FASE
Deteccin:Este es el principio de toda No Conformidad,
la deteccin. Una vez identificada, se debe redactar de forma que
incluya tres partes bsicas: la evidencia, que demuestra que est mal
o no se ha obtenido el resultado esperado; el documento del sistema,
que indica cmo se debe hacer con referencia, si la hay, a los
registros; y el punto de la norma de referencia. En la No
conformidad tambin se debe indicar la fecha y la persona que lo ha
detectado.
Anlisis del Efecto:Se comprueba que efecto ha tenido y se acta
sobre ste para repararlo. A este tipo de acciones se les
llama Acciones Reparadoras y suelen ser inmediatas. Se les
puede asignar un responsable y un plazo.
Anlisis de la Causa:Se comprueba cules son las causas que han
motivado esa No Conformidad. Para realizar este anlisis hay
muchas tcnicas (Ishikawa, Pareto, etc), pero lo importante es
identificar todas aquellas que hayan podido tener una relacin con la
No Conformidad. Despus, se analizan y se determina cules de
estas causas son las que han tenido una relacin ms directa con la
No Conformidad.
Accin Correctiva:Es la accin que se emprende para actuar sobre
las causas que han tenido una relacin ms directa sobre la No
Conformidad. Como pueden ser varias, se pueden emprender varias
acciones correctivas para una misma No Conformidad. Se deben
asignar responsables y plazos.
Acciones Preventivas:Para no desaprovechar la identificacin de
las causas, se pueden establecer acciones de mejora sobre las
causas que no han tenido una relacin tan directa con la No
Conformidad. Se deben asignar responsables y plazos.
EJEMPLO
13/04/2013 No se ha realizado el simulacro semestral de la delegacin
DL5 establecido en el PG.07.02 en contra del punto de la norma ISO
14001 4.4.7. y OHSAS 4.4.7. Lo detecta el Auditor Interno.
Efecto: Sin prueba peridica semestralAccin Reparadora: 15/04/2013
Se ha realizar el simulacro. Responsable de la Delegacin.
Causas:
1.Al responsable de la delegacin se le haba pasado por carga de trabajo
elevada.
2.El Director de Sistemas no tiene obligacin de revisar los simulacros.
3.Tanto ISO 14001 como OHSAS 18001 indican que se deben realizar
pruebas peridicas cuando sea factible.
Causas con relacin directa: la primera y la segunda.
Accin Correctiva:
1.Rebajar la carga de otros trabajos al Responsable de la Delegacin de
forma que se le permita llevar adecuadamente el Sistema de Gestin.
Si esto no es posible, delegar algunas de las funciones de esta persona
en personal de la oficina. Responsable: Director de Sistemas. Plazo: 1
mes.
2.Establecer un sistema por el cual el Director de Sistemas revise
peridicamente la realizacin de los simulacros. Responsable: Director
de Sistemas. Plazo: 1 mes.
Accin Preventiva sobre la tercera causa:Establecer en el Sistema de
Gestin las situaciones de emergencias en las cuales no es factible
realizar un simulacro. Para este tipo de situaciones proponer un sistema
mediante Check List que permita comprobar la correcta actuacin segn
el Procedimiento PG.07.02. Responsable: Director de Sistemas. Plazo: 3
meses.

Seguimiento de las acciones emprendidas:Se debe indicar
la evolucin de las medidas propuestas (acciones correctivas y
preventivas), incluyendo las personas que las estn realizando y las
fechas de estas acciones implantadas.
Verificacin de la Eficacia y Cierre:En este punto se trata
de determinar si cada una de las acciones propuestas ha sido eficaz,
es decir, ha obtenido el resultado esperado y se ha
eliminado/controlado esa causa de la No Conformidad. Se debe
indicar el responsable que establece dicha eficacia y la
fecha.Cuando la accin ha sido eficaz, se procede a su cierre,
indicando que ha sido eficaz, la persona que hace dicho cierre y la
fecha.
Si la accin no ha sido eficaz, se debe indicar la No Conformidad
que se ha abierto. Despus, se procede a su cierre, indicando que
NO ha sido eficaz, la persona que hace dicho cierre y la fecha. En
esta nueva No Conformidad se deber realizar un nuevo estudio de
las causas, tomando como informacin de partida las causas y
acciones ya identificadas e implantadas.
Seguimiento:
1.10/05/2013 El Departamento de Gestin de Sistemas de la Central va a
asumir parte de las funciones de los responsables de delegacin segn
el Organigrama Revisin: 8 del 05/05/2013.
2.10/05/2013 El Director de Sistemas revisar mensualmente el
cumplimiento de los plazos para la realizacin de los simulacros segn
el nuevo registro RPG.07.02d Planificacin de Simulacros por
delegacin
3.09/07/2013 El Director de Sistema ha revisado el Plan General de
Emergencias y se ha establecido que para las situaciones relativas a
catstrofes naturales (terremotos, inundaciones, etc) y atentados
terroristas, no es factible la realizacin de un simulacro. Por este
motivo, cuando se realicen simulacros que incluyan situaciones de
evacuacin, se comprobar el procedimiento de emergencias segn el
nuevo Chek List RPG.07.02e que permite la revisin de forma terica
de las situaciones de catstrofes naturales y atentados.
Verificaciones y cierre:
1. 15/05/2013 Desde que el Departamento de Gestin de Sistemas de la
Central ha asumido las nuevas competencias, no se han producido No
Conformidades relativas a planificacin de situaciones de
emergencias, pero si se han producido en cuanto a identificacin de
estas situaciones en las nuevas obras contratadas. ACCIN NO
EFICAZ, se relaciona con Informe de No Conformidad INC 21Dl3 e
INC 31Dl6. Director de Sistemas. Fecha de cierre: 15/05/2013.
2. 15/05/2013 El Director de Sistemas ya ha comprobado que se estn
cumpliendo los plazos para la realizacin de los simulacros de las siete
delegaciones. ACCIN EFICAZ. Director de Sistemas. Fecha de
cierre:15/06/2013.
3. 17/07/2013 En los cinco simulacros que han incluido evacuaciones, se
ha comprobado mediante el Check List RPG.07.02e la correcta
preparacin antes las situaciones de emergencias provocadas por
catstrofes naturales y atentados. Director de Sistemas. Fecha de
cierre: 17/09/2013.