Mdulo 2

EL PROCESO
ADMINISTRATIVO:
PLANEACIN Y
ORGANIZACIN

Fuente: http://www.fenalco.com.com
EL PROCESO ADMINISTRATIVO:
PLANEACION Y ORGANIZACION

1. El proceso administrativo

1.1. Conceptualizacin

El proceso es un conjunto de pasos o etapas necesarios para llevar a cabo una

actividad o lograr un objetivo. El proceso es una forma sistemtica de hacer las
cosas. Se habla de la administracin como un proceso para subrayar el hecho
de que todos los gerentes, sean cuales fueran sus aptitudes o habilidades
personales, desempean ciertas actividades interrelacionadas con el propsito
de alcanzar las metas que desean.
El proceso administrativo es el conjunto de pasos o etapas sucesivas a travs
de las cuales se efecta la administracin, mismas que se interrelacionan y
forman un proceso integral.

1.2. Etapas del proceso administrativo y su caracterstica cclica

El proceso administrativo tiene cuatros etapas, stas son la planeacin,

organizacin, direccin y control.
Los planes dan a la organizacin sus objetivos y fijan el mejor procedimiento
para obtenerlos. Adems, permiten:
Que la organizacin consiga y dedique los recursos que se requieren
para alcanzar sus objetivos.
Que los miembros realicen las actividades acordes a los objetivos y
procedimientos escogidos, y
Que el progreso en la obtencin de los objetivos sea vigilado y medido,
para imponer medidas correctivas en caso de ser insatisfactorios.
El primer paso de la planeacin es la seleccin de las metas de la
organizacin. Despus se fijan los objetivos de las subunidades (divisiones o
departamentos). Una vez escogidos los objetivos, se fijan los programas para
alcanzarlos en una forma sistemtica.
Los planes hechos por la alta gerencia para la organizacin en general
abarcan periodos hasta de cinco o diez aos y puede implicar una inversin de
millones de dlares.
La planeacin que se lleva a cabo en los niveles inferiores comprende periodos
mucho ms cortos.
Una vez que los gerentes hayan establecido los objetivos y preparado los
planes o programas para lograrlos, debern disear y desarrollar una
organizacin que les ayude a llegar a feliz trmino.
Los objetivos diferentes requerirn un tipo especial de organizacin para poder
ser realizados. Los gerentes deben tener una habilidad suficiente para
determinar el tipo de organizacin que se necesita para lograr determinado
conjunto de objetivos.
La dotacin del personal de una organizacin es el reclutamiento, asignacin y
adiestramiento del personal calificado para hacer el trabajo de una
organizacin. Se incluye el tema de la dotacin del personal en esta parte del
proceso administrativo porque el diseo de las organizaciones y la asignacin
del personal son actividades estrechamente relacionadas.
Una vez trazados los planes y decidida la estructura de la organizacin, el
reclutamiento y adiestramiento del personal, el siguiente paso es hacer que se
avance en las metas trazadas.
A esta funcin se le conoce como la direccin. Tambin se le puede llamar de
otras maneras, tales como liderazgo, motivacin, estimulacin, etc.
Cualquiera sea el nombre asignado, esta funcin consiste en hacer que los
miembros de la organizacin acten de modo que contribuyan al logro de los
objetivos.
A diferencia de la planeacin y la organizacin que se ocupan de los aspectos
ms abstractos del proceso administrativo, la direccin es una actividad muy
concreta, porque requiere el trabajo directo con el personal de la organizacin.
Por ltimo, el gerente debe cerciorarse que las acciones de los miembros de la
organizacin le lleven a la obtencin de sus metas. Esta es la funcin de
control y consta de tres elementos primordiales.
Estos elementos son:
Establecer las normas de desempeo
Medir el desempeo actual y comparar con los establecidos.
Tomar medidas para corregir el desempeo que no cumpla con esas
normas.
Mediante la funcin de control el gerente mantiene la organizacin en la va
correcta sin permitir que se desve demasiado de las metas.
Todas las fases del proceso administrativo en todo momento estn
interrelacionadas a fin de funcionar como un sistema dentro de la organizacin.
Todas estas funciones mencionadas son desarrolladas de una manera cclica
puesto que una vez implementado el sistema de control que puede ser
realizado antes, durante y despus de la realizacin de las actividades de la
empresa, se procede a revisar todos los aspectos del proceso administrativo de
tal manera a fortalecer las debilidades encontradas y as, poder concretarlas en
un futuro en mejores condiciones los objetivos trazados en la planeacin con
antelacin. (Stoner y Wankel, 1989, pg. 13)

2. Planificacin

2.1. Concepto

La planeacin es el proceso de determinar objetivos y definir la mejor manera

de alcanzarlo. Se ocupa de los medios, como se debe hacer, y de los fines, que
es lo que se tiene que hacer.
La planeacin puede definirse mejor segn sea formal e informal. Todos los
administradores realizan planeacin pero stas pueden ser slo del tipo
informal. Nada est escrito y en pocas o ninguna ocasin se comparte los
objetivos con otros en la organizacin.
Esto describe la planeacin en muchos negocios pequeos; por ejemplo en los
que el propietario administrador tiene una visin de adonde quiere ir y como
espera llegar all. La planeacin es general y carece de continuidad. Por
supuesto la planeacin informal existe en algunas organizaciones grandes y
hay negocios pequeos que tienen planes formales muy pequeos.
Cuando usamos el trmino de planeacin nos referimos a la planeacin formal.
Existen objetivos especficos. Estos objetivos por lo general estn escritos y
disponibles para todos los miembros de la organizacin. Por ltimo, los
programas especficos de accin existen para el logro de estos objetivos.; esto
es, la administracin ha definido en forma clara la ruta que quiere tomar para ir
de donde est adonde quiere llegar.

2.2. Tipos de planes

Los planes se clasifican como sigue:

2.2.1. Planes estratgicos:

Son los planes que cubren a toda la organizacin, que establecen los objeticos
generales de la organizacin y que buscan colocar la organizacin en trminos
de su ambiente

2.2.2. Planes operacionales

Son aquellos que especifican los detalles de cmo se alcanzaran los objetivos
generales.
Diferencia entre los planes estratgicos y operacionales

La diferencia entre los planes estratgicos y operacionales se relacionan con

su duracin en el tiempo, cubertura y que incluyan o no un conjunto conocido
de objetivos organizacionales.
Los planes operacionales tienden a cubrir un periodo ms corto de tiempo. Por
ejemplo: los planes mensuales, semanales y diarios de una organizacin son
casi todos operacionales. Los planes estratgicos tienden a incluir un periodo
extenso, por lo general de tres o ms aos. Tambin abarca un rea ms
amplia y tratan menos los aspectos especficos. Los planes estratgicos
incluyen la formulacin de objetivos, mientras que los planes operativos
suponen que los objeticos ya son conocidos. Los planes operativos ofrecen la
manera de alcanzar estos objetivos.
2.2.3. Planes a corto y largo plazo
Cuando los planes se clasifican en corto y largo plazo toman en cuenta su
duracin en el tiempo. Los planes a corto plazo limitan a la administracin. Los
elementos clave que por lo comn estn dentro de la discrecin administrativa
son tratados como fijos. En cambio, los planes a largo plazo ven todos los
compromisos como variables.

2.2.4. Los planes especficos y planes direccionales

Los planes pueden tambin categorizarse por su especificidad. Cuando la
mayora de nosotros pensamos en la planeacin pensamos en planes
especficos. stos son definidos con claridad y no admiten interpretacin. Pero
hay momento en que la administracin prefiere utilizar los planes direccionales
para facilitar la flexibilidad.

2.2.5. Plan de un solo uso

Son planes que especifican cmo se alcanzarn los objetivos primarios de la
organizacin y se desarrolla para un fin especfico y que se disuelve al alcanzar
dicho fin. Pueden clasificarse en programas y presupuesto.

Programa: Es un conjunto de planes para alcanzar un objetivo. Los

administradores de una agencia social desarrollan un programa para atender a
las necesidades de las vctimas de una inundacin, huracn, terremotos otros
desastres naturales inesperados. El plan se disea de acuerdo a los
requerimientos particulares del desastre. Una vez que se ha ayudado a las
vctimas el plan se descarta.
Presupuesto: la administracin por lo general prepara un presupuesto
de ingresos, gastos y de requerimientos de gastos de capital como maquinaria
y equipos. Sin embargo, no es raro que se utilicen presupuesto para mejorar la
utilizacin de tiempo, espacio y recursos naturales.
 2.2.6. Planes fijos
Son sinnimos de decisiones programadas y son utilizados en las polticas,
procedimientos y reglas. Por ejemplo: la gerencia establece directrices
eficientes para administradores de bajo nivel de manera precisa esto es lo que
se realiza en los planes fijos. (Robbins, 1987. Pg. 117).

2.3. Polticas administrativas: tipos de polticas

2.3.1. Concepto de Poltica Administrativa

Una poltica es un plan general de accin que gua a los miembros de una
organizacin en el proceso de su operacin.
Porque disponer de polticas en una organizacin? Una organizacin sean
estas con fines de lucro o sin fines de lucro, estn constituidas por personas
que ocupan diferentes posiciones dentro del sistema organizativo de la
organizacin y deben desempear funciones que les han sido asignadas en
cada uno de los puestos en las cuales deben cumplir sus respectivas funciones
cuyas actividades debe ser conducidas hacia el logro de los objetivos fijados
con antelacin por la misma.
Todas las personas quienes ocupan los diferentes puestos y realizan funciones
son personas dismiles que piensan en forma dispareja debido a las diferencias
en la educacin, especializacin o habilidades y porque no, los valores. De no
existir guas generales de accin, cada persona actuara para la solucin de los
diferentes problemas o tomar decisiones de acuerdo a su propio criterio e
inters. De ah que se hace necesario aunar criterios y establecer guas
generales de accin comunes para todos con el fin de que la organizacin
marche de una manera unitaria. A estas guas generales de accin se las
denomina polticas administrativas. La poltica define la idea general de accin
dentro de la organizacin y facilita la conducta dentro de la misma.
2.3.2. Tipos de polticas
En forma general se puede distinguir dos tipos de polticas de las
organizaciones segn sea la forma en que se originan. stas pueden ser
polticas impuestas externamente y polticas formuladas internamente.
 a) Polticas impuestas externamente
Las organizaciones no se encuentran aisladas sino viven rodeadas del medio y
actan en funcin a ello. El medio tiene su influencia sobre la organizacin y a
la vez, la misma influencia al medio en el cual est operando.
La sociedad a travs de sus sistemas polticos, sociales y econmicos formula
acciones que tienden a ordenar su propio desarrollo. Especficamente, los
poderes del Estado que establecen ciertas conductas que las empresas deben
cumplir. Estas disposiciones la empresa la hace suya y luego es implementada
como una poltica que los directivos deben seguir.
Por ejemplo, las disposiciones con respecto a salarios estn establecidas en
una Ley o en su efecto por decreto o resolucin del ministerio correspondiente.
En virtud a esta disposicin las empresas deben disponer de una poltica de
salario. Esta es una poltica que la empresa ha tenido que adoptar por factores
externos a ella.
Otras polticas pueden estar relacionadas a la calidad del producto o la
seguridad industrial.
La empresa debe reconocer estas polticas y adoptarlas como suyas.
Estas disposiciones mencionadas como ejemplos pueden ser mejoradas por la
empresa para aumentar el bienestar del personal o la seguridad del mismo.
b. Polticas formuladas internamente
Estas son las polticas que de una manera precisa, consiente y de preferencia
por escrito se formulan con el fin de que sirvan para regir en trminos
generales en un determinado campo.
stas pueden subdividirse en polticas generales y particulares.
Las primeras son aquellas que se aplican a toda la empresa, es decir, a cada
una de las unidades administrativas.
Las particulares se refieren a un aspecto concreto de las actividades de la
empresa como ser de produccin, ventas, compras, contabilidad, finanzas etc.
Por ejemplo, las polticas particulares de personal pueden establecer ciertos
requisitos de admisin o contratacin, de remuneracin, de rotacin de
empleados, entre otros aspectos.
 2.4. Factores de una buena poltica

Para implantar una determinada poltica es necesario tener en cuenta algunos

factores que deben cumplirse con el fin de alcanzar los objetivos deseados.
Entre ellos se puede mencionar los siguientes por ser los ms importantes:
La fijacin de la poltica
La difusin de la poltica
La coordinacin de la poltica
La implementacin de la poltica;
La revisin peridica de la poltica.

2.4.1. La fijacin de la poltica

Generalmente las polticas de una empresa tienen su origen en las costumbres

y tradiciones o diciendo de otra forma se origina teniendo en cuenta la cultura
de la organizacin, muchas de ellas no se encuentran escritas y se van
comunicando oralmente de un participante a otro.
Cuando las polticas no estn escritas pueden tener el inconveniente de sufrir
distorsiones o de interpretacin errnea o se aplica en forma desordenada
conforme al inters que tenga un determinado dirigente.
Por ejemplo, cuando las vacaciones del personal normalmente todos los aos
se dan en los meses de enero y febrero, sta se convierte en una poltica pero
si no est escrito es probable que un determinado dirigente de un nivel superior
o intermedio considere otra fecha y dicha decisin puede crear conflictos en la
empresa.
Una poltica debe ser discutida y analizada por aquellos responsables de
formularlas y una vez definida debe ser trascrita y trasmitida a los interesados a
fin de no sufrir ninguna distorsin.
Un ejemplo de poltica relacionada a las vacaciones del personal puede ser
enunciado como sigue:
Todo el personal de la empresa tiene derecho a un periodo de
vacaciones anual que se har efectivo entre los meses de enero y
febrero
Esta poltica gua a los responsables en cuanto a fijar las fechas de vacaciones,
eliminando la idea de algo tradicional o de costumbre. As los jefes podrn de
antemano programar el uso de las vacaciones y planificar el trabajo

2.4.2. La difusin de la poltica

Una empresa puede disear y formular excelentes polticas, pero stas de

nada servirn si no se informan a todo el personal.
Como el fin de las polticas es orientar la accin; por lo tanto, es vital que
aquellas funciones que intervienen en esa accin conozcan las polticas y por
supuesto, sepan donde y cuando deben aplicarse.
La comprensin de la poltica no lo es todo, tambin deben ser aceptadas e
implementadas.
Si en la empresa ocurriese una incomprensin y poca voluntad de aplicacin,
seguir primando la voluntad de los jefes o superior producindose lo que
justamente la misma quiere evitar: el desorden, la descoordinacin y el
conflicto.
Para que se llegue a la comprensin y aceptacin es conveniente disear todo
un mecanismo o sistema de comunicacin.
A travs del sistema de comunicacin toda la organizacin debe recibir la
informacin necesaria para su comprensin, aceptacin e implementacin.

2.4.3. Coordinacin de la poltica

Las polticas como ya se ha expresado buscan la creacin de criterios

comunes dentro de la empresa. Tambin por ser las polticas normas generales
y no normas concretas se corre el riesgo de que algunos jefes las entiendan de
un modo y otros en sentido diverso o contrario.

Con el fin de evitar este peligro es necesario explicar el alcance de la poltica y

buscar un mecanismo que le d una validez oficial. La voz oficial normalmente
es el comit que defini dicha poltica.

De todos modos, es probable que surjan dudas y malas interpretaciones en la

aplicacin de las polticas, para evitar que ocurra lo mencionado es necesario
establecer los procedimientos que implementarn la poltica.
Los procedimientos son orientaciones ms detalladas que facilita la
implementacin de las polticas, se lo suele llamar la operacionalizacin de las
polticas.

Un ejemplo de la misma referida a la poltica de vacaciones puede enunciarse

as: Las vacaciones sern fijadas, de comn acuerdo entre el jefe de la
unidad y el personal de ella, segn sea la situacin del trabajo en ese
momento

2.4.4. Revisin de la poltica

Es conveniente revisar peridicamente las polticas que ha establecido la

empresa esto es debido a que el medio en que vive la empresa cambia
constantemente. Los cambios producidos en el ambiente externo de la
empresa influyen o afectan a los objetivos y por lo tanto, a las polticas que han
definido las empresas para alcanzar dichos objetivos.

Estas polticas pueden cambiar no solo por fuerzas externas sino tambin por
cambios internos. Por ejemplo, la poltica de crditos a los clientes bien puede
ser modificada, acortando o alargando los plazos, debido a la situacin
financiera particular que est viviendo la empresa.

O en su efecto, un cambio en la ley de jubilacin, puede modificar la poltica

inherente a la misma en la empresa.

La revisin peridica permite mantener vigentes las que son necesarias y

eliminar aquellas que se encuentran obsoletas. Lo mencionado es importante
porque las polticas tienden a formar tradiciones dentro de la organizacin y es
posible que se sigan ciertas conductas que eran convenientes en el pasado
pero que hoy ya han perdido validez. La fijacin o definicin operacional de la
poltica, la difusin, la coordinacin de su aplicacin y sus revisiones
peridicas, son elementos importantes que deben tenerse presente en el
momento de disear o definir una poltica.

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Chile.
 2.5. Los presupuestos

Un presupuesto es un estado de los resultados esperados expresados en

trminos numricos. Se lo puede llamar tambin programa con expresin
numrica.
Los presupuestos son tambin medios de control es por ello que se lo trata en
el proceso de control. Sin embargo la elaboracin de un presupuesto
evidentemente es una planeacin. El presupuesto es el instrumento
fundamental de planeacin en muchas compaas.
Un presupuesto obliga a la compaa a hacer con antelacin una compilacin
numrica del flujo de efectivo esperado, gastos e ingresos, gastos de capital o
utilizacin de horas- hombre o de horas- mquina. Un presupuesto es diseado
no slo para controlar los gastos sino tambin para crear una conciencia de
costos en los directivos.
De hecho, una de las principales ventajas de un presupuesto es que se hace a
la gente planear y como est expresado en nmeros, obliga a la exactitud en la
planeacin.
Los presupuestos varan mucho en exactitud, detalle o propsito. Algunos de
acuerdo con el nivel de produccin de la organizacin y se llaman
presupuestos variables o flexibles. Los organismos gubernamentales
desarrollan presupuestos por programa en los cuales cada Institucin y cada
departamento dentro de ella identifican metas, prepara programas detallados
para alcanzar las metas y estima el costo de cada programa.
La combinacin de ambos se conoce como presupuesto de base cero, en este
tipo de programa un gerente concibe las metas y los programas necesarios
para lograrlas como si comenzara de nada de base cero. (Koontz y Weihrich,
1990. Pg.79)
BIBLIOGRAFIA
El presente documento es una compilacin realizada por el Profesor Martn
Maidana en base a la siguiente bibliografa:
1. Koontz, H y H, Weihrich, (1993).Administracin una perspectiva global;
9edicin. Mc. Graw Hill Mxico. Mxico
2. Robbins, Stephen. (1987). Administracin. Primera edicin. Editorial
Prentice Hall. Mxico. Mxico
3. Stoner, James y Wankel Charles. (1989). Administracin. Tercera
Edicin. Editorial Prentice Hall. Mxico. Mxico
4. http://mazinger.sisib.uchile.cl/repositorio/lb/ciencias_quimicas_y_f
armaceuticas/johanseno/cap2/parte4.html- Biblioteca virtual de la
Universidad de Chile.