BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Kearsipan adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa

penyusunan dokumen-dokumen secara sistematis sehingga bilamana diperlukan

lagi dokumen-dokumen tersebut dapat ditemukan secara cepat (Sugiarto dan

Wahyono, 2005:2). Sistem pengelolaan kearsipan yang baik dan benar sangat

diharapkan oleh setiap organisasi pemerintah maupun swasta baik secara

konvensional maupun digital dalam menunjang efektivitas kinerja serta

kelancaran administrasi perkantoran. Hal ini disebabkan arsip sangat berpengaruh

pada seluruh kegiatan yang berhubungan dengan pengelolaan terutama yang

berkaitan dengan data atau informasi, dan arsip menyimpan berbagai sumber

informasi penting bagi setiap kegiatan atau aktivitas kantor sehari-hari (Moekijat,

2002:75). Suatu kantor akan selalu membutuhkan bantuan data dan informasi

untuk menyelesaikan pekerjaan dan mengefektifkan manajemennya untuk dapat

mencapai tujuan-tujuan dengan baik. Informasi harus tersedia apabila diperlukan

masyarakat. Nilai informasi ditentukan oleh lima karakteristik antar lain ketelitian,

ketepatan waktu, kelengkapan, keringkasan dan kesesuaian.

Bentuk informasi tersebut dapat berupa catatan atau rekaman dari berbagai

aktivitas yang dilakukan oleh suatu organisasi.Informasi yang telah diperoleh

melalui arsip dapat menghindarkan kebocoran informasi, mencegah adanya

duplikasi pekerjaan, menghemat waktu, dan membantu mencapai efisiensi

1
 2

pekerjaan guna meningkatkan kualitas kantor dalam memberikan pelayanan

publik agar lebih baik (Sukoco, 2007:97). Oleh karenanya arsip harus disimpan

dan dikelola sebaik mungkin agar kegiatan kearsipan berjalan dengan lancar

sesuai dengan fungsi arsip sebagai ingatan, pusat informasi dan sumber sejarah.

Disisi lain, efektivitas pengelolaan kearsipan di setiap kantor dipengaruhi oleh

banyak faktor diantaranya kurang adanya kesadaran dari para pegawai, khususnya

pihak pimpinan kantor.

Mengingat begitu pentingnya manajemen penyimpanan arsip dalam suatu

kantor untuk meningkatkan pelayanan publik maka penulis tertarik untuk

melakukan Kuliah Kerja Praktek Lapangan (K2PL) dengan judulsebagai berikut:

Tata Kelola Kearsipan Bidang Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan

Olahraga Kabupaten Musi Rawas Utara.

1.2. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas mengenai Tatakelola Kearsipan penulis

dapat merumuskan beberapa masalah yang akan diteliti. Permasalahan tersebut

antara lain sebagai berikut:

1. Bagaimana Tatakelola Kearsipan Bidang Umum dan Kepegawaian Dinas

Pemuda dan Olahraga Kabupaten Musi Rawas Utara?

2. Apa sajakah yang menjadi kendala penataan arsip di Kecamatan Gayungan

Kota Surabaya?
 3

1.3. Tujuan dan Manfaat

1.3.1. Tujuan

Untuk mengetahui pelaksanaan kegiatan kearsipan yang dilakukan oleh

sebuah perusahaan/ instansi serta dapat menambah ilmu pengetahuan dalam

bidang sistem pengelolaan arsip yang baik.

1.3.2. Manfaat

a) Bagi Penulis

Memberikan masukan untuk mengetahui lebih jauh mengenai sistem

pengelolaan arsip melalui kegiatan penelitian.

b) Bagi Mahasiswa

Sebagai bahan informasi yang diharapkan dapat bermanfaat untuk

penelitian selanjutnya dan memberikan masukan sehingga dapat menerapkan

perpaduan antara praktik dan teoritis yang didapat di bangku perkuliahan

khususnya bagi mahasiswa Manajemen Perkantoran.

c) Bagi Perguruan Tinggi

Sebagai bahan masukan serta menambah referensi tentang sistem

pengelolaan arsip.