Anda di halaman 1dari 129
LAPORAN PROGRAM SANDARAN NPQEL AMBILAN 1/2017 PROGRAM PENGURUSAN E-DOKUMEN “ DMYS 1STOP DOCUMENT CENTER” ZULKURNAIN

LAPORAN PROGRAM SANDARAN NPQEL

AMBILAN 1/2017

PROGRAM

PENGURUSAN E-DOKUMEN

“ DMYS 1STOP DOCUMENT CENTER”

ZULKURNAIN BIN ABDUL RAHMAN

700916-71-5055

SMBE1

PENSYARAH PENYELIA :

EN EKHWAN BIN SITAM

LAPORAN PROGRAM SANDARAN DISERAHKAN KEPADA INSTITUT AMINUDDIN BAKI SEBAGAI MEMENUHI SEBAHAGIAN DARIPADA KEPERLUAN PROGRAM KELAYAKAN PROFESIONAL PEMIMPIN PENDIDIKAN KEBANGSAAN ( NPQEL )

PENGAKUAN

Saya mengakui karya ini adalah hasil kerja saya sendiri kecuali nukilan- nukilan dan ringkasan-ringkasan yang setiap satunya dinyatakan sumbernya.

02 Mei 2017

ZULKURNAIN BIN ABDUL RAHMAN

Saya mengesahkan bahawa peserta ini telah melaksanakan Projek Sandaran seperti pengakuan di atas.

22 Jun 2017

ii

ABSTRAK

Laporan Program Sandaran yang disediakan ini adalah hasil pemerhatian, temu bual, soal selidik, analisis rekod dan dokumen yang diperoleh dari Sekolah Menengah Kebangsaan Dato’ Mohd Yunos Sulaiman. Laporan kajian ini memuatkan tentang maklumat sekolah merangkumi sejarah sekolah, visi dan misi serta data dan statistik sekolah yang berkaitan. Laporan juga mengandungi huraian projek yang dipilih sebagai projek sandaran iaitu Projek Pengurusan e-Dokumen yang diberi nama DMYS 1Stop Document Center. Projek ini berfokus kepada pengurusan dokumentasi secara berpusat menerusi aplikasi VLE Frog. Projek ini digunakan sebagai salah satu tempat penyimpanan dokumentasi seperti kertas kerja dan laporan serta mensasarkan kepada semua guru yang terlibat dalam penganjuran, penglibatan setiap program atau aktiviti yang dilakukan. Selain itu laporan sandaran ini juga turut menumpukan gaya kepimpinan dan pengurusan Pengetua SMK Dato’ Mohd Yunos Sulaiman.

iii

PENGHARGAAN

Dengan nama Allah Yang Maha Pemurah Lagi Maha Penyayang

Setinggi-tinggi kesyukuran dipanjatkan ke hadrat Allah S.W.T di atas limpah dan rahmat-Nya menganugerahkan rezeki dan kesihatan kepada saya untuk menyempurnakan tugasan sandaran ini dan selawat serta salam ke atas junjungan besar Nabi Muhammad S.A.W, para sahabat dan keluarga baginda.

Sekalung penghargaan dan ucapan terima kasih ditujukan kepada Tuan Hj Khiru Nasir bin Rohani, Pengetua SMK Dato’ Mohd Yunos Sulaiman yang telah banyak memberi bimbingan, latihan, nasihat dan tunjuk ajar. Selain itu penghargaan juga ditujukan kepada seluruh warga guru SMK Dato’ Mohd Yunos Sulaiman yang sudi memberikan kerjasama sepanjang tempoh sandaran ini. Hanya Allah yang mampu membalasnya.

Ucapan terima kasih dan penghargaan juga ditujukan khas kepada En. Ekhwan bin Sitam selaku pensyarah penyelia yang sudi memberi bimbingan dan tunjuk ajar sehingga Laporan Program Sandaran ini dapat disediakan dengan sempurna.

Tidak lupa juga ucapan terima kasih kepada keluarga tersayang, rakan- rakan seperjuangan yang sentiasa memberi sokongan, dorongan dan semangat untuk saya menjalani kursus ini. Sesungguhnya kejayaan ini milik kita bersama.

Sekian, terima kasih

ZULKURNAIN BIN ABDUL RAHMAN SMBE1 NPQEL 1/2017 22 Jun 2017

iv

Kandungan Laporan Program Sandaran

Perkara

Halaman

Pengakuan

i

Penghargaan

ii

Abstrak

iii

Isi Kandungan

iv

Senarai Jadual

v

Senarai Rajah

vi

Senarai Gambar

vii

BAB 1

PROFIL SEKOLAH

1.1

Latar Belakang Sekolah

1.1.1 Sejarah Sekolah

1

1.1.2 Visi dan Misi

3

1.1.3 Objektif

3

1.1.4 Falsafah dan Nilai

3

1.1.5 Piagam Pelanggan

4

1.1.6 Lencana Sekolah

4

1.1.7 Moto Sekolah

5

1.1.8 Lagu Sekolah

5

1.1.9 Struktur Organisasi

6

1.1.10 Lokasi Sekolah

7

1.1.11 Kemudahan Di Sekolah

8

1.1.12 PIBG

8

1.2

Data Statistik

1.2.1 Enrolmen Murid

9

1.2.2 Bilangan Staf

10

1.2.3 Pencapaian Akademik / Kokurikulum

11

1.2.4 Kejayaan-kejayaan Sekolah Sehingga Kini

13

1.2.5 Projek / Program

13

v

BAB 2

PERANCANGAN STRATEGIK

 

2.1 Kajian Keperluan

15

2.2 Kajian Literatur

20

2.3 Pembinaan Pelan Strategik

24

2.4 Penjanaan Strategik Penambahbaikan

25

2.5 Pembinaan Pelan Taktikal Penambahbaikan

30

2.6 Pembinaan Pelan Operasi Penambahbaikan

30

BAB 3

PELAKSANAAN PROJEK

PENAMBAHBAIKAN SEKOLAH

3.1 Pelaksanaan Projek Sandaran

35

3.2 Pemantauan

41

BAB 4

PENILAIAN PROJEK PENAMBAHBAIKAN SEKOLAH

4.1 Teknik Pengumpulan Data

43

4.2 Dapatan Penilaian Terhadap Projek

44

4.3 Rumusan Keberkesanan Pelaksanaan

48

BAB 5

REFLEKSI

5.1 Aspek Kepimpinan dan Pengurusan

49

5.2 Kekuatan Projek

51

5.3 Kelemahan Projek

53

5.4 Cadangan Penambahbaikan

54

RUJUKAN

55

LAMPIRAN

57

A Carta Organisasi

79

B Kertas Kerja Pelaksanaan Program Kecemerlangan

80

C Gambar Pelaksanaan Program

85

BIODATA

92

LOG HARIAN

93

LOG KEPIMPINAN

101

SENARAI SEMAK PENYELIA

121

vi

Senarai Jadual

Jadual 1

Senarai Ahli Jawatankuasa PIBG halaman 9

Jadual

2

Enrolmen Murid halaman 10

Jadual

3

Enrolmen Guru halaman 11

Jadual

4

Enrolmen AKP halaman 11

Jadual 5

Data Pencapaian Peperiksaan PT3, SPM dan STPM Tahun 2013 –

Jadual 6

2016 halaman 12 Data Analisis Keperluan Pengurusan Dokumentasi halaman 17

Jadual 7

Analisis SWOT Pengurusan Dokumentasi halaman 24

Jadual 8

TOWS Matrik Pengurusan Dokumentasi Berpusat halaman 25

Jadual

9

TOWC Strategi halaman 26

Jadual 10

Analisis Pemilihan Strategi Berdasarkan Pemberatan halaman 27

Jadual 11

Senarai Strategi Mengikut Keutamaan halaman 28

Jadual 12

Perancangan Strategik Pengurusan Dokumentasi halaman 29

Jadual 13

Pelan Taktikal halaman 31

Jadual 14

Pelan Operasi Mewujudkan Sistem Pengurusan Dokumentasi

Jadual 15

menggunakan halaman 32 Pelan Operasi Menyediakan Prosedur jelas serta panduan

Jadual 16

pengurusan halaman 33 Pelan Operasi LADAP untuk peningkatan pengurusan dokumentasi halaman 34

Jadual

17

Carta Gantt Pelaksanaan Program Pengurusan e- Dokumen ( DMYS 1Stop Document Center) halaman 40

Jadual 18

Analisis Prestasi Tentang Tapak (Sites VLE) halaman 44

Jadual 19

Analisis Negatif Tentang Program halaman 46

Jadual 20

Analisis Positif Tentang Program halaman 47

vii

Senarai Rajah

Rajah 1

Carta Organisasi Pengurusan halaman 6

Rajah 2

Tulang Ishikawa Kelemahan Pengurusan Dokumentasi halaman 16

Rajah 3

Graf Data Analisis Keperluan Pengurusan Dokumentasi halaman 18

Rajah 4

Pelan One Page Project Manager halaman 41

Rajah 5

Graf Analisis Prestasi Program halaman 45

Rajah 6

Graf Analisis Negatif Program halaman 45

Rajah 7

Graf Analisis Positif Program halaman 47

Senarai Gambar

Gambar 1

Gambar Pintu Masuk SMK Dato’ Mohd Yunos Sulaiman halaman 2

Gambar 2

Logo Sekolah halaman 4

Gambar 3

Lokasi kedudukan SMK Dato’ Mohd Yunos Sulaiman

Gambar 4

(sumber goggle maps) halaman 7 Paparan Muka Tapak DMYS 1Stop Document Center halaman 37

Gambar 5

Paparan Muka Ruangan Kertas Kerja halaman 38

Gambar 6

Paparan Muka Ruangan Kertas Kerja halaman 38

Gambar 7

Paparan Site Utama Bengkel Frog VLE halaman 39

Gambar 8

Perbincangan Awal Projek Bersama Pengetua halaman 39

viii

BAB 1

PROFIL SEKOLAH

1.1.1 Sejarah Sekolah

Penubuhan sekolah ini bertitik tolak daripada desakan para penduduk sekitar Pekan Nanas yang berpendapat sekolah sedia ada terlalu padat bagi para pelajar yang semakin bertambah. Kewujudan sekolah ini direalisasikan pada tahun 1983 dengan nama Sekolah Menengah Rendah Pekan Nanas. Buat permulaan para pelajarnya menumpang di Sekolah Menengah Pekan Nanas. Akhirnya pada 01 Januari 1984 sekolah ini memulakan pentadbiran sendiri di bawah pimpinan pengetua pertama iaitu En Zakaria Bin Atas. Pada Oktober 1985, sekolah ini mencipta sejarahnya apabila seramai

93 orang pelajar menduduki peperiksaan Sijil Rendah Pelajaran (SRP) dan pada November 1994, seramai 91 orang pelajar menduduki peperiksaan Sijil Pelajaran Malaysia (SPM). Pada tahun 1991 Tuan Hj Sufaat Bin Tumin menggantikan En Zakaria Bin Atan dan telah mencadangkan penukaran nama sekolah. SMK Dato’ Mohd Yunos Sulaiman mengambil nama sempena Allahyarham Dato’ Mohd Yunos Sulaiman yang banyak sumbangan baktinya terhadap rakyat Johor. Pada tahun 1995, nama Sekolah Menengah Rendah Pekan Nanas dengan rasminya ditukar kepada Sekolah Menengah Kebangsaan Dato’ Mohd Yunos Sulaiman. Pada tahun 1998, sekolah ini telah dinaik taraf menjadi sekolah Gred A. Sekolah ini telah mengalami peningkatan dalam pelbagai aspek termasuklah pertambahan pelajar dan kelas. Selain itu, sekolah ini telah mendapat sebuah Dewan Besar, asrama harian, rumah guru dan lain- lain kemudahan prasarana.

1

Sekolah ini semakin menampakkan sinar kegemilangannya bertepatan dengan 25 tahun penubuhannya iaitu dari tahun 1984-2009. Sambutan 25 tahun Jubli Perak disambut dengan penuh kesyukuran dan kegembiraan yang tidak mampu diluahkan dengan kata-kata oleh warga SMKDMYS. Pada tahun 2011 pembangunan fizikal sekolah semakin bertambah dengan memperoleh dua buah bangunan tambahan untuk kegunaan warga sekolah ini demi memastikan anak-anak didik di sini mendapat kemudahan yang selesa untuk menimba pengetahuan. Sekolah ini juga merupakan Pusat Latihan Daerah untuk sukan Balapan dan Padang, Memanah dan Bola Sepak (Program Kolaboratif MSSJ-JDT-DTC). Banyak kejayaan diraih menerusi ketiga-tiga sukan teras ini, samada di peringkat daerah, negeri dan kebangsaan. Kepercayaan yang diberikan oleh pihak KPM, JPNJ serta PPD Pontian tidak dipersia-siakan sebagai sokongan kepada usaha kemenjadian murid menerusi bidang kokurikulum .

kepada usaha kemenjadian murid menerusi bidang kokurikulum . Gambar 1: Gambar Pintu Masuk SMK Dato’ Mohd

Gambar 1: Gambar Pintu Masuk SMK Dato’ Mohd Yunos Sulaiman

2

1.1.2

Visi dan Misi Sekolah

VISI SEKOLAH Pendidikan Berkualiti Insan Terdidik Negara Sejahtera.

MISI SEKOLAH Melestarikan Sistem Pendidikan Yang Berkualiti Untuk Membangunkan Potensi Individu Bagi Memenuhi Aspirasi Negara.

1.1.3

Objektif

1.

100% pelajar Tingkatan satu, dua, dan tiga dapat menjalani Pentaksiran Berasaskan Sekolah dengan sasaran pencapaian minimum band 3.

2.

Mencapai sasaran Peperiksaan Awam 2017 dengan pencapaian PT3 40% (GPS 3.30), SPM 93% (GPS 4.84) dan STPM 100% (PNGK 2.80) sekurang-kurangnya satu mata pelajaran gred C.

3.

Mencapai gred purata sekolah keseluruhan 2.75 dalam kokurikulum.

4.

Meningkatkan tahap disiplin murid dengan penurunan kes salah laku di sekolah sebanyak 3%.

5.

Menyediakan iklim sekolah yang selesa, selamat dan ceria.

6.

Meningkatkan kecemerlangan kepimpinan dan pengurusan sekolah.

7.

Mengeratkan hubungan komuniti antara warga sekolah dengan setiap lapisan masyarakat.

1.1.4

Falsafah dan Nilai

1.

Melahirkan murid yang cemerlang dalam akademik.

2.

Melahirkan murid yang gemilang dalam kokurikulum.

3.

Melahirkan murid yang bersahsiah mulia dan terbilang.

4.

Mewujudkan persekitaran yang kondusif.

5.

Mewujudkan pengurusan yang cekap dan berkesan.

6.

Membina hubungan komuniti yang mesra.

3

1.1.5

Piagam Pelanggan

Kami, guru-guru dan kakitangan SMK Dato’ Mohd Yunos Sulaiman, Pekan Nanas, dengan penuh tekad dan iltizam, berikrar dan berjanji akan menumpukan seluruh tenaga dan usaha kami untuk :

1.

Membimbing murid supaya menjadi insan yang berilmu pengetahuan, berkemahiran dan berakhlak mulia.

2.

Menanamkan semangat kekitaan, penyayang dan bekerjasama.

3.

Mempertingkatkan prestasi akademik, sahsiah dan kokurikulum ke tahap yang cemerlang.

4.

Bekerjasama dengan ibu bapa dan tetamu dengan penuh berhemah.

5.

Memastikan keadaan fizikal dan suasana sekolah sentiasa bersih, indah, ceria dan selamat.

1.1.6

Lencana Sekolah

indah, ceria dan selamat. 1.1.6 Lencana Sekolah Gambar 2: Logo Sekolah  Bulatan besar berwarna kuning

Gambar 2: Logo Sekolah

Bulatan besar berwarna kuning melambangkan pembangunan sains dan teknologi dan perindustrian .

Objek buku menunjukkan sekolah sebagai sumber atau gedung ilmu

Lingkaran 3 bulatan melambangkan sukan dan permainan sebagai aktiviti kecergasan mental dan fizikal

Warna hijau melambangkan pertanian dan keharmonian.

Warna kuning melambangkan disiplin dan ketaatan kepada Negara.

4

1.1.7

Moto Sekolah

Moto ini merupakan moto sekolah yang menjadi pegangan semua warga sekolah SMK Dato’ Mohd Yunos Sulaiman. Moto ini selaras dengan Falsafah Pendidikan Negara serta membawa makna yang mendalam dalam merealisasikan satu impian untuk melahirkan anak bangsa yang cemerlang, gemilang dan terbilang.

BERUSAHA : Tanpa berusaha kejayaan tidak akan datang dengan sendirinya

BERILMU

: Berilmu amat penting untuk menjamin masa depan yang cerah

BERBAKTI : Apabila kita sudah menjadi orang yang berilmu kita mampu

keluarga,

masyarakat

menyumbangkan

jasa

bakti

kepada

dan Negara.

1.1.8 Lagu Sekolah

Tekun Rajin Berusaha Tambahkan Ilmu dan Berjasa Kamilah Harapan Nusa Capai Cita Jaya Berbaktilah Semua Jayakan Azam Kita Berdisiplin dan Berhemah Mulia Sejahtera Hidup Berjaya

Lirik dan Lagu : Bakir Mahadi

5

1.1.9

Struktur Organisasi

SMK Dato’ Mohd Yunos Sulaiman dipimpin oleh seorang pengetua yang berpengalaman dalam pendidikan. Dengan pengalaman yang ada pada beliau telah melonjakkan nama SMK Dato’ Mohd Yunos Sulaiman bukan hanya di kaca mata masyarakat setempat tetapi juga masyarakat luar. Beliau dibantu oleh barisan pemimpin yang berpengalaman yang terdiri daripada Guru Penolong Kanan 1, Guru Penolong Kanan HEM, Guru Penolong Kanan Kokurikulum di samping empat Ketua Bidang yang berpengalaman. Carta alir organisasi sekolah adalah seperti ditunjukkan di rajah 1.

PENGETUA HJ KHIRUNASIR BIN ROHANI YDP PIBG MOHD ILHAM B MAHUJAN GPK HEM HJH NORAZLINDA
PENGETUA
HJ KHIRUNASIR BIN ROHANI
YDP PIBG
MOHD ILHAM B MAHUJAN
GPK HEM
HJH NORAZLINDA
BINTI MOHD SALLEH
GPK TINGKATAN 6
EN ROZMAN BIN
SAFIE
GPK PENTADBIRAN
HJ MOHD ROSLI BIN
BAKIR
GPK KOKURIKULUM
EN ZULKURNAIN BIN
ABDUL RAMAN
GPK PETANG
PN LOH CHONG
ENG
GKMP BAHASA
NORAZIZAH BINTI
ABDULLAH
GKMP SAINS DAN
MATEMATIK
PN HAIRULZANAH BT
ABD RAHMAN
GKMP SAINS
KEMANUSIAAN
PN ROFEAH BINTI
WAHID
GKMP TEKNIK DAN
VOK
PN HJH ZALEHA BINTI
JANI
GURU DATA
PN NORAZAH BINTI
AHMAD
HJH ZALEHA BINTI JANI GURU DATA PN NORAZAH BINTI AHMAD GURU PERPUSTAKAAN DAN MEDIA HJH NURAIDA
GURU PERPUSTAKAAN DAN MEDIA HJH NURAIDA BINTI ALIAS
GURU PERPUSTAKAAN
DAN MEDIA
HJH NURAIDA BINTI
ALIAS
GURU PENYELARAS BESTARI PN NORSHARLIANA BINTI MAT NASIR
GURU PENYELARAS
BESTARI
PN NORSHARLIANA
BINTI MAT NASIR
GURU BIMBINGAN DAN KAUNSELING EN NORADZMAN BIN ROSLAN (K) PN SUZEN BINTI ABD GHANI PN
GURU BIMBINGAN DAN KAUNSELING
EN NORADZMAN BIN ROSLAN (K)
PN SUZEN BINTI ABD GHANI
PN SITI MASITAH BINTI SOLIHAN
PN MAZLLIZA BINTI ISMAIL

Rajah 1 : Carta Organisasi Pengurusan SMKDMYS

6

1.1.10 Lokasi Sekolah

Sekolah Menengah Kebangsaan Dato’ Mohd Yunos Sulaiman terletak di Jalan

Sawah - Pekan Nanas. Jarak sekolah ini dengan Bandar Pontian adalah 17

km. Sekolah ini dibina berhampiran dengan tiga buah sekolah lain, iaitu SK

Pekan Nanas, SMK Pekan Nanas dan Sekolah Agama Pekan Nanas. Selain

itu, sekolah ini turut dikelilingi persekitaran beberapa taman perumahan.

Kebanyakan pekerjaan penduduk di sini lebih tertumpu kepada sektor

perkilangan, manakala yang berada di kampung terlibat dalam bidang

pertanian. Lokasi kedudukan sekolah boleh dirujuk di gambar 3.

Lokasi kedudukan sekolah boleh dirujuk di gambar 3. Gambar 3 : Lokasi kedudukan SMK Dato’ Mohd

Gambar 3 : Lokasi kedudukan SMK Dato’ Mohd Yunos Sulaiman ( sumber goggle maps)

7

1.1.11

Kemudahan Di Sekolah

Kemudahan fizikal yang terdapat di sekolah ini, antaranya bilik-bilik khas seperti Makmal Komputer, Bilik Mesyuarat (Sanggar Pujangga), Bilik Syarahan (Sanggar Pendeta), Makmal Sains dan Bengkel Kemahiran Hidup. Kemudahan-kemudahan lain yang terdapat di sekolah ini juga didapati berada dalam keadaan baik dan selesa digunakan oleh warga sekolah. Kemudahan- kemudahan itu ialah dewan besar (Dewan Harmoni), bilik pengurusan sukan, bilik kaunseling, bilik operasi buku teks, bilik peperiksaan, pusat sumber, kantin, asrama, dewan makan asrama, bilik kesihatan dan bangunan kelas tingkatan 6. Terdapat juga dua kemudahan surau disekolah ini iaitu surau asrama dan juga surau sekolah . Di samping itu, terdapat prasarana untuk kemudahan sukan seperti padang, gelanggang futsal, gelanggang tenis, gelanggang sepak takraw dan gelanggang bola tampar. Kemudahan lain seperti garaj berbumbung untuk kemudahan meletak kereta dan motosikal juga turut disediakan.

1.1.12 PIBG

Persatuan Ibu bapa dan guru sekolah ini diketuai oleh En Mohd Ilham bin Mahujan sebagai yang DiPertua dan En Mohd Adam Bin Yusof sebagai Naib Yang Dipertua. Pengalaman beliau sebagai Penghulu Kanan Pontian sangat diperlukan untuk membawa PIBG ini seperti mana dalam Anjakan ke-9 Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia (2013-2025) iaitu bekerjasama dengan ibubapa, komuniti dan sektor swasta secara meluas.

PIBG sekolah ini telah memberikan sumbangan yang banyak kepada bidang Hal Ehwal Murid, Kokurikulum dan Kurikulum bagi memastikan sekolah berada pada tahap cemerlang. Senarai AJK PIBG ditunjukkan seperti Jadual 1.

8

Jadual 1 : Senarai Ahli Jawatankuasa PIBG SMK Dato’ Mohd Yunos Sulaiman

Jawatan

Nama

Penasihat

Tuan Hj Khirunasir Bin Rohani

Yang Dipertua

En Mohd Ilham Bin Mahujjan

Timbalan Yang Dipertua

En Mohd Adam Bin Yusof

Setiausaha

Cik Tumirah Bin Sean

Pen Setiausaha

En Noradzman Bin Roslan

Bendahari

Pn Hjh Misnah Binti Salleh

Ahli Jawatankuasa

En Yaakob Bin Mohd Ariff

Pn Rohani Binti Hashim

Pn Nor Hidayat Bt Mohd Halel

Pn Zuraidah Binti Mustapha

En Azry Bin Ismail

Pn Kamariah Binti Abd Ghani

En Rozi Bin Mohd Salleh

En Tahar Bin Yatman

En Jasman Bin Ramlan

Pn Haliza Binti Tambi Chik

En Suhaimi Bin Seratang

 

Pn Hjh Azizah Binti Md Amin

 

En Ab Rahim Bin Jaafar

 

Pemeriksa Kira-Kira

Pn Jamaliah Binti Aris

Juruaudit

Pn Masitah Binti Othman

9

1.2

Data/Statistik

1.2.1 Enrolmen Murid

SMK Dato’ Mohd Yunos Sulaiman mempunyai pelajar seramai 1608 orang. 1143 orang adalah pelajar Melayu, 436 orang pelajar Cina dan 23 orang adalah pelajar India. Mereka terdiri daripada 297 pelajar tingkatan 1, 287 pelajar tingkatan 2, 259 pelajar tingkatan 3, 242 pelajar tingkatan 4, 298 pelajar tingkatan 5, 72 pelajar tingkatan 6 atas, 95 pelajar

tingkatan 6 bawah, 22 orang pelajar kelas Peralihan dan Kelas Pendidikan Khas mempunyai 37 orang murid. Jadual 2 menunukkan enrolmen keseluruhan pelajar SMK Dato’ Mohd Yunos Sulaiman.

Jadual 2 : Enrolmen Murid SMK Dato’ Mohd Yunos Sulaiman

Ting

Melayu

Cina

India

Lain-Lain

Jumlah

L

P

L

P

L

P

L

P

T6

59

91

7

7

0

1

1

0

166

T5

108

95

38

52

1

1

1

2

298

T4

81

78

38

44

0

0

0

0

242

T3

86

100

34

35

2

0

0

1

259

T2

112

92

52

28

0

1

1

0

287

T1

127

88

36

36

5

5

0

0

297

Peralihan

0

0

12

7

3

0

0

0

22

P.Khas

15

11

8

2

1

0

0

0

37

JUMLAH

588

555

225

211

14

9

3

3

1608

1.2.2 Bilangan Staf

( Sumber : Unit Hal Ehwal Murid)

Sekolah ini mempunyai seramai 124 orang guru dengan pelbagai gred jawatan. Seorang guru bergred DG54, 8 orang bergred DG52, 25 orang bergred DG48, 53 orang bergred DG44 dan 37 orang bergred DG41. Seramai 117 orang adalah guru berbangsa Melayu, 6 orang guru berbangsa Cina dan 1 orang guru berbangsa India. Maklumat berkaitan guru boleh dirujuk pada jadual yang disediakan. Seramai 17 orang pula adalah kakitangan bukan guru yang kesemunya berbangsa Melayu.

10

Enrolmen guru dan AKP (Anggota Kakitangan Pelaksana) boleh dirujuk pada Jadual 3 dan Jadual 4 .

Jadual 3 : Enrolmen Guru SMK Dato’ Mohd Yunos Sulaiman

Gred

Melayu

Cina

India

Jumlah

L

P

L

P

L

P

DG54

0

1

0

0

0

0

1

DG52

4

4

0

0

0

0

8

DG48

5

18

0

2

0

0

25

DG44

9

40

1

3

0

0

53

DG41

5

31

0

0

0

1

37

Jumlah

23

94

1

5

0

1

124

( Sumber : Pembantu Tadbir)

Jadual 4: Enrolmen AKP SMK Dato’ Mohd Yunos Sulaiman

   

Gred

 

N26

N22

N19

N14

N11

W22

C22

C19

FT19

H11

L

 

0 0

0 1

 

0

0

1

2 1

 

1

P

 

1 5

1 0

 

1

1

1

 

1 0

0

( Sumber : Pembantu Tadbir)

1.2.3 Pencapaian Akademik/Kokurikulum

a. Pencapaian Keseluruhan

Pencapaian Gred Purata Sekolah bagi PT3 menunjukkan penurunan sebanyak 0.38 dari tahun 2015 ke tahun 2016. Bagi peratus lulus juga menunjukkan penurunan dari 31.37% (2015) kepada 27.59% (2016). Bagi pencapaian SPM pula, Gred Purata Sekolah meningkat dari 5.32 (2015) kepada 5.00 (2016) tetapi masih tidak dapat menyamai tahun terbaik 2013 iaitu 4.91. Dari segi peratusan pula, semakin baik kerana berlaku peningkatan dari 85.36% (2015) kepada 92.89% (2016). Ini bermakna peningkatan pelajar layak mendapat sijil SPM semakin bertambah. Bagi Purata Nilai Gred Kumulatif STPM pula menunjukkan peningkatan dari 2.54 (2015) kepada 2.84 (2016). Semua pelajar layak

11

mendapat sijil STPM pada tahun 2015 dan 2016 kerana lulus 100% kecuali pada tahun 2014 yang mendapat kelulusan 98.44% . Semua maklumat pencapaian peperiksaan boleh dirujuk pada Jadual 5.

Jadual 5 : Data Pencapaian Peperiksaan PT3, SPM dan STPM Tahun 2013 - 2016

Tahun

PT3

SPM

STPM

Peratus

GPS

Peratus

GPS

Peratus

PNGK

2014

   

82.61

5.33

98.64

2.64

2015

31.37

3.58

85.36

5.32

100

2.54

2016

27.59

3.93

92.89

5.00

100

2.84

b. Kejayaan Kokurikulum

(Sumber : Unit Peperiksaan SMDMYS)

Antara pencapaian terbaik sekolah ini adalah melahirkan atlet bertaraf kebangsaan dalam sukan Kriket iaitu Shahadat Ramli pada tahun 2012 dan beliau kini masih lagi mewakili Malaysia selaku pemain utama Kriket Malaysia (rujuk lampiran A). Sekolah ini juga turut melahirkan atlet memanah yang mewakili Johor sehingga ke peringkat kebangsaan dan dinobatkan sebagai Olahragawati Sukan Johor 2015 (Rujuk Lampiran). Sukan teras seperti Bola Sepak, Balapan dan Padang, Bola Baling, Badminton, Sepak Takraw dan Memanah dikuasai di peringkat daerah dan mempunyai wakil murid ke kejohanan peringkat kebangsaan seperti MSSM dan SUKMA. Maklumat lanjut boleh dirujuk pada Jadual Pencapaian Kokurikulum di Lampiran A.

12

1.2.4

Kejayaan Sekolah Sehingga Kini

Kejayaan dan pengiktirafan sekolah yang terkini ialah Anugerah Peningkatan PNGK STPM 3 tahun berturut, Anugerah Skor Sempurna murid SPM 2016 dan Anugerah 10 Koperasi Terbaik Negeri Johor pada tahun 2015. Pada tahun 2014 pula, sekolah ini mendapat Anugerah Bilangan Calon Cemerlang Terbanyak Sekolah Harian SPM 2014. Manakala pada tahun 2013, sekolah ini telah mendapat Anugerah Peningkatan Peratus dan GPS PMR 2013 serta Anugerah Calon Cemerlang Terbanyak SPM 2013. Anugerah Anjakan Nilai Gred Komulatif Tertinggi Daerah STPM pula diterima pada tahun 2011. Selain itu, antara anugerah-anugerah lain yang diterima ialah Anugerah Anjakan Bilangan Calon Cemerlang Tertinggi SPM 2013, Anugerah Pencapaian Terbaik Mata Pelajaran KHB (Pertanian) PMR 2012, Anugerah 100 Sekolah Harian Terbaik GPS PMR 2013 (Ranking 99), Peningkatan GPS Terbaik 3 Tahun berturut-turut SPM 2013, Anjakan GPS Tertinggi SPM 2013, Peningkatan Peratus 3 Tahun Berturut-Turut PMR Tahun 2011, Peningkatan Peratus Lulus PMR 2010 dan Penarafan Kendiri SPSK (Melebihi 95%) .

1.2.5 Projek / Program

Perancangan setiap program yang dilaksanakan di peringkat sekolah telah dirangka dalam usaha membantu aspek kemenjadian murid. Setiap unit berperanan dalam menentukan program-program yang berimpak tinggi khususnya dalam usaha sekolah untuk mencapai

kejayaan yang diingini. Antara program-program yang dilaksanakan ialah :

i. Program PASAK – Fokus Akademik dan Sahsiah

ii. Buletin Sinar – Keluaran setiap bulan

iii. Program Kolaboratif Bola Sepak MSSJ-JDT-DTC (Pusat Program Pembangunan Bola Sepak Akar Umbi Daerah Pontian)

iv. Program Pembangunan Sukan Memanah

v. Program Pembangunan Sukan Balapan dan Padang

13

vi.

Projek Penanaman Kelapa Mataq – usahasama PIBG dan Sekolah

vii. Program Peningkatan Koperasi Sekolah – Sasaran RM500K

viii. Program Pemantapan 1M1S

ix. Program Keceriaan Kelas

x. Program Sifar Ponteng

xi. Program Sekolah Penyayang

xii. Program Jejak Podium – (Pencarian Bekas Murid SMKDMYS yang berjaya dalam lapangan sukan)

xiii. Program GILAP (Tingkatan 6)

xiv. Klinik HIJRAH (Tingkatan 6)

14

BAB 2

PERANCANGAN STRATEGIK

2.1 Kajian Keperluan

Analisis kajian keperluan dilakukan bertujuan mendapatkan maklumat berkaitan amalan pengurusan dokumentasi di sekolah. Berdasarkan Laporan Audit 2015 yang bertarikh 05 Januari 2017, terdapat beberapa pembayaran yang tidak disertakan dokumen sokongan yang lengkap berjumlah RM 36,554.20 . Hasil semakan audit juga mendapati dokumen sokongan yang lengkap adalah seperti kertas kerja dan invois tidak disertakan semasa audit dijalankan.

Kajian ini menggunakan Diagram Fishbone untuk mengenalpasti faktor-faktor yang mempengaruhi kelemahan dalam pengurusan dokumentasi. Antara empat faktornya ialah iaitu faktor teknikal, faktor peraturan, faktor prosedur dan faktor institusi. Faktor teknikal telah disokong dengan baik namun fasiliti ini belum digunakan dengan optimum. Faktor peraturan dan prosedur pula masih menggunakan pengurusan secara manual. Hal ini boleh dirujuk berdasarkan rajah 2 di halaman 16

15

Rajah 2 : Tulang Ishikawa Kelemahan Pengurusan Dokumentasi Ishikawa mengatakan bahawa ada enam penyebab utama

Rajah 2 : Tulang Ishikawa Kelemahan Pengurusan Dokumentasi

Ishikawa mengatakan bahawa ada enam penyebab utama masalah proses pengurusan iaitu manusia , peralatan, bahan, persekitaran, prosedur dan proses. Penyebab utama tersebut memberikan huraian sehingga akan mendapatkan penyebab-penyebab. Diagram fishbone sangat inovatif dan berkesan untuk memecahkan masalah yang memiliki beberapa gambaran penyebab-penyebab masalah tersebut (Dalam Bose, 2012).

Woldeyohannes et al. (2011) dalam kajiannya menyatakan bahawa diagram fishbone digunakan di pelbagai sektor untuk mengenalpasti dan melihat gambaran besar berdasarkan masalah. Ilie dan Ciocoiu (2010) menerapkan diagram fishbone untuk mengenalpasti risiko terhadap aktiviti dalam perkara mengembangkan strategi risiko yang berkesan.

16

2.1.1

Analisis Soal Selidik

Selain menjalankan kajian keperluan menggunakan tulang ikan Ishikawa penggunaan Soal Selidik juga dilakukan bertujuan untuk melihat tahap pengurusan dokumentasi di kalangan guru. Hasil dapatan kajian ditunjukkan seperti jadual 6. Kajian ini telah dilakukan terhadap 20 orang guru sebagai sampel kajian. Skala likert 5 – Sangat Setuju, 4 – Setuju, 3 – Tidak Pasti, 2 – Tidak Setuju dan 1–Sangat tidak setuju digunakan sebagai respon daripada responden untuk menjawab soalan yang diberikan. Instrumen soal selidik adalah seperti di Lampiran C halaman 60

Jadual 6 : Data Analisis Keperluan Pengurusan Dokumentasi

     

% Responden

 

Bil

Item Soalan

5

4

3

2

1

1

Saya sangat mahir menghasilkan dokumentasi

(2)

(2)

(5)

(8)

(3)

10

10

15

40

15

2

Pengurusan dokumentasi sangat membebankan saya.

(3)

(13)

(2)

(2)

 

15

65

10

10

3

Urusan menyediakan dokumentasi mengambil masa yang lama

(7)

(10)

 

(3)

 

35

50

15

4

Saya sangat mudah mendapatkan contoh dokumentasi untuk tujuan rujukan

 

(5)

(7)

(4)

(4)

15

35

20

20

5

Pengurusan dokumentasi yang cekap membantu meningkatan prestasi sekolah

(3)

(15)

1

1

 

15

75

(5)

(5)

6

Saya sangat mahir menyimpan dokumen menggunakan google drive @ frog vle

 

(6)

 

(10)

(2)

30

50

10

7

Penggunaan google drive@ frog vle pengurusan dokumentasi saya lebih sistematik

(6)

(7)

(4)

(3)

 

30

35

20

15

8

Untuk mengurus dokumentasi secara berkesan, latihan sangat diperlukan untuk tujuan berkenaan

(1)

(15)

(1)

(2)

(1)

5

75

5

10

5

9

Saya menyedari bahawa dokumentasi sangat diperlukan dalam urusan kewangan sekolah

(4)

(14)

(2)

   

20

70

10

10

Saya lebih suka menyimpan dokumen menggunakan kaedah lama.

(4)

(12)

 

1

3

20

60

(5)

(15)

17

Data Analisis Keperluan Pengurusan Dokumentasi 80 70 60 50 40 30 20 10 0 ITEM
Data Analisis Keperluan Pengurusan Dokumentasi
80
70
60
50
40
30
20
10
0
ITEM 1
ITEM 2
ITEM 3
ITEM 4
ITEM 5
ITEM 6
ITEM 7
ITEM 8
ITEM 9
ITEM
10
SS
10
15
35
15
30
5
20
20
S
10
65
50
15
75
30
35
75
70
60
TP
15
10
35
5
20
5
10
TS
40
10
15
20
5
50
15
10
5
STS
15
20
10
5
15
% RESPONDEN

Rajah 3 : Graf Data Analisis Keperluan Pengurusan Dokumentasi

Berdasarkan dapatan data hasil kajian berkaitan dengan analisis keperluan pengurusan dokumentasi di atas, didapati 55% responden tidak mahir dalam menghasilkan dokumentasi. Manakala bagi item 2 pula, sejumlah 80% responden menyatakan pengurusan dokumentasi sangat membebankan mereka. Selain itu, 85% responden menyatakan penyediaan dokumentasi mengambil masa yang lama. Untuk item 4, sejumlah 40% menyatakan tidak bersetuju bahawa dokumentasi mudah diperoleh manakala 35% pula menyatakan tidak pasti.

Bagi item 5,sejumlah 90% bersetuju bahawa pengurusan dokumentasi yang cekap dapat membantu meningkatkan prestasi sekolah. Sejumlah 60% responden tidak mahir menggunakan google drive atau frog vle . Manakala 65 % pula bersetuju bahawa penggunaan google drive atau Frog Vle menjadikan pengurusan dokumentasi lebih sistematik. Bagi item 8 pula sejumlah 80% responden bersetuju bahawa latihan sangat diperlukan untuk mengurus dokumentasi. 90% responden memberi persetujuan terhadap item 9, iaitu kepentingan pengurusan dokumentasi dalam urusan kewangan. Bagi

18

item 10 pula, 80% responden menyatakan mereka lebih suka menyimpan dokumen menggunakan kaedah lama.

Hasil daripada dapatan di atas jelas menunjukkan betapa pentingnya pengurusan dokumentasi dilakukan secara sistematik dan berpusat dalam pengurusan pentadbiran sesebuah organisasi.

19

2.2

Kajian Literatur

2. 2.1 Pengenalan

Banyak kajian telah memaparkan perlunya tranformasi dalam pengurusan dokumen. Pengurusan dokumen merupakan hal utama dan tunggak dalam pengurusan untuk memperoleh maklumat. Maklumat berguna sebagai asas untuk menyemak dan membuat keputusan dalam urusan harian. Penggunaan teknologi maklumat dipercayai membolehkan pengurusan dokumen secara berkesan dan cekap.

Penerimaan pakai dan persepaduan teknologi maklumat dan komunikasi atau Information And Communications Technology (ICT) ke dalam pengurusan sektor awam berkembang dengan pesat. Teknologi dalam pengurusan ini dikenal dengan pengurusan dokumen berasaskan elektronik atau eDokumen. Sistem eDokumen memberikan kemudahan dalam pengurusan untuk memperoleh maklumat yang berkesan dan cekap

2.2.2 Definisi eDokumen

Sprague (1995) mengatakan bahawa eDokumen adalah penerapan teknologi untuk menjimatkan penggunaan kertas, mempercepat penyampaian maklumat dan meningkatkan keberkesanan proses pengurusan dokumen.

Toba (2004) menyatakan bahawa eDokumen merupakan teknologi pengurusan dokumen yang boleh diproses oleh komputer sehingga berguna untuk pengurusan dokumen. Sistem pengurusan dokumen berasaskan elektronik bererti keupayaan untuk mengaturcara dokumen oleh komputer sehingga boleh disimpan dan diakses pada saat diperlukan.

Pengurusan dokumen tanpa kertas (eDokumen) merupakan suatu sistem yang dirancang untuk menguruskan dokumen berasaskan teknologi maklumat. Idea ini bertujuan untuk menjimatkan penggunaan kertas dalam pengurusan dokumen. Sistem ini memberikan manfaat untuk menjimatkan kos, mesra alam dan kecekapan dalam penyimpanan dokumen (Supradonor, 2010).

20

2.2.2.

Kelebihan Pengurusan eDokumen

Mengikut Koo (1988) menyatakan bahawa walaupun eDokumen tidak terwujud dengan paperless sebenar, sistem pengurusan dokumen berasaskan elektronik akan sangat diperlukan pada masa hadapan kerana sistem ini berkesan dan cekap.

Braid (1996), berpendapat eDokumen mempunyai manfaat kepada proses pengurusan dokumen. Proses ini boleh dilakukan pada rangkaian yang sama dan memungkinkan untuk melakukan pencarian serta penghantaraan dokumen pada workstation yang sama. Ini kerana dokumen disimpan dalam bentuk fail elektronik yang memungkinkan sistem penghantaran dokumen secara automatik dan cekap.

Meier dan Sprague (1996) menyatakan bahawa eDokumen boleh dihantar dengan berkesan dan cekap kepada pengguna. eDokumen memiliki keberkesanan dan kawalan untuk meningkatkan penyelarasan dalam pengurusan dokumen. eDokumen juga memberikan kemampuan untuk menggunakan kembali maklumat dan mengurangkan masa kitaran (life cycle time) pengurusan dokumen.

Kurniawan (1996) menyatakan bahawa eDokumen membolehkan kemaskini data yang telah disimpan. Sistem ini juga membolehkan proses copy atau simpan ke media penyimpanan lain. Kemudahan ini telah menyebabkan semakin ramai menggunakan pengurusan dokumen berasaskan elektronik berbanding pengurusan dokumen secara manual.

Menurut Kranch (1998), eDokumen memiliki sambungan dan sistem back-up data yang berkesan dan cekap. Namun, sistem ini boleh melebihi kertas yang terkumpul dengan banyak apabila sistem ini tergendala dengan aplikasi yang mudah terkena virus komputer, elektrikal yang tidak stabil dan pemadaman data yang disengaja atau tidak disengaja.

Ashman (2000) menyatakan salah satu keuntungan dari dokumen elektronik dalam pengurusan dokumen adalah boleh menggunakan tautan hypermedia. Tautan ini membolehkan orang ramai mengakses dokumen

21

dan maklumat secara langsung mouse.

dengan

hanya menggunakan klik pada

Kemampuan merekod dokumen secara elektronik akan menjaga maklumat apabila dokumen asas hilang. eDokumen boleh melakukan pencarian dan kembali mencetaknya (Hull dan Lee, 2000). eDokumen juga memberikan kawalan terhadap penyimpanan dokumen dan kesahihan dokumen. Sistem ini juga membolehkan pencarian semula terhadap dokumen (Volarcvic, Strasberger dan Pacelat, 2000).

Menurut Liew dan Foo (2002), eDokumen boleh mengurus berbagai bentuk media dengan berkesan seperti dokumen, gambar, animasi dan video. eDokumen menghubungkan dengan berbagai maklumat. Sistem ini juga mudah digunakan untuk pencarian dokumen dan maklumatnya serta berkesan untuk melakukan pertukaran maklumat antara institusi kerajaan. Kemudahan ini sukar dilakukan pada pencarian pengurusan dokumen secara manual.

Sistem pengurusan dokumen berasaskan elektronik mempunyai kelebihan untuk melakukan kawalan terhadap kemaskini maklumat. Sistem ini boleh memeriksa rekod pergerakan dokumen dan mengetahui pengguna eDokumen pada masa tertentu apabila diperlukan. eDokumen juga membolehkan dokumen dihantar kepada pengguna lain secara terkawal (Panduwinata, 2004).

Inoue dan Masuda (2005) mengatakan bahawa pengurusan dokumen secara manual dan pengurusan dokumen berasaskan elektronik mempunyai faedah masing-masing. Transformasi daripada sistem pengurusan dokumen secara manual kepada pengurusan dokumen berasaskan elektronik diyakini mempunyai keberkesanan dan kecekapan sehingga tanggungjawab urusan staf menjadi berkurang.

Mengikut Scott dan Williams (2009), pengurusan dokumen berasaskan elektronik melakukan penyimpanan dokumen secara elektronik sehingga memudahkan untuk melakukan pencarian dokumen pada saat diperlukan.

22

eDokumen juga memungkinkan penggunaan dokumen tersebut secara berterusan sehingga lebih berkesan dan cekap.

Alberto, Abella, Sicat, Niguidula dan Caballero (2009) mencadangkan penerapan pengurusan dokumen berasaskan elektronik kerana mempunyai keberkesanan dan kecekapan dalam penyimpanan dan pencarian dokumen. Febriyanti, Kusuma dan Handayani (2011) mengatakan bahawa tujuan utama eDokumen adalah untuk memperoleh keberkesanan dan kecekapan pengurusan dokumen. Oleh ya n g demikian, sistem ini boleh memberikan maklumat yang relevan dan penjimatan kos

Kesimpulannya pengurusan dokumentasi secara elektronik mampu memberi impak yang berkesan kepada pengurusan sekolah. Pengurusan sekolah yang berkesan secara tidak langsung dapat membantu meningkatkan prestasi sekolah pada tahap yang baik dan cemerlang.

23

2.3

Pembinaan Pelan Strategik

Berdasarkan pemerhatian dan perbincangan dengan barisan pihak pentadbir serta Ahli Jawatankuasa, satu analis persekitaran menerusi SWOT Analysys telah dibina seperti berikut jadual 7 di bawah.

Jadual 7 : Analisis SWOT Pengurusan Dokumentasi

 

KEKUATAN (S)

KELEMAHAN (W)

S1 Budaya kerja yang positif dalam kalangan Guru

W1 Tidak mahir pengurusan dokumentasi elektronik W2 Tiada prosedur berkaitan pengurusan dokumentasi W3 Kurang kerjasama dalam mengurus dokumentasi

S2

Pengurusan SPSK yang baik Kemudahan ICT yang baik

S3

 

PELUANG (O)

ANCAMAN (T)

O1 Kemudahan yang mencukupi O2 Hubungan baik dengan pihak pengurusan

T1 Kekangan Masa Guru T2 Bebanan Guru

24

2.4

Penjanaan Strategik Penambahbaikan

Jadual 8 : TOWS Matrik Pengurusan Dokumentasi Berpusat

KEKUATAN (S) KELEMAHAN (W) S1 Budaya kerja yang positif dalam kalangan Guru DALAMAN W1 Tidak
KEKUATAN (S)
KELEMAHAN (W)
S1
Budaya kerja yang positif
dalam kalangan Guru
DALAMAN
W1 Tidak Mahir Pengurusan
dokumentasi secara
elektronik
S2
Pengurusan SPSK yang
baik
LUARAN
W2 Tiada Prosedur jelas
pengurusan dokumentasi
S3
Kemudahan ICT yang
baik
W3 Kurang kerjasama
di kalangan guru
PELUANG(O)
STRATEGI (S-O )
STRATEGI (W-O)
S1+S3+O1
W1+W2+O1
O1 Prasarana ICT yang
baik di sekolah
1.
Meningkatkan budaya
kerja yang positif dalam
pengurusan dokumentasi
O2 Hubungan baik dengan
pihak pengurusan
S1+S2+02
2.
Menyediakan LADAP
untuk peningkatan
1. Mewujudkan Sistem
Pengurusan
Dokumentasi
menggunakan Frog
VLE
pengurusan dokumentasi
ANCAMAN(T)
STRATEGI (S – T)
STRATEGI (W - T)
S2 +S3+ T1
W2+W3+T1
T1 Kekangan Masa Guru
T2 Bebanan Guru
1.
Menyediakan Latihan
berkaitan pengurusan
dokumentasi elektronik
secara sistematik
S1+S3+T2
1. Menyediakan
prosedur jelas serta
panduan pengurusan
dokumentasi mengikut
keutamaan
2.
Meningkatkan
kemudahan ICT

25

Jadual 9 : TOWC Strategi

BIL

TOWC

 

STRATEGI

 

1

S-O(1)

S1+S3+O1

S-O(2)

Meningkatkan

budaya

kerja

yang

positif

dalam

pengurusan dokumentasi

 

S1+S2+02

Menyediakan LADAP untuk peningkatan pengurusan dokumentasi

2

O-W(1)

W1+W2+O1

Mewujudkan Sistem Pengurusan Dokumentasi menggunakan Frog VLE

 

3

S-C(1)

S2 +S3+ T1 Menyediakan latihan berkaitan pengurusan dokumentasi elektronik secara sistematik

S1+S3+T2

 

S-C(2)

Meningkatkan kemudahan ICT

 

4

W-C(1)

W2+W3+T1

Menyediakan prosedur jelas serta panduan pengurusan dokumentasi mengikut keutamaan

 

26

Analisis Pemilihan Strategi

Proses pemilihan strategi dibuat dengan menggunakan Analisis Pemilihan Strategi Berdasarkan Pemberatan. Tujuan penggunaan kaedah ini ialah untuk menilai strategi yang perlu diberi keutamaan dan paling berkesan sekiranya dilaksanakan. Jawatankuasa Pengurusan Dokumentasi Berpusat melalui mesyuarat pada 04 Mei 2017 telah memilih strategi yang disenaraikan berdasarkan faktor-faktor penerimaan oleh semua pihak dan berdasarkan kesesuaian masa serta kos untuk dilaksanakan.

Skala likert:-

1 -

Amat Rendah

2 -

Rendah

3 -

Sederhana

4 -

Tinggi

5 -

Amat Tinggi

Jadual 10 : Analisis Pemilihan Strategi Berdasarkan Pemberatan

Bil

Kriteria

S1+S3+O1

S1

S1+S2+02

S2

W1+W2+O1

S3

S2 +S3+ T1

S4

S1+S3+T2

S5

W2+W3+T1

S6

1

Tahap kesukaran proses kerja

4

 

3

4

4

3

4

2

Kompetensi staf yang bertanggungjawab

4

 

4

5

4

3

4

3

Sumber kewangan dan kos pembiayaan terlibat

4

 

4

4

3

3

4

4

Kemudahan dan infrastruktur terlibat

2

 

4

4

4

3

4

5

Andaian hasil kerja yang dijangkakan

4

 

4

5

3

3

5

6

Kesesuaian dengan persekitaran terkini

3

 

4

5

4

3

5

 

JUMLAH SKOR

21

23

27

21

18

26

Strategi 3 menjadi keutamaan untuk untuk mencapai objektif

pelaksanaan

kerana darjah peluang yang ada amat tinggi

27

Jadual 11 : Senarai Strategi Mengikut Keutamaan

Strategi

Kod Strategi

Strategi

S3

W1+W2+O1

Mewujudkan Sistem Pengurusan Dokumentasi menggunakan Frog VLE

S6

W2+W3+T1

Menyediakan Prosedur jelas serta panduan pengurusan dokumentasi mengikut keutamaan

S2

S1+S2+02

Menyediakan LADAP untuk peningkatan pengurusan dokumentasi

S1

S1+S3+O1

Meningkatkan budaya kerja yang positif dalam pengurusan dokumentasi

S4

S2 +S3+ T1

Menyediakan latihan berkaitan pengurusan dokumentasi elektronik secara sistematik

S5

S1+S3+T2

Meningkatkan kemudahan ICT

28

Jadual 12 : Perancangan Strategik Pengurusan Dokumentasi

NAMA SEKOLAH

:

SMK DATO’ MOHD YUNOS SULAIMAN

MISI KPM

:

Melestarikan Sistem Pendidikan Yang Berkualiti Untuk Membangunkan Potensi Individu Bagi

 

Memenuhi Aspirasi Negara

VISI KPM

:

Pendidikan Berkualiti Insan Terdidik Negara Sejahtera

ISU STRATEGI

:

Pemantapan Pengurusan Dokumentasi Secara Berkesan

MATLAMAT

STRATEGIK

:

Pencapaian prestasi kepimpinan dan pengurusan sekolah yang cemerlang

Objektif

KPI

 

Sasaran Prestasi

 

Strategi

TOV

2017

2018

2019

Memastikan Pengurusan dokumentasi Secara Berpusat

100% Pengurusan secara berpusat

0

70 %

85 %

100%

Mewujudkan Sistem Pengurusan Dokumentasi menggunakan VLE

Menyediakan Prosedur jelas serta panduan pengurusan dokumentasi mengikut keutamaan

LADAP untuk peningkatan pengurusan dokumentasi

29

2.5

Pembinaan Pelan Taktikal

Projek Pengurusan Dokumentasi Elektronik atau eDokumentasi yang bernama DMYS 1Stop Document Center telah dihasilkan melalui kaedah Matriks Ranking. Projek ini diharapkan dapat meningkatkan pengurusan dokumentasi sekolah serta meningkatkan penggunaan Frog Vle melalui tiga program yang akan dilaksanakan dan sekali gus dapat mencapai objektif yang disasarkan dalam Pelan Taktikal seperti Jadual halaman 16 Ketiga-tiga program tersebut telah dibincangkan dalam Jawatankuasa Pengurusan Sekolah melalui kaedah sumbang saran dengan menetapkan KPI dan outcomes serta mempertimbangkan beberapa faktor seperti faktor kos, masa, kesesuaian dan kerjasama di kalangan guru serta pegawai yang bertanggungjawab sepanjang tempoh pelaksanaannya selama lapan minggu. Pelan kontigensi juga dirancang jika berlaku halangan di luar jangkaan seperti ketiadaan elektrik atau masalah server.

1.6 Pembinaan Pelan Operasi

Jawatankuasa Kerja telah ditubuhkan berdasarkan pegawai yang bertanggungjawab dalam Pelan Taktikal seperti Jadual 13 bagi merancang dan membina pelan operasi. Jawatankuasa kerja tersebut telah berbincang dan meneliti aspek persediaan, pelaksanaan, pemantauan dan penilaian serta penambahbaikan bagi setiap pelan operasi untuk memastikan program tersebut dapat dilaksanakan. Pelan operasi yang telah dibina ialah Pelan Operasi 1 iaitu mewujudkan Sistem Pengurusan Dokumentasi Melalui Frog VLE (Jadual 14 halaman 32), Pelan Operasi 2 Penyediaan Prosedur Pengurusan Dokumentasi (Jadual 15 halaman 33), Pelan Operasi 3 LADAP Untuk peningkatan pengurusan dokumentasi (Jadual 16 halaman 34)

30

Jadual 13 : Pelan Taktikal

           

SASARAN

PELAN

BIL

PELAN TAKTIKAL / TINDAKAN

T/JAWAB

TEMPOH (MULA AKHIR)

KOS

/SUMBER

KPI

PRESTASI

KONTIGENSI /

CATATAN

 

Mewujudkan Sistem

Penyelaras

1 hari

 

RM50

Penyelaras

1

 

1

Pengurusan Dokumentasi menggunakan Frog VLE

Bestari

Bestari,

Juruteknik

2

Menyediakan Prosedur jelas serta panduan pengurusan dokumentasi mengikut keutamaan

Penyelaras

1 hari

 

RM 30

Penyelaras

1

Taklimat dan

Bestari

Bestari,

penyediaan fail

Juruteknik

kulit keras

warna putih

3

LADAP untuk

Penyelaras

1 hari

 

RM80

Bilangan

1

Taklimat

peningkatan

Bestari

guru

pengurusan

dokumentasi

 

31

Jadual 14 : Pelan Operasi Mewujudkan Sistem Pengurusan Dokumentasi menggunakan

Matlamat

Pencapaian prestasi kepimpinan dan pengurusan sekolah yang cemerlang

Strategi

Pemantapan Pengurusan Dokumentasi Secara Berkesan

NAMA PELAN TAKTIKAL/ PROJEK/PROGRAM : Mewujudkan Sistem Pengurusan Dokumentasi menggunakan Frog VLE

OBJEKTIF OPERASI: Menyediakan Tapak Pengurusan Dokumentasi Menerusi Frog VLE

PROSES ALIRAN KERJA:

       

SASARAN

 

LANGKAH

PROSES KERJA

TANGGUNGJAWAB

TEMPOH

PRESTASI

CATATAN*

Mengadakan

Menyediakan Surat Lantikan Menyediakan surat panggilan mesyuarat

SU LADAP

Mei

Penyelaras

 

mesyuarat.

Bestari

dan

Jurutenik

Melaksanakan

Penyediaan Jadual Edaran kepada guru

SU LADAP

Mei

Penyelaras

 

program

Bestari

Penilaian.

Penyediaan dan edaran instrumen Penilaian kepada guru terlibat.

SU LADAP

Jun

Guru

 

Pelaporan.

Mengutip , menganalisis mencetak dan membentangkan pelaporan

SU LADAP

Jun

Guru

 

Penilaian

 

Penambahbaikan

 

32

Jadual 15 : Pelan Operasi Menyediakan Prosedur jelas serta panduan pengurusan

Matlamat

Pencapaian prestasi kepimpinan dan pengurusan sekolah yang cemerlang

Strategi

Pemantapan Pengurusan Dokumentasi Secara Berkesan

NAMA PELAN TAKTIKAL/ PROJEK/PROGRAM : Menyediakan Prosedur jelas serta panduan pengurusan dokumentasi

OBJEKTIF OPERASI: Prosedur serta panduan pengurusan dokumentasi yang jelas

PROSES ALIRAN KERJA:

       

SASARAN

 

LANGKAH

PROSES KERJA

TANGGUNGJAWAB

TEMPOH

PRESTASI

CATATAN*

Mengadakan

Menyediakan surat panggilan mesyuarat

SU LADAP

Mei

Penyelaras

 

mesyuarat.

Bestari

dan

 

Jurutenik

Melaksanakan

Penyediaan Jadual Edaran kepada guru

SU LADAP

Mei

Penyelaras

 

program

Bestari

Penilaian.

Penyediaan dan edaran instrumen Penilaian kepada guru terlibat

SU LADAP

Jun

Guru

 

Pelaporan.

Mengutip, menganalisis mencetak dan membentangkan pelaporan

SU LADAP

Jun

Guru

 

Penilaian

 

Penambahbaikan

 

33

Jadual 16: Pelan Operasi LADAP untuk peningkatan pengurusan dokumentasi

Matlamat

Pencapaian prestasi kepimpinan dan pengurusan sekolah yang cemerlang

Strategi

Menyediakan Prosedur jelas serta panduan pengurusan dokumentasi

NAMA PELAN TAKTIKAL/ PROJEK/PROGRAM : Mengadakan LADAP untuk peningkatan pengurusan dokumentasi

OBJEKTIF OPERASI: Mahir mengurus dokumentasi menerusi aplikasi Frog Vle

PROSES ALIRAN KERJA:

       

SASARAN

 

LANGKAH

PROSES KERJA

TANGGUNGJAWAB

TEMPOH

PRESTASI

CATATAN*

Mengadakan

Menyediakan Menyediakan surat panggilan mesyuarat

SU LADAP

Mei

20 Guru

 

mesyuarat.

Melaksanakan

Penyediaan Jadual Edaran kepada guru

SU LADAP

Mei

20

Guru

 

program

 

Penilaian.

Penyediaan dan edaran instrumen Penilaian kepada guru terlibat

SU LADAP

Jun

20

Guru

 

Pelaporan.

Mengutip , menganalisis mencetak dan membentangkan pelaporan

SU LADAP

Jun

20

Guru

 

Penilaian

 

Penambahbaikan

 

34

BAB 3

PELAKSANAAN PROJEK PENAMBAHBAIKAN SEKOLAH

Aspek penambahbaikan sekolah merupakan perkara yang ditekankan dalam Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia (2013-2025). Penambahbaikan sekolah adalah berkaitan akauntabiliti dan kecekapan pihak kepimpinan sekolah menunaikan tuntutan pihak stake holder, masyarakat, ibu bapa serta murid. Usaha menambahbaik sekolah juga adalah suatu perubahan yang dilakukan secara terancang dan dilaksanakan langkah demi langkah menggunakan kaedah atau teknik yang sesuai supaya mampu membuahkan hasil yang berkesan. Program yang dirancang juga perlu memenuhi ciri kerangka penambahbaikan sekolah berkesan. Penambahbaikan tidak akan berlaku sekiranya tiada perubahan.

3.1 Pelaksanaan Projek Sandaran

Projek Pengurusan Dokumentasi Elektronik (eDokumen) iaitu DMYS 1Stop Document Center adalah bertujuan untuk meningkatkan pengurusan dokumentasi secara berpusat. Projek ini dijalankan sebagai projek rintis selepas mempertimbangkan beberapa faktor seperti peralatan, masa, kepakaran, sumber tenaga, sumber kewangan, kerjasama, capaian internet dan keupayaan guru. Projek rintis ini melibatkan seramai 20 orang guru yang terdiri daripada 4 bidang utama di sekolah iaitu Unit Kurikulum, Unit HEM, Unit Kokurikulum dan Unit Pra U. Suatu jawatankuasa projek telah ditubuhkan selepas mendapat persetujuan Pengetua SMK Dato’ Mohd Yunos Sulaiman, Tn. Hj. Khiru Nasir Bin Rohani, untuk dilaksanakan dalam tempoh masa 8 minggu bermula 02 Mei 2017 – 22 Jun 2017.

35

3.1.1

Jawatankuasa Projek

Berikut adalah senarai Ahli Jawatankusa Program Pengurusan Dokumentasi

Elektronik (eDokumen). Jawatankuasa ini telah ditubuhkan berdasarkan

lantikan surat ahli jawatankuasa bertarikh 02 Mei 2017 (rujuk lampiran E

halaman 66-67) Kriteria pemilihan semua jawatankuasa ini adalah

berdasarkan peranan dan tugas utama mereka dalam bidang pengurusan

yang terdapat di sekolah.

Senarai Ahli Jawatankuasa Program DMYS 1Stop Document Center

Pengerusi

Naib Pengerusi 1

Naib Pengerusi 2

Naib Pengerusi 3

Penyelaras Program

Setiausaha

Pen.Setiausaha

Ahli Jawatankuasa

En Rozman Bin Safie (GPK Tingkatan 6) Pn Azizah Bt Abdullah (GKMP Bahasa) Pn Hjh Zaleha Binti Jani (GKMP Tek & Vok) Pn Hairulzanah Binti Abd Rahman (GKMP SM) Pn Rofeah Binti Wahid (GKMP Kajian Kemasyarakatan)

Tuan Hj Khiru Nasir Bin Rohani

Pengetua

Tuan Hj Mohd Rosli Bin Bakir

GPK Pentadbiran

Pn Hjh Norazlinda Binti Mohd Salleh

GPK HEM

Pn Loh Chong Eng

GPK Petang

Zulkurnain Bin Abdul Rahman

GPK Kokurikulum

Pn Noor Sharliana Binti Mat Nasir

Penyelaras Bestari

Pn Radiah Binti Abdul Rahman

Siti Maheran Bin Mat (SU Kurikulum) Pn Azilah Md Hanifah (SU HEM) Pn Salasiah Binti Panot (SU Kokurikulum ) Pn Azleen Bnti Sungkanah (SU Koperasi) Pn Suzen Binti Abd Ghani ( Kaunselor) Chai Phei Hui (Teknikal) Haslizan Bin Isnin (Teknikal)

36

3.1.2

Kertas Kerja Projek

Selepas perbincangan bersama Pengetua dengan Jawatankuasa Pelaksana Projek, maka Kertas Kerja Projek Pengurusan e-Dokumentasi : DMYS 1Stop Document seperti Lampiran halaman 80 telah dibina. Carta Gantt projek ini juga boleh dirujuk pada halaman berkenaan Projek ini diharapkan dapat menjadi alat pemudahcara kepada guru-guru bagi membolehkan mereka mendapatkan bahan dokumentasi menerusi tapak DMYS 1Stop Document Center.

3.1.3 Hasil Penyediaan Tapak DMYS 1Stop Document Center Tapak DMYS 1Stop Document Center ini adalah berasaskan penggunaan Frog Vle. Penggunaan Frog Vle ini dibuat berdasarkan kemudahan sedia ada yang diberikan oleh pihak kerajaan kepada warga pendidik. Sehubungan dengan itu adalah amat bertepatan jika Frog Vle digunakan sebagai tapak untuk kemudahan guru mendapatkan bahan-bahan dokumentasi. Gambar 4 menunjukkan paparan muka depan tapak DMYS 1Stop Document Center.

paparan muka depan tapak DMYS 1Stop Document Center. Gambar 4: Paparan Muka Tapak DMYS 1Stop Document

Gambar 4: Paparan Muka Tapak DMYS 1Stop Document Center

37

Gambar 5 : Paparan Muka Ruangan Kertas Kerja. Gambar 6: Paparan Muka Ruangan Kertas Kerja

Gambar 5 : Paparan Muka Ruangan Kertas Kerja.

Gambar 5 : Paparan Muka Ruangan Kertas Kerja. Gambar 6: Paparan Muka Ruangan Kertas Kerja Berdasarkan

Gambar 6: Paparan Muka Ruangan Kertas Kerja Berdasarkan kepada gambar 4 dan 5 menunjukkan bahawa guru boleh menghantar semula dokumen dalam tapak berkenaan. Perkara ini adalah hasil daripada perbengkelan yang telah dilakukan pada 24 Mei 2017. (Rujuk halaman

66-67)

38

Gambar 7 : Paparan Site Utama Bengkel Frog VLE 3.1.3 Carta Gantt Pelaksanaan Pelaksanaan program

Gambar 7 : Paparan Site Utama Bengkel Frog VLE

3.1.3 Carta Gantt Pelaksanaan

Pelaksanaan program ini bermula pada 02 Mei 2017 dan berakhir pada 22 Jun 2017. Segala perancangan telah melalui proses perbincangan dengan pembimbing pada 02 Mei 2017. Rujuk gambar 8 di bawah.

dengan pembimbing pada 02 Mei 2017. Rujuk gambar 8 di bawah. Gambar 8 : Perbincangan Awal

Gambar 8 : Perbincangan Awal Projek Bersama Pengetua

39

Hasil daripada perbincangan berkenaan, satu proses kerja telah dibina dan

diringkaskan menerusi carta gantt pada rajah jadual 17 :

i.

Pembentangan kertas kerja konsep kepada pengetua dan ahli

pengurusan (mendapatkan kebenaran)

ii.

Mesyuarat dan penubuhan jawatankuasa induk dan jawatankuasa

pelaksana.

iii.

Taklimat kepada guru-guru dan pegawai terlibat

iv.

Melaksanakan kajian keperluan (soal selidik)

v.

Mengumpul dan menganalisis data

vi.

Penyediaan tapak DMYS 1Stop Document Center menerusi Frog

VLE

vii.

Pelancaran program “DMYS 1Stop Document Center

viii.

Membuat penilaian program.

Jadual 17 : Carta Gantt Pelaksanaan Program Pengurusan E-Dokumen ( DMYS 1Stop Document Center)

     

Mei

   

Jun

 

(Minggu)

(Minggu)

Bil

Perkara

1

2

3

4

1

2

3

4

 

Pembentangan kertas cadangan

               

01.

projek kepada pengetua dan jawatan kuasa pengurusan

2/5

 

Mesyuarat penubuhan

               

02.

jawatankuasa induk dan jawatankuasa pelaksana

4/5

03.

Taklimat kepada guru-guru terlibat

   

17/5

         

04.

Melaksanakan kajian keperluan (edaran borang soal selidik)

2 /5

             
 

Mengumpul dan menganalisis dapatan

 

8/5-

           

05.

12/5

06.

Menyediakan tapak DMYS 1Stop Document Center

 

8/5- 16/5

         

07.

Pelancaran program dan taklimat guru

   

17/5

         

08.

LADAP Frog VLE

     

24/5

       

09

Kajian Impak

         

18/6

   

10

Pelaporan

   

2/5 – 22/6

 

40

3.2

Pemantauan

Penggunaan OPPM akan lebih memudahkan urusan pemantauan perjalanan pengurusan Program Dokumentasi Elektronik (e-Dokumen). Ia membolehkan proses pemantauan dilakukan dengan mudah untuk melihat proses pelaksanaan program yang dilakukan. Rajah 4 menunjukkan OPPM Pemantauan Program Pengurusan e-Dokumen.

dilakukan. Rajah 4 menunjukkan OPPM Pemantauan Program Pengurusan e-Dokumen. Rajah 4 : Pelan One Page Project

Rajah 4 : Pelan One Page Project Manager

41

3.3 Kesimpulan Secara keseluruhannya proses pelaksanaan dan penambahbaikan sekolah menerusi Program Dokumentasi Elektronik (e-Dokumen). ini telah berjalan seperti yang dirancang. Tempoh 8 minggu yang diberikan telah digunakan sepenuhnya untuk memastikan program ini berjaya. Komitmen dan kesungguhan rakan guru dalam menjayakan program ini sangat baik walaupun dalam kesibukan tugas masing-masing. Segala respon yang diterima daripada guru samada positif atau negatif telah diberi perhatian untuk memastikan projek ini dapat diteruskan dan dijadikan satu projek penting sekolah dalam usaha meningkatkan pengurusan dokumentasi sekolah menerusi Pengurusan e-Dokumentasi.

42

BAB 4

PENILAIAN PROJEK PENAMBAHBAIKAN SEKOLAH

Penilaian sesuatu projek diukur melalui pelaksanaan pelan tindakan yang telah dijalankan. Segala dapatan dan maklumat yang diperolehi pada peringkat ini dikumpulkan untuk mengenalpasti sama ada strategi yang digunakan berkesan dan dapat mencapai objektif yang diharapkan. Strategi yang dipilih adalah tepat dan berjaya, sekiranya hasil daripada penilaian projek ini mampu mencapai objektif yang dikehendaki. Oleh itu pihak sekolah telah memilih matlamat strategik iaitu memantapkan pengurusan dokumentasi secara elektronik dengan menggunakan Frog VLE dalam pengurusan dokumentasi sebagai langkah untuk membantu meningkatkan kualiti pengurusan dokumentasi di samping itu dapat meningkatkan penggunaan

1Bestarinet.

4.1 Teknik Pengumpulan Data

Pelaksanaan pelan tindakan dipantau dan dinilai oleh pentadbir sekolah yang telah diberi tanggungjawab oleh Pengetua iaitu semua Penolong Kanan dan Guru Kanan Mata Pelajaran. Sebelum projek ini dijalankan satu taklimat khusus telah diadakan kepada semua guru pada 17 Mei 2017. Semua maklumat berkaitannya boleh dirujuk pada halaman 63. Penilaian akhir bagi mengukur objektif matlamat strategik adalah berdasarkan tempoh masa projek ini dilaksanakan iaitu mulai 02 Mei 2017 hingga 22 Jun 2017. Namun begitu untuk mendapatkan penilaian akhir matlamat strategik ini, setiap pelan operasi telah dilaksanakan dan data-data dikumpul bagi mengukur objektifnya melalui soal selidik, pretest-postest.

43

4.2

Dapatan Penilaian Terhadap Projek

Dengan skala likert 5 - Sangat Setuju, 4 - Setuju, 3 - Tidak Pasti, 2 -Tidak Setuju dan 1-Sangat Tidak Setuju mewakili tahap respon responden. Berikut adalah penilaian pengguna terhadap DMYS 1Stop Document Center dalam nilai peratus bagi setiap item. Sampel terdiri daripada 20 orang guru (responden) yang terlibat secara langsung dengan program ini. Kajian ini telah dijalankan pada 18 Jun 2017. Jadual 18 menunjukkan dapatan Analisis Prestasi Tapak DMYS 1Stop Document Center .

Jadual 18: Analisis Prestasi DMYS 1Stop Document Center

Bil

Item Soalan

 

%

Respon Responden

 

SS

 

S

TP

TS

STS

1

Program ini memudahkan pengurusan merekod dokumen

(5)

(10)

(1)

(4)

-

25

 

50

5

20

2

Program ini memudahkan pengurusan mencari dokumen

(7)

 

(8)

(2)

(2)

(1)

35

40

10

10

5

3

Saya boleh memuat turun dokumen yang dikehendaki tanpa masalah

(4)

(14)

(1)

(1)

 

20

 

70

5

5

 

Saya dapat mengemaskini maklumat dokumen yang dicari tanpa masalah

(6)

 

(12)

 

(2)

 

4

30

60

10

 

Saya dapat memuat naik dokumen yang tanpa masalah

(4)

 

(9)

(3)

(2)

(2)

5

20

45

15

10

10

 

PURATA

79 %

 

7%

14%

44

Analisis Prestasi DMYS 1Stop Document Center 70 60 50 40 30 20 10 0 SS
Analisis Prestasi DMYS 1Stop Document Center
70
60
50
40
30
20
10
0
SS
S
TP
TS
STS
ITEM 1
25
50
5
40
15
ITEM 2
35
40
10
10
5
ITEM 3
20
70
5
5
ITEM 4
30
60
10
ITEM 5
20
45
15
10
10
% Responde

Rajah 5: Graf Analisis Prestasi Tapak DMYS 1Stop Document Center

Data analisis prestasi tentang tapak DMYS 1Stop Document Center menunjukkan sejumlah 75% responden atau mewakili 15 guru menyatakan sistem ini memudahkan untuk merekod dokumen. Manakala 75% responden pula menyatakan sistem ini memudahkan mencari dokumen. Bagi item 3 sejumlah 80% responden menyatakan mereka boleh memuat turun dokumen yang dikehendaki tanpa sebarang masalah. Sejumlah 90% responden menyatakan mereka boleh mengemaskini maklumat dokumen yang dicari tanpa masalah pada item 4. Manakala item 5 pula, didapati 65% responden dapat memuat naik dokumen dengan mudah . Secara purata 79% responden telah menunjukkan tahap kepuasan pengguna terhadap prestasi program ini.

45

Jadual 19 : Analisis Negatif Tentang Program

Bil

Item Solan

 

%

Respon Responden

 

SS

 

S

TP

TS

STS

1

Saiz tulisan pada paparan kecil

(3)

(14)

(2)

(1)

 

15

 

70

10

5

2

Warna paparan kurang menarik

(5)

 

(9)

   

(6)

25

45

30

3

Bermasalah jika talian internet tiada atau lambat

(15)

 

(5)

     

75

25

4

Tiada pemberitahuan untuk dokumen baharu atau surat secara automatik

(7)

(13)

     

35

 

65

5

Sistem tidak boleh digunakan jika komputer bermasalah

(18)

 

(2)

     

90

10

 

PURATA

91%

 

2%

1%

6%

Analisis Negatif Tentang Program 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 SS
Analisis Negatif Tentang Program
90
80
70
60
50
40
30
20
10
0
SS
S
TP
TS
STS
ITEM 1
15
70
10
5
ITEM 2
25
45
30
ITEM 3
75
25
ITEM 4
35
65
ITEM 5
90
10
% Responden

Rajah 6 : Graf Analisis Negatif Program

Berdasarkan Jadual 19 analisis negatif program DMYS 1Stop Documen Center ini, sejumlah 85% responden menyatakan tulisan pada paparan adalah kecil. Selain itu dari segi warna paparan pula, 70% pula menyatakan bersetuju bahawa warna yang digunakan tidak menarik. Pada item 3, 100% responden bersetuju bahawa program ini akan bermasalah jika talian internet tiada atau lambat. Begitu juga dengan item 4, 100% responden bersetuju bahawa tiada pemberitahuan secara automatik sekiranya ada dokumentasi baharu

46

dimasukkan. Selain itu 100% responden juga menyatakan sistem ini tidak dapat digunakan sekiranya komputer bermasalah. Secara puratanya, iaitu 91% responden memberikan respon yang negatif terhadap perkara-perkara yang dikemukakan.

Jadual 20: Analisis Positif Tentang Program

Bil

Item Solan

 

%

Respon Responden

 

SS

 

S

TP

TS

STS

1

Sistematik dan memudahkan pengurusan dokumen

(5)

(12)

(3)

   

25

60

15

2

Mudah dan cepat mencari fail

(7)

(9)

(2)

(1)

(1)

35

45

10

5

5

3

Mesra pengguna dan senang diakses

(5)

(13)

 

(1)

(1)

25

65

5

5

4

Menjimatkan penggunaan kertas

(7)

(7)

(3)

(2)

(1)

35

35

15

10

5

5

Tidak perlu berurusan dengan banyak pihak

(5)

 

(8)

(4)

(2)

(1)

25

40

20

10

5

 

PURATA

78%

 

12%

10%

Analisis Positif Program 70 60 50 40 30 20 10 0 SS S TP TS
Analisis Positif Program
70
60
50
40
30
20
10
0
SS
S
TP
TS
STS
ITEM 1
25
60
15
ITEM 2
35
45
10
5
5
ITEM 3
25
65
5
5
ITEM 4
35
35
15
10
5
ITEM 5
25
40
20
10
5
% Respoden

Rajah 7 : Graf Analisis Positif Program

47

Berdasarkan Jadual 20 analisis positif berhubung program DMYS 1Stop Document Center ini, 85% responden menyatakan persetujuan bahawa penggunaan program ini sangat sistematik. Manakala sejumlah 80% responden bersetuju bahawa menerusi program ini fail yang dikehendaki dapat dicari dengan mudah dan cepat. Selain itu 90% responden menyatakan program ini mesra pengguna dan senang diakses. 70% responden pula menyatakan program ini mampu menjimatkan penggunaan kertas. Bagi item 5, 65% responden bersetuju bahawa mereka tidak perlu berurusan dengan banyak pihak untuk mendapatkan dokumen-dokumen yang diperlukan. Secara puratanya 78% responden berpuas hati terhadap program ini.

4.3 Rumusan Keberkesanan Pelaksanaan

Hasil daripada dapatan analisis penilaian program yang dilaksanakan, didapati, program ini sangat berguna dan berkesan untuk tujuan pengurusan dokumentasi secara berpusat dengan menggunakan tapak Frog VLE. Dengan adanya program yang dihasilkan ini, isu-isu seperti ketiadaan dokumentasi atau tidak menyertakan dokumentasi dalam urusan kewangan atau pelaporan tidak lagi berbangkit. Ini kerana, menerusi program ini segala dokumen seperti kertas kerja, laporan dan lain-lain perkara yang dikehendaki telah sedia ada dalam tapak ini. Guru hanya perlu mengambil dan menghantar semula bahan- bahan yang ada tanpa perlu bersusah payah.

48

BAB 5

REFLEKSI

5.1 Aspek Kepimpinan dan Pengurusan

Sekolah ini dikemudi oleh Tuan Haji Khiru Nasir Bin Rohani, Pengetua Gred DG52. Beliau telah mula bertugas di sekolah ini pada 01 Januari 2016 dengan membawa aspirasi “SMKDMYS NAMAMU DI ATAS”. Beliau menaruh harapan agar SMK Dato’ Mohd Yunos Sulaiman menjadi peneraju utama dalam bidang Pengurusan, Kurikulum, Hal Ehwal Murid dan Kokurikulum di Daerah Pontian. Beliau merupakan pemimpin transformasi yang mempunyai visi dan misi untuk membawa SMK Dato’ Mohd Yunos Sulaiman ke arah sekolah gemilang menjelang tahun 2018.

Beliau menggunakan pendekatan kepimpinan instruksional dengan memastikan guru-guru berada di kelas pada waktunya. Konsep “Learning Walk” untuk bergerak dari satu bangunan ke satu bangunan bagi memastikan PdPc berjalan pada masanya turut diamalkan beliau. Beliau juga amat mementingkan budaya Headcount serta Dialog Prestasi dan hasilnya dalam SPM dan STPM 2016 sekolah ini telah mencapai prestasi yang cemerlang. Ini adalah kejayaan pertama beliau.

Beliau juga mengamalkan gaya Distributed Leadership dengan memberi peluang kepada pemimpin pertengahan sekolah untuk merancang dan membuat keputusan bagi kebaikan sekolah selagi tidak bercanggah dengan dasar dan pekeliling ikhtisas Kementerian Pendidikan Malaysia. Hal ini secara tidak langsung dapat meningkatkan keyakinan pemimpin pertengahan sekolah untuk sama-sama membantu beliau dalam menguruskan sekolah.

49

Sikap ini menunjukkan bahawa beliau sangat prihatin terhadap pemimpin pertengahan sekolah. Beliau sentiasa membuat refleksi terhadap tingkahlaku pemimpin pertengahan kerana mereka adalah pemimpin yang paling hampir dengan guru-guru. Beliau juga adalah pemimpin asertif kerana mempunyai ciri-ciri ketegasan dalam mempertahankan hak peribadi dengan menyatakan pendapat, perasaan dan kepercayaan secara telus, jujur dan sesuai tanpa mengancam hak orang lain. Beliau mahir dalam komunikasi, yakin diri, hormat kepada orang lain dan bijak dalam membuat keputusan.

Beliau adalah mentor saya sepanjang lapan minggu melaksanakan projek untuk Program Sandaran NPQEL ini. Dalam tempoh tersebut, beliau telah memberi nasihat dan pandangan serta memberi ruang kepada saya untuk melaksanakan program yang dirancang. Beliau telah membantu pelaksanaan Projek DMYS 1Stop Document Center semasa taklimat guru serta pelancaran DMYS 1Stop Document Center pada 17 Mei 2017 yang lalu. (rujuk halaman 63). Semasa taklimat dan pelancaran tersebut, beliau telah memberi peluang kepada saya untuk menjelaskan beberapa perkara berkaitan projek ini.

Dalam pengurusan, beliau amat mementingkan konsep PDCA (Plan, Do, Check dan Action) dalam setiap program yang dilaksanakan. Pendekatan ini amat dalam setiap program bagi memastikan ia berjalan dengan baik dan memberi impak kepada sekolah. Hal ini telah dimaklumkan sendiri oleh beliau kepada saya. Oleh itu, bagi memastikan projek Sandaran NPQEL ini berjalan seperti mana yang dikehendaki, pendekatan PDCA yang telah dipelajari, telah saya amalkan. Aspek perancangan, pelaksanaan, pemantauan dan penilaian (PDCA), saya laksanakan bersama-sama Penolong Kanan dan Guru Kanan Mata Pelajaran sepanjang lapan minggu projek ini berlangsung.

Beliau menggunakan Jawatankuasa Pengurusan sekolah dalam membincangkan perkara-perkara berkaitan pengurusan dan pentadbiran sebelum bertemu dengan semua guru. Jawatankuasa ini terdiri daripada semua Penolong Kanan, Guru Kanan Mata Pelajaran dan beliau sendiri sebagai pengerusi. Beliau menggunakan medan ini sebagai medan perbincangan utama bagi mendapatkan pandangan dan idea serta keputusan

50

bersama sebelum perkara-perkara tersebut dibawa ke peringkat guru-guru. Akhirnya Projek Sandaran NPQEL ini telah diterima oleh Jawatankuasa Pengurusan Sekolah setelah dibincangkan dengan terperinci dan juga semua guru.

Kepimpinan pengurusan pertengahan merupakan pemimpin pelapis di sekolah yang memainkan peranan penting sebagai jambatan atau penghubung antara Pengetua dengan guru-guru serta bukan guru. Saya sebagai Penolong Kanan Kokurikulum bersama rakan-rakan Penolong Kanan dan Guru Kanan Mata Pelajaran dalam kumpulan pengurusan pertengahan sekolah ini membantu Pengetua dalam menyediakan perancangan strategik dan hala tuju sekolah.

Apabila menghadiri tugasan luar sekolah, beliau akan berpesan kepada pemimpin pengurusan pertengahan supaya memantau suasana sekolah agar sentiasa teratur dan kondusif. Beliau memberikan keyakinan dan pendedahan kepada kumpulan ini untuk mengurus sekolah kerana yakin kumpulan ini akan menjadi pentadbir dan pengurus sekolah pada suatu ketika nanti. Apatah lagi kumpulan ini yang seramai sembilan orang adalah bergred DG48, yang sememangnya layak berdasarkan pengalaman luas, mampu menyelia dan membimbing serta berkebolehan melakukan educated guess masalah organisasi yang mungkin timbul dan melakukan langkah pencegahan (Amin Senin, 2008).

5.2 Kekuatan Projek

Projek ini telah dilaksanakan dari 02 Mei 2017 sehingga 22 Jun 2017 iaitu selama 8 minggu. Program yang menggunakan Frog VLE ini telah mendapat kebenaran daripada pengetua. Beliau banyak membantu dalam memberi nasihat, tunjuk ajar dan turut terlibat dalam pelaksanaan program ini bermula dari taklimat awal pada 17 Mei 2017, Bengkel LDP Frog Vle pada 24 Mei 2017 dan pemantauan perjalanan program. Secara keseluruhannya, projek ini telah memberi impak yang baik kepada SMK Dato’ Mohd Yunos Sulaiman khususnya dalam perkara berikut :

51

5.2.1

Pengurusan Dokumentasi Secara Sistematik

Dengan adanya program ini, guru dapat menyimpan dokumentasi seperti kertas kerja atau laporan tanpa mengambil masa yang lama. Semua dokumentasi seperti yang dinyatakan di atas, boleh diakses dengan mudah apabila diperlukan di mana-mana sahaja. Pengurusan dokumentasi secara elektronik ini juga mampu membantu guru untuk mendapatkan contoh-contoh kertas kerja atau pelaporan yang mengikut Standard Pengurusan Sekolah Kualit (SPSK).

5.2.2 Mudah Akses

Ledakan teknologi maklumat dan komunikasi (ICT) telah memberi impak positif dalam pelbagai aspek kehidupan manusia. Teknologi maklumat dan komunikasi (ICT) menjadi semakin penting dalam perkembangan pendidikan hari ini. Selari dengan abad ke-21, perluasan literasi komputer menjadi agenda penting pendidikan selaras dengan dasar ICT Negara. Oleh itu, penggunaan komputer dan internet adalah bertujuan membantu guru menggunakan teknologi maklumat bukan hanya semasa PdPc sahaja tetapi juga dalam aspek pengurusan. Penggunaan Frog VLE dalam projek ini, membolehkan guru-guru mengambil bahan-bahan dokumentasi yang disimpan sebagai panduan dan rujukan tanpa perlu mengambil masa yang lama dan mudah.

5.2.3 Pematuhan Dasar KPM

Penggunaan Frog VLE sebagai tapak penyimpanan dokumentasi ini adalah selari dengan dasar yang digariskan dalam Anjakan ke -7 PPPM (2013-2025) iaitu menggalakkan penggunaan ICT untuk melonjakan pendidikan negara bertaraf dunia. Oleh itu, secara tidak langsung, program ini membantu warga pendidik menggunakan segala kemudahan ICT yang disediakan oleh KPM untuk memajukan sistem pendidikan negara.

52

5.2.4

Meringankan Beban Tugas Guru

Penggunaan Frog VLE dalam pengurusan dapat membantu guru mendapatkan bahan dokumentasi serta menjimatkan masa. Selain guru boleh mencipta atau mereka sendiri laman PdPc (site) atau menggunakan laman PdPc yang telah wujud dalam Frog Store, guru juga boleh mendapatkan bahan pengurusan seperti dokumentasi yang telah disiapkan atas site DMYS 1Stop Document Center. Hal ini dapat meringankan beban tugas guru dan menjimatkan masa.

5.2.5 Penjimatan Kertas

Program ini juga dapat membantu mengurangkan kos penggunaan kertas. Hanya kertas utama sahaja akan digunakan sebagai rujukan dalam pengurusan dokumentasi.

5.3 Kelemahan Projek

Hasil maklum balas daripada guru-guru yang terlibat dalam projek ini, menunjukkan terdapat beberapa kelemahan ketara yang sukar dikawal dan kes terpencil iaitu :

5.3.1 Gangguan Capaian Internet

Guru-guru tidak akan dapat mengakses bahan kerana masalah server atau “server breakdown”. Begitu juga apabila penggunaan internet yang meningkat pada masa yang sama akan menyebabkan capaian internet menjadi lebih perlahan dan mengganggu guru mendapatkan bahan dokumentasi.

5.3.2 Kemahiran Guru

Sebahagian besar guru masih belum mahir atau membiasakan diri dalam hal-hal pengurusan dokumentasi secara digital menggunakan Frog VLE.

53

5.4

Cadangan Penambahbaikan

Projek Pengurusan Dokumentasi Digital melalu DMYS 1Stop Document Center pada umumnya dapat meringankan beban tugas guru dalam penghasilan kertas kerja, selain dapat meningkatkan pencapaian penggunaan Frog VLE. Oleh kerana projek ini masih baru dilaksanakan di sekolah ini, maka terdapat beberapa penambahbaikan bagi memantapkan projek tersebut. Antaranya ialah memperluaskan skop dokumentasi agar tidak hanya tertumpu kepada kertas kerja atau laporan sahaja. Projek ini akan lebih berjaya jika ianya dapat dikongsi bukan hanya di peringkat sekolah tetapi juga perkongsian dengan pihak luar supaya guru-guru boleh mendapatkan bahan- bahan terkini yang berkaitan dengan dokumentasi.

54

RUJUKAN

Alberto, K. G., Abella, C. M., Sicat, G. C. E., Niguidula, J. D. dan Caballero,J.M. (2009). Compiling remote files: redefining electronic document management system infrastructure (CReED). International Conference on Information and Multimedia Technology, South Korea, 16-18 Disember 2009, 347-350.

Ashman, H. (2000). Electronic document addressing: dealing with change. ACM Computing Surveys, 32(3), 201-212.

Braid, A. (1996). Standardization in electronic document delivery: A practical example. Interlending & Document Supply, 24(4), 12-

18.

Hull, J. J. dan Lee, D. (2000). Simultaneous highlighting of paper and electronic documents. 15th International Conference on Pattern Recognition (ICPR'00), Barcelona, 03 - 07 September 2000, 4,

401-404.

Inoue, A. dan Masuda, K. (2005). Energy conservation and co2 reduction by conversion of paper document to electronic document using high speed color multifunction device with document flow software. 4th International Symposium on Environmentally Conscious Design and Inverse Manufacturing, Tokyo, 12-14 Disember 2005, 484-486.

Koo, R. (1988). A Model for Electronic Documents. Newsletter ACM SIGOIS Bulletin, 10(1), 23-33.

Kranch, D. A. (1998). Preserving Electronic Documents. Proceedings of the third ACM conference on Digital libraries, 17(3), 38-48.

Kurniawan, A. (1996).). Digital rights management sebagai solusi keamanan dokumen elektronik. Jurnal Sistem Informasi MTI-UI, 4(2), 93-99.

Liew, C. L. dan Foo, S. (2002). Electronic documents: new roles and value-added contents. Proceedings of the 6th ICCC/IFIP Elpub Conference on Electronic Publishing, Karlovy Vary, Czech Republic, 6-8 November 2002, 1-11.

55

Meier, J. dan Sprague, R. (1996). Towards a better understanding of e1ectronic document managemen. Proceedings of the 29th Annual Hawaii International Conference on System Sciences, Wailea, Hawaii, 3-6 Januari 1996, 5, 53-61.

Panduan Pengurusan Pejabat (2017) Perintah-Perintah Am dan Arahan Pentadbiran : International Law Book Services : Petaling Jaya Selangor

Scott, P. J. dan Williams, P. B. (2009). Deploying electronic document management to improve access to hospital medical records. Journal of Management & Marketing in Healthcare, 2(2), 151-

160.

Sprague, R.H. (1995). Electronic document management: Challenges and opportunities for information systems managers. Management Information Systems (MIS) Quarterly, 19(1), 29-

49.

Supradonor, B. (2010). Pengembangan kerangka kerja migrasi sistem paperless office. Media Elektrika, 3(2 ), 56-67.

Toba, H. (2004). Pemanfaatan teknologi open source pada perpustakaan sebagai alternatif penanggulangan problem kelestarian dokumen. Seminar Nasional Aplikasi Teknologi

Informasi(ihttp://journal.uii.ac.id/index.php/Snati/article/view/180

2)

56

LAMPIRAN A

LAMPIRAN A 57

57

58

58

59

59

LAMPIRAN B

KAJIAN ANALISIS KEPERLUAN PENGURUSAN DOKUMENTASI BERPUSAT

A. LATARBELAKANG

Arahan : Jawab semua soalan dan tandak di ruangan jawapan yang disediakan

1. Jantina

1 LELAKI 2 PEREMPUAN
1 LELAKI 2 PEREMPUAN

1 LELAKI

2 PEREMPUAN

1 LELAKI 2 PEREMPUAN
1 LELAKI 2 PEREMPUAN

2. Umur

1

21– 30 tahun

2

31– 39 tahun

3

40– 49 tahun

4

50

tahun ke atas

3. Jumlah Waktu Mengajar

 

1 15

– 20 waktu

2 21

 

– 25 waktu

3 26

 

– 30 waktu

4 30

 

waktu ke atas

4. Jumlah Jawatan Yang Dipegang di Sekolah