1.

Divisi Yang Ada Di Planet Holiday Hotel

Divisi yang terdapat di Best Western Premier Panbil Batam bertujuan untuk

menunjang operasional pelayanan dan meningkatkan kualitas, berikut beberapa divisi

tersebut:

a. Front Office Depatment

Departemen yang bertanggung jawab atas penjualan kamar dan memproses semua

tagihan tamu selama menginap di hotel.

b. Housekeeping Department

Departemen yang bertanggung jawab atas kebersihan, kerapian, kenyamanan

kamar dan semua bagian hotel kecuali area kitchen departemen.

c. Food and Beverage Department

Departemen yang menyajikan makanan dan minuman yang akan disajikan untuk

tamu baik tamu yang menginap ataupun tamu dari luar hotel.

d. Kitchen Department

Departemen yang bertanggung jawab dalam mempersiapkan makanan yang akan

dihidangkan kepada tamu baik untuk menu breakfast, lunch, dinner, order dari

andaliman restaurant,oasis bar,kayumanis loughe,la bella vita ataupun orderan

ballroom.

e. Sales and Marketing departement

Departemen yang bertugas mempromosikan dan memasarkan kamar serta segala

fasilitas yang ada di hotel. Tingkat hunian kamar (occupancy) hotel salah satunya

tergantung pada department marketing.

f. Engginering Department
 Departemen yang bertugas mengoperasikan, merawat dan memperbaiki peralatan

atau perabot yang mengalami kerusakan seperti, lampu mati, AC rusak, sound

system ataupun meja dan kursi yang rusak.

g. Security Department

Departemen yang bertanggung jawab terhadap keamanan hotel maupun tamu

selama menginap di hotel.

h. Accounting Department

Departemen yang bertanggung jawab menghitung transaksi - transaksi tamu

selama di hotel dan juga bertugas mengelola pembelian barang barang untuk

keperluan operasional sehari hari di seluruh departemen yang ada di hotel.

i. Human Resource Department

Departemen yang bertanggung jawab mengatur semua karyawan hotel seperti

pengangkatan karyawan, cuti karyawan, pembayaran gaji dan sebagainya.

2. Struktur Organisasi best western premier panbil batam

Untuk mendukung kelancaran operasional hotel, diperlukan dukungan suatu

organisasi yang baik serta struktur organisasi yang jelas. Adapun struktur organisasi

dalam suatu hotel adalah merupakan suatu hal yang mutlak. Tugas dan tanggung

jawab masing masing direksi dalam struktur organisasi hotel best western premier

panbil batam adalah sebagai berikut:

 Sumber: HRD Planet Holiday Hotel (2015)

a. Owner

Sebagai pemilik modal utama yang akan mengawasi setiap perkembangan dari hotel yang

dimilikinya, memiliki kuasa yang absolute terhadap hotel tersebut.

b. General Manager

General Manager merupakan pimpinan tertinggi di Best Western Premier Panbil

Batam Hotel, yang bertanggung jawab terhadap operasional hotel secara keseluruhan dan

menerima semua laporan dari masing-masing Head Department. General Manager dalam

menjalankan tugasnya mengepalai beberapa department yaitu Front Office Department,

Housekeeping Department, F & B Service department, F & B Kitchen Department,

Accounting Department, Human Resource Department, Sales & Marketing Department, dan

Maintenance Departmen, .dan di bantu oleh seorang Assistant Manager.

c.Executive Assistant Manager

Executive Assistant Manager bertindak sebagai pembantu umum serta pelaksanaan

operasional perusahaan setiap hari. Adapun tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai

berikut:

a) Bertanggung jawab kepada manager

b) Membuat laporan kepada atasan mengenai perkembangan di

perusahaan setiap bulan.

c) Mengawasi kerja tiap department.

d) Mengadakan rapat dengan kepala department untuk memperoleh

informasi dan masalah.

d. Personalia / Human Resources Department

Personalia merupakan department di hotel yang bertanggung jawab dalam mengurus

administrasi kepegawaian di perusahaan. Bagian ini bertugas mengepali masalah

kepegawaian, permohonan untuk melamar pekerjaan, pengangkatan, promosi, memberi

pringatan, mutasi dan pemberhentian karyawan.

e.Accounting Department

Accounting dipimpin oleh seorang Chief Accountant dan dibantu oleh Assistant Chief

Accountant. Chief Accountant ini bertugas mengelola keuangan dan pembukuan hotel yang

pada akhirnya menghasilkan laporan keuangan (Financial Statement)

Tugas dan tanggung jawab Accounting Department:

a) Mencetak segala transaksi penjualan dari sektor-sektor pendapatan

dengan sistem laporan secara priode.

b) Melaksanakan inventaris perusahaan.

c) Menyusun tarif segala penjualan.

d) Mengatur pengadaan jenis-jenis barang yang dibutuhkan.

e) Mengecek semua pembukuan keuangan.

 f.Sales & Marketing Department

Sales & Marketing Department memegang peranan penting dalam meningkatkan occupancy

hotel. Sesuai dengan namanya,Sales & marketingtugasnya mempromosikan hotel kepada

masyarakat luar dengan tujuan mendapatkan langganan dan mempromosikan fasilitas-

fasilitas yang dimiliki serta pemberian service yang memuaskan

g. Front Office Department

Front Office department merupakan pusat kegiatan hotel, dari front office inilah datangnya

informasi-informasi, instruksi dan pengarahan pelayanan yang akan disajikan kepada tamu.

Disamping itu di FO inilah para tamu akan mendapatkan kesan pertama sekaligus kesan

terakhirnya. Front Office Department dalam kegiatan sehari-harinya dipimpin oleh seorang

Front Office Manager.

h.Housekeeping Department

Housekeeping Department bertugas untuk mempersiapkan kamar, yang selalu berhubungan

dengan guest room dan guest supplies. Kebersihan kamar tamu dan kebersihan public area di

hotel merupakan tanggung jawab department ini. Dalam menjalankan tugasnya,

Housekeeping dipimpin oleh Executive Housekeeper dan dibantu oleh Assistant Housekeeper

dan Supervisor..

I.Food and Beverages Manager

FB Manager bertanggung jawab atas penjualan makanan dan minuman di

restoran. F&B Manager juga bertanggung jawab untuk mengatur dan mengelola

segala hal yang berkaitan dengan pelayanan makanan baik di restaurant, shiang

palace dan banquet, mulai dari mengatur persediaan makanan, menu hidangan,

mengkoordinasi pengaturan ruangan meeting yang dibantu langsung oleh manager

shiang palace, manager banquet dan supervisor.

Susunan struktur organisai f & b service

 Gambar struktur

1.F&B Manager

Yang bertugas mengawasi dan merencanakan kegiatan yang bertanggung jawab

terhadap restauran dan kicthen.

2.F&B Restaurant Dan Bar Manager

Yang bertugas mengawasi dan bertanggung jawab terhadap restaurant dan bar

3.F&B Assitant Restaurant

Yang bertugas dan mengantikan jika manager restaurant berhalagan hadir dan

mempunyai tugas yang sama

4.F&B Supervisor

F&B supervisor bertugas untuk mengatur staff ketika operasional berlangsung

mulai dari breakfast opening hingga Breakfast Closing, room service, opening dan

closing Chapron Lounge. Tugas dan tanggung jawab lain dari supervisor adalah

mengurus administrasi, inventory, handle briefing, mengurus guest complain dan

guest request, dan aktifitas rutin dalam mengisi log book.

5. Captain

Bertanggung jawab untuk memeriksa kinerja waiter/waitress.

6.Greeter

Bertanggung jawab untuk memberikan kata sambutan dan mengantar tamu ke

kursi yang diingikan tamu saat mendatangi restoran.

7.Bartender

Bertanggung jawab dalam menyiapkan dan membuat cocktail and mocktail sesuai

standar recipe di Chapron Lounge, mengurus dan melengkapi inventory dan

supplies.
 8.Waiter / Waitress

1) Melengkapi equipment di station sebelum breakfast, lunch, dan dinner.

2) Menangani kebutuhan dan keperluan tamu selama berada di restoran.

3) Polish semua tableware, glassware, dan cuteleries.

4) Mempersiapkan untuk pembukaan dan penutupan breakfast, lunch, dan dinner.

Struktur organisasi Pangeran Beach Hotel merupakan struktur organisasi bentuk garis, dimana

setiap bagian mempunyai tugas dan tanggung jawab. Di dalam organisasi garis, Tugas-tugas

perencanaan, pengendalian dan pengawasan berada di satu tangan dan garis kewenangan langsung

dari pimpinan ke bawahan.

Untuk mendukung kelancaran operasional hotel, diperlukan dukungan suatu organisasi yang

baik serta struktur organisasi yang jelas.Adapun struktur organisasi dalam sebuah hotel adalah

merupakan suatu hal yang mutlak. Manfaat suatu organisasi adalah sebagai berikut:

a. Memberi informasi siapa yang bertanggung jawab dan kepada siapa.

b. Menggambarkan jenjang karir yang jelas.

c. Karyawan dapat melihat secara jelas kedudukan dirinya dalam organisasi.

d. Memperlihatkan fungsi-fungsi yang ada.

Pangeran Beach Hotel dipimpin oleh seseorang General Manager, dimana dalam melakukan

tugas dan tanggung jawab dibantu enam Departement yang dipimpin oleh seorang kepala bagian yaitu

a. Accounting dept

b. Marketing dept

c. Personnel dept

d. Engineering dept

e. Housekeeping dept

f. Food and Beverage dept

 Tugas dan tanggung jawab masing-masing kepala bagian yang ada di dalam organisasi

tersebut dapat dijelaskan dalam uraian sebagai berikut :

1. General Manager

General Manager mempunyai tugas pokok sebagai pimpinan perusahaan yang mencangkup

internal dan eksternal perusahaan . Tugas pokok eksternalnya adalah membina hubungan baik

dengan lembaga pemerintahan maupun swasta, sedangkan tugas pokok Generak Manager

internal perusahaan adalah sebagai berikut :

a) Menyusun rencana atau program kerja sesuai kebijakan yang telah ditetapkan.

b) Menentukan tujuan dan kebijaksanaan operasional secara keseluruhan.

c) Mengkoordinasi, mengawasi dan memberikan penilaian terhadap kegiatan

operasional perusahaan.

d) Mengadakan pengawsan dan pengendalian terhadap seluruh kegiatan perusahaan dan

bertanggung jawab langsung kepada direksi atas segala sesuatu yang terjadi di hotel.

2. Executive Assistant Manager

Executive Assistant Manager berfungsi sebagai pembantu umum yang meliputi seluruh

kegiatan operasional departemen. Tugas pokoknya meliputi :

a) Mengelola seluruh kegiatan operasional hotel dan bertanggung jawab langsung

kepada General Manager.

b) Mengadakan rapat dengan para manager untuk memperoleh input dari masalah yang

dihadapi dan berupaya mencari jalan keluarnya.

3. Marketing Manager

Tugas pokoknya adalah :

a) Menyusun rencana dalam hal promosi agar dapat menarik pelanggan untuk menginap

dan menggunakan fasilitas hotel serta bertanggung jawab terhadap masalah promosi

hotel.

b) Menyebarkan brosur dan memasarkan fasilitas jasa hotel kepada pelanggan.

 c) Mencari pelanggan baru dan mempertahankan pelanggan lama.

d) Bertanggung jawab terhadap target penghasilan yang telah ada sebelumnya.

4. Food and Beverage Manager

Tugas pokoknya adalah :

a) Bertanggung jawab terhadap makanan dan minuman yang ada di hotel.

b) Menentukan dan menciptakan inovasi menu serta menentukan harga.

c) Menyusun program promosi makanan dan minuman.

Dalam operasinya dipimpin oleh seorang supervisor yang bertanggung jawab pada Food and

Beverage Manager, yaitu :

1. Bagian produk Yaitu kitchen.dan Pastry

2. Bagian jasa yang terdiri atas beberapa section, antara lain :

a) Restoran dan Bar

b) Room service

c) Banquet

5. Front Office Manager

Front Office Manager bertanggung jawab terhadap kesiapan divisinya dalam melakukan

proses reservasi, check in dan check out.

6. Personnel Manager

Tugas pokoknya adalah :

1) Bertanggung jawab terhadap masalah sumber daya manusia atau karyawan yang

ada.

2) Membuat penjelasan dan menegakkan disiplin kerja serta memberikan sanksi

terhadap pelanggaran.

3) Meningkatkan kesejahteraan karyawan dan menyusun tata tertip administrasi

kepegawaian.
7. Executive Housekeeper

Executive Housekeeper bertanggung jawab dalam menjaga kenyamanan kamar yang tersedia

untuk ditempati tamu dan menjaga servis sampai tamu meninggalkan hotel serta menjaga setiap

fasilitas yang tersedia pada setiap kamar.

8. Chief Engineering

Tugas pokoknya adalah :

a) Bertanggung jawab terhadap mesin, listrik, AC serta fasilitas-fasilitas yang lain yang

berhubungan dengan penunjang operasional hotel.

b) Menangani kerusakan yang terjadi dan bertanggung jawab memperbaiki ataupun

menggantinya.

9. Chief Accounting

Tugas pokoknya adalah :

a) Perencanaan dan pengadaan bidang akutansi.

Mengkoordinir, memelihara, mengawasi dan meneliti kembali laporan yang dibuat

accounting serta memberikan tanggapan terhadap laporan tersebuit kepada General

Manager.