LAMPIRAN : PERATURAN DIREKTUR

RUMAH SAKIT PANTI WALUYO PURWOREJO

NOMOR : 011/PR-Per.Dir/I/2015
TENTANG PANDUAN PENGUMPULAN DATA, VALIDASI
DAN ANALISA DATA

PANDUAN
PENGUMPULAN DATA, VALIDASI DAN ANALISA DATA

BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Terdapat dua hal utama yang mempengaruhi kualitas data hasil pengumpulan yaitu,
kualitas instrumen penelitian dan kualitas pengumpulan data. Kualitas instrumen penelitian
berkenaan dengan validitas dan reliabilitas instrumen dan kualitas pengumpulan data
berkenaan dengan ketepatan cara-cara yang digunakan untuk mengumpulkan data. Oleh
karena itu instrumen yang telah teruji validitas dan reliabilitasnya, belum tentu dapat
menghasilkan data yang valid atau reliabel, apabila instrumen tersebut tidak digunakan
secara tepat dalam pengumpulan datanya. Untuk mengetahui bagaimana teknik
pengumpulan data kuantitatif dan kualitatif maka akan diuraikan pada pembahasan
selanjutnya.
Langkah pengumpulan data adalah satu tahap yang sangat menentukan terhadap
proses dan hasil penelitian yang akan dilaksanakan tersebut. Kesalahan dalam
melaksanakan pengumpulan data dalam satu penelitian, akan berakibat langsung terhadap
proses dan hasil suatu penelitian.
Kegiatan pengumpulan data pada prinsipnya merupakan kegiatan penggunaan
metode dan instrumen yang telah ditentukan dan diuji validitas dan reliabilitasnya. Secara
sederhana, pengumpulan data diartikan sebagai proses atau kegiatan yang dilakukan
peneliti untuk mengungkap atau menjaring berbagai fenomena, informasi atau kondisi
lokasi penelitian sesuai dengan lingkup penelitian. Dalam prakteknya, pengumpulan data
ada yang dilaksanakan melalui pendekatan penelitian kuantitatif dan kualitatif. Dengan
kondisi tersebut, pengertian pengumpulan data diartikan juga sebagai proses yang
 menggambarkan proses pengumpulan data yang dilaksanakan dalam penelitian kuantitatif
dan penelitian kualitatif.
Pengumpulan data, dapat dimaknai juga sebagai kegiatan peneliti dalam upaya
mengumpulkan sejumlah data lapangan yang diperlukan untuk menjawab pertanyaan
penelitian (untuk penelitian kualitatif), atau menguji hipotesis (untuk penelitian
kuantitatif).
Merujuk pada pengertian di atas, betapa pentingnya pengumpulan data dalam proses
penelitian. Tanpa data lapangan, proses analisis data dan kesimpulan hasil penelitian, tidak
dapat dilaksanakan. Ada perbedaan yang cukup mendasar mengenai pengumpulan data
dalam penelitian kuantitatif dan kualitatif. Oleh karena itu, membahas pengertian
pengumpulan data tidak hanya pada pemahaman pengertiannya saja, akan tetapi perlu
dipahami juga, bagaimana pengumpulan data dalam penelitian kuantitatif dan kualitatif.
Pengumpulan data dalam penelitian kuantitatif dalam pelaksanaannya tidak mesti harus
langsung oleh peneliti, akan tetapi dapat dilakukan melalui pihak lain yang dipandang
mampu atau kompeten dalam melaksanakan pengumpulan data. Atas dasar tersebut, maka
instrumen penelitian yang akan digunakan, harus memenuhi syarat-syarat instrumen
pengumpulan data.
Rumah Sakit Panti Waluyo Purworejo berupaya untuk mengumpulkan, menganalisa
dan melakukan verifikasi data untuk mengukur pencapaian kinerja proses pelayan.
Pengumpulan data indikator mutu adalah, hasil pengukuran pencapaian target sasara mutu
masing-masing Gugus tugas di RS Panti Waluyo Purworejo.Validasi data adalah proses
tindakan pembuktian kebenaran atas data, bahwa suatu proses/metode dapat memberikan
hasil yang konsisten sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan dan terdokumentasi
dengan baik.

B. Tujuan Panduan
1. Tujuan Umum
Sebagai pedoman dalam pengumpulan data, verifikasi, analisa dan publikasi hasil
pengukuran hasil indikator mutu dan indikator kunci.
2. Tujuan Khusus
 1) Sebagai panduan pengumpuln data indiaktor mutu dari gugus tugas di RS Panti
waluyo Purworejo.
2) Menetukan kriteria data dan validasi data yang dikumpulkan oleh pengumpul
data;
3) Sebagai acuan untuk melakukan pengolahan, publikasi data, pencatatan dan
pelaporan data indikator mutu di gugus tugas.

C. Ruang Lingkup
1. Panduan ini diterapkan kepada seluruh kegiatan yang terkait dengan Pengukuran dan
Validasi data di Rumah Sakit Panti Waluyo Purworejo.
2. Pelaksana Pedoman ini adalah seluruh Petugas (Kepala Seksi dan Koordinator di
Gugus Tugas) yang bertugas mengumpulkan data ke Komite Mutu.

D. Kebijakan
1. Setiap data indikator mutu harus di kumpulkan dan diverifikasi oleh Komite Mutu.
2. Setiap data yang yang sudah terkumpul di Komite Mutu harus dilakukan Validasi data
oleh Komite Mutu.
3. Setiap terjadi perubahan data harus dilakukan validasi dan verifikasi oleh Komite
Mutu
4. Setiap hasil analisa data indikator mutu harus dibuat laporan dan evaluasi atas
ketidaksesuaian antara target dengan pencapaian dan dilaporkan kepada Direktur.

E. Tugas dan Tanggung Jawab

1. Kepala Seksi dan Koordinator
Bertugas dan bertanggungjawab untuk melakukan pengumpulan data indikator mutu
ke Komite Mutu dilakukan setiap tanggal 5 bulan berikutnya atau disesuaiakan dengan
target waktu dalam profil indiktaor mutu unit.
2. Sekretaris Komite Mutu
Menerima laporan Indikator Kunci dan Indikator Mutu, menyusun dalam bentuk
urutan data untuk selanjutnya digunakan sebagai sarana melakukan verifikasi dan
validasi data unit.
3. Ketua Komite Mutu
a) Bertugas dan bertanggungjawab atas analisa data, evaluasi data yang sudah
terkumpul untuk disampaiakn kepada Direktur dan Pengurus Yakkum.
b) Ketua Komite Mutu bertanggungjawab atas proses evaluasi dan publikasi data,
validitas data.
c) Menyusun RCA jika terjadi Kejadian Tidak Diharapkan dalam proses
pelayanan.
4. Direktur
a) Bersama dengan Ketua Komite mutu secara bersama-sama menentukan area
klinik, Manajerial dan Sasaran Keselamatan Pasien dan menyusun program mutu.
b) Bertanggungjawab untuk memberikan laporan kepada Pengurus Yakkum sebagai
Pemilik serta melakukan pembahasan masalah yang terjadi dalam proses
pelayanan serta melakukan evaluasi hasil analisa secara periodik.

5. Pengurus Yakkum
a) Menetapkan Indikator Mutu yang sudah disusun di Unit Kerja Yakkum.
b) Memberikan umpan balik atas laporan dari Unit Kerja Yakkum
 BAB II
RUANG LINGKUP KEGIATAN

A. Pengumpulan Data Indiakator Mutu Rumah Sakit Panti Waluyo Purworejo

B. Verifikasi Data Indikator Mutu Rumah Sakit Panti Panti Waluyo Purworejo
C. Validasi Data Indikator Mutu Rumah Sakit Panti Waluyo Purworejo
D. Analisas Data Indikator Mutu Rumah Sakit Panti Waluyo Purworejo
E. Pelaporan Data Rumah Sakit Panti Waluyo Purworejo
F. Publikasi Data Indikator Mutu Rumah Sakit Panti Waluyo Purworejo
G. Proses PDSA Rumah Sakit Panti Waluyo Purworejo
 BAB III
TATA LAKSANA KEGIATAN

A. Pengumpulan Data Indikator Mutu

1. Data yang dikumpulkan dari gugus tugas harus memenuhi kriteria kritis (data kasus,
catatan mutu)
2. Data pengukuran indikator mutu dikumpulkan ke Ketua Komite Mutu setiap tanggal 5
bulan berjalan.
3. Data pengukuran indikator mutu dikumpulkan dalam bentuk cetak (hard copy)
4. Data pengukuran indikator mutu dikumpulkan oleh Kepala Gugus Tugas atau staf yang
ditunjuk oleh Kepala gugus tugas.
5. Data pengukuran indikator mutu yang dikumpulkan ke Ketua Komite Mutu di tanda
tangani oleh Kepala Gugus Tugas dan Kepala Bagian.
6. Data indikator mutu yang sudah terkumpul ke Ketua Komite Mutu akan diberikan bukti
berupa tanda tangan pengesahan pada dokumen.
7. Data indikator mutu yang dipilih untuk dilakukan validasi dikumpulkan kepada Komite
Mutu oleh orang yang berbeda.
8. Pengumpulan data indikator mutu dilakukan dengan sensus dan sampling;
9. Khusus data yang menyangkut individu harus dikumpulkan dengan cara sensus (misalnya
untuk mengetahui jumlah rata-rata kunjungan pasien rawat inap, jumlah penderita suatu
penyakit dalam satu periode) dengan data yang kurang populasinya kurang dari 50
sampel/ responden.
10. Data yang jumlah populasinya lebih dari 100 harus dilakukan random sampling untuk
mendapatkan data yang sah.
11. Sampling acak sederhana (simple random sampling)
a. Sampling acak sederhana adalah proses sampling yang memenuhi persyaratan
bahwa setiap unit analisis yang ada dalam populasi mempunyai peluang yang
sama untuk terpilih ke dalam sampel.
b. Jika ukuran populasi N, maka setiap unit populasi mempunyai peluang 1/N untuk
terpilih ke dalam sampel.
 c. Sampling acak sederhana merupakan dasar dari sampling lainnya, tetapi
penggunaannya terbatas sekali, terutama dalam penelitian survei yang ruang
lingkupnya luas.
d. Sampling acak sederhana dapat digunakan jika peneliti berhadapan dengan
populasi yang relatif homogen dan kerangka harus lengkap dan tersedia.
12. Sampling acak stratifikasi (stratified random sampling)
a. Dilakukan dalam keadaan populasi yang sangat heterogen sehingga populasi
dibagi ke dalam sub populasi (strata).
b. Tujuan stratifikasi membentuk strata yang keadaannya relatif homogen sehingga
tujuan utama memperoleh hasil analisis yang mempunyai presisi tinggi dapat
tercapai.
c. Variabel stratifikasi yang digunakan adalah variabel yang erat hubungannya
dengan variabel yang sedang diteliti.
13. Sampling klaster (cluster sampling)
a. Unit analisis merupakan sebuah kesatuan yang karakteristiknya akan diukur.
b. Unit analisis bisa merupakan sebuah kesatuan yang berdiri sendiri (tidak dapat
dibagi-bagi).
c. Berlawanan dengan pembentukan strata, klaster dibentuk dengan tujuan
memperoleh keadaan se-heterogen mungkin.
d. Jika dalam klaster keadaan heterogen, klaster menjadi homogen.
e. Bila pembentukan klaster seperti ini dapat tercapai, maka banyaknya klaster yang
digunakan untuk menentukan sampel penelitian cukup 2 buah saja karena
homogen.
f. Dalam prakteknya di lapangan, klaster yang biasa diambil adalah daerah
administratif seperti RT, RW, kelurahan, kecamatan, dan lain-lain. Akibat
pembentukan klaster seperti ini maka keadaaan di dalam klaster relatif heterogen
dan antar klaster relatif homogen. Oleh karena itu, disarankan melakukan
pembentukan klaster menggunakan daerah administrative. (misalnya untuk
mengetahui jumlah pasien dari suatu daerah)
14. Indikator mutu yang menggunakan percentase digunakan apabila populasi yang diukur
lebih dari 100 orang/ sampel. Misalnya untuk mengukur indeks kepuasan pelanggan.
 15. Pencentile (1/1.000.000 atau 0/oo) digunakan untuk kejadian atau insiden yang sangat
kecil misalnya (angka sentinel yang terjadi di suatu ruang)
16. Angka biasa digunakan untuk kejadian atau insiden yang terjadi dalam rentang waktu
yang lama (jarang terjadi) misalnya , angka pasien jatuh, angka inos, angka dekubitus,
angka ilo, ili, isk.

B. Verifikasi Indikator Mutu

1. Verifikasi data dilakukan oleh komite mutu bersama orang yang ditunjuk oleh gugus
tugas untuk melakukan pengumpulan data.
2. Verifikasi data dilakukan oleh orang lain dalam gugus tugas tersebut untuk menjamin
validitas data yang dikumpulkan.
3. Mencatat data di gugus tugas yang menghasilkan catatan lapangan.
4. Melakukan penandaan tertentu agar sumber datanya tetap dapat ditelusuri,
5. Mengumpulkan, memilah-milah, mengklasifikasikan, mensintesiskan, membuat
ikhtisar dan membuat indeksnya,

C. Validasi Indikator Mutu

1. Validasi data indikator mutu dilakukan oleh Ketua Komite Mutu bersama dengan
Kepala Gugus Tugas
2. Validasi data sasaaran mutu di selenggarakan dalam forum khusus yaitu Rapat
Tinjauan Manajemen yang diselenggarakan setiap 3 bulan sekali.
3. Validasi data bisa menggunakan metodologi :
Prospective validation, digunakan untuk proses baru, sebelum memenuhi
spesifikasi yang dipersyaratkan atau pada saat uji coba.
Concurrent Validation, digunakan untuk data yang sudah tervalidasi tetapi akan
ditentukan beberapa parameter yang baru.
Retrospective Validation, digunakan untuk established data dengan mengevaluasi
proses berdasarkan historis data-data proses, testing dan control validasi ini
dilakukan sebelum Prospective validation.
4. Pengukuran validitas dan reliabilitas mutlak dilakukan, karena jika instrument yang
digunakan sudah tidak valid dan reliable maka dipastikan hasil penelitiannya pun
tidak akan valid dan reliable.
5. Data indikator mutu yang valid, artinya bila terdapat kesamaan antara data yang
terkumpul dengan data yang sesungguhnya terjadi pada objek yang diteliti. Misalnya
jika objek berwarna merah, sedangkan data yang terkumpul berwarna putih maka
hasil data tersebut tidak valid sehingga perlu dilakukan uji ulang.
6. Data indikator mutu yang reliable bila terdapat kesamaan data dalam waktu yang
berbeda. Kalau dalam objek kemarin berwarna merah, maka sekarang dan besok
tetap berwarna merah.
7. Data indikator mutu yang dipilih untuk dilakukan validasi dikumpulkan oleh orang
yang kedua dari unit tertentu dan dilakukan dalam periode yang sama.
8. Sample data yang dipilih dari unit tertentu yang akan dilakukan validasi data harus
valid secara Mutu melakukan Perbandingan data asli dengan hasil data yang diambil
oleh orang kedua.
9. Hasil sample data yang dilakukan oleh orang pertama dan kedua bisa terjadi
kesamaan atau perbedaan secara signifikan.
10. Hasil data yang mengalami perbedaan secara signifikan atau ada perbedaan akurasi
dilakukan pengukuran data ulang dengan rumus akurasi sebagai berikut: jumlah
temuan yang berbeda dibagi total sample yang ada dikalikan 100%. Dengan rumus
akurasi

Selisih Jumlah Temuan Peneliti 1 dan 2

- - x 100%
Total sampel

11. Data akurat/ valid jika hasil ketidak akurasian data tidak melebihi dari 10 %.
12. Ketidakakurasian data melebiihi 10 %, harus dilakukan corrective action,
kemudian di implementasikan kepada unit terkait, setelah corrective action
dilakukan.
 13. Data dari sasaran mutu, setelah corrective action dilakukan pengukuran Frekuensi
analisa data oleh unit.
14. Validasi data dilakukan oleh orang berbeda/ selain orang yang melakukan sampling
terhadap satu populasi.
15. Data yang tidak memenuhi validitas akan dikembalikan kepada Kepala Gustu untuk
dilakukan pengukuran ulang.
16. Data yang terkumpul dan tervalidasi akan menjadi data base RS Panti Waluyo
Purworejo

D. Analisa Data
1. Ketua Komite Mutu melakukan analisa data indikator mutu dengan menggunakan metode
statistik dan kerangka terori yang dapat dipertanggungjawabkan secara ilmiah.
2. Data yang disajikan oleh Ketua Komite Mutu merupakan hasil analisa yang
komprehensif, terukur dan valid.
3. Direktur menentukan frekuensi analisa data indikator mutu corrective action, Jika
datanya sedikit bisa dilakukan 3 bulan sekali dan jika datanya banyak harus dilakukan
sebulan sekali. Akan tetapi jika datanya dianggap sangat penting maka bisa dilakukan
seminggu sekali.
4. Komite mutu menampilkan data hasil analisa setelah corrective action, dengan
menggunakan data statistic deskriptif pada tinjauan manajerial.
5. Komite Mutu melaporkan hasil analisa data corrective action kepada Direktur Rumah
Sakit untuk mendapatkan legalitas sesuai dengan tujuan validasi data terutama untuk
kepentingan publikasi pimpinan rumah sakit memastikan reliabilitas data.
6. Komite Mutu melakukan proses benchmarking secara internal dan eksternal

E. Pelaporan dan Evaluasi

1. Data Indikator mutu yang akan dilaporkan dalam RTM harus mendapatkan
persetujuan dari Direktur.
2. Persetujuan Direktur atas data yang akan dilaporkan dalam RTM dibuktikan dengan
Tanda tangan Direktur / Cap Direktur pada Form Laporan Sasaran Mutu,
 3. Komite Mutu melakukan pelaporan hasil Pengukuran, Validasi dan Analisa data dalam
Rapat Tinjauan Manajemen.
4. Pelaporan hasil Analisa Data Indikator mutu dihadiri oleh seluruh pejabat struktural
.(Direktu sampai Kepala Pelaksana Harian).
5. Pelaporan Data Hasil Indikator mutu dalam RTM harus ditampilkan dengan
menggunakan presentasi.
6. Untuk memudahkan pemahaman audiens, presentasi harus menggunakan grafik, dan
gambar.
7. Form Pelaporan Indiaktor Mutu RS Panti Waluyo Purworejo

No Judul Indikator Formula Data Grafik

1 -tuliskan judul Tuliskan formula Isi data Buat grafik
inidikator mutu- indikator mutu pencapaian dengan
dibandingkan
dengan target

H. Publikasi Data Indikator Mutu Rumah Sakit Panti Waluyo Purworejo

1. Publikasi data indikator mutu yang akan dipublikasikan harus divalidasi
kebenarannya.
2. Validasi dilakukan oleh Komite Mutu bersama dengan Penanggung jawab data
(Gustu/ Unit)
3. Publikasi Data Indikator Mutu dilakukan melalaui :
a) Publikasi internal dengan menggunakan surat edaran, leaflet atau memo internal.
b) Publikasi eksternal menggunakan data cetak atau elektronik (e-mail dan web).
4. Petugas Humas dan Marketing bertanggungjawab atas terdistribusinya informasi
publikasi tersebut.

I. Proses PDSA Rumah Sakit Panti Waluyo Purworejo

1. Planning (P)
a) Kenali serta Pahami suatu Kesempatan dan Rencanakan Perubahan.
b) Gunakan beberapa tools yang berguna seperti Drill Down, Cause and Effect
Diagram, dan 5 Whys untuk membantu menemukan akar dari permasalahan.
 c) Setelah berhasil mengidentifikasi, petakan memetakan proses tersebut.
d) Selanjutnya akan dapat menggambarkan semua informasi lain yang diperlukan
untuk membantu dalam mencari solusi.
2. Do (D)
Uji sebuah Perubahan dengan model kasus Sederhana. Fase ini memiliki beberapa
aktifitas diantaranya :
a) Menemukan solusi yang memungkinkan
b) Memilih solusi terbaik. (dapat menggunakan teknik Impact Analysis)
c) Mengimplementasikan solusi sementara pada contoh kasus berskala kecil
terlebih dahulu (trial)
d) Pada tahap ini, tindakan belum terimplementasi secara penuh, implementasi
maksimal terjadi pada tahap Act.

3. Study (S).
a) Pelajari evaluasi dari proses uji coba solusi yang diusulkan
b) Analisa hasilnya dan Identifikasikan Pelajaran yang didapat.
c) Pada fasa ini akan diukur seberapa efektif solusi sementara yang telah dipilih.
d) Perlu mengumpulkan informasi dari segala pihak yang terkait untuk bersama-
sama membuat agar solusi tersebut lebih baik lagi.
e) Jika masih belum terlihat hasil yang jelas, dapat dicoba untuk mengulangi tahap
Do untuk kembali dipelajari.
f) Setelah hasil yang dicapai memuaskan maka baru bisa menuju ke tahap
berikutnya (final).

4. Action (A)
a) Lakukan Tindakan yang diambil berdasar hasil Studi Kasus Sederhana tadi
b) Jika ternyata perubahan tidak berhasil, lakukan pengulangan dengan Rencana
berbeda
c) Jika berhasil, gunakan hasil tersebut untuk suatu rencana baru
 Siklus PDSA tidak hanya sampai pada proses tersebut, tetapi PDSA sebagai bentuk
inisiasi dari peningkatan berkelanjutan, maka dapat mengulangi siklus ini dengan
kembali pada tahap awal (Plan) dan mengulang semua tahap ini secara berurutan agar
system mencapai kestabilan dan mengalami peningkatan secara terus menerus.
BAB IV
DOKUMENTASI

1. Pecatatan Indikator Mutu dilakukan oleh masing-masing Kepala Seksi atau Koordinator di
Gugus Tugas/ Unit.
2. Pencatatan menggunakan form yang sudah disediakanan (Form) Profil Indikator mutu.
3. Profil Indikator Mutu yang sudah terisi diverifikasi dan di Validasi oleh Komite Mutu atau
orang yang ditunjuk untuk bertanggungjawab.
4. Komite mutu menerima laporan Indikator Mutu dari Gustu, Ketua Komite Mutu dan
Kepala seksi seiap tanggal 5.
5. Profil Indikator mutu di buat sebagai berikut:
1. Judul Indikator :
2. Definisi Operasional :
3. Bagian/Unit :
4. Person In Charge :
5. Kebijakan Mutu :
6. Rasionalisasi :
7. Formula Kalkulasi :
8. Numerator :
9. Denominator :
10. Kriteria inklusi :
11. Kriteria Eksklusi :
12. Metodologi Pengumpulan data :
13. Tipe Pengukuran :
14. Sumber Data :
15. Waktu Pelaporan :
16. Frekuensi Pelaporan :
17. Target Kinerja :
18. Jumlah Sampel :
19. Area Monitoring :
20. Rencana Komunikasi ke staf :
21. Referensi :
6. Pemantauan dari Gustu menggunakan formulir sebagai berikut :
Indikator

Frekuens
Operasio
Formula
Definisi

tercapai
Sumber

Target
Lapor
Area

Tipe
data
No

nal

si
1
2
dst
Catatan: dibuat Landscape

7. Tindak lanjut indikator mutu menggunakan mutu

No Jenis Penjelasan Identifikasi Penyelesaian Target PIC
Ketidaksesuaian Ketidaksesuaian Akar Masalah Waktu
MAsalah
1.
2.
3.

8. Pelaporan :
a. Komite mutu bertanggungjawab atas pelaporan kepada Direktur dalam bentuk
laporan tertulis setiap bulan.
b. Komite Mutu Melalui Direktur melaporkan hasil Pencapaian Indikator Mutu dan
Indikator Kunci kepada Pengurus Yakkum setiap 3 bulan sekali.
 BAB V
MONITORING DAN EVALUASI

1. Seluruh jajaran Manajemen RS Panti Waluyo Purworejo secara berkala melakukan

monitoring dan evaluasi Pencapaian Indikator Mutu yang dilaksanakan oleh Komite Mutu
RS Panti Waluyo.
2. Komite Mutu dan Komite Keselamatan Pasien serta Komite PPI RS Panti Waluyo
Purworejo secara berkala (paling lama 2 tahun) melakukan evaluasi secara bersama dan
melakukan benchmarking ke rumah sakit lain untuk memantau kinerja Indikator Mutu
yang sudah ditetapkan.

Direktur,

Dr. Regowo, M.Kes