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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : DIRECCION DE TRA

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial
3 10
Registro de peticiones de solucion inmediata
a
(1IP-FR-0014)
x

a Denuncios

a Peticion

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin 3 5 X

2.3 c Actas de comit

a acta del comit 3 18 X X
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UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO3GESTIN ARCHIVO18CENTRAL P
X EL
X
a lista de asistencia
c
a
a Actas de Entrega de cargo Acta
2.5 a Inventarios (CP) 50 X
Documentales Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

a acta de la reunin 3 10 X
a lista de asistencia
c
a
a Acta de Reunion de Trabajo Actas
2.25 de Reunion Lista de 3 20 X
Asisitencia
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UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL
c
a
a Actas de Capacitacin
2.35 Acta 3 18 X
listados de asistencia

c
a Actas de Revista Acta
2.40 a Lista de 3 10 X
Verificacion

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a 20 50 X
Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion
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UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

Actas de Entrega de unidad Acta

Informe
c Ejecutivo de la Gestion Situacion
a de los Recursos Planta de
a Personal Porgramas,
a
2.85 a a estudios y proyectos Obras 3 20 X
a Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g COMUNICACIN OFICIAL
Solicitudes y Comunicacion oficial
3.1 c
administrativos
a Requerimientos personales 3 __ X X
a Mantenimientos
a Necesidades administrativas
29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1 a 3 5 X
Informe
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

c Informe de Back-Up
29.19 a 3 5 X X
Informe

c Informe de Actividades
29.25 a 3 5 X
Informe

c Informe de Novedades
29.57 a 3 5 X
Informe

c Informe de Procesos
29.61 3 5 X
a Informe
30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia (CP) (CP) X

31 g LIBROS
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

31.5 c Minutas de Guardia 3 18 X

31.6 c Libros de Poblacion 3 18 X

38 g ORDENES

38.1 c Orden Interna

3 18 X X
a orden interna

38.10 c Memorando
3 18 X X
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

a memorando 3 18 X X
a Comunicacion oficial de respuesta
38.11 c Polgramas
3 18 X X
a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

3 10 X X
a Comunicacin oficial
a Correo electrnico
40 g PLANES
40.2 c Plan de Accin
3 3 X
a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

3 3 X
a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

3 5 X
a Comunicacion oficial
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

46 g RESOLUCIONES 3 10 X

50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
(CP) (CP) X
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia 3 __ X

53.7 c Planilla de Control 3 __ X

95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin

3 5 X
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria 3 5 X
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
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3 5 X
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno 3 5 X
a Comunicacion oficial

95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

3 5 X
a Comunicacion oficial
95.4 c Sistema de Gestin Ambiental
Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
3 5 X
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

Informe de situacin de emergencia o 3 5 X

a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
a Seguimiento al control operacional

95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo

a Definicin de la gestin del riesgo

a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
3 5 X
a Plan manejo de riesgos
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UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO3GESTIN ARCHIVO5CENTRAL P
X EL
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial

SOPORTE
P PAPEL
EL ELECTRONICO
DG DIGITAL

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez
FECHA:25-05-2016 FECHA:25-05-2016
NTAL
POLICA NACIONAL

N DE TRANSITO Y TRANSPORTE FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

N DE TRANSITO Y TRANSPORTE FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una
PROCEDIMIENTO
DG
X CT D
X M S
X MG E/B muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
X X suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X x x trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

N DE TRANSITO Y TRANSPORTE FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

X X
eliminado.
NTAL
POLICA NACIONAL

N DE TRANSITO Y TRANSPORTE FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

X X el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las comunicaciones

X X oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno, mantenimiento, elementos y
necesidades administrativas sern eliminadas mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

N DE TRANSITO Y TRANSPORTE FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por

ser un documento de constante actualizacin y consulta, para las
X X dependencias, se deben registrar la totalidad de las series y subseries
conservadas, haciendo la descripcin por cada una de las vigencias
conservadas..
NTAL
POLICA NACIONAL

N DE TRANSITO Y TRANSPORTE FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una

muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
X X X
trascendentales para la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total.
Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una

muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total.
X X X
Los dems documentos sern eliminados mediante picado. Para las escuelas
de Polica los libros de Registros Acadmicos su conservacin ser total por
su valor secundario e histrico.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

X X X
histrico

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

N DE TRANSITO Y TRANSPORTE FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

N DE TRANSITO Y TRANSPORTE FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

X X X
histrico.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

X X Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

X X
carecer de valores primarios.
Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por
X X
carecer de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

N DE TRANSITO Y TRANSPORTE FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

N DE TRANSITO Y TRANSPORTE FECHA DE ACTUALIZACIN:

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
RA: 16 de valores secundarios,
RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del los documentos sern eliminados mediante picado.
26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

N DE TRANSITO Y TRANSPORTE FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer
X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

X X secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

N DE TRANSITO Y TRANSPORTE FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor
DG CT D
X M S MG E/B
X secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

RTE DISPOSICIN FINAL

L CT CONSERVACIN TOTAL
TRONICO M MICROFILMACIN
AL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN BG. RAMIRO CASTRILLON LARA
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO Firma Presidente Comit de Gestin Documental

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
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Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : SECRETARIA PRIVADA

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial
3 10
Registro de peticiones de solucion inmediata
a
(1IP-FR-0014) x
a Denuncios

a Peticion
1.12 c Solicitudes de consulta
a solicitud 3 __ X X
a formato de consulta o prstamo de documentos

2 g ACTAS
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Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : SECRETARIA PRIVADA

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

2.1 c Actas Asignacin 3 5 X

2.3 c Actas de comit

a acta del comit 3 18 X X X
a lista de asistencia
c
a
a Actas de Entrega de cargo Acta
2.5 a Inventarios (CP) 50 X
Documentales Inventario de Bienes

c
a
a Acta de Reunion de Trabajo Actas
2.25 de Reunion Lista de 3 20 X
Asisitencia
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Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : SECRETARIA PRIVADA

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
c
a Actas de Capacitacin
2.35 a Acta 3 18 X
listados de asistencia

c
a Actas de Revista Acta
2.40 a Lista de 3 10 X
Verificacion

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a 20 50 X
Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion
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Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : SECRETARIA PRIVADA

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

Actas de Entrega de unidad Acta

Informe
c Ejecutivo de la Gestion Situacion
a de los Recursos Planta de
a Personal Porgramas,
a
2.85 a a estudios y proyectos Obras 3 20 X
a Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g COMUNICACIN OFICIAL
Solicitudes y Comunicacion oficial
3.1 c
administrativos
a Requerimientos personales 3 __ X X
a Mantenimientos
a Necesidades administrativas
29 g INFORMES
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : SECRETARIA PRIVADA

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

c Informe a Entes de Control

29.1 a Informe
3 5 X

c Informe de Back-Up
29.19 a Informe
3 5 X X

c Informe de Actividades
29.25 a Informe
3 5 X

c Informe de Novedades
29.57 a Informe
3 5 X

c Informe de Procesos
29.61 3 5 X
a Informe
30 g INVENTARIOS
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Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : SECRETARIA PRIVADA

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

30.10 c Inventario Documental de la dependencia (CP) (CP) X

31 g LIBROS

31.5 c Minutas de Guardia 3 18 X

31.6 c Libros de Poblacion 3 18 X

38 g ORDENES
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Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : SECRETARIA PRIVADA

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

38.1 c Orden Interna

3 18 X X

a orden interna
38.10 c Memorando
a memorando 3 18 X X
a Comunicacion oficial de respuesta
38.11 c Polgramas
3 18 X X
a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial 3 10 X X
a Correo electrnico

40 g PLANES

40.2 c Plan de Accin

3 3 X
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Fecha: de liberacin
FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : SECRETARIA PRIVADA

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
3 3 X
a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

3 3 X
a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

3 5 X
a Comunicacion oficial

50 g TRANSFERENCIA

50.1 c transferencias Primarias

a cronograma de transferencias documentales
(CP) (CP) X
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia 3 __ X

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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : SECRETARIA PRIVADA

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

53.7 c Planilla de Control 3 __ X

64 g AGENDAS 3 10 x
95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria 3 5 X
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : SECRETARIA PRIVADA

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL 3 CDIGO DE

5 LA OFICINA PRODUCTORA:
X 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno 3 5 X
a Comunicacion oficial

95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

3 5 X
a Comunicacion oficial
95.4 c Sistema de Gestin Ambiental
Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos

3 5 X
Pgina 1 de 1
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : SECRETARIA PRIVADA

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o 3 5 X
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
a Seguimiento al control operacional

95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo

a Definicin de la gestin del riesgo

a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo

3 5 X
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : SECRETARIA PRIVADA

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
a Plan manejo de riesgos 3 5 X
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial

SOPORTE
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : SECRETARIA PRIVADA

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
P PAPEL
EL ELECTRONICO
DG DIGITAL

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez
FECHA:25-05-2016 FECHA:25-05-2016
 POLICA NACIONAL

ADA FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

X X Se elimina en el Archivo de Gestin por prdida de vigencia.

 POLICA NACIONAL

ADA FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
X X suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ADA FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

X X
eliminado.
 POLICA NACIONAL

ADA FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

X X el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las comunicaciones

X X oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno, mantenimiento, elementos y
necesidades administrativas sern eliminadas mediante el proceso de picado.
 POLICA NACIONAL

ADA FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ADA FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por

ser un documento de constante actualizacin y consulta, para las
X X dependencias, se deben registrar la totalidad de las series y subseries
conservadas, haciendo la descripcin por cada una de las vigencias
conservadas..

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una

muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
X X X
trascendentales para la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total.
Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una

muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total.
X X X
Los dems documentos sern eliminados mediante picado. Para las escuelas
de Polica los libros de Registros Acadmicos su conservacin ser total por
su valor secundario e histrico.
 POLICA NACIONAL

ADA FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

X X X
histrico

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ADA FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

X X Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

X X
carecer de valores primarios.
 POLICA NACIONAL

ADA FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por
X X
carecer de valores primarios.
Se elimina en el archivo de gestin, cuando su contenido no posea valor
x x documental para la oficina.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ADA FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
X X RESOLUCION 0202 del 26/01/2010
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ADA FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

X X secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ADA FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

X X secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

DISPOSICIN FINAL
 POLICA NACIONAL

ADA FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B
CT CONSERVACIN TOTAL
M MICROFILMACIN
D DIGITALIZACIN
S SELECCIN BG. RAMIRO CASTRILLON LARA
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO Firma Presidente Comit de Gestin Documental

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : PLANEACION

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA

RETENCIN SOPORT
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos, Reconocimientos del

1.10 c
Servicio de Polica y Sugerencias

a Comunicacion oficial
3 10
Registro de peticiones de solucion inmediata (1IP-
a
FR-0014)
x

a Denuncios

a Peticion

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin 3 5 X

2.3 c Actas de comit

3 18 X
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : PLANEACION

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA

RETENCIN SOPORT
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P
a acta del comit 3 18 X
a lista de asistencia
c
a
a Actas de Entrega de cargo Acta
2.5 a Inventarios (CP) 50 X
Documentales Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

a acta de la reunin 3 10 X
a lista de asistencia
c
a
a Acta de Reunion de Trabajo Actas de 3 20
2.25 X
Reunion Lista de Asisitencia
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : PLANEACION

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA

RETENCIN SOPORT
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P
c
a
a Actas de Capacitacin Acta
2.35 listados de 3 18 X
asistencia

c
a Actas de Revista Acta
2.40 a Lista de 3 10 X
Verificacion

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion Formato
2.81 a de Eliminacion 20 50 X
Acta de Aprobacion
a
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : PLANEACION

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA

RETENCIN SOPORT
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P

Actas de Entrega de unidad Acta

c Informe Ejecutivo de
a la Gestion Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos Obras 3 20 X
a Publicas Ejecucion
a Presupuestal Contratacion
a Inventarios Documentales

3 g COMUNICACIN OFICIAL

3.1 c Solicitudes y Comunicacion oficial administrativos

a Requerimientos personales
3 __ X

a Mantenimientos

a Necesidades administrativas
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : PLANEACION

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA

RETENCIN SOPORT
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P

4 g AUDITORIA
4.1 c Auditoria interna
a Comunicado oficial ordenando la auditoria
a Correo electrnico notificando la auditoria
a Correo electrnico enviando el plan de auditoria
a Plan de auditoria
a Acta de apertura
a Lista de verificacin
a Formato reporte de hallazgos
a Prueba de apoyo
a Acta de cierre
a Documento de apoyo de la auditoria
a Comunicacin oficial refutacin de hallazgos 3 5 X
a Informe ejecutivo
a Apartes de auditoria
a Comunicacin oficial enviando el informe final
a Informe final de la auditoria
a Orden seguimiento al plan de mejoramiento
Pgina 1 de 1
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Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : PLANEACION

3 5 X
UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA

RETENCIN SOPORT
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P

a
comunicacin oficial enviando plan de mejoramiento por
parte de las unidad auditada
a Avances y porcentajes al plan de mejoramiento
a Formato cierre plan de mejoramiento
a
testigo documental referenciando el cd con los soportes
documentales
15 g CONCEPTOS
15.15 c Conceptos de Planeacin
a Solicitud
3 10 X
a Anexos
a Respuesta
24 g ESTUDIOS
24.13 c Estudio de Planeacin
Comunicacion oficial 3 5 X
a

29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1 3 5 X
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UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA

RETENCIN SOPORT
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P
29.1 3 5 X
a Informe

c Informe de Auditoria
29.3 3 5 X
a Informe

c Informe de Seguimiento y Evaluacin

29.10 3 5 X
a Informe

c Informe de Back-Up
29.19 3 5 X
a Informe

c Informe de Actividades
29.25 3 5 X
a Informe
c Informe de Novedades
29.57 3 5 X
a Informe

c Informe de Procesos
29.61 3 5 X
a Informe
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : PLANEACION

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA

RETENCIN SOPORT
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P

30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia (CP) (CP) X

31 g LIBROS
31.7 c Libros de Control
3 5 X
a Libro
38 g ORDENES
c Orden Interna
38.1 3 18 X
a orden interna

38.8 c Orden de trabajo 3 10 X

Pgina 1 de 1
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Fecha: de liberacin
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UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA

RETENCIN SOPORT
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P

38.9 c Orden de Servicios 3 20 X

38.10 c Memorando
a memorando 3 18 X
a Comunicacion oficial de respuesta
38.11 c Polgramas
3 18 X
a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

3 10 X
a Comunicacin oficial
a Correo electrnico
40 g PLANES
40.1 c Plan Anual de Compras
a Requerimientos
a Anteproyecto de ingresos y gastos

3 5 X
Pgina 1 de 1
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : PLANEACION

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA

RETENCIN SOPORT
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P

a Aprobacin junta directiva

3 5 X
a Plan de necesidades
a Informe de ejecucin presupuestal
a Aprobacin plan de necesidades
a Modificaciones
40.2 c Plan de Accin
3 3 X
a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

3 3 X
a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

3 5 X
a Comunicacion oficial

41 g PROCESOS
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UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA

RETENCIN SOPORT
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P

41.9 c Proceso Ejecutivo por Jurisdiccin Coactiva 3 5 X

43.14 c Proyecto de Convenios Bilaterales 3 10 X

46 g RESOLUCIONES 3 10 X
47 g SISTEMAS DE INFORMACIN

50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
(CP) (CP) X
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia 3 __ X

53.7 c Planilla de Control 3 __ X

Pgina 1 de 1
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Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : PLANEACION

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA

RETENCIN SOPORT
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P

56 g ESTADSTICAS
3 5 X
a Comunicacion oficial

60 g CONVENIOS
60.1 c Convenio de Cooperacin
a Informacin General de Convenios
3 8 X
a Estudios Previos de Convenios
a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
60.2 c Convenio Educativo
a Informacin General de Convenios
3 8 X
a Estudios Previos de Convenios
a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
60.4 c Convenio Interinstitucional
a Informacin General de Convenios
3 8 X
a Estudios Previos de Convenios
a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
60.7 c Convenio Multilateral
a Informacin General de Convenios
3 18 X
a Estudios Previos de Convenios
Pgina 1 de 1
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UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA

RETENCIN SOPORT
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO3GESTIN ARCHIVO18CENTRAL P
X

a Concepto de viabilidad Costo-beneficio

60.8 c Convenio Interadministrativo
a Informacin General de Convenios
3 8 X
a Estudios Previos de Convenios
a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
62 g CONTROL DE DOCUMENTOS
a Comunicacin oficial
a Concepto de Planeacin
a Concepto de viabilidad jurdica 3 5 X
a Formato Control de Documentos1DS-FR-0001
a
Formato o documento propuesto para creacin,
modificacin o eliminacin

70 g INSTRUCTIVOS 3 5 X
Pgina 1 de 1
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Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
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UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA

RETENCIN SOPORT
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P

87 g DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO
87.1 c Prospectiva institucional
a Plan de recoleccin de informacin
a Diagnstico analtico
a Proyecciones
a Variables estratgicas
a Escenarios futuros
a Plan de viga de la prospectiva institucional
a Formato Matriz DOFA
a Formato Matriz de cambio
3 15 X
a

a Formato priorizacin de los factores de cambio

a Formato ejes de Peter Schwartz
a Formato estrategias
a
Formato priorizacin de las acciones criterios de
importancia y gobernabilidad
87.2 c Doctrina policial
a Normatividad Policial
Pgina 1 de 1
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Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : PLANEACION

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA

RETENCIN SOPORT
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P
a Anlisis operacionales
a Buenas Prcticas y Lecciones Aprendidas
a Cartillas
a Estudios de planeacin 3 8 X
a Guas
a Investigaciones y mejoramiento continu
a Manuales
a Reglamentos
a Tomos Institucionales
87.3 c Servicio de polica
a Actas
a Circulares
a Comunicacin oficial
a Concepto de planeacin
a Concepto de viabilidad
a Directivas
3 8 X
a Estudios y concepto de planeacin
a Guas memorias local y topogrficas
a Instructivos
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : PLANEACION

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA

3 8 X
RETENCIN SOPORT
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P
a Memorando
a Ordenes de servicio
a Polgamas
a Registro de actividades del servicio de Polica
87.4 c Formulacin estratgica
a Anlisis de la realidad institucional
a Anlisis de informacin
a Anlisis de la formulacin estratgica vigente
a
Anlisis de la seguridad objetiva y de seguridad percibida
a Diagnstico del mbito externo interno de la Institucin
a Diagnstico inicial
a Diagnsticos
a
Encuestas de percepcin del servicio policial o internas
a Encuestas externas e internas
a Identificacin de grupos sociales o clientes
a Informes de gestin institucional
a 3 5 X
Informes o investigaciones
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UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA

RETENCIN SOPORT
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO3GESTIN ARCHIVO5CENTRAL P
X
a Matriz de cruce de elementos
a Matriz de la calificacin de las brechas de los elementos
de la definicin estratgica
a Matriz valoracin de oferta de valor Institucional
a MEGA
a Misin
a Oferta de valor
a Plan Estratgico Institucional
a Polticas estratgicas institucionales
a Polticas Institucionales
a Polticas marco normativo
a Principios y valores
a Visin
87.5 c Mapa estratgico institucional
a Acta de cierre del proyecto
a Actas de entrega
a Acuerdos de gestin
a Anlisis a la medicin de la informacin o resultados de
la gestin
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RETENCIN SOPORT
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P

a Anlisis de coherencia, pertinencia y suficiencia

a Anteproyecto planes de accin
a Cuadro de Mando Integral
a Diagnstico de las condiciones fsicas, sociales,
econmicas y tcnicas
a Indicadores
a Informe de autoevaluacin del control
a Informe de desempeo 3 5 X
a Informe integral de gestin institucional
a Informe mensual
a Informes de avance
a Mapa institucional
a Matriz de suficiencia y pertinencia
a Matriz estratgica de indicadores
a Objetivos estratgicos
a Plan de anticorrupcin y atencin al ciudadano
a Plan de compras
a Plan institucional de capacitacin
a Planes de accin
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3 5 X
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RETENCIN SOPORT
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P

a Programas
a Proyectos de inversin
92 g MEJORA CONTINUA E INNOVACIN X
92.1 c Mejora Continua
a Acta subcomit de mejoramiento gerencial
a Acciones de mejora
3 5 X
a Acciones correctivas
a Acciones preventivas
a Plan de mejoramiento
92.2 c Rendicin de cuentas
a Comunicaciones oficiales
a Derecho de peticin
a Actas
a Encuestas
3 5 X
a Matriz de tabulacin y anlisis de encuesta
a Comunicacion oficial
a Formulacin de propuestas o preguntas
a Evaluacin del evento
a Listado de invitados
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RETENCIN SOPORT
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P

92.3 c Revisin por la direccin

a Acta de Revisin por la Direccin
a Acta inicial
a Anlisis y recomendaciones 3 5 X
a Certificado
a Comunicacin oficial
a Mapas de procesos de segundo nivel
95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria 3 5 X
a Orden de Servicio
a Ordenes
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3 RETENCIN 5 X SOPORT
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P

a Modelo de implementacin y Aseguramiento - MIA

a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno 3 5 X
a Comunicacion oficial

95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

3 5 X
a Comunicacion oficial
95.4 c Sistema de Gestin Ambiental
Identificacin de aspectos ambientales temporales
a
para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin aspectos e
a impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los requisitos

a
legales ambientales y otros requisitos

3 5 X
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UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA

RETENCIN SOPORT
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P

Evaluacin, actuacin y prevencin de accidentes y

a
emergencias
a Informe de situacin de emergencia o accidente 3 5 X
a Formulacin programas ambientales
a Cronograma de seguimiento y medicin ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
a Seguimiento al control operacional

95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo

a Definicin de la gestin del riesgo

a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
3 5 X
Pgina 1 de 1
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Fecha: de liberacin
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UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA

RETENCIN SOPORT
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P
3 5 X
a Plan manejo de riesgos
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
a Formato producto/servicio no conforme para riesgos
a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial
95.9 c Sistema tico Policial
a actividades lder tico
a comit tico
3 8 X
a Grupo promotor de practicas ticas policiales
a Plan de prevencin
a Cronograma de actividades

SOPORT
P
EL
DG
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UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA

RETENCIN SOPORT
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez
FECHA:25-05-2016 FECHA:25-05-2016
TAL

CUMENTAL

LANEACION FECHA DE ACTUALIZACIN:

RODUCTORA: 16.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

SOPORTE DISPOSICIN FINAL

EL DG CT D M S MG E/B

X X X

X X

X X X X
TAL

CUMENTAL

LANEACION FECHA DE ACTUALIZACIN:

RODUCTORA: 16.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

SOPORTE DISPOSICIN FINAL

EL DG CT D M S MG E/B

X X X X

X X

X x x

X X X
TAL

CUMENTAL

LANEACION FECHA DE ACTUALIZACIN:

RODUCTORA: 16.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

SOPORTE DISPOSICIN FINAL

EL DG CT D M S MG E/B

X X

X X

X X
TAL

CUMENTAL

LANEACION FECHA DE ACTUALIZACIN:

RODUCTORA: 16.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

SOPORTE DISPOSICIN FINAL

EL DG CT D M S MG E/B

X X

X X X
TAL

CUMENTAL

LANEACION FECHA DE ACTUALIZACIN:

RODUCTORA: 16.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

SOPORTE DISPOSICIN FINAL

EL DG CT D M S MG E/B

X X
TAL

CUMENTAL

LANEACION FECHA DE ACTUALIZACIN:

X X
RODUCTORA: 16.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

SOPORTE DISPOSICIN FINAL

EL DG CT D M S MG E/B

X X X

X X

X X
TAL

CUMENTAL

LANEACION FECHA DE ACTUALIZACIN:

RODUCTORA: 16.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

SOPORTE DISPOSICIN FINAL

EL DG CT D M S MG E/B
X X

X X

X X

X X X

X X

X X

X X
TAL

CUMENTAL

LANEACION FECHA DE ACTUALIZACIN:

RODUCTORA: 16.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

SOPORTE DISPOSICIN FINAL

EL DG CT D M S MG E/B

X X

X X

X X X X

X X X X
TAL

CUMENTAL

LANEACION FECHA DE ACTUALIZACIN:

RODUCTORA: 16.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

SOPORTE DISPOSICIN FINAL

EL DG CT D M S MG E/B

X X X

X X X

X X X

X X X

X X
TAL

CUMENTAL

LANEACION FECHA DE ACTUALIZACIN:

RODUCTORA: 16.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

SOPORTE DISPOSICIN FINAL

EL DG CT D M S MG E/B

X X

X X

X X

X X
TAL

CUMENTAL

LANEACION FECHA DE ACTUALIZACIN:

RODUCTORA: 16.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

SOPORTE DISPOSICIN FINAL

EL DG CT D M S MG E/B

X X X

X X X

X X X

X X

X X

X X
TAL

CUMENTAL

LANEACION FECHA DE ACTUALIZACIN:

RODUCTORA: 16.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

SOPORTE DISPOSICIN FINAL

EL DG CT D M S MG E/B

X X

X X X X

X X X X

X X X X

X X X X
TAL

CUMENTAL

LANEACION FECHA DE ACTUALIZACIN:

RODUCTORA: 16.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

SOPORTE DISPOSICIN FINAL

EL DG CT
X D
X M
X S
X MG E/B

X X X X

X X X

X X X X
TAL

CUMENTAL

LANEACION FECHA DE ACTUALIZACIN:

RODUCTORA: 16.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

SOPORTE DISPOSICIN FINAL

EL DG CT D M S MG E/B

X x X
TAL

CUMENTAL

LANEACION FECHA DE ACTUALIZACIN:

RODUCTORA: 16.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

SOPORTE DISPOSICIN FINAL

EL DG CT D M S MG E/B

X X

X X X
TAL

CUMENTAL

LANEACION FECHA DE ACTUALIZACIN:

RODUCTORA: 16.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

X X X
SOPORTE DISPOSICIN FINAL

EL DG CT D M S MG E/B

X X X
TAL

CUMENTAL

LANEACION FECHA DE ACTUALIZACIN:

RODUCTORA: 16.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

SOPORTE DISPOSICIN FINAL

EL DG
X CT D
X M S
X MG E/B
TAL

CUMENTAL

LANEACION FECHA DE ACTUALIZACIN:

RODUCTORA: 16.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

SOPORTE DISPOSICIN FINAL

EL DG CT D M S MG E/B

X X X
TAL
X X X
CUMENTAL

LANEACION FECHA DE ACTUALIZACIN:

RODUCTORA: 16.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

SOPORTE DISPOSICIN FINAL

EL DG CT D M S MG E/B

X X

X X
TAL

CUMENTAL

LANEACION FECHA DE ACTUALIZACIN:

RODUCTORA: 16.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

SOPORTE DISPOSICIN FINAL

EL DG CT D M S MG E/B

X X

X
TAL

CUMENTAL

LANEACION FECHA DE ACTUALIZACIN:

RODUCTORA: 16.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

SOPORTE X DISPOSICIN FINAL

EL DG CT D M S MG E/B

X X

X X

X X
TAL

CUMENTAL

LANEACION FECHA DE ACTUALIZACIN:

RODUCTORA: 16.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

SOPORTE DISPOSICIN FINAL

EL DG CT D M S MG E/B

X X

X X
TAL

CUMENTAL

LANEACION FECHA DE ACTUALIZACIN:

RODUCTORA: 16.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

SOPORTE DISPOSICIN FINAL

EL DG CT D M S MG E/B
X X

X X

SOPORTE DISPOSICIN FINAL

PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DIGITAL D DIGITALIZACIN
TAL

CUMENTAL

LANEACION FECHA DE ACTUALIZACIN:

RODUCTORA: 16.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

SOPORTE DISPOSICIN FINAL

EL DG CT D M S MG E/B

S SELECCIN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL

ACIN:

A: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos

son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una muestra

representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean trascendentales para la Polica
Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ACIN:

A: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una muestra
representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean trascendentales para la Polica
Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un documento de

constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se suprima o fusione de la
estructura orgnica de la unidad, se realizara la trasferencia al archivo central. una ves
cumpla los tiempos de retencin se microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una muestra

representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para la Polica
Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ACIN:

A: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos

son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos

son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental eliminado.
 POLICA NACIONAL

ACIN:

A: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en el archivo

central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica Nacional donde se
microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las comunicaciones oficiales como
solicitudes de permiso, tramite interno, mantenimiento, elementos y necesidades administrativas
sern eliminadas mediante el proceso de picado.
 POLICA NACIONAL

ACIN:

A: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin de la T.R.D. en el servidor o base de datos de almacenamiento,

seleccionar y microfilmar las auditorias que presentaron casos relevantes y que sean
trascendentales para la Polica Nacional, Los dems documentos sern depurados del servidor o
base de datos de almacenamiento.
 POLICA NACIONAL

ACIN:
Transcurrido el tiempo de retencin de la T.R.D. en el servidor o base de datos de almacenamiento,
seleccionar y microfilmar las auditorias que presentaron casos relevantes y que sean
A: RESOLUCION
trascendentales0202 del
para la 26/01/2010
Polica Nacional, Los dems documentos sern depurados del servidor o
base de datos de almacenamiento.

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos

son eliminados mediante el proceso de picado.
 POLICA NACIONAL

ACIN:

A: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO
Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos
son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos

son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ACIN:

A: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin por
cada una de las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer de valores

secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter histrico

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para la Polica
Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ACIN:

A: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ACIN:

A: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ACIN:

A: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Se deja una muestra representativa de un 2% por esta subseries: Se microfilma toda la

Subseries

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter histrico.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser

instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes transferidos anualmente al
Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

valores primarios.
Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de
valores primarios.
 POLICA NACIONAL

ACIN:

A: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ACIN:

A: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

PROCEDIMIENTO
muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una muestra

representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para la Polica
Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de constante

consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo Central,
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una
muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ACIN:

A: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una muestra

representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para la Polica
Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ACIN:

A: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter histrico.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter histrico.

 POLICA NACIONAL

ACIN:

A: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter histrico.

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una muestra

representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para la Polica
Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ACIN:

A: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

Transcurrido el tiempo de retencin enPROCEDIMIENTO

el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una muestra
representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para la Polica
Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ACIN:

A: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una muestra

representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para la Polica
Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una muestra
representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para la Polica
Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.
POLICA NACIONAL

ACIN:

A: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una muestra

representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para la Polica
Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una muestra

representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean trascendentales para la Polica
Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ACIN:

A: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una muestra

representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para la Polica
Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ACIN:

A: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ACIN:

A: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor secundario,
los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ACIN:

A: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor secundario,
los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ACIN:

A: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

Firma Presidente Comit de Gestin Documental

ey
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : TELEMATICA

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.3

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial
3 10
Registro de peticiones de solucion inmediata
a
(1IP-FR-0014)
x

a Denuncios

a Peticion

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin 3 5 X

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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : TELEMATICA

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.3

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta (CP) 50
2.5 X
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

a acta de la reunin 3 10 X
a lista de asistencia
c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion 3 20 X
Lista de Asisitencia
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UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.3

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL
c
a
a Actas de Capacitacin
2.35 Acta 3 18 X
listados de asistencia

c
a Actas de Revista
2.40 a Acta 3 10 X
Lista de Verificacion

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a 20 50 X
Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos 3 20 X
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g COMUNICACIN OFICIAL
Solicitudes y Comunicacion oficial
3.1 c
administrativos
a Requerimientos personales 3 __ X X
a Mantenimientos
a Necesidades administrativas
15 g CONCEPTOS
15.2 c Concepto Tcnico
a Solicitud
3 10 X
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL
3 10 X
a Anexos
a Respuesta
25 g EXPEDIENTES
25.1 c de Equipos
a Ficha Tcnica 3 5 x
a Reporte de Mantenimiento
29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1 3 5 X
a Informe

informe de concepto de viabilidad adquisicin

29.15 c
tecnolgica
3 5 x x
a informe

informe de concepto de viabilidad desarrollo de

29.16 c
software
3 5 x
a informe
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

29.17 c informe de ajustes en sistemas de informacin

3 5 x
a informe

c Informe de Back-Up
29.19 3 5 X X
a Informe

Informe de conectividad, sistemas satelitales,

29.20 c puntos de red, canales de datos, telefona ip,
servicios telefnicos 3 5 x x

a Informe

c
Informes y solicitudes de auditorias a los
29.23 sistemas de informacin 3 5 x x

a Informe

c
Informe reporte de incidente de seguridad de
la informacin
29.24 3 5 x x
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL
29.24 3 5 x x
a Informe

c Informe de Actividades
29.25 3 5 X
a Informe

c
Informe de parametrizacin de encuestas y
evaluaciones
29.26 3 5 x x

a Informe

c
Informe de Administracin red de radio,
frecuencias, torres de comunicacin.
29.27 3 5 x x

a Informe

c
Informe justificacin pago factura medios
tecnolgicos
29.28 3 20 x x
a Informe
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

c Informe de Novedades
29.57 3 10 X
a Informe

c Informe de Procesos
29.61 3 5 x
a Informe

c Informe de Riesgo y Alerta Temprana

29.68 3 5 x
a Informe

c Informe Sistema Informacin ATP

29.95 3 5 x
a Informe

c Informe Sistema Informacin EQUALS

29.96 3 5 x
a Informe
Pgina 1 de 1
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

c
Informe Sistema Informacin Logstico -
SAP/R3
29.97 3 5 x
a Informe

30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia (CP) (CP) X

30.13 c Inventario Fiscal de Bienes

3 10 x
a Inventario inmueble

31 g LIBROS

31.7 c Libros de Control

3 5 X
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL
3 5 X
a Libro

31.13 c Libro de Misiones de Trabajo

2 30 x
a libro

32 g MANTENIMIENTO
32.1 c Mantenimiento de equipos
a Oficio de la unidad como llega
a Acta de novedades
3 10 X
a Remesa - SAP
a Oficio autorizando salida
a formato 1LA-FR- 0147 versin 1
38 g ORDENES
c Orden Interna
38.1 3 18 X X
a orden interna
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

38.8 c Orden de trabajo 3 10 x x

38.9 c Orden de Servicios 3 20 X

38.10 c Memorando
a memorando 3 18 X X
a Comunicacion oficial de respuesta
38.11 c Polgramas
3 18 X X
a polgramas

40 g PLANES
40.1 c Plan Anual de Compras
a Requerimientos
a Anteproyecto de ingresos y gastos

3 5 X
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

a Aprobacin junta directiva

3 5 X
a Plan de necesidades
a Informe de ejecucin presupuestal
a Aprobacin plan de necesidades
a Modificaciones
40.2 c Plan de Accin
3 3 X
a Comunicacion oficial

40.6 c Plan de Mantenimiento

3 3 x
a Comunicacion oficial
40.7 c Planes de mejoramiento
3 3 X
a Comunicacion oficial

40.13 c Plan de Seguridad

3 3 x
a Comunicacion oficial
40.37 c Plan de Necesidades
3 5 X
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
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3 5 X
a Comunicacion oficial

47 g SISTEMAS DE INFORMACIN

50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
(CP) (CP) X
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia 3 __ X

53.7 c Planilla de Control 3 __ X

56 g ESTADSTICAS
3 5 X
a Comunicacion oficial
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

70 g INSTRUCTIVOS 3 5 x

95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria 3 5 X
a Orden de Servicio
a Ordenes
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3 RETENCIN 5 X SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
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Modelo de implementacin y Aseguramiento -

a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno 3 5 X
a Comunicacion oficial

95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

3 5 X
a Comunicacion oficial
95.4 c Sistema de Gestin Ambiental
Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos

3 5 X
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

Evaluacin, actuacin y prevencin de

a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o 3 5 X
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
a Seguimiento al control operacional
95.6 c Sistema de la Seguridad Informacin
a seguridad de la informacin
3 8 x x
a ciclo de vida de la informacin
a atencin a incidentes informticos

95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo

Pgina 1 de 1
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL
a Definicin de la gestin del riesgo
a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
a Plan manejo de riesgos 3 5 X
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial

SOPORTE
P PAPEL
EL ELECTRONICO
DG DIGITAL
Pgina 1 de 1
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UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.3

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez
FECHA:25-05-2016 FECHA:25-05-2016
NTAL
POLICA NACIONAL

CA FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

CA FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
X X suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X x x trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

CA FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

X X
eliminado.
NTAL
POLICA NACIONAL

CA FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

X X el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las comunicaciones

X X oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno, mantenimiento, elementos y
necesidades administrativas sern eliminadas mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

CA FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

x x
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

x x de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado o
borrado

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

x x de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado o
borrado
NTAL
POLICA NACIONAL

CA FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

x de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado o
borrado

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

x x de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado o
borrado

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

x x de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado o
borrado

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

x x de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado o
borrado
NTAL
POLICA NACIONAL

CA FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
x x de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado o
borrado

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

x x de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado o
borrado

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

x x de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado o
borrado

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

x x de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado o
borrado
NTAL
POLICA NACIONAL

CA FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

x x
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

x x
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

x x
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

x
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

CA FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

x
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por

ser un documento de constante actualizacin y consulta, para las
X X dependencias, se deben registrar la totalidad de las series y subseries
conservadas, haciendo la descripcin por cada una de las vigencias
conservadas..

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

x x
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer

X x
de valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado
NTAL
POLICA NACIONAL

CA FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer
X x
de valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el

comit de actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de
x x x
Inteligencia, por cuanto posee valores secundarios; los documentos sern
eliminados, segn lo acordado en dicho comit.

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer de

X x
valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

X X X
histrico
NTAL
POLICA NACIONAL

CA FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos
x x x x
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

CA FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

x x
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

x x
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

CA FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

X X Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

X X
carecer de valores primarios.
Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por
X X
carecer de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado
NTAL
POLICA NACIONAL

CA FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento

de constante consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al
Archivo Central, Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central,
x x x x
seleccionar y microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos
documentos que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems
documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

CA FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

RTE X DISPOSICIN FINAL X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

CA FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

x x
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

CA FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

X X secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

RTE DISPOSICIN FINAL

L CT CONSERVACIN TOTAL
TRONICO M MICROFILMACIN
AL D DIGITALIZACIN
NTAL
POLICA NACIONAL

CA FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

S SELECCIN BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO Firma Presidente Comit de Gestin Documental

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
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Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
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Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : ASUNTOS JURIDIC

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.4

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

1.1 c Accin de Cumplimiento

a
Comunicacion oficial
a Fallo sentencia 3 5 X
a
Peticiones del particular
a
Respuesta de la institucin

Accin de Nulidad y Restablecimiento del

1.2 c
Derecho
a
Comunicacion oficial
a
Sentencia 3 5 X X
a
Demanda del particular
a
Respuesta a la demanda
Pgina 1 de 1
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Fecha: de liberacin
FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : ASUNTOS JURIDIC

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.4

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

1.5 c Accin de Tutela

a Auto de apertura

a Peticin del particular

a Respuesta polica nacional

3 5 X
a Cumplimiento fallo

a Incidente desacato

a Fallo del incidente desacato

a
Fallo Tutela

1.6
c Accin Popular
a
Comunicacion oficial

3 5 X
Pgina 1 de 1
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Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : ASUNTOS JURIDIC

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.4

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL
a
Demanda del particular 3 5 X
a
Respuesta polica nacional
a
Fallo

1.7 c Habeas Corpus

a
Comunicacion oficial
a
Peticin del particular 3 5 X
a
Respuesta polica nacional
a
Sentencia

1.8 c Habeas Data

a
Comunicacion oficial

3 5 X
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : ASUNTOS JURIDIC

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.4

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL
a
Peticin del particular 3 5 X
a
Respuesta polica nacional
a
Accin de Tutela

1.9 c Requerimientos de Justicia

a consulta bases de datos

3 3 X
a Solicitudes
a
respuestas

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial
3 10 x
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UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.4

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL
3 10 x
Registro de peticiones de solucion inmediata
a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion

2 g ACTAS

2.3 c Actas de comit

a acta del comit 3 18 X X
a lista de asistencia
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta (CP) 50
2.5 X
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes
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UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.4

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL
c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion 3 20 X
Lista de Asisitencia

c
a
a Actas de Capacitacin
2.35 Acta 3 18 X
listados de asistencia

c
a Actas de Revista
2.40 a Acta 3 10 X
Lista de Verificacion

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a 20 50 X
Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion
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UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.4

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos 3 20 X
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos

a Requerimientos personales 3 __ X X
a Mantenimientos

a Necesidades administrativas
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UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.4

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

15 g CONCEPTOS
15.1 c Concepto Jurdico
a Solicitud
3 10 X
a Anexos
a Respuesta
29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1 3 5 X
a Informe

c Informe Administrativo por Lesin o Muerte

a Informe Novedad

a Cartula del Informativo por Lesin o Muerte

a Auto de Apertura
29.5 a Comunicacin Oficial 3 8 X
Pgina 1 de 1
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UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.4

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
29.5 ARCHIVO3GESTIN ARCHIVO8CENTRAL P
X EL

a Pruebas

a
Formato calificacin de informativos
administrativos prestacionales por lesin o muerte

a
Notificacin de informativos administrativos por
lesin o muerte

29.11 c Informe especial de Polica

a Hechos conocidos 3 20 X

a Elementos que hacen parte de los hechos.

c Informe de Back-Up
29.19 3 5 X X
a Informe
c Informe de Actividades
29.25 3 5 X
a Informe

c Informe de Investigaciones
29.54 3 5 X
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UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.4

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL
29.54 3 5 X
a Informe

c Informe de Novedades
29.57 3 10 X
a Informe

c Informe de Procesos
29.61 3 5 x
a Informe

30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia (CP) (CP) X

31 g LIBROS
Pgina 1 de 1
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UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.4

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

31.7 c Libros de Control

3 5 X
a Libro

38 g ORDENES

c Orden Interna
38.1 3 18 X X
a orden interna

38.8 c Orden de trabajo 3 10 x x

38.10 c Memorando
a memorando 3 18 X X
a Comunicacion oficial de respuesta
38.11 c Polgramas
3 18 X X
a polgramas
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UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.4

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

40 g PLANES
40.2 c Plan de Accin
3 3 X
a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

3 3 X
a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

3 5 X
a Comunicacion oficial

41 g PROCESOS

41.1 c Proceso Administrativo por perdida y/o dao

3 20 X
a Comunicacion oficial

41.2 c Proceso Civil

3 20 X
Pgina 1 de 1
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UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.4

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL
3 20 X
a Comunicacion oficial

41.5 c Proceso de Conciliacin

3 20 X
a Comunicacion oficial

41.8 c Proceso Disciplinario

a Informe, queja, denuncio

a apertura

a indagacin preliminar

a notificacin

a declaraciones
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

a pruebas documentales

a auto declaratorio

a auto declarando el archivo de investigacin

a notificacin 3 10 X

a constancia ejecutoria

a cierre administrativo

a pliego de cargos

a descargos

a alegatos de conclusin
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Cdigo: de liberacin 3 10 X
Fecha: de liberacin
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

a falta de responsabilidad

a procedimiento verbal

a cd

a fallo de segunda instancia

41.9 c Proceso Ejecutivo por Jurisdiccin Coactiva 3 5 X

41.10 c Proceso Judicial

3 20 X
a Comunicacion oficial

41.11 c Proceso Laboral

3 20 X
a Comunicacion oficial
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

41.12 c Proceso Penal

3 20 X
a Comunicacion oficial

41.14 c Proceso de Negocios Judiciales

3 20 X
a Comunicacion oficial

g Protocolo Oficial
42 3 5 X
a protocolo

43 g PROYECTOS

43.19 c Iniciativa y trmite legislativo

a Proyecto de ley

3 10 X
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : ASUNTOS JURIDIC

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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

a Acto legislativo
3 10 X
a Nota interna

a Comunicacin oficial

a Proyecto de respuesta

43.20 c Control poltico e iniciativa legislativa

a Proposicin

a Derecho de peticin
3 10 X
a Proyecto de respuesta

a Informe
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : ASUNTOS JURIDIC

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.4
3 10 X

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

a Comunicacin oficial

46 g RESOLUCIONES 3 10 X

50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
(CP) (CP) X
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
52 g DISPOSICIONES 3 5 X

53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia 3 __ X

53.7 c Planilla de Control 3 __ X

56 g ESTADSTICAS
3 5 X
Pgina 1 de 1
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : ASUNTOS JURIDIC

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.4

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL
3 5 X
a Comunicacion oficial

62 g CONTROL DE DOCUMENTOS

a Comunicacin oficial

a Concepto de Planeacin

a Concepto de viabilidad jurdica 3 5 X

a Formato Control de Documentos1DS-FR-0001

a
Formato o documento propuesto para creacin,
modificacin o eliminacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : ASUNTOS JURIDIC

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.4

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

70 g INSTRUCTIVOS 3 5 x

95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria 3 5 X
a Orden de Servicio
a Ordenes
Pgina 1 de 1
PROCESO GESTIN DOCUMENTAL
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : ASUNTOS JURIDIC

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.4

3 RETENCIN 5 X SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

Modelo de implementacin y Aseguramiento -

a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno 3 5 X
a Comunicacion oficial

95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

3 5 X
a Comunicacion oficial
95.4 c Sistema de Gestin Ambiental
Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos

3 5 X
Pgina 1 de 1
PROCESO GESTIN DOCUMENTAL
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : ASUNTOS JURIDIC

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.4

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

Evaluacin, actuacin y prevencin de

a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o 3 5 X
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
a Seguimiento al control operacional

SOPORTE
P PAPEL
EL ELECTRONICO
DG DIGITAL
Pgina 1 de 1
PROCESO GESTIN DOCUMENTAL
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : ASUNTOS JURIDIC

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.4

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez
FECHA:25-05-2016 FECHA:25-05-2016
NTAL
POLICA NACIONAL

JURIDICOS Y DERECHOS HUMANOS FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

JURIDICOS Y DERECHOS HUMANOS FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

JURIDICOS Y DERECHOS HUMANOS FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

JURIDICOS Y DERECHOS HUMANOS FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

JURIDICOS Y DERECHOS HUMANOS FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
X X suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.
NTAL
POLICA NACIONAL

JURIDICOS Y DERECHOS HUMANOS FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

X X
eliminado.
NTAL
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JURIDICOS Y DERECHOS HUMANOS FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

X X el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las

comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
X X
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.
NTAL
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ORA: 16.4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en e l Archivo Central, seleccionar y

digitalizar una muestra representativa hasta el 3% de aquellos documentos
X X X X X
que sean transcendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado
NTAL
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JURIDICOS Y DERECHOS HUMANOS FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL Transcurrido el tiempo de retencin en e l Archivo Central, seleccionar y

PROCEDIMIENTO
digitalizar una muestra representativa hasta el 3% de aquellos documentos
DG
X CT
X D
X M
X S MG E/B
X
que sean transcendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado

Transcurrido el tiempo de retencin en e l Archivo Central, seleccionar y

digitalizar una muestra representativa hasta el 3% de aquellos documentos
X X X X X
que sean transcendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

JURIDICOS Y DERECHOS HUMANOS FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

x x
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por

ser un documento de constante actualizacin y consulta, para las
X X dependencias, se deben registrar la totalidad de las series y subseries
conservadas, haciendo la descripcin por cada una de las vigencias
conservadas..
NTAL
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ORA: 16.4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer

X x
de valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

X X X
histrico

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos
x x x x
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

JURIDICOS Y DERECHOS HUMANOS FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 5% de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 5% de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

JURIDICOS Y DERECHOS HUMANOS FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y
DG CT D M S MG E/B
microfilmar una muestra representativa hasta el 5% de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 5% de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

JURIDICOS Y DERECHOS HUMANOS FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Un vez cumplido el tiempo de retencin en el archivo central, seleccionar

hasta un 3% de aquellos procesos que por su objeto o valor hayan sido
X X X
trascendentales para la Polica Nacional, transferir al Archivo Histrico,
conservar totalmente, los dems eliminar mediante picado.
 Un vez cumplido el tiempo de retencin en el archivo central, seleccionar
hasta un 3% de aquellos procesos que por su objeto o valor hayan sido
X X X
trascendentales para la Polica Nacional, transferir al Archivo Histrico,
NTAL conservar totalmente, los dems eliminar mediante picado.
POLICA NACIONAL

JURIDICOS Y DERECHOS HUMANOS FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Se deja una muestra representativa de un 2% por esta subseries: Se

X X X
microfilma toda la Subseries

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 5% de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 5% de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

JURIDICOS Y DERECHOS HUMANOS FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 5% de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 5% de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

JURIDICOS Y DERECHOS HUMANOS FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

JURIDICOS Y DERECHOS HUMANOS FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.4 Transcurrido el0202

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION tiempo de26/01/2010
del retencin en el Archivo Central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.
RTE DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

X X X histrico.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

X X Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Se deja una muestra representativa de un 5% por subseries; Se microfilma lo

X X X Seleccionado

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

X X
carecer de valores primarios.
Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por
X X
carecer de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado
NTAL
POLICA NACIONAL

JURIDICOS Y DERECHOS HUMANOS FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

JURIDICOS Y DERECHOS HUMANOS FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento

de constante consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al
Archivo Central, Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central,
x x x
seleccionar y microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos
documentos que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems
documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

JURIDICOS Y DERECHOS HUMANOS FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

RTE X DISPOSICIN FINAL X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

JURIDICOS Y DERECHOS HUMANOS FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

RTE DISPOSICIN FINAL

L CT CONSERVACIN TOTAL
TRONICO M MICROFILMACIN
AL D DIGITALIZACIN
NTAL
POLICA NACIONAL

JURIDICOS Y DERECHOS HUMANOS FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

S SELECCIN BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO Firma Presidente Comit de Gestin Documental

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
Pgina 1 de 1
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Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
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Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : ATENCION AL CIUD

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.5

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial
3 10 x
Registro de peticiones de solucion inmediata
a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion

2 g ACTAS

2.3 c Actas de comit

a acta del comit 3 18 X X
a lista de asistencia
Pgina 1 de 1
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Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : ATENCION AL CIUD

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.5

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta (CP) 50
2.5 X
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion 3 20 X
Lista de Asisitencia

c
a
a Actas de Capacitacin
2.35 Acta 3 18 X
listados de asistencia

Acta de comit de recepcin, atencin,

2.41 c evaluacin y tramite de quejas e
informes(CRAET)

3 3 X
Pgina 1 de 1
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Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : ATENCION AL CIUD

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.5

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

a Acta. 3 3 X
a Quejas e Informes.
a Remisorios
a Respuesta quejosos.
c
a Actas de Revista
2.40 a Acta 3 10 X
Lista de Verificacion

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a 20 50 X
Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion
Pgina 1 de 1
PROCESO GESTIN DOCUMENTAL
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : ATENCION AL CIUD

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.5

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos 3 20 X
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos

a Requerimientos personales 3 __ X X

a Mantenimientos
Pgina 1 de 1
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Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : ATENCION AL CIUD

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.5

3 RETENCIN __ X SOPORTE
X
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

a Necesidades administrativas

29 g INFORMES

c Informe de Seguimiento y Evaluacin

29.10 3 5 X
a Informe
c Informe de Back-Up
29.19 3 5 X X
a Informe

c Informe de Actividades
29.25 3 5 X
a Informe

c Informe de Investigaciones
29.54 3 5 X
a Informe

c Informe de Novedades
29.57 3 10 X
a Informe
Pgina 1 de 1
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Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : ATENCION AL CIUD

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.5

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia (CP) (CP) X

31 g LIBROS

31.7 c Libros de Control

3 5 X
a Libro

38 g ORDENES

c Orden Interna
38.1 3 18 X X
a orden interna
Pgina 1 de 1
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Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : ATENCION AL CIUD

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.5

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

38.10 c Memorando
a memorando 3 18 X X
a Comunicacion oficial de respuesta
38.11 c Polgramas
3 18 X X
a polgramas

40 g PLANES
40.2 c Plan de Accin
3 3 X
a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

3 3 X
a Comunicacion oficial

50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
(CP) (CP) X
a comunicaciones oficiales
Pgina 1 de 1
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Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : ATENCION AL CIUD

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.5

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES (CP) (CP) X
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

a formato nico de inventario documental

52 g DISPOSICIONES 3 5 X
53 g PLANILLAS

53.7 c Planilla de Control 3 __ X

56 g ESTADSTICAS
3 5 X
a Comunicacion oficial

95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria 3 5 X
a Orden de Servicio
Pgina 1 de 1
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Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : ATENCION AL CIUD

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.5

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES 3 5 X
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno 3 5 X
a Comunicacion oficial

95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

3 5 X
a Comunicacion oficial
95.4 c Sistema de Gestin Ambiental
Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales
Pgina 1 de 1
PROCESO GESTIN DOCUMENTAL
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : ATENCION AL CIUD

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.5

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o 3 5 X
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
a Seguimiento al control operacional

SOPORTE
Pgina 1 de 1
PROCESO GESTIN DOCUMENTAL
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : ATENCION AL CIUD

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.5

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

P PAPEL
EL ELECTRONICO
DG DIGITAL

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez
FECHA:25-05-2016 FECHA:25-05-2016
NTAL
POLICA NACIONAL

N AL CIUDADANO FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.5 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

N AL CIUDADANO FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.5 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
X X suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

N AL CIUDADANO FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.5 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

X X
eliminado.
NTAL
POLICA NACIONAL

N AL CIUDADANO FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.5 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

X X el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las

comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
X X
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

N AL CIUDADANO FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.5 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las

RTE DISPOSICIN FINAL comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
X X
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

N AL CIUDADANO FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.5 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por

ser un documento de constante actualizacin y consulta, para las
X X dependencias, se deben registrar la totalidad de las series y subseries
conservadas, haciendo la descripcin por cada una de las vigencias
conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer

X x
de valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

X X X
histrico
NTAL
POLICA NACIONAL

N AL CIUDADANO FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.5 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

X X Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.
NTAL
POLICA NACIONAL

N AL CIUDADANO FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.5 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

X X PROCEDIMIENTO
Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
DG CT D M S MG E/B
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Se deja una muestra representativa de un 5% por subseries; Se microfilma lo

X X X Seleccionado

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

X X
carecer de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

N AL CIUDADANO FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.5 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
X X PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

NTAL
POLICA NACIONAL

N AL CIUDADANO FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.5 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

RTE DISPOSICIN FINAL

NTAL
POLICA NACIONAL

N AL CIUDADANO FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.5 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

L CT CONSERVACIN TOTAL
TRONICO M MICROFILMACIN
AL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN BG. RAMIRO CASTRILLON LARA
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO Firma Presidente Comit de Gestin Documental

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
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Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : COMUNICACIONES

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.6

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial
3 10 x
Registro de peticiones de solucion inmediata
a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin 3 5 X

2.3 c Actas de comit

a acta del comit 3 18 X X
a lista de asistencia
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : COMUNICACIONES

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.6

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta (CP) 50
2.5 X
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion 3 20 X
Lista de Asisitencia

c
a Actas de Revista
2.40 a Acta 3 10 X
Lista de Verificacion

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a 20 50 X
Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion
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Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : COMUNICACIONES

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.6

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos 3 20 X
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos

a Requerimientos personales
3 __ X X
a Mantenimientos

a Necesidades administrativas
10 g BOLETINES
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : COMUNICACIONES

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.6

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

10.3 c Boletn Informativo Policial

3 10 X
a boletn

28 g COMUNICACIN PBLICA
Manejo de la informacin difundida en medios
28.1 c
de comunicacin
a Hecho noticioso 3 5 X X
a Convocatoria rueda de prensa
a Boletn de prensa
28.2 c Monitoreo y anlisis de la informacin

a Informe

a Monitoreo de noticias
3 5 X X
a Comunicacin oficial

a Informe prestacin power point

a catlogo de medios a monitorear

29 g INFORMES
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : COMUNICACIONES

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.6

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

c Informe a Entes de Control

29.1 3 5 X
a Informe

c Informe de Auditoria
29.3 3 5 X
a Informe

c Informe de Back-Up
29.19 3 5 X X
a Informe

c Informe de Actividades
29.25 3 5 X
a Informe

c Informe de Investigaciones
29.54 3 5 X
a Informe

c Informe de Novedades
29.57 3 10 X
a Informe

30 g INVENTARIOS
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : COMUNICACIONES

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.6

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

30.10 c Inventario Documental de la dependencia (CP) (CP) X

31 g LIBROS

31.7 c Libros de Control

3 5 X
a Libro

38 g ORDENES

c Orden Interna
38.1 3 18 X X
a orden interna

38.10 c Memorando
a memorando 3 18 X X
a Comunicacion oficial de respuesta
38.11 c Polgramas
3 18 X X
a polgramas

40 g PLANES
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

40.2 c Plan de Accin

3 3 X
a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

3 3 X
a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

3 5 X
a Comunicacion oficial

50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
(CP) (CP) X
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS
53.3 c Planilla de Correspondencia 3 __ X

53.7 c Planilla de Control 3 __ X

54 g PUBLICACIONES 3 5 X
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : COMUNICACIONES

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.6

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

56 g ESTADSTICAS
3 5 X
a Comunicacion oficial

57 g CAMPAAS 3 3 X

95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria 3 5 X
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : COMUNICACIONES

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.6

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

95.2 c Sistema de Control Interno

a Acta comit de control interno 3 5 X
a Comunicacion oficial

95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

3 5 X
a Comunicacion oficial
95.4 c Sistema de Gestin Ambiental
Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o 3 5 X
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : COMUNICACIONES

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.6
3 5 X

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

a Acta de subcomit de mejoramiento

a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
a Seguimiento al control operacional

SOPORTE
P PAPEL
EL ELECTRONICO
DG DIGITAL

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez
FECHA:25-05-2016 FECHA:25-05-2016
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POLICA NACIONAL

ACIONES ESTRATEGICAS FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.6 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

ACIONES ESTRATEGICAS FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.6 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
X X suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

X X
eliminado.
NTAL
POLICA NACIONAL

ACIONES ESTRATEGICAS FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.6 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

X X el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las

comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
X X
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

ACIONES ESTRATEGICAS FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.6 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
X X X X
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

X X X Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios.

X X X Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios.

NTAL
POLICA NACIONAL

ACIONES ESTRATEGICAS FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.6 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

ACIONES ESTRATEGICAS FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.6 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
X X registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin
por cada una de las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer

X x
de valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

X X X
histrico

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

ACIONES ESTRATEGICAS FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.6 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

X X Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

X X
X X
X X
valores primarios.
Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por
carecer de valores primarios.
Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar por carecer de
valores primarios.
NTAL
POLICA NACIONAL

ACIONES ESTRATEGICAS FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.6 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

ACIONES ESTRATEGICAS FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.6 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

ACIONES ESTRATEGICAS FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.6 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer
X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
RTE DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

RTE DISPOSICIN FINAL

L CT CONSERVACIN TOTAL
TRONICO M MICROFILMACIN
AL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN BG. RAMIRO CASTRILLON LARA
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO Firma Presidente Comit de Gestin Documental

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
Pgina 1 de 1
PROCESO GESTIN DOCUMENTAL
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GESTION DOCUME

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.7

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial
3 10 x
Registro de peticiones de solucion inmediata
a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion
1.12 c Solicitudes de consulta
a solicitud
3 __ X X
a formato de consulta o prstamo de documentos

2 g ACTAS

Actas de Iniciacin y Finalizacin de Rollo

2.2 c
microfilmado
(CP) (CP) X
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UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.7

RETENCIN SOPORTE
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a acta de iniciacin (CP) (CP) X

a acta de finalizacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit 3 18 X X
a lista de asistencia
2.4 c Actas de instruccin 3 18
a acta X
a lista de asistencia
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta (CP) 50
2.5 X
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion 3 20 X
Lista de Asisitencia
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RETENCIN SOPORTE
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2.35 c Actas de Capacitacin

a acta 3 18 X
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
2.40 a Acta 3 10 X
Lista de Verificacion

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a 20 50 X
Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
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Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos 3 20 X
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos

a Requerimientos personales 3 __ X X

a Mantenimientos

a Necesidades administrativas
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RETENCIN SOPORTE
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29 g INFORMES
c Informe de Back-Up
29.19 3 5 X X
a Informe

c Informe de Actividades
29.25 3 5 X
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29 3 5 X
a Informe

c Informe de Novedades
29.57 3 10 X
a Informe

30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia (CP) (CP) X

31 g LIBROS
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31.7 c Libros de Control

3 5 X
a Libro

38 g ORDENES

c Orden Interna
38.1 3 18 X X
a orden interna

38.10 c Memorando
a memorando 3 18 X X
a Comunicacion oficial de respuesta
38.11 c Polgramas
3 18 X X
a polgramas

40 g PLANES
40.2 c Plan de Accin
3 3 X
a Comunicacion oficial
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RETENCIN SOPORTE
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40.7 c Planes de mejoramiento

3 3 X
a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

3 5 X
a Comunicacion oficial

48 g TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL (CP) (CP) X

50 g TRANSFERENCIA

50.1 c transferencias Primarias

a cronograma de transferencias documentales
(CP) (CP) X
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
50.2 c transferencias Secundarias
a cronograma de transferencias documentales
(CP) (CP) X
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental

53 g PLANILLAS
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RETENCIN SOPORTE
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53.3 c Planilla de Correspondencia 3 __ X

53.7 c Planilla de Control 3 __ X

62 g CONTROL DE DOCUMENTOS
a Comunicacin oficial
a Concepto de Planeacin
a Concepto de viabilidad jurdica 3 5 X
a Formato Control de Documentos1DS-FR-0001

a
Formato o documento propuesto para creacin,
modificacin o eliminacin

86 g PROGRAMAS
86.7 c Programa de Gestin Documental
a implementacin del manual
3 8 X
a programas del proceso de gestin documental
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RETENCIN SOPORTE
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ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

Programa de Conservacin Preventiva para

86.33 c
los Archivos

a
Formato de seguimiento a los programas de
conservacin.
a Diagnostico integral 3 8 X
a Acta
a Informes
a Constancias
a Planillas de Medicin temperatura
95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria 3 5 X
a Orden de Servicio
a Ordenes
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3 RETENCIN 5 X SOPORTE
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Modelo de implementacin y Aseguramiento -

a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno 3 5 X
a Comunicacion oficial

95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

3 5 X
a Comunicacion oficial
95.4 c Sistema de Gestin Ambiental
Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos

3 5 X
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RETENCIN SOPORTE
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Evaluacin, actuacin y prevencin de

a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o 3 5 X
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
a Seguimiento al control operacional
95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo
a Definicin de la gestin del riesgo
a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
a Plan manejo de riesgos 3 5 X
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RETENCIN SOPORTE
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ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL
3 5 X
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial

SOPORTE
P PAPEL
EL ELECTRONICO
DG DIGITAL
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RETENCIN SOPORTE
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ELABOR : PT Bayron Herrera Salce REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez
FECHA:25-05-2016 FECHA:25-05-2016
NTAL
POLICA NACIONAL

DOCUMENTAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.7 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

X X Se elimina en el Archivo de Gestin por prdida de vigencia.

Se conserva de forma permanente en el Archivo General por ser un documento que

X X X ser evidencia de los expedientes que hallan sido microfilmados.
NTAL
POLICA NACIONAL

DOCUMENTAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.7 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B
Se conserva de forma permanente en el Archivo General por ser un documento que
X X X ser evidencia de los expedientes que hallan sido microfilmados.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
X X suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.
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POLICA NACIONAL

DOCUMENTAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.7 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

X X
eliminado.
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POLICA NACIONAL

DOCUMENTAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.7 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

X X el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las

comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
X X
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.
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POLICA NACIONAL

DOCUMENTAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.7 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
X X registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin
por cada una de las vigencias conservadas..
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POLICA NACIONAL

DOCUMENTAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.7 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer

X x
de valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

X X X
histrico

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
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POLICA NACIONAL

DOCUMENTAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.7 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento

X X
de constante consulta.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

X X Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Se conserva la totalidad de la serie documental, porque evidencia el envo de

X X documentos al Archivo General de la Polica Nacional.
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POLICA NACIONAL

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ORA: 16.7 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

X X valores primarios.
Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por
X X
carecer de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, cumplido este tiempo se

X X microfilma para la conservacin permanente de los soportes documentales de
importancia histrica en la implementacin del PGD.
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POLICA NACIONAL

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ORA: 16.7 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, digitalizar y eliminar por

X X X carecer de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
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POLICA NACIONAL

DOCUMENTAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.7 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

RTE X DISPOSICIN FINAL X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
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POLICA NACIONAL

DOCUMENTAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.7 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

X X secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
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POLICA NACIONAL

DOCUMENTAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.7 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor
X X secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

RTE DISPOSICIN FINAL

L CT CONSERVACIN TOTAL
TRONICO M MICROFILMACIN
AL D DIGITALIZACIN
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POLICA NACIONAL

DOCUMENTAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.7 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

S SELECCIN BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO Firma Presidente Comit de Gestin Documental

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
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Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : SUBDIRECCION DE

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.8

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial
3 10 x
Registro de peticiones de solucion inmediata
a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin 3 5 X

2.3 c Actas de comit

a acta del comit 3 18 X X
a lista de asistencia
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Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : SUBDIRECCION DE

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.8

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta (CP) 50
2.5 X
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

a acta de la reunin 3 10 X
a lista de asistencia
c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion 3 20 X
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta 3 18 X
a lista de asistencia
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UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.8

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL
c
a Actas de Revista
2.40 a Acta 3 10 X
Lista de Verificacion

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a 20 50 X
Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos 3 20 X
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales
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3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos

a Requerimientos personales 3 __ X X

a Mantenimientos
a Necesidades administrativas
25 g EXPEDIENTES
25.25 c Expediente Especial de Personas
a formato "carpeta de proteccin a personas"
a soporte asignacin esquema de proteccin
a acta
a comunicacin oficial
3 20 X
a acta
a
documentos de la gestin del servicio de
proteccin
a retiro de medidas de proteccin a personas
a comunicacin oficial
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UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.8

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1 3 5 X
a Informe

c Informe de Back-Up
29.19 3 5 X X
a Informe

c Informe de Actividades
29.25 3 5 X
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29 3 5 X
a Informe

c Informe de Novedades
29.57 3 10 X
a Informe

30 g INVENTARIOS
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UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.8

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

30.10 c Inventario Documental de la dependencia (CP) (CP) X

31 g LIBROS

31.7 c Libros de Control

3 5 X
a Libro

38 g ORDENES

c Orden Interna
38.1 3 18 X X
a orden interna

38.8 c Orden de trabajo 3 10 X

38.10 c Memorando
a memorando 3 18 X X
a Comunicacion oficial de respuesta
38.11 c Polgramas
3 18 X X
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : SUBDIRECCION DE

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.8

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL
3 18 X X
a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial 3 10 X X
a Correo electrnico
40 g PLANES
40.2 c Plan de Accin
3 3 X
a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

3 3 X
a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

3 5 X
a Comunicacion oficial

50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
(CP) (CP) X
a comunicaciones oficiales
Pgina 1 de 1
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Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : SUBDIRECCION DE

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.8

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES (CP) (CP) X
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

a formato nico de inventario documental

53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia 3 __ X

53.7 c Planilla de Control 3 __ X

95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria 3 5 X
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : SUBDIRECCION DE

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.8
3 5 X

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno 3 5 X
a Comunicacion oficial

95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

3 5 X
a Comunicacion oficial
95.4 c Sistema de Gestin Ambiental
Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
3 5 X
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : SUBDIRECCION DE

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.8

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

Informe de situacin de emergencia o 3 5 X

a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
a Seguimiento al control operacional

95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo

a Definicin de la gestin del riesgo

a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
a Plan manejo de riesgos 3 5 X
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
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Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : SUBDIRECCION DE

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.8

3 RETENCIN 5 X SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial

SOPORTE
P PAPEL
EL ELECTRONICO
DG DIGITAL

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez
FECHA:25-05-2016 FECHA:25-05-2016
NTAL
POLICA NACIONAL

CION DE TRANSITO Y TRANSPORTE FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.8 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

CION DE TRANSITO Y TRANSPORTE FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.8 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
X X suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X x x trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

CION DE TRANSITO Y TRANSPORTE FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.8 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

X X
eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

X X el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.
NTAL
POLICA NACIONAL

CION DE TRANSITO Y TRANSPORTE FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.8 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las

comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
X X
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar hasta un 2% de

X X X los casos trascendentales para la Polica Nacional.
NTAL
POLICA NACIONAL

CION DE TRANSITO Y TRANSPORTE FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.8 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

CION DE TRANSITO Y TRANSPORTE FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.8 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
X X registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin
por cada una de las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer

X x
de valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

X X X
histrico

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
X X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

CION DE TRANSITO Y TRANSPORTE FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.8 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

X X Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

X X Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.
NTAL
POLICA NACIONAL

CION DE TRANSITO Y TRANSPORTE FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.8 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

X X PROCEDIMIENTO
Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
DG CT D M S MG E/B
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

X X valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

X X
carecer de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

CION DE TRANSITO Y TRANSPORTE FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.8 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION

Transcurrido el 0202
tiempodel
de26/01/2010
retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

CION DE TRANSITO Y TRANSPORTE FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.8 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer
X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

X X secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

CION DE TRANSITO Y TRANSPORTE FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.8 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

RTE X DISPOSICIN FINAL X secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

RTE DISPOSICIN FINAL

L CT CONSERVACIN TOTAL
TRONICO M MICROFILMACIN
AL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN BG. RAMIRO CASTRILLON LARA
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO Firma Presidente Comit de Gestin Documental

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
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Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : CENTRO DE INFOR

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.8

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial
3 10 x
Registro de peticiones de solucion inmediata
a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin 3 5 X

2.3 c Actas de comit

a acta del comit 3 18 X X
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : CENTRO DE INFOR

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.8

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO3GESTIN ARCHIVO18CENTRAL P
X EL
X
a lista de asistencia
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta (CP) 50
2.5 X
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

a acta de la reunin 3 10 X
a lista de asistencia
c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion 3 20 X
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta 3 18 X
a lista de asistencia
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : CENTRO DE INFOR

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.8

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL
c
a Actas de Revista
2.40 a Acta 3 10 X
Lista de Verificacion

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a 20 50 X
Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos 3 20 X
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales
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Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : CENTRO DE INFOR

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.8

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos

a Requerimientos personales 3 __ X X

a Mantenimientos

a Necesidades administrativas
10 g BOLETINES
10.3 c Boletn Informativo Policial

3 10 X
a boletn

29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1 3 5 X
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : CENTRO DE INFOR

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.8

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL
29.1 3 5 X
a Informe

c Informe de Back-Up
29.19 3 5 X X
a Informe

c Informe de Actividades
29.25 3 5 X
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29 3 5 X
a Informe

c Informe de Novedades
29.57 3 10 X
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58 3 5 X
a Informe

30 g INVENTARIOS
Pgina 1 de 1
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Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : CENTRO DE INFOR

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.8

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

30.10 c Inventario Documental de la dependencia (CP) (CP) X

31 g LIBROS

31.7 c Libros de Control

3 5 X
a Libro

38 g ORDENES

c Orden Interna
38.1 3 18 X X
a orden interna

38.10 c Memorando
a memorando 3 18 X X
a Comunicacion oficial de respuesta
38.11 c Polgramas
3 18 X X
Pgina 1 de 1
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Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : CENTRO DE INFOR

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.8

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL
3 18 X X
a polgramas

40 g PLANES
40.2 c Plan de Accin
3 3 X
a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

3 3 X
a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

3 5 X
a Comunicacion oficial

50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
(CP) (CP) X
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS
Pgina 1 de 1
PROCESO GESTIN DOCUMENTAL
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : CENTRO DE INFOR

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.8

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

53.3 c Planilla de Correspondencia 3 __ X

53.7 c Planilla de Control 3 __ X

95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria 3 5 X
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
Pgina 1 de 1
PROCESO GESTIN DOCUMENTAL
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : CENTRO DE INFOR

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL 3 5 LA OFICINA PRODUCTORA:

CDIGO DE X 16.8

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno 3 5 X
a Comunicacion oficial

95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

3 5 X
a Comunicacion oficial
95.4 c Sistema de Gestin Ambiental
Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
3 5 X
Pgina 1 de 1
PROCESO GESTIN DOCUMENTAL
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : CENTRO DE INFOR

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.8

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

Informe de situacin de emergencia o 3 5 X

a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
a Seguimiento al control operacional
95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo
a Definicin de la gestin del riesgo
a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
a Plan manejo de riesgos 3 5 X
Pgina 1 de 1
PROCESO GESTIN DOCUMENTAL
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : CENTRO DE INFOR

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.8

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL
3 5 X
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial

SOPORTE
P PAPEL
EL ELECTRONICO
DG DIGITAL
Pgina 1 de 1
PROCESO GESTIN DOCUMENTAL
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : CENTRO DE INFOR

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.8

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez
FECHA:25-05-2016 FECHA:25-05-2016
NTAL
POLICA NACIONAL

E INFORMACION ESTRATEGICO VIAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.8,1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

E INFORMACION ESTRATEGICO VIAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.8,1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una
PROCEDIMIENTO
DG
X CT D
X M S
X MG E/B muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
X X suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X x x trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

E INFORMACION ESTRATEGICO VIAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.8,1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

X X
eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

X X el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.
NTAL
POLICA NACIONAL

E INFORMACION ESTRATEGICO VIAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.8,1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las

comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
X X
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
X X X X
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

E INFORMACION ESTRATEGICO VIAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.8,1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B
Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los
X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

E INFORMACION ESTRATEGICO VIAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.8,1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
X X registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin
por cada una de las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer

X x
de valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

X X X
histrico

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

E INFORMACION ESTRATEGICO VIAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.8,1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

X X Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.
NTAL
POLICA NACIONAL

E INFORMACION ESTRATEGICO VIAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.8,1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

X X valores primarios.
Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por
X X
carecer de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

E INFORMACION ESTRATEGICO VIAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

ORA: 16.8,1 X X RESOLUCION 0202 del 26/01/2010
RESOLUCIN Y FECHA: de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

E INFORMACION ESTRATEGICO VIAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.8,1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer
X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

X X secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

E INFORMACION ESTRATEGICO VIAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.8,1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor
X X secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

RTE DISPOSICIN FINAL

L CT CONSERVACIN TOTAL
TRONICO M MICROFILMACIN
AL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN BG. RAMIRO CASTRILLON LARA
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO Firma Presidente Comit de Gestin Documental
NTAL
POLICA NACIONAL

E INFORMACION ESTRATEGICO VIAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.8,1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
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Fecha: de liberacin
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OFICINA PRODUCTORA : GRUPO DE REGIST
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL
ESTADISTICO

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.8

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial
3 10 x
Registro de peticiones de solucion inmediata
a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin 3 5 X

2.3 c Actas de comit

a acta del comit 3 18 X X
a lista de asistencia
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Fecha: de liberacin
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OFICINA PRODUCTORA : GRUPO DE REGIST
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL
ESTADISTICO

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.8

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta (CP) 50
2.5 X
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

a acta de la reunin 3 10 X
a lista de asistencia
c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion 3 20 X
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta 3 18 X
a lista de asistencia
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL
ESTADISTICO

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.8

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL
c
a Actas de Revista
2.40 a Acta 3 10 X
Lista de Verificacion

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a 20 50 X
Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos 3 20 X
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL
ESTADISTICO

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.8

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos

a Requerimientos personales
3 __ X X
a Mantenimientos

a Necesidades administrativas
10 g BOLETINES
10.3 c Boletn Informativo Policial
3 10 X
a boletn
25 g EXPEDIENTES
25.2 c de Vehculos 3 5
X
a Comunicacion oficial

29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1 3 5 X
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL
29.1 3 5 X
a Informe

c Informe de Back-Up
29.19 3 5 X X
a Informe

c Informe de Actividades
29.25 3 5 X
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29 3 5 X
a Informe

c Informe de Novedades
29.57 3 10 X
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58 3 5 X
a Informe

30 g INVENTARIOS
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL
ESTADISTICO

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.8

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

30.10 c Inventario Documental de la dependencia (CP) (CP) X

31 g LIBROS

31.7 c Libros de Control

3 5 X
a Libro

38 g ORDENES

c Orden Interna
38.1 3 18 X X
a orden interna

38.8 c Orden de trabajo 3 10 X

38.10 c Memorando
a memorando 3 18 X X
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL
3 18 X X
a Comunicacion oficial de respuesta
38.11 c Polgramas
3 18 X X
a polgramas

40 g PLANES
40.2 c Plan de Accin
3 3 X
a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

3 3 X
a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

3 5 X
a Comunicacion oficial

50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
(CP) (CP) X
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
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ESTADISTICO

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.8

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia 3 __ X

53.7 c Planilla de Control 3 __ X

56 g ESTADSTICAS
3 5 X
a Comunicacion oficial
95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria 3 5 X
a Orden de Servicio
a Ordenes
Pgina 1 de 1
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ESTADISTICO

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.8

3 RETENCIN 5 X SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

Modelo de implementacin y Aseguramiento -

a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno 3 5 X
a Comunicacion oficial

95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

3 5 X
a Comunicacion oficial
95.4 c Sistema de Gestin Ambiental
Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos

3 5 X
Pgina 1 de 1
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Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL
ESTADISTICO

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.8

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

Evaluacin, actuacin y prevencin de

a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o 3 5 X
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
a Seguimiento al control operacional
95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo
a Definicin de la gestin del riesgo
a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
3 5 X
Pgina 1 de 1
PROCESO GESTIN DOCUMENTAL
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
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OFICINA PRODUCTORA : GRUPO DE REGIST
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL
ESTADISTICO

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.8

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL
a Plan manejo de riesgos 3 5 X
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial

SOPORTE
P PAPEL
EL ELECTRONICO
DG DIGITAL
Pgina 1 de 1
PROCESO GESTIN DOCUMENTAL
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
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OFICINA PRODUCTORA : GRUPO DE REGIST
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL
ESTADISTICO

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.8

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez
FECHA:25-05-2016 FECHA:25-05-2016
NTAL
POLICA NACIONAL
REGISTRO Y ANALISIS
FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.8,2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL
REGISTRO Y ANALISIS
FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.8,2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
X X suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X x x trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.
NTAL
POLICA NACIONAL
REGISTRO Y ANALISIS
FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.8,2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

X X
eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

X X el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.
NTAL
POLICA NACIONAL
REGISTRO Y ANALISIS
FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.8,2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las

comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
X X
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
X X X X
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.
NTAL
POLICA NACIONAL
REGISTRO Y ANALISIS
FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.8,2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B
Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los
X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL
REGISTRO Y ANALISIS
FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.8,2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
X X registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin
por cada una de las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer

X x
de valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

X X X
histrico

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
X X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL
REGISTRO Y ANALISIS
FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.8,2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

X X Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.
NTAL
POLICA NACIONAL
REGISTRO Y ANALISIS
FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.8,2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

X X valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

X X
carecer de valores primarios.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL
REGISTRO Y ANALISIS
FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.8,2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

RTE X DISPOSICIN FINAL X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL
REGISTRO Y ANALISIS
FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.8,2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

X X secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL
REGISTRO Y ANALISIS
FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.8,2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor
X X secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

RTE DISPOSICIN FINAL

L CT CONSERVACIN TOTAL
TRONICO M MICROFILMACIN
AL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN BG. RAMIRO CASTRILLON LARA
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO Firma Presidente Comit de Gestin Documental
NTAL
POLICA NACIONAL
REGISTRO Y ANALISIS
FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.8,2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : AREA DE TRANSITO

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.9

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial
3 10 x
Registro de peticiones de solucion inmediata
a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin 3 5 X

2.3 c Actas de comit

3 18 X X
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : AREA DE TRANSITO

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.9

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

a acta del comit 3 18 X X

a lista de asistencia
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta (CP) 50
2.5 X
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

a acta de la reunin 3 10 X
a lista de asistencia
c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion 3 20 X
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

3 18 X
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : AREA DE TRANSITO

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.9

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

a acta 3 18 X
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
2.40 a Acta 3 10 X
Lista de Verificacion

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a 20 50 X
Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos 3 20 X
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos

3 __ X X
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL
3 __ X X
a Requerimientos personales

a Mantenimientos

a Necesidades administrativas
10 g BOLETINES
10.3 c Boletn Informativo Policial
3 10 X
a boletn
25 g EXPEDIENTES
25.2 c de Vehculos
3 5 X
a Comunicacion oficial

29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1 3 5 X
a Informe

c Informe de Back-Up
29.19 3 5 X X
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL
29.19 3 5 X X
a Informe

c Informe de Actividades
29.25 3 5 X
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29 3 5 X
a Informe

c Informe de Novedades
29.57 3 10 X
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58 3 5 X
a Informe

30 g INVENTARIOS
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

30.10 c Inventario Documental de la dependencia (CP) (CP) X

31 g LIBROS

31.7 c Libros de Control

3 5 X
a Libro

38 g ORDENES

c Orden Interna
38.1 3 18 X X
a orden interna

38.8 c Orden de trabajo 3 10 X

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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

38.10 c Memorando
a memorando 3 18 X X
a Comunicacion oficial de respuesta
38.11 c Polgramas

3 18 X X
a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

3 10 X X
a Comunicacin oficial
a Correo electrnico

40 g PLANES

40.2 c Plan de Accin

3 3 X
a Comunicacion oficial
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

40.7 c Planes de mejoramiento

3 3 X
a Comunicacion oficial
40.9 c Plan Estratgico
3 3 X
a Comunicacion oficial

40.13 c Plan de Seguridad

3 3 X
a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

3 5 X
a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad 3 3 X

43 g PROYECTOS
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

43.3 c Proyecto de Cooperacin Nacional 3 10 X

43.18 c Proyecto de Investigacin

a Anteproyecto
a Convocatoria
a Propuestas de Investigacin
a Cronograma de actividades
3 10 X
a Financiamiento interno
a Financiamiento externo
a Informe de Avance
a Informe final del proyecto
a Otros Comunicacion oficial
50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
(CP) (CP) X
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : AREA DE TRANSITO

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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL
(CP) (CP) X
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia 3 __ X

53.7 c Planilla de Control 3 __ X

56 g ESTADSTICAS
3 5 X
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis 3 5 X
a estudio de situacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : AREA DE TRANSITO

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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

70 g INSTRUCTIVOS 3 5 X

95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria 3 5 X
a Orden de Servicio
a Ordenes
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : AREA DE TRANSITO

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.9

3 RETENCIN 5 X SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

Modelo de implementacin y Aseguramiento -

a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno 3 5 X
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo
3 5 X
a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : AREA DE TRANSITO

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.9

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o 3 5 X
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
a Seguimiento al control operacional
95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : AREA DE TRANSITO

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.9

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL
a Definicin de la gestin del riesgo
a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
a Plan manejo de riesgos 3 5 X
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial
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Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : AREA DE TRANSITO

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.9

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

SOPORTE
P PAPEL
EL ELECTRONICO
DG DIGITAL

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez
FECHA:25-05-2016 FECHA:25-05-2016
 ENTAL
POLICA NACIONAL

TRANSITO Y TRANSPORTE URBANO FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.9 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
 ENTAL
POLICA NACIONAL

TRANSITO Y TRANSPORTE URBANO FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.9 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una
muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
X X suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X x x trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.
 ENTAL
POLICA NACIONAL

TRANSITO Y TRANSPORTE URBANO FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.9 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B
Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los
X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

X X
eliminado.
 ENTAL
POLICA NACIONAL

TRANSITO Y TRANSPORTE URBANO FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.9 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

X X el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las

comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
X X
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.
 ENTAL
POLICA NACIONAL

TRANSITO Y TRANSPORTE URBANO FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.9 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las
DG CT D M S MG E/B
comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
X X
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
X X X X
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 ENTAL
POLICA NACIONAL

TRANSITO Y TRANSPORTE URBANO FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.9 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 ENTAL
POLICA NACIONAL

TRANSITO Y TRANSPORTE URBANO FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.9 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
X X registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin
por cada una de las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer

X x
de valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

X X X
histrico

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
X X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
 ENTAL
POLICA NACIONAL

TRANSITO Y TRANSPORTE URBANO FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.9 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

X X Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 ENTAL
POLICA NACIONAL

TRANSITO Y TRANSPORTE URBANO FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.9 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 ENTAL
POLICA NACIONAL

TRANSITO Y TRANSPORTE URBANO FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.9 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

X X Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.
 ENTAL
POLICA NACIONAL

TRANSITO Y TRANSPORTE URBANO FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.9 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo
X X Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

X X valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

X X
carecer de valores primarios.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 ENTAL
POLICA NACIONAL

TRANSITO Y TRANSPORTE URBANO FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.9 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de

constante consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo
Central, Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y
X X X X microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 ENTAL
POLICA NACIONAL

TRANSITO Y TRANSPORTE URBANO FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.9 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

RTE X DISPOSICIN FINAL X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 ENTAL
POLICA NACIONAL

TRANSITO Y TRANSPORTE URBANO FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.9 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 ENTAL
POLICA NACIONAL

TRANSITO Y TRANSPORTE URBANO FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.9 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

X X secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 ENTAL
POLICA NACIONAL

TRANSITO Y TRANSPORTE URBANO FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.9 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

RTE DISPOSICIN FINAL

L CT CONSERVACIN TOTAL
TRONICO M MICROFILMACIN
AL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN BG. RAMIRO CASTRILLON LARA
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO Firma Presidente Comit de Gestin Documental

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL
METROPOLITANO

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.9.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
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1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial
3 10 x
Registro de peticiones de solucion inmediata
a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin 3 5 X

2.3 c Actas de comit

3 18 X X X
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RETENCIN SOPORTE
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a acta del comit 3 18 X X X

a lista de asistencia
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta (CP) 50
2.5 X
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

a acta de la reunin 3 10 X
a lista de asistencia
c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion 3 20 X
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

3 18 X
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a acta 3 18 X
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
2.40 a Acta 3 10 X
Lista de Verificacion

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a 20 50 X
Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion
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Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos 3 20 X
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos

a Requerimientos personales 3 __ X X
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ARCHIVO3GESTIN ARCHIVO__CENTRAL P
X EL
X DG

a Mantenimientos

a Necesidades administrativas
10 g BOLETINES
10.3 c Boletn Informativo Policial
3 10 X X
a boletn
25 g EXPEDIENTES
25.2 c Expediente de Vehculos
3 5 X
a Comunicacion oficial

29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1 3 5 X
a Informe

c Informe de Back-Up
29.19 3 5 X X
a Informe
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c Informe de Actividades
29.25 3 5 X
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29 3 5 X
a Informe

c Informe de Novedades
29.57 3 10 X
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58 3 5 X
a Informe

30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia (CP) (CP) X

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31 g LIBROS

31.7 c Libros de Control

3 5 X
a Libro

38 g ORDENES

c Orden Interna
38.1 3 18 X X
a orden interna

38.8 c Orden de trabajo 3 10 X

38.10 c Memorando
a memorando 3 18 X X
a Comunicacion oficial de respuesta
38.11 c Polgramas

3 18 X X
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3 18 X X
a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial 3 10 X X

a Correo electrnico

40 g PLANES

40.2 c Plan de Accin

3 3 X
a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

3 3 X
a Comunicacion oficial
40.9 c Plan Estratgico
3 3 X
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3 3 X
a Comunicacion oficial

40.13 c Plan de Seguridad

3 3 X
a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

3 5 X
a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad 3 3 X

43 g PROYECTOS

43.3 c Proyecto de Cooperacin Nacional 3 10 X

43.18 c Proyecto de Investigacin

3 10 X
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
a Anteproyecto
a Convocatoria
a Propuestas de Investigacin
a Cronograma de actividades
3 10 X
a Financiamiento interno
a Financiamiento externo
a Informe de Avance
a Informe final del proyecto
a Otros Comunicacion oficial
50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
(CP) (CP) X
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS
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RETENCIN SOPORTE
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53.3 c Planilla de Correspondencia 3 __ X

53.7 c Planilla de Control 3 __ X

56 g ESTADSTICAS
3 5 X
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis 3 5 X
a estudio de situacin

70 g INSTRUCTIVOS 3 5 X

95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
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a Informes de entes certificadores

a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria 3 5 X
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno 3 5 X
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo
3 5 X
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3 5 X
a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o 3 5 X
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
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3 5 X

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a Acta de subcomit de mejoramiento

a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
a Seguimiento al control operacional

95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo

a Definicin de la gestin del riesgo

a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
a Plan manejo de riesgos 3 5 X
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
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3 5 X

RETENCIN SOPORTE
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a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
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SOPORTE
P PAPEL
EL ELECTRONICO
DG DIGITAL

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez
FECHA:25-05-2016 FECHA:25-05-2016
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Y TRANSPORTE
FECHA DE ACTUALIZACIN:

1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
 POLICA NACIONAL
Y TRANSPORTE
FECHA DE ACTUALIZACIN:

1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una
muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
X X suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X x x trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.
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Y TRANSPORTE
FECHA DE ACTUALIZACIN:

1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B
Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los
X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

X X
eliminado.
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Y TRANSPORTE
FECHA DE ACTUALIZACIN:

1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

X X el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las

comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
X X
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.
 POLICA NACIONAL
Y TRANSPORTE
FECHA DE ACTUALIZACIN:

1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
X X
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
X X X
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
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Y TRANSPORTE
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1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
X X registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin
por cada una de las vigencias conservadas..
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Y TRANSPORTE
FECHA DE ACTUALIZACIN:

1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer

X x
de valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

X X X
histrico

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
X X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL
Y TRANSPORTE
FECHA DE ACTUALIZACIN:

1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

X X Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL
Y TRANSPORTE
FECHA DE ACTUALIZACIN:

1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X
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Y TRANSPORTE
FECHA DE ACTUALIZACIN:

1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

X X Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.
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Y TRANSPORTE
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1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

X X valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

X X
carecer de valores primarios.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de

constante consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo
Central, Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y
X X X X microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.
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Y TRANSPORTE
FECHA DE ACTUALIZACIN:

1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
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Y TRANSPORTE
FECHA DE ACTUALIZACIN:

1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL
Y TRANSPORTE
FECHA DE ACTUALIZACIN:

1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer
X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

X X secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL
Y TRANSPORTE
FECHA DE ACTUALIZACIN:

1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor
X X secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B
 POLICA NACIONAL
Y TRANSPORTE
FECHA DE ACTUALIZACIN:

1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B
hange","
ItemId":
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":"ItemId
:#Excha
nge","Ch
angeKey
":null,"Id"
:"AAMkA
DA3NTE
2YzkzL
WMwYT
ktNDMx
Ny04YT
Q0LTQ3
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YQBGA
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PiQawh
Yc5eEa
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7nT5F/S
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AAAAoa
 POLICA NACIONAL
Y TRANSPORTE
FECHA DE ACTUALIZACIN:

1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

DISPOSICIN FINAL
CT CONSERVACIN TOTAL
M MICROFILMACIN
D DIGITALIZACIN
S SELECCIN BG. RAMIRO CASTRILLON LARA
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO Firma Presidente Comit de Gestin Documental

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO TRANSITO

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.9

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial
3 10 x
Registro de peticiones de solucion inmediata
a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin 3 5 X

2.3 c Actas de comit

a acta del comit 3 18 X X
a lista de asistencia
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO TRANSITO

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.9

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta (CP) 50
2.5 X
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

a acta de la reunin 3 10 X
a lista de asistencia
c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion 3 20 X
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta 3 18 X
a lista de asistencia
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO TRANSITO

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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL
c
a Actas de Revista
2.40 a Acta 3 10 X
Lista de Verificacion

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a 20 50 X
Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos 3 20 X
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO TRANSITO

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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos

a Requerimientos personales 3 __ X X

a Mantenimientos

a Necesidades administrativas
10 g BOLETINES
10.3 c Boletn Informativo Policial
3 10 X
a boletn
25 g EXPEDIENTES
25.2 c Expediente de Vehculos
3 5 X
a Comunicacion oficial

29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1 3 5 X
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO TRANSITO

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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL
29.1 3 5 X
a Informe

c Informe de Back-Up
29.19 3 5 X X
a Informe

c Informe de Actividades
29.25 3 5 X
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29 3 5 X
a Informe

c Informe de Novedades
29.57 3 10 X
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58 3 5 X
a Informe

30 g INVENTARIOS
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

30.10 c Inventario Documental de la dependencia (CP) (CP) X

31 g LIBROS

31.7 c Libros de Control

3 5 X
a Libro

38 g ORDENES

c Orden Interna
38.1 3 18 X X
a orden interna

38.8 c Orden de trabajo 3 10 X

38.10 c Memorando
a memorando 3 18 X X
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL
3 18 X X
a Comunicacion oficial de respuesta
38.11 c Polgramas

3 18 X X
a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial 3 10 X X

a Correo electrnico

40 g PLANES

40.2 c Plan de Accin

3 3 X
a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

3 3 X
a Comunicacion oficial
40.9 c Plan Estratgico
3 3 X
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO TRANSITO

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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL
3 3 X
a Comunicacion oficial

40.13 c Plan de Seguridad

3 3 X
a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

3 5 X
a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad 3 3 X

43 g PROYECTOS

43.3 c Proyecto de Cooperacin Nacional 3 10 X

43.18 c Proyecto de Investigacin

a Anteproyecto
a Convocatoria
a Propuestas de Investigacin

3 10 X
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO TRANSITO

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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL
a Cronograma de actividades
3 10 X
a Financiamiento interno
a Financiamiento externo
a Informe de Avance
a Informe final del proyecto
a Otros Comunicacion oficial
50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
(CP) (CP) X
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia 3 __ X

53.7 c Planilla de Control 3 __ X

56 g ESTADSTICAS
3 5 X
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO TRANSITO

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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL
3 5 X
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis 3 5 X
a estudio de situacin

70 g INSTRUCTIVOS 3 5 X

95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria 3 5 X
a Orden de Servicio
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO TRANSITO

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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES 3 5 X
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno 3 5 X
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo
3 5 X
a Comunicacion oficial
95.4 c Sistema de Gestin Ambiental
Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos

3 5 X
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO TRANSITO

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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

Evaluacin, actuacin y prevencin de

a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o 3 5 X
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
a Seguimiento al control operacional

95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo

a Definicin de la gestin del riesgo

a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
3 5 X
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO TRANSITO

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.9

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL
a Plan manejo de riesgos
3 5 X
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial

SOPORTE
P PAPEL
EL ELECTRONICO
DG DIGITAL

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO TRANSITO

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.9

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
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FECHA:25-05-2016 FECHA:25-05-2016
NTAL
POLICA NACIONAL

RANSITO Y TRANSPORTE MUNICIPAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.9.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
X X X
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
X X eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

X X X muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

RANSITO Y TRANSPORTE MUNICIPAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.9.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un documento de

constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se suprima o fusione de
X X
la estructura orgnica de la unidad, se realizara la trasferencia al archivo central. una
ves cumpla los tiempos de retencin se microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

X x x muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X X
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
X X eliminados mediante el proceso de picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

RANSITO Y TRANSPORTE MUNICIPAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.9.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

X X Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en el

X X archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica Nacional
donde se microfilmara la totalidad de la subseries.
NTAL
POLICA NACIONAL

RANSITO Y TRANSPORTE MUNICIPAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.9.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las comunicaciones

X X oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno, mantenimiento, elementos y
necesidades administrativas sern eliminadas mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar una muestra
X X X X
representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas relevante y pertinente,
los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
X X eliminados mediante el proceso de picado.
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POLICA NACIONAL

RANSITO Y TRANSPORTE MUNICIPAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.9.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B
Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
X X eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

RANSITO Y TRANSPORTE MUNICIPAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.9.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben registrar
X X la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin por cada una de
las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer de

X x
valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

X X X
histrico

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

X X X X muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
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POLICA NACIONAL

RANSITO Y TRANSPORTE MUNICIPAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.9.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

X X Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

RANSITO Y TRANSPORTE MUNICIPAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.9.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
X X secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

X X X muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

X X muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

RANSITO Y TRANSPORTE MUNICIPAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.9.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una
X X muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por

X X ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes transferidos
anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de valores

X X primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

X X
valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

RANSITO Y TRANSPORTE MUNICIPAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.9.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
X X
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de constante

consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo Central, Transcurrido el
X X X X tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una muestra
representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean trascendentales para la
Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

RANSITO Y TRANSPORTE MUNICIPAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.9.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
X X PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

X X
valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

X X
valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

RANSITO Y TRANSPORTE MUNICIPAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.9.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

X X
valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

X X secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

RANSITO Y TRANSPORTE MUNICIPAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.9.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor
X X secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

RTE DISPOSICIN FINAL

L CT CONSERVACIN TOTAL
TRONICO M MICROFILMACIN
AL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN BG. RAMIRO CASTRILLON LARA
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO Firma Presidente Comit de Gestin Documental

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

NTAL
POLICA NACIONAL

RANSITO Y TRANSPORTE MUNICIPAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.9.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

FECHA:26-05-2016
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PROCESO GESTIN DOCUMENTAL
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : AREA DE TRANSIT

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial
3 10 x
Registro de peticiones de solucion inmediata
a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin 3 5 X

2.3 c Actas de comit

a acta del comit 3 18 X
a lista de asistencia
Pgina 1 de 1
PROCESO GESTIN DOCUMENTAL
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : AREA DE TRANSIT

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta (CP) 50
2.5 X
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

a acta de la reunin 3 10 X
a lista de asistencia
c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion 3 20 X
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta 3 18 X
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
2.40 a Acta 3 10 X
Lista de Verificacion
Pgina 1 de 1
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Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : AREA DE TRANSIT

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a 20 50 X
Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos 3 20 X
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos

a Requerimientos personales 3 __ X
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO3GESTIN ARCHIVO__CENTRAL P
X

a Mantenimientos

a Necesidades administrativas
10 g BOLETINES
10.3 c Boletn Informativo Policial

3 10 X
a boletn

25 g EXPEDIENTES
25.2 c de Vehculos
3 5 X
a Comunicacion oficial

29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1 3 5 X
a Informe

c Informe de Back-Up
29.19 3 5 X
a Informe

c Informe de Actividades
29.25 3 5 X
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P
29.25 3 5 X
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29 3 5 X
a Informe

c Informe de Novedades
29.57 3 10 X
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58 3 5 X
a Informe

30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia (CP) (CP) X

31 g LIBROS

31.7 c Libros de Control

3 5 X
a Libro
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P

38 g ORDENES

c Orden Interna
38.1 3 18 X
a orden interna

38.8 c Orden de trabajo 3 10 X

38.10 c Memorando
a memorando 3 18 X
a Comunicacion oficial de respuesta
38.11 c Polgramas

3 18 X
a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial 3 10 X

a Correo electrnico

40 g PLANES
40.2 c Plan de Accin
3 3 X
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P

3 3 X
a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

3 3 X
a Comunicacion oficial
40.9 c Plan Estratgico
3 3 X
a Comunicacion oficial

40.13 c Plan de Seguridad

3 3 X
a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

3 5 X
a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad 3 3 X

43 g PROYECTOS

43.3 c Proyecto de Cooperacin Nacional 3 10 X

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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P

43.18 c Proyecto de Investigacin

a Anteproyecto
a Convocatoria
a Propuestas de Investigacin
a Cronograma de actividades
3 10 X
a Financiamiento interno
a Financiamiento externo
a Informe de Avance
a Informe final del proyecto
a Otros Comunicacion oficial
50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
(CP) (CP) X
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia 3 __ X

53.7 c Planilla de Control 3 __ X

56 g ESTADSTICAS
3 5 X
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P
3 5 X
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis 3 5 X
a estudio de situacin

70 g INSTRUCTIVOS 3 5 X

95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria 3 5 X
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
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3 5 X

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P

a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno 3 5 X
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo
3 5 X
a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o 3 5 X
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
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UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

3 RETENCIN 5 X SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P

Cronograma de seguimiento y medicin

a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
a Seguimiento al control operacional
95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo

a Definicin de la gestin del riesgo

a Identificacin de riesgos

a Valoracin del riesgo

a Gestin del riesgo

a Mapa de Riesgos

a Plan manejo de riesgos 3 5 X

a Plan de contingencia

a Informe trimestral de resultados

Pgina 1 de 1
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3 5 X

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P

a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
a Comunicaciones oficiales

a Actas

a Comunicacion oficial

SOPORTE
P
EL
DG

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez
FECHA:25-05-2016 FECHA:25-05-2016
ENTAL

OCUMENTAL

AREA DE TRANSITO Y TRANSPORTE RURAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

RODUCTORA: 16.10 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

SOPORTE DISPOSICIN FINAL

EL DG CT D M S MG E/B

X X X

X X

X X X X
ENTAL

OCUMENTAL

AREA DE TRANSITO Y TRANSPORTE RURAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

RODUCTORA: 16.10 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

SOPORTE DISPOSICIN FINAL

EL DG CT D M S MG E/B

X X

X x x

X X X

X X

X X
ENTAL

OCUMENTAL

AREA DE TRANSITO Y TRANSPORTE RURAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

RODUCTORA: 16.10 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

SOPORTE DISPOSICIN FINAL

EL DG CT D M S MG E/B

X X

X X

X X X
ENTAL

OCUMENTAL

AREA DE TRANSITO Y TRANSPORTE RURAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

RODUCTORA: 16.10 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

SOPORTE DISPOSICIN FINAL

EL
X DG CT D
X M S MG E/B
X

X X X X

X X

X X

X X X

X X
ENTAL

OCUMENTAL

AREA DE TRANSITO Y TRANSPORTE RURAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

RODUCTORA: 16.10 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

SOPORTE DISPOSICIN FINAL

EL DG CT D M S MG E/B
X X

X X

X X

X X

X X

X x
ENTAL

OCUMENTAL

AREA DE TRANSITO Y TRANSPORTE RURAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

RODUCTORA: 16.10 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

SOPORTE DISPOSICIN FINAL

EL DG CT D M S MG E/B

X X X X

X X X X

X X X

X X X

X X X

X X
ENTAL

OCUMENTAL

AREA DE TRANSITO Y TRANSPORTE RURAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

RODUCTORA: 16.10 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

SOPORTE DISPOSICIN FINAL

EL DG CT D M S MG E/B

X X

X X

X X

X X

X X

X X

X X X
ENTAL

OCUMENTAL

AREA DE TRANSITO Y TRANSPORTE RURAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

RODUCTORA: 16.10 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

SOPORTE DISPOSICIN FINAL

EL DG CT D M S MG E/B

X X

X X

X X

X X

X X
ENTAL

OCUMENTAL

AREA DE TRANSITO Y TRANSPORTE RURAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

RODUCTORA: 16.10 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

SOPORTE DISPOSICIN FINAL

EL DG CT D M S MG E/B
X X

X X

X X X X

X X
ENTAL

OCUMENTAL

AREA DE TRANSITO Y TRANSPORTE RURAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

RODUCTORA: 16.10 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

X X

SOPORTE DISPOSICIN FINAL

EL DG CT D M S MG E/B

X X

X X

X X
ENTAL

OCUMENTAL

AREA DE TRANSITO Y TRANSPORTE RURAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

RODUCTORA: 16.10 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

SOPORTE X DISPOSICIN FINAL X

EL DG CT D M S MG E/B

X X
ENTAL

OCUMENTAL

AREA DE TRANSITO Y TRANSPORTE RURAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

RODUCTORA: 16.10 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

X X

SOPORTE DISPOSICIN FINAL

EL DG CT D M S MG E/B

SOPORTE DISPOSICIN FINAL

PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL

ACIN:

A: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos

son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ACIN:

A: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos

son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.
 POLICA NACIONAL

ACIN:

A: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en el

archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las

comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.
 POLICA NACIONAL

ACIN:

A: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las

PROCEDIMIENTO
comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos

son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ACIN:

A: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin por
cada una de las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer

de valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado
 POLICA NACIONAL

ACIN:

A: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ACIN:

A: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ACIN:

A: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

valores primarios.
Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por
carecer de valores primarios.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ACIN:

A: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de

constante consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo
Central, Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ACIN:

A: RESOLUCION
Transcurrido el 0202
tiempodel
de26/01/2010
retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ACIN:

A: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ACIN:

A: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor
secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

PROCEDIMIENTO

BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

Firma Presidente Comit de Gestin Documental

ey
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Fecha: de liberacin
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UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial
3 10 x
Registro de peticiones de solucion inmediata
a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin 3 5 X

2.3 c Actas de comit

a acta del comit 3 18 X X
a lista de asistencia
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UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta (CP) 50
2.5 X
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

a acta de la reunin 3 10 X
a lista de asistencia
c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion 3 20 X
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta 3 18 X
a lista de asistencia
Pgina 1 de 1
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UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL
c
a Actas de Revista
2.40 a Acta 3 10 X
Lista de Verificacion

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a 20 50 X
Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos 3 20 X
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales
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UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos

a Requerimientos personales 3 __ X X

a Mantenimientos

a Necesidades administrativas
10 g BOLETINES
10.3 c Boletn Informativo Policial
3 10 X
a boletn
25 g EXPEDIENTES
25.2 c de Vehculos
3 5 X
a Comunicacion oficial

29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1 3 5 X
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO DE CONTR

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL
29.1 3 5 X
a Informe

c Informe de Back-Up X X
29.19 3 5
a Informe

c Informe de Actividades
29.25 3 5 X
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29 3 5 X
a Informe

c Informe de Novedades
29.57 3 10 X
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58 3 5 X
a Informe

30 g INVENTARIOS
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UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

30.10 c Inventario Documental de la dependencia (CP) (CP) X

31 g LIBROS

31.7 c Libros de Control

3 5 X
a Libro

38 g ORDENES

c Orden Interna
38.1 3 18 X X
a orden interna

38.8 c Orden de trabajo 3 10 X

38.10 c Memorando
a memorando 3 18 X X
a Comunicacion oficial de respuesta
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

38.11 c Polgramas

3 18 X X
a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial 3 10 X X

a Correo electrnico

40 g PLANES

40.2 c Plan de Accin

3 3 X
a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

3 3 X
a Comunicacion oficial
40.9 c Plan Estratgico
3 3 X
a Comunicacion oficial
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

40.13 c Plan de Seguridad

3 3 X
a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

3 5 X
a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad 3 3 X

50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
(CP) (CP) X
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia 3 __ X

53.7 c Planilla de Control 3 __ X

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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

56 g ESTADSTICAS
3 5 X
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis 3 5 X
a estudio de situacin

70 g INSTRUCTIVOS 3 5 X

95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
3 5 X
a Directiva transitoria
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO3GESTIN ARCHIVO5CENTRAL P
X EL

a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno 3 5 X
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo
3 5 X
a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

3 5 X
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o 3 5 X
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
a Seguimiento al control operacional

SOPORTE
P PAPEL
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

EL ELECTRONICO
DG DIGITAL

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez
FECHA:25-05-2016 FECHA:25-05-2016
NTAL
POLICA NACIONAL

E CONTROL Y SEGURIDAD FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.10.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

E CONTROL Y SEGURIDAD FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.10.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
X X suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X x x trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

E CONTROL Y SEGURIDAD FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.10.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

X X
eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

X X el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.
NTAL
POLICA NACIONAL

E CONTROL Y SEGURIDAD FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.10.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las

comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
X X
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
X X X X
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

E CONTROL Y SEGURIDAD FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.10.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B
Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los
X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

E CONTROL Y SEGURIDAD FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.10.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
X X registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin
por cada una de las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer

X x
de valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

X X X
histrico

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
X X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

E CONTROL Y SEGURIDAD FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.10.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

X X Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

E CONTROL Y SEGURIDAD FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.10.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

X X Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

X X valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

X X
carecer de valores primarios.
NTAL
POLICA NACIONAL

E CONTROL Y SEGURIDAD FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.10.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de

constante consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo
Central, Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y
X X X X microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

E CONTROL Y SEGURIDAD FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.10.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
DG CT D
X M S MG E/B
X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

X X
NTAL
POLICA NACIONAL

E CONTROL Y SEGURIDAD FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.10.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

RTE DISPOSICIN FINAL

L CT CONSERVACIN TOTAL
NTAL
POLICA NACIONAL

E CONTROL Y SEGURIDAD FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.10.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

TRONICO M MICROFILMACIN
AL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN BG. RAMIRO CASTRILLON LARA
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO Firma Presidente Comit de Gestin Documental

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
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Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO DE INTERV

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial
3 10 x
Registro de peticiones de solucion inmediata
a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin 3 5 X

2.3 c Actas de comit

a acta del comit 3 18 X X
a lista de asistencia
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Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO DE INTERV

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta (CP) 50
2.5 X
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

a acta de la reunin 3 10 X
a lista de asistencia
c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion 3 20 X
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta 3 18 X
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
2.40 a Acta 3 10 X
Lista de Verificacion
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Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO DE INTERV

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a 20 50 X
Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos 3 20 X
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos

3 __ X X
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Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO DE INTERV

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

a Requerimientos personales 3 __ X X

a Mantenimientos

a Necesidades administrativas
10 g BOLETINES
10.3 c Boletn Informativo Policial

3 10 X
a boletn

25 g EXPEDIENTES
25.2 c de Vehculos
3 5 X
a Comunicacion oficial

29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1 3 5 X
a Informe

c Informe de Back-Up
29.19 3 5 X X
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Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO DE INTERV

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL
29.19 3 5 X X
a Informe

c Informe de Actividades
29.25 3 5 X
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29 3 5 X
a Informe

c Informe de Novedades
29.57 3 10 X
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58 3 5 X
a Informe

30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia (CP) (CP) X

31 g LIBROS
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Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO DE INTERV

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

31.7 c Libros de Control

3 5 X
a Libro

38 g ORDENES

c Orden Interna
38.1 3 18 X X
a orden interna

38.8 c Orden de trabajo 3 10 X

38.10 c Memorando
a memorando 3 18 X X
a Comunicacion oficial de respuesta
38.11 c Polgramas

3 18 X X
a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

3 10 X X
Pgina 1 de 1
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Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO DE INTERV

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

a Comunicacin oficial 3 10 X X

a Correo electrnico

40 g PLANES

40.2 c Plan de Accin

3 3 X
a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

3 3 X
a Comunicacion oficial
40.9 c Plan Estratgico
3 3 X
a Comunicacion oficial

40.13 c Plan de Seguridad

3 3 X
a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

3 5 X
a Comunicacion oficial
Pgina 1 de 1
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Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO DE INTERV

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad 3 3 X

50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
(CP) (CP) X
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia 3 __ X

53.7 c Planilla de Control 3 __ X

56 g ESTADSTICAS
3 5 X
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis 3 5 X
a estudio de situacin
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Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO DE INTERV

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

70 g INSTRUCTIVOS 3 5 X

95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria 3 5 X
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
Pgina 1 de 1
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Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO DE INTERV

3 5 X
UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno 3 5 X
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo
3 5 X
a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o 3 5 X
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Pgina 1 de 1
PROCESO GESTIN DOCUMENTAL
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO DE INTERV

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

3 RETENCIN 5 X SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

Cronograma de seguimiento y medicin

a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
a Seguimiento al control operacional

SOPORTE
P PAPEL
EL ELECTRONICO
DG DIGITAL

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez
FECHA:25-05-2016 FECHA:25-05-2016
NTAL
POLICA NACIONAL

E INTERVENCION Y REACCION UNIR FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.10.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

E INTERVENCION Y REACCION UNIR FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.10.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
X X suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X x x trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

E INTERVENCION Y REACCION UNIR FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.10.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

X X
eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

X X el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las

comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
X X
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

E INTERVENCION Y REACCION UNIR FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.10.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B
transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las
comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
X X
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
X X X X
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

E INTERVENCION Y REACCION UNIR FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.10.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
X X registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin
por cada una de las vigencias conservadas..
NTAL
POLICA NACIONAL

E INTERVENCION Y REACCION UNIR FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.10.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer

X x
de valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

X X X
histrico

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
X X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

X X Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

E INTERVENCION Y REACCION UNIR FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.10.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B
X X Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

E INTERVENCION Y REACCION UNIR FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.10.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

X X Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

X X valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

X X
carecer de valores primarios.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

E INTERVENCION Y REACCION UNIR FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.10.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de

constante consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo
Central, Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y
X X X X microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

E INTERVENCION Y REACCION UNIR FECHA DE ACTUALIZACIN:

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
ORA: 16.10.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

E INTERVENCION Y REACCION UNIR FECHA DE ACTUALIZACIN:

ORA: 16.10.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

RTE X DISPOSICIN FINAL X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

RTE DISPOSICIN FINAL

L CT CONSERVACIN TOTAL
TRONICO M MICROFILMACIN
AL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN BG. RAMIRO CASTRILLON LARA
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO Firma Presidente Comit de Gestin Documental

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
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PROCESO GESTIN DOCUMENTAL
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : AREA DE TRANSPO

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial
3 10 x
Registro de peticiones de solucion inmediata
a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin 3 5 X

2.3 c Actas de comit

a acta del comit 3 18 X X
a lista de asistencia
Pgina 1 de 1
PROCESO GESTIN DOCUMENTAL
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : AREA DE TRANSPO

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta (CP) 50
2.5 X
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

a acta de la reunin 3 10 X
a lista de asistencia
c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion 3 20 X
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta 3 18 X
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
2.40 a Acta 3 10 X
Lista de Verificacion
Pgina 1 de 1
PROCESO GESTIN DOCUMENTAL
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : AREA DE TRANSPO

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a 20 50 X
Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos 3 20 X
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos

a Requerimientos personales 3 __ X X

a Mantenimientos
Pgina 1 de 1
PROCESO GESTIN DOCUMENTAL
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : AREA DE TRANSPO

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

3 RETENCIN __ X SOPORTE
X
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

a Necesidades administrativas
5 g ASUNTOS INTERNACIONALES
5.1 c Instrumentos de Cooperacin
a memorandos de entendimiento 3 10 x
a acuerdos de cooperacin policial
a convenios

5.2 c actividades de Cooperacin Internacional

a correo electrnico
a comunicacin agregadura 3 10 x
a tramites internos
a respuesta a requerimiento

5.5 c Anlisis de Informacin Internacional

a informes
a estadsticas 3 10 x
a estudios

10 g BOLETINES
Pgina 1 de 1
PROCESO GESTIN DOCUMENTAL
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : AREA DE TRANSPO

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

10.3 c Boletn Informativo Policial

3 10 X

a boletn

24 g ESTUDIOS

24.1 c Estudio Seguridad a Personas

a estudio 3 5 X
a Formatos 2SP-FR-00024

24.2 c Estudio de la conducta criminal

a Artculo 3 5 X
a Informe Final

24.3 c Estudio Criminolgico

a Estudio 3 20 X

a Investigacin
Pgina 1 de 1
PROCESO GESTIN DOCUMENTAL
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : AREA DE TRANSPO

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

25 g EXPEDIENTES

25.2 c de Vehculos
Comunicacion oficial 3 5 X
a

29 g INFORMES

c Informe a Entes de Control

29.1 3 5 X
a Informe

c Informe de Back-Up
29.19 X X
3 5
a Informe
c Informe de Actividades
29.25 3 5 X
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29 3 5 X
a Informe
c Informe de Novedades
29.57 3 10 X
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58 3 5 X
Pgina 1 de 1
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Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : AREA DE TRANSPO

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL
29.58 3 5 X
a Informe
30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia (CP) (CP) X

31 g LIBROS
31.7 c Libros de Control
3 5 X
a Libro

38 g ORDENES

c Orden Interna
38.1 3 18 X X
a orden interna

38.8 c Orden de trabajo 3 10 X

38.10 c Memorando

a memorando 3 18 X X
Pgina 1 de 1
PROCESO GESTIN DOCUMENTAL
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : AREA DE TRANSPO

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO3GESTIN ARCHIVO18CENTRAL P
X EL
X

a Comunicacion oficial de respuesta

38.11 c Polgramas

3 18 X X

a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial
3 10 X X

a Correo electrnico

40 g PLANES
40.2 c Plan de Accin
3 3 X
a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

3 3 X
a Comunicacion oficial

40.9 c Plan Estratgico

3 3 X
Pgina 1 de 1
PROCESO GESTIN DOCUMENTAL
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : AREA DE TRANSPO

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL
3 3 X
a Comunicacion oficial
40.13 c Plan de Seguridad
3 3 X
a Comunicacion oficial
40.37 c Plan de Necesidades
3 5 X
a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad 3 3 X

43 g PROYECTOS

43.3 c Proyecto de Cooperacin Nacional 3 10 X

43.18 c Proyecto de Investigacin

a Anteproyecto
a Convocatoria

a
Propuestas de Investigacin

a 3 10 X
Cronograma de actividades
a Financiamiento interno
a
Financiamiento externo
Pgina 1 de 1
PROCESO GESTIN DOCUMENTAL
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : AREA DE TRANSPO

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

3 10 X
RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL
a Informe de Avance
a Informe final del proyecto
a Otros Comunicacion oficial
50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
(CP) (CP) X
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia 3 __ X

53.7 c Planilla de Control 3 __ X

56 g ESTADSTICAS
3 5 X
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis 3 5 X
a estudio de situacin
Pgina 1 de 1
PROCESO GESTIN DOCUMENTAL
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : AREA DE TRANSPO

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

70 g INSTRUCTIVOS 3 5 X

95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas

a Comunicaciones oficiales
3 5 X
a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
Pgina 1 de 1
PROCESO GESTIN DOCUMENTAL
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : AREA DE TRANSPO

3 5 X

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno 3 5 X
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo
3 5 X
a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o 3 5 X
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
Pgina 1 de 1
PROCESO GESTIN DOCUMENTAL
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : AREA DE TRANSPO

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL 3 CDIGO DE

5 LA OFICINA PRODUCTORA:
X 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
a Seguimiento al control operacional
95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo

a Definicin de la gestin del riesgo

a Identificacin de riesgos

a Valoracin del riesgo

a Gestin del riesgo

a Mapa de Riesgos

a Plan manejo de riesgos 3 5 X

a Plan de contingencia

a Informe trimestral de resultados

a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
Pgina 1 de 1
PROCESO GESTIN DOCUMENTAL
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : AREA DE TRANSPO

3 5 X
UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

a Comunicaciones oficiales

a Actas

a Comunicacion oficial

SOPORTE
P PAPEL
EL ELECTRONICO
DG DIGITAL

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez
FECHA:25-05-2016 FECHA:25-05-2016
NTAL
POLICA NACIONAL

TRANSPORTE MULTIMODAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.11 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
X X X
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
X X eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

X X X muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

TRANSPORTE MULTIMODAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.11 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un documento

de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se suprima o
X X fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la trasferencia al archivo
central. una ves cumpla los tiempos de retencin se microfilmara la totalidad de las
subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

X x x muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X X
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
X X eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

TRANSPORTE MULTIMODAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.11 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

X X Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en el

X X archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica Nacional
donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las comunicaciones

X X oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno, mantenimiento, elementos y
necesidades administrativas sern eliminadas mediante el proceso de picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

TRANSPORTE MULTIMODAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.11 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las comunicaciones

RTE X DISPOSICIN FINAL X oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno, mantenimiento, elementos y
necesidades administrativas sern eliminadas mediante el proceso de picado.
PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

x x X x Transcurrido el tiempo de retencin conservar permanentemente teniendo en cuenta que

estos documentos enmarcan los acuerdos de cooperacin policial con otros pases.

Transcurrido el tiempo de retencin conservar permanentemente teniendo en cuenta que

x x X x estos documentos enmarcan los acuerdos de cooperacin policial con otros pases.

Transcurrido el tiempo de retencin conservar permanentemente teniendo en cuenta que

x x X x estos documentos enmarcan los acuerdos de cooperacin policial con otros pases.
NTAL
POLICA NACIONAL

TRANSPORTE MULTIMODAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.11 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar una muestra
X X X X
representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas relevante y
pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se deja una muestra representativa del 5% de aquellos documentos que sean

X X X trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

X X X muestra representativa hasta el 5% de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

TRANSPORTE MULTIMODAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.11 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
X X eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

TRANSPORTE MULTIMODAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.11 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
X X secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben registrar
X X la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin por cada una de
las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer de

X x
valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

X X X
histrico

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

X X X X muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

TRANSPORTE MULTIMODAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.11 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
DG CT D
X M S MG E/B
X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

X X Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

TRANSPORTE MULTIMODAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.11 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
X X secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

X X X muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

X X muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

TRANSPORTE MULTIMODAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.11 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una
X X muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.
RTE DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central

X X por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes transferidos
anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de valores

X X
X X
X X
primarios.
Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de
valores primarios.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

TRANSPORTE MULTIMODAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.11 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de constante

consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo Central, Transcurrido
X X X X el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una muestra
representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean trascendentales para la
Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

TRANSPORTE MULTIMODAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

RA: 16.11 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

X X
valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

X X
valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

TRANSPORTE MULTIMODAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.11 RESOLUCIN Y FECHA: Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de
X X RESOLUCION 0202 del 26/01/2010
valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

X X secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

TRANSPORTE MULTIMODAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

X X
secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
RA: 16.11 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

RTE DISPOSICIN FINAL

L CT CONSERVACIN TOTAL
TRONICO M MICROFILMACIN
AL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN BG. RAMIRO CASTRILLON LARA
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO Firma Presidente Comit de Gestin Documental

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
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Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO AEROPORT

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial
3 10 x
Registro de peticiones de solucion inmediata
a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion
1.12
c Solicitudes de consulta
a solicitud 3 __ X X
a formato de consulta o prstamo de documentos

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin 3 5 X

2.3 c Actas de comit

3 18 X X
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO AEROPORT

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

a acta del comit 3 18 X X

a lista de asistencia
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta (CP) 50
2.5 X
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso 3 10 X

c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion 3 20 X
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta 3 18 X

a lista de asistencia
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO AEROPORT

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL
c
a Actas de Revista
a
2.40 Acta 3 10 X
Lista de Verificacion

Actas de Eliminacin Documental

c Propuesta de Eliminacion
a
2.81 a Formato de Eliminacion 20 50 X
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos 3 20 X
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO AEROPORT

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

3 g Comunicacin Oficial
Solicitudes y Comunicacion oficial
3.1 c
administrativos
a Requerimientos personales
3 __ X X
a Mantenimientos
a Necesidades administrativas

5 g ASUNTOS INTERNACIONALES

5.1 c Instrumentos de Cooperacin

a memorandos de entendimiento 3 10 x
a acuerdos de cooperacin policial
a convenios

5.2 c actividades de Cooperacin Internacional

a correo electrnico
a comunicacin agregadura 3 10 x
a tramites internos
a respuesta a requerimiento

5.5 c Anlisis de Informacin Internacional

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UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

a informes

a estadsticas 3 10 x

a estudios

10 g BOLETINES

10.3 c Boletn Informativo Policial

3 10 X

a boletn

24 g ESTUDIOS

24.1 c Estudio Seguridad a Personas

a estudio 3 5 X

a Formatos 2SP-FR-00024

24.2 c Estudio de la conducta criminal

3 5 X
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UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL
a Artculo 3 5 X
a Informe Final

24.3 c Estudio Criminolgico

a Estudio 3 20 X
a Investigacin

24.5 c Estudio de Nivel de Riesgo a Personas

a Solicitud realizacin Estudio

a Apertura orden de trabajo

a Comunicaciones Oficiales (solicitudes Varias)

a
Recoleccin de informacin para estudio de nivel
de riesgo
a Recomendaciones bsicas de autoproteccin 3 20 X

a Estudio de nivel de riesgo

a Decisin comit evaluacin del nivel de riesgo
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO AEROPORT

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

3 20 X
RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

Asignacin, modificacin o finalizacin de las

a medidas preventivas o de proteccin a personas
con nivel de riesgo comprobado
a Lista de chequeo para estudios de nivel de riesgo

a Comunicaciones Oficiales (Notificaciones)

a Acta
a
Matriz para la evaluacin del nivel de riesgo a
Personas en la Polica Nacional

25 g EXPEDIENTES

25.2 c de Vehculos
3 5 X
a Comunicacion oficial

25.26 c de Aeronaves
Comunicacion oficial 3 10 X
a

29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1 3 5 X
a Informe
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UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL
c Informe de Back-Up
29.19 3 5 X X
a Informe

c Informe de Actividades
29.25 3 5 X
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29 3 5 X
a Informe

c Informe de Contrainteligencia
29.43 3 30 X
a Informe

c Informe de Novedades
29.57 3 10 X
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58 3 5 X
a Informe

30 g INVENTARIOS
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO AEROPORT

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

30.10 c Inventario Documental de la dependencia (CP) (CP) X

31 g LIBROS

31.7 c Libros de Control

3 5 X
a Libro

38 g ORDENES

c Orden Interna
38.1 3 18 X X

a orden interna

38.8 c Orden de trabajo 3 10 X

38.10 c Memorando
a memorando 3 18 X X
Pgina 1 de 1
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO AEROPORT

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL
3 18 X X
a Comunicacion oficial de respuesta
38.11 c Polgramas
3 18 X X
a polgramas
38.15 c Orden con Plazo
a Comunicacin oficial 3 10 X X
a Correo electrnico
40 g PLANES
40.2 c Plan de Accin
3 3 X
a Comunicacion oficial

40.4 c Plan de Capacitacin

3 3 X
a Comunicacion oficial
40.7 c Planes de mejoramiento
3 3 X
a Comunicacion oficial

40.9 c Plan Estratgico

3 3 X
a Comunicacion oficial
40.13 c Plan de Seguridad
3 3 X
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO AEROPORT

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL
3 3 X
a Comunicacion oficial
40.37 c Plan de Necesidades
3 5 X
a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad 3 3 X

43 g PROYECTOS

43.3 c Proyecto de Cooperacin Nacional 3 10 X

43.18 c Proyecto de Investigacin

a Anteproyecto
a Convocatoria
a Propuestas de Investigacin
a Cronograma de actividades
3 10 X
a Financiamiento interno
a Financiamiento externo
Pgina 1 de 1
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Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO AEROPORT

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
3 10 X
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL
a Informe de Avance
a Informe final del proyecto
a Otros Comunicacion oficial
50 g TRANSFERENCIA

50.1 c transferencias Primarias

a cronograma de transferencias documentales (CP) (CP) X

a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia 3 __ X

53.7 c Planilla de Control 3 __ X

56 g ESTADSTICAS
3 5 X
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis 3 5 X
a estudio de situacin
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PROCESO GESTIN DOCUMENTAL
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Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO AEROPORT

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

70 g INSTRUCTIVOS 3 5 X

95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria 3 5 X
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
Pgina 1 de 1
PROCESO GESTIN DOCUMENTAL
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Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO AEROPORT

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

95.2 c Sistema de Control Interno

a Acta comit de control interno 3 5 X
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo
3 5 X
a Comunicacion oficial
95.4 c Sistema de Gestin Ambiental
Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o 3 5 X
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
Pgina 1 de 1
PROCESO GESTIN DOCUMENTAL
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO AEROPORT

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL 3 CDIGO DE

5 LA OFICINA PRODUCTORA:
X 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
a Seguimiento al control operacional
95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo
a Definicin de la gestin del riesgo
a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
a Plan manejo de riesgos 3 5 X
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial
Pgina 1 de 1
PROCESO GESTIN DOCUMENTAL
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO AEROPORT

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

SOPORTE
P PAPEL
EL ELECTRONICO
DG DIGITAL

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez
FECHA:25-05-2016 FECHA:25-05-2016
NTAL
POLICA NACIONAL

EROPORTUARIO FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.11.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que
X X X
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

X X Se elimina en el Archivo de Gestin por prdida de vigencia.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos

X X son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

X X X muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.
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POLICA NACIONAL

EROPORTUARIO FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.11.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una
X X X muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un documento

de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se suprima o
X X fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la trasferencia al
archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se microfilmara la
totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

X x x muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X X
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos

X X son eliminados mediante el proceso de picado.
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EROPORTUARIO FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.11.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

X X Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en el

X X archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.
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EROPORTUARIO FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.11.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las comunicaciones

X X oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno, mantenimiento, elementos y
necesidades administrativas sern eliminadas mediante el proceso de picado.

x x X x Transcurrido el tiempo de retencin conservar permanentemente teniendo en cuenta que

estos documentos enmarcan los acuerdos de cooperacin policial con otros pases.

Transcurrido el tiempo de retencin conservar permanentemente teniendo en cuenta que

x x X x estos documentos enmarcan los acuerdos de cooperacin policial con otros pases.

Transcurrido el tiempo de retencin conservar permanentemente teniendo en cuenta que

estos documentos enmarcan los acuerdos de cooperacin policial con otros pases.
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RA: 16.11.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin conservar permanentemente teniendo en cuenta que

estos documentos enmarcan los acuerdos de cooperacin policial con otros pases.
x x X x

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar una muestra
X X X X
representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas relevante y
pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se deja una muestra representativa del 5% de aquellos documentos que sean

X X X trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.
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EROPORTUARIO FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.11.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B
Se deja una muestra representativa del 5% de aquellos documentos que sean
X X X trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

X X X muestra representativa hasta el 5% de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, transferir al archivo histrico por

X X X cuanto posee valores secundarios
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EROPORTUARIO FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.11.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, transferir al archivo histrico por

X X X cuanto posee valores secundarios
RTE DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos

X X son eliminados mediante el proceso de picado.
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RA: 16.11.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit de

actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto posee
X X X valore secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en dicho
comit.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
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RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
X X registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin por
cada una de las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer de

X x
valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

X X X
histrico

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

X X X X muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
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POLICA NACIONAL

EROPORTUARIO FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.11.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

X X Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
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POLICA NACIONAL

EROPORTUARIO FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.11.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
X X secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

X X X muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

X X muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.
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POLICA NACIONAL

EROPORTUARIO FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.11.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una
X X muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales
PROCEDIMIENTO
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.
DG CT D M S MG E/B

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central

X X por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes transferidos
anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

X X valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer

X X
de valores primarios.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
X X
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
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RA: 16.11.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de

constante consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo Central,
X X X X Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una
muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

EROPORTUARIO FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.11.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

X X
valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

X X
valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

EROPORTUARIO FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.11.1 RESOLUCIN Y FECHA: Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de
X X RESOLUCION 0202 del 26/01/2010
valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

X X secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
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POLICA NACIONAL

EROPORTUARIO FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.11.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

RTE DISPOSICIN FINAL

L CT CONSERVACIN TOTAL
TRONICO M MICROFILMACIN
AL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN BG. RAMIRO CASTRILLON LARA
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO Firma Presidente Comit de Gestin Documental

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO FERROVIA

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial
3 10 x
Registro de peticiones de solucion inmediata
a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion
1.12
c Solicitudes de consulta
a solicitud 3 __ X X
a formato de consulta o prstamo de documentos

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin 3 5 X

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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO FERROVIA

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

2.3 c Actas de comit

a acta del comit 3 18 X X
a lista de asistencia
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta (CP) 50
2.5 X
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso 3 10 X

c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion 3 20 X
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

3 18 X
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Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO FERROVIA

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

a acta 3 18 X

a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
a
2.40 Acta 3 10 X
Lista de Verificacion

Actas de Eliminacin Documental

c Propuesta de Eliminacion
a
2.81 a ActasFormato
de de Eliminacion
Entrega de unidad 20 50 X
a Acta Acta de Aprobacion
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos 3 20 X
a Obras Publicas
3 Ejecucion Presupuestal
ag Comunicacin Oficial
a Contratacion
Solicitudes y Comunicacion
Inventarios Documentales oficial
3.1 c
administrativos
a Requerimientos personales
3 __ X X
a Mantenimientos
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO FERROVIA

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO3GESTIN ARCHIVO__CENTRAL P
X EL
X

a Necesidades administrativas

10 g BOLETINES
10.3 c Boletn Informativo Policial
3 10 X
a boletn
24 g ESTUDIOS

24.1 c Estudio Seguridad a Personas

a estudio 3 5 X
a Formatos 2SP-FR-00024
24.2 c Estudio de la conducta criminal
a Artculo 3 5 X
a Informe Final
24.3 c Estudio Criminolgico
a Estudio
3 20 X
a Investigacin

24.16 c Estudio de Seguridad a Vas 3 5 X

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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO FERROVIA

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

25 g EXPEDIENTES

25.2 c de Vehculos
Comunicacion oficial 3 5 X
a

29 g INFORMES

c Informe a Entes de Control

29.1 3 5 X
a Informe

c Informe de Back-Up
29.19 3 5 X X
a Informe
c Informe de Actividades
29.25 3 5 X
a Informe
c Informe de Accidentalidad
29.29 3 5 X
a Informe

c Informe de Novedades
29.57 3 10 X
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO FERROVIA

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL
29.57 3 10 X
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58 3 5 X
a Informe

30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia (CP) (CP) X

31 g LIBROS
31.7 c Libros de Control
3 5 X
a Libro

38 g ORDENES
c Orden Interna
38.1 3 18 X X
a orden interna
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO FERROVIA

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

38.8 c Orden de trabajo 3 10 X

38.10 c Memorando
a memorando 3 18 X X
a Comunicacion oficial de respuesta

38.11 c Polgramas

3 18 X X

a polgramas
38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial
3 10 X X
a Correo electrnico

40 g PLANES
Pgina 1 de 1
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Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO FERROVIA

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

40.2 c Plan de Accin

3 3 X
a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

3 3 X
a Comunicacion oficial
40.9 c Plan Estratgico
3 3 X
a Comunicacion oficial
40.13 c Plan de Seguridad
3 3 X
a Comunicacion oficial
40.37 c Plan de Necesidades
3 5 X
a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad 3 3 X

43 g PROYECTOS

43.3 c Proyecto de Cooperacin Nacional 3 10 X

Pgina 1 de 1
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO FERROVIA

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

43.14 c Proyecto de Convenios Bilaterales 3 10 X

43.18 c Proyecto de Investigacin

a Anteproyecto
a Convocatoria
a Propuestas de Investigacin
a Cronograma de actividades
a Financiamiento interno 3 10 X
a Financiamiento externo
a
Informe de Avance
a Informe final del proyecto
a Otros Comunicacion oficial

48 g TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL (CP) (CP) X

50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
(CP) (CP) X
Pgina 1 de 1
PROCESO GESTIN DOCUMENTAL
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Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO FERROVIA

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL
(CP) (CP) X
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia 3 __ X

53.7 c Planilla de Control 3 __ X

56 g ESTADSTICAS
3 5 X
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis 3 5 X
a estudio de situacin
60 g CONVENIOS
60.1 c Convenio de Cooperacin
a Informacin General de Convenios
3 8 X
a Estudios Previos de Convenios
a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
60.2 c Convenio Educativo
a Informacin General de Convenios
3 8 X
a Estudios Previos de Convenios
Pgina 1 de 1
PROCESO GESTIN DOCUMENTAL
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Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO FERROVIA

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO3GESTIN ARCHIVO8CENTRAL P
X EL
a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
60.4 c Convenio Interinstitucional
a Informacin General de Convenios
3 8 X
a Estudios Previos de Convenios
a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
60.7 c Convenio Multilateral

a Informacin General de Convenios

3 18 X
a Estudios Previos de Convenios

a
Concepto de viabilidad Costo-beneficio
60.8 c Convenio Interadministrativo

a Informacin General de Convenios

3 8 X
a Estudios Previos de Convenios
a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
Pgina 1 de 1
PROCESO GESTIN DOCUMENTAL
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Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO FERROVIA

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

70 g INSTRUCTIVOS 3 5 X

95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
3 5 X
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
Pgina 1 de 1
PROCESO GESTIN DOCUMENTAL
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO FERROVIA

3 5 X
UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

a Indicadores

95.2 c Sistema de Control Interno

a Acta comit de control interno 3 5 X
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

3 5 X
a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o 3 5 X
a
accidente
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO FERROVIA

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO3GESTIN ARCHIVO5CENTRAL X
P EL

a Formulacin programas ambientales

Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
a Seguimiento al control operacional

SOPORTE
P PAPEL
EL ELECTRONICO
DG DIGITAL
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Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO FERROVIA

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez
FECHA:25-05-2016 FECHA:25-05-2016
NTAL
POLICA NACIONAL

ERROVIARIO, FLUVIAL Y MARITIMO FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.11.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

X X Se elimina en el Archivo de Gestin por prdida de vigencia.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

ERROVIARIO, FLUVIAL Y MARITIMO FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.11.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
X X suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X x x trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

ERROVIARIO, FLUVIAL Y MARITIMO FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.11.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B
Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los
X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

X X
eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

X X el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las

comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
X X
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

ERROVIARIO, FLUVIAL Y MARITIMO FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.11.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las
comunicaciones oficiales como PROCEDIMIENTO
solicitudes de permiso, tramite interno,
DG CT D
X M S MG E/B
X
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
X X X X
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se deja una muestra representativa del 5% de aquellos documentos que sean

X X X trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5% de aquellos documentos que sean
X X X
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

ERROVIARIO, FLUVIAL Y MARITIMO FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.11.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

ERROVIARIO, FLUVIAL Y MARITIMO FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.11.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
X X registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin
por cada una de las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer

X x
de valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

X X X
histrico
NTAL
POLICA NACIONAL

ERROVIARIO, FLUVIAL Y MARITIMO FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.11.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
X X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

X X Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

ERROVIARIO, FLUVIAL Y MARITIMO FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.11.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
X X
X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

ERROVIARIO, FLUVIAL Y MARITIMO FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.11.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento

X X
de constante consulta.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

X X Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.
NTAL
POLICA NACIONAL

ERROVIARIO, FLUVIAL Y MARITIMO FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.11.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo
DG CT D M S MG E/B
X X Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

X X valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

X X
carecer de valores primarios.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

ERROVIARIO, FLUVIAL Y MARITIMO FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.11.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hastaPROCEDIMIENTO
el 2 % de aquellos documentos que sean
DG CT
X D
X M
X S
X MG E/B
X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

ERROVIARIO, FLUVIAL Y MARITIMO FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.11.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de

constante consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo
Central, Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y
X X X X microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

ERROVIARIO, FLUVIAL Y MARITIMO FECHA DE ACTUALIZACIN:

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
RA: 16.11.2 de valores secundarios,
RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 dellos documentos sern eliminados mediante picado.
26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

ERROVIARIO, FLUVIAL Y MARITIMO FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.11.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer
PROCEDIMIENTO
DG CT X
D M S MG X
E/B de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

RTE DISPOSICIN FINAL

L CT CONSERVACIN TOTAL
TRONICO M MICROFILMACIN
AL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN BG. RAMIRO CASTRILLON LARA
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO Firma Presidente Comit de Gestin Documental
NTAL
POLICA NACIONAL

ERROVIARIO, FLUVIAL Y MARITIMO FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.11.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : AREA DE SEGURID

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial
3 10 x
Registro de peticiones de solucion inmediata
a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion
1.12
c Solicitudes de consulta
a solicitud 3 __ X X
a formato de consulta o prstamo de documentos

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin 3 5 X

2.3 c Actas de comit

3 18 X X
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Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : AREA DE SEGURID

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

a acta del comit 3 18 X X

a lista de asistencia
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta (CP) 50
2.5 X
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso 3 10 X

c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion 3 20 X
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta 3 18 X

a lista de asistencia
Pgina 1 de 1
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Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : AREA DE SEGURID

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL
c
a Actas de Revista
a
2.40 Acta 3 10 X
Lista de Verificacion

Actas de Eliminacin Documental

c Propuesta de Eliminacion
a
2.81 a Formato de Eliminacion 20 50 X
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos 3 20 X
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales
Pgina 1 de 1
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Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : AREA DE SEGURID

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

3 g Comunicacin Oficial
Solicitudes y Comunicacion oficial
3.1 c
administrativos
a Requerimientos personales
3 __ X X
a Mantenimientos
a Necesidades administrativas

10 g BOLETINES

10.3 c Boletn Informativo Policial

3 10 X
a boletn

24 g ESTUDIOS
Estudio en convivencia y seguridad
24.12 c
cciudadana
2 5 X
a Artuculo
a Informe Final

a Estudio

a Proyecto de invvestigacin
a Investigacin X
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Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : AREA DE SEGURID

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

24.16 c Estudio de Seguridad a Vas 3 5 X

25 g EXPEDIENTES

25.2 c de Vehculos
Comunicacion oficial 3 5 X
a

29 g INFORMES

c Informe a Entes de Control

29.1 3 5 X
a Informe

c Informe de Back-Up
29.19 3 5 X X
a Informe
c Informe de Actividades
29.25 3 5 X
a Informe
c Informe de Accidentalidad
29.29 3 5 X
a Informe
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Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : AREA DE SEGURID

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

c Informe de Novedades
29.57 3 10 X
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58 3 5 X
a Informe

30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia (CP) (CP) X

31 g LIBROS
31.7 c Libros de Control
3 5 X
a Libro

38 g ORDENES
c Orden Interna
38.1 3 18 X X
a orden interna
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

38.8 c Orden de trabajo 3 10 X

38.10 c Memorando
a memorando 3 18 X X
a Comunicacion oficial de respuesta

38.11 c Polgramas

3 18 X X

a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial 3 10 X X

a Correo electrnico

40 g PLANES

40.2 c Plan de Accin

3 3 X
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Fecha: de liberacin
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL
3 3 X
a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

3 3 X
a Comunicacion oficial
40.9 c Plan Estratgico
3 3 X
a Comunicacion oficial

40.13 c Plan de Seguridad

3 3 X
a Comunicacion oficial
40.37 c Plan de Necesidades
3 5 X
a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad 3 3 X

43 g PROYECTOS

43.3 c Proyecto de Cooperacin Nacional 3 10 X

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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

43.14 c Proyecto de Convenios Bilaterales 3 10 X

43.18 c Proyecto de Investigacin

a Anteproyecto
a Convocatoria
a Propuestas de Investigacin
a Cronograma de actividades
a Financiamiento interno 3 10 X
a Financiamiento externo
a
Informe de Avance
a Informe final del proyecto
a Otros Comunicacion oficial
50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
(CP) (CP) X
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS
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Fecha: de liberacin
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

53.3 c Planilla de Correspondencia 3 __ X

53.7 c Planilla de Control 3 __ X

56 g ESTADSTICAS
3 5 X
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis 3 5 X
a estudio de situacin

70 g INSTRUCTIVOS 3 5 X

95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin

3 5 X
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Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : AREA DE SEGURID

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
3 5 X
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua

a Indicadores

95.2 c Sistema de Control Interno

a Acta comit de control interno 3 5 X
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

3 5 X
a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : AREA DE SEGURID

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o 3 5 X
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
a Seguimiento al control operacional

95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo

a Definicin de la gestin del riesgo

a Identificacin de riesgos
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : AREA DE SEGURID

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
a Plan manejo de riesgos 3 5 X
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial

SOPORTE
P PAPEL
EL ELECTRONICO
DG DIGITAL
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : AREA DE SEGURID

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez
FECHA:25-05-2016 FECHA:25-05-2016
NTAL
POLICA NACIONAL

SEGURIDAD VIAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.12 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
X X X
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

X X Se elimina en el Archivo de Gestin por prdida de vigencia.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
X X eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

X X X muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

SEGURIDAD VIAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.12 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una
X X X muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un documento

de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se suprima o
X X x fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la trasferencia al archivo
central. una ves cumpla los tiempos de retencin se microfilmara la totalidad de las
subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

X x x muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X X
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
X X eliminados mediante el proceso de picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

SEGURIDAD VIAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.12 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

X X Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en el

X X archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica Nacional
donde se microfilmara la totalidad de la subseries.
NTAL
POLICA NACIONAL

SEGURIDAD VIAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.12 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las comunicaciones

X X oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno, mantenimiento, elementos y
necesidades administrativas sern eliminadas mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar una muestra
X X X X
representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas relevante y
pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

X x x

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central,sdleccionar y microfilmar una

muestra representativa de hasta el 3% de aquellos documentosd que sean tracendentales
para la Policia Nacional, los demas documentos seran eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

SEGURIDAD VIAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.12 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
X X eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

SEGURIDAD VIAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.12 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben registrar
X X la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin por cada una de
las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer de

X x
valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

X X X
histrico
NTAL
POLICA NACIONAL

SEGURIDAD VIAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.12 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

X X X X muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

X X Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

SEGURIDAD VIAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.12 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

X X X muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

SEGURIDAD VIAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.12 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

X X X muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

X X muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central

X X por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes transferidos
anualmente al Archivo Central mediante el FUID.
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POLICA NACIONAL

SEGURIDAD VIAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.12 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de valores

X X primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

X X
valores primarios.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
X X
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de constante

consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo Central, Transcurrido
X X X X el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una muestra
representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean trascendentales para la
Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
NTAL
POLICA NACIONAL

SEGURIDAD VIAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.12 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

X X
valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

SEGURIDAD VIAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.12 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

X X
valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

NTAL
POLICA NACIONAL

SEGURIDAD VIAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.12 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

X X secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

RTE DISPOSICIN FINAL

L CT CONSERVACIN TOTAL
TRONICO M MICROFILMACIN
AL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN BG. RAMIRO CASTRILLON LARA
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO Firma Presidente Comit de Gestin Documental
NTAL
POLICA NACIONAL

SEGURIDAD VIAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.12 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO DE PREVEN

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial
3 10 x
Registro de peticiones de solucion inmediata
a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion
1.12
c Solicitudes de consulta
a solicitud 3 __ X X
a formato de consulta o prstamo de documentos

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin 3 5 X

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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO DE PREVEN

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

2.3 c Actas de comit

a acta del comit 3 18 X X
a lista de asistencia
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta (CP) 50
2.5 X
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso 3 10 X

c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion 3 20 X
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta 3 18 X
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Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO DE PREVEN

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO3GESTIN ARCHIVO18CENTRAL P
X EL

a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
a
2.40 Acta 3 10 X
Lista de Verificacion

Actas de Eliminacin Documental

c Propuesta de Eliminacion
a
2.81 a Formato de Eliminacion 20 50 X
a Acta de Aprobacion
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Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO DE PREVEN

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos 3 20 X
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos
a Requerimientos personales
3 __ X X
a Mantenimientos
a Necesidades administrativas

10 g BOLETINES
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Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO DE PREVEN

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

10.3 c Boletn Informativo Policial

3 10 X

a boletn

24 g ESTUDIOS
Estudio en convivencia y seguridad
24.12 c
cciudadana
2 5 X
a Artuculo
a Informe Final

a Estudio

a Proyecto de invvestigacin
a Investigacin X

24.16 c Estudio de Seguridad a Vas 3 5 X

25 g EXPEDIENTES

25.2 c de Vehculos
3 5 X
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO DE PREVEN

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL
Comunicacion oficial 3 5 X
a

29 g INFORMES

c Informe a Entes de Control

29.1 3 5 X
a Informe

c Informe de Back-Up
29.19 3 5 X X
a Informe
c Informe de Actividades
29.25 3 5 X
a Informe
c Informe de Accidentalidad
29.29 3 5 X
a Informe

c Informe de Novedades
29.57 3 10 X
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58 3 5 X
a Informe
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Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO DE PREVEN

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia (CP) (CP) X

31 g LIBROS

31.7 c Libros de Control

3 5 X
a Libro

38 g ORDENES
c Orden Interna
38.1 3 18 X X
a orden interna

38.8 c Orden de trabajo 3 10 X

38.10 c Memorando

3 18 X X
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Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO DE PREVEN

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

a memorando 3 18 X X
a Comunicacion oficial de respuesta

38.11 c Polgramas

3 18 X X

a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial 3 10 X X

a Correo electrnico

40 g PLANES

40.2 c Plan de Accin

3 3 X
a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

3 3 X
a Comunicacion oficial
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO DE PREVEN

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

40.9 c Plan Estratgico

3 3 X
a Comunicacion oficial

40.13 c Plan de Seguridad

3 3 X
a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

3 5 X
a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad 3 3 X

43 g PROYECTOS
43.18 c Proyecto de Investigacin
a Anteproyecto
a Convocatoria
a Propuestas de Investigacin
a Cronograma de actividades
a Financiamiento interno 3 10 X
a Financiamiento externo
a
Informe de Avance
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO DE PREVEN

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

3 10 X
RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL
a Informe final del proyecto
a Otros Comunicacion oficial
50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
(CP) (CP) X
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia 3 __ X

53.7 c Planilla de Control 3 __ X

56 g ESTADSTICAS
3 5 X
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis 3 5 X
a estudio de situacin
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Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO DE PREVEN

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

70 g INSTRUCTIVOS 3 5 X

95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
3 5 X
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO DE PREVEN

3 5 X
UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

a Indicadores

95.2 c Sistema de Control Interno

a Acta comit de control interno 3 5 X
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo
3 5 X
a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a 3 5 X
accidente
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO DE PREVEN

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO3GESTIN ARCHIVO5CENTRAL P
X EL

a Formulacin programas ambientales

Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
a Seguimiento al control operacional

95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo

a Definicin de la gestin del riesgo

a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
a Plan manejo de riesgos 3 5 X
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO DE PREVEN

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1
3 5 X

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL
a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial

SOPORTE
P PAPEL
EL ELECTRONICO
DG DIGITAL

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez
FECHA:25-05-2016 FECHA:25-05-2016
NTAL
POLICA NACIONAL

E PREVENCION VIAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.12.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

X X Se elimina en el Archivo de Gestin por prdida de vigencia.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

E PREVENCION VIAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.12.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
X X suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X x x trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

E PREVENCION VIAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.12.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los
DG CT D
X M S MG E/B
X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

X X
eliminado.
NTAL
POLICA NACIONAL

E PREVENCION VIAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.12.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

X X el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las

comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
X X
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

E PREVENCION VIAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.12.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
X X X X
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

X x x

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central,sdleccionar y microfilmar

una muestra representativa de hasta el 3% de aquellos documentosd que sean
tracendentales para la Policia Nacional, los demas documentos seran eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

E PREVENCION VIAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.12.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

E PREVENCION VIAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.12.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
X X registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin
por cada una de las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer

X x
de valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

X X X
histrico

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
X X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

E PREVENCION VIAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.12.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

X X Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

E PREVENCION VIAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.12.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

E PREVENCION VIAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.12.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una
muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
RTE DISPOSICIN FINAL mediante picado.
PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

X X Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

X X valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

X X
carecer de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

E PREVENCION VIAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.12.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de

constante consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo
Central, Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y
X X X X microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

E PREVENCION VIAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
RA: 16.12.1 de valores secundarios,
RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 dellos documentos sern eliminados mediante picado.
26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

E PREVENCION VIAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.12.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer
DG CT D
X M S MG E/B
X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

X X secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

E PREVENCION VIAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.12.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor
X X secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

RTE DISPOSICIN FINAL

L CT CONSERVACIN TOTAL
TRONICO M MICROFILMACIN
AL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN BG. RAMIRO CASTRILLON LARA
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO Firma Presidente Comit de Gestin Documental

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
Pgina 1 de 1
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Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO ESTUDIOS

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial
3 10 x
Registro de peticiones de solucion inmediata
a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion
1.12
c Solicitudes de consulta
a solicitud 3 __ X X
a formato de consulta o prstamo de documentos

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin 3 5 X

2.3 c Actas de comit

3 18 X X
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO ESTUDIOS

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

a acta del comit 3 18 X X

a lista de asistencia
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta (CP) 50
2.5 X
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso 3 10 X

c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion 3 20 X
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta 3 18 X

a lista de asistencia
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO ESTUDIOS

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL
c
a Actas de Revista
a
2.40 Acta 3 10 X
Lista de Verificacion

Actas de Eliminacin Documental

c Propuesta de Eliminacion
a
2.81 a Formato de Eliminacion 20 50 X
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos 3 20 X
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO ESTUDIOS

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos
a Requerimientos personales
3 __ X X
a Mantenimientos
a Necesidades administrativas

10 g BOLETINES
10.3 c Boletn Informativo Policial

3 10 X
a boletn

15 g CONCEPTOS
15.2 c Concepto Tcnico
a Solicitud
3 10 X
a Anexos
a Respuesta
24 g ESTUDIOS
Estudio en convivencia y seguridad
24.12 c
cciudadana
2 5 X
a Artuculo
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO ESTUDIOS

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

a Informe Final

a Estudio

a Proyecto de invvestigacin
a Investigacin X

24.16 c Estudio de Seguridad a Vas 3 5 X

25 g EXPEDIENTES

25.2 c de Vehculos
Comunicacion oficial 3 5 X
a

29 g INFORMES

c Informe a Entes de Control

29.1 3 5 X
a Informe

c Informe de Back-Up
29.19 3 5 X X
a Informe
c Informe de Actividades
29.25 3 5 X
Pgina 1 de 1
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO ESTUDIOS

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL
29.25 3 5 X
a Informe
c Informe de Accidentalidad
29.29 3 5 X
a Informe

c Informe de Novedades
29.57 3 10 X
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58 3 5 X
a Informe

30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia (CP) (CP) X

31 g LIBROS
31.7 c Libros de Control
3 5 X
a Libro

38 g ORDENES
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO ESTUDIOS

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

c Orden Interna
38.1 3 18 X X
a orden interna

38.8 c Orden de trabajo 3 10 X

38.10 c Memorando
a memorando 3 18 X X
a Comunicacion oficial de respuesta

38.11 c Polgramas

3 18 X X

a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial 3 10 X X

a Correo electrnico
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Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO ESTUDIOS

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

40 g PLANES

40.2 c Plan de Accin

3 3 X
a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

3 3 X
a Comunicacion oficial
40.9 c Plan Estratgico
3 3 X
a Comunicacion oficial

40.13 c Plan de Seguridad

3 3 X
a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

3 5 X
a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad 3 3 X

Pgina 1 de 1
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Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO ESTUDIOS

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

43 g PROYECTOS
43.18 c Proyecto de Investigacin
a Anteproyecto
a Convocatoria
a Propuestas de Investigacin
a Cronograma de actividades
a Financiamiento interno 3 10 X
a Financiamiento externo
a
Informe de Avance
a Informe final del proyecto
a Otros Comunicacion oficial
50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
(CP) (CP) X
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia 3 __ X

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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO ESTUDIOS

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

53.7 c Planilla de Control 3 __ X

56 g ESTADSTICAS
3 5 X
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis 3 5 X
a estudio de situacin

70 g INSTRUCTIVOS 3 5 X

95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales

3 5 X
Pgina 1 de 1
PROCESO GESTIN DOCUMENTAL
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO ESTUDIOS

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

a Directiva transitoria
3 5 X
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua

a Indicadores

95.2 c Sistema de Control Interno

a Acta comit de control interno 3 5 X
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo
3 5 X
a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales
Pgina 1 de 1
PROCESO GESTIN DOCUMENTAL
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO ESTUDIOS

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a 3 5 X
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
a Seguimiento al control operacional

95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo

a Definicin de la gestin del riesgo

a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo

3 5 X
Pgina 1 de 1
PROCESO GESTIN DOCUMENTAL
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO ESTUDIOS

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL
a Mapa de Riesgos
a Plan manejo de riesgos 3 5 X
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial

SOPORTE
P PAPEL
EL ELECTRONICO
DG DIGITAL

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez
FECHA:25-05-2016 FECHA:25-05-2016
NTAL
POLICA NACIONAL

STUDIOS TECNICOS DE ACCIDENTES FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.12.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
X X X
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

X X Se elimina en el Archivo de Gestin por prdida de vigencia.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
X X eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

X X X muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

STUDIOS TECNICOS DE ACCIDENTES FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.12.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una
X X X muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un documento de

constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se suprima o fusione de
X X
la estructura orgnica de la unidad, se realizara la trasferencia al archivo central. una
ves cumpla los tiempos de retencin se microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

X x x muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X X
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
X X eliminados mediante el proceso de picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

STUDIOS TECNICOS DE ACCIDENTES FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.12.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

X X Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en el

X X archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica Nacional
donde se microfilmara la totalidad de la subseries.
NTAL
POLICA NACIONAL

STUDIOS TECNICOS DE ACCIDENTES FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.12.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las comunicaciones

X X oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno, mantenimiento, elementos y
necesidades administrativas sern eliminadas mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar una muestra
X X X X
representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas relevante y pertinente,
los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

X X X muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

X x x

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central,sdleccionar y microfilmar una

muestra representativa de hasta el 3% de aquellos documentosd que sean tracendentales
para la Policia Nacional, los demas documentos seran eliminados mediante picado.
NTAL
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STUDIOS TECNICOS DE ACCIDENTES FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.12.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central,sdleccionar y microfilmar una
muestra representativa de hasta el 3% de aquellos documentosd que sean tracendentales
para la Policia Nacional, los demas documentos seran eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
X X eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

STUDIOS TECNICOS DE ACCIDENTES FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.12.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben registrar
X X la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin por cada una de
las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer de

X x
valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado
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RA: 16.12.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

X X X
histrico

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

X X X X muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

X X Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
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RA: 16.12.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
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RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

X X muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por

X X ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes transferidos
anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de valores

X X primarios.
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RA: 16.12.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

X X
valores primarios.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
X X
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de constante

consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo Central, Transcurrido el
X X X X tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una muestra
representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean trascendentales para la
Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
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RA: 16.12.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

X X
valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
POLICA NACIONAL

STUDIOS TECNICOS DE ACCIDENTES FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.12.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

X X
valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

X X secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
NTAL
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STUDIOS TECNICOS DE ACCIDENTES FECHA DE ACTUALIZACIN:

RA: 16.12.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

RTE DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

X X secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

RTE DISPOSICIN FINAL

L CT CONSERVACIN TOTAL
TRONICO M MICROFILMACIN
AL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN BG. RAMIRO CASTRILLON LARA
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO Firma Presidente Comit de Gestin Documental

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : AREA OPERATIVA ESPECIA

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.13

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES
1.9 c Requerimientos de Justicia
a consulta bases de datos
a Solicitudes 3 3 X
a
respuestas

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial
3 10 x
Registro de peticiones de solucion inmediata
a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion
1.12
c Solicitudes de consulta
a solicitud 3 __ X X
a formato de consulta o prstamo de documentos
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : AREA OPERATIVA ESPECIA

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.13

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin 3 5 X

2.3 c Actas de comit

a acta del comit 3 18 X X X
a lista de asistencia
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta (CP) 50
2.5 X
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso 3 10 X

Acta de Comit Actualizacin, Correccin

2.11 c y Retiro de Datos y archivos de
Inteligencia.
a Acta. 2 30 X
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UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.13

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
2 30 X
a Comunicacin oficial relacin ID.
a Planilla Relacin ID u Otros
a Informe Trimestral de avance.
c Actas de Inteligencia
2.12 a acta 2 30 X
a lista de asistencia
c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion 3 20 X
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta 3 18 X

a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
a
2.40 Acta 3 10 X
Lista de Verificacion
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UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.13

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

Actas de Eliminacin Documental

c Propuesta de Eliminacion
a
2.81 a Formato de Eliminacion 20 50 X
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos 3 20 X
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial
Solicitudes y Comunicacion oficial
3.1 c
administrativos
a Requerimientos personales
3 __ X X
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
3 __ X X
a Mantenimientos
a Necesidades administrativas
6 g MISIONES
6.1 c
Misiones de trabajo
a Comunicacion oficial 2 30 X

a Otros

10 g BOLETINES
10.2 c Boletn de criminalidad
3 20 X
a Boletn semanal de criminalidad
10.3 c Boletn Informativo Policial

3 10 X X
a boletn

24 g ESTUDIOS
24.1 c Estudio Seguridad a Personas
a estudio 3 5 X
a Formatos 2SP-FR-00024
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

24.2 c Estudio de la conducta criminal

a Artculo
3 5 X
a Informe Final

24.3 c Estudio Criminolgico

a Estudio 3 20 X
a Investigacin

24.5 c Estudio de Nivel de Riesgo a Personas

a Solicitud realizacin Estudio

a Apertura orden de trabajo
a Comunicaciones Oficiales (solicitudes Varias)

a
Recoleccin de informacin para estudio de nivel
de riesgo
a Recomendaciones bsicas de autoproteccin
a Estudio de nivel de riesgo
a Decisin comit evaluacin del nivel de riesgo
3 20 X
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UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.13

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
3 20 X
Asignacin, modificacin o finalizacin de las
a medidas preventivas o de proteccin a personas
con nivel de riesgo comprobado

a Lista de chequeo para estudios de nivel de riesgo

a Comunicaciones Oficiales (Notificaciones)

a Acta

a
Matriz para la evaluacin del nivel de riesgo a
Personas en la Polica Nacional

Estudio a Instalaciones Gubernamentales y

24.6 c
Diplomticas

a Solicitud realizacin estudio

a Comunicaciones Oficiales (solicitudes Varias)
a Apertura orden de trabajo
3 20 X
a Comunicaciones Oficiales (solicitudes Varias)

a
Estudio Seguridad a Instalaciones
Gubernamentales y Diplomticas
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : AREA OPERATIVA ESPECIA

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.13

3 20 X
RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

a Decisin comit evaluacin del nivel de riesgo

a Comunicaciones Oficiales (Notificaciones)

24.8 c Estudio de Cooperantes 3 5
X
a Comunicacion oficial
24.10 c Estudio de Desmovilizados 3 30
X
a Comunicacion oficial
24.11 c Estudio de Estandarizacin 3 5 X
a Comunicacion oficial X
Estudio en convivencia y seguridad
24.12 c
cciudadana
2 5 X
a Artuculo
a Informe Final

a Estudio

a Proyecto de invvestigacin
a Investigacin X

24.16 c Estudio de Seguridad a Vas 3 5 X

25 g EXPEDIENTES
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UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.13

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

25.2 c Expediente de Vehculos

Comunicacion oficial 3 5 X
a

25.15 c Expediente de Inteligencia

2 30 X

a Comunicacion oficial
25.31 c Expediente de Alertas Tempranas
3 10 X
a Comunicacion oficial

29 g INFORMES

c Informe a Entes de Control

29.1 3 5 X
a Informe

29.14 c Informe de perfilacin criminal

a
Anlisis del lugar de los hechos

Anlisis conductual
a 3 5 X
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : AREA OPERATIVA ESPECIA

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.13

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO3GESTIN ARCHIVO5CENTRAL P
X EL DG

a
Anlisis del perfil criminal

a
Anlisis vinculacin de casos

c Informe de Back-Up
29.19 3 5 X X
a Informe

c Informe de Actividades
29.25 3 5 X
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29 3 5 X
a Informe

c Informe de Investigaciones
29.54 3 5 X
a Informe

c Informe de Novedades
29.57 3 10 X
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58 3 5 X
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : AREA OPERATIVA ESPECIA

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.13

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
29.58 3 5 X
a Informe
c Informe de Procesos
29.61 3 5 X
a Informe

Informe de Prueba de Vulnerabilidad en

29.62 c
Sistemas de Informacin
3 5 X X

c Informe de Riesgo y Alerta Temprana

29.68 3 5 X
a Informe
c Informe de Anlisis y Delincuencial
29.98 3 5 X
a Informe

Informe de Inteligencia o
29.99 c 2 30 X X
Contrainteligencia

30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia (CP) (CP) X

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UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.13

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

31 g LIBROS
31.7 c Libros de Control
3 5 X
a Libro
31.8 c Libros de Servicio de Polica
3 5 X
a Libro

31.13 c Libro de Misiones de Trabajo

2 30 X

a libro

38 g ORDENES
c Orden Interna
38.1 3 18 X X
a orden interna
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : AREA OPERATIVA ESPECIA

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.13

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

38.8 c Orden de trabajo 3 10 X

38.10 c Memorando
a memorando 3 18 X X
a Comunicacion oficial de respuesta

38.11 c Polgramas

3 18 X X

a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial 3 10 X X

a Correo electrnico

40 g PLANES
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : AREA OPERATIVA ESPECIA

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.13

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

40.2 c Plan de Accin

3 3 X
a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

3 3 X
a Comunicacion oficial
40.9 c Plan Estratgico
3 3 X
a Comunicacion oficial

40.13 c Plan de Seguridad

3 3 X

a Comunicacion oficial

40.25 c Plan Contrainteligencia 3 3 X

40.37 c Plan de Necesidades

3 5 X
a Comunicacion oficial
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PROCESO GESTIN DOCUMENTAL
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : AREA OPERATIVA ESPECIA

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.13

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad 3 3 X

43 g PROYECTOS
43.18 c Proyecto de Investigacin
a Anteproyecto
a Convocatoria
a Propuestas de Investigacin
a Cronograma de actividades
a Financiamiento interno 3 10 X
a Financiamiento externo
a
Informe de Avance
a Informe final del proyecto
a Otros Comunicacion oficial

48 g TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL (CP) (CP) X

50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
(CP) (CP) X
Pgina 1 de 1
PROCESO GESTIN DOCUMENTAL
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : AREA OPERATIVA ESPECIA

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.13

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
(CP) (CP) X
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia 3 __ X

53.7 c Planilla de Control 3 __ X

56 g ESTADSTICAS
3 5 X
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis 3 5 X
a estudio de situacin
56.3 c Informacin estadstica
a Anlisis del lugar de los hechos
a Anlisis conductual 3 10 X
a Anlisis de perfil criminal
a Anlisis de vinculacin de casos
Recepcin y Anlisis de Comunicaciones
56.4 g
Interceptadas
a Comunicacin Oficial
Pgina 1 de 1
PROCESO GESTIN DOCUMENTAL
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : AREA OPERATIVA ESPECIA

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.13

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

a
FGN-23-F-01 Solicitud de Interceptacin de las
Comunicaciones Mviles VO1

FGN-23-F-02 Solicitud De Interceptacin De Las

a Comunicaciones (Mensajera Instantnea
BlackBerry) V01

a
FGN-23-F-03 Solicitud De Interceptacin De Las
Comunicaciones (Telefona Fija) V01

a
FGN-23-F-04 Solicitud De Revisin Tcnica De
Las Comunicaciones Interceptadas V01

a
FGN-23-F-05 Solicitud De Informacin De Las
Comunicaciones Interceptadas V01

a FGN-23-F-06 Registro De Coordinadores Las 3 28 X

Salas De Recepcin Y Anlisis De
Comunicaciones Interceptadas V01
FGN-23-F-08 Datos Del Personal De La Sala De
a Recepcin Y Anlisis De Las Comunicaciones
Interceptadas (1)

a
FGN-26.1.3-Sct-F-03 - Resultados De La
Actividad De Monitoreo V01
Pgina 1 de 1
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Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : AREA OPERATIVA ESPECIA

3 28 X

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.13

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

a
FGN-26.1.3-Sct-F-05 Solicitud De Extraccin De
Emp Y Ef Producto V01

Rtulo Elementos Materiales De Prueba Y

a Evidencia Fsica Resolucin 02369 Del 11 De
Julio Del 2016

a
Registro De Cadena De Custodia Resolucin
02369 Del 11 De Julio Del 2016

70 g INSTRUCTIVOS 3 5 X

86 g PROGRAMAS
Pgina 1 de 1
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Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : AREA OPERATIVA ESPECIA

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.13

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

Programa de Proteccin de Documentos X

86.27 c
Esenciales
3 3

87 g DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO

87.4 c Formulacin estratgica

a Anlisis de la realidad institucional
a Anlisis de informacin
a Anlisis de la formulacin estratgica vigente
a Anlisis de la seguridad objetiva y de seguridad
percibida
a Diagnstico del mbito externo interno de la
Institucin
a Diagnstico inicial
a Diagnsticos
a Encuestas de percepcin del servicio policial o
internas
a Encuestas externas e internas
a Identificacin de grupos sociales o clientes
a Informes de gestin institucional 3 5 X X
a Informes o investigaciones
a Matriz de cruce de elementos
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : AREA OPERATIVA ESPECIA

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.13

3 RETENCIN 5 X SOPORTE X
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

a Matriz de la calificacin de las brechas de los

elementos de la definicin estratgica
a Matriz valoracin de oferta de valor Institucional
a MEGA
a Misin
a Oferta de valor
a Plan Estratgico Institucional
a Polticas estratgicas institucionales
a Polticas Institucionales
a Polticas marco normativo
a Principios y valores
a Visin
95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
3 5 X
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : AREA OPERATIVA ESPECIA

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.13

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
3 5 X
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua

a Indicadores

95.2 c Sistema de Control Interno

a Acta comit de control interno 3 5 X
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo
3 5 X
a Comunicacion oficial
95.4 c Sistema de Gestin Ambiental
Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : AREA OPERATIVA ESPECIA

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.13

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

Evaluacin, actuacin y prevencin de

a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a 3 5 X
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
a Seguimiento al control operacional

95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo

a Definicin de la gestin del riesgo

a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
a Plan manejo de riesgos 3 5 X
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : AREA OPERATIVA ESPECIA

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.13

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO3GESTIN ARCHIVO5CENTRAL P
X EL DG
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial

SOPORTE
P PAPEL
EL ELECTRONICO
DG DIGITAL

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez
FECHA:25-05-2016 FECHA:25-05-2016
 POLICA NACIONAL

ESPECIALIZADA FECHA DE ACTUALIZACIN:

3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
X X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
X X X x
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

X X Se elimina en el Archivo de Gestin por prdida de vigencia.

 POLICA NACIONAL

ESPECIALIZADA FECHA DE ACTUALIZACIN:

3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia
X X se suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X x x X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Teniendo en cuenta la reserva legal de la informacin se digitaliza y microfilmar, una

X X X X vez finalice el tiempo de retencin establecido por la Ley, procediendo a realizar
eliminacin de los mismos mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ESPECIALIZADA FECHA DE ACTUALIZACIN:

3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
Teniendo en cuenta la reserva legal de la informacin se digitaliza y microfilmar, una
CT D M S MG E/B
X X X X vez finalice el tiempo de retencin establecido por la Ley, procediendo a realizar
eliminacin de los mismos mediante picado.

Teniendo en cuenta la reserva legal de la informacin se digitaliza y microfilma una

X X X X vez finalice el tiempo de retencin establecido por la Ley, procediendo a realizar
eliminacin de los mismos mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
X X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.
 POLICA NACIONAL

ESPECIALIZADA FECHA DE ACTUALIZACIN:

3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

X X
eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

X X el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las

comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
X X
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.
 POLICA NACIONAL

ESPECIALIZADA FECHA DE ACTUALIZACIN:

3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las
CT D M S MG E/B
comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
X X
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit

de actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto
X X X posee valores secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en
dicho comit.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

X X X histrico.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
X X X X
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ESPECIALIZADA FECHA DE ACTUALIZACIN:

3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Se deja una muestra representativa del 5% de aquellos documentos que sean

X X X X trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5% de aquellos documentos que sean
X X X X
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, transferir al archivo

X X X histrico por cuanto posee valores secundarios
 POLICA NACIONAL

ESPECIALIZADA FECHA DE ACTUALIZACIN:

3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, transferir al archivo
X X X histrico por cuanto posee valores secundarios

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, transferir al archivo

X X X histrico por cuanto posee valores secundarios
 POLICA NACIONAL

ESPECIALIZADA FECHA DE ACTUALIZACIN:

3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, transferir al archivo

X X X histrico por cuanto posee valores secundarios
DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
X X x valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
X X Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

X x x X

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central,sdleccionar y microfilmar

una muestra representativa de hasta el 3% de aquellos documentosd que sean
tracendentales para la Policia Nacional, los demas documentos seran eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ESPECIALIZADA FECHA DE ACTUALIZACIN:

3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit

de Actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto
X X X posee valore secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en
dicho comit.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se deja una muestra representativa del 3 % de aquellos documentos que sean

X X X X trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.
 POLICA NACIONAL

ESPECIALIZADA FECHA DE ACTUALIZACIN:

3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
Se deja una muestra representativa del 3 % de aquellos documentos que sean
PROCEDIMIENTO
CT D
X M
X S
X MG E/B
X trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ESPECIALIZADA FECHA DE ACTUALIZACIN:

3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit

de actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto
X X X posee valore secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en
dicho comit.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
X X registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin
por cada una de las vigencias conservadas..
 POLICA NACIONAL

ESPECIALIZADA FECHA DE ACTUALIZACIN:

3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer de

X X
valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra
representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
X X X
la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit

de actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto
X X X posee valores secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en
dicho comit.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de

X X X
carcter histrico
 POLICA NACIONAL

ESPECIALIZADA FECHA DE ACTUALIZACIN:

3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
X X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

X X Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ESPECIALIZADA FECHA DE ACTUALIZACIN:

3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ESPECIALIZADA FECHA DE ACTUALIZACIN:

3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento

X X
de constante consulta.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

X X Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.
 POLICA NACIONAL

ESPECIALIZADA FECHA DE ACTUALIZACIN:

3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo
CT D M S MG E/B
X X Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

X X valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

X X
carecer de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se deja una muestra representativa del 3 % de aquellos documentos que sean

X X X X trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.
 POLICA NACIONAL

ESPECIALIZADA FECHA DE ACTUALIZACIN:

3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Se deja una muestra representativa del 5 % de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
X X X X procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.
 POLICA NACIONAL

ESPECIALIZADA Se deja una muestra representativa del 5 % de aquellos documentos que sean
FECHA DE ACTUALIZACIN:
trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
X X X X procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.
3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de

constante consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo
Central, Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y
X X X X microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ESPECIALIZADA FECHA DE ACTUALIZACIN:

3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

X X pierde valor administrativo

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ESPECIALIZADA FECHA DE ACTUALIZACIN:

3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

X DISPOSICIN XFINAL X
una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica PROCEDIMIENTO
Nacional. Los dems documentos sern eliminados
CT D M S MG E/B mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ESPECIALIZADA FECHA DE ACTUALIZACIN:

3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ESPECIALIZADA FECHA DE ACTUALIZACIN:

3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

X X valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ESPECIALIZADA FECHA DE ACTUALIZACIN:

3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de
X X valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

DISPOSICIN FINAL
CT CONSERVACIN TOTAL
M MICROFILMACIN
D DIGITALIZACIN
S SELECCIN BG. RAMIRO CASTRILLON LARA
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO Firma Presidente Comit de Gestin Documental

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
Pgina 1 de 1
PROCESO GESTIN DOCUMENTAL
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
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Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO INTELIGENCIA

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.13.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES
1.9 c Requerimientos de Justicia
a consulta bases de datos
a Solicitudes 3 3 X
a
respuestas

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial
3 10 x
Registro de peticiones de solucion inmediata
a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion
1.12
c Solicitudes de consulta
a solicitud 3 __ X X
Pgina 1 de 1
PROCESO GESTIN DOCUMENTAL
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO INTELIGENCIA

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.13.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
3 __ X X
a formato de consulta o prstamo de documentos

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin 3 5 X

2.3 c Actas de comit

a acta del comit 3 18 X X X
a lista de asistencia
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta (CP) 50
2.5 X
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso 3 10 X

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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO INTELIGENCIA

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.13.1

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Acta de Comit Actualizacin, Correccin

2.11 c y Retiro de Datos y archivos de
Inteligencia.
a Acta. 2 30 X
a Comunicacin oficial relacin ID.
a Planilla Relacin ID u Otros
a Informe Trimestral de avance.
c Actas de Inteligencia
2.12 a acta 2 30 X
a lista de asistencia
c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion 3 20 X
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta 3 18 X

a lista de asistencia
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c
a Actas de Revista
a
2.40 Acta 3 10 X
Lista de Verificacion

Actas de Eliminacin Documental

c Propuesta de Eliminacion
a
2.81 a Formato de Eliminacion 20 50 X
a Acta de Aprobacion
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Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos 3 20 X
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial
Solicitudes y Comunicacion oficial
3.1 c
administrativos
a Requerimientos personales
3 __ X X
a Mantenimientos
a Necesidades administrativas
6 g MISIONES
6.1 c
Misiones de trabajo
2 30 X
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a Comunicacion oficial 2 30 X

a Otros

10 g BOLETINES
10.2 c Boletn de criminalidad
3 20 X
a Boletn semanal de criminalidad
10.3 c Boletn Informativo Policial

3 10 X X
a boletn

24 g ESTUDIOS
24.1 c Estudio Seguridad a Personas
a estudio 3 5 X
a Formatos 2SP-FR-00024
24.2 c Estudio de la conducta criminal
a Artculo 3 5 X
a Informe Final
24.3 c Estudio Criminolgico
a Estudio
3 20 X
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3 20 X
a Investigacin

24.5 c Estudio de Nivel de Riesgo a Personas

a Solicitud realizacin Estudio

a Apertura orden de trabajo
a Comunicaciones Oficiales (solicitudes Varias)

a
Recoleccin de informacin para estudio de nivel
de riesgo
a Recomendaciones bsicas de autoproteccin
a Estudio de nivel de riesgo
a Decisin comit evaluacin del nivel de riesgo 3 20 X

Asignacin, modificacin o finalizacin de las

a medidas preventivas o de proteccin a personas
con nivel de riesgo comprobado

a Lista de chequeo para estudios de nivel de riesgo

a Comunicaciones Oficiales (Notificaciones)

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20 : XGRUPO INTELIGENCIA

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a Acta

a
Matriz para la evaluacin del nivel de riesgo a
Personas en la Polica Nacional

Estudio a Instalaciones Gubernamentales y

24.6 c
Diplomticas
a Solicitud realizacin estudio
a Comunicaciones Oficiales (solicitudes Varias)
a Apertura orden de trabajo

a Comunicaciones Oficiales (solicitudes Varias) 3 20 X

a
Estudio Seguridad a Instalaciones
Gubernamentales y Diplomticas

a Decisin comit evaluacin del nivel de riesgo

a Comunicaciones Oficiales (Notificaciones)

24.8 c Estudio de Cooperantes 3 5

X
a Comunicacion oficial
24.10 c Estudio de Desmovilizados 3 30
X
a Comunicacion oficial
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24.11 c Estudio de Estandarizacin 3 5 X

a Comunicacion oficial X
Estudio en convivencia y seguridad
24.12 c
cciudadana
2 5 X
a Artuculo
a Informe Final

a Estudio

a Proyecto de invvestigacin
a Investigacin X

24.16 c Estudio de Seguridad a Vas 3 5 X

25 g EXPEDIENTES

25.2 c Expediente de Vehculos

Comunicacion oficial 3 5 X
a

25.15 c Expediente de Inteligencia

Comunicacion oficial
2 30 X
a
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25.31 c Expediente de Alertas Tempranas

3 10 X
a Comunicacion oficial

29 g INFORMES

c Informe a Entes de Control

29.1 3 5 X
a Informe

29.14 c Informe de perfilacin criminal

a
Anlisis del lugar de los hechos

Anlisis conductual
a 3 5 X

a
Anlisis del perfil criminal

a
Anlisis vinculacin de casos

c Informe de Back-Up
29.19 3 5 X X
a Informe

c Informe de Actividades
29.25 3 5 X
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29.25 3 5 X
a Informe
c Informe de Accidentalidad
29.29 3 5 X
a Informe

c Informe de Investigaciones
29.54 3 5 X
a Informe

c Informe de Novedades
29.57 3 10 X
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58 3 5 X
a Informe
c Informe de Procesos
29.61 3 5 X
a Informe

Informe de Prueba de Vulnerabilidad en

29.62 c
Sistemas de Informacin
3 5 X X

c Informe de Riesgo y Alerta Temprana

29.68 3 5 X
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29.68 3 5 X
a Informe
c Informe de Anlisis y Delincuencial
29.98 3 5 X
a Informe

Informe de Inteligencia o
29.99 c 2 30 X X
Contrainteligencia

30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia (CP) (CP) X

31 g LIBROS
31.7 c Libros de Control
3 5 X
a Libro

31.8 c Libros de Servicio de Polica

3 5 X
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3 5 X
a Libro

31.13 c Libro de Misiones de Trabajo

2 30 X
a libro

38 g ORDENES
c Orden Interna
38.1 3 18 X X
a orden interna

38.8 c Orden de trabajo 3 10 X

38.10 c Memorando
a memorando 3 18 X X
a Comunicacion oficial de respuesta
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38.11 c Polgramas

3 18 X X

a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial 3 10 X X

a Correo electrnico

40 g PLANES

40.2 c Plan de Accin

3 3 X
a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

3 3 X
a Comunicacion oficial

40.9 c Plan Estratgico

3 3 X
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CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
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3 3 X
a Comunicacion oficial

40.13 c Plan de Seguridad

3 3 X
a Comunicacion oficial

40.25 c Plan Contrainteligencia 3 3 X

40.37 c Plan de Necesidades

3 5 X
a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad 3 3 X

43 g PROYECTOS
43.18 c Proyecto de Investigacin
a Anteproyecto
a Convocatoria
a Propuestas de Investigacin
a Cronograma de actividades
a Financiamiento interno 3 10 X
a Financiamiento externo
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES 3 10 X
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a
Informe de Avance
a Informe final del proyecto
a Otros Comunicacion oficial

48 g TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL (CP) (CP) X

50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
(CP) (CP) X
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia 3 __ X

53.7 c Planilla de Control 3 __ X

56 g ESTADSTICAS
3 5 X
a Comunicacion oficial
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RETENCIN SOPORTE
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56.1 c Estudio situacin Policial

a anlisis 3 5 X
a estudio de situacin
56.3 c Informacin estadstica
a Anlisis del lugar de los hechos
a Anlisis conductual 3 10 X
a Anlisis de perfil criminal
a Anlisis de vinculacin de casos
Recepcin y Anlisis de Comunicaciones
56.4 g
Interceptadas
a Comunicacin Oficial

a
FGN-23-F-01 Solicitud de Interceptacin de las
Comunicaciones Mviles VO1

FGN-23-F-02 Solicitud De Interceptacin De Las

a Comunicaciones (Mensajera Instantnea
BlackBerry) V01
a
FGN-23-F-03 Solicitud De Interceptacin De Las
Comunicaciones (Telefona Fija) V01
a
FGN-23-F-04 Solicitud De Revisin Tcnica De
Las Comunicaciones Interceptadas V01

3 28 X
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a
FGN-23-F-05 Solicitud De Informacin De Las
Comunicaciones Interceptadas V01
a FGN-23-F-06 Registro De Coordinadores Las Salas
3 28 X

FGN-23-F-08 Datos Del Personal De La Sala De

a Recepcin Y Anlisis De Las Comunicaciones
Interceptadas (1)

a
FGN-26.1.3-Sct-F-03 - Resultados De La
Actividad De Monitoreo V01

a
FGN-26.1.3-Sct-F-05 Solicitud De Extraccin De
Emp Y Ef Producto V01

Rtulo Elementos Materiales De Prueba Y

a Evidencia Fsica Resolucin 02369 Del 11 De
Julio Del 2016

a
Registro De Cadena De Custodia Resolucin
02369 Del 11 De Julio Del 2016
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70 g INSTRUCTIVOS 3 5 X

86 g PROGRAMAS

Programa de Proteccin de Documentos X

86.27 c
Esenciales
3 3

87 g DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO

87.4 c Formulacin estratgica

a Anlisis de la realidad institucional
a Anlisis de informacin
a Anlisis de la formulacin estratgica vigente
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a Anlisis de la seguridad objetiva y de seguridad

percibida
a Diagnstico del mbito externo interno de la
Institucin
a Diagnstico inicial
a Diagnsticos
a Encuestas de percepcin del servicio policial o
internas
a Encuestas externas e internas
a Identificacin de grupos sociales o clientes
a Informes de gestin institucional 3 5 X X
a Informes o investigaciones
a Matriz de cruce de elementos
a Matriz de la calificacin de las brechas de los
elementos de la definicin estratgica
a Matriz valoracin de oferta de valor Institucional
a MEGA
a Misin
a Oferta de valor
a Plan Estratgico Institucional
a Polticas estratgicas institucionales
a Polticas Institucionales
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Fecha: de liberacin 3 5 X X
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a Polticas marco normativo

a Principios y valores
a Visin
95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
3 5 X
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua

a Indicadores
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95.2 c Sistema de Control Interno

a Acta comit de control interno 3 5 X
a Comunicacion oficial

95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

3 5 X
a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a 3 5 X
accidente
a Formulacin programas ambientales
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RETENCIN SOPORTE
3 5 X
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

Cronograma de seguimiento y medicin

a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
a Seguimiento al control operacional

95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo

a Definicin de la gestin del riesgo

a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
a Plan manejo de riesgos 3 5 X
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
a Comunicaciones oficiales
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO INTELIGENCIA

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL 3 5 LA OFICINA PRODUCTORA:

CDIGO DE X 16.13.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
a Actas
a Comunicacion oficial

SOPORTE
P PAPEL
EL ELECTRONICO
DG DIGITAL

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez
FECHA:25-05-2016 FECHA:25-05-2016
 POLICA NACIONAL

CIA FECHA DE ACTUALIZACIN:

3.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
X X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
X X X x
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

X X Se elimina en el Archivo de Gestin por prdida de vigencia.

 POLICA NACIONAL

CIA FECHA DE ACTUALIZACIN:

3.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B
X X Se elimina en el Archivo de Gestin por prdida de vigencia.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
X X suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X x x X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
 POLICA NACIONAL

CIA FECHA DE ACTUALIZACIN:

3.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Teniendo en cuenta la reserva legal de la informacin se digitaliza y microfilmar, una

X X X X vez finalice el tiempo de retencin establecido por la Ley, procediendo a realizar
eliminacin de los mismos mediante picado.

Teniendo en cuenta la reserva legal de la informacin se digitaliza y microfilma una

X X X X vez finalice el tiempo de retencin establecido por la Ley, procediendo a realizar
eliminacin de los mismos mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
X X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.
 POLICA NACIONAL

CIA FECHA DE ACTUALIZACIN:

3.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

X X
eliminado.
 POLICA NACIONAL

CIA FECHA DE ACTUALIZACIN:

3.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

X X el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las

comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
X X
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit

de actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto
X X X posee valores secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en
dicho comit.
 POLICA NACIONAL

CIA FECHA DE ACTUALIZACIN:

3.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit
de actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto
X X X posee valores secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en
dicho comit.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

X X X histrico.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
X X X X
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se deja una muestra representativa del 5% de aquellos documentos que sean

X X X X trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5% de aquellos documentos que sean
X X X X
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
 POLICA NACIONAL

CIA FECHA DE ACTUALIZACIN:

3.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 5% de aquellos documentos que sean
X X X X
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, transferir al archivo

X X X histrico por cuanto posee valores secundarios
 POLICA NACIONAL

CIA Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, transferir al archivo

FECHA DE ACTUALIZACIN:
X X X histrico por cuanto posee valores secundarios

3.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, transferir al archivo

X X X histrico por cuanto posee valores secundarios

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
X X x valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

CIA FECHA DE ACTUALIZACIN:

3.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

X X Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

X x x X

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central,sdleccionar y microfilmar

una muestra representativa de hasta el 3% de aquellos documentosd que sean
tracendentales para la Policia Nacional, los demas documentos seran eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit

de Actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto
X X X posee valore secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en
dicho comit.
 POLICA NACIONAL

CIA FECHA DE ACTUALIZACIN:

3.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se deja una muestra representativa del 3 % de aquellos documentos que sean

X X X X trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

CIA FECHA DE ACTUALIZACIN:

3.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

CIA FECHA DE ACTUALIZACIN:

3.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit

de actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto
X X X posee valore secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en
dicho comit.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
X X registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin
por cada una de las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer de

X X
valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
X X X
la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

CIA FECHA DE ACTUALIZACIN:

3.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra
representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
X X X
la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit

de actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto
X X X posee valores secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en
dicho comit.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

X X X
histrico

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
X X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

CIA FECHA DE ACTUALIZACIN:

3.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

X X Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

CIA FECHA DE ACTUALIZACIN:

3.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
 POLICA NACIONAL

CIA FECHA DE ACTUALIZACIN:

3.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una
muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X X trascendentales para la Polica PROCEDIMIENTO
Nacional. Los dems documentos sern eliminados
CT D M S MG E/B
mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento

X X
de constante consulta.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

X X Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

X X valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

X X
carecer de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

CIA FECHA DE ACTUALIZACIN:

3.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se deja una muestra representativa del 3 % de aquellos documentos que sean

X X X X trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Se deja una muestra representativa del 5 % de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
X X X X procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.
 POLICA NACIONAL

CIA FECHA DE ACTUALIZACIN:

3.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Se deja una muestra representativa del 5 % de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
X X X X procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.
 POLICA NACIONAL

CIA FECHA DE ACTUALIZACIN:

3.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de

constante consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo
Central, Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y
X X X X microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

X X pierde valor administrativo

 POLICA NACIONAL

CIA FECHA DE ACTUALIZACIN:

3.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado. POLICA NACIONAL

CIA FECHA DE ACTUALIZACIN:

3.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

CIA FECHA DE ACTUALIZACIN:

3.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

CIA FECHA DE ACTUALIZACIN:

3.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer
X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

X X secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

CIA FECHA DE ACTUALIZACIN:

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

3.1 X X RESOLUCION
RESOLUCIN Y FECHA: 0202 del 26/01/2010
secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

DISPOSICIN FINAL
CT CONSERVACIN TOTAL
M MICROFILMACIN
D DIGITALIZACIN
S SELECCIN BG. RAMIRO CASTRILLON LARA
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO Firma Presidente Comit de Gestin Documental

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
Pgina 1 de 1
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Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO DE INVESTIGACION

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.13.2

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES
1.9 c Requerimientos de Justicia
a consulta bases de datos
a Solicitudes 3 3 X
a
respuestas

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial
3 10 x
Registro de peticiones de solucion inmediata
a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion
1.11 c Inspecciones Judiciales
a solicitud
3 __ X
a formato de consulta
a acta de inspeccin
1.12 c Solicitudes de consulta

3 __ X X
Pgina 1 de 1
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Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO DE INVESTIGACION

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.13.2

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

a solicitud
3 __ X X
a formato de consulta o prstamo de documentos

1.13 c Providencias judiciales

a Ordenes de Captura.
a Cancelacin de ordenes de captura.
a Impedimento de salida del pas.

a Cancelacin de impedimento de salida del pas.

3 8 X X
a Sentencias
a Cancelacin de sentencias.
a Medidas de aseguramiento.
a Cancelacin de Medidas de aseguramiento.
a Anotaciones
a Correcciones
2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin 3 5 X

2.3 c Actas de comit

3 18 X X X
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Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO DE INVESTIGACION

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.13.2

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

a acta del comit 3 18 X X X

a lista de asistencia
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta (CP) 50
2.5 X
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso 3 10 X

Acta de Comit Actualizacin, Correccin

2.11 c y Retiro de Datos y archivos de
Inteligencia.
a Acta. 2 30 X
a Comunicacin oficial relacin ID.
a Planilla Relacin ID u Otros
a Informe Trimestral de avance.
c Actas de Inteligencia
2.12 a acta 2 30 X
Pgina 1 de 1
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO DE INVESTIGACION

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.13.2

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
2 30 X
a lista de asistencia
c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion 3 20 X
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta 3 18 X

a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
a
2.40 Acta 3 10 X
Lista de Verificacion

Actas de Eliminacin Documental

c Propuesta de Eliminacion
a
2.81 a Formato de Eliminacion 20 50 X
a Acta de Aprobacion
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UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.13.2

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos 3 20 X
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos
a Requerimientos personales 3 __ X X
a Mantenimientos
a Necesidades administrativas
6 g MISIONES
6.1 c
Misiones de trabajo
2 30 X
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UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.13.2

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

a Comunicacion oficial 2 30 X

a Otros

10 g BOLETINES
10.2 c Boletn de criminalidad
3 20 X
a Boletn semanal de criminalidad
10.3 c Boletn Informativo Policial

3 10 X X
a boletn

PREVENCIN, CONVIVENCIA Y SEGURIDAD

14 g
CIUDADANA

Incautacin o Decomiso de armas, municiones

14.1 c
y explosivos
a Informe de incautacin
a
Comunicacion oficial relacionados con la
incautacin o decomiso 3 5 X
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO DE INVESTIGACION

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.13.2

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
3 5 X
Remisorio al Departamento de Control Comercio
a de Armas, Municiones y Explosivos del Comando
General

Procedimiento administrativo por

14.13 c
incacutacin

a Boleta incautacin
a Informe de polica
a Resolucin
a Comunicados Oficiales 2 20 X
a Comunicacion oficial personales
a Resolucin de a brigada
a Publicidad
a diligencia de notificacin
a Dictamen de medicina legal
a Colillas de alcohol sensor
24 g ESTUDIOS
24.1 c Estudio Seguridad a Personas
a estudio 3 5 X
a Formatos 2SP-FR-00024
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UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.13.2

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

24.2 c Estudio de la conducta criminal

a Artculo 3 5 X
a Informe Final
24.3 c Estudio Criminolgico
a Estudio
3 20 X
a Investigacin

24.5 c Estudio de Nivel de Riesgo a Personas

a Solicitud realizacin Estudio

a Apertura orden de trabajo
a Comunicaciones Oficiales (solicitudes Varias)

a
Recoleccin de informacin para estudio de nivel
de riesgo

a Recomendaciones bsicas de autoproteccin

a Estudio de nivel de riesgo

a Decisin comit evaluacin del nivel de riesgo
3 20 X
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UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.13.2

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
3 20 X
Asignacin, modificacin o finalizacin de las
a medidas preventivas o de proteccin a personas
con nivel de riesgo comprobado

a Lista de chequeo para estudios de nivel de riesgo

a Comunicaciones Oficiales (Notificaciones)

a Acta

a
Matriz para la evaluacin del nivel de riesgo a
Personas en la Polica Nacional

Estudio a Instalaciones Gubernamentales y

24.6 c
Diplomticas
a Solicitud realizacin estudio
a Comunicaciones Oficiales (solicitudes Varias)
a Apertura orden de trabajo
a Comunicaciones Oficiales (solicitudes Varias) 3 20 X

a
Estudio Seguridad a Instalaciones
Gubernamentales y Diplomticas
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO DE INVESTIGACION

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.13.2

3 RETENCIN 20 X SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

a Decisin comit evaluacin del nivel de riesgo

a Comunicaciones Oficiales (Notificaciones)

24.8 c Estudio de Cooperantes 3 5

X
a Comunicacion oficial
24.10 c Estudio de Desmovilizados 3 30
X
a Comunicacion oficial
24.11 c Estudio de Estandarizacin 3 5 X
a Comunicacion oficial X
Estudio en convivencia y seguridad
24.12 c
cciudadana
2 5 X
a Artuculo
a Informe Final

a Estudio

a Proyecto de invvestigacin
a Investigacin X

24.16 c Estudio de Seguridad a Vas 3 5 X

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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO DE INVESTIGACION

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.13.2

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

25 g EXPEDIENTES

25.2 c Expediente de Vehculos

Comunicacion oficial 3 5 X
a

25.15 c Expediente de Inteligencia

Comunicacion oficial
2 30 X
a

25.25 c Expediente Especial de Personas

a formato "carpeta de proteccin a personas"
a soporte asignacin esquema de proteccin
a acta
a comunicacin oficial 3 20 X
a acta

a
documentos de la gestin del servicio de
proteccin
a retiro de medidas de proteccin a personas
a comunicacin oficial
25.31 c Expediente de Alertas Tempranas
3 10 X
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO DE INVESTIGACION

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.13.2

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
3 10 X
a Comunicacion oficial

26 g INVESTIGACIONES
26.1 c Investigaciones internacionales
a notificacin roja
a orden de trabajo
a plena identidad y/ o confrontacin dactilar
a derechos de retenido
a acta de buen trato 3 28 X
a valoracin medico legal
a informe dejando a disposicin fiscala general de
la nacin(asuntos internacionales)
a derechos del capturado
a acta de buen trato
a informe de fiscala general de la nacin

26.2 c Investigaciones Judiciales

a Solicitud autoridad competente Actos Urgentes

a Plan Metodolgico
a Reporte Iniciacin
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RETENCIN SOPORTE
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ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

a Inspeccin a lugar
a Inventario elementos de prueba
a Inspeccin de vehculos
a Solicitud anlisis de muestra
a Informe Investigador de campo
a Bosquejo Topogrfico
1 ao 10 X
a Solicitud Allanamiento
a Acta de registro allanamiento
a Acta incautacin de elementos
a Acta destruccin de elementos
a lbum Fotogrfico
a Ficha Tcnica Topogrfica y Biogrfica
a Acta de Consentimiento
a Registro cadena de custodia
a Informe de investigador de laboratorio

a Informe Ejecutivo de Polica Judicial

26.3 c Notificaciones de interpol

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a oficio solicitud

a copia orden de captura

a formulario de notificacin 3 18 X

a foto cedula y/o identificacin

a lista de chequeo
a copia notificacin pblica
a copia comunicacin oficial de respuesta
26.4 c Requerimientos I/247
a solicitud ip
a Respuesta ip 3 18 X
a comunicacin oficial
a formulario solicitud notificacin

29 g INFORMES

c Informe a Entes de Control

29.1 3 5 X
a Informe

29.14 c Informe de perfilacin criminal

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a
Anlisis del lugar de los hechos

Anlisis conductual
a 3 5 X

a
Anlisis del perfil criminal

a
Anlisis vinculacin de casos

c Informe de Back-Up
29.19 3 5 X X
a Informe
c Informe de Actividades
29.25 3 5 X
a Informe
c Informe de Accidentalidad
29.29 3 5 X
a Informe

c Informe de Investigaciones
29.54 3 5 X
a Informe

c Informe de Novedades
29.57 3 10 X
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
29.57 3 10 X
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58 3 5 X
a Informe
c Informe de Procesos
29.61 3 5 X
a Informe

Informe de Prueba de Vulnerabilidad en

29.62 c
Sistemas de Informacin
3 5 X X

c Informe de Riesgo y Alerta Temprana

29.68 3 5 X
a Informe
c Informe de Anlisis y Delincuencial
29.98 3 5 X
a Informe

Informe de Inteligencia o
29.99 c 2 30 X X
Contrainteligencia

30 g INVENTARIOS
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ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

30.10 c Inventario Documental de la dependencia (CP) (CP) X

31 g LIBROS
31.7 c Libros de Control
3 5 X
a Libro
31.8 c Libros de Servicio de Polica

3 5 X
a Libro

31.13 c Libro de Misiones de Trabajo

2 30 X
a libro

38 g ORDENES
c Orden Interna
38.1 3 18 X X
a orden interna
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ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

38.8 c Orden de trabajo 3 10 X

38.10 c Memorando
a memorando 3 18 X X
a Comunicacion oficial de respuesta

38.11 c Polgramas

3 18 X X

a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial 3 10 X X

a Correo electrnico

40 g PLANES
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40.2 c Plan de Accin

3 3 X
a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

3 3 X
a Comunicacion oficial
40.9 c Plan Estratgico
3 3 X
a Comunicacion oficial

c Plan de Seguridad
40.13 3 3 X
a Comunicacion oficial

40.25 c Plan Contrainteligencia 3 3 X

40.37 c Plan de Necesidades

3 5 X
a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad 3 3 X

43 g PROYECTOS
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RETENCIN SOPORTE
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43.18 c Proyecto de Investigacin

a Anteproyecto
a Convocatoria
a Propuestas de Investigacin
a Cronograma de actividades
a Financiamiento interno 3 10 X
a Financiamiento externo
a
Informe de Avance
a Informe final del proyecto
a Otros Comunicacion oficial

48 g TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL (CP) (CP) X

50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
(CP) (CP) X
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

53.3 c Planilla de Correspondencia 3 __ X

53.7 c Planilla de Control 3 __ X

56 g ESTADSTICAS
3 5 X
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis 3 5 X
a estudio de situacin
56.3 c Informacin estadstica
a Anlisis del lugar de los hechos
a Anlisis conductual 3 10 X
a Anlisis de perfil criminal
a Anlisis de vinculacin de casos
Recepcin y Anlisis de Comunicaciones
56.4 g
Interceptadas
a Comunicacin Oficial

a
FGN-23-F-01 Solicitud de Interceptacin de las
Comunicaciones Mviles VO1
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RETENCIN SOPORTE
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FGN-23-F-02 Solicitud De Interceptacin De Las

a Comunicaciones (Mensajera Instantnea
BlackBerry) V01
a
FGN-23-F-03 Solicitud De Interceptacin De Las
Comunicaciones (Telefona Fija) V01
a
FGN-23-F-04 Solicitud De Revisin Tcnica De
Las Comunicaciones Interceptadas V01

a
FGN-23-F-05 Solicitud De Informacin De Las
Comunicaciones Interceptadas V01
3 28 X
FGN-23-F-06 Registro De Coordinadores Las
a Salas De Recepcin Y Anlisis De
Comunicaciones Interceptadas V01
FGN-23-F-08 Datos Del Personal De La Sala De
a Recepcin Y Anlisis De Las Comunicaciones
Interceptadas (1)
a
FGN-26.1.3-Sct-F-03 - Resultados De La
Actividad De Monitoreo V01

a
FGN-26.1.3-Sct-F-05 Solicitud De Extraccin De
Emp Y Ef Producto V01
Rtulo Elementos Materiales De Prueba Y
a Evidencia Fsica Resolucin 02369 Del 11 De
Julio Del 2016
a
Registro De Cadena De Custodia Resolucin
02369 Del 11 De Julio Del 2016
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

70 g INSTRUCTIVOS 3 5 X

86 g PROGRAMAS

Programa de Proteccin de Documentos X

86.27 c
Esenciales
3 3

87 g DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO

87.4 c Formulacin estratgica

a Anlisis de la realidad institucional
a Anlisis de informacin
a Anlisis de la formulacin estratgica vigente
a Anlisis de la seguridad objetiva y de seguridad
percibida
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

a Diagnstico del mbito externo interno de la

Institucin
a Diagnstico inicial
a Diagnsticos
a Encuestas de percepcin del servicio policial o
internas
a Encuestas externas e internas
a Identificacin de grupos sociales o clientes
a Informes de gestin institucional 3 5 X X
a Informes o investigaciones
a Matriz de cruce de elementos
a Matriz de la calificacin de las brechas de los
elementos de la definicin estratgica
a Matriz valoracin de oferta de valor Institucional
a MEGA
a Misin
a Oferta de valor
a Plan Estratgico Institucional
a Polticas estratgicas institucionales
a Polticas Institucionales
a Polticas marco normativo
a Principios y valores
Pgina 1 de 1 3 5 X X
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a Visin
95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
3 5 X
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua

a Indicadores

95.2 c Sistema de Control Interno

a Acta comit de control interno 3 5 X
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RETENCIN SOPORTE
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3 5 X
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo
3 5 X
a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
3 5 X
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
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3 5 X
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

Lista de chequeo para revisin ambiental

a
institucional
a Seguimiento al control operacional

95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo

a Definicin de la gestin del riesgo

a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
a Plan manejo de riesgos 3 5 X
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial

SOPORTE
Pgina 1 de 1
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Fecha: de liberacin
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

P PAPEL
EL ELECTRONICO
DG DIGITAL

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez
FECHA:25-05-2016 FECHA:25-05-2016
 POLICA NACIONAL

IGACION CRIMINAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

3.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
X X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
X X X x
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

X X Se elimina en el archivo de gestin por carecer de valores secundarios.

X X Se elimina en el Archivo de Gestin por prdida de vigencia.

 POLICA NACIONAL

IGACION CRIMINAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

3.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

X X Se elimina en el Archivo de Gestin por prdida de vigencia.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
 POLICA NACIONAL

IGACION CRIMINAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

3.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una
muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
X X suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X x x X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Teniendo en cuenta la reserva legal de la informacin se digitaliza y microfilmar, una

X X X X vez finalice el tiempo de retencin establecido por la Ley, procediendo a realizar
eliminacin de los mismos mediante picado.

Teniendo en cuenta la reserva legal de la informacin se digitaliza y microfilma una

X X X X vez finalice el tiempo de retencin establecido por la Ley, procediendo a realizar
eliminacin de los mismos mediante picado.
 POLICA NACIONAL

IGACION CRIMINAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

3.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
Teniendo en cuenta la reserva legal de la informacin se digitaliza y microfilma una
CT D M S MG E/B
X X X X vez finalice el tiempo de retencin establecido por la Ley, procediendo a realizar
eliminacin de los mismos mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
X X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

X X
eliminado.
 POLICA NACIONAL

IGACION CRIMINAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

3.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

X X el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las

comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
X X
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit

de actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto
X X X posee valores secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en
dicho comit.
 POLICA NACIONAL

IGACION CRIMINAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

3.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit
de actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto
X X X posee valores secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en
dicho comit.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

X X X histrico.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
X X X X
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

El tiempo de retencin establecido para esta documentacin iniciara una vez el arma
de fuego sea remitida al Departamento de Control Comercio de Armas, Municiones y
X X Explosivos del Comando General. Una vez cumplido los tiempos de retencin se
eliminara en el archivo de central mediante el procedo de picado.
 POLICA NACIONAL

IGACION CRIMINAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

3.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
El tiempo de retencin establecido para esta documentacin iniciara una vez el arma
CT D M S MG E/B de fuego sea remitida al Departamento de Control Comercio de Armas, Municiones y
X X Explosivos del Comando General. Una vez cumplido los tiempos de retencin se
eliminara en el archivo de central mediante el procedo de picado.

Se deja una muestra representativa del 1% de aquellos documentos que sean

x trascendentales para la polica nacional, a los demas documentos aplcarlesd el
proccedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

IGACION CRIMINAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

3.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Se deja una muestra representativa del 5% de aquellos documentos que sean

X X X X trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5% de aquellos documentos que sean
X X X X
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, transferir al archivo

X X X histrico por cuanto posee valores secundarios
 POLICA NACIONAL

IGACION CRIMINAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

3.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, transferir al archivo
X X X histrico por cuanto posee valores secundarios

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, transferir al archivo

X X X histrico por cuanto posee valores secundarios
 POLICA NACIONAL

IGACION CRIMINAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

3.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, transferir al archivo

X X
DISPOSICIN FINAL X histrico por cuanto posee valores secundarios
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X x valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

X X Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

X x x X

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central,sdleccionar y microfilmar

una muestra representativa de hasta el 3% de aquellos documentosd que sean
tracendentales para la Policia Nacional, los demas documentos seran eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

IGACION CRIMINAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

3.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit

de Actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto
X X X posee valore secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en
dicho comit.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar hasta un 2% de

X X X X los casos trascendentales para la Polica Nacional.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

IGACION CRIMINAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

3.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se deja una muestra representativa del 5 % de aquellos documentos que sean

X X X X trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.
 POLICA NACIONAL

IGACION CRIMINAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

3.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Se deja una muestra representativa del 5 % de aquellos documentos que sean

X X X X trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.
 POLICA NACIONAL

IGACION CRIMINAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

3.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Se deja una muestra representativa del 5 % de aquellos documentos que sean

X X X X trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Se deja una muestra representativa del 5% de aquellos documentos que sean

X X X X trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se deja una muestra representativa del 3 % de aquellos documentos que sean

 POLICA NACIONAL

IGACION CRIMINAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

3.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Se deja una muestra representativa del 3 % de aquellos documentos que sean

X X X X trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

IGACION CRIMINAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

3.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit

de actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto
X X X posee valore secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en
dicho comit.
 POLICA NACIONAL

IGACION CRIMINAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

3.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
X X registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin
por cada una de las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer de

X X
valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
X X X
la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit

de actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto
X X X posee valores secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en
dicho comit.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

X X X
histrico
 POLICA NACIONAL

IGACION CRIMINAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

3.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
X X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

X X Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

IGACION CRIMINAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

3.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

IGACION CRIMINAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

3.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento

X X
de constante consulta.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

X X Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.
 POLICA NACIONAL

IGACION CRIMINAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

3.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

X X valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

X X
carecer de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se deja una muestra representativa del 3 % de aquellos documentos que sean

X X X X trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.
 POLICA NACIONAL

IGACION CRIMINAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

3.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Se deja una muestra representativa del 5 % de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
X X X X procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.
 POLICA NACIONAL

IGACION CRIMINAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

3.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de

constante consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo
Central, Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y
X X X X microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

X X pierde valor administrativo

 POLICA NACIONAL

IGACION CRIMINAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

3.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

POLICA NACIONAL

IGACION CRIMINAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

3.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

IGACION CRIMINAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

3.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer
X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

IGACION CRIMINAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer
X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
3.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

X X secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

DISPOSICIN FINAL
 POLICA NACIONAL

IGACION CRIMINAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

3.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

CT CONSERVACIN TOTAL
M MICROFILMACIN
D DIGITALIZACIN
S SELECCIN BG. RAMIRO CASTRILLON LARA
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO Firma Presidente Comit de Gestin Documental

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : AREA ADMINISTRATIVA Y F

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.14

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial
3 10 x
Registro de peticiones de solucion inmediata
a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion
1.12
c Solicitudes de consulta
a solicitud 3 __ X X
a formato de consulta o prstamo de documentos

2 g ACTAS
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : AREA ADMINISTRATIVA Y F

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.14

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

2.1 c Actas Asignacin 3 5 X

2.3 c Actas de comit

a acta del comit 3 18 X X X
a lista de asistencia
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta (CP) 50
2.5 X
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso 3 10 X

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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : AREA ADMINISTRATIVA Y F

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.14

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion 3 20 X
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta 3 18 X

a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
a
2.40 Acta 3 10 X
Lista de Verificacion
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : AREA ADMINISTRATIVA Y F

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.14

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

Actas de Eliminacin Documental

c Propuesta de Eliminacion
a
2.81 a Formato de Eliminacion 20 50 X
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos 3 20 X
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial
Solicitudes y Comunicacion oficial
3.1 c
administrativos

3 __ X X
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : AREA ADMINISTRATIVA Y F

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.14

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
a Requerimientos personales
3 __ X X
a Mantenimientos
a Necesidades administrativas

10 g BOLETINES

10.3 c Boletn Informativo Policial

3 10 X X

a boletn

15 g CONCEPTOS
15.3 c Concepto Viabilidad Costo Beneficio
a Solicitud formal o requerimiento concepto
3 7 X
a Anexos
a Respuesta
15.19 c Concepto Presupuestal
a Solicitud 3 10 X
a Anexos
a Respuesta
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : AREA ADMINISTRATIVA Y F

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.14

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

29 g INFORMES

c Informe a Entes de Control

29.1 3 5 X
a Informe

c Informe de Austeridad en el Gasto Pblico

29.4 3 5 X
a Informe
29.6 c Informe de Ejecucin Presupuestal
a Informe de anlisis
a Informe de ejecucin presupuestal 3 5 X
a Informe de ejecucin presupuestal consolidado

c Informe de Estados Financieros

29.7 3 5 X
a Informe

c Informe de Back-Up
29.19 3 5 X X
a Informe
c Informe de Actividades
29.25 3 5 X
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UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.14

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
29.25 3 5 X
a Informe

c Informe de Novedades
29.57 3 10 X
a Informe

Informe de Seguimiento Metas de Ejecucin

29.69 c
Presupuestal 3 5 X X
a Acciones de mejora

30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia (CP) (CP) X

31 g LIBROS
31.7 c Libros de Control
3 5 X
a Libro

38 g ORDENES
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : AREA ADMINISTRATIVA Y F

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.14

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

c Orden Interna
38.1 3 18 X X
a orden interna

38.8 c Orden de trabajo 3 10 X

38.10 c Memorando
a memorando 3 18 X X
a Comunicacion oficial de respuesta

38.11 c Polgramas

3 18 X X

a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial 3 10 X X
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : AREA ADMINISTRATIVA Y F

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.14

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P
X EL
X DG
3 10

a Correo electrnico

40 g PLANES

40.1 c Plan Anual de Compras

a Requerimientos
a Anteproyecto de ingresos y gastos
a Aprobacin junta directiva 3 5 X
a Plan de necesidades
a Informe de ejecucin presupuestal
a Aprobacin plan de necesidades
a Modificaciones

40.2 c Plan de Accin

3 3 X
a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

3 3 X
a Comunicacion oficial
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : AREA ADMINISTRATIVA Y F

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.14

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

40.9 c Plan Estratgico

3 3 X
a Comunicacion oficial
40.13 c Plan de Seguridad
3 3 X
a Comunicacion oficial

40.14 c Plan anual de adquisiciones

Acta mensual
Actas de retroalimentacin del Plan Anual de
Adquisiciones
Aprobacin del Plan Anual de Adquisiciones
Certificacin de cargas laborales para la
contratacin
Certificacin de los bienes, obras y servicios
autorizados.
Certificacin de servicios pblicos
Certificado de Disponibilidad 3 5 X X
Certificado Plan Anual de Adquisiciones
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UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.14

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES 3 5 X X
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

Comunicacin oficial para validar el Plan Anual de

Adquisiciones
Concepto tcnico
Cronograma de ejecucin
Modificaciones y ajustes al Plan Anual de
Adquisiciones
Resolucin de asignacin de recursos
Seguimiento y control a la ejecucin de los
Planes Anuales de Adquisicin.

40.19 c Plan de Desarrollo Administrativo 3 3 X

40.37 c Plan de Necesidades

3 5 X
a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad 3 3 X

43 g PROYECTOS
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : AREA ADMINISTRATIVA Y F

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.14

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

43.1 c Proyecto Anual de Presupuesto 3 10 X

43.5 c Planeacin presupuestal

a Comunicacin oficial
a Cuadro consolidado de solicitudes a unidades
a Proyecto de acto administrativo
a Acto administrativo
a Proyecto resolucin
a Resolucin
a Formato ingresos y gastos 3 5 X
a Formato Plan de Necesidades
a
Formato Justificacin Anteproyecto de
Presupuesto
a Formato recomposicin del presupuesto
a Formato plan de compras de inversin
a Formato plan de inversiones cuatrienal
a
Formato certificacin plan de compras de
Inversin
43.8 c Proyecto presupuestal
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UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.14

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
a Anlisis de gastos
a Anlisis previo de los precios representativos del
mercado.
a Anteproyecto de Presupuesto
a Aprobacin del presupuesto. 3 5 X
a Elaborar un estudio de los histricos de ingresos
a Instrumento de administracin
a Plan de compras
a Proyecto de acto administrativo (Resolucin)
a Resolucin de distribucin presupuestal.
43.9 c Proyectos de infraestructura
a Acto administrativo
a Proyectos de inversin
a
Acta de comit de seguimiento a proyectos de
inversin
a
Formato Consolidacin plan maestro de
infraestructura por unidades 3 5 X

a
Formato Matriz de informacin para la
construccin de instalaciones policiales

a Formato Plan de compras gastos de inversin

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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : AREA ADMINISTRATIVA Y F

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.14
3 5 X

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
a Comunicacin oficial
43.17 c Proyecto de Inversin
Instructivo

Ficha proyecto registrada y actualizada en SUIFP

Proyectos de inversin actualizados SPI 3 10 X

Formato plan de compras de inversin

Formato plan de inversiones cuatrienal
Formato certificacin plan de compras gastos de
inversin
43.18 c Proyecto de Investigacin
a Anteproyecto
a Convocatoria
a Propuestas de Investigacin
a Cronograma de actividades
a Financiamiento interno 3 10 X
a
Financiamiento externo
a Informe de Avance
a Informe final del proyecto
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3 10 X
RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

a
Otros Comunicacion oficial
47 g SISTEMAS DE INFORMACIN
c
Informes y solicitudes de verificaciones a los
sistemas de informacin
47.4 3 5 X X
a Informe

48 g TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL (CP) (CP) X

50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
(CP) (CP) X
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia 3 __ X

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Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : AREA ADMINISTRATIVA Y F

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.14

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

53.7 c Planilla de Control 3 __ X

56 g ESTADSTICAS
3 5 X
a Comunicacion oficial
60 g CONVENIOS
60.4 c Convenio Interinstitucional
a Informacin General de Convenios
3 8 X
a Estudios Previos de Convenios
a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
60.8 c Convenio Interadministrativo

a Informacin General de Convenios

3 8 X
a Estudios Previos de Convenios
a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : AREA ADMINISTRATIVA Y F

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.14

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
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70 g INSTRUCTIVOS 3 5 X

86 g PROGRAMAS X

86.16 c Programa General de Compras 3 3 X

86.34 c Programacin presupuestal

a Comunicacin oficial
a Proyecto de distribucin presupuestal 3 5 X
a Proyecto de Resolucin presupuestal
a Formato plan de necesidades
95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin

3 5 X
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
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a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
3 5 X
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua

a Indicadores

95.2 c Sistema de Control Interno

3 5 X
a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial

95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

3 5 X
a Comunicacion oficial
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
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95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
3 5 X
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
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95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo

a Definicin de la gestin del riesgo

a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
a Plan manejo de riesgos 3 5 X
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial
96 g CONTROL PRESUPUESTAL

96.1 c Presupuesto de Gasto 3 20 X

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96.2 c Rezago Presupuestal constituido por vigencia 3 20 X

96.4 c Certificado Registro Presupuestal 3 20 X

96.5 c Compromiso Presupuestal de gasto 3 20 X

96.6 c Modificaciones presupuestales 3 20 X

96.7 c Traslados Presupuestales 3 20 X

96.8 c Vigencias Futuras 3 20 X

96.9 c Cierre Vigencia 3 20 X

96.10 c Presupuesto de Ingreso 3 20 X

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CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
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96.11 c Clasificacin de Ingresos 3 20 X

96.12 c Clasificacin de Egresos 3 20 X

96.13 c Reserva Presupuestal 3 20 X

96.14 c Registro presupuestal del compromiso

a Solicitud registro
3 7 X X

a Registro presupuestal del compromiso

SOPORTE
P PAPEL
EL ELECTRONICO
DG DIGITAL
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
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ELABOR : PT Bayron Herrera Salce REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez
FECHA:25-05-2016 FECHA:25-05-2016
 POLICA NACIONAL

ATIVA Y FINANCIERA FECHA DE ACTUALIZACIN:

4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
X X X x
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

X X Se elimina en el Archivo de Gestin por prdida de vigencia.

 POLICA NACIONAL

ATIVA Y FINANCIERA FECHA DE ACTUALIZACIN:

4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
X X suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X x x X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ATIVA Y FINANCIERA FECHA DE ACTUALIZACIN:

4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
X X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.
 POLICA NACIONAL

ATIVA Y FINANCIERA FECHA DE ACTUALIZACIN:

4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

X X
eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

X X el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las

comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
X X
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.
 POLICA NACIONAL

ATIVA Y FINANCIERA FECHA DE ACTUALIZACIN:

4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B
transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las
comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
X X
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
X X X X
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
X X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
X X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ATIVA Y FINANCIERA FECHA DE ACTUALIZACIN:

4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ATIVA Y FINANCIERA FECHA DE ACTUALIZACIN:

4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, digitalizar y eliminar

X X soportes fsicos mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
X X registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin
por cada una de las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer

X x
de valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado
 POLICA NACIONAL

ATIVA Y FINANCIERA FECHA DE ACTUALIZACIN:

4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

X X X
histrico

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
X X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

X X Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ATIVA Y FINANCIERA FECHA DE ACTUALIZACIN:

4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D
X M S MG E/B
X Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ATIVA Y FINANCIERA FECHA DE ACTUALIZACIN:

4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
X X X
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ATIVA Y FINANCIERA FECHA DE ACTUALIZACIN:

4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
X X X
trascendentales para la Polica PROCEDIMIENTO
Nacional. Los dems documentos sern eliminados
CT D M S MG E/B
mediante picado.

Se deja muestra representativa de un 1% por esta subseries; Se microfilma lo

X X X Seleccionado

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ATIVA Y FINANCIERA FECHA DE ACTUALIZACIN:

4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

 POLICA NACIONAL

ATIVA Y FINANCIERA FECHA DE ACTUALIZACIN:

4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ATIVA Y FINANCIERA FECHA DE ACTUALIZACIN:

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010
una muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado. De acuerdo a normatividad ( cdigo de comercio, manual de
contabilidad. Ley 80/93 etc.)

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ATIVA Y FINANCIERA FECHA DE ACTUALIZACIN:

4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 de

Transcurrido el tiempo delretencin
26/01/2010
en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una
muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
DISPOSICIN FINAL mediante picado.
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado o borrado

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento

X X
de constante consulta.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

X X Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

X X valores primarios.
 POLICA NACIONAL

ATIVA Y FINANCIERA FECHA DE ACTUALIZACIN:

4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

X X
carecer de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ATIVA Y FINANCIERA FECHA DE ACTUALIZACIN:

4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de

constante consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo
Central, Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y
X X X X microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X X
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ATIVA Y FINANCIERA FECHA DE ACTUALIZACIN:

4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ATIVA Y FINANCIERA FECHA DE ACTUALIZACIN:

4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ATIVA Y FINANCIERA FECHA DE ACTUALIZACIN:

4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

X X secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ATIVA Y FINANCIERA FECHA DE ACTUALIZACIN:

4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ATIVA Y FINANCIERA FECHA DE ACTUALIZACIN:

4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, digitalizar y eliminar

X X soportes fsicos mediante picado por carecer de valores secundarios.

DISPOSICIN FINAL
CT CONSERVACIN TOTAL
M MICROFILMACIN
D DIGITALIZACIN
 POLICA NACIONAL

ATIVA Y FINANCIERA FECHA DE ACTUALIZACIN:

4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

S SELECCIN BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO Firma Presidente Comit de Gestin Documental

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
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Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO FINANCIERO

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.14.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial
3 10 x
Registro de peticiones de solucion inmediata
a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion
1.12
c Solicitudes de consulta
a solicitud
3 __ X X
a formato de consulta o prstamo de documentos

2 g ACTAS
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Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO FINANCIERO

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.14.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

2.1 c Actas Asignacin 3 5 X

2.3 c Actas de comit

a acta del comit 3 18 X X X
a lista de asistencia
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta (CP) 50
2.5 X
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso 3 10 X

2.13 c Actas de nomina

3 5 X
a acta
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion 3 20 X
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta 3 18 X

a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
a
2.40 Acta 3 10 X
Lista de Verificacion

Actas de Eliminacin Documental

c Propuesta de Eliminacion
a
2.81 a Formato de Eliminacion 20 50 X
a Acta de Aprobacion
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ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos 3 20 X
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial
Solicitudes y Comunicacion oficial
3.1 c
administrativos
a Requerimientos personales
3 __ X X
a Mantenimientos
a Necesidades administrativas

10 g BOLETINES
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ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

10.3 c Boletn Informativo Policial

3 10 X X

a boletn

11 g CAJA MENOR 3 10 X

12 g CERTIFICADOS 3 3 X

12.2 c Certificados de disponibilidad presupuestal

a Solicitud certificado 3 7 X X

a
Certificado de disponibilidad presupuestal y
certificacin
15 g CONCEPTOS
15.3 c Concepto Viabilidad Costo Beneficio

3 7 X
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ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
a Solicitud formal o requerimiento concepto
3 7 X
a Anexos
a Respuesta
15.10 c Concepto Contable
a Solicitud formal o requerimiento concepto
3 10 X
a Anexos
a Respuesta
15.19 c Concepto Presupuestal
a Solicitud
3 10 X
a Anexos

a Respuesta

18 g CUENTAS CORRIENTES

18.2 c Dineros sujetos a devolucin 3 10 X

18.3 c Fondos Especiales Oficiales 3 10 X

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ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

18.4 c Fondos Especiales Particulares 3 10 X

18.5 c Fondos Internos 3 10 X

18.6 c Cuenta nica Nacional 3 10 X

18.8 c Depsitos Especiales 3 10 X

18.9 c Gastos Reservados 3 28 X

18.15 c Control y seguimiento a cuentas del DTN

a propuesta convenio
a convenio suscrito
a remisin copia convenio a unidades
a
formato y anexos revisados con novedad de la
cuenta
3 12:00 AM X X
a formato solicitud apertura
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CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO3GESTIN 12:00CENTRAL
ARCHIVO AM X
P EL X
DG
a autorizacin apertura cuenta
a solicitud terminacin cuentas de la unidad
a formulario de terminacin cuenta
a terminacin provisional de cuenta MINHACIENDA

a informe de evaluacin desempeo

18.16 c Ingresos de tesorera fondos especiales

a reporte de saldos y movimientos portal bancario

a comprobantes de consignacin

a valores no identificados / soportes

a reporte bancario recursos
3 7 X X
a solicitud devolucin
a comprobante de egreso
a comprobante de ingreso
a informe de ingresos
a conciliaciones bancarias
a soportes de partidas conciliatorias
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3 7 X X
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CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
a consolidado supervit
a declaracin retencin fuente por IVA mensual
18.17 c Pagar obligaciones
a registro presupuestal de la obligacin
a formato control novedades nomina
a listas de chequeo
a ordenes de pago con soportes
a comprobantes de ingreso
3 7 X X
a comprobante de egreso
a formato relacin acreedores varios
a ejecucin de pagos
a acta de monetizacin
a reporte transaccin fondos SAP, SILOG
a cuadro presupuestal

19 g CUENTAS FISCALES 3 28 X

19.1 c Cuenta Fiscal de Gastos Reservados 3 28 X

19.2 c Cuentas por pagar

3 5 X X
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ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
3 5 X X
a Formato tramite de obligaciones
19.4 c Cuentas por cobrar
a Documentos soportes cobro
a
Comunicacin oficial de devolucin a la
dependencia responsable
a
Comunicacin oficial de consulta informacin
deudor
a
Solicitud remisibilidad o extincin de la obligacin
ante comit de normalizacin cartera
a Acta del comit o resolucin de remisibilidad
a Comprobante de ingreso
a Formato de llamadas de cobro persuasivo 3 5 X X

a
Requerimiento al deudor
a Formato solicitud de pago
a
Comunicacin oficial remisin a tesorera de
documentos soporte de cobro
a
Solicitud facilidad de pago
a Informe al deudor facilidad de pago enviada a SE
a Comunicacin oficial a SEGEN remisin de expedi
a Informe trimestral de gestin
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CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

19.3 c Cuenta Fiscal Recompensas 3 28 X

20 g DECLARACIONES TRIBUTARIAS 3 10

20.1 c Declaraciones de Exportacin 3 10 X

20.2 c Declaraciones de Importacin 3 10 X

20.3 c Acinpro 3 10 X

20.4 c Ministerio de Comunicaciones 3 10 X

20.5 c Sayco 3 10 X

29 g INFORMES
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CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

c Informe a Entes de Control

29.1 3 5 X
a Informe
c Informe Contable
29.2 3 5 X
a Informe

c Informe de Austeridad en el Gasto Pblico

29.4 3 5 X
a Informe
29.6 c Informe de Ejecucin Presupuestal
a Informe de anlisis
a Informe de ejecucin presupuestal 3 5 X
a Informe de ejecucin presupuestal consolidado

c Informe de Estados Financieros

29.7 3 5 X
a Informe
29.9 c Informe Traslado de Pago a Terceros
a Comprobante de egreso
a Obligacin SIIF
a Orden de pagado SIIF

3 5 X
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ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
a Orden de pago SFI
a Radicacin central de cuentas 3 5 X
a Recibo a satisfaccin
a Factura
a Parafiscales
a Registro presupuestal
a Comunicacion oficial

29.13 c Informe de anlisis balance

3 5 X X
a informe semestral de anlisis balance

c Informe de Back-Up
29.19 3 5 X X
a Informe
c Informe de Actividades
29.25 3 5 X
a Informe

c
Informe justificacin pago factura medios
tecnolgicos
29.28 3 20 X X
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CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
29.28 3 20 X X
a Informe

29.53 c Inversiones Financieras

a
informe promedios Ministerio de Hacienda y
Crdito Publico
a informe de inversiones constituidas
a informe trimestral portafolio
a
informe valorizacin y/o desvalorizacin del
portafolio
a reporte de bancos

a flujo de caja 3 7 X X

a acta de comit de inversiones

a autorizacin inversin TES

a
comunicacin oficial autorizando debito
automtico
a solicitud cotizacin
a acta de venta de ttulos
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL 3 OFICINA PRODUCTORA

7 : XGRUPO FINANCIERO
X

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CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

a autorizacin abono en cuenta

c Informe de Novedades
29.57 3 10 X
a Informe

29.63 c Informe de Presupuesto Asignado

comunicacin oficial presupuesto asignado para
3 5 X X
a
la vigencia
Informe de Seguimiento Metas de Ejecucin
29.69 c
Presupuestal 3 5 X X
a Acciones de mejora

30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia (CP) (CP) X

31 g LIBROS
31.7 c Libros de Control

3 5 X
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

3 5 X
a Libro

37 g NMINAS 3 18 X

38 g ORDENES
c Orden Interna
38.1 3 18 X X
a orden interna

38.7 c Orden Administrativa de Presupuesto 3 10 X

38.8 c Orden de trabajo 3 10 X

38.10 c Memorando
a memorando 3 18 X X
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
3 18 X X
a Comunicacion oficial de respuesta

38.11 c Polgramas

3 18 X X

a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial 3 10 X X

a Correo electrnico

40 g PLANES

40.1 c Plan Anual de Compras

a Requerimientos
a Anteproyecto de ingresos y gastos
a Aprobacin junta directiva 3 5 X
a Plan de necesidades
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES 3 5 X
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a Informe de ejecucin presupuestal

a Aprobacin plan de necesidades
a Modificaciones
40.2 c Plan de Accin
3 3 X
a Comunicacion oficial
40.4 c Plan de Capacitacin
3 3 X
a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

3 3 X
a Comunicacion oficial
40.9 c Plan Estratgico
3 3 X
a Comunicacion oficial
40.13 c Plan de Seguridad
3 3 X
a Comunicacion oficial

40.14 c Plan anual de adquisiciones

Acta mensual
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CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
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Actas de retroalimentacin del Plan Anual de

Adquisiciones
Aprobacin del Plan Anual de Adquisiciones
Certificacin de cargas laborales para la
contratacin
Certificacin de los bienes, obras y servicios
autorizados.
Certificacin de servicios pblicos
Certificado de Disponibilidad
3 5 X X

Certificado Plan Anual de Adquisiciones

Comunicacin oficial para validar el Plan Anual de

Adquisiciones

Concepto tcnico
Cronograma de ejecucin
Modificaciones y ajustes al Plan Anual de
Adquisiciones
Resolucin de asignacin de recursos
Seguimiento y control a la ejecucin de los
Planes Anuales de Adquisicin.
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

40.19 c Plan de Desarrollo Administrativo 3 3 X

40.37 c Plan de Necesidades

3 5 X
a Comunicacion oficial
41 g PROCESOS

41.1 c Proceso Administrativo por perdida y/o dao

3 20 X
a Comunicacion oficial

41.10 c Proceso Judicial

3 20 X
a Comunicacion oficial

43 g PROYECTOS

43.1 c Proyecto Anual de Presupuesto 3 10 X

43.5 c Planeacin presupuestal

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ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
a Comunicacin oficial
a Cuadro consolidado de solicitudes a unidades
a Proyecto de acto administrativo
a Acto administrativo
a Proyecto resolucin
a Resolucin
a Formato ingresos y gastos 3 5 X
a Formato Plan de Necesidades
a
Formato Justificacin Anteproyecto de
Presupuesto
a Formato recomposicin del presupuesto
a Formato plan de compras de inversin
a Formato plan de inversiones cuatrienal
a
Formato certificacin plan de compras de
Inversin
43.8 c Proyecto presupuestal
a Anlisis de gastos
a Anlisis previo de los precios representativos del
mercado.
a Anteproyecto de Presupuesto
a Aprobacin del presupuesto. 3 5 X
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CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
3 5 X
a Elaborar un estudio de los histricos de ingresos
a Instrumento de administracin
a Plan de compras
a Proyecto de acto administrativo (Resolucin)
a Resolucin de distribucin presupuestal.
43.17 c Proyecto de Inversin
Instructivo

Ficha proyecto registrada y actualizada en SUIFP

Proyectos de inversin actualizados SPI 3 10 X

Formato plan de compras de inversin

Formato plan de inversiones cuatrienal
Formato certificacin plan de compras gastos de
inversin
43.18 c Proyecto de Investigacin
a Anteproyecto
a Convocatoria
a Propuestas de Investigacin
a Cronograma de actividades
a Financiamiento interno 3 10 X
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ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
3 10 X
a
Financiamiento externo
a Informe de Avance
a Informe final del proyecto
a
Otros Comunicacion oficial
47 g SISTEMAS DE INFORMACIN
47.1 c Aplicativo SIIF Nacin
a
Comunicacin oficial, socializacin y reenvi de
normatividad SIIF Ministerio de Hacienda.
Solicitud modificacin cuenta de usuario- SIIF
a
Nacin
3 5 X X

a Solicitud creacin cuenta de usuario- SIIF Nacin

a Solicitud certificado digital - Token
c
Informes y solicitudes de verificaciones a los
47.4 sistemas de informacin 3 5 X X
a Informe
50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
(CP) (CP) X
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(CP) (CP) X
a comunicaciones oficiales

a formato nico de inventario documental

53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia 3 __ X

53.7 c Planilla de Control 3 __ X

56 g ESTADSTICAS
3 5 X
a Comunicacion oficial
Anlisis, verificacin y validacin informacin
56.2 c
contable
a Extractos bancarios
a formato de conciliacin bancaria
a formato cuentas por pagar
a formato de certificacin remesas y fondos
a relacin de litigios y demandas
a acta de cruce de informacin
a formato de operaciones reciprocas
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ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
a informe de circularizacin operaciones reciprocas
a informe de gestin operaciones reciprocas
a formato nota de contabilidad
a
formato de notas explicativas de informacin
contable
a informe de inconsistencias
3 10 X X
a formato relacin de acreedores varios
a formato relacin de deudores
a remesas
a formato responsabilidades administrativas
a
formato relacin de investigaciones
administrativas en proceso
a formato resumen movimiento de convenios
a acta de conciliacin de informacin contable
a reporte validacin exitosa
a certificacin informacin contable
a observaciones a informacin contable

a
formato de movimiento de bienes por grupos de
inventarios
60 g CONVENIOS
60.4 c Convenio Interinstitucional

3 8 X
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ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
a Informacin General de Convenios
3 8 X
a Estudios Previos de Convenios
a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
60.8 c Convenio Interadministrativo

a Informacin General de Convenios

3 8 X
a Estudios Previos de Convenios
a Concepto de viabilidad Costo-beneficio

70 g INSTRUCTIVOS 3 5 X

86 g PROGRAMAS
86.3 c Programa Anual de Caja
a proyecto de Ley de Presupuesto
a proyeccin PAC unidades
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a proyeccin cupo PAC mensual unidades
a distribucin mensualizada PAC
a distribucin mensualizada PAC consolidada
a
oficio proyecto distribucin PAC Direccin
General de Crdito Publico y Tesoro Nacional
a reporte de estado de PAC detallado
a socializacin porcentaje PAC
a
comunicacin oficial instrucciones adiciones de
cupo PAC
a
solicitud de anticipo de cupo PAC disponible de
las unidades
3 5 X X
a acta PAC necesidades
a consolidado solicitudes PAC reporte SIIF nacin II
a reporte solicitudes de PAC aprobadas

a reporte SIIF distribucin de cupo PAC detallado

a reporte ejecucin PAC mes a la fecha

a informe trimestral de ejecucin PAC

a
reporte de ejecucin presupuestal agregada corte
31 diciembre vigencia fiscal
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Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
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Versin: 0 3 5 X X

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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

a cuentas por pagar constituidas

a
comunicacin oficial presentacin cuentas por
pagar constituidas
a informe de resultados cierre vigencia

86.16 c Programa General de Compras 3 3 X

86.34 c Programacin presupuestal

a Comunicacin oficial
a Proyecto de distribucin presupuestal 3 5 X
a Proyecto de Resolucin presupuestal
a Formato plan de necesidades

94 g ESTADOS

94.1 c Estados contables

X
a flujo de caja
94.2 c Estados Financieros
a Balance general Polica Nacional
a
Estado de actividad financiera, econmica y
social 5 10 X X
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5 10 X X
a Estado de cambio en el patrimonio
a Certificacin de estados financieros
a Histrico de envos
95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
3 5 X
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
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Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO FINANCIERO

3 5 X
UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.14.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

a Indicadores

95.2 c Sistema de Control Interno

a Acta comit de control interno 3 5 X
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo
3 5 X
a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a 3 5 X
accidente
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Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO FINANCIERO

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.14.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO3GESTIN ARCHIVO5CENTRAL P
X EL DG

a Formulacin programas ambientales

Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
a Seguimiento al control operacional

95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo

a Definicin de la gestin del riesgo

a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
a Plan manejo de riesgos 3 5 X
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO FINANCIERO

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.14.1

3 RETENCIN 5 X SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial

96 g CONTROL PRESUPUESTAL

96.1 c Presupuesto de Gasto 3 20 X

96.2 c Rezago Presupuestal constituido por vigencia 3 20 X

96.4 c Certificado Registro Presupuestal 3 20 X

96.5 c Compromiso Presupuestal de gasto 3 20 X

96.6 c Modificaciones presupuestales 3 20 X

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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO FINANCIERO

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.14.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

96.7 c Traslados Presupuestales 3 20 X

96.8 c Vigencias Futuras 3 20 X

96.9 c Cierre Vigencia 3 20 X

96.10 c Presupuesto de Ingreso 3 20 X

96.11 c Clasificacin de Ingresos 3 20 X

96.12 c Clasificacin de Egresos 3 20 X

96.13 c Reserva Presupuestal 3 20 X

96.14 c Registro presupuestal del compromiso

3 7 X X
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Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO FINANCIERO

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.14.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

a Solicitud registro
3 7 X X

a Registro presupuestal del compromiso

SOPORTE
P PAPEL
EL ELECTRONICO
DG DIGITAL

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez
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Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO FINANCIERO

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.14.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

FECHA:25-05-2016 FECHA:25-05-2016
 POLICA NACIONAL

RO FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

X X Se elimina en el Archivo de Gestin por prdida de vigencia.

 POLICA NACIONAL

RO FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
X X suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X x x trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.
 POLICA NACIONAL

RO FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

X X
eliminado.
 POLICA NACIONAL

RO FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

X X el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las

comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
X X
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.
 POLICA NACIONAL

RO FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
X X X
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina de acuerdo a normatividad ( cdigo de comercio, manual de contabilidad.

X X X Ley 80/93 etc.)

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, digitalizar y eliminar

X X
soportes fsicos mediante picado por carecer de valores secundarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
 POLICA NACIONAL

RO FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se elimina de acuerdo a normatividad ( cdigo de comercio, manual de contabilidad.

X X Ley 80/93 etc.)

Se elimina de acuerdo a normatividad ( cdigo de comercio, manual de contabilidad.

X X Ley 80/93 etc.)
 POLICA NACIONAL

RO FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Se elimina de acuerdo a normatividad ( cdigo de comercio, manual de contabilidad.

X X Ley 80/93 etc.)

Se elimina de acuerdo a normatividad ( cdigo de comercio, manual de contabilidad.

X X Ley 80/93 etc.)

Se elimina de acuerdo a normatividad ( cdigo de comercio, manual de contabilidad.

X X Ley 80/93 etc.)

Se elimina de acuerdo a normatividad ( cdigo de comercio, manual de contabilidad.

X X Ley 80/93 etc.)

Se elimina de acuerdo a normatividad ( cdigo de comercio, manual de contabilidad.

X X Ley 80/93 etc.)

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, digitalizar y eliminar

X X soportes fsicos mediante picado.
 POLICA NACIONAL

RO FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, digitalizar y eliminar
CT X
D M S MG X
E/B soportes fsicos mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, digitalizar y eliminar

X X soportes fsicos mediante picado.
 POLICA NACIONAL

RO FECHA DE ACTUALIZACIN:

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, digitalizar y eliminar

X X
soportes fsicos mediante picado.
4.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, digitalizar y eliminar

X X soportes fsicos mediante picado.

Se elimina de acuerdo a normatividad ( cdigo de comercio, manual de contabilidad.

X X Ley 80/93 etc.)

Se elimina de acuerdo a normatividad ( cdigo de comercio, manual de contabilidad.

X X Ley 80/93 etc.)

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, digitalizar y eliminar

x x
soportes fsicos mediante picado.
 POLICA NACIONAL

RO FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, digitalizar y eliminar
x x
soportes fsicos mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, digitalizar y eliminar

x x
soportes fsicos mediante picado.
 POLICA NACIONAL

RO FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Se elimina de acuerdo a las normas ( cdigo de comercio, manual de contabilidad,

X X rgimen tributario)

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, se debe realizar una

seleccin hasta del 3% de los documentos mas representativos a los cuales se le
X X X aplicar el proceso de Microfilmacin (segn lo establecido en Decreto 2527 de 1950
y Decreto 3354 de 1954) y sern transferidos al Archivo Histrico.

Se elimina de acuerdo a las normas ( cdigo de comercio, manual de contabilidad,

X X rgimen tributario)

Se elimina de acuerdo a las normas ( cdigo de comercio, manual de contabilidad,

X X rgimen tributario)

Se elimina de acuerdo a las normas ( cdigo de comercio, manual de contabilidad,

X X rgimen tributario)

Se elimina de acuerdo a las normas ( cdigo de comercio, manual de contabilidad,

X X rgimen tributario)

Se elimina de acuerdo a las normas ( cdigo de comercio, manual de contabilidad,

X X rgimen tributario)
 POLICA NACIONAL

RO FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado
 POLICA NACIONAL

RO FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, digitalizar y eliminar

X X soportes fsicos mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado o borrado
 POLICA NACIONAL

RO FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado o borrado

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, digitalizar y eliminar

X X soportes fsicos mediante picado.
 POLICA NACIONAL

RO Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central,

FECHA DE ACTUALIZACIN: digitalizar y eliminar
X X soportes fsicos mediante picado.

4.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, digitalizar y eliminar

X X
soportes fsicos mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, digitalizar y eliminar

X X soportes fsicos mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
X X registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin
por cada una de las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer

X x
de valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado
 POLICA NACIONAL

RO FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer

X x
de valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

X X X histrico.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

X X X
histrico

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

X X X X histrico.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
X X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

RO FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

X X Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

RO FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
X X PROCEDIMIENTO
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

RO FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
X X
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
 POLICA NACIONAL

RO FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Se deja muestra representativa de un 1% por esta subseries; Se microfilma lo

X X X Seleccionado

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5% de aquellos documentos que sean
X X X
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5% de aquellos documentos que sean
X X X
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
 POLICA NACIONAL

RO FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
 POLICA NACIONAL

RO FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
CT D M S MG E/B una muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado. De acuerdo a normatividad ( cdigo de comercio, manual de
contabilidad. Ley 80/93 etc.)

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
 POLICA NACIONAL

RO FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una
CT D M S MG E/B
muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, digitalizar y eliminar

X X soportes fsicos mediante picado

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado o borrado

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

X X Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.
 POLICA NACIONAL

RO FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo
X X Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

X X valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

X X
carecer de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

RO FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, digitalizar y eliminar

X X soportes fsicos mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
 POLICA NACIONAL

RO FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de

constante consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo
Central, Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y
X X X X microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

RO FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, digitalizar y eliminar

X X soportes fsicos mediante picado por carecer de valores secundarios.

X X
RO FECHA DE ACTUALIZACIN:
Transcurrido el tiempo de retencin
POLICA enNACIONAL
el Archivo Central, digitalizar y eliminar
soportes fsicos mediante picado por carecer de valores secundarios.

4.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, digitalizar y eliminar

X X
soportes fsicos mediante picado.
 POLICA NACIONAL

RO FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, digitalizar y eliminar
X X
soportes fsicos mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

RO FECHA DE ACTUALIZACIN:

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
4.1 de valores secundarios,
RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 dellos documentos sern eliminados mediante picado.
26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

RO FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer
CT D
X M S MG E/B
X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

X X secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

RO FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

X DISPOSICIN FINAL X secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

RO FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, digitalizar y eliminar

X X soportes fsicos mediante picado por carecer de valores secundarios.
 POLICA NACIONAL

RO FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, digitalizar y eliminar

X X soportes fsicos mediante picado por carecer de valores secundarios.

DISPOSICIN FINAL
CT CONSERVACIN TOTAL
M MICROFILMACIN
D DIGITALIZACIN
S SELECCIN BG. RAMIRO CASTRILLON LARA
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO Firma Presidente Comit de Gestin Documental

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

 POLICA NACIONAL

RO FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

FECHA:26-05-2016
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UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.14.2

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial
3 10 x
Registro de peticiones de solucion inmediata
a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion
1.12
c Solicitudes de consulta
a solicitud 3 __ X X
a formato de consulta o prstamo de documentos

2 g ACTAS
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

2.1 c Actas Asignacin 3 5 X

c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta (CP) 50
2.5 X
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.6 c Actas de entrega de elementos

a acta de asignacin de bienes 3 5 X
a Comunicacion oficial de entrega

2.7 c Actas de incineracin de componentes

3 18 X
a acta
a Comunicacion oficial de la incineracin

2.10 c Acta de compromiso 3 10 X

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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion 3 20 X
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

3 18 X
a acta
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
a
2.40 Acta 3 10 X
Lista de Verificacion

Actas de Eliminacin Documental

c Propuesta de Eliminacion
a
2.81 a Formato de Eliminacion 20 50 X
a Acta de Aprobacion
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos 3 20 X
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos
a Requerimientos personales
3 __ X X
a Mantenimientos
a Necesidades administrativas
9 g BIENES RACES
3 18
a Comunicacion oficial
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

10 g BOLETINES

10.3 c Boletn Informativo Policial

3 10 X X

a boletn

15 g CONCEPTOS
15.2 c Concepto Tcnico
a Solicitud
3 10 X
a Anexos
a Respuesta

19 g CUENTAS FISCALES 3 28 x

19.2 c Cuentas por pagar

3 5 X X
a Formato tramite de obligaciones
19.4 c Cuentas por cobrar
a Documentos soportes cobro
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RETENCIN SOPORTE
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ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

a
Comunicacin oficial de devolucin a la
dependencia responsable
a
Comunicacin oficial de consulta informacin
deudor
a
Solicitud remisibilidad o extincin de la obligacin
ante comit de normalizacin cartera
a Acta del comit o resolucin de remisibilidad
a Comprobante de ingreso
a Formato de llamadas de cobro persuasivo 3 5 X X
a
Requerimiento al deudor
a Formato solicitud de pago

a Comunicacin oficial remisin a tesorera de

documentos soporte de cobro
a
Solicitud facilidad de pago
a Informe al deudor facilidad de pago enviada a SE
a Comunicacin oficial a SEGEN remisin de expedi
a Informe trimestral de gestin
24 g ESTUDIOS
Estudio en convivencia y seguridad
24.12 c
cciudadana
2 5 X
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
a Artuculo
a Informe Final

a Estudio

a Proyecto de invvestigacin
a Investigacin X

24.16 c Estudio de Seguridad a Vas 3 5 X

25 g EXPEDIENTES
25.1 c de Equipos
a Ficha Tcnica 3 5 X
a Reporte de Mantenimiento
25.2 c de Vehculos
Comunicacion oficial 3 5 X
a

25.26 c de Aeronaves
3 10 X
a Comunicacion oficial

29 g INFORMES
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

c Informe a Entes de Control

29.1 3 5 X
a Informe

c Informe de Back-Up
29.19 3 5 X X
a Informe
c Informe de Actividades
29.25 3 5 X
a Informe

c
Informe justificacin pago factura medios
tecnolgicos
29.28 3 20 X X
a Informe
c Informe de Accidentalidad
29.29 3 5 X
a Informe

c Informe de Novedades
29.57 3 10 X
a Informe
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

c Informe de Operatividad
29.58 3 5 X
a Informe
c Informe de Riesgo de Operacin
29.66 3 5 X
a Informe
c Informe de Riesgo Industrial
29.67 3 5 X
a Informe
c Informe de Riesgo y Alerta Temprana
29.68 3 5 X
a Informe

c
Informe Sistema Informacin Logstico -
29.97 SAP/R3 3 5 X
a Informe
30 g INVENTARIOS
30.1 c Baja de bienes de armamento
a Solicitud de baja mediante oficio
a Solicitud concepto tcnico y avalu 3 20 X X
a Oficio autorizando salida
a Formato 1LA-FR- 0147 versin 1
30.2 c Entrada de bienes
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
a Contrato
a Convenio
a Acta de donacin
a Remesas
a Facturas
a Transferencias
a Enajenacin de bienes muebles a titulo gratuito
a Acto administrativo de incautacin
a Declaracin de importacin
a
comunicacin oficial documento devolucin
elementos con novedades
a formato de recepcin de bienes
3 20 X X
a
Formato plan de distribucin y/o documento
soporte de distribucin
a solicitudes de bienes
a
comunicacin oficial de no viabilidad entrega del
bien
a plan de distribucin de bienes
a orden de suministro de bienes
a salida de bienes
a inventario general certificado
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3 20 X X
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
a inventario por dependencias
a Acta de revista selectiva
a Reporte de movimientos de bienes
a Anlisis mensual de bienes
30.3 c Salida de Bienes
a Contrato
a Convenio
a Acta de donacin
a Remesas
a Facturas
a Transferencias
a Enajenacin de bienes muebles a titulo gratuito

a Acto administrativo de incautacin

a Declaracin de importacin

a
comunicacin oficial documento devolucin
elementos con novedades
a formato de recepcin de bienes

a
Formato plan de distribucin y/o documento
soporte de distribucin

3 20 X X
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

a solicitudes de bienes

comunicacin oficial de no viabilidad entrega del 3 20 X X

a
bien

a plan de distribucin de bienes

a orden de suministro de bienes

a salida de bienes

a inventario general certificado

a inventario por dependencias

a Acta de revista selectiva

a Reporte de movimientos de bienes

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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

a Anlisis mensual de bienes

30.5 c Baja de Bienes y/o elementos

a Solicitud de baja mediante oficio
a Solicitud concepto tcnico y avalu 3 20 X X
a Oficio autorizando salida
a Formato 1LA-FR- 0147 versin 1
30.6 c Baja de Vehiculos
a Solicitud de baja mediante oficio
a Solicitud concepto tcnico y avalu 3 20 X X
a Oficio autorizando salida
a Formato 1LA-FR- 0147 versin 1

30.10 c Inventario Documental de la dependencia (CP) (CP) X

31 g LIBROS
31.7 c Libros de Control
3 5 X
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

3 5 X
a Libro

32 g MANTENIMIENTO
32.1 c Mantenimiento de equipos
a Oficio de la unidad como llega
a Acta de novedades
3 10 X
a Remesa - SAP
a Oficio autorizando salida
a formato 1LA-FR- 0147 versin 1
32.2 c Mantenimiento de Armamento
a Formato 1LA-FR- 0114
a Informe de avance
a Acta de entrega del elemento
a Oficio solicitud estudio
a Concepto de estudio
a Auto inhibitorio
a Concepto de armero
a Remesa
a Acta si es inservible u obsolescencia
a Acta de revisin
3 10 X X
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
3 10 X X
a Solicitud repuestos
a Acta de instalacin
a Acta de valorizacin
a Acta de mantenimiento
a Solicitud municin
a Acta de polgono o prueba de funcionamiento en
polgono
a Planilla N 1LA-FR-0136
a Oficio de entrega de planilla de consumo y vainilla
a Oficio de entrega de repuestos desinstalados
a Entrega a la unidad o almacn general
38 g ORDENES
c Orden Interna
38.1 3 18 X X
a orden interna

38.8 c Orden de trabajo 3 10 X

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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

38.10 c Memorando
a memorando 3 18 X X
a Comunicacion oficial de respuesta

38.11 c Polgramas

3 18 X X

a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial 3 10 X X

a Correo electrnico

40 g PLANES

40.2 c Plan de Accin

3 3 X
a Comunicacion oficial
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

40.6 c Plan de Mantenimiento

3 3 X
a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

3 3 X
a Comunicacion oficial
40.9 c Plan Estratgico
3 3 X
a Comunicacion oficial

40.13 c Plan de Seguridad

3 3 X
a Comunicacion oficial
40.37 c Plan de Necesidades
3 5 X
a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad 3 3 X

41 g PROCESOS

41.1 c Proceso Administrativo por perdida y/o dao

3 20 X
a Comunicacion oficial
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
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43 g PROYECTOS
43.18 c Proyecto de Investigacin
a Anteproyecto
a Convocatoria
a Propuestas de Investigacin
a Cronograma de actividades
a Financiamiento interno 3 10 X
a Financiamiento externo
a
Informe de Avance
a Informe final del proyecto
a Otros Comunicacion oficial
47 g SISTEMAS DE INFORMACIN
informe de concepto de viabilidad desarrollo de
47.2 c
software 3 5 X X
a informe

47.3 c informe de ajustes en sistemas de informacin

3 5 X X
a informe
c
Informes y solicitudes de verificaciones a los
47.4 sistemas de informacin 3 5 X X
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
47.4 3 5 X X
a Informe
50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
(CP) (CP) X
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia 3 __ X

53.7 c Planilla de Control 3 __ X

56 g ESTADSTICAS
3 5 X
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis 3 5 X
a estudio de situacin
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

70 g INSTRUCTIVOS 3 5 X

76 g DICTMENES PERICIALES 3 18 X

95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria 3 5 X
a Orden de Servicio
a Ordenes
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Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
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3 RETENCIN 5 X SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
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Modelo de implementacin y Aseguramiento -

a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno 3 5 X
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

3 5 X
a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
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Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a 3 5 X
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
a Seguimiento al control operacional

95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo

a Definicin de la gestin del riesgo

a Identificacin de riesgos

3 5 X
Pgina 1 de 1
PROCESO GESTIN DOCUMENTAL
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO LOGISTICO

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.14.2

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
a Plan manejo de riesgos 3 5 X
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial

SOPORTE
P PAPEL
EL ELECTRONICO
DG DIGITAL
Pgina 1 de 1
PROCESO GESTIN DOCUMENTAL
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO LOGISTICO

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.14.2

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez
FECHA:25-05-2016 FECHA:25-05-2016
 POLICA NACIONAL

O FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

X X Se elimina en el Archivo de Gestin por prdida de vigencia.

 POLICA NACIONAL

O FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
X X suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

X X X histrico.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X x x trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
 POLICA NACIONAL

O FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

X X
eliminado.
 POLICA NACIONAL

O FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

X X el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las

X X
X X
comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.
Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter
histrico, se tomaran en cuenta los tiempos de retencin una vez el predio deje de
ser de propiedad de la Polica Nacional.
 POLICA NACIONAL

O FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
X X X
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se elimina de acuerdo a normatividad ( cdigo de comercio, manual de contabilidad.

X X Ley 80/93 etc.)
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, digitalizar y eliminar
x x
soportes fsicos mediante picado.
 POLICA NACIONAL

O FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, digitalizar y eliminar

x x
soportes fsicos mediante picado.

X x x

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central,sdleccionar y microfilmar

una muestra representativa de hasta el 3% de aquellos documentosd que sean
tracendentales para la Policia Nacional, los demas documentos seran eliminados
mediante picado.
 POLICA NACIONAL

O FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central,sdleccionar y microfilmar

una muestra representativa de hasta el 3% de aquellos documentosd que sean
tracendentales para la Policia Nacional, los demas documentos seran eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

O FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado o borrado

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

O FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, digitalizar y eliminar

X X soportes fsicos mediante picado.
 POLICA NACIONAL

O FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, digitalizar y eliminar

X X
soportes fsicos mediante picado.
 POLICA NACIONAL
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, digitalizar y eliminar
X X
O soportes fsicos mediante picado.
FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, digitalizar y eliminar

X X soportes fsicos mediante picado.
 POLICA NACIONAL

O FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, digitalizar y eliminar

X X soportes fsicos mediante picado.
 POLICA NACIONAL

O FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, digitalizar y eliminar

X X soportes fisicos mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, digitalizar y eliminar

X X soportes fisicos mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
X X registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin
por cada una de las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer

X x
de valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado
 POLICA NACIONAL

O FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B
transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer
X x
de valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer de

X x
valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, digitalizar y eliminar

x x soportes fsicos mediante picado.
 POLICA NACIONAL

O FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, digitalizar y eliminar
x x soportes fsicos mediante picado.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

X X X
histrico

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
X X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
 POLICA NACIONAL

O FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

X X Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

O FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5% de aquellos documentos que sean
X X X
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
 POLICA NACIONAL

O FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado o borrado

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado o borrado

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado o borrado
 POLICA NACIONAL

O FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado o borrado

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

X X Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

X X valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

X X
carecer de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

O FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de

constante consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo
Central, Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y
X X X X microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

X X X Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter legal.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

O FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

 POLICA NACIONAL

O FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

X X
 POLICA NACIONAL

O FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

X X secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

DISPOSICIN FINAL
CT CONSERVACIN TOTAL
M MICROFILMACIN
D DIGITALIZACIN
S SELECCIN BG. RAMIRO CASTRILLON LARA
MG MIGRAR
 POLICA NACIONAL

O FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

E/B ELIMINACIN / BORRADO Firma Presidente Comit de Gestin Documental

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
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Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO DE CONTRATOS

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.14.3

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial
3 10 x
Registro de peticiones de solucion inmediata
a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion
1.12
c Solicitudes de consulta
a solicitud 3 __ X X
a formato de consulta o prstamo de documentos

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin 3 5 X

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Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO DE CONTRATOS

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.14.3

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

2.3 c Actas de comit

a acta del comit 3 18 X X X
a lista de asistencia
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta (CP) 50
2.5 X
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso 3 10 X

c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion 3 20 X
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

3 18 X
a acta
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Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO DE CONTRATOS

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.14.3

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO3GESTIN ARCHIVO18CENTRAL X
P EL DG
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
2.40 a Acta 3 10 X
Lista de Verificacion

Actas de Eliminacin Documental

c Propuesta de Eliminacion
a
2.81 a Formato de Eliminacion 20 50 X
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos 3 20 X
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales
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Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO DE CONTRATOS

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.14.3

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos
a Requerimientos personales
3 __ X X
a Mantenimientos
a Necesidades administrativas

10 g BOLETINES

10.3 c Boletn Informativo Policial

3 10 X X

a boletn

11 g CAJA MENOR 3 10 X
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO DE CONTRATOS

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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

12 g CERTIFICADOS 3 3 X

12.2 c Certificados de disponibilidad presupuestal

3 7 X X
a Solicitud certificado
a
Certificado de disponibilidad presupuestal y
certificacin
15 g CONCEPTOS
15.3 c Concepto Viabilidad Costo Beneficio
a Solicitud formal o requerimiento concepto
3 7 X
a Anexos
a Respuesta
15.19 c Concepto Presupuestal
a Solicitud
3 10 X
a Anexos

a Respuesta
17 g CONTRATOS
17.1 c Contrato de Arrendamiento
a Solicitud de Arrendamiento

3 20 X
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO DE CONTRATOS

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.14.3

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

a Contrato de Arrendamiento
a Acta de Adjudicacin 3 20 X
a Inventario
a Paz y Salvo
a
Acta de Liquidacin
17.2 c Contrato de Bienes o Servicios
a Estudio de Conveniencia y Oportunidad
a Cronograma de Ejecucin del Proceso
a Solicitud de Compra

a
Solicitud Certificado de Disponibilidad
Presupuestal
a Certificado de Disponibilidad Presupuestal
a Programacin de Pagos
a Prepliego y Minuta del Contrato
a Borrador de Pliegos

a
Pliego de Condiciones, Trminos de Referencia o
Invitacin Directa
a Resolucin de Apertura del Proceso
a Invitaciones a participar
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Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO DE CONTRATOS

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.14.3

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

a
Acta de la Audiencia de Aclaracin de Pliegos
Definitivos
a Acta Realizacin de Sorteo
a Adendos 3 20 X
a Ofertas
a Resolucin de Cierre del Proceso
a
Consulta de precios de referencia en el SICE o
precios de mercado
a Evaluaciones Tcnica, Jurdica y Econmica
a Observaciones a Evaluaciones
a Resolucin de definicin del Proceso
a
Acta de la Audiencia Pblica de Definicin del
Proceso

a
Resolucin de Adjudicacin o de declaratoria de
desierta del proceso
a Notificaciones del Resultado a Oferentes
a Contrato de Compraventa
a Registro Presupuestal
a Plizas
a Publicacin Diario Oficial
a Pago Impuesto de Timbre
a Informes de Supervisin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO DE CONTRATOS

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.14.3

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
a Acta de Liquidacin
17.3 c Contrato de Compraventa
a Estudio de Conveniencia y Oportunidad
a Cronograma de Ejecucin del Proceso
a Solicitud de Contratacin
a
Solicitud Certificado de Disponibilidad
Presupuestal
a Certificado de Disponibilidad Presupuestal
a Programacin de Pagos
a Prepliego y Minuta del Contrato
a Borrador de Pliegos
a
Pliego de Condiciones, Trminos de Referencia o
Invitacin Directa
a Resolucin de Apertura del Proceso
a invitaciones a participar

a
Acta de la Audiencia de Aclaracin de Pliegos
Definitivos
a Acta Realizacin de Sorteo
a Adendos

a Ofertas

3 20 X
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CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

3 20 X
a Resolucin de Cierre del Proceso

a
Consulta de precios de referencia en el SICE o
precios de mercado
a Evaluaciones Tcnica, Jurdica y Econmica
a Observaciones a Evaluaciones
a Resolucin de definicin del Proceso

a
Acta de la Audiencia Pblica de Definicin del
Proceso

a
Resolucin de Adjudicacin o de declaratoria de
desierta del proceso
a Notificaciones del Resultado a Oferentes
a Contrato de Consultora
a Registro Presupuestal
a Plizas
a Publicacin Diario Oficial
a Pago Impuesto de Timbre
a Informes de Supervisin
a
Acta de Liquidacin
17.4 c Contrato de Enajenacin y Tenencia

3 20 X
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a
3 20 X
Comunicacion oficial

17.5 c Contrato de Prestacin de Servicios

a Estudio de Conveniencia y Oportunidad
a Cronograma de Ejecucin del Proceso
a Solicitud de Contratacin

a
Solicitud Certificado de Disponibilidad
Presupuestal
a Certificado de Disponibilidad Presupuestal
a Programacin de Pagos
a Prepliego y Minuta del Contrato
a Borrador de Pliegos

a
Pliego de Condiciones, Trminos de Referencia o
Invitacin Directa
a Resolucin de Apertura del Proceso
a Invitaciones a participar

a
Acta de la Audiencia de Aclaracin de Pliegos
Definitivos
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a Acta Realizacin de Sorteo

a Adendos

a Ofertas
3 20 X
a Resolucin de Cierre del Proceso

a
Consulta de precios de referencia en el SICE o
precios de mercado
a Evaluaciones Tcnica, Jurdica y Econmica
a Observaciones a Evaluaciones
a Resolucin de definicin del Proceso

a
Acta de la Audiencia Pblica de Definicin del
Proceso

a
Resolucin de Adjudicacin o de declaratoria de
desierta del proceso

a Notificaciones del Resultado a Oferentes

a Contrato de Suministro
a Registro Presupuestal
a Plizas
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a Publicacin Diario Oficial

a Pago Impuesto de Timbre
a Informes de Avance

a Acta de Liquidacin

17.6 c Contrato de Comodato

a
3 20 X
Comunicacion oficial

17.7 c Contrato Interadministrativo

a Estudio de Conveniencia y Oportunidad
a Cronograma de Ejecucin del Proceso

a
Solicitud Certificado de Disponibilidad
Presupuestal
a Certificado de Disponibilidad Presupuestal
a Contrato Interadministrativo 3 20 X
a Registro Presupuestal
a Plizas
a Publicacin Diario Oficial
a Pago Impuesto de Timbre
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a Informes de Avance
a Acta de Liquidacin
17.8 c Contrato trabajador Oficial
a
3 20 X
Comunicacion oficial

17.9 c Contrato de Obra

a Estudio de Conveniencia y Oportunidad
a Cronograma de Ejecucin del Proceso
a Solicitud de Contratacin
a
Solicitud Certificado de Disponibilidad
Presupuestal
a Certificado de Disponibilidad Presupuestal
a Programacin de Pagos
a Prepliego y Minuta del Contrato
a Borrador de Pliegos

a
Pliego de Condiciones, Trminos de Referencia o
Invitacin Directa
a Resolucin de Apertura del Proceso
a Invitaciones a participar
a Acta de la Visita a Obra o Visita Tcnica
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Acta de la Audiencia de Aclaracin de Pliegos
Definitivos
a Acta Realizacin de sorteo
a Adendos
a Ofertas
3 20 X
a Resolucin de Cierre del Proceso

a
Consulta de precios de referencia en el SICE o
precios de mercado

a Evaluaciones Tcnica, Jurdica y Econmica

a Observaciones a Evaluaciones

a Resolucin de definicin del Proceso

a
Acta de la Audiencia Pblica de Definicin del
Proceso
a
Resolucin de Adjudicacin o de declaratoria de
desierta del proceso
a Notificaciones del Resultado a Oferentes
a Contrato de Obra
a Registro Presupuestal
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a Publicacin Diario Oficial
a Pago Impuesto de Timbre
a Informes de Supervisin
a Acta Corte de Obra
a Acta de Liquidacin
17.10 c Contrato de Consultora
a
3 20 X
Comunicacion oficial

17.11 c Contrato de Suministros

3 20 X
a Comunicacion oficial

18 g CUENTAS CORRIENTES

18.2 c Dineros sujetos a devolucin 3 10 X

18.3 c Fondos Especiales Oficiales 3 10 X

18.4 c Fondos Especiales Particulares 3 10 X

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18.5 c Fondos Internos 3 10 X

18.6 c Cuenta nica Nacional 3 10 X

18.8 c Depsitos Especiales 3 10 X

18.9 c Gastos Reservados 3 28 X

18.15 c Control y seguimiento a cuentas del DTN

a propuesta convenio
a convenio suscrito
a remisin copia convenio a unidades
a
formato y anexos revisados con novedad de la
cuenta
3 12:00 AM X X
a formato solicitud apertura
a autorizacin apertura cuenta
a solicitud terminacin cuentas de la unidad
a formulario de terminacin cuenta
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3 12:00 AM X X

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ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

a terminacin provisional de cuenta MINHACIENDA

a informe de evaluacin desempeo

18.16 c Ingresos de tesorera fondos especiales

a reporte de saldos y movimientos portal bancario

a comprobantes de consignacin
a valores no identificados / soportes
a reporte bancario recursos
a solicitud devolucin 3 7 X X
a comprobante de egreso
a comprobante de ingreso
a informe de ingresos
a conciliaciones bancarias
a soportes de partidas conciliatorias
a consolidado supervit
a declaracin retencin fuente por IVA mensual
18.17 c Pagar obligaciones
a registro presupuestal de la obligacin
a formato control novedades nomina
a listas de chequeo

3 7 X X
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a ordenes de pago con soportes
a comprobantes de ingreso
3 7 X X
a comprobante de egreso
a formato relacin acreedores varios
a ejecucin de pagos
a acta de monetizacin
a reporte transaccin fondos SAP, SILOG
a cuadro presupuestal

29 g INFORMES

c Informe a Entes de Control

29.1 3 5 X
a Informe

c Informe de Austeridad en el Gasto Pblico

29.4 3 5 X
a Informe
29.6 c Informe de Ejecucin Presupuestal
a Informe de anlisis
a Informe de ejecucin presupuestal 3 5 X
a Informe de ejecucin presupuestal consolidado
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c Informe de Estados Financieros

29.7 3 5 X
a Informe

c Informe de Back-Up
29.19 3 5 X X
a Informe
c Informe de Actividades
29.25 3 5 X
a Informe

c Informe de Novedades
29.57 3 10 X
a Informe

29.63 c Informe de Presupuesto Asignado

comunicacin oficial presupuesto asignado para

3 5 X X
a
la vigencia
Informe de Seguimiento Metas de Ejecucin
29.69 c
Presupuestal
3 5 X X
a Acciones de mejora
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30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia (CP) (CP) X

31 g LIBROS
31.7 c Libros de Control
3 5 X
a Libro

38 g ORDENES
c Orden Interna
38.1 3 18 X X
a orden interna

38.7 c Orden Administrativa de Presupuesto 3 10 X

38.8 c Orden de trabajo 3 10 X

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ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

38.10 c Memorando
a memorando 3 18 X X
a Comunicacion oficial de respuesta

38.11 c Polgramas

3 18 X X

a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial 3 10 X X
a Correo electrnico

40 g PLANES

40.1 c Plan Anual de Compras

a Requerimientos
a Anteproyecto de ingresos y gastos
a Aprobacin junta directiva 3 5 X
a Plan de necesidades
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CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES 3 5 X
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

a Informe de ejecucin presupuestal

a Aprobacin plan de necesidades
a Modificaciones
40.2 c Plan de Accin
3 3 X
a Comunicacion oficial
40.4 c Plan de Capacitacin
3 3 X
a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

3 3 X
a Comunicacion oficial

40.9 c Plan Estratgico

3 3 X
a Comunicacion oficial
40.13 c Plan de Seguridad
3 3 X
a Comunicacion oficial

40.14 c Plan anual de adquisiciones

Acta mensual
Actas de retroalimentacin del Plan Anual de
Adquisiciones
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Aprobacin del Plan Anual de Adquisiciones

Certificacin de cargas laborales para la
contratacin
Certificacin de los bienes, obras y servicios
autorizados.
Certificacin de servicios pblicos
Certificado de Disponibilidad 3 5 X X

Certificado Plan Anual de Adquisiciones

Comunicacin oficial para validar el Plan Anual de

Adquisiciones
Concepto tcnico
Cronograma de ejecucin
Modificaciones y ajustes al Plan Anual de
Adquisiciones
Resolucin de asignacin de recursos
Seguimiento y control a la ejecucin de los
Planes Anuales de Adquisicin.

40.19 c Plan de Desarrollo Administrativo 3 3 X

40.37 c Plan de Necesidades

3 5 X
a Comunicacion oficial
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43 g PROYECTOS

43.1 c Proyecto Anual de Presupuesto 3 10 X

43.5 c Planeacin presupuestal

a Comunicacin oficial
a Cuadro consolidado de solicitudes a unidades
a Proyecto de acto administrativo
a Acto administrativo
a Proyecto resolucin
a Resolucin
a Formato ingresos y gastos 3 5 X
a Formato Plan de Necesidades
a
Formato Justificacin Anteproyecto de
Presupuesto
a Formato recomposicin del presupuesto
a Formato plan de compras de inversin
a Formato plan de inversiones cuatrienal
a
Formato certificacin plan de compras de
Inversin
43.8 c Proyecto presupuestal
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a Anlisis de gastos
a Anlisis previo de los precios representativos del
mercado.
a Anteproyecto de Presupuesto
a Aprobacin del presupuesto. 3 5 X
a Elaborar un estudio de los histricos de ingresos
a Instrumento de administracin
a Plan de compras
a Proyecto de acto administrativo (Resolucin)
a Resolucin de distribucin presupuestal.
43.17 c Proyecto de Inversin
Instructivo

Ficha proyecto registrada y actualizada en SUIFP

Proyectos de inversin actualizados SPI 3 10 X

Formato plan de compras de inversin

Formato plan de inversiones cuatrienal
Formato certificacin plan de compras gastos de
inversin
43.18 c Proyecto de Investigacin
a Anteproyecto
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a Convocatoria
a Propuestas de Investigacin
a Cronograma de actividades
a Financiamiento interno 3 10 X
a
Financiamiento externo
a Informe de Avance
a Informe final del proyecto
a
Otros Comunicacion oficial
47 g SISTEMAS DE INFORMACIN
47.1 c Aplicativo SIIF Nacin
a
Comunicacin oficial, socializacin y reenvi de
normatividad SIIF Ministerio de Hacienda.
Solicitud modificacin cuenta de usuario- SIIF
a
Nacin
3 5 X X

a Solicitud creacin cuenta de usuario- SIIF Nacin

a Solicitud certificado digital - Token
c
Informes y solicitudes de verificaciones a los
47.4 sistemas de informacin 3 5 X X
a Informe
50 g TRANSFERENCIA
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50.1 c transferencias Primarias

a cronograma de transferencias documentales
(CP) (CP) X
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia 3 __ X

53.7 c Planilla de Control 3 __ X

56 g ESTADSTICAS
3 5 X
a Comunicacion oficial
Anlisis, verificacin y validacin informacin
56.2 c
contable
a Extractos bancarios
a formato de conciliacin bancaria
a formato cuentas por pagar
a formato de certificacin remesas y fondos
a relacin de litigios y demandas
a acta de cruce de informacin
a formato de operaciones reciprocas
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ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
a informe de circularizacin operaciones reciprocas
a informe de gestin operaciones reciprocas
a formato nota de contabilidad
a
formato de notas explicativas de informacin
contable
a informe de inconsistencias
3 10 X X
a formato relacin de acreedores varios
a formato relacin de deudores
a remesas
a formato responsabilidades administrativas
a
formato relacin de investigaciones
administrativas en proceso
a formato resumen movimiento de convenios
a acta de conciliacin de informacin contable
a reporte validacin exitosa
a certificacin informacin contable
a observaciones a informacin contable

a
formato de movimiento de bienes por grupos de
inventarios
60 g CONVENIOS
c Convenio Interinstitucional
a Informacin General de Convenios
3 8 X
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3 8 X
a Estudios Previos de Convenios
a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
60.8 c Convenio Interadministrativo

a Informacin General de Convenios

3 8 X
a Estudios Previos de Convenios
a Concepto de viabilidad Costo-beneficio

70 g INSTRUCTIVOS 3 5 X

86 g PROGRAMAS X
86.3 c Programa Anual de Caja
a proyecto de Ley de Presupuesto
a proyeccin PAC unidades
a proyeccin cupo PAC mensual unidades
a distribucin mensualizada PAC
a distribucin mensualizada PAC consolidada
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a
oficio proyecto distribucin PAC Direccin
General de Crdito Publico y Tesoro Nacional
a reporte de estado de PAC detallado
a socializacin porcentaje PAC
a
comunicacin oficial instrucciones adiciones de
cupo PAC
solicitud de anticipo de cupo PAC disponible de
a 3 5 X X
las unidades
a acta PAC necesidades
a consolidado solicitudes PAC reporte SIIF nacin II
a reporte solicitudes de PAC aprobadas
a reporte SIIF distribucin de cupo PAC detallado
a reporte ejecucin PAC mes a la fecha
a informe trimestral de ejecucin PAC
a
reporte de ejecucin presupuestal agregada corte
31 diciembre vigencia fiscal
a cuentas por pagar constituidas
a
comunicacin oficial presentacin cuentas por
pagar constituidas
a informe de resultados cierre vigencia

86.16 c Programa General de Compras 3 3 X

86.34 c Programacin presupuestal

3 5 X
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a Comunicacin oficial
a Proyecto de distribucin presupuestal 3 5 X
a Proyecto de Resolucin presupuestal
a Formato plan de necesidades
95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
3 5 X
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua

a Indicadores
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95.2 c Sistema de Control Interno

a Acta comit de control interno 3 5 X
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo
3 5 X
a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a 3 5 X
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
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3 5 X

RETENCIN SOPORTE
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a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
a Seguimiento al control operacional

95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo

a Definicin de la gestin del riesgo

a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
a Plan manejo de riesgos 3 5 X
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial
96 g CONTROL PRESUPUESTAL
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO DE CONTRATOS

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.14.3

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

96.1 c Presupuesto de Gasto 3 20 X

96.2 c Rezago Presupuestal constituido por vigencia 3 20 X

96.4 c Certificado Registro Presupuestal 3 20 X

96.5 c Compromiso Presupuestal de gasto 3 20 X

96.6 c Modificaciones presupuestales 3 20 X

96.7 c Traslados Presupuestales 3 20 X

96.8 c Vigencias Futuras 3 20 X

96.9 c Cierre Vigencia 3 20 X

96.10 c Presupuesto de Ingreso 3 20 X

Pgina 1 de 1
PROCESO GESTIN DOCUMENTAL
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO DE CONTRATOS

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.14.3

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

96.11 c Clasificacin de Ingresos 3 20 X

96.12 c Clasificacin de Egresos 3 20 X

96.13 c Reserva Presupuestal 3 20 X

96.14 c Registro presupuestal del compromiso

a Solicitud registro
3 7 X X

a Registro presupuestal del compromiso

SOPORTE
P PAPEL
EL ELECTRONICO
DG DIGITAL
Pgina 1 de 1
PROCESO GESTIN DOCUMENTAL
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO DE CONTRATOS

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.14.3

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez
FECHA:25-05-2016 FECHA:25-05-2016
 POLICA NACIONAL

ATOS FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

X X Se elimina en el Archivo de Gestin por prdida de vigencia.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.
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ATOS FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
X X suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X x x trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.
 POLICA NACIONAL

ATOS FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los
PROCEDIMIENTO
CT X
D M S MG X
E/B documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

X X
eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

X X el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.
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ATOS FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las

comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
X X
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
X X X
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina de acuerdo a normatividad ( cdigo de comercio, manual de contabilidad.

X X X Ley 80/93 etc.)
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ATOS FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, digitalizar y eliminar

X X
soportes fsicos mediante picado por carecer de valores secundarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
X X X
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
 POLICA NACIONAL

ATOS FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
X X X
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

 POLICA NACIONAL

ATOS FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
X X X
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ATOS FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
X X X
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ATOS FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
X X X
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
X X X
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ATOS FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
X X X
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ATOS FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
X X X
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
 mediante picado.

POLICA NACIONAL

ATOS FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
X X X
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
X X X
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ATOS FECHA DE ACTUALIZACIN:

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

4.3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010
una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
X X X
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
X X X
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ATOS FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
X X X
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
 X X X
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

POLICA NACIONAL

ATOS FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
X X X
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
X X X
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

X
Se elimina de acuerdo a normatividad ( cdigo de comercio, manual de contabilidad.
X X Ley 80/93 etc.)

Se elimina de acuerdo a normatividad ( cdigo de comercio, manual de contabilidad.

X X Ley 80/93 etc.)

Se elimina de acuerdo a normatividad ( cdigo de comercio, manual de contabilidad.

X X Ley 80/93 etc.)
 POLICA NACIONAL

ATOS FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Se elimina de acuerdo a normatividad ( cdigo de comercio, manual de contabilidad.

X X Ley 80/93 etc.)

Se elimina de acuerdo a normatividad ( cdigo de comercio, manual de contabilidad.

X X Ley 80/93 etc.)

Se elimina de acuerdo a normatividad ( cdigo de comercio, manual de contabilidad.

X X Ley 80/93 etc.)

Se elimina de acuerdo a normatividad ( cdigo de comercio, manual de contabilidad.

X X Ley 80/93 etc.)

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, digitalizar y eliminar

X X soportes fsicos mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ATOS FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, digitalizar y eliminar
X X soportes fsicos mediante picado.
DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, digitalizar y eliminar

X X soportes fsicos mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, digitalizar y eliminar

X X soportes fsicos mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ATOS FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, digitalizar y eliminar

X X soportes fsicos mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.
 POLICA NACIONAL

ATOS FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, digitalizar y eliminar

X X
soportes fsicos mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, digitalizar y eliminar

X X soportes fsicos mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ATOS FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
X X registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin
por cada una de las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer

X x
de valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

X X X
histrico

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

X X X X histrico.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
X X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ATOS FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

X X Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ATOS FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
X X PROCEDIMIENTO
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ATOS FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
X X
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se deja muestra representativa de un 1% por esta subseries; Se microfilma lo

X X X Seleccionado
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ATOS FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ATOS FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado. De acuerdo a normatividad ( cdigo de comercio, manual de
contabilidad. Ley 80/93 etc.)

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

 POLICA NACIONAL

ATOS FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, digitalizar y eliminar

X X soportes fsicos mediante picado

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado o borrado
 POLICA NACIONAL

ATOS FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

X X Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

X X valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

X X
carecer de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ATOS FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, digitalizar y eliminar

X X soportes fsicos mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ATOS FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de

constante consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo
Central, Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y
X X X X microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ATOS FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, digitalizar y eliminar

X X soportes fsicos mediante picado por carecer de valores secundarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
 POLICA NACIONAL

ATOS FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ATOS FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ATOS FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION

Transcurrido el 0202
tiempodel
de26/01/2010
retencin en el Archivo Central eliminar por carecer
X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

X X secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ATOS FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ATOS FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, digitalizar y eliminar

X X soportes fsicos mediante picado por carecer de valores secundarios.

DISPOSICIN FINAL
CT CONSERVACIN TOTAL
M MICROFILMACIN
D DIGITALIZACIN
S SELECCIN BG. RAMIRO CASTRILLON LARA
MG MIGRAR
 POLICA NACIONAL

ATOS FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

E/B ELIMINACIN / BORRADO Firma Presidente Comit de Gestin Documental

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
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1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial
3 10 x
Registro de peticiones de solucion inmediata
a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion
1.12
c Solicitudes de consulta
a solicitud 3 __ X X
a formato de consulta o prstamo de documentos

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin 3 5 X

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2.3 c Actas de comit

a acta del comit 3 18 X X X
a lista de asistencia
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta (CP) 50
2.5 X
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso 3 10 X

2.13 c Actas de nomina

3 5 X
a acta
c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion 3 20 X
Lista de Asisitencia
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ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta 3 18 X

a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
a
2.40 Acta 3 10 X
Lista de Verificacion

Actas de Eliminacin Documental

c Propuesta de Eliminacion
a
2.81 a Formato de Eliminacion 20 50 X
a Acta de Aprobacion
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ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos 3 20 X
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos
a Requerimientos personales 3 __ X X
a Mantenimientos
a Necesidades administrativas
8 g BIENESTAR
8.1 c Afiliaciones
a Solicitud de afiliacin /definicin

3 5 X X
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ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
a Desprendible de pago
a Extracto de hoja de servicios
3 5 X X
a Formulario
a Notificacin, aprobacin, afiliacin y desafiliacin
a Informe, tramite, afiliacin o desafiliacin
8.2 c Reservas
a solicitud - respuesta reserva
a check-in tarjeta de registro hotelero.
a Formato de inventario de habitacin. 3 5 X X

a
Formato reporte de equipos y maletas del
husped
a Formato de invitado aprobado (carnet-cc)

8.3 c Servicio de Alimentos y Bebidas

a formato de verificacin limpieza y desinfeccin

a Formato de liberacin de productos y bebidas
a Formato de chequeo de inspeccin cocina
a
Formato de baja interna de productos por control
de calidad
3 3 X
a
Formato identificacin agentes qumicos
saneamiento bsico en centro sociales
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CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES 3 3 X
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a
Formato de verificacin fechas de vencimiento y
rotacin de inventarios
a Formato recepcin de materias primas

a
Formato control de temperatura de equipos de
refrigeracin y congelacin

8.4 c Servicio de Hospedaje

a acta
a Reporte diario de hospedaje
a
factura de pago centros vacacionales y
recreativos
a Registro de husped
a inventario unidad habitacional
a
Encuesta satisfaccin servicios centros
vacacionales y recreativos
a
Actividades diarias centros vacacionales y
recreativos 3 __ X
a
Reporte de dao de centros vacacionales y
recreativos
a Lista de chequeo unidad habitacional
a Disponibilidad unidad habitacional
a Solicitud reserva
a
Solicitud de elementos en centros vacacionales y
recreativos
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3 __ X

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a Formato tratamiento de producto no conforme

a plan de mejoramiento
8.5 c Otorgar apoyo econmico
a Visita socio-familiar
a Autorizacin apoyo econmico
3 5 X
a control apoyos econmicos otorgados

a Verificacin de documentos apoyo econmicos

8.6 c Brindar servicios Funerarios

a Manejo del proceso de duelo
a Recibo de pago funerarios
3 5 X
a
Control de fallecidos miembros de la institucin
con derecho al auxilio funerario
a Control ingreso de familiares fallecidos
8.7 c Realizar prestamos
a Anlisis capacidad de endeudamiento 3 5 X
a Solicitud prstamo
Brindar servicio de Hospedaje en el hogar
8.8 c
madre mara de san Luis
a Control ocupacional
a Control diario vveres

3 5 X
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a Inventario habitacin.
Recibo de pago servicios hogar madre mara de
a
san Luis 3 5 X
a Solicitud de ingreso
a Lista de chequeo hogar madre mara de san Luis

a
Lista de chequeo alimentos y bebidas en los
hogares madre mara de san Luis
Brindar atencin, apoyo y prevencin
8.9 c
psicosocial
a Listado De Asistencia Actividades Psicosociales
a Inscripcin O Actualizacin De Datos

a Informes 3 5 X

a Invitacin Va Telefnica

a Entrega De Kit Hospitalario

a Control Seguimiento Presupuesto Asignado

8.10 c Reconocimiento de auxilio mutuo

(CP) __ X
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a
Lita de chequeo para reconocimiento y pago de
auxilio mutuo (CP) __ X

a
Formato de afiliacin, actualizacin y re afiliacin
de auxilio mutuo

10 g BOLETINES

10.3 c Boletn Informativo Policial

3 10 X X

a boletn

13 g CIRCULARES 3 10 x

13.1 c Circular acadmica

3 3 X

13.2 c Circular informativa

3 3 X

16 g ASCENSOS
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Llamamiento a curso de capacitacin para

16.1 c
ascenso
a Comunicaciones oficiales
3 5 X
a Comunicacion oficial de entes de control
a Certificado de planta presupuestal
a Proyectos de OAP para comisin de curso
16.2 c Evaluacin de la trayectoria profesional
a Comunicaciones oficiales
a Comunicacion oficial de entes de control 3 5 X
a Certificado de planta presupuestal
a Proyectos de OAP para comisin de curso

21 g PASAJES Y VIATICOS 3 5 X

22 g ENCUESTAS

22.1 c Encuestas satisfaccin del cliente

3 20 X X
a encuesta

c
Informe de parametrizacin de encuestas y
evaluaciones
22.2 3 5 X X
a Informe
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27 g HISTORIAS
27.3 c Historias Laborales
a Informacin personal y familiar
a Fotografa titular y cnyuge
a Fotocopia cdula ciudadana
a Registro civil de nacimiento
a
Registro civil de matrimonio y/o declaracin de
unin libre
a
Declaratoria de liquidacin y disolucin social
conyugal
a
Sentencia de divorcio y/o cesacin de efectos
civiles
a Registro civil nacimiento hijos
a Formato Auxilio mutuo
a Seguro voluntario y obligatorio
a Pagos de seguros
a Reconocimiento tiempo laborado
a Informacin patrimonial
a
Formato nico de hoja de vida para personas
naturales
Informacin Institucional
a Actos Administrativos de nombramiento
a Actas de posesin
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a Actos administrativos de ascenso

Inscripcin y Registro Carrera Administrativa
a
Especial.
Informacin acadmica
a Acta de grado y diplomas
a Certificados de estudio
a Cursos policiales
Informacin disciplinaria y jurdica
(CP) 100 X
a Fallos disciplinarios
a Fallos administrativos
a Fallos judiciales
a Fallos prestacionales
a Separaciones temporales
a Suspensiones
a Derogaciones
a Revocatorias

a Acto administrativo de ejecucin de la sancin

Evaluaciones de Desempeo
a Folios de vida

a Evaluaciones
 (CP) 100 X
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ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

a Clasificaciones
Informacin Laboral
a Licencias
a Vacaciones
a Secuestrados
a Desaparecidos
Comunicacion oficial de retiros
a Solicitud de retiro
a Acto Administrativo
a Reintegros

a Reincorporaciones

a Informe causa de muerte

a Registro civil de defuncin
a Hoja de servicio
27.4 Historias medico laborales
10 90 X
a Comunicacion oficial

27.5 c Historias servicio militar

a Formularios mdicos de capacidad psicofsica.
a Formulario de inscripcin.

3 48 X X
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CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
a Acto administrativo de nombramiento
a Acta tercer examen medico.
3 48 X X
a
Pliegos de Comunicacion oficial mdicos por
termino de servicio militar.
a
Acto administrativo de retiro, desvinculacin o
licenciamiento.
a Formulario de seguimiento.
a Acto administrativo por cambio de modalidad.

29 g INFORMES

c Informe a Entes de Control

29.1 3 5 X
a Informe
c Informe Contable
29.2 3 5 X
a Informe

c Informe de Austeridad en el Gasto Pblico

29.4 3 5 X
a Informe

29.5 c Informe Administrativo por Lesin o Muerte

a Informe Novedad
a Cartula del Informativo por Lesin o Muerte

3 8 X X
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ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
a Auto de Apertura
a Comunicacin Oficial
3 8 X X
a Pruebas

a
Formato calificacin de informativos
administrativos prestacionales por lesin o muerte

a
Notificacin de informativos administrativos por
lesin o muerte
c Informe de Seguimiento y Evaluacin
29.10 3 5 X
a Informe

c Informe de Back-Up
29.19 3 5 X X
a Informe
c Informe de Actividades
29.25 3 5 X
a Informe
c Informe de Accidentalidad
29.29 3 5 X
a Informe

c Informe de Novedades
29.57 3 10 X
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
29.57 3 10 X
a Informe

c Informe de Personal
29.60 3 5 X
a Informe

c Informe de Procesos
29.61 3 5 X
a Informe

30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia (CP) (CP) X

31 g LIBROS

31.3 c Libro Registro de Diplomas

(CP) (CP) X
a libro

31.7 c Libros de Control

3 5 X
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CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

3 5 X
a Libro

Libros para los servicios de Supervisin y

31.12 c
Control de las Unidades Policiales
3 18 X
a Libro

37 g NMINAS 3 18 X

38 g ORDENES

c Orden Interna
38.1 3 18 X X
a orden interna

38.3 c Orden Administrativa de Personal 3 18 X

38.8 c Orden de trabajo 3 10 X

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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

38.9 c Orden de Servicios 3 20 X

38.10 c Memorando
a memorando 3 18 X X
a Comunicacion oficial de respuesta

38.11 c Polgramas

3 18 X X

a polgramas

38.14 c Orden del Da 3 18 X

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial 3 10 X X
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P
X EL
X DG
3 10

a Correo electrnico

40 g PLANES
40.2 c Plan de Accin
3 3 X
a Comunicacion oficial
40.4 c Plan de Capacitacin
3 3 X
a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

3 3 X
a Comunicacion oficial
40.9 c Plan Estratgico
3 3 X
a Comunicacion oficial

40.19 c Plan de Desarrollo Administrativo 3 3 X

40.31 c Plan de Bienestar de Personal

a POE Plan de Estmulos e Incentivos
a Personaje de mes
3 3 X
a Felicitaciones
a Condecoraciones
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RETENCIN SOPORTE
3 3 X
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
a Otros
40.37 c Plan de Necesidades
3 5 X
a Comunicacion oficial
40.45 c Plan de Traslados
3 5 X
a Comunicacion oficial

40.46 c Plan de Vacaciones 3 3 X

41 g PROCESOS

41.1 c Proceso Administrativo por perdida y/o dao

3 20 X
a Comunicacion oficial
43 g PROYECTOS
43.10 c Proyeccin de Planta de Personal
a Traslados
a Auxiliares de Polica 3 10 X
a Novedades de Personal
a Otros Comunicacion oficial
43.18 c Proyecto de Investigacin
a Anteproyecto
a Convocatoria
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
a Propuestas de Investigacin
a Cronograma de actividades
a Financiamiento interno 3 10 X
a
Financiamiento externo
a Informe de Avance
a Informe final del proyecto
a
Otros Comunicacion oficial
43.21 c Proyecto Educativo Institucional
a Pei
3 10 X
a Actas de socializacin

47 g SISTEMAS DE INFORMACIN

c
Informes y solicitudes de verificaciones a los
sistemas de informacin
47.4 3 5 X X
a Informe

50 g TRANSFERENCIA

50.1 c transferencias Primarias

(CP) (CP) X
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

a cronograma de transferencias documentales

(CP) (CP) X
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental

52 g DISPOSICIONES 3 5 X

53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia 3 __ X

53.7 c Planilla de Control 3 __ X

54 g PUBLICACIONES 3 5 X

56 g ESTADSTICAS
3 5 X
a Comunicacion oficial

59 g COMISIONES X
59.1 c Comisiones al Exterior

3 10 X
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

control de entrega de documentos para

a
comisiones al exterior
3 10 X
a acta de instruccin.

59.2 c Comisiones al Interior 3 10 X

60 g CONVENIOS
60.2 c Convenio Educativo
a Informacin General de Convenios
3 8 X
a Estudios Previos de Convenios
a Concepto de viabilidad Costo-beneficio

70 g INSTRUCTIVOS 3 5 X

86 g PROGRAMAS X

86.1 c Programa de Acreditacin 3 8 X

86.2 c Programa Acadmico

3 8 X
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
a Planeacin de Programas
a Aprobacin plan de estudios
3 8 X
a Horarios Acadmicos

a Tratamiento del servicio o producto no conforme

86.8 c Programa de Higiene y Seguridad Ocupacional 3 8 X

Programa de Medicina Preventiva y del X

86.9 c
Trabajo
3 8

86.10 c Programa de Prevencin 3 8 X

86.11 c Programa de Promocin 3 8 X

86.17 c Programa Liberados y Secuestrados 3 10 X

Programas de promocin de la salud y

86.18 c
prevencin de la enfermedad
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
a Documentacin del procedimiento
a Formato de priorizacin
a Formato tipo de programa
a Lineamientos metodolgicos del programa
Comunicaciones oficiales de divulgacin del 3 8 X X X
a
programa
a
Registros de asistencia tcnica (implementacin y
mejora)
a
Informes de retroalimentacin y gestin del
programa
a Puntos de control

86.20 c Programa de bienestar y calidad de vida

a cronograma recreo deportivo (actividades)

3 5 X
a
Diagnostico de necesidades recreo deportivas y
culturales
a
Informe de actividades recreo deportivas y
culturales

86.24 c Programa de Visitas Domiciliarias 3 8 X

95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
Pgina 1 de 1
PROCESO GESTIN DOCUMENTAL
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO TALENTO HUMANO

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.14.4

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

a Informes de entes de Control

a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
3 5 X
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua

a Indicadores

95.2 c Sistema de Control Interno

a Acta comit de control interno 3 5 X
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo
3 5 X
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PROCESO GESTIN DOCUMENTAL
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO TALENTO HUMANO

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.14.4

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

3 5 X
a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a 3 5 X
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
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PROCESO GESTIN DOCUMENTAL
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Versin: 0
3 5 X
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO TALENTO HUMANO

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.14.4

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

a Seguimiento al control operacional

95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo

a Definicin de la gestin del riesgo

a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
a Plan manejo de riesgos 3 5 X
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial
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PROCESO GESTIN DOCUMENTAL
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GRUPO TALENTO HUMANO

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.14.4

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

SOPORTE
P PAPEL
EL ELECTRONICO
DG DIGITAL

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez
FECHA:25-05-2016 FECHA:25-05-2016
 POLICA NACIONAL

HUMANO FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

X X Se elimina en el Archivo de Gestin por prdida de vigencia.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.
 POLICA NACIONAL

HUMANO FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
X X suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X x x trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

HUMANO FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

X X
eliminado.
 POLICA NACIONAL

HUMANO FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

X X el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las

comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
X X
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.

X X Se digitaliza en su totalidad y se elimina por carecer de valores secundarios.

 POLICA NACIONAL

HUMANO FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

X X Se digitaliza en su totalidad y se elimina por carecer de valores secundarios.

X X Se digitaliza en su totalidad y se elimina por carecer de valores secundarios.

X Eliminar por carecer de valores secundarios.

 POLICA NACIONAL

HUMANO FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
X Eliminar por carecer de valores secundarios.
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

X Eliminar por carecer de valores secundarios.

 POLICA NACIONAL

HUMANO FECHA DE ACTUALIZACIN:

X Eliminar por carecer de valores secundarios.

4.4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Dejar una muestra hasta el 10% del apoyo suministrado a personal y sus familias,
X X relacionado con el conflicto armado interno e informacin relevante y digitalizar la
misma.

Dejar una muestra representativa hasta el 10% del apoyo suministrado a personal y
X X sus familias, relacionado con el conflicto armado interno e informacin relevante y
digitalizar los recibos de pago funerarios.

Dejar una muestra representativa hasta el 10% del apoyo suministrado a personal y
X X
sus familias, relacionado con el conflicto armado interno e informacin relevante.

Dejar una muestra del 10% del apoyo suministrado a personal y sus familias,
X X relacionado con el conflicto armado interno e informacin relevante y digitalizar la
misma.
 POLICA NACIONAL

HUMANO FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Dejar una muestra del 10% del apoyo suministrado a personal y sus familias,
X X relacionado con el conflicto armado interno e informacin relevante y digitalizar la
misma.

Dejar una muestra del 10% de los informes del programa y se digitaliza la informacin
X X
correspondiente que tenga relacin con el conflicto

Se conserva permanentemente durante el tiempo de viva de La persona, despus de

X x fallecido el funcionario se conservara durante 3 en el archivo de gestin y se
proceder a eliminar.
 POLICA NACIONAL

HUMANO FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Se conserva permanentemente durante el tiempo de viva de La persona, despus de

X x fallecido el funcionario se conservara durante 3 en el archivo de gestin y se
proceder a eliminar.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
X X X
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se deja una muestra representativa de un 2 % por Serie y Se microfilma lo

X X X Seleccionado

Se elimina en el archivo central por carecer de valores secundarios. Los documentos

X X
son eliminados mediante picado.

Se elimina en el archivo central por carecer de valores secundarios. Los documentos

X X
son eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

HUMANO FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, transferir al archivo

X X histrico por cuanto posee valores secundarios

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado o borrado
 POLICA NACIONAL

HUMANO FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B
 POLICA NACIONAL

HUMANO FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Cuando el funcionario sea desvinculado de la entidad y una vez sea realizada su hoja
de servicios, en el grupo de retiros se conservara los tiempos establecidos en el
archivo de gestin, posteriormente se deber transferir la historia laboral al Archivo
central de la Direccin de Talento humano. una vez cumplidos los tiempos de
retencin en el archivo central se seleccionara hasta un 5% de las historias de los
X X funcionarios que marcaron la historia de la Polica Nacional.

NOTA: El tiempo expresado en el archivo de gestin obedece a que la transferencia

no tiene un tiempo especifico por cuanto depende de factores como decisin
personal o institucional, retiros, separaciones temporales o por cumplimiento de
tiempo de servicio en la institucin.
 central de la Direccin de Talento humano. una vez cumplidos los tiempos de
retencin en el archivo central se seleccionara hasta un 5% de las historias de los
X X funcionarios que marcaron la historia de la Polica Nacional.

NOTA: El tiempo expresado en el archivo de gestin obedece a que la transferencia

no tiene un tiempo especifico por cuanto depende de factores como decisin
personal o institucional, retiros, separaciones temporales o por cumplimiento de
POLICA NACIONAL
tiempo de servicio en la institucin.

HUMANO FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto

X X X X son documentos que poseen valores secundarios para la institucin.

Cuando el funcionario sea desvinculado de su servicio militar, se debe transferir la

X X historia laboral al Archivo Central de la unidad donde se presto su servicio, para su
 POLICA NACIONAL

HUMANO FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Cuando el funcionario sea desvinculado de su servicio militar, se debe transferir la

X X historia laboral al Archivo Central de la unidad donde se presto su servicio, para su
conservacin y disposicin final.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en e l Archivo Central, seleccionar y digitalizar

una muestra representativa hasta el 3% de aquellos documentos que sean
X X X X
transcendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
 POLICA NACIONAL

HUMANO FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en e l Archivo Central, seleccionar y digitalizar

una muestra representativa hasta el 3% de aquellos documentos que sean
X X X X
transcendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

HUMANO FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
X X registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin
por cada una de las vigencias conservadas..

Conservacin total en el Archivo de Gestin , teniendo en cuenta que son el soporte

jurdico para la expedicin de constancias - certificados y su regulacin obedece a la
X normatividad del Ministerio de Educacin Nacional por ser el Ente rector en la
materia.

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer

X x
de valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado
 POLICA NACIONAL

HUMANO FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer

X x
de valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
X X X la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

X X X histrico.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

X X X
histrico

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

X X X histrico.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
X X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
 POLICA NACIONAL

HUMANO FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

X X Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

HUMANO FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D
X M S MG E/B
X Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se deja muestra representativa de un 1% por esta subseries; Se microfilma lo

X X X Seleccionado

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

HUMANO FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5% de aquellos documentos que sean
X X X
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

 POLICA NACIONAL

HUMANO FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado o borrado

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

X X Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.
 POLICA NACIONAL

HUMANO FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

X X Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Se deja una muestra representativa de un 5% por subseries; Se microfilma lo

X X X Seleccionado

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

X X valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

X X
carecer de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar por carecer de

X X valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

HUMANO FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de

constante consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo
Central, Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y
X X X microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
 POLICA NACIONAL

HUMANO FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
 POLICA NACIONAL

HUMANO FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Se elimina mediante picado, una vez culmina el tiempo de retencin en el archivo

X central, por no poseer valor documental secundario.

Dejar una muestra del 10% de los informes del programa y se digitaliza la informacin
X X correspondiente que tenga relacin con el conflicto

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

HUMANO FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

HUMANO FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA
Transcurrido el tiempo de retencin enNACIONAL
el Archivo Central eliminar por carecer
X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
HUMANO FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

X X secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

HUMANO FECHA DE ACTUALIZACIN:

4.4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

DISPOSICIN FINAL
CT CONSERVACIN TOTAL
M MICROFILMACIN
D DIGITALIZACIN
S SELECCIN BG. RAMIRO CASTRILLON LARA
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO Firma Presidente Comit de Gestin Documental

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : UNIDADES DESCONCENTRA

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial
3 10 x
Registro de peticiones de solucion inmediata
a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion
1.12
c Solicitudes de consulta
a solicitud 3 __ X X
a formato de consulta o prstamo de documentos

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin 3 5 X

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UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta (CP) 50
2.5 X
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso 3 10 X

c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion 3 20 X
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta 3 18 X

a lista de asistencia
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
c
a Actas de Revista
a
2.40 Acta 3 10 X
Lista de Verificacion

Actas de Eliminacin Documental

c Propuesta de Eliminacion
a
2.81 a Formato de Eliminacion 20 50 X
a Acta de Aprobacion
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos 3 20 X
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial
Solicitudes y Comunicacion oficial
3.1 c
administrativos
a Requerimientos personales
3 __ X X
a Mantenimientos
a Necesidades administrativas

5 g ASUNTOS INTERNACIONALES
5.1 c Instrumentos de Cooperacin
a memorandos de entendimiento 3 10 x
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
a acuerdos de cooperacin policial
a convenios
5.2 c actividades de Cooperacin Internacional
a correo electrnico
a comunicacin agregadura 3 10 x
a tramites internos

a respuesta a requerimiento
5.5 c Anlisis de Informacin Internacional
a informes
a estadsticas 3 10 x
a estudios

10 g BOLETINES

10.3 c Boletn Informativo Policial

3 10 X X
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
3 10 X X

a boletn

15 g CONCEPTOS

15.2 c Concepto Tcnico

a Solicitud
3 10 X
a Anexos

a Respuesta

24 g ESTUDIOS
24.1 c Estudio Seguridad a Personas

a estudio 3 5 X
a Formatos 2SP-FR-00024
24.2 c Estudio de la conducta criminal

3 5 X
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

a Artculo 3 5 X

a Informe Final

24.3 c Estudio Criminolgico

a Estudio 3 20 X
a Investigacin

25 g EXPEDIENTES
25.2 c de Vehculos
3 5 X
a Comunicacion oficial
25.26 c de Aeronaves
3 10 X
a Comunicacion oficial

29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1 3 5 X
a Informe
c Informe de Back-Up
29.19 3 5 X X
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

29.19 3 5 X X
a Informe

c Informe de Actividades
29.25 3 5 X
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29 3 5 X
a Informe
c Informe de Contrainteligencia

29.43 3 30 X
a Informe

c Informe de Novedades
29.57 3 10 X
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58 3 5 X
a Informe

30 g INVENTARIOS
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

30.10 c Inventario Documental de la dependencia (CP) (CP) X

31 g LIBROS
31.7 c Libros de Control
3 5 X
a Libro

38 g ORDENES
c Orden Interna
38.1 3 18 X X
a orden interna

38.8 c Orden de trabajo 3 10 X

38.10 c Memorando
a memorando 3 18 X X
a Comunicacion oficial de respuesta
38.11 c Polgramas
3 18 X X
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

3 18 X X
a polgramas
38.15 c Orden con Plazo
a Comunicacin oficial 3 10 X X
a Correo electrnico
39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos 3 10 X X

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos 3 5 X X

40 g PLANES
40.2 c Plan de Accin
3 3 X
a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

3 3 X
a Comunicacion oficial
40.9 c Plan Estratgico
3 3 X
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
3 3 X
a Comunicacion oficial

40.13 c Plan de Seguridad

3 3 X
a Comunicacion oficial
40.37 c Plan de Necesidades
3 5 X
a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad 3 3 X

43 g PROYECTOS
43.18 c Proyecto de Investigacin
a Anteproyecto
a Convocatoria
a Propuestas de Investigacin
a Cronograma de actividades
3 10 X
a Financiamiento interno
a Financiamiento externo
a Informe de Avance
a Informe final del proyecto
a Otros Comunicacion oficial
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UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias

a cronograma de transferencias documentales (CP) (CP) X

a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia 3 __ X

53.7 c Planilla de Control 3 __ X

56 g ESTADSTICAS
3 5 X
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis 3 5 X
a estudio de situacin
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UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

70 g INSTRUCTIVOS 3 5 X

95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria 3 5 X
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
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UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL 3 5 LA OFICINA PRODUCTORA:

CDIGO DE X 16.15

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno 3 5 X
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo
3 5 X
a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o 3 5 X
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : UNIDADES DESCONCENTRA

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15

3 RETENCIN 5 X SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

Cronograma de seguimiento y medicin

a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
a Seguimiento al control operacional

95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo

a Definicin de la gestin del riesgo

a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
a Plan manejo de riesgos 3 5 X
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
a Comunicaciones oficiales
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : UNIDADES DESCONCENTRA

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL 3 5 LA OFICINA PRODUCTORA:

CDIGO DE X 16.15

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
a Actas
a Comunicacion oficial

SOPORTE
P PAPEL
EL ELECTRONICO
DG DIGITAL

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez
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Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : UNIDADES DESCONCENTRA

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

FECHA:25-05-2016 FECHA:25-05-2016
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NCENTRADAS FECHA DE ACTUALIZACIN:

5 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

X X Se elimina en el Archivo de Gestin por prdida de vigencia.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.
 POLICA NACIONAL

NCENTRADAS FECHA DE ACTUALIZACIN:

5 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
X X suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X x x trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.
 POLICA NACIONAL

NCENTRADAS FECHA DE ACTUALIZACIN:

5 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

X X
eliminado.
 POLICA NACIONAL

NCENTRADAS FECHA DE ACTUALIZACIN:

5 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

X X el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las

comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
X X
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin conservar permanentemente teniendo en cuenta

x x X x
que estos documentos enmarcan los acuerdos de cooperacin policial con otros
pases.
 POLICA NACIONAL

NCENTRADAS FECHA DE ACTUALIZACIN:

5 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B Transcurrido el tiempo de retencin conservar permanentemente teniendo en cuenta
que estos documentos enmarcan los acuerdos de cooperacin policial con otros
pases.

Transcurrido el tiempo de retencin conservar permanentemente teniendo en cuenta

x x X x que estos documentos enmarcan los acuerdos de cooperacin policial con otros
pases.

Transcurrido el tiempo de retencin conservar permanentemente teniendo en cuenta

x x X x que estos documentos enmarcan los acuerdos de cooperacin policial con otros
pases.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
X X X
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

NCENTRADAS FECHA DE ACTUALIZACIN:

5 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
X X X
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se deja una muestra representativa del 5% de aquellos documentos que sean

X X X trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.
 POLICA NACIONAL

NCENTRADAS FECHA DE ACTUALIZACIN:

5 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Se deja una muestra representativa del 5% de aquellos documentos que sean

X X X trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5% de aquellos documentos que sean
X X X
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

NCENTRADAS FECHA DE ACTUALIZACIN:

5 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit

de actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto
X X X posee valore secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en
dicho comit.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

NCENTRADAS FECHA DE ACTUALIZACIN:

5 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
X X registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin
por cada una de las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer

X x
de valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

X X X
histrico

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
X X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

NCENTRADAS FECHA DE ACTUALIZACIN:

5 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

X X Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

X X Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

NCENTRADAS FECHA DE ACTUALIZACIN:

5 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
 POLICA NACIONAL

NCENTRADAS FECHA DE ACTUALIZACIN:

5 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

X X Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

X X valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

X X
carecer de valores primarios.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

NCENTRADAS FECHA DE ACTUALIZACIN:

5 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de

constante consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo
Central, Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y
X X X X microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

NCENTRADAS FECHA DE ACTUALIZACIN:

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

5 X X RESOLUCION 0202 del 26/01/2010
RESOLUCIN Y FECHA: de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

NCENTRADAS FECHA DE ACTUALIZACIN:

5 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer
X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

X X secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

NCENTRADAS FECHA DE ACTUALIZACIN:

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

5 X X RESOLUCION
RESOLUCIN Y FECHA: 0202 del 26/01/2010
secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

DISPOSICIN FINAL
CT CONSERVACIN TOTAL
M MICROFILMACIN
D DIGITALIZACIN
S SELECCIN BG. RAMIRO CASTRILLON LARA
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO Firma Presidente Comit de Gestin Documental

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

 POLICA NACIONAL

NCENTRADAS FECHA DE ACTUALIZACIN:

5 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

FECHA:26-05-2016
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Fecha: de liberacin
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OFICINA PRODUCTORA : SECCIONAL DE TRANSITO Y
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL
ANTIOQUIA

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16,15.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial
3 10 x
Registro de peticiones de solucion inmediata
a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion
1.12 c Solicitudes de consulta
a solicitud
3 __ X X
a formato de consulta o prstamo de documentos

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin 3 5 X

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Fecha: de liberacin
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OFICINA PRODUCTORA : SECCIONAL DE TRANSITO Y
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL
ANTIOQUIA

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16,15.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

2.3 c Actas de comit

a acta del comit 3 18 X X X
a lista de asistencia
c
a
a Actas de Entrega de cargo Acta
2.5 a Inventarios (CP) 50 X
Documentales Inventario de Bienes

2.6 c Actas de entrega de elementos

a acta de asignacin de bienes 3 5 X
a Comunicacion oficial de entrega
2.10 c Acta de compromiso
a acta de la reunin 3 10 X
a lista de asistencia
c
a
a Acta de Reunion de Trabajo Actas
2.25 de Reunion Lista de 3 20 X
Asisitencia
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL
ANTIOQUIA

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16,15.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
c
a
a Actas de Capacitacin
2.35 Acta 3 18 X
listados de asistencia

c
a Actas de Revista Acta
2.40 a Lista de 3 10 X
Verificacion

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a 20 50 X
Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL
ANTIOQUIA

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16,15.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

Actas de Entrega de unidad Acta

Informe
c Ejecutivo de la Gestion Situacion
a de los Recursos Planta de
a Personal Porgramas,
a
2.85 a a estudios y proyectos Obras 3 20 X
a Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g COMUNICACIN OFICIAL
Solicitudes y Comunicacion oficial
3.1 c
administrativos
a Requerimientos personales 3 __ X X
a Mantenimientos
a Necesidades administrativas
10 g BOLETINES
10.2 c Boletn de criminalidad
3 20 X
a Boletn semanal de criminalidad
10.3 c Boletn Informativo Policial

3 10 X X
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

3 10 X X
a boletn

17 g CONTRATOS
17.7 c Contrato Interadministrativo
a Estudio de Conveniencia y Oportunidad
a Cronograma de Ejecucin del Proceso

a
Solicitud Certificado de Disponibilidad
Presupuestal
a Certificado de Disponibilidad Presupuestal
a Contrato Interadministrativo 3 20 X
a Registro Presupuestal
a Plizas
a Publicacin Diario Oficial
a Pago Impuesto de Timbre
a Informes de Avance
a Acta de Liquidacin
29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1 a 3 5 X
Informe
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

29.11 c Informe especial de Polica

a Hechos conocidos 3 20 X

a Elementos que hacen parte de los hechos.

c Informe de Back-Up
29.19 a 3 5 X X
Informe

c Informe de Actividades
29.25 a 3 5 X
Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29 3 5 X
a Informe

c Informe de Novedades
29.57 a 3 5 X
Informe

c Informe de Procesos
29.61 3 5 X
a Informe
30 g INVENTARIOS
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL
ANTIOQUIA

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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

30.10 c Inventario Documental de la dependencia (CP) (CP) X

31 g LIBROS

31.5 c Libros de poblacin

3 18 X
a Libro

31.6 c Libro Minuta de Guardia

3 18 X
a Libro

31.7 c Libros de Control

3 5 X
a Libro

31.8 c Libros de Servicio de Polica

3 5 X
a Libro
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL
ANTIOQUIA

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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

31.10 c Libro minuta de vigilancia

3 18 X
a Libro

31.11 c Libro control de denuncias

3 18 X
a Libro

Libros para los servicios de Supervisin y

31.12 c
Control de las Unidades Policiales
3 18 X
a Libro

38 g ORDENES
38.1 c Orden Interna
3 18 X X
a orden interna

38.3 c Orden Administrativa de Personal 3 18 X

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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL
ANTIOQUIA

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16,15.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

38.8 c Orden de trabajo 3 10 X

38.9 c Orden de Servicios 3 20 X

38.10 c Memorando
a memorando
3 18 X X
a Comunicacion oficial de respuesta

38.11 c Polgramas
3 18 X X
a polgramas

38.14 c Orden del Da 3 18 X

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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL
ANTIOQUIA

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16,15.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial 3 10 X X

a Correo electrnico

39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos 3 10 X X

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos 3 5 X X

40 g PLANES
40.2 c Plan de Accin
3 3 X
a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

3 3 X
a Comunicacion oficial

40.9 c Plan Estratgico

3 3 X
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL
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UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16,15.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
3 3 X
a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

3 5 X
a Comunicacion oficial

46 g RESOLUCIONES 3 10 X

50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
(CP) (CP) X
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia 3 __ X

53.7 c Planilla de Control 3 __ X

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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

57 g CAMPAAS 3 3 X

60 g CONVENIOS

60.8 c Convenio Interadministrativo

a Informacin General de Convenios

3 8 X
a Estudios Previos de Convenios
a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
62 g CONTROL DE DOCUMENTOS
a Comunicacin oficial
a Concepto de Planeacin
a Concepto de viabilidad jurdica 3 5 X X
a Formato Control de Documentos 1DS-FR-0001

a
Formato o documento propuesto para creacin,
modificacin o eliminacin
86 g PROGRAMAS X

86.10 c Programa de Prevencin 3 8 X

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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL
ANTIOQUIA

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16,15.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

86.30 c Programa de Gestin Ambiental 3 8 X

Programa de Conservacin Preventiva para

86.33 c
los Archivos
a
Formato de seguimiento a los programas de
conservacin.
a Diagnostico integral 3 8 X X
a Acta
a Informes
a Constancias
a Planillas de Medicin temperatura
95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria 3 5 X
a Orden de Servicio
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL
ANTIOQUIA

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16,15.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES 3 5 X
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno 3 5 X
a Comunicacion oficial

95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

3 5 X
a Comunicacion oficial
95.4 c Sistema de Gestin Ambiental
Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos

3 5 X
Pgina 1 de 1
PROCESO GESTIN DOCUMENTAL
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
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OFICINA PRODUCTORA : SECCIONAL DE TRANSITO Y
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL
ANTIOQUIA

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16,15.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

Evaluacin, actuacin y prevencin de

a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o 3 5 X
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional

95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo

a Definicin de la gestin del riesgo

a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
a Plan manejo de riesgos 3 5 X
a Plan de contingencia
Pgina 1 de 1
PROCESO GESTIN DOCUMENTAL
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
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OFICINA PRODUCTORA : SECCIONAL DE TRANSITO Y
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL
ANTIOQUIA

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16,15.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES 3 5 X
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial

SOPORTE
P PAPEL
EL ELECTRONICO
DG DIGITAL

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez
FECHA:25-05-2016 FECHA:25-05-2016
 POLICA NACIONAL
ANSITO Y TRANSPORTE
FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
X X X x
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

X X Se elimina en el Archivo de Gestin por prdida de vigencia.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.
 POLICA NACIONAL
ANSITO Y TRANSPORTE
FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
X X suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X x x X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
X X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL
ANSITO Y TRANSPORTE
FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

X X
eliminado.
 POLICA NACIONAL
ANSITO Y TRANSPORTE
FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

X X el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las comunicaciones

X X oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno, mantenimiento, elementos y
necesidades administrativas sern eliminadas mediante el proceso de picado.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

X X X histrico.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
X X X X
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL
ANSITO Y TRANSPORTE
FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
X X X X
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
X X X X
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.
 POLICA NACIONAL
ANSITO Y TRANSPORTE
FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en e l Archivo Central, seleccionar y digitalizar

una muestra representativa hasta el 3% de aquellos documentos que sean
X X X X X
transcendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL
ANSITO Y TRANSPORTE
FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por

ser un documento de constante actualizacin y consulta, para las
X X dependencias, se deben registrar la totalidad de las series y subseries
conservadas, haciendo la descripcin por cada una de las vigencias
conservadas..

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
X X X la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
X X X la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer de

X X
valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
X X X
la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL
ANSITO Y TRANSPORTE
FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
X X X X la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
X X X X la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
X X X X la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

X X X
histrico

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

X X X histrico.
 POLICA NACIONAL
ANSITO Y TRANSPORTE
FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
X X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
X X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
 POLICA NACIONAL
ANSITO Y TRANSPORTE
FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

X X Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL
ANSITO Y TRANSPORTE
FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

X X X
histrico.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

X X Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

X X
carecer de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

X X
carecer de valores primarios.
 POLICA NACIONAL
ANSITO Y TRANSPORTE
FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL
ANSITO Y TRANSPORTE
FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, digitalizar y eliminar por

X X carecer de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL
ANSITO Y TRANSPORTE
FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
X X PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL
ANSITO Y TRANSPORTE
FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

X X secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL
ANSITO Y TRANSPORTE
FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor
X X secundario, los documentos sern PROCEDIMIENTO
eliminados mediante picado.
CT D M S MG E/B

DISPOSICIN FINAL
CT CONSERVACIN TOTAL
M MICROFILMACIN
D DIGITALIZACIN
S SELECCIN BG. RAMIRO CASTRILLON LARA
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO Firma Presidente Comit de Gestin Documental

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : SOPORTE Y APOYO

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial
3 10

Registro de peticiones de solucion inmediata

a
(1IP-FR-0014)
x

a Denuncios

a Peticion

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin 3 5 X

2.3 c Actas de comit

3 18 X X X
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : SOPORTE Y APOYO

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

a acta del comit 3 18 X X X

a lista de asistencia
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta (CP) 50
2.5 X
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion 3 20 X
Lista de Asisitencia

c
a
a Actas de Capacitacin
2.35 Acta 3 18 X
listados de asistencia
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
c
a Actas de Revista
2.40 a Acta 3 10 X
Lista de Verificacion

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a 20 50 X
Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos 3 20 X
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g COMUNICACIN OFICIAL
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos
a Requerimientos personales 3 __ X X
a Mantenimientos
a Necesidades administrativas
8 g BIENESTAR
8.1 c Afiliaciones
a Solicitud de afiliacin /definicin
a Desprendible de pago
a Extracto de hoja de servicios 3 5 X X
a Formulario
a Notificacin, aprobacin, afiliacin y desafiliacin
a Informe, tramite, afiliacin o desafiliacin
8.2 c Reservas
a solicitud - respuesta reserva
a check-in tarjeta de registro hotelero.
a Formato de inventario de habitacin. 3 5 X X
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
3 5 X X

a
Formato reporte de equipos y maletas del
husped

a Formato de invitado aprobado (carnet-cc)

8.3 c Servicio de Alimentos y Bebidas
a formato de verificacin limpieza y desinfeccin

a Formato de liberacin de productos y bebidas

a Formato de chequeo de inspeccin cocina

a
Formato de baja interna de productos por control
de calidad
3 3 X
a
Formato identificacin agentes qumicos
saneamiento bsico en centro sociales

a
Formato de verificacin fechas de vencimiento y
rotacin de inventarios
a Formato recepcin de materias primas

a
Formato control de temperatura de equipos de
refrigeracin y congelacin
8.4 c Servicio de Hospedaje
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
a acta
a Reporte diario de hospedaje

a
factura de pago centros vacacionales y
recreativos
a Registro de husped
a inventario unidad habitacional

a
Encuesta satisfaccin servicios centros
vacacionales y recreativos

a
Actividades diarias centros vacacionales y
recreativos

a
Reporte de dao de centros vacacionales y 3 __ X
recreativos

a Lista de chequeo unidad habitacional

a Disponibilidad unidad habitacional

a Solicitud reserva

a
Solicitud de elementos en centros vacacionales y
recreativos

a Formato tratamiento de producto no conforme

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3FORMATO TABLA DE
__ RETENCIN X
DOCUMENTAL
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

a plan de mejoramiento

8.5 c Otorgar apoyo econmico

a Visita socio-familiar

a Autorizacin apoyo econmico 3 5 X

a control apoyos econmicos otorgados

a Verificacin de documentos apoyo econmicos

8.6 c Brindar servicios Funerarios

a Manejo del proceso de duelo

a Recibo de pago funerarios k 5 X

a
Control de fallecidos miembros de la institucin
con derecho al auxilio funerario
a Control ingreso de familiares fallecidos

8.7 c Realizar prestamos

3 5 X
a Anlisis capacidad de endeudamiento
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO3GESTIN ARCHIVO5CENTRAL P
X EL DG
a Solicitud prstamo
Brindar servicio de Hospedaje en el hogar
8.8 c
madre mara de san Luis
a Control ocupacional
a Control diario vveres
a Inventario habitacin.
a
Recibo de pago servicios hogar madre mara de 3 5 X
san Luis
a Solicitud de ingreso

a Lista de chequeo hogar madre mara de san Luis

a
Lista de chequeo alimentos y bebidas en los
hogares madre mara de san Luis
Brindar atencin, apoyo y prevencin
8.9 c
psicosocial
a Listado De Asistencia Actividades Psicosociales
a Inscripcin O Actualizacin De Datos
3 5 X
a Informes
a Invitacin Va Telefnica
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3 RETENCIN 5 X SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
a Entrega De Kit Hospitalario
a Control Seguimiento Presupuesto Asignado

8.10 c Reconocimiento de auxilio mutuo

a
Lita de chequeo para reconocimiento y pago de
auxilio mutuo (CP) __ X

a
Formato de afiliacin, actualizacin y re afiliacin
de auxilio mutuo
10 g BOLETINES

10.3 c Boletn Informativo Policial

3 10 X X

a boletn

13 g CIRCULARES 3 10
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

13.1 c Circular acadmica

3 3 X

13.2 c Circular informativa

3 3 X

15 g CONCEPTOS

15.2 c Concepto Tcnico

a Solicitud
3 10 X
a Anexos
a Respuesta
15.15 c Conceptos de Planeacin
a Solicitud
3 10 X
a Anexos
a Respuesta
16 g ASCENSOS
Llamamiento a curso de capacitacin para
16.1 c
ascenso
a Comunicaciones oficiales
3 5 X
a Comunicacion oficial de entes de control
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO3GESTIN ARCHIVO5CENTRAL P
X EL DG
a Certificado de planta presupuestal
a Proyectos de OAP para comisin de curso

16.2 c Evaluacin de la trayectoria profesional

a Comunicaciones oficiales
3 5 X
a Comunicacion oficial de entes de control
a Certificado de planta presupuestal
a Proyectos de OAP para comisin de curso

21 g PASAJES Y VIATICOS 3 5 X

22 g ENCUESTAS
22.1 c Encuestas satisfaccin del cliente
3 20 X X
a encuesta

c
Informe de parametrizacin de encuestas y
evaluaciones
22.2 3 5 X X
a Informe

24 g ESTUDIOS
24.13 c Estudio de Planeacin
3 5 X
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
Comunicacion oficial 3 5 X
a

27 g HISTORIAS
27.3 c Historias Laborales
a Informacin personal y familiar
a Fotografa titular y cnyuge
a Fotocopia cdula ciudadana
a Registro civil de nacimiento
a
Registro civil de matrimonio y/o declaracin de
unin libre
a
Declaratoria de liquidacin y disolucin social
conyugal
a
Sentencia de divorcio y/o cesacin de efectos
civiles
a Registro civil nacimiento hijos
a Formato Auxilio mutuo
a Seguro voluntario y obligatorio
a Pagos de seguros
a Reconocimiento tiempo laborado
a Informacin patrimonial
a
Formato nico de hoja de vida para personas
naturales
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

Informacin Institucional
a Actos Administrativos de nombramiento
a Actas de posesin
a Actos administrativos de ascenso
Inscripcin y Registro Carrera Administrativa
a
Especial.
Informacin acadmica
a Acta de grado y diplomas
a Certificados de estudio
a Cursos policiales
Informacin disciplinaria y jurdica
a Fallos disciplinarios
(CP) 100 X
a Fallos administrativos
a Fallos judiciales
a Fallos prestacionales

a Separaciones temporales

a Suspensiones
a Derogaciones
a Revocatorias
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Versin: 0 (CP) 100 X
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

a Acto administrativo de ejecucin de la sancin

Evaluaciones de Desempeo
a Folios de vida
a Evaluaciones
a Clasificaciones
Informacin Laboral
a Licencias
a Vacaciones
a Secuestrados
a Desaparecidos
Comunicacion oficial de retiros
a Solicitud de retiro
a Acto Administrativo
a Reintegros
a Reincorporaciones
a Informe causa de muerte
a Registro civil de defuncin
a Hoja de servicio
27.4 Historias medico laborales
10 90 X
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
10 90 X
a Comunicacion oficial

27.5 c Historias servicio militar

a Formularios mdicos de capacidad psicofsica.

a Formulario de inscripcin.
a Acto administrativo de nombramiento
a Acta tercer examen medico.
3 48 X X
a
Pliegos de Comunicacion oficial mdicos por
termino de servicio militar.
a
Acto administrativo de retiro, desvinculacin o
licenciamiento.
a Formulario de seguimiento.
a Acto administrativo por cambio de modalidad.

28 g COMUNICACIN PBLICA

Manejo de la informacin difundida en medios

28.1 c
de comunicacin
a Hecho noticioso 3 5 X X
a Convocatoria rueda de prensa
a Boletn de prensa
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1 3 5 X
a Informe
c Informe Contable
29.2 3 5 X
a Informe

c Informe de Austeridad en el Gasto Pblico

29.4 3 5 X
a Informe

29.5 c Informe Administrativo por Lesin o Muerte

a Informe Novedad
a Cartula del Informativo por Lesin o Muerte
a Auto de Apertura
a Comunicacin Oficial
a Pruebas 3 8 X X

a
Formato calificacin de informativos
administrativos prestacionales por lesin o muerte

a
Notificacin de informativos administrativos por
lesin o muerte
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
c Informe de Seguimiento y Evaluacin
29.10 3 5 X
a Informe
c Informe de Back-Up
29.19 3 5 X X
a Informe

c Informe de Actividades
29.25 3 5 X
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29 3 5 X
a Informe
c Informe de Novedades
29.57 3 10 X
a Informe

c Informe de Personal
29.60 3 5 X
a Informe

c Informe de Procesos
29.61 3 5 X
a Informe
30 g INVENTARIOS
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UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

30.10 c Inventario Documental de la dependencia (CP) (CP) X

31 g LIBROS
31.3 c Libro Registro de Diplomas

(CP) (CP) X
a libro

31.7 c Libros de Control

3 5 X
a Libro

Libros para los servicios de Supervisin y

31.12 c
Control de las Unidades Policiales 3 18 X
a Libro

37 g NMINAS 3 18 X

38 g ORDENES
c Orden Interna
38.1 3 18 X X
a orden interna
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Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : SOPORTE Y APOYO

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

38.3 c Orden Administrativa de Personal 3 18 X

38.8 c Orden de trabajo 3 10 X

38.9 c Orden de Servicios 3 20 X

38.10 c Memorando
a memorando 3 18 X X
a Comunicacion oficial de respuesta
38.11 c Polgramas
3 18 X X
a polgramas
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Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : SOPORTE Y APOYO

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

38.14 c Orden del Da 3 18 X

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial 3 10 X X
a Correo electrnico
39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos 3 10 X X

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos 3 5 X X

40 g PLANES
40.1 c Plan Anual de Compras
a Requerimientos
a Anteproyecto de ingresos y gastos
a Aprobacin junta directiva
3 5 X
a Plan de necesidades
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : SOPORTE Y APOYO

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO3GESTIN ARCHIVO5CENTRAL P
X EL DG

a Informe de ejecucin presupuestal

a Aprobacin plan de necesidades
a Modificaciones
40.2 c Plan de Accin
3 3 X
a Comunicacion oficial
40.4 c Plan de Capacitacin
3 3 X
a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

3 3 X
a Comunicacion oficial

40.9 c Plan Estratgico

3 3 X
a Comunicacion oficial

40.19 c Plan de Desarrollo Administrativo 3 3 X

40.31 c Plan de Bienestar de Personal

a POE Plan de Estmulos e Incentivos
a Personaje de mes
3 3 X
a Felicitaciones
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO3GESTIN ARCHIVO3CENTRAL P
X EL DG
a Condecoraciones
a Otros
40.37 c Plan de Necesidades
3 5 X
a Comunicacion oficial
40.45 c Plan de Traslados
3 5 X
a Comunicacion oficial

40.46 c Plan de Vacaciones 3 3 X

41 g PROCESOS

41.1 c Proceso Administrativo por perdida y/o dao

3 20 X
a Comunicacion oficial

43 g PROYECTOS
43.10 c Proyeccin de Planta de Personal
a Traslados
a Auxiliares de Polica 3 10 X
a Novedades de Personal
a Otros Comunicacion oficial
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

43.18 c Proyecto de Investigacin

a Anteproyecto
a Convocatoria
a Propuestas de Investigacin
a Cronograma de actividades
3 10 X
a Financiamiento interno
a Financiamiento externo
a Informe de Avance
a Informe final del proyecto
a Otros Comunicacion oficial
43.21 c Proyecto Educativo Institucional
a Pei
3 10 X
a Actas de socializacin

47 g SISTEMAS DE INFORMACIN

c
Informes y solicitudes de verificaciones a los
sistemas de informacin
47.4 3 5 X X
a Informe
50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias

(CP) (CP) X
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

a cronograma de transferencias documentales

(CP) (CP) X
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental

52 g DISPOSICIONES 3 5 X

53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia 3 __ X

53.7 c Planilla de Control 3 __ X

54 g PUBLICACIONES 3 5 X

56 g ESTADSTICAS
3 5 X
a Comunicacion oficial
59 g COMISIONES X
59.1 c Comisiones al Exterior
control de entrega de documentos para
a
comisiones al exterior
3 10 X
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO3GESTIN ARCHIVO10CENTRAL P
X EL DG
a acta de instruccin.

59.2 c Comisiones al Interior 3 10 X

60 g CONVENIOS
60.1 c Convenio de Cooperacin
a Informacin General de Convenios
3 8 X
a Estudios Previos de Convenios
a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
60.2 c Convenio Educativo
a Informacin General de Convenios
3 8 X
a Estudios Previos de Convenios
a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
60.4 c Convenio Interinstitucional
a Informacin General de Convenios
3 8 X
a Estudios Previos de Convenios
a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
60.7 c Convenio Multilateral
a Informacin General de Convenios
3 18 X
a Estudios Previos de Convenios
a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

60.8 c Convenio Interadministrativo

a Informacin General de Convenios
3 8 X
a Estudios Previos de Convenios
a Concepto de viabilidad Costo-beneficio

70 g INSTRUCTIVOS 3 5 X

86 g PROGRAMAS X

86.1 c Programa de Acreditacin 3 8 X

86.2 c Programa Acadmico

a Planeacin de Programas
a Aprobacin plan de estudios
3 8 X
a Horarios Acadmicos

a Tratamiento del servicio o producto no conforme

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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

86.8 c Programa de Higiene y Seguridad Ocupacional 3 8 X

Programa de Medicina Preventiva y del X

86.9 c
Trabajo
3 8

86.10 c Programa de Prevencin 3 8 X

86.11 c Programa de Promocin 3 8 X

Programas de promocin de la salud y

86.18 c
prevencin de la enfermedad
a Documentacin del procedimiento
a Formato de priorizacin
a Formato tipo de programa
a Lineamientos metodolgicos del programa
a
Comunicaciones oficiales de divulgacin del 3 8 X X X
programa
a
Registros de asistencia tcnica (implementacin y
mejora)
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3 RETENCIN 8 X X
SOPORTE X
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

a
Informes de retroalimentacin y gestin del
programa
a Puntos de control

86.20 c Programa de bienestar y calidad de vida

a cronograma recreo deportivo (actividades)

a
Diagnostico de necesidades recreo deportivas y 3 5 X
culturales

a
Informe de actividades recreo deportivas y
culturales

86.24 c Programa de Visitas Domiciliarias 3 8 X

92 g MEJORA CONTINUA E INNOVACIN X

92.1 c Mejora Continua
a Acta subcomit de mejoramiento gerencial
a Acciones de mejora
3 5 X
a Acciones correctivas
a Acciones preventivas
a Plan de mejoramiento
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
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92.2 c Rendicin de cuentas

a Comunicaciones oficiales
a Derecho de peticin
a Actas
a Encuestas
3 5 X
a Matriz de tabulacin y anlisis de encuesta
a Comunicacion oficial
a Formulacin de propuestas o preguntas
a Evaluacin del evento
a Listado de invitados
92.3 c Revisin por la direccin
a Acta de Revisin por la Direccin
a Acta inicial
a Anlisis y recomendaciones 3 5 X
a Certificado
a Comunicacin oficial
a Mapas de procesos de segundo nivel
95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
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a Informes de entes certificadores

a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria 3 5 X
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno 3 5 X
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo
3 5 X
a Comunicacion oficial
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
3 5 X
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : SOPORTE Y APOYO

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo

a Definicin de la gestin del riesgo
a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
a Plan manejo de riesgos 3 5 X
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial

SOPORTE
P PAPEL
EL ELECTRONICO
DG DIGITAL
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UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.1

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez
FECHA:25-05-2016 FECHA:25-05-2016
 POLICA NACIONAL

O FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
 POLICA NACIONAL

O FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una
muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
X X suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.
 POLICA NACIONAL

O FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

X X
eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

X X el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.
 POLICA NACIONAL

O FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las comunicaciones

X X oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno, mantenimiento, elementos y
necesidades administrativas sern eliminadas mediante el proceso de picado.

X X Se digitaliza en su totalidad y se elimina por carecer de valores secundarios.

X X Se digitaliza en su totalidad y se elimina por carecer de valores secundarios.

 POLICA NACIONAL

O FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B
X X Se digitaliza en su totalidad y se elimina por carecer de valores secundarios.

X Eliminar por carecer de valores secundarios.

 POLICA NACIONAL

O FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

X Eliminar por carecer de valores secundarios.

 X Eliminar por carecer de valores secundarios.
POLICA NACIONAL

O FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Dejar una muestra hasta el 10% del apoyo suministrado a personal y sus familias,
X X relacionado con el conflicto armado interno e informacin relevante y digitalizar la
misma.

Dejar una muestra representativa hasta el 10% del apoyo suministrado a personal y
X X sus familias, relacionado con el conflicto armado interno e informacin relevante y
digitalizar los recibos de pago funerarios.

Dejar una muestra representativa hasta el 10% del apoyo suministrado a personal y
X X
sus familias, relacionado con el conflicto armado interno e informacin relevante.
 POLICA NACIONAL

O FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
Dejar una muestra representativa PROCEDIMIENTO
hasta el 10% del apoyo suministrado a personal y
CT D
X M S
X MG E/B
sus familias, relacionado con el conflicto armado interno e informacin relevante.

Dejar una muestra del 10% del apoyo suministrado a personal y sus familias,
X X relacionado con el conflicto armado interno e informacin relevante y digitalizar la
misma.

Dejar una muestra del 10% de los informes del programa y se digitaliza la informacin
X X
correspondiente que tenga relacin con el conflicto
 POLICA NACIONAL

O FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

X DISPOSICIN XFINAL Dejar una muestra del 10% de los informes del programa y se digitaliza la informacin
correspondiente que tenga relacin con el conflicto
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Se conserva permanentemente durante el tiempo de viva de La persona, despus de

X x fallecido el funcionario se conservara durante 3 en el archivo de gestin y se
proceder a eliminar.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
X X X
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se deja una muestra representativa de un 2 % por Serie y Se microfilma lo

X X X Seleccionado
 POLICA NACIONAL

O FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Se elimina en el archivo central por carecer de valores secundarios. Los documentos

X X
son eliminados mediante picado.

Se elimina en el archivo central por carecer de valores secundarios. Los documentos

X X
son eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

O FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
CT D
X M S MG E/B
X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, transferir al archivo

X X histrico por cuanto posee valores secundarios

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado o borrado

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

O FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

O FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Cuando el funcionario sea desvinculado de la entidad y una vez sea realizada su hoja
de servicios, en el grupo de retiros se conservara los tiempos establecidos en el
archivo de gestin, posteriormente se deber transferir la historia laboral al Archivo
central de la Direccin de Talento humano. una vez cumplidos los tiempos de
retencin en el archivo central se seleccionara hasta un 5% de las historias de los
X X funcionarios que marcaron la historia de la Polica Nacional.

NOTA: El tiempo expresado en el archivo de gestin obedece a que la transferencia

no tiene un tiempo especifico por cuanto depende de factores como decisin
personal o institucional, retiros, separaciones temporales o por cumplimiento de
tiempo de servicio en la institucin.
 Cuando el funcionario sea desvinculado de la entidad y una vez sea realizada su hoja
de servicios, en el grupo de retiros se conservara los tiempos establecidos en el
archivo de gestin, posteriormente se deber transferir la historia laboral al Archivo
central de la Direccin de Talento humano. una vez cumplidos los tiempos de
retencin en el archivo central se seleccionara hasta un 5% de las historias de los
X X POLICA NACIONAL
funcionarios que marcaron la historia de la Polica Nacional.

O FECHA DE ACTUALIZACIN:
NOTA: El tiempo expresado en el archivo de gestin obedece a que la transferencia
no tiene un tiempo especifico por cuanto depende de factores como decisin
personal o institucional, retiros, separaciones temporales o por cumplimiento de
5.1.1 tiempo de servicio
RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202en la institucin.
del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto

X X X X son documentos que poseen valores secundarios para la institucin.
 POLICA NACIONAL

O FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto
X X X X son documentos que poseen valores secundarios para la institucin.

Cuando el funcionario sea desvinculado de su servicio militar, se debe transferir la

X X historia laboral al Archivo Central de la unidad donde se presto su servicio, para su
conservacin y disposicin final.

X X X Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios.

 POLICA NACIONAL

O FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.
Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los
X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en e l Archivo Central, seleccionar y digitalizar

una muestra representativa hasta el 3% de aquellos documentos que sean
X X X X
transcendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado
 POLICA NACIONAL

O FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

O FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
X X registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin
por cada una de las vigencias conservadas..

Conservacin total en el Archivo de Gestin , teniendo en cuenta que son el soporte

jurdico para la expedicin de constancias - certificados y su regulacin obedece a la
X normatividad del Ministerio de Educacin Nacional por ser el Ente rector en la
materia.

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer

X x
de valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra
representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
X X X la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.
Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter
X X X histrico.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

X X X
histrico
 POLICA NACIONAL

O FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

X X X histrico.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
X X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

O FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

X X Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

O FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
CT D
X M S MG E/B
X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se deja muestra representativa de un 1% por esta subseries; Se microfilma lo

X X X Seleccionado

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

O FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
CT D
X M S MG E/B
X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5% de aquellos documentos que sean
X X X
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
 POLICA NACIONAL

O FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado o borrado

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

X X Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.
 POLICA NACIONAL

O FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

X X Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Se deja una muestra representativa de un 5% por subseries; Se microfilma lo

X X X Seleccionado

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

X X valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

X X
carecer de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar por carecer de

X X valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

O FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
CT D
X M S MG E/B
X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
X X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
X X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
X X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
X X X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

O FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
X X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de

constante consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo
Central, Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y
X X X X microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
 POLICA NACIONAL

O FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina mediante picado, una vez culmina el tiempo de retencin en el archivo

X central, por no poseer valor documental secundario.
 POLICA NACIONAL

O FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

Se elimina mediante picado, una vez culmina el tiempo de retencin en el archivo

DISPOSICIN XFINAL central, por no poseer valor documental secundario.
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Dejar una muestra del 10% de los informes del programa y se digitaliza la informacin
X X correspondiente que tenga relacin con el conflicto

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
 POLICA NACIONAL

O FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
 POLICA NACIONAL

O FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

O FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

O FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

X X secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

DISPOSICIN FINAL
CT CONSERVACIN TOTAL
M MICROFILMACIN
D DIGITALIZACIN
 POLICA NACIONAL

O FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.1 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

S SELECCIN BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO Firma Presidente Comit de Gestin Documental

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
Pgina 1 de 1
PROCESO GESTIN DOCUMENTAL
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Versin: 0
OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD DE TRANSITO Y TRA
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL
METROPOLITANO

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.2

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial
3 10 x
Registro de peticiones de solucion inmediata
a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin 3 5 X

2.3 c Actas de comit

a acta del comit 3 18 X X X
a lista de asistencia
Pgina 1 de 1
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Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Versin: 0
OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD DE TRANSITO Y TRA
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL
METROPOLITANO

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.2

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta (CP) 50
2.5 X
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

a acta de la reunin 3 10 X
a lista de asistencia
c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion 3 20 X
Lista de Asisitencia

c Actas de Capacitacin
2.35 a acta 3 18 X
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
2.40 a Acta 3 10 X
Lista de Verificacion
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Fecha: de liberacin
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OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD DE TRANSITO Y TRA
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL
METROPOLITANO

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.2

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a 20 50 X
Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos 3 20 X
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos

a Requerimientos personales
3 __ X X
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Fecha: de liberacin
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OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD DE TRANSITO Y TRA
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL
METROPOLITANO

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.2

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
3 __ X X
a Mantenimientos

a Necesidades administrativas
10 g BOLETINES

10.3 c Boletn Informativo Policial

3 10 X X

a boletn

25 g EXPEDIENTES
25.2 c de Vehculos
3 5 X
a Comunicacion oficial

29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1 3 5 X
a Informe

c Informe de Back-Up
29.19 3 5 X X
a Informe
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Fecha: de liberacin
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OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD DE TRANSITO Y TRA
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL
METROPOLITANO

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.2

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

c Informe de Actividades
29.25 3 5 X
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29 3 5 X
a Informe

c Informe de Novedades
29.57 3 10 X
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58 3 5 X
a Informe

30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia (CP) (CP) X

31 g LIBROS

31.7 c Libros de Control

3 5 X
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OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD DE TRANSITO Y TRA
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL
METROPOLITANO

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.2

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
3 5 X
a Libro

38 g ORDENES

c Orden Interna
38.1 3 18 X X
a orden interna

38.8 c Orden de trabajo 3 10 X

38.10 c Memorando
a memorando 3 18 X X
a Comunicacion oficial de respuesta
38.11 c Polgramas

3 18 X X
a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial 3 10 X X

a Correo electrnico
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Fecha: de liberacin
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OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD DE TRANSITO Y TRA
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL
METROPOLITANO

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.2

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos 3 10 X X

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos 3 5 X X

40 g PLANES
40.2 c Plan de Accin
3 3 X
a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

3 3 X
a Comunicacion oficial
40.9 c Plan Estratgico
3 3 X
a Comunicacion oficial

40.13 c Plan de Seguridad

3 3 X
a Comunicacion oficial
Pgina 1 de 1
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Fecha: de liberacin
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OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD DE TRANSITO Y TRA
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL
METROPOLITANO

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.2

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

40.37 c Plan de Necesidades

3 5 X
a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad 3 3 X

43 g PROYECTOS

43.3 c Proyecto de Cooperacin Nacional 3 10 X

43.18 c Proyecto de Investigacin

a Anteproyecto
a Convocatoria
a Propuestas de Investigacin
a Cronograma de actividades
3 10 X
a Financiamiento interno
a Financiamiento externo
a Informe de Avance
a Informe final del proyecto
a Otros Comunicacion oficial
50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
Pgina 1 de 1
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Fecha: de liberacin
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OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD DE TRANSITO Y TRA
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL
METROPOLITANO

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.2

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

a cronograma de transferencias documentales

(CP) (CP) X
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia 3 __ X

53.7 c Planilla de Control 3 __ X

56 g ESTADSTICAS
3 5 X
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis 3 5 X
a estudio de situacin

70 g INSTRUCTIVOS 3 5 X
Pgina 1 de 1
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Fecha: de liberacin
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OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD DE TRANSITO Y TRA
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL
METROPOLITANO

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.2

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

95 g SISTEMAS
c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
95.1 a Directiva transitoria 3 5 X
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno 3 5 X
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo
3 5 X
Pgina 1 de 1
PROCESO GESTIN DOCUMENTAL
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
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OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD DE TRANSITO Y TRA
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL
METROPOLITANO

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.2

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

3 5 X
a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o 3 5 X
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
Pgina 1 de 1
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Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Versin: 0 3 5 X
OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD DE TRANSITO Y TRA
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL
METROPOLITANO

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.2

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

a Seguimiento al control operacional

SOPORTE
P PAPEL
EL ELECTRONICO
DG DIGITAL

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez
FECHA:25-05-2016 FECHA:25-05-2016
 POLICA NACIONAL
TO Y TRANSPORTE
FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
X X X
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
X X eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

X X muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL
TO Y TRANSPORTE
FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un documento

de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se suprima o
X X fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la trasferencia al archivo
central. una ves cumpla los tiempos de retencin se microfilmara la totalidad de las
subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

X x x muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X X
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
X X eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.
 POLICA NACIONAL
TO Y TRANSPORTE
FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

X X Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en el

X X archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica Nacional
donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las comunicaciones

X X oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno, mantenimiento, elementos y
necesidades administrativas sern eliminadas mediante el proceso de picado.
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FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las comunicaciones
CT D M S MG E/B
X X oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno, mantenimiento, elementos y
necesidades administrativas sern eliminadas mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar una muestra
X X X
representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas relevante y
pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
X X eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
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FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben registrar
X X la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin por cada una de
las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer de

X x
valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado
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FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B
transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer de
X x
valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

X X X
histrico

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

X X X X muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

X X Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
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5.1.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

X X Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
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5.1.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

X X X muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

X X muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central

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5.1.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central

X X por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes transferidos
anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de valores

X X primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

X X
valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de constante

consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo Central, Transcurrido
X X X X el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una muestra
representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean trascendentales para la
Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.
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5.1.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

X X
valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL
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FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

X X
valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retencin en el NACIONAL
POLICA Archivo Central eliminar por carecer de
X X
valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
TO Y TRANSPORTE
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5.1.2 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

DISPOSICIN FINAL
CT CONSERVACIN TOTAL
M MICROFILMACIN
D DIGITALIZACIN
S SELECCIN BG. RAMIRO CASTRILLON LARA
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO Firma Presidente Comit de Gestin Documental

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
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Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
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OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD DE TRANSITO Y TRA
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL
MUNICIPAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.3

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial
3 10 x
Registro de peticiones de solucion inmediata
a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin 3 5 X

2.3 c Actas de comit

a acta del comit 3 18 X X X
a lista de asistencia
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Fecha: de liberacin
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OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD DE TRANSITO Y TRA
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL
MUNICIPAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.3

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta (CP) 50
2.5 X
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

a acta de la reunin 3 10 X
a lista de asistencia
c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion 3 20 X
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta 3 18 X
a lista de asistencia
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL
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UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.3

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
c
a Actas de Revista
2.40 a Acta 3 10 X
Lista de Verificacion

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a 20 50 X
Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos 3 20 X
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL
MUNICIPAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.3

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos

a Requerimientos personales
3 __ X X
a Mantenimientos

a Necesidades administrativas

10 g BOLETINES

10.3 c Boletn Informativo Policial

3 10 X X

a boletn

25 g EXPEDIENTES
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UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.3

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

25.2 c de Vehculos
3 5 X
a Comunicacion oficial

29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1 3 5 X
a Informe

c Informe de Back-Up
29.19 3 5 X X
a Informe

c Informe de Actividades
29.25 3 5 X
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29 3 5 X
a Informe

c Informe de Novedades
29.57 3 10 X
a Informe
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
c Informe de Operatividad
29.58 3 5 X
a Informe

30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia (CP) (CP) X

31 g LIBROS

31.7 c Libros de Control

3 5 X
a Libro

38 g ORDENES

c Orden Interna
38.1 3 18 X X
a orden interna
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

38.8 c Orden de trabajo 3 10 X

38.10 c Memorando
a memorando 3 18 X X
a Comunicacion oficial de respuesta
38.11 c Polgramas

3 18 X X
a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial 3 10 X X

a Correo electrnico
39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos 3 10 X X

39.3 c Comparendos al Transito

3 5 X X
Pgina 1 de 1
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL
MUNICIPAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.3

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

a Comparendos 3 5 X X

40 g PLANES

40.2 c Plan de Accin

3 3 X
a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

3 3 X
a Comunicacion oficial

40.9 c Plan Estratgico

3 3 X
a Comunicacion oficial

40.13 c Plan de Seguridad

3 3 X
a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

3 5 X
a Comunicacion oficial
Pgina 1 de 1
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL
MUNICIPAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.3

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad 3 3 X

43 g PROYECTOS

43.3 c Proyecto de Cooperacin Nacional 3 10 X

43.18 c Proyecto de Investigacin

a Anteproyecto
a Convocatoria
a Propuestas de Investigacin
a Cronograma de actividades
3 10 X
a Financiamiento interno
a Financiamiento externo
a Informe de Avance
a Informe final del proyecto
a Otros Comunicacion oficial
50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias

(CP) (CP) X
Pgina 1 de 1
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Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL
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UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.3

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

a cronograma de transferencias documentales

(CP) (CP) X
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia 3 __ X

53.7 c Planilla de Control 3 __ X

56 g ESTADSTICAS
3 5 X
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis 3 5 X
a estudio de situacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL
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UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.3

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

70 g INSTRUCTIVOS 3 5 X

95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria 3 5 X
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
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Fecha: de liberacin
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OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD DE TRANSITO Y TRA
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL
MUNICIPAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL 3 5 LA OFICINA PRODUCTORA:

CDIGO DE X 16.15.1.3

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno
3 5 X
a Comunicacion oficial

95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

3 5 X
a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
3 5 X
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Fecha: de liberacin
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OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD DE TRANSITO Y TRA
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL
MUNICIPAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.3

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

Informe de situacin de emergencia o 3 5 X

a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
a Seguimiento al control operacional

SOPORTE
P PAPEL
EL ELECTRONICO
DG DIGITAL
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Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
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OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD DE TRANSITO Y TRA
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL
MUNICIPAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.3

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez
FECHA:25-05-2016 FECHA:25-05-2016
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FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
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TO Y TRANSPORTE
FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
X X suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X x x trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.
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TO Y TRANSPORTE
FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

X X
eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

X X el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.
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TO Y TRANSPORTE
FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las

comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
X X
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
X X X
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.
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TO Y TRANSPORTE
FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL
TO Y TRANSPORTE
FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
X X registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin
por cada una de las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer

X x
de valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

X X X
histrico
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TO Y TRANSPORTE
FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
X X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

X X Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

X X Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL
TO Y TRANSPORTE
FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

X X Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL
TO Y TRANSPORTE
FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

X X Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
 POLICA NACIONAL
TO Y TRANSPORTE
FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

X X Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

X X valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

X X
carecer de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL
TO Y TRANSPORTE
FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de

constante consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo
Central, Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y
X X X X microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL
TO Y TRANSPORTE
FECHA DE ACTUALIZACIN:

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

5.1.3 X X RESOLUCION 0202 del 26/01/2010
RESOLUCIN Y FECHA: de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL
TO Y TRANSPORTE
FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer
X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

DISPOSICIN FINAL
CT CONSERVACIN TOTAL
M MICROFILMACIN
D DIGITALIZACIN
S SELECCIN BG. RAMIRO CASTRILLON LARA
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO Firma Presidente Comit de Gestin Documental
 POLICA NACIONAL
TO Y TRANSPORTE
FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.3 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
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Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD DE CONTROL Y SEG

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.4

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial
3 10 x
Registro de peticiones de solucion inmediata
a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin 3 5 X

2.3 c Actas de comit

a acta del comit 3 18 X X X
a lista de asistencia
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Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD DE CONTROL Y SEG

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.4

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta (CP) 50
2.5 X
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

a acta de la reunin 3 10 X
a lista de asistencia
c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion 3 20 X
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta 3 18 X
a lista de asistencia
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD DE CONTROL Y SEG

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.4

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
c
a Actas de Revista
2.40 a Acta 3 10 X
Lista de Verificacion

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a 20 50 X
Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos 3 20 X
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD DE CONTROL Y SEG

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.4

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos

a Requerimientos personales 3 __ X X

a Mantenimientos

a Necesidades administrativas
10 g BOLETINES

10.3 c Boletn Informativo Policial

3 10 X X

a boletn

25 g EXPEDIENTES
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

25.2 c de Vehculos
3 5 X
a Comunicacion oficial

29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1 3 5 X
a Informe

c Informe de Back-Up
29.19 X X
3 5
a Informe

c Informe de Actividades
29.25 3 5 X
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29 3 5 X
a Informe

c Informe de Novedades
29.57 3 10 X
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UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.4

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
29.57 3 10 X
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58 3 5 X
a Informe

30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia (CP) (CP) X

31 g LIBROS

31.7 c Libros de Control

3 5 X
a Libro

38 g ORDENES

c Orden Interna
38.1 3 18 X X
a orden interna
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UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.4

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

38.8 c Orden de trabajo 3 10 X

38.10 c Memorando
a memorando 3 18 X X
a Comunicacion oficial de respuesta
38.11 c Polgramas

3 18 X X
a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial 3 10 X X

a Correo electrnico
39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos 3 10 X X

39.3 c Comparendos al Transito

3 5 X X
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UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.4

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

a Comparendos 3 5 X X

40 g PLANES

40.2 c Plan de Accin

3 3 X
a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

3 3 X
a Comunicacion oficial

40.9 c Plan Estratgico

3 3 X
a Comunicacion oficial

40.13 c Plan de Seguridad

3 3 X
a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

3 5 X
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UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.4

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
3 5 X
a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad 3 3 X

50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
(CP) (CP) X
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia 3 __ X

53.7 c Planilla de Control 3 __ X

56 g ESTADSTICAS
3 5 X
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
3 5 X
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UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.4

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
a anlisis 3 5 X
a estudio de situacin

70 g INSTRUCTIVOS 3 5 X

95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
3 5 X
a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
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UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.4

3 5 X
RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

Modelo de implementacin y Aseguramiento -

a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno 3 5 X
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo
3 5 X
a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos

3 5 X
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Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD DE CONTROL Y SEG

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.4

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

Evaluacin, actuacin y prevencin de

a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o 3 5 X
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
a Seguimiento al control operacional

SOPORTE
P PAPEL
EL ELECTRONICO
DG DIGITAL
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD DE CONTROL Y SEG

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.4

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez
FECHA:25-05-2016 FECHA:25-05-2016
 POLICA NACIONAL

ROL Y SEGURIDAD FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ROL Y SEGURIDAD FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
X X suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X x x trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.
 POLICA NACIONAL

ROL Y SEGURIDAD FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

X X
eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

X X el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.
 POLICA NACIONAL

ROL Y SEGURIDAD FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las

comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
X X
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
X X X
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ROL Y SEGURIDAD FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ROL Y SEGURIDAD FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
X X registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin
por cada una de las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer

X x
de valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

X X X
histrico
 POLICA NACIONAL

ROL Y SEGURIDAD FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
X X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

X X Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

X X Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ROL Y SEGURIDAD FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

X X Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ROL Y SEGURIDAD FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

X X Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

X X valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

X X
carecer de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ROL Y SEGURIDAD FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de

constante consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo
Central, Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y
X X X X microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ROL Y SEGURIDAD FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
DISPOSICIN FINAL de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

ROL Y SEGURIDAD FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

DISPOSICIN FINAL
CT CONSERVACIN TOTAL
M MICROFILMACIN
D DIGITALIZACIN
 POLICA NACIONAL

ROL Y SEGURIDAD FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.4 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

S SELECCIN BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO Firma Presidente Comit de Gestin Documental

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
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Fecha: de liberacin
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OFICINA PRODUCTORA : UNIDADES DE REACCION E
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL
UNIR

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.5

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial
3 10 x
Registro de peticiones de solucion inmediata
a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin 3 5 X

2.3 c Actas de comit

a acta del comit 3 18 X X X
a lista de asistencia
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Fecha: de liberacin
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OFICINA PRODUCTORA : UNIDADES DE REACCION E
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL
UNIR

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.5

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta (CP) 50
2.5 X
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

c Acta de compromiso
a acta de la reunin 3 10 X
a lista de asistencia
c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion 3 20 X
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta 3 18 X
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
2.40 a Acta 3 10 X
Lista de Verificacion
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OFICINA PRODUCTORA : UNIDADES DE REACCION E
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL
UNIR

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.5

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a 20 50 X
Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos 3 20 X
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos

3 __ X X
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OFICINA PRODUCTORA : UNIDADES DE REACCION E
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL
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UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.5

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

a Requerimientos personales 3 __ X X

a Mantenimientos

a Necesidades administrativas
10 g BOLETINES

10.3 c Boletn Informativo Policial

3 10 X X

a boletn

25 g EXPEDIENTES
25.2 c de Vehculos
3 5 X
a Comunicacion oficial

29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1 3 5 X
a Informe
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL
UNIR

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.5

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

c Informe de Back-Up
29.19 3 5 X X
a Informe

c Informe de Actividades
29.25 3 5 X
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29 3 5 X
a Informe

c Informe de Novedades
29.57 3 10 X
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58 3 5 X
a Informe

30 g INVENTARIOS
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL
UNIR

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.5

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

30.10 c Inventario Documental de la dependencia (CP) (CP) X

31 g LIBROS

31.7 c Libros de Control

3 5 X
a Libro

38 g ORDENES

c Orden Interna
38.1 3 18 X X
a orden interna

38.8 c Orden de trabajo 3 10 X

38.10 c Memorando
a memorando 3 18 X X
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OFICINA PRODUCTORA : UNIDADES DE REACCION E
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL
UNIR

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.5

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
3 18 X X
a Comunicacion oficial de respuesta
38.11 c Polgramas

3 18 X X
a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial 3 10 X X

a Correo electrnico
39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos 3 10 X X

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos 3 5 X X

40 g PLANES

40.2 c Plan de Accin

3 3 X
a Comunicacion oficial
Pgina 1 de 1
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OFICINA PRODUCTORA : UNIDADES DE REACCION E
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL
UNIR

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.5

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

40.7 c Planes de mejoramiento

3 3 X
a Comunicacion oficial
40.9 c Plan Estratgico
3 3 X
a Comunicacion oficial

40.13 c Plan de Seguridad

3 3 X
a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

3 5 X
a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad 3 3 X

50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
(CP) (CP) X
Pgina 1 de 1
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OFICINA PRODUCTORA : UNIDADES DE REACCION E
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL
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UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.5

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
(CP) (CP) X
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia 3 __ X

53.7 c Planilla de Control 3 __ X

56 g ESTADSTICAS
3 5 X
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis 3 5 X
a estudio de situacin

70 g INSTRUCTIVOS 3 5 X
Pgina 1 de 1
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Fecha: de liberacin
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OFICINA PRODUCTORA : UNIDADES DE REACCION E
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL
UNIR

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.5

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria 3 5 X
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno 3 5 X
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo
3 5 X
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Fecha: de liberacin
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OFICINA PRODUCTORA : UNIDADES DE REACCION E
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL
UNIR

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.5

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

3 5 X
a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o 3 5 X
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
Pgina 1 de 1
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3 OFICINA PRODUCTORA
5 : XUNIDADES DE REACCION E
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL
UNIR

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.5

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

a Seguimiento al control operacional

a Seguimiento al control operacional

SOPORTE
P PAPEL
EL ELECTRONICO
DG DIGITAL

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez
FECHA:25-05-2016 FECHA:25-05-2016
 POLICA NACIONAL
CCION E INTERVENCION
FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.5 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
 POLICA NACIONAL
CCION E INTERVENCION
FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.5 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
X X suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X x x trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.
 POLICA NACIONAL
CCION E INTERVENCION
FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.5 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

X X
eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

X X el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las

comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
X X
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.
 POLICA NACIONAL
CCION E INTERVENCION
FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.5 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B
transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las
comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
X X
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
X X X
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.
 POLICA NACIONAL
CCION E INTERVENCION
FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.5 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL
CCION E INTERVENCION
FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.5 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
X X registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin
por cada una de las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer

X x
de valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

X X X
histrico

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
X X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL
CCION E INTERVENCION
FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.5 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

X X Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

X X Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL
CCION E INTERVENCION
FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.5 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

X X Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.
 POLICA NACIONAL
CCION E INTERVENCION
FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.5 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo
X X Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

X X valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

X X
carecer de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de

constante consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo
Central, Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y
X X X X microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL
CCION E INTERVENCION
FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.5 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL
CCION E INTERVENCION
FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.5 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer
CCION E INTERVENCION
X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.5 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

DISPOSICIN FINAL
CT CONSERVACIN TOTAL
M MICROFILMACIN
D DIGITALIZACIN
S SELECCIN BG. RAMIRO CASTRILLON LARA
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO Firma Presidente Comit de Gestin Documental

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
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PROCESO GESTIN DOCUMENTAL
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD MULTIMODAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.6

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial
3 10 x
Registro de peticiones de solucion inmediata
a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion
1.12 c Solicitudes de consulta
a solicitud
3 __ X X
a formato de consulta o prstamo de documentos

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin 3 5 X

2.3 c Actas de comit

3 18 X X X
Pgina 1 de 1
PROCESO GESTIN DOCUMENTAL
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD MULTIMODAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.6

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

a acta del comit 3 18 X X X

a lista de asistencia
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta (CP) 50
2.5 X
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

a acta de la reunin 3 10 X
a lista de asistencia
c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion 3 20 X
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta 3 18 X
a lista de asistencia
Pgina 1 de 1
PROCESO GESTIN DOCUMENTAL
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD MULTIMODAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.6

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
c
a Actas de Revista
2.40 a Acta 3 10 X
Lista de Verificacion

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a 20 50 X
Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos 3 20 X
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales
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3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos

a Requerimientos personales 3 __ X X

a Mantenimientos

a Necesidades administrativas

10 g BOLETINES
10.3 c Boletn Informativo Policial

3 10 X X
a boletn

25 g EXPEDIENTES

25.2 c de Vehculos
Comunicacion oficial 3 5 X
a
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29 g INFORMES

c Informe a Entes de Control

29.1 3 5 X

a Informe

29.11 c Informe especial de Polica

a Hechos conocidos 3 20 X

a Elementos que hacen parte de los hechos.

c Informe de Back-Up
29.19 3 5 X X
a Informe
c Informe de Incautacin
29.22 3 5 X
a Informe
c Informe de Actividades
29.25 3 5 X
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29 3 5 X
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29.29 3 5 X
a Informe
c Informe de Novedades
29.57 3 10 X
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58 3 5 X
a Informe
c Informe de Procesos
29.61 3 5 X
a Informe

30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia (CP) (CP) X

31 g LIBROS
31.7 c Libros de Control
3 5 X
a Libro

38 g ORDENES
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c Orden Interna
38.1 3 18 X X
a orden interna

38.8 c Orden de trabajo 3 10 X

38.10 c Memorando

a memorando 3 18 X X

a Comunicacion oficial de respuesta

38.11 c Polgramas
3 18 X X
a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial 3 10 X X
a Correo electrnico
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39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos 3 10 X X

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos 3 5 X X

40 g PLANES
40.2 c Plan de Accin
3 3 X
a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

3 3 X
a Comunicacion oficial

40.13 c Plan de Seguridad

3 3 X
a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

3 5 X
a Comunicacion oficial

50 g TRANSFERENCIA
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50.1 c transferencias Primarias

a cronograma de transferencias documentales
(CP) (CP) X
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia 3 __ X

53.7 c Planilla de Control 3 __ X

56 g ESTADSTICAS
3 5 X
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis 3 5 X
a estudio de situacin

57 g CAMPAAS 3 3 X

60 g CONVENIOS

60.8 c Convenio Interadministrativo

3 8 X
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a Informacin General de Convenios

3 8 X
a Estudios Previos de Convenios
a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
61 g CONTRAVENCIONES

61.3 c Integridad fsica

3 7 X X
a Formato incautacin elementos
a Incautacin armas blancas
61.4 c Querellas
a Querella
a Boleta de citacin 3 8 X X
a Acta diligencia contravencional

70 g INSTRUCTIVOS 3 5 X
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86 g PROGRAMAS X
86.7 c Programa de Gestin Documental
a implementacin del manual
3 8 X
a programas del proceso de gestin documental

86.10 c Programa de Prevencin 3 8 X

86.30 c Programa de Gestin Ambiental 3 8 X

95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas

a Comunicaciones oficiales
3 5 X
a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
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3 RETENCIN 5 X SOPORTE
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a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno 3 5 X
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo
3 5 X
a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos

3 5 X
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
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Evaluacin, actuacin y prevencin de

a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o 3 5 X
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
a Seguimiento al control operacional
95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo
a Definicin de la gestin del riesgo
a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
a Plan manejo de riesgos 3 5 X
a Plan de contingencia
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES 3 5 X
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial

SOPORTE
P PAPEL
EL ELECTRONICO
DG DIGITAL

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez
FECHA:25-05-2016 FECHA:25-05-2016
 POLICA NACIONAL

DAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.6 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

X X Se elimina en el Archivo de Gestin por prdida de vigencia.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos

X X son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

X X muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean trascendentales
 POLICA NACIONAL

DAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.6 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una
X X muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
X X suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

X x x muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos

X X son eliminados mediante el proceso de picado.
 POLICA NACIONAL

DAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.6 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

X X Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en el

X X archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.
 POLICA NACIONAL

DAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.6 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las

comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
X X
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar una
X X X
muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

DAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.6 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos

X X son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en e l Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

X X X X muestra representativa hasta el 3% de aquellos documentos que sean transcendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

DAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.6 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
X X registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin por
cada una de las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer de

X x
valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado
 POLICA NACIONAL

DAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.6 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

X X X
histrico

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

X X X X muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

DAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.6 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

X X Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

DAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.6 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

X X Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

X X valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer

X X
de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

X X X X muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

DAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.6 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

X X X X muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
X X
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% a la informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
X X una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% a la informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de

constante consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo Central,
X X X X Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una
muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

DAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.6 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, cumplido este tiempo se

X X microfilma para la conservacin permanente de los soportes documentales de
importancia histrica en la implementacin del PGD.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

DAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.6 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

X X
valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

X X
 POLICA NACIONAL

DAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.6 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

X X
valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

X X secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

DAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.6 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor
X X PROCEDIMIENTO
secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
CT D M S MG E/B

DISPOSICIN FINAL
CT CONSERVACIN TOTAL
M MICROFILMACIN
D DIGITALIZACIN
S SELECCIN BG. RAMIRO CASTRILLON LARA
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO Firma Presidente Comit de Gestin Documental

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD DE PREVENCION V

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.7

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial
3 10 x
Registro de peticiones de solucion inmediata
a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion
1.12
c Solicitudes de consulta
a solicitud 3 __ X X
a formato de consulta o prstamo de documentos

2 g ACTAS
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD DE PREVENCION V

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.7

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

2.1 c Actas Asignacin 3 5 X

2.3 c Actas de comit

a acta del comit 3 18 X X X
a lista de asistencia
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta (CP) 50
2.5 X
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso 3 10 X

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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD DE PREVENCION V

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.7

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion 3 20 X
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta 3 18 X

a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
a
2.40 Acta 3 10 X
Lista de Verificacion

Actas de Eliminacin Documental

c Propuesta de Eliminacion
a
2.81 a Formato de Eliminacion 20 50 X
a Acta de Aprobacion
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD DE PREVENCION V

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.7

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos 3 20 X
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos
a Requerimientos personales
3 __ X X
a Mantenimientos
a Necesidades administrativas

10 g BOLETINES
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CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

10.3 c Boletn Informativo Policial

3 10 X X

a boletn

24 g ESTUDIOS
Estudio en convivencia y seguridad
24.12 c
cciudadana
2 5 X
a Artuculo
a Informe Final

a Estudio

a Proyecto de invvestigacin
a Investigacin X

24.16 c Estudio de Seguridad a Vas 3 5 X

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25 g EXPEDIENTES

25.2 c de Vehculos
Comunicacion oficial 3 5 X
a

29 g INFORMES

c Informe a Entes de Control

29.1 3 5 X
a Informe

c Informe de Back-Up
29.19 3 5 X X
a Informe
c Informe de Actividades
29.25 3 5 X
a Informe
c Informe de Accidentalidad
29.29 3 5 X
a Informe

c Informe de Novedades
29.57 3 10 X
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RETENCIN SOPORTE
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29.57 3 10 X
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58 3 5 X
a Informe

30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia (CP) (CP) X

31 g LIBROS

31.7 c Libros de Control

3 5 X
a Libro

38 g ORDENES
c Orden Interna
38.1 3 18 X X
a orden interna
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
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38.8 c Orden de trabajo 3 10 X

38.10 c Memorando
a memorando 3 18 X X
a Comunicacion oficial de respuesta

38.11 c Polgramas

3 18 X X

a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial 3 10 X X

a Correo electrnico

39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
3 10 X X
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
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a Comparendos 3 10 X X

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos 3 5 X X

40 g PLANES

40.2 c Plan de Accin

3 3 X
a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

3 3 X
a Comunicacion oficial
40.9 c Plan Estratgico
3 3 X
a Comunicacion oficial

40.13 c Plan de Seguridad

3 3 X
a Comunicacion oficial
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

40.37 c Plan de Necesidades

3 5 X
a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad 3 3 X

43 g PROYECTOS
43.18 c Proyecto de Investigacin
a Anteproyecto
a Convocatoria
a Propuestas de Investigacin
a Cronograma de actividades
a Financiamiento interno 3 10 X
a Financiamiento externo
a
Informe de Avance
a Informe final del proyecto
a Otros Comunicacion oficial
50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias

(CP) (CP) X
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
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a cronograma de transferencias documentales

(CP) (CP) X
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia 3 __ X

53.7 c Planilla de Control 3 __ X

56 g ESTADSTICAS
3 5 X
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis 3 5 X
a estudio de situacin

70 g INSTRUCTIVOS 3 5 X
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95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
3 5 X
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua

a Indicadores

95.2 c Sistema de Control Interno

a Acta comit de control interno 3 5 X
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
3 5 X
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo
3 5 X
a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
3 5 X
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
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3 5 X
UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.7

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional

95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo

a Definicin de la gestin del riesgo

a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
a Plan manejo de riesgos 3 5 X
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

SOPORTE
P PAPEL
EL ELECTRONICO
DG DIGITAL

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez
FECHA:25-05-2016 FECHA:25-05-2016
 POLICA NACIONAL

NCION VIAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.7 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

X X Se elimina en el Archivo de Gestin por prdida de vigencia.

 POLICA NACIONAL

NCION VIAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.7 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
X X suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X x x trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
 POLICA NACIONAL

NCION VIAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.7 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

X X
eliminado.
 POLICA NACIONAL

NCION VIAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.7 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

X X el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las

comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
X X
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.
 POLICA NACIONAL

NCION VIAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.7 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
X X X
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

X x x

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central,sdleccionar y microfilmar

una muestra representativa de hasta el 3% de aquellos documentosd que sean
tracendentales para la Policia Nacional, los demas documentos seran eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

NCION VIAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.7 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

NCION VIAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.7 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
X X registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin
por cada una de las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer

X x
de valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

X X X
histrico
 POLICA NACIONAL

NCION VIAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.7 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
X X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

X X Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

NCION VIAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.7 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

X X Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

NCION VIAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.7 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

X X Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.
 POLICA NACIONAL

NCION VIAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.7 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

X X Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

X X valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

X X
carecer de valores primarios.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de

constante consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo
Central, Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y
X X X X microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

NCION VIAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.7 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

NCION VIAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.7 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer
X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

NCION VIAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

X X
5.1.7 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 los
de valor secundario, deldocumentos
26/01/2010sern eliminados mediante picado.

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

X X secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

NCION VIAL FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.7 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

DISPOSICIN FINAL
CT CONSERVACIN TOTAL
M MICROFILMACIN
D DIGITALIZACIN
S SELECCIN BG. RAMIRO CASTRILLON LARA
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO Firma Presidente Comit de Gestin Documental

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD BASICA DE INTELIG

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.8

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES
1.9 c Requerimientos de Justicia
a consulta bases de datos
3 3 X
a Solicitudes
a respuestas
Peticiones, Quejas, Reclamos,
1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias
a Comunicacion oficial
3 10 x
Registro de peticiones de solucion inmediata
a
(1IP-FR-0014)
a Denuncios
a Peticion
1.12 c Solicitudes de consulta
a solicitud
3 __ X X
a formato de consulta o prstamo de documentos

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin 3 5 X

2.3 c Actas de comit

a acta del comit
3 18 X X X
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD BASICA DE INTELIG

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.8

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
3 18 X X X
a lista de asistencia

Acta de Comit Actualizacin, Correccin

2.11 c y Retiro de Datos y archivos de
Inteligencia.
a Acta. 2 30 X
a Comunicacin oficial relacin ID.
a Planilla Relacin ID u Otros
a Informe Trimestral de avance.
c Actas de Inteligencia
2.12 a acta 2 30 X
a lista de asistencia
c
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5 a (CP) 50 X
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

a acta de la reunin
3 10 X
a lista de asistencia
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD BASICA DE INTELIG

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.8

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
c
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 a Actas de Reunion 3 20 X
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta 3 18 X
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
2.40 a Acta 3 10 X
Lista de Verificacion

Actas de Eliminacin Documental

c Propuesta de Eliminacion
a
2.81 a Formato de Eliminacion 20 50 X
a Acta de Aprobacion
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD BASICA DE INTELIG

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.8

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos 3 20 X
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial
Solicitudes y Comunicacion oficial
3.1 c
administrativos
a Requerimientos personales 3 __ X X
a Mantenimientos
a Necesidades administrativas

6 g MISIONES
6.1 c Misiones de trabajo
a Comunicacion oficial
2 30 X
a Otros

10 g BOLETINES
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Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD BASICA DE INTELIG

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.8

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

10.2 c Boletn de criminalidad

3 20 X
a Boletn semanal de criminalidad
10.3 c Boletn Informativo Policial

3 10 X X
a boletn

24 g ESTUDIOS
24.1 c Estudio Seguridad a Personas
a estudio 3 5 X
a Formatos 2SP-FR-00024
24.2 c Estudio de la conducta criminal
a Artculo 3 5 X
a Informe Final
24.3 c Estudio Criminolgico
a Estudio
3 20 X
a Investigacin

24.5 c Estudio de Nivel de Riesgo a Personas

a Solicitud realizacin Estudio

a Apertura orden de trabajo
a Comunicaciones Oficiales (solicitudes Varias)
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

a
Recoleccin de informacin para estudio de nivel
de riesgo
a Recomendaciones bsicas de autoproteccin
a Estudio de nivel de riesgo
a Decisin comit evaluacin del nivel de riesgo 3 20 X
Asignacin, modificacin o finalizacin de las
a medidas preventivas o de proteccin a personas
con nivel de riesgo comprobado
a Lista de chequeo para estudios de nivel de riesgo
a Comunicaciones Oficiales (Notificaciones)
a Acta

a
Matriz para la evaluacin del nivel de riesgo a
Personas en la Polica Nacional

Estudio a Instalaciones Gubernamentales y

24.6 c
Diplomticas
a Solicitud realizacin estudio
a Comunicaciones Oficiales (solicitudes Varias)
a Apertura orden de trabajo
a Comunicaciones Oficiales (solicitudes Varias) 3 20 X

a
Estudio Seguridad a Instalaciones
Gubernamentales y Diplomticas
a Decisin comit evaluacin del nivel de riesgo
a Comunicaciones Oficiales (Notificaciones)
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
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24.8 c Estudio de Cooperantes 3 5

X
a Comunicacion oficial
24.10 c Estudio de Desmovilizados 3 30
X
a Comunicacion oficial
24.11 c Estudio de Estandarizacin 3 5 X
a Comunicacion oficial X
Estudio en convivencia y seguridad
24.12 c
cciudadana
2 5 X
a Artuculo
a Informe Final
a Estudio
a Proyecto de invvestigacin
a Investigacin X

24.16 c Estudio de Seguridad a Vas 3 5 X

25 g EXPEDIENTES
25.2 c Expediente de Vehculos
Comunicacion oficial 3 5 X
a

25.15 c Expediente de Inteligencia

Comunicacion oficial
2 30 X
a
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RETENCIN SOPORTE
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25.31 c Expediente de Alertas Tempranas

3 10 X
a Comunicacion oficial
29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1 3 5 X
a Informe
29.14 c Informe de perfilacin criminal
a Anlisis del lugar de los hechos
a Anlisis conductual 3 5 X
a Anlisis del perfil criminal
a Anlisis vinculacin de casos
c Informe de Back-Up
29.19 3 5 X X
a Informe

c Informe de Actividades
29.25 3 5 X
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29 3 5 X
a Informe

c Informe de Investigaciones
29.54 3 5 X
a Informe

c Informe de Novedades

29.57 3 10 X
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

29.57 3 10 X
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58 3 5 X
a Informe
c Informe de Procesos
29.61 3 5 X
a Informe

Informe de Prueba de Vulnerabilidad en

29.62 c
Sistemas de Informacin
3 5 X X

c Informe de Riesgo y Alerta Temprana

29.68 3 5 X
a Informe
c Informe de Anlisis y Delincuencial
29.98 3 5 X
a Informe

Informe de Inteligencia o
29.99 c 2 30 X X
Contrainteligencia

30 g INVENTARIOS
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

30.10 c Inventario Documental de la dependencia (CP) (CP) X

31 g LIBROS
31.7 c Libros de Control
3 5 X
a Libro
31.8 c Libros de Servicio de Polica

3 5 X
a Libro

31.13 c Libro de Misiones de Trabajo

2 30 X
a libro

38 g ORDENES
c Orden Interna
38.1 3 18 X X
a orden interna
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RETENCIN SOPORTE
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ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

38.8 c Orden de trabajo 3 10 X

38.10 c Memorando
a memorando 3 18 X X
a Comunicacion oficial de respuesta

38.11 c Polgramas

3 18 X X

a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial 3 10 X X

a Correo electrnico
39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos 3 10 X X

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos 3 5 X X
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RETENCIN SOPORTE
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ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
3 5 X X

40 g PLANES
40.2 c Plan de Accin
3 3 X
a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

3 3 X
a Comunicacion oficial

40.9 c Plan Estratgico

3 3 X
a Comunicacion oficial

40.13 c Plan de Seguridad

3 3 X
a Comunicacion oficial

40.25 c Plan Contrainteligencia 3 3 X

40.37 c Plan de Necesidades

3 5 X
a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad 3 3 X

43 g PROYECTOS
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43.18 c Proyecto de Investigacin

a Anteproyecto
a Convocatoria
a Propuestas de Investigacin
a Cronograma de actividades
3 10 X
a Financiamiento interno
a Financiamiento externo
a Informe de Avance
a Informe final del proyecto
a Otros Comunicacion oficial
50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
(CP) (CP) X
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia 3 __ X

53.7 c Planilla de Control 3 __ X

56 g ESTADSTICAS
3 5 X
a Comunicacion oficial
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RETENCIN SOPORTE
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56.1 c Estudio situacin Policial

a anlisis 3 5 X
a estudio de situacin
56.3 c Informacin estadstica
a Anlisis del lugar de los hechos
a Anlisis conductual 3 10 X
a Anlisis de perfil criminal
a Anlisis de vinculacin de casos
Recepcin y Anlisis de Comunicaciones
56.4 g
Interceptadas
a Comunicacin Oficial
a
FGN-23-F-01 Solicitud de Interceptacin de las
Comunicaciones Mviles VO1
FGN-23-F-02 Solicitud De Interceptacin De Las
a Comunicaciones (Mensajera Instantnea
BlackBerry) V01
a FGN-23-F-03 Solicitud De Interceptacin De Las C
3 28 X
a FGN-23-F-04 Solicitud De Revisin Tcnica De La
a FGN-23-F-05 Solicitud De Informacin De Las Com
a FGN-23-F-06 Registro De Coordinadores Las Salas
a FGN-23-F-08 Datos Del Personal De La Sala De Re
a FGN-26.1.3-Sct-F-03 - Resultados De La Activida
a FGN-26.1.3-Sct-F-05 Solicitud De Extraccin De
a Rtulo Elementos Materiales De Prueba Y Evidenci
a Registro De Cadena De Custodia Resolucin 02369
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

70 g INSTRUCTIVOS 3 5 X

86 g PROGRAMAS

Programa de Proteccin de Documentos X

86.27 c
Esenciales
3 3

87 g DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO

87.4 c Formulacin estratgica

a Anlisis de la realidad institucional
a Anlisis de informacin
a Anlisis de la formulacin estratgica vigente
a Anlisis de la seguridad objetiva y de seguridad
percibida
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

a Diagnstico del mbito externo interno de la

Institucin
a Diagnstico inicial
a Diagnsticos
a Encuestas de percepcin del servicio policial o
internas
a Encuestas externas e internas
a Identificacin de grupos sociales o clientes
a Informes de gestin institucional 3 5 X X
a Informes o investigaciones
a Matriz de cruce de elementos
a Matriz de la calificacin de las brechas de los
elementos de la definicin estratgica
a Matriz valoracin de oferta de valor Institucional
a MEGA
a Misin
a Oferta de valor
a Plan Estratgico Institucional
a Polticas estratgicas institucionales
a Polticas Institucionales
a Polticas marco normativo
a Principios y valores
a Visin
95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

a Informes de entes de Control

a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria 3 5 X
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno 3 5 X
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo
3 5 X
a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
3 5 X
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional

95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo

a Definicin de la gestin del riesgo

a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
3 5 X
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
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Versin: 0
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UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.8

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
3 5 X
a Plan manejo de riesgos
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial

SOPORTE
P PAPEL
EL ELECTRONICO
DG DIGITAL

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez
FECHA:25-05-2016 FECHA:25-05-2016
 POLICA NACIONAL
E INTELIGENCIA FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.8 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

X X Se elimina en el Archivo de Gestin por prdida de vigencia.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
 POLICA NACIONAL
E INTELIGENCIA FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.8 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una
CT D M S MG E/B
muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Teniendo en cuenta la reserva legal de la informacin se digitaliza y microfilmar, una

X X X X vez finalice el tiempo de retencin establecido por la Ley, procediendo a realizar
eliminacin de los mismos mediante picado.

Teniendo en cuenta la reserva legal de la informacin se digitaliza y microfilma una

X X X X vez finalice el tiempo de retencin establecido por la Ley, procediendo a realizar
eliminacin de los mismos mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
X X suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X x x trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
 POLICA NACIONAL
E INTELIGENCIA FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.8 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
X X X
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

X X
eliminado.
 POLICA NACIONAL
E INTELIGENCIA FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.8 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

X X el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las

comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
X X
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit

de actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto
X X X posee valores secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en
dicho comit.
 POLICA NACIONAL
E INTELIGENCIA FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.8 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

X X X histrico.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
X X X
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se deja una muestra representativa del 5% de aquellos documentos que sean

X X X trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5% de aquellos documentos que sean
X X X
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
 POLICA NACIONAL
E INTELIGENCIA FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.8 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, transferir al archivo

X X X histrico por cuanto posee valores secundarios

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, transferir al archivo

X X X histrico por cuanto posee valores secundarios
 POLICA NACIONAL
E INTELIGENCIA FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.8 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X x valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

X X
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

X x x
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central,sdleccionar y microfilmar
una muestra representativa de hasta el 3% de aquellos documentosd que sean
tracendentales para la Policia Nacional, los demas documentos seran eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit

de Actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto
X X X posee valore secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en
dicho comit.
 POLICA NACIONAL
E INTELIGENCIA FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.8 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se deja una muestra representativa del 3 % de aquellos documentos que sean

X X X trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL
E INTELIGENCIA FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.8 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit

de actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto
X X X posee valore secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en
dicho comit.
 POLICA NACIONAL
E INTELIGENCIA FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.8 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
X X registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin
por cada una de las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer de

X X
valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
X X la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit

de actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto
X X X posee valores secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en
dicho comit.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

X X X
histrico
 POLICA NACIONAL
E INTELIGENCIA FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.8 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
X X X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

X X Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL
E INTELIGENCIA FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.8 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL
E INTELIGENCIA FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.8 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

X X Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

X X valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

X X
carecer de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL
E INTELIGENCIA FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.8 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se deja una muestra representativa del 3 % de aquellos documentos que sean

X X X trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Se deja una muestra representativa del 5 % de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
X X X procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.
 POLICA NACIONAL
E INTELIGENCIA FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.8 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de

constante consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo
Central, Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y
X X X X microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

X X pierde valor administrativo

 POLICA NACIONAL
E INTELIGENCIA FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.8 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
 POLICA NACIONAL
E INTELIGENCIA FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.8 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

X X
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL
E INTELIGENCIA FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.8 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

X X
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

X X secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL
E INTELIGENCIA FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.8 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor
X X secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

DISPOSICIN FINAL
CT CONSERVACIN TOTAL
M MICROFILMACIN
D DIGITALIZACIN
S SELECCIN BG. RAMIRO CASTRILLON LARA
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO Firma Presidente Comit de Gestin Documental

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
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Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Versin: 0
OFICINA PRODUCTORA : UNIDADES BASICAS DE INV
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL
CRIMINAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.9

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES
1.9 c Requerimientos de Justicia
a consulta bases de datos
3 3 X
a Solicitudes
a respuestas
Peticiones, Quejas, Reclamos,
1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias
a Comunicacion oficial
3 10 x
Registro de peticiones de solucion inmediata
a
(1IP-FR-0014)
a Denuncios
a Peticion
1.11 c Inspecciones Judiciales
a solicitud
3 __ X
a formato de consulta
a acta de inspeccin
1.12 c Solicitudes de consulta
a solicitud
3 __ X X
a formato de consulta o prstamo de documentos

1.13 c Providencias judiciales

a Ordenes de Captura.
a Cancelacin de ordenes de captura.
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Fecha: de liberacin
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OFICINA PRODUCTORA : UNIDADES BASICAS DE INV
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL
CRIMINAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.9

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
a Impedimento de salida del pas.
a Cancelacin de impedimento de salida del pas.
a Sentencias
3 8 X X
a Cancelacin de sentencias.
a Medidas de aseguramiento.
a Cancelacin de Medidas de aseguramiento.
a Anotaciones
a Correcciones
2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin 3 5 X

2.3 c Actas de comit

a acta del comit
3 18 X X X
a lista de asistencia

c
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5 a (CP) 50 X
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

a acta de la reunin
3 10 X
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OFICINA PRODUCTORA : UNIDADES BASICAS DE INV
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL
CRIMINAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.9

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
3 10 X
a lista de asistencia

Acta de Comit Actualizacin, Correccin

2.11 c y Retiro de Datos y archivos de
Inteligencia.
a Acta. 2 30 X
a Comunicacin oficial relacin ID.
a Planilla Relacin ID u Otros
a Informe Trimestral de avance.
c Actas de Inteligencia
2.12 a acta 2 30 X
a lista de asistencia
c
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 a Actas de Reunion 3 20 X
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta 3 18 X
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
2.40 a Acta 3 10 X
Lista de Verificacion
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL
CRIMINAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.9

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

Actas de Eliminacin Documental

c Propuesta de Eliminacion
a
2.81 a Formato de Eliminacion 20 50 X
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos 3 20 X
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos
a Requerimientos personales 3 __ X X
a Mantenimientos
a Necesidades administrativas
6 g MISIONES
6.1 c Misiones de trabajo

2 30 X
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL
CRIMINAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.9

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
a Comunicacion oficial
2 30 X
a Otros

10 g BOLETINES
10.2 c Boletn de criminalidad
3 20 X
a Boletn semanal de criminalidad
10.3 c Boletn Informativo Policial

3 10 X X
a boletn

PREVENCIN, CONVIVENCIA Y SEGURIDAD

14 g
CIUDADANA
Incautacin o Decomiso de armas, municiones
14.1 c
y explosivos
a Informe de incautacin
a
Comunicacion oficial relacionados con la 3 5 X
incautacin o decomiso
Remisorio al Departamento de Control Comercio
a de Armas, Municiones y Explosivos del Comando
General
Procedimiento administrativo por
14.13 c
incacutacin
a Boleta incautacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL
CRIMINAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.9

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
a Informe de polica
a Resolucin
a Comunicados Oficiales
a Comunicacion oficial personales 2 20 X
a Resolucin de a brigada
a Publicidad
a diligencia de notificacin
a Dictamen de medicina legal
a Colillas de alcohol sensor
24 g ESTUDIOS
24.1 c Estudio Seguridad a Personas
a estudio 3 5 X
a Formatos 2SP-FR-00024
24.2 c Estudio de la conducta criminal
a Artculo 3 5 X
a Informe Final
24.3 c Estudio Criminolgico
a Estudio
3 20 X
a Investigacin

24.5 c Estudio de Nivel de Riesgo a Personas

a Solicitud realizacin Estudio

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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL
CRIMINAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.9

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
a Apertura orden de trabajo
a Comunicaciones Oficiales (solicitudes Varias)
a
Recoleccin de informacin para estudio de nivel
de riesgo
a Recomendaciones bsicas de autoproteccin
a Estudio de nivel de riesgo
a Decisin comit evaluacin del nivel de riesgo 3 20 X
Asignacin, modificacin o finalizacin de las
a medidas preventivas o de proteccin a personas
con nivel de riesgo comprobado
a Lista de chequeo para estudios de nivel de riesgo
a Comunicaciones Oficiales (Notificaciones)
a Acta

a
Matriz para la evaluacin del nivel de riesgo a
Personas en la Polica Nacional
Estudio a Instalaciones Gubernamentales y
24.6 c
Diplomticas
a Solicitud realizacin estudio
a Comunicaciones Oficiales (solicitudes Varias)
a Apertura orden de trabajo
a Comunicaciones Oficiales (solicitudes Varias) 3 20 X
a
Estudio Seguridad a Instalaciones
Gubernamentales y Diplomticas
a Decisin comit evaluacin del nivel de riesgo
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OFICINA PRODUCTORA : UNIDADES BASICAS DE INV
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL
CRIMINAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.9

3 20 X
RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

a Comunicaciones Oficiales (Notificaciones)

24.8 c Estudio de Cooperantes 3 5

X
a Comunicacion oficial
24.10 c Estudio de Desmovilizados 3 30
X
a Comunicacion oficial
24.11 c Estudio de Estandarizacin 3 5 X
a Comunicacion oficial X
Estudio en convivencia y seguridad
24.12 c
cciudadana
2 5 X
a Artuculo
a Informe Final
a Estudio
a Proyecto de invvestigacin
a Investigacin X

24.16 c Estudio de Seguridad a Vas 3 5 X

25 g EXPEDIENTES
25.2 c Expediente de Vehculos
Comunicacion oficial 3 5 X
a

25.15 c Expediente de Inteligencia

2 30 X
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL
CRIMINAL

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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
Comunicacion oficial
2 30 X
a

25.25 c Expediente Especial de Personas

a formato "carpeta de proteccin a personas"
a soporte asignacin esquema de proteccin
a acta
a comunicacin oficial
3 20 X
a acta
a
documentos de la gestin del servicio de
proteccin
a retiro de medidas de proteccin a personas
a comunicacin oficial
25.31 c Expediente de Alertas Tempranas
Comunicacion oficial 3 10 X
a

26 g INVESTIGACIONES
26.1 c Investigaciones internacionales
a notificacin roja
a orden de trabajo
a plena identidad y/ o confrontacin dactilar
a derechos de retenido

3 28 X
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL
CRIMINAL

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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
a acta de buen trato
3 28 X
a valoracin medico legal
informe dejando a disposicin fiscala general de
a
la nacin(asuntos internacionales)
a derechos del capturado
a acta de buen trato
a informe de fiscala general de la nacin
26.2 c Investigaciones Judiciales
a Solicitud autoridad competente Actos Urgentes
a Plan Metodolgico
a Reporte Iniciacin
a Inspeccin a lugar
a Inventario elementos de prueba
a Inspeccin de vehculos
a Solicitud anlisis de muestra
a Informe Investigador de campo
a Bosquejo Topogrfico 1 ao 10 X
a Solicitud Allanamiento
a Acta de registro allanamiento
a Acta incautacin de elementos
a Acta destruccin de elementos
a lbum Fotogrfico
a Ficha Tcnica Topogrfica y Biogrfica
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OFICINA PRODUCTORA : UNIDADES BASICAS DE INV
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL
CRIMINAL
1 ao 10 X
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
a Acta de Consentimiento
a Registro cadena de custodia
a Informe de investigador de laboratorio
a Informe Ejecutivo de Polica Judicial
26.3 c Notificaciones de interpol
a oficio solicitud
a copia orden de captura
a formulario de notificacin
3 18 X
a foto cedula y/o identificacin
a lista de chequeo
a copia notificacin pblica
a copia comunicacin oficial de respuesta
26.4 c Requerimientos I/247
a solicitud ip
a Respuesta ip
3 18 X
a comunicacin oficial
a formulario solicitud notificacin

29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1 3 5 X
a Informe
29.14 c Informe de perfilacin criminal
a Anlisis del lugar de los hechos
3 5 X
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL
CRIMINAL

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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
a Anlisis conductual 3 5 X
a Anlisis del perfil criminal
a Anlisis vinculacin de casos
c Informe de Back-Up

29.19 3 5 X X
a Informe

c Informe de Actividades
29.25 3 5 X
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29 3 5 X
a Informe

c Informe de Investigaciones
29.54 3 5 X
a Informe

c Informe de Novedades
29.57 3 10 X
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58 3 5 X
a Informe

c Informe de Procesos
29.61 3 5 X
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OFICINA PRODUCTORA : UNIDADES BASICAS DE INV
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL
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UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.9

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

29.61 3 5 X
a Informe

Informe de Prueba de Vulnerabilidad en

29.62 c
Sistemas de Informacin
3 5 X X

c Informe de Riesgo y Alerta Temprana

29.68 3 5 X
a Informe

c Informe de Anlisis y Delincuencial

29.98 3 5 X
a Informe

Informe de Inteligencia o
29.99 c 2 30 X X
Contrainteligencia

30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia (CP) (CP) X

31 g LIBROS
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

31.7 c Libros de Control

3 5 X
a Libro
31.8 c Libros de Servicio de Polica

3 5 X
a Libro

31.13 c Libro de Misiones de Trabajo

2 30 X
a libro

38 g ORDENES
c Orden Interna
38.1 3 18 X X
a orden interna

38.8 c Orden de trabajo 3 10 X

38.10 c Memorando
a memorando 3 18 X X
a Comunicacion oficial de respuesta

38.11 c Polgramas
3 18 X X
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OFICINA PRODUCTORA : UNIDADES BASICAS DE INV
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL
CRIMINAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.9

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
3 18 X X
a polgramas
38.15 c Orden con Plazo
a Comunicacin oficial 3 10 X X
a Correo electrnico
39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos 3 10 X X

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos 3 5 X X

40 g PLANES
40.2 c Plan de Accin

3 3 X
a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

3 3 X
a Comunicacion oficial
40.9 c Plan Estratgico
3 3 X
a Comunicacion oficial
c Plan de Seguridad
40.13 3 3 X
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Fecha: de liberacin
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OFICINA PRODUCTORA : UNIDADES BASICAS DE INV
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL
CRIMINAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.9

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
40.13 3 3 X
a Comunicacion oficial

40.25 c Plan Contrainteligencia 3 3 X

40.37 c Plan de Necesidades

3 5 X
a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad 3 3 X

43 g PROYECTOS
43.18 c Proyecto de Investigacin
a Anteproyecto
a Convocatoria
a Propuestas de Investigacin
a Cronograma de actividades
3 10 X
a Financiamiento interno
a Financiamiento externo
a Informe de Avance
a Informe final del proyecto
a Otros Comunicacion oficial
50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias

(CP) (CP) X
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Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Versin: 0
OFICINA PRODUCTORA : UNIDADES BASICAS DE INV
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL
CRIMINAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.9

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

a cronograma de transferencias documentales

(CP) (CP) X
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental

53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia 3 __ X

53.7 c Planilla de Control 3 __ X

56 g ESTADSTICAS
3 5 X
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis 3 5 X
a estudio de situacin
56.3 c Informacin estadstica
a Anlisis del lugar de los hechos
a Anlisis conductual 3 10 X
a Anlisis de perfil criminal
a Anlisis de vinculacin de casos
Recepcin y Anlisis de Comunicaciones
56.4 g
Interceptadas
a Comunicacin Oficial
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OFICINA PRODUCTORA : UNIDADES BASICAS DE INV
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL
CRIMINAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.9

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

a
FGN-23-F-01 Solicitud de Interceptacin de las
Comunicaciones Mviles VO1
FGN-23-F-02 Solicitud De Interceptacin De Las
a Comunicaciones (Mensajera Instantnea
BlackBerry) V01
a
FGN-23-F-03 Solicitud De Interceptacin De Las
Comunicaciones (Telefona Fija) V01
a
FGN-23-F-04 Solicitud De Revisin Tcnica De
Las Comunicaciones Interceptadas V01
a
FGN-23-F-05 Solicitud De Informacin De Las
Comunicaciones Interceptadas V01
FGN-23-F-06 Registro De Coordinadores Las 3 28 X
a Salas De Recepcin Y Anlisis De
Comunicaciones Interceptadas V01
FGN-23-F-08 Datos Del Personal De La Sala De
a Recepcin Y Anlisis De Las Comunicaciones
Interceptadas (1)
a
FGN-26.1.3-Sct-F-03 - Resultados De La
Actividad De Monitoreo V01
a
FGN-26.1.3-Sct-F-05 Solicitud De Extraccin De
Emp Y Ef Producto V01
Rtulo Elementos Materiales De Prueba Y
a Evidencia Fsica Resolucin 02369 Del 11 De
Julio Del 2016
a
Registro De Cadena De Custodia Resolucin
02369 Del 11 De Julio Del 2016
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

70 g INSTRUCTIVOS 3 5 X

86 g PROGRAMAS

Programa de Proteccin de Documentos X

86.27 c
Esenciales
3 3

87 g DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO

87.4 c Formulacin estratgica

a Anlisis de la realidad institucional
a Anlisis de informacin
a Anlisis de la formulacin estratgica vigente
a Anlisis de la seguridad objetiva y de seguridad
percibida
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RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
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a Diagnstico del mbito externo interno de la

Institucin
a Diagnstico inicial
a Diagnsticos
a Encuestas de percepcin del servicio policial o
internas
a Encuestas externas e internas
a Identificacin de grupos sociales o clientes
a Informes de gestin institucional
3 5 X X
a Informes o investigaciones
a Matriz de cruce de elementos
a Matriz de la calificacin de las brechas de los
elementos de la definicin estratgica
a Matriz valoracin de oferta de valor Institucional
a MEGA
a Misin
a Oferta de valor
a Plan Estratgico Institucional
a Polticas estratgicas institucionales
a Polticas Institucionales
a Polticas marco normativo
a Principios y valores
a
Visin
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95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria 3 5 X
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno 3 5 X
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo
3 5 X
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3 5 X
a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o 3 5 X
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
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95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo

a Definicin de la gestin del riesgo

a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
a Plan manejo de riesgos 3 5 X
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial

SOPORTE
P PAPEL
EL ELECTRONICO
DG DIGITAL
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RETENCIN SOPORTE
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ELABOR : PT Bayron Herrera Salce REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez
FECHA:25-05-2016 FECHA:25-05-2016
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S DE INVESTIGACION
FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.9 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

X X X muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
X X X
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

X X Se elimina en el archivo de gestin por carecer de valores secundarios.

X X Se elimina en el Archivo de Gestin por prdida de vigencia.

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FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.9 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
X X eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
X X eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

X X muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un documento

de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se suprima o
X X fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la trasferencia al archivo
central. una ves cumpla los tiempos de retencin se microfilmara la totalidad de las
subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

X x x muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.
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5.1.9 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una
X x x muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Teniendo en cuenta la reserva legal de la informacin se digitaliza y microfilmar, una vez

X X X X finalice el tiempo de retencin establecido por la Ley, procediendo a realizar eliminacin de
los mismos mediante picado.

Teniendo en cuenta la reserva legal de la informacin se digitaliza y microfilma una vez

X X X X finalice el tiempo de retencin establecido por la Ley, procediendo a realizar eliminacin de
los mismos mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X X
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
X X eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.
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DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

X X Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en el

X X archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica Nacional
donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las comunicaciones

X X oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno, mantenimiento, elementos y
necesidades administrativas sern eliminadas mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit de

X X X actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto posee
valores secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en dicho comit.
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DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit de
X X X actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto posee
valores secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en dicho comit.

X X X Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter histrico.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar una muestra
X X X
representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas relevante y
pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

El tiempo de retencin establecido para esta documentacin iniciara una vez el arma de
fuego sea remitida al Departamento de Control Comercio de Armas, Municiones y
X X Explosivos del Comando General. Una vez cumplido los tiempos de retencin se eliminara
en el archivo de central mediante el procedo de picado.
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DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Se deja una muestra representativa del 1% de aquellos documentos que sean

x trascendentales para la polica nacional, a los demas documentos aplcarlesd el
proccedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se deja una muestra representativa del 5% de aquellos documentos que sean

X X X trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

X X X muestra representativa hasta el 5% de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.
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5.1.9 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, transferir al archivo histrico por

X X X cuanto posee valores secundarios

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, transferir al archivo histrico por

X X X cuanto posee valores secundarios
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FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.9 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, transferir al archivo histrico por

X X X cuanto posee valores secundarios
DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X x secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

X X
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

X x x

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central,sdleccionar y microfilmar una

muestra representativa de hasta el 3% de aquellos documentosd que sean tracendentales
para la Policia Nacional, los demas documentos seran eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit de

X X X Actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto posee
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DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit de

X X X Actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto posee
valore secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en dicho comit.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar hasta un 2% de los

X X X casos trascendentales para la Polica Nacional.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se deja una muestra representativa del 5 % de aquellos documentos que sean

X X X trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.
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5.1.9 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B
Se deja una muestra representativa del 5 % de aquellos documentos que sean
X X X trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Se deja una muestra representativa del 5 % de aquellos documentos que sean

X X X trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.
 POLICA NACIONAL
S DE INVESTIGACION
FECHA DE ACTUALIZACIN:
Se deja una muestra representativa del 5 % de aquellos documentos que sean
X X X trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.
5.1.9 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Se deja una muestra representativa del 5 % de aquellos documentos que sean

X X X trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Se deja una muestra representativa del 5% de aquellos documentos que sean

X X X trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
X X eliminados mediante el proceso de picado.

Se deja una muestra representativa del 3 % de aquellos documentos que sean

X X X trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.
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FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.9 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B
Se deja una muestra representativa del 3 % de aquellos documentos que sean
X X X trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL
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5.1.9 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
X X secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit de

X X X actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto posee
valore secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en dicho comit.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
X X registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin por
cada una de las vigencias conservadas..
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DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer de valores

X X
secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para la
X X Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit de

X X X actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto posee
valores secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en dicho comit.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

X X X
histrico
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una
X X X X muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
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FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.9 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

X X Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

X X Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
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FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.9 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
X X secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

X X muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central

X X por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes transferidos
anualmente al Archivo Central mediante el FUID.
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S DE INVESTIGACION
FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.9 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central

X X por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes transferidos
anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de valores

X X primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

X X
valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se deja una muestra representativa del 3 % de aquellos documentos que sean

X X X trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.
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FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.9 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Se deja una muestra representativa del 5 % de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
X X X procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.
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FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.9 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de constante

consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo Central, Transcurrido
X X X X el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una muestra
representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean trascendentales para la
Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

X X pierde valor administrativo

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S DE INVESTIGACION
FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.9 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

X X muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL
S DE INVESTIGACION
FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.9 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

X X
valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL
S DE INVESTIGACION
FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.9 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

X X
valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL
S DE INVESTIGACION
FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.9 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

X X secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

DISPOSICIN FINAL
CT CONSERVACIN TOTAL
M MICROFILMACIN
D DIGITALIZACIN
S SELECCIN BG. RAMIRO CASTRILLON LARA
MG MIGRAR
 POLICA NACIONAL
S DE INVESTIGACION
FECHA DE ACTUALIZACIN:

5.1.9 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

E/B ELIMINACIN / BORRADO Firma Presidente Comit de Gestin Documental

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
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Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : LABORATORIOS MOVILES D

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15,1,10

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial
3 10 x
Registro de peticiones de solucion inmediata
a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion
1.12
c Solicitudes de consulta
a solicitud 3 __ X X
a formato de consulta o prstamo de documentos

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin 3 5 X

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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : LABORATORIOS MOVILES D

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15,1,10

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta (CP) 50
2.5 X
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso 3 10 X

c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion 3 20 X
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta 3 18 X

a lista de asistencia
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : LABORATORIOS MOVILES D

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15,1,10

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG
c
a Actas de Revista
a
2.40 Acta 3 10 X
Lista de Verificacion

Actas de Eliminacin Documental

c Propuesta de Eliminacion
a
2.81 a Formato de Eliminacion 20 50 X
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos 3 20 X
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : LABORATORIOS MOVILES D

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15,1,10

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

3 g Comunicacin Oficial
Solicitudes y Comunicacion oficial
3.1 c
administrativos
a Requerimientos personales
3 __ X X
a Mantenimientos
a Necesidades administrativas

10 g BOLETINES

10.3 c Boletn Informativo Policial

3 10 X X

a boletn

29 g INFORMES

c Informe a Entes de Control

29.1 3 5 X
a Informe
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : LABORATORIOS MOVILES D

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15,1,10

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

29.11 c Informe especial de Polica

a Hechos conocidos 3 20 X

a Elementos que hacen parte de los hechos.

c Informe de Back-Up
29.19 3 5 X X
a Informe
c Informe de Actividades
29.25 3 5 X
a Informe
c Informe de Accidentalidad
29.29 3 5 X
a Informe

c Informe de Investigaciones
29.54 3 5 X
a Informe

c Informe de Judicializacin
29.55 3 5 X
a Informe
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UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15,1,10

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

c Informe de Novedades
29.57 3 10 X
a Informe

c Informe de Procesos
29.61 3 5 X
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58 3 5 X
a Informe

30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia (CP) (CP) X

31 g LIBROS
31.7 c Libros de Control
3 5 X
a Libro
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UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15,1,10

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

38 g ORDENES
c Orden Interna
38.1 3 18 X X
a orden interna

38.8 c Orden de trabajo 3 10 X

38.10 c Memorando
a memorando 3 18 X X
a Comunicacion oficial de respuesta

38.11 c Polgramas

3 18 X X

a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial 3 10 X X
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : LABORATORIOS MOVILES D

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15,1,10

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P
X EL
X DG
3 10

a Correo electrnico

39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos 3 10 X X

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos 3 5 X X

40 g PLANES

40.2 c Plan de Accin

3 3 X
a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

3 3 X
a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

3 5 X
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UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15,1,10

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

3 5 X
a Comunicacion oficial

50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
(CP) (CP) X
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia 3 __ X

53.7 c Planilla de Control 3 __ X

56 g ESTADSTICAS
3 5 X
a Comunicacion oficial

56.1 c Estudio situacin Policial

a anlisis 3 5 X
a estudio de situacin
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UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15,1,10

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

76 g DICTMENES PERICIALES 3 18 X

95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
3 5 X
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua

a Indicadores
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : LABORATORIOS MOVILES D

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15,1,10

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

95.2 c Sistema de Control Interno

a Acta comit de control interno 3 5 X
a Comunicacion oficial
95.4 c Sistema de Gestin Ambiental
Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
3 5 X
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
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Fecha: de liberacin
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : LABORATORIOS MOVILES D

3 5 X
UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15,1,10

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

Lista de chequeo para revisin ambiental

a
institucional
a Seguimiento al control operacional

95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo

a Definicin de la gestin del riesgo

a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
a Plan manejo de riesgos 3 5 X
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial
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Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : LABORATORIOS MOVILES D

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15,1,10

RETENCIN SOPORTE
CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG

SOPORTE
P PAPEL
EL ELECTRONICO
DG DIGITAL

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez
FECHA:25-05-2016 FECHA:25-05-2016
 POLICA NACIONAL

OVILES DE CRIMINALISTICA FECHA DE ACTUALIZACIN:

5,1,10 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que
X X X
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

X X Se elimina en el Archivo de Gestin por prdida de vigencia.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos

X X son eliminados mediante el proceso de picado.
 POLICA NACIONAL

OVILES DE CRIMINALISTICA FECHA DE ACTUALIZACIN:

5,1,10 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
X X suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

X x x muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que
X X X
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos

X X son eliminados mediante el proceso de picado.
 POLICA NACIONAL

OVILES DE CRIMINALISTICA FECHA DE ACTUALIZACIN:

5,1,10 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

X X Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en el

X X archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.
 POLICA NACIONAL

OVILES DE CRIMINALISTICA FECHA DE ACTUALIZACIN:

5,1,10 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las comunicaciones

X X oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno, mantenimiento, elementos
y necesidades administrativas sern eliminadas mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar una muestra
X X X
representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas relevante y
pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos

X X son eliminados mediante el proceso de picado.
 POLICA NACIONAL

OVILES DE CRIMINALISTICA FECHA DE ACTUALIZACIN:

5,1,10 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en e l Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

X X X X muestra representativa hasta el 3% de aquellos documentos que sean transcendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

OVILES DE CRIMINALISTICA FECHA DE ACTUALIZACIN:

5,1,10 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
X X registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin por
cada una de las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer de

X x
valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado
 POLICA NACIONAL

OVILES DE CRIMINALISTICA FECHA DE ACTUALIZACIN:

5,1,10 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

X X X
histrico

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

X X X X muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

X X Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

OVILES DE CRIMINALISTICA FECHA DE ACTUALIZACIN:

5,1,10 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D
X M S MG E/B
X Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

X X Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

OVILES DE CRIMINALISTICA FECHA DE ACTUALIZACIN:

5,1,10 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
X X
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central

X X por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes transferidos
anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

X X valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer

X X
de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

X X secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

OVILES DE CRIMINALISTICA FECHA DE ACTUALIZACIN:

5,1,10 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

X X X Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter legal.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

OVILES DE CRIMINALISTICA FECHA DE ACTUALIZACIN:

5,1,10 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

X X
valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

X X
valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

OVILES DE CRIMINALISTICA FECHA DE ACTUALIZACIN:

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de
X X
valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
5,1,10 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

X X secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 POLICA NACIONAL

OVILES DE CRIMINALISTICA FECHA DE ACTUALIZACIN:

5,1,10 RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT D M S MG E/B

DISPOSICIN FINAL
CT CONSERVACIN TOTAL
M MICROFILMACIN
D DIGITALIZACIN
S SELECCIN BG. RAMIRO CASTRILLON LARA
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO Firma Presidente Comit de Gestin Documental

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TAB
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES
Peticiones, Quejas, Reclamos,
1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias
a Comunicacion oficial
Registro de peticiones de solucion inmediata
a
(1IP-FR-0014)
a Denuncios
a Peticion
2 c Solicitudes de consulta
2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit
a lista de asistencia
c
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5 a
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

a acta de la reunin
a lista de asistencia
c
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 a Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

c Actas de Capacitacin
2.35 a acta
a lista de asistencia
 c
a Actas de Revista
2.40 a Acta
Lista de Verificacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial
Solicitudes y Comunicacion oficial
3.1 c
administrativos
a Requerimientos personales
a Mantenimientos
a Necesidades administrativas
10 g BOLETINES
10.3 c Boletn Informativo Policial
a boletn
25 g EXPEDIENTES
25.2 c de Vehculos
a Comunicacion oficial
29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1
a Informe
c Informe de Back-Up
29.19
a Informe
c Informe de Actividades
29.25
a Informe
c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe
c Informe de Novedades
29.57
a Informe
c Informe de Operatividad
29.58
a Informe
30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS
31.7 c Libros de Control
 a Libro
38 g ORDENES
c Orden Interna
38.1
a orden interna

38.8 c Orden de trabajo

38.10 c Memorando
a memorando
a Comunicacion oficial de respuesta
38.11 c Polgramas

a polgramas
38.15 c Orden con Plazo
a Comunicacin oficial
a Correo electrnico
39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES
40.2 c Plan de Accin
a Comunicacion oficial
40.7 c Planes de mejoramiento
a Comunicacion oficial
40.9 c Plan Estratgico
a Comunicacion oficial
40.13 c Plan de Seguridad
a Comunicacion oficial
40.37 c Plan de Necesidades
a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad

43 g PROYECTOS

43.3 c Proyecto de Cooperacin Nacional

43.18 c Proyecto de Investigacin

a Anteproyecto
a Convocatoria
a Propuestas de Investigacin
a Cronograma de actividades
a Financiamiento interno
 a Financiamiento externo
a Informe de Avance
a Informe final del proyecto
a Otros Comunicacion oficial
50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS
53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

56 g ESTADSTICAS
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis
a estudio de situacin
60 g CONVENIOS
60.4 c Convenio Interinstitucional
a Informacin General de Convenios
a Estudios Previos de Convenios
a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
60.8 c Convenio Interadministrativo
a Informacin General de Convenios
a Estudios Previos de Convenios
a Concepto de viabilidad Costo-beneficio

70 g INSTRUCTIVOS

95 g SISTEMAS
c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
95.1 a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
 95.1

Modelo de implementacin y Aseguramiento -

a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo
a Comunicacion oficial
95.4 c Sistema de Gestin Ambiental
Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
a Seguimiento al control operacional

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce

FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD ESPECIAL DE TRANSITO Y

TRANSPORTE
ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.1.11

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FIN

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 10 x X

3 5 X X

3 18 X X X X

(CP) 50 X X

3 10 X X

3 20 X X

3 18 X X
 3 10 X X

3 20 X X

3 __ X X X

3 10 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X

(CP) (CP) X X X

3 5 X X
3 5 X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X

3 3 X X

3 10 X X

3 10 X X
 3 10 X X

(CP) (CP) X X X

3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X

3 5 X X

3 8 X X X

3 8 X X X

3 5 X X X

3 5 X X
 3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FIN

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
TO Y
FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

x x

X X

X
 X

X X

x
 x

X X

X X

X X

X
 X

X X

X X

X X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL
ALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
eliminados mediante el proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una
muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un documento

de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se suprima o
fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la trasferencia al archivo
central. una ves cumpla los tiempos de retencin se microfilmara la totalidad de las
subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
eliminados mediante el proceso de picado.
Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en el

archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica Nacional
donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las comunicaciones

oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno, mantenimiento, elementos y
necesidades administrativas sern eliminadas mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar una muestra
representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas relevante y
pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
eliminados mediante el proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben registrar
la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin por cada una de
las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer de

valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado
transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer de
valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una
muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una
muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central

por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes transferidos
anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de valores

primarios.
Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de
valores primarios.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de constante

consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo Central, Transcurrido
el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una muestra
representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean trascendentales para la
Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

Firma Presidente Comit de Gestin Documental

ollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial

Registro de peticiones de solucion inmediata

a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion
1.12 c Solicitudes de consulta
a solicitud

a formato de consulta o prstamo de documentos

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit
a lista de asistencia
 c
a
a Actas de Entrega de cargo Acta
2.5 a Inventarios
Documentales Inventario de Bienes

2.6 c Actas de entrega de elementos

a acta de asignacin de bienes
a Comunicacion oficial de entrega
2.10 c Acta de compromiso
a acta de la reunin
a lista de asistencia
c
a
a Acta de Reunion de Trabajo Actas
2.25 de Reunion Lista de
Asisitencia

c
a
a Actas de Capacitacin
2.35 Acta
listados de asistencia

c
a Actas de Revista Acta
2.40 a Lista de
Verificacion

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad Acta

Informe
c Ejecutivo de la Gestion Situacion
a de los Recursos Planta de
a Personal Porgramas,
a
2.85 a a estudios y proyectos Obras
a Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g COMUNICACIN OFICIAL
Solicitudes y Comunicacion oficial
3.1 c
administrativos
 a Requerimientos personales
a Mantenimientos
a Necesidades administrativas
10 g BOLETINES
10.2 c Boletn de criminalidad
a Boletn semanal de criminalidad
10.3 c Boletn Informativo Policial

a boletn

17 g CONTRATOS
17.7 c Contrato Interadministrativo
a Estudio de Conveniencia y Oportunidad
a Cronograma de Ejecucin del Proceso

a
Solicitud Certificado de Disponibilidad
Presupuestal
a Certificado de Disponibilidad Presupuestal
a Contrato Interadministrativo
a Registro Presupuestal
a Plizas
a Publicacin Diario Oficial
a Pago Impuesto de Timbre
a Informes de Avance
a Acta de Liquidacin
29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1 a Informe

29.11 c Informe especial de Polica

a Hechos conocidos

a Elementos que hacen parte de los hechos.

c Informe de Back-Up
29.19 a Informe

c Informe de Actividades
29.25 a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe

c Informe de Novedades
29.57 a Informe
 c Informe de Procesos
29.61
a Informe
30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS

31.5 c Libros de poblacin

a Libro

31.6 c Libro Minuta de Guardia

a Libro

31.7 c Libros de Control

a Libro

31.8 c Libros de Servicio de Polica

a Libro

31.10 c Libro minuta de vigilancia

a Libro

c Libro control de denuncias

a Libro

Libros para los servicios de Supervisin y

31.12 c
Control de las Unidades Policiales

a Libro

38 g ORDENES
38.1 c Orden Interna

a orden interna

38.3 c Orden Administrativa de Personal

38.8 c Orden de trabajo

38.9 c Orden de Servicios

38.10 c Memorando
a memorando

a Comunicacion oficial de respuesta

38.11 c Polgramas

a polgramas

38.14 c Orden del Da

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial

a Correo electrnico

39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES
40.2 c Plan de Accin

a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

a Comunicacion oficial

40.9 c Plan Estratgico

a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

 a Comunicacion oficial

46 g RESOLUCIONES

50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

57 g CAMPAAS

60 g CONVENIOS

60.8 c Convenio Interadministrativo

a Informacin General de Convenios

a Estudios Previos de Convenios

a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
62 g CONTROL DE DOCUMENTOS
a Comunicacin oficial
a Concepto de Planeacin
a Concepto de viabilidad jurdica
a Formato Control de Documentos 1DS-FR-0001

a
Formato o documento propuesto para creacin,
modificacin o eliminacin
86 g PROGRAMAS

86.10 c Programa de Prevencin

86.30 c Programa de Gestin Ambiental

Programa de Conservacin Preventiva para

86.33 c
los Archivos
a
Formato de seguimiento a los programas de
conservacin.
a Diagnostico integral
a Acta
 a Informes
a Constancias
a Planillas de Medicin temperatura
95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial

95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

a Comunicacion oficial
95.4 c Sistema de Gestin Ambiental
Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
 a Seguimiento al control operacional

95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo

a Definicin de la gestin del riesgo

a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
a Plan manejo de riesgos
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce

FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : SECCIONAL DE TRANSITO Y TRANSPORTE

ARAUCA

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.2

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FINA

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 10 x X

3 __ X X X

3 5 X X

3 18 X X X X
(CP) 50 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X

3 20 X X

3 __ X X X
3 __ X X X

3 20 X X X

3 10 X X X

3 20 X X

3 5 X X

3 20 X X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X
 3 5 X X

(CP) (CP) X X X

3 18 X X

3 18 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 18 X X

3 18 X X

3 18 X X

3 18 X X X

3 18 X X X
3 10 X X X

3 20 X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 18 X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X
 3 5 X X

3 10 X X X

(CP) (CP) X X X

3 __ X X

3 __ X X

3 3 X X

3 8 X X X

3 5 X X X

3 8 X X

3 8 X X

3 8 X X X
3 8 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X
 3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FINA

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
RANSPORTE
FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

X
X

x x

X X

X
 X

X X

X X

X X

X
 X

X X

X X

X X

X X

X X

X X

X
X X

X X

X X

X
 X

X X

X
X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL

UALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo de Gestin por prdida de vigencia.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un
documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las comunicaciones

oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno, mantenimiento, elementos y
necesidades administrativas sern eliminadas mediante el proceso de picado.
transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las comunicaciones
oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno, mantenimiento, elementos y
necesidades administrativas sern eliminadas mediante el proceso de picado.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en e l Archivo Central, seleccionar y digitalizar

una muestra representativa hasta el 3% de aquellos documentos que sean
transcendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por

ser un documento de constante actualizacin y consulta, para las
dependencias, se deben registrar la totalidad de las series y subseries
conservadas, haciendo la descripcin por cada una de las vigencias
conservadas..

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer de

valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

carecer de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

carecer de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, digitalizar y eliminar por

carecer de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, digitalizar y eliminar por
carecer de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor
secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

Firma Presidente Comit de Gestin Documental

riollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial

Registro de peticiones de solucion inmediata

a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit
a lista de asistencia
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes
 c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

c
a
a Actas de Capacitacin
2.35 Acta
listados de asistencia

c
a Actas de Revista
2.40 a Acta
Lista de Verificacion

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

8 g BIENESTAR
8.1 c Afiliaciones
a Solicitud de afiliacin /definicin
a Desprendible de pago
a Extracto de hoja de servicios
a Formulario
a Notificacin, aprobacin, afiliacin y desafiliacin
a Informe, tramite, afiliacin o desafiliacin
8.2 c Reservas
a solicitud - respuesta reserva
a check-in tarjeta de registro hotelero.
a Formato de inventario de habitacin.
 a
Formato reporte de equipos y maletas del
husped

a Formato de invitado aprobado (carnet-cc)

8.3 c Servicio de Alimentos y Bebidas
a formato de verificacin limpieza y desinfeccin

a Formato de liberacin de productos y bebidas

a Formato de chequeo de inspeccin cocina

a
Formato de baja interna de productos por control
de calidad

a
Formato identificacin agentes qumicos
saneamiento bsico en centro sociales

a
Formato de verificacin fechas de vencimiento y
rotacin de inventarios
a Formato recepcin de materias primas

a
Formato control de temperatura de equipos de
refrigeracin y congelacin
8.4 c Servicio de Hospedaje
a acta
a Reporte diario de hospedaje

a
factura de pago centros vacacionales y
recreativos
a Registro de husped
a inventario unidad habitacional

a
Encuesta satisfaccin servicios centros
vacacionales y recreativos

a
Actividades diarias centros vacacionales y
recreativos

a
Reporte de dao de centros vacacionales y
recreativos

a Lista de chequeo unidad habitacional

a Disponibilidad unidad habitacional

a Solicitud reserva

a
Solicitud de elementos en centros vacacionales y
recreativos

a Formato tratamiento de producto no conforme

a plan de mejoramiento

8.5 c Otorgar apoyo econmico

 a Visita socio-familiar

a Autorizacin apoyo econmico

a control apoyos econmicos otorgados

a Verificacin de documentos apoyo econmicos

8.6 c Brindar servicios Funerarios

a Manejo del proceso de duelo

a Recibo de pago funerarios

a
Control de fallecidos miembros de la institucin
con derecho al auxilio funerario
a Control ingreso de familiares fallecidos

8.7 c Realizar prestamos

a Anlisis capacidad de endeudamiento

a Solicitud prstamo
Brindar servicio de Hospedaje en el hogar
8.8 c
madre mara de san Luis
a Control ocupacional
a Control diario vveres
a Inventario habitacin.
a
Recibo de pago servicios hogar madre mara de
san Luis
a Solicitud de ingreso

a Lista de chequeo hogar madre mara de san Luis

a
Lista de chequeo alimentos y bebidas en los
hogares madre mara de san Luis
Brindar atencin, apoyo y prevencin
8.9 c
psicosocial
a Listado De Asistencia Actividades Psicosociales
a Inscripcin O Actualizacin De Datos
a Informes
a Invitacin Va Telefnica
a Entrega De Kit Hospitalario
a Control Seguimiento Presupuesto Asignado

8.10 c Reconocimiento de auxilio mutuo

a
Lita de chequeo para reconocimiento y pago de
auxilio mutuo
 a
Formato de afiliacin, actualizacin y re afiliacin
de auxilio mutuo
10 g BOLETINES

10.3 c Boletn Informativo Policial

a boletn

13 g CIRCULARES

13.1 c Circular acadmica

13.2 c Circular informativa

15 g CONCEPTOS

15.2 c Concepto Tcnico

a Solicitud
a Anexos
a Respuesta
15.15 c Conceptos de Planeacin
a Solicitud
a Anexos
a Respuesta
16 g ASCENSOS
Llamamiento a curso de capacitacin para
16.1 c
ascenso
a Comunicaciones oficiales
a Comunicacion oficial de entes de control
a Certificado de planta presupuestal
a Proyectos de OAP para comisin de curso

16.2 c Evaluacin de la trayectoria profesional

a Comunicaciones oficiales
a Comunicacion oficial de entes de control
a Certificado de planta presupuestal
a Proyectos de OAP para comisin de curso
 21 g PASAJES Y VIATICOS

22 g ENCUESTAS
22.1 c Encuestas satisfaccin del cliente
a encuesta

c
Informe de parametrizacin de encuestas y
evaluaciones
22.2
a Informe

24 g ESTUDIOS
24.13 c Estudio de Planeacin
Comunicacion oficial
a

27 g HISTORIAS
27.3 c Historias Laborales
a Informacin personal y familiar
a Fotografa titular y cnyuge
a Fotocopia cdula ciudadana
a Registro civil de nacimiento
a
Registro civil de matrimonio y/o declaracin de
unin libre
a
Declaratoria de liquidacin y disolucin social
conyugal
a
Sentencia de divorcio y/o cesacin de efectos
civiles
a Registro civil nacimiento hijos
a Formato Auxilio mutuo
a Seguro voluntario y obligatorio
a Pagos de seguros
a Reconocimiento tiempo laborado
a Informacin patrimonial
a
Formato nico de hoja de vida para personas
naturales
Informacin Institucional
a Actos Administrativos de nombramiento
a Actas de posesin
a Actos administrativos de ascenso
Inscripcin y Registro Carrera Administrativa
a
Especial.
Informacin acadmica
a Acta de grado y diplomas
a Certificados de estudio
a Cursos policiales
Informacin disciplinaria y jurdica
a Fallos disciplinarios
a Fallos administrativos
 a Fallos judiciales
a Fallos prestacionales

a Separaciones temporales

a Suspensiones
a Derogaciones
a Revocatorias

a Acto administrativo de ejecucin de la sancin

Evaluaciones de Desempeo
a Folios de vida
a Evaluaciones
a Clasificaciones
Informacin Laboral
a Licencias
a Vacaciones
a Secuestrados
a Desaparecidos
Comunicacion oficial de retiros
a Solicitud de retiro
a Acto Administrativo
a Reintegros
a Reincorporaciones
a Informe causa de muerte
a Registro civil de defuncin
a Hoja de servicio
27.4 Historias medico laborales
a Comunicacion oficial

27.5 c Historias servicio militar

a Formularios mdicos de capacidad psicofsica.

a Formulario de inscripcin.
a Acto administrativo de nombramiento
a Acta tercer examen medico.
a
Pliegos de Comunicacion oficial mdicos por
termino de servicio militar.
a
Acto administrativo de retiro, desvinculacin o
licenciamiento.
a Formulario de seguimiento.
a Acto administrativo por cambio de modalidad.

28 g COMUNICACIN PBLICA

Manejo de la informacin difundida en medios

28.1 c
de comunicacin
 a Hecho noticioso
a Convocatoria rueda de prensa
a Boletn de prensa
29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1
a Informe
c Informe Contable
29.2
a Informe

c Informe de Austeridad en el Gasto Pblico

29.4
a Informe

29.5 c Informe Administrativo por Lesin o Muerte

a Informe Novedad
a Cartula del Informativo por Lesin o Muerte
a Auto de Apertura
a Comunicacin Oficial
a Pruebas

a
Formato calificacin de informativos
administrativos prestacionales por lesin o muerte

a
Notificacin de informativos administrativos por
lesin o muerte
c Informe de Seguimiento y Evaluacin
29.10
a Informe
c Informe de Back-Up
29.19
a Informe

c Informe de Actividades
29.25
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe
c Informe de Novedades
29.57
a Informe

c Informe de Personal
29.60
a Informe

c Informe de Procesos
29.61
a Informe
30 g INVENTARIOS
30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS
31.3 c Libro Registro de Diplomas

a libro

31.7 c Libros de Control

a Libro

Libros para los servicios de Supervisin y

31.12 c
Control de las Unidades Policiales
a Libro

37 g NMINAS

38 g ORDENES
c Orden Interna
38.1
a orden interna

38.3 c Orden Administrativa de Personal

38.8 c Orden de trabajo

38.9 c Orden de Servicios

38.10 c Memorando
a memorando
a Comunicacion oficial de respuesta
38.11 c Polgramas

a polgramas

38.14 c Orden del Da

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial
a Correo electrnico
 39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES
40.1 c Plan Anual de Compras
a Requerimientos
a Anteproyecto de ingresos y gastos
a Aprobacin junta directiva
a Plan de necesidades
a Informe de ejecucin presupuestal
a Aprobacin plan de necesidades
a Modificaciones
40.2 c Plan de Accin
a Comunicacion oficial
40.4 c Plan de Capacitacin
a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

a Comunicacion oficial

40.9 c Plan Estratgico

a Comunicacion oficial

40.19 c Plan de Desarrollo Administrativo

40.31 c Plan de Bienestar de Personal

a POE Plan de Estmulos e Incentivos
a Personaje de mes
a Felicitaciones
a Condecoraciones
a Otros
40.37 c Plan de Necesidades
a Comunicacion oficial
40.45 c Plan de Traslados
a Comunicacion oficial

40.46 c Plan de Vacaciones

41 g PROCESOS

41.1 c Proceso Administrativo por perdida y/o dao

 a Comunicacion oficial

43 g PROYECTOS
43.10 c Proyeccin de Planta de Personal
a Traslados
a Auxiliares de Polica
a Novedades de Personal
a Otros Comunicacion oficial
43.18 c Proyecto de Investigacin
a Anteproyecto
a Convocatoria
a Propuestas de Investigacin
a Cronograma de actividades
a Financiamiento interno
a Financiamiento externo
a Informe de Avance
a Informe final del proyecto
a Otros Comunicacion oficial
c Proyecto Educativo Institucional
a Pei

a Actas de socializacin

47 g SISTEMAS DE INFORMACIN

c
Informes y solicitudes de verificaciones a los
sistemas de informacin
47.4
a Informe
50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental

52 g DISPOSICIONES

53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

54 g PUBLICACIONES

56 g ESTADSTICAS
 a Comunicacion oficial
59 g COMISIONES
59.1 c Comisiones al Exterior
a
control de entrega de documentos para
comisiones al exterior
a acta de instruccin.

59.2 c Comisiones al Interior

60 g CONVENIOS
60.1 c Convenio de Cooperacin
a Informacin General de Convenios
a Estudios Previos de Convenios
a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
60.2 c Convenio Educativo
a Informacin General de Convenios
a Estudios Previos de Convenios
a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
60.4 c Convenio Interinstitucional
a Informacin General de Convenios
a Estudios Previos de Convenios
a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
60.7 c Convenio Multilateral
a Informacin General de Convenios
a Estudios Previos de Convenios
a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
60.8 c Convenio Interadministrativo
a Informacin General de Convenios
a Estudios Previos de Convenios
a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
41 g PROCESOS

70 g INSTRUCTIVOS

86 g PROGRAMAS

86.1 c Programa de Acreditacin

86.2 c Programa Acadmico

a Planeacin de Programas
a Aprobacin plan de estudios
a Horarios Acadmicos
 a Tratamiento del servicio o producto no conforme

86.8 c Programa de Higiene y Seguridad Ocupacional

Programa de Medicina Preventiva y del

86.9 c
Trabajo

86.10 c Programa de Prevencin

86.11 c Programa de Promocin

Programas de promocin de la salud y

86.18 c
prevencin de la enfermedad
a Documentacin del procedimiento
a Formato de priorizacin
a Formato tipo de programa
a Lineamientos metodolgicos del programa
a
Comunicaciones oficiales de divulgacin del
programa
a
Registros de asistencia tcnica (implementacin y
mejora)
a
Informes de retroalimentacin y gestin del
programa
a Puntos de control

86.20 c Programa de bienestar y calidad de vida

a cronograma recreo deportivo (actividades)

a
Diagnostico de necesidades recreo deportivas y
culturales

a
Informe de actividades recreo deportivas y
culturales

86.24 c Programa de Visitas Domiciliarias

92 g MEJORA CONTINUA E INNOVACIN

92.1 c Mejora Continua
a Acta subcomit de mejoramiento gerencial
a Acciones de mejora
a Acciones correctivas
a Acciones preventivas
a Plan de mejoramiento
92.2 c Rendicin de cuentas
a Comunicaciones oficiales
a Derecho de peticin
 a Actas
a Encuestas
a Matriz de tabulacin y anlisis de encuesta
a Comunicacion oficial
a Formulacin de propuestas o preguntas
a Evaluacin del evento
a Listado de invitados
92.3 c Revisin por la direccin
a Acta de Revisin por la Direccin
a Acta inicial
a Anlisis y recomendaciones
a Certificado
a Comunicacin oficial
a Mapas de procesos de segundo nivel
95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales
 Matriz de identificacin y evaluacin de los
a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo
a Definicin de la gestin del riesgo
a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
a Plan manejo de riesgos
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce

FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : SOPORTE Y APOYO

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.2.1

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FINA

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 10 X

3 5 X X

3 18 X X X X

(CP) 50 X X
3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X

3 20 X X

3 5 X X X

3 5 X X X
3 5 X X X

3 3 X

3 __ X

3 5 X X
 3 5 X X

k 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

(CP) __ X X
(CP) __ X X

3 10 X X X

3 10 X

3 3 X X

3 3 X X

3 10 X X

3 10 X X

3 5 X X

3 5 X X
 3 5 X X

3 20 X X X

3 5 X X X

3 5 X X

(CP) 100 X X X
(CP) 100 X X X

10 90 X X X

3 48 X X X

3 5 X X X
3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 8 X X X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X

3 5 X X
(CP) (CP) X X X

(CP) (CP) X X

3 5 X X

3 18 X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 20 X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 18 X X

3 10 X X X
3 10 X X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 3 X X

3 20 X X
 3 20 X X

3 10 X X

3 10 X X

3 10 X X

3 5 X X X

(CP) (CP) X X X

3 5 X X

3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X

3 5 X X
3 5 X X

3 10 X X

3 10 X X

3 8 X X X

3 8 X X X

3 8 X X X

3 18 X X X

3 8 X X X

3 5 X X X

3 8 X X

3 8 X X
3 8 X X

3 8 X X

3 8 X X

3 8 X X

3 8 X X

3 8 X X X

3 5 X X

3 8 X X

3 5 X X

3 5 X X
3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X
 3 5 X X

3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FINA

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
 FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

X
X X

X
 X

X
X

x
 x

X X

X X

X X

X X

X
 X

X
X X

X X
 X X

X X

X
 x

X X

X X

X X

X X

X X

X
 X

X X

X X
X X

X X

X X

X X

X
 X

X X

X X

X X

X X

X X

X X

X X
X X

X
X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL

UALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

Se digitaliza en su totalidad y se elimina por carecer de valores secundarios.

Se digitaliza en su totalidad y se elimina por carecer de valores secundarios.

Se digitaliza en su totalidad y se elimina por carecer de valores secundarios.

Eliminar por carecer de valores secundarios.

Eliminar por carecer de valores secundarios.

Dejar una muestra hasta el 10% del apoyo suministrado a personal y sus familias,
relacionado con el conflicto armado interno e informacin relevante y digitalizar la
misma.
Dejar una muestra hasta el 10% del apoyo suministrado a personal y sus familias,
relacionado con el conflicto armado interno e informacin relevante y digitalizar la
misma.

Dejar una muestra representativa hasta el 10% del apoyo suministrado a personal y
sus familias, relacionado con el conflicto armado interno e informacin relevante y
digitalizar los recibos de pago funerarios.

Dejar una muestra representativa hasta el 10% del apoyo suministrado a personal y
sus familias, relacionado con el conflicto armado interno e informacin relevante.

Dejar una muestra del 10% del apoyo suministrado a personal y sus familias,
relacionado con el conflicto armado interno e informacin relevante y digitalizar la
misma.

Dejar una muestra del 10% de los informes del programa y se digitaliza la informacin
correspondiente que tenga relacin con el conflicto

Se conserva permanentemente durante el tiempo de viva de La persona, despus de

fallecido el funcionario se conservara durante 3 en el archivo de gestin y se
proceder a eliminar.
Se conserva permanentemente durante el tiempo de viva de La persona, despus de
fallecido el funcionario se conservara durante 3 en el archivo de gestin y se
proceder a eliminar.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se deja una muestra representativa de un 2 % por Serie y Se microfilma lo

Seleccionado

Se elimina en el archivo central por carecer de valores secundarios. Los documentos

son eliminados mediante picado.

Se elimina en el archivo central por carecer de valores secundarios. Los documentos

son eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, transferir al archivo

histrico por cuanto posee valores secundarios

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado o borrado

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Cuando el funcionario sea desvinculado de la entidad y una vez sea realizada su hoja
de servicios, en el grupo de retiros se conservara los tiempos establecidos en el
archivo de gestin, posteriormente se deber transferir la historia laboral al Archivo
central de la Direccin de Talento humano. una vez cumplidos los tiempos de
retencin en el archivo central se seleccionara hasta un 5% de las historias de los
funcionarios que marcaron la historia de la Polica Nacional.

NOTA: El tiempo expresado en el archivo de gestin obedece a que la transferencia

no tiene un tiempo especifico por cuanto depende de factores como decisin
personal o institucional, retiros, separaciones temporales o por cumplimiento de
tiempo de servicio en la institucin.
central de la Direccin de Talento humano. una vez cumplidos los tiempos de
retencin en el archivo central se seleccionara hasta un 5% de las historias de los
funcionarios que marcaron la historia de la Polica Nacional.

NOTA: El tiempo expresado en el archivo de gestin obedece a que la transferencia

no tiene un tiempo especifico por cuanto depende de factores como decisin
personal o institucional, retiros, separaciones temporales o por cumplimiento de
tiempo de servicio en la institucin.

Transcurrido el tiempo de retencin se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto

son documentos que poseen valores secundarios para la institucin.

Cuando el funcionario sea desvinculado de su servicio militar, se debe transferir la

historia laboral al Archivo Central de la unidad donde se presto su servicio, para su
conservacin y disposicin final.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.
Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en e l Archivo Central, seleccionar y digitalizar

una muestra representativa hasta el 3% de aquellos documentos que sean
transcendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un
documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin
por cada una de las vigencias conservadas..

Conservacin total en el Archivo de Gestin , teniendo en cuenta que son el soporte

jurdico para la expedicin de constancias - certificados y su regulacin obedece a la
normatividad del Ministerio de Educacin Nacional por ser el Ente rector en la
materia.

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer

de valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra
representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.
Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter
histrico.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se deja muestra representativa de un 1% por esta subseries; Se microfilma lo

Seleccionado

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5% de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 5% de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado o borrado

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Se deja una muestra representativa de un 5% por subseries; Se microfilma lo

Seleccionado

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

carecer de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar por carecer de

valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de

constante consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo
Central, Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina mediante picado, una vez culmina el tiempo de retencin en el archivo

central, por no poseer valor documental secundario.

Dejar una muestra del 10% de los informes del programa y se digitaliza la informacin
correspondiente que tenga relacin con el conflicto

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

Firma Presidente Comit de Gestin Documental

riollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TAB
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial

Registro de peticiones de solucion inmediata

a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit
a lista de asistencia
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

a acta de la reunin
a lista de asistencia
 c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

c Actas de Capacitacin
2.35 a acta
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
2.40 a Acta
Lista de Verificacion

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos

a Requerimientos personales

a Mantenimientos

a Necesidades administrativas
10 g BOLETINES

10.3 c Boletn Informativo Policial

 a boletn

25 g EXPEDIENTES
25.2 c de Vehculos

a Comunicacion oficial

29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1
a Informe

c Informe de Back-Up
29.19
a Informe

c Informe de Actividades
29.25
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe

c Informe de Novedades
29.57
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58
a Informe

30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS

31.7 c Libros de Control

a Libro

38 g ORDENES

c Orden Interna
38.1
a orden interna
38.8 c Orden de trabajo

38.10 c Memorando
a memorando
a Comunicacion oficial de respuesta
38.11 c Polgramas

a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial
a Correo electrnico
39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES
40.2 c Plan de Accin

a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

a Comunicacion oficial
40.9 c Plan Estratgico

a Comunicacion oficial

40.13 c Plan de Seguridad

a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad

43 g PROYECTOS
 c Proyecto de Cooperacin Nacional

43.18 c Proyecto de Investigacin

a Anteproyecto
a Convocatoria
a Propuestas de Investigacin
a Cronograma de actividades
a Financiamiento interno
a Financiamiento externo
a Informe de Avance
a Informe final del proyecto
a Otros Comunicacion oficial
50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales

a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

56 g ESTADSTICAS
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis
a estudio de situacin

70 g INSTRUCTIVOS

95 g SISTEMAS
c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin

95.1
 a Actas
a Comunicaciones oficiales
95.1 a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
a Seguimiento al control operacional
ELABOR : PT Bayron Herrera Salce
FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD DE TRANSITO Y TRANSPORTE

METROPOLITANO

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.2.2

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FIN

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 10 x X

3 5 X X

3 18 X X X X

(CP) 50 X X

3 10 X X
3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X

3 20 X X

3 __ X X X

3 10 X X X
 3 10 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X

(CP) (CP) X X X

3 5 X X

3 18 X X X
3 10 X X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X

3 3 X X
 3 10 X X

3 10 X X

(CP) (CP) X X X

3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X
3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FIN

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
 MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
NSPORTE
FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

x x
X X

X X
X X

X X
X X

X
X X

X X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL

ALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un documento

de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se suprima o
fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la trasferencia al archivo
central. una ves cumpla los tiempos de retencin se microfilmara la totalidad de las
subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en el

archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica Nacional
donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las comunicaciones

oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno, mantenimiento, elementos y
necesidades administrativas sern eliminadas mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar una muestra
representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas relevante y
pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar una muestra
representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas relevante y
pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben registrar
la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin por cada una de
las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer de

valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una
muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una
muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central

por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes transferidos
anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de valores

primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de constante

consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo Central, Transcurrido
el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una muestra
representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean trascendentales para la
Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

 Firma Presidente Comit de Gestin Documental

ollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial

Registro de peticiones de solucion inmediata

a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit
a lista de asistencia
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

a acta de la reunin
a lista de asistencia
 c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
2.40 a Acta
Lista de Verificacion

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos

a Requerimientos personales

a Mantenimientos

a Necesidades administrativas

10 g BOLETINES

10.3 c Boletn Informativo Policial

 a boletn

25 g EXPEDIENTES
25.2 c de Vehculos

a Comunicacion oficial

29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1
a Informe

c Informe de Back-Up
29.19
a Informe

c Informe de Actividades
29.25
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe

c Informe de Novedades
29.57
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58
a Informe

30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS

31.7 c Libros de Control

a Libro

38 g ORDENES

c Orden Interna
38.1
a orden interna
38.8 c Orden de trabajo

38.10 c Memorando
a memorando
a Comunicacion oficial de respuesta
38.11 c Polgramas

a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial
a Correo electrnico
39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES

40.2 c Plan de Accin

a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

a Comunicacion oficial

40.9 c Plan Estratgico

a Comunicacion oficial

40.13 c Plan de Seguridad

a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad

 43 g PROYECTOS

43.3 c Proyecto de Cooperacin Nacional

43.18 c Proyecto de Investigacin

a Anteproyecto
a Convocatoria
a Propuestas de Investigacin
a Cronograma de actividades
a Financiamiento interno
a Financiamiento externo
a Informe de Avance
a Informe final del proyecto
a Otros Comunicacion oficial
50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales

a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

56 g ESTADSTICAS
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis
a estudio de situacin

70 g INSTRUCTIVOS

95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
 a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno

a Comunicacion oficial

95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
a Seguimiento al control operacional
ELABOR : PT Bayron Herrera Salce
FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD DE TRANSITO Y TRANSPORTE

MUNICIPAL

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.2.3

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FINA

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 10 x X

3 5 X X

3 18 X X X X

(CP) 50 X X

3 10 X X
3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X

3 20 X X

3 __ X X X

3 10 X X X
 3 10 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X

(CP) (CP) X X X

3 5 X X

3 18 X X X
3 10 X X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X

3 3 X X
 3 10 X X

3 10 X X

(CP) (CP) X X X

3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X
3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FINA

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
 DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
NSPORTE
FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

x x
X X

X X
X X

X X
X X

X
X X

X X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL

UALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las

comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin
por cada una de las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer

de valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

carecer de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de

constante consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo
Central, Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

Firma Presidente Comit de Gestin Documental

riollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial

Registro de peticiones de solucion inmediata

a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit
a lista de asistencia
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

a acta de la reunin
a lista de asistencia
 c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
2.40 a Acta
Lista de Verificacion

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos

a Requerimientos personales

a Mantenimientos

a Necesidades administrativas
10 g BOLETINES

10.3 c Boletn Informativo Policial

 a boletn

25 g EXPEDIENTES
25.2 c Expediente de Vehculos

a Comunicacion oficial

29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1
a Informe

c Informe de Back-Up
29.19
a Informe

c Informe de Actividades
29.25
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe

c Informe de Novedades
29.57
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58
a Informe

30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS

31.7 c Libros de Control

a Libro

38 g ORDENES

c Orden Interna
38.1
a orden interna
38.8 c Orden de trabajo

38.10 c Memorando
a memorando
a Comunicacion oficial de respuesta
38.11 c Polgramas

a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial
a Correo electrnico
39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES

40.2 c Plan de Accin

a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

a Comunicacion oficial

40.9 c Plan Estratgico

a Comunicacion oficial

40.13 c Plan de Seguridad

a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad

50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

56 g ESTADSTICAS
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis
a estudio de situacin

70 g INSTRUCTIVOS

95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial
 95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
a Seguimiento al control operacional

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce

FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD DE CONTROL Y SEGURIDAD

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.2.4

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FINA

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 10 x X

3 5 X X

3 18 X X X X

(CP) 50 X X

3 10 X X
3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X

3 20 X X

3 __ X X X

3 10 X X X
 3 10 X X X

3 5 X X

3 5 X X

X X X
3 5

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X

(CP) (CP) X X X

3 5 X X

3 18 X X X
3 10 X X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X

3 3 X X
(CP) (CP) X X X

3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X
 3 5 X X

3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FINA

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
URIDAD FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

x x
X X

X X
X X

X X
X X

X
 X

X X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL

UALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las

comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin
por cada una de las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer

de valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo
Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

carecer de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de

constante consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo
Central, Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

Firma Presidente Comit de Gestin Documental

riollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial

Registro de peticiones de solucion inmediata

a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit
a lista de asistencia
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

a acta de la reunin
a lista de asistencia
 c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
2.40 a Acta
Lista de Verificacion

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos

a Requerimientos personales

a Mantenimientos

a Necesidades administrativas
10 g BOLETINES

10.3 c Boletn Informativo Policial

a boletn
 25 g EXPEDIENTES
25.2 c de Vehculos

a Comunicacion oficial

29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1
a Informe

c Informe de Back-Up
29.19
a Informe

c Informe de Actividades
29.25
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe

c Informe de Novedades
29.57
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58
a Informe

30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS

31.7 c Libros de Control

a Libro

38 g ORDENES

c Orden Interna
38.1
a orden interna

38.8 c Orden de trabajo

38.10 c Memorando
 a memorando
a Comunicacion oficial de respuesta
38.11 c Polgramas

a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial
a Correo electrnico
39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES

40.2 c Plan de Accin

a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

a Comunicacion oficial
40.9 c Plan Estratgico

a Comunicacion oficial

40.13 c Plan de Seguridad

a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad

50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales

a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

56 g ESTADSTICAS
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis
a estudio de situacin

70 g INSTRUCTIVOS

95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
 Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
a Seguimiento al control operacional

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce

FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : UNIDADES DE REACCION E INTERVENCION

UNIR

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.2.5

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FINA

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 10 x X

3 5 X X

3 18 X X X X

(CP) 50 X X

3 10 X X
3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X

3 20 X X

3 __ X X X

3 10 X X X
 3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X

(CP) (CP) X X X

3 5 X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 18 X X X
 3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X

3 3 X X

(CP) (CP) X X X
3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X
 3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FINA

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
NTERVENCION
FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

x x
X X

X X
 X

X X

X X

X
X

X
 X

X X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL

UALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las

comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin
por cada una de las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer

de valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.
Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de
valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

carecer de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de

constante consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo
Central, Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

Firma Presidente Comit de Gestin Documental

riollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial

Registro de peticiones de solucion inmediata

a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion
1.12 c Solicitudes de consulta
a solicitud

a formato de consulta o prstamo de documentos

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit
a lista de asistencia
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes
2.10 c Acta de compromiso
a acta de la reunin
a lista de asistencia
c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
2.40 a Acta
Lista de Verificacion

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos

a Requerimientos personales

a Mantenimientos

a Necesidades administrativas

10 g BOLETINES
10.3 c Boletn Informativo Policial
 a boletn

25 g EXPEDIENTES

25.2 c de Vehculos
a
Comunicacion oficial

29 g INFORMES

c Informe a Entes de Control

29.1

a Informe

29.11 c Informe especial de Polica

a Hechos conocidos

a Elementos que hacen parte de los hechos.

c Informe de Back-Up
29.19
a Informe

c Informe de Incautacin
29.22
a Informe
c Informe de Actividades
29.25
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe
c Informe de Novedades
29.57
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58
a Informe
c Informe de Procesos
29.61
a Informe

30 g INVENTARIOS
30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS
31.7 c Libros de Control

a Libro

38 g ORDENES

c Orden Interna
38.1
a orden interna

38.8 c Orden de trabajo

38.10 c Memorando

a memorando

a Comunicacion oficial de respuesta

38.11 c Polgramas

a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial

a Correo electrnico

39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES
40.2 c Plan de Accin

a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

 a Comunicacion oficial

40.13 c Plan de Seguridad

a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

a Comunicacion oficial

50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

56 g ESTADSTICAS
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis
a estudio de situacin

57 g CAMPAAS

60 g CONVENIOS

60.8 c Convenio Interadministrativo

a Informacin General de Convenios

a Estudios Previos de Convenios

a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
61 g CONTRAVENCIONES

61.3 c Integridad fsica

a Formato incautacin elementos

a Incautacin armas blancas
61.4 c Querellas
a Querella
a Boleta de citacin
 a Acta diligencia contravencional

70 g INSTRUCTIVOS

86 g PROGRAMAS
86.7 c Programa de Gestin Documental
a implementacin del manual

a programas del proceso de gestin documental

86.10 c Programa de Prevencin

86.30 c Programa de Gestin Ambiental

95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas

a Comunicaciones oficiales

a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
 Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
a Seguimiento al control operacional
95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo
a Definicin de la gestin del riesgo
a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
a Plan manejo de riesgos
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce

FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD MULTIMODAL

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.2.6

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FINA

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 10 x X

3 __ X X X

3 5 X X

3 18 X X X X

(CP) 50 X X
3 10 X X

3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X

3 20 X X

3 __ X X X

3 10 X X X
3 10 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 20 X X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X

3 5 X X
(CP) (CP) X X X

3 5 X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X

3 3 X X
 3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X

(CP) (CP) X X X

3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X

3 5 X X

3 3 X X

3 8 X X X

3 7 X X X

3 8 X X X
3 8 X X X

3 5 X X X

3 8 X X

3 8 X X

3 8 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X
 3 5 X X

3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FINA

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
 FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

X
x x

X X

X X
X X

X X

X
 x

X X

X X

X
 X

X X

X
 X

X X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL

UALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo de Gestin por prdida de vigencia.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos

son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una
muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos

son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en el

archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las

comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar una
muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar una
muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos

son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en e l Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3% de aquellos documentos que sean transcendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un
documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin por
cada una de las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer de

valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer

de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% a la informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% a la informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% a la informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de

constante consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo Central,
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una
muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, cumplido este tiempo se

microfilma para la conservacin permanente de los soportes documentales de
importancia histrica en la implementacin del PGD.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de
valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

Firma Presidente Comit de Gestin Documental

riollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial

Registro de peticiones de solucion inmediata

a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion
1.12
c Solicitudes de consulta
a solicitud

a formato de consulta o prstamo de documentos

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit
a lista de asistencia
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes
2.10 c Acta de compromiso

c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
a
2.40 Acta
Lista de Verificacion

Actas de Eliminacin Documental

c Propuesta de Eliminacion
a
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos
a Requerimientos personales
a Mantenimientos
a Necesidades administrativas

10 g BOLETINES
10.3 c Boletn Informativo Policial

a boletn

24 g ESTUDIOS
Estudio en convivencia y seguridad
24.12 c
cciudadana
a Artuculo
a Informe Final

a Estudio

a Proyecto de invvestigacin
a Investigacin

24.16 c Estudio de Seguridad a Vas

25 g EXPEDIENTES

25.2 c de Vehculos
Comunicacion oficial
a

29 g INFORMES

c Informe a Entes de Control

29.1
a Informe

c Informe de Back-Up
29.19
a Informe
c Informe de Actividades
29.25
a Informe
c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe

c Informe de Novedades
29.57
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58
a Informe
 30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS

31.7 c Libros de Control

a Libro

38 g ORDENES
c Orden Interna
38.1
a orden interna

38.8 c Orden de trabajo

38.10 c Memorando
a memorando

a Comunicacion oficial de respuesta

38.11 c Polgramas

a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial

a Correo electrnico

39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES

40.2 c Plan de Accin

 a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

a Comunicacion oficial
40.9 c Plan Estratgico

a Comunicacion oficial

40.13 c Plan de Seguridad

a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad

43 g PROYECTOS
43.18 c Proyecto de Investigacin
a Anteproyecto
a Convocatoria
a Propuestas de Investigacin
a Cronograma de actividades
a Financiamiento interno
a Financiamiento externo
a
Informe de Avance
a Informe final del proyecto
a Otros Comunicacion oficial
50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

56 g ESTADSTICAS
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis
a estudio de situacin
70 g INSTRUCTIVOS

95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua

a Indicadores

95.2 c Sistema de Control Interno

a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
 a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional

95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo

a Definicin de la gestin del riesgo

a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
a Plan manejo de riesgos
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce

FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD DE PREVENCION VIAL

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.2.7

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FINA

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 10 x X

3 __ X X X

3 5 X X

3 18 X X X X

(CP) 50 X X
3 10 X X

3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X

3 20 X X

3 __ X X X
3 10 X X X

2 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X
(CP) (CP) X X X

3 5 X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X
 3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X

3 3 X X

3 10 X X

(CP) (CP) X X X

3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X

3 5 X X
3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X
 3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FINA

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
L FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

X
x x

X X

X
X X

x x

X
 x

X X

X X

X
 X

X
X X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL

UALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo de Gestin por prdida de vigencia.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las

comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central,sdleccionar y microfilmar

una muestra representativa de hasta el 3% de aquellos documentosd que sean
tracendentales para la Policia Nacional, los demas documentos seran eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un
documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin
por cada una de las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer

de valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

carecer de valores primarios.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de
constante consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo
Central, Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor
secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

Firma Presidente Comit de Gestin Documental

riollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABL
Versin: 0
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES
1.9 c Requerimientos de Justicia
a consulta bases de datos
a Solicitudes
a respuestas
Peticiones, Quejas, Reclamos,
1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias
a Comunicacion oficial
Registro de peticiones de solucion inmediata
a
(1IP-FR-0014)
a Denuncios
a Peticion
1.12 c Solicitudes de consulta
a solicitud

a formato de consulta o prstamo de documentos

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit

a lista de asistencia

Acta de Comit Actualizacin, Correccin

2.11 c y Retiro de Datos y archivos de
Inteligencia.
a Acta.
a Comunicacin oficial relacin ID.
a Planilla Relacin ID u Otros
a Informe Trimestral de avance.
c Actas de Inteligencia
2.12 a acta
a lista de asistencia
c
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5 a
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

a acta de la reunin

a lista de asistencia

c
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 a Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
2.40 a Acta
Lista de Verificacion

Actas de Eliminacin Documental

c Propuesta de Eliminacion
a
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial
Solicitudes y Comunicacion oficial
3.1 c
administrativos
a Requerimientos personales
a Mantenimientos
a Necesidades administrativas

6 g MISIONES
6.1 c Misiones de trabajo
a Comunicacion oficial
a Otros

10 g BOLETINES
10.2 c Boletn de criminalidad
a Boletn semanal de criminalidad
10.3 c Boletn Informativo Policial

a boletn

24 g ESTUDIOS
24.1 c Estudio Seguridad a Personas
a estudio
a Formatos 2SP-FR-00024
24.2 c Estudio de la conducta criminal
a Artculo
a Informe Final
24.3 c Estudio Criminolgico
a Estudio

a Investigacin

24.5 c Estudio de Nivel de Riesgo a Personas

a Solicitud realizacin Estudio

a Apertura orden de trabajo
a Comunicaciones Oficiales (solicitudes Varias)
a
Recoleccin de informacin para estudio de nivel
de riesgo
a Recomendaciones bsicas de autoproteccin
a Estudio de nivel de riesgo
a Decisin comit evaluacin del nivel de riesgo
Asignacin, modificacin o finalizacin de las
a medidas preventivas o de proteccin a personas
con nivel de riesgo comprobado
a Lista de chequeo para estudios de nivel de riesgo
a Comunicaciones Oficiales (Notificaciones)
a Acta

a
Matriz para la evaluacin del nivel de riesgo a
Personas en la Polica Nacional

Estudio a Instalaciones Gubernamentales y

24.6 c
Diplomticas
 a Solicitud realizacin estudio
a Comunicaciones Oficiales (solicitudes Varias)
a Apertura orden de trabajo
a Comunicaciones Oficiales (solicitudes Varias)
a
Estudio Seguridad a Instalaciones
Gubernamentales y Diplomticas
a Decisin comit evaluacin del nivel de riesgo
a Comunicaciones Oficiales (Notificaciones)
24.8 c Estudio de Cooperantes
a Comunicacion oficial
24.10 c Estudio de Desmovilizados
a Comunicacion oficial
24.11 c Estudio de Estandarizacin
a Comunicacion oficial
Estudio en convivencia y seguridad
24.12 c
cciudadana
a Artuculo
a Informe Final
a Estudio
a Proyecto de invvestigacin
a Investigacin

24.16 c Estudio de Seguridad a Vas

25 g EXPEDIENTES
25.2 c de Vehculos
a Comunicacion oficial

25.15 c de Inteligencia
Comunicacion oficial
a

25.31 c de Alertas Tempranas

a Comunicacion oficial
29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1
a Informe
29.14 c Informe de perfilacin criminal
a Anlisis del lugar de los hechos
a Anlisis conductual
a Anlisis del perfil criminal
a Anlisis vinculacin de casos
c Informe de Back-Up
29.19
29.19
a Informe

c Informe de Actividades
29.25
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe

c Informe de Investigaciones
29.54
a Informe

c Informe de Novedades

29.57
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58
a Informe
c Informe de Procesos
29.61
a Informe

Informe de Prueba de Vulnerabilidad en

29.62 c
Sistemas de Informacin

c Informe de Riesgo y Alerta Temprana

29.68
a Informe
c Informe de Anlisis y Delincuencial
29.98
a Informe

Informe de Inteligencia o
29.99 c
Contrainteligencia

30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS
31.7 c Libros de Control
a Libro
31.8 c Libros de Servicio de Polica
 a Libro

31.13 c Libro de Misiones de Trabajo

a libro

38 g ORDENES
c Orden Interna
38.1
a orden interna

38.8 c Orden de trabajo

38.10 c Memorando
a memorando

a Comunicacion oficial de respuesta

38.11 c Polgramas

a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial

a Correo electrnico
39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES
40.2 c Plan de Accin

a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

 a Comunicacion oficial

40.9 c Plan Estratgico

a Comunicacion oficial

40.13 c Plan de Seguridad

a Comunicacion oficial

40.25 c Plan Contrainteligencia

40.37 c Plan de Necesidades

a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad

43 g PROYECTOS
43.18 c Proyecto de Investigacin
a Anteproyecto
a Convocatoria
a Propuestas de Investigacin
a Cronograma de actividades
a Financiamiento interno
a Financiamiento externo
a Informe de Avance
a Informe final del proyecto
a Otros Comunicacion oficial
50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

56 g ESTADSTICAS
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis
a estudio de situacin
56.3 c Informacin estadstica
a Anlisis del lugar de los hechos
a Anlisis conductual
a Anlisis de perfil criminal
a Anlisis de vinculacin de casos
Recepcin y Anlisis de Comunicaciones
56.4 g
Interceptadas
a Comunicacin Oficial
a
FGN-23-F-01 Solicitud de Interceptacin de las
Comunicaciones Mviles VO1
FGN-23-F-02 Solicitud De Interceptacin De Las
a Comunicaciones (Mensajera Instantnea
BlackBerry) V01
a FGN-23-F-03 Solicitud De Interceptacin De Las C
a FGN-23-F-04 Solicitud De Revisin Tcnica De La
a FGN-23-F-05 Solicitud De Informacin De Las Com
a FGN-23-F-06 Registro De Coordinadores Las Salas
a FGN-23-F-08 Datos Del Personal De La Sala De Re
a FGN-26.1.3-Sct-F-03 - Resultados De La Activida
a FGN-26.1.3-Sct-F-05 Solicitud De Extraccin De
a Rtulo Elementos Materiales De Prueba Y Evidenci
a Registro De Cadena De Custodia Resolucin 02369

70 g INSTRUCTIVOS

86 g PROGRAMAS

Programa de Proteccin de Documentos

86.27 c
Esenciales

87 g DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO

87.4 c Formulacin estratgica

a Anlisis de la realidad institucional
a Anlisis de informacin
a Anlisis de la formulacin estratgica vigente
a Anlisis de la seguridad objetiva y de seguridad
percibida
 a Diagnstico del mbito externo interno de la
Institucin
a Diagnstico inicial
a Diagnsticos
a Encuestas de percepcin del servicio policial o
internas
a Encuestas externas e internas
a Identificacin de grupos sociales o clientes
a Informes de gestin institucional
a Informes o investigaciones
a Matriz de cruce de elementos
a Matriz de la calificacin de las brechas de los
elementos de la definicin estratgica
a Matriz valoracin de oferta de valor Institucional
a MEGA
a Misin
a Oferta de valor
a Plan Estratgico Institucional
a Polticas estratgicas institucionales
a Polticas Institucionales
a Polticas marco normativo
a Principios y valores
a Visin
95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo
 a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional

95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo

a Definicin de la gestin del riesgo

a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
a Plan manejo de riesgos
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial
ELABOR : PT Bayron Herrera Salce
FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD BASICA DE INTELIGENCIA

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.2.8

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FINA

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 3 X X

3 10 x X

3 __ X X X

3 5 X X

3 18 X X X X

2 30 X X X

2 30 X X X
 2 30 X X X

(CP) 50 X X

3 10 X X

3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X

3 20 X X

3 __ X X X
2 30 X X

3 20 X X X

3 10 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 20 X X

3 20 X X

3 20 X X
3 20 X X

3 5
X X

3 30
X X

3 5 X X
X

2 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

2 30 X X

3 10 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X
 3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

2 30 X X X

(CP) (CP) X X X

3 5 X X

3 5 X X
3 5 X X

2 30 X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X

3 3 X X
 3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X

3 3 X X

3 10 X X

(CP) (CP) X X X

3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X

3 5 X X
3 10 X X

3 28 X X

3 5 X X X

3 3 X X
3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X
3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FINA

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
 E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
NCIA FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

X X

X X

X X
X X

x x

X X

X
X X

X X

X X

X X

X X
X X

X x

x x

X X

X X

X
 X

X X

X
 X

X X

X X

X X

X
 X

X
X X

X X

X X

X
X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL
UALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo de Gestin por prdida de vigencia.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Teniendo en cuenta la reserva legal de la informacin se digitaliza y microfilmar, una

vez finalice el tiempo de retencin establecido por la Ley, procediendo a realizar
eliminacin de los mismos mediante picado.

Teniendo en cuenta la reserva legal de la informacin se digitaliza y microfilma una

vez finalice el tiempo de retencin establecido por la Ley, procediendo a realizar
eliminacin de los mismos mediante picado.
Teniendo en cuenta la reserva legal de la informacin se digitaliza y microfilma una
vez finalice el tiempo de retencin establecido por la Ley, procediendo a realizar
eliminacin de los mismos mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las

comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit
de actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto
posee valores secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en
dicho comit.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se deja una muestra representativa del 5% de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5% de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, transferir al archivo

histrico por cuanto posee valores secundarios

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, transferir al archivo

histrico por cuanto posee valores secundarios
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, transferir al archivo
histrico por cuanto posee valores secundarios

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central,sdleccionar y microfilmar

una muestra representativa de hasta el 3% de aquellos documentosd que sean
tracendentales para la Policia Nacional, los demas documentos seran eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit

de Actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto
posee valore secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en
dicho comit.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se deja una muestra representativa del 3 % de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit

de actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto
posee valore secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en
dicho comit.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin
por cada una de las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer de

valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra
representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit

de actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto
posee valores secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en
dicho comit.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

carecer de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Se deja una muestra representativa del 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Se deja una muestra representativa del 5 % de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de

constante consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo
Central, Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

pierde valor administrativo

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

 Firma Presidente Comit de Gestin Documental

riollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABL
Versin: 0
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES
1.9 c Requerimientos de Justicia
a consulta bases de datos
a Solicitudes
a respuestas
Peticiones, Quejas, Reclamos,
1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias
a Comunicacion oficial
Registro de peticiones de solucion inmediata
a
(1IP-FR-0014)
a Denuncios
a Peticion
1.11 c Inspecciones Judiciales
a solicitud
a formato de consulta
a acta de inspeccin
1.12 c Solicitudes de consulta
a solicitud

a formato de consulta o prstamo de documentos

1.13 c Providencias judiciales

a Ordenes de Captura.
a Cancelacin de ordenes de captura.
a Impedimento de salida del pas.
a Cancelacin de impedimento de salida del pas.
a Sentencias
a Cancelacin de sentencias.
a Medidas de aseguramiento.
a Cancelacin de Medidas de aseguramiento.
a Anotaciones
a Correcciones
 2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit

a lista de asistencia

c
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5 a
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

a acta de la reunin
a lista de asistencia

Acta de Comit Actualizacin, Correccin

2.11 c y Retiro de Datos y archivos de
Inteligencia.
a Acta.
a Comunicacin oficial relacin ID.
a Planilla Relacin ID u Otros
a Informe Trimestral de avance.
c Actas de Inteligencia
2.12 a acta
a lista de asistencia
c
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 a Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
2.40 a Acta
Lista de Verificacion

Actas de Eliminacin Documental

c Propuesta de Eliminacion
a
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion
 Actas de Entrega de unidad
Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos
a Requerimientos personales
a Mantenimientos
a Necesidades administrativas
6 g MISIONES
6.1 c Misiones de trabajo
a Comunicacion oficial
a Otros

10 g BOLETINES
10.2 c Boletn de criminalidad
a Boletn semanal de criminalidad
10.3 c Boletn Informativo Policial

a boletn

PREVENCIN, CONVIVENCIA Y SEGURIDAD

14 g
CIUDADANA
Incautacin o Decomiso de armas, municiones
14.1 c
y explosivos
a Informe de incautacin
a
Comunicacion oficial relacionados con la
incautacin o decomiso
Remisorio al Departamento de Control Comercio
a de Armas, Municiones y Explosivos del Comando
General
Procedimiento administrativo por
14.13 c
incacutacin
a Boleta incautacin
a Informe de polica
a Resolucin
 a Comunicados Oficiales
a Comunicacion oficial personales
a Resolucin de a brigada
a Publicidad
a diligencia de notificacin
a Dictamen de medicina legal
a Colillas de alcohol sensor
24 g ESTUDIOS
24.1 c Estudio Seguridad a Personas
a estudio
a Formatos 2SP-FR-00024
24.2 c Estudio de la conducta criminal
a Artculo
a Informe Final
24.3 c Estudio Criminolgico
a Estudio

a Investigacin

24.5 c Estudio de Nivel de Riesgo a Personas

a Solicitud realizacin Estudio

a Apertura orden de trabajo
a Comunicaciones Oficiales (solicitudes Varias)
a
Recoleccin de informacin para estudio de nivel
de riesgo
a Recomendaciones bsicas de autoproteccin
a Estudio de nivel de riesgo
a Decisin comit evaluacin del nivel de riesgo
Asignacin, modificacin o finalizacin de las
a medidas preventivas o de proteccin a personas
con nivel de riesgo comprobado
a Lista de chequeo para estudios de nivel de riesgo
a Comunicaciones Oficiales (Notificaciones)
a Acta

a
Matriz para la evaluacin del nivel de riesgo a
Personas en la Polica Nacional
Estudio a Instalaciones Gubernamentales y
24.6 c
Diplomticas
a Solicitud realizacin estudio
a Comunicaciones Oficiales (solicitudes Varias)
a Apertura orden de trabajo
a Comunicaciones Oficiales (solicitudes Varias)
a
Estudio Seguridad a Instalaciones
Gubernamentales y Diplomticas
a Decisin comit evaluacin del nivel de riesgo
 a Comunicaciones Oficiales (Notificaciones)

24.8 c Estudio de Cooperantes

a Comunicacion oficial
24.10 c Estudio de Desmovilizados
a Comunicacion oficial
24.11 c Estudio de Estandarizacin
a Comunicacion oficial
Estudio en convivencia y seguridad
24.12 c
cciudadana
a Artuculo
a Informe Final
a Estudio
a Proyecto de invvestigacin
a Investigacin

24.16 c Estudio de Seguridad a Vas

25 g EXPEDIENTES
25.2 c de Vehculos
Comunicacion oficial
a

25.15 c de Inteligencia
Comunicacion oficial

25.25 c Especial de Personas

a formato "carpeta de proteccin a personas"
a soporte asignacin esquema de proteccin
a acta
a comunicacin oficial
a acta
a
documentos de la gestin del servicio de
proteccin
a retiro de medidas de proteccin a personas
a comunicacin oficial
25.31 c de Alertas Tempranas
Comunicacion oficial
a

26 g INVESTIGACIONES
26.1 c Investigaciones internacionales
a notificacin roja
a orden de trabajo
 a plena identidad y/ o confrontacin dactilar
a derechos de retenido
a acta de buen trato
a valoracin medico legal
informe dejando a disposicin fiscala general de
a
la nacin(asuntos internacionales)
a derechos del capturado
a acta de buen trato
a informe de fiscala general de la nacin
26.2 c Investigaciones Judiciales
a Solicitud autoridad competente Actos Urgentes
a Plan Metodolgico
a Reporte Iniciacin
a Inspeccin a lugar
a Inventario elementos de prueba
a Inspeccin de vehculos
a Solicitud anlisis de muestra
a Informe Investigador de campo
a Bosquejo Topogrfico
a Solicitud Allanamiento
a Acta de registro allanamiento
a Acta incautacin de elementos
a Acta destruccin de elementos
a lbum Fotogrfico
a Ficha Tcnica Topogrfica y Biogrfica
a Acta de Consentimiento
a Registro cadena de custodia
a Informe de investigador de laboratorio
a Informe Ejecutivo de Polica Judicial
26.3 c Notificaciones de interpol
a oficio solicitud
a copia orden de captura
a formulario de notificacin
a foto cedula y/o identificacin
a lista de chequeo
a copia notificacin pblica
a copia comunicacin oficial de respuesta
26.4 c Requerimientos I/247
a solicitud ip
a Respuesta ip
a comunicacin oficial
a formulario solicitud notificacin

29 g INFORMES
 c Informe a Entes de Control
29.1
a Informe
29.14 c Informe de perfilacin criminal
a Anlisis del lugar de los hechos
a Anlisis conductual
a Anlisis del perfil criminal
a Anlisis vinculacin de casos
c Informe de Back-Up

29.19
a Informe

c Informe de Actividades
29.25
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe

c Informe de Investigaciones
29.54
a Informe

c Informe de Novedades
29.57
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58
a Informe

c Informe de Procesos
29.61
a Informe

Informe de Prueba de Vulnerabilidad en

29.62 c
Sistemas de Informacin

c Informe de Riesgo y Alerta Temprana

29.68
a Informe

c Informe de Anlisis y Delincuencial

29.98
a Informe

Informe de Inteligencia o
29.99 c
Contrainteligencia

30 g INVENTARIOS
30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS
31.7 c Libros de Control
a Libro
31.8 c Libros de Servicio de Polica

a Libro

31.13 c Libro de Misiones de Trabajo

a libro

38 g ORDENES
c Orden Interna
38.1
a orden interna

38.8 c Orden de trabajo

38.10 c Memorando
a memorando

a Comunicacion oficial de respuesta

38.11 c Polgramas

a polgramas
38.15 c Orden con Plazo
a Comunicacin oficial
a Correo electrnico
39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES
40.2 c Plan de Accin
 a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

a Comunicacion oficial
40.9 c Plan Estratgico
a Comunicacion oficial
c Plan de Seguridad
40.13
a Comunicacion oficial

40.25 c Plan Contrainteligencia

40.37 c Plan de Necesidades

a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad

43 g PROYECTOS
43.18 c Proyecto de Investigacin
a Anteproyecto
a Convocatoria
a Propuestas de Investigacin
a Cronograma de actividades
a Financiamiento interno
a Financiamiento externo
a Informe de Avance
a Informe final del proyecto
a Otros Comunicacion oficial
50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental

53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

56 g ESTADSTICAS
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis
a estudio de situacin
56.3 c Informacin estadstica
a Anlisis del lugar de los hechos
a Anlisis conductual
a Anlisis de perfil criminal
a Anlisis de vinculacin de casos
Recepcin y Anlisis de Comunicaciones
56.4 g
Interceptadas
a Comunicacin Oficial
a
FGN-23-F-01 Solicitud de Interceptacin de las
Comunicaciones Mviles VO1
FGN-23-F-02 Solicitud De Interceptacin De Las
a Comunicaciones (Mensajera Instantnea
BlackBerry) V01
a
FGN-23-F-03 Solicitud De Interceptacin De Las
Comunicaciones (Telefona Fija) V01
a
FGN-23-F-04 Solicitud De Revisin Tcnica De
Las Comunicaciones Interceptadas V01
a
FGN-23-F-05 Solicitud De Informacin De Las
Comunicaciones Interceptadas V01
FGN-23-F-06 Registro De Coordinadores Las
a Salas De Recepcin Y Anlisis De
Comunicaciones Interceptadas V01
FGN-23-F-08 Datos Del Personal De La Sala De
a Recepcin Y Anlisis De Las Comunicaciones
Interceptadas (1)
a
FGN-26.1.3-Sct-F-03 - Resultados De La
Actividad De Monitoreo V01
a
FGN-26.1.3-Sct-F-05 Solicitud De Extraccin De
Emp Y Ef Producto V01
Rtulo Elementos Materiales De Prueba Y
a Evidencia Fsica Resolucin 02369 Del 11 De
Julio Del 2016
a
Registro De Cadena De Custodia Resolucin
02369 Del 11 De Julio Del 2016

70 g INSTRUCTIVOS

86 g PROGRAMAS
 Programa de Proteccin de Documentos
86.27 c
Esenciales

87 g DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO

87.4 c Formulacin estratgica

a Anlisis de la realidad institucional
a Anlisis de informacin
a Anlisis de la formulacin estratgica vigente
a Anlisis de la seguridad objetiva y de seguridad
percibida
a Diagnstico del mbito externo interno de la
Institucin
a Diagnstico inicial
a Diagnsticos
a Encuestas de percepcin del servicio policial o
internas
a Encuestas externas e internas
a Identificacin de grupos sociales o clientes
a Informes de gestin institucional
a Informes o investigaciones
a Matriz de cruce de elementos
a Matriz de la calificacin de las brechas de los
elementos de la definicin estratgica
a Matriz valoracin de oferta de valor Institucional
a MEGA
a Misin
a Oferta de valor
a Plan Estratgico Institucional
a Polticas estratgicas institucionales
a Polticas Institucionales
a Polticas marco normativo
a Principios y valores
a
Visin
95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
 a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional

95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo

a Definicin de la gestin del riesgo

a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
a Plan manejo de riesgos
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
 a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce

FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : UNIDADES BASICAS DE INVESTIGACION

CRIMINAL

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.2.9

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FINA

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 3 X X

3 10 x X

3 __ X X

3 __ X X X

3 8 X X X
 3 5 X X

3 18 X X X X

(CP) 50 X X

3 10 X X

2 30 X X X

2 30 X X X

3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X
3 20 X X

3 __ X X X

2 30 X X

3 20 X X X

3 10 X X X

3 5 X X

2 20 X x
2 20 X x

3 5 X X

3 5 X X

3 20 X X

3 20 X X

3 20 X X
3 20 X X

3 5
X X

3 30
X X

3 5 X X
X

2 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

2 30 X X

3 20 X X

3 10 X X

3 28 X X
 3 28 X X

1 ao 10 X X

3 18 X X

3 18 X X
3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

2 30 X X X
(CP) (CP) X X X

3 5 X X

3 5 X X

2 30 X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X
 3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X

3 3 X X

3 10 X X

(CP) (CP) X X X

3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X
3 5 X X

3 10 X X

3 28 X X

3 5 X X X
3 3 X X

3 5 X X X

3 5 X X
3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X
 SOPORTE DISPOSICIN FINA
P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
STIGACION
FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

X X

X
 X

x x

X X

X X

X X

X
X

X X

X X

X
 X

X X

X X

X X

X X
X X

X x

x x

X X

X X

X X
X X

X X

X X

X X
 X

X X

X X
 X

X X

X X

X X

X
 X

X
 X

X X

X X

X X
 X

X
X

X
 DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL
UALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se elimina en el archivo de gestin por carecer de valores secundarios.

Se elimina en el Archivo de Gestin por prdida de vigencia.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
eliminados mediante el proceso de picado.
Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un documento

de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se suprima o
fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la trasferencia al archivo
central. una ves cumpla los tiempos de retencin se microfilmara la totalidad de las
subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Teniendo en cuenta la reserva legal de la informacin se digitaliza y microfilmar, una vez

finalice el tiempo de retencin establecido por la Ley, procediendo a realizar eliminacin de
los mismos mediante picado.

Teniendo en cuenta la reserva legal de la informacin se digitaliza y microfilma una vez

finalice el tiempo de retencin establecido por la Ley, procediendo a realizar eliminacin de
los mismos mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental eliminado.
Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en el
archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica Nacional
donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las comunicaciones

oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno, mantenimiento, elementos y
necesidades administrativas sern eliminadas mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit de

actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto posee
valores secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en dicho comit.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter histrico.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar una muestra
representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas relevante y
pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

El tiempo de retencin establecido para esta documentacin iniciara una vez el arma de
fuego sea remitida al Departamento de Control Comercio de Armas, Municiones y
Explosivos del Comando General. Una vez cumplido los tiempos de retencin se eliminara
en el archivo de central mediante el procedo de picado.

Se deja una muestra representativa del 1% de aquellos documentos que sean

trascendentales para la polica nacional, a los demas documentos aplcarlesd el
proccedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.
Se deja una muestra representativa del 1% de aquellos documentos que sean
trascendentales para la polica nacional, a los demas documentos aplcarlesd el
proccedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se deja una muestra representativa del 5% de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 5% de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, transferir al archivo histrico por

cuanto posee valores secundarios

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, transferir al archivo histrico por

cuanto posee valores secundarios
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, transferir al archivo histrico por
cuanto posee valores secundarios

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central,sdleccionar y microfilmar una

muestra representativa de hasta el 3% de aquellos documentosd que sean tracendentales
para la Policia Nacional, los demas documentos seran eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit de

Actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto posee
valore secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en dicho comit.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar hasta un 2% de los

casos trascendentales para la Polica Nacional.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se deja una muestra representativa del 5 % de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.
Se deja una muestra representativa del 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Se deja una muestra representativa del 5 % de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Se deja una muestra representativa del 5 % de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Se deja una muestra representativa del 5% de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.
Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
eliminados mediante el proceso de picado.

Se deja una muestra representativa del 3 % de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit de

actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto posee
valore secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en dicho comit.
Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un
documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin por
cada una de las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer de valores

secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para la
Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit de

actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto posee
valores secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en dicho comit.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una
muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central

por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes transferidos
anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de valores

primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se deja una muestra representativa del 3 % de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Se deja una muestra representativa del 5 % de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de constante

consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo Central, Transcurrido
el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una muestra
representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean trascendentales para la
Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.
pierde valor administrativo

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

Firma Presidente Comit de Gestin Documental

riollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial

Registro de peticiones de solucion inmediata

a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion
1.12
c Solicitudes de consulta
a solicitud

a formato de consulta o prstamo de documentos

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

 c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
a
2.40 Acta
Lista de Verificacion

Actas de Eliminacin Documental

c Propuesta de Eliminacion
a
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial
Solicitudes y Comunicacion oficial
3.1 c
administrativos
a Requerimientos personales
a Mantenimientos
a Necesidades administrativas

10 g BOLETINES

10.3 c Boletn Informativo Policial

 a boletn

29 g INFORMES

c Informe a Entes de Control

29.1
a Informe

29.11 c Informe especial de Polica

a Hechos conocidos

a Elementos que hacen parte de los hechos.

c Informe de Back-Up
29.19
a Informe
c Informe de Actividades
29.25
a Informe
c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe

c Informe de Investigaciones
29.54
a Informe

c Informe de Judicializacin
29.55
a Informe

c Informe de Novedades
29.57
a Informe

c Informe de Procesos
29.61
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58
a Informe

30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia

 31 g LIBROS
31.7 c Libros de Control

a Libro

38 g ORDENES
c Orden Interna
38.1
a orden interna

38.8 c Orden de trabajo

38.10 c Memorando
a memorando

a Comunicacion oficial de respuesta

38.11 c Polgramas

a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial

a Correo electrnico

39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES

40.2 c Plan de Accin

a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

 a Comunicacion oficial

50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

56 g ESTADSTICAS

a Comunicacion oficial

56.1 c Estudio situacin Policial

a anlisis
a estudio de situacin

76 g DICTMENES PERICIALES

95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua

a Indicadores

95.2 c Sistema de Control Interno

a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial
95.4 c Sistema de Gestin Ambiental
Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional

95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo

a Definicin de la gestin del riesgo

a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
a Plan manejo de riesgos
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial
ELABOR : PT Bayron Herrera Salce
FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : LABORATORIOS MOVILES DE CRIMINALISTICA

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.2.10

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FINA

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 10 x X

3 __ X X X

3 5 X X

(CP) 50 X X

3 10 X X
3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X

3 20 X X

3 __ X X X

3 10 X X X
 3 10 X X X

3 5 X X

3 20 X X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X

3 5 X X

(CP) (CP) X X X
3 5 X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X
 3 5 X X

(CP) (CP) X X X

3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X

3 5 X X

3 18 X X X

3 5 X X

3 5 X X
3 5 X X

3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FINA

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO
REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez
FECHA:25-05-2016
CRIMINALISTICA FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

x x
X X

X X
X X

X X

X
 x

X X

X X

X
 X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO
APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey
FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL

UALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo de Gestin por prdida de vigencia.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos

son eliminados mediante el proceso de picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos

son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en el

archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las comunicaciones

oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno, mantenimiento, elementos
y necesidades administrativas sern eliminadas mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar una muestra
representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas relevante y
pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar una muestra
representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas relevante y
pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos

son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en e l Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3% de aquellos documentos que sean transcendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin por
cada una de las vigencias conservadas..
transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer de
valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central

por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes transferidos
anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer

de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter legal.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de
valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

Firma Presidente Comit de Gestin Documental

riollo Rey
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PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TAB
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES
Peticiones, Quejas, Reclamos,
1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias
a Comunicacion oficial
Registro de peticiones de solucion inmediata
a
(1IP-FR-0014)
a Denuncios
a Peticion
2 c Solicitudes de consulta
2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit
a lista de asistencia
c
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5 a
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

a acta de la reunin
a lista de asistencia
c
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 a Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

c Actas de Capacitacin
2.35 a acta
a lista de asistencia
 c
a Actas de Revista
2.40 a Acta
Lista de Verificacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial
Solicitudes y Comunicacion oficial
3.1 c
administrativos
a Requerimientos personales
a Mantenimientos
a Necesidades administrativas
10 g BOLETINES
10.3 c Boletn Informativo Policial
a boletn
25 g EXPEDIENTES
25.2 c Expediente de Vehculos
a Comunicacion oficial
29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1
a Informe
c Informe de Back-Up
29.19
a Informe
c Informe de Actividades
29.25
a Informe
c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe
c Informe de Novedades
29.57
a Informe
c Informe de Operatividad
29.58
a Informe
30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS
31.7 c Libros de Control
 a Libro
38 g ORDENES
c Orden Interna
38.1
a orden interna

38.8 c Orden de trabajo

38.10 c Memorando
a memorando
a Comunicacion oficial de respuesta
38.11 c Polgramas

a polgramas
38.15 c Orden con Plazo
a Comunicacin oficial
a Correo electrnico
39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES
40.2 c Plan de Accin
a Comunicacion oficial
40.7 c Planes de mejoramiento
a Comunicacion oficial
40.9 c Plan Estratgico
a Comunicacion oficial
40.13 c Plan de Seguridad
a Comunicacion oficial
40.37 c Plan de Necesidades
a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad

43 g PROYECTOS

43.3 c Proyecto de Cooperacin Nacional

43.18 c Proyecto de Investigacin

a Anteproyecto
a Convocatoria
a Propuestas de Investigacin
a Cronograma de actividades
a Financiamiento interno
 a Financiamiento externo
a Informe de Avance
a Informe final del proyecto
a Otros Comunicacion oficial
50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS
53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

56 g ESTADSTICAS
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis
a estudio de situacin
60 g CONVENIOS
60.4 c Convenio Interinstitucional
a Informacin General de Convenios
a Estudios Previos de Convenios
a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
60.8 c Convenio Interadministrativo
a Informacin General de Convenios
a Estudios Previos de Convenios
a Concepto de viabilidad Costo-beneficio

70 g INSTRUCTIVOS

95 g SISTEMAS
c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
95.1 a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
 95.1

Modelo de implementacin y Aseguramiento -

a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo
a Comunicacion oficial
95.4 c Sistema de Gestin Ambiental
Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
a Seguimiento al control operacional

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce

FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD ESPECIAL DE TRANSITO Y

TRANSPORTE
ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.2.11

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FIN

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 10 x X

3 5 X X

3 18 X X X X

(CP) 50 X X

3 10 X X

3 20 X X

3 18 X X
 3 10 X X

3 20 X X

3 __ X X X

3 10 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X

(CP) (CP) X X X

3 5 X X
3 5 X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X

3 3 X X

3 10 X X

3 10 X X
 3 10 X X

(CP) (CP) X X X

3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X

3 5 X X

3 8 X X X

3 8 X X X

3 5 X X X

3 5 X X
 3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FIN

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
TO Y
FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

x x

X X

X
 X

X X

x
 x

X X

X X

X X

X
 X

X X

X X

X X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL

ALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
eliminados mediante el proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una
muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un documento

de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se suprima o
fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la trasferencia al archivo
central. una ves cumpla los tiempos de retencin se microfilmara la totalidad de las
subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
eliminados mediante el proceso de picado.
Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en el

archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica Nacional
donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las comunicaciones

oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno, mantenimiento, elementos y
necesidades administrativas sern eliminadas mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar una muestra
representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas relevante y
pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
eliminados mediante el proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben registrar
la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin por cada una de
las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer de

valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado
transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer de
valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una
muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una
muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central

por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes transferidos
anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de valores

primarios.
Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de
valores primarios.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de constante

consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo Central, Transcurrido
el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una muestra
representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean trascendentales para la
Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

Firma Presidente Comit de Gestin Documental

ollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial

Registro de peticiones de solucion inmediata

a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion
1.12 c Solicitudes de consulta
a solicitud

a formato de consulta o prstamo de documentos

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit
a lista de asistencia
 c
a
a Actas de Entrega de cargo Acta
2.5 a Inventarios
Documentales Inventario de Bienes

2.6 c Actas de entrega de elementos

a acta de asignacin de bienes
a Comunicacion oficial de entrega
2.10 c Acta de compromiso
a acta de la reunin
a lista de asistencia
c
a
a Acta de Reunion de Trabajo Actas
2.25 de Reunion Lista de
Asisitencia

c
a
a Actas de Capacitacin
2.35 Acta
listados de asistencia

c
a Actas de Revista Acta
2.40 a Lista de
Verificacion

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad Acta

Informe
c Ejecutivo de la Gestion Situacion
a de los Recursos Planta de
a Personal Porgramas,
a
2.85 a a estudios y proyectos Obras
a Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g COMUNICACIN OFICIAL
Solicitudes y Comunicacion oficial
3.1 c
administrativos
 a Requerimientos personales
a Mantenimientos
a Necesidades administrativas
10 g BOLETINES
10.2 c Boletn de criminalidad
a Boletn semanal de criminalidad
10.3 c Boletn Informativo Policial

a boletn

17 g CONTRATOS
17.7 c Contrato Interadministrativo
a Estudio de Conveniencia y Oportunidad
a Cronograma de Ejecucin del Proceso

a
Solicitud Certificado de Disponibilidad
Presupuestal
a Certificado de Disponibilidad Presupuestal
a Contrato Interadministrativo
a Registro Presupuestal
a Plizas
a Publicacin Diario Oficial
a Pago Impuesto de Timbre
a Informes de Avance
a Acta de Liquidacin
29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1 a Informe

29.11 c Informe especial de Polica

a Hechos conocidos

a Elementos que hacen parte de los hechos.

c Informe de Back-Up
29.19 a Informe

c Informe de Actividades
29.25 a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe

c Informe de Novedades
29.57 a Informe
 c Informe de Procesos
29.61
a Informe
30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS

31.5 c Libros de poblacin

a Libro

31.6 c Libro Minuta de Guardia

a Libro

31.7 c Libros de Control

a Libro

31.8 c Libros de Servicio de Polica

a Libro

31.10 c Libro minuta de vigilancia

a Libro

31.11 c Libro control de denuncias

a Libro

Libros para los servicios de Supervisin y

31.12 c
Control de las Unidades Policiales

a Libro

38 g ORDENES
38.1 c Orden Interna

a orden interna

38.3 c Orden Administrativa de Personal

38.8 c Orden de trabajo

38.9 c Orden de Servicios

38.10 c Memorando
a memorando

a Comunicacion oficial de respuesta

38.11 c Polgramas

a polgramas

38.14 c Orden del Da

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial

a Correo electrnico

39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES
40.2 c Plan de Accin

a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

a Comunicacion oficial

40.9 c Plan Estratgico

a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

 a Comunicacion oficial

46 g RESOLUCIONES

50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

57 g CAMPAAS

60 g CONVENIOS

60.8 c Convenio Interadministrativo

a Informacin General de Convenios

a Estudios Previos de Convenios

a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
62 g CONTROL DE DOCUMENTOS
a Comunicacin oficial
a Concepto de Planeacin
a Concepto de viabilidad jurdica
a Formato Control de Documentos 1DS-FR-0001

a
Formato o documento propuesto para creacin,
modificacin o eliminacin
86 g PROGRAMAS

86.10 c Programa de Prevencin

86.30 c Programa de Gestin Ambiental

Programa de Conservacin Preventiva para

86.33 c
los Archivos
a
Formato de seguimiento a los programas de
conservacin.
a Diagnostico integral
a Acta
 a Informes
a Constancias
a Planillas de Medicin temperatura
95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial

95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

a Comunicacion oficial
95.4 c Sistema de Gestin Ambiental
Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
 a Seguimiento al control operacional

95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo

a Definicin de la gestin del riesgo

a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
a Plan manejo de riesgos
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce

FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : SECCIONAL DE TRANSITO Y TRANSPORTE

ATLANTICO

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.3

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FINA

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 10 x X

3 __ X X X

3 5 X X

3 18 X X X X
(CP) 50 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X

3 20 X X

3 __ X X X
3 __ X X X

3 20 X X X

3 10 X X X

3 20 X X

3 5 X X

3 20 X X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X
 3 5 X X

(CP) (CP) X X X

3 18 X X

3 18 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 18 X X

3 18 X X

3 18 X X

3 18 X X X

3 18 X X X
3 10 X X X

3 20 X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 18 X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X
 3 5 X X

3 10 X X X

(CP) (CP) X X X

3 __ X X

3 __ X X

3 3 X X

3 8 X X X

3 5 X X X

3 8 X X

3 8 X X

3 8 X X X
3 8 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X
 3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FINA

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
RANSPORTE
FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

X
X

x x

X X

X
 X

X X

X X

X X

X
 X

X X

X X

X X

X X

X X

X X

X
X X

X X

X X

X
 X

X X

X
X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL

UALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo de Gestin por prdida de vigencia.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un
documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las comunicaciones

oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno, mantenimiento, elementos y
necesidades administrativas sern eliminadas mediante el proceso de picado.
transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las comunicaciones
oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno, mantenimiento, elementos y
necesidades administrativas sern eliminadas mediante el proceso de picado.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en e l Archivo Central, seleccionar y digitalizar

una muestra representativa hasta el 3% de aquellos documentos que sean
transcendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por

ser un documento de constante actualizacin y consulta, para las
dependencias, se deben registrar la totalidad de las series y subseries
conservadas, haciendo la descripcin por cada una de las vigencias
conservadas..

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer de

valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

carecer de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

carecer de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, digitalizar y eliminar por

carecer de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, digitalizar y eliminar por
carecer de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor
secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

Firma Presidente Comit de Gestin Documental

riollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial

Registro de peticiones de solucion inmediata

a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit
a lista de asistencia
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes
 c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

c
a
a Actas de Capacitacin
2.35 Acta
listados de asistencia

c
a Actas de Revista
2.40 a Acta
Lista de Verificacion

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

8 g BIENESTAR
8.1 c Afiliaciones
a Solicitud de afiliacin /definicin
a Desprendible de pago
a Extracto de hoja de servicios
a Formulario
a Notificacin, aprobacin, afiliacin y desafiliacin
a Informe, tramite, afiliacin o desafiliacin
8.2 c Reservas
a solicitud - respuesta reserva
a check-in tarjeta de registro hotelero.
a Formato de inventario de habitacin.
 a
Formato reporte de equipos y maletas del
husped

a Formato de invitado aprobado (carnet-cc)

8.3 c Servicio de Alimentos y Bebidas
a formato de verificacin limpieza y desinfeccin

a Formato de liberacin de productos y bebidas

a Formato de chequeo de inspeccin cocina

a
Formato de baja interna de productos por control
de calidad

a
Formato identificacin agentes qumicos
saneamiento bsico en centro sociales

a
Formato de verificacin fechas de vencimiento y
rotacin de inventarios
a Formato recepcin de materias primas

a
Formato control de temperatura de equipos de
refrigeracin y congelacin
8.4 c Servicio de Hospedaje
a acta
a Reporte diario de hospedaje

a
factura de pago centros vacacionales y
recreativos
a Registro de husped
a inventario unidad habitacional

a
Encuesta satisfaccin servicios centros
vacacionales y recreativos

a
Actividades diarias centros vacacionales y
recreativos

a
Reporte de dao de centros vacacionales y
recreativos

a Lista de chequeo unidad habitacional

a Disponibilidad unidad habitacional

a Solicitud reserva

a
Solicitud de elementos en centros vacacionales y
recreativos

a Formato tratamiento de producto no conforme

a plan de mejoramiento

8.5 c Otorgar apoyo econmico

 a Visita socio-familiar

a Autorizacin apoyo econmico

a control apoyos econmicos otorgados

a Verificacin de documentos apoyo econmicos

8.6 c Brindar servicios Funerarios

a Manejo del proceso de duelo

a Recibo de pago funerarios

a
Control de fallecidos miembros de la institucin
con derecho al auxilio funerario
a Control ingreso de familiares fallecidos

8.7 c Realizar prestamos

a Anlisis capacidad de endeudamiento

a Solicitud prstamo
Brindar servicio de Hospedaje en el hogar
8.8 c
madre mara de san Luis
a Control ocupacional
a Control diario vveres
a Inventario habitacin.
a
Recibo de pago servicios hogar madre mara de
san Luis
a Solicitud de ingreso

a Lista de chequeo hogar madre mara de san Luis

a
Lista de chequeo alimentos y bebidas en los
hogares madre mara de san Luis
Brindar atencin, apoyo y prevencin
8.9 c
psicosocial
a Listado De Asistencia Actividades Psicosociales
a Inscripcin O Actualizacin De Datos
a Informes
a Invitacin Va Telefnica
a Entrega De Kit Hospitalario
a Control Seguimiento Presupuesto Asignado

8.10 c Reconocimiento de auxilio mutuo

a
Lita de chequeo para reconocimiento y pago de
auxilio mutuo
 a
Formato de afiliacin, actualizacin y re afiliacin
de auxilio mutuo
10 g BOLETINES

10.3 c Boletn Informativo Policial

a boletn

13 g CIRCULARES

13.1 c Circular acadmica

13.2 c Circular informativa

15 g CONCEPTOS

15.2 c Concepto Tcnico

a Solicitud
a Anexos
a Respuesta
15.15 c Conceptos de Planeacin
a Solicitud
a Anexos
a Respuesta
16 g ASCENSOS
Llamamiento a curso de capacitacin para
16.1 c
ascenso
a Comunicaciones oficiales
a Comunicacion oficial de entes de control
a Certificado de planta presupuestal
a Proyectos de OAP para comisin de curso

16.2 c Evaluacin de la trayectoria profesional

a Comunicaciones oficiales
a Comunicacion oficial de entes de control
a Certificado de planta presupuestal
a Proyectos de OAP para comisin de curso
 21 g PASAJES Y VIATICOS

22 g ENCUESTAS
22.1 c Encuestas satisfaccin del cliente
a encuesta

c
Informe de parametrizacin de encuestas y
evaluaciones
22.2
a Informe

24 g ESTUDIOS
24.13 c Estudio de Planeacin
Comunicacion oficial
a

27 g HISTORIAS
27.3 c Historias Laborales
a Informacin personal y familiar
a Fotografa titular y cnyuge
a Fotocopia cdula ciudadana
a Registro civil de nacimiento
a
Registro civil de matrimonio y/o declaracin de
unin libre
a
Declaratoria de liquidacin y disolucin social
conyugal
a
Sentencia de divorcio y/o cesacin de efectos
civiles
a Registro civil nacimiento hijos
a Formato Auxilio mutuo
a Seguro voluntario y obligatorio
a Pagos de seguros
a Reconocimiento tiempo laborado
a Informacin patrimonial
a
Formato nico de hoja de vida para personas
naturales
Informacin Institucional
a Actos Administrativos de nombramiento
a Actas de posesin
a Actos administrativos de ascenso
Inscripcin y Registro Carrera Administrativa
a
Especial.
Informacin acadmica
a Acta de grado y diplomas
a Certificados de estudio
a Cursos policiales
Informacin disciplinaria y jurdica
a Fallos disciplinarios
a Fallos administrativos
 a Fallos judiciales
a Fallos prestacionales

a Separaciones temporales

a Suspensiones
a Derogaciones
a Revocatorias

a Acto administrativo de ejecucin de la sancin

Evaluaciones de Desempeo
a Folios de vida
a Evaluaciones
a Clasificaciones
Informacin Laboral
a Licencias
a Vacaciones
a Secuestrados
a Desaparecidos
Comunicacion oficial de retiros
a Solicitud de retiro
a Acto Administrativo
a Reintegros
a Reincorporaciones
a Informe causa de muerte
a Registro civil de defuncin
a Hoja de servicio
27.4 Historias medico laborales
a Comunicacion oficial

27.5 c Historias servicio militar

a Formularios mdicos de capacidad psicofsica.

a Formulario de inscripcin.
a Acto administrativo de nombramiento
a Acta tercer examen medico.
a
Pliegos de Comunicacion oficial mdicos por
termino de servicio militar.
a
Acto administrativo de retiro, desvinculacin o
licenciamiento.
a Formulario de seguimiento.
a Acto administrativo por cambio de modalidad.

28 g COMUNICACIN PBLICA

Manejo de la informacin difundida en medios

28.1 c
de comunicacin
 a Hecho noticioso
a Convocatoria rueda de prensa
a Boletn de prensa
29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1
a Informe
c Informe Contable
29.2
a Informe

c Informe de Austeridad en el Gasto Pblico

29.4
a Informe

29.5 c Informe Administrativo por Lesin o Muerte

a Informe Novedad
a Cartula del Informativo por Lesin o Muerte
a Auto de Apertura
a Comunicacin Oficial
a Pruebas

a
Formato calificacin de informativos
administrativos prestacionales por lesin o muerte

a
Notificacin de informativos administrativos por
lesin o muerte
c Informe de Seguimiento y Evaluacin
29.10
a Informe
c Informe de Back-Up
29.19
a Informe

c Informe de Actividades
29.25
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe
c Informe de Novedades
29.57
a Informe

c Informe de Personal
29.60
a Informe

c Informe de Procesos
29.61
a Informe
30 g INVENTARIOS
30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS
31.3 c Libro Registro de Diplomas

a libro

31.7 c Libros de Control

a Libro

Libros para los servicios de Supervisin y

31.12 c
Control de las Unidades Policiales
a Libro

37 g NMINAS

38 g ORDENES
c Orden Interna
38.1
a orden interna

38.3 c Orden Administrativa de Personal

38.8 c Orden de trabajo

38.9 c Orden de Servicios

38.10 c Memorando
a memorando
a Comunicacion oficial de respuesta
38.11 c Polgramas

a polgramas

38.14 c Orden del Da

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial
a Correo electrnico
 39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES
40.1 c Plan Anual de Compras
a Requerimientos
a Anteproyecto de ingresos y gastos
a Aprobacin junta directiva
a Plan de necesidades
a Informe de ejecucin presupuestal
a Aprobacin plan de necesidades
a Modificaciones
40.2 c Plan de Accin
a Comunicacion oficial
40.4 c Plan de Capacitacin
a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

a Comunicacion oficial

40.9 c Plan Estratgico

a Comunicacion oficial

40.19 c Plan de Desarrollo Administrativo

40.31 c Plan de Bienestar de Personal

a POE Plan de Estmulos e Incentivos
a Personaje de mes
a Felicitaciones
a Condecoraciones
a Otros
40.37 c Plan de Necesidades
a Comunicacion oficial
40.45 c Plan de Traslados
a Comunicacion oficial

40.46 c Plan de Vacaciones

41 g PROCESOS

41.1 c Proceso Administrativo por perdida y/o dao

 a Comunicacion oficial

43 g PROYECTOS
43.10 c Proyeccin de Planta de Personal
a Traslados
a Auxiliares de Polica
a Novedades de Personal
a Otros Comunicacion oficial
43.18 c Proyecto de Investigacin
a Anteproyecto
a Convocatoria
a Propuestas de Investigacin
a Cronograma de actividades
a Financiamiento interno
a Financiamiento externo
a Informe de Avance
a Informe final del proyecto
a Otros Comunicacion oficial
43.21 c Proyecto Educativo Institucional
a Pei

a Actas de socializacin

47 g SISTEMAS DE INFORMACIN

c
Informes y solicitudes de verificaciones a los
sistemas de informacin
47.4
a Informe
50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental

52 g DISPOSICIONES

53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

54 g PUBLICACIONES

56 g ESTADSTICAS
 a Comunicacion oficial
59 g COMISIONES
59.1 c Comisiones al Exterior
a
control de entrega de documentos para
comisiones al exterior
a acta de instruccin.

59.2 c Comisiones al Interior

60 g CONVENIOS
60.1 c Convenio de Cooperacin
a Informacin General de Convenios
a Estudios Previos de Convenios
a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
60.2 c Convenio Educativo
a Informacin General de Convenios
a Estudios Previos de Convenios
a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
60.4 c Convenio Interinstitucional
a Informacin General de Convenios
a Estudios Previos de Convenios
a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
60.7 c Convenio Multilateral
a Informacin General de Convenios
a Estudios Previos de Convenios
a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
60.8 c Convenio Interadministrativo
a Informacin General de Convenios
a Estudios Previos de Convenios
a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
41 g PROCESOS

70 g INSTRUCTIVOS

86 g PROGRAMAS

86.1 c Programa de Acreditacin

86.2 c Programa Acadmico

a Planeacin de Programas
a Aprobacin plan de estudios
a Horarios Acadmicos
 a Tratamiento del servicio o producto no conforme

86.8 c Programa de Higiene y Seguridad Ocupacional

Programa de Medicina Preventiva y del

86.9 c
Trabajo

86.10 c Programa de Prevencin

86.11 c Programa de Promocin

Programas de promocin de la salud y

86.18 c
prevencin de la enfermedad
a Documentacin del procedimiento
a Formato de priorizacin
a Formato tipo de programa
a Lineamientos metodolgicos del programa
a
Comunicaciones oficiales de divulgacin del
programa
a
Registros de asistencia tcnica (implementacin y
mejora)
a
Informes de retroalimentacin y gestin del
programa
a Puntos de control

86.20 c Programa de bienestar y calidad de vida

a cronograma recreo deportivo (actividades)

a
Diagnostico de necesidades recreo deportivas y
culturales

a
Informe de actividades recreo deportivas y
culturales

86.24 c Programa de Visitas Domiciliarias

92 g MEJORA CONTINUA E INNOVACIN

92.1 c Mejora Continua
a Acta subcomit de mejoramiento gerencial
a Acciones de mejora
a Acciones correctivas
a Acciones preventivas
a Plan de mejoramiento
92.2 c Rendicin de cuentas
a Comunicaciones oficiales
a Derecho de peticin
 a Actas
a Encuestas
a Matriz de tabulacin y anlisis de encuesta
a Comunicacion oficial
a Formulacin de propuestas o preguntas
a Evaluacin del evento
a Listado de invitados
92.3 c Revisin por la direccin
a Acta de Revisin por la Direccin
a Acta inicial
a Anlisis y recomendaciones
a Certificado
a Comunicacin oficial
a Mapas de procesos de segundo nivel
95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales
 Matriz de identificacin y evaluacin de los
a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo
a Definicin de la gestin del riesgo
a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
a Plan manejo de riesgos
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce

FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : SOPORTE Y APOYO

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.3.1

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FINA

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 10 X

3 5 X X

3 18 X X X X

(CP) 50 X X
3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X

3 20 X X

3 5 X X X

3 5 X X X
3 5 X X X

3 3 X

3 __ X

3 5 X X
 3 5 X X

k 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

(CP) __ X X
(CP) __ X X

3 10 X X X

3 10 X

3 3 X X

3 3 X X

3 10 X X

3 10 X X

3 5 X X

3 5 X X
 3 5 X X

3 20 X X X

3 5 X X X

3 5 X X

(CP) 100 X X X
(CP) 100 X X X

10 90 X X X

3 48 X X X

3 5 X X X
3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 8 X X X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X

3 5 X X
(CP) (CP) X X X

(CP) (CP) X X

3 5 X X

3 18 X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 20 X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 18 X X

3 10 X X X
3 10 X X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 3 X X

3 20 X X
 3 20 X X

3 10 X X

3 10 X X

3 10 X X

3 5 X X X

(CP) (CP) X X X

3 5 X X

3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X

3 5 X X
3 5 X X

3 10 X X

3 10 X X

3 8 X X X

3 8 X X X

3 8 X X X

3 18 X X X

3 8 X X X

3 5 X X X

3 8 X X

3 8 X X
3 8 X X

3 8 X X

3 8 X X

3 8 X X

3 8 X X

3 8 X X X

3 5 X X

3 8 X X

3 5 X X

3 5 X X
3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X
 3 5 X X

3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FINA

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
 FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X x

X X

X
X X X

X
 X

X X
X X

X X

X X

X X

X X

x
 x

X X X

X X

X X X

X X X

X
 X

X
X X

X X

X X
 X X

X X

X
 x

X X X

X X

X X

X X X

X X

X
 X

X X

X X
X X

X X X

X X

X X X

X X

X
 X

X X X

X X X

X X X

X X X

X X X

X X

X X X
X X X

X X

X X

X X

X X
X X

X X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL

UALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

Se digitaliza en su totalidad y se elimina por carecer de valores secundarios.

Se digitaliza en su totalidad y se elimina por carecer de valores secundarios.

Se digitaliza en su totalidad y se elimina por carecer de valores secundarios.

Eliminar por carecer de valores secundarios.

Eliminar por carecer de valores secundarios.

Dejar una muestra hasta el 10% del apoyo suministrado a personal y sus familias,
relacionado con el conflicto armado interno e informacin relevante y digitalizar la
misma.
Dejar una muestra hasta el 10% del apoyo suministrado a personal y sus familias,
relacionado con el conflicto armado interno e informacin relevante y digitalizar la
misma.

Dejar una muestra representativa hasta el 10% del apoyo suministrado a personal y
sus familias, relacionado con el conflicto armado interno e informacin relevante y
digitalizar los recibos de pago funerarios.

Dejar una muestra representativa hasta el 10% del apoyo suministrado a personal y
sus familias, relacionado con el conflicto armado interno e informacin relevante.

Dejar una muestra del 10% del apoyo suministrado a personal y sus familias,
relacionado con el conflicto armado interno e informacin relevante y digitalizar la
misma.

Dejar una muestra del 10% de los informes del programa y se digitaliza la informacin
correspondiente que tenga relacin con el conflicto

Se conserva permanentemente durante el tiempo de viva de La persona, despus de

fallecido el funcionario se conservara durante 3 en el archivo de gestin y se
proceder a eliminar.
Se conserva permanentemente durante el tiempo de viva de La persona, despus de
fallecido el funcionario se conservara durante 3 en el archivo de gestin y se
proceder a eliminar.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se deja una muestra representativa de un 2 % por Serie y Se microfilma lo

Seleccionado

Se elimina en el archivo central por carecer de valores secundarios. Los documentos

son eliminados mediante picado.

Se elimina en el archivo central por carecer de valores secundarios. Los documentos

son eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, transferir al archivo

histrico por cuanto posee valores secundarios

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado o borrado

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Cuando el funcionario sea desvinculado de la entidad y una vez sea realizada su hoja
de servicios, en el grupo de retiros se conservara los tiempos establecidos en el
archivo de gestin, posteriormente se deber transferir la historia laboral al Archivo
central de la Direccin de Talento humano. una vez cumplidos los tiempos de
retencin en el archivo central se seleccionara hasta un 5% de las historias de los
funcionarios que marcaron la historia de la Polica Nacional.

NOTA: El tiempo expresado en el archivo de gestin obedece a que la transferencia

no tiene un tiempo especifico por cuanto depende de factores como decisin
personal o institucional, retiros, separaciones temporales o por cumplimiento de
tiempo de servicio en la institucin.
central de la Direccin de Talento humano. una vez cumplidos los tiempos de
retencin en el archivo central se seleccionara hasta un 5% de las historias de los
funcionarios que marcaron la historia de la Polica Nacional.

NOTA: El tiempo expresado en el archivo de gestin obedece a que la transferencia

no tiene un tiempo especifico por cuanto depende de factores como decisin
personal o institucional, retiros, separaciones temporales o por cumplimiento de
tiempo de servicio en la institucin.

Transcurrido el tiempo de retencin se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto

son documentos que poseen valores secundarios para la institucin.

Cuando el funcionario sea desvinculado de su servicio militar, se debe transferir la

historia laboral al Archivo Central de la unidad donde se presto su servicio, para su
conservacin y disposicin final.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.
Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en e l Archivo Central, seleccionar y digitalizar

una muestra representativa hasta el 3% de aquellos documentos que sean
transcendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un
documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin
por cada una de las vigencias conservadas..

Conservacin total en el Archivo de Gestin , teniendo en cuenta que son el soporte

jurdico para la expedicin de constancias - certificados y su regulacin obedece a la
normatividad del Ministerio de Educacin Nacional por ser el Ente rector en la
materia.

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer

de valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra
representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.
Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter
histrico.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se deja muestra representativa de un 1% por esta subseries; Se microfilma lo

Seleccionado

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5% de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 5% de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado o borrado

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Se deja una muestra representativa de un 5% por subseries; Se microfilma lo

Seleccionado

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

carecer de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar por carecer de

valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de

constante consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo
Central, Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina mediante picado, una vez culmina el tiempo de retencin en el archivo

central, por no poseer valor documental secundario.

Dejar una muestra del 10% de los informes del programa y se digitaliza la informacin
correspondiente que tenga relacin con el conflicto

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

Firma Presidente Comit de Gestin Documental

riollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TAB
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial

Registro de peticiones de solucion inmediata

a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit
a lista de asistencia
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

a acta de la reunin
a lista de asistencia
 c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

c Actas de Capacitacin
2.35 a acta
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
2.40 a Acta
Lista de Verificacion

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos

a Requerimientos personales

a Mantenimientos

a Necesidades administrativas
10 g BOLETINES

10.3 c Boletn Informativo Policial

 a boletn

25 g EXPEDIENTES
25.2 c de Vehculos

a Comunicacion oficial

29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1
a Informe

c Informe de Back-Up
29.19
a Informe

c Informe de Actividades
29.25
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe

c Informe de Novedades
29.57
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58
a Informe

30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS

31.7 c Libros de Control

a Libro

38 g ORDENES

c Orden Interna
38.1
a orden interna
38.8 c Orden de trabajo

38.10 c Memorando
a memorando
a Comunicacion oficial de respuesta
38.11 c Polgramas

a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial
a Correo electrnico
39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES
40.2 c Plan de Accin

a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

a Comunicacion oficial
40.9 c Plan Estratgico

a Comunicacion oficial

40.13 c Plan de Seguridad

a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad

43 g PROYECTOS
43.3 c Proyecto de Cooperacin Nacional

43.18 c Proyecto de Investigacin

a Anteproyecto
a Convocatoria
a Propuestas de Investigacin
a Cronograma de actividades
a Financiamiento interno
a Financiamiento externo
a Informe de Avance
a Informe final del proyecto
a Otros Comunicacion oficial
50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales

a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

56 g ESTADSTICAS
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis
a estudio de situacin

70 g INSTRUCTIVOS

95 g SISTEMAS
c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin

95.1
 a Actas
a Comunicaciones oficiales
95.1 a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
a Seguimiento al control operacional
ELABOR : PT Bayron Herrera Salce
FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD DE TRANSITO Y TRANSPORTE

METROPOLITANO

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.3.2

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FIN

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 10 x X

3 5 X X

3 18 X X X X

(CP) 50 X X

3 10 X X
3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X

3 20 X X

3 __ X X X

3 10 X X X
 3 10 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X

(CP) (CP) X X X

3 5 X X

3 18 X X X
3 10 X X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X

3 3 X X
 3 10 X X

3 10 X X

(CP) (CP) X X X

3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X
3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FIN

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
 MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
NSPORTE
FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

x x
X X

X X
X X

X X
X X

X
X X

X X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL

ALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un documento

de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se suprima o
fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la trasferencia al archivo
central. una ves cumpla los tiempos de retencin se microfilmara la totalidad de las
subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en el

archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica Nacional
donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las comunicaciones

oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno, mantenimiento, elementos y
necesidades administrativas sern eliminadas mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar una muestra
representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas relevante y
pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar una muestra
representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas relevante y
pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben registrar
la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin por cada una de
las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer de

valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una
muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una
muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central

por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes transferidos
anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de valores

primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de constante

consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo Central, Transcurrido
el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una muestra
representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean trascendentales para la
Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

 Firma Presidente Comit de Gestin Documental

ollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial

Registro de peticiones de solucion inmediata

a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit
a lista de asistencia
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

a acta de la reunin
a lista de asistencia
 c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
2.40 a Acta
Lista de Verificacion

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos

a Requerimientos personales

a Mantenimientos

a Necesidades administrativas

10 g BOLETINES

10.3 c Boletn Informativo Policial

 a boletn

25 g EXPEDIENTES
25.2 c de Vehculos

a Comunicacion oficial

29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1
a Informe

c Informe de Back-Up
29.19
a Informe

c Informe de Actividades
29.25
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe

c Informe de Novedades
29.57
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58
a Informe

30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS

31.7 c Libros de Control

a Libro

38 g ORDENES

c Orden Interna
38.1
a orden interna
38.8 c Orden de trabajo

38.10 c Memorando
a memorando
a Comunicacion oficial de respuesta
38.11 c Polgramas

a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial
a Correo electrnico
39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES

40.2 c Plan de Accin

a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

a Comunicacion oficial

40.9 c Plan Estratgico

a Comunicacion oficial

40.13 c Plan de Seguridad

a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad

 43 g PROYECTOS

43.3 c Proyecto de Cooperacin Nacional

43.18 c Proyecto de Investigacin

a Anteproyecto
a Convocatoria
a Propuestas de Investigacin
a Cronograma de actividades
a Financiamiento interno
a Financiamiento externo
a Informe de Avance
a Informe final del proyecto
a Otros Comunicacion oficial
50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales

a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

56 g ESTADSTICAS
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis
a estudio de situacin

70 g INSTRUCTIVOS

95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
 a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno

a Comunicacion oficial

95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
a Seguimiento al control operacional
ELABOR : PT Bayron Herrera Salce
FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD DE TRANSITO Y TRANSPORTE

MUNICIPAL

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.3.3

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FINA

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 10 x X

3 5 X X

3 18 X X X X

(CP) 50 X X

3 10 X X
3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X

3 20 X X

3 __ X X X

3 10 X X X
 3 10 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X

(CP) (CP) X X X

3 5 X X

3 18 X X X
3 10 X X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X

3 3 X X
 3 10 X X

3 10 X X

(CP) (CP) X X X

3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X
3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FINA

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
 DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
NSPORTE
FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

x x
X X

X X
X X

X X
X X

X
X X

X X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL

UALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las

comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin
por cada una de las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer

de valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

carecer de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de

constante consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo
Central, Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

Firma Presidente Comit de Gestin Documental

riollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial

Registro de peticiones de solucion inmediata

a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit
a lista de asistencia
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

a acta de la reunin
a lista de asistencia
 c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
2.40 a Acta
Lista de Verificacion

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos

a Requerimientos personales

a Mantenimientos

a Necesidades administrativas
10 g BOLETINES

10.3 c Boletn Informativo Policial

 a boletn

25 g EXPEDIENTES
25.2 c de Vehculos

a Comunicacion oficial

29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1
a Informe

c Informe de Back-Up
29.19
a Informe

c Informe de Actividades
29.25
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe

c Informe de Novedades
29.57
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58
a Informe

30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS

31.7 c Libros de Control

a Libro

38 g ORDENES

c Orden Interna
38.1
a orden interna
38.8 c Orden de trabajo

38.10 c Memorando
a memorando
a Comunicacion oficial de respuesta
38.11 c Polgramas

a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial
a Correo electrnico
39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES

40.2 c Plan de Accin

a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

a Comunicacion oficial

40.9 c Plan Estratgico

a Comunicacion oficial

40.13 c Plan de Seguridad

a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad

50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

56 g ESTADSTICAS
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis
a estudio de situacin

70 g INSTRUCTIVOS

95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial
 95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
a Seguimiento al control operacional

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce

FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD DE CONTROL Y SEGURIDAD

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.3.4

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FINA

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 10 x X

3 5 X X

3 18 X X X X

(CP) 50 X X

3 10 X X
3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X

3 20 X X

3 __ X X X

3 10 X X X
 3 10 X X X

3 5 X X

3 5 X X

X X X
3 5

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X

(CP) (CP) X X X

3 5 X X

3 18 X X X
3 10 X X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X

3 3 X X
(CP) (CP) X X X

3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X
 3 5 X X

3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FINA

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
URIDAD FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

x x
X X

X X
X X

X X
X X

X
 X

X X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL

UALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las

comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin
por cada una de las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer

de valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo
Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

carecer de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de

constante consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo
Central, Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

Firma Presidente Comit de Gestin Documental

riollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial

Registro de peticiones de solucion inmediata

a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit
a lista de asistencia
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

a acta de la reunin
a lista de asistencia
 c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
2.40 a Acta
Lista de Verificacion

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos

a Requerimientos personales

a Mantenimientos

a Necesidades administrativas
10 g BOLETINES

10.3 c Boletn Informativo Policial

a boletn
 25 g EXPEDIENTES
25.2 c de Vehculos

a Comunicacion oficial

29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1
a Informe

c Informe de Back-Up
29.19
a Informe

c Informe de Actividades
29.25
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe

c Informe de Novedades
29.57
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58
a Informe

30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS

31.7 c Libros de Control

a Libro

38 g ORDENES

c Orden Interna
38.1
a orden interna

38.8 c Orden de trabajo

38.10 c Memorando
 a memorando
a Comunicacion oficial de respuesta
38.11 c Polgramas

a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial
a Correo electrnico
39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES

40.2 c Plan de Accin

a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

a Comunicacion oficial
40.9 c Plan Estratgico

a Comunicacion oficial

40.13 c Plan de Seguridad

a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad

50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales

a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

56 g ESTADSTICAS
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis
a estudio de situacin

70 g INSTRUCTIVOS

95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
 Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
a Seguimiento al control operacional

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce

FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : UNIDADES DE REACCION E INTERVENCION

UNIR

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.3.5

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FINA

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 10 x X

3 5 X X

3 18 X X X X

(CP) 50 X X

3 10 X X
3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X

3 20 X X

3 __ X X X

3 10 X X X
 3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X

(CP) (CP) X X X

3 5 X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 18 X X X
 3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X

3 3 X X

(CP) (CP) X X X
3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X
 3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FINA

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
NTERVENCION
FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

x x
X X

X X
 X

X X

X X

X
X

X
 X

X X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL

UALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las

comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin
por cada una de las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer

de valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.
Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de
valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

carecer de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de

constante consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo
Central, Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

Firma Presidente Comit de Gestin Documental

riollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial

Registro de peticiones de solucion inmediata

a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion
1.12 c Solicitudes de consulta
a solicitud

a formato de consulta o prstamo de documentos

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit
a lista de asistencia
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes
2.10 c Acta de compromiso
a acta de la reunin
a lista de asistencia
c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
2.40 a Acta
Lista de Verificacion

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos

a Requerimientos personales

a Mantenimientos

a Necesidades administrativas

10 g BOLETINES
10.3 c Boletn Informativo Policial
 a boletn

25 g EXPEDIENTES

25.2 c de Vehculos
a
Comunicacion oficial

29 g INFORMES

c Informe a Entes de Control

29.1

a Informe

29.11 c Informe especial de Polica

a Hechos conocidos

a Elementos que hacen parte de los hechos.

c Informe de Back-Up
29.19
a Informe

c Informe de Incautacin
29.22
a Informe
c Informe de Actividades
29.25
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe
c Informe de Novedades
29.57
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58
a Informe
c Informe de Procesos
29.61
a Informe

30 g INVENTARIOS
30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS
31.7 c Libros de Control

a Libro

38 g ORDENES

c Orden Interna
38.1
a orden interna

38.8 c Orden de trabajo

38.10 c Memorando

a memorando

a Comunicacion oficial de respuesta

38.11 c Polgramas

a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial

a Correo electrnico

39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES
40.2 c Plan de Accin

a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

 a Comunicacion oficial

40.13 c Plan de Seguridad

a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

a Comunicacion oficial

50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

56 g ESTADSTICAS
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis
a estudio de situacin

57 g CAMPAAS

60 g CONVENIOS

60.8 c Convenio Interadministrativo

a Informacin General de Convenios

a Estudios Previos de Convenios

a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
61 g CONTRAVENCIONES

61.3 c Integridad fsica

a Formato incautacin elementos

a Incautacin armas blancas
61.4 c Querellas
a Querella
a Boleta de citacin
 a Acta diligencia contravencional

70 g INSTRUCTIVOS

86 g PROGRAMAS
86.7 c Programa de Gestin Documental
a implementacin del manual

a programas del proceso de gestin documental

86.10 c Programa de Prevencin

86.30 c Programa de Gestin Ambiental

95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas

a Comunicaciones oficiales

a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
 Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
a Seguimiento al control operacional
95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo
a Definicin de la gestin del riesgo
a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
a Plan manejo de riesgos
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce

FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD MULTIMODAL

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.3.6

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FINA

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 10 x X

3 __ X X X

3 5 X X

3 18 X X X X

(CP) 50 X X
3 10 X X

3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X

3 20 X X

3 __ X X X

3 10 X X X
3 10 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 20 X X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X

3 5 X X
(CP) (CP) X X X

3 5 X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X

3 3 X X
 3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X

(CP) (CP) X X X

3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X

3 5 X X

3 3 X X

3 8 X X X

3 7 X X X

3 8 X X X
3 8 X X X

3 5 X X X

3 8 X X

3 8 X X

3 8 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X
 3 5 X X

3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FINA

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
 FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

X
x x

X X

X X
X X

X X

X
 x

X X

X X

X
 X

X X

X
 X

X X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL

UALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo de Gestin por prdida de vigencia.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos

son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una
muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos

son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en el

archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las

comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar una
muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar una
muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos

son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en e l Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3% de aquellos documentos que sean transcendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un
documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin por
cada una de las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer de

valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer

de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% a la informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% a la informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% a la informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de

constante consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo Central,
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una
muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, cumplido este tiempo se

microfilma para la conservacin permanente de los soportes documentales de
importancia histrica en la implementacin del PGD.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de
valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

Firma Presidente Comit de Gestin Documental

riollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial

Registro de peticiones de solucion inmediata

a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion
1.12
c Solicitudes de consulta
a solicitud

a formato de consulta o prstamo de documentos

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit
a lista de asistencia
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes
2.10 c Acta de compromiso

c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
a
2.40 Acta
Lista de Verificacion

Actas de Eliminacin Documental

c Propuesta de Eliminacion
a
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos
a Requerimientos personales
a Mantenimientos
a Necesidades administrativas

10 g BOLETINES
10.3 c Boletn Informativo Policial

a boletn

24 g ESTUDIOS
Estudio en convivencia y seguridad
24.12 c
cciudadana
a Artuculo
a Informe Final

a Estudio

a Proyecto de invvestigacin
a Investigacin

24.16 c Estudio de Seguridad a Vas

25 g EXPEDIENTES

25.2 c de Vehculos
Comunicacion oficial
a

29 g INFORMES

c Informe a Entes de Control

29.1
a Informe

c Informe de Back-Up
29.19
a Informe
c Informe de Actividades
29.25
a Informe
c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe

c Informe de Novedades
29.57
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58
a Informe
 30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS

31.7 c Libros de Control

a Libro

38 g ORDENES
c Orden Interna
38.1
a orden interna

38.8 c Orden de trabajo

38.10 c Memorando
a memorando

a Comunicacion oficial de respuesta

38.11 c Polgramas

a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial

a Correo electrnico

39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES

40.2 c Plan de Accin

 a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

a Comunicacion oficial
40.9 c Plan Estratgico

a Comunicacion oficial

40.13 c Plan de Seguridad

a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad

43 g PROYECTOS
43.18 c Proyecto de Investigacin
a Anteproyecto
a Convocatoria
a Propuestas de Investigacin
a Cronograma de actividades
a Financiamiento interno
a Financiamiento externo
a
Informe de Avance
a Informe final del proyecto
a Otros Comunicacion oficial
50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

56 g ESTADSTICAS
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis
a estudio de situacin
70 g INSTRUCTIVOS

95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua

a Indicadores

95.2 c Sistema de Control Interno

a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
 a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional

95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo

a Definicin de la gestin del riesgo

a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
a Plan manejo de riesgos
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce

FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD DE PREVENCION VIAL

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.3.7

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FINA

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 10 x X

3 __ X X X

3 5 X X

3 18 X X X X

(CP) 50 X X
3 10 X X

3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X

3 20 X X

3 __ X X X
3 10 X X X

2 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X
(CP) (CP) X X X

3 5 X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X
 3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X

3 3 X X

3 10 X X

(CP) (CP) X X X

3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X

3 5 X X
3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X
 3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FINA

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
L FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

X
x x

X X

X
X X

x x

X
 x

X X

X X

X
 X

X
X X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL

UALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo de Gestin por prdida de vigencia.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las

comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central,sdleccionar y microfilmar

una muestra representativa de hasta el 3% de aquellos documentosd que sean
tracendentales para la Policia Nacional, los demas documentos seran eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un
documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin
por cada una de las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer

de valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

carecer de valores primarios.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de
constante consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo
Central, Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor
secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

Firma Presidente Comit de Gestin Documental

riollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABL
Versin: 0
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES
1.9 c Requerimientos de Justicia
a consulta bases de datos
a Solicitudes
a respuestas
Peticiones, Quejas, Reclamos,
1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias
a Comunicacion oficial
Registro de peticiones de solucion inmediata
a
(1IP-FR-0014)
a Denuncios
a Peticion
1.12 c Solicitudes de consulta
a solicitud

a formato de consulta o prstamo de documentos

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit

a lista de asistencia

Acta de Comit Actualizacin, Correccin

2.11 c y Retiro de Datos y archivos de
Inteligencia.
a Acta.
a Comunicacin oficial relacin ID.
a Planilla Relacin ID u Otros
a Informe Trimestral de avance.
c Actas de Inteligencia
2.12 a acta
a lista de asistencia
c
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5 a
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

a acta de la reunin

a lista de asistencia

c
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 a Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
2.40 a Acta
Lista de Verificacion

Actas de Eliminacin Documental

c Propuesta de Eliminacion
a
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial
Solicitudes y Comunicacion oficial
3.1 c
administrativos
a Requerimientos personales
a Mantenimientos
a Necesidades administrativas

6 g MISIONES
6.1 c Misiones de trabajo
a Comunicacion oficial
a Otros

10 g BOLETINES
10.2 c Boletn de criminalidad
a Boletn semanal de criminalidad
10.3 c Boletn Informativo Policial

a boletn

24 g ESTUDIOS
24.1 c Estudio Seguridad a Personas
a estudio
a Formatos 2SP-FR-00024
24.2 c Estudio de la conducta criminal
a Artculo
a Informe Final
24.3 c Estudio Criminolgico
a Estudio

a Investigacin

24.5 c Estudio de Nivel de Riesgo a Personas

a Solicitud realizacin Estudio

a Apertura orden de trabajo
a Comunicaciones Oficiales (solicitudes Varias)
a
Recoleccin de informacin para estudio de nivel
de riesgo
a Recomendaciones bsicas de autoproteccin
a Estudio de nivel de riesgo
a Decisin comit evaluacin del nivel de riesgo
Asignacin, modificacin o finalizacin de las
a medidas preventivas o de proteccin a personas
con nivel de riesgo comprobado
a Lista de chequeo para estudios de nivel de riesgo
a Comunicaciones Oficiales (Notificaciones)
a Acta

a
Matriz para la evaluacin del nivel de riesgo a
Personas en la Polica Nacional

Estudio a Instalaciones Gubernamentales y

24.6 c
Diplomticas
 a Solicitud realizacin estudio
a Comunicaciones Oficiales (solicitudes Varias)
a Apertura orden de trabajo
a Comunicaciones Oficiales (solicitudes Varias)
a
Estudio Seguridad a Instalaciones
Gubernamentales y Diplomticas
a Decisin comit evaluacin del nivel de riesgo
a Comunicaciones Oficiales (Notificaciones)
24.8 c Estudio de Cooperantes
a Comunicacion oficial
24.10 c Estudio de Desmovilizados
a Comunicacion oficial
24.11 c Estudio de Estandarizacin
a Comunicacion oficial
Estudio en convivencia y seguridad
24.12 c
cciudadana
a Artuculo
a Informe Final
a Estudio
a Proyecto de invvestigacin
a Investigacin

24.16 c Estudio de Seguridad a Vas

25 g EXPEDIENTES
25.2 c de Vehculos
a Comunicacion oficial

25.15 c de Inteligencia
Comunicacion oficial
a

25.31 c de Alertas Tempranas

a Comunicacion oficial
29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1
a Informe
29.14 c Informe de perfilacin criminal
a Anlisis del lugar de los hechos
a Anlisis conductual
a Anlisis del perfil criminal
a Anlisis vinculacin de casos
c Informe de Back-Up
29.19
29.19
a Informe

c Informe de Actividades
29.25
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe

c Informe de Investigaciones
29.54
a Informe

c Informe de Novedades

29.57
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58
a Informe
c Informe de Procesos
29.61
a Informe

Informe de Prueba de Vulnerabilidad en

29.62 c
Sistemas de Informacin

c Informe de Riesgo y Alerta Temprana

29.68
a Informe
c Informe de Anlisis y Delincuencial
29.98
a Informe

Informe de Inteligencia o
29.99 c
Contrainteligencia

30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS
31.7 c Libros de Control
a Libro
31.8 c Libros de Servicio de Polica
 a Libro

31.13 c Libro de Misiones de Trabajo

a libro

38 g ORDENES
c Orden Interna
38.1
a orden interna

38.8 c Orden de trabajo

38.10 c Memorando
a memorando

a Comunicacion oficial de respuesta

38.11 c Polgramas

a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial

a Correo electrnico
39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES
40.2 c Plan de Accin

a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

 a Comunicacion oficial

40.9 c Plan Estratgico

a Comunicacion oficial

40.13 c Plan de Seguridad

a Comunicacion oficial

40.25 c Plan Contrainteligencia

40.37 c Plan de Necesidades

a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad

43 g PROYECTOS
43.18 c Proyecto de Investigacin
a Anteproyecto
a Convocatoria
a Propuestas de Investigacin
a Cronograma de actividades
a Financiamiento interno
a Financiamiento externo
a Informe de Avance
a Informe final del proyecto
a Otros Comunicacion oficial
50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

56 g ESTADSTICAS
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis
a estudio de situacin
56.3 c Informacin estadstica
a Anlisis del lugar de los hechos
a Anlisis conductual
a Anlisis de perfil criminal
a Anlisis de vinculacin de casos
Recepcin y Anlisis de Comunicaciones
56.4 g
Interceptadas
a Comunicacin Oficial
a
FGN-23-F-01 Solicitud de Interceptacin de las
Comunicaciones Mviles VO1
FGN-23-F-02 Solicitud De Interceptacin De Las
a Comunicaciones (Mensajera Instantnea
BlackBerry) V01
a FGN-23-F-03 Solicitud De Interceptacin De Las C
a FGN-23-F-04 Solicitud De Revisin Tcnica De La
a FGN-23-F-05 Solicitud De Informacin De Las Com
a FGN-23-F-06 Registro De Coordinadores Las Salas
a FGN-23-F-08 Datos Del Personal De La Sala De Re
a FGN-26.1.3-Sct-F-03 - Resultados De La Activida
a FGN-26.1.3-Sct-F-05 Solicitud De Extraccin De
a Rtulo Elementos Materiales De Prueba Y Evidenci
a Registro De Cadena De Custodia Resolucin 02369

70 g INSTRUCTIVOS

86 g PROGRAMAS

Programa de Proteccin de Documentos

86.27 c
Esenciales

87 g DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO

87.4 c Formulacin estratgica

a Anlisis de la realidad institucional
a Anlisis de informacin
a Anlisis de la formulacin estratgica vigente
a Anlisis de la seguridad objetiva y de seguridad
percibida
 a Diagnstico del mbito externo interno de la
Institucin
a Diagnstico inicial
a Diagnsticos
a Encuestas de percepcin del servicio policial o
internas
a Encuestas externas e internas
a Identificacin de grupos sociales o clientes
a Informes de gestin institucional
a Informes o investigaciones
a Matriz de cruce de elementos
a Matriz de la calificacin de las brechas de los
elementos de la definicin estratgica
a Matriz valoracin de oferta de valor Institucional
a MEGA
a Misin
a Oferta de valor
a Plan Estratgico Institucional
a Polticas estratgicas institucionales
a Polticas Institucionales
a Polticas marco normativo
a Principios y valores
a Visin
95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo
 a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional

95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo

a Definicin de la gestin del riesgo

a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
a Plan manejo de riesgos
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial
ELABOR : PT Bayron Herrera Salce
FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD BASICA DE INTELIGENCIA

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.3.8

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FINA

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 3 X X

3 10 x X

3 __ X X X

3 5 X X

3 18 X X X X

2 30 X X X

2 30 X X X
 2 30 X X X

(CP) 50 X X

3 10 X X

3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X

3 20 X X

3 __ X X X
2 30 X X

3 20 X X X

3 10 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 20 X X

3 20 X X

3 20 X X
3 20 X X

3 5
X X

3 30
X X

3 5 X X
X

2 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

2 30 X X

3 10 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X
 3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

2 30 X X X

(CP) (CP) X X X

3 5 X X

3 5 X X
3 5 X X

2 30 X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X

3 3 X X
 3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X

3 3 X X

3 10 X X

(CP) (CP) X X X

3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X

3 5 X X
3 10 X X

3 28 X X

3 5 X X X

3 3 X X
3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X
3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FINA

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
 E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
NCIA FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

X X

X X

X X
X X

x x

X X

X
X X

X X

X X

X X

X X

X X
X X

X x

x x

X X

X X

X
 X

X X

X
 X

X X

X X

X X

X
 X

X
X X

X X

X X

X
X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL
UALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo de Gestin por prdida de vigencia.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Teniendo en cuenta la reserva legal de la informacin se digitaliza y microfilmar, una

vez finalice el tiempo de retencin establecido por la Ley, procediendo a realizar
eliminacin de los mismos mediante picado.

Teniendo en cuenta la reserva legal de la informacin se digitaliza y microfilma una

vez finalice el tiempo de retencin establecido por la Ley, procediendo a realizar
eliminacin de los mismos mediante picado.
Teniendo en cuenta la reserva legal de la informacin se digitaliza y microfilma una
vez finalice el tiempo de retencin establecido por la Ley, procediendo a realizar
eliminacin de los mismos mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las

comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit
de actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto
posee valores secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en
dicho comit.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se deja una muestra representativa del 5% de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5% de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, transferir al archivo

histrico por cuanto posee valores secundarios

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, transferir al archivo

histrico por cuanto posee valores secundarios
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, transferir al archivo
histrico por cuanto posee valores secundarios

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central,sdleccionar y microfilmar

una muestra representativa de hasta el 3% de aquellos documentosd que sean
tracendentales para la Policia Nacional, los demas documentos seran eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit

de Actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto
posee valore secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en
dicho comit.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se deja una muestra representativa del 3 % de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit

de actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto
posee valore secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en
dicho comit.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin
por cada una de las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer de

valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra
representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit

de actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto
posee valores secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en
dicho comit.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

carecer de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Se deja una muestra representativa del 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Se deja una muestra representativa del 5 % de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de

constante consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo
Central, Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

pierde valor administrativo

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

 Firma Presidente Comit de Gestin Documental

riollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABL
Versin: 0
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES
1.9 c Requerimientos de Justicia
a consulta bases de datos
a Solicitudes
a respuestas
Peticiones, Quejas, Reclamos,
1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias
a Comunicacion oficial
Registro de peticiones de solucion inmediata
a
(1IP-FR-0014)
a Denuncios
a Peticion
1.11 c Inspecciones Judiciales
a solicitud
a formato de consulta
a acta de inspeccin
1.12 c Solicitudes de consulta
a solicitud

a formato de consulta o prstamo de documentos

1.13 c Providencias judiciales

a Ordenes de Captura.
a Cancelacin de ordenes de captura.
a Impedimento de salida del pas.
a Cancelacin de impedimento de salida del pas.
a Sentencias
a Cancelacin de sentencias.
a Medidas de aseguramiento.
a Cancelacin de Medidas de aseguramiento.
a Anotaciones
a Correcciones
 2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit

a lista de asistencia

c
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5 a
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

a acta de la reunin
a lista de asistencia

Acta de Comit Actualizacin, Correccin

2.11 c y Retiro de Datos y archivos de
Inteligencia.
a Acta.
a Comunicacin oficial relacin ID.
a Planilla Relacin ID u Otros
a Informe Trimestral de avance.
c Actas de Inteligencia
2.12 a acta
a lista de asistencia
c
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 a Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
2.40 a Acta
Lista de Verificacion

Actas de Eliminacin Documental

c Propuesta de Eliminacion
a
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion
 Actas de Entrega de unidad
Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos
a Requerimientos personales
a Mantenimientos
a Necesidades administrativas
6 g MISIONES
6.1 c Misiones de trabajo
a Comunicacion oficial
a Otros

10 g BOLETINES
10.2 c Boletn de criminalidad
a Boletn semanal de criminalidad
10.3 c Boletn Informativo Policial

a boletn

PREVENCIN, CONVIVENCIA Y SEGURIDAD

14 g
CIUDADANA
Incautacin o Decomiso de armas, municiones
14.1 c
y explosivos
a Informe de incautacin
a
Comunicacion oficial relacionados con la
incautacin o decomiso
Remisorio al Departamento de Control Comercio
a de Armas, Municiones y Explosivos del Comando
General
Procedimiento administrativo por
14.13 c
incacutacin
a Boleta incautacin
a Informe de polica
a Resolucin
 a Comunicados Oficiales
a Comunicacion oficial personales
a Resolucin de a brigada
a Publicidad
a diligencia de notificacin
a Dictamen de medicina legal
a Colillas de alcohol sensor
24 g ESTUDIOS
24.1 c Estudio Seguridad a Personas
a estudio
a Formatos 2SP-FR-00024
24.2 c Estudio de la conducta criminal
a Artculo
a Informe Final
24.3 c Estudio Criminolgico
a Estudio

a Investigacin

24.5 c Estudio de Nivel de Riesgo a Personas

a Solicitud realizacin Estudio

a Apertura orden de trabajo
a Comunicaciones Oficiales (solicitudes Varias)
a
Recoleccin de informacin para estudio de nivel
de riesgo
a Recomendaciones bsicas de autoproteccin
a Estudio de nivel de riesgo
a Decisin comit evaluacin del nivel de riesgo
Asignacin, modificacin o finalizacin de las
a medidas preventivas o de proteccin a personas
con nivel de riesgo comprobado
a Lista de chequeo para estudios de nivel de riesgo
a Comunicaciones Oficiales (Notificaciones)
a Acta

a
Matriz para la evaluacin del nivel de riesgo a
Personas en la Polica Nacional
Estudio a Instalaciones Gubernamentales y
24.6 c
Diplomticas
a Solicitud realizacin estudio
a Comunicaciones Oficiales (solicitudes Varias)
a Apertura orden de trabajo
a Comunicaciones Oficiales (solicitudes Varias)
a
Estudio Seguridad a Instalaciones
Gubernamentales y Diplomticas
a Decisin comit evaluacin del nivel de riesgo
 a Comunicaciones Oficiales (Notificaciones)

24.8 c Estudio de Cooperantes

a Comunicacion oficial
24.10 c Estudio de Desmovilizados
a Comunicacion oficial
24.11 c Estudio de Estandarizacin
a Comunicacion oficial
Estudio en convivencia y seguridad
24.12 c
cciudadana
a Artuculo
a Informe Final
a Estudio
a Proyecto de invvestigacin
a Investigacin

24.16 c Estudio de Seguridad a Vas

25 g EXPEDIENTES
25.2 c Expediente de Vehculos
Comunicacion oficial
a

25.15 c Expediente de Inteligencia

Comunicacion oficial

25.25 c Expediente Especial de Personas

a formato "carpeta de proteccin a personas"
a soporte asignacin esquema de proteccin
a acta
a comunicacin oficial
a acta
a
documentos de la gestin del servicio de
proteccin
a retiro de medidas de proteccin a personas
a comunicacin oficial
25.31 c Expediente de Alertas Tempranas
Comunicacion oficial
a

26 g INVESTIGACIONES
26.1 c Investigaciones internacionales
a notificacin roja
a orden de trabajo
 a plena identidad y/ o confrontacin dactilar
a derechos de retenido
a acta de buen trato
a valoracin medico legal
informe dejando a disposicin fiscala general de
a
la nacin(asuntos internacionales)
a derechos del capturado
a acta de buen trato
a informe de fiscala general de la nacin
26.2 c Investigaciones Judiciales
a Solicitud autoridad competente Actos Urgentes
a Plan Metodolgico
a Reporte Iniciacin
a Inspeccin a lugar
a Inventario elementos de prueba
a Inspeccin de vehculos
a Solicitud anlisis de muestra
a Informe Investigador de campo
a Bosquejo Topogrfico
a Solicitud Allanamiento
a Acta de registro allanamiento
a Acta incautacin de elementos
a Acta destruccin de elementos
a lbum Fotogrfico
a Ficha Tcnica Topogrfica y Biogrfica
a Acta de Consentimiento
a Registro cadena de custodia
a Informe de investigador de laboratorio
a Informe Ejecutivo de Polica Judicial
26.3 c Notificaciones de interpol
a oficio solicitud
a copia orden de captura
a formulario de notificacin
a foto cedula y/o identificacin
a lista de chequeo
a copia notificacin pblica
a copia comunicacin oficial de respuesta
26.4 c Requerimientos I/247
a solicitud ip
a Respuesta ip
a comunicacin oficial
a formulario solicitud notificacin

29 g INFORMES
 c Informe a Entes de Control
29.1
a Informe
29.14 c Informe de perfilacin criminal
a Anlisis del lugar de los hechos
a Anlisis conductual
a Anlisis del perfil criminal
a Anlisis vinculacin de casos
c Informe de Back-Up

29.19
a Informe

c Informe de Actividades
29.25
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe

c Informe de Investigaciones
29.54
a Informe

c Informe de Novedades
29.57
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58
a Informe

c Informe de Procesos
29.61
a Informe

Informe de Prueba de Vulnerabilidad en

29.62 c
Sistemas de Informacin

c Informe de Riesgo y Alerta Temprana

29.68
a Informe

c Informe de Anlisis y Delincuencial

29.98
a Informe

Informe de Inteligencia o
29.99 c
Contrainteligencia

30 g INVENTARIOS
30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS
31.7 c Libros de Control
a Libro
31.8 c Libros de Servicio de Polica

a Libro

31.13 c Libro de Misiones de Trabajo

a libro

38 g ORDENES
c Orden Interna
38.1
a orden interna

38.8 c Orden de trabajo

38.10 c Memorando
a memorando

a Comunicacion oficial de respuesta

38.11 c Polgramas

a polgramas
38.15 c Orden con Plazo
a Comunicacin oficial
a Correo electrnico
39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES
40.2 c Plan de Accin
 a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

a Comunicacion oficial
40.9 c Plan Estratgico
a Comunicacion oficial
c Plan de Seguridad
40.13
a Comunicacion oficial

40.25 c Plan Contrainteligencia

40.37 c Plan de Necesidades

a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad

43 g PROYECTOS
43.18 c Proyecto de Investigacin
a Anteproyecto
a Convocatoria
a Propuestas de Investigacin
a Cronograma de actividades
a Financiamiento interno
a Financiamiento externo
a Informe de Avance
a Informe final del proyecto
a Otros Comunicacion oficial

48 g TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL

50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental

53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

56 g ESTADSTICAS
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis
a estudio de situacin
56.3 c Informacin estadstica
a Anlisis del lugar de los hechos
a Anlisis conductual
a Anlisis de perfil criminal
a Anlisis de vinculacin de casos
Recepcin y Anlisis de Comunicaciones
56.4 g
Interceptadas
a Comunicacin Oficial
a
FGN-23-F-01 Solicitud de Interceptacin de las
Comunicaciones Mviles VO1
FGN-23-F-02 Solicitud De Interceptacin De Las
a Comunicaciones (Mensajera Instantnea
BlackBerry) V01
a
FGN-23-F-03 Solicitud De Interceptacin De Las
Comunicaciones (Telefona Fija) V01
a
FGN-23-F-04 Solicitud De Revisin Tcnica De
Las Comunicaciones Interceptadas V01
a
FGN-23-F-05 Solicitud De Informacin De Las
Comunicaciones Interceptadas V01
FGN-23-F-06 Registro De Coordinadores Las
a Salas De Recepcin Y Anlisis De
Comunicaciones Interceptadas V01
FGN-23-F-08 Datos Del Personal De La Sala De
a Recepcin Y Anlisis De Las Comunicaciones
Interceptadas (1)
a
FGN-26.1.3-Sct-F-03 - Resultados De La
Actividad De Monitoreo V01
a
FGN-26.1.3-Sct-F-05 Solicitud De Extraccin De
Emp Y Ef Producto V01
Rtulo Elementos Materiales De Prueba Y
a Evidencia Fsica Resolucin 02369 Del 11 De
Julio Del 2016
a
Registro De Cadena De Custodia Resolucin
02369 Del 11 De Julio Del 2016

70 g INSTRUCTIVOS
 86 g PROGRAMAS

Programa de Proteccin de Documentos

86.27 c
Esenciales

87 g DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO

87.4 c Formulacin estratgica

a Anlisis de la realidad institucional
a Anlisis de informacin
a Anlisis de la formulacin estratgica vigente
a Anlisis de la seguridad objetiva y de seguridad
percibida
a Diagnstico del mbito externo interno de la
Institucin
a Diagnstico inicial
a Diagnsticos
a Encuestas de percepcin del servicio policial o
internas
a Encuestas externas e internas
a Identificacin de grupos sociales o clientes
a Informes de gestin institucional
a Informes o investigaciones
a Matriz de cruce de elementos
a Matriz de la calificacin de las brechas de los
elementos de la definicin estratgica
a Matriz valoracin de oferta de valor Institucional
a MEGA
a Misin
a Oferta de valor
a Plan Estratgico Institucional
a Polticas estratgicas institucionales
a Polticas Institucionales
a Polticas marco normativo
a Principios y valores
a
Visin
95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
 a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional

95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo

a Definicin de la gestin del riesgo

a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
 a Plan manejo de riesgos
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce

FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : UNIDADES BASICAS DE INVESTIGACION

CRIMINAL

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.3.9

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FINA

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 3 X X

3 10 x X

3 __ X X

3 __ X X X

3 8 X X X
 3 5 X X

3 18 X X X X

(CP) 50 X X

3 10 X X

2 30 X X X

2 30 X X X

3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X
3 20 X X

3 __ X X X

2 30 X X

3 20 X X X

3 10 X X X

3 5 X X

2 20 X x
2 20 X x

3 5 X X

3 5 X X

3 20 X X

3 20 X X

3 20 X X
3 20 X X

3 5
X X

3 30
X X

3 5 X X
X

2 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

2 30 X X

3 20 X X

3 10 X X

3 28 X X
 3 28 X X

1 ao 10 X X

3 18 X X

3 18 X X
3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

2 30 X X X
(CP) (CP) X X X

3 5 X X

3 5 X X

2 30 X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X
 3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X

3 3 X X

3 10 X X

(CP) (CP) X X X

(CP) (CP) X X X

3 __ X X

3 __ X X
3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 28 X X

3 5 X X X
3 3 X X

3 5 X X X
3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X
 3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FINA

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
STIGACION
FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X X

X X x

X
 X

X X

x x X

X X

X X

X X X

X
X

X X

X X X

X
 X

X X X

X X X

X X

X X
X X

X x

x x X

X X

X X X

X X X
X X X

X X X

X X X

X X X
 X

X X X

X X
 X

X X

X X

X X

X X

X
 X

X X

X
 X

X X X

X X X

X X
 X

X X
X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL
UALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se elimina en el archivo de gestin por carecer de valores secundarios.

Se elimina en el Archivo de Gestin por prdida de vigencia.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
eliminados mediante el proceso de picado.
Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un documento

de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se suprima o
fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la trasferencia al archivo
central. una ves cumpla los tiempos de retencin se microfilmara la totalidad de las
subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Teniendo en cuenta la reserva legal de la informacin se digitaliza y microfilmar, una vez

finalice el tiempo de retencin establecido por la Ley, procediendo a realizar eliminacin de
los mismos mediante picado.

Teniendo en cuenta la reserva legal de la informacin se digitaliza y microfilma una vez

finalice el tiempo de retencin establecido por la Ley, procediendo a realizar eliminacin de
los mismos mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental eliminado.
Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en el
archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica Nacional
donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las comunicaciones

oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno, mantenimiento, elementos y
necesidades administrativas sern eliminadas mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit de

actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto posee
valores secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en dicho comit.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter histrico.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar una muestra
representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas relevante y
pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

El tiempo de retencin establecido para esta documentacin iniciara una vez el arma de
fuego sea remitida al Departamento de Control Comercio de Armas, Municiones y
Explosivos del Comando General. Una vez cumplido los tiempos de retencin se eliminara
en el archivo de central mediante el procedo de picado.

Se deja una muestra representativa del 1% de aquellos documentos que sean

trascendentales para la polica nacional, a los demas documentos aplcarlesd el
proccedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.
Se deja una muestra representativa del 1% de aquellos documentos que sean
trascendentales para la polica nacional, a los demas documentos aplcarlesd el
proccedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se deja una muestra representativa del 5% de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 5% de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, transferir al archivo histrico por

cuanto posee valores secundarios

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, transferir al archivo histrico por

cuanto posee valores secundarios
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, transferir al archivo histrico por
cuanto posee valores secundarios

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central,sdleccionar y microfilmar una

muestra representativa de hasta el 3% de aquellos documentosd que sean tracendentales
para la Policia Nacional, los demas documentos seran eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit de

Actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto posee
valore secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en dicho comit.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar hasta un 2% de los

casos trascendentales para la Polica Nacional.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se deja una muestra representativa del 5 % de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.
Se deja una muestra representativa del 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Se deja una muestra representativa del 5 % de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Se deja una muestra representativa del 5 % de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Se deja una muestra representativa del 5% de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.
Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
eliminados mediante el proceso de picado.

Se deja una muestra representativa del 3 % de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit de

actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto posee
valore secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en dicho comit.
Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un
documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin por
cada una de las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer de valores

secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para la
Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit de

actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto posee
valores secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en dicho comit.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una
muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de

constante consulta.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central

por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes transferidos
anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de valores

primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

valores primarios.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se deja una muestra representativa del 3 % de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Se deja una muestra representativa del 5 % de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de constante

consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo Central, Transcurrido
el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una muestra
representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean trascendentales para la
Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.
pierde valor administrativo

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor
secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

Firma Presidente Comit de Gestin Documental

riollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial

Registro de peticiones de solucion inmediata

a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion
1.12
c Solicitudes de consulta
a solicitud

a formato de consulta o prstamo de documentos

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

 c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
a
2.40 Acta
Lista de Verificacion

Actas de Eliminacin Documental

c Propuesta de Eliminacion
a
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial
Solicitudes y Comunicacion oficial
3.1 c
administrativos
a Requerimientos personales
a Mantenimientos
a Necesidades administrativas

10 g BOLETINES

10.3 c Boletn Informativo Policial

 a boletn

29 g INFORMES

c Informe a Entes de Control

29.1
a Informe

29.11 c Informe especial de Polica

a Hechos conocidos

a Elementos que hacen parte de los hechos.

c Informe de Back-Up
29.19
a Informe
c Informe de Actividades
29.25
a Informe
c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe

c Informe de Investigaciones
29.54
a Informe

c Informe de Judicializacin
29.55
a Informe

c Informe de Novedades
29.57
a Informe

c Informe de Procesos
29.61
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58
a Informe

30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia

 31 g LIBROS
31.7 c Libros de Control

a Libro

38 g ORDENES
c Orden Interna
38.1
a orden interna

38.8 c Orden de trabajo

38.10 c Memorando
a memorando

a Comunicacion oficial de respuesta

38.11 c Polgramas

a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial

a Correo electrnico

39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES

40.2 c Plan de Accin

a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

 a Comunicacion oficial

48 g TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL

50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

56 g ESTADSTICAS

a Comunicacion oficial

56.1 c Estudio situacin Policial

a anlisis
a estudio de situacin

76 g DICTMENES PERICIALES

95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua

a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial
95.4 c Sistema de Gestin Ambiental
Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional

95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo

a Definicin de la gestin del riesgo

a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
a Plan manejo de riesgos
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial
ELABOR : PT Bayron Herrera Salce
FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : LABORATORIOS MOVILES DE CRIMINALISTICA

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.3.10

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FINA

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 10 x X

3 __ X X X

3 5 X X

(CP) 50 X X

3 10 X X
3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X

3 20 X X

3 __ X X X

3 10 X X X
 3 10 X X X

3 5 X X

3 20 X X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X

3 5 X X

(CP) (CP) X X X
3 5 X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X
 3 5 X X

(CP) (CP) X X X

(CP) (CP) X X X

3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X

3 5 X X

3 18 X X X

3 5 X X
3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FINA

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
 S SELECCIN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
CRIMINALISTICA FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X x

x x X
X X X

X X X
X X X

X X X

X
 x

X X

X X

X
 X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL

UALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo de Gestin por prdida de vigencia.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos

son eliminados mediante el proceso de picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos

son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en el

archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las comunicaciones

oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno, mantenimiento, elementos
y necesidades administrativas sern eliminadas mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar una muestra
representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas relevante y
pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar una muestra
representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas relevante y
pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos

son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en e l Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3% de aquellos documentos que sean transcendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin por
cada una de las vigencias conservadas..
transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer de
valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de

constante consulta.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central

por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes transferidos
anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer

de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter legal.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de
valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

Firma Presidente Comit de Gestin Documental

riollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TAB
Versin: 0
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES
Peticiones, Quejas, Reclamos,
1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias
a Comunicacion oficial
Registro de peticiones de solucion inmediata
a
(1IP-FR-0014)
a Denuncios
a Peticion
2 c Solicitudes de consulta
2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit
a lista de asistencia
c
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5 a
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

a acta de la reunin
a lista de asistencia
c
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 a Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

c Actas de Capacitacin
2.35 a acta
a lista de asistencia
 c
a Actas de Revista
2.40 a Acta
Lista de Verificacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial
Solicitudes y Comunicacion oficial
3.1 c
administrativos
a Requerimientos personales
a Mantenimientos
a Necesidades administrativas
10 g BOLETINES
10.3 c Boletn Informativo Policial
a boletn
25 g EXPEDIENTES
25.2 c de Vehculos
a Comunicacion oficial
29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1
a Informe
c Informe de Back-Up
29.19
a Informe
c Informe de Actividades
29.25
a Informe
c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe
c Informe de Novedades
29.57
a Informe
c Informe de Operatividad
29.58
a Informe
30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS
31.7 c Libros de Control
 a Libro
38 g ORDENES
c Orden Interna
38.1
a orden interna

38.8 c Orden de trabajo

38.10 c Memorando
a memorando
a Comunicacion oficial de respuesta
38.11 c Polgramas

a polgramas
38.15 c Orden con Plazo
a Comunicacin oficial
a Correo electrnico
39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES
40.2 c Plan de Accin
a Comunicacion oficial
40.7 c Planes de mejoramiento
a Comunicacion oficial
40.9 c Plan Estratgico
a Comunicacion oficial
40.13 c Plan de Seguridad
a Comunicacion oficial
40.37 c Plan de Necesidades
a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad

43 g PROYECTOS

43.3 c Proyecto de Cooperacin Nacional

43.18 c Proyecto de Investigacin

a Anteproyecto
a Convocatoria
a Propuestas de Investigacin
a Cronograma de actividades
a Financiamiento interno
 a Financiamiento externo
a Informe de Avance
a Informe final del proyecto
a Otros Comunicacion oficial
50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS
53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

56 g ESTADSTICAS
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis
a estudio de situacin
60 g CONVENIOS
60.4 c Convenio Interinstitucional
a Informacin General de Convenios
a Estudios Previos de Convenios
a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
60.8 c Convenio Interadministrativo
a Informacin General de Convenios
a Estudios Previos de Convenios
a Concepto de viabilidad Costo-beneficio

70 g INSTRUCTIVOS

95 g SISTEMAS
c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
95.1 a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
 95.1

Modelo de implementacin y Aseguramiento -

a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo
a Comunicacion oficial
95.4 c Sistema de Gestin Ambiental
Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
a Seguimiento al control operacional

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce

FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD ESPECIAL DE TRANSITO Y

TRANSPORTE
ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.3.11

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FIN

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 10 x X

3 5 X X

3 18 X X X X

(CP) 50 X X

3 10 X X

3 20 X X

3 18 X X
 3 10 X X

3 20 X X

3 __ X X X

3 10 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X

(CP) (CP) X X X

3 5 X X
3 5 X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X

3 3 X X

3 10 X X

3 10 X X
 3 10 X X

(CP) (CP) X X X

3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X

3 5 X X

3 8 X X X

3 8 X X X

3 5 X X X

3 5 X X
 3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FIN

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
TO Y
FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

x x

X X

X
 X

X X

x
 x

X X

X X

X X

X
 X

X X

X X

X X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL
ALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
eliminados mediante el proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una
muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un documento

de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se suprima o
fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la trasferencia al archivo
central. una ves cumpla los tiempos de retencin se microfilmara la totalidad de las
subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
eliminados mediante el proceso de picado.
Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en el

archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica Nacional
donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las comunicaciones

oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno, mantenimiento, elementos y
necesidades administrativas sern eliminadas mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar una muestra
representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas relevante y
pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
eliminados mediante el proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben registrar
la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin por cada una de
las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer de

valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado
transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer de
valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una
muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una
muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central

por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes transferidos
anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de valores

primarios.
Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de
valores primarios.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de constante

consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo Central, Transcurrido
el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una muestra
representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean trascendentales para la
Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

Firma Presidente Comit de Gestin Documental

ollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial

Registro de peticiones de solucion inmediata

a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion
1.12 c Solicitudes de consulta
a solicitud

a formato de consulta o prstamo de documentos

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit
a lista de asistencia
 c
a
a Actas de Entrega de cargo Acta
2.5 a Inventarios
Documentales Inventario de Bienes

2.6 c Actas de entrega de elementos

a acta de asignacin de bienes
a Comunicacion oficial de entrega
2.10 c Acta de compromiso
a acta de la reunin
a lista de asistencia
c
a
a Acta de Reunion de Trabajo Actas
2.25 de Reunion Lista de
Asisitencia

c
a
a Actas de Capacitacin
2.35 Acta
listados de asistencia

c
a Actas de Revista Acta
2.40 a Lista de
Verificacion

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad Acta

Informe
c Ejecutivo de la Gestion Situacion
a de los Recursos Planta de
a Personal Porgramas,
a
2.85 a a estudios y proyectos Obras
a Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g COMUNICACIN OFICIAL
Solicitudes y Comunicacion oficial
3.1 c
administrativos
 a Requerimientos personales
a Mantenimientos
a Necesidades administrativas
10 g BOLETINES
10.2 c Boletn de criminalidad
a Boletn semanal de criminalidad
10.3 c Boletn Informativo Policial

a boletn

17 g CONTRATOS
17.7 c Contrato Interadministrativo
a Estudio de Conveniencia y Oportunidad
a Cronograma de Ejecucin del Proceso

a
Solicitud Certificado de Disponibilidad
Presupuestal
a Certificado de Disponibilidad Presupuestal
a Contrato Interadministrativo
a Registro Presupuestal
a Plizas
a Publicacin Diario Oficial
a Pago Impuesto de Timbre
a Informes de Avance
a Acta de Liquidacin
29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1 a Informe

29.11 c Informe especial de Polica

a Hechos conocidos

a Elementos que hacen parte de los hechos.

c Informe de Back-Up
29.19 a Informe

c Informe de Actividades
29.25 a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe

c Informe de Novedades
29.57 a Informe
 c Informe de Procesos
29.61
a Informe
30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS

31.5 c Libros de poblacin

a Libro

31.6 c Libro Minuta de Guardia

a Libro

31.7 c Libros de Control

a Libro

31.8 c Libros de Servicio de Polica

a Libro

31.10 c Libro minuta de vigilancia

a Libro

31.11 c Libro control de denuncias

a Libro

Libros para los servicios de Supervisin y

31.12 c
Control de las Unidades Policiales

a Libro

38 g ORDENES
38.1 c Orden Interna

a orden interna

38.3 c Orden Administrativa de Personal

38.8 c Orden de trabajo

38.9 c Orden de Servicios

38.10 c Memorando
a memorando

a Comunicacion oficial de respuesta

38.11 c Polgramas

a polgramas

38.14 c Orden del Da

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial

a Correo electrnico

39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES
40.2 c Plan de Accin

a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

a Comunicacion oficial

40.9 c Plan Estratgico

a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

 a Comunicacion oficial

46 g RESOLUCIONES

50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

57 g CAMPAAS

60 g CONVENIOS

60.8 c Convenio Interadministrativo

a Informacin General de Convenios

a Estudios Previos de Convenios

a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
62 g CONTROL DE DOCUMENTOS
a Comunicacin oficial
a Concepto de Planeacin
a Concepto de viabilidad jurdica
a Formato Control de Documentos 1DS-FR-0001

a
Formato o documento propuesto para creacin,
modificacin o eliminacin
86 g PROGRAMAS

86.10 c Programa de Prevencin

86.30 c Programa de Gestin Ambiental

Programa de Conservacin Preventiva para

86.33 c
los Archivos
a
Formato de seguimiento a los programas de
conservacin.
a Diagnostico integral
a Acta
 a Informes
a Constancias
a Planillas de Medicin temperatura
95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial

95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

a Comunicacion oficial
95.4 c Sistema de Gestin Ambiental
Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
 a Seguimiento al control operacional

95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo

a Definicin de la gestin del riesgo

a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
a Plan manejo de riesgos
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce

FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : SECCIONAL DE TRANSITO Y TRANSPORTE

BOLIVAR

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.4

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FINA

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 10 x X

3 __ X X X

3 5 X X

3 18 X X X X
(CP) 50 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X

3 20 X X

3 __ X X X
3 __ X X X

3 20 X X X

3 10 X X X

3 20 X X

3 5 X X

3 20 X X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X
 3 5 X X

(CP) (CP) X X X

3 18 X X

3 18 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 18 X X

3 18 X X

3 18 X X

3 18 X X X

3 18 X X X
3 10 X X X

3 20 X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 18 X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X
 3 5 X X

3 10 X X X

(CP) (CP) X X X

3 __ X X

3 __ X X

3 3 X X

3 8 X X X

3 5 X X X

3 8 X X

3 8 X X

3 8 X X X
3 8 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X
 3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FINA

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
RANSPORTE
FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

X
X

x x

X X

X
 X

X X

X X

X X

X
 X

X X

X X

X X

X X

X X

X X

X
X X

X X

X X

X
 X

X X

X
X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL

UALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo de Gestin por prdida de vigencia.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un
documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las comunicaciones

oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno, mantenimiento, elementos y
necesidades administrativas sern eliminadas mediante el proceso de picado.
transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las comunicaciones
oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno, mantenimiento, elementos y
necesidades administrativas sern eliminadas mediante el proceso de picado.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en e l Archivo Central, seleccionar y digitalizar

una muestra representativa hasta el 3% de aquellos documentos que sean
transcendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por

ser un documento de constante actualizacin y consulta, para las
dependencias, se deben registrar la totalidad de las series y subseries
conservadas, haciendo la descripcin por cada una de las vigencias
conservadas..

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer de

valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

carecer de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

carecer de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, digitalizar y eliminar por

carecer de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, digitalizar y eliminar por
carecer de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor
secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

Firma Presidente Comit de Gestin Documental

riollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial

Registro de peticiones de solucion inmediata

a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit
a lista de asistencia
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes
 c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

c
a
a Actas de Capacitacin
2.35 Acta
listados de asistencia

c
a Actas de Revista
2.40 a Acta
Lista de Verificacion

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

8 g BIENESTAR
8.1 c Afiliaciones
a Solicitud de afiliacin /definicin
a Desprendible de pago
a Extracto de hoja de servicios
a Formulario
a Notificacin, aprobacin, afiliacin y desafiliacin
a Informe, tramite, afiliacin o desafiliacin
8.2 c Reservas
a solicitud - respuesta reserva
a check-in tarjeta de registro hotelero.
a Formato de inventario de habitacin.
 a
Formato reporte de equipos y maletas del
husped

a Formato de invitado aprobado (carnet-cc)

8.3 c Servicio de Alimentos y Bebidas
a formato de verificacin limpieza y desinfeccin

a Formato de liberacin de productos y bebidas

a Formato de chequeo de inspeccin cocina

a
Formato de baja interna de productos por control
de calidad

a
Formato identificacin agentes qumicos
saneamiento bsico en centro sociales

a
Formato de verificacin fechas de vencimiento y
rotacin de inventarios
a Formato recepcin de materias primas

a
Formato control de temperatura de equipos de
refrigeracin y congelacin
8.4 c Servicio de Hospedaje
a acta
a Reporte diario de hospedaje

a
factura de pago centros vacacionales y
recreativos
a Registro de husped
a inventario unidad habitacional

a
Encuesta satisfaccin servicios centros
vacacionales y recreativos

a
Actividades diarias centros vacacionales y
recreativos

a
Reporte de dao de centros vacacionales y
recreativos

a Lista de chequeo unidad habitacional

a Disponibilidad unidad habitacional

a Solicitud reserva

a
Solicitud de elementos en centros vacacionales y
recreativos

a Formato tratamiento de producto no conforme

a plan de mejoramiento

8.5 c Otorgar apoyo econmico

 a Visita socio-familiar

a Autorizacin apoyo econmico

a control apoyos econmicos otorgados

a Verificacin de documentos apoyo econmicos

8.6 c Brindar servicios Funerarios

a Manejo del proceso de duelo

a Recibo de pago funerarios

a
Control de fallecidos miembros de la institucin
con derecho al auxilio funerario
a Control ingreso de familiares fallecidos

8.7 c Realizar prestamos

a Anlisis capacidad de endeudamiento

a Solicitud prstamo
Brindar servicio de Hospedaje en el hogar
8.8 c
madre mara de san Luis
a Control ocupacional
a Control diario vveres
a Inventario habitacin.
a
Recibo de pago servicios hogar madre mara de
san Luis
a Solicitud de ingreso

a Lista de chequeo hogar madre mara de san Luis

a
Lista de chequeo alimentos y bebidas en los
hogares madre mara de san Luis
Brindar atencin, apoyo y prevencin
8.9 c
psicosocial
a Listado De Asistencia Actividades Psicosociales
a Inscripcin O Actualizacin De Datos
a Informes
a Invitacin Va Telefnica
a Entrega De Kit Hospitalario
a Control Seguimiento Presupuesto Asignado

8.10 c Reconocimiento de auxilio mutuo

a
Lita de chequeo para reconocimiento y pago de
auxilio mutuo
 a
Formato de afiliacin, actualizacin y re afiliacin
de auxilio mutuo
10 g BOLETINES

10.3 c Boletn Informativo Policial

a boletn

13 g CIRCULARES

13.1 c Circular acadmica

13.2 c Circular informativa

15 g CONCEPTOS

15.2 c Concepto Tcnico

a Solicitud
a Anexos
a Respuesta
15.15 c Conceptos de Planeacin
a Solicitud
a Anexos
a Respuesta
16 g ASCENSOS
Llamamiento a curso de capacitacin para
16.1 c
ascenso
a Comunicaciones oficiales
a Comunicacion oficial de entes de control
a Certificado de planta presupuestal
a Proyectos de OAP para comisin de curso

16.2 c Evaluacin de la trayectoria profesional

a Comunicaciones oficiales
a Comunicacion oficial de entes de control
a Certificado de planta presupuestal
a Proyectos de OAP para comisin de curso
 21 g PASAJES Y VIATICOS

22 g ENCUESTAS
22.1 c Encuestas satisfaccin del cliente
a encuesta

c
Informe de parametrizacin de encuestas y
evaluaciones
22.2
a Informe

24 g ESTUDIOS
24.13 c Estudio de Planeacin
Comunicacion oficial
a

27 g HISTORIAS
27.3 c Historias Laborales
a Informacin personal y familiar
a Fotografa titular y cnyuge
a Fotocopia cdula ciudadana
a Registro civil de nacimiento
a
Registro civil de matrimonio y/o declaracin de
unin libre
a
Declaratoria de liquidacin y disolucin social
conyugal
a
Sentencia de divorcio y/o cesacin de efectos
civiles
a Registro civil nacimiento hijos
a Formato Auxilio mutuo
a Seguro voluntario y obligatorio
a Pagos de seguros
a Reconocimiento tiempo laborado
a Informacin patrimonial
a
Formato nico de hoja de vida para personas
naturales
Informacin Institucional
a Actos Administrativos de nombramiento
a Actas de posesin
a Actos administrativos de ascenso
Inscripcin y Registro Carrera Administrativa
a
Especial.
Informacin acadmica
a Acta de grado y diplomas
a Certificados de estudio
a Cursos policiales
Informacin disciplinaria y jurdica
a Fallos disciplinarios
a Fallos administrativos
 a Fallos judiciales
a Fallos prestacionales

a Separaciones temporales

a Suspensiones
a Derogaciones
a Revocatorias

a Acto administrativo de ejecucin de la sancin

Evaluaciones de Desempeo
a Folios de vida
a Evaluaciones
a Clasificaciones
Informacin Laboral
a Licencias
a Vacaciones
a Secuestrados
a Desaparecidos
Comunicacion oficial de retiros
a Solicitud de retiro
a Acto Administrativo
a Reintegros
a Reincorporaciones
a Informe causa de muerte
a Registro civil de defuncin
a Hoja de servicio
27.4 Historias medico laborales
a Comunicacion oficial

27.5 c Historias servicio militar

a Formularios mdicos de capacidad psicofsica.

a Formulario de inscripcin.
a Acto administrativo de nombramiento
a Acta tercer examen medico.
a
Pliegos de Comunicacion oficial mdicos por
termino de servicio militar.
a
Acto administrativo de retiro, desvinculacin o
licenciamiento.
a Formulario de seguimiento.
a Acto administrativo por cambio de modalidad.

28 g COMUNICACIN PBLICA

Manejo de la informacin difundida en medios

28.1 c
de comunicacin
 a Hecho noticioso
a Convocatoria rueda de prensa
a Boletn de prensa
29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1
a Informe
c Informe Contable
29.2
a Informe

c Informe de Austeridad en el Gasto Pblico

29.4
a Informe

29.5 c Informe Administrativo por Lesin o Muerte

a Informe Novedad
a Cartula del Informativo por Lesin o Muerte
a Auto de Apertura
a Comunicacin Oficial
a Pruebas

a
Formato calificacin de informativos
administrativos prestacionales por lesin o muerte

a
Notificacin de informativos administrativos por
lesin o muerte
c Informe de Seguimiento y Evaluacin
29.10
a Informe
c Informe de Back-Up
29.19
a Informe

c Informe de Actividades
29.25
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe
c Informe de Novedades
29.57
a Informe

c Informe de Personal
29.60
a Informe

c Informe de Procesos
29.61
a Informe
30 g INVENTARIOS
30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS
31.3 c Libro Registro de Diplomas

a libro

31.7 c Libros de Control

a Libro

Libros para los servicios de Supervisin y

31.12 c
Control de las Unidades Policiales
a Libro

37 g NMINAS

38 g ORDENES
c Orden Interna
38.1
a orden interna

38.3 c Orden Administrativa de Personal

38.8 c Orden de trabajo

38.9 c Orden de Servicios

38.10 c Memorando
a memorando
a Comunicacion oficial de respuesta
38.11 c Polgramas

a polgramas

38.14 c Orden del Da

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial
a Correo electrnico
 39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES
40.1 c Plan Anual de Compras
a Requerimientos
a Anteproyecto de ingresos y gastos
a Aprobacin junta directiva
a Plan de necesidades
a Informe de ejecucin presupuestal
a Aprobacin plan de necesidades
a Modificaciones
40.2 c Plan de Accin
a Comunicacion oficial
40.4 c Plan de Capacitacin
a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

a Comunicacion oficial

40.9 c Plan Estratgico

a Comunicacion oficial

40.19 c Plan de Desarrollo Administrativo

40.31 c Plan de Bienestar de Personal

a POE Plan de Estmulos e Incentivos
a Personaje de mes
a Felicitaciones
a Condecoraciones
a Otros
40.37 c Plan de Necesidades
a Comunicacion oficial
40.45 c Plan de Traslados
a Comunicacion oficial

40.46 c Plan de Vacaciones

41 g PROCESOS

41.1 c Proceso Administrativo por perdida y/o dao

 a Comunicacion oficial

43 g PROYECTOS
43.10 c Proyeccin de Planta de Personal
a Traslados
a Auxiliares de Polica
a Novedades de Personal
a Otros Comunicacion oficial
43.18 c Proyecto de Investigacin
a Anteproyecto
a Convocatoria
a Propuestas de Investigacin
a Cronograma de actividades
a Financiamiento interno
a Financiamiento externo
a Informe de Avance
a Informe final del proyecto
a Otros Comunicacion oficial
43.21 c Proyecto Educativo Institucional
a Pei

a Actas de socializacin

47 g SISTEMAS DE INFORMACIN

c
Informes y solicitudes de verificaciones a los
sistemas de informacin
47.4
a Informe
50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental

52 g DISPOSICIONES

53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

54 g PUBLICACIONES

56 g ESTADSTICAS
 a Comunicacion oficial
59 g COMISIONES
59.1 c Comisiones al Exterior
a
control de entrega de documentos para
comisiones al exterior
a acta de instruccin.

59.2 c Comisiones al Interior

60 g CONVENIOS
60.1 c Convenio de Cooperacin
a Informacin General de Convenios
a Estudios Previos de Convenios
a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
c Convenio Educativo
a Informacin General de Convenios
a Estudios Previos de Convenios
a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
60.4 c Convenio Interinstitucional
a Informacin General de Convenios
a Estudios Previos de Convenios
a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
60.7 c Convenio Multilateral
a Informacin General de Convenios
a Estudios Previos de Convenios
a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
60.8 c Convenio Interadministrativo
a Informacin General de Convenios
a Estudios Previos de Convenios
a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
41 g PROCESOS

70 g INSTRUCTIVOS

86 g PROGRAMAS

86.1 c Programa de Acreditacin

86.2 c Programa Acadmico

a Planeacin de Programas
a Aprobacin plan de estudios
a Horarios Acadmicos
 a Tratamiento del servicio o producto no conforme

86.8 c Programa de Higiene y Seguridad Ocupacional

Programa de Medicina Preventiva y del

86.9 c
Trabajo

86.10 c Programa de Prevencin

86.11 c Programa de Promocin

Programas de promocin de la salud y

86.18 c
prevencin de la enfermedad
a Documentacin del procedimiento
a Formato de priorizacin
a Formato tipo de programa
a Lineamientos metodolgicos del programa
a
Comunicaciones oficiales de divulgacin del
programa
a
Registros de asistencia tcnica (implementacin y
mejora)
a
Informes de retroalimentacin y gestin del
programa
a Puntos de control

86.20 c Programa de bienestar y calidad de vida

a cronograma recreo deportivo (actividades)

a
Diagnostico de necesidades recreo deportivas y
culturales

a
Informe de actividades recreo deportivas y
culturales

86.24 c Programa de Visitas Domiciliarias

92 g MEJORA CONTINUA E INNOVACIN

92.1 c Mejora Continua
a Acta subcomit de mejoramiento gerencial
a Acciones de mejora
a Acciones correctivas
a Acciones preventivas
a Plan de mejoramiento
92.2 c Rendicin de cuentas
a Comunicaciones oficiales
a Derecho de peticin
 a Actas
a Encuestas
a Matriz de tabulacin y anlisis de encuesta
a Comunicacion oficial
a Formulacin de propuestas o preguntas
a Evaluacin del evento
a Listado de invitados
92.3 c Revisin por la direccin
a Acta de Revisin por la Direccin
a Acta inicial
a Anlisis y recomendaciones
a Certificado
a Comunicacin oficial
a Mapas de procesos de segundo nivel
95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales
 Matriz de identificacin y evaluacin de los
a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo
a Definicin de la gestin del riesgo
a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
a Plan manejo de riesgos
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce

FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : SOPORTE Y APOYO

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.4.1

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FINA

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 10 X

3 5 X X

3 18 X X X X

(CP) 50 X X
3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X

3 20 X X

3 5 X X X

3 5 X X X
3 5 X X X

3 3 X

3 __ X

3 5 X X
 3 5 X X

k 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

(CP) __ X X
(CP) __ X X

3 10 X X X

3 10 X

3 3 X X

3 3 X X

3 10 X X

3 10 X X

3 5 X X

3 5 X X
 3 5 X X

3 20 X X X

3 5 X X X

3 5 X X

(CP) 100 X X X
(CP) 100 X X X

10 90 X X X

3 48 X X X

3 5 X X X
3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 8 X X X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X

3 5 X X
(CP) (CP) X X X

(CP) (CP) X X

3 5 X X

3 18 X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 20 X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 18 X X

3 10 X X X
3 10 X X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 3 X X

3 20 X X
 3 20 X X

3 10 X X

3 10 X X

3 10 X X

3 5 X X X

(CP) (CP) X X X

3 5 X X

3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X

3 5 X X
3 5 X X

3 10 X X

3 10 X X

3 8 X X X

3 8 X X X

3 8 X X X

3 18 X X X

3 8 X X X

3 5 X X X

3 8 X X

3 8 X X
3 8 X X

3 8 X X

3 8 X X

3 8 X X

3 8 X X

3 8 X X X

3 5 X X

3 8 X X

3 5 X X

3 5 X X
3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X
 3 5 X X

3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FINA

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
 FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

X
X X

X
 X

X
X

x
 x

X X

X X

X X

X X

X
 X

X
X X

X X
 X X

X X

X
 x

X X

X X

X X

X X

X X

X
 X

X X

X X
X X

X X

X X

X X

X
 X

X X

X X

X X

X X

X X

X X

X X
X X

X
X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL

UALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

Se digitaliza en su totalidad y se elimina por carecer de valores secundarios.

Se digitaliza en su totalidad y se elimina por carecer de valores secundarios.

Se digitaliza en su totalidad y se elimina por carecer de valores secundarios.

Eliminar por carecer de valores secundarios.

Eliminar por carecer de valores secundarios.

Dejar una muestra hasta el 10% del apoyo suministrado a personal y sus familias,
relacionado con el conflicto armado interno e informacin relevante y digitalizar la
misma.
Dejar una muestra hasta el 10% del apoyo suministrado a personal y sus familias,
relacionado con el conflicto armado interno e informacin relevante y digitalizar la
misma.

Dejar una muestra representativa hasta el 10% del apoyo suministrado a personal y
sus familias, relacionado con el conflicto armado interno e informacin relevante y
digitalizar los recibos de pago funerarios.

Dejar una muestra representativa hasta el 10% del apoyo suministrado a personal y
sus familias, relacionado con el conflicto armado interno e informacin relevante.

Dejar una muestra del 10% del apoyo suministrado a personal y sus familias,
relacionado con el conflicto armado interno e informacin relevante y digitalizar la
misma.

Dejar una muestra del 10% de los informes del programa y se digitaliza la informacin
correspondiente que tenga relacin con el conflicto

Se conserva permanentemente durante el tiempo de viva de La persona, despus de

fallecido el funcionario se conservara durante 3 en el archivo de gestin y se
proceder a eliminar.
Se conserva permanentemente durante el tiempo de viva de La persona, despus de
fallecido el funcionario se conservara durante 3 en el archivo de gestin y se
proceder a eliminar.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se deja una muestra representativa de un 2 % por Serie y Se microfilma lo

Seleccionado

Se elimina en el archivo central por carecer de valores secundarios. Los documentos

son eliminados mediante picado.

Se elimina en el archivo central por carecer de valores secundarios. Los documentos

son eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, transferir al archivo

histrico por cuanto posee valores secundarios

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado o borrado

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Cuando el funcionario sea desvinculado de la entidad y una vez sea realizada su hoja
de servicios, en el grupo de retiros se conservara los tiempos establecidos en el
archivo de gestin, posteriormente se deber transferir la historia laboral al Archivo
central de la Direccin de Talento humano. una vez cumplidos los tiempos de
retencin en el archivo central se seleccionara hasta un 5% de las historias de los
funcionarios que marcaron la historia de la Polica Nacional.

NOTA: El tiempo expresado en el archivo de gestin obedece a que la transferencia

no tiene un tiempo especifico por cuanto depende de factores como decisin
personal o institucional, retiros, separaciones temporales o por cumplimiento de
tiempo de servicio en la institucin.
central de la Direccin de Talento humano. una vez cumplidos los tiempos de
retencin en el archivo central se seleccionara hasta un 5% de las historias de los
funcionarios que marcaron la historia de la Polica Nacional.

NOTA: El tiempo expresado en el archivo de gestin obedece a que la transferencia

no tiene un tiempo especifico por cuanto depende de factores como decisin
personal o institucional, retiros, separaciones temporales o por cumplimiento de
tiempo de servicio en la institucin.

Transcurrido el tiempo de retencin se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto

son documentos que poseen valores secundarios para la institucin.

Cuando el funcionario sea desvinculado de su servicio militar, se debe transferir la

historia laboral al Archivo Central de la unidad donde se presto su servicio, para su
conservacin y disposicin final.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.
Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en e l Archivo Central, seleccionar y digitalizar

una muestra representativa hasta el 3% de aquellos documentos que sean
transcendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un
documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin
por cada una de las vigencias conservadas..

Conservacin total en el Archivo de Gestin , teniendo en cuenta que son el soporte

jurdico para la expedicin de constancias - certificados y su regulacin obedece a la
normatividad del Ministerio de Educacin Nacional por ser el Ente rector en la
materia.

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer

de valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra
representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.
Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter
histrico.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se deja muestra representativa de un 1% por esta subseries; Se microfilma lo

Seleccionado

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5% de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 5% de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado o borrado

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Se deja una muestra representativa de un 5% por subseries; Se microfilma lo

Seleccionado

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

carecer de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar por carecer de

valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de

constante consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo
Central, Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina mediante picado, una vez culmina el tiempo de retencin en el archivo

central, por no poseer valor documental secundario.

Dejar una muestra del 10% de los informes del programa y se digitaliza la informacin
correspondiente que tenga relacin con el conflicto

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

Firma Presidente Comit de Gestin Documental

riollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TAB
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial

Registro de peticiones de solucion inmediata

a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit
a lista de asistencia
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

a acta de la reunin
a lista de asistencia
 c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

c Actas de Capacitacin
2.35 a acta
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
2.40 a Acta
Lista de Verificacion

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos

a Requerimientos personales

a Mantenimientos

a Necesidades administrativas
10 g BOLETINES

10.3 c Boletn Informativo Policial

 a boletn

25 g EXPEDIENTES
25.2 c de Vehculos

a Comunicacion oficial

29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1
a Informe

c Informe de Back-Up
29.19
a Informe

c Informe de Actividades
29.25
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe

c Informe de Novedades
29.57
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58
a Informe

30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS

31.7 c Libros de Control

a Libro

38 g ORDENES

c Orden Interna
38.1
a orden interna
38.8 c Orden de trabajo

38.10 c Memorando
a memorando
a Comunicacion oficial de respuesta
38.11 c Polgramas

a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial
a Correo electrnico
39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES
40.2 c Plan de Accin

a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

a Comunicacion oficial
40.9 c Plan Estratgico

a Comunicacion oficial

40.13 c Plan de Seguridad

a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad

43 g PROYECTOS
43.3 c Proyecto de Cooperacin Nacional

43.18 c Proyecto de Investigacin

a Anteproyecto
a Convocatoria
a Propuestas de Investigacin
a Cronograma de actividades
a Financiamiento interno
a Financiamiento externo
a Informe de Avance
a Informe final del proyecto
a Otros Comunicacion oficial
50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales

a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

56 g ESTADSTICAS
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis
a estudio de situacin

70 g INSTRUCTIVOS

95 g SISTEMAS
c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin

95.1
 a Actas
a Comunicaciones oficiales
95.1 a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
a Seguimiento al control operacional
ELABOR : PT Bayron Herrera Salce
FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD DE TRANSITO Y TRANSPORTE

METROPOLITANO

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.4.2

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FIN

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 10 x X

3 5 X X

3 18 X X X X

(CP) 50 X X

3 10 X X
3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X

3 20 X X

3 __ X X X

3 10 X X X
 3 10 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X

(CP) (CP) X X X

3 5 X X

3 18 X X X
3 10 X X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X

3 3 X X
 3 10 X X

3 10 X X

(CP) (CP) X X X

3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X
3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FIN

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
 MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
NSPORTE
FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

x x
X X

X X
X X

X X
X X

X
X X

X X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL

ALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un documento

de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se suprima o
fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la trasferencia al archivo
central. una ves cumpla los tiempos de retencin se microfilmara la totalidad de las
subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en el

archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica Nacional
donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las comunicaciones

oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno, mantenimiento, elementos y
necesidades administrativas sern eliminadas mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar una muestra
representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas relevante y
pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar una muestra
representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas relevante y
pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben registrar
la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin por cada una de
las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer de

valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una
muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una
muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central

por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes transferidos
anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de valores

primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de constante

consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo Central, Transcurrido
el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una muestra
representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean trascendentales para la
Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

 Firma Presidente Comit de Gestin Documental

ollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial

Registro de peticiones de solucion inmediata

a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit
a lista de asistencia
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

a acta de la reunin
a lista de asistencia
 c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
2.40 a Acta
Lista de Verificacion

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos

a Requerimientos personales

a Mantenimientos

a Necesidades administrativas

10 g BOLETINES

10.3 c Boletn Informativo Policial

 a boletn

25 g EXPEDIENTES
25.2 c de Vehculos

a Comunicacion oficial

29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1
a Informe

c Informe de Back-Up
29.19
a Informe

c Informe de Actividades
29.25
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe

c Informe de Novedades
29.57
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58
a Informe

30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS

31.7 c Libros de Control

a Libro

38 g ORDENES

c Orden Interna
38.1
a orden interna
38.8 c Orden de trabajo

38.10 c Memorando
a memorando
a Comunicacion oficial de respuesta
38.11 c Polgramas

a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial
a Correo electrnico
39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES

40.2 c Plan de Accin

a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

a Comunicacion oficial

40.9 c Plan Estratgico

a Comunicacion oficial

40.13 c Plan de Seguridad

a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad

 43 g PROYECTOS

43.3 c Proyecto de Cooperacin Nacional

43.18 c Proyecto de Investigacin

a Anteproyecto
a Convocatoria
a Propuestas de Investigacin
a Cronograma de actividades
a Financiamiento interno
a Financiamiento externo
a Informe de Avance
a Informe final del proyecto
a Otros Comunicacion oficial
50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales

a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

56 g ESTADSTICAS
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis
a estudio de situacin

70 g INSTRUCTIVOS

95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
 a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno

a Comunicacion oficial

95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
a Seguimiento al control operacional
ELABOR : PT Bayron Herrera Salce
FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD DE TRANSITO Y TRANSPORTE

MUNICIPAL

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.4.3

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FINA

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 10 x X

3 5 X X

3 18 X X X X

(CP) 50 X X

3 10 X X
3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X

3 20 X X

3 __ X X X

3 10 X X X
 3 10 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X

(CP) (CP) X X X

3 5 X X

3 18 X X X
3 10 X X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X

3 3 X X
 3 10 X X

3 10 X X

(CP) (CP) X X X

3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X
3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FINA

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
 DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
NSPORTE
FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

x x
X X

X X
X X

X X
X X

X
X X

X X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL

UALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las

comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin
por cada una de las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer

de valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

carecer de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de

constante consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo
Central, Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

Firma Presidente Comit de Gestin Documental

riollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial

Registro de peticiones de solucion inmediata

a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit
a lista de asistencia
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

a acta de la reunin
a lista de asistencia
 c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
2.40 a Acta
Lista de Verificacion

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos

a Requerimientos personales

a Mantenimientos

a Necesidades administrativas
10 g BOLETINES

10.3 c Boletn Informativo Policial

 a boletn

25 g EXPEDIENTES
25.2 c de Vehculos

a Comunicacion oficial

29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1
a Informe

c Informe de Back-Up
29.19
a Informe

c Informe de Actividades
29.25
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe

c Informe de Novedades
29.57
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58
a Informe

30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS

31.7 c Libros de Control

a Libro

38 g ORDENES

c Orden Interna
38.1
a orden interna
38.8 c Orden de trabajo

38.10 c Memorando
a memorando
a Comunicacion oficial de respuesta
38.11 c Polgramas

a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial
a Correo electrnico
39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES

40.2 c Plan de Accin

a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

a Comunicacion oficial

40.9 c Plan Estratgico

a Comunicacion oficial

40.13 c Plan de Seguridad

a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad

50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

56 g ESTADSTICAS
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis
a estudio de situacin

70 g INSTRUCTIVOS

95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial
 95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
a Seguimiento al control operacional

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce

FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD DE CONTROL Y SEGURIDAD

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.4.4

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FINA

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 10 x X

3 5 X X

3 18 X X X X

(CP) 50 X X

3 10 X X
3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X

3 20 X X

3 __ X X X

3 10 X X X
 3 10 X X X

3 5 X X

3 5 X X

X X X
3 5

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X

(CP) (CP) X X X

3 5 X X

3 18 X X X
3 10 X X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X

3 3 X X
(CP) (CP) X X X

3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X
 3 5 X X

3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FINA

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
URIDAD FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

x x
X X

X X
X X

X X
X X

X
 X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL

UALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las

comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin
por cada una de las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer

de valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo
Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

carecer de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de

constante consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo
Central, Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

Firma Presidente Comit de Gestin Documental

riollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial

Registro de peticiones de solucion inmediata

a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit
a lista de asistencia
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

a acta de la reunin
a lista de asistencia
 c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
2.40 a Acta
Lista de Verificacion

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos

a Requerimientos personales

a Mantenimientos

a Necesidades administrativas
10 g BOLETINES

10.3 c Boletn Informativo Policial

a boletn
 25 g EXPEDIENTES
25.2 c de Vehculos

a Comunicacion oficial

29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1
a Informe

c Informe de Back-Up
29.19
a Informe

c Informe de Actividades
29.25
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe

c Informe de Novedades
29.57
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58
a Informe

30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS

31.7 c Libros de Control

a Libro

38 g ORDENES

c Orden Interna
38.1
a orden interna

38.8 c Orden de trabajo

38.10 c Memorando
 a memorando
a Comunicacion oficial de respuesta
38.11 c Polgramas

a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial
a Correo electrnico
39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES

40.2 c Plan de Accin

a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

a Comunicacion oficial
40.9 c Plan Estratgico

a Comunicacion oficial

40.13 c Plan de Seguridad

a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad

50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales

a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

56 g ESTADSTICAS
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis
a estudio de situacin

70 g INSTRUCTIVOS

95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
 Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
a Seguimiento al control operacional

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce

FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : UNIDADES DE REACCION E INTERVENCION

UNIR

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.4.5

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FINA

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 10 x X

3 5 X X

3 18 X X X X

(CP) 50 X X

3 10 X X
3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X

3 20 X X

3 __ X X X

3 10 X X X
 3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X

(CP) (CP) X X X

3 5 X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 18 X X X
 3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X

3 3 X X

(CP) (CP) X X X
3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X
 3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FINA

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
NTERVENCION
FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

x x
X X

X X
 X

X X

X X

X
X

X
 X

X X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL

UALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las

comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin
por cada una de las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer

de valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.
Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de
valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

carecer de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de

constante consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo
Central, Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

Firma Presidente Comit de Gestin Documental

riollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial

Registro de peticiones de solucion inmediata

a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion
1.12 c Solicitudes de consulta
a solicitud

a formato de consulta o prstamo de documentos

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit
a lista de asistencia
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes
2.10 c Acta de compromiso
a acta de la reunin
a lista de asistencia
c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
2.40 a Acta
Lista de Verificacion

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos

a Requerimientos personales

a Mantenimientos

a Necesidades administrativas

10 g BOLETINES
10.3 c Boletn Informativo Policial
 a boletn

25 g EXPEDIENTES

25.2 c de Vehculos
a
Comunicacion oficial

29 g INFORMES

c Informe a Entes de Control

29.1

a Informe

29.11 c Informe especial de Polica

a Hechos conocidos

a Elementos que hacen parte de los hechos.

c Informe de Back-Up
29.19
a Informe

c Informe de Incautacin
29.22
a Informe
c Informe de Actividades
29.25
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe
c Informe de Novedades
29.57
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58
a Informe
c Informe de Procesos
29.61
a Informe

30 g INVENTARIOS
30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS
31.7 c Libros de Control

a Libro

38 g ORDENES

c Orden Interna
38.1
a orden interna

38.8 c Orden de trabajo

38.10 c Memorando

a memorando

a Comunicacion oficial de respuesta

38.11 c Polgramas

a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial

a Correo electrnico

39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES
40.2 c Plan de Accin

a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

 a Comunicacion oficial

40.13 c Plan de Seguridad

a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

a Comunicacion oficial

50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

56 g ESTADSTICAS
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis
a estudio de situacin

57 g CAMPAAS

60 g CONVENIOS

60.8 c Convenio Interadministrativo

a Informacin General de Convenios

a Estudios Previos de Convenios

a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
61 g CONTRAVENCIONES

61.3 c Integridad fsica

a Formato incautacin elementos

a Incautacin armas blancas
61.4 c Querellas
a Querella
a Boleta de citacin
 a Acta diligencia contravencional

70 g INSTRUCTIVOS

86 g PROGRAMAS
86.7 c Programa de Gestin Documental
a implementacin del manual

a programas del proceso de gestin documental

86.10 c Programa de Prevencin

86.30 c Programa de Gestin Ambiental

95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas

a Comunicaciones oficiales

a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
 Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
a Seguimiento al control operacional
95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo
a Definicin de la gestin del riesgo
a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
a Plan manejo de riesgos
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce

FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD MULTIMODAL

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.4.6

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FINA

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 10 x X

3 __ X X X

3 5 X X

3 18 X X X X

(CP) 50 X X
3 10 X X

3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X

3 20 X X

3 __ X X X

3 10 X X X
3 10 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 20 X X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X

3 5 X X
(CP) (CP) X X X

3 5 X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X

3 3 X X
 3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X

(CP) (CP) X X X

3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X

3 5 X X

3 3 X X

3 8 X X X

3 7 X X X

3 8 X X X
3 8 X X X

3 5 X X X

3 8 X X

3 8 X X

3 8 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X
 3 5 X X

3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FINA

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
 FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

X
x x

X X

X X
X X

X X

X
 x

X X

X X

X
 X

X X

X
 X

X X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL

UALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo de Gestin por prdida de vigencia.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos

son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una
muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos

son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en el

archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las

comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar una
muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar una
muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos

son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en e l Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3% de aquellos documentos que sean transcendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un
documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin por
cada una de las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer de

valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer

de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% a la informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% a la informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% a la informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de

constante consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo Central,
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una
muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, cumplido este tiempo se

microfilma para la conservacin permanente de los soportes documentales de
importancia histrica en la implementacin del PGD.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de
valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

Firma Presidente Comit de Gestin Documental

riollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial

Registro de peticiones de solucion inmediata

a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion
1.12
c Solicitudes de consulta
a solicitud

a formato de consulta o prstamo de documentos

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit
a lista de asistencia
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes
2.10 c Acta de compromiso

c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
a
2.40 Acta
Lista de Verificacion

Actas de Eliminacin Documental

c Propuesta de Eliminacion
a
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos
a Requerimientos personales
a Mantenimientos
a Necesidades administrativas

10 g BOLETINES
10.3 c Boletn Informativo Policial

a boletn

24 g ESTUDIOS
Estudio en convivencia y seguridad
24.12 c
cciudadana
a Artuculo
a Informe Final

a Estudio

a Proyecto de invvestigacin
a Investigacin

24.16 c Estudio de Seguridad a Vas

25 g EXPEDIENTES

25.2 c de Vehculos
Comunicacion oficial
a

29 g INFORMES

c Informe a Entes de Control

29.1
a Informe

c Informe de Back-Up
29.19
a Informe
c Informe de Actividades
29.25
a Informe
c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe

c Informe de Novedades
29.57
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58
a Informe
 30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS

31.7 c Libros de Control

a Libro

38 g ORDENES
c Orden Interna
38.1
a orden interna

38.8 c Orden de trabajo

38.10 c Memorando
a memorando

a Comunicacion oficial de respuesta

38.11 c Polgramas

a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial

a Correo electrnico

39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES

40.2 c Plan de Accin

 a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

a Comunicacion oficial
40.9 c Plan Estratgico

a Comunicacion oficial

40.13 c Plan de Seguridad

a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad

43 g PROYECTOS
43.18 c Proyecto de Investigacin
a Anteproyecto
a Convocatoria
a Propuestas de Investigacin
a Cronograma de actividades
a Financiamiento interno
a Financiamiento externo
a
Informe de Avance
a Informe final del proyecto
a Otros Comunicacion oficial
50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

56 g ESTADSTICAS
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis
a estudio de situacin
70 g INSTRUCTIVOS

95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua

a Indicadores

95.2 c Sistema de Control Interno

a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
 a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional

95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo

a Definicin de la gestin del riesgo

a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
a Plan manejo de riesgos
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce

FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD DE PREVENCION VIAL

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.4.7

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FINA

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 10 x X

3 __ X X X

3 5 X X

3 18 X X X X

(CP) 50 X X
3 10 X X

3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X

3 20 X X

3 __ X X X
3 10 X X X

2 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X
(CP) (CP) X X X

3 5 X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X
 3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X

3 3 X X

3 10 X X

(CP) (CP) X X X

3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X

3 5 X X
3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X
 3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FINA

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
L FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

X
x x

X X

X
X X

x x

X
 x

X X

X X

X
 X

X
X X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL

UALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo de Gestin por prdida de vigencia.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las

comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central,sdleccionar y microfilmar

una muestra representativa de hasta el 3% de aquellos documentosd que sean
tracendentales para la Policia Nacional, los demas documentos seran eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un
documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin
por cada una de las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer

de valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

carecer de valores primarios.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de
constante consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo
Central, Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor
secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

Firma Presidente Comit de Gestin Documental

riollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABL
Versin: 0
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES
1.9 c Requerimientos de Justicia
a consulta bases de datos
a Solicitudes
a respuestas
Peticiones, Quejas, Reclamos,
1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias
a Comunicacion oficial
Registro de peticiones de solucion inmediata
a
(1IP-FR-0014)
a Denuncios
a Peticion
1.12 c Solicitudes de consulta
a solicitud

a formato de consulta o prstamo de documentos

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit

a lista de asistencia

Acta de Comit Actualizacin, Correccin

2.11 c y Retiro de Datos y archivos de
Inteligencia.
a Acta.
a Comunicacin oficial relacin ID.
a Planilla Relacin ID u Otros
a Informe Trimestral de avance.
c Actas de Inteligencia
2.12 a acta
a lista de asistencia
c
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5 a
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

a acta de la reunin

a lista de asistencia

c
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 a Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
2.40 a Acta
Lista de Verificacion

Actas de Eliminacin Documental

c Propuesta de Eliminacion
a
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial
Solicitudes y Comunicacion oficial
3.1 c
administrativos
a Requerimientos personales
a Mantenimientos
a Necesidades administrativas

6 g MISIONES
6.1 c Misiones de trabajo
a Comunicacion oficial
a Otros

10 g BOLETINES
10.2 c Boletn de criminalidad
a Boletn semanal de criminalidad
10.3 c Boletn Informativo Policial

a boletn

24 g ESTUDIOS
24.1 c Estudio Seguridad a Personas
a estudio
a Formatos 2SP-FR-00024
24.2 c Estudio de la conducta criminal
a Artculo
a Informe Final
24.3 c Estudio Criminolgico
a Estudio

a Investigacin

24.5 c Estudio de Nivel de Riesgo a Personas

a Solicitud realizacin Estudio

a Apertura orden de trabajo
a Comunicaciones Oficiales (solicitudes Varias)
a
Recoleccin de informacin para estudio de nivel
de riesgo
a Recomendaciones bsicas de autoproteccin
a Estudio de nivel de riesgo
a Decisin comit evaluacin del nivel de riesgo
Asignacin, modificacin o finalizacin de las
a medidas preventivas o de proteccin a personas
con nivel de riesgo comprobado
a Lista de chequeo para estudios de nivel de riesgo
a Comunicaciones Oficiales (Notificaciones)
a Acta

a
Matriz para la evaluacin del nivel de riesgo a
Personas en la Polica Nacional

Estudio a Instalaciones Gubernamentales y

24.6 c
Diplomticas
 a Solicitud realizacin estudio
a Comunicaciones Oficiales (solicitudes Varias)
a Apertura orden de trabajo
a Comunicaciones Oficiales (solicitudes Varias)
a
Estudio Seguridad a Instalaciones
Gubernamentales y Diplomticas
a Decisin comit evaluacin del nivel de riesgo
a Comunicaciones Oficiales (Notificaciones)
24.8 c Estudio de Cooperantes
a Comunicacion oficial
24.10 c Estudio de Desmovilizados
a Comunicacion oficial
24.11 c Estudio de Estandarizacin
a Comunicacion oficial
Estudio en convivencia y seguridad
24.12 c
cciudadana
a Artuculo
a Informe Final
a Estudio
a Proyecto de invvestigacin
a Investigacin

24.16 c Estudio de Seguridad a Vas

25 g EXPEDIENTES
25.2 c de Vehculos
a Comunicacion oficial

25.15 c de Inteligencia
Comunicacion oficial
a

25.31 c de Alertas Tempranas

a Comunicacion oficial
29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1
a Informe
29.14 c Informe de perfilacin criminal
a Anlisis del lugar de los hechos
a Anlisis conductual
a Anlisis del perfil criminal
a Anlisis vinculacin de casos
c Informe de Back-Up
29.19
29.19
a Informe

c Informe de Actividades
29.25
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe

c Informe de Investigaciones
29.54
a Informe

c Informe de Novedades

29.57
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58
a Informe
c Informe de Procesos
29.61
a Informe

Informe de Prueba de Vulnerabilidad en

29.62 c
Sistemas de Informacin

c Informe de Riesgo y Alerta Temprana

29.68
a Informe
c Informe de Anlisis y Delincuencial
29.98
a Informe

Informe de Inteligencia o
29.99 c
Contrainteligencia

30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS
31.7 c Libros de Control
a Libro
31.8 c Libros de Servicio de Polica
 a Libro

31.13 c Libro de Misiones de Trabajo

a libro

38 g ORDENES
c Orden Interna
38.1
a orden interna

38.8 c Orden de trabajo

38.10 c Memorando
a memorando

a Comunicacion oficial de respuesta

38.11 c Polgramas

a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial

a Correo electrnico
39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES
40.2 c Plan de Accin

a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

 a Comunicacion oficial

40.9 c Plan Estratgico

a Comunicacion oficial

40.13 c Plan de Seguridad

a Comunicacion oficial

40.25 c Plan Contrainteligencia

40.37 c Plan de Necesidades

a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad

43 g PROYECTOS
43.18 c Proyecto de Investigacin
a Anteproyecto
a Convocatoria
a Propuestas de Investigacin
a Cronograma de actividades
a Financiamiento interno
a Financiamiento externo
a Informe de Avance
a Informe final del proyecto
a Otros Comunicacion oficial
50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

56 g ESTADSTICAS
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis
a estudio de situacin
56.3 c Informacin estadstica
a Anlisis del lugar de los hechos
a Anlisis conductual
a Anlisis de perfil criminal
a Anlisis de vinculacin de casos
Recepcin y Anlisis de Comunicaciones
56.4 g
Interceptadas
a Comunicacin Oficial
a
FGN-23-F-01 Solicitud de Interceptacin de las
Comunicaciones Mviles VO1
FGN-23-F-02 Solicitud De Interceptacin De Las
a Comunicaciones (Mensajera Instantnea
BlackBerry) V01
a FGN-23-F-03 Solicitud De Interceptacin De Las C
a FGN-23-F-04 Solicitud De Revisin Tcnica De La
a FGN-23-F-05 Solicitud De Informacin De Las Com
a FGN-23-F-06 Registro De Coordinadores Las Salas
a FGN-23-F-08 Datos Del Personal De La Sala De Re
a FGN-26.1.3-Sct-F-03 - Resultados De La Activida
a FGN-26.1.3-Sct-F-05 Solicitud De Extraccin De
a Rtulo Elementos Materiales De Prueba Y Evidenci
a Registro De Cadena De Custodia Resolucin 02369

70 g INSTRUCTIVOS

86 g PROGRAMAS

Programa de Proteccin de Documentos

86.27 c
Esenciales

87 g DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO

87.4 c Formulacin estratgica

a Anlisis de la realidad institucional
a Anlisis de informacin
a Anlisis de la formulacin estratgica vigente
a Anlisis de la seguridad objetiva y de seguridad
percibida
 a Diagnstico del mbito externo interno de la
Institucin
a Diagnstico inicial
a Diagnsticos
a Encuestas de percepcin del servicio policial o
internas
a Encuestas externas e internas
a Identificacin de grupos sociales o clientes
a Informes de gestin institucional
a Informes o investigaciones
a Matriz de cruce de elementos
a Matriz de la calificacin de las brechas de los
elementos de la definicin estratgica
a Matriz valoracin de oferta de valor Institucional
a MEGA
a Misin
a Oferta de valor
a Plan Estratgico Institucional
a Polticas estratgicas institucionales
a Polticas Institucionales
a Polticas marco normativo
a Principios y valores
a Visin
95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo
 a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional

95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo

a Definicin de la gestin del riesgo

a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
a Plan manejo de riesgos
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial
ELABOR : PT Bayron Herrera Salce
FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD BASICA DE INTELIGENCIA

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.4.8

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FINA

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 3 X X

3 10 x X

3 __ X X X

3 5 X X

3 18 X X X X

2 30 X X X

2 30 X X X
 2 30 X X X

(CP) 50 X X

3 10 X X

3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X

3 20 X X

3 __ X X X
2 30 X X

3 20 X X X

3 10 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 20 X X

3 20 X X

3 20 X X
3 20 X X

3 5
X X

3 30
X X

3 5 X X
X

2 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

2 30 X X

3 10 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X
 3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

2 30 X X X

(CP) (CP) X X X

3 5 X X

3 5 X X
3 5 X X

2 30 X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X

3 3 X X
 3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X

3 3 X X

3 10 X X

(CP) (CP) X X X

3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X

3 5 X X
3 10 X X

3 28 X X

3 5 X X X

3 3 X X
3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X
3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FINA

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
 E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
NCIA FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

X X

X X

X X
X X

x x

X X

X
X X

X X

X X

X X

X X

X X
X X

X x

x x

X X

X X

X
 X

X X

X
 X

X X

X X

X X

X
 X

X
X X

X X

X X

X
X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL
UALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo de Gestin por prdida de vigencia.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Teniendo en cuenta la reserva legal de la informacin se digitaliza y microfilmar, una

vez finalice el tiempo de retencin establecido por la Ley, procediendo a realizar
eliminacin de los mismos mediante picado.

Teniendo en cuenta la reserva legal de la informacin se digitaliza y microfilma una

vez finalice el tiempo de retencin establecido por la Ley, procediendo a realizar
eliminacin de los mismos mediante picado.
Teniendo en cuenta la reserva legal de la informacin se digitaliza y microfilma una
vez finalice el tiempo de retencin establecido por la Ley, procediendo a realizar
eliminacin de los mismos mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las

comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit
de actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto
posee valores secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en
dicho comit.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se deja una muestra representativa del 5% de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5% de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, transferir al archivo

histrico por cuanto posee valores secundarios

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, transferir al archivo

histrico por cuanto posee valores secundarios
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, transferir al archivo
histrico por cuanto posee valores secundarios

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central,sdleccionar y microfilmar

una muestra representativa de hasta el 3% de aquellos documentosd que sean
tracendentales para la Policia Nacional, los demas documentos seran eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit

de Actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto
posee valore secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en
dicho comit.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se deja una muestra representativa del 3 % de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit

de actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto
posee valore secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en
dicho comit.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin
por cada una de las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer de

valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra
representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit

de actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto
posee valores secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en
dicho comit.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

carecer de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Se deja una muestra representativa del 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Se deja una muestra representativa del 5 % de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de

constante consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo
Central, Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

pierde valor administrativo

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

 Firma Presidente Comit de Gestin Documental

riollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABL
Versin: 0
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES
1.9 c Requerimientos de Justicia
a consulta bases de datos
a Solicitudes
a respuestas
Peticiones, Quejas, Reclamos,
1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias
a Comunicacion oficial
Registro de peticiones de solucion inmediata
a
(1IP-FR-0014)
a Denuncios
a Peticion
1.11 c Inspecciones Judiciales
a solicitud
a formato de consulta
a acta de inspeccin
1.12 c Solicitudes de consulta
a solicitud

a formato de consulta o prstamo de documentos

1.13 c Providencias judiciales

a Ordenes de Captura.
a Cancelacin de ordenes de captura.
a Impedimento de salida del pas.
a Cancelacin de impedimento de salida del pas.
a Sentencias
a Cancelacin de sentencias.
a Medidas de aseguramiento.
a Cancelacin de Medidas de aseguramiento.
a Anotaciones
a Correcciones
 2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit

a lista de asistencia

c
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5 a
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

a acta de la reunin
a lista de asistencia

Acta de Comit Actualizacin, Correccin

2.11 c y Retiro de Datos y archivos de
Inteligencia.
a Acta.
a Comunicacin oficial relacin ID.
a Planilla Relacin ID u Otros
a Informe Trimestral de avance.
c Actas de Inteligencia
2.12 a acta
a lista de asistencia
c
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 a Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
2.40 a Acta
Lista de Verificacion

Actas de Eliminacin Documental

c Propuesta de Eliminacion
a
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion
 Actas de Entrega de unidad
Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos
a Requerimientos personales
a Mantenimientos
a Necesidades administrativas
6 g MISIONES
6.1 c Misiones de trabajo
a Comunicacion oficial
a Otros

10 g BOLETINES
10.2 c Boletn de criminalidad
a Boletn semanal de criminalidad
10.3 c Boletn Informativo Policial

a boletn

PREVENCIN, CONVIVENCIA Y SEGURIDAD

14 g
CIUDADANA
Incautacin o Decomiso de armas, municiones
14.1 c
y explosivos
a Informe de incautacin
a
Comunicacion oficial relacionados con la
incautacin o decomiso
Remisorio al Departamento de Control Comercio
a de Armas, Municiones y Explosivos del Comando
General
Procedimiento administrativo por
14.13 c
incacutacin
a Boleta incautacin
a Informe de polica
a Resolucin
 a Comunicados Oficiales
a Comunicacion oficial personales
a Resolucin de a brigada
a Publicidad
a diligencia de notificacin
a Dictamen de medicina legal
a Colillas de alcohol sensor
24 g ESTUDIOS
24.1 c Estudio Seguridad a Personas
a estudio
a Formatos 2SP-FR-00024
24.2 c Estudio de la conducta criminal
a Artculo
a Informe Final
24.3 c Estudio Criminolgico
a Estudio

a Investigacin

24.5 c Estudio de Nivel de Riesgo a Personas

a Solicitud realizacin Estudio

a Apertura orden de trabajo
a Comunicaciones Oficiales (solicitudes Varias)
a
Recoleccin de informacin para estudio de nivel
de riesgo
a Recomendaciones bsicas de autoproteccin
a Estudio de nivel de riesgo
a Decisin comit evaluacin del nivel de riesgo
Asignacin, modificacin o finalizacin de las
a medidas preventivas o de proteccin a personas
con nivel de riesgo comprobado
a Lista de chequeo para estudios de nivel de riesgo
a Comunicaciones Oficiales (Notificaciones)
a Acta

a
Matriz para la evaluacin del nivel de riesgo a
Personas en la Polica Nacional
Estudio a Instalaciones Gubernamentales y
24.6 c
Diplomticas
a Solicitud realizacin estudio
a Comunicaciones Oficiales (solicitudes Varias)
a Apertura orden de trabajo
a Comunicaciones Oficiales (solicitudes Varias)
a
Estudio Seguridad a Instalaciones
Gubernamentales y Diplomticas
a Decisin comit evaluacin del nivel de riesgo
 a Comunicaciones Oficiales (Notificaciones)

24.8 c Estudio de Cooperantes

a Comunicacion oficial
24.10 c Estudio de Desmovilizados
a Comunicacion oficial
24.11 c Estudio de Estandarizacin
a Comunicacion oficial
Estudio en convivencia y seguridad
24.12 c
cciudadana
a Artuculo
a Informe Final
a Estudio
a Proyecto de invvestigacin
a Investigacin

24.16 c Estudio de Seguridad a Vas

25 g EXPEDIENTES
25.2 c de Vehculos
Comunicacion oficial
a

25.15 c de Inteligencia
Comunicacion oficial

25.25 c Especial de Personas

a formato "carpeta de proteccin a personas"
a soporte asignacin esquema de proteccin
a acta
a comunicacin oficial
a acta
a
documentos de la gestin del servicio de
proteccin
a retiro de medidas de proteccin a personas
a comunicacin oficial
25.31 c de Alertas Tempranas
Comunicacion oficial
a

26 g INVESTIGACIONES
26.1 c Investigaciones internacionales
a notificacin roja
a orden de trabajo
 a plena identidad y/ o confrontacin dactilar
a derechos de retenido
a acta de buen trato
a valoracin medico legal
informe dejando a disposicin fiscala general de
a
la nacin(asuntos internacionales)
a derechos del capturado
a acta de buen trato
a informe de fiscala general de la nacin
26.2 c Investigaciones Judiciales
a Solicitud autoridad competente Actos Urgentes
a Plan Metodolgico
a Reporte Iniciacin
a Inspeccin a lugar
a Inventario elementos de prueba
a Inspeccin de vehculos
a Solicitud anlisis de muestra
a Informe Investigador de campo
a Bosquejo Topogrfico
a Solicitud Allanamiento
a Acta de registro allanamiento
a Acta incautacin de elementos
a Acta destruccin de elementos
a lbum Fotogrfico
a Ficha Tcnica Topogrfica y Biogrfica
a Acta de Consentimiento
a Registro cadena de custodia
a Informe de investigador de laboratorio
a Informe Ejecutivo de Polica Judicial
26.3 c Notificaciones de interpol
a oficio solicitud
a copia orden de captura
a formulario de notificacin
a foto cedula y/o identificacin
a lista de chequeo
a copia notificacin pblica
a copia comunicacin oficial de respuesta
26.4 c Requerimientos I/247
a solicitud ip
a Respuesta ip
a comunicacin oficial
a formulario solicitud notificacin

29 g INFORMES
 c Informe a Entes de Control
29.1
a Informe
29.14 c Informe de perfilacin criminal
a Anlisis del lugar de los hechos
a Anlisis conductual
a Anlisis del perfil criminal
a Anlisis vinculacin de casos
c Informe de Back-Up

29.19
a Informe

c Informe de Actividades
29.25
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe

c Informe de Investigaciones
29.54
a Informe

c Informe de Novedades
29.57
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58
a Informe

c Informe de Procesos
29.61
a Informe

Informe de Prueba de Vulnerabilidad en

29.62 c
Sistemas de Informacin

c Informe de Riesgo y Alerta Temprana

29.68
a Informe

c Informe de Anlisis y Delincuencial

29.98
a Informe

Informe de Inteligencia o
29.99 c
Contrainteligencia

30 g INVENTARIOS
30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS
31.7 c Libros de Control
a Libro
31.8 c Libros de Servicio de Polica

a Libro

31.13 c Libro de Misiones de Trabajo

a libro

38 g ORDENES
c Orden Interna
38.1
a orden interna

38.8 c Orden de trabajo

38.10 c Memorando
a memorando

a Comunicacion oficial de respuesta

38.11 c Polgramas

a polgramas
38.15 c Orden con Plazo
a Comunicacin oficial
a Correo electrnico
39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES
40.2 c Plan de Accin
 a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

a Comunicacion oficial
40.9 c Plan Estratgico
a Comunicacion oficial
c Plan de Seguridad
40.13
a Comunicacion oficial

40.25 c Plan Contrainteligencia

40.37 c Plan de Necesidades

a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad

43 g PROYECTOS
43.18 c Proyecto de Investigacin
a Anteproyecto
a Convocatoria
a Propuestas de Investigacin
a Cronograma de actividades
a Financiamiento interno
a Financiamiento externo
a Informe de Avance
a Informe final del proyecto
a Otros Comunicacion oficial
50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental

53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

56 g ESTADSTICAS
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis
a estudio de situacin
56.3 c Informacin estadstica
a Anlisis del lugar de los hechos
a Anlisis conductual
a Anlisis de perfil criminal
a Anlisis de vinculacin de casos
Recepcin y Anlisis de Comunicaciones
56.4 g
Interceptadas
a Comunicacin Oficial
a
FGN-23-F-01 Solicitud de Interceptacin de las
Comunicaciones Mviles VO1
FGN-23-F-02 Solicitud De Interceptacin De Las
a Comunicaciones (Mensajera Instantnea
BlackBerry) V01
a
FGN-23-F-03 Solicitud De Interceptacin De Las
Comunicaciones (Telefona Fija) V01
a
FGN-23-F-04 Solicitud De Revisin Tcnica De
Las Comunicaciones Interceptadas V01
a
FGN-23-F-05 Solicitud De Informacin De Las
Comunicaciones Interceptadas V01
FGN-23-F-06 Registro De Coordinadores Las
a Salas De Recepcin Y Anlisis De
Comunicaciones Interceptadas V01
FGN-23-F-08 Datos Del Personal De La Sala De
a Recepcin Y Anlisis De Las Comunicaciones
Interceptadas (1)
a
FGN-26.1.3-Sct-F-03 - Resultados De La
Actividad De Monitoreo V01
a
FGN-26.1.3-Sct-F-05 Solicitud De Extraccin De
Emp Y Ef Producto V01
Rtulo Elementos Materiales De Prueba Y
a Evidencia Fsica Resolucin 02369 Del 11 De
Julio Del 2016
a
Registro De Cadena De Custodia Resolucin
02369 Del 11 De Julio Del 2016

70 g INSTRUCTIVOS

86 g PROGRAMAS
 Programa de Proteccin de Documentos
86.27 c
Esenciales

87 g DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO

87.4 c Formulacin estratgica

a Anlisis de la realidad institucional
a Anlisis de informacin
a Anlisis de la formulacin estratgica vigente
a Anlisis de la seguridad objetiva y de seguridad
percibida
a Diagnstico del mbito externo interno de la
Institucin
a Diagnstico inicial
a Diagnsticos
a Encuestas de percepcin del servicio policial o
internas
a Encuestas externas e internas
a Identificacin de grupos sociales o clientes
a Informes de gestin institucional
a Informes o investigaciones
a Matriz de cruce de elementos
a Matriz de la calificacin de las brechas de los
elementos de la definicin estratgica
a Matriz valoracin de oferta de valor Institucional
a MEGA
a Misin
a Oferta de valor
a Plan Estratgico Institucional
a Polticas estratgicas institucionales
a Polticas Institucionales
a Polticas marco normativo
a Principios y valores
a
Visin
95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
 a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional

95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo

a Definicin de la gestin del riesgo

a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
a Plan manejo de riesgos
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
 a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce

FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : UNIDADES BASICAS DE INVESTIGACION

CRIMINAL

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.4.9

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FINA

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 3 X X

3 10 x X

3 __ X X

3 __ X X X

3 8 X X X
 3 5 X X

3 18 X X X X

(CP) 50 X X

3 10 X X

2 30 X X X

2 30 X X X

3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X
3 20 X X

3 __ X X X

2 30 X X

3 20 X X X

3 10 X X X

3 5 X X

2 20 X x
2 20 X x

3 5 X X

3 5 X X

3 20 X X

3 20 X X

3 20 X X
3 20 X X

3 5
X X

3 30
X X

3 5 X X
X

2 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

2 30 X X

3 20 X X

3 10 X X

3 28 X X
 3 28 X X

1 ao 10 X X

3 18 X X

3 18 X X
3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

2 30 X X X
(CP) (CP) X X X

3 5 X X

3 5 X X

2 30 X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X
 3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X

3 3 X X

3 10 X X

(CP) (CP) X X X

3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X
3 5 X X

3 10 X X

3 28 X X

3 5 X X X
3 3 X X

3 5 X X X

3 5 X X
3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X
 SOPORTE DISPOSICIN FINA
P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
STIGACION
FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

X X

X
 X

x x

X X

X X

X X

X
X

X X

X X

X
 X

X X

X X

X X

X X
X X

X x

x x

X X

X X

X X
X X

X X

X X

X X
 X

X X

X X
 X

X X

X X

X X

X
 X

X
 X

X X

X X

X X
 X

X
X

X
 DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL
UALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se elimina en el archivo de gestin por carecer de valores secundarios.

Se elimina en el Archivo de Gestin por prdida de vigencia.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
eliminados mediante el proceso de picado.
Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un documento

de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se suprima o
fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la trasferencia al archivo
central. una ves cumpla los tiempos de retencin se microfilmara la totalidad de las
subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Teniendo en cuenta la reserva legal de la informacin se digitaliza y microfilmar, una vez

finalice el tiempo de retencin establecido por la Ley, procediendo a realizar eliminacin de
los mismos mediante picado.

Teniendo en cuenta la reserva legal de la informacin se digitaliza y microfilma una vez

finalice el tiempo de retencin establecido por la Ley, procediendo a realizar eliminacin de
los mismos mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental eliminado.
Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en el
archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica Nacional
donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las comunicaciones

oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno, mantenimiento, elementos y
necesidades administrativas sern eliminadas mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit de

actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto posee
valores secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en dicho comit.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter histrico.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar una muestra
representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas relevante y
pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

El tiempo de retencin establecido para esta documentacin iniciara una vez el arma de
fuego sea remitida al Departamento de Control Comercio de Armas, Municiones y
Explosivos del Comando General. Una vez cumplido los tiempos de retencin se eliminara
en el archivo de central mediante el procedo de picado.

Se deja una muestra representativa del 1% de aquellos documentos que sean

trascendentales para la polica nacional, a los demas documentos aplcarlesd el
proccedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.
Se deja una muestra representativa del 1% de aquellos documentos que sean
trascendentales para la polica nacional, a los demas documentos aplcarlesd el
proccedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se deja una muestra representativa del 5% de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 5% de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, transferir al archivo histrico por

cuanto posee valores secundarios

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, transferir al archivo histrico por

cuanto posee valores secundarios
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, transferir al archivo histrico por
cuanto posee valores secundarios

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central,sdleccionar y microfilmar una

muestra representativa de hasta el 3% de aquellos documentosd que sean tracendentales
para la Policia Nacional, los demas documentos seran eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit de

Actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto posee
valore secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en dicho comit.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar hasta un 2% de los

casos trascendentales para la Polica Nacional.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se deja una muestra representativa del 5 % de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.
Se deja una muestra representativa del 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Se deja una muestra representativa del 5 % de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Se deja una muestra representativa del 5 % de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Se deja una muestra representativa del 5% de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.
Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
eliminados mediante el proceso de picado.

Se deja una muestra representativa del 3 % de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit de

actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto posee
valore secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en dicho comit.
Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un
documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin por
cada una de las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer de valores

secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para la
Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit de

actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto posee
valores secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en dicho comit.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una
muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central

por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes transferidos
anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de valores

primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se deja una muestra representativa del 3 % de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Se deja una muestra representativa del 5 % de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de constante

consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo Central, Transcurrido
el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una muestra
representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean trascendentales para la
Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.
pierde valor administrativo

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

Firma Presidente Comit de Gestin Documental

riollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial

Registro de peticiones de solucion inmediata

a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion
1.12
c Solicitudes de consulta
a solicitud

a formato de consulta o prstamo de documentos

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

 c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
a
2.40 Acta
Lista de Verificacion

Actas de Eliminacin Documental

c Propuesta de Eliminacion
a
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial
Solicitudes y Comunicacion oficial
3.1 c
administrativos
a Requerimientos personales
a Mantenimientos
a Necesidades administrativas

10 g BOLETINES

10.3 c Boletn Informativo Policial

 a boletn

29 g INFORMES

c Informe a Entes de Control

29.1
a Informe

29.11 c Informe especial de Polica

a Hechos conocidos

a Elementos que hacen parte de los hechos.

c Informe de Back-Up
29.19
a Informe
c Informe de Actividades
29.25
a Informe
c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe

c Informe de Investigaciones
29.54
a Informe

c Informe de Judicializacin
29.55
a Informe

c Informe de Novedades
29.57
a Informe

c Informe de Procesos
29.61
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58
a Informe

30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia

 31 g LIBROS
31.7 c Libros de Control

a Libro

38 g ORDENES
c Orden Interna
38.1
a orden interna

38.8 c Orden de trabajo

38.10 c Memorando
a memorando

a Comunicacion oficial de respuesta

38.11 c Polgramas

a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial

a Correo electrnico

39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES

40.2 c Plan de Accin

a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

 a Comunicacion oficial

50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

56 g ESTADSTICAS

a Comunicacion oficial

56.1 c Estudio situacin Policial

a anlisis
a estudio de situacin

76 g DICTMENES PERICIALES

95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua

a Indicadores

95.2 c Sistema de Control Interno

a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial
95.4 c Sistema de Gestin Ambiental
Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional

95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo

a Definicin de la gestin del riesgo

a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
a Plan manejo de riesgos
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial
ELABOR : PT Bayron Herrera Salce
FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : LABORATORIOS MOVILES DE CRIMINALISTICA

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.4.10

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FINA

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 10 x X

3 __ X X X

3 5 X X

(CP) 50 X X

3 10 X X
3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X

3 20 X X

3 __ X X X

3 10 X X X
 3 10 X X X

3 5 X X

3 20 X X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X

3 5 X X

(CP) (CP) X X X
3 5 X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X
 3 5 X X

(CP) (CP) X X X

3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X

3 5 X X

3 18 X X X

3 5 X X

3 5 X X
3 5 X X

3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FINA

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO
REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez
FECHA:25-05-2016
CRIMINALISTICA FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

x x
X X

X X
X X

X X

X
 x

X X

X X

X
 X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO
APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey
FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL

UALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo de Gestin por prdida de vigencia.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos

son eliminados mediante el proceso de picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos

son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en el

archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las comunicaciones

oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno, mantenimiento, elementos
y necesidades administrativas sern eliminadas mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar una muestra
representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas relevante y
pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar una muestra
representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas relevante y
pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos

son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en e l Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3% de aquellos documentos que sean transcendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin por
cada una de las vigencias conservadas..
transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer de
valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central

por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes transferidos
anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer

de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter legal.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de
valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

Firma Presidente Comit de Gestin Documental

riollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TAB
Versin: 0
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES
Peticiones, Quejas, Reclamos,
1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias
a Comunicacion oficial
Registro de peticiones de solucion inmediata
a
(1IP-FR-0014)
a Denuncios
a Peticion
2 c Solicitudes de consulta
2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit
a lista de asistencia
c
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5 a
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

a acta de la reunin
a lista de asistencia
c
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 a Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

c Actas de Capacitacin
2.35 a acta
a lista de asistencia
 c
a Actas de Revista
2.40 a Acta
Lista de Verificacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial
Solicitudes y Comunicacion oficial
3.1 c
administrativos
a Requerimientos personales
a Mantenimientos
a Necesidades administrativas
10 g BOLETINES
10.3 c Boletn Informativo Policial
a boletn
25 g EXPEDIENTES
25.2 c de Vehculos
a Comunicacion oficial
29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1
a Informe
c Informe de Back-Up
29.19
a Informe
c Informe de Actividades
29.25
a Informe
c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe
c Informe de Novedades
29.57
a Informe
c Informe de Operatividad
29.58
a Informe
30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS
31.7 c Libros de Control
 a Libro
38 g ORDENES
c Orden Interna
38.1
a orden interna

38.8 c Orden de trabajo

38.10 c Memorando
a memorando
a Comunicacion oficial de respuesta
38.11 c Polgramas

a polgramas
38.15 c Orden con Plazo
a Comunicacin oficial
a Correo electrnico
39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES
40.2 c Plan de Accin
a Comunicacion oficial
40.7 c Planes de mejoramiento
a Comunicacion oficial
40.9 c Plan Estratgico
a Comunicacion oficial
40.13 c Plan de Seguridad
a Comunicacion oficial
40.37 c Plan de Necesidades
a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad

43 g PROYECTOS

43.3 c Proyecto de Cooperacin Nacional

43.18 c Proyecto de Investigacin

a Anteproyecto
a Convocatoria
a Propuestas de Investigacin
a Cronograma de actividades
a Financiamiento interno
 a Financiamiento externo
a Informe de Avance
a Informe final del proyecto
a Otros Comunicacion oficial
50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS
53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

56 g ESTADSTICAS
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis
a estudio de situacin
60 g CONVENIOS
60.4 c Convenio Interinstitucional
a Informacin General de Convenios
a Estudios Previos de Convenios
a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
60.8 c Convenio Interadministrativo
a Informacin General de Convenios
a Estudios Previos de Convenios
a Concepto de viabilidad Costo-beneficio

70 g INSTRUCTIVOS

95 g SISTEMAS
c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
95.1 a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
 95.1

Modelo de implementacin y Aseguramiento -

a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo
a Comunicacion oficial
95.4 c Sistema de Gestin Ambiental
Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
a Seguimiento al control operacional

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce

FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD ESPECIAL DE TRANSITO Y

TRANSPORTE
ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.4.11

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FIN

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 10 x X

3 5 X X

3 18 X X X X

(CP) 50 X X

3 10 X X

3 20 X X

3 18 X X
 3 10 X X

3 20 X X

3 __ X X X

3 10 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X

(CP) (CP) X X X

3 5 X X
3 5 X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X

3 3 X X

3 10 X X

3 10 X X
 3 10 X X

(CP) (CP) X X X

3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X

3 5 X X

3 8 X X X

3 8 X X X

3 5 X X X

3 5 X X
 3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FIN

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
TO Y
FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

x x

X X

X
 X

X X

x
 x

X X

X X

X X

X
 X

X X

X X

X X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL
ALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
eliminados mediante el proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una
muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un documento

de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se suprima o
fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la trasferencia al archivo
central. una ves cumpla los tiempos de retencin se microfilmara la totalidad de las
subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
eliminados mediante el proceso de picado.
Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en el

archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica Nacional
donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las comunicaciones

oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno, mantenimiento, elementos y
necesidades administrativas sern eliminadas mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar una muestra
representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas relevante y
pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
eliminados mediante el proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben registrar
la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin por cada una de
las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer de

valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado
transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer de
valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una
muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una
muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central

por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes transferidos
anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de valores

primarios.
Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de
valores primarios.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de constante

consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo Central, Transcurrido
el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una muestra
representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean trascendentales para la
Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

Firma Presidente Comit de Gestin Documental

ollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial

Registro de peticiones de solucion inmediata

a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion
1.12 c Solicitudes de consulta
a solicitud

a formato de consulta o prstamo de documentos

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit
a lista de asistencia
 c
a
a Actas de Entrega de cargo Acta
2.5 a Inventarios
Documentales Inventario de Bienes

2.6 c Actas de entrega de elementos

a acta de asignacin de bienes
a Comunicacion oficial de entrega
2.10 c Acta de compromiso
a acta de la reunin
a lista de asistencia
c
a
a Acta de Reunion de Trabajo Actas
2.25 de Reunion Lista de
Asisitencia

c
a
a Actas de Capacitacin
2.35 Acta
listados de asistencia

c
a Actas de Revista Acta
2.40 a Lista de
Verificacion

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad Acta

Informe
c Ejecutivo de la Gestion Situacion
a de los Recursos Planta de
a Personal Porgramas,
a
2.85 a a estudios y proyectos Obras
a Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g COMUNICACIN OFICIAL
Solicitudes y Comunicacion oficial
3.1 c
administrativos
 a Requerimientos personales
a Mantenimientos
a Necesidades administrativas
10 g BOLETINES
10.2 c Boletn de criminalidad
a Boletn semanal de criminalidad
10.3 c Boletn Informativo Policial

a boletn

17 g CONTRATOS
17.7 c Contrato Interadministrativo
a Estudio de Conveniencia y Oportunidad
a Cronograma de Ejecucin del Proceso

a
Solicitud Certificado de Disponibilidad
Presupuestal
a Certificado de Disponibilidad Presupuestal
a Contrato Interadministrativo
a Registro Presupuestal
a Plizas
a Publicacin Diario Oficial
a Pago Impuesto de Timbre
a Informes de Avance
a Acta de Liquidacin
29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1 a Informe

29.11 c Informe especial de Polica

a Hechos conocidos

a Elementos que hacen parte de los hechos.

c Informe de Back-Up
29.19 a Informe

c Informe de Actividades
29.25 a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe

c Informe de Novedades
29.57 a Informe
 c Informe de Procesos
29.61
a Informe
30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS

31.5 c Libros de poblacin

a Libro

31.6 c Libro Minuta de Guardia

a Libro

31.7 c Libros de Control

a Libro

31.8 c Libros de Servicio de Polica

a Libro

31.10 c Libro minuta de vigilancia

a Libro

31.11 c Libro control de denuncias

a Libro

Libros para los servicios de Supervisin y

31.12 c
Control de las Unidades Policiales

a Libro

38 g ORDENES
38.1 c Orden Interna

a orden interna

38.3 c Orden Administrativa de Personal

38.8 c Orden de trabajo

38.9 c Orden de Servicios

38.10 c Memorando
a memorando

a Comunicacion oficial de respuesta

38.11 c Polgramas

a polgramas

38.14 c Orden del Da

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial

a Correo electrnico

39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES
40.2 c Plan de Accin

a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

a Comunicacion oficial

40.9 c Plan Estratgico

a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

 a Comunicacion oficial

46 g RESOLUCIONES

50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

57 g CAMPAAS

60 g CONVENIOS

60.8 c Convenio Interadministrativo

a Informacin General de Convenios

a Estudios Previos de Convenios

a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
62 g CONTROL DE DOCUMENTOS
a Comunicacin oficial
a Concepto de Planeacin
a Concepto de viabilidad jurdica
a Formato Control de Documentos 1DS-FR-0001

a
Formato o documento propuesto para creacin,
modificacin o eliminacin
86 g PROGRAMAS

86.10 c Programa de Prevencin

86.30 c Programa de Gestin Ambiental

Programa de Conservacin Preventiva para

86.33 c
los Archivos
a
Formato de seguimiento a los programas de
conservacin.
a Diagnostico integral
a Acta
 a Informes
a Constancias
a Planillas de Medicin temperatura
95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial

95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

a Comunicacion oficial
95.4 c Sistema de Gestin Ambiental
Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
 a Seguimiento al control operacional

95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo

a Definicin de la gestin del riesgo

a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
a Plan manejo de riesgos
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce

FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : SECCIONAL DE TRANSITO Y TRANSPORTE

BOYACA

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.5

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FINA

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 10 x X

3 __ X X X

3 5 X X

3 18 X X X X
(CP) 50 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X

3 20 X X

3 __ X X X
3 __ X X X

3 20 X X X

3 10 X X X

3 20 X X

3 5 X X

3 20 X X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X
 3 5 X X

(CP) (CP) X X X

3 18 X X

3 18 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 18 X X

3 18 X X

3 18 X X

3 18 X X X

3 18 X X X
3 10 X X X

3 20 X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 18 X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X
 3 5 X X

3 10 X X X

(CP) (CP) X X X

3 __ X X

3 __ X X

3 3 X X

3 8 X X X

3 5 X X X

3 8 X X

3 8 X X

3 8 X X X
3 8 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X
 3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FINA

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
RANSPORTE
FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

X
X

x x

X X

X
 X

X X

X X

X X

X
 X

X X

X X

X X

X X

X X

X X

X
X X

X X

X X

X
 X

X X

X
X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL

UALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo de Gestin por prdida de vigencia.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un
documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las comunicaciones

oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno, mantenimiento, elementos y
necesidades administrativas sern eliminadas mediante el proceso de picado.
transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las comunicaciones
oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno, mantenimiento, elementos y
necesidades administrativas sern eliminadas mediante el proceso de picado.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en e l Archivo Central, seleccionar y digitalizar

una muestra representativa hasta el 3% de aquellos documentos que sean
transcendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por

ser un documento de constante actualizacin y consulta, para las
dependencias, se deben registrar la totalidad de las series y subseries
conservadas, haciendo la descripcin por cada una de las vigencias
conservadas..

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer de

valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

carecer de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

carecer de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, digitalizar y eliminar por

carecer de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, digitalizar y eliminar por
carecer de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor
secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

Firma Presidente Comit de Gestin Documental

riollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial

Registro de peticiones de solucion inmediata

a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit
a lista de asistencia
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes
 c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

c
a
a Actas de Capacitacin
2.35 Acta
listados de asistencia

c
a Actas de Revista
2.40 a Acta
Lista de Verificacion

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

8 g BIENESTAR
8.1 c Afiliaciones
a Solicitud de afiliacin /definicin
a Desprendible de pago
a Extracto de hoja de servicios
a Formulario
a Notificacin, aprobacin, afiliacin y desafiliacin
a Informe, tramite, afiliacin o desafiliacin
8.2 c Reservas
a solicitud - respuesta reserva
a check-in tarjeta de registro hotelero.
a Formato de inventario de habitacin.
 a
Formato reporte de equipos y maletas del
husped

a Formato de invitado aprobado (carnet-cc)

8.3 c Servicio de Alimentos y Bebidas
a formato de verificacin limpieza y desinfeccin

a Formato de liberacin de productos y bebidas

a Formato de chequeo de inspeccin cocina

a
Formato de baja interna de productos por control
de calidad

a
Formato identificacin agentes qumicos
saneamiento bsico en centro sociales

a
Formato de verificacin fechas de vencimiento y
rotacin de inventarios
a Formato recepcin de materias primas

a
Formato control de temperatura de equipos de
refrigeracin y congelacin
8.4 c Servicio de Hospedaje
a acta
a Reporte diario de hospedaje

a
factura de pago centros vacacionales y
recreativos
a Registro de husped
a inventario unidad habitacional

a
Encuesta satisfaccin servicios centros
vacacionales y recreativos

a
Actividades diarias centros vacacionales y
recreativos

a
Reporte de dao de centros vacacionales y
recreativos

a Lista de chequeo unidad habitacional

a Disponibilidad unidad habitacional

a Solicitud reserva

a
Solicitud de elementos en centros vacacionales y
recreativos

a Formato tratamiento de producto no conforme

a plan de mejoramiento

8.5 c Otorgar apoyo econmico

 a Visita socio-familiar

a Autorizacin apoyo econmico

a control apoyos econmicos otorgados

a Verificacin de documentos apoyo econmicos

8.6 c Brindar servicios Funerarios

a Manejo del proceso de duelo

a Recibo de pago funerarios

a
Control de fallecidos miembros de la institucin
con derecho al auxilio funerario
a Control ingreso de familiares fallecidos

8.7 c Realizar prestamos

a Anlisis capacidad de endeudamiento

a Solicitud prstamo
Brindar servicio de Hospedaje en el hogar
8.8 c
madre mara de san Luis
a Control ocupacional
a Control diario vveres
a Inventario habitacin.
a
Recibo de pago servicios hogar madre mara de
san Luis
a Solicitud de ingreso

a Lista de chequeo hogar madre mara de san Luis

a
Lista de chequeo alimentos y bebidas en los
hogares madre mara de san Luis
Brindar atencin, apoyo y prevencin
8.9 c
psicosocial
a Listado De Asistencia Actividades Psicosociales
a Inscripcin O Actualizacin De Datos
a Informes
a Invitacin Va Telefnica
a Entrega De Kit Hospitalario
a Control Seguimiento Presupuesto Asignado

8.10 c Reconocimiento de auxilio mutuo

a
Lita de chequeo para reconocimiento y pago de
auxilio mutuo
 a
Formato de afiliacin, actualizacin y re afiliacin
de auxilio mutuo
10 g BOLETINES

10.3 c Boletn Informativo Policial

a boletn

13 g CIRCULARES

13.1 c Circular acadmica

13.2 c Circular informativa

15 g CONCEPTOS

15.2 c Concepto Tcnico

a Solicitud
a Anexos
a Respuesta
15.15 c Conceptos de Planeacin
a Solicitud
a Anexos
a Respuesta
16 g ASCENSOS
Llamamiento a curso de capacitacin para
16.1 c
ascenso
a Comunicaciones oficiales
a Comunicacion oficial de entes de control
a Certificado de planta presupuestal
a Proyectos de OAP para comisin de curso

16.2 c Evaluacin de la trayectoria profesional

a Comunicaciones oficiales
a Comunicacion oficial de entes de control
a Certificado de planta presupuestal
a Proyectos de OAP para comisin de curso
 21 g PASAJES Y VIATICOS

22 g ENCUESTAS
22.1 c Encuestas satisfaccin del cliente
a encuesta

c
Informe de parametrizacin de encuestas y
evaluaciones
22.2
a Informe

24 g ESTUDIOS
24.13 c Estudio de Planeacin
Comunicacion oficial
a

27 g HISTORIAS
27.3 c Historias Laborales
a Informacin personal y familiar
a Fotografa titular y cnyuge
a Fotocopia cdula ciudadana
a Registro civil de nacimiento
a
Registro civil de matrimonio y/o declaracin de
unin libre
a
Declaratoria de liquidacin y disolucin social
conyugal
a
Sentencia de divorcio y/o cesacin de efectos
civiles
a Registro civil nacimiento hijos
a Formato Auxilio mutuo
a Seguro voluntario y obligatorio
a Pagos de seguros
a Reconocimiento tiempo laborado
a Informacin patrimonial
a
Formato nico de hoja de vida para personas
naturales
Informacin Institucional
a Actos Administrativos de nombramiento
a Actas de posesin
a Actos administrativos de ascenso
Inscripcin y Registro Carrera Administrativa
a
Especial.
Informacin acadmica
a Acta de grado y diplomas
a Certificados de estudio
a Cursos policiales
Informacin disciplinaria y jurdica
a Fallos disciplinarios
a Fallos administrativos
 a Fallos judiciales
a Fallos prestacionales

a Separaciones temporales

a Suspensiones
a Derogaciones
a Revocatorias

a Acto administrativo de ejecucin de la sancin

Evaluaciones de Desempeo
a Folios de vida
a Evaluaciones
a Clasificaciones
Informacin Laboral
a Licencias
a Vacaciones
a Secuestrados
a Desaparecidos
Comunicacion oficial de retiros
a Solicitud de retiro
a Acto Administrativo
a Reintegros
a Reincorporaciones
a Informe causa de muerte
a Registro civil de defuncin
a Hoja de servicio
27.4 Historias medico laborales
a Comunicacion oficial

27.5 c Historias servicio militar

a Formularios mdicos de capacidad psicofsica.

a Formulario de inscripcin.
a Acto administrativo de nombramiento
a Acta tercer examen medico.
a
Pliegos de Comunicacion oficial mdicos por
termino de servicio militar.
a
Acto administrativo de retiro, desvinculacin o
licenciamiento.
a Formulario de seguimiento.
a Acto administrativo por cambio de modalidad.

28 g COMUNICACIN PBLICA

Manejo de la informacin difundida en medios

28.1 c
de comunicacin
 a Hecho noticioso
a Convocatoria rueda de prensa
a Boletn de prensa
29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1
a Informe
c Informe Contable
29.2
a Informe

c Informe de Austeridad en el Gasto Pblico

29.4
a Informe

29.5 c Informe Administrativo por Lesin o Muerte

a Informe Novedad
a Cartula del Informativo por Lesin o Muerte
a Auto de Apertura
a Comunicacin Oficial
a Pruebas

a
Formato calificacin de informativos
administrativos prestacionales por lesin o muerte

a
Notificacin de informativos administrativos por
lesin o muerte
c Informe de Seguimiento y Evaluacin
29.10
a Informe
c Informe de Back-Up
29.19
a Informe

c Informe de Actividades
29.25
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe
c Informe de Novedades
29.57
a Informe

c Informe de Personal
29.60
a Informe

c Informe de Procesos
29.61
a Informe
30 g INVENTARIOS
30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS
31.3 c Libro Registro de Diplomas

a libro

31.7 c Libros de Control

a Libro

Libros para los servicios de Supervisin y

31.12 c
Control de las Unidades Policiales
a Libro

37 g NMINAS

38 g ORDENES
c Orden Interna
38.1
a orden interna

38.3 c Orden Administrativa de Personal

38.8 c Orden de trabajo

38.9 c Orden de Servicios

38.10 c Memorando
a memorando
a Comunicacion oficial de respuesta
38.11 c Polgramas

a polgramas

38.14 c Orden del Da

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial
a Correo electrnico
 39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES
40.1 c Plan Anual de Compras
a Requerimientos
a Anteproyecto de ingresos y gastos
a Aprobacin junta directiva
a Plan de necesidades
a Informe de ejecucin presupuestal
a Aprobacin plan de necesidades
a Modificaciones
40.2 c Plan de Accin
a Comunicacion oficial
40.4 c Plan de Capacitacin
a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

a Comunicacion oficial

40.9 c Plan Estratgico

a Comunicacion oficial

40.19 c Plan de Desarrollo Administrativo

40.31 c Plan de Bienestar de Personal

a POE Plan de Estmulos e Incentivos
a Personaje de mes
a Felicitaciones
a Condecoraciones
a Otros
40.37 c Plan de Necesidades
a Comunicacion oficial
40.45 c Plan de Traslados
a Comunicacion oficial

40.46 c Plan de Vacaciones

41 g PROCESOS

41.1 c Proceso Administrativo por perdida y/o dao

 a Comunicacion oficial

43 g PROYECTOS
43.10 c Proyeccin de Planta de Personal
a Traslados
a Auxiliares de Polica
a Novedades de Personal
a Otros Comunicacion oficial
43.18 c Proyecto de Investigacin
a Anteproyecto
a Convocatoria
a Propuestas de Investigacin
a Cronograma de actividades
a Financiamiento interno
a Financiamiento externo
a Informe de Avance
a Informe final del proyecto
a Otros Comunicacion oficial
43.21 c Proyecto Educativo Institucional
a Pei

a Actas de socializacin

47 g SISTEMAS DE INFORMACIN

c
Informes y solicitudes de verificaciones a los
sistemas de informacin
47.4
a Informe
50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental

52 g DISPOSICIONES

53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

54 g PUBLICACIONES

56 g ESTADSTICAS
 a Comunicacion oficial
59 g COMISIONES
59.1 c Comisiones al Exterior
a
control de entrega de documentos para
comisiones al exterior
a acta de instruccin.

59.2 c Comisiones al Interior

60 g CONVENIOS
60.1 c Convenio de Cooperacin
a Informacin General de Convenios
a Estudios Previos de Convenios
a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
60.2 c Convenio Educativo
a Informacin General de Convenios
a Estudios Previos de Convenios
a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
60.4 c Convenio Interinstitucional
a Informacin General de Convenios
a Estudios Previos de Convenios
a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
60.7 c Convenio Multilateral
a Informacin General de Convenios
a Estudios Previos de Convenios
a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
c Convenio Interadministrativo
a Informacin General de Convenios
a Estudios Previos de Convenios
a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
41 g PROCESOS

70 g INSTRUCTIVOS

86 g PROGRAMAS

86.1 c Programa de Acreditacin

86.2 c Programa Acadmico

a Planeacin de Programas
a Aprobacin plan de estudios
a Horarios Acadmicos
 a Tratamiento del servicio o producto no conforme

86.8 c Programa de Higiene y Seguridad Ocupacional

Programa de Medicina Preventiva y del

86.9 c
Trabajo

86.10 c Programa de Prevencin

86.11 c Programa de Promocin

Programas de promocin de la salud y

86.18 c
prevencin de la enfermedad
a Documentacin del procedimiento
a Formato de priorizacin
a Formato tipo de programa
a Lineamientos metodolgicos del programa
a
Comunicaciones oficiales de divulgacin del
programa
a
Registros de asistencia tcnica (implementacin y
mejora)
a
Informes de retroalimentacin y gestin del
programa
a Puntos de control

86.20 c Programa de bienestar y calidad de vida

a cronograma recreo deportivo (actividades)

a
Diagnostico de necesidades recreo deportivas y
culturales

a
Informe de actividades recreo deportivas y
culturales

86.24 c Programa de Visitas Domiciliarias

92 g MEJORA CONTINUA E INNOVACIN

92.1 c Mejora Continua
a Acta subcomit de mejoramiento gerencial
a Acciones de mejora
a Acciones correctivas
a Acciones preventivas
a Plan de mejoramiento
92.2 c Rendicin de cuentas
a Comunicaciones oficiales
a Derecho de peticin
 a Actas
a Encuestas
a Matriz de tabulacin y anlisis de encuesta
a Comunicacion oficial
a Formulacin de propuestas o preguntas
a Evaluacin del evento
a Listado de invitados
92.3 c Revisin por la direccin
a Acta de Revisin por la Direccin
a Acta inicial
a Anlisis y recomendaciones
a Certificado
a Comunicacin oficial
a Mapas de procesos de segundo nivel
95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales
 Matriz de identificacin y evaluacin de los
a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo
a Definicin de la gestin del riesgo
a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
a Plan manejo de riesgos
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce

FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : SOPORTE Y APOYO

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.5.1

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FINA

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 10 X

3 5 X X

3 18 X X X X

(CP) 50 X X
3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X

3 20 X X

3 5 X X X

3 5 X X X
3 5 X X X

3 3 X

3 __ X

3 5 X X
 3 5 X X

k 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

(CP) __ X X
(CP) __ X X

3 10 X X X

3 10 X

3 3 X X

3 3 X X

3 10 X X

3 10 X X

3 5 X X

3 5 X X
 3 5 X X

3 20 X X X

3 5 X X X

3 5 X X

(CP) 100 X X X
(CP) 100 X X X

10 90 X X X

3 48 X X X

3 5 X X X
3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 8 X X X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X

3 5 X X
(CP) (CP) X X X

(CP) (CP) X X

3 5 X X

3 18 X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 20 X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 18 X X

3 10 X X X
3 10 X X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 3 X X

3 20 X X
 3 20 X X

3 10 X X

3 10 X X

3 10 X X

3 5 X X X

(CP) (CP) X X X

3 5 X X

3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X

3 5 X X
3 5 X X

3 10 X X

3 10 X X

3 8 X X X

3 8 X X X

3 8 X X X

3 18 X X X

3 8 X X X

3 5 X X X

3 8 X X

3 8 X X
3 8 X X

3 8 X X

3 8 X X

3 8 X X

3 8 X X

3 8 X X X

3 5 X X

3 8 X X

3 5 X X

3 5 X X
3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X
 3 5 X X

3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FINA

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
 FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

X
X X

X
 X

X
X

x
 x

X X

X X

X X

X X

X
 X

X
X X

X X
 X X

X X

X
 x

X X

X X

X X

X X

X X

X
 X

X X

X X
X X

X X

X X

X X

X
 X

X X

X X

X X

X X

X X

X X

X X
X X

X
X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL

UALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

Se digitaliza en su totalidad y se elimina por carecer de valores secundarios.

Se digitaliza en su totalidad y se elimina por carecer de valores secundarios.

Se digitaliza en su totalidad y se elimina por carecer de valores secundarios.

Eliminar por carecer de valores secundarios.

Eliminar por carecer de valores secundarios.

Dejar una muestra hasta el 10% del apoyo suministrado a personal y sus familias,
relacionado con el conflicto armado interno e informacin relevante y digitalizar la
misma.
Dejar una muestra hasta el 10% del apoyo suministrado a personal y sus familias,
relacionado con el conflicto armado interno e informacin relevante y digitalizar la
misma.

Dejar una muestra representativa hasta el 10% del apoyo suministrado a personal y
sus familias, relacionado con el conflicto armado interno e informacin relevante y
digitalizar los recibos de pago funerarios.

Dejar una muestra representativa hasta el 10% del apoyo suministrado a personal y
sus familias, relacionado con el conflicto armado interno e informacin relevante.

Dejar una muestra del 10% del apoyo suministrado a personal y sus familias,
relacionado con el conflicto armado interno e informacin relevante y digitalizar la
misma.

Dejar una muestra del 10% de los informes del programa y se digitaliza la informacin
correspondiente que tenga relacin con el conflicto

Se conserva permanentemente durante el tiempo de viva de La persona, despus de

fallecido el funcionario se conservara durante 3 en el archivo de gestin y se
proceder a eliminar.
Se conserva permanentemente durante el tiempo de viva de La persona, despus de
fallecido el funcionario se conservara durante 3 en el archivo de gestin y se
proceder a eliminar.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se deja una muestra representativa de un 2 % por Serie y Se microfilma lo

Seleccionado

Se elimina en el archivo central por carecer de valores secundarios. Los documentos

son eliminados mediante picado.

Se elimina en el archivo central por carecer de valores secundarios. Los documentos

son eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, transferir al archivo

histrico por cuanto posee valores secundarios

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado o borrado

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Cuando el funcionario sea desvinculado de la entidad y una vez sea realizada su hoja
de servicios, en el grupo de retiros se conservara los tiempos establecidos en el
archivo de gestin, posteriormente se deber transferir la historia laboral al Archivo
central de la Direccin de Talento humano. una vez cumplidos los tiempos de
retencin en el archivo central se seleccionara hasta un 5% de las historias de los
funcionarios que marcaron la historia de la Polica Nacional.

NOTA: El tiempo expresado en el archivo de gestin obedece a que la transferencia

no tiene un tiempo especifico por cuanto depende de factores como decisin
personal o institucional, retiros, separaciones temporales o por cumplimiento de
tiempo de servicio en la institucin.
central de la Direccin de Talento humano. una vez cumplidos los tiempos de
retencin en el archivo central se seleccionara hasta un 5% de las historias de los
funcionarios que marcaron la historia de la Polica Nacional.

NOTA: El tiempo expresado en el archivo de gestin obedece a que la transferencia

no tiene un tiempo especifico por cuanto depende de factores como decisin
personal o institucional, retiros, separaciones temporales o por cumplimiento de
tiempo de servicio en la institucin.

Transcurrido el tiempo de retencin se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto

son documentos que poseen valores secundarios para la institucin.

Cuando el funcionario sea desvinculado de su servicio militar, se debe transferir la

historia laboral al Archivo Central de la unidad donde se presto su servicio, para su
conservacin y disposicin final.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.
Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en e l Archivo Central, seleccionar y digitalizar

una muestra representativa hasta el 3% de aquellos documentos que sean
transcendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un
documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin
por cada una de las vigencias conservadas..

Conservacin total en el Archivo de Gestin , teniendo en cuenta que son el soporte

jurdico para la expedicin de constancias - certificados y su regulacin obedece a la
normatividad del Ministerio de Educacin Nacional por ser el Ente rector en la
materia.

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer

de valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra
representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.
Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter
histrico.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se deja muestra representativa de un 1% por esta subseries; Se microfilma lo

Seleccionado

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5% de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 5% de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado o borrado

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Se deja una muestra representativa de un 5% por subseries; Se microfilma lo

Seleccionado

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

carecer de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar por carecer de

valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de

constante consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo
Central, Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina mediante picado, una vez culmina el tiempo de retencin en el archivo

central, por no poseer valor documental secundario.

Dejar una muestra del 10% de los informes del programa y se digitaliza la informacin
correspondiente que tenga relacin con el conflicto

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

Firma Presidente Comit de Gestin Documental

riollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TAB
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial

Registro de peticiones de solucion inmediata

a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit
a lista de asistencia
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

a acta de la reunin
a lista de asistencia
 c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

c Actas de Capacitacin
2.35 a acta
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
2.40 a Acta
Lista de Verificacion

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos

a Requerimientos personales

a Mantenimientos

a Necesidades administrativas
10 g BOLETINES

10.3 c Boletn Informativo Policial

 a boletn

25 g EXPEDIENTES
25.2 c de Vehculos

a Comunicacion oficial

29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1
a Informe

c Informe de Back-Up
29.19
a Informe

c Informe de Actividades
29.25
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe

c Informe de Novedades
29.57
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58
a Informe

30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS

31.7 c Libros de Control

a Libro

38 g ORDENES

c Orden Interna
38.1
a orden interna
38.8 c Orden de trabajo

38.10 c Memorando
a memorando
a Comunicacion oficial de respuesta
38.11 c Polgramas

a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial
a Correo electrnico
39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES
40.2 c Plan de Accin

a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

a Comunicacion oficial
40.9 c Plan Estratgico

a Comunicacion oficial

40.13 c Plan de Seguridad

a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad

43 g PROYECTOS
43.3 c Proyecto de Cooperacin Nacional

43.18 c Proyecto de Investigacin

a Anteproyecto
a Convocatoria
a Propuestas de Investigacin
a Cronograma de actividades
a Financiamiento interno
a Financiamiento externo
a Informe de Avance
a Informe final del proyecto
a Otros Comunicacion oficial
50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales

a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

56 g ESTADSTICAS
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis
a estudio de situacin

70 g INSTRUCTIVOS

95 g SISTEMAS
c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin

95.1
 a Actas
a Comunicaciones oficiales
95.1 a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
a Seguimiento al control operacional
ELABOR : PT Bayron Herrera Salce
FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD DE TRANSITO Y TRANSPORTE

METROPOLITANO

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.5.2

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FIN

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 10 x X

3 5 X X

3 18 X X X X

(CP) 50 X X

3 10 X X
3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X

3 20 X X

3 __ X X X

3 10 X X X
 3 10 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X

(CP) (CP) X X X

3 5 X X

3 18 X X X
3 10 X X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X

3 3 X X
 3 10 X X

3 10 X X

(CP) (CP) X X X

3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X
3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FIN

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
 MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
NSPORTE
FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

x x
X X

X X
X X

X X
X X

X
X X

X X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL

ALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un documento

de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se suprima o
fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la trasferencia al archivo
central. una ves cumpla los tiempos de retencin se microfilmara la totalidad de las
subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en el

archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica Nacional
donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las comunicaciones

oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno, mantenimiento, elementos y
necesidades administrativas sern eliminadas mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar una muestra
representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas relevante y
pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar una muestra
representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas relevante y
pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben registrar
la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin por cada una de
las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer de

valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una
muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una
muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central

por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes transferidos
anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de valores

primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de constante

consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo Central, Transcurrido
el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una muestra
representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean trascendentales para la
Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

 Firma Presidente Comit de Gestin Documental

ollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial

Registro de peticiones de solucion inmediata

a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit
a lista de asistencia
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

a acta de la reunin
a lista de asistencia
 c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
2.40 a Acta
Lista de Verificacion

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos

a Requerimientos personales

a Mantenimientos

a Necesidades administrativas

10 g BOLETINES

10.3 c Boletn Informativo Policial

 a boletn

25 g EXPEDIENTES
25.2 c de Vehculos

a Comunicacion oficial

29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1
a Informe

c Informe de Back-Up
29.19
a Informe

c Informe de Actividades
29.25
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe

c Informe de Novedades
29.57
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58
a Informe

30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS

31.7 c Libros de Control

a Libro

38 g ORDENES

c Orden Interna
38.1
a orden interna
38.8 c Orden de trabajo

38.10 c Memorando
a memorando
a Comunicacion oficial de respuesta
38.11 c Polgramas

a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial
a Correo electrnico
39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES

40.2 c Plan de Accin

a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

a Comunicacion oficial

40.9 c Plan Estratgico

a Comunicacion oficial

40.13 c Plan de Seguridad

a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad

 43 g PROYECTOS

43.3 c Proyecto de Cooperacin Nacional

43.18 c Proyecto de Investigacin

a Anteproyecto
a Convocatoria
a Propuestas de Investigacin
a Cronograma de actividades
a Financiamiento interno
a Financiamiento externo
a Informe de Avance
a Informe final del proyecto
a Otros Comunicacion oficial
50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales

a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

56 g ESTADSTICAS
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis
a estudio de situacin

70 g INSTRUCTIVOS

95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
 a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno

a Comunicacion oficial

95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
a Seguimiento al control operacional
ELABOR : PT Bayron Herrera Salce
FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD DE TRANSITO Y TRANSPORTE

MUNICIPAL

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.5.3

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FINA

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 10 x X

3 5 X X

3 18 X X X X

(CP) 50 X X

3 10 X X
3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X

3 20 X X

3 __ X X X

3 10 X X X
 3 10 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X

(CP) (CP) X X X

3 5 X X

3 18 X X X
3 10 X X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X

3 3 X X
 3 10 X X

3 10 X X

(CP) (CP) X X X

3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X
3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FINA

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
 DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
NSPORTE
FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

x x
X X

X X
X X

X X
X X

X
X X

X X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL

UALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las

comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin
por cada una de las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer

de valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

carecer de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de

constante consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo
Central, Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

Firma Presidente Comit de Gestin Documental

riollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial

Registro de peticiones de solucion inmediata

a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit
a lista de asistencia
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

a acta de la reunin
a lista de asistencia
 c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
2.40 a Acta
Lista de Verificacion

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos

a Requerimientos personales

a Mantenimientos

a Necesidades administrativas
10 g BOLETINES

10.3 c Boletn Informativo Policial

 a boletn

25 g EXPEDIENTES
25.2 c de Vehculos

a Comunicacion oficial

29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1
a Informe

c Informe de Back-Up
29.19
a Informe

c Informe de Actividades
29.25
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe

c Informe de Novedades
29.57
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58
a Informe

30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS

31.7 c Libros de Control

a Libro

38 g ORDENES

c Orden Interna
38.1
a orden interna
38.8 c Orden de trabajo

38.10 c Memorando
a memorando
a Comunicacion oficial de respuesta
38.11 c Polgramas

a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial
a Correo electrnico
39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES

40.2 c Plan de Accin

a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

a Comunicacion oficial

40.9 c Plan Estratgico

a Comunicacion oficial

40.13 c Plan de Seguridad

a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad

50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

56 g ESTADSTICAS
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis
a estudio de situacin

70 g INSTRUCTIVOS

95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial
 95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
a Seguimiento al control operacional

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce

FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD DE CONTROL Y SEGURIDAD

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.5.4

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FINA

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 10 x X

3 5 X X

3 18 X X X X

(CP) 50 X X

3 10 X X
3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X

3 20 X X

3 __ X X X

3 10 X X X
 3 10 X X X

3 5 X X

3 5 X X

X X X
3 5

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X

(CP) (CP) X X X

3 5 X X

3 18 X X X
3 10 X X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X

3 3 X X
(CP) (CP) X X X

3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X
 3 5 X X

3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FINA

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
URIDAD FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

x x
X X

X X
X X

X X
X X

X
 X

X X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL

UALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las

comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin
por cada una de las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer

de valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo
Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

carecer de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de

constante consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo
Central, Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

Firma Presidente Comit de Gestin Documental

riollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial

Registro de peticiones de solucion inmediata

a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit
a lista de asistencia
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

c Acta de compromiso
a acta de la reunin
a lista de asistencia
 c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
2.40 a Acta
Lista de Verificacion

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos

a Requerimientos personales

a Mantenimientos

a Necesidades administrativas
10 g BOLETINES

c Boletn Informativo Policial

a boletn
 25 g EXPEDIENTES
25.2 c de Vehculos

a Comunicacion oficial

29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1
a Informe

c Informe de Back-Up
29.19
a Informe

c Informe de Actividades
29.25
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe

c Informe de Novedades
29.57
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58
a Informe

30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS

31.7 c Libros de Control

a Libro

38 g ORDENES

c Orden Interna
38.1
a orden interna

38.8 c Orden de trabajo

38.10 c Memorando
 a memorando
a Comunicacion oficial de respuesta
38.11 c Polgramas

a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial
a Correo electrnico
39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES

40.2 c Plan de Accin

a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

a Comunicacion oficial
40.9 c Plan Estratgico

a Comunicacion oficial

40.13 c Plan de Seguridad

a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad

50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales

a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

56 g ESTADSTICAS
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis
a estudio de situacin

70 g INSTRUCTIVOS

95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
 Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
a Seguimiento al control operacional

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce

FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : UNIDADES DE REACCION E INTERVENCION

UNIR

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.5.5

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FINA

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 10 x X

3 5 X X

3 18 X X X X

(CP) 50 X X

3 10 X X
3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X

3 20 X X

3 __ X X X

3 10 X X X
 3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X

(CP) (CP) X X X

3 5 X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 18 X X X
 3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X

3 3 X X

(CP) (CP) X X X
3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X
 3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FINA

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
NTERVENCION
FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

x x
X X

X X
 X

X X

X X

X
X

X
 X

X X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL

UALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las

comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin
por cada una de las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer

de valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.
Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de
valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

carecer de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de

constante consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo
Central, Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

Firma Presidente Comit de Gestin Documental

riollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial

Registro de peticiones de solucion inmediata

a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion
1.12 c Solicitudes de consulta
a solicitud

a formato de consulta o prstamo de documentos

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit
a lista de asistencia
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes
2.10 c Acta de compromiso
a acta de la reunin
a lista de asistencia
c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
2.40 a Acta
Lista de Verificacion

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos

a Requerimientos personales

a Mantenimientos

a Necesidades administrativas

10 g BOLETINES
10.3 c Boletn Informativo Policial
 a boletn

25 g EXPEDIENTES

25.2 c de Vehculos
a
Comunicacion oficial

29 g INFORMES

c Informe a Entes de Control

29.1

a Informe

29.11 c Informe especial de Polica

a Hechos conocidos

a Elementos que hacen parte de los hechos.

c Informe de Back-Up
29.19
a Informe

c Informe de Incautacin
29.22
a Informe
c Informe de Actividades
29.25
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe
c Informe de Novedades
29.57
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58
a Informe
c Informe de Procesos
29.61
a Informe

30 g INVENTARIOS
30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS
31.7 c Libros de Control

a Libro

38 g ORDENES

c Orden Interna
38.1
a orden interna

38.8 c Orden de trabajo

38.10 c Memorando

a memorando

a Comunicacion oficial de respuesta

38.11 c Polgramas

a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial

a Correo electrnico

39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES
40.2 c Plan de Accin

a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

 a Comunicacion oficial

40.13 c Plan de Seguridad

a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

a Comunicacion oficial

50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

56 g ESTADSTICAS
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis
a estudio de situacin

57 g CAMPAAS

60 g CONVENIOS

60.8 c Convenio Interadministrativo

a Informacin General de Convenios

a Estudios Previos de Convenios

a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
61 g CONTRAVENCIONES

61.3 c Integridad fsica

a Formato incautacin elementos

a Incautacin armas blancas
61.4 c Querellas
a Querella
a Boleta de citacin
 a Acta diligencia contravencional

70 g INSTRUCTIVOS

86 g PROGRAMAS
86.7 c Programa de Gestin Documental
a implementacin del manual

a programas del proceso de gestin documental

86.10 c Programa de Prevencin

86.30 c Programa de Gestin Ambiental

95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas

a Comunicaciones oficiales

a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
 Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
a Seguimiento al control operacional
95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo
a Definicin de la gestin del riesgo
a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
a Plan manejo de riesgos
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce

FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD MULTIMODAL

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.5.6

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FINA

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 10 x X

3 __ X X X

3 5 X X

3 18 X X X X

(CP) 50 X X
3 10 X X

3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X

3 20 X X

3 __ X X X

3 10 X X X
3 10 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 20 X X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X

3 5 X X
(CP) (CP) X X X

3 5 X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X

3 3 X X
 3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X

(CP) (CP) X X X

3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X

3 5 X X

3 3 X X

3 8 X X X

3 7 X X X

3 8 X X X
3 8 X X X

3 5 X X X

3 8 X X

3 8 X X

3 8 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X
 3 5 X X

3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FINA

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
 FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X x

X X

X
x x X

X X X

X X X
X X X

X X X

X
 x

X X

X X

X
 X

X X X

X X

X X
 X X

X X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL

UALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo de Gestin por prdida de vigencia.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos

son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una
muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos

son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en el

archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las

comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar una
muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar una
muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos

son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en e l Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3% de aquellos documentos que sean transcendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un
documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin por
cada una de las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer de

valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer

de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% a la informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% a la informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% a la informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de

constante consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo Central,
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una
muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, cumplido este tiempo se

microfilma para la conservacin permanente de los soportes documentales de
importancia histrica en la implementacin del PGD.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de
valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

Firma Presidente Comit de Gestin Documental

riollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial

Registro de peticiones de solucion inmediata

a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion
1.12
c Solicitudes de consulta
a solicitud

a formato de consulta o prstamo de documentos

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit
a lista de asistencia
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes
2.10 c Acta de compromiso

c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
a
2.40 Acta
Lista de Verificacion

Actas de Eliminacin Documental

c Propuesta de Eliminacion
a
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos
a Requerimientos personales
a Mantenimientos
a Necesidades administrativas

10 g BOLETINES
10.3 c Boletn Informativo Policial

a boletn

24 g ESTUDIOS
Estudio en convivencia y seguridad
24.12 c
cciudadana
a Artuculo
a Informe Final

a Estudio

a Proyecto de invvestigacin
a Investigacin

24.16 c Estudio de Seguridad a Vas

25 g EXPEDIENTES

25.2 c de Vehculos
Comunicacion oficial
a

29 g INFORMES

c Informe a Entes de Control

29.1
a Informe

c Informe de Back-Up
29.19
a Informe
c Informe de Actividades
29.25
a Informe
c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe

c Informe de Novedades
29.57
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58
a Informe
 30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS

31.7 c Libros de Control

a Libro

38 g ORDENES
c Orden Interna
38.1
a orden interna

38.8 c Orden de trabajo

38.10 c Memorando
a memorando

a Comunicacion oficial de respuesta

38.11 c Polgramas

a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial

a Correo electrnico

39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES

40.2 c Plan de Accin

 a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

a Comunicacion oficial
40.9 c Plan Estratgico

a Comunicacion oficial

40.13 c Plan de Seguridad

a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad

43 g PROYECTOS
43.18 c Proyecto de Investigacin
a Anteproyecto
a Convocatoria
a Propuestas de Investigacin
a Cronograma de actividades
a Financiamiento interno
a Financiamiento externo
a
Informe de Avance
a Informe final del proyecto
a Otros Comunicacion oficial
50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

56 g ESTADSTICAS
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis
a estudio de situacin
70 g INSTRUCTIVOS

95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua

a Indicadores

95.2 c Sistema de Control Interno

a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
 a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional

95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo

a Definicin de la gestin del riesgo

a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
a Plan manejo de riesgos
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce

FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD DE PREVENCION VIAL

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.5.7

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FINA

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 10 x X

3 __ X X X

3 5 X X

3 18 X X X X

(CP) 50 X X
3 10 X X

3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X

3 20 X X

3 __ X X X
3 10 X X X

2 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X
(CP) (CP) X X X

3 5 X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X
 3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X

3 3 X X

3 10 X X

(CP) (CP) X X X

3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X

3 5 X X
3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X
 3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FINA

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
L FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

X
x x

X X

X
X X

x x

X
 x

X X

X X

X
 X

X
X X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL

UALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo de Gestin por prdida de vigencia.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las

comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central,sdleccionar y microfilmar

una muestra representativa de hasta el 3% de aquellos documentosd que sean
tracendentales para la Policia Nacional, los demas documentos seran eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un
documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin
por cada una de las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer

de valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

carecer de valores primarios.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de
constante consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo
Central, Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor
secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

Firma Presidente Comit de Gestin Documental

riollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABL
Versin: 0
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES
1.9 c Requerimientos de Justicia
a consulta bases de datos
a Solicitudes
a respuestas
Peticiones, Quejas, Reclamos,
1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias
a Comunicacion oficial
Registro de peticiones de solucion inmediata
a
(1IP-FR-0014)
a Denuncios
a Peticion
1.12 c Solicitudes de consulta
a solicitud

a formato de consulta o prstamo de documentos

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit

a lista de asistencia

Acta de Comit Actualizacin, Correccin

2.11 c y Retiro de Datos y archivos de
Inteligencia.
a Acta.
a Comunicacin oficial relacin ID.
a Planilla Relacin ID u Otros
a Informe Trimestral de avance.
c Actas de Inteligencia
2.12 a acta
a lista de asistencia
c
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5 a
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

a acta de la reunin

a lista de asistencia

c
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 a Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
2.40 a Acta
Lista de Verificacion

Actas de Eliminacin Documental

c Propuesta de Eliminacion
a
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial
Solicitudes y Comunicacion oficial
3.1 c
administrativos
a Requerimientos personales
a Mantenimientos
a Necesidades administrativas

6 g MISIONES
6.1 c Misiones de trabajo
a Comunicacion oficial
a Otros

10 g BOLETINES
10.2 c Boletn de criminalidad
a Boletn semanal de criminalidad
10.3 c Boletn Informativo Policial

a boletn

24 g ESTUDIOS
24.1 c Estudio Seguridad a Personas
a estudio
a Formatos 2SP-FR-00024
24.2 c Estudio de la conducta criminal
a Artculo
a Informe Final
24.3 c Estudio Criminolgico
a Estudio

a Investigacin

24.5 c Estudio de Nivel de Riesgo a Personas

a Solicitud realizacin Estudio

a Apertura orden de trabajo
a Comunicaciones Oficiales (solicitudes Varias)
a
Recoleccin de informacin para estudio de nivel
de riesgo
a Recomendaciones bsicas de autoproteccin
a Estudio de nivel de riesgo
a Decisin comit evaluacin del nivel de riesgo
Asignacin, modificacin o finalizacin de las
a medidas preventivas o de proteccin a personas
con nivel de riesgo comprobado
a Lista de chequeo para estudios de nivel de riesgo
a Comunicaciones Oficiales (Notificaciones)
a Acta

a
Matriz para la evaluacin del nivel de riesgo a
Personas en la Polica Nacional

Estudio a Instalaciones Gubernamentales y

24.6 c
Diplomticas
 a Solicitud realizacin estudio
a Comunicaciones Oficiales (solicitudes Varias)
a Apertura orden de trabajo
a Comunicaciones Oficiales (solicitudes Varias)
a
Estudio Seguridad a Instalaciones
Gubernamentales y Diplomticas
a Decisin comit evaluacin del nivel de riesgo
a Comunicaciones Oficiales (Notificaciones)
24.8 c Estudio de Cooperantes
a Comunicacion oficial
24.10 c Estudio de Desmovilizados
a Comunicacion oficial
24.11 c Estudio de Estandarizacin
a Comunicacion oficial
Estudio en convivencia y seguridad
24.12 c
cciudadana
a Artuculo
a Informe Final
a Estudio
a Proyecto de invvestigacin
a Investigacin

24.16 c Estudio de Seguridad a Vas

25 g EXPEDIENTES
25.2 c Expediente de Vehculos
a Comunicacion oficial

25.15 c Expediente de Inteligencia

Comunicacion oficial
a

25.31 c Expediente de Alertas Tempranas

a Comunicacion oficial
29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1
a Informe
29.14 c Informe de perfilacin criminal
a Anlisis del lugar de los hechos
a Anlisis conductual
a Anlisis del perfil criminal
a Anlisis vinculacin de casos
c Informe de Back-Up
29.19
29.19
a Informe

c Informe de Actividades
29.25
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe

c Informe de Investigaciones
29.54
a Informe

c Informe de Novedades

29.57
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58
a Informe
c Informe de Procesos
29.61
a Informe

Informe de Prueba de Vulnerabilidad en

29.62 c
Sistemas de Informacin

c Informe de Riesgo y Alerta Temprana

29.68
a Informe
c Informe de Anlisis y Delincuencial
29.98
a Informe

Informe de Inteligencia o
29.99 c
Contrainteligencia

30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS
31.7 c Libros de Control
a Libro
31.8 c Libros de Servicio de Polica
 a Libro

31.13 c Libro de Misiones de Trabajo

a libro

38 g ORDENES
c Orden Interna
38.1
a orden interna

38.8 c Orden de trabajo

38.10 c Memorando
a memorando

a Comunicacion oficial de respuesta

38.11 c Polgramas

a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial

a Correo electrnico
39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES
40.2 c Plan de Accin

a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

 a Comunicacion oficial

40.9 c Plan Estratgico

a Comunicacion oficial

40.13 c Plan de Seguridad

a Comunicacion oficial

40.25 c Plan Contrainteligencia

40.37 c Plan de Necesidades

a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad

43 g PROYECTOS
43.18 c Proyecto de Investigacin
a Anteproyecto
a Convocatoria
a Propuestas de Investigacin
a Cronograma de actividades
a Financiamiento interno
a Financiamiento externo
a Informe de Avance
a Informe final del proyecto
a Otros Comunicacion oficial
50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

56 g ESTADSTICAS
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis
a estudio de situacin
56.3 c Informacin estadstica
a Anlisis del lugar de los hechos
a Anlisis conductual
a Anlisis de perfil criminal
a Anlisis de vinculacin de casos
Recepcin y Anlisis de Comunicaciones
56.4 g
Interceptadas
a Comunicacin Oficial
a
FGN-23-F-01 Solicitud de Interceptacin de las
Comunicaciones Mviles VO1
FGN-23-F-02 Solicitud De Interceptacin De Las
a Comunicaciones (Mensajera Instantnea
BlackBerry) V01
a FGN-23-F-03 Solicitud De Interceptacin De Las C
a FGN-23-F-04 Solicitud De Revisin Tcnica De La
a FGN-23-F-05 Solicitud De Informacin De Las Com
a FGN-23-F-06 Registro De Coordinadores Las Salas
a FGN-23-F-08 Datos Del Personal De La Sala De Re
a FGN-26.1.3-Sct-F-03 - Resultados De La Activida
a FGN-26.1.3-Sct-F-05 Solicitud De Extraccin De
a Rtulo Elementos Materiales De Prueba Y Evidenci
a Registro De Cadena De Custodia Resolucin 02369

70 g INSTRUCTIVOS

86 g PROGRAMAS

Programa de Proteccin de Documentos

86.27 c
Esenciales

87 g DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO

87.4 c Formulacin estratgica

a Anlisis de la realidad institucional
a Anlisis de informacin
a Anlisis de la formulacin estratgica vigente
a Anlisis de la seguridad objetiva y de seguridad
percibida
 a Diagnstico del mbito externo interno de la
Institucin
a Diagnstico inicial
a Diagnsticos
a Encuestas de percepcin del servicio policial o
internas
a Encuestas externas e internas
a Identificacin de grupos sociales o clientes
a Informes de gestin institucional
a Informes o investigaciones
a Matriz de cruce de elementos
a Matriz de la calificacin de las brechas de los
elementos de la definicin estratgica
a Matriz valoracin de oferta de valor Institucional
a MEGA
a Misin
a Oferta de valor
a Plan Estratgico Institucional
a Polticas estratgicas institucionales
a Polticas Institucionales
a Polticas marco normativo
a Principios y valores
a Visin
95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo
 a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional

95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo

a Definicin de la gestin del riesgo

a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
a Plan manejo de riesgos
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial
ELABOR : PT Bayron Herrera Salce
FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD BASICA DE INTELIGENCIA

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.5.8

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FINA

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 3 X X

3 10 x X

3 __ X X X

3 5 X X

3 18 X X X X

2 30 X X X

2 30 X X X
 2 30 X X X

(CP) 50 X X

3 10 X X

3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X

3 20 X X

3 __ X X X
2 30 X X

3 20 X X X

3 10 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 20 X X

3 20 X X

3 20 X X
3 20 X X

3 5
X X

3 30
X X

3 5 X X
X

2 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

2 30 X X

3 10 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X
 3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

2 30 X X X

(CP) (CP) X X X

3 5 X X

3 5 X X
3 5 X X

2 30 X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X

3 3 X X
 3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X

3 3 X X

3 10 X X

(CP) (CP) X X X

3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X

3 5 X X
3 10 X X

3 28 X X

3 5 X X X

3 3 X X
3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X
3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FINA

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
 E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
NCIA FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

X X

X X

X X
X X

x x

X X

X
X X

X X

X X

X X

X X

X X
X X

X x

x x

X X

X X

X
 X

X X

X
 X

X X

X X

X X

X
 X

X
X X

X X

X
X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL
UALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo de Gestin por prdida de vigencia.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Teniendo en cuenta la reserva legal de la informacin se digitaliza y microfilmar, una

vez finalice el tiempo de retencin establecido por la Ley, procediendo a realizar
eliminacin de los mismos mediante picado.

Teniendo en cuenta la reserva legal de la informacin se digitaliza y microfilma una

vez finalice el tiempo de retencin establecido por la Ley, procediendo a realizar
eliminacin de los mismos mediante picado.
Teniendo en cuenta la reserva legal de la informacin se digitaliza y microfilma una
vez finalice el tiempo de retencin establecido por la Ley, procediendo a realizar
eliminacin de los mismos mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las

comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit
de actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto
posee valores secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en
dicho comit.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se deja una muestra representativa del 5% de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5% de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, transferir al archivo

histrico por cuanto posee valores secundarios

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, transferir al archivo

histrico por cuanto posee valores secundarios
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, transferir al archivo
histrico por cuanto posee valores secundarios

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central,sdleccionar y microfilmar

una muestra representativa de hasta el 3% de aquellos documentosd que sean
tracendentales para la Policia Nacional, los demas documentos seran eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit

de Actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto
posee valore secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en
dicho comit.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se deja una muestra representativa del 3 % de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit

de actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto
posee valore secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en
dicho comit.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin
por cada una de las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer de

valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra
representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit

de actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto
posee valores secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en
dicho comit.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

carecer de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Se deja una muestra representativa del 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Se deja una muestra representativa del 5 % de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de

constante consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo
Central, Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

pierde valor administrativo

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

 Firma Presidente Comit de Gestin Documental

riollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABL
Versin: 0
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES
c Requerimientos de Justicia
a consulta bases de datos
a Solicitudes
a respuestas
Peticiones, Quejas, Reclamos,
1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias
a Comunicacion oficial
Registro de peticiones de solucion inmediata
a
(1IP-FR-0014)
a Denuncios
a Peticion
1.11 c Inspecciones Judiciales
a solicitud
a formato de consulta
a acta de inspeccin
1.12 c Solicitudes de consulta
a solicitud

a formato de consulta o prstamo de documentos

1.13 c Providencias judiciales

a Ordenes de Captura.
a Cancelacin de ordenes de captura.
a Impedimento de salida del pas.
a Cancelacin de impedimento de salida del pas.
a Sentencias
a Cancelacin de sentencias.
a Medidas de aseguramiento.
a Cancelacin de Medidas de aseguramiento.
a Anotaciones
a Correcciones
 2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit

a lista de asistencia

c
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5 a
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

a acta de la reunin
a lista de asistencia

Acta de Comit Actualizacin, Correccin

2.11 c y Retiro de Datos y archivos de
Inteligencia.
a Acta.
a Comunicacin oficial relacin ID.
a Planilla Relacin ID u Otros
a Informe Trimestral de avance.
c Actas de Inteligencia
2.12 a acta
a lista de asistencia
c
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 a Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
2.40 a Acta
Lista de Verificacion

Actas de Eliminacin Documental

c Propuesta de Eliminacion
a
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion
 Actas de Entrega de unidad
Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos
a Requerimientos personales
a Mantenimientos
a Necesidades administrativas
6 g MISIONES
6.1 c Misiones de trabajo
a Comunicacion oficial
a Otros

10 g BOLETINES
10.2 c Boletn de criminalidad
a Boletn semanal de criminalidad
10.3 c Boletn Informativo Policial

a boletn

PREVENCIN, CONVIVENCIA Y SEGURIDAD

14 g
CIUDADANA
Incautacin o Decomiso de armas, municiones
14.1 c
y explosivos
a Informe de incautacin
a
Comunicacion oficial relacionados con la
incautacin o decomiso
Remisorio al Departamento de Control Comercio
a de Armas, Municiones y Explosivos del Comando
General
Procedimiento administrativo por
14.13 c
incacutacin
a Boleta incautacin
a Informe de polica
a Resolucin
 a Comunicados Oficiales
a Comunicacion oficial personales
a Resolucin de a brigada
a Publicidad
a diligencia de notificacin
a Dictamen de medicina legal
a Colillas de alcohol sensor
24 g ESTUDIOS
24.1 c Estudio Seguridad a Personas
a estudio
a Formatos 2SP-FR-00024
24.2 c Estudio de la conducta criminal
a Artculo
a Informe Final
24.3 c Estudio Criminolgico
a Estudio

a Investigacin

24.5 c Estudio de Nivel de Riesgo a Personas

a Solicitud realizacin Estudio

a Apertura orden de trabajo
a Comunicaciones Oficiales (solicitudes Varias)
a
Recoleccin de informacin para estudio de nivel
de riesgo
a Recomendaciones bsicas de autoproteccin
a Estudio de nivel de riesgo
a Decisin comit evaluacin del nivel de riesgo
Asignacin, modificacin o finalizacin de las
a medidas preventivas o de proteccin a personas
con nivel de riesgo comprobado
a Lista de chequeo para estudios de nivel de riesgo
a Comunicaciones Oficiales (Notificaciones)
a Acta

a
Matriz para la evaluacin del nivel de riesgo a
Personas en la Polica Nacional
Estudio a Instalaciones Gubernamentales y
24.6 c
Diplomticas
a Solicitud realizacin estudio
a Comunicaciones Oficiales (solicitudes Varias)
a Apertura orden de trabajo
a Comunicaciones Oficiales (solicitudes Varias)
a
Estudio Seguridad a Instalaciones
Gubernamentales y Diplomticas
a Decisin comit evaluacin del nivel de riesgo
 a Comunicaciones Oficiales (Notificaciones)

24.8 c Estudio de Cooperantes

a Comunicacion oficial
24.10 c Estudio de Desmovilizados
a Comunicacion oficial
24.11 c Estudio de Estandarizacin
a Comunicacion oficial
Estudio en convivencia y seguridad
24.12 c
cciudadana
a Artuculo
a Informe Final
a Estudio
a Proyecto de invvestigacin
a Investigacin

24.16 c Estudio de Seguridad a Vas

25 g EXPEDIENTES
25.2 c de Vehculos
Comunicacion oficial
a

25.15 c de Inteligencia
Comunicacion oficial

25.25 c Especial de Personas

a formato "carpeta de proteccin a personas"
a soporte asignacin esquema de proteccin
a acta
a comunicacin oficial
a acta
a
documentos de la gestin del servicio de
proteccin
a retiro de medidas de proteccin a personas
a comunicacin oficial
25.31 c de Alertas Tempranas
Comunicacion oficial
a

26 g INVESTIGACIONES
26.1 c Investigaciones internacionales
a notificacin roja
a orden de trabajo
 a plena identidad y/ o confrontacin dactilar
a derechos de retenido
a acta de buen trato
a valoracin medico legal
informe dejando a disposicin fiscala general de
a
la nacin(asuntos internacionales)
a derechos del capturado
a acta de buen trato
a informe de fiscala general de la nacin
26.2 c Investigaciones Judiciales
a Solicitud autoridad competente Actos Urgentes
a Plan Metodolgico
a Reporte Iniciacin
a Inspeccin a lugar
a Inventario elementos de prueba
a Inspeccin de vehculos
a Solicitud anlisis de muestra
a Informe Investigador de campo
a Bosquejo Topogrfico
a Solicitud Allanamiento
a Acta de registro allanamiento
a Acta incautacin de elementos
a Acta destruccin de elementos
a lbum Fotogrfico
a Ficha Tcnica Topogrfica y Biogrfica
a Acta de Consentimiento
a Registro cadena de custodia
a Informe de investigador de laboratorio
a Informe Ejecutivo de Polica Judicial
26.3 c Notificaciones de interpol
a oficio solicitud
a copia orden de captura
a formulario de notificacin
a foto cedula y/o identificacin
a lista de chequeo
a copia notificacin pblica
a copia comunicacin oficial de respuesta
26.4 c Requerimientos I/247
a solicitud ip
a Respuesta ip
a comunicacin oficial
a formulario solicitud notificacin

29 g INFORMES
 c Informe a Entes de Control
29.1
a Informe
29.14 c Informe de perfilacin criminal
a Anlisis del lugar de los hechos
a Anlisis conductual
a Anlisis del perfil criminal
a Anlisis vinculacin de casos
c Informe de Back-Up

29.19
a Informe

c Informe de Actividades
29.25
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe

c Informe de Investigaciones
29.54
a Informe

c Informe de Novedades
29.57
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58
a Informe

c Informe de Procesos
29.61
a Informe

Informe de Prueba de Vulnerabilidad en

29.62 c
Sistemas de Informacin

c Informe de Riesgo y Alerta Temprana

29.68
a Informe

c Informe de Anlisis y Delincuencial

29.98
a Informe

Informe de Inteligencia o
29.99 c
Contrainteligencia

30 g INVENTARIOS
30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS
31.7 c Libros de Control
a Libro
31.8 c Libros de Servicio de Polica

a Libro

31.13 c Libro de Misiones de Trabajo

a libro

38 g ORDENES
c Orden Interna
38.1
a orden interna

38.8 c Orden de trabajo

38.10 c Memorando
a memorando

a Comunicacion oficial de respuesta

38.11 c Polgramas

a polgramas
38.15 c Orden con Plazo
a Comunicacin oficial
a Correo electrnico
39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES
40.2 c Plan de Accin
 a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

a Comunicacion oficial
40.9 c Plan Estratgico
a Comunicacion oficial
c Plan de Seguridad
40.13
a Comunicacion oficial

40.25 c Plan Contrainteligencia

40.37 c Plan de Necesidades

a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad

43 g PROYECTOS
43.18 c Proyecto de Investigacin
a Anteproyecto
a Convocatoria
a Propuestas de Investigacin
a Cronograma de actividades
a Financiamiento interno
a Financiamiento externo
a Informe de Avance
a Informe final del proyecto
a Otros Comunicacion oficial
50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental

53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

56 g ESTADSTICAS
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis
a estudio de situacin
56.3 c Informacin estadstica
a Anlisis del lugar de los hechos
a Anlisis conductual
a Anlisis de perfil criminal
a Anlisis de vinculacin de casos
Recepcin y Anlisis de Comunicaciones
56.4 g
Interceptadas
a Comunicacin Oficial
a
FGN-23-F-01 Solicitud de Interceptacin de las
Comunicaciones Mviles VO1
FGN-23-F-02 Solicitud De Interceptacin De Las
a Comunicaciones (Mensajera Instantnea
BlackBerry) V01
a
FGN-23-F-03 Solicitud De Interceptacin De Las
Comunicaciones (Telefona Fija) V01
a
FGN-23-F-04 Solicitud De Revisin Tcnica De
Las Comunicaciones Interceptadas V01
a
FGN-23-F-05 Solicitud De Informacin De Las
Comunicaciones Interceptadas V01
FGN-23-F-06 Registro De Coordinadores Las
a Salas De Recepcin Y Anlisis De
Comunicaciones Interceptadas V01
FGN-23-F-08 Datos Del Personal De La Sala De
a Recepcin Y Anlisis De Las Comunicaciones
Interceptadas (1)
a
FGN-26.1.3-Sct-F-03 - Resultados De La
Actividad De Monitoreo V01
a
FGN-26.1.3-Sct-F-05 Solicitud De Extraccin De
Emp Y Ef Producto V01
Rtulo Elementos Materiales De Prueba Y
a Evidencia Fsica Resolucin 02369 Del 11 De
Julio Del 2016
a
Registro De Cadena De Custodia Resolucin
02369 Del 11 De Julio Del 2016

70 g INSTRUCTIVOS

86 g PROGRAMAS
 Programa de Proteccin de Documentos
86.27 c
Esenciales

87 g DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO

87.4 c Formulacin estratgica

a Anlisis de la realidad institucional
a Anlisis de informacin
a Anlisis de la formulacin estratgica vigente
a Anlisis de la seguridad objetiva y de seguridad
percibida
a Diagnstico del mbito externo interno de la
Institucin
a Diagnstico inicial
a Diagnsticos
a Encuestas de percepcin del servicio policial o
internas
a Encuestas externas e internas
a Identificacin de grupos sociales o clientes
a Informes de gestin institucional
a Informes o investigaciones
a Matriz de cruce de elementos
a Matriz de la calificacin de las brechas de los
elementos de la definicin estratgica
a Matriz valoracin de oferta de valor Institucional
a MEGA
a Misin
a Oferta de valor
a Plan Estratgico Institucional
a Polticas estratgicas institucionales
a Polticas Institucionales
a Polticas marco normativo
a Principios y valores
a
Visin
95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
 a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional

95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo

a Definicin de la gestin del riesgo

a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
a Plan manejo de riesgos
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
 a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce

FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : UNIDADES BASICAS DE INVESTIGACION

CRIMINAL

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.5.9

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FINA

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 3 X X

3 10 x X

3 __ X X

3 __ X X X

3 8 X X X
 3 5 X X

3 18 X X X X

(CP) 50 X X

3 10 X X

2 30 X X X

2 30 X X X

3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X
3 20 X X

3 __ X X X

2 30 X X

3 20 X X X

3 10 X X X

3 5 X X

2 20 X x
2 20 X x

3 5 X X

3 5 X X

3 20 X X

3 20 X X

3 20 X X
3 20 X X

3 5
X X

3 30
X X

3 5 X X
X

2 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

2 30 X X

3 20 X X

3 10 X X

3 28 X X
 3 28 X X

1 ao 10 X X

3 18 X X

3 18 X X
3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

2 30 X X X
(CP) (CP) X X X

3 5 X X

3 5 X X

2 30 X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X
 3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X

3 3 X X

3 10 X X

(CP) (CP) X X X

3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X
3 5 X X

3 10 X X

3 28 X X

3 5 X X X
3 3 X X

3 5 X X X

3 5 X X
3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X
 SOPORTE DISPOSICIN FINA
P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
STIGACION
FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

X X

X
 X

x x

X X

X X

X X

X
X

X X

X X

X
 X

X X

X X

X X

X X
X X

X x

x x

X X

X X

X X
X X

X X

X X

X X
 X

X X

X X
 X

X X

X X

X X

X
 X

X
 X

X X

X X

X X
 X

X
X

X
 DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL
UALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se elimina en el archivo de gestin por carecer de valores secundarios.

Se elimina en el Archivo de Gestin por prdida de vigencia.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
eliminados mediante el proceso de picado.
Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un documento

de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se suprima o
fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la trasferencia al archivo
central. una ves cumpla los tiempos de retencin se microfilmara la totalidad de las
subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Teniendo en cuenta la reserva legal de la informacin se digitaliza y microfilmar, una vez

finalice el tiempo de retencin establecido por la Ley, procediendo a realizar eliminacin de
los mismos mediante picado.

Teniendo en cuenta la reserva legal de la informacin se digitaliza y microfilma una vez

finalice el tiempo de retencin establecido por la Ley, procediendo a realizar eliminacin de
los mismos mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental eliminado.
Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en el
archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica Nacional
donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las comunicaciones

oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno, mantenimiento, elementos y
necesidades administrativas sern eliminadas mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit de

actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto posee
valores secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en dicho comit.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter histrico.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar una muestra
representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas relevante y
pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

El tiempo de retencin establecido para esta documentacin iniciara una vez el arma de
fuego sea remitida al Departamento de Control Comercio de Armas, Municiones y
Explosivos del Comando General. Una vez cumplido los tiempos de retencin se eliminara
en el archivo de central mediante el procedo de picado.

Se deja una muestra representativa del 1% de aquellos documentos que sean

trascendentales para la polica nacional, a los demas documentos aplcarlesd el
proccedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.
Se deja una muestra representativa del 1% de aquellos documentos que sean
trascendentales para la polica nacional, a los demas documentos aplcarlesd el
proccedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se deja una muestra representativa del 5% de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 5% de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, transferir al archivo histrico por

cuanto posee valores secundarios

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, transferir al archivo histrico por

cuanto posee valores secundarios
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, transferir al archivo histrico por
cuanto posee valores secundarios

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central,sdleccionar y microfilmar una

muestra representativa de hasta el 3% de aquellos documentosd que sean tracendentales
para la Policia Nacional, los demas documentos seran eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit de

Actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto posee
valore secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en dicho comit.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar hasta un 2% de los

casos trascendentales para la Polica Nacional.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se deja una muestra representativa del 5 % de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.
Se deja una muestra representativa del 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Se deja una muestra representativa del 5 % de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Se deja una muestra representativa del 5 % de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Se deja una muestra representativa del 5% de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.
Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
eliminados mediante el proceso de picado.

Se deja una muestra representativa del 3 % de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit de

actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto posee
valore secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en dicho comit.
Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un
documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin por
cada una de las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer de valores

secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para la
Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit de

actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto posee
valores secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en dicho comit.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una
muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central

por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes transferidos
anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de valores

primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se deja una muestra representativa del 3 % de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Se deja una muestra representativa del 5 % de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de constante

consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo Central, Transcurrido
el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una muestra
representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean trascendentales para la
Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.
pierde valor administrativo

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

Firma Presidente Comit de Gestin Documental

riollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial

Registro de peticiones de solucion inmediata

a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion
1.12
c Solicitudes de consulta
a solicitud

a formato de consulta o prstamo de documentos

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

 c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
a
2.40 Acta
Lista de Verificacion

Actas de Eliminacin Documental

c Propuesta de Eliminacion
a
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial
Solicitudes y Comunicacion oficial
3.1 c
administrativos
a Requerimientos personales
a Mantenimientos
a Necesidades administrativas

10 g BOLETINES

c Boletn Informativo Policial

 a boletn

29 g INFORMES

c Informe a Entes de Control

29.1
a Informe

29.11 c Informe especial de Polica

a Hechos conocidos

a Elementos que hacen parte de los hechos.

c Informe de Back-Up
29.19
a Informe
c Informe de Actividades
29.25
a Informe
c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe

c Informe de Investigaciones
29.54
a Informe

c Informe de Judicializacin
29.55
a Informe

c Informe de Novedades
29.57
a Informe

c Informe de Procesos
29.61
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58
a Informe

30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia

 31 g LIBROS
31.7 c Libros de Control

a Libro

38 g ORDENES
c Orden Interna
38.1
a orden interna

38.8 c Orden de trabajo

38.10 c Memorando
a memorando

a Comunicacion oficial de respuesta

38.11 c Polgramas

a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial

a Correo electrnico

39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES

40.2 c Plan de Accin

a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

 a Comunicacion oficial

50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

56 g ESTADSTICAS

a Comunicacion oficial

56.1 c Estudio situacin Policial

a anlisis
a estudio de situacin

76 g DICTMENES PERICIALES

95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua

a Indicadores

95.2 c Sistema de Control Interno

a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial
95.4 c Sistema de Gestin Ambiental
Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional

95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo

a Definicin de la gestin del riesgo

a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
a Plan manejo de riesgos
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial
ELABOR : PT Bayron Herrera Salce
FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : LABORATORIOS MOVILES DE CRIMINALISTICA

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.5.10

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FINA

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 10 x X

3 __ X X X

3 5 X X

(CP) 50 X X

3 10 X X
3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X

3 20 X X

3 __ X X X

3 10 X X X
 3 10 X X X

3 5 X X

3 20 X X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X

3 5 X X

(CP) (CP) X X X
3 5 X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X
 3 5 X X

(CP) (CP) X X X

3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X

3 5 X X

3 18 X X X

3 5 X X

3 5 X X
3 5 X X

3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FINA

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO
REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez
FECHA:25-05-2016
CRIMINALISTICA FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

x x
X X

X X
X X

X X

X
 x

X X

X X

X
 X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO
APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey
FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL

UALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo de Gestin por prdida de vigencia.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos

son eliminados mediante el proceso de picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos

son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en el

archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las comunicaciones

oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno, mantenimiento, elementos
y necesidades administrativas sern eliminadas mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar una muestra
representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas relevante y
pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar una muestra
representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas relevante y
pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos

son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en e l Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3% de aquellos documentos que sean transcendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin por
cada una de las vigencias conservadas..
transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer de
valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central

por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes transferidos
anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer

de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter legal.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de
valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

Firma Presidente Comit de Gestin Documental

riollo Rey
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PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TAB
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES
Peticiones, Quejas, Reclamos,
1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias
a Comunicacion oficial
Registro de peticiones de solucion inmediata
a
(1IP-FR-0014)
a Denuncios
a Peticion
2 c Solicitudes de consulta
2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit
a lista de asistencia
c
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5 a
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

a acta de la reunin
a lista de asistencia
c
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 a Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

c Actas de Capacitacin
2.35 a acta
a lista de asistencia
 c
a Actas de Revista
2.40 a Acta
Lista de Verificacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial
Solicitudes y Comunicacion oficial
3.1 c
administrativos
a Requerimientos personales
a Mantenimientos
a Necesidades administrativas
10 g BOLETINES
10.3 c Boletn Informativo Policial
a boletn
25 g EXPEDIENTES
25.2 c de Vehculos
a Comunicacion oficial
29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1
a Informe
c Informe de Back-Up
29.19
a Informe
c Informe de Actividades
29.25
a Informe
c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe
c Informe de Novedades
29.57
a Informe
c Informe de Operatividad
29.58
a Informe
30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS
31.7 c Libros de Control
 a Libro
38 g ORDENES
c Orden Interna
38.1
a orden interna

38.8 c Orden de trabajo

38.10 c Memorando
a memorando
a Comunicacion oficial de respuesta
38.11 c Polgramas

a polgramas
38.15 c Orden con Plazo
a Comunicacin oficial
a Correo electrnico
39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES
40.2 c Plan de Accin
a Comunicacion oficial
40.7 c Planes de mejoramiento
a Comunicacion oficial
40.9 c Plan Estratgico
a Comunicacion oficial
40.13 c Plan de Seguridad
a Comunicacion oficial
40.37 c Plan de Necesidades
a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad

43 g PROYECTOS

43.3 c Proyecto de Cooperacin Nacional

43.18 c Proyecto de Investigacin

a Anteproyecto
a Convocatoria
a Propuestas de Investigacin
a Cronograma de actividades
a Financiamiento interno
 a Financiamiento externo
a Informe de Avance
a Informe final del proyecto
a Otros Comunicacion oficial
50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS
53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

56 g ESTADSTICAS
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis
a estudio de situacin
60 g CONVENIOS
60.4 c Convenio Interinstitucional
a Informacin General de Convenios
a Estudios Previos de Convenios
a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
60.8 c Convenio Interadministrativo
a Informacin General de Convenios
a Estudios Previos de Convenios
a Concepto de viabilidad Costo-beneficio

70 g INSTRUCTIVOS

95 g SISTEMAS
c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
95.1 a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
 95.1

Modelo de implementacin y Aseguramiento -

a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo
a Comunicacion oficial
95.4 c Sistema de Gestin Ambiental
Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
a Seguimiento al control operacional

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce

FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD ESPECIAL DE TRANSITO Y

TRANSPORTE
ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.5.11

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FIN

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 10 x X

3 5 X X

3 18 X X X X

(CP) 50 X X

3 10 X X

3 20 X X

3 18 X X
 3 10 X X

3 20 X X

3 __ X X X

3 10 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X

(CP) (CP) X X X

3 5 X X
3 5 X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X

3 3 X X

3 10 X X

3 10 X X
 3 10 X X

(CP) (CP) X X X

3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X

3 5 X X

3 8 X X X

3 8 X X X

3 5 X X X

3 5 X X
 3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FIN

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
TO Y
FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

x x

X X

X
 X

X X

x
 x

X X

X X

X X

X
 X

X X

X X

X X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL

ALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
eliminados mediante el proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una
muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un documento

de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se suprima o
fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la trasferencia al archivo
central. una ves cumpla los tiempos de retencin se microfilmara la totalidad de las
subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
eliminados mediante el proceso de picado.
Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en el

archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica Nacional
donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las comunicaciones

oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno, mantenimiento, elementos y
necesidades administrativas sern eliminadas mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar una muestra
representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas relevante y
pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
eliminados mediante el proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben registrar
la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin por cada una de
las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer de

valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado
transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer de
valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una
muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una
muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central

por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes transferidos
anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de valores

primarios.
Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de
valores primarios.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de constante

consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo Central, Transcurrido
el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una muestra
representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean trascendentales para la
Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

Firma Presidente Comit de Gestin Documental

ollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial

Registro de peticiones de solucion inmediata

a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion
1.12 c Solicitudes de consulta
a solicitud

a formato de consulta o prstamo de documentos

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit
a lista de asistencia
 c
a
a Actas de Entrega de cargo Acta
2.5 a Inventarios
Documentales Inventario de Bienes

2.6 c Actas de entrega de elementos

a acta de asignacin de bienes
a Comunicacion oficial de entrega
2.10 c Acta de compromiso
a acta de la reunin
a lista de asistencia
c
a
a Acta de Reunion de Trabajo Actas
2.25 de Reunion Lista de
Asisitencia

c
a
a Actas de Capacitacin
2.35 Acta
listados de asistencia

c
a Actas de Revista Acta
2.40 a Lista de
Verificacion

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad Acta

Informe
c Ejecutivo de la Gestion Situacion
a de los Recursos Planta de
a Personal Porgramas,
a
2.85 a a estudios y proyectos Obras
a Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g COMUNICACIN OFICIAL
Solicitudes y Comunicacion oficial
3.1 c
administrativos
 a Requerimientos personales
a Mantenimientos
a Necesidades administrativas
10 g BOLETINES
10.2 c Boletn de criminalidad
a Boletn semanal de criminalidad
10.3 c Boletn Informativo Policial

a boletn

17 g CONTRATOS
17.7 c Contrato Interadministrativo
a Estudio de Conveniencia y Oportunidad
a Cronograma de Ejecucin del Proceso

a
Solicitud Certificado de Disponibilidad
Presupuestal
a Certificado de Disponibilidad Presupuestal
a Contrato Interadministrativo
a Registro Presupuestal
a Plizas
a Publicacin Diario Oficial
a Pago Impuesto de Timbre
a Informes de Avance
a Acta de Liquidacin
29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1 a Informe

29.11 c Informe especial de Polica

a Hechos conocidos

a Elementos que hacen parte de los hechos.

c Informe de Back-Up
29.19 a Informe

c Informe de Actividades
29.25 a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe

c Informe de Novedades
29.57 a Informe
 c Informe de Procesos
29.61
a Informe
30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS

31.5 c Libros de poblacin

a Libro

31.6 c Libro Minuta de Guardia

a Libro

31.7 c Libros de Control

a Libro

31.8 c Libros de Servicio de Polica

a Libro

31.10 c Libro minuta de vigilancia

a Libro

31.11 c Libro control de denuncias

a Libro

Libros para los servicios de Supervisin y

31.12 c
Control de las Unidades Policiales

a Libro

38 g ORDENES
38.1 c Orden Interna

a orden interna

38.3 c Orden Administrativa de Personal

38.8 c Orden de trabajo

38.9 c Orden de Servicios

38.10 c Memorando
a memorando

a Comunicacion oficial de respuesta

38.11 c Polgramas

a polgramas

38.14 c Orden del Da

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial

a Correo electrnico

39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES
40.2 c Plan de Accin

a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

a Comunicacion oficial

40.9 c Plan Estratgico

a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

 a Comunicacion oficial

46 g RESOLUCIONES

50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

57 g CAMPAAS

60 g CONVENIOS

60.8 c Convenio Interadministrativo

a Informacin General de Convenios

a Estudios Previos de Convenios

a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
62 g CONTROL DE DOCUMENTOS
a Comunicacin oficial
a Concepto de Planeacin
a Concepto de viabilidad jurdica
a Formato Control de Documentos 1DS-FR-0001

a
Formato o documento propuesto para creacin,
modificacin o eliminacin
86 g PROGRAMAS

86.10 c Programa de Prevencin

86.30 c Programa de Gestin Ambiental

Programa de Conservacin Preventiva para

86.33 c
los Archivos
a
Formato de seguimiento a los programas de
conservacin.
a Diagnostico integral
a Acta
 a Informes
a Constancias
a Planillas de Medicin temperatura
95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial

95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

a Comunicacion oficial
95.4 c Sistema de Gestin Ambiental
Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
 a Seguimiento al control operacional

95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo

a Definicin de la gestin del riesgo

a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
a Plan manejo de riesgos
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce

FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : SECCIONAL DE TRANSITO Y TRANSPORTE

CALDAS

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.6

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FINA

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 10 x X

3 __ X X X

3 5 X X

3 18 X X X X
(CP) 50 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X

3 20 X X

3 __ X X X
3 __ X X X

3 20 X X X

3 10 X X X

3 20 X X

3 5 X X

3 20 X X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X
 3 5 X X

(CP) (CP) X X X

3 18 X X

3 18 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 18 X X

3 18 X X

3 18 X X

3 18 X X X

3 18 X X X
3 10 X X X

3 20 X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 18 X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X
 3 5 X X

3 10 X X X

(CP) (CP) X X X

3 __ X X

3 __ X X

3 3 X X

3 8 X X X

3 5 X X X

3 8 X X

3 8 X X

3 8 X X X
3 8 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X
 3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FINA

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
RANSPORTE
FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

X
X

x x

X X

X
 X

X X

X X

X X

X
 X

X X

X X

X X

X X

X X

X X

X
X X

X X

X X

X
 X

X X

X
X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL

UALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo de Gestin por prdida de vigencia.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un
documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las comunicaciones

oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno, mantenimiento, elementos y
necesidades administrativas sern eliminadas mediante el proceso de picado.
transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las comunicaciones
oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno, mantenimiento, elementos y
necesidades administrativas sern eliminadas mediante el proceso de picado.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en e l Archivo Central, seleccionar y digitalizar

una muestra representativa hasta el 3% de aquellos documentos que sean
transcendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por

ser un documento de constante actualizacin y consulta, para las
dependencias, se deben registrar la totalidad de las series y subseries
conservadas, haciendo la descripcin por cada una de las vigencias
conservadas..

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer de

valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

carecer de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

carecer de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, digitalizar y eliminar por

carecer de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, digitalizar y eliminar por
carecer de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor
secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

Firma Presidente Comit de Gestin Documental

riollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial

Registro de peticiones de solucion inmediata

a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit
a lista de asistencia
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes
 c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

c
a
a Actas de Capacitacin
2.35 Acta
listados de asistencia

c
a Actas de Revista
2.40 a Acta
Lista de Verificacion

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

8 g BIENESTAR
8.1 c Afiliaciones
a Solicitud de afiliacin /definicin
a Desprendible de pago
a Extracto de hoja de servicios
a Formulario
a Notificacin, aprobacin, afiliacin y desafiliacin
a Informe, tramite, afiliacin o desafiliacin
8.2 c Reservas
a solicitud - respuesta reserva
a check-in tarjeta de registro hotelero.
a Formato de inventario de habitacin.
 a
Formato reporte de equipos y maletas del
husped

a Formato de invitado aprobado (carnet-cc)

8.3 c Servicio de Alimentos y Bebidas
a formato de verificacin limpieza y desinfeccin

a Formato de liberacin de productos y bebidas

a Formato de chequeo de inspeccin cocina

a
Formato de baja interna de productos por control
de calidad

a
Formato identificacin agentes qumicos
saneamiento bsico en centro sociales

a
Formato de verificacin fechas de vencimiento y
rotacin de inventarios
a Formato recepcin de materias primas

a
Formato control de temperatura de equipos de
refrigeracin y congelacin
8.4 c Servicio de Hospedaje
a acta
a Reporte diario de hospedaje

a
factura de pago centros vacacionales y
recreativos
a Registro de husped
a inventario unidad habitacional

a
Encuesta satisfaccin servicios centros
vacacionales y recreativos

a
Actividades diarias centros vacacionales y
recreativos

a
Reporte de dao de centros vacacionales y
recreativos

a Lista de chequeo unidad habitacional

a Disponibilidad unidad habitacional

a Solicitud reserva

a
Solicitud de elementos en centros vacacionales y
recreativos

a Formato tratamiento de producto no conforme

a plan de mejoramiento

8.5 c Otorgar apoyo econmico

 a Visita socio-familiar

a Autorizacin apoyo econmico

a control apoyos econmicos otorgados

a Verificacin de documentos apoyo econmicos

8.6 c Brindar servicios Funerarios

a Manejo del proceso de duelo

a Recibo de pago funerarios

a
Control de fallecidos miembros de la institucin
con derecho al auxilio funerario
a Control ingreso de familiares fallecidos

8.7 c Realizar prestamos

a Anlisis capacidad de endeudamiento

a Solicitud prstamo
Brindar servicio de Hospedaje en el hogar
8.8 c
madre mara de san Luis
a Control ocupacional
a Control diario vveres
a Inventario habitacin.
a
Recibo de pago servicios hogar madre mara de
san Luis
a Solicitud de ingreso

a Lista de chequeo hogar madre mara de san Luis

a
Lista de chequeo alimentos y bebidas en los
hogares madre mara de san Luis
Brindar atencin, apoyo y prevencin
8.9 c
psicosocial
a Listado De Asistencia Actividades Psicosociales
a Inscripcin O Actualizacin De Datos
a Informes
a Invitacin Va Telefnica
a Entrega De Kit Hospitalario
a Control Seguimiento Presupuesto Asignado

8.10 c Reconocimiento de auxilio mutuo

a
Lita de chequeo para reconocimiento y pago de
auxilio mutuo
 a
Formato de afiliacin, actualizacin y re afiliacin
de auxilio mutuo
10 g BOLETINES

10.3 c Boletn Informativo Policial

a boletn

13 g CIRCULARES

13.1 c Circular acadmica

13.2 c Circular informativa

15 g CONCEPTOS

15.2 c Concepto Tcnico

a Solicitud
a Anexos
a Respuesta
15.15 c Conceptos de Planeacin
a Solicitud
a Anexos
a Respuesta
16 g ASCENSOS
Llamamiento a curso de capacitacin para
16.1 c
ascenso
a Comunicaciones oficiales
a Comunicacion oficial de entes de control
a Certificado de planta presupuestal
a Proyectos de OAP para comisin de curso

16.2 c Evaluacin de la trayectoria profesional

a Comunicaciones oficiales
a Comunicacion oficial de entes de control
a Certificado de planta presupuestal
a Proyectos de OAP para comisin de curso
 21 g PASAJES Y VIATICOS

22 g ENCUESTAS
22.1 c Encuestas satisfaccin del cliente
a encuesta

c
Informe de parametrizacin de encuestas y
evaluaciones
22.2
a Informe

24 g ESTUDIOS
24.13 c Estudio de Planeacin
Comunicacion oficial
a

27 g HISTORIAS
27.3 c Historias Laborales
a Informacin personal y familiar
a Fotografa titular y cnyuge
a Fotocopia cdula ciudadana
a Registro civil de nacimiento
a
Registro civil de matrimonio y/o declaracin de
unin libre
a
Declaratoria de liquidacin y disolucin social
conyugal
a
Sentencia de divorcio y/o cesacin de efectos
civiles
a Registro civil nacimiento hijos
a Formato Auxilio mutuo
a Seguro voluntario y obligatorio
a Pagos de seguros
a Reconocimiento tiempo laborado
a Informacin patrimonial
a
Formato nico de hoja de vida para personas
naturales
Informacin Institucional
a Actos Administrativos de nombramiento
a Actas de posesin
a Actos administrativos de ascenso
Inscripcin y Registro Carrera Administrativa
a
Especial.
Informacin acadmica
a Acta de grado y diplomas
a Certificados de estudio
a Cursos policiales
Informacin disciplinaria y jurdica
a Fallos disciplinarios
a Fallos administrativos
 a Fallos judiciales
a Fallos prestacionales

a Separaciones temporales

a Suspensiones
a Derogaciones
a Revocatorias

a Acto administrativo de ejecucin de la sancin

Evaluaciones de Desempeo
a Folios de vida
a Evaluaciones
a Clasificaciones
Informacin Laboral
a Licencias
a Vacaciones
a Secuestrados
a Desaparecidos
Comunicacion oficial de retiros
a Solicitud de retiro
a Acto Administrativo
a Reintegros
a Reincorporaciones
a Informe causa de muerte
a Registro civil de defuncin
a Hoja de servicio
27.4 Historias medico laborales
a Comunicacion oficial

27.5 c Historias servicio militar

a Formularios mdicos de capacidad psicofsica.

a Formulario de inscripcin.
a Acto administrativo de nombramiento
a Acta tercer examen medico.
a
Pliegos de Comunicacion oficial mdicos por
termino de servicio militar.
a
Acto administrativo de retiro, desvinculacin o
licenciamiento.
a Formulario de seguimiento.
a Acto administrativo por cambio de modalidad.

28 g COMUNICACIN PBLICA

Manejo de la informacin difundida en medios

28.1 c
de comunicacin
 a Hecho noticioso
a Convocatoria rueda de prensa
a Boletn de prensa
29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1
a Informe
c Informe Contable
29.2
a Informe

c Informe de Austeridad en el Gasto Pblico

29.4
a Informe

29.5 c Informe Administrativo por Lesin o Muerte

a Informe Novedad
a Cartula del Informativo por Lesin o Muerte
a Auto de Apertura
a Comunicacin Oficial
a Pruebas

a
Formato calificacin de informativos
administrativos prestacionales por lesin o muerte

a
Notificacin de informativos administrativos por
lesin o muerte
c Informe de Seguimiento y Evaluacin
29.10
a Informe
c Informe de Back-Up
29.19
a Informe

c Informe de Actividades
29.25
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe
c Informe de Novedades
29.57
a Informe

c Informe de Personal
29.60
a Informe

c Informe de Procesos
29.61
a Informe
30 g INVENTARIOS
30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS
31.3 c Libro Registro de Diplomas

a libro

31.7 c Libros de Control

a Libro

Libros para los servicios de Supervisin y

31.12 c
Control de las Unidades Policiales
a Libro

37 g NMINAS

38 g ORDENES
c Orden Interna
38.1
a orden interna

38.3 c Orden Administrativa de Personal

38.8 c Orden de trabajo

38.9 c Orden de Servicios

38.10 c Memorando
a memorando
a Comunicacion oficial de respuesta
38.11 c Polgramas

a polgramas

38.14 c Orden del Da

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial
a Correo electrnico
 39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES
40.1 c Plan Anual de Compras
a Requerimientos
a Anteproyecto de ingresos y gastos
a Aprobacin junta directiva
a Plan de necesidades
a Informe de ejecucin presupuestal
a Aprobacin plan de necesidades
a Modificaciones
40.2 c Plan de Accin
a Comunicacion oficial
40.4 c Plan de Capacitacin
a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

a Comunicacion oficial

40.9 c Plan Estratgico

a Comunicacion oficial

40.19 c Plan de Desarrollo Administrativo

40.31 c Plan de Bienestar de Personal

a POE Plan de Estmulos e Incentivos
a Personaje de mes
a Felicitaciones
a Condecoraciones
a Otros
40.37 c Plan de Necesidades
a Comunicacion oficial
40.45 c Plan de Traslados
a Comunicacion oficial

40.46 c Plan de Vacaciones

41 g PROCESOS

41.1 c Proceso Administrativo por perdida y/o dao

 a Comunicacion oficial

43 g PROYECTOS
43.10 c Proyeccin de Planta de Personal
a Traslados
a Auxiliares de Polica
a Novedades de Personal
a Otros Comunicacion oficial
43.18 c Proyecto de Investigacin
a Anteproyecto
a Convocatoria
a Propuestas de Investigacin
a Cronograma de actividades
a Financiamiento interno
a Financiamiento externo
a Informe de Avance
a Informe final del proyecto
a Otros Comunicacion oficial
43.21 c Proyecto Educativo Institucional
a Pei

a Actas de socializacin

47 g SISTEMAS DE INFORMACIN

c
Informes y solicitudes de verificaciones a los
sistemas de informacin
47.4
a Informe
50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental

52 g DISPOSICIONES

53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

54 g PUBLICACIONES

56 g ESTADSTICAS
 a Comunicacion oficial
59 g COMISIONES
59.1 c Comisiones al Exterior
a
control de entrega de documentos para
comisiones al exterior
a acta de instruccin.

59.2 c Comisiones al Interior

60 g CONVENIOS
60.1 c Convenio de Cooperacin
a Informacin General de Convenios
a Estudios Previos de Convenios
a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
60.2 c Convenio Educativo
a Informacin General de Convenios
a Estudios Previos de Convenios
a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
60.4 c Convenio Interinstitucional
a Informacin General de Convenios
a Estudios Previos de Convenios
a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
60.7 c Convenio Multilateral
a Informacin General de Convenios
a Estudios Previos de Convenios
a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
60.8 c Convenio Interadministrativo
a Informacin General de Convenios
a Estudios Previos de Convenios
a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
41 g PROCESOS

70 g INSTRUCTIVOS

86 g PROGRAMAS

86.1 c Programa de Acreditacin

86.2 c Programa Acadmico

a Planeacin de Programas
a Aprobacin plan de estudios
a Horarios Acadmicos
 a Tratamiento del servicio o producto no conforme

86.8 c Programa de Higiene y Seguridad Ocupacional

Programa de Medicina Preventiva y del

86.9 c
Trabajo

86.10 c Programa de Prevencin

86.11 c Programa de Promocin

Programas de promocin de la salud y

86.18 c
prevencin de la enfermedad
a Documentacin del procedimiento
a Formato de priorizacin
a Formato tipo de programa
a Lineamientos metodolgicos del programa
a
Comunicaciones oficiales de divulgacin del
programa
a
Registros de asistencia tcnica (implementacin y
mejora)
a
Informes de retroalimentacin y gestin del
programa
a Puntos de control

86.20 c Programa de bienestar y calidad de vida

a cronograma recreo deportivo (actividades)

a
Diagnostico de necesidades recreo deportivas y
culturales

a
Informe de actividades recreo deportivas y
culturales

86.24 c Programa de Visitas Domiciliarias

92 g MEJORA CONTINUA E INNOVACIN

92.1 c Mejora Continua
a Acta subcomit de mejoramiento gerencial
a Acciones de mejora
a Acciones correctivas
a Acciones preventivas
a Plan de mejoramiento
92.2 c Rendicin de cuentas
a Comunicaciones oficiales
a Derecho de peticin
 a Actas
a Encuestas
a Matriz de tabulacin y anlisis de encuesta
a Comunicacion oficial
a Formulacin de propuestas o preguntas
a Evaluacin del evento
a Listado de invitados
92.3 c Revisin por la direccin
a Acta de Revisin por la Direccin
a Acta inicial
a Anlisis y recomendaciones
a Certificado
a Comunicacin oficial
a Mapas de procesos de segundo nivel
95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales
 Matriz de identificacin y evaluacin de los
a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo
a Definicin de la gestin del riesgo
a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
a Plan manejo de riesgos
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce

FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : SOPORTE Y APOYO

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.6.1

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FINA

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 10 X

3 5 X X

3 18 X X X X

(CP) 50 X X
3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X

3 20 X X

3 5 X X X

3 5 X X X
3 5 X X X

3 3 X

3 __ X

3 5 X X
 3 5 X X

k 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

(CP) __ X X
(CP) __ X X

3 10 X X X

3 10 X

3 3 X X

3 3 X X

3 10 X X

3 10 X X

3 5 X X

3 5 X X
 3 5 X X

3 20 X X X

3 5 X X X

3 5 X X

(CP) 100 X X X
(CP) 100 X X X

10 90 X X X

3 48 X X X

3 5 X X X
3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 8 X X X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X

3 5 X X
(CP) (CP) X X X

(CP) (CP) X X

3 5 X X

3 18 X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 20 X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 18 X X

3 10 X X X
3 10 X X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 3 X X

3 20 X X
 3 20 X X

3 10 X X

3 10 X X

3 10 X X

3 5 X X X

(CP) (CP) X X X

3 5 X X

3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X

3 5 X X
3 5 X X

3 10 X X

3 10 X X

3 8 X X X

3 8 X X X

3 8 X X X

3 18 X X X

3 8 X X X

3 5 X X X

3 8 X X

3 8 X X
3 8 X X

3 8 X X

3 8 X X

3 8 X X

3 8 X X

3 8 X X X

3 5 X X

3 8 X X

3 5 X X

3 5 X X
3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X
 3 5 X X

3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FINA

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
 FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

X
X X

X
 X

X
X

x
 x

X X

X X

X X

X X

X
 X

X
X X

X X
 X X

X X

X
 x

X X

X X

X X

X X

X X

X
 X

X X

X X
X X

X X

X X

X X

X
 X

X X

X X

X X

X X

X X

X X

X X
X X

X
X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL

UALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

Se digitaliza en su totalidad y se elimina por carecer de valores secundarios.

Se digitaliza en su totalidad y se elimina por carecer de valores secundarios.

Se digitaliza en su totalidad y se elimina por carecer de valores secundarios.

Eliminar por carecer de valores secundarios.

Eliminar por carecer de valores secundarios.

Dejar una muestra hasta el 10% del apoyo suministrado a personal y sus familias,
relacionado con el conflicto armado interno e informacin relevante y digitalizar la
misma.
Dejar una muestra hasta el 10% del apoyo suministrado a personal y sus familias,
relacionado con el conflicto armado interno e informacin relevante y digitalizar la
misma.

Dejar una muestra representativa hasta el 10% del apoyo suministrado a personal y
sus familias, relacionado con el conflicto armado interno e informacin relevante y
digitalizar los recibos de pago funerarios.

Dejar una muestra representativa hasta el 10% del apoyo suministrado a personal y
sus familias, relacionado con el conflicto armado interno e informacin relevante.

Dejar una muestra del 10% del apoyo suministrado a personal y sus familias,
relacionado con el conflicto armado interno e informacin relevante y digitalizar la
misma.

Dejar una muestra del 10% de los informes del programa y se digitaliza la informacin
correspondiente que tenga relacin con el conflicto

Se conserva permanentemente durante el tiempo de viva de La persona, despus de

fallecido el funcionario se conservara durante 3 en el archivo de gestin y se
proceder a eliminar.
Se conserva permanentemente durante el tiempo de viva de La persona, despus de
fallecido el funcionario se conservara durante 3 en el archivo de gestin y se
proceder a eliminar.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se deja una muestra representativa de un 2 % por Serie y Se microfilma lo

Seleccionado

Se elimina en el archivo central por carecer de valores secundarios. Los documentos

son eliminados mediante picado.

Se elimina en el archivo central por carecer de valores secundarios. Los documentos

son eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, transferir al archivo

histrico por cuanto posee valores secundarios

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado o borrado

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Cuando el funcionario sea desvinculado de la entidad y una vez sea realizada su hoja
de servicios, en el grupo de retiros se conservara los tiempos establecidos en el
archivo de gestin, posteriormente se deber transferir la historia laboral al Archivo
central de la Direccin de Talento humano. una vez cumplidos los tiempos de
retencin en el archivo central se seleccionara hasta un 5% de las historias de los
funcionarios que marcaron la historia de la Polica Nacional.

NOTA: El tiempo expresado en el archivo de gestin obedece a que la transferencia

no tiene un tiempo especifico por cuanto depende de factores como decisin
personal o institucional, retiros, separaciones temporales o por cumplimiento de
tiempo de servicio en la institucin.
central de la Direccin de Talento humano. una vez cumplidos los tiempos de
retencin en el archivo central se seleccionara hasta un 5% de las historias de los
funcionarios que marcaron la historia de la Polica Nacional.

NOTA: El tiempo expresado en el archivo de gestin obedece a que la transferencia

no tiene un tiempo especifico por cuanto depende de factores como decisin
personal o institucional, retiros, separaciones temporales o por cumplimiento de
tiempo de servicio en la institucin.

Transcurrido el tiempo de retencin se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto

son documentos que poseen valores secundarios para la institucin.

Cuando el funcionario sea desvinculado de su servicio militar, se debe transferir la

historia laboral al Archivo Central de la unidad donde se presto su servicio, para su
conservacin y disposicin final.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.
Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en e l Archivo Central, seleccionar y digitalizar

una muestra representativa hasta el 3% de aquellos documentos que sean
transcendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un
documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin
por cada una de las vigencias conservadas..

Conservacin total en el Archivo de Gestin , teniendo en cuenta que son el soporte

jurdico para la expedicin de constancias - certificados y su regulacin obedece a la
normatividad del Ministerio de Educacin Nacional por ser el Ente rector en la
materia.

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer

de valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra
representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.
Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter
histrico.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se deja muestra representativa de un 1% por esta subseries; Se microfilma lo

Seleccionado

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5% de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 5% de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado o borrado

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Se deja una muestra representativa de un 5% por subseries; Se microfilma lo

Seleccionado

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

carecer de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar por carecer de

valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de

constante consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo
Central, Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina mediante picado, una vez culmina el tiempo de retencin en el archivo

central, por no poseer valor documental secundario.

Dejar una muestra del 10% de los informes del programa y se digitaliza la informacin
correspondiente que tenga relacin con el conflicto

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

Firma Presidente Comit de Gestin Documental

riollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TAB
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial

Registro de peticiones de solucion inmediata

a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit
a lista de asistencia
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

a acta de la reunin
a lista de asistencia
 c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

c Actas de Capacitacin
2.35 a acta
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
2.40 a Acta
Lista de Verificacion

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos

a Requerimientos personales

a Mantenimientos

a Necesidades administrativas
10 g BOLETINES

10.3 c Boletn Informativo Policial

 a boletn

25 g EXPEDIENTES
25.2 c de Vehculos

a Comunicacion oficial

29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1
a Informe

c Informe de Back-Up
29.19
a Informe

c Informe de Actividades
29.25
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe

c Informe de Novedades
29.57
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58
a Informe

30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS

31.7 c Libros de Control

a Libro

38 g ORDENES

c Orden Interna
38.1
a orden interna
38.8 c Orden de trabajo

38.10 c Memorando
a memorando
a Comunicacion oficial de respuesta
38.11 c Polgramas

a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial
a Correo electrnico
39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES
40.2 c Plan de Accin

a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

a Comunicacion oficial
40.9 c Plan Estratgico

a Comunicacion oficial

40.13 c Plan de Seguridad

a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad

43 g PROYECTOS
43.3 c Proyecto de Cooperacin Nacional

43.18 c Proyecto de Investigacin

a Anteproyecto
a Convocatoria
a Propuestas de Investigacin
a Cronograma de actividades
a Financiamiento interno
a Financiamiento externo
a Informe de Avance
a Informe final del proyecto
a Otros Comunicacion oficial
50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales

a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

56 g ESTADSTICAS
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis
a estudio de situacin

70 g INSTRUCTIVOS

95 g SISTEMAS
c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin

95.1
 a Actas
a Comunicaciones oficiales
95.1 a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
a Seguimiento al control operacional
ELABOR : PT Bayron Herrera Salce
FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD DE TRANSITO Y TRANSPORTE

METROPOLITANO

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.6.2

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FIN

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 10 x X

3 5 X X

3 18 X X X X

(CP) 50 X X

3 10 X X
3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X

3 20 X X

3 __ X X X

3 10 X X X
 3 10 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X

(CP) (CP) X X X

3 5 X X

3 18 X X X
3 10 X X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X

3 3 X X
 3 10 X X

3 10 X X

(CP) (CP) X X X

3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X
3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FIN

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
 MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
NSPORTE
FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

x x
X X

X X
X X

X X
X X

X
X X

X X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL

ALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un documento

de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se suprima o
fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la trasferencia al archivo
central. una ves cumpla los tiempos de retencin se microfilmara la totalidad de las
subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en el

archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica Nacional
donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las comunicaciones

oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno, mantenimiento, elementos y
necesidades administrativas sern eliminadas mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar una muestra
representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas relevante y
pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar una muestra
representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas relevante y
pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben registrar
la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin por cada una de
las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer de

valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una
muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una
muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central

por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes transferidos
anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de valores

primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de constante

consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo Central, Transcurrido
el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una muestra
representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean trascendentales para la
Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

 Firma Presidente Comit de Gestin Documental

ollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial

Registro de peticiones de solucion inmediata

a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit
a lista de asistencia
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

a acta de la reunin
a lista de asistencia
 c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
2.40 a Acta
Lista de Verificacion

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos

a Requerimientos personales

a Mantenimientos

a Necesidades administrativas

10 g BOLETINES

10.3 c Boletn Informativo Policial

 a boletn

25 g EXPEDIENTES
25.2 c de Vehculos

a Comunicacion oficial

29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1
a Informe

c Informe de Back-Up
29.19
a Informe

c Informe de Actividades
29.25
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe

c Informe de Novedades
29.57
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58
a Informe

30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS

31.7 c Libros de Control

a Libro

38 g ORDENES

c Orden Interna
38.1
a orden interna
38.8 c Orden de trabajo

38.10 c Memorando
a memorando
a Comunicacion oficial de respuesta
38.11 c Polgramas

a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial
a Correo electrnico
39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES

40.2 c Plan de Accin

a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

a Comunicacion oficial

40.9 c Plan Estratgico

a Comunicacion oficial

40.13 c Plan de Seguridad

a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad

 43 g PROYECTOS

43.3 c Proyecto de Cooperacin Nacional

43.18 c Proyecto de Investigacin

a Anteproyecto
a Convocatoria
a Propuestas de Investigacin
a Cronograma de actividades
a Financiamiento interno
a Financiamiento externo
a Informe de Avance
a Informe final del proyecto
a Otros Comunicacion oficial
50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales

a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

56 g ESTADSTICAS
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis
a estudio de situacin

70 g INSTRUCTIVOS

95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
 a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno

a Comunicacion oficial

95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
a Seguimiento al control operacional
ELABOR : PT Bayron Herrera Salce
FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD DE TRANSITO Y TRANSPORTE

MUNICIPAL

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.6.3

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FINA

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 10 x X

3 5 X X

3 18 X X X X

(CP) 50 X X

3 10 X X
3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X

3 20 X X

3 __ X X X

3 10 X X X
 3 10 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X

(CP) (CP) X X X

3 5 X X

3 18 X X X
3 10 X X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X

3 3 X X
 3 10 X X

3 10 X X

(CP) (CP) X X X

3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X
3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FINA

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
 DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
NSPORTE
FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

x x
X X

X X
X X

X X
X X

X
X X

X X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL

UALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las

comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin
por cada una de las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer

de valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

carecer de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de

constante consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo
Central, Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

Firma Presidente Comit de Gestin Documental

riollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial

Registro de peticiones de solucion inmediata

a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit
a lista de asistencia
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

a acta de la reunin
a lista de asistencia
 c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
2.40 a Acta
Lista de Verificacion

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos

a Requerimientos personales

a Mantenimientos

a Necesidades administrativas
10 g BOLETINES

10.3 c Boletn Informativo Policial

 a boletn

25 g EXPEDIENTES
25.2 c de Vehculos

a Comunicacion oficial

29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1
a Informe

c Informe de Back-Up
29.19
a Informe

c Informe de Actividades
29.25
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe

c Informe de Novedades
29.57
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58
a Informe

30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS

31.7 c Libros de Control

a Libro

38 g ORDENES

c Orden Interna
38.1
a orden interna
38.8 c Orden de trabajo

38.10 c Memorando
a memorando
a Comunicacion oficial de respuesta
38.11 c Polgramas

a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial
a Correo electrnico
39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES

40.2 c Plan de Accin

a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

a Comunicacion oficial

40.9 c Plan Estratgico

a Comunicacion oficial

40.13 c Plan de Seguridad

a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad

50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

56 g ESTADSTICAS
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis
a estudio de situacin

70 g INSTRUCTIVOS

95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial
 95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
a Seguimiento al control operacional

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce

FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD DE CONTROL Y SEGURIDAD

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.6.4

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FINA

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 10 x X

3 5 X X

3 18 X X X X

(CP) 50 X X

3 10 X X
3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X

3 20 X X

3 __ X X X

3 10 X X X
 3 10 X X X

3 5 X X

3 5 X X

X X X
3 5

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X

(CP) (CP) X X X

3 5 X X

3 18 X X X
3 10 X X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X

3 3 X X
(CP) (CP) X X X

3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X
 3 5 X X

3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FINA

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
URIDAD FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

x x
X X

X X
X X

X X
X X

X
 X

X X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL

UALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las

comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin
por cada una de las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer

de valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo
Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

carecer de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de

constante consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo
Central, Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

Firma Presidente Comit de Gestin Documental

riollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial

Registro de peticiones de solucion inmediata

a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit
a lista de asistencia
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

a acta de la reunin
a lista de asistencia
 c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
2.40 a Acta
Lista de Verificacion

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos

a Requerimientos personales

a Mantenimientos

a Necesidades administrativas
10 g BOLETINES

10.3 c Boletn Informativo Policial

a boletn
 25 g EXPEDIENTES
25.2 c de Vehculos

a Comunicacion oficial

29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1
a Informe

c Informe de Back-Up
29.19
a Informe

c Informe de Actividades
29.25
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe

c Informe de Novedades
29.57
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58
a Informe

30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS

31.7 c Libros de Control

a Libro

38 g ORDENES

c Orden Interna
38.1
a orden interna

38.8 c Orden de trabajo

38.10 c Memorando
 a memorando
a Comunicacion oficial de respuesta
38.11 c Polgramas

a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial
a Correo electrnico
39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES

40.2 c Plan de Accin

a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

a Comunicacion oficial
40.9 c Plan Estratgico

a Comunicacion oficial

40.13 c Plan de Seguridad

a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad

50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales

a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

56 g ESTADSTICAS
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis
a estudio de situacin

70 g INSTRUCTIVOS

95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
 Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
a Seguimiento al control operacional

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce

FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : UNIDADES DE REACCION E INTERVENCION

UNIR

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.6.5

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FINA

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 10 x X

3 5 X X

3 18 X X X X

(CP) 50 X X

3 10 X X
3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X

3 20 X X

3 __ X X X

3 10 X X X
 3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X

(CP) (CP) X X X

3 5 X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 18 X X X
 3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X

3 3 X X

(CP) (CP) X X X
3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X
 3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FINA

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
NTERVENCION
FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

x x
X X

X X
 X

X X

X X

X
X

X
 X

X X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL

UALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las

comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin
por cada una de las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer

de valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.
Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de
valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

carecer de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de

constante consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo
Central, Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

Firma Presidente Comit de Gestin Documental

riollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial

Registro de peticiones de solucion inmediata

a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion
1.12 c Solicitudes de consulta
a solicitud

a formato de consulta o prstamo de documentos

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit
a lista de asistencia
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes
2.10 c Acta de compromiso
a acta de la reunin
a lista de asistencia
c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
2.40 a Acta
Lista de Verificacion

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos

a Requerimientos personales

a Mantenimientos

a Necesidades administrativas

10 g BOLETINES
10.3 c Boletn Informativo Policial
 a boletn

25 g EXPEDIENTES

25.2 c de Vehculos
a
Comunicacion oficial

29 g INFORMES

c Informe a Entes de Control

29.1

a Informe

29.11 c Informe especial de Polica

a Hechos conocidos

a Elementos que hacen parte de los hechos.

c Informe de Back-Up
29.19
a Informe

c Informe de Incautacin
29.22
a Informe
c Informe de Actividades
29.25
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe
c Informe de Novedades
29.57
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58
a Informe
c Informe de Procesos
29.61
a Informe

30 g INVENTARIOS
30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS
31.7 c Libros de Control

a Libro

38 g ORDENES

c Orden Interna
38.1
a orden interna

38.8 c Orden de trabajo

38.10 c Memorando

a memorando

a Comunicacion oficial de respuesta

38.11 c Polgramas

a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial

a Correo electrnico

39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES
40.2 c Plan de Accin

a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

 a Comunicacion oficial

40.13 c Plan de Seguridad

a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

a Comunicacion oficial

50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

56 g ESTADSTICAS
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis
a estudio de situacin

57 g CAMPAAS

60 g CONVENIOS

60.8 c Convenio Interadministrativo

a Informacin General de Convenios

a Estudios Previos de Convenios

a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
61 g CONTRAVENCIONES

61.3 c Integridad fsica

a Formato incautacin elementos

a Incautacin armas blancas
61.4 c Querellas
a Querella
a Boleta de citacin
 a Acta diligencia contravencional

70 g INSTRUCTIVOS

86 g PROGRAMAS
86.7 c Programa de Gestin Documental
a implementacin del manual

a programas del proceso de gestin documental

86.10 c Programa de Prevencin

86.30 c Programa de Gestin Ambiental

95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas

a Comunicaciones oficiales

a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
 Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
a Seguimiento al control operacional
95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo
a Definicin de la gestin del riesgo
a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
a Plan manejo de riesgos
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce

FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD MULTIMODAL

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.6.6

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FINA

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 10 x X

3 __ X X X

3 5 X X

3 18 X X X X

(CP) 50 X X
3 10 X X

3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X

3 20 X X

3 __ X X X

3 10 X X X
3 10 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 20 X X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X

3 5 X X
(CP) (CP) X X X

3 5 X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X

3 3 X X
 3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X

(CP) (CP) X X X

3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X

3 5 X X

3 3 X X

3 8 X X X

3 7 X X X

3 8 X X X
3 8 X X X

3 5 X X X

3 8 X X

3 8 X X

3 8 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X
 3 5 X X

3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FINA

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
 FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

X
x x

X X

X X
X X

X X

X
 x

X X

X X

X
 X

X X

X
 X

X X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL

UALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo de Gestin por prdida de vigencia.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos

son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una
muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos

son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en el

archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las

comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar una
muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar una
muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos

son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en e l Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3% de aquellos documentos que sean transcendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un
documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin por
cada una de las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer de

valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer

de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% a la informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% a la informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% a la informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de

constante consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo Central,
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una
muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, cumplido este tiempo se

microfilma para la conservacin permanente de los soportes documentales de
importancia histrica en la implementacin del PGD.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de
valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

Firma Presidente Comit de Gestin Documental

riollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial

Registro de peticiones de solucion inmediata

a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion
1.12
c Solicitudes de consulta
a solicitud

a formato de consulta o prstamo de documentos

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit
a lista de asistencia
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes
2.10 c Acta de compromiso

c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
a
2.40 Acta
Lista de Verificacion

Actas de Eliminacin Documental

c Propuesta de Eliminacion
a
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos
a Requerimientos personales
a Mantenimientos
a Necesidades administrativas

10 g BOLETINES
10.3 c Boletn Informativo Policial

a boletn

24 g ESTUDIOS
Estudio en convivencia y seguridad
24.12 c
cciudadana
a Artuculo
a Informe Final

a Estudio

a Proyecto de invvestigacin
a Investigacin

24.16 c Estudio de Seguridad a Vas

25 g EXPEDIENTES

25.2 c de Vehculos
Comunicacion oficial
a

29 g INFORMES

c Informe a Entes de Control

29.1
a Informe

c Informe de Back-Up
29.19
a Informe
c Informe de Actividades
29.25
a Informe
c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe

c Informe de Novedades
29.57
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58
a Informe
 30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS

31.7 c Libros de Control

a Libro

38 g ORDENES
c Orden Interna
38.1
a orden interna

38.8 c Orden de trabajo

38.10 c Memorando
a memorando

a Comunicacion oficial de respuesta

38.11 c Polgramas

a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial

a Correo electrnico

39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES

40.2 c Plan de Accin

 a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

a Comunicacion oficial
40.9 c Plan Estratgico

a Comunicacion oficial

40.13 c Plan de Seguridad

a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad

43 g PROYECTOS
43.18 c Proyecto de Investigacin
a Anteproyecto
a Convocatoria
a Propuestas de Investigacin
a Cronograma de actividades
a Financiamiento interno
a Financiamiento externo
a
Informe de Avance
a Informe final del proyecto
a Otros Comunicacion oficial
50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

56 g ESTADSTICAS
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis
a estudio de situacin
70 g INSTRUCTIVOS

95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua

a Indicadores

95.2 c Sistema de Control Interno

a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
 a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional

95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo

a Definicin de la gestin del riesgo

a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
a Plan manejo de riesgos
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce

FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD DE PREVENCION VIAL

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.6.7

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FINA

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 10 x X

3 __ X X X

3 5 X X

3 18 X X X X

(CP) 50 X X
3 10 X X

3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X

3 20 X X

3 __ X X X
3 10 X X X

2 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X
(CP) (CP) X X X

3 5 X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X
 3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X

3 3 X X

3 10 X X

(CP) (CP) X X X

3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X

3 5 X X
3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X
 3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FINA

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
L FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

X
x x

X X

X
X X

x x

X
 x

X X

X X

X
 X

X
X X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL

UALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo de Gestin por prdida de vigencia.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las

comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central,sdleccionar y microfilmar

una muestra representativa de hasta el 3% de aquellos documentosd que sean
tracendentales para la Policia Nacional, los demas documentos seran eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un
documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin
por cada una de las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer

de valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

carecer de valores primarios.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de
constante consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo
Central, Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor
secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

Firma Presidente Comit de Gestin Documental

riollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABL
Versin: 0
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES
1.9 c Requerimientos de Justicia
a consulta bases de datos
a Solicitudes
a respuestas
Peticiones, Quejas, Reclamos,
1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias
a Comunicacion oficial
Registro de peticiones de solucion inmediata
a
(1IP-FR-0014)
a Denuncios
a Peticion
1.12 c Solicitudes de consulta
a solicitud

a formato de consulta o prstamo de documentos

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit

a lista de asistencia

Acta de Comit Actualizacin, Correccin

2.11 c y Retiro de Datos y archivos de
Inteligencia.
a Acta.
a Comunicacin oficial relacin ID.
a Planilla Relacin ID u Otros
a Informe Trimestral de avance.
c Actas de Inteligencia
2.12 a acta
a lista de asistencia
c
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5 a
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

a acta de la reunin

a lista de asistencia

c
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 a Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
2.40 a Acta
Lista de Verificacion

Actas de Eliminacin Documental

c Propuesta de Eliminacion
a
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial
Solicitudes y Comunicacion oficial
3.1 c
administrativos
a Requerimientos personales
a Mantenimientos
a Necesidades administrativas

6 g MISIONES
6.1 c Misiones de trabajo
a Comunicacion oficial
a Otros

10 g BOLETINES
10.2 c Boletn de criminalidad
a Boletn semanal de criminalidad
10.3 c Boletn Informativo Policial

a boletn

24 g ESTUDIOS
24.1 c Estudio Seguridad a Personas
a estudio
a Formatos 2SP-FR-00024
24.2 c Estudio de la conducta criminal
a Artculo
a Informe Final
24.3 c Estudio Criminolgico
a Estudio

a Investigacin

24.5 c Estudio de Nivel de Riesgo a Personas

a Solicitud realizacin Estudio

a Apertura orden de trabajo
a Comunicaciones Oficiales (solicitudes Varias)
a
Recoleccin de informacin para estudio de nivel
de riesgo
a Recomendaciones bsicas de autoproteccin
a Estudio de nivel de riesgo
a Decisin comit evaluacin del nivel de riesgo
Asignacin, modificacin o finalizacin de las
a medidas preventivas o de proteccin a personas
con nivel de riesgo comprobado
a Lista de chequeo para estudios de nivel de riesgo
a Comunicaciones Oficiales (Notificaciones)
a Acta

a
Matriz para la evaluacin del nivel de riesgo a
Personas en la Polica Nacional

Estudio a Instalaciones Gubernamentales y

24.6 c
Diplomticas
 a Solicitud realizacin estudio
a Comunicaciones Oficiales (solicitudes Varias)
a Apertura orden de trabajo
a Comunicaciones Oficiales (solicitudes Varias)
a
Estudio Seguridad a Instalaciones
Gubernamentales y Diplomticas
a Decisin comit evaluacin del nivel de riesgo
a Comunicaciones Oficiales (Notificaciones)
24.8 c Estudio de Cooperantes
a Comunicacion oficial
24.10 c Estudio de Desmovilizados
a Comunicacion oficial
24.11 c Estudio de Estandarizacin
a Comunicacion oficial
Estudio en convivencia y seguridad
24.12 c
cciudadana
a Artuculo
a Informe Final
a Estudio
a Proyecto de invvestigacin
a Investigacin

24.16 c Estudio de Seguridad a Vas

25 g EXPEDIENTES
25.2 c de Vehculos
a Comunicacion oficial

25.15 c de Inteligencia
Comunicacion oficial
a

25.31 c de Alertas Tempranas

a Comunicacion oficial
29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1
a Informe
29.14 c Informe de perfilacin criminal
a Anlisis del lugar de los hechos
a Anlisis conductual
a Anlisis del perfil criminal
a Anlisis vinculacin de casos
c Informe de Back-Up
29.19
29.19
a Informe

c Informe de Actividades
29.25
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe

c Informe de Investigaciones
29.54
a Informe

c Informe de Novedades

29.57
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58
a Informe
c Informe de Procesos
29.61
a Informe

Informe de Prueba de Vulnerabilidad en

29.62 c
Sistemas de Informacin

c Informe de Riesgo y Alerta Temprana

29.68
a Informe
c Informe de Anlisis y Delincuencial
29.98
a Informe

Informe de Inteligencia o
29.99 c
Contrainteligencia

30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS
31.7 c Libros de Control
a Libro
31.8 c Libros de Servicio de Polica
 a Libro

31.13 c Libro de Misiones de Trabajo

a libro

38 g ORDENES
c Orden Interna
38.1
a orden interna

38.8 c Orden de trabajo

38.10 c Memorando
a memorando

a Comunicacion oficial de respuesta

38.11 c Polgramas

a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial

a Correo electrnico
39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES
40.2 c Plan de Accin

a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

 a Comunicacion oficial

40.9 c Plan Estratgico

a Comunicacion oficial

40.13 c Plan de Seguridad

a Comunicacion oficial

40.25 c Plan Contrainteligencia

40.37 c Plan de Necesidades

a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad

43 g PROYECTOS
43.18 c Proyecto de Investigacin
a Anteproyecto
a Convocatoria
a Propuestas de Investigacin
a Cronograma de actividades
a Financiamiento interno
a Financiamiento externo
a Informe de Avance
a Informe final del proyecto
a Otros Comunicacion oficial
50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

56 g ESTADSTICAS
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis
a estudio de situacin
56.3 c Informacin estadstica
a Anlisis del lugar de los hechos
a Anlisis conductual
a Anlisis de perfil criminal
a Anlisis de vinculacin de casos
Recepcin y Anlisis de Comunicaciones
56.4 g
Interceptadas
a Comunicacin Oficial
a
FGN-23-F-01 Solicitud de Interceptacin de las
Comunicaciones Mviles VO1
FGN-23-F-02 Solicitud De Interceptacin De Las
a Comunicaciones (Mensajera Instantnea
BlackBerry) V01
a FGN-23-F-03 Solicitud De Interceptacin De Las C
a FGN-23-F-04 Solicitud De Revisin Tcnica De La
a FGN-23-F-05 Solicitud De Informacin De Las Com
a FGN-23-F-06 Registro De Coordinadores Las Salas
a FGN-23-F-08 Datos Del Personal De La Sala De Re
a FGN-26.1.3-Sct-F-03 - Resultados De La Activida
a FGN-26.1.3-Sct-F-05 Solicitud De Extraccin De
a Rtulo Elementos Materiales De Prueba Y Evidenci
a Registro De Cadena De Custodia Resolucin 02369

70 g INSTRUCTIVOS

86 g PROGRAMAS

Programa de Proteccin de Documentos

86.27 c
Esenciales

87 g DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO

87.4 c Formulacin estratgica

a Anlisis de la realidad institucional
a Anlisis de informacin
a Anlisis de la formulacin estratgica vigente
a Anlisis de la seguridad objetiva y de seguridad
percibida
 a Diagnstico del mbito externo interno de la
Institucin
a Diagnstico inicial
a Diagnsticos
a Encuestas de percepcin del servicio policial o
internas
a Encuestas externas e internas
a Identificacin de grupos sociales o clientes
a Informes de gestin institucional
a Informes o investigaciones
a Matriz de cruce de elementos
a Matriz de la calificacin de las brechas de los
elementos de la definicin estratgica
a Matriz valoracin de oferta de valor Institucional
a MEGA
a Misin
a Oferta de valor
a Plan Estratgico Institucional
a Polticas estratgicas institucionales
a Polticas Institucionales
a Polticas marco normativo
a Principios y valores
a Visin
95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo
 a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional

95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo

a Definicin de la gestin del riesgo

a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
a Plan manejo de riesgos
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial
ELABOR : PT Bayron Herrera Salce
FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD BASICA DE INTELIGENCIA

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.6.8

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FINA

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 3 X X

3 10 x X

3 __ X X X

3 5 X X

3 18 X X X X

2 30 X X X

2 30 X X X
 2 30 X X X

(CP) 50 X X

3 10 X X

3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X

3 20 X X

3 __ X X X
2 30 X X

3 20 X X X

3 10 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 20 X X

3 20 X X

3 20 X X
3 20 X X

3 5
X X

3 30
X X

3 5 X X
X

2 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

2 30 X X

3 10 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X
 3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

2 30 X X X

(CP) (CP) X X X

3 5 X X

3 5 X X
3 5 X X

2 30 X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X

3 3 X X
 3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X

3 3 X X

3 10 X X

(CP) (CP) X X X

3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X

3 5 X X
3 10 X X

3 28 X X

3 5 X X X

3 3 X X
3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X
3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FINA

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
 E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
NCIA FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

X X

X X

X X
X X

x x

X X

X
X X

X X

X X

X X

X X
X X

X x

x x

X X

X X

X
 X

X X

X
 X

X X

X X

X X

X
 X

X
X X

X X

X X

X
X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL
UALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo de Gestin por prdida de vigencia.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Teniendo en cuenta la reserva legal de la informacin se digitaliza y microfilmar, una

vez finalice el tiempo de retencin establecido por la Ley, procediendo a realizar
eliminacin de los mismos mediante picado.

Teniendo en cuenta la reserva legal de la informacin se digitaliza y microfilma una

vez finalice el tiempo de retencin establecido por la Ley, procediendo a realizar
eliminacin de los mismos mediante picado.
Teniendo en cuenta la reserva legal de la informacin se digitaliza y microfilma una
vez finalice el tiempo de retencin establecido por la Ley, procediendo a realizar
eliminacin de los mismos mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las

comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit
de actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto
posee valores secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en
dicho comit.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se deja una muestra representativa del 5% de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5% de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, transferir al archivo

histrico por cuanto posee valores secundarios

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, transferir al archivo

histrico por cuanto posee valores secundarios
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, transferir al archivo
histrico por cuanto posee valores secundarios

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central,sdleccionar y microfilmar

una muestra representativa de hasta el 3% de aquellos documentosd que sean
tracendentales para la Policia Nacional, los demas documentos seran eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit

de Actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto
posee valore secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en
dicho comit.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se deja una muestra representativa del 3 % de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit

de actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto
posee valore secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en
dicho comit.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin
por cada una de las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer de

valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra
representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit

de actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto
posee valores secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en
dicho comit.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

carecer de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Se deja una muestra representativa del 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Se deja una muestra representativa del 5 % de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de

constante consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo
Central, Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

pierde valor administrativo

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

 Firma Presidente Comit de Gestin Documental

riollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABL
Versin: 0
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES
1.9 c Requerimientos de Justicia
a consulta bases de datos
a Solicitudes
a respuestas
Peticiones, Quejas, Reclamos,
1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias
a Comunicacion oficial
Registro de peticiones de solucion inmediata
a
(1IP-FR-0014)
a Denuncios
a Peticion
1.11 c Inspecciones Judiciales
a solicitud
a formato de consulta
a acta de inspeccin
1.12 c Solicitudes de consulta
a solicitud

a formato de consulta o prstamo de documentos

1.13 c Providencias judiciales

a Ordenes de Captura.
a Cancelacin de ordenes de captura.
a Impedimento de salida del pas.
a Cancelacin de impedimento de salida del pas.
a Sentencias
a Cancelacin de sentencias.
a Medidas de aseguramiento.
a Cancelacin de Medidas de aseguramiento.
a Anotaciones
a Correcciones
 2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit

a lista de asistencia

c
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5 a
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

a acta de la reunin
a lista de asistencia

Acta de Comit Actualizacin, Correccin

2.11 c y Retiro de Datos y archivos de
Inteligencia.
a Acta.
a Comunicacin oficial relacin ID.
a Planilla Relacin ID u Otros
a Informe Trimestral de avance.
c Actas de Inteligencia
2.12 a acta
a lista de asistencia
c
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 a Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
2.40 a Acta
Lista de Verificacion

Actas de Eliminacin Documental

c Propuesta de Eliminacion
a
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion
 Actas de Entrega de unidad
Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos
a Requerimientos personales
a Mantenimientos
a Necesidades administrativas
6 g MISIONES
6.1 c Misiones de trabajo
a Comunicacion oficial
a Otros

10 g BOLETINES
10.2 c Boletn de criminalidad
a Boletn semanal de criminalidad
10.3 c Boletn Informativo Policial

a boletn

PREVENCIN, CONVIVENCIA Y SEGURIDAD

14 g
CIUDADANA
Incautacin o Decomiso de armas, municiones
14.1 c
y explosivos
a Informe de incautacin
a
Comunicacion oficial relacionados con la
incautacin o decomiso
Remisorio al Departamento de Control Comercio
a de Armas, Municiones y Explosivos del Comando
General
Procedimiento administrativo por
14.13 c
incacutacin
a Boleta incautacin
a Informe de polica
a Resolucin
 a Comunicados Oficiales
a Comunicacion oficial personales
a Resolucin de a brigada
a Publicidad
a diligencia de notificacin
a Dictamen de medicina legal
a Colillas de alcohol sensor
24 g ESTUDIOS
24.1 c Estudio Seguridad a Personas
a estudio
a Formatos 2SP-FR-00024
24.2 c Estudio de la conducta criminal
a Artculo
a Informe Final
24.3 c Estudio Criminolgico
a Estudio

a Investigacin

24.5 c Estudio de Nivel de Riesgo a Personas

a Solicitud realizacin Estudio

a Apertura orden de trabajo
a Comunicaciones Oficiales (solicitudes Varias)
a
Recoleccin de informacin para estudio de nivel
de riesgo
a Recomendaciones bsicas de autoproteccin
a Estudio de nivel de riesgo
a Decisin comit evaluacin del nivel de riesgo
Asignacin, modificacin o finalizacin de las
a medidas preventivas o de proteccin a personas
con nivel de riesgo comprobado
a Lista de chequeo para estudios de nivel de riesgo
a Comunicaciones Oficiales (Notificaciones)
a Acta

a
Matriz para la evaluacin del nivel de riesgo a
Personas en la Polica Nacional
Estudio a Instalaciones Gubernamentales y
24.6 c
Diplomticas
a Solicitud realizacin estudio
a Comunicaciones Oficiales (solicitudes Varias)
a Apertura orden de trabajo
a Comunicaciones Oficiales (solicitudes Varias)
a
Estudio Seguridad a Instalaciones
Gubernamentales y Diplomticas
a Decisin comit evaluacin del nivel de riesgo
 a Comunicaciones Oficiales (Notificaciones)

24.8 c Estudio de Cooperantes

a Comunicacion oficial
24.10 c Estudio de Desmovilizados
a Comunicacion oficial
24.11 c Estudio de Estandarizacin
a Comunicacion oficial
Estudio en convivencia y seguridad
24.12 c
cciudadana
a Artuculo
a Informe Final
a Estudio
a Proyecto de invvestigacin
a Investigacin

24.16 c Estudio de Seguridad a Vas

25 g EXPEDIENTES
25.2 c de Vehculos
Comunicacion oficial
a

25.15 c de Inteligencia
Comunicacion oficial

25.25 c Especial de Personas

a formato "carpeta de proteccin a personas"
a soporte asignacin esquema de proteccin
a acta
a comunicacin oficial
a acta
a
documentos de la gestin del servicio de
proteccin
a retiro de medidas de proteccin a personas
a comunicacin oficial
25.31 c de Alertas Tempranas
Comunicacion oficial
a

26 g INVESTIGACIONES
26.1 c Investigaciones internacionales
a notificacin roja
a orden de trabajo
 a plena identidad y/ o confrontacin dactilar
a derechos de retenido
a acta de buen trato
a valoracin medico legal
informe dejando a disposicin fiscala general de
a
la nacin(asuntos internacionales)
a derechos del capturado
a acta de buen trato
a informe de fiscala general de la nacin
26.2 c Investigaciones Judiciales
a Solicitud autoridad competente Actos Urgentes
a Plan Metodolgico
a Reporte Iniciacin
a Inspeccin a lugar
a Inventario elementos de prueba
a Inspeccin de vehculos
a Solicitud anlisis de muestra
a Informe Investigador de campo
a Bosquejo Topogrfico
a Solicitud Allanamiento
a Acta de registro allanamiento
a Acta incautacin de elementos
a Acta destruccin de elementos
a lbum Fotogrfico
a Ficha Tcnica Topogrfica y Biogrfica
a Acta de Consentimiento
a Registro cadena de custodia
a Informe de investigador de laboratorio
a Informe Ejecutivo de Polica Judicial
26.3 c Notificaciones de interpol
a oficio solicitud
a copia orden de captura
a formulario de notificacin
a foto cedula y/o identificacin
a lista de chequeo
a copia notificacin pblica
a copia comunicacin oficial de respuesta
26.4 c Requerimientos I/247
a solicitud ip
a Respuesta ip
a comunicacin oficial
a formulario solicitud notificacin

29 g INFORMES
 c Informe a Entes de Control
29.1
a Informe
29.14 c Informe de perfilacin criminal
a Anlisis del lugar de los hechos
a Anlisis conductual
a Anlisis del perfil criminal
a Anlisis vinculacin de casos
c Informe de Back-Up

29.19
a Informe

c Informe de Actividades
29.25
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe

c Informe de Investigaciones
29.54
a Informe

c Informe de Novedades
29.57
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58
a Informe

c Informe de Procesos
29.61
a Informe

Informe de Prueba de Vulnerabilidad en

29.62 c
Sistemas de Informacin

c Informe de Riesgo y Alerta Temprana

29.68
a Informe

c Informe de Anlisis y Delincuencial

29.98
a Informe

Informe de Inteligencia o
29.99 c
Contrainteligencia

30 g INVENTARIOS
30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS
31.7 c Libros de Control
a Libro
31.8 c Libros de Servicio de Polica

a Libro

31.13 c Libro de Misiones de Trabajo

a libro

38 g ORDENES
c Orden Interna
38.1
a orden interna

38.8 c Orden de trabajo

38.10 c Memorando
a memorando

a Comunicacion oficial de respuesta

38.11 c Polgramas

a polgramas
38.15 c Orden con Plazo
a Comunicacin oficial
a Correo electrnico
39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES
40.2 c Plan de Accin
 a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

a Comunicacion oficial
40.9 c Plan Estratgico
a Comunicacion oficial
c Plan de Seguridad
40.13
a Comunicacion oficial

40.25 c Plan Contrainteligencia

40.37 c Plan de Necesidades

a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad

43 g PROYECTOS
43.18 c Proyecto de Investigacin
a Anteproyecto
a Convocatoria
a Propuestas de Investigacin
a Cronograma de actividades
a Financiamiento interno
a Financiamiento externo
a Informe de Avance
a Informe final del proyecto
a Otros Comunicacion oficial
50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental

53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

56 g ESTADSTICAS
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis
a estudio de situacin
56.3 c Informacin estadstica
a Anlisis del lugar de los hechos
a Anlisis conductual
a Anlisis de perfil criminal
a Anlisis de vinculacin de casos
Recepcin y Anlisis de Comunicaciones
56.4 g
Interceptadas
a Comunicacin Oficial
a
FGN-23-F-01 Solicitud de Interceptacin de las
Comunicaciones Mviles VO1
FGN-23-F-02 Solicitud De Interceptacin De Las
a Comunicaciones (Mensajera Instantnea
BlackBerry) V01
a
FGN-23-F-03 Solicitud De Interceptacin De Las
Comunicaciones (Telefona Fija) V01
a
FGN-23-F-04 Solicitud De Revisin Tcnica De
Las Comunicaciones Interceptadas V01
a
FGN-23-F-05 Solicitud De Informacin De Las
Comunicaciones Interceptadas V01
FGN-23-F-06 Registro De Coordinadores Las
a Salas De Recepcin Y Anlisis De
Comunicaciones Interceptadas V01
FGN-23-F-08 Datos Del Personal De La Sala De
a Recepcin Y Anlisis De Las Comunicaciones
Interceptadas (1)
a
FGN-26.1.3-Sct-F-03 - Resultados De La
Actividad De Monitoreo V01
a
FGN-26.1.3-Sct-F-05 Solicitud De Extraccin De
Emp Y Ef Producto V01
Rtulo Elementos Materiales De Prueba Y
a Evidencia Fsica Resolucin 02369 Del 11 De
Julio Del 2016
a
Registro De Cadena De Custodia Resolucin
02369 Del 11 De Julio Del 2016

70 g INSTRUCTIVOS

86 g PROGRAMAS
 Programa de Proteccin de Documentos
86.27 c
Esenciales

87 g DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO

87.4 c Formulacin estratgica

a Anlisis de la realidad institucional
a Anlisis de informacin
a Anlisis de la formulacin estratgica vigente
a Anlisis de la seguridad objetiva y de seguridad
percibida
a Diagnstico del mbito externo interno de la
Institucin
a Diagnstico inicial
a Diagnsticos
a Encuestas de percepcin del servicio policial o
internas
a Encuestas externas e internas
a Identificacin de grupos sociales o clientes
a Informes de gestin institucional
a Informes o investigaciones
a Matriz de cruce de elementos
a Matriz de la calificacin de las brechas de los
elementos de la definicin estratgica
a Matriz valoracin de oferta de valor Institucional
a MEGA
a Misin
a Oferta de valor
a Plan Estratgico Institucional
a Polticas estratgicas institucionales
a Polticas Institucionales
a Polticas marco normativo
a Principios y valores
a
Visin
95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
 a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional

95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo

a Definicin de la gestin del riesgo

a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
a Plan manejo de riesgos
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
 a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce

FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : UNIDADES BASICAS DE INVESTIGACION

CRIMINAL

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.6.9

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FINA

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 3 X X

3 10 x X

3 __ X X

3 __ X X X

3 8 X X X
 3 5 X X

3 18 X X X X

(CP) 50 X X

3 10 X X

2 30 X X X

2 30 X X X

3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X
3 20 X X

3 __ X X X

2 30 X X

3 20 X X X

3 10 X X X

3 5 X X

2 20 X x
2 20 X x

3 5 X X

3 5 X X

3 20 X X

3 20 X X

3 20 X X
3 20 X X

3 5
X X

3 30
X X

3 5 X X
X

2 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

2 30 X X

3 20 X X

3 10 X X

3 28 X X
 3 28 X X

1 ao 10 X X

3 18 X X

3 18 X X
3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

2 30 X X X
(CP) (CP) X X X

3 5 X X

3 5 X X

2 30 X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X
 3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X

3 3 X X

3 10 X X

(CP) (CP) X X X

3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X
3 5 X X

3 10 X X

3 28 X X

3 5 X X X
3 3 X X

3 5 X X X

3 5 X X
3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X
 SOPORTE DISPOSICIN FINA
P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
STIGACION
FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

X X

X
 X

x x

X X

X X

X X

X
X

X X

X X

X
 X

X X

X X

X X

X X
X X

X x

x x

X X

X X

X X
X X

X X

X X

X X
 X

X X

X X
 X

X X

X X

X X

X
 X

X X

X
 X

X X

X X

X X
 X

X
X

X
 DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL
UALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se elimina en el archivo de gestin por carecer de valores secundarios.

Se elimina en el Archivo de Gestin por prdida de vigencia.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
eliminados mediante el proceso de picado.
Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un documento

de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se suprima o
fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la trasferencia al archivo
central. una ves cumpla los tiempos de retencin se microfilmara la totalidad de las
subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Teniendo en cuenta la reserva legal de la informacin se digitaliza y microfilmar, una vez

finalice el tiempo de retencin establecido por la Ley, procediendo a realizar eliminacin de
los mismos mediante picado.

Teniendo en cuenta la reserva legal de la informacin se digitaliza y microfilma una vez

finalice el tiempo de retencin establecido por la Ley, procediendo a realizar eliminacin de
los mismos mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental eliminado.
Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en el
archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica Nacional
donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las comunicaciones

oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno, mantenimiento, elementos y
necesidades administrativas sern eliminadas mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit de

actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto posee
valores secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en dicho comit.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter histrico.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar una muestra
representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas relevante y
pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

El tiempo de retencin establecido para esta documentacin iniciara una vez el arma de
fuego sea remitida al Departamento de Control Comercio de Armas, Municiones y
Explosivos del Comando General. Una vez cumplido los tiempos de retencin se eliminara
en el archivo de central mediante el procedo de picado.

Se deja una muestra representativa del 1% de aquellos documentos que sean

trascendentales para la polica nacional, a los demas documentos aplcarlesd el
proccedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.
Se deja una muestra representativa del 1% de aquellos documentos que sean
trascendentales para la polica nacional, a los demas documentos aplcarlesd el
proccedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se deja una muestra representativa del 5% de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 5% de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, transferir al archivo histrico por

cuanto posee valores secundarios

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, transferir al archivo histrico por

cuanto posee valores secundarios
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, transferir al archivo histrico por
cuanto posee valores secundarios

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central,sdleccionar y microfilmar una

muestra representativa de hasta el 3% de aquellos documentosd que sean tracendentales
para la Policia Nacional, los demas documentos seran eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit de

Actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto posee
valore secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en dicho comit.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar hasta un 2% de los

casos trascendentales para la Polica Nacional.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se deja una muestra representativa del 5 % de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.
Se deja una muestra representativa del 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Se deja una muestra representativa del 5 % de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Se deja una muestra representativa del 5 % de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Se deja una muestra representativa del 5% de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.
Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
eliminados mediante el proceso de picado.

Se deja una muestra representativa del 3 % de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit de

actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto posee
valore secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en dicho comit.
Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un
documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin por
cada una de las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer de valores

secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para la
Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit de

actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto posee
valores secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en dicho comit.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una
muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central

por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes transferidos
anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de valores

primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se deja una muestra representativa del 3 % de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Se deja una muestra representativa del 5 % de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de constante

consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo Central, Transcurrido
el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una muestra
representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean trascendentales para la
Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.
pierde valor administrativo

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

Firma Presidente Comit de Gestin Documental

riollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial

Registro de peticiones de solucion inmediata

a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion
1.12
c Solicitudes de consulta
a solicitud

a formato de consulta o prstamo de documentos

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

 c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
a
2.40 Acta
Lista de Verificacion

Actas de Eliminacin Documental

c Propuesta de Eliminacion
a
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial
Solicitudes y Comunicacion oficial
3.1 c
administrativos
a Requerimientos personales
a Mantenimientos
a Necesidades administrativas

10 g BOLETINES

10.3 c Boletn Informativo Policial

 a boletn

29 g INFORMES

c Informe a Entes de Control

29.1
a Informe

29.11 c Informe especial de Polica

a Hechos conocidos

a Elementos que hacen parte de los hechos.

c Informe de Back-Up
29.19
a Informe
c Informe de Actividades
29.25
a Informe
c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe

c Informe de Investigaciones
29.54
a Informe

c Informe de Judicializacin
29.55
a Informe

c Informe de Novedades
29.57
a Informe

c Informe de Procesos
29.61
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58
a Informe

30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia

 31 g LIBROS
31.7 c Libros de Control

a Libro

38 g ORDENES
c Orden Interna
38.1
a orden interna

38.8 c Orden de trabajo

38.10 c Memorando
a memorando

a Comunicacion oficial de respuesta

38.11 c Polgramas

a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial

a Correo electrnico

39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES

40.2 c Plan de Accin

a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

 a Comunicacion oficial

50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

56 g ESTADSTICAS

a Comunicacion oficial

56.1 c Estudio situacin Policial

a anlisis
a estudio de situacin

76 g DICTMENES PERICIALES

95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua

a Indicadores

95.2 c Sistema de Control Interno

a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial
95.4 c Sistema de Gestin Ambiental
Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional

95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo

a Definicin de la gestin del riesgo

a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
a Plan manejo de riesgos
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial
ELABOR : PT Bayron Herrera Salce
FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : LABORATORIOS MOVILES DE CRIMINALISTICA

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.6.10

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FINA

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 10 x X

3 __ X X X

3 5 X X

(CP) 50 X X

3 10 X X
3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X

3 20 X X

3 __ X X X

3 10 X X X
 3 10 X X X

3 5 X X

3 20 X X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X

3 5 X X

(CP) (CP) X X X
3 5 X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X
 3 5 X X

(CP) (CP) X X X

3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X

3 5 X X

3 18 X X X

3 5 X X

3 5 X X
3 5 X X

3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FINA

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO
REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez
FECHA:25-05-2016
CRIMINALISTICA FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

x x
X X

X X
X X

X X

X
 x

X X

X X

X
 X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO
APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey
FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL

UALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo de Gestin por prdida de vigencia.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos

son eliminados mediante el proceso de picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos

son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en el

archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las comunicaciones

oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno, mantenimiento, elementos
y necesidades administrativas sern eliminadas mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar una muestra
representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas relevante y
pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar una muestra
representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas relevante y
pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos

son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en e l Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3% de aquellos documentos que sean transcendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin por
cada una de las vigencias conservadas..
transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer de
valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central

por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes transferidos
anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer

de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter legal.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de
valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

Firma Presidente Comit de Gestin Documental

riollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TAB
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES
Peticiones, Quejas, Reclamos,
1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias
a Comunicacion oficial
Registro de peticiones de solucion inmediata
a
(1IP-FR-0014)
a Denuncios
a Peticion
2 c Solicitudes de consulta
2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit
a lista de asistencia
c
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5 a
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

a acta de la reunin
a lista de asistencia
c
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 a Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

c Actas de Capacitacin
2.35 a acta
a lista de asistencia
 c
a Actas de Revista
2.40 a Acta
Lista de Verificacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial
Solicitudes y Comunicacion oficial
3.1 c
administrativos
a Requerimientos personales
a Mantenimientos
a Necesidades administrativas
10 g BOLETINES
10.3 c Boletn Informativo Policial
a boletn
25 g EXPEDIENTES
25.2 c de Vehculos
a Comunicacion oficial
29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1
a Informe
c Informe de Back-Up
29.19
a Informe
c Informe de Actividades
29.25
a Informe
c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe
c Informe de Novedades
29.57
a Informe
c Informe de Operatividad
29.58
a Informe
30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS
31.7 c Libros de Control
 a Libro
38 g ORDENES
c Orden Interna
38.1
a orden interna

38.8 c Orden de trabajo

38.10 c Memorando
a memorando
a Comunicacion oficial de respuesta
38.11 c Polgramas

a polgramas
38.15 c Orden con Plazo
a Comunicacin oficial
a Correo electrnico
39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES
40.2 c Plan de Accin
a Comunicacion oficial
40.7 c Planes de mejoramiento
a Comunicacion oficial
40.9 c Plan Estratgico
a Comunicacion oficial
40.13 c Plan de Seguridad
a Comunicacion oficial
40.37 c Plan de Necesidades
a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad

43 g PROYECTOS

43.3 c Proyecto de Cooperacin Nacional

43.18 c Proyecto de Investigacin

a Anteproyecto
a Convocatoria
a Propuestas de Investigacin
a Cronograma de actividades
a Financiamiento interno
 a Financiamiento externo
a Informe de Avance
a Informe final del proyecto
a Otros Comunicacion oficial
50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS
53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

56 g ESTADSTICAS
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis
a estudio de situacin
60 g CONVENIOS
60.4 c Convenio Interinstitucional
a Informacin General de Convenios
a Estudios Previos de Convenios
a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
60.8 c Convenio Interadministrativo
a Informacin General de Convenios
a Estudios Previos de Convenios
a Concepto de viabilidad Costo-beneficio

70 g INSTRUCTIVOS

95 g SISTEMAS
c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
95.1 a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
 95.1

Modelo de implementacin y Aseguramiento -

a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo
a Comunicacion oficial
95.4 c Sistema de Gestin Ambiental
Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
a Seguimiento al control operacional

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce

FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD ESPECIAL DE TRANSITO Y

TRANSPORTE
ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.6.11

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FIN

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 10 x X

3 5 X X

3 18 X X X X

(CP) 50 X X

3 10 X X

3 20 X X

3 18 X X
 3 10 X X

3 20 X X

3 __ X X X

3 10 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X

(CP) (CP) X X X

3 5 X X
3 5 X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X

3 3 X X

3 10 X X

3 10 X X
 3 10 X X

(CP) (CP) X X X

3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X

3 5 X X

3 8 X X X

3 8 X X X

3 5 X X X

3 5 X X
 3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FIN

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
TO Y
FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

x x

X X

X
 X

X X

x
 x

X X

X X

X X

X
 X

X X

X X

X X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL

ALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
eliminados mediante el proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una
muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un documento

de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se suprima o
fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la trasferencia al archivo
central. una ves cumpla los tiempos de retencin se microfilmara la totalidad de las
subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
eliminados mediante el proceso de picado.
Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en el

archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica Nacional
donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las comunicaciones

oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno, mantenimiento, elementos y
necesidades administrativas sern eliminadas mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar una muestra
representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas relevante y
pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
eliminados mediante el proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben registrar
la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin por cada una de
las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer de

valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado
transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer de
valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una
muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una
muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central

por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes transferidos
anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de valores

primarios.
Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de
valores primarios.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de constante

consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo Central, Transcurrido
el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una muestra
representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean trascendentales para la
Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

Firma Presidente Comit de Gestin Documental

ollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial

Registro de peticiones de solucion inmediata

a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion
1.12 c Solicitudes de consulta
a solicitud

a formato de consulta o prstamo de documentos

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit
a lista de asistencia
 c
a
a Actas de Entrega de cargo Acta
2.5 a Inventarios
Documentales Inventario de Bienes

2.6 c Actas de entrega de elementos

a acta de asignacin de bienes
a Comunicacion oficial de entrega
2.10 c Acta de compromiso
a acta de la reunin
a lista de asistencia
c
a
a Acta de Reunion de Trabajo Actas
2.25 de Reunion Lista de
Asisitencia

c
a
a Actas de Capacitacin
2.35 Acta
listados de asistencia

c
a Actas de Revista Acta
2.40 a Lista de
Verificacion

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad Acta

Informe
c Ejecutivo de la Gestion Situacion
a de los Recursos Planta de
a Personal Porgramas,
a
2.85 a a estudios y proyectos Obras
a Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g COMUNICACIN OFICIAL
Solicitudes y Comunicacion oficial
3.1 c
administrativos
 a Requerimientos personales
a Mantenimientos
a Necesidades administrativas
10 g BOLETINES
10.2 c Boletn de criminalidad
a Boletn semanal de criminalidad
10.3 c Boletn Informativo Policial

a boletn

17 g CONTRATOS
17.7 c Contrato Interadministrativo
a Estudio de Conveniencia y Oportunidad
a Cronograma de Ejecucin del Proceso

a
Solicitud Certificado de Disponibilidad
Presupuestal
a Certificado de Disponibilidad Presupuestal
a Contrato Interadministrativo
a Registro Presupuestal
a Plizas
a Publicacin Diario Oficial
a Pago Impuesto de Timbre
a Informes de Avance
a Acta de Liquidacin
29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1 a Informe

29.11 c Informe especial de Polica

a Hechos conocidos

a Elementos que hacen parte de los hechos.

c Informe de Back-Up
29.19 a Informe

c Informe de Actividades
29.25 a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe

c Informe de Novedades
29.57 a Informe
 c Informe de Procesos
29.61
a Informe
30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS

31.5 c Libros de poblacin

a Libro

31.6 c Libro Minuta de Guardia

a Libro

31.7 c Libros de Control

a Libro

31.8 c Libros de Servicio de Polica

a Libro

31.10 c Libro minuta de vigilancia

a Libro

31.11 c Libro control de denuncias

a Libro

Libros para los servicios de Supervisin y

31.12 c
Control de las Unidades Policiales

a Libro

38 g ORDENES
38.1 c Orden Interna

a orden interna

38.3 c Orden Administrativa de Personal

38.8 c Orden de trabajo

38.9 c Orden de Servicios

38.10 c Memorando
a memorando

a Comunicacion oficial de respuesta

38.11 c Polgramas

a polgramas

38.14 c Orden del Da

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial

a Correo electrnico

39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES
40.2 c Plan de Accin

a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

a Comunicacion oficial

40.9 c Plan Estratgico

a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

 a Comunicacion oficial

46 g RESOLUCIONES

50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

57 g CAMPAAS

60 g CONVENIOS

60.8 c Convenio Interadministrativo

a Informacin General de Convenios

a Estudios Previos de Convenios

a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
62 g CONTROL DE DOCUMENTOS
a Comunicacin oficial
a Concepto de Planeacin
a Concepto de viabilidad jurdica
a Formato Control de Documentos 1DS-FR-0001

a
Formato o documento propuesto para creacin,
modificacin o eliminacin
86 g PROGRAMAS

86.10 c Programa de Prevencin

86.30 c Programa de Gestin Ambiental

Programa de Conservacin Preventiva para

86.33 c
los Archivos
a
Formato de seguimiento a los programas de
conservacin.
a Diagnostico integral
a Acta
 a Informes
a Constancias
a Planillas de Medicin temperatura
95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial

95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

a Comunicacion oficial
95.4 c Sistema de Gestin Ambiental
Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
 a Seguimiento al control operacional

95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo

a Definicin de la gestin del riesgo

a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
a Plan manejo de riesgos
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce

FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : SECCIONAL DE TRANSITO Y TRANSPORTE

CAQUETA

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.7

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FINA

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 10 x X

3 __ X X X

3 5 X X

3 18 X X X X
(CP) 50 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X

3 20 X X

3 __ X X X
3 __ X X X

3 20 X X X

3 10 X X X

3 20 X X

3 5 X X

3 20 X X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X
 3 5 X X

(CP) (CP) X X X

3 18 X X

3 18 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 18 X X

3 18 X X

3 18 X X

3 18 X X X

3 18 X X X
3 10 X X X

3 20 X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 18 X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X
 3 5 X X

3 10 X X X

(CP) (CP) X X X

3 __ X X

3 __ X X

3 3 X X

3 8 X X X

3 5 X X X

3 8 X X

3 8 X X

3 8 X X X
3 8 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X
 3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FINA

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
RANSPORTE
FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

X
X

x x

X X

X
 X

X X

X X

X X

X
 X

X X

X X

X X

X X

X X

X X

X
X X

X X

X X

X
 X

X X

X
X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL

UALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo de Gestin por prdida de vigencia.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un
documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las comunicaciones

oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno, mantenimiento, elementos y
necesidades administrativas sern eliminadas mediante el proceso de picado.
transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las comunicaciones
oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno, mantenimiento, elementos y
necesidades administrativas sern eliminadas mediante el proceso de picado.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en e l Archivo Central, seleccionar y digitalizar

una muestra representativa hasta el 3% de aquellos documentos que sean
transcendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por

ser un documento de constante actualizacin y consulta, para las
dependencias, se deben registrar la totalidad de las series y subseries
conservadas, haciendo la descripcin por cada una de las vigencias
conservadas..

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer de

valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

carecer de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

carecer de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, digitalizar y eliminar por

carecer de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, digitalizar y eliminar por
carecer de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor
secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

Firma Presidente Comit de Gestin Documental

riollo Rey
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PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABL
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial

Registro de peticiones de solucion inmediata

a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit
a lista de asistencia
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes
 c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

c
a
a Actas de Capacitacin
2.35 Acta
listados de asistencia

c
a Actas de Revista
2.40 a Acta
Lista de Verificacion

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

8 g BIENESTAR
8.1 c Afiliaciones
a Solicitud de afiliacin /definicin
a Desprendible de pago
a Extracto de hoja de servicios
a Formulario
a Notificacin, aprobacin, afiliacin y desafiliacin
a Informe, tramite, afiliacin o desafiliacin
8.2 c Reservas
a solicitud - respuesta reserva
a check-in tarjeta de registro hotelero.
a Formato de inventario de habitacin.
 a
Formato reporte de equipos y maletas del
husped

a Formato de invitado aprobado (carnet-cc)

8.3 c Servicio de Alimentos y Bebidas
a formato de verificacin limpieza y desinfeccin

a Formato de liberacin de productos y bebidas

a Formato de chequeo de inspeccin cocina

a
Formato de baja interna de productos por control
de calidad

a
Formato identificacin agentes qumicos
saneamiento bsico en centro sociales

a
Formato de verificacin fechas de vencimiento y
rotacin de inventarios
a Formato recepcin de materias primas

a
Formato control de temperatura de equipos de
refrigeracin y congelacin
8.4 c Servicio de Hospedaje
a acta
a Reporte diario de hospedaje

a
factura de pago centros vacacionales y
recreativos
a Registro de husped
a inventario unidad habitacional

a
Encuesta satisfaccin servicios centros
vacacionales y recreativos

a
Actividades diarias centros vacacionales y
recreativos

a
Reporte de dao de centros vacacionales y
recreativos

a Lista de chequeo unidad habitacional

a Disponibilidad unidad habitacional

a Solicitud reserva

a
Solicitud de elementos en centros vacacionales y
recreativos

a Formato tratamiento de producto no conforme

a plan de mejoramiento

8.5 c Otorgar apoyo econmico

 a Visita socio-familiar

a Autorizacin apoyo econmico

a control apoyos econmicos otorgados

a Verificacin de documentos apoyo econmicos

8.6 c Brindar servicios Funerarios

a Manejo del proceso de duelo

a Recibo de pago funerarios

a
Control de fallecidos miembros de la institucin
con derecho al auxilio funerario
a Control ingreso de familiares fallecidos

8.7 c Realizar prestamos

a Anlisis capacidad de endeudamiento

a Solicitud prstamo
Brindar servicio de Hospedaje en el hogar
8.8 c
madre mara de san Luis
a Control ocupacional
a Control diario vveres
a Inventario habitacin.
a
Recibo de pago servicios hogar madre mara de
san Luis
a Solicitud de ingreso

a Lista de chequeo hogar madre mara de san Luis

a
Lista de chequeo alimentos y bebidas en los
hogares madre mara de san Luis
Brindar atencin, apoyo y prevencin
8.9 c
psicosocial
a Listado De Asistencia Actividades Psicosociales
a Inscripcin O Actualizacin De Datos
a Informes
a Invitacin Va Telefnica
a Entrega De Kit Hospitalario
a Control Seguimiento Presupuesto Asignado

8.10 c Reconocimiento de auxilio mutuo

a
Lita de chequeo para reconocimiento y pago de
auxilio mutuo
 a
Formato de afiliacin, actualizacin y re afiliacin
de auxilio mutuo
10 g BOLETINES

10.3 c Boletn Informativo Policial

a boletn

13 g CIRCULARES

13.1 c Circular acadmica

13.2 c Circular informativa

15 g CONCEPTOS

15.2 c Concepto Tcnico

a Solicitud
a Anexos
a Respuesta
15.15 c Conceptos de Planeacin
a Solicitud
a Anexos
a Respuesta
16 g ASCENSOS
Llamamiento a curso de capacitacin para
16.1 c
ascenso
a Comunicaciones oficiales
a Comunicacion oficial de entes de control
a Certificado de planta presupuestal
a Proyectos de OAP para comisin de curso

16.2 c Evaluacin de la trayectoria profesional

a Comunicaciones oficiales
a Comunicacion oficial de entes de control
a Certificado de planta presupuestal
a Proyectos de OAP para comisin de curso
 21 g PASAJES Y VIATICOS

22 g ENCUESTAS
22.1 c Encuestas satisfaccin del cliente
a encuesta

c
Informe de parametrizacin de encuestas y
evaluaciones
22.2
a Informe

24 g ESTUDIOS
24.13 c Estudio de Planeacin
Comunicacion oficial
a

27 g HISTORIAS
27.3 c Historias Laborales
a Informacin personal y familiar
a Fotografa titular y cnyuge
a Fotocopia cdula ciudadana
a Registro civil de nacimiento
a
Registro civil de matrimonio y/o declaracin de
unin libre
a
Declaratoria de liquidacin y disolucin social
conyugal
a
Sentencia de divorcio y/o cesacin de efectos
civiles
a Registro civil nacimiento hijos
a Formato Auxilio mutuo
a Seguro voluntario y obligatorio
a Pagos de seguros
a Reconocimiento tiempo laborado
a Informacin patrimonial
a
Formato nico de hoja de vida para personas
naturales
Informacin Institucional
a Actos Administrativos de nombramiento
a Actas de posesin
a Actos administrativos de ascenso
Inscripcin y Registro Carrera Administrativa
a
Especial.
Informacin acadmica
a Acta de grado y diplomas
a Certificados de estudio
a Cursos policiales
Informacin disciplinaria y jurdica
a Fallos disciplinarios
a Fallos administrativos
 a Fallos judiciales
a Fallos prestacionales

a Separaciones temporales

a Suspensiones
a Derogaciones
a Revocatorias

a Acto administrativo de ejecucin de la sancin

Evaluaciones de Desempeo
a Folios de vida
a Evaluaciones
a Clasificaciones
Informacin Laboral
a Licencias
a Vacaciones
a Secuestrados
a Desaparecidos
Comunicacion oficial de retiros
a Solicitud de retiro
a Acto Administrativo
a Reintegros
a Reincorporaciones
a Informe causa de muerte
a Registro civil de defuncin
a Hoja de servicio
27.4 Historias medico laborales
a Comunicacion oficial

27.5 c Historias servicio militar

a Formularios mdicos de capacidad psicofsica.

a Formulario de inscripcin.
a Acto administrativo de nombramiento
a Acta tercer examen medico.
a
Pliegos de Comunicacion oficial mdicos por
termino de servicio militar.
a
Acto administrativo de retiro, desvinculacin o
licenciamiento.
a Formulario de seguimiento.
a Acto administrativo por cambio de modalidad.

28 g COMUNICACIN PBLICA

Manejo de la informacin difundida en medios

28.1 c
de comunicacin
 a Hecho noticioso
a Convocatoria rueda de prensa
a Boletn de prensa
29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1
a Informe
c Informe Contable
29.2
a Informe

c Informe de Austeridad en el Gasto Pblico

29.4
a Informe

29.5 c Informe Administrativo por Lesin o Muerte

a Informe Novedad
a Cartula del Informativo por Lesin o Muerte
a Auto de Apertura
a Comunicacin Oficial
a Pruebas

a
Formato calificacin de informativos
administrativos prestacionales por lesin o muerte

a
Notificacin de informativos administrativos por
lesin o muerte
c Informe de Seguimiento y Evaluacin
29.10
a Informe
c Informe de Back-Up
29.19
a Informe

c Informe de Actividades
29.25
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe
c Informe de Novedades
29.57
a Informe

c Informe de Personal
29.60
a Informe

c Informe de Procesos
29.61
a Informe
30 g INVENTARIOS
30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS
31.3 c Libro Registro de Diplomas

a libro

31.7 c Libros de Control

a Libro

Libros para los servicios de Supervisin y

31.12 c
Control de las Unidades Policiales
a Libro

37 g NMINAS

38 g ORDENES
c Orden Interna
38.1
a orden interna

38.3 c Orden Administrativa de Personal

38.8 c Orden de trabajo

38.9 c Orden de Servicios

38.10 c Memorando
a memorando
a Comunicacion oficial de respuesta
38.11 c Polgramas

a polgramas

38.14 c Orden del Da

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial
a Correo electrnico
 39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES
40.1 c Plan Anual de Compras
a Requerimientos
a Anteproyecto de ingresos y gastos
a Aprobacin junta directiva
a Plan de necesidades
a Informe de ejecucin presupuestal
a Aprobacin plan de necesidades
a Modificaciones
40.2 c Plan de Accin
a Comunicacion oficial
40.4 c Plan de Capacitacin
a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

a Comunicacion oficial

40.9 c Plan Estratgico

a Comunicacion oficial

40.19 c Plan de Desarrollo Administrativo

40.31 c Plan de Bienestar de Personal

a POE Plan de Estmulos e Incentivos
a Personaje de mes
a Felicitaciones
a Condecoraciones
a Otros
40.37 c Plan de Necesidades
a Comunicacion oficial
40.45 c Plan de Traslados
a Comunicacion oficial

40.46 c Plan de Vacaciones

41 g PROCESOS

41.1 c Proceso Administrativo por perdida y/o dao

 a Comunicacion oficial

43 g PROYECTOS
43.10 c Proyeccin de Planta de Personal
a Traslados
a Auxiliares de Polica
a Novedades de Personal
a Otros Comunicacion oficial
43.18 c Proyecto de Investigacin
a Anteproyecto
a Convocatoria
a Propuestas de Investigacin
a Cronograma de actividades
a Financiamiento interno
a Financiamiento externo
a Informe de Avance
a Informe final del proyecto
a Otros Comunicacion oficial
43.21 c Proyecto Educativo Institucional
a Pei

a Actas de socializacin

47 g SISTEMAS DE INFORMACIN

c
Informes y solicitudes de verificaciones a los
sistemas de informacin
47.4
a Informe
50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental

52 g DISPOSICIONES

53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

54 g PUBLICACIONES

56 g ESTADSTICAS
 a Comunicacion oficial
59 g COMISIONES
59.1 c Comisiones al Exterior
a
control de entrega de documentos para
comisiones al exterior
a acta de instruccin.

59.2 c Comisiones al Interior

60 g CONVENIOS
60.1 c Convenio de Cooperacin
a Informacin General de Convenios
a Estudios Previos de Convenios
a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
60.2 c Convenio Educativo
a Informacin General de Convenios
a Estudios Previos de Convenios
a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
60.4 c Convenio Interinstitucional
a Informacin General de Convenios
a Estudios Previos de Convenios
a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
60.7 c Convenio Multilateral
a Informacin General de Convenios
a Estudios Previos de Convenios
a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
60.8 c Convenio Interadministrativo
a Informacin General de Convenios
a Estudios Previos de Convenios
a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
41 g PROCESOS

70 g INSTRUCTIVOS

86 g PROGRAMAS

86.1 c Programa de Acreditacin

86.2 c Programa Acadmico

a Planeacin de Programas
a Aprobacin plan de estudios
a Horarios Acadmicos
 a Tratamiento del servicio o producto no conforme

86.8 c Programa de Higiene y Seguridad Ocupacional

Programa de Medicina Preventiva y del

86.9 c
Trabajo

86.10 c Programa de Prevencin

86.11 c Programa de Promocin

Programas de promocin de la salud y

86.18 c
prevencin de la enfermedad
a Documentacin del procedimiento
a Formato de priorizacin
a Formato tipo de programa
a Lineamientos metodolgicos del programa
a
Comunicaciones oficiales de divulgacin del
programa
a
Registros de asistencia tcnica (implementacin y
mejora)
a
Informes de retroalimentacin y gestin del
programa
a Puntos de control

86.20 c Programa de bienestar y calidad de vida

a cronograma recreo deportivo (actividades)

a
Diagnostico de necesidades recreo deportivas y
culturales

a
Informe de actividades recreo deportivas y
culturales

86.24 c Programa de Visitas Domiciliarias

92 g MEJORA CONTINUA E INNOVACIN

92.1 c Mejora Continua
a Acta subcomit de mejoramiento gerencial
a Acciones de mejora
a Acciones correctivas
a Acciones preventivas
a Plan de mejoramiento
92.2 c Rendicin de cuentas
a Comunicaciones oficiales
a Derecho de peticin
 a Actas
a Encuestas
a Matriz de tabulacin y anlisis de encuesta
a Comunicacion oficial
a Formulacin de propuestas o preguntas
a Evaluacin del evento
a Listado de invitados
92.3 c Revisin por la direccin
a Acta de Revisin por la Direccin
a Acta inicial
a Anlisis y recomendaciones
a Certificado
a Comunicacin oficial
a Mapas de procesos de segundo nivel
95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales
 Matriz de identificacin y evaluacin de los
a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo
a Definicin de la gestin del riesgo
a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
a Plan manejo de riesgos
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce

FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : SOPORTE Y APOYO

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.7.1

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FINA

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 10 X

3 5 X X

3 18 X X X X

(CP) 50 X X
3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X

3 20 X X

3 5 X X X

3 5 X X X
3 5 X X X

3 3 X

3 __ X

3 5 X X
 3 5 X X

k 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

(CP) __ X X
(CP) __ X X

3 10 X X X

3 10 X

3 3 X X

3 3 X X

3 10 X X

3 10 X X

3 5 X X

3 5 X X
 3 5 X X

3 20 X X X

3 5 X X X

3 5 X X

(CP) 100 X X X
(CP) 100 X X X

10 90 X X X

3 48 X X X

3 5 X X X
3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 8 X X X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X

3 5 X X
(CP) (CP) X X X

(CP) (CP) X X

3 5 X X

3 18 X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 20 X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 18 X X

3 10 X X X
3 10 X X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 3 X X

3 20 X X
 3 20 X X

3 10 X X

3 10 X X

3 10 X X

3 5 X X X

(CP) (CP) X X X

3 5 X X

3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X

3 5 X X
3 5 X X

3 10 X X

3 10 X X

3 8 X X X

3 8 X X X

3 8 X X X

3 18 X X X

3 8 X X X

3 5 X X X

3 8 X X

3 8 X X
3 8 X X

3 8 X X

3 8 X X

3 8 X X

3 8 X X

3 8 X X X

3 5 X X

3 8 X X

3 5 X X

3 5 X X
3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X
 3 5 X X

3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FINA

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
 FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

X
X X

X
 X

X
X

x
 x

X X

X X

X X

X X

X
 X

X
X X

X X
 X X

X X

X
 x

X X

X X

X X

X X

X X

X
 X

X X

X X
X X

X X

X X

X X

X
 X

X X

X X

X X

X X

X X

X X

X X
X X

X
X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL

UALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

Se digitaliza en su totalidad y se elimina por carecer de valores secundarios.

Se digitaliza en su totalidad y se elimina por carecer de valores secundarios.

Se digitaliza en su totalidad y se elimina por carecer de valores secundarios.

Eliminar por carecer de valores secundarios.

Eliminar por carecer de valores secundarios.

Dejar una muestra hasta el 10% del apoyo suministrado a personal y sus familias,
relacionado con el conflicto armado interno e informacin relevante y digitalizar la
misma.
Dejar una muestra hasta el 10% del apoyo suministrado a personal y sus familias,
relacionado con el conflicto armado interno e informacin relevante y digitalizar la
misma.

Dejar una muestra representativa hasta el 10% del apoyo suministrado a personal y
sus familias, relacionado con el conflicto armado interno e informacin relevante y
digitalizar los recibos de pago funerarios.

Dejar una muestra representativa hasta el 10% del apoyo suministrado a personal y
sus familias, relacionado con el conflicto armado interno e informacin relevante.

Dejar una muestra del 10% del apoyo suministrado a personal y sus familias,
relacionado con el conflicto armado interno e informacin relevante y digitalizar la
misma.

Dejar una muestra del 10% de los informes del programa y se digitaliza la informacin
correspondiente que tenga relacin con el conflicto

Se conserva permanentemente durante el tiempo de viva de La persona, despus de

fallecido el funcionario se conservara durante 3 en el archivo de gestin y se
proceder a eliminar.
Se conserva permanentemente durante el tiempo de viva de La persona, despus de
fallecido el funcionario se conservara durante 3 en el archivo de gestin y se
proceder a eliminar.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se deja una muestra representativa de un 2 % por Serie y Se microfilma lo

Seleccionado

Se elimina en el archivo central por carecer de valores secundarios. Los documentos

son eliminados mediante picado.

Se elimina en el archivo central por carecer de valores secundarios. Los documentos

son eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, transferir al archivo

histrico por cuanto posee valores secundarios

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado o borrado

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Cuando el funcionario sea desvinculado de la entidad y una vez sea realizada su hoja
de servicios, en el grupo de retiros se conservara los tiempos establecidos en el
archivo de gestin, posteriormente se deber transferir la historia laboral al Archivo
central de la Direccin de Talento humano. una vez cumplidos los tiempos de
retencin en el archivo central se seleccionara hasta un 5% de las historias de los
funcionarios que marcaron la historia de la Polica Nacional.

NOTA: El tiempo expresado en el archivo de gestin obedece a que la transferencia

no tiene un tiempo especifico por cuanto depende de factores como decisin
personal o institucional, retiros, separaciones temporales o por cumplimiento de
tiempo de servicio en la institucin.
central de la Direccin de Talento humano. una vez cumplidos los tiempos de
retencin en el archivo central se seleccionara hasta un 5% de las historias de los
funcionarios que marcaron la historia de la Polica Nacional.

NOTA: El tiempo expresado en el archivo de gestin obedece a que la transferencia

no tiene un tiempo especifico por cuanto depende de factores como decisin
personal o institucional, retiros, separaciones temporales o por cumplimiento de
tiempo de servicio en la institucin.

Transcurrido el tiempo de retencin se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto

son documentos que poseen valores secundarios para la institucin.

Cuando el funcionario sea desvinculado de su servicio militar, se debe transferir la

historia laboral al Archivo Central de la unidad donde se presto su servicio, para su
conservacin y disposicin final.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.
Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en e l Archivo Central, seleccionar y digitalizar

una muestra representativa hasta el 3% de aquellos documentos que sean
transcendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un
documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin
por cada una de las vigencias conservadas..

Conservacin total en el Archivo de Gestin , teniendo en cuenta que son el soporte

jurdico para la expedicin de constancias - certificados y su regulacin obedece a la
normatividad del Ministerio de Educacin Nacional por ser el Ente rector en la
materia.

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer

de valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra
representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.
Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter
histrico.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se deja muestra representativa de un 1% por esta subseries; Se microfilma lo

Seleccionado

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5% de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 5% de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado o borrado

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Se deja una muestra representativa de un 5% por subseries; Se microfilma lo

Seleccionado

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

carecer de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar por carecer de

valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de

constante consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo
Central, Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina mediante picado, una vez culmina el tiempo de retencin en el archivo

central, por no poseer valor documental secundario.

Dejar una muestra del 10% de los informes del programa y se digitaliza la informacin
correspondiente que tenga relacin con el conflicto

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

Firma Presidente Comit de Gestin Documental

riollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TAB
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial

Registro de peticiones de solucion inmediata

a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit
a lista de asistencia
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

a acta de la reunin
a lista de asistencia
 c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

c Actas de Capacitacin
2.35 a acta
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
2.40 a Acta
Lista de Verificacion

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos

a Requerimientos personales

a Mantenimientos

a Necesidades administrativas
10 g BOLETINES

10.3 c Boletn Informativo Policial

 a boletn

25 g EXPEDIENTES
25.2 c de Vehculos

a Comunicacion oficial

29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1
a Informe

c Informe de Back-Up
29.19
a Informe

c Informe de Actividades
29.25
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe

c Informe de Novedades
29.57
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58
a Informe

30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS

31.7 c Libros de Control

a Libro

38 g ORDENES

c Orden Interna
38.1
a orden interna
38.8 c Orden de trabajo

38.10 c Memorando
a memorando
a Comunicacion oficial de respuesta
38.11 c Polgramas

a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial
a Correo electrnico
39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES
40.2 c Plan de Accin

a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

a Comunicacion oficial
40.9 c Plan Estratgico

a Comunicacion oficial

40.13 c Plan de Seguridad

a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad

43 g PROYECTOS
43.3 c Proyecto de Cooperacin Nacional

43.18 c Proyecto de Investigacin

a Anteproyecto
a Convocatoria
a Propuestas de Investigacin
a Cronograma de actividades
a Financiamiento interno
a Financiamiento externo
a Informe de Avance
a Informe final del proyecto
a Otros Comunicacion oficial
50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales

a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

56 g ESTADSTICAS
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis
a estudio de situacin

70 g INSTRUCTIVOS

95 g SISTEMAS
c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin

95.1
 a Actas
a Comunicaciones oficiales
95.1 a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
a Seguimiento al control operacional
ELABOR : PT Bayron Herrera Salce
FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD DE TRANSITO Y TRANSPORTE

METROPOLITANO

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.7.2

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FIN

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 10 x X

3 5 X X

3 18 X X X X

(CP) 50 X X

3 10 X X
3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X

3 20 X X

3 __ X X X

3 10 X X X
 3 10 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X

(CP) (CP) X X X

3 5 X X

3 18 X X X
3 10 X X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X

3 3 X X
 3 10 X X

3 10 X X

(CP) (CP) X X X

3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X
3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FIN

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
 MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
NSPORTE
FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

x x
X X

X X
X X

X X
X X

X
X X

X X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL

ALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un documento

de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se suprima o
fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la trasferencia al archivo
central. una ves cumpla los tiempos de retencin se microfilmara la totalidad de las
subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en el

archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica Nacional
donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las comunicaciones

oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno, mantenimiento, elementos y
necesidades administrativas sern eliminadas mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar una muestra
representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas relevante y
pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar una muestra
representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas relevante y
pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben registrar
la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin por cada una de
las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer de

valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una
muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una
muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central

por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes transferidos
anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de valores

primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de constante

consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo Central, Transcurrido
el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una muestra
representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean trascendentales para la
Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

 Firma Presidente Comit de Gestin Documental

ollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
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Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial

Registro de peticiones de solucion inmediata

a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit
a lista de asistencia
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

a acta de la reunin
a lista de asistencia
 c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
2.40 a Acta
Lista de Verificacion

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos

a Requerimientos personales

a Mantenimientos

a Necesidades administrativas

10 g BOLETINES

10.3 c Boletn Informativo Policial

 a boletn

25 g EXPEDIENTES
25.2 c de Vehculos

a Comunicacion oficial

29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1
a Informe

c Informe de Back-Up
29.19
a Informe

c Informe de Actividades
29.25
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe

c Informe de Novedades
29.57
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58
a Informe

30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS

31.7 c Libros de Control

a Libro

38 g ORDENES

c Orden Interna
38.1
a orden interna
38.8 c Orden de trabajo

38.10 c Memorando
a memorando
a Comunicacion oficial de respuesta
38.11 c Polgramas

a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial
a Correo electrnico
39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES

40.2 c Plan de Accin

a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

a Comunicacion oficial

40.9 c Plan Estratgico

a Comunicacion oficial

40.13 c Plan de Seguridad

a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad

 43 g PROYECTOS

43.3 c Proyecto de Cooperacin Nacional

43.18 c Proyecto de Investigacin

a Anteproyecto
a Convocatoria
a Propuestas de Investigacin
a Cronograma de actividades
a Financiamiento interno
a Financiamiento externo
a Informe de Avance
a Informe final del proyecto
a Otros Comunicacion oficial
50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales

a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

56 g ESTADSTICAS
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis
a estudio de situacin

70 g INSTRUCTIVOS

95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
 a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno

a Comunicacion oficial

95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
a Seguimiento al control operacional
ELABOR : PT Bayron Herrera Salce
FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD DE TRANSITO Y TRANSPORTE

MUNICIPAL

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.7.3

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FINA

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 10 x X

3 5 X X

3 18 X X X X

(CP) 50 X X

3 10 X X
3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X

3 20 X X

3 __ X X X

3 10 X X X
 3 10 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X

(CP) (CP) X X X

3 5 X X

3 18 X X X
3 10 X X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X

3 3 X X
 3 10 X X

3 10 X X

(CP) (CP) X X X

3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X
3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FINA

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
 DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
NSPORTE
FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

x x
X X

X X
X X

X X
X X

X
X X

X X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL

UALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las

comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin
por cada una de las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer

de valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

carecer de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de

constante consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo
Central, Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

Firma Presidente Comit de Gestin Documental

riollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial

Registro de peticiones de solucion inmediata

a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit
a lista de asistencia
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

a acta de la reunin
a lista de asistencia
 c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
2.40 a Acta
Lista de Verificacion

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos

a Requerimientos personales

a Mantenimientos

a Necesidades administrativas
10 g BOLETINES

10.3 c Boletn Informativo Policial

 a boletn

25 g EXPEDIENTES
25.2 c de Vehculos

a Comunicacion oficial

29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1
a Informe

c Informe de Back-Up
29.19
a Informe

c Informe de Actividades
29.25
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe

c Informe de Novedades
29.57
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58
a Informe

30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS

31.7 c Libros de Control

a Libro

38 g ORDENES

c Orden Interna
38.1
a orden interna
38.8 c Orden de trabajo

38.10 c Memorando
a memorando
a Comunicacion oficial de respuesta
38.11 c Polgramas

a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial
a Correo electrnico
39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES

40.2 c Plan de Accin

a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

a Comunicacion oficial

40.9 c Plan Estratgico

a Comunicacion oficial

40.13 c Plan de Seguridad

a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad

50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

56 g ESTADSTICAS
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis
a estudio de situacin

70 g INSTRUCTIVOS

95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial
 95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
a Seguimiento al control operacional

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce

FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD DE CONTROL Y SEGURIDAD

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.7.4

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FINA

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 10 x X

3 5 X X

3 18 X X X X

(CP) 50 X X

3 10 X X
3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X

3 20 X X

3 __ X X X

3 10 X X X
 3 10 X X X

3 5 X X

3 5 X X

X X X
3 5

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X

(CP) (CP) X X X

3 5 X X

3 18 X X X
3 10 X X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X

3 3 X X
(CP) (CP) X X X

3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X
 3 5 X X

3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FINA

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
URIDAD FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

x x
X X

X X
X X

X X
X X

X
 X

X X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL

UALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las

comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin
por cada una de las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer

de valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo
Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

carecer de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de

constante consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo
Central, Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

Firma Presidente Comit de Gestin Documental

riollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial

Registro de peticiones de solucion inmediata

a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit
a lista de asistencia
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

a acta de la reunin
a lista de asistencia
 c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
2.40 a Acta
Lista de Verificacion

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos

a Requerimientos personales

a Mantenimientos

a Necesidades administrativas
10 g BOLETINES

10.3 c Boletn Informativo Policial

a boletn
 25 g EXPEDIENTES
25.2 c de Vehculos

a Comunicacion oficial

29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1
a Informe

c Informe de Back-Up
29.19
a Informe

c Informe de Actividades
29.25
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe

c Informe de Novedades
29.57
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58
a Informe

30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS

31.7 c Libros de Control

a Libro

38 g ORDENES

c Orden Interna
38.1
a orden interna

38.8 c Orden de trabajo

38.10 c Memorando
 a memorando
a Comunicacion oficial de respuesta
38.11 c Polgramas

a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial
a Correo electrnico
39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES

40.2 c Plan de Accin

a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

a Comunicacion oficial
40.9 c Plan Estratgico

a Comunicacion oficial

40.13 c Plan de Seguridad

a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad

50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales

a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

56 g ESTADSTICAS
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis
a estudio de situacin

70 g INSTRUCTIVOS

95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
 Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
a Seguimiento al control operacional

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce

FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : UNIDADES DE REACCION E INTERVENCION

UNIR

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.7.5

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FINA

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 10 x X

3 5 X X

3 18 X X X X

(CP) 50 X X

3 10 X X
3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X

3 20 X X

3 __ X X X

3 10 X X X
 3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X

(CP) (CP) X X X

3 5 X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 18 X X X
 3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X

3 3 X X

(CP) (CP) X X X
3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X
 3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FINA

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
NTERVENCION
FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

x x
X X

X X
 X

X X

X X

X
X

X
 X

X X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL

UALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las

comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin
por cada una de las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer

de valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.
Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de
valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

carecer de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de

constante consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo
Central, Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

Firma Presidente Comit de Gestin Documental

riollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial

Registro de peticiones de solucion inmediata

a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion
1.12 c Solicitudes de consulta
a solicitud

a formato de consulta o prstamo de documentos

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit
a lista de asistencia
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes
2.10 c Acta de compromiso
a acta de la reunin
a lista de asistencia
c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
2.40 a Acta
Lista de Verificacion

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos

a Requerimientos personales

a Mantenimientos

a Necesidades administrativas

10 g BOLETINES
10.3 c Boletn Informativo Policial
 a boletn

25 g EXPEDIENTES

25.2 c de Vehculos
a
Comunicacion oficial

29 g INFORMES

c Informe a Entes de Control

29.1

a Informe

29.11 c Informe especial de Polica

a Hechos conocidos

a Elementos que hacen parte de los hechos.

c Informe de Back-Up
29.19
a Informe

c Informe de Incautacin
29.22
a Informe
c Informe de Actividades
29.25
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe
c Informe de Novedades
29.57
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58
a Informe
c Informe de Procesos
29.61
a Informe

30 g INVENTARIOS
30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS
31.7 c Libros de Control

a Libro

38 g ORDENES

c Orden Interna
38.1
a orden interna

38.8 c Orden de trabajo

38.10 c Memorando

a memorando

a Comunicacion oficial de respuesta

38.11 c Polgramas

a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial

a Correo electrnico

39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES
40.2 c Plan de Accin

a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

 a Comunicacion oficial

40.13 c Plan de Seguridad

a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

a Comunicacion oficial

50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

56 g ESTADSTICAS
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis
a estudio de situacin

57 g CAMPAAS

60 g CONVENIOS

60.8 c Convenio Interadministrativo

a Informacin General de Convenios

a Estudios Previos de Convenios

a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
61 g CONTRAVENCIONES

61.3 c Integridad fsica

a Formato incautacin elementos

a Incautacin armas blancas
61.4 c Querellas
a Querella
a Boleta de citacin
 a Acta diligencia contravencional

70 g INSTRUCTIVOS

86 g PROGRAMAS
86.7 c Programa de Gestin Documental
a implementacin del manual

a programas del proceso de gestin documental

86.10 c Programa de Prevencin

86.30 c Programa de Gestin Ambiental

95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas

a Comunicaciones oficiales

a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
 Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
a Seguimiento al control operacional
95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo
a Definicin de la gestin del riesgo
a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
a Plan manejo de riesgos
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce

FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD MULTIMODAL

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.7.6

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FINA

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 10 x X

3 __ X X X

3 5 X X

3 18 X X X X

(CP) 50 X X
3 10 X X

3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X

3 20 X X

3 __ X X X

3 10 X X X
3 10 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 20 X X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X

3 5 X X
(CP) (CP) X X X

3 5 X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X

3 3 X X
 3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X

(CP) (CP) X X X

3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X

3 5 X X

3 3 X X

3 8 X X X

3 7 X X X

3 8 X X X
3 8 X X X

3 5 X X X

3 8 X X

3 8 X X

3 8 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X
 3 5 X X

3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FINA

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
 FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

X
x x

X X

X X
X X

X X

X
 x

X X

X X

X
 X

X X

X
 X

X X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL

UALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo de Gestin por prdida de vigencia.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos

son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una
muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos

son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en el

archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las

comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar una
muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar una
muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos

son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en e l Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3% de aquellos documentos que sean transcendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un
documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin por
cada una de las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer de

valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer

de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% a la informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% a la informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% a la informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de

constante consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo Central,
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una
muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, cumplido este tiempo se

microfilma para la conservacin permanente de los soportes documentales de
importancia histrica en la implementacin del PGD.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de
valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

Firma Presidente Comit de Gestin Documental

riollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial

Registro de peticiones de solucion inmediata

a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion
1.12
c Solicitudes de consulta
a solicitud

a formato de consulta o prstamo de documentos

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit
a lista de asistencia
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes
2.10 c Acta de compromiso

c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
a
2.40 Acta
Lista de Verificacion

Actas de Eliminacin Documental

c Propuesta de Eliminacion
a
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos
a Requerimientos personales
a Mantenimientos
a Necesidades administrativas

10 g BOLETINES
10.3 c Boletn Informativo Policial

a boletn

24 g ESTUDIOS
Estudio en convivencia y seguridad
24.12 c
cciudadana
a Artuculo
a Informe Final

a Estudio

a Proyecto de invvestigacin
a Investigacin

24.16 c Estudio de Seguridad a Vas

25 g EXPEDIENTES

25.2 c Expediente de Vehculos

Comunicacion oficial
a

29 g INFORMES

c Informe a Entes de Control

29.1
a Informe

c Informe de Back-Up
29.19
a Informe
c Informe de Actividades
29.25
a Informe
c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe

c Informe de Novedades
29.57
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58
a Informe
 30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS

31.7 c Libros de Control

a Libro

38 g ORDENES
c Orden Interna
38.1
a orden interna

38.8 c Orden de trabajo

38.10 c Memorando
a memorando

a Comunicacion oficial de respuesta

38.11 c Polgramas

a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial

a Correo electrnico

39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES

40.2 c Plan de Accin

 a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

a Comunicacion oficial
40.9 c Plan Estratgico

a Comunicacion oficial

40.13 c Plan de Seguridad

a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad

43 g PROYECTOS
43.18 c Proyecto de Investigacin
a Anteproyecto
a Convocatoria
a Propuestas de Investigacin
a Cronograma de actividades
a Financiamiento interno
a Financiamiento externo
a
Informe de Avance
a Informe final del proyecto
a Otros Comunicacion oficial
50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

56 g ESTADSTICAS
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis
a estudio de situacin
70 g INSTRUCTIVOS

95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua

a Indicadores

95.2 c Sistema de Control Interno

a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
 a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional

95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo

a Definicin de la gestin del riesgo

a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
a Plan manejo de riesgos
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce

FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD DE PREVENCION VIAL

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.7.7

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FINA

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 10 x X

3 __ X X X

3 5 X X

3 18 X X X X

(CP) 50 X X
3 10 X X

3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X

3 20 X X

3 __ X X X
3 10 X X X

2 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X
(CP) (CP) X X X

3 5 X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X
 3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X

3 3 X X

3 10 X X

(CP) (CP) X X X

3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X

3 5 X X
3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X
 3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FINA

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
L FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

X
x x

X X

X
X X

x x

X
 x

X X

X X

X
 X

X
X X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL

UALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo de Gestin por prdida de vigencia.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las

comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central,sdleccionar y microfilmar

una muestra representativa de hasta el 3% de aquellos documentosd que sean
tracendentales para la Policia Nacional, los demas documentos seran eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un
documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin
por cada una de las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer

de valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

carecer de valores primarios.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de
constante consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo
Central, Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor
secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

Firma Presidente Comit de Gestin Documental

riollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABL
Versin: 0
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES
1.9 c Requerimientos de Justicia
a consulta bases de datos
a Solicitudes
a respuestas
Peticiones, Quejas, Reclamos,
1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias
a Comunicacion oficial
Registro de peticiones de solucion inmediata
a
(1IP-FR-0014)
a Denuncios
a Peticion
1.12 c Solicitudes de consulta
a solicitud

a formato de consulta o prstamo de documentos

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit

a lista de asistencia

Acta de Comit Actualizacin, Correccin

2.11 c y Retiro de Datos y archivos de
Inteligencia.
a Acta.
a Comunicacin oficial relacin ID.
a Planilla Relacin ID u Otros
a Informe Trimestral de avance.
c Actas de Inteligencia
2.12 a acta
a lista de asistencia
c
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5 a
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

a acta de la reunin

a lista de asistencia

c
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 a Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
2.40 a Acta
Lista de Verificacion

Actas de Eliminacin Documental

c Propuesta de Eliminacion
a
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial
Solicitudes y Comunicacion oficial
3.1 c
administrativos
a Requerimientos personales
a Mantenimientos
a Necesidades administrativas

6 g MISIONES
6.1 c Misiones de trabajo
a Comunicacion oficial
a Otros

10 g BOLETINES
10.2 c Boletn de criminalidad
a Boletn semanal de criminalidad
10.3 c Boletn Informativo Policial

a boletn

24 g ESTUDIOS
24.1 c Estudio Seguridad a Personas
a estudio
a Formatos 2SP-FR-00024
24.2 c Estudio de la conducta criminal
a Artculo
a Informe Final
24.3 c Estudio Criminolgico
a Estudio

a Investigacin

24.5 c Estudio de Nivel de Riesgo a Personas

a Solicitud realizacin Estudio

a Apertura orden de trabajo
a Comunicaciones Oficiales (solicitudes Varias)
a
Recoleccin de informacin para estudio de nivel
de riesgo
a Recomendaciones bsicas de autoproteccin
a Estudio de nivel de riesgo
a Decisin comit evaluacin del nivel de riesgo
Asignacin, modificacin o finalizacin de las
a medidas preventivas o de proteccin a personas
con nivel de riesgo comprobado
a Lista de chequeo para estudios de nivel de riesgo
a Comunicaciones Oficiales (Notificaciones)
a Acta

a
Matriz para la evaluacin del nivel de riesgo a
Personas en la Polica Nacional

Estudio a Instalaciones Gubernamentales y

24.6 c
Diplomticas
 a Solicitud realizacin estudio
a Comunicaciones Oficiales (solicitudes Varias)
a Apertura orden de trabajo
a Comunicaciones Oficiales (solicitudes Varias)
a
Estudio Seguridad a Instalaciones
Gubernamentales y Diplomticas
a Decisin comit evaluacin del nivel de riesgo
a Comunicaciones Oficiales (Notificaciones)
24.8 c Estudio de Cooperantes
a Comunicacion oficial
24.10 c Estudio de Desmovilizados
a Comunicacion oficial
24.11 c Estudio de Estandarizacin
a Comunicacion oficial
Estudio en convivencia y seguridad
24.12 c
cciudadana
a Artuculo
a Informe Final
a Estudio
a Proyecto de invvestigacin
a Investigacin

24.16 c Estudio de Seguridad a Vas

25 g EXPEDIENTES
25.2 c de Vehculos
a Comunicacion oficial

25.15 c de Inteligencia
Comunicacion oficial
a

25.31 c de Alertas Tempranas

a Comunicacion oficial
29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1
a Informe
29.14 c Informe de perfilacin criminal
a Anlisis del lugar de los hechos
a Anlisis conductual
a Anlisis del perfil criminal
a Anlisis vinculacin de casos
c Informe de Back-Up
29.19
29.19
a Informe

c Informe de Actividades
29.25
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe

c Informe de Investigaciones
29.54
a Informe

c Informe de Novedades

29.57
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58
a Informe
c Informe de Procesos
29.61
a Informe

Informe de Prueba de Vulnerabilidad en

29.62 c
Sistemas de Informacin

c Informe de Riesgo y Alerta Temprana

29.68
a Informe
c Informe de Anlisis y Delincuencial
29.98
a Informe

Informe de Inteligencia o
29.99 c
Contrainteligencia

30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS
31.7 c Libros de Control
a Libro
31.8 c Libros de Servicio de Polica
 a Libro

31.13 c Libro de Misiones de Trabajo

a libro

38 g ORDENES
c Orden Interna
38.1
a orden interna

38.8 c Orden de trabajo

38.10 c Memorando
a memorando

a Comunicacion oficial de respuesta

38.11 c Polgramas

a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial

a Correo electrnico
39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES
40.2 c Plan de Accin

a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

 a Comunicacion oficial

40.9 c Plan Estratgico

a Comunicacion oficial

40.13 c Plan de Seguridad

a Comunicacion oficial

40.25 c Plan Contrainteligencia

40.37 c Plan de Necesidades

a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad

43 g PROYECTOS
43.18 c Proyecto de Investigacin
a Anteproyecto
a Convocatoria
a Propuestas de Investigacin
a Cronograma de actividades
a Financiamiento interno
a Financiamiento externo
a Informe de Avance
a Informe final del proyecto
a Otros Comunicacion oficial
50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

56 g ESTADSTICAS
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis
a estudio de situacin
56.3 c Informacin estadstica
a Anlisis del lugar de los hechos
a Anlisis conductual
a Anlisis de perfil criminal
a Anlisis de vinculacin de casos
Recepcin y Anlisis de Comunicaciones
56.4 g
Interceptadas
a Comunicacin Oficial
a
FGN-23-F-01 Solicitud de Interceptacin de las
Comunicaciones Mviles VO1
FGN-23-F-02 Solicitud De Interceptacin De Las
a Comunicaciones (Mensajera Instantnea
BlackBerry) V01
a FGN-23-F-03 Solicitud De Interceptacin De Las C
a FGN-23-F-04 Solicitud De Revisin Tcnica De La
a FGN-23-F-05 Solicitud De Informacin De Las Com
a FGN-23-F-06 Registro De Coordinadores Las Salas
a FGN-23-F-08 Datos Del Personal De La Sala De Re
a FGN-26.1.3-Sct-F-03 - Resultados De La Activida
a FGN-26.1.3-Sct-F-05 Solicitud De Extraccin De
a Rtulo Elementos Materiales De Prueba Y Evidenci
a Registro De Cadena De Custodia Resolucin 02369

70 g INSTRUCTIVOS

86 g PROGRAAMAS

Programa de Proteccin de Documentos

86.27 c
Esenciales

87 g DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO

87.4 c Formulacin estratgica

a Anlisis de la realidad institucional
a Anlisis de informacin
a Anlisis de la formulacin estratgica vigente
a Anlisis de la seguridad objetiva y de seguridad
percibida
 a Diagnstico del mbito externo interno de la
Institucin
a Diagnstico inicial
a Diagnsticos
a Encuestas de percepcin del servicio policial o
internas
a Encuestas externas e internas
a Identificacin de grupos sociales o clientes
a Informes de gestin institucional
a Informes o investigaciones
a Matriz de cruce de elementos
a Matriz de la calificacin de las brechas de los
elementos de la definicin estratgica
a Matriz valoracin de oferta de valor Institucional
a MEGA
a Misin
a Oferta de valor
a Plan Estratgico Institucional
a Polticas estratgicas institucionales
a Polticas Institucionales
a Polticas marco normativo
a Principios y valores
a Visin
95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo
 a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional

95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo

a Definicin de la gestin del riesgo

a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
a Plan manejo de riesgos
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial
ELABOR : PT Bayron Herrera Salce
FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD BASICA DE INTELIGENCIA

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.7.8

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FINA

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 3 X X

3 10 x X

3 __ X X X

3 5 X X

3 18 X X X X

2 30 X X X

2 30 X X X
 2 30 X X X

(CP) 50 X X

3 10 X X

3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X

3 20 X X

3 __ X X X
2 30 X X

3 20 X X X

3 10 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 20 X X

3 20 X X

3 20 X X
3 20 X X

3 5
X X

3 30
X X

3 5 X X
X

2 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

2 30 X X

3 10 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X
 3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

2 30 X X X

(CP) (CP) X X X

3 5 X X

3 5 X X
3 5 X X

2 30 X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X

3 3 X X
 3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X

3 3 X X

3 10 X X

(CP) (CP) X X X

3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X

3 5 X X
3 10 X X

3 28 X X

3 5 X X X

3 3 X X
3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X
3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FINA

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
 E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
NCIA FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

X X

X X

X X
X X

x x

X X

X
X X

X X

X X

X X

X X

X X
X X

X x

x x

X X

X X

X
 X

X X

X
 X

X X

X X

X X

X
 X

X
X X

X X

X X

X
X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL
UALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo de Gestin por prdida de vigencia.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Teniendo en cuenta la reserva legal de la informacin se digitaliza y microfilmar, una

vez finalice el tiempo de retencin establecido por la Ley, procediendo a realizar
eliminacin de los mismos mediante picado.

Teniendo en cuenta la reserva legal de la informacin se digitaliza y microfilma una

vez finalice el tiempo de retencin establecido por la Ley, procediendo a realizar
eliminacin de los mismos mediante picado.
Teniendo en cuenta la reserva legal de la informacin se digitaliza y microfilma una
vez finalice el tiempo de retencin establecido por la Ley, procediendo a realizar
eliminacin de los mismos mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las

comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit
de actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto
posee valores secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en
dicho comit.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se deja una muestra representativa del 5% de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5% de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, transferir al archivo

histrico por cuanto posee valores secundarios

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, transferir al archivo

histrico por cuanto posee valores secundarios
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, transferir al archivo
histrico por cuanto posee valores secundarios

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central,sdleccionar y microfilmar

una muestra representativa de hasta el 3% de aquellos documentosd que sean
tracendentales para la Policia Nacional, los demas documentos seran eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit

de Actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto
posee valore secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en
dicho comit.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se deja una muestra representativa del 3 % de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit

de actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto
posee valore secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en
dicho comit.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin
por cada una de las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer de

valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra
representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit

de actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto
posee valores secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en
dicho comit.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

carecer de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Se deja una muestra representativa del 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Se deja una muestra representativa del 5 % de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de

constante consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo
Central, Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

pierde valor administrativo

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

 Firma Presidente Comit de Gestin Documental

riollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABL
Versin: 0
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES
1.9 c Requerimientos de Justicia
a consulta bases de datos
a Solicitudes
a respuestas
Peticiones, Quejas, Reclamos,
1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias
a Comunicacion oficial
Registro de peticiones de solucion inmediata
a
(1IP-FR-0014)
a Denuncios
a Peticion
1.11 c Inspecciones Judiciales
a solicitud
a formato de consulta
a acta de inspeccin
1.12 c Solicitudes de consulta
a solicitud

a formato de consulta o prstamo de documentos

1.13 c Providencias judiciales

a Ordenes de Captura.
a Cancelacin de ordenes de captura.
a Impedimento de salida del pas.
a Cancelacin de impedimento de salida del pas.
a Sentencias
a Cancelacin de sentencias.
a Medidas de aseguramiento.
a Cancelacin de Medidas de aseguramiento.
a Anotaciones
a Correcciones
 2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit

a lista de asistencia

c
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5 a
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

a acta de la reunin
a lista de asistencia

Acta de Comit Actualizacin, Correccin

2.11 c y Retiro de Datos y archivos de
Inteligencia.
a Acta.
a Comunicacin oficial relacin ID.
a Planilla Relacin ID u Otros
a Informe Trimestral de avance.
c Actas de Inteligencia
2.12 a acta
a lista de asistencia
c
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 a Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
2.40 a Acta
Lista de Verificacion

Actas de Eliminacin Documental

c Propuesta de Eliminacion
a
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion
 Actas de Entrega de unidad
Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos
a Requerimientos personales
a Mantenimientos
a Necesidades administrativas
6 g MISIONES
6.1 c Misiones de trabajo
a Comunicacion oficial
a Otros

10 g BOLETINES
10.2 c Boletn de criminalidad
a Boletn semanal de criminalidad
10.3 c Boletn Informativo Policial

a boletn

PREVENCIN, CONVIVENCIA Y SEGURIDAD

14 g
CIUDADANA
Incautacin o Decomiso de armas, municiones
14.1 c
y explosivos
a Informe de incautacin
a
Comunicacion oficial relacionados con la
incautacin o decomiso
Remisorio al Departamento de Control Comercio
a de Armas, Municiones y Explosivos del Comando
General
Procedimiento administrativo por
14.13 c
incacutacin
a Boleta incautacin
a Informe de polica
a Resolucin
 a Comunicados Oficiales
a Comunicacion oficial personales
a Resolucin de a brigada
a Publicidad
a diligencia de notificacin
a Dictamen de medicina legal
a Colillas de alcohol sensor
24 g ESTUDIOS
24.1 c Estudio Seguridad a Personas
a estudio
a Formatos 2SP-FR-00024
24.2 c Estudio de la conducta criminal
a Artculo
a Informe Final
24.3 c Estudio Criminolgico
a Estudio

a Investigacin

24.5 c Estudio de Nivel de Riesgo a Personas

a Solicitud realizacin Estudio

a Apertura orden de trabajo
a Comunicaciones Oficiales (solicitudes Varias)
a
Recoleccin de informacin para estudio de nivel
de riesgo
a Recomendaciones bsicas de autoproteccin
a Estudio de nivel de riesgo
a Decisin comit evaluacin del nivel de riesgo
Asignacin, modificacin o finalizacin de las
a medidas preventivas o de proteccin a personas
con nivel de riesgo comprobado
a Lista de chequeo para estudios de nivel de riesgo
a Comunicaciones Oficiales (Notificaciones)
a Acta

a
Matriz para la evaluacin del nivel de riesgo a
Personas en la Polica Nacional
Estudio a Instalaciones Gubernamentales y
24.6 c
Diplomticas
a Solicitud realizacin estudio
a Comunicaciones Oficiales (solicitudes Varias)
a Apertura orden de trabajo
a Comunicaciones Oficiales (solicitudes Varias)
a
Estudio Seguridad a Instalaciones
Gubernamentales y Diplomticas
a Decisin comit evaluacin del nivel de riesgo
 a Comunicaciones Oficiales (Notificaciones)

24.8 c Estudio de Cooperantes

a Comunicacion oficial
24.10 c Estudio de Desmovilizados
a Comunicacion oficial
24.11 c Estudio de Estandarizacin
a Comunicacion oficial
Estudio en convivencia y seguridad
24.12 c
cciudadana
a Artuculo
a Informe Final
a Estudio
a Proyecto de invvestigacin
a Investigacin

24.16 c Estudio de Seguridad a Vas

25 g EXPEDIENTES
25.2 c de Vehculos
Comunicacion oficial
a

25.15 c de Inteligencia
Comunicacion oficial

25.25 c Especial de Personas

a formato "carpeta de proteccin a personas"
a soporte asignacin esquema de proteccin
a acta
a comunicacin oficial
a acta
a
documentos de la gestin del servicio de
proteccin
a retiro de medidas de proteccin a personas
a comunicacin oficial
25.31 c de Alertas Tempranas
Comunicacion oficial
a

26 g INVESTIGACIONES
26.1 c Investigaciones internacionales
a notificacin roja
a orden de trabajo
 a plena identidad y/ o confrontacin dactilar
a derechos de retenido
a acta de buen trato
a valoracin medico legal
informe dejando a disposicin fiscala general de
a
la nacin(asuntos internacionales)
a derechos del capturado
a acta de buen trato
a informe de fiscala general de la nacin
26.2 c Investigaciones Judiciales
a Solicitud autoridad competente Actos Urgentes
a Plan Metodolgico
a Reporte Iniciacin
a Inspeccin a lugar
a Inventario elementos de prueba
a Inspeccin de vehculos
a Solicitud anlisis de muestra
a Informe Investigador de campo
a Bosquejo Topogrfico
a Solicitud Allanamiento
a Acta de registro allanamiento
a Acta incautacin de elementos
a Acta destruccin de elementos
a lbum Fotogrfico
a Ficha Tcnica Topogrfica y Biogrfica
a Acta de Consentimiento
a Registro cadena de custodia
a Informe de investigador de laboratorio
a Informe Ejecutivo de Polica Judicial
26.3 c Notificaciones de interpol
a oficio solicitud
a copia orden de captura
a formulario de notificacin
a foto cedula y/o identificacin
a lista de chequeo
a copia notificacin pblica
a copia comunicacin oficial de respuesta
26.4 c Requerimientos I/247
a solicitud ip
a Respuesta ip
a comunicacin oficial
a formulario solicitud notificacin

29 g INFORMES
 c Informe a Entes de Control
29.1
a Informe
29.14 c Informe de perfilacin criminal
a Anlisis del lugar de los hechos
a Anlisis conductual
a Anlisis del perfil criminal
a Anlisis vinculacin de casos
c Informe de Back-Up

29.19
a Informe

c Informe de Actividades
29.25
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe

c Informe de Investigaciones
29.54
a Informe

c Informe de Novedades
29.57
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58
a Informe

c Informe de Procesos
29.61
a Informe

Informe de Prueba de Vulnerabilidad en

29.62 c
Sistemas de Informacin

c Informe de Riesgo y Alerta Temprana

29.68
a Informe

c Informe de Anlisis y Delincuencial

29.98
a Informe

Informe de Inteligencia o
29.99 c
Contrainteligencia

30 g INVENTARIOS
30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS
31.7 c Libros de Control
a Libro
31.8 c Libros de Servicio de Polica

a Libro

31.13 c Libro de Misiones de Trabajo

a libro

38 g ORDENES
c Orden Interna
38.1
a orden interna

38.8 c Orden de trabajo

38.10 c Memorando
a memorando

a Comunicacion oficial de respuesta

38.11 c Polgramas

a polgramas
38.15 c Orden con Plazo
a Comunicacin oficial
a Correo electrnico
39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES
40.2 c Plan de Accin
 a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

a Comunicacion oficial
40.9 c Plan Estratgico
a Comunicacion oficial
c Plan de Seguridad
40.13
a Comunicacion oficial

40.25 c Plan Contrainteligencia

40.37 c Plan de Necesidades

a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad

43 g PROYECTOS
43.18 c Proyecto de Investigacin
a Anteproyecto
a Convocatoria
a Propuestas de Investigacin
a Cronograma de actividades
a Financiamiento interno
a Financiamiento externo
a Informe de Avance
a Informe final del proyecto
a Otros Comunicacion oficial
50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental

53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

56 g ESTADSTICAS
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis
a estudio de situacin
56.3 c Informacin estadstica
a Anlisis del lugar de los hechos
a Anlisis conductual
a Anlisis de perfil criminal
a Anlisis de vinculacin de casos
Recepcin y Anlisis de Comunicaciones
56.4 g
Interceptadas
a Comunicacin Oficial
a
FGN-23-F-01 Solicitud de Interceptacin de las
Comunicaciones Mviles VO1
FGN-23-F-02 Solicitud De Interceptacin De Las
a Comunicaciones (Mensajera Instantnea
BlackBerry) V01
a
FGN-23-F-03 Solicitud De Interceptacin De Las
Comunicaciones (Telefona Fija) V01
a
FGN-23-F-04 Solicitud De Revisin Tcnica De
Las Comunicaciones Interceptadas V01
a
FGN-23-F-05 Solicitud De Informacin De Las
Comunicaciones Interceptadas V01
FGN-23-F-06 Registro De Coordinadores Las
a Salas De Recepcin Y Anlisis De
Comunicaciones Interceptadas V01
FGN-23-F-08 Datos Del Personal De La Sala De
a Recepcin Y Anlisis De Las Comunicaciones
Interceptadas (1)
a
FGN-26.1.3-Sct-F-03 - Resultados De La
Actividad De Monitoreo V01
a
FGN-26.1.3-Sct-F-05 Solicitud De Extraccin De
Emp Y Ef Producto V01
Rtulo Elementos Materiales De Prueba Y
a Evidencia Fsica Resolucin 02369 Del 11 De
Julio Del 2016
a
Registro De Cadena De Custodia Resolucin
02369 Del 11 De Julio Del 2016

70 g INSTRUCTIVOS

86 g PROGRAMAS
 Programa de Proteccin de Documentos
86.27 c
Esenciales

87 g DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO

87.4 c Formulacin estratgica

a Anlisis de la realidad institucional
a Anlisis de informacin
a Anlisis de la formulacin estratgica vigente
a Anlisis de la seguridad objetiva y de seguridad
percibida
a Diagnstico del mbito externo interno de la
Institucin
a Diagnstico inicial
a Diagnsticos
a Encuestas de percepcin del servicio policial o
internas
a Encuestas externas e internas
a Identificacin de grupos sociales o clientes
a Informes de gestin institucional
a Informes o investigaciones
a Matriz de cruce de elementos
a Matriz de la calificacin de las brechas de los
elementos de la definicin estratgica
a Matriz valoracin de oferta de valor Institucional
a MEGA
a Misin
a Oferta de valor
a Plan Estratgico Institucional
a Polticas estratgicas institucionales
a Polticas Institucionales
a Polticas marco normativo
a Principios y valores
a
Visin
95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
 a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional

95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo

a Definicin de la gestin del riesgo

a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
a Plan manejo de riesgos
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
 a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce

FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : UNIDADES BASICAS DE INVESTIGACION

CRIMINAL

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.7.9

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FINA

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 3 X X

3 10 x X

3 __ X X

3 __ X X X

3 8 X X X
 3 5 X X

3 18 X X X X

(CP) 50 X X

3 10 X X

2 30 X X X

2 30 X X X

3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X
3 20 X X

3 __ X X X

2 30 X X

3 20 X X X

3 10 X X X

3 5 X X

2 20 X x
2 20 X x

3 5 X X

3 5 X X

3 20 X X

3 20 X X

3 20 X X
3 20 X X

3 5
X X

3 30
X X

3 5 X X
X

2 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

2 30 X X

3 20 X X

3 10 X X

3 28 X X
 3 28 X X

1 ao 10 X X

3 18 X X

3 18 X X
3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

2 30 X X X
(CP) (CP) X X X

3 5 X X

3 5 X X

2 30 X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X
 3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X

3 3 X X

3 10 X X

(CP) (CP) X X X

3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X
3 5 X X

3 10 X X

3 28 X X

3 5 X X X
3 3 X X

3 5 X X X

3 5 X X
3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X
 SOPORTE DISPOSICIN FINA
P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
STIGACION
FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

X X

X
 X

x x

X X

X X

X X

X
X

X X

X X

X
 X

X X

X X

X X

X X
X X

X x

x x

X X

X X

X X
X X

X X

X X

X X
 X

X X

X X
 X

X X

X X

X X

X
 X

X
 X

X X

X X

X X
 X

X
X

X
 DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL
UALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se elimina en el archivo de gestin por carecer de valores secundarios.

Se elimina en el Archivo de Gestin por prdida de vigencia.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
eliminados mediante el proceso de picado.
Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un documento

de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se suprima o
fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la trasferencia al archivo
central. una ves cumpla los tiempos de retencin se microfilmara la totalidad de las
subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Teniendo en cuenta la reserva legal de la informacin se digitaliza y microfilmar, una vez

finalice el tiempo de retencin establecido por la Ley, procediendo a realizar eliminacin de
los mismos mediante picado.

Teniendo en cuenta la reserva legal de la informacin se digitaliza y microfilma una vez

finalice el tiempo de retencin establecido por la Ley, procediendo a realizar eliminacin de
los mismos mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental eliminado.
Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en el
archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica Nacional
donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las comunicaciones

oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno, mantenimiento, elementos y
necesidades administrativas sern eliminadas mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit de

actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto posee
valores secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en dicho comit.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter histrico.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar una muestra
representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas relevante y
pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

El tiempo de retencin establecido para esta documentacin iniciara una vez el arma de
fuego sea remitida al Departamento de Control Comercio de Armas, Municiones y
Explosivos del Comando General. Una vez cumplido los tiempos de retencin se eliminara
en el archivo de central mediante el procedo de picado.

Se deja una muestra representativa del 1% de aquellos documentos que sean

trascendentales para la polica nacional, a los demas documentos aplcarlesd el
proccedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.
Se deja una muestra representativa del 1% de aquellos documentos que sean
trascendentales para la polica nacional, a los demas documentos aplcarlesd el
proccedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se deja una muestra representativa del 5% de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 5% de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, transferir al archivo histrico por

cuanto posee valores secundarios

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, transferir al archivo histrico por

cuanto posee valores secundarios
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, transferir al archivo histrico por
cuanto posee valores secundarios

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central,sdleccionar y microfilmar una

muestra representativa de hasta el 3% de aquellos documentosd que sean tracendentales
para la Policia Nacional, los demas documentos seran eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit de

Actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto posee
valore secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en dicho comit.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar hasta un 2% de los

casos trascendentales para la Polica Nacional.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se deja una muestra representativa del 5 % de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.
Se deja una muestra representativa del 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Se deja una muestra representativa del 5 % de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Se deja una muestra representativa del 5 % de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Se deja una muestra representativa del 5% de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.
Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
eliminados mediante el proceso de picado.

Se deja una muestra representativa del 3 % de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit de

actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto posee
valore secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en dicho comit.
Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un
documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin por
cada una de las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer de valores

secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para la
Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit de

actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto posee
valores secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en dicho comit.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una
muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central

por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes transferidos
anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de valores

primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se deja una muestra representativa del 3 % de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Se deja una muestra representativa del 5 % de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de constante

consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo Central, Transcurrido
el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una muestra
representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean trascendentales para la
Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.
pierde valor administrativo

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

Firma Presidente Comit de Gestin Documental

riollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial

Registro de peticiones de solucion inmediata

a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion
1.12
c Solicitudes de consulta
a solicitud

a formato de consulta o prstamo de documentos

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

 c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
a
2.40 Acta
Lista de Verificacion

Actas de Eliminacin Documental

c Propuesta de Eliminacion
a
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial
Solicitudes y Comunicacion oficial
3.1 c
administrativos
a Requerimientos personales
a Mantenimientos
a Necesidades administrativas

10 g BOLETINES

10.3 c Boletn Informativo Policial

 a boletn

29 g INFORMES

c Informe a Entes de Control

29.1
a Informe

29.11 c Informe especial de Polica

a Hechos conocidos

a Elementos que hacen parte de los hechos.

c Informe de Back-Up
29.19
a Informe
c Informe de Actividades
29.25
a Informe
c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe

c Informe de Investigaciones
29.54
a Informe

c Informe de Judicializacin
29.55
a Informe

c Informe de Novedades
29.57
a Informe

c Informe de Procesos
29.61
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58
a Informe

30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia

 31 g LIBROS
31.7 c Libros de Control

a Libro

38 g ORDENES
c Orden Interna
38.1
a orden interna

38.8 c Orden de trabajo

38.10 c Memorando
a memorando

a Comunicacion oficial de respuesta

38.11 c Polgramas

a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial

a Correo electrnico

39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES

40.2 c Plan de Accin

a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

 a Comunicacion oficial

50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

56 g ESTADSTICAS

a Comunicacion oficial

56.1 c Estudio situacin Policial

a anlisis
a estudio de situacin

76 g DICTMENES PERICIALES

95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua

a Indicadores

95.2 c Sistema de Control Interno

a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial
95.4 c Sistema de Gestin Ambiental
Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional

95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo

a Definicin de la gestin del riesgo

a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
a Plan manejo de riesgos
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial
ELABOR : PT Bayron Herrera Salce
FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : LABORATORIOS MOVILES DE CRIMINALISTICA

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.7.10

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FINA

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 10 x X

3 __ X X X

3 5 X X

(CP) 50 X X

3 10 X X
3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X

3 20 X X

3 __ X X X

3 10 X X X
 3 10 X X X

3 5 X X

3 20 X X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X

3 5 X X

(CP) (CP) X X X
3 5 X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X
 3 5 X X

(CP) (CP) X X X

3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X

3 5 X X

3 18 X X X

3 5 X X

3 5 X X
3 5 X X

3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FINA

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO
REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez
FECHA:25-05-2016
CRIMINALISTICA FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

x x
X X

X X
X X

X X

X
 x

X X

X X

X
 X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO
APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey
FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL

UALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo de Gestin por prdida de vigencia.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos

son eliminados mediante el proceso de picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos

son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en el

archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las comunicaciones

oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno, mantenimiento, elementos
y necesidades administrativas sern eliminadas mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar una muestra
representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas relevante y
pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar una muestra
representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas relevante y
pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos

son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en e l Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3% de aquellos documentos que sean transcendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin por
cada una de las vigencias conservadas..
transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer de
valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central

por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes transferidos
anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer

de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter legal.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de
valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

Firma Presidente Comit de Gestin Documental

riollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TAB
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES
Peticiones, Quejas, Reclamos,
1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias
a Comunicacion oficial
Registro de peticiones de solucion inmediata
a
(1IP-FR-0014)
a Denuncios
a Peticion
2 c Solicitudes de consulta
2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit
a lista de asistencia
c
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5 a
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

a acta de la reunin
a lista de asistencia
c
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 a Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

c Actas de Capacitacin
2.35 a acta
a lista de asistencia
 c
a Actas de Revista
2.40 a Acta
Lista de Verificacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial
Solicitudes y Comunicacion oficial
3.1 c
administrativos
a Requerimientos personales
a Mantenimientos
a Necesidades administrativas
10 g BOLETINES
10.3 c Boletn Informativo Policial
a boletn
25 g EXPEDIENTES
25.2 c de Vehculos
a Comunicacion oficial
29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1
a Informe
c Informe de Back-Up
29.19
a Informe
c Informe de Actividades
29.25
a Informe
c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe
c Informe de Novedades
29.57
a Informe
c Informe de Operatividad
29.58
a Informe
30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS
31.7 c Libros de Control
 a Libro
38 g ORDENES
c Orden Interna
38.1
a orden interna

38.8 c Orden de trabajo

38.10 c Memorando
a memorando
a Comunicacion oficial de respuesta
38.11 c Polgramas

a polgramas
38.15 c Orden con Plazo
a Comunicacin oficial
a Correo electrnico
39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES
40.2 c Plan de Accin
a Comunicacion oficial
40.7 c Planes de mejoramiento
a Comunicacion oficial
40.9 c Plan Estratgico
a Comunicacion oficial
40.13 c Plan de Seguridad
a Comunicacion oficial
40.37 c Plan de Necesidades
a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad

43 g PROYECTOS

43.3 c Proyecto de Cooperacin Nacional

43.18 c Proyecto de Investigacin

a Anteproyecto
a Convocatoria
a Propuestas de Investigacin
a Cronograma de actividades
a Financiamiento interno
 a Financiamiento externo
a Informe de Avance
a Informe final del proyecto
a Otros Comunicacion oficial
50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS
53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

56 g ESTADSTICAS
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis
a estudio de situacin
60 g CONVENIOS
60.4 c Convenio Interinstitucional
a Informacin General de Convenios
a Estudios Previos de Convenios
a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
60.8 c Convenio Interadministrativo
a Informacin General de Convenios
a Estudios Previos de Convenios
a Concepto de viabilidad Costo-beneficio

70 g INSTRUCTIVOS

95 g SISTEMAS
c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
95.1 a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
 95.1

Modelo de implementacin y Aseguramiento -

a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo
a Comunicacion oficial
95.4 c Sistema de Gestin Ambiental
Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
a Seguimiento al control operacional

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce

FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD ESPECIAL DE TRANSITO Y

TRANSPORTE
ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.7.11

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FIN

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 10 x X

3 5 X X

3 18 X X X X

(CP) 50 X X

3 10 X X

3 20 X X

3 18 X X
 3 10 X X

3 20 X X

3 __ X X X

3 10 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X

(CP) (CP) X X X

3 5 X X
3 5 X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X

3 3 X X

3 10 X X

3 10 X X
 3 10 X X

(CP) (CP) X X X

3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X

3 5 X X

3 8 X X X

3 8 X X X

3 5 X X X

3 5 X X
 3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FIN

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
TO Y
FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

x x

X X

X
 X

X X

x
 x

X X

X X

X X

X
 X

X X

X X

X X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL

ALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
eliminados mediante el proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una
muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un documento

de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se suprima o
fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la trasferencia al archivo
central. una ves cumpla los tiempos de retencin se microfilmara la totalidad de las
subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
eliminados mediante el proceso de picado.
Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en el

archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica Nacional
donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las comunicaciones

oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno, mantenimiento, elementos y
necesidades administrativas sern eliminadas mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar una muestra
representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas relevante y
pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
eliminados mediante el proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben registrar
la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin por cada una de
las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer de

valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado
transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer de
valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una
muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una
muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central

por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes transferidos
anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de valores

primarios.
Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de
valores primarios.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de constante

consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo Central, Transcurrido
el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una muestra
representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean trascendentales para la
Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

Firma Presidente Comit de Gestin Documental

ollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial

Registro de peticiones de solucion inmediata

a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion
1.12 c Solicitudes de consulta
a solicitud

a formato de consulta o prstamo de documentos

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit
a lista de asistencia
 c
a
a Actas de Entrega de cargo Acta
2.5 a Inventarios
Documentales Inventario de Bienes

2.6 c Actas de entrega de elementos

a acta de asignacin de bienes
a Comunicacion oficial de entrega
2.10 c Acta de compromiso
a acta de la reunin
a lista de asistencia
c
a
a Acta de Reunion de Trabajo Actas
2.25 de Reunion Lista de
Asisitencia

c
a
a Actas de Capacitacin
2.35 Acta
listados de asistencia

c
a Actas de Revista Acta
2.40 a Lista de
Verificacion

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad Acta

Informe
c Ejecutivo de la Gestion Situacion
a de los Recursos Planta de
a Personal Porgramas,
a
2.85 a a estudios y proyectos Obras
a Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g COMUNICACIN OFICIAL
Solicitudes y Comunicacion oficial
3.1 c
administrativos
 a Requerimientos personales
a Mantenimientos
a Necesidades administrativas
10 g BOLETINES
10.2 c Boletn de criminalidad
a Boletn semanal de criminalidad
10.3 c Boletn Informativo Policial

a boletn

17 g CONTRATOS
17.7 c Contrato Interadministrativo
a Estudio de Conveniencia y Oportunidad
a Cronograma de Ejecucin del Proceso

a
Solicitud Certificado de Disponibilidad
Presupuestal
a Certificado de Disponibilidad Presupuestal
a Contrato Interadministrativo
a Registro Presupuestal
a Plizas
a Publicacin Diario Oficial
a Pago Impuesto de Timbre
a Informes de Avance
a Acta de Liquidacin
29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1 a Informe

29.11 c Informe especial de Polica

a Hechos conocidos

a Elementos que hacen parte de los hechos.

c Informe de Back-Up
29.19 a Informe

c Informe de Actividades
29.25 a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe

c Informe de Novedades
29.57 a Informe
 c Informe de Procesos
29.61
a Informe
30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS

31.5 c Libros de poblacin

a Libro

31.6 c Libro Minuta de Guardia

a Libro

31.7 c Libros de Control

a Libro

31.8 c Libros de Servicio de Polica

a Libro

31.10 c Libro minuta de vigilancia

a Libro

31.11 c Libro control de denuncias

a Libro

Libros para los servicios de Supervisin y

31.12 c
Control de las Unidades Policiales

a Libro

38 g ORDENES
38.1 c Orden Interna

a orden interna

38.3 c Orden Administrativa de Personal

38.8 c Orden de trabajo

38.9 c Orden de Servicios

38.10 c Memorando
a memorando

a Comunicacion oficial de respuesta

38.11 c Polgramas

a polgramas

38.14 c Orden del Da

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial

a Correo electrnico

39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES
40.2 c Plan de Accin

a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

a Comunicacion oficial

40.9 c Plan Estratgico

a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

 a Comunicacion oficial

46 g RESOLUCIONES

50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

57 g CAMPAAS

60 g CONVENIOS

60.8 c Convenio Interadministrativo

a Informacin General de Convenios

a Estudios Previos de Convenios

a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
62 g CONTROL DE DOCUMENTOS
a Comunicacin oficial
a Concepto de Planeacin
a Concepto de viabilidad jurdica
a Formato Control de Documentos 1DS-FR-0001

a
Formato o documento propuesto para creacin,
modificacin o eliminacin
86 g PROGRAMAS

86.10 c Programa de Prevencin

86.30 c Programa de Gestin Ambiental

Programa de Conservacin Preventiva para

86.33 c
los Archivos
a
Formato de seguimiento a los programas de
conservacin.
a Diagnostico integral
a Acta
 a Informes
a Constancias
a Planillas de Medicin temperatura
95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial

95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

a Comunicacion oficial
95.4 c Sistema de Gestin Ambiental
Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
 a Seguimiento al control operacional

95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo

a Definicin de la gestin del riesgo

a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
a Plan manejo de riesgos
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce

FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : SECCIONAL DE TRANSITO Y TRANSPORTE

CASANARE

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.8

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FINA

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 10 x X

3 __ X X X

3 5 X X

3 18 X X X X
(CP) 50 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X

3 20 X X

3 __ X X X
3 __ X X X

3 20 X X X

3 10 X X X

3 20 X X

3 5 X X

3 20 X X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X
 3 5 X X

(CP) (CP) X X X

3 18 X X

3 18 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 18 X X

3 18 X X

3 18 X X

3 18 X X X

3 18 X X X
3 10 X X X

3 20 X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 18 X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X
 3 5 X X

3 10 X X X

(CP) (CP) X X X

3 __ X X

3 __ X X

3 3 X X

3 8 X X X

3 5 X X X

3 8 X X

3 8 X X

3 8 X X X
3 8 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X
 3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FINA

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
RANSPORTE
FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

X
X

x x X

X X X

X
 X

X X

X X

X X

X
 X

X X

X X

X X

X X

X X

X X

X
X X

X X

X X

X
 X

X X

X
X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL

UALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo de Gestin por prdida de vigencia.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un
documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las comunicaciones

oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno, mantenimiento, elementos y
necesidades administrativas sern eliminadas mediante el proceso de picado.
transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las comunicaciones
oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno, mantenimiento, elementos y
necesidades administrativas sern eliminadas mediante el proceso de picado.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en e l Archivo Central, seleccionar y digitalizar

una muestra representativa hasta el 3% de aquellos documentos que sean
transcendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por

ser un documento de constante actualizacin y consulta, para las
dependencias, se deben registrar la totalidad de las series y subseries
conservadas, haciendo la descripcin por cada una de las vigencias
conservadas..

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer de

valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

carecer de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

carecer de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, digitalizar y eliminar por

carecer de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, digitalizar y eliminar por
carecer de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor
secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

Firma Presidente Comit de Gestin Documental

riollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial

Registro de peticiones de solucion inmediata

a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit
a lista de asistencia
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes
 c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

c
a
a Actas de Capacitacin
2.35 Acta
listados de asistencia

c
a Actas de Revista
2.40 a Acta
Lista de Verificacion

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

8 g BIENESTAR
8.1 c Afiliaciones
a Solicitud de afiliacin /definicin
a Desprendible de pago
a Extracto de hoja de servicios
a Formulario
a Notificacin, aprobacin, afiliacin y desafiliacin
a Informe, tramite, afiliacin o desafiliacin
8.2 c Reservas
a solicitud - respuesta reserva
a check-in tarjeta de registro hotelero.
a Formato de inventario de habitacin.
 a
Formato reporte de equipos y maletas del
husped

a Formato de invitado aprobado (carnet-cc)

8.3 c Servicio de Alimentos y Bebidas
a formato de verificacin limpieza y desinfeccin

a Formato de liberacin de productos y bebidas

a Formato de chequeo de inspeccin cocina

a
Formato de baja interna de productos por control
de calidad

a
Formato identificacin agentes qumicos
saneamiento bsico en centro sociales

a
Formato de verificacin fechas de vencimiento y
rotacin de inventarios
a Formato recepcin de materias primas

a
Formato control de temperatura de equipos de
refrigeracin y congelacin
8.4 c Servicio de Hospedaje
a acta
a Reporte diario de hospedaje

a
factura de pago centros vacacionales y
recreativos
a Registro de husped
a inventario unidad habitacional

a
Encuesta satisfaccin servicios centros
vacacionales y recreativos

a
Actividades diarias centros vacacionales y
recreativos

a
Reporte de dao de centros vacacionales y
recreativos

a Lista de chequeo unidad habitacional

a Disponibilidad unidad habitacional

a Solicitud reserva

a
Solicitud de elementos en centros vacacionales y
recreativos

a Formato tratamiento de producto no conforme

a plan de mejoramiento

8.5 c Otorgar apoyo econmico

 a Visita socio-familiar

a Autorizacin apoyo econmico

a control apoyos econmicos otorgados

a Verificacin de documentos apoyo econmicos

8.6 c Brindar servicios Funerarios

a Manejo del proceso de duelo

a Recibo de pago funerarios

a
Control de fallecidos miembros de la institucin
con derecho al auxilio funerario
a Control ingreso de familiares fallecidos

8.7 c Realizar prestamos

a Anlisis capacidad de endeudamiento

a Solicitud prstamo
Brindar servicio de Hospedaje en el hogar
8.8 c
madre mara de san Luis
a Control ocupacional
a Control diario vveres
a Inventario habitacin.
a
Recibo de pago servicios hogar madre mara de
san Luis
a Solicitud de ingreso

a Lista de chequeo hogar madre mara de san Luis

a
Lista de chequeo alimentos y bebidas en los
hogares madre mara de san Luis
Brindar atencin, apoyo y prevencin
8.9 c
psicosocial
a Listado De Asistencia Actividades Psicosociales
a Inscripcin O Actualizacin De Datos
a Informes
a Invitacin Va Telefnica
a Entrega De Kit Hospitalario
a Control Seguimiento Presupuesto Asignado

8.10 c Reconocimiento de auxilio mutuo

a
Lita de chequeo para reconocimiento y pago de
auxilio mutuo
 a
Formato de afiliacin, actualizacin y re afiliacin
de auxilio mutuo
10 g BOLETINES

10.3 c Boletn Informativo Policial

a boletn

13 g CIRCULARES

13.1 c Circular acadmica

13.2 c Circular informativa

15 g CONCEPTOS

15.2 c Concepto Tcnico

a Solicitud
a Anexos
a Respuesta
15.15 c Conceptos de Planeacin
a Solicitud
a Anexos
a Respuesta
16 g ASCENSOS
Llamamiento a curso de capacitacin para
16.1 c
ascenso
a Comunicaciones oficiales
a Comunicacion oficial de entes de control
a Certificado de planta presupuestal
a Proyectos de OAP para comisin de curso

16.2 c Evaluacin de la trayectoria profesional

a Comunicaciones oficiales
a Comunicacion oficial de entes de control
a Certificado de planta presupuestal
a Proyectos de OAP para comisin de curso
 21 g PASAJES Y VIATICOS

22 g ENCUESTAS
22.1 c Encuestas satisfaccin del cliente
a encuesta

c
Informe de parametrizacin de encuestas y
evaluaciones
22.2
a Informe

24 g ESTUDIOS
24.13 c Estudio de Planeacin
Comunicacion oficial
a

27 g HISTORIAS
27.3 c Historias Laborales
a Informacin personal y familiar
a Fotografa titular y cnyuge
a Fotocopia cdula ciudadana
a Registro civil de nacimiento
a
Registro civil de matrimonio y/o declaracin de
unin libre
a
Declaratoria de liquidacin y disolucin social
conyugal
a
Sentencia de divorcio y/o cesacin de efectos
civiles
a Registro civil nacimiento hijos
a Formato Auxilio mutuo
a Seguro voluntario y obligatorio
a Pagos de seguros
a Reconocimiento tiempo laborado
a Informacin patrimonial
a
Formato nico de hoja de vida para personas
naturales
Informacin Institucional
a Actos Administrativos de nombramiento
a Actas de posesin
a Actos administrativos de ascenso
Inscripcin y Registro Carrera Administrativa
a
Especial.
Informacin acadmica
a Acta de grado y diplomas
a Certificados de estudio
a Cursos policiales
Informacin disciplinaria y jurdica
a Fallos disciplinarios
a Fallos administrativos
 a Fallos judiciales
a Fallos prestacionales

a Separaciones temporales

a Suspensiones
a Derogaciones
a Revocatorias

a Acto administrativo de ejecucin de la sancin

Evaluaciones de Desempeo
a Folios de vida
a Evaluaciones
a Clasificaciones
Informacin Laboral
a Licencias
a Vacaciones
a Secuestrados
a Desaparecidos
Comunicacion oficial de retiros
a Solicitud de retiro
a Acto Administrativo
a Reintegros
a Reincorporaciones
a Informe causa de muerte
a Registro civil de defuncin
a Hoja de servicio
27.4 Historias medico laborales
a Comunicacion oficial

27.5 c Historias servicio militar

a Formularios mdicos de capacidad psicofsica.

a Formulario de inscripcin.
a Acto administrativo de nombramiento
a Acta tercer examen medico.
a
Pliegos de Comunicacion oficial mdicos por
termino de servicio militar.
a
Acto administrativo de retiro, desvinculacin o
licenciamiento.
a Formulario de seguimiento.
a Acto administrativo por cambio de modalidad.

28 g COMUNICACIN PBLICA

Manejo de la informacin difundida en medios

28.1 c
de comunicacin
 a Hecho noticioso
a Convocatoria rueda de prensa
a Boletn de prensa
29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1
a Informe
c Informe Contable
29.2
a Informe

c Informe de Austeridad en el Gasto Pblico

29.4
a Informe

29.5 c Informe Administrativo por Lesin o Muerte

a Informe Novedad
a Cartula del Informativo por Lesin o Muerte
a Auto de Apertura
a Comunicacin Oficial
a Pruebas

a
Formato calificacin de informativos
administrativos prestacionales por lesin o muerte

a
Notificacin de informativos administrativos por
lesin o muerte
c Informe de Seguimiento y Evaluacin
29.10
a Informe
c Informe de Back-Up
29.19
a Informe

c Informe de Actividades
29.25
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe
c Informe de Novedades
29.57
a Informe

c Informe de Personal
29.60
a Informe

c Informe de Procesos
29.61
a Informe
30 g INVENTARIOS
30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS
31.3 c Libro Registro de Diplomas

a libro

31.7 c Libros de Control

a Libro

Libros para los servicios de Supervisin y

31.12 c
Control de las Unidades Policiales
a Libro

37 g NMINAS

38 g ORDENES
c Orden Interna
38.1
a orden interna

38.3 c Orden Administrativa de Personal

38.8 c Orden de trabajo

38.9 c Orden de Servicios

38.10 c Memorando
a memorando
a Comunicacion oficial de respuesta
38.11 c Polgramas

a polgramas

38.14 c Orden del Da

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial
a Correo electrnico
 39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES
40.1 c Plan Anual de Compras
a Requerimientos
a Anteproyecto de ingresos y gastos
a Aprobacin junta directiva
a Plan de necesidades
a Informe de ejecucin presupuestal
a Aprobacin plan de necesidades
a Modificaciones
40.2 c Plan de Accin
a Comunicacion oficial
40.4 c Plan de Capacitacin
a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

a Comunicacion oficial

40.9 c Plan Estratgico

a Comunicacion oficial

40.19 c Plan de Desarrollo Administrativo

40.31 c Plan de Bienestar de Personal

a POE Plan de Estmulos e Incentivos
a Personaje de mes
a Felicitaciones
a Condecoraciones
a Otros
40.37 c Plan de Necesidades
a Comunicacion oficial
40.45 c Plan de Traslados
a Comunicacion oficial

40.46 c Plan de Vacaciones

41 g PROCESOS

41.1 c Proceso Administrativo por perdida y/o dao

 a Comunicacion oficial

43 g PROYECTOS
43.10 c Proyeccin de Planta de Personal
a Traslados
a Auxiliares de Polica
a Novedades de Personal
a Otros Comunicacion oficial
43.18 c Proyecto de Investigacin
a Anteproyecto
a Convocatoria
a Propuestas de Investigacin
a Cronograma de actividades
a Financiamiento interno
a Financiamiento externo
a Informe de Avance
a Informe final del proyecto
a Otros Comunicacion oficial
43.21 c Proyecto Educativo Institucional
a Pei

a Actas de socializacin

47 g SISTEMAS DE INFORMACIN

c
Informes y solicitudes de verificaciones a los
sistemas de informacin
47.4
a Informe
50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental

52 g DISPOSICIONES

53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

54 g PUBLICACIONES

56 g ESTADSTICAS
 a Comunicacion oficial
59 g COMISIONES
59.1 c Comisiones al Exterior
a
control de entrega de documentos para
comisiones al exterior
a acta de instruccin.

59.2 c Comisiones al Interior

60 g CONVENIOS
60.1 c Convenio de Cooperacin
a Informacin General de Convenios
a Estudios Previos de Convenios
a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
60.2 c Convenio Educativo
a Informacin General de Convenios
a Estudios Previos de Convenios
a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
60.4 c Convenio Interinstitucional
a Informacin General de Convenios
a Estudios Previos de Convenios
a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
60.7 c Convenio Multilateral
a Informacin General de Convenios
a Estudios Previos de Convenios
a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
60.8 c Convenio Interadministrativo
a Informacin General de Convenios
a Estudios Previos de Convenios
a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
41 g PROCESOS

70 g INSTRUCTIVOS

86 g PROGRAMAS

86.1 c Programa de Acreditacin

86.2 c Programa Acadmico

a Planeacin de Programas
a Aprobacin plan de estudios
a Horarios Acadmicos
 a Tratamiento del servicio o producto no conforme

86.8 c Programa de Higiene y Seguridad Ocupacional

Programa de Medicina Preventiva y del

86.9 c
Trabajo

86.10 c Programa de Prevencin

86.11 c Programa de Promocin

Programas de promocin de la salud y

86.18 c
prevencin de la enfermedad
a Documentacin del procedimiento
a Formato de priorizacin
a Formato tipo de programa
a Lineamientos metodolgicos del programa
a
Comunicaciones oficiales de divulgacin del
programa
a
Registros de asistencia tcnica (implementacin y
mejora)
a
Informes de retroalimentacin y gestin del
programa
a Puntos de control

86.20 c Programa de bienestar y calidad de vida

a cronograma recreo deportivo (actividades)

a
Diagnostico de necesidades recreo deportivas y
culturales

a
Informe de actividades recreo deportivas y
culturales

86.24 c Programa de Visitas Domiciliarias

92 g MEJORA CONTINUA E INNOVACIN

92.1 c Mejora Continua
a Acta subcomit de mejoramiento gerencial
a Acciones de mejora
a Acciones correctivas
a Acciones preventivas
a Plan de mejoramiento
92.2 c Rendicin de cuentas
a Comunicaciones oficiales
a Derecho de peticin
 a Actas
a Encuestas
a Matriz de tabulacin y anlisis de encuesta
a Comunicacion oficial
a Formulacin de propuestas o preguntas
a Evaluacin del evento
a Listado de invitados
92.3 c Revisin por la direccin
a Acta de Revisin por la Direccin
a Acta inicial
a Anlisis y recomendaciones
a Certificado
a Comunicacin oficial
a Mapas de procesos de segundo nivel
95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales
 Matriz de identificacin y evaluacin de los
a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo
a Definicin de la gestin del riesgo
a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
a Plan manejo de riesgos
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce

FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : SOPORTE Y APOYO

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.8.1

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FINA

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 10 X

3 5 X X

3 18 X X X X

(CP) 50 X X
3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X

3 20 X X

3 5 X X X

3 5 X X X
3 5 X X X

3 3 X

3 __ X

3 5 X X
 3 5 X X

k 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

(CP) __ X X
(CP) __ X X

3 10 X X X

3 10 X

3 3 X X

3 3 X X

3 10 X X

3 10 X X

3 5 X X

3 5 X X
 3 5 X X

3 20 X X X

3 5 X X X

3 5 X X

(CP) 100 X X X
(CP) 100 X X X

10 90 X X X

3 48 X X X

3 5 X X X
3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 8 X X X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X

3 5 X X
(CP) (CP) X X X

(CP) (CP) X X

3 5 X X

3 18 X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 20 X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 18 X X

3 10 X X X
3 10 X X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 3 X X

3 20 X X
 3 20 X X

3 10 X X

3 10 X X

3 10 X X

3 5 X X X

(CP) (CP) X X X

3 5 X X

3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X

3 5 X X
3 5 X X

3 10 X X

3 10 X X

3 8 X X X

3 8 X X X

3 8 X X X

3 18 X X X

3 8 X X X

3 5 X X X

3 8 X X

3 8 X X
3 8 X X

3 8 X X

3 8 X X

3 8 X X

3 8 X X

3 8 X X X

3 5 X X

3 8 X X

3 5 X X

3 5 X X
3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X
 3 5 X X

3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FINA

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
 FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

X
X X

X
 X

X
X

x
 x

X X

X X

X X

X X

X
 X

X
X X

X X
 X X

X X

X
 x

X X

X X

X X

X X

X X

X
 X

X X

X X
X X

X X

X X

X X

X
 X

X X

X X

X X

X X

X X

X X

X X
X X

X
X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL

UALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

Se digitaliza en su totalidad y se elimina por carecer de valores secundarios.

Se digitaliza en su totalidad y se elimina por carecer de valores secundarios.

Se digitaliza en su totalidad y se elimina por carecer de valores secundarios.

Eliminar por carecer de valores secundarios.

Eliminar por carecer de valores secundarios.

Dejar una muestra hasta el 10% del apoyo suministrado a personal y sus familias,
relacionado con el conflicto armado interno e informacin relevante y digitalizar la
misma.
Dejar una muestra hasta el 10% del apoyo suministrado a personal y sus familias,
relacionado con el conflicto armado interno e informacin relevante y digitalizar la
misma.

Dejar una muestra representativa hasta el 10% del apoyo suministrado a personal y
sus familias, relacionado con el conflicto armado interno e informacin relevante y
digitalizar los recibos de pago funerarios.

Dejar una muestra representativa hasta el 10% del apoyo suministrado a personal y
sus familias, relacionado con el conflicto armado interno e informacin relevante.

Dejar una muestra del 10% del apoyo suministrado a personal y sus familias,
relacionado con el conflicto armado interno e informacin relevante y digitalizar la
misma.

Dejar una muestra del 10% de los informes del programa y se digitaliza la informacin
correspondiente que tenga relacin con el conflicto

Se conserva permanentemente durante el tiempo de viva de La persona, despus de

fallecido el funcionario se conservara durante 3 en el archivo de gestin y se
proceder a eliminar.
Se conserva permanentemente durante el tiempo de viva de La persona, despus de
fallecido el funcionario se conservara durante 3 en el archivo de gestin y se
proceder a eliminar.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se deja una muestra representativa de un 2 % por Serie y Se microfilma lo

Seleccionado

Se elimina en el archivo central por carecer de valores secundarios. Los documentos

son eliminados mediante picado.

Se elimina en el archivo central por carecer de valores secundarios. Los documentos

son eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, transferir al archivo

histrico por cuanto posee valores secundarios

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado o borrado

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Cuando el funcionario sea desvinculado de la entidad y una vez sea realizada su hoja
de servicios, en el grupo de retiros se conservara los tiempos establecidos en el
archivo de gestin, posteriormente se deber transferir la historia laboral al Archivo
central de la Direccin de Talento humano. una vez cumplidos los tiempos de
retencin en el archivo central se seleccionara hasta un 5% de las historias de los
funcionarios que marcaron la historia de la Polica Nacional.

NOTA: El tiempo expresado en el archivo de gestin obedece a que la transferencia

no tiene un tiempo especifico por cuanto depende de factores como decisin
personal o institucional, retiros, separaciones temporales o por cumplimiento de
tiempo de servicio en la institucin.
central de la Direccin de Talento humano. una vez cumplidos los tiempos de
retencin en el archivo central se seleccionara hasta un 5% de las historias de los
funcionarios que marcaron la historia de la Polica Nacional.

NOTA: El tiempo expresado en el archivo de gestin obedece a que la transferencia

no tiene un tiempo especifico por cuanto depende de factores como decisin
personal o institucional, retiros, separaciones temporales o por cumplimiento de
tiempo de servicio en la institucin.

Transcurrido el tiempo de retencin se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto

son documentos que poseen valores secundarios para la institucin.

Cuando el funcionario sea desvinculado de su servicio militar, se debe transferir la

historia laboral al Archivo Central de la unidad donde se presto su servicio, para su
conservacin y disposicin final.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.
Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en e l Archivo Central, seleccionar y digitalizar

una muestra representativa hasta el 3% de aquellos documentos que sean
transcendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un
documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin
por cada una de las vigencias conservadas..

Conservacin total en el Archivo de Gestin , teniendo en cuenta que son el soporte

jurdico para la expedicin de constancias - certificados y su regulacin obedece a la
normatividad del Ministerio de Educacin Nacional por ser el Ente rector en la
materia.

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer

de valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra
representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.
Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter
histrico.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se deja muestra representativa de un 1% por esta subseries; Se microfilma lo

Seleccionado

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5% de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 5% de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado o borrado

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Se deja una muestra representativa de un 5% por subseries; Se microfilma lo

Seleccionado

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

carecer de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar por carecer de

valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de

constante consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo
Central, Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina mediante picado, una vez culmina el tiempo de retencin en el archivo

central, por no poseer valor documental secundario.

Dejar una muestra del 10% de los informes del programa y se digitaliza la informacin
correspondiente que tenga relacin con el conflicto

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

Firma Presidente Comit de Gestin Documental

riollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TAB
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial

Registro de peticiones de solucion inmediata

a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit
a lista de asistencia
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

a acta de la reunin
a lista de asistencia
 c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

c Actas de Capacitacin
2.35 a acta
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
2.40 a Acta
Lista de Verificacion

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos

a Requerimientos personales

a Mantenimientos

a Necesidades administrativas
10 g BOLETINES

10.3 c Boletn Informativo Policial

 a boletn

25 g EXPEDIENTES
25.2 c de Vehculos

a Comunicacion oficial

29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1
a Informe

c Informe de Back-Up
29.19
a Informe

c Informe de Actividades
29.25
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe

c Informe de Novedades
29.57
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58
a Informe

30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS

31.7 c Libros de Control

a Libro

38 g ORDENES

c Orden Interna
38.1
a orden interna
38.8 c Orden de trabajo

38.10 c Memorando
a memorando
a Comunicacion oficial de respuesta
38.11 c Polgramas

a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial
a Correo electrnico
39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES
40.2 c Plan de Accin

a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

a Comunicacion oficial
40.9 c Plan Estratgico

a Comunicacion oficial

40.13 c Plan de Seguridad

a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad

43 g PROYECTOS
43.3 c Proyecto de Cooperacin Nacional

43.18 c Proyecto de Investigacin

a Anteproyecto
a Convocatoria
a Propuestas de Investigacin
a Cronograma de actividades
a Financiamiento interno
a Financiamiento externo
a Informe de Avance
a Informe final del proyecto
a Otros Comunicacion oficial
50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales

a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

56 g ESTADSTICAS
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis
a estudio de situacin

70 g INSTRUCTIVOS

95 g SISTEMAS
c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin

95.1
 a Actas
a Comunicaciones oficiales
95.1 a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
a Seguimiento al control operacional
ELABOR : PT Bayron Herrera Salce
FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD DE TRANSITO Y TRANSPORTE

METROPOLITANO

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.8.2

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FIN

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 10 x X

3 5 X X

3 18 X X X X

(CP) 50 X X

3 10 X X
3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X

3 20 X X

3 __ X X X

3 10 X X X
 3 10 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X

(CP) (CP) X X X

3 5 X X

3 18 X X X
3 10 X X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X

3 3 X X
 3 10 X X

3 10 X X

(CP) (CP) X X X

3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X
3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FIN

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
 MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
NSPORTE
FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

x x
X X

X X
X X

X X
X X

X
X X

X X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL

ALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un documento

de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se suprima o
fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la trasferencia al archivo
central. una ves cumpla los tiempos de retencin se microfilmara la totalidad de las
subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en el

archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica Nacional
donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las comunicaciones

oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno, mantenimiento, elementos y
necesidades administrativas sern eliminadas mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar una muestra
representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas relevante y
pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar una muestra
representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas relevante y
pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben registrar
la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin por cada una de
las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer de

valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una
muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una
muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central

por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes transferidos
anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de valores

primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de constante

consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo Central, Transcurrido
el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una muestra
representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean trascendentales para la
Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

 Firma Presidente Comit de Gestin Documental

ollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial

Registro de peticiones de solucion inmediata

a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit
a lista de asistencia
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

a acta de la reunin
a lista de asistencia
 c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
2.40 a Acta
Lista de Verificacion

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos

a Requerimientos personales

a Mantenimientos

a Necesidades administrativas

10 g BOLETINES

10.3 c Boletn Informativo Policial

 a boletn

25 g EXPEDIENTES
25.2 c de Vehculos

a Comunicacion oficial

29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1
a Informe

c Informe de Back-Up
29.19
a Informe

c Informe de Actividades
29.25
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe

c Informe de Novedades
29.57
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58
a Informe

30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS

31.7 c Libros de Control

a Libro

38 g ORDENES

c Orden Interna
38.1
a orden interna
38.8 c Orden de trabajo

38.10 c Memorando
a memorando
a Comunicacion oficial de respuesta
38.11 c Polgramas

a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial
a Correo electrnico
39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES

40.2 c Plan de Accin

a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

a Comunicacion oficial

40.9 c Plan Estratgico

a Comunicacion oficial

40.13 c Plan de Seguridad

a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad

 43 g PROYECTOS

43.3 c Proyecto de Cooperacin Nacional

43.18 c Proyecto de Investigacin

a Anteproyecto
a Convocatoria
a Propuestas de Investigacin
a Cronograma de actividades
a Financiamiento interno
a Financiamiento externo
a Informe de Avance
a Informe final del proyecto
a Otros Comunicacion oficial
50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales

a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

56 g ESTADSTICAS
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis
a estudio de situacin

70 g INSTRUCTIVOS

95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
 a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno

a Comunicacion oficial

95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
a Seguimiento al control operacional
ELABOR : PT Bayron Herrera Salce
FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD DE TRANSITO Y TRANSPORTE

MUNICIPAL

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.8.3

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FINA

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 10 x X

3 5 X X

3 18 X X X X

(CP) 50 X X

3 10 X X
3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X

3 20 X X

3 __ X X X

3 10 X X X
 3 10 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X

(CP) (CP) X X X

3 5 X X

3 18 X X X
3 10 X X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X

3 3 X X
 3 10 X X

3 10 X X

(CP) (CP) X X X

3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X
3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FINA

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
 DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
NSPORTE
FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

x x
X X

X X
X X

X X
X X

X
X X

X X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL

UALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las

comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin
por cada una de las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer

de valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

carecer de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de

constante consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo
Central, Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

Firma Presidente Comit de Gestin Documental

riollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial

Registro de peticiones de solucion inmediata

a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit
a lista de asistencia
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

a acta de la reunin
a lista de asistencia
 c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
2.40 a Acta
Lista de Verificacion

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos

a Requerimientos personales

a Mantenimientos

a Necesidades administrativas
10 g BOLETINES

10.3 c Boletn Informativo Policial

 a boletn

25 g EXPEDIENTES
25.2 c de Vehculos

a Comunicacion oficial

29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1
a Informe

c Informe de Back-Up
29.19
a Informe

c Informe de Actividades
29.25
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe

c Informe de Novedades
29.57
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58
a Informe

30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS

31.7 c Libros de Control

a Libro

38 g ORDENES

c Orden Interna
38.1
a orden interna
38.8 c Orden de trabajo

38.10 c Memorando
a memorando
a Comunicacion oficial de respuesta
38.11 c Polgramas

a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial
a Correo electrnico
39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES

40.2 c Plan de Accin

a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

a Comunicacion oficial

40.9 c Plan Estratgico

a Comunicacion oficial

40.13 c Plan de Seguridad

a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad

50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

56 g ESTADSTICAS
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis
a estudio de situacin

70 g INSTRUCTIVOS

95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial
 95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
a Seguimiento al control operacional

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce

FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD DE CONTROL Y SEGURIDAD

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.8.4

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FINA

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 10 x X

3 5 X X

3 18 X X X X

(CP) 50 X X

3 10 X X
3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X

3 20 X X

3 __ X X X

3 10 X X X
 3 10 X X X

3 5 X X

3 5 X X

X X X
3 5

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X

(CP) (CP) X X X

3 5 X X

3 18 X X X
3 10 X X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X

3 3 X X
(CP) (CP) X X X

3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X
 3 5 X X

3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FINA

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
URIDAD FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

x x
X X

X X
X X

X X
X X

X
 X

X X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL

UALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las

comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin
por cada una de las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer

de valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo
Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

carecer de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de

constante consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo
Central, Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

Firma Presidente Comit de Gestin Documental

riollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial

Registro de peticiones de solucion inmediata

a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit
a lista de asistencia
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

a acta de la reunin
a lista de asistencia
 c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
2.40 a Acta
Lista de Verificacion

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos

a Requerimientos personales

a Mantenimientos

a Necesidades administrativas
10 g BOLETINES

10.3 c Boletn Informativo Policial

a boletn
 25 g EXPEDIENTES
25.2 c Expediente de Vehculos

a Comunicacion oficial

29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1
a Informe

c Informe de Back-Up
29.19
a Informe

c Informe de Actividades
29.25
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe

c Informe de Novedades
29.57
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58
a Informe

30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS

31.7 c Libros de Control

a Libro

38 g ORDENES

c Orden Interna
38.1
a orden interna

38.8 c Orden de trabajo

38.10 c Memorando
 a memorando
a Comunicacion oficial de respuesta
38.11 c Polgramas

a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial
a Correo electrnico
39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES

40.2 c Plan de Accin

a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

a Comunicacion oficial
40.9 c Plan Estratgico

a Comunicacion oficial

40.13 c Plan de Seguridad

a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad

50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales

a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

56 g ESTADSTICAS
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis
a estudio de situacin

70 g INSTRUCTIVOS

95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
 Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
a Seguimiento al control operacional

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce

FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : UNIDADES DE REACCION E INTERVENCION

UNIR

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.8.5

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FINA

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 10 x X

3 5 X X

3 18 X X X X

(CP) 50 X X

3 10 X X
3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X

3 20 X X

3 __ X X X

3 10 X X X
 3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X

(CP) (CP) X X X

3 5 X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 18 X X X
 3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X

3 3 X X

(CP) (CP) X X X
3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X
 3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FINA

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
NTERVENCION
FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

x x
X X

X X
 X

X X

X X

X
X

X
 X

X X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL

UALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las

comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin
por cada una de las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer

de valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.
Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de
valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

carecer de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de

constante consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo
Central, Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

Firma Presidente Comit de Gestin Documental

riollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial

Registro de peticiones de solucion inmediata

a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion
1.12 c Solicitudes de consulta
a solicitud

a formato de consulta o prstamo de documentos

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit
a lista de asistencia
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes
2.10 c Acta de compromiso
a acta de la reunin
a lista de asistencia
c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
2.40 a Acta
Lista de Verificacion

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos

a Requerimientos personales

a Mantenimientos

a Necesidades administrativas

10 g BOLETINES
10.3 c Boletn Informativo Policial
 a boletn

25 g EXPEDIENTES

25.2 c Expediente de Vehculos

a
Comunicacion oficial

29 g INFORMES

c Informe a Entes de Control

29.1

a Informe

29.11 c Informe especial de Polica

a Hechos conocidos

a Elementos que hacen parte de los hechos.

c Informe de Back-Up
29.19
a Informe

c Informe de Incautacin
29.22
a Informe
c Informe de Actividades
29.25
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe
c Informe de Novedades
29.57
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58
a Informe
c Informe de Procesos
29.61
a Informe

30 g INVENTARIOS
30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS
31.7 c Libros de Control

a Libro

38 g ORDENES

c Orden Interna
38.1
a orden interna

38.8 c Orden de trabajo

38.10 c Memorando

a memorando

a Comunicacion oficial de respuesta

38.11 c Polgramas

a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial

a Correo electrnico

39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES
40.2 c Plan de Accin

a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

 a Comunicacion oficial

40.13 c Plan de Seguridad

a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

a Comunicacion oficial

48 g TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL

50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

56 g ESTADSTICAS
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis
a estudio de situacin

57 g CAMPAAS

60 g CONVENIOS

60.8 c Convenio Interadministrativo

a Informacin General de Convenios

a Estudios Previos de Convenios

a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
61 g CONTRAVENCIONES

61.3 c Integridad fsica

a Formato incautacin elementos

a Incautacin armas blancas
61.4 c Querellas
a Querella
a Boleta de citacin

a Acta diligencia contravencional

70 g INSTRUCTIVOS

86 g PROGRAMAS
86.7 c Programa de Gestin Documental
a implementacin del manual

a programas del proceso de gestin documental

86.10 c Programa de Prevencin

86.30 c Programa de Gestin Ambiental

95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas

a Comunicaciones oficiales

a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

a Comunicacion oficial
95.4 c Sistema de Gestin Ambiental
Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
a Seguimiento al control operacional
95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo
a Definicin de la gestin del riesgo
a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
a Plan manejo de riesgos
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial
ELABOR : PT Bayron Herrera Salce
FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD MULTIMODAL

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.8.6

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FINA

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 10 x X

3 __ X X X

3 5 X X

3 18 X X X X

(CP) 50 X X
3 10 X X

3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X

3 20 X X

3 __ X X X

3 10 X X X
3 10 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 20 X X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X

3 5 X X
(CP) (CP) X X X

3 5 X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X

3 3 X X
 3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X

(CP) (CP) X X X

(CP) (CP) X X X

3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X

3 5 X X

3 3 X X

3 8 X X X

3 7 X X X
3 8 X X X

3 5 X X X

3 8 X X

3 8 X X

3 8 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X
3 5 X X

3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FINA

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO
REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez
FECHA:25-05-2016
 FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

X
x x

X X

X X
X X

X X

X
 x

X X

X X

X
 X

X X

X
 X

X X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO
APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey
FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL

UALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo de Gestin por prdida de vigencia.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos

son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una
muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos

son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en el

archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las

comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar una
muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar una
muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos

son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en e l Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3% de aquellos documentos que sean transcendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un
documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin por
cada una de las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer de

valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de

constante consulta.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer

de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% a la informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% a la informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de

constante consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo Central,
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una
muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, cumplido este tiempo se

microfilma para la conservacin permanente de los soportes documentales de
importancia histrica en la implementacin del PGD.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de
valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

Firma Presidente Comit de Gestin Documental

riollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial

Registro de peticiones de solucion inmediata

a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion
1.12
c Solicitudes de consulta
a solicitud

a formato de consulta o prstamo de documentos

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit
a lista de asistencia
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes
2.10 c Acta de compromiso

c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
a
2.40 Acta
Lista de Verificacion

Actas de Eliminacin Documental

c Propuesta de Eliminacion
a
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos
a Requerimientos personales
a Mantenimientos
a Necesidades administrativas

10 g BOLETINES
10.3 c Boletn Informativo Policial

a boletn

24 g ESTUDIOS
Estudio en convivencia y seguridad
24.12 c
cciudadana
a Artuculo
a Informe Final

a Estudio

a Proyecto de invvestigacin
a Investigacin

24.16 c Estudio de Seguridad a Vas

25 g EXPEDIENTES

25.2 c de Vehculos
Comunicacion oficial
a

29 g INFORMES

c Informe a Entes de Control

29.1
a Informe

c Informe de Back-Up
29.19
a Informe
c Informe de Actividades
29.25
a Informe
c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe

c Informe de Novedades
29.57
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58
a Informe
 30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS

31.7 c Libros de Control

a Libro

38 g ORDENES
c Orden Interna
38.1
a orden interna

38.8 c Orden de trabajo

38.10 c Memorando
a memorando

a Comunicacion oficial de respuesta

38.11 c Polgramas

a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial

a Correo electrnico

39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES

40.2 c Plan de Accin

 a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

a Comunicacion oficial
40.9 c Plan Estratgico

a Comunicacion oficial

40.13 c Plan de Seguridad

a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad

43 g PROYECTOS
43.18 c Proyecto de Investigacin
a Anteproyecto
a Convocatoria
a Propuestas de Investigacin
a Cronograma de actividades
a Financiamiento interno
a Financiamiento externo
a
Informe de Avance
a Informe final del proyecto
a Otros Comunicacion oficial
50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

56 g ESTADSTICAS
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis
a estudio de situacin
70 g INSTRUCTIVOS

95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua

a Indicadores

95.2 c Sistema de Control Interno

a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
 a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional

95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo

a Definicin de la gestin del riesgo

a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
a Plan manejo de riesgos
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce

FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD DE PREVENCION VIAL

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.8.7

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FINA

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 10 x X

3 __ X X X

3 5 X X

3 18 X X X X

(CP) 50 X X
3 10 X X

3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X

3 20 X X

3 __ X X X
3 10 X X X

2 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X
(CP) (CP) X X X

3 5 X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X
 3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X

3 3 X X

3 10 X X

(CP) (CP) X X X

3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X

3 5 X X
3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X
 3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FINA

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
L FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

X
x x

X X

X
X X

x x

X
 x

X X

X X

X
 X

X
X X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL

UALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo de Gestin por prdida de vigencia.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las

comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central,sdleccionar y microfilmar

una muestra representativa de hasta el 3% de aquellos documentosd que sean
tracendentales para la Policia Nacional, los demas documentos seran eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un
documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin
por cada una de las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer

de valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

carecer de valores primarios.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de
constante consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo
Central, Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor
secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

Firma Presidente Comit de Gestin Documental

riollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABL
Versin: 0
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES
1.9 c Requerimientos de Justicia
a consulta bases de datos
a Solicitudes
a respuestas
Peticiones, Quejas, Reclamos,
1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias
a Comunicacion oficial
Registro de peticiones de solucion inmediata
a
(1IP-FR-0014)
a Denuncios
a Peticion
1.12 c Solicitudes de consulta
a solicitud

a formato de consulta o prstamo de documentos

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit

a lista de asistencia

Acta de Comit Actualizacin, Correccin

2.11 c y Retiro de Datos y archivos de
Inteligencia.
a Acta.
a Comunicacin oficial relacin ID.
a Planilla Relacin ID u Otros
a Informe Trimestral de avance.
c Actas de Inteligencia
2.12 a acta
a lista de asistencia
c
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5 a
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

a acta de la reunin

a lista de asistencia

c
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 a Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
2.40 a Acta
Lista de Verificacion

Actas de Eliminacin Documental

c Propuesta de Eliminacion
a
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial
Solicitudes y Comunicacion oficial
3.1 c
administrativos
a Requerimientos personales
a Mantenimientos
a Necesidades administrativas

6 g MISIONES
6.1 c Misiones de trabajo
a Comunicacion oficial
a Otros

10 g BOLETINES
10.2 c Boletn de criminalidad
a Boletn semanal de criminalidad
10.3 c Boletn Informativo Policial

a boletn

24 g ESTUDIOS
24.1 c Estudio Seguridad a Personas
a estudio
a Formatos 2SP-FR-00024
24.2 c Estudio de la conducta criminal
a Artculo
a Informe Final
24.3 c Estudio Criminolgico
a Estudio

a Investigacin

24.5 c Estudio de Nivel de Riesgo a Personas

a Solicitud realizacin Estudio

a Apertura orden de trabajo
a Comunicaciones Oficiales (solicitudes Varias)
a
Recoleccin de informacin para estudio de nivel
de riesgo
a Recomendaciones bsicas de autoproteccin
a Estudio de nivel de riesgo
a Decisin comit evaluacin del nivel de riesgo
Asignacin, modificacin o finalizacin de las
a medidas preventivas o de proteccin a personas
con nivel de riesgo comprobado
a Lista de chequeo para estudios de nivel de riesgo
a Comunicaciones Oficiales (Notificaciones)
a Acta

a
Matriz para la evaluacin del nivel de riesgo a
Personas en la Polica Nacional

Estudio a Instalaciones Gubernamentales y

24.6 c
Diplomticas
 a Solicitud realizacin estudio
a Comunicaciones Oficiales (solicitudes Varias)
a Apertura orden de trabajo
a Comunicaciones Oficiales (solicitudes Varias)
a
Estudio Seguridad a Instalaciones
Gubernamentales y Diplomticas
a Decisin comit evaluacin del nivel de riesgo
a Comunicaciones Oficiales (Notificaciones)
24.8 c Estudio de Cooperantes
a Comunicacion oficial
24.10 c Estudio de Desmovilizados
a Comunicacion oficial
24.11 c Estudio de Estandarizacin
a Comunicacion oficial
Estudio en convivencia y seguridad
24.12 c
cciudadana
a Artuculo
a Informe Final
a Estudio
a Proyecto de invvestigacin
a Investigacin

24.16 c Estudio de Seguridad a Vas

25 g EXPEDIENTES
25.2 c Expediente de Vehculos
a Comunicacion oficial

25.15 c Expediente de Inteligencia

Comunicacion oficial
a

25.31 c Expediente de Alertas Tempranas

a Comunicacion oficial
29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1
a Informe
29.14 c Informe de perfilacin criminal
a Anlisis del lugar de los hechos
a Anlisis conductual
a Anlisis del perfil criminal
a Anlisis vinculacin de casos
c Informe de Back-Up
29.19
29.19
a Informe

c Informe de Actividades
29.25
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe

c Informe de Investigaciones
29.54
a Informe

c Informe de Novedades

29.57
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58
a Informe
c Informe de Procesos
29.61
a Informe

Informe de Prueba de Vulnerabilidad en

29.62 c
Sistemas de Informacin

c Informe de Riesgo y Alerta Temprana

29.68
a Informe
c Informe de Anlisis y Delincuencial
29.98
a Informe

Informe de Inteligencia o
29.99 c
Contrainteligencia

30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS
31.7 c Libros de Control
a Libro
31.8 c Libros de Servicio de Polica
 a Libro

31.13 c Libro de Misiones de Trabajo

a libro

38 g ORDENES
c Orden Interna
38.1
a orden interna

38.8 c Orden de trabajo

38.10 c Memorando
a memorando

a Comunicacion oficial de respuesta

38.11 c Polgramas

a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial

a Correo electrnico
39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES
40.2 c Plan de Accin

a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

 a Comunicacion oficial

40.9 c Plan Estratgico

a Comunicacion oficial

40.13 c Plan de Seguridad

a Comunicacion oficial

40.25 c Plan Contrainteligencia

40.37 c Plan de Necesidades

a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad

43 g PROYECTOS
43.18 c Proyecto de Investigacin
a Anteproyecto
a Convocatoria
a Propuestas de Investigacin
a Cronograma de actividades
a Financiamiento interno
a Financiamiento externo
a Informe de Avance
a Informe final del proyecto
a Otros Comunicacion oficial
50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

56 g ESTADSTICAS
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis
a estudio de situacin
56.3 c Informacin estadstica
a Anlisis del lugar de los hechos
a Anlisis conductual
a Anlisis de perfil criminal
a Anlisis de vinculacin de casos
Recepcin y Anlisis de Comunicaciones
56.4 g
Interceptadas
a Comunicacin Oficial
a
FGN-23-F-01 Solicitud de Interceptacin de las
Comunicaciones Mviles VO1
FGN-23-F-02 Solicitud De Interceptacin De Las
a Comunicaciones (Mensajera Instantnea
BlackBerry) V01
a FGN-23-F-03 Solicitud De Interceptacin De Las C
a FGN-23-F-04 Solicitud De Revisin Tcnica De La
a FGN-23-F-05 Solicitud De Informacin De Las Com
a FGN-23-F-06 Registro De Coordinadores Las Salas
a FGN-23-F-08 Datos Del Personal De La Sala De Re
a FGN-26.1.3-Sct-F-03 - Resultados De La Activida
a FGN-26.1.3-Sct-F-05 Solicitud De Extraccin De
a Rtulo Elementos Materiales De Prueba Y Evidenci
a Registro De Cadena De Custodia Resolucin 02369

70 g INSTRUCTIVOS

Programa de Proteccin de Documentos

86.27 c
Esenciales

87 g DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO

87.4 c Formulacin estratgica

a Anlisis de la realidad institucional
a Anlisis de informacin
a Anlisis de la formulacin estratgica vigente
a Anlisis de la seguridad objetiva y de seguridad
percibida
a Diagnstico del mbito externo interno de la
Institucin
a Diagnstico inicial
a Diagnsticos
a Encuestas de percepcin del servicio policial o
internas
a Encuestas externas e internas
 a Identificacin de grupos sociales o clientes
a Informes de gestin institucional
a Informes o investigaciones
a Matriz de cruce de elementos
a Matriz de la calificacin de las brechas de los
elementos de la definicin estratgica
a Matriz valoracin de oferta de valor Institucional
a MEGA
a Misin
a Oferta de valor
a Plan Estratgico Institucional
a Polticas estratgicas institucionales
a Polticas Institucionales
a Polticas marco normativo
a Principios y valores
a Visin
95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales
 Matriz de identificacin y evaluacin de los
a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional

95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo

a Definicin de la gestin del riesgo

a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
a Plan manejo de riesgos
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce

FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD BASICA DE INTELIGENCIA

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.8.8

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FINA

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 3 X X

3 10 x X

3 __ X X X

3 5 X X

3 18 X X X X

2 30 X X X

2 30 X X X
 2 30 X X X

(CP) 50 X X

3 10 X X

3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X

3 20 X X

3 __ X X X
2 30 X X

3 20 X X X

3 10 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 20 X X

3 20 X X

3 20 X X
3 20 X X

3 5
X X

3 30
X X

3 5 X X
X

2 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

2 30 X X

3 10 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X
 3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

2 30 X X X

(CP) (CP) X X X

3 5 X X

3 5 X X
3 5 X X

2 30 X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X

3 3 X X
 3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X

3 3 X X

3 10 X X

(CP) (CP) X X X

3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X

3 5 X X
3 10 X X

3 28 X X

3 5 X X X

3 3 X X

3 5 X X X
3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X
 3 5 X X

3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FINA

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
NCIA FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

X X

X X

X X
X X

x x

X X

X
X X

X X

X X

X X

X X

X X
X X

X x

x x

X X

X X

X
 X

X X

X
 X

X X

X X

X X

X
 X

X
X X

X X

X X

X
X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL
UALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo de Gestin por prdida de vigencia.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Teniendo en cuenta la reserva legal de la informacin se digitaliza y microfilmar, una

vez finalice el tiempo de retencin establecido por la Ley, procediendo a realizar
eliminacin de los mismos mediante picado.

Teniendo en cuenta la reserva legal de la informacin se digitaliza y microfilma una

vez finalice el tiempo de retencin establecido por la Ley, procediendo a realizar
eliminacin de los mismos mediante picado.
Teniendo en cuenta la reserva legal de la informacin se digitaliza y microfilma una
vez finalice el tiempo de retencin establecido por la Ley, procediendo a realizar
eliminacin de los mismos mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las

comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit
de actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto
posee valores secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en
dicho comit.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se deja una muestra representativa del 5% de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5% de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, transferir al archivo

histrico por cuanto posee valores secundarios

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, transferir al archivo

histrico por cuanto posee valores secundarios
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, transferir al archivo
histrico por cuanto posee valores secundarios

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central,sdleccionar y microfilmar

una muestra representativa de hasta el 3% de aquellos documentosd que sean
tracendentales para la Policia Nacional, los demas documentos seran eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit

de Actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto
posee valore secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en
dicho comit.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se deja una muestra representativa del 3 % de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit

de actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto
posee valore secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en
dicho comit.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin
por cada una de las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer de

valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra
representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit

de actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto
posee valores secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en
dicho comit.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

carecer de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Se deja una muestra representativa del 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Se deja una muestra representativa del 5 % de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de

constante consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo
Central, Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

pierde valor administrativo

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

 Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

Firma Presidente Comit de Gestin Documental

riollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABL
Versin: 0
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES
1.9 c Requerimientos de Justicia
a consulta bases de datos
a Solicitudes
a respuestas
Peticiones, Quejas, Reclamos,
1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias
a Comunicacion oficial
Registro de peticiones de solucion inmediata
a
(1IP-FR-0014)
a Denuncios
a Peticion
1.11 c Inspecciones Judiciales
a solicitud
a formato de consulta
a acta de inspeccin
1.12 c Solicitudes de consulta
a solicitud

a formato de consulta o prstamo de documentos

1.13 c Providencias judiciales

a Ordenes de Captura.
a Cancelacin de ordenes de captura.
a Impedimento de salida del pas.
a Cancelacin de impedimento de salida del pas.
a Sentencias
a Cancelacin de sentencias.
a Medidas de aseguramiento.
a Cancelacin de Medidas de aseguramiento.
a Anotaciones
a Correcciones
 2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit

a lista de asistencia

c
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5 a
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

a acta de la reunin
a lista de asistencia

Acta de Comit Actualizacin, Correccin

2.11 c y Retiro de Datos y archivos de
Inteligencia.
a Acta.
a Comunicacin oficial relacin ID.
a Planilla Relacin ID u Otros
a Informe Trimestral de avance.
c Actas de Inteligencia
2.12 a acta
a lista de asistencia
c
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 a Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
2.40 a Acta
Lista de Verificacion

Actas de Eliminacin Documental

c Propuesta de Eliminacion
a
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion
 Actas de Entrega de unidad
Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos
a Requerimientos personales
a Mantenimientos
a Necesidades administrativas
6 g MISIONES
6.1 c Misiones de trabajo
a Comunicacion oficial
a Otros

10 g BOLETINES
10.2 c Boletn de criminalidad
a Boletn semanal de criminalidad
10.3 c Boletn Informativo Policial

a boletn

PREVENCIN, CONVIVENCIA Y SEGURIDAD

14 g
CIUDADANA
Incautacin o Decomiso de armas, municiones
14.1 c
y explosivos
a Informe de incautacin
a
Comunicacion oficial relacionados con la
incautacin o decomiso
Remisorio al Departamento de Control Comercio
a de Armas, Municiones y Explosivos del Comando
General
Procedimiento administrativo por
14.13 c
incacutacin
a Boleta incautacin
a Informe de polica
a Resolucin
 a Comunicados Oficiales
a Comunicacion oficial personales
a Resolucin de a brigada
a Publicidad
a diligencia de notificacin
a Dictamen de medicina legal
a Colillas de alcohol sensor
24 g ESTUDIOS
24.1 c Estudio Seguridad a Personas
a estudio
a Formatos 2SP-FR-00024
24.2 c Estudio de la conducta criminal
a Artculo
a Informe Final
24.3 c Estudio Criminolgico
a Estudio

a Investigacin

24.5 c Estudio de Nivel de Riesgo a Personas

a Solicitud realizacin Estudio

a Apertura orden de trabajo
a Comunicaciones Oficiales (solicitudes Varias)
a
Recoleccin de informacin para estudio de nivel
de riesgo
a Recomendaciones bsicas de autoproteccin
a Estudio de nivel de riesgo
a Decisin comit evaluacin del nivel de riesgo
Asignacin, modificacin o finalizacin de las
a medidas preventivas o de proteccin a personas
con nivel de riesgo comprobado
a Lista de chequeo para estudios de nivel de riesgo
a Comunicaciones Oficiales (Notificaciones)
a Acta

a
Matriz para la evaluacin del nivel de riesgo a
Personas en la Polica Nacional
Estudio a Instalaciones Gubernamentales y
24.6 c
Diplomticas
a Solicitud realizacin estudio
a Comunicaciones Oficiales (solicitudes Varias)
a Apertura orden de trabajo
a Comunicaciones Oficiales (solicitudes Varias)
a
Estudio Seguridad a Instalaciones
Gubernamentales y Diplomticas
a Decisin comit evaluacin del nivel de riesgo
 a Comunicaciones Oficiales (Notificaciones)

24.8 c Estudio de Cooperantes

a Comunicacion oficial
24.10 c Estudio de Desmovilizados
a Comunicacion oficial
24.11 c Estudio de Estandarizacin
a Comunicacion oficial
Estudio en convivencia y seguridad
24.12 c
cciudadana
a Artuculo
a Informe Final
a Estudio
a Proyecto de invvestigacin
a Investigacin

24.16 c Estudio de Seguridad a Vas

25 g EXPEDIENTES
25.2 c Expediente de Vehculos
Comunicacion oficial
a

25.15 c Expediente de Inteligencia

Comunicacion oficial

25.25 c Expediente Especial de Personas

a formato "carpeta de proteccin a personas"
a soporte asignacin esquema de proteccin
a acta
a comunicacin oficial
a acta
a
documentos de la gestin del servicio de
proteccin
a retiro de medidas de proteccin a personas
a comunicacin oficial
25.31 c Expediente de Alertas Tempranas
Comunicacion oficial
a

26 g INVESTIGACIONES
26.1 c Investigaciones internacionales
a notificacin roja
a orden de trabajo
 a plena identidad y/ o confrontacin dactilar
a derechos de retenido
a acta de buen trato
a valoracin medico legal
informe dejando a disposicin fiscala general de
a
la nacin(asuntos internacionales)
a derechos del capturado
a acta de buen trato
a informe de fiscala general de la nacin
26.2 c Investigaciones Judiciales
a Solicitud autoridad competente Actos Urgentes
a Plan Metodolgico
a Reporte Iniciacin
a Inspeccin a lugar
a Inventario elementos de prueba
a Inspeccin de vehculos
a Solicitud anlisis de muestra
a Informe Investigador de campo
a Bosquejo Topogrfico
a Solicitud Allanamiento
a Acta de registro allanamiento
a Acta incautacin de elementos
a Acta destruccin de elementos
a lbum Fotogrfico
a Ficha Tcnica Topogrfica y Biogrfica
a Acta de Consentimiento
a Registro cadena de custodia
a Informe de investigador de laboratorio
a Informe Ejecutivo de Polica Judicial
26.3 c Notificaciones de interpol
a oficio solicitud
a copia orden de captura
a formulario de notificacin
a foto cedula y/o identificacin
a lista de chequeo
a copia notificacin pblica
a copia comunicacin oficial de respuesta
26.4 c Requerimientos I/247
a solicitud ip
a Respuesta ip
a comunicacin oficial
a formulario solicitud notificacin

29 g INFORMES
 c Informe a Entes de Control
29.1
a Informe
29.14 c Informe de perfilacin criminal
a Anlisis del lugar de los hechos
a Anlisis conductual
a Anlisis del perfil criminal
a Anlisis vinculacin de casos
c Informe de Back-Up

29.19
a Informe

c Informe de Actividades
29.25
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe

c Informe de Investigaciones
29.54
a Informe

c Informe de Novedades
29.57
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58
a Informe

c Informe de Procesos
29.61
a Informe

Informe de Prueba de Vulnerabilidad en

29.62 c
Sistemas de Informacin

c Informe de Riesgo y Alerta Temprana

29.68
a Informe

c Informe de Anlisis y Delincuencial

29.98
a Informe

Informe de Inteligencia o
29.99 c
Contrainteligencia

30 g INVENTARIOS
30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS
31.7 c Libros de Control
a Libro
31.8 c Libros de Servicio de Polica

a Libro

31.13 c Libro de Misiones de Trabajo

a libro

38 g ORDENES
c Orden Interna
38.1
a orden interna

38.8 c Orden de trabajo

38.10 c Memorando
a memorando

a Comunicacion oficial de respuesta

38.11 c Polgramas

a polgramas
38.15 c Orden con Plazo
a Comunicacin oficial
a Correo electrnico
39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES
40.2 c Plan de Accin
 a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

a Comunicacion oficial
40.9 c Plan Estratgico
a Comunicacion oficial
c Plan de Seguridad
40.13
a Comunicacion oficial

40.25 c Plan Contrainteligencia

40.37 c Plan de Necesidades

a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad

43 g PROYECTOS
43.18 c Proyecto de Investigacin
a Anteproyecto
a Convocatoria
a Propuestas de Investigacin
a Cronograma de actividades
a Financiamiento interno
a Financiamiento externo
a Informe de Avance
a Informe final del proyecto
a Otros Comunicacion oficial
50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental

53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

56 g ESTADSTICAS
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis
a estudio de situacin
56.3 c Informacin estadstica
a Anlisis del lugar de los hechos
a Anlisis conductual
a Anlisis de perfil criminal
a Anlisis de vinculacin de casos
Recepcin y Anlisis de Comunicaciones
56.4 g
Interceptadas
a Comunicacin Oficial
a
FGN-23-F-01 Solicitud de Interceptacin de las
Comunicaciones Mviles VO1
FGN-23-F-02 Solicitud De Interceptacin De Las
a Comunicaciones (Mensajera Instantnea
BlackBerry) V01
a
FGN-23-F-03 Solicitud De Interceptacin De Las
Comunicaciones (Telefona Fija) V01
a
FGN-23-F-04 Solicitud De Revisin Tcnica De
Las Comunicaciones Interceptadas V01
a
FGN-23-F-05 Solicitud De Informacin De Las
Comunicaciones Interceptadas V01
FGN-23-F-06 Registro De Coordinadores Las
a Salas De Recepcin Y Anlisis De
Comunicaciones Interceptadas V01
FGN-23-F-08 Datos Del Personal De La Sala De
a Recepcin Y Anlisis De Las Comunicaciones
Interceptadas (1)
a
FGN-26.1.3-Sct-F-03 - Resultados De La
Actividad De Monitoreo V01
a
FGN-26.1.3-Sct-F-05 Solicitud De Extraccin De
Emp Y Ef Producto V01
Rtulo Elementos Materiales De Prueba Y
a Evidencia Fsica Resolucin 02369 Del 11 De
Julio Del 2016
a
Registro De Cadena De Custodia Resolucin
02369 Del 11 De Julio Del 2016

70 g INSTRUCTIVOS

86 g PROGRAMAS
 Programa de Proteccin de Documentos
86.27 c
Esenciales

87 g DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO

87.4 c Formulacin estratgica

a Anlisis de la realidad institucional
a Anlisis de informacin
a Anlisis de la formulacin estratgica vigente
a Anlisis de la seguridad objetiva y de seguridad
percibida
a Diagnstico del mbito externo interno de la
Institucin
a Diagnstico inicial
a Diagnsticos
a Encuestas de percepcin del servicio policial o
internas
a Encuestas externas e internas
a Identificacin de grupos sociales o clientes
a Informes de gestin institucional
a Informes o investigaciones
a Matriz de cruce de elementos
a Matriz de la calificacin de las brechas de los
elementos de la definicin estratgica
a Matriz valoracin de oferta de valor Institucional
a MEGA
a Misin
a Oferta de valor
a Plan Estratgico Institucional
a Polticas estratgicas institucionales
a Polticas Institucionales
a Polticas marco normativo
a Principios y valores
a
Visin
95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
 a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional

95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo

a Definicin de la gestin del riesgo

a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
a Plan manejo de riesgos
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
 a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce

FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : UNIDADES BASICAS DE INVESTIGACION

CRIMINAL

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.8.9

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FINA

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 3 X X

3 10 x X

3 __ X X

3 __ X X X

3 8 X X X
 3 5 X X

3 18 X X X X

(CP) 50 X X

3 10 X X

2 30 X X X

2 30 X X X

3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X
3 20 X X

3 __ X X X

2 30 X X

3 20 X X X

3 10 X X X

3 5 X X

2 20 X x
2 20 X x

3 5 X X

3 5 X X

3 20 X X

3 20 X X

3 20 X X
3 20 X X

3 5
X X

3 30
X X

3 5 X X
X

2 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

2 30 X X

3 20 X X

3 10 X X

3 28 X X
 3 28 X X

1 ao 10 X X

3 18 X X

3 18 X X
3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

2 30 X X X
(CP) (CP) X X X

3 5 X X

3 5 X X

2 30 X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X
 3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X

3 3 X X

3 10 X X

(CP) (CP) X X X

3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X
3 5 X X

3 10 X X

3 28 X X

3 5 X X X
3 3 X X

3 5 X X X

3 5 X X
3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X
 SOPORTE DISPOSICIN FINA
P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
STIGACION
FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

X X

X
 X

x x

X X

X X

X X

X
X

X X

X X

X
 X

X X

X X

X X

X X
X X

X x

x x

X X

X X

X X
X X

X X

X X

X X
 X

X X

X X
 X

X X

X X

X X

X
 X

X
 X

X X

X X

X X
 X

X
X

X
 DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL
UALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se elimina en el archivo de gestin por carecer de valores secundarios.

Se elimina en el Archivo de Gestin por prdida de vigencia.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
eliminados mediante el proceso de picado.
Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un documento

de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se suprima o
fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la trasferencia al archivo
central. una ves cumpla los tiempos de retencin se microfilmara la totalidad de las
subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Teniendo en cuenta la reserva legal de la informacin se digitaliza y microfilmar, una vez

finalice el tiempo de retencin establecido por la Ley, procediendo a realizar eliminacin de
los mismos mediante picado.

Teniendo en cuenta la reserva legal de la informacin se digitaliza y microfilma una vez

finalice el tiempo de retencin establecido por la Ley, procediendo a realizar eliminacin de
los mismos mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental eliminado.
Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en el
archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica Nacional
donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las comunicaciones

oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno, mantenimiento, elementos y
necesidades administrativas sern eliminadas mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit de

actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto posee
valores secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en dicho comit.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter histrico.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar una muestra
representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas relevante y
pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

El tiempo de retencin establecido para esta documentacin iniciara una vez el arma de
fuego sea remitida al Departamento de Control Comercio de Armas, Municiones y
Explosivos del Comando General. Una vez cumplido los tiempos de retencin se eliminara
en el archivo de central mediante el procedo de picado.

Se deja una muestra representativa del 1% de aquellos documentos que sean

trascendentales para la polica nacional, a los demas documentos aplcarlesd el
proccedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.
Se deja una muestra representativa del 1% de aquellos documentos que sean
trascendentales para la polica nacional, a los demas documentos aplcarlesd el
proccedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se deja una muestra representativa del 5% de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 5% de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, transferir al archivo histrico por

cuanto posee valores secundarios

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, transferir al archivo histrico por

cuanto posee valores secundarios
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, transferir al archivo histrico por
cuanto posee valores secundarios

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central,sdleccionar y microfilmar una

muestra representativa de hasta el 3% de aquellos documentosd que sean tracendentales
para la Policia Nacional, los demas documentos seran eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit de

Actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto posee
valore secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en dicho comit.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar hasta un 2% de los

casos trascendentales para la Polica Nacional.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se deja una muestra representativa del 5 % de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.
Se deja una muestra representativa del 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Se deja una muestra representativa del 5 % de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Se deja una muestra representativa del 5 % de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Se deja una muestra representativa del 5% de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.
Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
eliminados mediante el proceso de picado.

Se deja una muestra representativa del 3 % de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit de

actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto posee
valore secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en dicho comit.
Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un
documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin por
cada una de las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer de valores

secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para la
Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, presentar ante el comit de

actualizacin, Correccin y Retiro de Datos y Archivos de Inteligencia, por cuanto posee
valores secundarios; los documentos sern eliminados, segn lo acordado en dicho comit.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una
muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central

por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes transferidos
anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de valores

primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se deja una muestra representativa del 3 % de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Se deja una muestra representativa del 5 % de aquellos documentos que sean

trascendentales para la Polica Nacional. A los dems documentos aplicarles el
procedimiento de eliminacin por carecer de valores secundarios.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de constante

consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo Central, Transcurrido
el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una muestra
representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean trascendentales para la
Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.
pierde valor administrativo

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

Firma Presidente Comit de Gestin Documental

riollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial

Registro de peticiones de solucion inmediata

a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion
1.12
c Solicitudes de consulta
a solicitud

a formato de consulta o prstamo de documentos

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

 c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
a
2.40 Acta
Lista de Verificacion

Actas de Eliminacin Documental

c Propuesta de Eliminacion
a
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial
Solicitudes y Comunicacion oficial
3.1 c
administrativos
a Requerimientos personales
a Mantenimientos
a Necesidades administrativas

10 g BOLETINES

10.3 c Boletn Informativo Policial

 a boletn

29 g INFORMES

c Informe a Entes de Control

29.1
a Informe

29.11 c Informe especial de Polica

a Hechos conocidos

a Elementos que hacen parte de los hechos.

c Informe de Back-Up
29.19
a Informe
c Informe de Actividades
29.25
a Informe
c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe

c Informe de Investigaciones
29.54
a Informe

c Informe de Judicializacin
29.55
a Informe

c Informe de Novedades
29.57
a Informe

c Informe de Procesos
29.61
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58
a Informe

30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia

 31 g LIBROS
31.7 c Libros de Control

a Libro

38 g ORDENES
c Orden Interna
38.1
a orden interna

38.8 c Orden de trabajo

38.10 c Memorando
a memorando

a Comunicacion oficial de respuesta

38.11 c Polgramas

a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial

a Correo electrnico

39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES

40.2 c Plan de Accin

a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

 a Comunicacion oficial

50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

56 g ESTADSTICAS

a Comunicacion oficial

56.1 c Estudio situacin Policial

a anlisis
a estudio de situacin

76 g DICTMENES PERICIALES

95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua

a Indicadores

95.2 c Sistema de Control Interno

a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial
95.4 c Sistema de Gestin Ambiental
Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional

95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo

a Definicin de la gestin del riesgo

a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
a Plan manejo de riesgos
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial
ELABOR : PT Bayron Herrera Salce
FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : LABORATORIOS MOVILES DE CRIMINALISTICA

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.8.10

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FINA

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 10 x X

3 __ X X X

3 5 X X

(CP) 50 X X

3 10 X X
3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X

3 20 X X

3 __ X X X

3 10 X X X
 3 10 X X X

3 5 X X

3 20 X X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X

3 5 X X

(CP) (CP) X X X
3 5 X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X
 3 5 X X

(CP) (CP) X X X

3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X

3 5 X X

3 18 X X X

3 5 X X

3 5 X X
3 5 X X

3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FINA

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO
REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez
FECHA:25-05-2016
CRIMINALISTICA FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

x x
X X

X X
X X

X X

X
 x

X X

X X

X
 X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO
APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey
FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL

UALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo de Gestin por prdida de vigencia.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos

son eliminados mediante el proceso de picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos

son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en el

archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las comunicaciones

oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno, mantenimiento, elementos
y necesidades administrativas sern eliminadas mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar una muestra
representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas relevante y
pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar una muestra
representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas relevante y
pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos

son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en e l Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3% de aquellos documentos que sean transcendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin por
cada una de las vigencias conservadas..
transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer de
valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central

por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes transferidos
anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer

de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter legal.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de
valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

Firma Presidente Comit de Gestin Documental

riollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TAB
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES
Peticiones, Quejas, Reclamos,
1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias
a Comunicacion oficial
Registro de peticiones de solucion inmediata
a
(1IP-FR-0014)
a Denuncios
a Peticion
2 c Solicitudes de consulta
2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit
a lista de asistencia
c
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5 a
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

a acta de la reunin
a lista de asistencia
c
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 a Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

c Actas de Capacitacin
2.35 a acta
a lista de asistencia
 c
a Actas de Revista
2.40 a Acta
Lista de Verificacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial
Solicitudes y Comunicacion oficial
3.1 c
administrativos
a Requerimientos personales
a Mantenimientos
a Necesidades administrativas
10 g BOLETINES
10.3 c Boletn Informativo Policial
a boletn
25 g EXPEDIENTES
25.2 c de Vehculos
a Comunicacion oficial
29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1
a Informe
c Informe de Back-Up
29.19
a Informe
c Informe de Actividades
29.25
a Informe
c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe
c Informe de Novedades
29.57
a Informe
c Informe de Operatividad
29.58
a Informe
30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS
31.7 c Libros de Control
 a Libro
38 g ORDENES
c Orden Interna
38.1
a orden interna

38.8 c Orden de trabajo

38.10 c Memorando
a memorando
a Comunicacion oficial de respuesta
38.11 c Polgramas

a polgramas
38.15 c Orden con Plazo
a Comunicacin oficial
a Correo electrnico
39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES
40.2 c Plan de Accin
a Comunicacion oficial
40.7 c Planes de mejoramiento
a Comunicacion oficial
40.9 c Plan Estratgico
a Comunicacion oficial
40.13 c Plan de Seguridad
a Comunicacion oficial
40.37 c Plan de Necesidades
a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad

43 g PROYECTOS

43.3 c Proyecto de Cooperacin Nacional

43.18 c Proyecto de Investigacin

a Anteproyecto
a Convocatoria
a Propuestas de Investigacin
a Cronograma de actividades
a Financiamiento interno
 a Financiamiento externo
a Informe de Avance
a Informe final del proyecto
a Otros Comunicacion oficial
50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS
53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

56 g ESTADSTICAS
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis
a estudio de situacin
60 g CONVENIOS
60.4 c Convenio Interinstitucional
a Informacin General de Convenios
a Estudios Previos de Convenios
a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
60.8 c Convenio Interadministrativo
a Informacin General de Convenios
a Estudios Previos de Convenios
a Concepto de viabilidad Costo-beneficio

70 g INSTRUCTIVOS

95 g SISTEMAS
c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
95.1 a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
 95.1

Modelo de implementacin y Aseguramiento -

a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo
a Comunicacion oficial
95.4 c Sistema de Gestin Ambiental
Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
a Seguimiento al control operacional

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce

FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD ESPECIAL DE TRANSITO Y

TRANSPORTE
ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.8.11

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FIN

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 10 x X

3 5 X X

3 18 X X X X

(CP) 50 X X

3 10 X X

3 20 X X

3 18 X X
 3 10 X X

3 20 X X

3 __ X X X

3 10 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X

(CP) (CP) X X X

3 5 X X
3 5 X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X

3 3 X X

3 10 X X

3 10 X X
 3 10 X X

(CP) (CP) X X X

3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X

3 5 X X

3 8 X X X

3 8 X X X

3 5 X X X

3 5 X X
 3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FIN

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
TO Y
FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

x x

X X

X
 X

X X

x
 x

X X

X X

X X

X
 X

X X

X X

X X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL

ALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
eliminados mediante el proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una
muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un documento

de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se suprima o
fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la trasferencia al archivo
central. una ves cumpla los tiempos de retencin se microfilmara la totalidad de las
subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
eliminados mediante el proceso de picado.
Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en el

archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica Nacional
donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las comunicaciones

oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno, mantenimiento, elementos y
necesidades administrativas sern eliminadas mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar una muestra
representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas relevante y
pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
eliminados mediante el proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben registrar
la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin por cada una de
las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer de

valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado
transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer de
valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una
muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una
muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central

por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes transferidos
anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de valores

primarios.
Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de
valores primarios.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de constante

consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo Central, Transcurrido
el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una muestra
representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean trascendentales para la
Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

Firma Presidente Comit de Gestin Documental

ollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial

Registro de peticiones de solucion inmediata

a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion
1.12 c Solicitudes de consulta
a solicitud

a formato de consulta o prstamo de documentos

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit
a lista de asistencia
 c
a
a Actas de Entrega de cargo Acta
2.5 a Inventarios
Documentales Inventario de Bienes

2.6 c Actas de entrega de elementos

a acta de asignacin de bienes
a Comunicacion oficial de entrega
2.10 c Acta de compromiso
a acta de la reunin
a lista de asistencia
c
a
a Acta de Reunion de Trabajo Actas
2.25 de Reunion Lista de
Asisitencia

c
a
a Actas de Capacitacin
2.35 Acta
listados de asistencia

c
a Actas de Revista Acta
2.40 a Lista de
Verificacion

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad Acta

Informe
c Ejecutivo de la Gestion Situacion
a de los Recursos Planta de
a Personal Porgramas,
a
2.85 a a estudios y proyectos Obras
a Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g COMUNICACIN OFICIAL
Solicitudes y Comunicacion oficial
3.1 c
administrativos
 a Requerimientos personales
a Mantenimientos
a Necesidades administrativas
10 g BOLETINES
10.2 c Boletn de criminalidad
a Boletn semanal de criminalidad
10.3 c Boletn Informativo Policial

a boletn

17 g CONTRATOS
17.7 c Contrato Interadministrativo
a Estudio de Conveniencia y Oportunidad
a Cronograma de Ejecucin del Proceso

a
Solicitud Certificado de Disponibilidad
Presupuestal
a Certificado de Disponibilidad Presupuestal
a Contrato Interadministrativo
a Registro Presupuestal
a Plizas
a Publicacin Diario Oficial
a Pago Impuesto de Timbre
a Informes de Avance
a Acta de Liquidacin
29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1 a Informe

29.11 c Informe especial de Polica

a Hechos conocidos

a Elementos que hacen parte de los hechos.

c Informe de Back-Up
29.19 a Informe

c Informe de Actividades
29.25 a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe

c Informe de Novedades
29.57 a Informe
 c Informe de Procesos
29.61
a Informe
30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS

31.5 c Libros de poblacin

a Libro

31.6 c Libro Minuta de Guardia

a Libro

31.7 c Libros de Control

a Libro

31.8 c Libros de Servicio de Polica

a Libro

31.10 c Libro minuta de vigilancia

a Libro

31.11 c Libro control de denuncias

a Libro

Libros para los servicios de Supervisin y

31.12 c
Control de las Unidades Policiales

a Libro

38 g ORDENES
38.1 c Orden Interna

a orden interna

38.3 c Orden Administrativa de Personal

38.8 c Orden de trabajo

38.9 c Orden de Servicios

38.10 c Memorando
a memorando

a Comunicacion oficial de respuesta

38.11 c Polgramas

a polgramas

38.14 c Orden del Da

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial

a Correo electrnico

39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES
40.2 c Plan de Accin

a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

a Comunicacion oficial

40.9 c Plan Estratgico

a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

 a Comunicacion oficial

46 g RESOLUCIONES

50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

57 g CAMPAAS

60 g CONVENIOS

60.8 c Convenio Interadministrativo

a Informacin General de Convenios

a Estudios Previos de Convenios

a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
62 g CONTROL DE DOCUMENTOS
a Comunicacin oficial
a Concepto de Planeacin
a Concepto de viabilidad jurdica
a Formato Control de Documentos 1DS-FR-0001

a
Formato o documento propuesto para creacin,
modificacin o eliminacin
86 g PROGRAMAS

86.10 c Programa de Prevencin

86.30 c Programa de Gestin Ambiental

Programa de Conservacin Preventiva para

86.33 c
los Archivos
a
Formato de seguimiento a los programas de
conservacin.
a Diagnostico integral
a Acta
 a Informes
a Constancias
a Planillas de Medicin temperatura
95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial

95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

a Comunicacion oficial
95.4 c Sistema de Gestin Ambiental
Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
 a Seguimiento al control operacional

95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo

a Definicin de la gestin del riesgo

a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
a Plan manejo de riesgos
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce

FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : SECCIONAL DE TRANSITO Y TRANSPORTE

CAUCA

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.9

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FINA

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 10 x X

3 __ X X X

3 5 X X

3 18 X X X X
(CP) 50 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X

3 20 X X

3 __ X X X
3 __ X X X

3 20 X X X

3 10 X X X

3 20 X X

3 5 X X

3 20 X X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X
 3 5 X X

(CP) (CP) X X X

3 18 X X

3 18 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 18 X X

3 18 X X

3 18 X X

3 18 X X X

3 18 X X X
3 10 X X X

3 20 X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 18 X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X
 3 5 X X

3 10 X X X

(CP) (CP) X X X

3 __ X X

3 __ X X

3 3 X X

3 8 X X X

3 5 X X X

3 8 X X

3 8 X X

3 8 X X X
3 8 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X
 3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FINA

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
RANSPORTE
FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

X
X

x x

X X

X
 X

X X

X X

X X

X
 X

X X

X X

X X

X X

X X

X X

X
X X

X X

X X

X
 X

X X

X
X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL

UALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo de Gestin por prdida de vigencia.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un
documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las comunicaciones

oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno, mantenimiento, elementos y
necesidades administrativas sern eliminadas mediante el proceso de picado.
transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las comunicaciones
oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno, mantenimiento, elementos y
necesidades administrativas sern eliminadas mediante el proceso de picado.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en e l Archivo Central, seleccionar y digitalizar

una muestra representativa hasta el 3% de aquellos documentos que sean
transcendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por

ser un documento de constante actualizacin y consulta, para las
dependencias, se deben registrar la totalidad de las series y subseries
conservadas, haciendo la descripcin por cada una de las vigencias
conservadas..

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer de

valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

carecer de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

carecer de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, digitalizar y eliminar por

carecer de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, digitalizar y eliminar por
carecer de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor
secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

Firma Presidente Comit de Gestin Documental

riollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial

Registro de peticiones de solucion inmediata

a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit
a lista de asistencia
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes
 c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

c
a
a Actas de Capacitacin
2.35 Acta
listados de asistencia

c
a Actas de Revista
2.40 a Acta
Lista de Verificacion

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

8 g BIENESTAR
8.1 c Afiliaciones
a Solicitud de afiliacin /definicin
a Desprendible de pago
a Extracto de hoja de servicios
a Formulario
a Notificacin, aprobacin, afiliacin y desafiliacin
a Informe, tramite, afiliacin o desafiliacin
8.2 c Reservas
a solicitud - respuesta reserva
a check-in tarjeta de registro hotelero.
a Formato de inventario de habitacin.
 a
Formato reporte de equipos y maletas del
husped

a Formato de invitado aprobado (carnet-cc)

8.3 c Servicio de Alimentos y Bebidas
a formato de verificacin limpieza y desinfeccin

a Formato de liberacin de productos y bebidas

a Formato de chequeo de inspeccin cocina

a
Formato de baja interna de productos por control
de calidad

a
Formato identificacin agentes qumicos
saneamiento bsico en centro sociales

a
Formato de verificacin fechas de vencimiento y
rotacin de inventarios
a Formato recepcin de materias primas

a
Formato control de temperatura de equipos de
refrigeracin y congelacin
8.4 c Servicio de Hospedaje
a acta
a Reporte diario de hospedaje

a
factura de pago centros vacacionales y
recreativos
a Registro de husped
a inventario unidad habitacional

a
Encuesta satisfaccin servicios centros
vacacionales y recreativos

a
Actividades diarias centros vacacionales y
recreativos

a
Reporte de dao de centros vacacionales y
recreativos

a Lista de chequeo unidad habitacional

a Disponibilidad unidad habitacional

a Solicitud reserva

a
Solicitud de elementos en centros vacacionales y
recreativos

a Formato tratamiento de producto no conforme

a plan de mejoramiento

8.5 c Otorgar apoyo econmico

 a Visita socio-familiar

a Autorizacin apoyo econmico

a control apoyos econmicos otorgados

a Verificacin de documentos apoyo econmicos

8.6 c Brindar servicios Funerarios

a Manejo del proceso de duelo

a Recibo de pago funerarios

a
Control de fallecidos miembros de la institucin
con derecho al auxilio funerario
a Control ingreso de familiares fallecidos

8.7 c Realizar prestamos

a Anlisis capacidad de endeudamiento

a Solicitud prstamo
Brindar servicio de Hospedaje en el hogar
8.8 c
madre mara de san Luis
a Control ocupacional
a Control diario vveres
a Inventario habitacin.
a
Recibo de pago servicios hogar madre mara de
san Luis
a Solicitud de ingreso

a Lista de chequeo hogar madre mara de san Luis

a
Lista de chequeo alimentos y bebidas en los
hogares madre mara de san Luis
Brindar atencin, apoyo y prevencin
8.9 c
psicosocial
a Listado De Asistencia Actividades Psicosociales
a Inscripcin O Actualizacin De Datos
a Informes
a Invitacin Va Telefnica
a Entrega De Kit Hospitalario
a Control Seguimiento Presupuesto Asignado

8.10 c Reconocimiento de auxilio mutuo

a
Lita de chequeo para reconocimiento y pago de
auxilio mutuo
 a
Formato de afiliacin, actualizacin y re afiliacin
de auxilio mutuo
10 g BOLETINES

10.3 c Boletn Informativo Policial

a boletn

13 g CIRCULARES

13.1 c Circular acadmica

13.2 c Circular informativa

15 g CONCEPTOS

15.2 c Concepto Tcnico

a Solicitud
a Anexos
a Respuesta
15.15 c Conceptos de Planeacin
a Solicitud
a Anexos
a Respuesta
16 g ASCENSOS
Llamamiento a curso de capacitacin para
16.1 c
ascenso
a Comunicaciones oficiales
a Comunicacion oficial de entes de control
a Certificado de planta presupuestal
a Proyectos de OAP para comisin de curso

16.2 c Evaluacin de la trayectoria profesional

a Comunicaciones oficiales
a Comunicacion oficial de entes de control
a Certificado de planta presupuestal
a Proyectos de OAP para comisin de curso
 21 g PASAJES Y VIATICOS

22 g ENCUESTAS
22.1 c Encuestas satisfaccin del cliente
a encuesta

c
Informe de parametrizacin de encuestas y
evaluaciones
22.2
a Informe

24 g ESTUDIOS
24.13 c Estudio de Planeacin
Comunicacion oficial
a

27 g HISTORIAS
27.3 c Historias Laborales
a Informacin personal y familiar
a Fotografa titular y cnyuge
a Fotocopia cdula ciudadana
a Registro civil de nacimiento
a
Registro civil de matrimonio y/o declaracin de
unin libre
a
Declaratoria de liquidacin y disolucin social
conyugal
a
Sentencia de divorcio y/o cesacin de efectos
civiles
a Registro civil nacimiento hijos
a Formato Auxilio mutuo
a Seguro voluntario y obligatorio
a Pagos de seguros
a Reconocimiento tiempo laborado
a Informacin patrimonial
a
Formato nico de hoja de vida para personas
naturales
Informacin Institucional
a Actos Administrativos de nombramiento
a Actas de posesin
a Actos administrativos de ascenso
Inscripcin y Registro Carrera Administrativa
a
Especial.
Informacin acadmica
a Acta de grado y diplomas
a Certificados de estudio
a Cursos policiales
Informacin disciplinaria y jurdica
a Fallos disciplinarios
a Fallos administrativos
 a Fallos judiciales
a Fallos prestacionales

a Separaciones temporales

a Suspensiones
a Derogaciones
a Revocatorias

a Acto administrativo de ejecucin de la sancin

Evaluaciones de Desempeo
a Folios de vida
a Evaluaciones
a Clasificaciones
Informacin Laboral
a Licencias
a Vacaciones
a Secuestrados
a Desaparecidos
Comunicacion oficial de retiros
a Solicitud de retiro
a Acto Administrativo
a Reintegros
a Reincorporaciones
a Informe causa de muerte
a Registro civil de defuncin
a Hoja de servicio
27.4 Historias medico laborales
a Comunicacion oficial

27.5 c Historias servicio militar

a Formularios mdicos de capacidad psicofsica.

a Formulario de inscripcin.
a Acto administrativo de nombramiento
a Acta tercer examen medico.
a
Pliegos de Comunicacion oficial mdicos por
termino de servicio militar.
a
Acto administrativo de retiro, desvinculacin o
licenciamiento.
a Formulario de seguimiento.
a Acto administrativo por cambio de modalidad.

28 g COMUNICACIN PBLICA

Manejo de la informacin difundida en medios

28.1 c
de comunicacin
 a Hecho noticioso
a Convocatoria rueda de prensa
a Boletn de prensa
29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1
a Informe
c Informe Contable
29.2
a Informe

c Informe de Austeridad en el Gasto Pblico

29.4
a Informe

29.5 c Informe Administrativo por Lesin o Muerte

a Informe Novedad
a Cartula del Informativo por Lesin o Muerte
a Auto de Apertura
a Comunicacin Oficial
a Pruebas

a
Formato calificacin de informativos
administrativos prestacionales por lesin o muerte

a
Notificacin de informativos administrativos por
lesin o muerte
c Informe de Seguimiento y Evaluacin
29.10
a Informe
c Informe de Back-Up
29.19
a Informe

c Informe de Actividades
29.25
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe
c Informe de Novedades
29.57
a Informe

c Informe de Personal
29.60
a Informe

c Informe de Procesos
29.61
a Informe
30 g INVENTARIOS
30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS
31.3 c Libro Registro de Diplomas

a libro

31.7 c Libros de Control

a Libro

Libros para los servicios de Supervisin y

31.12 c
Control de las Unidades Policiales
a Libro

37 g NMINAS

38 g ORDENES
c Orden Interna
38.1
a orden interna

38.3 c Orden Administrativa de Personal

38.8 c Orden de trabajo

38.9 c Orden de Servicios

38.10 c Memorando
a memorando
a Comunicacion oficial de respuesta
38.11 c Polgramas

a polgramas

38.14 c Orden del Da

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial
a Correo electrnico
 39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES
40.1 c Plan Anual de Compras
a Requerimientos
a Anteproyecto de ingresos y gastos
a Aprobacin junta directiva
a Plan de necesidades
a Informe de ejecucin presupuestal
a Aprobacin plan de necesidades
a Modificaciones
40.2 c Plan de Accin
a Comunicacion oficial
40.4 c Plan de Capacitacin
a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

a Comunicacion oficial

40.9 c Plan Estratgico

a Comunicacion oficial

40.19 c Plan de Desarrollo Administrativo

40.31 c Plan de Bienestar de Personal

a POE Plan de Estmulos e Incentivos
a Personaje de mes
a Felicitaciones
a Condecoraciones
a Otros
40.37 c Plan de Necesidades
a Comunicacion oficial
40.45 c Plan de Traslados
a Comunicacion oficial

40.46 c Plan de Vacaciones

41 g PROCESOS

41.1 c Proceso Administrativo por perdida y/o dao

 a Comunicacion oficial

43 g PROYECTOS
43.10 c Proyeccin de Planta de Personal
a Traslados
a Auxiliares de Polica
a Novedades de Personal
a Otros Comunicacion oficial
43.18 c Proyecto de Investigacin
a Anteproyecto
a Convocatoria
a Propuestas de Investigacin
a Cronograma de actividades
a Financiamiento interno
a Financiamiento externo
a Informe de Avance
a Informe final del proyecto
a Otros Comunicacion oficial
43.21 c Proyecto Educativo Institucional
a Pei

a Actas de socializacin

47 g SISTEMAS DE INFORMACIN

c
Informes y solicitudes de verificaciones a los
sistemas de informacin
47.4
a Informe
50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental

52 g DISPOSICIONES

53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

54 g PUBLICACIONES

56 g ESTADSTICAS
 a Comunicacion oficial
59 g COMISIONES
59.1 c Comisiones al Exterior
a
control de entrega de documentos para
comisiones al exterior
a acta de instruccin.

59.2 c Comisiones al Interior

60 g CONVENIOS
60.1 c Convenio de Cooperacin
a Informacin General de Convenios
a Estudios Previos de Convenios
a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
60.2 c Convenio Educativo
a Informacin General de Convenios
a Estudios Previos de Convenios
a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
60.4 c Convenio Interinstitucional
a Informacin General de Convenios
a Estudios Previos de Convenios
a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
60.7 c Convenio Multilateral
a Informacin General de Convenios
a Estudios Previos de Convenios
a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
60.8 c Convenio Interadministrativo
a Informacin General de Convenios
a Estudios Previos de Convenios
a Concepto de viabilidad Costo-beneficio
41 g PROCESOS

70 g INSTRUCTIVOS

86 g PROGRAMAS

86.1 c Programa de Acreditacin

86.2 c Programa Acadmico

a Planeacin de Programas
a Aprobacin plan de estudios
a Horarios Acadmicos
 a Tratamiento del servicio o producto no conforme

86.8 c Programa de Higiene y Seguridad Ocupacional

Programa de Medicina Preventiva y del

86.9 c
Trabajo

86.10 c Programa de Prevencin

86.11 c Programa de Promocin

Programas de promocin de la salud y

86.18 c
prevencin de la enfermedad
a Documentacin del procedimiento
a Formato de priorizacin
a Formato tipo de programa
a Lineamientos metodolgicos del programa
a
Comunicaciones oficiales de divulgacin del
programa
a
Registros de asistencia tcnica (implementacin y
mejora)
a
Informes de retroalimentacin y gestin del
programa
a Puntos de control

86.20 c Programa de bienestar y calidad de vida

a cronograma recreo deportivo (actividades)

a
Diagnostico de necesidades recreo deportivas y
culturales

a
Informe de actividades recreo deportivas y
culturales

86.24 c Programa de Visitas Domiciliarias

92 g MEJORA CONTINUA E INNOVACIN

92.1 c Mejora Continua
a Acta subcomit de mejoramiento gerencial
a Acciones de mejora
a Acciones correctivas
a Acciones preventivas
a Plan de mejoramiento
92.2 c Rendicin de cuentas
a Comunicaciones oficiales
a Derecho de peticin
 a Actas
a Encuestas
a Matriz de tabulacin y anlisis de encuesta
a Comunicacion oficial
a Formulacin de propuestas o preguntas
a Evaluacin del evento
a Listado de invitados
92.3 c Revisin por la direccin
a Acta de Revisin por la Direccin
a Acta inicial
a Anlisis y recomendaciones
a Certificado
a Comunicacin oficial
a Mapas de procesos de segundo nivel
95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales
 Matriz de identificacin y evaluacin de los
a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
95.7 c Sistema de Gestin Integral del Riesgo
a Definicin de la gestin del riesgo
a Identificacin de riesgos
a Valoracin del riesgo
a Gestin del riesgo
a Mapa de Riesgos
a Plan manejo de riesgos
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
a
Formato producto/servicio no conforme para
riesgos
a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Comunicacion oficial

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce

FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : SOPORTE Y APOYO

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.9.1

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FINA

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 10 X

3 5 X X

3 18 X X X X

(CP) 50 X X
3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X

3 20 X X

3 5 X X X

3 5 X X X
3 5 X X X

3 3 X

3 __ X

3 5 X X
 3 5 X X

k 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

(CP) __ X X
(CP) __ X X

3 10 X X X

3 10 X

3 3 X X

3 3 X X

3 10 X X

3 10 X X

3 5 X X

3 5 X X
 3 5 X X

3 20 X X X

3 5 X X X

3 5 X X

(CP) 100 X X X
(CP) 100 X X X

10 90 X X X

3 48 X X X

3 5 X X X
3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 8 X X X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X

3 5 X X
(CP) (CP) X X X

(CP) (CP) X X

3 5 X X

3 18 X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 20 X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 18 X X

3 10 X X X
3 10 X X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 3 X X

3 20 X X
 3 20 X X

3 10 X X

3 10 X X

3 10 X X

3 5 X X X

(CP) (CP) X X X

3 5 X X

3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X

3 5 X X
3 5 X X

3 10 X X

3 10 X X

3 8 X X X

3 8 X X X

3 8 X X X

3 18 X X X

3 8 X X X

3 5 X X X

3 8 X X

3 8 X X
3 8 X X

3 8 X X

3 8 X X

3 8 X X

3 8 X X

3 8 X X X

3 5 X X

3 8 X X

3 5 X X

3 5 X X
3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X
 3 5 X X

3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FINA

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
 FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

X
X X

X
 X

X
X

x
 x

X X

X X

X X

X X

X
 X

X
X X

X X
 X X

X X

X
 x

X X

X X

X X

X X

X X

X
 X

X X

X X
X X

X X

X X

X X

X
 X

X X

X X

X X

X X

X X

X X

X X
X X

X
X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL

UALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

Se digitaliza en su totalidad y se elimina por carecer de valores secundarios.

Se digitaliza en su totalidad y se elimina por carecer de valores secundarios.

Se digitaliza en su totalidad y se elimina por carecer de valores secundarios.

Eliminar por carecer de valores secundarios.

Eliminar por carecer de valores secundarios.

Dejar una muestra hasta el 10% del apoyo suministrado a personal y sus familias,
relacionado con el conflicto armado interno e informacin relevante y digitalizar la
misma.
Dejar una muestra hasta el 10% del apoyo suministrado a personal y sus familias,
relacionado con el conflicto armado interno e informacin relevante y digitalizar la
misma.

Dejar una muestra representativa hasta el 10% del apoyo suministrado a personal y
sus familias, relacionado con el conflicto armado interno e informacin relevante y
digitalizar los recibos de pago funerarios.

Dejar una muestra representativa hasta el 10% del apoyo suministrado a personal y
sus familias, relacionado con el conflicto armado interno e informacin relevante.

Dejar una muestra del 10% del apoyo suministrado a personal y sus familias,
relacionado con el conflicto armado interno e informacin relevante y digitalizar la
misma.

Dejar una muestra del 10% de los informes del programa y se digitaliza la informacin
correspondiente que tenga relacin con el conflicto

Se conserva permanentemente durante el tiempo de viva de La persona, despus de

fallecido el funcionario se conservara durante 3 en el archivo de gestin y se
proceder a eliminar.
Se conserva permanentemente durante el tiempo de viva de La persona, despus de
fallecido el funcionario se conservara durante 3 en el archivo de gestin y se
proceder a eliminar.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se deja una muestra representativa de un 2 % por Serie y Se microfilma lo

Seleccionado

Se elimina en el archivo central por carecer de valores secundarios. Los documentos

son eliminados mediante picado.

Se elimina en el archivo central por carecer de valores secundarios. Los documentos

son eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, transferir al archivo

histrico por cuanto posee valores secundarios

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado o borrado

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Cuando el funcionario sea desvinculado de la entidad y una vez sea realizada su hoja
de servicios, en el grupo de retiros se conservara los tiempos establecidos en el
archivo de gestin, posteriormente se deber transferir la historia laboral al Archivo
central de la Direccin de Talento humano. una vez cumplidos los tiempos de
retencin en el archivo central se seleccionara hasta un 5% de las historias de los
funcionarios que marcaron la historia de la Polica Nacional.

NOTA: El tiempo expresado en el archivo de gestin obedece a que la transferencia

no tiene un tiempo especifico por cuanto depende de factores como decisin
personal o institucional, retiros, separaciones temporales o por cumplimiento de
tiempo de servicio en la institucin.
central de la Direccin de Talento humano. una vez cumplidos los tiempos de
retencin en el archivo central se seleccionara hasta un 5% de las historias de los
funcionarios que marcaron la historia de la Polica Nacional.

NOTA: El tiempo expresado en el archivo de gestin obedece a que la transferencia

no tiene un tiempo especifico por cuanto depende de factores como decisin
personal o institucional, retiros, separaciones temporales o por cumplimiento de
tiempo de servicio en la institucin.

Transcurrido el tiempo de retencin se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto

son documentos que poseen valores secundarios para la institucin.

Cuando el funcionario sea desvinculado de su servicio militar, se debe transferir la

historia laboral al Archivo Central de la unidad donde se presto su servicio, para su
conservacin y disposicin final.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.
Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en e l Archivo Central, seleccionar y digitalizar

una muestra representativa hasta el 3% de aquellos documentos que sean
transcendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un
documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin
por cada una de las vigencias conservadas..

Conservacin total en el Archivo de Gestin , teniendo en cuenta que son el soporte

jurdico para la expedicin de constancias - certificados y su regulacin obedece a la
normatividad del Ministerio de Educacin Nacional por ser el Ente rector en la
materia.

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer

de valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar una muestra
representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional y que ameriten la conservacin total. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.
Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter
histrico.

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se deja muestra representativa de un 1% por esta subseries; Se microfilma lo

Seleccionado

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5% de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 5% de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado o borrado

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Se deja una muestra representativa de un 5% por subseries; Se microfilma lo

Seleccionado

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

carecer de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar por carecer de

valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de

constante consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo
Central, Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina mediante picado, una vez culmina el tiempo de retencin en el archivo

central, por no poseer valor documental secundario.

Dejar una muestra del 10% de los informes del programa y se digitaliza la informacin
correspondiente que tenga relacin con el conflicto

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer
de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

Firma Presidente Comit de Gestin Documental

riollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TAB
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial

Registro de peticiones de solucion inmediata

a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit
a lista de asistencia
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

a acta de la reunin
a lista de asistencia
 c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

c Actas de Capacitacin
2.35 a acta
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
2.40 a Acta
Lista de Verificacion

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos

a Requerimientos personales

a Mantenimientos

a Necesidades administrativas
10 g BOLETINES

10.3 c Boletn Informativo Policial

 a boletn

25 g EXPEDIENTES
25.2 c Expediente de Vehculos

a Comunicacion oficial

29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1
a Informe

c Informe de Back-Up
29.19
a Informe

c Informe de Actividades
29.25
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe

c Informe de Novedades
29.57
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58
a Informe

30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS

31.7 c Libros de Control

a Libro

38 g ORDENES

c Orden Interna
38.1
a orden interna
38.8 c Orden de trabajo

38.10 c Memorando
a memorando
a Comunicacion oficial de respuesta
38.11 c Polgramas

a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial
a Correo electrnico
39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES
40.2 c Plan de Accin

a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

a Comunicacion oficial
40.9 c Plan Estratgico

a Comunicacion oficial

40.13 c Plan de Seguridad

a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad

43 g PROYECTOS
43.3 c Proyecto de Cooperacin Nacional

43.18 c Proyecto de Investigacin

a Anteproyecto
a Convocatoria
a Propuestas de Investigacin
a Cronograma de actividades
a Financiamiento interno
a Financiamiento externo
a Informe de Avance
a Informe final del proyecto
a Otros Comunicacion oficial
50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales

a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

56 g ESTADSTICAS
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis
a estudio de situacin

70 g INSTRUCTIVOS

95 g SISTEMAS
c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin

95.1
 a Actas
a Comunicaciones oficiales
95.1 a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial
95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
a Seguimiento al control operacional
ELABOR : PT Bayron Herrera Salce
FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD DE TRANSITO Y TRANSPORTE

METROPOLITANO

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.9.2

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FIN

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 10 x X

3 5 X X

3 18 X X X X

(CP) 50 X X

3 10 X X
3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X

3 20 X X

3 __ X X X

3 10 X X X
 3 10 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X

(CP) (CP) X X X

3 5 X X

3 18 X X X
3 10 X X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X

3 3 X X
 3 10 X X

3 10 X X

(CP) (CP) X X X

3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X
3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FIN

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
 MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
NSPORTE
FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

x x
X X

X X
X X

X X
X X

X
X X

X X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL

ALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un documento

de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se suprima o
fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la trasferencia al archivo
central. una ves cumpla los tiempos de retencin se microfilmara la totalidad de las
subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en el

archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica Nacional
donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las comunicaciones

oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno, mantenimiento, elementos y
necesidades administrativas sern eliminadas mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar una muestra
representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas relevante y
pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de valores
secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar una muestra
representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas relevante y
pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los documentos son
eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben registrar
la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin por cada una de
las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer de

valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una
muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una
muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central

por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes transferidos
anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de valores

primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores

secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de constante

consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo Central, Transcurrido
el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una muestra
representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean trascendentales para la
Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer de

valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

 Firma Presidente Comit de Gestin Documental

ollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial

Registro de peticiones de solucion inmediata

a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit
a lista de asistencia
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

a acta de la reunin
a lista de asistencia
 c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
2.40 a Acta
Lista de Verificacion

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos

a Requerimientos personales

a Mantenimientos

a Necesidades administrativas

10 g BOLETINES

10.3 c Boletn Informativo Policial

 a boletn

25 g EXPEDIENTES
25.2 c Expediente de Vehculos

a Comunicacion oficial

29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1
a Informe

c Informe de Back-Up
29.19
a Informe

c Informe de Actividades
29.25
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe

c Informe de Novedades
29.57
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58
a Informe

30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS

31.7 c Libros de Control

a Libro

38 g ORDENES

c Orden Interna
38.1
a orden interna
38.8 c Orden de trabajo

38.10 c Memorando
a memorando
a Comunicacion oficial de respuesta
38.11 c Polgramas

a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial
a Correo electrnico
39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES

40.2 c Plan de Accin

a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

a Comunicacion oficial

40.9 c Plan Estratgico

a Comunicacion oficial

40.13 c Plan de Seguridad

a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad

 43 g PROYECTOS

43.3 c Proyecto de Cooperacin Nacional

43.18 c Proyecto de Investigacin

a Anteproyecto
a Convocatoria
a Propuestas de Investigacin
a Cronograma de actividades
a Financiamiento interno
a Financiamiento externo
a Informe de Avance
a Informe final del proyecto
a Otros Comunicacion oficial
50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales

a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

56 g ESTADSTICAS
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis
a estudio de situacin

70 g INSTRUCTIVOS

95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
 a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno

a Comunicacion oficial

95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
a Seguimiento al control operacional
ELABOR : PT Bayron Herrera Salce
FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD DE TRANSITO Y TRANSPORTE

MUNICIPAL

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.9.3

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FINA

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 10 x X

3 5 X X

3 18 X X X X

(CP) 50 X X

3 10 X X
3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X

3 20 X X

3 __ X X X

3 10 X X X
 3 10 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X

(CP) (CP) X X X

3 5 X X

3 18 X X X
3 10 X X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X

3 3 X X
 3 10 X X

3 10 X X

(CP) (CP) X X X

3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X
3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FINA

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
 DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
NSPORTE
FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

x x
X X

X X
X X

X X
X X

X
X X

X X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL

UALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las

comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin
por cada una de las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer

de valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo

Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

carecer de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de

constante consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo
Central, Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

Firma Presidente Comit de Gestin Documental

riollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial

Registro de peticiones de solucion inmediata

a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit
a lista de asistencia
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

a acta de la reunin
a lista de asistencia
 c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
2.40 a Acta
Lista de Verificacion

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos

a Requerimientos personales

a Mantenimientos

a Necesidades administrativas
10 g BOLETINES

10.3 c Boletn Informativo Policial

 a boletn

25 g EXPEDIENTES
25.2 c de Vehculos

a Comunicacion oficial

29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1
a Informe

c Informe de Back-Up
29.19
a Informe

c Informe de Actividades
29.25
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe

c Informe de Novedades
29.57
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58
a Informe

30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS

31.7 c Libros de Control

a Libro

38 g ORDENES

c Orden Interna
38.1
a orden interna
38.8 c Orden de trabajo

38.10 c Memorando
a memorando
a Comunicacion oficial de respuesta
38.11 c Polgramas

a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial
a Correo electrnico
39 g COMPARENDOS
39.2 c Comparendos al Transporte
a Comparendos

39.3 c Comparendos al Transito

a Comparendos

40 g PLANES

40.2 c Plan de Accin

a Comunicacion oficial

40.7 c Planes de mejoramiento

a Comunicacion oficial

40.9 c Plan Estratgico

a Comunicacion oficial

40.13 c Plan de Seguridad

a Comunicacion oficial

40.37 c Plan de Necesidades

a Comunicacion oficial

40.43 c Plan de Pruebas de Vulnerabilidad

50 g TRANSFERENCIA
50.1 c transferencias Primarias
a cronograma de transferencias documentales
a comunicaciones oficiales
a formato nico de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de Correspondencia

53.7 c Planilla de Control

56 g ESTADSTICAS
a Comunicacion oficial
56.1 c Estudio situacin Policial
a anlisis
a estudio de situacin

70 g INSTRUCTIVOS

95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestin de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificacin
a Informes de Autoevaluacin
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementacin y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores
95.2 c Sistema de Control Interno
a Acta comit de control interno
a Comunicacion oficial
 95.3 c Sistema de Desarrollo Administrativo

a Comunicacion oficial

95.4 c Sistema de Gestin Ambiental

Identificacin de aspectos ambientales
a
temporales para terceros
Matriz de identificacin y evaluacin
a aspectos e impactos ambientales

Matriz de identificacin y evaluacin de los

a requisitos legales ambientales y otros
requisitos
Evaluacin, actuacin y prevencin de
a
accidentes y emergencias
Informe de situacin de emergencia o
a
accidente
a Formulacin programas ambientales
Cronograma de seguimiento y medicin
a
ambiental
a Acta de subcomit de mejoramiento
a Comunicacin oficial
Lista de chequeo para revisin ambiental
a
institucional
a Seguimiento al control operacional
a Seguimiento al control operacional

ELABOR : PT Bayron Herrera Salce

FECHA:25-05-2016
 PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : UNIDAD DE CONTROL Y SEGURIDAD

ONAL CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 16.15.9.4

RETENCIN SOPORTE DISPOSICIN FINA

ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL P EL DG CT D

3 10 x X

3 5 X X

3 18 X X X X

(CP) 50 X X

3 10 X X
3 20 X X

3 18 X X

3 10 X X

20 50 X X X

3 20 X X

3 __ X X X

3 10 X X X
 3 10 X X X

3 5 X X

3 5 X X

X X X
3 5

3 5 X X

3 5 X X

3 10 X X

3 5 X X

(CP) (CP) X X X

3 5 X X

3 18 X X X
3 10 X X X

3 18 X X X

3 18 X X X

3 10 X X X

3 10 X X X

3 5 X X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 3 X X

3 5 X X

3 3 X X
(CP) (CP) X X X

3 __ X X

3 __ X X

3 5 X X

3 5 X X

3 5 X X X

3 5 X X

3 5 X X
 3 5 X X

3 5 X X

SOPORTE DISPOSICIN FINA

P PAPEL CT CONSERVACIN TOTAL
EL ELECTRONICO M MICROFILMACIN
DG DIGITAL D DIGITALIZACIN
S SELECCIN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIN / BORRADO

REVIS: TC. Sandra Bibiana Garro Ramrez

FECHA:25-05-2016
URIDAD FECHA DE ACTUALIZACIN:

RESOLUCIN Y FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

DISPOSICIN FINAL

M S MG E/B

X X

x x
X X

X X
X X

X X
X X

X
 X

X X

X
 X

DISPOSICIN FINAL
CONSERVACIN TOTAL
MICROFILMACIN
DIGITALIZACIN
SELECCIN
MIGRAR
ELIMINACIN / BORRADO

APROB: CR Pablo Antonio Criollo Rey

FECHA:26-05-2016
 POLICA NACIONAL

UALIZACIN:

FECHA: RESOLUCION 0202 del 26/01/2010

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y

microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y digitalizar una

muestra representativa hasta el 3 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin por ser un

documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se
suprima o fusione de la estructura orgnica de la unidad, se realizara la
trasferencia al archivo central. una ves cumpla los tiempos de retencin se
microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos
que sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos
sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Conservacin total por ser la nica evidencia del soporte documental

eliminado.

Se conserva en el Archivo de Gestin, transcurrido el tiempo de retencin en

el archivo central, se realizara la trasferencia al archivo general de la Polica
Nacional donde se microfilmara la totalidad de la subseries.

transcurrido el tiempo de retencin en los archivos de gestin las

comunicaciones oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno,
mantenimiento, elementos y necesidades administrativas sern eliminadas
mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado, seleccionar
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% ala informacin mas
relevante y pertinente, los dems documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo Central por ser un

documento de constante actualizacin y consulta, para las dependencias, se deben
registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripcin
por cada una de las vigencias conservadas..

transcurrido el tiempo de retencin en el archivo central eliminar, por carecer

de valores secundarios. Sern eliminados mediante el proceso de picado

Se microfilma la totalidad de la serie, por cuanto es un documento de carcter

histrico
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.
Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestin y Archivo
Central por ser instrumento para la verificacin y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por carecer de

valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin eliminar por

carecer de valores primarios.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de

constante consulta, una vez derogado el instructivo se debe transferir al Archivo
Central, Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y
microfilmar una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que
sean trascendentales para la Polica Nacional. Los dems documentos sern
eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer

de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, eliminar por carecer
de valores secundarios, los documentos sern eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central eliminar por carecer

de valor secundario, los documentos sern eliminados mediante picado.

BG. RAMIRO CASTRILLON LARA

Firma Presidente Comit de Gestin Documental

riollo Rey
Pgina 1 de 1
PROCES
Cdigo: de liberacin
Fecha: de liberacin
FORMATO TABL
Versin: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL

UNIDAD: DIRECCION DE TRANSITO Y TRANSPORTE POLICIA NACIONAL

CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES

Peticiones, Quejas, Reclamos,

1.10 c Reconocimientos del Servicio de Polica y
Sugerencias

a Comunicacion oficial

Registro de peticiones de solucion inmediata

a
(1IP-FR-0014)

a Denuncios

a Peticion

2 g ACTAS

2.1 c Actas Asignacin

2.3 c Actas de comit

a acta del comit
a lista de asistencia
c
a
a Actas de Entrega de cargo
a Acta
2.5
Inventarios Documentales
Inventario de Bienes

2.10 c Acta de compromiso

a acta de la reunin
a lista de asistencia
 c
a
a Acta de Reunion de Trabajo
2.25 Actas de Reunion
Lista de Asisitencia

2.35 c Actas de Capacitacin

a acta
a lista de asistencia
c
a Actas de Revista
2.40 a Acta
Lista de Verificacion

c Actas de Eliminacin Documental

a Propuesta de Eliminacion
2.81 a Formato de Eliminacion
a Acta de Aprobacion

Actas de Entrega de unidad

Acta
c Informe Ejecutivo de la Gestion
a Situacion de los Recursos
a Planta de Personal
a
2.85 a a Porgramas, estudios y proyectos
a Obras Publicas
a Ejecucion Presupuestal
a Contratacion
Inventarios Documentales

3 g Comunicacin Oficial

Solicitudes y Comunicacion oficial

3.1 c
administrativos

a Requerimientos personales

a Mantenimientos

a Necesidades administrativas
10 g BOLETINES

10.3 c Boletn Informativo Policial

a boletn
 25 g EXPEDIENTES
25.2 c Expediente de Vehculos

a Comunicacion oficial

29 g INFORMES
c Informe a Entes de Control
29.1
a Informe

c Informe de Back-Up
29.19
a Informe

c Informe de Actividades
29.25
a Informe

c Informe de Accidentalidad
29.29
a Informe

c Informe de Novedades
29.57
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58
a Informe

30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario Documental de la dependencia

31 g LIBROS

31.7 c Libros de Control

a Libro

38 g ORDENES

c Orden Interna
38.1
a orden interna

38.8 c Orden de trabajo

38.10 c Memorando
 a memorando
a Comunicacion oficial de respuesta
38.11 c Polgramas

a polgramas

38.15 c Orden con Plazo

a Comunicacin oficial