ALCANCE:

Este instructivo ha sido preparado para que la empresa prepare en forma ordenada y
oportuna la informacin contable, a fin de prestar un servicio eficiente de contabilidad.

OBJETIVOS:

La observancia y cumplimiento de instructivo permitir:

A) Producir estados financieros mensuales confiables en los primeros 10 das del mes
siguiente.

B) Minimizar los riesgos de incumplimiento de las disposiciones tributarias vigentes.

C) Facilitar la planificacin del pago de los impuestos y ejercer un mejor control del
cumplimiento de las obligaciones tributarias.

D) Preparar y presentar oportunamente las declaraciones de impuestos.

I. CONTROL DE MOVIMIENTO DE FONDOS

a) Cuentas bancarias a nombre de la empresa:

Los ingresos y egresos deben ser controlados por medio de una o ms cuentas
bancarias a nombre y para uso exclusivo de la empresa. No deben mezclarse fondos
propiedad de terceros con los de la empresa, ni manejar fondos de la empresa en
cuentas de terceros.

Debe implementarse un registro para cada cuenta bancaria a efecto de llevar un control
de los depsitos efectuados y de los cheques emitidos, as como de las
disponibilidades.

b) Gastos personales de propietarios o socios:

Los gastos personales de los propietarios o socios deben ser pagados con cuentas
personales. Los socios de entidades jurdicas pueden cubrir sus gastos personales
mediante asignaciones fijas mensuales por sueldos, dietas o como anticipos a
dividendos. Los propietarios de empresas individuales no podrn hacer cobros o retiros
por estos conceptos. Los retiros de efectivo que efecten estn afectos al pago del 3%
del impuesto del timbre.

______________________________________________________________________

7. AVENIDA 7-78, ZONA 4, OFICINA 209 PBX 2331 4939, FAX 2332-4788
EDIFICIO CENTROAMERICANO, 2. PISO.
Por consiguiente, los beneficiarios manejarn estos fondos en una cuenta bancaria
personal. Con este procedimiento se evitarn los pagos de cuentas y gastos
personales con efectivo o cheques de la empresa.

c) Aportes de fondos para la empresa:

Si por razones de liquidez la empresa necesita fondos para pagar sus obligaciones, los
propietarios o socios debern depositar a la cuenta bancaria de la empresa los fondos
que se necesiten. Por lo tanto, no deben pagarse gastos o cuentas de la empresa con
fondos personales de propietarios, de los socios o de terceros.

d) Reembolso de gastos de la empresa:

Si el propietario, socios o funcionarios hacen gastos por cuenta de la empresa, estos

deben ser reembolsados por medio de cheque. Si la empresa no tiene fondos para
hacer el reembolso, los comprobantes deben incluirse en una liquidacin por separado
para que registren como cuentas por pagar.

No deben entregarse a la secretaria o al contador los comprobantes cada vez que se

hagan gastos por cuenta de la empresa. Si el propietario o gerente rutinariamente hace
compras o paga gastos de la empresa con fondos personales o con tarjetas de crdito,
debe reunirlos por perodos establecidos (semana, quincena o mes) para preparar una
liquidacin formal para su reembolso mediante la emisin de un cheque o para que se
registren como cuentas por pagar.

e) Uso de tarjetas de crdito:

Cuando se usen tarjetas de crdito corporativas (a nombre de la empresa), stas deben

ser exclusivamente para compras y gastos a nombre de la empresa. Para respaldar los
pagos a las tarjetas de crdito se debe adjuntar al cheque respectivo las facturas de
consumos a nombre de la empresa.

Los estados de cuenta o los comprobantes de consumos no constituyen comprobantes

legales de contabilidad.

Si las compras se efectan con tarjetas de crdito personales, las facturas de consumo
deben seguir el procedimiento de reembolso indicado en el inciso d). Por consiguiente,
no deben emitirse cheques de la empresa para pagos de tarjetas de crdito personales,
a menos que un consumo se reembolse de inmediato con cheque amparado con su
respectiva factura.
 II. CONTROL DE INGRESOS Y VENTAS

a) Depsitos bancarios:

Cada depsito al banco debe ser correctamente identificado con el concepto del ingreso
en las boletas de depsito. Si es por ventas deben adjuntarse el tiquete de corte de la
caja registradora o el lote de facturas a cuyos montos corresponden los fondos
depositados. Si es por pagos de clientes debe adjuntarse los recibos de caja, copias de
facturas pagadas y/o un detalle de los clientes que pagaron indicando los nmeros de
facturas canceladas.

Cuando se trate de aportes del propietario o de socios, el comprobante de respaldo

ser un recibo de caja o recibo simple, explicando las condiciones en que se reciben los
aportes (a devolverse en una fecha determinada, por plazo indefinido o para futuras
capitalizaciones). No debe considerarse como prstamos porque debe cobrarse un
inters a la empresa, de lo contrario la Administracin Tributaria determinar una renta
presunta, que representa para la empresa el pago del 10% de retencin del ISR,
intereses y la multa respectiva por no hacer la retencin indicada.

Los cheques rechazados deben depositarse por separado, adjuntando al comprobante

de depsito la nota de dbito del banco por el rechazo del cheque, con el nombre del
cliente y nmero de factura a quien corresponde la operacin.

Los ingresos deben depositarse intactos al banco. Es decir, que no deben tomarse
fondos de los ingresos para pagos en efectivo o para gastos personales. Tampoco se
deben permitir el canje cheques personales de los ingresos percibidos.

Debe crearse un archivo de copias de facturas en orden correlativo, incluyendo las

anuladas con sus originales. Si se conceden crditos a los clientes debe llevarse un
registro auxiliar para el control de facturas pendientes de cobro.

b) Facturas anuladas:

Las facturas anuladas nicamente son permitidas cuando el original y sus copias tienen
la anotacin manual o con sello de anulacin. Los juegos completos de las facturas
anuladas deben archivarse en el control correlativo de la facturacin. Para anular
facturas de meses anteriores que por alguna razn deban repetirse, por devoluciones
parciales o totales, deben usarse NOTAS DE CRDITO. Con este documento se
recupera el IVA que se haya pagado por facturas anuladas, siempre que no haya
transcurrido ms de dos meses contados a partir de la fecha de la factura anulada.

Este procedimiento no exime la obligacin de documentar la operacin con el original

de la factura anulada.
c) Autorizacin de documentos:

El propietario o el gerente deben cerciorarse que los documentos en uso, tales como
facturas de venta, facturas especiales, notas de crdito y notas de dbitos, hayan sido
autorizados por la SAT. Si la empresa cambia de direccin debe tramitar una nueva
patente de comercio con la nueva direccin y luego solicitar la autorizacin para
imprimir estos documentos con la nueva direccin. De lo contrario, la SAT sancionar a
la empresa con multas de Q100.00 por cada documento emitido (facturas, notas de
crdito y de dbito) que no cumpla con este requisito.

d) Cajas registradoras:

Las cajas registradoras deben tener una autorizacin especfica para ser usadas en la
direccin sede de la empresa o del establecimiento comercial respectivo. Los datos
que imprime en los tiquetes (nombre de la empresa, NIT, nmero de resolucin y
direccin) deben coincidir con sticker de autorizacin emitido por la SAT. Este sticker
deber estar adherido a la caja registradora respectiva.

Una caja registradora no puede ser trasladada a otro establecimiento o al mismo con
una direccin diferente a la indicada en el sticker mencionado. Previamente hay que
solicitar a la SAT que se clausure la autorizacin anterior y luego solicitar la autorizacin
para el nuevo establecimiento o nueva direccin.

Si no se cumple con estos requisitos, la SAT sanciona al contribuyente con una multa
de Q 5,000.00 por cada caja registradora.

III. CONTROL DE EGRESOS Y GASTOS

a) Uso de cheque-comprobante (cheque voucher):

Se recomienda utilizar un formulario de cheque-comprobante (cheque voucher) para

llevar un mejor control de los pagos en los registros contables. Cada cheque deber
estar respaldado con sus respectivos comprobantes.

b) Pagos en efectivo:

Para pagos en efectivo debe crearse un fondo de caja chica. Los reembolsos del fondo
se harn con cheques a nombre del encargado del fondo con base en los
comprobantes que se liquiden. Se recomienda el uso de un formato para preparar las
liquidaciones de caja chica.
c) Cuentas por pagar:

Las facturas por compras y gastos no pagadas en el mes deben archivarse en un lugar
apropiado para contabilizarlas como cuentas por pagar e incluirlos en la declaracin del
IVA. Para no exponer los originales a extravo, estas pueden ser reportadas a nuestras
oficinas con fotocopias, para registrarlas en el libro de compras y para adjuntarlas a la
pliza de contabilidad. En el mes que se paguen debe adjuntarse a la copia del cheque
el original de las facturas debidamente canceladas, a fin de verificar que no se duplique
su registro en el libro de compras del IVA y/o en la contabilidad.

IV. REQUISITOS FISCALES DE LAS EROGACIONES

a) Comprobantes autorizados:

Las compras y gastos deben estar amparados con facturas autorizadas o facturas
especiales, para que sean gastos deducibles para fines del ISR y como crdito fiscal del
IVA. No deben aceptarse tiquetes de caja o facturas que no indiquen la resolucin de
autorizacin. Cuando se trate de anticipos u otras erogaciones que no constituyan
compras o gastos deben justificarse con recibos oficiales de caja emitidos a nombre de
la empresa, o en su defecto, con recibos simples con una amplia explicacin del motivo
del anticipo.

Los recibos simples aplican nicamente para sueldos, prestaciones laborales y viticos
no comprobados con facturas.

b) Requisitos de las erogaciones para ser deducibles del ISR e IVA:

Para que la compra de un bien o servicio sea un gasto deducible, deben observarse las
siguientes condiciones:

El comprobante de pago debe ser una factura autorizada por la SAT o una factura
especial.

Las facturas deben estar a nombre de la empresa (nombre y apellidos completos

para personas individuales y razn o denominacin social para personas jurdicas)
con el NIT y direccin correctos.

El bien o servicio que se adquiere debe estar vinculado con el giro de negocios o
actividad econmica de la empresa.

Las facturas deben ser originales o fotocopias legalizadas.

Retener el ISR respectivo cuando corresponda y extender las constancias de

retencin. La omisin de esta obligacin es sancionada con una multa equivalente al
 impuesto no retenido e intereses. Existe una sancin de Q 1,000.00 por cada
retencin que no se extienda o extenderla extemporneamente.

Retener y pagar el ISR en las facturas especiales. Actualmente las tasas de

retencin son del 5% por la adquisicin de bienes y el 6% por la adquisicin de
servicios.

Los pagos de facturas mayores de Q 30,000.00 debern documentarse con cheque,

comprobante de tarjeta de crdito, transferencia bancaria u otro medio de pago por
medio de una institucin financiera. De lo contrario no constituyen gastos deducible.

c) Retenciones del ISR:

Al pagarse o acreditarse en cuenta rentas afectas y sujetas a retencin, sta debe

practicarse mediante deduccin de los montos por los conceptos que establecen las
disposiciones pertinentes de esta ley, y enterarse en las cajas fiscales dentro de los diez
(10) das hbiles del mes inmediato siguiente a aquel en que se efectuaron los pagos
de las rentas.

En los casos en que el agente de retencin tome a su cargo el pago del impuesto que
deba pagar el contribuyente, para los efectos de establecer el monto de la retencin,
deber incrementarse la renta en el monto correspondiente al impuesto

Los empleados que devengan ms de Q 3,000.00 (a partir de enero 2012 Q 4,000.00)

al mes en concepto de sueldos, comisiones, bonificaciones (excepto el bono 14), cuotas
fijas de viticos, depreciacin de vehculo, gastos de representacin o cualquier otra
remuneracin (excepto prestaciones laborales), estn obligados a presentar una
declaracin jurada ante el patrono para establecer si estn sujetos a una retencin
mensual del ISR. Si hay dudas al respecto, el contador encargado dar ms detalles
cuando se le consulte para cumplir con esta obligacin.

Tambin estn sujetas a retencin del ISR las compras de bienes y servicios que se
documenten con facturas especiales. Las tasas de impuesto a retener son 5% para
compra de bienes y el 6% para servicios, sobre el valor sin IVA de la factura especial.
El contador dar ms detalles cuando se le consulte el cumplimiento de esta obligacin.

Si no se cumple con retener el ISR en los pagos afectos, los gastos efectuados no
sern deducibles para fines del impuesto sobre la renta.

d) Facturas especiales:

La impresin de este documento debe ser previamente autorizada por la SAT. Sirven
para respaldar legalmente las compras de bienes y servicios a personas que no son
contribuyentes. Deben llevar el nombre completo y nmero de cdula de la persona a
quien se le hizo la compra. Las facturas especiales son documentos de legtimo abono
para registrar el gasto en el libro de compras y para contabilizarlo.
Aun cuando la ley no le exige, es recomendable que al efectuar el pago (con cheque o
efectivo) el vendedor firme o imprima su huella digital en el original de la factura
especial. Asimismo, debe entregarse el vendedor una copia de la misma como
constancia de pago del ISR.

En los primeros diez da hbiles de cada mes debe declararse y pagar en las cajas
fiscales el ISR que se haya retenido en facturas especiales del mes anterior. Dentro del
mes siguiente debe declararse y pagar el IVA de las facturas especiales.

e) Cheques para pagos de impuestos:

Los cheques para pagos de impuestos deben emitirse a nombre de la Tesorera

Nacional, aun cuando se paguen en una agencia bancaria.

V. ARCHIVO DE DOCUMENTOS

Se recomienda que los documentos se archiven en forma ordenada en secuencia

numrica para formas prenumeradas y cronolgica para documentos que no tienen un
control interno numrico. Se recomiendan como mnimo, los siguientes archivos:

Cheques voucher emitidos en el mes, en orden correlativo y con sus respectivos

comprobantes. Deben incluirse los anulados con sus originales inutilizados.

Copias de las facturas de ventas emitidas en el mes, en orden correlativo,

incluyendo las anuladas con sus originales inutilizadas.

Comprobantes de depsitos al banco con sus detalles o comprobantes de soporte.

Notas de dbito y crdito del banco por cheques rechazados, intereses, diferencias
en depsitos, etc.

Fotocopia del registro auxiliar de bancos o reportes del mes del mdulo de bancos.

Conciliaciones bancarias, incluyendo los estados de cuenta del banco.

Fotocopias de las facturas de compras y gastos del mes pendientes de pago.

Listado de facturas por cobrar clasificadas por cliente.

Copias de las retenciones de ISR efectuadas en el mes a empleados y por servicios

externos para facilitar su ubicacin en caso de verificaciones o requerimientos de la
SAT.

Copias de las declaraciones del IVA

 Copias de las declaraciones anuales del ISR

Copias de los pagos trimestrales a cuenta del ISR e Impuesto de Solidaridad.

Declaro que he ledo ntegramente el presente instructivo. Eximo de responsabilidades

a la entidad AUDITORES Y CONSULTORES ASOCIADOS, S. A., por las sanciones y
efectos derivados del incumplimiento de las recomendaciones incluidas en el mismo.

Guatemala, 10 de octubre de 2012

Diego Thomas Giesemann Widmann