APLIKASI

MANAJEMEN
SURAT
(AMS)

STANDARD
OPERATING
PROCEDURE (SOP)

PT PLN (PERSERO)
KANTOR PUSAT
PT PLN (Persero)
Kantor Pusat

Standard Operating Procedure

Pengoperasian Aplikasi Manajemen Surat (AMS)
PT PLN (Persero) Kantor Pusat

URAIAN JABATAN NAMA TANDA TANGGAL

TANGAN

ANGGOTA JOKO PUJI YUONO

TIM AMS PLN
KANTOR PUSAT
DIBUAT OLEH

ANGGOTA NGADIMIN
TIM AMS PLN
KANTOR PUSAT

DIPERIKSA OLEH SEKRETARIS GATOT DARWANTO

TIM AMS
KANTOR PUSAT

DISETUJUI OLEH KETUA MUHAMAD SUAEDI

TIM AMS
KANTOR PUSAT

No. Dokumen : 01/TIM AMS/SOP/2013

Tanggal : 4 Februari 2013

Revisi :0

Jumlah halaman :

Lampiran :

No. SOP : 01/TIM AMS/SOP/2013 Rev. :0

Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 1 / 42
PT PLN (Persero)
Kantor Pusat

SEJARAH REVISI

RN. DESKRIPSI ALASAN PERUBAHAN TANGGAL

0 Baru Pembuatan SOP Baru

No. SOP : 01/TIM AMS/SOP/2013 Rev. :0

Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 2 / 42
PT PLN (Persero)
Kantor Pusat

DAFTAR ISI
PENDAHULUAN.................................................................................................................................. 4

TUJUAN ............................................................................................................................................. 4

RUANG LINGKUP................................................................................................................................ 4

DEFINISI ............................................................................................................................................. 4

PRASYARAT ....................................................................................................................................... 5

KUALIFIKASI PELAKSANA ................................................................................................................... 5

PROSEDUR PELAKSANAAN ................................................................................................................. 6

A. Cara Mengakses AMS .......................................................................................................... 6

B. Pendaftaran User AMS ........................................................................................................ 7

C. Approval / Aktivasi User AMS.............................................................................................. 8

D. Tampilan Menu AMS berdasarkan Role ............................................................................ 10

E. Fungsi modul pada AMS .................................................................................................... 12

F. Mekanisme Pengelolaan User Yang Mengalami Mutasi ................................................... 13

G. Pengelolaan Surat Masuk Dari Luar PLN Pusat & Pendistribusiannya ............................. 14

H. Mekanisme Pengelolaan Surat Keluar............................................................................... 32

I. Mekanisme Pengelolaan Nota Dinas Keluar Non Rahasia ................................................ 32

J. Mekanisme Pengelolaan Nota Dinas Masuk Non Rahasia ................................................ 35

K. Mekanisme Pengelolaan Surat Bentuk Khusus Non Rahasia ............................................ 37

L. Mekanisme Pengelolaan Produk Hukum Non Rahasia ..................................................... 37

M. Mekanisme Pengelolaan Informasi Kode Masalah ........................................................... 37

N. Mekanisme Pengelolaan Informasi Daftar User ............................................................... 38

O. Mekanisme Pencarian Surat Masuk .................................................................................. 39

CATATAN ......................................................................................................................................... 41

PROSES SCANNING .......................................................................................................................... 41

No. SOP : 01/TIM AMS/SOP/2013 Rev. :0

Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 3 / 42
PT PLN (Persero)
Kantor Pusat

PENDAHULUAN
Aplikasi Manajemen Surat (AMS) merupakan suatu aplikasi komputer yang berfungsi sebagai
sarana untuk pengelolaan administrasi kesekretariatan yang BUKAN BERSIFAT RAHASIA,
kelancaran penerimaan surat, pendistribusian surat, pengeluaran surat, pencarian surat baik
surat masuk, surat keluar, produk hukum, surat bentuk khusus maupun nota dinas.

Aplikasi ini dipakai untuk menyimpan data surat menyurat dalam bentuk softcopy sekaligus
sebagai sarana bantu untuk menunjukkan lokasi / tempat hardcopy disimpan dan memberi
kemudahan bagi user dalam melakukan pengarsipan maupun pencarian dokumen.

Untuk mendukung implementasi AMS di lingkungan PT PLN (Persero) Kantor Pusat, maka
diperlukan Standard Operating Procedure (SOP) berfungsi sebagai guiden seluruh pegawai
maupun pelaksana AMS di lingkungan PT PLN (Persero) Kantor Pusat.

SOP ini mencakup mekanisme alur pengoperasian aplikasi terdiri dari Surat Masuk, Surat
keluar, Nota Dinas, Surat Bentuk Khusus, Produk Hukum, Lain-lain dan Administrator AMS.

TUJUAN
SOP ini secara umum bertujuan untuk mendukung operasional Aplikasi Manajemen Surat
(AMS) diantaranya :
1) Pengelolaan Surat Masuk
2) Pengelolaan Surat keluar
3) Pengelolaan Nota Dinas
4) Pengelolaan Surat Bentuk Khusus
5) Pengelolaan Produk Hukum
6) Pengolaan Data Lain-lain
7) Pengelolaan Administrator AMS.

RUANG LINGKUP
Standard Operating Procedure (SOP) ini diberlakukan secara menyeluruh di lingkungan PT
PLN (Persero) Kantor Pusat.

DEFINISI

SOP adalah singkatan dari Standard Operating Procedure yang dapat diartikan sebagai
Prosedur Pengoperasian Baku. SOP memuat informasi detail tentang langkah-langkah
penanganan dan pengoperasian sebuah system atau perangkat.

No. SOP : 01/TIM AMS/SOP/2013 Rev. :0

Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 4 / 42
PT PLN (Persero)
Kantor Pusat

Aplikasi adalah sebuah system perangkat lunak/software yang dipergunakan sebagai alat
bantu dalam menjalankan proses bisnis secara sistematis dan terstruktur.

Pengguna aplikasi adalah pegawai PLN atau siapa saja yang diberi tugas atau ditunjuk oleh
pemilik proses bisnis untuk menjalankan sebagian atau seluruh proses bisnis melalui
penggunaan aplikasi.
Mozilla Firefox, Google Chrome, Opera adalah sebuah program aplikasi komputer untuk
menjelajahi halaman web di internet (web browser atau perambah web).
Foxit Reader adalah alat pembaca, pencari, dan pencetak dokumen PDF.

PRASYARAT
SOP ini bisa dipergunakan dengan mensyaratkan beberapa hal sebagai berikut:
a. SDM Pelaksana
b. PC/Laptop/Tablet, printer, Scanner sesuai dengan spesifikasi yang disyaratkan
c. Jaringan LAN/WAN/Internet

KUALIFIKASI PELAKSANA
Pelaksana yang dimaksud dalam SOP ini adalah :

a. Sekretariat Direktur Utama

b. Sekretariat Direktorat
c. Sekretariat Satuan/Divisi/Sekper
d. Seluruh Pejabat Struktural
e. Seluruh Fungsional Ahli & Fungsional
f. Seluruh Outsourcing yang diberikan tugas khusus

Pelaksana AMS ini adalah setiap pegawai tetap maupun outsourcing di lingkungan PT PLN
(persero) Kantor Pusat yang mendapat tugas dan tanggung jawab untuk melakukan proses
penerimaan dan pendistribusi surat maupun dokumen kesekretariatan, dimana setiap
pegawai tetap maupun outsourcing yang terlibat harus bertanggung jawab dan menjaga
rahasia isi surat maupun dokumen, agar setiap surat yang diproses melalui AMS tidak
dimanfaatkan untuk kepentingan yang dapat merugikan Perusahaan.

No. SOP : 01/TIM AMS/SOP/2013 Rev. :0

Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 5 / 42
PT PLN (Persero)
Kantor Pusat

PROSEDUR PELAKSANAAN
A. Cara Mengakses AMS
Untuk mengakses AMS, pastikan terlebih dahulu Workstation/Client berupa
PC/Laptop/Tablet telah diinstall program browser Mozilla, Google Chrome atau Opera,
kemudian klik salah satu browser seperti contoh dibawah ini:

Sedang untuk download / membuka softcopy berinitial .PDF diperlukan software pdf
reader versi terkini seperti contoh Foxit PDF Reader Versi 5.31

Input address aplikasi pada Browser Mozilla / Google Chrom / Opera

http://ams.pln.co.id/

Jika berhasil, akan tampil halaman login Aplikasi Manajemen Surat, seperti gambar
dibawah ini:

No. SOP : 01/TIM AMS/SOP/2013 Rev. :0

Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 6 / 42
PT PLN (Persero)
Kantor Pusat

B. Pendaftaran User AMS

Setiap user AMS wajib memiliki account eMail Korporat, sehingga bagi user baru yang belum
terdaftar di Active Directory PLN Kantor Pusat harus mendaftarkan diri kepada Administrator
Active Directory Divisi Sistem Informasi sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku.

Setelah dipastikan memiliki account eMail Korporat, user AMS diharuskan melakukan proses
registrasi dengan urutan sebagai berikut:

a. Buka salah satu browser yang direkomendasikan diatas

b. Masukkan Alamat AMS di http://ams.pln.co.id
c. Entrykan username dan password sesuai user join domain.
d. Kemudian klik tombol Log In

Jika anda belum memiliki user name dan password join domain atau tidak valid, akan
muncul peringatan seperti gambar di bawah :

No. SOP : 01/TIM AMS/SOP/2013 Rev. :0

Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 7 / 42
PT PLN (Persero)
Kantor Pusat

Namun apabila username dan password yang dientrykan benar dan anda belum
terdaftar di AMS, akan tampil sebagaimana dibawah :

Pastikan posisi kerja Direktorat/Satuan/Divisi/Setper anda saat ini berada dengan benar

Jika pilihan posisi kerja Direktorat/Satuan/Divisi/Setper tidak benar, maka berakibat

pada saat akan di kirim / didisposisi Nota Dinas, Nama yang dicari tidak akan ditemukan.

Lakukan pemilihan Unit kerja dan Jabatan saat ini, kemudian Klik tombol Submit, maka
muncul Tulisan dalam browser :

Harap ditunggu 1 x 24 Jam, maksudnya adalah paling lama Administrator AMS untuk
melakukan Approval jika data-datanya benar.

C. Approval / Aktivasi User AMS

Setelah Pendaftaran Sukses, maka User yang mempunyai Role sebagai Administrator
AMS akan melakukan approval / verifikasi serta pemberian Privilege, sebagai berikut:

a. Apabila pendaftar akan diberikan Role Administrator AMS, maka Administrator

AMS akan memberikan tanda pada semua Check Box yang disediakan.

b. Apabila pendaftar adalah petugas/pegawai sekretariat/sekretaris, maka semua

check box dipilih kecuali Admin Aplikasi, kemudian klik tombol simpan Update
Data User, dilanjutkan klik tombol Verifikasi.

No. SOP : 01/TIM AMS/SOP/2013 Rev. :0

Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 8 / 42
PT PLN (Persero)
Kantor Pusat

c. Apabila pendaftar adalah user biasa, maka Administrator AMS tidak perlu
melakukan clik pada check box tetapi langsung klik tombol Verifikasi.

d. Gambar di bawah merupakan contoh pemberian privilage bagi User yang

mempunyai Role sebagai Administrator AMS

e. Gambar di bawah merupakan contoh pemberian privilage bagi User yang

mempunyai Role sebagai Sekretariat/Sekretaris

f. Gambar di bawah merupakan contoh pemberian privilage bagi User yang

mempunyai Role sebagai User Biasa

No. SOP : 01/TIM AMS/SOP/2013 Rev. :0

Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 9 / 42
PT PLN (Persero)
Kantor Pusat

Kewajiban Administrator Aplikasi, setiap hari harus melakukan pengecekan minimal

1 (satu) kali, jika ada yang perlu di approval / verifikasi, karena adanya pendaftar
baru / pegawai yang menyesuaikan pada kedudukan yang baru karena mutasi dan
masih dilingkungan PLN PUSAT.

D. Tampilan Menu AMS berdasarkan Role

a. Tampilan Menu bagi user yang mempunyai Role Administrator AMS

No. SOP : 01/TIM AMS/SOP/2013 Rev. :0

Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 10 / 42
PT PLN (Persero)
Kantor Pusat

b. Tampilan Menu bagi User diberikan Role sebagai Sekretariat/Sekretaris

c. Tampilan Menu bagi User yang diberikan Role sebagai User biasa.

No. SOP : 01/TIM AMS/SOP/2013 Rev. :0

Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 11 / 42
PT PLN (Persero)
Kantor Pusat

E. Fungsi modul pada AMS

Fungsi masing masing modul pada AMS, sbb. :

Mencari Surat Masuk / Melacak Surat Masuk dan Membuka Form Entry Datanya

Menerima / Menampung Surat Masuk Baru

Menampung / Mencari Surat Masuk yang telah diteruskan / didisposisikan

Mencari Surat Keluar / Melacak Surat Keluar dan Membuka Form Entry Datanya

Menampung / Mencari Nota Dinas Masuk yang telah diteruskan / didisposisikan

Menampung / Mencari Nota Dinas Masuk

Mencari Nota Dinas / Melacak Nota Dinas dan Membuka Form Entry Datanya

Menampung / Mencari MOU dan Membuka Form Entry Datanya

Menampung / Mencari Surat Perjanjian dan Membuka Form Entry Datanya

Menampung / Mencari Surat Perintah Kerja dan Membuka Form Entry Datanya

Menampung / Mencari Surat Kuasa dan Membuka Form Entry Datanya

Menampung / Mencari Surat Tugas dan Membuka Form Entry Datanya

Menampung / Mencari Addendum dan Membuka Form Entry Datanya

Menampung / Mencari Berita Acara dan Membuka Form Entry Datanya

Menampung / Mencari Surat Keterangan dan Membuka Form Entry Datanya

Menampung / Mencari Surat Pernyataan dan Membuka Form Entry Datanya

Menampung / Mencari Surat Keputusan dan Membuka Form Entry Datanya

Menampung / Mencari Surat Edaran dan Membuka Form Entry Datanya

Menampung / Mencari Pengumuman dan Membuka Form Entry Datanya

Menampung / Mencari Pemberitahuan dan Membuka Form Entry Datanya

Mencari Kode Masalah

Informasi Daftar User

Informasi Organisasi

Informasi Report Untuk Surat Yang Masuk

Informasi Report Untuk Surat Yang Keluar

Informasi Data User Belum/Sudah/Semua/Abaikan Untuk Verifikasi Admin

Informasi Data Wilayah Yang Beroperasi AMS

Mencari / Menelusuri Surat Keluar

Mereset Data

No. SOP : 01/TIM AMS/SOP/2013 Rev. :0

Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 12 / 42
PT PLN (Persero)
Kantor Pusat

F. Mekanisme Pengelolaan User Yang Mengalami Mutasi

a. Entrykan username dan password joint domain / email, kemudian klik Log In :

b. Klik sesuai nama yang ada disudut kanan atas, seperti gambar dibawah :

No. SOP : 01/TIM AMS/SOP/2013 Rev. :0

Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 13 / 42
PT PLN (Persero)
Kantor Pusat

c. Sesuaikan Wilayah / jabatan dimana posisi saat ini, kemudian submit

Kemudian Administrator AMS akan melakukan verifikasi dan approval seperti pada
waktu user/pegawai mendaftar AMS pertama kali.

G. Pengelolaan Surat Masuk Dari Luar PLN Pusat & Pendistribusiannya

Pengertian Surat Masuk dari Luar PLN Pusat adalah :
a. Surat yang diterima dari sesama PLN tetapi diluar PLN Pusat, misalnya dari (PLN
DISTRIBUSI, PLN WILAYAH, PLN UDIKLAT, PLN P3B, PLN PUSDIKLAT) dsb.
b. Surat dari Pihak Ke 3, misalnya Vendor, Instansi Pemerintah/Lain, Perorangan.
Contoh Surat diterima oleh PLN Pusat dari PLN UPJB, baik melalui Pos, Facsimile.
Untuk Simulasi contoh diatas adalah Surat dari PLN Pusat Nomor 0035/050/UPJB/2013
tanggal 05 Februari 2013 diterima melalui Pos.
Beberapa hal penting yang perlu diperhatikan pada pengelolaan surat masuk :
a. Scanner khusus untuk support AMS di setting secara default, hasil scan harus
berformat .pdf; dan dpi tidak terlalu besar (< 150 dpi) tetapi hasil scan enak dibaca.
b. Pemberian Nama File hasil scan harus mudah dicari agar pada saat upload tidak
salah antara data surat dan hasil scan.
c. Membuat Folder penyimpanan sementara untuk menyimpan hasil scan, sebelum di
upload ke AMS
d. Hasil Scan yang disimpan di folder penyimpanan sementara jika sudah di upload ke
AMS agar dihapus secara permanen.

No. SOP : 01/TIM AMS/SOP/2013 Rev. :0

Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 14 / 42
PT PLN (Persero)
Kantor Pusat

e. Memberi tanda khusus pada Surat Masuk (dibelakanganya) jika Surat Masuk
dimaksud sudah di Upload ke AMS
Yang diberi priviledge/kewenangan untuk entry data surat masuk baru, yang diterima
dari luar PLN Pusat hanya unit tata usaha dalam hal ini Sekretariat Umum.
Langkah-langkah persiapan entry data Surat Masuk Baru yang bersifat Non Rahasia :
1. Pastikan terlebih dahulu bahwa isi Surat yang diterima adalah bersifat Non Rahasia
2. Buat Folder untuk penyimpanan khusus hasil scan yang akan di upload ke AMS
3. Lakukan Scan Surat dengan benar, Pastikan berformat .pdf
4. Beri nama file hasil scan
5. Simpan ke Folder untuk penyimpanan sementara sesuai no 2
6. Beri tanda dibelakang / dibalik surat sesuai dengan nama file pada no 4

Berikut di bawah tahapan entry surat masuk melalui AMS

a. Buka Aplikasi AMS, masukkan username dan password join domain dengan benar :

No. SOP : 01/TIM AMS/SOP/2013 Rev. :0

Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 15 / 42
PT PLN (Persero)
Kantor Pusat

b. Jika username dan password joint domain benar, akan tampil seperti dibawah :

c. Klik SM Baru, didepan menu SURAT MASUK

No. SOP : 01/TIM AMS/SOP/2013 Rev. :0

Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 16 / 42
PT PLN (Persero)
Kantor Pusat

d. Isikan pada form data surat masuk baru seperti dibawah :

- Tahun Agenda, Secara default menunjuk tahun berjalan

- Tanggal Terima, Isikan tanggal pada saat menerima surat dengan mengklik pada
kolom tanggal dan pilih tanggal yang sesuai
- Nomor Surat, Isikan pada kolom nomor surat, sesuai yang tertera pada surat yang
diterima
- Tanggal Surat, Isikan dengan mengklik pada kolom tanggal surat dan pilih sesuai
tanggal yang tertera dalam surat
- Dari, Isikan pada kolom dari, sesuaikan darimana asa surat diterima
- Kepada, Isikan pada kolom kepada sesuai tujuan yang tertera dalam surat
- Perihal, Isikan pada kolom perihal sesuai yang tertera pada perihal surat yang
diterima
- Lampiran, Klik terlebih dahulu pada kotak kecil, kemudian isikan jumlah lembar
lampiran dalam angka, dan klik dropdown / panah kebawah untuk memilih
satuan (LBR, SET, BUKU) atau klik panah kebawah / dropdown untuk memilih
(TEMBUSAN, UNTUK DIKETAHUI, SEBAGAI LAPORAN)
- Permasalahn (Kode Masalah), Isikan pada kolom permasalahan sesuai kode
masalah yang berlaku di PLN.
- Sifat, Isikan sifat dengan mengklik tombol dropdown atau panah kebawah dan
pilih SEGERA atau AMAT SEGARA
- Jenis Surat, klik pada panah ke bawah / dropdown, pilih FACSIMILE atau SURAT
sesuai bentuk form yang digunakan

No. SOP : 01/TIM AMS/SOP/2013 Rev. :0

Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 17 / 42
PT PLN (Persero)
Kantor Pusat

- Keterangan, Isikan pada kolom keterangan sesuai kebutuhan, misalnya surat yang
lampirannya buku, karena tidak mungkin di scan, isi kolom keterangan Lampiran
akan disampaikan secara manual karena dalam bentuk buku
- Upload File hasil Scan, yang telah di scan dalam format .pdf, klik pada browse,
cari dimana file hasil scan disimpan, kemudian klik open (besar file maksimal 2
MB), Pastikan File hasil scan yang di upload benar
- Ruang Penyimpanan, isikan dimana file hardcopy asli akan disimpan
- No. Almari & No. Ordner, Isikan file hardcopy disimpan di almari nomor berapa
dan ordner nomor berapa.
- Tindaklanjut / Disposisi, Sekretariat / Unit tata usaha tidak mempunyai
kewenangan untuk mengisi disposisi pilihan No. 1 s/d 13 tersebut
- Kepada, Isikan kemana tujuan Surat akan dikirim / diteruskan dengan
mengetikkan nama sekretariat / nama orang dengan benar agar tidak salah kirim,
termasuk jika ada tembusan (pastikan tujuan kirim harus benar), dalam contoh
ini dikirim ke Sekretariat Dirut/Direktorat/Kepala Satuan/Kepala
Divisi/Sekretariat Perusahaan
- Keterangan, Jika diperlukan bisa diisi
- Submit, Klik Submit untuk mengirimkan data-data surat beserta softcopynya ke
alamat tujuan kirim.

Setelah diklik Submit, akan muncul pesan Data berhasil Disimpan seperti gambar
dibawah :

Klik OK, maka Form entry data surat masuk, kembali kosong, siap untuk entry data
surat selanjutnya, jika tidak ada klik close window, sebagaimana gambar dibawah :

No. SOP : 01/TIM AMS/SOP/2013 Rev. :0

Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 18 / 42
PT PLN (Persero)
Kantor Pusat

Surat dari PLN UPJB No. 035/050/UPJB/2013 tanggal 5 Februari 2013 yang telah
dikirim/dilanjutkan melalui AMS oleh Sekretariat, sebagai arsip di AMS berada di
Sent, sebagaimana gambar dibawah :

Untuk mengetahui Surat Masuk Detail yang terbagi menjadi Data Surat, Arsip dan
History Tindaklanjut / Disposisi, Klik Pada Nomor Surat, seperti gambar dibawah :

No. SOP : 01/TIM AMS/SOP/2013 Rev. :0

Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 19 / 42
PT PLN (Persero)
Kantor Pusat

Bagaimana jika ternyata kedapatan data yang di entry-kan atau file yang di upload
salah, klik Edit, sebagaimana gambar dibawah :

No. SOP : 01/TIM AMS/SOP/2013 Rev. :0

Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 20 / 42
PT PLN (Persero)
Kantor Pusat

Setelah di Klik Edit, akan tampil form dan lakukan perbaikan yang salah, di data surat
atau klik pada tanda x jika file yg di upload, jika sudah disesuaikan dengan benar klik
Submit sebagaimana gambar dibawah :

Jika salah kirim, Klik pada Sent kemudian Klik Lanjut untuk Surat yang salah kirim,
sebagaimana gambar dibawah :

No. SOP : 01/TIM AMS/SOP/2013 Rev. :0

Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 21 / 42
PT PLN (Persero)
Kantor Pusat

Maka akan tampil form sebagaimana gambar dibawah dan pastikan tujuan kirim
dengan benar dan klik Submit :

Jika ingin mencetak Lembar Disposisi, Klik Lanjut sebagaimana gambar dibawah :

No. SOP : 01/TIM AMS/SOP/2013 Rev. :0

Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 22 / 42
PT PLN (Persero)
Kantor Pusat

Maka akan muncul form dibawah dan klik cetak sebagaimana gambar dibawah :

Klik Cetak untuk mendapatkan Hardcopy Lembar Disposisi, sebagaimana gambar

dibawah :

No. SOP : 01/TIM AMS/SOP/2013 Rev. :0

Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 23 / 42
PT PLN (Persero)
Kantor Pusat

Dengan demikian bahwa dalam simulasi ini Surat diterima dari PLN UPJB No.
035/050/UPJB/2013 tanggal 5 Februari 2013, oleh Sekretariat sebagai unit tata usaha
meneruskan ke Sekretariat Dirut/Direktorat/Kepala Satuan/Kepala Divisi/Sekretariat
Perusahaan

Ada pemberitahuan / Notifikasi melalui email Sekretariat Dirut/Direktorat/Kepala

Satuan/Kepala Divisi/Sekretariat Perusahaan, jika ada surat masuk baru sebagaimana
gambar dibawah :

Masukkan Username & Password Sekretariat

Jika username & password yang di entrykan benar tampilan sebagaimana gambar
dibawah :

Di depan Surat masuk - Inbox ada angka menunjukkan jumlah surat yang masuk dan
belum dibaca.

Warna Merah pada No, Dari, Perihal dan Tanggal, bahwa surat tersebut belum
dibaca

No. SOP : 01/TIM AMS/SOP/2013 Rev. :0

Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 24 / 42
PT PLN (Persero)
Kantor Pusat

Untuk mengetahui detail Surat, klik No Surat sebagaimana gambar dibawah, maka
akan tampil Data Surat, History Tindak Lanjut/Disposisi dan Arsip sedang untuk
mengetahui isi surat klik pada download

No. SOP : 01/TIM AMS/SOP/2013 Rev. :0

Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 25 / 42
PT PLN (Persero)
Kantor Pusat

Setelah Klik Download, maka surat dalam bentuk softcopy, sebagaimana gambar di
bawah :

Jika Selesai dibaca, klik sebagaimana gambar dibawah :

No. SOP : 01/TIM AMS/SOP/2013 Rev. :0

Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 26 / 42
PT PLN (Persero)
Kantor Pusat

Setelah isi surat terbaca dan dipastikan bahwa surat untuk Dirut/Direktorat/Kepala
Satuan/Kepala Divisi/Sekretariat Perusahaan, maka Sekretariat Dirut/Direktorat/
Kepala Satuan/Kepala Divisi/Sekretariat Perusahaan meneruskan ke Dirut/
Direktorat/Kepala Satuan/Kepala Divisi/Sekretariat Perusahaan, dengan klik Lanjut,
sebagaimana gambar dibawah :

Kemudian Klik di depan Kepada, cari nama, disimulasikan dikirimnya kepada Wasis
Pramono dan pastikan bahwa nama yang dituju benar agar tidak salah kirim, dan klik
Submit, sebagaimana gambar dibawah :

No. SOP : 01/TIM AMS/SOP/2013 Rev. :0

Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 27 / 42
PT PLN (Persero)
Kantor Pusat

Setelah di klik Submit maka tampilan sebagaimana gambar dibawah, di Inbox Surat
Masuk jadi kosong, karena pindah ke Surat Masuk - Sent

Jika di klik Surat Masuk Sent, kemudian klik pada nomor Surat, maka tampilan
sebagaimana gambar dibawah :

No. SOP : 01/TIM AMS/SOP/2013 Rev. :0

Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 28 / 42
PT PLN (Persero)
Kantor Pusat

Bagaimana Proses di Dirut/Direktorat/Kepala Satuan/Kepala Divisi/Sekretariat

Perusahaan, Langkah-langkahnya sama dengan Proses di Sekretariat
Dirut/Direktorat/Kepala Satuan/Kepala Divisi/Sekretariat Perusahaan, antara lain :

a) Terima informasi / Notifikasi melalui email,

b) Buka AMS dan masukkan username & Password dengan benar
c) Download / baca isi surat,
d) Memberikan disposisi (ada disposisi pilihan 1 s/d 13 yang tinggal Klik di depan
angka atau selain disposisi pilihan dengan mengetikkan pada kolom
keterangan)
e) Klik didepan kepada untuk tujuan kirim, disimulasikan tujuan kirim bernama
Wasis Pramono
f) Klik Submit
sebagaimana gambar dibawah :

Bagaimana Proses di Nies Bintarningsih, Langkah-langkahnya sama, antara lain :

a) Terima informasi / Notifikasi melalui email,

b) Buka AMS dan masukkan username & Password dengan benar
c) Download / baca isi surat,
d) Memberikan disposisi (ada disposisi pilihan 1 s/d 13 yang tinggal Klik di depan
angka atau selain disposisi pilihan dengan mengetikkan pada kolom
keterangan)
sebagaimana gambar dibawah :

No. SOP : 01/TIM AMS/SOP/2013 Rev. :0

Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 29 / 42
PT PLN (Persero)
Kantor Pusat

Jika yang disimulasikan Ngadimin adalah sebagai Kepala Satuan/Kepala

Divisi/Sekretaris Perusahaan, maka langkah-langkahnya sama seperti pada Wulan
Dima yang disimulasikan sebagai Kepala Satuan/Kepala Divisi/Sekretaris Perusahaan,
bisa memberikan disposisi / instruksi langsung, kepada MS, FA, ASMAN, dan Staf
atau dinyatakan selesai

Di klik selesai jika hanya untuk diketahui sendiri, sebagaimana gambar dibawah :

No. SOP : 01/TIM AMS/SOP/2013 Rev. :0

Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 30 / 42
PT PLN (Persero)
Kantor Pusat

Jika di klik Selesai, maka tampilan sebagaimana gambar dibawah, kemudian klik OK :

Setelah di klik OK pada gambar diatas, tampilan sebagaimana gambar dibawah, jika
akan diberi catatan / keterangan, maka bisa diketik pada kolomnya kemudian klik
OK, tapi jika tanpa diberi catatan / keterangan maka langsung klik OK saja :

No. SOP : 01/TIM AMS/SOP/2013 Rev. :0

Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 31 / 42
PT PLN (Persero)
Kantor Pusat

Jika sudah diklik selesai dan atau tanpa ada catatan / keterangan, sebagaimana
gambar dibawah :

H. Mekanisme Pengelolaan Surat Keluar

Setelah proses pembuatan surat keluar ditandatangani / disahkan oleh pejabat
yang berwenang, proses selanjutnya dilakukan di AMS dan yang mempunyai
kewenangan hanya Sekretariat Umum.

I. Mekanisme Pengelolaan Nota Dinas Keluar Non Rahasia

Penciptaan / Pembuatan Nota Dinas sampai dengan disahkannya oleh Pejabat yang
berwenang masih dibuat diluar AMS.

Setelah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang baru data-data Nota Dinas di
entrykan pada AMS.

- Klik ND Baru, sebagaimana gambar dibawah

No. SOP : 01/TIM AMS/SOP/2013 Rev. :0

Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 32 / 42
PT PLN (Persero)
Kantor Pusat

Isikan Data Nota Dinas Pada Form, sebagaimana gambar dibawah

No Nota Dinas, isikan /KODE MASALAH/KODE JABATAN/TAHUN
(/432/MSYAN/2013 )
Tanggal, Klik Pada tanggal dan pilih
Dari, Isikan sesuai yang tandatangan di Nota Dinas,misalnya (DIRUT)
Kepada, Isikan tujuan Nota Dinas akan dikirim
Perihal, Isikan Perihal Nota Dinas
Lampiran, jika ada, klik pada kotak kecil terlebih dahulu
Permasalahan, Isikan Kode masalah yang sesuai ada di Nomor Nota Dinas
Sifat, jika diperlukan isikan Segera atau Amat Segera
Keterangan, diisi jika diperlukan

- Contoh Form Entry Nota Dinas yang sudah diisi, jika sudah OK, klik Submit,
sebagaimana gambar dibawah :

- Setelah di klik Submit seperti gambar diatas,

- maka nomor urut nota dinas muncul,
- dari nomor tersebut ketikkan ke hardcopy nota dinas,
- kemudian scan dalam format PDF, dan upload dengan klik brows,
- Isikan kepada sebegai tujuan kirim
- Klik Submit
- sebagaimana gambar dibawah :

No. SOP : 01/TIM AMS/SOP/2013 Rev. :0

Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 33 / 42
PT PLN (Persero)
Kantor Pusat

- Setelah di klik Submit, file arsip Nota Dinas No. 0003/432/MSYAN/2013

berpindah ke Sent, sebagaimana gambar dibawah :

- Sampai disini proses pembuatan dan pengiriman Nota Dinas selesai :

No. SOP : 01/TIM AMS/SOP/2013 Rev. :0

Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 34 / 42
PT PLN (Persero)
Kantor Pusat

J. Mekanisme Pengelolaan Nota Dinas Masuk Non Rahasia

Nota Dinas Masuk, setiap Nota Dinas yang baru diterima, masuknya di Inbox Nota
Dinas
- Sebagai contoh Nota Dinas No. 0003/432/MSYAN/2013 yang dikirim ke Wasis
Pramono, ditandai dengan :
- Di depan Inbox Nota Dinas, ada angka sejumlah Nota Dinas yang masuk /
diterima
- Dari, Perihal dan tanggal berwarna merah, karena belum dibaca
- sebagaimana gambar dibawah :

- Untuk mengetahui detail Nota Dinas No. 0003/432/MSYAN/2013, klik di

Nomor Nota Dinas, sedang untuk mengetahui isi Nota Dinas klik Download,
sebagaimana gambar dibawah :

No. SOP : 01/TIM AMS/SOP/2013 Rev. :0

Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 35 / 42
PT PLN (Persero)
Kantor Pusat

- Jika sudah terbaca klik tanda X, sebagaimana gambar dibawah :

- Jika akan melanjutkan/meneruskan Nota Dinas kepada tujuan yang lain, klik
lanjut
- Jika dianggap cukup klik selesai
- sebagaimana gambar dibawah :

No. SOP : 01/TIM AMS/SOP/2013 Rev. :0

Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 36 / 42
PT PLN (Persero)
Kantor Pusat

- Proses selanjutnya sama dengan Surat Masuk diatas.

K. Mekanisme Pengelolaan Surat Bentuk Khusus Non Rahasia

Surat bentuk Khusus tersebut penciptaannya / pembuatannya diluar AMS, sama
dengan Surat Keluar / Nota Dinas Keluar, sedang proses di AMS pada saat
pengambilan Nomor dan tanggal serta pengarsipan Softcopy, sedangkan yang
mempunyai kewenangan untuk Entry data hanya petugas Sekretariat Umum (Unit
Tata Usaha) adapun Surat bentuk Khusus yang ada di AMS, terdiri dari :

- MOU / Nota Kesepahaman

- Surat Perjanjian / SP
- Surat Perintah Kerja (SPK)
- Surat Kuasa ( SKu )
- Surat Tugas ( STg )

L. Mekanisme Pengelolaan Produk Hukum Non Rahasia

Produk Hukum tersebut penciptaannya / pembuatannya diluar AMS, sama dengan
Surat Bentuk Khusus, sedang proses di AMS pada saat pengambilan Nomor dan
tanggal serta pengarsipan Softcopy, sedangkan yang mempunyai kewenangan untuk
Entry data hanya petugas Sekretariat Umum (Unit Tata Usaha) adapun Produk
Hukum yang ada di AMS, terdiri dari :
- Keputusan (K)
- Edaran (E)
- Instruksi (I)
- Pengumuman (Pm)
- Pemberitahuan (Pt)
Produk Hukum yang diterbitkan sendiri oleh PLN Pusat, penomorannya mengambil
dari AMS.

M. Mekanisme Pengelolaan Informasi Kode Masalah

Info masalah berisikan Kode Masalah dan jadwal retensi arsip, sebagaimana gambar
dibawah :
- Manajemen
- Ketenagalistrikan
- Penelitian dan Pengembangan
- Pendidikan dan Pelatihan
- SDM dan Organisasi
- Keuangan
- Logistik

No. SOP : 01/TIM AMS/SOP/2013 Rev. :0

Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 37 / 42
PT PLN (Persero)
Kantor Pusat

N. Mekanisme Pengelolaan Informasi Daftar User

Info Daftar User adalah, berisikan daftar user / pemakai yang terlibat dalam AMS,
sebagaimana gambar dibawah :

No. SOP : 01/TIM AMS/SOP/2013 Rev. :0

Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 38 / 42
PT PLN (Persero)
Kantor Pusat

O. Mekanisme Pencarian Surat Masuk

- Klik SURAT MASUK secara default system menampilkan surat masuk untuk
rentang waktu 5 (lima) hari terkahir, entrykan Surat yang akan dicari, bisa
nomor surat, bisa kepada atau perihal kemudian klik Cari, sebagaimana
gambar dibawah :

- Hasilnya setelah di klik Cari, sebagaimana gambar dibawah :

No. SOP : 01/TIM AMS/SOP/2013 Rev. :0

Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 39 / 42
PT PLN (Persero)
Kantor Pusat

- Untuk pencarian yang rentangnya diluar default bisa di perlebar sesuai

keperluan, klik pada tanggal, dan pilih (tanggal, bulan, tahun), kemudian
entrykan surat yang dicari, bisa nomor surat, bisa kepada atau perihal,
kemudian klik Cari, sebagaimana gambar dibawah :

- Hasil setelah di klik Cari, sebagaimana gambar dibawah :

No. SOP : 01/TIM AMS/SOP/2013 Rev. :0

Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 40 / 42
PT PLN (Persero)
Kantor Pusat

CATATAN
Proses pengiriman Surat, pada prinsipnya sama seperti jika masih manual, yaitu Sekretariat
Pengirim ditujukan ke Sekretariat Penerima, sekretariat penerima yang selanjutnya
mendistribusikan ke tujuan Surat tanpa ada disposisi apapun.

Pengiriman menggunakan AMS, penyimpanan Arsip Hardcopy menjadi tanggung jawab

Sekretariat Pengirim sampai adanya penghapusan Arsip.

PROSES SCANNING

Sebelum di scan, Surat yang akan di Upload ke AMS Untuk didistribusikan harus dipastikan
bahwa bukan merupakan surat yang bersifat Rahasia.

Untuk menghindari kesalahan upload :

Agar dibuat folder khusus untuk penampungan sementara sebelum di upload ke AMS.

Penamaan File yang sudah discan agar mencerminkan / Sesuai Suratnya, misalnya di beri
nama file sesuai nomor suratnya, dsb.

Hasil scan yang sudah di upload ke AMS, agar filenya dihapus / didelete dari folder
penampungan sementara

Demikian buku petunjuk pengoperasian ini dibuat dengan harapan untuk lebih
memudahkan User dalam mengoperasikan AMS.

No. SOP : 01/TIM AMS/SOP/2013 Rev. :0

Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 41 / 42