluir aspectos
relativos a la preservacin del producto.
Las muestras tipo de los productos deben estar controladas y conservadas en adecuadas
condiciones.

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b) Se debe contar con registros de entradas y salidas tanto del almacn de materias primas como
de productos terminados, siendo estos registros contrastados con inventarios peridicos.
c) Se debe coordinar y planificar todas las actividades del proceso de produccin, con el objetivo
de cumplir con los compromisos asumidos con los clientes. Estas actividades incluyen: una
administracin eficiente de los materiales y productos terminados, la programacin y el
lanzamiento de la produccin, la distribucin del personal y utilizacin de la capacidad instalada.
Estas actividades deben estar documentadas en un procedimiento.
d) La organizacin debe identificar y planificar los procesos para la elaboracin del producto, y la
forma en la que se asegura su ejecucin de manera controlada. Esta informacin deber ser
descrita en un plan de calidad del producto. El personal debe conocerlo y trasladarlo a su
actividad diaria.
e) Los trabajadores de planta deben disponer de instrucciones ubicadas de manera visible, que
describan los mtodos de trabajo para la correcta ejecucin (bsicamente de las operaciones
crticas) durante el proceso de fabricacin; as como, contribuir a reducir al mnimo el riesgo de
error.
f) En el caso que los productos resultantes no se pueden verificar por medio del seguimiento o
medicin, y por lo tanto las fallas se presentan despus de su aplicacin, la organizacin debe
validar los procesos de produccin donde se generaron tales productos.
g) Cuando sea necesario, los productos deben contar con la identificacin que permita su
trazabilidad o investigacin de las condiciones en las cuales fueron fabricados.
h) Se debe contar con mecanismos de medicin de la eficiencia del proceso de produccin tales
como la productividad.

4.7. INSPECCIN Y PRODUCTO NO CONFORME

4.7.1 INSPECCIN

a) La organizacin debe contar con un procedimiento documentado para el desarrollo de esta


actividad, tanto en recepcin, produccin como despacho.
b) Las materias primas sern adquiridas segn stas cumplan con las especificaciones tcnicas y
cuando sea necesario. Ante la necesidad de verificar un requisito solicitado por el cliente, se
definir realizar ensayos o pruebas al interior de la organizacin. El muestreo de los materiales
debe ser realizado a travs de sistemas confiables.
c) Se debe contar con las descripciones del nivel de calidad a cumplir por el producto final y en
cada una de las etapas de los procesos claves. La ubicacin de los puntos de inspeccin debe
encontrarse claramente identificada en el plan de calidad del producto.
Se debe contar con registros que evidencien los resultados de las actividades de inspeccin y
reinspeccin, y a los responsables de las aprobaciones.
d) Se debe asegurar la validez de los equipos de medicin, y ensayo a travs de su calibracin o
verificacin, o ambos, a intervalos especificados. En caso de que esta actividad se realice al
interior de la organizacin, se debe contar con una instruccin de trabajo. Adems estos equipos
de medicin deben de contar con una identificacin, que los distinga despus de haber pasado
este proceso.
Los equipos de medicin deben protegerse contra daos y deterioros durante su manipulacin,
mantenimiento y almacenamiento.
En caso se requiera el uso de programas informticos para el cumplimiento de los requisitos
especificados, debe confirmarse su capacidad previamente al uso.

4.7.2 PRODUCTO NO CONFORME

a) Los materiales en el almacn, producto en proceso y producto final, deben contar con medios de
identificacin de no conformidad, a fin de prevenir su uso o entrega no intencionada.

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b) Se debe establecer un procedimiento documentado que defina las responsabilidades en relacin


con el tratamiento de los materiales y productos no conformes.
c) Se debe registrar el detalle de los productos no conformes, indicando la naturaleza de la no
conformidad y la accin realizada para el tratamiento del caso.
d) Se debe designar al responsable para autorizar el uso de un producto no conforme.

4.8. MANTENIMIENTO

a) La organizacin debe realizar el mantenimiento de la infraestructura necesaria en el marco del


sistema de gestin de la calidad de las BPMM. La infraestructura comprende los edificios,
mquinas, equipos de prueba, equipos de cmputo, sistemas de informacin, etc.
b) El personal que opere con mquinas o equipos debe realizar revisiones bsicas internas e
informar en caso que detecte algn indicio de mal funcionamiento.
c) Se debe contar con un programa documentado de mantenimiento preventivo por mquina y/o
equipo.
d) Los mantenimientos preventivos y correctivos deben ser registrados. Los registros de
mantenimiento deben incluir: la identificacin del equipo y la descripcin de las actividades de
mantenimiento. En caso que se cuente con equipos o maquinarias fuera de uso, stos deben
estar correctamente identificados.

4.9. HIGIENE Y SEGURIDAD

a) El personal debe usar ropa de seguridad o equipos protectores en las operaciones que
presenten riesgos.
b) Los baos y los vestidores deben estar equipados adecuadamente, que permita la prevencin
de la contaminacin y un buen ambiente de trabajo para el personal.
c) Se debe contar con un rea especfica para la alimentacin del personal, en caso sea necesario.
d) El ambiente de trabajo debe permanecer ordenado y limpio.
e) Debe disponerse de elementos y medicamentos para primeros auxilios en caso de accidentes de
trabajo.
f) Deben estar claramente definidas las zonas de trnsito, las de evacuacin en caso de
emergencia y la ubicacin de los equipos de seguridad. Estos elementos deben estar
considerados en un plano de seguridad.

4.10. AUDITORAS INTERNAS

a) Las auditoras internas para verificar el cumplimiento de las BPMM y detectar oportunidades de
mejora, deben ser realizadas a intervalos definidos (reflejadas en un programa de auditoras
internas). La frecuencia de esta actividad depende del estado, importancia del proceso y de los
resultados de las auditoras previas.
b) Se debe contar con un procedimiento documentado para la planificacin y ejecucin de las
auditoras internas, y la definicin de los registros pertinentes.
c) Las no conformidades detectadas deben eliminarse as como sus causas, mediante la
realizacin de correcciones y acciones correctivas apropiadas.
d) La seleccin de los auditores y su realizacin debe asegurar independencia con relacin al rea
a auditar. Esta actividad debe ser realizada por personal calificado.

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4.11. ANLISIS Y MEJORA

4.11.1 ANLISIS

a) Se debe determinar los datos apropiados a ser analizados con periodicidad, a fin de demostrar
la eficacia de las BPMM y detectar dnde pueden aplicarse acciones de mejora continua. Estos
datos deben permitir a intervalos regulares, medir la satisfaccin del cliente, la conformidad con
los requisitos del producto, el comportamiento de los proveedores y de la empresa en el
mercado; as como tambin, la relacin de los resultados con los objetivos de calidad
inicialmente planteados.
b) Para la presentacin de datos y su anlisis respectivo, se debe considerar la utilizacin de
tcnicas estadsticas.

4.11.2 MEJORA

a) La organizacin debe identificar oportunidades de mejora a travs de la revisin del sistema de


gestin de la calidad, del seguimiento a los objetivos de calidad, de los resultados de las
auditoras y el anlisis de datos relevantes para el sistema.
b) Deben existir procedimientos documentados para la aplicacin de acciones correctivas, acciones
preventivas, la revisin de la eficacia de estas acciones y del desarrollo de la mejora continua.
NOTA: La metodologa Planear Hacer Verificar Actuar (PHVA) puede ser una herramienta
apropiada para definir, implementar y controlar las acciones correctivas, acciones preventivas y
las mejoras. Ver anexo 3.

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ANEXO 1: ENFOQUE BASADO EN PROCESO


Modelo de un SGC basado en procesos

MEJORA CONTINUA
CLIENTE CLIENTE
Responsabilidad
Gerencial
R S
E A
Q T
U Sistema I
E Gestin de de
R
S
Gestin Control y Mejora
I Recursos de la
F
M Calidad A
I C
E C
N I
T
ENTRADA
O N
S
Ejecucin del Producto
PRODUCTO

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ANEXO 2

CONTENIDO POR PROCESO

PROCESO CLUSULA BPMM


Sistema de Gestin de la Calidad 4.1, 4.3

Responsabilidad Gerencial 4.1, 4.5

Gestin de Recursos 4.2, 4.4, 4.5, 4.8, 4.9

Ejecucin del Producto 4.2, 4.5, 4.6

Control y Mejora 4.7, 4.10, 4.11

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ANEXO 3

METODOLOGA P-H-V-A

PLANEAR:
Establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de
acuerdo con los requisitos del cliente y las polticas de la organizacin.

HACER:
Implementar los procesos.

VERIFICAR:
Realizar el seguimiento y la medicin de los procesos y los productos respecto a
las polticas, los objetivos y los requisitos para el producto, e informar sobre los
resultados.

ACTUAR:
Tomar las acciones para mejorar continuamente el desempeo del proceso.

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