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PLAN DE EVALUACIN DE PROCESOS LOGSTICOS

JULIO CESAR PARRA PLAZAS

GESTION LOGISTICA

SENA
2017
En una poca donde la globalizacin es el comn de todas las empresas
resulta vital generar las medidas necesarias para alcanzar la
competitividad, e indiscutiblemente resulta cada vez ms notorio que uno
de los requisitos indispensables para lograrlo es mejorar el manejo
logstico de la empresa, con el fin de conseguir situar los productos en
manos de los clientes de forma cada vez ms rpida, ms ajustada a su
demanda y con menores costes.

Ya habiendo identificado estas falencias, las empresas actualmente


dentro de su presupuesto de inversin han destinado un rubro destinado a
gestionar los vnculos entre las diferentes actividades que comprende la
red de distribucin de materiales y productos con sus canales ,
logrndose de esta forma conectar los tres grandes centros de actividad
empresarial: aprovisionamiento, produccin y distribucin a los clientes.

A s pues, la empresa actual tienen grandes posibilidades de mejorar su


eficiencia centrando sus esfuerzos en la planificacin y el control de todas
las actividades ligadas a la obtencin, traslado y almacenamiento de
materiales y productos, desde la adquisicin hasta el consumo,
manejndolo todo como un sistema integrado.

En la medida que las empresas logren llevar a cabo la logstica integral y


su adecuada gestin, pueden garantizar que tanto los productos y
servicios que se manejen estn en los lugares que le corresponde, en el
momento preciso y en las condiciones preestablecidas por el clientes
(es), gracias a la adecuada coordinacin y enlace del mercado, los
canales de distribucin, las actividades operativas y el aprovisionamiento
de la empresa. Con estos argumentos es que se puede hoy en da
puntualizar a la logstica como un medio de mucha importancia en el
alcance de la competitividad organizacional.
Es por esto la importancia de planificar la implementacin paulatina y
estructurada de un proceso de manejo de las actividades logsticas.
Cambios que incluyen la integracin de las actividades de orden
puramente logstico (obtencin, traslado, almacenamiento, etc) bajo la
responsabilidad de un departamento como tal. En lo sucesivo este
departamento de logstica estar en la obligacin de coordinar actividades
que en principio son propias de departamentos diferentes, como costes y
servicio al cliente.

Antecedentes y objetivo

El Instrumento de Evaluacin de Sistemas Logsticos (IESL), uno de los


dos instrumentos de recoleccin de datos (junto con instrumento de
Evaluacin de Indicadores Logsticos) es utilizado para evaluar un sistema
logstico y su entorno. El IESL, un instrumento de diagnstico y de
monitoreo, puede usarse para realizar una evaluacin anual o como parte
integral del proceso de planificacin del trabajo. Los datos recolectados
usando el IESL se analizan para identificar problemas y oportunidades y,
en base a ellos, es usado para delinear una evaluacin ms profunda y/o
las intervenciones apropiadas.

Puesto que las evaluaciones utilizando el IESL se realizan y se analizan


en aos sucesivos, los resultados pueden ser usados para monitorear y
mejorar el funcionamiento del sistema; y para proporcionar datos
esenciales que puedan identificar los puntos fuertes y los puntos dbiles
de la disponibilidad asegurada de insumos en un pas. Tanto las cadenas
de suministros pblicas o privadas pueden utilizar el IESL.

Ventajas

proporcionar a las partes interesadas una visin amplia de todos


los aspectos de un sistema logstico
usarse como un instrumento de diagnstico para identificar
problemas y oportunidades en logstica y en disponibilidad
asegurada de insumos
aumentar el nivel de conciencia colectiva y la pertenencia del
desempeo y de los objetivos del sistema para un mejorar
ser usada por el personal del pas como instrumento de monitoreo
(para aprender y mejorar continuamente el desempeo del
sistema)
proporcionar datos para la planificacin del trabajo.
Descripcin del proceso

Perodo/Ciclo de evaluacin

El IESL puede aplicarse anualmente o, segn lo acordado dentro de los


pases seleccionados, idealmente debe ser realizado dentro de los tres
meses previos a la planificacin del trabajo o los ejercicios de planificacin
estratgica.

Recoleccin de datos

Existen dos mtodos de recoleccin de datos

1. grupos de discusin (mtodo preferido) incluyendo ya sea (a) un


grupo de discusin a nivel central y otro a nivel inferior (por
ejemplo, representantes de distrito) o (b) un grupo de discusin
conjunto compuesto por participantes de nivel central y de nivel
inferior; planeando realizar, como mnimo, un grupo de discusin
de personas del nivel central
2. como una gua para realizar las entrevistas a los informantes
claves tanto a nivel central como en los niveles inferiores.

Anlisis de Datos y Recomendaciones para el Plan de Trabajo

El anlisis de los datos y el desarrollo de las recomendaciones y de un


plan de trabajo deberan efectuarse inmediatamente despus de la
recoleccin de la informacin. A fin de desarrollar y dar prioridad a un
conjunto de objetivos e intervenciones que respondern a los problemas
que surgieron durante el ejercicio del IESL, este proceso ha de incluir un
repaso minucioso de las fortalezas y debilidades del sistema.

Aprendizaje Anual y Mejora del Desempeo

A fin de medir el progreso, los resultados del ao en curso y del ao


anterior han de ser comparados cada ao. De la misma manera, los
resultados de las intervenciones y las suposiciones en cuales se basan
han de examinarse para que esta experiencia pueda ser aplicada al plan
de trabajo del siguiente ao.

Investigacin Preparatoria

Algunos aspectos del IESL han de ser investigados antes de empezar las
discusiones en grupo o las entrevistas. La informacin obtenida ha de ser
presentada y validada durante curso de la evaluacin.
Seleccin del mtodo de recoleccin de datos

Con los aportes de los gerentes del programa y contrapartes en el pas,


ser necesario ponerse de acuerdo en cuanto a qu mtodo utilizar.

Grupos discusin grandes puede necesitar sesiones que duren de un da


a un da y medio para obtener la magnitud y fondo requeridos de los datos
y para proveer una oportunidad adecuada de participacin para todos. Si
el trabajo de planificacin forma parte del ejercicio, se tendr que
extender el tiempo necesario para las sesiones.

El uso del IESL como gua para las entrevistas con los informantes clave
puede tomar hasta dos semanas o ms debido al tiempo que se necesita
para programar y realizar mltiples entrevistas con las personas que
tienen conocimiento sobre los muchos de los componentes del sistema
logstico.

Opcin 1: Grupos de discusin

Separe los grupos de discusin del nivel central y de los niveles inferiores

Nivel central: Esta sesin de grupo ha de incluir aproximadamente 10-25


participantes. Este grupo de discusin es el requerimiento mnimo al
utilizar este mtodo de recoleccin de informacin.

Nivel inferior: Si la seleccin de productos, la estimacin, la adquisicin y


la estructura organizacional se definen y se aplican al nivel central,
entonces solamente siete de los 11 tpicos del IESL tendrn que estar
representados de los niveles inferiores. Si estas funciones estn
descentralizadas a uno de los niveles inferiores, las personas que tengan
este conocimiento han de ser incluidas. Esta sesin debe incluir
representantes que tengan ese conocimiento.

Opcin 2: Entrevistas con los informantes clave

Con esta opcin, utilice el IESL como una gua de entrevista para
recolectar datos de los informantes clave. Debido a que este mtodo
implicar entrevistar a numerosas personas, el (los) entrevistador(es)
tendr(n) que consolidar y reconciliar los resultados en un solo informe
final de evaluacin. Para asegurar que todos los temas son cubiertos,
todo este proceso puede tomar una semana o ms, dependiendo del
nmero de personas que necesiten ser entrevistados.

Una desventaja de este mtodo es que no permite una discusin de grupo


entre las personas que trabajan en diferentes reas de la cadena de
suministros (durante la fase de recoleccin de datos). Si se selecciona
este mtodo, se recomienda tener una reunin con las partes interesadas
para presentar y comentar los resultados de la evaluacin. Un ejercicio de
grupo participativo puede tambin usarse durante la etapa de anlisis de
datos del IESL.

Para monitorear los resultados en el tiempo, conviene concentrarse en las


prcticas que tengan la mayor influencia sobre el desempeo y prcticas
medibles del sistema logstico. La hoja de puntuacin que se muestra a
continuacin y en las pginas subsiguientes contiene un mecanismo que
permite resumir los datos en un nmero manejable de preguntas que, en
su totalidad, proveen una idea general del sistema logstico. La hoja de
puntuacin contiene preguntas esenciales para las 11 secciones del IESL,
instrucciones en cuanto a cmo puntuar y recuadros para resumir las
fortalezas y debilidades, as como las recomendaciones generales.

Para completar la hoja de puntuacin transfiera en ella los resultados de


estas preguntas esenciales del IESL, sin olvidar las principales fortalezas
y debilidades.

Para cada pregunta que tenga categoras de respuestas para los


diferentes niveles del sistema, aadan o borren un nivel dependiendo de
la estructura del sistema logstico. La calificacin total mxima para
algunas preguntas y secciones cambiar en consecuencia. Siga las
instrucciones en las anotaciones a pie de pgina para reasignar las
puntuaciones apropiadamente.

Cuando el nmero de la pregunta en el IESL sea diferente del nmero de


la pregunta en esta hoja de calificacin, se proporcionar el nmero de
pregunta de la herramienta in parntesis.

La disponibilidad asegurada de los insumos se est volviendo una


preocupacin mundial, debido a la creciente escasez de recursos
combinada con una mayor toma de conciencia de la existencia y uso de
los productos, lo cual crea incertidumbre para los aos venideros,
incluyendo una oferta que podra no cubrir la demanda. El manejo
adecuado de los productos de salud al recibirlos, y luego asegurndose
de que lleguen a los usuarios finales a quienes van destinados, son
elementos clave para lograr el reto de la disponibilidad asegurada de los
insumos.
SECCIN I: Organizacin y Personal Puntuacin Puntuacin
Mxima
1. El nivel nacional dispone de una unidad de S No
1
administracin logstica?
Si no, conteste no en la pregunta 2, puntos a h.

2. Es la unidad de administracin logstica totalmente responsable de las siguientes actividades:

a. manejo y uso del sistema de informacin para la S No


0.25
administracin logstica?

b. estimacin de las cantidades que se necesitan? S No


0.25

c. adquisiciones? S No
0.25

d. administracin de inventarios, almacenamiento y S No


0.25
distribucin?

e. seleccin de productos S No
0.25

f. contratacin del personal de logstica? S No


0.25

g. presupuesto para el sistema logstico? S No


0.25

h. supervisin y capacitacin del personal de S No


0.25
logstica?

3. Existen directrices documentadas para lo siguiente:

a. manejo y uso del sistema de informacin para la S No


0.25
administracin logstica?

b. estimacin de las cantidades que se necesitan? S No


0.25

c. adquisiciones? S No
0.25

d. administracin de inventarios, almacenamiento y S No


0.25
distribucin?

e. seleccin de productos? S No
0.25

f. contratacin del personal de logstica? S No


0.25

g. presupuesto para el sistema logstico? S No


0.25

h. supervisin y capacitacin del personal? S No


0.25
4. Hay una posicin dedicada a tiempo completo a la S No
1
logstica a nivel central?
Si no, marque No en la pregunta 5.
5. El funcionario encargado de logstica tiene el S No
1
mismo nivel de autoridad en la toma de decisiones
que los otros jefes de unidades operativas?
6. El sistema logstico posee de un plan estratgico S No
1
que cubra los prximos 13 aos? (Pregunta 10)
7. Existen leyes y regulaciones que promuevan la S No
1
importacin o la produccin local de los insumos de
salud que se estn evaluando? (Pregunta 15)
8. Existen leyes y regulaciones que obstaculicen la S No
1
importacin o produccin local de los insumos de
salud que se estn evaluando? (Pregunta 16) Nota:
(No = 1, S = 0)
TOTAL 11

PUNTUACIN DE LA SECCIN 100%

Puntuacin de la seccin = puntuacin total/puntuacin total mxima* 100


El Instrumento de Evaluacin de Sistemas Logsticos (IESL) puede ser
usada para realizar una evaluacin exhaustiva a nivel del sistema del
desempeo de un sistema logstico para cualquier programa de salud que
administre cualquier insumo de salud. La herramienta sigue el ciclo
logstico (vase la Figura 1) e incluye preguntas sobre todos los
componentes del ciclo. Puede utilizarse con el Instrumento de Evaluacin
de Indicadores Logsticos (IEIL)* para proveer una evaluacin general de
la capacidad de un programa de asegurar la disponibilidad de los insumos
de salud en los puntos de prestacin de servicios (PES).

Figura 1. Ciclo logstico