Sector Pblico: cmo

gestionar MECI 1000 y

GP 1000 con un
Software de Gestin
Un e-book editado por ISOTools Excellence
Sector Pblico: cmo gestionar MECI 1000 y GP 1000 con un Software de Gestin | Contenidos

Contenidos

Introduccin 3
Qu es el MECI Modelo Estndar de 4
Control Interno
Qu es NTC GP 1000 Norma Tcnica 6
de Calidad en la Gestin Pblica
Cmo gestionar MECI y NTC GP 1000 8
con Software de Gestin
ISOTools Excellence Software de 11
Gestin

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Introduccin
Diversas normativas y regulaciones esta- herramienta de software que automatice las
blecen los requisitos, procedimientos y actividades asociadas al mantenimiento, se-
estndares a los que deben dar cumplimien- guimiento, evaluacin y mejora de dichos
to las distintas entidades que pertenecen a la sistemas.
Administracin Pblica de Colombia con el
objetivo de implementar un marco normativo
que permita mejorar la gestin institucional.

En este E-book se describe la forma en que

ambos sistemas buscan contribuir al forta-
lecimiento de los procesos y optimizacin en
el uso de los recursos de las entidades y se
analiza cmo se puede facilitar y volver ms
eficiente su gestin mediante el uso de una

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Qu es el MECI - Modelo Estndar

de Control Interno
Surge a partir de la estructura establecida en la
Ley 87 de 1993 (noviembre 29). Disposicin que
proporciona las instrucciones para llevar a
cabo el ejercicio del control interno en las
instituciones estatales1. Se inspira asimismo en
los modelos internacionales de Control Interno
COSO (USA), COCO (Canad), CADBURY (Reino
Unido), COBIT (Australia) y GAO (USA
Gubernamental). Se sustenta en los siguientes

El Modelo Estndar de Control Interno (en principios:

adelante MECI) es un recurso que los organismos

pueden emplear para mejorar la calidad de la
Autocontrol: es la capacidad que deben
gestin de sus operaciones mediante la
desarrollar todos y cada uno de los
unificacin de criterios relacionados con el control
servidores pblicos de la organizacin,
interno del sector pblico en base al estable-
independientemente de su nivel jerrquico,
cimiento de mecanismos y polticas de evaluacin,
para evaluar y controlar su trabajo, detectar
control y prevencin, y mediante la bsqueda
desviaciones y efectuar correctivos.
continua de la calidad para el cumplimiento de los
objetivos institucionales y la finalidad social del
Autorregulacin: es la capacidad
Estado en su conjunto. Su aplicacin puede
institucional de la entidad pblica para
adaptarse a las necesidades especficas, objetivos,
interpretar, coordinar y aplicar de manera
estructura, tamao, procesos y servicios propios
efectiva y productiva las acciones necesarias
de cada entidad.
para ejercer las funcionalidades admi-
nistrativas que le han sido asignadas por el
Su principal propsito es servir como una
Estado a travs de la implementacin de
herramienta gerencial para el control a la gestin
mtodos, normas y procedimientos.
pblica, y que se fundamenta en la cultura del
control, y la responsabilidad y compromiso de la Alta
Autogestin: se trata de la puesta en
Direccin para su implementacin y fortaleci-
prctica de la capacidad de cada empleado
miento continuo.

1 Posteriormente se actualiza a la versin 2014 por el Decreto 943 de 21 mayo de 2014 (mayo 21.)

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pblico para realizar un control sobre su Resulta igualmente til para llevar un control de
trabajo, persiguiendo el logro de los los procesos de negocio con un enfoque basado
resultados esperados, de tal forma que las en la mejora continua, ocupndose de la
tareas que le son asignadas y a las que se ha efectividad de los procesos de comunicacin
comprometido se lleven a cabo con correc- pblica y rendicin de cuentas, del fortalecimiento
cin y tica, conforme a los principios de la funcin de evaluacin independiente del
establecidos en la ley. control y la gestin y de la estandarizacin de
metodologas y procedimientos de evaluacin del
Lo integran 2 mdulos, 1 eje transversal, 6
sistema de control interno.
componentes, 13 elementos de control y 48
productos mnimos y permite llevar a cabo el
diseo, desarrollo y las operaciones del Sistema
de Control Interno en las Entidades del Estado,
sobre la base de la tica institucional, la
prevencin de riesgos y la gestin por
procesos de la Calidad. Ha sido planteado con
un enfoque sistmico, de tal manera que cada
una de las partes que lo integran tiene unas
caractersticas singulares y son interdependientes
para el funcionamiento del mismo.

Por ello, encauza a la entidad hacia un control

corporativo permanente en tiempo real,
poniendo el nfasis en la obtencin de infor-
macin relevante a partir de la explotacin
racionalizada de los sistemas de gestin
corporativos con los que cuente la organizacin,
tales como el SGC (Sistema de Gestin de Calidad
NTC GP 1000), el SISTEDA (Sistema de Desarrollo
Administrativo) y el SIGA (Sistema Integrado de
Gestin Ambiental).

MECI proporciona las instrucciones para llevar a cabo

el ejercicio del control interno en las instituciones
estatales

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Qu es NTC GP 1000 - Norma

Tcnica de Calidad en la Gestin
Pblica
Esta norma (en cumplimiento con lo Para la elaboracin de esta norma se han
establecido en el artculo 6 de la Ley 872 de empleado como base la norma ISO
2003) especifica los requisitos para la 9000:2005 y la norma ISO 9001:2008 sobre
implementacin de un Sistema de Gestin Gestin de la Calidad, por lo que su
de la Calidad, aplicable a la rama ejecutiva implementacin se ajusta fielmente a la
del poder pblico y para otras entidades terminologa y requisitos de la versin del
prestadoras de servicios con el propsito ao 2008 del sistema ISO de Calidad.
general de que puedan mejorar tanto su Adems, la norma NTC GP 1000 recoge
desempeo como su capacidad para algunos requisitos y conceptos adicionales a
prestar servicios o proporcionar productos los del estndar ISO.
que respondan a las necesidades y expec-
tativas de los ciudadanos o colectivos que En la lnea anterior, los aspectos concretos de
atienden. los que se ocupa la norma son:

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NTC GP 1000 promueve el enfoque basado en
procesos que permite una gestin ms eficaz y un
mayor control de los procesos de la organizacin
Gestin documental.
Responsabilidad de la Direccin.
Enfoque al cliente.
Poltica de Calidad.
Planificacin.
Gestin de recursos (provisin, talento,
infraestructura y ambiente de trabajo).
Productos / Servicios.
Medicin, Anlisis y Mejora.
La orientacin de la norma promueve el enfoque
basado en procesos, que permite determinar y
gestionar de forma eficaz una serie de actividades
interrelacionadas y realizar un control continuo
sobre los vnculos entre procesos individuales
pertenecientes a un sistema ms amplio de
procesos. Resulta compatible con el Sistema de
Control Interno y el Sistema de Desarrollo
Administrativo en mayor grado, as como los
relacionados con la Gestin Ambiental, la
Salud y la Seguridad Ocupacional, entre otros.
No implica la implementacin total del MECI y/o
del Sistema de Desarrollo Administrativo, aunque
s apoya a su cumplimiento.
En la actualidad, se intenta que los diferentes
sistemas de gestin de una organizacin trabajen
de forma integrada, soportados en elementos
comunes que evite duplicar esfuerzos en la
gestin corporativa. La articulacin de los
Sistemas de Gestin de Calidad, de Control
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_
Interno y de Desarrollo Administrativo de forma
conjunta fortalece la capacidad administrativa, el
desempeo institucional, y la gestin de los
principales recursos de la entidad: humanos,
materiales y financieros, mediante la aplicacin
del ciclo PHVA (planificar-hacer-verificar-actuar)
que persigue la mejora continua.
Esta compatibilidad se evidencia cuando las
normas o polticas comparten los objetivos
generales que buscan dirigir y evaluar el
desempeo institucional, con miras a mejorar la
calidad de los productos y/o servicios que ofrece
la entidad para satisfacer las necesidades y
expectativas de los ciudadanos y/o usuarios.
El Sistema de Gestin de Calidad y el Modelo
Estndar de Control Interno son dos pilares de la
Administracin Pblica en Colombia y por tal
razn se han realizado muchos esfuerzos para
garantizar su armonizacin. El Departamento
Administrativo de la Gestin Pblica DAFP
expidi la circular 1000-02-07, en la cual se unific
el equipo de implementacin en las entidades.
El propsito principal de dicha armonizacin es
desarrollar sistemas integrados de gestin y
control que permitan articulacin no solo de
estos dos sistemas sino tambin se integren con
otros establecidos por la ley, permitiendo
optimizar tiempos y recursos en su implemen-
tacin, mantenimiento y mejora continua.
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Cmo gestionar MECI y NTC GP

1000 con Software de Gestin
Hoy en da las organizaciones estn optando por Acceso a la informacin 247, lo cual es
utilizar herramientas de automatizacin de muy apropiado para organizaciones con
procesos de negocio que les permiten agilizar la distintas localizaciones o cuyos responsables
propia certificacin de una norma ISO y centrarse pueden necesitar consultar la informacin en
en la calidad y mejora continua de sus cualquier momento y lugar.
productos/servicios. El uso de un software resulta
la opcin ms sostenible respecto a la dificultad Organizacin racionalizada de los
de realizar la implementacin sin ningn tipo de documentos, requisito esencial para imple-
experiencia previa o de confiar exclusivamente en mentar un Sistema.
el asesoramiento de los consultores, que no
pueden garantizar la certificacin por muy buena Planificacin y seguimiento de actividades
voluntad y desempeo profesional que aporten. mediante flujos de trabajo.

Los elementos anteriores se extrapolan de los

El uso de un software es en s mismo, es un valor
requisitos de la norma internacional por
agregado que permite llevar a cabo los procesos
excelencia de calidad ISO 9001, de la que
de implementacin, certificacin y mantenimiento
recientemente se ha publicado la versin 2015. A
del Sistema Integrado de Gestin reduciendo el
su vez, tanto el MECI como la NTC GP 1000, que
estrs y los costos del proceso, ya que ofrece el
traducen los principios de gestin del estndar
siguiente soporte a la entidad:
internacional en el escenario colombiano,
contemplan la utilizacin de un software
Todas las plantillas actualizadas y consejos especfico en el seno de las entidades para la
necesarios para la implementacin. gestin de procesos, una de las lneas de
accin que este conjunto de normas est
Ayuda cuando es necesario, sobre todo en poniendo en valor.
aquellos casos en los que no haya ex-
periencia previa. Un equipo de consultores
ofrece asesoramiento para disear el
proceso de implementacin para que pueda
ser llevado a cabo por responsables de las
organizaciones no experimentados en certi-
ficacin ISO o normativas afines.

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Un software de gestin garantiza la optimizacin y mejora

continua de las polticas, los procedimientos y procesos
de la entidad ayudndoles al logro de objetivos

El enfoque basado en procesos aumenta la

eficacia de la organizacin porque permite
establecer puntos crticos de control de cada uno
de ellos y parametrizar los tiempos de ejecucin,
adems de que evita la creacin y mantenimiento
de una gran cantidad de procedimientos que no
aportan valor al sistema (incluyendo la reduccin
de documentos innecesarios). La solucin
tecnolgica permite a las entidades gestionar
de forma gil y automatizada los siguientes
mbitos que forman parte de su Sistema de
Gestin:

Permite realizar el seguimiento y medicin

Gestin de los documentos necesarios para
implementar y mantener la Gestin de la
Calidad, mediante workflows de revisin,
aprobacin o distribucin de documentos, el
control de cambios y de versiones, la gestin
de documentos en vigor y obsoletos y la
gestin de registros, que garantizan el control
de la trazabilidad de la documentacin.
Gestin completa de todos los aspectos
referentes a los Recursos Humanos en el
seno de la organizacin._
Hace posible la puesta en marcha del Plan
de Capacitacin de la organizacin y la
evaluacin de las acciones que se llevan a
cabo al respecto.
de indicadores que sirven a la orga-
nizacin para lograr la mejora continua en
sus productos/servicios y procesos, a travs
de una interfaz donde comprobar clara-
mente su evolucin y rendimiento.
Permite integrar la consecucin de obje-
tivos estratgicos con la gestin por
procesos.
Incorpora un sistema de deteccin y
registro de hallazgos y acciones
correctivas a llevar a cabo para eliminar
riesgos reales o potenciales y gestionar
potenciales oportunidades de la orga-
nizacin.

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El programa facilita la recopilacin necesaria En definitiva, la automatizacin de los sistemas de

de la documentacin y los datos para llevar a gestin basados en MECI y/o NTC GP 1000,
cabo auditoras del sistema que garanticen valindose de un software de gestin, garantiza
el mantenimiento de la calidad del sistema. la optimizacin y mejora continua de las
polticas, los procedimientos y procesos de la
La satisfaccin del cliente/usuario se logra entidad de manera eficiente y eficaz,
gracias a la generacin de encuestas que ayudndoles al logro de objetivos mediante
miden su grado de satisfaccin y de una serie de estrategias, que incluyen la
estadsticas que sirven para la toma de optimizacin de procesos, el enfoque centrado en
decisiones de forma ms objetiva sobre las la gestin, el autocontrol y el pensamiento
acciones ms adecuadas en cada momento disciplinado.
para alcanzar unos resultados establecidos.
La solucin tecnolgica
Facilita la identificacin y valoracin de los permite la gestin de forma
riesgos a los que estn expuestas las gil y automatizada del
entidades, garantizando su tratamiento y Sistema de Gestin
trazabilidad.

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ISOTools Excellence - Software

de Gestin
ISOTools Excellence es una herramienta informtica diseada a partir de la experiencia de ms de 15
aos de nuestros consultores expertos en la implementacin de Sistemas de Calidad Normalizados que
ayuda a las organizaciones de cualquier tamao y que operan en cualquier sector a optimizar la gestin
de sus procesos y sus Sistemas de Gestin de la Calidad con el objetivo de alcanzar resultados
excelentes y ofrecer productos y servicios que se alineen con las expectativas de sus clientes,
usuarios y otras partes interesadas.

Organizaciones como la Colpensiones, Consorcio Colombia Mayor, Universidad Nacional (Sede

Medelln) se encuentran automatizando sus Sistemas de Gestin de Calidad, Control Interno, entre
otros, a travs del software ISOTools Excellence.

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eficaz.

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